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档案管理论文:企业档案管理论文
企业 档案工作作为企业管理的一部分,必须适应现代企业和新时期的发展需要,树立新的观念,建立新的体制,实行新的管理制度。企业档案工作和其他方面的工作不同,不是只局限于某一领域的活动,也不仅仅是档案部门或档案工作人员的事情,而是需要企业所有部门中所有成员共同参与才能取得成效的一项事业。企业没有创新就没有活力和希望,档案工作也是如此。因此,档案工作人员亦应创新思路,开拓档案管理的各项功能,并积极探索和体现观念、机制、管理的创新。
一、观念创新,使档案在服务中发挥经济效益
(一)要管好档案、用好档案,首先要熟悉档案。随着星星的产业结构逐步调整、优化,整体的技术含量也在不断提高,生产品种也从原来单一的冷柜到冰箱、空调、便洁宝、电脑、数码、光电等高端科技产品,为接收和管理好这一类科技档案,档案人员应转变观念,不要在办公室坐等,要主动请教有关技术人员,深入生产车间,熟悉了解生产经营工艺流程,弄懂技术档案的内涵关系和保存意义,使档案人员对各种科技档案、资料做到“胸中有数”。
(二)要确立档案是资产的观念,在企业无论是科技、还是文书、声像、会计档案,都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累,是企业发展历程的真实记录和客观评价。以产品为例,从设计试制到品牌的创立,无不包含着一代甚至几代领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水,无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上,比如,星星从十八年前只有几十人的手工作坊式小厂,发展到现在年产值几十亿元的规模,其创业的经验、历程,是难以用金钱买得到的无价之宝。档案财富是一种非常重要的资产,它除了具有企业无形资产的属性外,还具有专有性、地域性等公共属性。企业法人认识到档案是资产以后,就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产,就会下决心做好档案工作。
(三)要确立档案是企业独有的信息和知识观念。在当今瞬息万变的知识经济大潮中,企业各自的档案是独有的原始记录,记录着未公开的、未申请专利的知识和技术,如各种设计资料、图纸数据等。占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好,在市场竞争和信息流通的今天,很可能给企业造成无法挽回的损失。
(四)要确立档案具有实用效益的观念。档案资产是固定资产和一些无形资产的伴生物,它是在各种生产要素的配合下产生、共存并发展完善。档案资产的实用效益是在档案利用中发挥出来的,今年十月份,综合档案室及时为星星家电产业总公司技术中心提供冰箱蒸发器所有技术资料,以贾祥胜、洪立忠为主的研发小组利用了原有技术档案作参考,攻克了“冰箱蒸发器改为嵌入式”的自主创新项目,创造经济效益203万元,该项目荣获椒江区企业科协“金点子”活动一等奖。十一月上旬,由集团投资在洪西路立交桥北边利用原厂房改建台州市星星机械交易市场,施工过程中碰到厂区区域、房屋结构不明等难题,进展缓慢,项目负责人忧心如焚,档案室得到求援消息后迅速调出原北厂区总平面图、所有厂房建筑图纸,他们高兴地说:“这些厂房已有十几年历史,没想到档案室能提供这么完整的资料。”确保了该市场在明年元旦前竣工的计划。从上述可看到,档案资料只要管理好,利用好,就能产生更好的经济效益和社会效益。
二、体制创新,使档案工作适应现代企业的高速发展
现代企业制度的基本特征是产权清晰,权责明确,政企分开,管理科学。企业的档案工作要适应现代企业制度,就必须对企业档案工作实行机构创新、机制创新和制度创新。
(一)机构创新的核心是精简。无论哪个企业,精干是一个必然趋势,企业档案工作也要顺应企业的需要,档案管理的工作方法也必须创新,其内容就是要扩大档案工作的外延,深化档案工作的内涵,把过去只是单一的管理档案的档案室扩大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”。这个中心机构在行政上受集团总部的领导,业务上归地方档案行政管理部门监督指导。其主要任务和职责是负责集团总部及所属各子公司、各级各类档案资料和其他信息的收集、整理、保管和提供利用等工作,例如,星星集团下有十余个子公司、在全国各地有11家销售公司,通过计算机网络系统实施联网,从而达到各种信息资源的联合开发和资源共享,真正形成一个集团化的信息联合体。这样符合现代企业精干、高效的原则,有利于增加企业档案管理的自主性和灵活性。
(二)机制创新的关键是高效。企业进行整合改造的目的是适应市场经济体制的需要,转换机制,高效运行,创造较大的经济效益和社会效益。企业的档案工作管理机制也要随着企业管理机制的转换而创新,要激活机体,坚持没有创新就没有发展的最基本管理理念,敢于否定自己,善于完善自己。从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换;提高办事效率,充分发挥人的聪明才智,让档案资源成为企业科技创新、技术改造的动力源之一。
(三)制度创新的实质是要从企业各自的实际出发,星星作为一家大型的民营企业,回顾多年来的档案工作实践,领导支持固然非常重要,但具体活动的开展却要靠各项制度的规范和档案专业人员的不懈努力。目前看来,适合各类性质、各类机制的档案管理制度还不够健全,一些重要的档案分散在各部门、各子公司,不够规范,降低了利用率,制度创新已迫在眉睫,我们必须制定较为详尽的制度,不断创新集团档案管理制度,明确规定档案工作的年度方针和目标,以及兼职档案员在档案工作中的义务和责任,评价档案活动效果的方式、方法,按月考核,年终进行总结评比,职责明确,奖罚分明,从而调动全体专兼职档案人员的工作积极性。用制度来规范档案管理工作。
三、管理创新,提升档案工作
(一)企业发展了,企业的档案管理工作亦应上水平、上档次、上规模,档案工作的规范化形成和广泛参与,要求提高企业全员的档案意识和档案业务知识,坚持依法治档,确保“集中统一管理”。“集中统一管理”就是统一领导、统一机构、统一制度、统一监督和指导,为了提高集团本部及各子公司兼职档案员的业务水平,今年三月下旬,集团办公室特邀专业老师前来举办档案管理的培训,对集团各部门及各子公司近四十名兼职档案员进行为期三个月的轮流培训。这次培训的特点是理论结合实际操作,每周五、周六安排二名兼职档案员到集团综合档案室参训,培训内容针对各兼职档案员所在部门形成的档案进行详细讲解,授课内容分别为:文书、科技、会计档案等基本知识,培训时要求每个兼职档案员带未理装订的资料,面对面、手把手地指导她们如何装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列步骤。此次培训,效果显着,也为公司明年档案管理上省级达标奠定了良好的基础。
(二)办公自动化后,将出现无纸办公,企业每个岗位都能形成电子文档,这就要求每个员工懂得文书处理和归档的一整套程序,了解纸质文件和电子文件归档的关系,明确各类文件材料形成、积累、归档在各个管理岗位上应负的责任。档案利用的广泛性主要表现在计算机在企业内部联网后,企业各部门对档案信息资源实现了共享。档案部门要发挥信息中心的作用,对信息的利用和保密等问题,通过新的管理制度和管理方法来解决。(三)档案工作既是集团公司重要基础工作之一,也是国家档案的重要组成部分。为了规范集团档案工作,必须加强自身基础建设,大力开发利用集团档案信息资源;提高整体管理水平,以便更好地为集团公司和各子公司的生产和发展服务。总之,企业档案工作要适应档案管理现代化的需要,档案工作人员要不断学习新技术、新知识,敢于创新、敢于开拓,与企业发展同步。
档案管理论文:民营企业现代化档案管理论文
随着我国经济的快速发展，民营企业的产业规模已经达到前所未有的水平。民营企业档案，主要是指民营企业在生产、经营、科研、基建以及各项管理活动中形成的、对企业具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。加强企业档案的现代化管理，对民营企业的长远发展具有重要意义。
一、民营企业档案现代化管理的必备条件
1.确定民营企业档案的管理模式原则。
不同类型民营企业应该选择不同的档案管理模式。各种管理模式各有所长，关键是哪种更适合本企业当前的要求。在确定具体管理模式时建议考虑以下原则：首先，档案管理层次要与企业规模形态相适应。一般而言，中小型民营企业可以实行单级管理，大型企业集团可以实行以法人为基础的多级管理。例如上海新黄浦（集团）公司，属混合型大型民营企业集团，总公司档案部门对总部形成的档案实行综合管理，对各子公司档案工作实行统一领导、分级管理，全资与控股公司由总公司档案部门与之签订“档案管理协议书”，明确规定档案所有权归总公司，日常则由其代管。其次，档案管理形态要与企业管理形态相适应。企业档案管理按形态划分有档案实体管理、档案信息管理与档案信息资源管理。从整体上看企业档案管理形态具有共存性与渐进性，至于某一企业采取哪种管理形态应与企业管理形态相适应，不宜盲目追求档案信息化管理。民营企业中有不少高新技术产业，这种企业可实行档案信息化管理。。档案管理手段要与企业技术形态相适应。档案管理中的手工管理、计算机辅助管理、档案信息网络化管理是档案管理运用现代技术的不同阶段，企业档案管理手段应紧跟企业信息化的步伐，但不能脱离企业技术管理形态盲目追求档案管理手段的更新。在建有办公自动化系统或内部局域网的企业，大量电子文件的生成会促进企业文档一体化管理；而尚未实现网络管理的民营企业可采取手工管理或计算机辅助管理的方式。
2.配备档案管理人才，制定科学的归档范围和管理制度。
目前，民营企业大多重经营、轻管理，一味追求眼前的利益，对于档案工作这种短期内很难见到效益的工作不太重视。很多企业没有专人负责档案工作，缺乏必要的规章制度，档案管理随意性大。因此配备相应的电子档案管理人才是民营企业电子档案建设不可缺少的必要环节。作为应用性很强的档案工作，为了培养档案管理人才，我们必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能，以满足时代的需要。民营企业自身也要加快档案信息化管理规范的制定和使用,包括电子文件归档、计算机管理和检索,以及库房的管理等。民营企业要将规章制度建设置于企业发展的大背景下研究,重新审查、整理和进一步完善原有规章制度，使规章制度适应新形势发展的需要。
3.保障民营企业档案的信息安全。
为了保障计算机网络系统的安全运行，可采取以下防范措施：及时，访问控制。具体是入网访问控制，即控制哪些用户能够登录到服务器并获取网络资源，并控制访问时间和在哪个网站入网；权限控制，控制用户访问的目录、子目录、文件和其他资源，指定用户对上述资源执行仅能只读，无改写、删除等操作；防火墙控制，用以阻止网络黑客访问某个机构网络的屏障。第二，信息加密。信息加密技术是保护网内的数据、文件、口令和控制信息的传输，确保不宜公开的电子文档的非公开性。要在发收两端用软件进行加密、解密工作，在指定的用户或网络通过密钥支持解密而获得原始数据。具体来说，通信双方交换彼此密钥，并存放在安全处，需要对方发消息时，用密钥进行加密，在收到数据后，用对方的密钥解密。第三，网络与硬件载体安全。建立备份与恢复系统，即使出现信息丢失，只要启动该系统，可恢复丢失信息的原貌。预防病毒，防止网络系统遭受侵害。要在计算机系统上安装防毒软件，自动杀毒。不允许随便使用外来磁盘、光盘等存储介质，必须使用时应严格进行病毒检测，确认无病毒后方可使用。
4.提升企业档案实体与企业信息整体管理水平。
首先要强化档案综合管理。要按集中统一管理的原则，由综合档案机构对企业档案实行统一整理和开发利用。对企业档案实行综合管理是当前国有企业转制而成民营企业的档案管理模式的主流，但在具体实施中往往有差异。可以实行集中统一式的综合管理，也可以实行统一领导、分级管理式的综合管理，该管理模式有利于企业档案工作的建设，充分发挥企业档案的整体功能。其次要强化文档一体化管理。指在企业内对文件、档案实行统一管理，一般多见于信息化程度较高的企业。档案部门除管理档案外，作为企业信息化管理的一个职能部门对企业网上文件与纸质文件同时予以管理，对网上传递的电子文件实行逻辑归档，相应纸质文件适时另行归档。该管理模式能使企业档案工作与企业信息化进程同步进行，有利于推动档案现代化管理。
二、民营企业档案现代化管理的目标
1.为民营企业营造先进的企业文化提供条件。
在知识经济时代，经济和文化一体化是必然趋势。经济竞争正在逐渐演变成为更加隐蔽的企业文化建设的竞争，而企业档案本身是企业文化的一种体现，因而可直接服务于企业建设。随着我国加入wto，国际化的市场竞争使得中国民营企业面临着来自各方面的严峻挑战，正是这种挑战，使得
我们民营企业家逐渐认识到企业文化是增强企业凝聚力和竞争力，保持企业发展的重要法宝。民营企业档案的建设，使得企业的发展史、大事记、实物、专利、荣誉、社会评价，通过信息高速公路向外界展示。企业档案是以物质的形式存在着，但是许多内容却是具有无形资产和精神产品的性质和作用，对于一个企业的长远发展和企业人文文化的塑造具有不可替代性，并且企业文化可以物化为企业的生产力而最终体现为企业的物质产品。它的多重属性在企业生产经营的发展、企业文化氛围的营造及企业人文精神的塑造、企业品牌的打造和宣传方面具有不可替代的作用。2.民营企业档案现代化管理为企业发展提供信息保障。
市场经济的发展，企业的重组、兼并、转制都是不可避免的，因此一个企业在其发展过程中必须重视和建立完备的企业档案，一些重要的生产资料和固定资产的产权认定、价值估算、价值分割等必须依据企业档案的一些原始资料才行，同时企业在改组和合并时必然涉及对原有产品的品牌和注册名称的相对价值的估算，一些企业的股份改制必然对原有和新的注册品牌进行评估，甚至一些企业对自身的品牌还要进行一些相关的公证和请求品牌保护。一个企业在发展中由于种种原因会出现资产的借用、转让、抵押等经济活动，企业档案本身就是企业资产的一部分，它不可避免地要参与企业的借用、转让、抵押等经济活动，因此企业档案不仅对各种参与借用、转让、抵押的企业资产具有估算、监管的作用，甚至自身也会成为企业借用、转让、抵押的一个组成部分。我们可以看出，在一个企业的经济活动中，企业电子档案是企业经济活动的必备要件之一，在企业融资、借贷中发挥着不可替代的作用。企业的科研活动也会形成大量的档案，其中许多内容就是电子档案，这些电子档案不仅对从事科研很有用途，而且科研人员和相应其他项目的科研人员在以后的企业科研活动中都会再次利用电子档案，这些电子档案保管的状况对民营企业的经营和科研具有十分重要的意义。
3.民营企业档案现代化管理能为企业的合法权益提供凭证。
企业档案作为企业资产权益的原始凭证，是维系企业生存和发展的生命线和保护神。在解决债权、债务和企业之间的经济纠纷以及企业与职工之间的劳动纠纷问题过程中，企业档案这一原始凭证显得尤为重要。随着市场经济及法律的完善，企业档案的经济价值将会越来越明显，档案作为法律凭证作用越来越重要。企业档案对提升企业整体水平、维护企业自身利益、规避市场风险、发展企业文化、保持企业健康发展具有重要意义。
档案管理论文:企业内部控制档案管理论文
一、背景
1.理论研究
自从企业内部控制管理理念提出以来，人们就很重视企业档案，一些管理专家也都提出内控管理机制中必须要加强档案管理。如法国管理学家亨利•法约尔认为对“管理机器”加以考察可以评估并指导企业进行改进，他所指的“管理机器”即为“包罗现在、过去和将来的记录系统”，这里的记录系统可以理解为企业档案系统。而另一位管理学家卢卡•帕西奥利也强调必须关心内部的管理控制，还建议“备忘录、日记账和分类账要编上号码并注明日期，所有交易的文件都要详尽完备并长期存档，以及定期核查以便内部控制”，这是早期企业档案管理与内部控制的雏形。可见在经典管理学家们眼中，完整的企业记录和档案系统是企业极为重要的管理依据和控制手段。当前，有学者对档案管理与企业内部控制关系研究现状进行了综述分析(截至2014年1月)。作者以中国知网(CNKI)数据库为基础，检索出有效中文文献18篇，相关书籍1本；以EBSCO数据库为基础，检索出有效英文文献12篇，相关法规标准2部；加上我国颁布的《企业内部控制基本规范》(以下简称《基本规范》)以及《企业内部控制应用指引》，共计35份文献。其中最早的是2000年美国的一份政府档案，强调组织的档案管理对组织内部控制的作用。随着2002年美国《萨班斯-奥克斯利法案》(以下简称萨班斯法案)和2008年《基本规范》的相继颁布，近年来对该课题的研究也逐渐增多。但总体来看，档案管理与企业内部控制关系的研究还处于探索阶段，研究成果数量比较少，研究方法比较单一，研究的深度、广度和高度都有所欠缺，整体上并没有形成完备的体系，尚存在诸多理论空白。
2.实践发展
自2001年以来，国内外相继出现了一系列大型上市公司的会计欺诈事件，如美国的安然、世通以及中国的银广夏等，这些都反映了企业控制的严重不力。其中安然事件后的一片混乱，促使美国颁布了萨班斯法案，该法案对于档案材料的真实性、完整性都做了强制性要求，同时还要求档案材料必须满足信息披露的透明性和及时性。我国各界也逐渐认识到，作为市场经济的主体，企业只有提高内部控制能力，使企业的各项活动和资源都能够处于可控、优化状态，才能提高其核心竞争力。2008年，我国财政部会同证监会、审计署、银监会、保监会制订了《基本规范》，随后越来越多的企业也开始执行并制定适用、有效的内部控制制度。通过阅读可以发现，《基本规范》中多个条款与企业档案管理直接或者间接相关，档案管理作为企业信息控制的关键，在企业内部控制过程中的重要性不言而喻，许多企业也逐渐认识到了这一点。如中国长城资产管理公司将档案作为一个重要的控制点，建立了以“三铁(即铁规章铁账本铁档案)”为载体的内部控制制度，从根本上提高了控制效率，确保了长城公司各项工作在合规合法的前提下高效运转。我公司在制定《内部控制手册》时，也将相关的档案管理制度纳入其中。
二、档案管理与企业内部控制的相互关系
《基本规范》第五条提出企业建立与实施有效的内部控制，应当包括五大要素，即内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。其中“信息与沟通是企业及时、地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通”，这里的信息包含了企业档案信息，所谓“沟通”包含了档案信息的传递、服务功能。可见，档案管理与企业内部控制是紧密相关、不可分割的。
1.档案管理对企业内部控制的作用
企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件，它的原始记录性决定了其基本价值，即具有参考作用和凭证作用。在企业内部控制过程中，这一作用的发挥显得更加重要和明显。档案管理的对象是企业各项活动中形成的全部档案信息，而档案管理的最终目的是为用户提供方便、有效的利用。可以说，在现代化企业管理中，档案管理负责信息的汇集和回馈，通过接收档案信息、提供信息服务的循环运行，参与到企业管理的各个阶段，是企业信息控制的关键环节。企业档案既是企业有形资产的记录和凭证，也是专利权、商标权、知识产权等无形资产的依据和证明，在企业创新、企业管理和规避风险中具有不可替代的作用，并为规范企业管理、辅助生产经营、维护企业合法权益和企业职工利益、完善法制经济、解决企业纷争提供信息支持。可见，企业内部控制制度的有效运行，离不开完善的档案管理工作。
2.企业内部控制对档案管理的影响
企业的内部控制机制能够有效记录并监控企业所有活动信息，这对于企业档案管理也具有积极的影响。首先，企业内部控制强化了档案管理的规范性。依据内部控制制度的要求，档案人员需对现有流程进行梳理，对现有记录的合理、合规性进行重新确认，对遗留问题进行调整处理，对查阅记录、借阅记录、借阅台账及全部档案目录进行核对清理，进而确保各项信息的。其次，企业内部控制进一步确保了档案信息的真实性和完整性。由于档案的特殊性，内部控制过程中的档案管理需设置两个风险防控流程。一方面，在档案文件材料归档时要认真履行交接手续，保障归档文件材料的原始性、完整性和真实性；另一方面在档案文件材料的查阅借阅时，要认真履行查、借阅手续，确保档案文件材料在此过程中不会发生更改、破损、丢失等情况。再次，企业内部控制完善了档案管理流程。企业内部控制要求企业的文件材料及其信息自产生时就要处于有效的控制管理状态，打破了文件与档案管理的明显界限，实现文件、档案的全过程、系统控制管理，保障文件和档案之间的连续性。同时由于信息是内部控制的重要因素之一，各部门的归档积极性也有所提高，由被动归档逐步转变为主动归档。总之，企业档案管理与内部控制工作之间是一种良好的促进和循环关系。做好企业档案管理工作就能够促进企业内控能力的提高，而企业的内控机制又反过来完善企业档案管理工作。
三、企业内部控制过程中档案管理的强化措施
企业内部控制是一个依赖信息反馈的过程，档案作为信息的汇集中心，在控制过程中占有非常重要的地位。因此，从内部控制的角度出发，应该对档案管理采取相应的强化措施，从而为企业内部控制提供信息保障，促进内部控制工作的有效运行。
1.加强与档案管理相关的企业法律法规建设
我国有关档案管理的法律法规和企业档案管理规定为现代企业档案管理提供了依据和标准，而《基本规范》为企业内部控制的合理性开展提供了指导和方法。通过分析档案管理法律法规和内部控制基本规范可以发现，两者具备相关性，企业内部控制的实现需要档案管理的支持，然而《基本规范》中虽多处提到了“资料”“信息”“记录”等，说明档案管理的重要性，但在具体文字中却仍未明确指出。同时在我国已颁布的涉及企业的法律中，也都没有对档案工作的明确规定。但是随着企业内部控制的发展，我国社会档案意识也在不断提高。近两年中央有关部委制定的针对上市公司内部控制的规章中，逐渐对档案管理提出相关要求。在全国政协十一次会议上，曾任国家档案局局长的毛福民委员提交了“关于在国家涉及企业的法律法规中对档案管理作出明确规定”的提案，建议有关部门在制定、修改有关企业法律法规时，具体明确企业必须建立业务档案和财务档案，设立合理的保管期限，建立企业档案工作制度，保持档案原始性和完整性等企业档案管理内容。明确企业档案的重要性，加强与档案管理相关的企业法律法规建设，这既是内部控制与档案管理的相互影响与促进，也是从国家层面出发，建设企业内控与档案管理长效合作机制的必然措施。
2.加强企业内部档案制度建设，完善档案管理体系
企业档案管理体系是由多种要素构成的工作系统，一般包括档案管理体制、档案工作制度、档案信息管理系统、主要业务内容、主要工作流程以及档案人员和档案管理设备设施等要素。其中档案工作制度是企业关于档案工作的一组集成配套的管理办法、业务标准、操作细则，它是开展档案管理的行动指南和业务尺度，是运行和控制档案管理的标准和依据。《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)中将档案工作制度的内容作为一个制度体系予以重点列出，并指出其构成内容包含“档案工作规章”、“档案管理制度”、“档案业务规范”三项内容，说明企业档案制度的重要性。目前，我国大多数企业的档案制度相对完善，但随着时间的推移以及内部控制工作的发展需求，档案工作制度也要不断修订，从文件的产生、传递到归档，都要有明确的管理细则，权责分明，确保档案的真实、完整，保障档案工作的高效、规范。同时，还要建立有效的检查措施，定期对制度的执行情况进行检查，在实践中自始至终对制度加以落实，从而满足企业内部控制度对档案管理的要求。
3.转变档案管理模式，实现工作流程重组
企业档案是企业各项职能活动的产物，是随着企业各项职能活动的开展而产生的。对企业内任何一个部门而言，它所产生的档案是其各项行为活动的原始记录，是其职能作用和工作绩效的有力凭证，而内部控制正是针对企业各项活动开展的风险评价和审计监督。因此，各项活动中所产生的档案是否完整系统，档案管理是否科学有序，将直接影响到内部控制工作的有效性。在传统管理环境下，企业档案管理和文件管理以“归档”工作为接口衔接，档案部门缺乏对归档前文件的有效控制，这也正是在内部控制过程中档案管理所需要解决的主要问题。要实现企业档案的有效管理，就应当增强企业档案管理的灵活性、多样性，将企业档案管理的范围扩展到企业文件材料形成之时，对档案工作流程重组，构建正确的档案管理模式，如文档一体化或企业信息一体化管理。即打破对现有文件管理的思维定势，从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档的全过程管理，实现企业档案管理前端控制管理的模式。这种模式要求档案管理要与企业职能活动同步进行，控制监督归档前的文件管理活动，实现对文件到档案的全过程控制，做好归档工作；同时还要重视对归档范围和分类体系的重新审视，并与业务部门配合，做好企业重要活动档案的跟踪工作，及时收集易散落的文档，真正使企业内控在良好的档案信息记录习惯和充足的档案资源基础上实现。
4.提高人员参与意识，加强团队合作
档案管理在企业内部控制过程中的地位非常重要，而一个企业的档案意识则直接影响到档案管理水平的高低。因此，要实现档案管理在企业内部控制过程中的积极意义，必须从整体上提高企业的档案意识。首先，对于企业管理层而言，要充分认识到档案在企业内部控制中所起的关键性作用。由于企业档案的形成、产生和最终归宿均在企业内部，对外无明显产品特性，所以往往容易被管理者忽视。但是随着企业内控的发展，档案在其过程中的参考和凭证作用越来越显著，档案管理在企业活动中的重要性也日益凸显，管理层的重视将更有利于档案工作的有序开展。其次，对于档案管理人员而言，其对档案现象的认知水平，是决定企业档案管理水平的重要因素。因此要加强档案管理人员对档案工作内容和档案工作相关领域内容的认识，提升档案管理思想，学习现代企业制度和相关档案管理知识，理解其职能在内部控制过程中的作用，从而在日常的档案管理工作中完成好其分内职责，并促使档案工作促进并支持企业内部控制的有效进行。，对于其他业务部门的工作人员而言，也要具备档案意识，而这主要依靠档案人员向企业员工进行宣讲来实现。要使业务部门的工作人员认识到档案是其各项行为活动的原始记录，档案管理与其职能活动的开展以及内部控制工作的进行都是紧密相关的。提高业务部门工作人员的档案意识，有助于推进档案管理与企业职能活动的同步运行，实现文档一体化或企业信息一体化管理，从而促进档案管理各个环节在企业内控体系中顺利开展。
四、结语
总之，随着《基本规范》的实施，越来越多的企业开始运行内控体系，制定适用、有效的内部控制制度，规范内部控制工作的程序、方法和要求，明确各机构在内部控制过程中的职责权限。在这一新的形势下，档案管理作为企业管理活动的关键环节之一，也是内部控制工作的重要信息基础，只有不断地完善和进步，才能满足企业内部控制的需求，促进企业内部控制体系的长期有效运行。
作者：张洁丽 刘栋 单位：中国重型机械研究院股份公司 中交二公局第二工程有限公司
档案管理论文:社区卫生服务档案管理论文
一、当前社区卫生服务档案管理工作存在的问题
规范社区卫生服务档案管理是社区医生了解辖区居民个人健康状况的基本资料，基本的就业，救济，社保等群众服务工作，都要以社区卫生服务档案为基础。建档是社区建设的重要组成，它记录社区的发展，客观反映社区面貌。但是当前社区卫生服务档案管理工作存在以下几个问题。
1.健康档案利用率低
当前，居民个人健康档案的管理多数是统计成纸质的档案信息，之后再录入到电脑中。受到信息化程度的制约，居民的各种健康信息和电子档案不能做到数据之间的相互转化和更新，各级就诊机构之间因为缺乏相互之间的沟通，健康档案管理的许多变化也就不得而知了，不能做到健康档案的及时更新，这样就成为了“死档案”，也就失去了其应有的功能。
2.居民对健康档案的认可度不高
基本公共卫生服务项目是从09年开始实施了，而建立健全居民的个人健康档案是基本公共卫生服务项目的重要内容。但是就档案管理的实际工作来看，居民对健康档案的认可度不高，依从性差，部分居民还保留传统的“健康就是没病”心理。因此他们对居民个人健康档案的建立不太认可，大部分居民都是经过档案管理工作人员劝说后来同意建档。经过询问调查发现，多数居民不愿建档的主要原因，是担心其个人和家庭信息的泄露。基于此，工作人员可以和居民沟通讲解健康档案的优点，打消居民内心的顾虑。
3.社区卫生服务机构建档困难
当前，居民的居住环境相对闭塞，社区卫生服务机构进驻居民生活小区开展建档工作，需要取得物业公司的支持。而且老人、小孩受骗的情况时有发生，社区卫生服务人员很难敲开居民的大门。在加上一部分社区卫生服务机构工作人员对于居民档案工作的认识不够，依然保持着传统观念，加上社区卫生服务机构在人手受限的情况，居民健康档案的建设工作进展缓慢。
二、规范化管理的几个重要环节
1.加大投入，建立统一的健康档案信息化平台
建立统一的健康档案信息化平台,实行民政、公安、卫生计生、物业管理等多方沟通合作,切实利用档案信息的各种资源。社区卫生服务档案管理要围绕为居民服务这个宗旨,要让居民切实感受到档案管理工作所带来的便利。建立健康档案的目的就在于更好地了解和掌握所辖范围内居民的基本健康状况，更好地为居民服务。2006年卫生部已将社区精神卫生服务列入基本公共卫生服务精神内容,实施重性精神疾病医院、社区连续管理和治疗并建立健康档案措施。2013年，国家卫生计生委、国家中医药管理局联合发文，将中医药健康管理服务纳入基本公共卫生服务项目。所有这些项目都应记录在居民健康档案内。所以建立统一的信息化平台已是大势所趋,纸质档案不利于查找和进行档案动态管理,降低了档案的使用价值。通过制定统一的信息化发展规划，制定各项技术标准和技术规范，编制一套切实可行的社区卫生服务信息化建设管理软件，实现对城乡居民健康档案信息的动态管理和本地区范围内的信息交换和共享，可实现健康档案的灵活运用，从而实现为居民提供连续性、综合性、协调性卫生保健服务的目的，逐步使居民养成预防为主的保健理念，降低居民就医费用，实现建立健康档案的初衷。
2.加大宣传力度,提高居民对建立健康档案重要性的认识
充分发挥广电、报刊、网络等媒体作用,结合各种卫生日，开展形式多样的宣传活动,提高居民健康和建档意识。不但让群众成为健康教育和健康促进的参与者和受益者,而且要提高他们对健康体检以及健康档案的依从性,及时把体检资料和健康信息反馈给社区医护人员。
3.加强人才培养
社区卫生服务机构的功能定位是“六位一体”，包括预防、保健、健康教育、医疗、康复、计划生育技术指导。它的服务特点是贴近群众，解决广大居民的基本公共卫生和医疗服务。为适应社区卫生服务机构的这一功能，“全科医生”便成为一种需求。而社区卫生服务机构全科医师比较缺乏，不能满足居民需求。建立居民健康档案的渠道之一就是门诊就诊，由全科医生建立。而全科医生人手有限，往往只顾了医疗，而忽略建档。要加强培训，提高社区医师的建档、档案为我所用的意识。
作者：武依然 单位：石家庄市社区卫生服务管理中心
档案管理论文:煤矿安全生产档案管理论文
一、搞好档案工作首先企业必须重视
企业中很多人不了解档案管理在企业管理和安全生产中的重要作用，因而档案意识薄弱，对档案管理工作重视不够。有的人甚至认为档案管理可有可无，可强可弱，对企业的安全生产和各项工作影响不大，因而导致档案管理工作在企业中处于边缘化状态。由于长期计划经济体制的影响，当前企业档案管理工作在很大程度上沿袭了过去的思维习惯和行为方式。在企业所有制形式多元化，产权结构不断变动和调整，管理体制发生重大变化的新形势下，如果部分企业领导仍然缺乏应有的档案意识，对档案管理重视不够，就难以保障强化档案管理所必需的设施、设备和人员配备等条件。如果档案管理人员也普遍存在对档案管理的重要性认识不足，对自身岗位定位不准的问题，满足于“看好门、管好物，交什么、收什么”的管理方式，强化档案管理就会成为一句空话。企业档案管理应该服从、服务于中心工作，积极主动地与安全生产和企业各项工作紧密配合，实现档案管理与企业管理的有机融合。但由于多方面原因导致档案管理与中心工作存在脱节现象，档案管理人员对服务中心工作缺乏主动性，满足于看门守摊得过且过，很多有利用价值的档案资料束之高阁无人问津。
二、加强企业档案管理，做好科技档案的收集
档案资料中的科技档案就包括了生产矿井瓦斯、水文地质资料。档案管理部门有责任收集、保存生产矿井瓦斯、水文地质资料，并为有关部门和人员的分析、利用提供服务。从保障安全生产的角度来说，档案管理工作理应与企业同时诞生和同步发展，同时企业发展进程中产生的包括矿井瓦斯、水文地质资料在内的不少值得保存的资料，无法收集保存到档案部门，其中流失和散存于个人手中的为数不少。在采取得力措施尽可能广泛地收集矿井瓦斯、水文地质资料的基础上，保护好和利用好现有档案资源，认真总结分析档案查阅的规律和特点，针对直接服务于安全生产、利用率较高的矿井瓦斯、水文地质资料的特殊重要性，创新工作思路、工作内容和工作手段，拓展服务方式，更加注重开发利用，激活休眠中的档案资源，提品质案信息资源的利用率，使有价值的档案资料进入领导的决策视野，不断提升档案工作的影响力，为企业安全生产提供更为专业、具体、周到的服务。企业档案工作创新要有融入企业多方位管理的“大档案”思想，一是档案管理工作必须与企业各项工作“互联”，解决企业档案工作的“孤岛”问题；二是企业档案工作者必须从社会和企业的大视野中，重新认识自己的工作性质，跳出档案圈子看档案。改变过去与企业其他部门缺少交流、沟通，导致很多人都不了解档案工作的状况。今后档案部门必须加强与各部门的联系和沟通，把档案管理工作融入企业主体，作为企业文化建设的重要组成部分，与相关部门互相配合，共同策划。同时，档案工作者要学会换位思考，站到档案利用的角度重新认识自己的工作。目前仍然存在的档案分类繁琐、查阅手续复杂、规章制度不合时宜和服务方式不适应等问题应该引起高度重视，通过推行工程建党工作与工程计量工作相结合的做法来保障重点工程档案的及时归档，积极主动加以整改。
三、积极作好档案宣传工作
加大对档案工作的宣传力度，使各级领导、中层干部到全体职工都充分认识到档案工作的重要性，认识到档案管理与各项工作特别是安全生产的密切关系，在工作中更好地支持档案管理工作，从而增强全员档案意识。要通过深入宣传，把档案管理的重要性上升到企业生产安全、员工生命安全和干部政治安全的高度，促使各级干部和档案管理人员进一步提高对档案管理工作重要性的认识，更加重视发挥档案工作在企业安全生产和经营管理中的作用。档案管理的最终目的就是为企业安全生产和各项工作提供利用，所以档案管理人员要强化服务意识，在保管好档案资料的基础上，多途径、多渠道地开发档案信息资源，尤其要特别注重收集事关安全生产的矿井瓦斯、水文地质资料，使档案资料更多地为企业安全生产、经营管理工作服务。同时还要积极开展编研活动，对档案信息进行深层次开发和加工，编写各种专题汇编，为利用者提供多层次、多方位、有实效、有价值的信息。针对企业安全生产和经营管理中存在的问题，要主动地为相关业务部门提供专业、专题服务，在确保档案资料收集齐全完整的基础上，进一步改进服务态度，提高服务质量，热情接待基层单位和专业人员查阅、利用相关档案资料，使档案资料在企业安全生产和经营管理中发挥更大的作用。
四、提品质案人员的业务素质、加强继续教育
档案管理人员队伍建设是实现档案信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。提品质案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。要不断提品质案人员的业务素质，
1.要进一步提品质案意识。
要正确贯彻落实国家档案法和有关的规定，提高和增强重点项目参加人员的档案意识和法律观念。可以通过拟定一系列规章制度的办法，通过用制度的方式约束、监督、指导档案管理人员。
2.要建立保障档案数字化制度。
明确目标，通过建立数据库的方式把档案工作纳入与工程建设同步发展的轨道,将其写进工程管理规章制度之中。通过电脑数据汇总,建设指挥部很快将整个工程的案卷目录编排和打印出来。一方面,大大加快了档案室整理、编目的工作效率。另一方面,电脑保存的案卷和卷内文件2个层次的条目数据,可一次输入,多次输出,既能满足业主、使用单位、建设单位的要求,还能满足城建系统不同格式的打印需求,为工程档案的移交提供了极大的方便,同时也为档案的利用打下了基础,为集团创建档案目录中心提供了原始数据。
3.要建立重要档案数据库，保障档案数据的安全。
针对重点工程施工情况复杂的特点,建设单位要制订与工程建设同步发展、相互促进与制约的档案管理机制。要健全档案管理规章制度,任何档案工作的开展都必须严格执行《档案法》及行业内的档案管理办法。
4.要不断提升档案管理人员的业务素质。
不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保管理活动记录的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。
档案管理论文:无纸化档案管理论文
1无纸化档案管理面对的新挑战
1.1从业人员对无纸化档案管理认识水平不到位。
很多档案从业人员受传统档案模式的束缚，在他们看来，只有纸质的档案才算是真正的档案，而不接收无纸化的档案；有些档案部门只是将无纸化档案当作是档案的补充资料或者是副本来管理，也并未将其视为真正的档案来管理。如果这是认识一直存在，那么等到档案进行无纸化时代时，有些档案管理部门将不会接收到任何档案信息。档案管理人员对无纸化档案管理存在两种极端的现象，一是因为无纸化档案生成速度非常快，其管理也非常容易，档案管理人员就过分的依赖计算机等设备，对一些重要的信息没有进行复印，如果计算机中毒或者出现其他故障，很可能的所有的档案信息都会消失，造成严重的损失；另一是有些档案管理部门虽然利用计算机来管理档案，但是几乎每份档案都要复印打印一份，这失去了计算机管理档案的价值，既产生了浪费，又不会给档案管理人员增加了工作量，尤其是归档管理。
1.2无纸化档案信息无法保障可读性。
无纸化档案信息不同于传统的纸质档案信息，虽然方便了管理，但是有些因为硬件或者软件的问题出现不可读的现象。通常纸质档案如果外表出现问题，档案信息有时并未受到任何影响，但是无纸化档案却不同，装有档案信息的磁盘表面完好无损，但是可能因为硬件、软件或者程序发生了变化，而出现不可读的现象。近些年来，信息技术的发展有目共睹，相关人员不断发展新编码来替换传统的编码，为档案多使用编码相对要滞后一些，再加之，这种更新换代的速度也以超高过了档案所使用的计算机的运行速度，这就产生了很多的矛盾。
1.3难以判断档案是否具有原始性。
档案的价值主要集中在原始性上，也就是说只有档案是原始的档案，在法律上才会承认其真实有效，如果在这期间出现了改动的现象，档案也就失去了法律效率，不具备任何价值。这也正是无纸化档案面临的一大挑战，因为无纸化档案都是存在计算机中，在使用的过程中极容易将其更改，再加之，无纸化档案本身信息与载体就相互分离，这种特征使其在生成与传输时都会出现更改的现象，对于无纸化档案来说，我们没有办法像纸质文件一样利用一定的标准来保障其原始性。因此如何保障无纸化档案的原始性是目前有关人士需要解决的主要问题。
1.4逻辑档案与实体档案归档存在问题。
无纸化档案生成之后，对其进行实体归案还是逻辑归档这是需要慎重选择的，如果是实体档案归档，就是将保存档案的磁盘或者其他硬件交给有关部门，这种归档方式相对谁来比较麻烦，但是具有一定的安全性；如果选择逻辑归档，就是将保存档案的告诉相关部门，这样就不用改变原来的档案存放的位置，虽然如果按照这种方式归档，档案、归档者以及接受档案的部门距离相差会非常远，但是只要通过简单的操作即可，非常简单方便，但是却没有办法保障无纸化档案的安全。
2解决无纸化档案管理挑战的措施
2.1更新观念，迎接挑战。
无纸化档案的出现也就是近几年的事情，对大多数人们来说还是一件新鲜事物，对这样的新鲜事物只有通过宣传和开发利用，才能提高人们的认识。档案部门要加大宣传力度，强化依法治档意识。尤其是提高直接形成电子文件的部门领导及其工作人员的档案意识。只有各部门、单位通力配合，齐抓共管，才能搞好电子文件的及时归档和无纸化档案的安全管理。
2.2研究无纸化档案的特性，制定切实可行的措施，保障无纸化档案的安全与完整。
无纸化档案具有信息的非人工识别性、对系统设备的依赖性、信息与载体的可分离性、信息的易改性等特点。信息非人工识别性，是指电子文件是由计算机处理和生成的数字化的信息形态，人工无法直接识别，必须由相应的计算机软硬件设备将载体上的编码序列读取出来，然后转换成人工能识别的形式。所谓对系统设备的依赖性，是指电子文件的生成、传输、存储都是通过电子计算机实现的。所谓信息与载体的可分离性，是指电子文件内容存储的位置可以从一个载体转换到另一个载体上，其内容却不发生任何变化。所谓信息的易改性，是指对电子文件内容进行修改非常容易，而且改后不留任何痕迹。
2.3针对电子文件的特点，制定采取保障电子文件“物理生命”与“信息生命”的安全性保护措施。
保护电子文件的“物理生命”主要包括以下几点：一是防磁，二是控制调节环境的温湿度，三是防止机械损伤，四是注意环境卫生。对电子文件“信息生命”的保护主要包括以下几点：一是保障电子文件的持续可读性，二是防电脑病毒，三是控制网络中电子文件系统的安全，四是备份处理，异处保存。
2.4制定一系列配套的法律法规、规章制度、技术标准。
为了保障无纸化档案的完整、、安全和电子文件管理的高效和科学，必须有相关的法律法规和各种标准来支持，其中包括与电子文件和网络相关的法律、制度，网络系统保密论证和验收要求，以及各种密级电子文件的计算机著录、管理、传输的规定，另外，还包括计算机和应用软件的兼容性标准等。
3结语
综上所述，可知无纸化档案管理在发展的过程中，的确存在着很多问题，其中最重要的是解除无纸化档案原始性的问题，因为档案只有具有原始性，才拥有法律效力，否则就失去价值，而无纸化档案在生成以及使用的过程中，都很容易被更改，破损其原始性，因此如何保护其原始性成为无纸化档案管理的重点。
作者：李力力 单位：泰来县人民医院
档案管理论文:民办高校毕业生就业档案管理论文
一、民办高职院校毕业生档案的归属
民办高职院校毕业生在离校之前没有落实就业单位的学生，需要将档案返回生源地由院校就业指导中心派人送至即人才交流中心进行登记编号，毕业生择业期一年内可以进行免费存放。
二、民办院校就业档案服务程序
1.开具证明。择业期内未落实就业单位并且档案还存放在市人才交流服务中心的毕业生可以享受一下服务：凭就业报到证开具存放档案证明、开具未就业证明其他与档案相关的证明。
2.档案提取。择业期（2年）内就业手续办理完的毕业生，可以凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人社局进行档案提取。择业期内没有就业毕业生不能进行档案的提取。
3.对于自谋职业、出国留学、择业期未满的毕业生档案和派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在各地市人才交流服务中心办理人事档案保管。
三、民办高职院校学生“学籍档案”与“人事档案”的主要区别
民办高校毕业生学籍档案是指学生通过参加全国统一高考并被录取的学生档案，它以文字资料形式记录学生在校期间的学习成绩、家庭状况、高考成绩、在校期间表现、在校期间的奖惩情况等。民办高职院校毕业生的人事档案是由学籍档案转换的，毕业生毕业后将其学籍档案中放入该毕业生的报到证当中，然后由学校将档案转交毕业生就业单位或人才交流机构。学籍档案也就正式成为毕业生的人事档案，它需要通过毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议，取得报到证后才能得以实现。
四、民办高职院校毕业生档案存在问题及解决办法
一是毕业生进入国家机关、事业单位、国有企业，这些用人单位本身具有人事管理权，他们可以直接接收毕业生档案。二是各类非公企事业单位与民营机构他们没有档案管理权。毕业生毕业后一定将档案交由各级人才交流服务机构进行统一管理。档案存放在人才交流中心，方便又安全。三是毕业生在档案的转递过程中需要注意一下几点：
1.在不能搞清楚用人单位是否具备人事管理权之前，不能把档案转入该用人单位，应将档案转交给该用人单位所在地的人才交流中心进行管理。
2.个别没有档案管理权的单位违规接收档案，导致档案丢失。为了避免上述情况发生，毕业生应首先询问用人单位的性质，在确定对方是否具有人事档案管理权限后再决定将档案投向哪里。
3.档案的归属是有相关规程的，学生在离开学校之前要制定好档案调离时间，不要将档案来回调离，好做到一步到位。
4.毕业生毕业后在异地找到工作单位，户口不落回本地的毕业生、考研的毕业生以及无法确定是否在用人单位长期就职的毕业生，这部分学生可以将自己档案交由人才交流服务中心进行托管。
五、民办高职院校毕业生工作后档案提取及补办办法
一是毕业生还没毕业，档案不可能调走，当毕业生找到工作单位时，一般公司会把员工档案统一存在当地人才交流服务中心，不过学校一般建议学生档案不要交由企业管理，以防离职时候被企业扣留。学生可以选择将档案挂靠在学校所在地的人才交流服务中心，期限为两年。二是毕业生找到工作时，必须要及时办理就业手续，将档案放回原籍人事局或人才交流服务中心。三是若毕业生更换工作单位，所在单位可发函将档案调出。如果超过择业期仍未落实工作，注意这些学生的档案将被打回原籍过程中容易丢失。四是档案由学生本人保管超过两年时就会变成黑档。五是建议民办高职院校学生尽快补办存档手续，未超过择业期的毕业生去人才市场补办，超过择业期但年龄未超过35岁的按非普通高校毕业生身份重新办理，档案在本人手上需要尽快向相关的人才服务机构进行咨询，若档案曾经被打开，需要将相关资料向有关部门核实，补齐代管费。综上所述，目前我国民办高职院校毕业生量大面广，所进的就业单位大部分是民营企业，档案管理、档案去向、档案归属、档案作用、档案的重要性等系列工程，管理起来都很困难，并且民办高职院校毕业生是一个正在集中进入社会的庞大群体，也是企业发展后备力量。民办高职院校毕业生对档案管理的认识不足，同时也是目前档案管理工作的一个薄弱环节。民办高职院校档案管理意识应从在校生抓起，高度重视毕业生档案的重要性，让学生在校内就了解个人档案的重要性，提高学生档案管理的意识。对学生采取开设专题讲座、让学生积极参与，共同做好民办高职院校档案工作。
作者：郑莹莹 单位：惠州经济职业技术学院
档案管理论文:行政事业单位档案管理论文
1目前行政事业单位档案管理中存在的问题
1.1行政事业单位对档案管理工作不够重视
国家对档案管理工作有明文规定，制订了《档案管理办法》、《档案法》等法律法规供相关行政单位进行学习与贯彻，但是实际工作中行政事业单位对相关的法律规定并没有引起足够的重视，在工作中对档案管理工作认识不够，而且贯彻力度不到位，这样就导致一些档案工作在实际工作中并没有发挥正常的作用，这样长期不重视档案管理工作，容易导致档案管理工作的混乱，影响企业的发展。
1.2档案管理工作中的基础业务薄弱
目前行政事业单位中档案管理工作相对基础比较薄弱，虽然一些单位已经建立了档案的管理制度，但是在实际工作中却没有真正去落实这些制度，许多档案在整理过程中不够规范，没有按照要求进行档案归整，这样经常会出现严重的组卷混乱现象。同时行政事业单位没有进行有效的档案鉴定与监督工作，许多工作未能够按照相关的法定程序进行档案管理，进而引发一些工作上的问题。
1.3档案管理的设施比较落后
行政事业单位因为没有对档案管理的意识不够强烈，进而导致单位内部的档案管理部门的现代化设施不够齐全，设施趋于落后状态，比如说，一些档案管理室空气比较污浊，库房简陋，有些储藏室内竟然还堆放着一些易燃物品；办公条件简陋，未能实现三室（办公室、接待室、档案室）分开办公等，这些因素都会影响到行政事业单位的档案管理工作。
1.4档案管理工作人员整体素质有待提高
行政事业单位中档案管理工作中出现问题的原因还有管理人员自身的素质和专业水平不高，一些管理人员经常会进行变动，导致档案管理部门即使对员工进行培训，但出现工作调整时，都会影响到整个档案管理工作的正常运行。
2行政事业单位档案管理创新的思路与对策研究
2.1建立比较健全的档案管理制度
为了保障档案管理工作更加明确，具有创新性，应该要建立比较合理的、科学的档案管理制度，根据行政事业单位实际的发展情况进行制度建立，同时要确保档案管理制度可操作、实用、简明，能够在实际的档案管理工作中发挥作用；要保障制度在约束的地位上是平等的，这样能够有效约束领导与职员的工作行为，使单位上下严格按照制度进行工作，保障制度的执行力度；建立严格的奖惩制度，这样能够在档案管理工作中对员工的工作进行公平的、严肃的管理，保障制度在执行和管理工作中发挥其重要的制约作用，保障奖惩分明。
2.2加强管理，使档案管理的水平有所提高
为了保障档案管理工作有序开展，应该要对单位进行一定力度的宣传，使员工进行相关工作的学习，进而能够更加重视档案管理工作，并且能够提品质案管理的水平。所以，行政事业单位要建立一支完善的领导队伍，定期检查和指导档案管理工作，并且要根据单位发展情况，制定合适的考核机制进行档案管理工作考核，在档案管理工作中实行动态的管理，使员工能够加深对档案管理工作的重视程度，进而能够提品质案管理工作质量，确保档案管理工作更加科学化、规范化。
2.3引进信息化技术进行档案管理，有效提高工作质量
随着信息化技术的蓬勃发展，计算机技术无疑为各个行业的发展注进了一股活力，因此在档案管理工作中进行信息化管理能够有效提品质案管理的工作质量，同时也是社会发展的客观需要。利用信息化技术进行档案管理，能够使档案资源得到合理的开发与利用，延长档案的使用寿命，同时能够提品质案管理工作的效率，使档案管理改革更具创新性。为了在档案管理工作中进行信息化技术管理，首先行政事业单位各个部门之间的信息传递要保障及时与，这样能够保障档案管理的时效性；然后给单位各个部门配置先进的设备，这样在进行档案资料输入时，能够更加便捷，并且可以利用计算机技术进行文字、图片与数据资料之间的转化，进而保存纸质和电子档案两种档案资料；在档案管理工作中进行创新，可以根据网络技术向社会提供更多的档案信息服务，这样能够保障资料信息共享，进而能够提品质案的使用效率和工作质量。
2.4做好行政事业单位的档案保密工作
行政事业单位的档案资料十分重要，因此要对资料进行保密工作，首先在进行库房选址和建造问题上，要根据国家规定进行建筑物设计和施工，要将库房与阅览室、办公室分开，为了防止资料被盗窃，要保障库房的门窗是牢固的；同时加强库房的管理，安排专业人士进行库房看管和巡视，无关人员禁止入内；在管理库房档案资料的人员选择上，要选择具有专业技能、能够区分开保密档案与保管档案的人才，确保档案在保存过程中的完整性。
3结语
综上所述，行政事业单位在档案管理上存在着一些较为明显的问题，这些问题如果不加以解决就会导致档案管理没法科学进行归档和在必要时提供信息，因此在管理上行政单位必须加以创新和改善。
作者：蔡丽华 单位：邵武市水利局水利管理站
档案管理论文:新时期事业单位档案管理论文
一、事业单位档案管理的原则及档案管理创新意义
事业单位是国家机构的组成部分，其档案是事业单位所有信息的汇聚地，必须在一定的标准与原则下进行管理：
（1）规范、灵活相统一原则，即事业单位档案管理方法应该规范、灵活，在遵循相关规定下根据单位自身的特点对档案档案进行灵活管理，以此保障档案管理方法的实用性；
（2）职责、权益兼顾原则，即事业单位档案管理制度中，相关领导干部及工作人员的工作职责及权益都有明确的范围确定，当出现档案管理的纰漏问题，能公平处理和责任到人；
（3）制定、执行并重原则，即事业单位档案管理制度的制定要保障合理、科学和系统，并确保其执行效率，促进档案管理制度在实践过程中的不断完善；
（4）静态、动态相结合原则，即事业单位档案管理要在保持其科学稳定的同时与时俱进，与国际接轨，在时展的大背景下创新档案管理体制与方法，提品质案管理的科学化水平。毋庸置疑，在社会发展的新时期对事业单位档案管理工作进行创新，对于满足新时期事业单位改革具有重大的现实意义。
首先，通过对事业单位档案管理人员的系统教育与培训，能强化其档案管理技巧，有利于档案管理效率的提升；其次，通过对现代网络档案管理工具的使用，能够获得更为精准的档案资料的详细数据，提升了事业单位档案管理的网络化和系统化水平，进而大大提升了事业单位档案管理的科学化水平；，通过对事业单位档案管理工具及管理人员等方面的优化，能够及时发现和解决档案管理过程中的问题，能不断的促进事业单位档案管理体制在理论及实践上的完善，是推进事业单位档案管理走向现代化的重要途径。
二、当前事业单位档案管理存在的问题
1.档案管理的基础业务相对薄弱
由于有些事业单位对档案管理工作缺乏科学的认识，对国家相关法律学习和贯彻不够，使得单位档案管理工作不被重视，造成档案管理的基础业务相对薄弱、管理混乱的局面。从目前部分事业单位档案管理的基础工作来看，其档案管理工作缺乏明确的机制、工作流程及标准，即使有的单位建立了档案管理制度，但却在执行落实方面有待欠缺，缺少专人负责，单位领导也未真正督促落实，使得档案整理不规范、组卷不符要求、分散的民生档案移交受阻以及擅自销毁应归档文件资料的现象比比皆是，不仅违背了事业单位档案管理的原则，还造成了有效资源的巨大浪费。
2.档案管理方式陈旧，缺乏创新
通常情况下，要保障事业单位档案管理工作的效率，就必须在档案管理方式方面下功夫。然而，随着社会的进步与发展，在事业单位日常档案信息处理日渐繁琐的情况下，档案管理的方式却仍停留在陈旧单一的程度上。档案管理部门对于档案信息的管理缺乏统一的管理机制，传统的档案处理流程也无法对重要的档案信息进行及时整理、装订和归档，同时由于缺乏对现代档案管理设备的利用，缺乏对档案管理方式的创新，也使得档案管理效率低下，大量重要的档案信息资源被破坏和丢失。
3.档案管理设施落后，档案资源开发
利用不够科技及时代的发展，使得现代信息化技术被广泛的应用到各领域，但是由于我国较多的事业单位未充分的重视档案工作，因而没有将现代化的档案管理设备合理的应用到档案管理中来。有些单位的档案管理室条件较差，设备配置不齐全，软硬件设施更新不及时，一些现代化的光盘和电子档案处理需求不能得到满足。现代化的档案管理仅对相关档案信息实现了计算机保存，并未实现信息化的处理，造成了档案信息资料的无形损失。正由于事业单位档案管理设施的落后，也造成了单位档案资源开发利用效率不高的局面。对于档案资源的开发利用，有些事业单位并未重视起来，仅将档案管理停留在档案的收集、整理及保管的工作上，对于后期档案资源的利用力度不够，一些能为单位带来有效参考价值及系统服务的档案资源并未在合适的条件下发挥出作用，使得档案管理一直处于较为被动的状态中。
4.档案管理人员队伍业务素质不高
对于事业单位的档案管理工作，档案管理人员的业务素质对于档案管理工作的效率有重要影响。纵观当前事业单位的档案管理人员队伍现状，一方面，部分事业单位的档案管理人员并非专职管理人员，其身兼多职，对档案管理工作难以应付，缺乏专业的业务素质也工作责任心，在频繁的工作变动中，致使档案管理工作稳定性受到消极影响。另一方面，有些事业单位中在职的档案管理人员，其本身缺乏专业的业务素质，加之单位未进行档案管理工作的相关业务培训，使得有些档案管理人员并不十分了解档案工作的具体程序，对于档案文件的整理、分类及划分保管等问题出现错误，档案的立卷、归卷及移交工作也难以顺利完成，进而使得单位档案管理质量低下。
三、新时期事业单位档案管理创新思路
1.创新档案管理制度，强化档案管理能力
一项完善的管理制度通常都是保障工作效率的重要基础，基于当前事业单位档案管理工作的现状以及存在的问题，创新档案管理制度，建立一套适合于事业单发展实际的档案管理制度已显得极为迫切。首先，事业单位应该在单位档案管理的特点基础上建立与之相适应的科学合理的管理制度，并确定好档案管理制度的创新方向及内容，重点对单位档案管理的机构设置及岗位设置进行制度规定，对制度中的内容进行创新，不断与时俱进。其次，要坚持制度约束的地位平等性，在档案管理制度的创新中，其制度既要对档案管理人员约束，也要对单位领导进行约束，以此保障档案管理的独立性与规范性。，要在档案管理制度中确保奖惩分明，对于档案管理工作中高度负责的职工进行奖励，对于为了自身利益而恶意篡改档案信息的非法人员进行惩罚，以促进事业单位档案管理事业的健康发展。
2.创新档案管理信息化建设，提品质案管理水平
在现代信息技术迅猛发展的形势下，不断发展的事业单位要想充分发挥出档案信息的作用，就应该采用科学的现代信息手段对档案信息进行高效管理。为此，事业单位应该积极引进适合自身发展与需要的现代档案管理软硬件设施，并在确保单位内档案信息传递且及时的条件下，利用计算机、扫描仪等现代信息技术实现对文字类、图片类资料等档案信息的纸质化与数据格式并存，以此确保档案信息的安全、完整。与此同时，事业单位还应该创新档案管理技术，通过网络向社会提供有用的档案信息，实现资源共享，以此提品质案管理的质量。
3.创新档案管理服务手段，提品质案利用效率
在我国各领域中，档案利用效率低下的现象是一个极为普遍的现象，事业单位档案同样也不例外。因为事业单位对档案管理工作的不重视，使得档案利用率低，相反，又因为档案利用率较低，而又因影响到事业单位对档案管理工作的重视程度。因此，事业单位应该重视起档案开发利用工作，通过档案管理服务手段的创新，而促进档案利用率的提升。具体而言，事业单位可以通过内部局域网，增强网站的信息检索功能，并模仿数字化图书馆的建立方式，提品质案服务手段。除此之外，事业单位档案管理部门还可以建立高效的在线服务系统，为用户提供在线服务功能，以此促进档案利用率的提升，促进事业单位档案管理工作水平的提升。
4.创新档案管理人员培训机制，强化业务能力
随着事业单位档案管理数字化趋势的增强，事业单位档案管理人员的业务素质也亟待强化。为了提升事业单位档案管理人员的业务能力，笔者认为应该创新档案管理人员培训机制，结合单位自身档案管理实施的现状，建立以网络培训为主、实体培训为辅的培训机制。通过对管理人员方案管理技术知识的培训，引导其进行基础知识学习，以及各种档案管理理论与是实践知识学习，不断强化其自身专业技能，以推动档案管理人员为档案管理工作做出更大的贡献。
四、总结
综上所属，新时期事业单位档案管理工作的重点是创新，只有从管理制度、管理方法、管理建设及管理人才等方面加大创新力度，才能改变当前事业单位档案管理工作效率低下的现状，也才能保障事业单位档案管理工作更好的服务于人民大众。
作者：王璠 单位：郧阳师范高等专科学校
档案管理论文:地质勘查单位档案管理论文
一、地质勘查单位档案管理工作中存在的问题
1）档案管理制度有待进一步规范、健全。
主要表现为档案管理职责分散、不明确，不同单位的档案管理可谓是各自为政、标准不一，存在着严重的档案资料重复保存且利用率低下问题，需从制度上加以解决。
2）档案管理工作水平有待提高。
目前，我国部分地质勘查单位的档案管理水平，还停留在人工收集、整理与检索阶段，可接触和获取的信息量较小，非常不利于档案的二次开发和利用。
3）档案管理工作开展欠缺协调、合作。
部分地质勘测单位的档案管理工作人员与同单位负责其他工作人员之间欠缺协调、合作，没有更好的利用协调、合作支持档案管理工作开展，导致档案管理工作变成了单位里的一块“世外桃源”，档案管理工作效果始终不甚明为。
4）档案管理工作未与地勘行业建设实现同步规划、发展。
任意一个地勘单位都有自己的近期、远期规划，规划涉及地勘单位的未来规模、发展技术水平、形成何种人员结构等都会做出详细规划；而这些规划中却很少涉及单位的档案管理，导致单位的档案管理工作水平落后于地勘事业发展，势必会影响地勘单位整体管理工作水平的提高。
5）监督、指导工作不到位问题。
本级档案管理部门工作离不开上级档案管理部门的监督、指导，起到把关下属单位档案管理的作用。但在实际工作过程中，由于欠缺上级部门的监督、指导，本级档案管理部门不能及时发现、纠正工作过程中存在的问题，导致本级档案管理部门工作水平难以得到有效提高。
6）管理经费不足问题。
部分地勘单位由于经济效益不高影响，可用于档案管理的经费严重不足，这样用于档案管理的设施、设备就难以及时得到更新，严重限制单位档案管理工作水平的提高。
7）工作人员队伍素质问题。
较高的地勘单位的档案管理工作水平，离不开高素质的档案管理工作人员，特别是工作人员高水平的专业素质支持。存在部分地勘单位档案管理工作由其他工作人员兼职现象，这些“兼职”人员的档案管理专业素质势必不高，加之这些人员的频繁调动、调整也会进一步影响到单位的档案管理工作。
8）不能得到有效开放和利用问题。
新时期的我们必须充分发挥档案及其管理工作作用，使档案能真正的为社会主义经济建设、社会发展服务，而这些目标的实现离不开档案的开放和利用。开放恰恰是地勘单位档案管理工作的短板，原因一方面是数字化档案工作相对滞后，不能很好支持档案开入工作，另一方面则是受到管理观念落后影响不能大胆进行档案开放、利用工作。
二、地质勘查单位档案管理工作问题对策与建议
（一）建立、健全档案管理制度，拓展档案归档范围
通过建立科学的档案管理体系来进一步健全地勘单位档案管理工作规章制度，是提高地勘单位档案管理工作水平的关键。伴随社会的转型与发展，必须建立与现代社会发展相适应的档案管理制度，必须建立与现代社会发展相适应的档案管理体系。比如，在地勘单位内部建立专门的档案科室，明确档案管理工作职能，以及将档案管理工作与单位其他工作共同纳入到单位发展规划、制度制定和考核范围之中。
（二）做好档案收集、整理、归档工作
文件收集是档案归档的重要环节，收集人员要与各部门定期进行沟通联系，建立良好的协作关系，做到重要文件、材料不分散、遗失，能够完好无缺的归档。
（三）促进档案的科学化、规范化管理
为保障地勘单位档案管理工作的科学化、规范化，首先要增强地勘单位领导、职工的档案管理工作意识，领导干部的档案管理工作意识尤为重要。因为领导重视是地勘单位档案管理工作顺利开展的前提和基础，必须视作为地勘单位重要的工作内容来抓，地勘单位档案管理工作与其他工作同样重要，同样需要制定相关发展规划来促进档案管理工作的科学化、规范化发展。
（四）加强对档案管理工作的监督和指导
上级档案管理部门有责任、有必要对下级部门的档案管理工作进行监督和指导；首先，在做好本级档案管理工作基础上，要加强对下级档案管理工作的监督和指导，工作效果的坚决予以表彰，不符合相关要求、规范的坚决予以通报、批评，并限期整改；其次，逐步扩大对下级档案管理工作的监督、指导范围，除对工作进行成果监督外，还要尝试监督其工作过程，保障档案管理工作的规范化操作。
（五）加大档案管理投入，保障管理质量
各级地勘单位都应该有计划的加大档案管理工作经费投入，目的在于确保地勘单位档案管理工作的顺利开展和工作水平的顺利提高。无论是硬件条件还是软件条件都需要一定经费的投入。档案管理专用设施是档案管理工作的硬件条件，例如档案消毒灭菌机、防磁声像柜、除湿机、移动密集架等对档案具有极强的保护作用，而档案管理系统则是软件条件，它也是档案管理工作逐步实现信息化的关键条件。
（六）加强队伍建设，提高人员专业素质
档案管理事业发展水平高低，很大程度上取决于人才专业素质水平的高低，档案管理工作人员的素质直接影响档案管理工作的水平。鉴于此，有必要将专业培训、进修学习纳入地勘单位档案管理人才培养计划之中，旨在建立一支高水平的地勘单位档案管理人才队伍，为地勘单位档案管理工作水平的提高、我国档案事业的健康发展提供保障。特别是伴随我国改革开放政策的深入，社会环境已经发生很大变化，越来越多的档案开放、利用需求在产生，要求档案管理必须向数字化、网络化方向发展，借网络的开放性特点为更多人提供服务，这些都离不开档案管理工作人员专业素质的支持，特别是较高信息技术素质的支持，因此必须加大地勘单位档案管理工作人员的信息技术培训，以及尝试招聘正规高等院校、专业的档案管理毕业生来充实档案管理人才队伍；总之，多措并举加强地勘单位档案管理人才队伍建设，为高水平的地勘单位档案管理工作打下坚实的人才基础。
作者：金丽双 单位：山东省第六地质矿产勘查院
档案管理论文:信息化广播电视档案管理论文
1广播电视行业档案管理的现状
1.1管理人员存在问题
由于缺乏对广播电视档案管理人员的管理，有些单位在工作中并未设置管理岗位，很多岗位都是由办公室人员兼职的；再加上档案的管理形式和管理手段落后，员工缺乏主动的工作的意识，执行能力不强，所以，在工作过程中，经常存在调理不清、工作混乱的情况。另外，各部门之间总是各自为政，相互不联系，很容易造成人才和物品的浪费，削弱了其市场竞争能力，阻碍了其各种效益的发挥。
1.2不重视档案管理工作
在广播电视系统内部，并没有将档案管理工作纳入具体的工作中。我国相关法律已经明确指出，在实际工作中，要加大档案管理工作的力度，但是，在实际工作中，总会出现前后观念不一的情况，而且工作人员的法制意识不够强烈，行业内部的档案管理只限制在文件处理内容中，并没有按照国家的要求形成档案管理，导致档案管理不规范。
1.3档案管理制度不健全
从我国广电档案管理的角度来看，管理制度不健全是目前档案管理工作中存在的较大问题。在正常的工作中，一个单位不仅要形成各种档案管理，而且内容也是需要集中管理的，这是档案管理最基本的原则。随着经济的发展，广播电视行业受各种因素的影响，档案管理缺乏有效的约束制度，与实际要求相差很远，而有的部门并没有任何制度可以遵照执行，档案管理流程也没有按照相关的规章制度制订，各自为政的现象比较普遍。
2提升广播电视档案管理的办法
2.1确定工作重心，加强信息化建设
广播电视档案管理与文书档案相比，具有一定的鲜活性，与现实业务的结合比较紧密，常被利用的内容也比较多。鉴于此，要将广播电视档案管理纳入到重要的管理内容中，坚持贯彻国家的相关规定和标准，统一集中管理。同时，还要加快档案信息化建设的步伐，收集和整理原生电子文件，加强单位内部业务技术的整合，做好档案信息化的规划管理工作，不断分封媒体资源，加强资源整合，实现档案信息资源的共享，加大服务力度，为档案的高效利用提供一定的帮助。
2.2重视档案管理人才的培养
档案管理作为广播电视系统的核心部分，要想提升其管理效率，就要从根本上加强对档案管理人员的培养。按照国家的相关要求，努力配备相关的专职档案管理人员，从根本上保障管理人员的稳定性。另外，要结合文件的数量，确定专职管理和兼职管理人员。档案的种类复杂，广播电视行业的档案管理不能按照传统档案的管理方式执行，它需要与数字化、信息化、网络化的内容联合在一起，加大对人员的培养力度，建立一支高效的档案管理队伍，这对广播电视档案管理行业的发展有非常重要的作用。
2.3落实有关档案管理的全部规定
广播电视相关领导要重视档案管理方面的工作，设立专门的档案管理部门负责本单位的档案管理工作，同时，各个管理部门也要承担相关文件、材料的归档工作，负责本部门的档案管理。另外，根据国家相关规定，档案管理部门要加强收集、整理资料，明确管理原则和管理体制，按照要求管理档案，明确分管领导，健全组织机构，为档案管理工作提供更多的保障。
3广播电视档案管理的创新举措
3.1体制建设的创新
从整体情况出发，要不断完善广播电视档案管理体制，明确档案管理各个部门的规章制度，健全档案管理体系，制订档案管理的期限表，定期检查档案管理工作，严格执行档案管理部门的相关规定，规范档案管理的要求，严肃处理不按规定移交档案的人员。另外，还要加强档案管理内部人员对职责和义务的认识，加强档案管理自身的运行规范，定期开办研讨会，增强单位领导、干部和职工的档案管理意识。在这个大前提下，要努力落实档案管理工作，为广电档案管理开发工作提供必要的条件。
3.2服务宗旨的创新
对于广播电视档案管理工作，要坚持“服务群众”的宗旨，增强档案管理的服务意识，不断发展广播电视事业，做出品质的节目。如果在工作过程中稍有不慎，就会导致巨大的经济损失。因此，当广播电视档案管理借出时，需要填写借用资料的编号，确认送回时间，避免出现丢失或误用的情况。鉴于此，可以采用电子扫码技术，实现对素材的多方位管理。另外，要加强对《档案法》的宣传，提高其宣传力度，采用形式多样、内容新颖的宣传方式，努力提升工作人员对档案管理的认识，实现档案管理工作的发展。
3.3人员素质提升的创新
在广播电视档案管理工作中，要不断提升档案管理人员的素质，以便其能更好地适应社会主义市场的发展要求。同时，要摒弃过去档案管理中的不科学观念，将科学发展观作为重要的指导思想，努力做好档案管理工作，切实解决工作中存在的问题。另外，还要树立严格的档案管理工作意识，增强管理人员的职能意识，使管理过程能够与时俱进，以创新的思维应对创新的知识面，实现管理过程的发展。同时，还需要坚持以人为本的理念，加强新观念、新意识的应用，采用创新的思维，发展档案管理，建立完善的学习和考核机制，并严格落实持证上岗制度。档案管理工作人员还需要具备一定的业务技能，不断提升其业务素质。单位领导应不断吸收年轻的工作人员，给档案管理工作注入新的生命力，而档案管理工作人员要加强对文化、技能的学习，认清档案管理的工作内容，不断提升服务品质。
4发展趋势
随着社会经济的发展，信息化发展已经逐渐进入了广播电视行业，实现了数字化、网络化的发展，这也是我国档案管理工作的重要内容。在未来的发展过程中，广播电视档案管理行业将会向信息化和数字化的方向发展。信息化的发展需要与IT技术联合在一起，高效的网络技术是其传播和发展的重要内容，这就意味着，广播电视的数字化发展决定了信息化发展的趋势，同时，也提升了广播电视档案管理被重视的程度。所以，在管理过程中，要增加有关广播电视档案管理的资金，增强计算机网络的信息化建设，更新陈旧的设备，以保障广播电视档案管理工作的高效性和稳定性。另外，要加大在软件方面的投入，落实相应的管理体制，努力实现专业化和现代化建设的要求，加大广播电视档案管理队伍的建设力度，加强岗位建设，努力提品质案管理人员的工作素质和能力。对于广播电视档案管理，在工作过程中，要坚持以人为本的合作理念，而过去的管理方式已经不能适应现代行政档案业务的发展，不会为企业带来任何物质财富。从档案管理本身出发，档案管理的目的就是为后续工作提供科学的经验和的依据。因此，在管理过程中，要加强以人为本的工作理念的落实，将管理过程落到整个档案管理中，以服务群众为中心，将广播电视档案管理工作的出发点和落脚点落到广播电视档案管理的总体内容中。
5结束语
综上所述，广播电视档案管理工作是广播电视整体工作的重要组成部分，它是一项基础性工作，是维护历史真实的重要工作，对广播电视行业的发展起着重要的作用。因此，要做好相关方面的工作，为促进广播电视行业的繁荣发展打下坚实基础。
作者：方惠华 单位：清新广播电视台
档案管理论文:基层计划生育档案管理论文
1实现基层现代化计划生育档案管理势在必行
在新的历史时期背景下，需要对计划生育档案管理工作进行一定的调整和改善，即将现代化技术应用于计划生育档案管理工作中。这样的调整和改善的意义主要体现在三方面。及时方面，将现代化管理理念应用于该工作中，既可以提高基层计划生育档案管理的质量和保障其真实性，还可以提升基层计划生育档案管理的水平；第二方面，现代化的管理技术，可以提品质案管理的效率，因为通过应用现代化管理技术可以减少档案管理的任务量和节约资源，从而实现了资源的合理优化配置；第三方面，现代化管理系统可以切实的反馈基层计划生育管理工作，从而促进计划生育管理水平和质量的提高。由此可见，将现代化科技应用到基层计划生育档案管理工作中已经成为社会发展的必然趋势。
2计划生育档案管理存在的不足
2.1计划生育档案管理工作意识薄弱。
在现实社会中，由于档案管理岗位的工作人员专业知识的薄弱，对档案管理工作的认识不到位，因而导致计划生育档案管理工作得不到重视，使得计划生育档案管理工作程序科学性和程序性不强。尤其是涉及到岗位和工作请辞等方面的问题时，工作人员对档案的移交、审查、清理、签字等工作流程认识不够清晰，进而导致了档案的混乱和档案数据的丢失以及档案分类不够明确。
2.2基础计划生育工作效率低，档案管理体系有待完善。
档案管理工作的管理体制是否完善与工作效率有着直接的关系。如果在档案管理工作中，信息内容登记过程中没有相关规章制度进行规范，会导致一些重要信息的丢失，从而严重影响了档案信息的真实性和有效性，严重阻碍了档案管理工作的发展。
2.3计划生育档案管理内容的真实性低。
由于计划生育档案管理工作的重要性得不到充分肯定，进而使得档案管理工作者在完成工作任务时不够认真，责任心不够强，登记的内容随意性增加，档案内容的真实性不够高，这样严重阻碍了计划生育档案管理工作的进步。
2.4计划生育档案管理工作者的专业水平较低。
档案管理工作人员的专业知识不完整和专业水平低均是导致档案管理工作得不到发展的重要影响因素。由于工作人员得不到专业技能的培训，甚至出现一个工作人员身兼数职的现象，从某种程度上讲，工作人员不能将全部精力集中到档案管理工作中，同时也不能掌握档案管理的信息内容。
2.5计划生育生育档案管理水平和基础设备均不健全。
在效率决定发展速度的今天，基层的计划生育档案管理仍然采用库存的方式，然而随着档案数据的增加，档案库存的方式不仅浪费时间，还浪费经济，大大降低了工作效率。同样制约档案管理工作发展的一个因素是较低的管理水平，大部分的地方档案管理不能缺乏高新技术的指导，无法将的管理手段应用到计划生育档案管理工作中，从而一定程度上制约了档案管理的发展。
3提高基层计划生育档案管理水平的基本措施
3.1提高现代化基层计划生育档案管理的意识。
我国计划生育工作的重要组成部分之一是基层计划生育档案管理工作。因此从事计划生育档案管理的工作人员必须有较强的责任意识和法制观念，同时还要具有较强的思想道德修养和较高的业务能力。同时，政府部门可以分设专门的计划生育网站，对从事档案管理的工作人员进行定期的培训和提供必要的档案管理资源。同为重要的是政府部门还要提供档案管理工作人员与专家交流的机会，这样可以有效的提高工作人员的现代化管理意识和水平。
3.2应用现代化技术合理分配计划生育档案管理资源。
高新技术的飞速发展，要想提高基层计划生育档案管理工作的效率，需要充分的利用网络资源。因为网络技术对档案管理方式可以实现适当的调整，从而使得资源的管理更加快捷、高效。而网络资源技术的应用是实施基层计划生育档案现代化管理的有效手段之一。如果将计划生育的信息通过互联网进行整合，这样可以达到资源共享的目的，这样也可以有助于档案信息的规范化和标准化。
3.3完善计划生育档案管理体系。
实现基层计划生育档案管理的现代化的另一个重要手段之一是建立完善的计划生育档案管理体系。基层计划生育档案管理的工作需要严格按照规章制度执行。因为各个地方存在一定的差异性，所以在制定计划生育档案管理制度时，需要做到联系实际，依据不同地方的特色和工作特点，这样做到相关的规章制度较大程度上应用到实际工作中。
3.4计划生育档案信息登记时做到有章可循。
实事求是是基础计划生育档案管理工作的基本要求，因为这样可以有效的保障计划生育档案信息的真实性。工作人员在遇到比较模糊的信息时，需要经过认真核对后再填写，严格禁止随意填写，这样可以有效的保障档案信息的真实性。
3.5提高计划生育档案管理工作人员的专业水平。
计划生育档案管理工作人员不仅要通过自身的学习不断的提高自己的专业知识水平，还要积极抓住政府部门给提供的与专家交流的机会。通过专家的指导，可以有效的提高工作人员在实际工作中的应变能力和提高基层计划生育档案管理现代化水平。除此以外，计划生育档案管理工作人员要提高自己的工作热情和工作态度，做到工作中没有随意性和敷衍了事的现象出现。而且，每一个计划生育档案管理工作人员要有积极的态度和热忱来对待档案管理工作。同时还要在工作中勇于挑战自己、敢于创新，积极解决工作中遇到的问题，为实现档案管理工作现代化作用一定的贡献。基层计划生育档案现代化管理体系的构建对发展计划生育管理工作起到重要的作用。在计划生育档案管理工作中，不仅要树立全局的观念，还要建立起全国范围内的计划生育档案现代化管理体系，从而促进计划生育工作的发展。通过了解基层档案管理存在的问题，探索出相应的现代化管理措施，对基层计划生育管理的发展又非常重要的意义。计划生育档案现代化管理体系的建设是一项长期工作，是一场持久战，但是随着实践经验的积累，人力资源的不断扩大、制度体系的不断完善、工作责任意识的不断增强，基层计划生育档案管理实现现代化的目标也会很快得以实现。
作者：杨振春 单位：黑河市嫩江县前进镇计划生育服务中心
档案管理论文:业务外包视角下文件档案管理论文
1档案业务外包实践
为拓展档案馆业务，深圳市档案馆于2004年5月成立了全国首个文件档案服务中心（下简称文档中心）。它拓展了国内早期文件中心的职能，承担了文件移交单位从整理、鉴定到保管及提供利用的全过程工作，以及协助档案行政管理部门对文件移交单位的业务指导和监督工作等。随后，各地也相继开展了机关事业单位半现行文件集中管理工作，文档中心在各地纷纷成立。2010年9月，国家档案局副局长李明华在全国文件（档案）管理中心工作座谈会上指出：“统一集中管理各机关形成的文档，是新形势下创建机关档案工作新格局的新思路、新尝试。建立文档中心，整合机关文档资源，实行集约管理，适应了社会主义市场经济发展需求，是档案部门贯彻落实科学发展观、推进管理体制改革和工作机制创新的重要举措，是提高机关工作质量和效率的迫切要求，是推动档案事业安全、协调、可持续发展的时代要求。”
2文档中心业务外包实践
目前，档案界对文档中心的定位不尽相同，对文档中心定位的认识也在发生变化。随着理论与实践的发展和成熟，学者和档案部门对文档中心定位的认识逐步趋于统一，即其主要职能是负责行政中心内机关事业单位档案业务指导、接收、保管和向档案馆移交工作，承接了档案行政管理机构的业务指导职能和机关档案室的档案保管职能，是处于机关事业单位和档案行政管理部门的中间机构，是一个特殊的政府性的档案业务外包服务提供机构。
2.1文档中心与机关档案室的业务外包关系
文档中心成立后，集中式办公区域内的机关事业单位不再设立档案室，原来由机关事业单位负责的档案保管、统计、利用及移交工作转由文档中心统一负责。有些地方（如北京市海淀区）文档中心成立后，集中式办公区域内机关事业单位甚至不再设立专职档案人员，只配一名兼职人员负责归档文件收集工作，文档中心负责归档文件从整理、编目到保管、利用的全过程工作。因此，文档中心和各机关档案室之间是一种业务外包关系。
2.2文档中心与档案行政管理部门的业务外包关系
文档中心除了承接各机关事业单位档案室的相关档案管理工作外，还对集中办公区域内机关事业单位承担着一定的业务指导及监督职责。在文档中心成立前，集中办公区域内机关档案的业务指导和监督职责由当地档案行政管理部门负责，文档中心成立后，档案行政管理部门业务指导和监督工作的重点转移到这些机关及事业单位以外。因此，文档中心和档案行政管理部门之间也是一种业务外包关系。
3文档中心法律地位和职能定位
3.1文档中心的现实困境
随着我国社会主义市场经济不断发展和完善，政府职能逐步转变，“小政府、大社会”已成为机构改革的发展方向和目标。档案行政管理部门由于专业优势，首先提出了创新机关档案管理的思路并付诸实践，于是文档中心应运而生。也正是因为其最初由档案行政管理部门首先提出，文档中心一经成立就成为档案行政管理部门的内部机构，与当地政府及各机关关系不大，随之而来的是文档中心在机构定位、人员编制、管理职责、经费来源等方面问题长期未得到解决。如2012年，四川省泸州市档案局在总结文档中心运行情况时指出，文档中心限于档案部门自身下达和完成任务，各级党委、政府对此项工作还不够重视和支持，各机关事业单位也不够了解和主动。各地文档中心实践中存在的主要问题是：其一，由于文档中心成立时定位过低，依附于档案行政管理部门，没有受到应有的重视，人员编制普遍较少，财政经费不足，致使文档中心开展各项工作显得力不从心。其二，由于文档中心事实上是档案行政管理部门的内部机构，档案行政管理部门不仅要继续做好业务监督、指导及档案接收、保管工作，还要增援文档中心所面对的机关档案业务工作，工作量很大，常感力不从心。其三，各机关从档案业务工作中解脱出来，体验到了文档中心带来的益处，但逐渐淡忘了自身责任，档案意识有所减弱。可见，如今文档中心管理模式的优势并没有得到凸显，文档中心面临的处境不仅给档案行政管理部门带来了巨大的压力，而且不但文档中心管理模式的优势没能得到凸显，长期下去，也将对机关档案业务工作造成不利的影响。当然，我们不能因此而否定文档中心的创新管理思路，更不能倒退回原有的机关档案室管理模式，我们要做的是分析其原因，并对文档中心的法律地位、行政隶属关系、工作职能、管辖范围等进行重新梳理和定位。
3.2文档中心的法律地位
档案界对文档中心法律地位的认知有以下几种：及时，应定位为档案行政管理部门的下属机构，依附于档案行政管理部门；第二，应定位为政府的直属机构，业务上接受同级档案行政管理部门指导；第三，应定位为独立的企业法人。从目前国内各地文档中心实践看，及时种观点被档案行政管理部门普遍认可，如深圳市文档服务中心、太仓市机关文档管理中心、重庆市北碚区文档中心等均为档案局下属机构。然而这种实践已经给档案行政管理部门带来了尴尬。第三种观点直接受欧美国家商业文件中心实践的启发，但忽视了国内文件、档案管理工作的实践和背景，文件中心这种半现行文件管理模式可以借鉴，但不能照搬。国内文档中心的工作对象是机关档案，文档中心的成立是一种政府行为，不同于社会上的一般档案服务外包企业，不宜直接推行社会化。基于对国内文档中心与机关档案室和档案行政管理部门之间的业务外包关系分析，结合各地文档中心实践，本文比较认同第二种观点，即文档中心为政府直属机构，拥有独立法人资格，在业务上接受档案行政管理部门指导。其优势在于：一是文档中心更能得到政府及各机关的重视，以便在人员编制、经费等方面得到更大支持；二是能够厘清文档中心、机关档案室和档案行政管理部门之间的职责，发挥文档中心创新优势，促进档案事业协调发展；三是有利于强化文档中心对各机关事业单位档案管理的力度，更好地开展档案接收、保管及提供利用等各项业务工作。
3.3文档中心的职能定位
依据文档中心设立的背景及机关档案工作实践，文档中心的主要职能包括：统一接收、保管一定区域内机关事业单位档案；为文件形成单位提供档案利用；向档案馆移交作为国家档案保存的档案；协助档案行政管理部门对机关事业单位进行指导监督等。此外，在涉及归档文件整理是否应纳入文档中心职责范围、文档中心能否开展有偿服务以及文档中心服务范围能否扩大到行政区域内所有机关事业单位等问题上，理论界和档案行政管理部门尚未形成统一认识，本文在分析档案业务外包及文档中心实践经验基础上，认为答案是否定的。首先，归档文件整理不应纳入文档中心职责范围。在实践中，少数文档中心不仅承担机关事业单位档案的接收保管及统计利用工作，还担负着移交单位归档文件的分类、整理、鉴定和数字化处理等前期工作。这种服务意识无疑是好的，但工作方式欠妥。因为，文件的分类、整理除具有一定的专业性，更离不开机关的具体业务，它需要文件整理人员熟悉机关各项业务工作，否则文件整理的基本原则就无法落实。如果文档中心要做好这些工作，必须安排人员介入各机关事业单位的业务流程，实现前端控制，而文档中心人员编制有限，显然是做不到的。所以，归档文件分类、整理工作应该由形成单位负责开展。其次，文档中心不能开展有偿服务。文档中心的成立是政府行为，为全额财政拨款的非营利性单位，它不同于商业性的文件中心等社会化档案业务外包企业。因此，文档中心应专注于集中式办公区域内机关事业单位档案的保管及提供利用，不能以追求经济效益为目标。，文档中心服务范围不宜随意扩大。文档中心成立的一个实践背景是政府集中式办公，除了出于机构、人员精简的考虑外，主要源于档案保管及利用的集约化管理的需要。因此，文档中心服务对象应仅限于行政中心集中办公的机关事业单位，不应随意扩大范围。区域外的机关事业单位可以考虑通过建立联合档案室等方式来实现档案保管和利用的集约化效果。
作者；曹吉超 单位：苏州工业园区档案管理中心
档案管理论文:成人教育电子学籍档案管理论文
一、电子档案的含义
电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。电子档案与传统的纸质档案有相同的本质:都是文件存在的一种方式、都具有物理实态的特征、都是形成者真实活动的记录，有参考利用价值，需要存档备查。但相比之下电子档案在记录方式上有许多独特的特性:即电子档案依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，其信息存储量大大高于过去的各种信息介质。而且便于存放、方便快捷，极大地提高了工作效率，信息可以实现共享且不受地域的限制。
二、成人教育电子学籍档案管理的作用
首先，计算机内存容量满足大，可以满足由于招生规模扩大而导致的学籍档案数量迅速增加的需要。一台配备电子档案管理软件的计算机就可以存储历年历届学生的学籍档案，这样就能够安全高效地完成各级学生学籍档案的日常管理。同时电子档案管理通常情况下实行专人管理，档案的保密性强，工作效率高。其次，由于电子档案管理软件具有搜索和查询功能，管理人员可以随时输入查询条件仅需几分钟甚至更短的时间就可以调取任何一个考生的信息。如果是传统的纸质方式进行查询往往需要数小时甚至更长时间才能找到，为管理人员节约了大量的时间和精力，既减少了档案管理的成本，也大大提高了工作的效率。再次，利用计算机中某些软件，可以对相关学籍信息进行分析处理，对每个学生的信息进行综合处理，为学生加深对自身的了解、高校提高管理水平、用人单位找到更合适的员工和制定合理的用人计划提供方便。
三、目前成人教育学籍电子档案管理工作中存在的问题
1、成人电子档案管理重视程度不够。
一部分成教管理工作人员对学籍管理工作认识模糊，思想上只把成教当成普教的附属品;还有少数分管成教工作的校领导和工作人员仅将它看成创收的渠道。这种思想导致许多软件和硬件的配备都不能满足电子档案的管理需要，硬件设施不够完善，不能按岗配备专门人才及档案管理混乱等。
2、成人电子档案管理仍然存在手段落后和模式陈旧现象。
虽然目前很多成人教育都采用了电子档案管理方法，但实践中还有许多高校的成人教育学籍电子档案管理仍然采用的是传统手工操作，没有采用电子档案管理，没有配备专门的电子档案管理软件。有一些学校的学籍管理的常规性工作虽然也一部分使用了计算机，但也仅仅是采用单机操作，计算机的价值只是打印的工具而已。这些手段明显落后于形势，跟不上时展的需要，从而必然阻碍了工作效率的提高和成人教育事业的发展。
3、电子档案管理存在忽视学籍档案管理队伍建设和人员培训的现象。
成教学籍档案管理工作是一项复杂的系统工程，要求成人电子档案管理人员不仅要有过硬的专业素养，而且要把握工作中的性和原则性。随着计算机系统软件的不断升级，要求电子档案管理人员要不定期的参加系统培训。但是实践中，许多地方高校普遍存在着忽视学籍管理队伍的建设的现状，学籍管理人员存在着综合素质偏低、专业结构、年龄结构不合理等现象。高校只有紧紧围绕当前时展对成人高等教育的新要求，彻底摒弃陈旧和落后的管理理念，将科学、先进、高效的管理理念引进到学籍电子档案管理领域，才能有效地加强和完善学籍管理队伍建设工作。
4、成人电子档案管理存在着信息技术领域内的一些难题
如学籍管理密钥升级过于繁复、网上黑客与病毒的客观存在。而且电子档案管理有其自己的特点，它是无形的东西，装载在某种介质上，并且必须通过计算机或其他“懂”得其组成规则的工具才能看得到它，没有传统档案的直观性等等。可以说，保障电子文件的真实性和原始性的技术难题很多，这些因素都制约着学籍电子档案管理水平。当然，电子档案当前还处于发展的初级阶段，需要不断的改进和完善。
四、成人教育学籍电子档案管理的具体措施
1.成人教育学籍管理需要引进一套规范、标准的学籍档案管理软件。
目前大部分高校使用的学籍档案管理软件是购买软件公司开发的通用的档案管理软件，比较有实力的高校也可能根据本校的实际情况自行开发管理软件。软件公司开发的档案管理软件虽然设计的原理遵循了国家档案实体分类法的规定，能够基本适应高校学籍档案管理的需要，但是这类软件更适用于文书档案的管理。将其用于高校的学籍档案管理比较牵强。而部分学校自行开发的软件由于根据本校实际进行设计，所以比较适合本单位档案管理工作。但自行开发的软件分类标准却欠规范。两种类型都各有利弊，如何扬长避短?实践中购买软件的高校可以在引进软件时与软件公司进行约定，要求开发人员根据本校实际，在原有通用软件的基础上做适当的修改。而有条件自行开发软件的高校，可以在基于本校工作实际的基础上，严格按照国家档案实体分类法的规定制定分类标准，使其在适应自身学籍档案管理需要的同时，更加标准和规范。
2.配备专职的成人学籍档案管理人员，并加强管理人员的培训。
首先，先进的学籍管理软件需要掌握信息技术知识并能熟练操作使用这些管理软件的专职管理队伍才能实现发挥作用。要保障成人学籍档案管理的现代化和信息化，不仅要大力提高学籍管理人员的知识水平及管理能力，尤其要管理人员具有熟练使用现代化办公设施的能力。所以配备专职的成人学籍档案管理人员至关重要。其次由于信息技术是不断更新的，所以重视和加强对档案管理人员的培训和继续教育也不容忽视。学籍管理人员必须及时学习新技能和新知识以提高他们的信息管理意识和水平，这样才能更好地为本职工作服务。
3.成人电子学籍档案管理需要建立网络互联平台以实现信息共享。
成人教育的学籍管理不仅部门自身需要查阅，各级教育主管部门也要在需要时对成人教育学籍档案的相关信息进行查询。如何提高办事效率，减少重复劳动和查阅纸质档案的时间?这就需要建立网络互联平台以实现信息共享，实现成人教育学籍档案相关管理模块与教育主管部门的对接。各部门可以根据工作需要直接调用学籍档案中的信息。
4.成人电子学籍档案管理要注意学籍档案的安全性和保密性。
成人电子学籍档案由于教育系统分布广泛，多个校区和工作站或总校与各分校及各分校之间都要进行相关信息的交流和传递，所以不可避免的具有一定的开放性。但是学籍档案中又包含了很多如身份证号码、联系方式及家庭住址等涉及学生个人隐私的信息，这些信息的泄露会影响学生个人正常生活，为了避免学生的隐私信息不被不法分子利用，保护学生的合法权益，成人的电子学籍信息是需要保密的。这就要求管理软件首先要具有一定的学籍信息安全与保密功能。另一方面学籍管理工作还要严格审查网上公布的信息，避免涉及学生隐私的信息泄露以保障成人教育学籍档案信息的安全。
作者：徐松 单位：营口职业技术学院
档案管理论文:高校毕业生人事档案管理论文
一、高校毕业生人事档案的重要性
（一）高校毕业生人事档案管理对国家发展的重要性。
国家竞争的本质在于人才的竞争，高校毕业生作为我国人才队伍中重要的组成部分，对于推动国家的发展以及综合国力的提升而言发挥着重要作用，在此过程中，高校毕业生人事档案由于能够对毕业生的专业、学历、品德、才干等作出反应，因此可以作为实施人才竞争战略工作中的重要依据。同时高校毕业生人事档案本身就是我国档案管理事业中不可或缺的内容，因此，做好高校毕业生人事档案管理工作，无论是对于我国人力资源的发展还是对于我国档案管理事业的发展都发挥着重要作用。另外，高校毕业生人事档案可以让国家对高校毕业生的学习经历、就业方向以及工作发展做出了解，这对于我国调整人才战略、教育计划以及促进就业率的提升等可以发挥出参考作用。
（二）高校毕业生人事档案管理对社会用人单位的重要性。
高校毕业生人事档案管理对社会用人单位的重要性体现在两个方面：一是能够让企业更好的对人才做出选拔与分配，并更好的实现人尽其能。通过高校毕业生人事档案，社会用人单位可以了解高校毕业生的学历、在校表现、实习经历以及工作经历，同时能够了解学生的思想状况与道德素质，这些内容能够作为用人单位开展人才选拔时的依据并提供参考作用；二是能够让企业更好的掌握员工信息与状态，从而为企业人力资源管理工作提供依据。通过高校毕业生人事档案，社会用人单位能够在了解员工专业素质与综合素质的基础上为员工合理安排工作岗位，并为员工的考核与晋升提供必要依据。同时，根据高校毕业生人事档案所反映出的各类信息，社会用人单位可以针对岗位需求以及员工能力素质来合理安排员工培训，从而促进毕业生对自身工作的尽快融入以及职业能力的提升。
（三）高校毕业生人事档案管理对毕业生自身的重要性。
高校毕业生人事档案记录着毕业生的各类信息，并且也能够对毕业生综合素质做出反映。一是在毕业生求职过程中，毕业生的人事档案是社会企业事业单位人才招聘以及公务员考试录用等方面都需要做出考察的重要内容，在此过程中，毕业生人事档案发挥着依据作用；二是在毕业生参加工作后的职务晋升、职称评定、工龄计算以及保险缴纳等工作中，仍是档案都发挥着凭证作用；三是高校毕业生人事档案记录着高校毕业生的职务、待遇以及福利等情况，所以可以作为毕业生对自身合法权益做出维护的重要凭证；四是毕业生人事档案记录着毕业生在学习以及工作中的各项考核数据，以此为依据，毕业生可以更好的认识到自身的不足，并对自身素质做出有针对性的提升，从而推动自身事业的发展。
二、高校毕业生人事档案管理对策
（一）对高校毕业生人事档案管理给予高度重视。
在高校毕业生人事档案管理工作中，重视意识是确保后续管理工作得以有序发展的重要基础，因此，无论是高校、用人单位还是高校毕业生自身，都应当树立重视毕业生人事档案管理工作的意识。其中，高校领导对毕业生人事档案管理工作的重视程度决定着高校毕业生人事档案管理工作能否得到有序开展以及能否取得良好成效。对于高校领导而言，不仅要在意识方面认识到高校毕业生人事档案管理工作的重要意义，同时要在行动上为高校毕业生人事档案管理工作创造良好条件，并且要强化对毕业生人事档案管理工作的领导与把控。从行为实践方面来看，高校领导要通过举办展览、讲座等方式来提品质案管理单位以及学生对人事档案管理重要性的认识，同时有必要给予毕业生人事档案管理工作足够的资金支持，有必要重视高校毕业生人事档案管理工作制度、工作方法、工作手段、工作设施的完善，从而确保档案管理机构能够从硬件、软件两个方面使毕业生人事档案管理工作的有序开展得到保障；社会用人单位则应当对高校毕业生人事档案的价值作出认知，虽然在高校毕业生人事档案管理中存在伪造内容或者内容单一的问题，但是这并非普遍的现象，因此，用人单位应当将毕业生人事档案当作是对毕业生作出的了解，对人才进行选拔与分配的必要途径，从而促使毕业生自身能够强化对人事档案管理工作重要性的认识；作为高校毕业生，应当认识到毕业生人事档案中的各类信息都与自身息息相关，其内容所具有的真实性、性以及有效性能够为毕业生的工作以及自我提升发挥出重要作用，所以，高校毕业生应当对人事档案管理给予高度重视，并了解人事档案管理流程与转递流程，从而避免自身人事档案的丢失。
（二）对高校毕业生人事档案管理工作制度作出完善。
在高校毕业生人事档案管理工作中，对管理工作制度作出完善是推动高校毕业生人事档案管理工作规范化的有效途径与必要途径。在此过程中，首先，高校要重视对毕业生人事档案管理工作中的档案构建、档案收集、档案管理以及档案归档等作出完善，并构建补充制度，从而推动毕业生人事档案的充实，确保体现出毕业生的各类信息。在此方面，高校毕业生人事档案管理部门要在档案收集工作中保持积极主动的态度，确保人事档案信息的与及时收集，从而为高校人事档案的良好利用构建基础。所收集的档案内容要具有完整、的特点，并重视体现出毕业生的专业能力、政治素质以及思想品德。为了确保档案收集工作取得良好效果，高校毕业生需要对档案收集范围做出严格的规定，同时要对高校毕业生档案信息收集渠道做出拓展与畅通，在构建追踪收集制度的基础上来确保人事档案信息的及时收集与查漏补缺；其次，高校要重视对毕业生人事档案的借阅制度与利用制度做出完善。高校毕业生人事档案价值的实现需要建立在高校毕业生人事档案得以有效利用的基础之上。在此方面，高校要对毕业生人事档案的利用与借阅对象和范围做出明确规定，对超出利用与借阅范围的档案或者对象，应当禁止利用与借阅。在利用与借阅手续方面，人事档案的利用与借阅人需要出示单位介绍信与个人身份证明，并填写审批表。高校毕业生人事档案管理单位在对这些内容做出核实的基础上才能够进行档案借阅。在构建档案借阅与利用审批制度的基础上，高校毕业生人事档案管理单位还应当制定有效的监督机制，通过对档案保管、借阅、利用过程作出监督来避免在档案的借阅与利用中出现违规现象，从而避免档案的丢失。对于违规现象，应当明确规定处罚措施，从而对档案管理工作者行为做出制约。
（三）推动档案管理队伍专业素养的提高。
无论是在传统的高校毕业生人事档案管理工作，还是在高校毕业生人事档案管理信息化建设工作中，高校毕业生人事档案管理工作队伍的专业素质都在很大程度上影响着高校毕业生人事档案管理工作的可持续发展。因此，构建一支具有较高专业素养的高校毕业生人事档案管理队伍对于提高高校毕业生人事档案管理工作成效与质量而言具有重要意义。在此过程中，首先要对档案管理队伍建设给予高度重视。通过在经费与编制等方面给予支持以及确保档案管理工作者招聘、任用制度的合理化来提品质案管理人员的工作积极性。特别是在招聘方面，应当构建严格的招聘指标，从而从招聘关来确保档案管理工作队伍整体素质的提升；其次，档案管理工作人员要对毕业生人事档案管理工作所具有的重要性做出认知，通过强化自身的责任心、学习意识来确保高校毕业生人事档案管理工作成效的提升。尤其是在档案管理信息化建设过程中，档案管理工作人员要重视自身现代管理理论以及信息化技术能力的提升，从而推动毕业生人事档案管理工作的可持续发展；三是高校毕业生人事档案管理单位有必要强化档案管理人员培训，并对档案管理队伍的构成做出合理配置，从而构建具有较高业务水平、综合能力强、掌握一定信息技术能力的现代档案管理工作队伍，以适应高校毕业生人事档案管理工作的发展。
作者：刘静 单位：咸阳师范学院网络与继续教育学院
档案管理论文:电子化医院科研档案管理论文
1科研档案特点分析
医院科研档案特点主要表现为以下几个方面：①形成周期长且强连续性。科研活动经历的时间均比较长，涉及到的范围较广且内容也比较多，资料较为复杂，从立项一直到完成科研课题均需要经历一个较长时间，为多次失败和成功所获结果；②学科突出且专业性强。医院所开展的科研课题均是根据专业来实施，比如基础研究中药理、生化以及病理等。临床研究中儿科、内科、妇科以及外科等。医学研究中针对不同的专业所开展的科研活动均有着各自的特点，对此在科研档案的分类上也应凸显出其专业性特点；③项目协作较多且学科综合性也比较强。随着社会经济不断的发展，信息技术的进步，各种边缘学科以及交叉学科的出现，在医学研究中大量创新技术也被广泛地应用，而这些也使得很多医学科研课题并非某个独立的专业或者学科就可完成，而是多个学科和专业共同联合以及研究才可完成。对此，在这种形式下所进行课题研究，不管是数量还是载体均比较大且多样，同时综合性也相对较强，而这也就要求在分类的过程中除了要确保各学科自身的独立性，同时还要确保课题研究的整体性以及完整性。
2基于电子化实施医院科研档案管理的重要性
在医院档案管理中，科研档案作为科研工作人员于科学研究期间所形成的，具备一定的保存价值的声像、文字、数据以及图表等科技资料，真实且地记录着科研活动的整个过程，为医院档案重要构成部分之一。一份完整的科研档案主要包含4个方面的内容：①科研项目的申报资料与审批资料；②科研过程的影像学资料、记录、实验数据以及实验图片等形式资料；③科研鉴定、总结以及验收资料；④科研成果（论文或者专利等）以及科研成果的转化应用等。每个科研项目自申报、课题立项、执行、成果鉴定、评奖以及到应用推广均离不开管理。不管是在医院社会服务上，还是在医院内部交流上，科研档案均有着非常重要的作用，能够较大程度满足医院管理和医务工作人员有关信息的需求。在档案管理中，科研档案可为职务聘任、科技决策、职称晋升、科学研究以及技术交流等提供比较且真实的信息依据，具有参考以及凭证的功能。除此之外，还可提供相应的科研信息给医院领导，为其在选择科学建设内容和方向上提供合理的决策依据。加强医院科研档案的管理以及充分利用科研档案，对推动医院学科发展以及提高医院管理水平所具意义十分重要。近年来，伴随着医院科研水平的提高，医院科研项目的增多，档案的数量也相应的增多，而这也为科研档案管理增加了难度，为更有效且科学地对科研档案实施管理，需寻求一种现代化管理方式，即电子化管理。
3在电子化的基础上所实施的医院科研档案管理
3．1信息管理系统的开发以及应用
随着科研项目的增多，医院科研档案管理工作也变得越来越艰巨。为更好地管理以及利用科研档案，我院正在研发一种信息管理系统，这一系统具备录入以及查询科研项目有关信息的功能，不仅能进行科研项目有关信息的录入，同时还便于全院某学科或者某一位科研工作人员在研究中对科研经费、项目类别、研究时间以及成果水平等的查询。其主要功能如下：（1）录入功能。当科研项目立项以后，由科研部门管理工作人员把科研项目立项的有关文件交于档案管理人员，接着科研档案管理工作者把有关科研项目的信息录入至信息管理系统，比如科研项目编号、项目负责人、科研经费、项目名称、项目类别以及具体研究时间等，同时也可把电子文档中关于科研项目的信息导入系统中。此外，该系统还能随时增添数据模块，其操作简单且灵活，能够随时进行项目有关信息的录入。（2）查询功能。该功能主要包含3个方面的内容：①全院科研项目。针对科研项目研究时间长这一特点，为便于医院领导和有关管理人员及时了解到科研活动的实施情况，该系统设置了相应的查询功能。只要输入相应的时间就可进行有关信息的查询，生成为该时间段科研项目信息的报表，以电子表格的形式将报表导出来，并直接发送给需要的有关部门和领导，或者直接将其打印成报表；②学科科研项目。医院学科评估、建设以及重要学科的申报，一般需提供某学科科研项目实施情况的有关信息，该系统具有某时间段某学科科研项目有关信息资料的查询功能。基于要查询的学科，输入项目名称以及起止时间，接着点击学科项目查询就可得到该学科有关报表。此外，其还具备电子报表导出以及打印的功能；③科研工作人员科研项目。若需将医院职务评聘或者职称评审等相关情况提供给科研工作人员时，利用该系统能及时查询到某科研工作人员于某一段时间所开展的科研活动具体情况。
3．2科研档案的电子化分析
（1）实现科研档案电子化管理，必须要具备两个条件，即硬件条件和软件条件。
硬件条件就是要具备相应的计算机、照相机或者扫描仪。所用计算机其硬盘容量必须要大，若遇特殊资料，如胶片档案，则借助于负片扫描仪来进行扫描以得到电子化档案。若为纸质文件，且尺寸也比较大，则可借助于高清拍照等方式来获得相应的电子化档案；软件条件是指科研工作人员自身必须要具备电子化管理科研档案的意识，重视该项工作且积极配合，具备基本的档案管理知识，同时掌握相应的计算机操作技能。
（2）规范科研档案电子化。
结合本院实际情况和科研项目的具体情况，制定相应的档案管理规范准则和标准，若有必要可附上相应的说明。在管理中要求科研项目的实验数据、申报资料、实验过程记录情况、科研总结、实验图片以及验收鉴定等应以PDF、Word以及JPG等形式的电子文档提交以及保存。若很难用电子文档形式提交的科研资料，可将其提交给相应的科研档案管理者，接着由管理者采取扫描或者拍照等方式来获得该档案电子文档。此外，对科教部门所负责的科研立项相关文件、科研专利、获奖证书或者科研论文等均由科研管理者进行负责扫描，且借助于PDF的格式进行存档。
（3）归档。
由科研档案管理者对电子化科研档案实施归档，并制作相应的档案目录，规范电子科研档案文件名，以便于查找以及应用。除此之外，每天还需对科研档案实施备份，保障数据和档案的安全。
（4）宣传。
加强电子化科研档案管理重要性的宣传，积极开展各种知识讲座活动，或者借助于板报、网络平台等方式进行宣传，确保科研工作人员明白科研档案的重要性以及其归档范围。
4总结
综上所述，基于电子化实施医院科研档案管理，相对于传统纸质管理方式而言，不仅节省了大量的储存空间，使科研档案管理更为规范，同时在很大程度上也提高了其利用率。符合当前医院科研发展对于档案应用的需求，便于医务人员对科研资料的查询和调阅。以此进一步提高了管理工作效率，方便修改各类科研档案。在今后医院科研档案的管理工作中，还需加大档案电子化管理研究的力度，充分利用当前现有的各种科学技术，以此为科研活动的开展以及科研管理提供更为且合理的服务。继而进一步提高医院整体素质，推动医院的健康发展，获得较大化经济效益以及社会效益。
作者：孙凤英 单位：佛山市第四人民医院
档案管理论文:送变电工程企业档案管理论文
一、企业档案管理的现状
1.信息容量越来越丰富，利用价值越来越广泛
工业企业作为国民经济的基础和重要支柱，在建设社会主义和谐社会，推动社会经济发展，提高人民生活水平等诸多方面占有十分重要的位置和作用，而企业管理水平的高低优劣，又直接关系到这个作用的发挥。随着科学技术的迅猛发展，信息化、网络化日益深入人心，企业档案所包含的信息容量越来越丰富，越来越庞大。同时，企业档案的利用价值也越来越广泛。如何有效地管理并充分利用好企业档案这一强大的信息资源，为企业管理科学决策，开拓经营，最终形成强大的市场竞争力具有重要的现实意义。
2.企业档案呈现出一些新的特点
（1）企业档案信息具有动态性、政策性、依据性、预测性、反馈性、综合性、经验性、比较性、追踪性等属性。
（2）企业档案的服务对象，主要是为企业领导提供决策性依据，为企业提高产品质量发挥企业档案的信息参谋助手作用。
（3）企业档案一般不直接创造经济效益，它主要为企业领导提供信息，为生产及时线服务，如品牌、产品图纸、产量、质量、技改创造发明、生产管理、市场经营反馈、知识产权等作用。
3.信息时代对企业档案提出了新的要求社会现代化程度的不断提高，特别是网络信息技术的迅速普及，极大地促进了社会的现代化进程。在信息时代下，企业档案工作只有紧跟社会发展步伐，才能适应不断变化的新形势。同时，企业的发展对档案的管理信息服务也提出了更高的要求，需要档案部门能更、更迅速、更及时地为企业生产经营提供各种信息服务。满足企业日益发展的需要，必须提品质案管理的现代化水平，实现企业档案管理的信息化。
二、企业档案管理存在的问题
1.缺乏对企业档案现代化足够的重视
领导重视是企业档案管理现代化的关键，而目前领导者和决策者还缺乏对档案管理工作重要性的认识，没有将档案管理纳入企业管理的重要内容，摆上议事日程，并纳入全员绩效管理考核中，因而难以保障档案管理工作健康、有序进行，并充分发挥其应有的作用。
2.档案管理人员的业务素质和履职能力不高
长期以来，档案管理人员的重要工作就是收集、整理和借阅。有的档案员认为，用户来查档案，本人能热情接待，就是提供了档案信息。这仅仅限于查阅范围，那是很不够的。在信息化时代，档案管理人员不仅要当好“文件保管员”，还必须掌握处理电子文件、电子档案的技术，才能适应档案管理现代化的要求。
3.应用现代化管理方法和技术尚未普及
当前，随着经济社会的不断发展进步，企业档案数量急剧增长，档案种类日益丰富，档案利用频率不断增快。同时，范围扩大、深度加强，时效要求更高。以天津送变电工程公司为例，随着我国电力事业的发展，智能电网、超高压电网的不断出现，新上工程项目增多，使工程档案的数量急剧增加，导致档案归档、保管、借阅的压力非常大。因此，必须提品质案管理的现代管理方法和技术应用水平。
三、天津送变电工程公司档案管理创新的实践
天津送变电工程公司是具有国家一级资质的电力工程总承包施工企业，主要承担各电压等级的输变电工程，是华北电网、京津唐地区电力基本建设的骨干企业。多年来，为华北地区、天津市，特别是滨海新区的经济快速发展和人民生活水平的不断提高做出了贡献。该公司十分重视科技进步和信息化管理，不仅拥有多项在全市、全国经验丰富的输变电施工技术工艺和专利，而且在建筑试验、计量和档案管理上均达到国家一级标准。2007年，获得了国家档案局颁发的企业档案管理AAA级证书，是天津电力系统首批获此资质的基层单位之一。天津送变电工程公司的企业档案管理工作所取得的成效，主要得益于三个方面的创新实践：
1.树立创新思维———企业管理者重视是关键
为适应信息化时代的要求，党和国家十分重视企业管理信息化建设，并提出了具体的工作目标，旨在推动企业管理信息化建设的健康发展，提高企业管理水平和市场竞争力。在这一大的背景下，企业档案管理迎来了巨大的创新机遇和空间。这就要求企业的领导者，在档案管理工作中始终保持创新的意识，用创新思维去指导档案管理工作。而随着数字化、智能化电网的出现和推广，对电力施工企业的档案管理工作提出了更加严格的要求，也为实现企业档案管理工作的现代化提供了充分必要条件。面对这一新的形势，公司的领导审时度势，针对公司在档案管理上存在的不足和问题，制定并实施了以下几项改进措施：
（1）建立三级档案管理体制和运行机制。
为加强档案管理工作，公司确定一名副总经理负责，以经理工作部为具体主管部门；二级单位为各施工分公司；项目经理部作为三级单位是企业档案管理的基础环节。
（2）确立企业档案管理的总体目标，制定中长期规划。
以不断超越、追求为目标，运用质量管理（PDCA循环）的方法，不断完善规划，推动企业档案管理的持续改进和提高。
（3）制定企业档案管理考核标准和办法。
公司规定，将档案管理工作作为“三标一体”管理体系的一个重要子项，列入每年一度的审查考核，对档案管理成绩的项目部、分公司和机关部室予以加分奖励，在季度和年度考核时兑现。
2.建立创新管理平台和流程———引入现代化管理手段是保障
为了改变传统的企业档案管理模式，顺应信息化时代的要求，实现企业档案管理的创新，必须采用现代化档案管理手段，建立创新管理平台和流程。为此，公司采取了有效措施：
（1）加大硬件投入。
自2011年开始，每年都在预算费用中增加了列支。几年来共投入资金300多万元，用于购置先进设备、设施和档案室改造。同时，增加了档案库房200平方米、增添现代档案设备50余台（件），有效支撑了企业档案管理的创新需要。
（2）积极推行文档一体化流程管理。
在信息管理系统中，业务流程和信息流程是不可分割的，文件是机构运转中最重要的信息流，同时也反映出该机构的业务流程。这就意味着在形成业务流程的同时，也形成了文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程，意味着信息系统在满足业务活动管理要求的同时，也满足了档案管理的要求。企业在办公自动化系统、合同管理系统、工程技术报告管理等系统，成功地将行政办公、合同管理、工程领域的业务流程和文档一体化工作流程同时嵌入信息管理系统，实现业务工作流程中的文件，从生成、流转到归档全过程管理，以及档案后续管理的目标。通过建立创新管理平台和流程，公司的档案管理工作效率有了大幅度提高。以往每年4月底才能完成的上一年文档归档工作，现在可提前3个月就能结束。而工程档案的归档，也可在工程交工后很快完成。
3.确立服务创新意识———提高专业人员素质是基础
在信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统的档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。公司在档案管理服务创新上的做法是：
（1）走出库房，主动服务。
以往公司的档案管理只是被动地处理催交、回收、整理、归档和借阅工作，建立创新管理平台和流程以后，公司档案管理人员在每项重点工程收尾阶段，以及重要工作即将结束之际，都主动深入机关部室和分公司，协助他们进行文件规整和收集，发现问题能及时处理予以完善，深受基层的欢迎，同时也提高了工作效率。
（2）创新服务方式，建立信息共享系统。
一方面充分考虑企业领导和施工现场对信息利用的需求，提供面向施工一线的信息利用平台，从而缩短了施工生产与档案工作的距离；另一方面，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，为企业领导和业务部门提供信息服务。
（3）严格执行标准，改善工作条件。
当今，各种信息资源归档，尤其是工程档案的整理归档要求非常严格，标准越来越高，档案管理人员的工作量也越来越大。而且由于档案整理归档是一项十分繁琐和枯燥的工作，很容易出现归档质量问题。因此，公司在严格执行国家及相关部门规定的标准和要求基础上，为减轻工作人员的手工作业量，提高归档质量，陆续添置了必要的先进设备和工具，使档案管理人员能投入更大的精力和时间，用于如何科学保管、利用长期积累的大量信息资源方面，更好地为企业施工生产和未来发展服务。
作者：梁颖 单位：天津送变电工程公司
档案管理论文:医院信息系统人事档案管理论文
一、医院信息系统应用于人事档案管理的必要性
人事档案是各个机关以及企事业单位，在对所属人员进行管理时所形成的，以个人为个体单位而进行集中保存的一种特殊档案。它主要用于对一个人进行、历史的考察，并对其进行深入了解。同时，人事档案也是党组织进行组织工作、人事工作中所不可或缺的重要参考资料。所以，加强人事档案的管理，充分利用档案的资源优势，可以更好地为医院进行人才选拔和合理使用人才，提供真实的及时手材料。医院信息系统应用于人事档案管理，不仅有利于档案的标准化、规范化，方便信息的存储、检索、提供利用，而且还会明显提高工作效率和现代化管理。
二、医院人事档案管理中存在的主要问题
1.对人事档案管理的认识不到位。
一些医院的领导认为，本单位的主管业务是医疗，是硬任务；而人事档案管理则是辅助性、服务性工作，属于兼顾的范围。由于单位领导对人事档案管理的认识不足，此项工作往往被忽视。
2.人事档案内容陈旧、材料不齐全。
科室以及个人都没有主动将各种进修以及培训工作的业绩、科研成果等个性化的材料进行归档处理；个人业务能力及其工作表现等资料都相对缺乏；部分人事档案材料较为陈旧，只是一些简单的干部履历、个人或其家属的政治情况、入党、入团志愿书等材料，无法对医院工作人员的真实情况进行、历史性地反映。
3.人事档案的管理方式与手段相对落后。
有些医院特别是一些基层医院，人事档案管理目前仍以手工操作为主。对其计算机的应用只处于比较低水平的状态，现代化的管理方式以及手段相对滞后。人事档案被损毁、丢失或是涂改的现象仍然时有发生。有的档案字迹难以识清，无法辨认，未进行修复和技术处理等。
4.人事档案管理者主动服务意识淡薄。
在人事档案管理工作中，普遍存在着“重管理、轻利用”的现象，仍然使用着传统的工作模式。这种模式在对材料进行收集的过程中，缺乏一定的主动性和及时性，只能被动地提供档案资料，无法树立起对档案信息进行开发利用，主动为医院提供各项档案服务的意识。平时，对档案用户的要求了解和研究不多，档案服务工作缺乏针对性和有效性，直接影响着档案提供利用工作。
三、医院信息系统在人事档案管理中的应用效果
将信息系统应用于医院人事档案管理中，就可以利用计算机技术以及网络信息技术更加方便地为医院进行各种信息存储、加工、检索等，更好地服务于人事工作。目前，医院应用信息系统对人事档案进行管理，主要是通过在计算机中输入相关的人事档案信息，并对其进行检索、查询和输出，在对人员素质状况以及人员知识结构进行了解的过程中，可以为医院提供更好地参考数据，以便在制定相应政策时有更加丰富的科学依据。应用信息系统对人事档案进行管理，可将人事管理和档案存储同时进行。这样，可以保障档案信息的时效性、真实性，更进一步提品质案信息的性和完整性。此外，通过对人事档案信息系统进行管理，可以建立科学的人力信息资料库，使得管理人员更快速、地获得工作人员的基本信息，对工作人员的能力进行的考察，更加方便地选拔人才。我院是一所集医疗、教学、科研、保健、急救等为一体的三级甲等医院，内部具有良好的局域网建设，信息化管理系统可以通过局域网在20个以上的医疗单位进行。随着信息化建设的不断深入，我院自身的科研水平得到了不断地提升，而且医院的运营成本也大大降低了，这为医院带来了良好的经济效益和社会效益。
四、结语
随着我国医学科学和计算机、信息化技术的不断发展，我国的医疗卫生事业也在突飞猛进之中。而将信息系统应用于人事档案管理工作中，不仅使得员工避免了复杂的工作流程，也使得员工的工作效率得到了较大的提高，员工的思想认识不断加深，使他们可以更好地服务于广大人民。所以，我们相信在不久的未来，中国的医疗卫生事业一定会更加蓬勃发展。
作者：王玮 单位：吉林省人民医院
