现刊管理模式

期刊库房的布局划分是期刊工作的重要内容, 它直接关系到期刊的使用问题, 同时也与阅览服务方式和期刊人员数量密切相关。 多数高校图书馆根据期刊的出版时间将阅览室的布局设置为两部分: 现刊阅览室和过刊阅览室。 现刊阅览室展出每年内陆续到馆的各期期刊, 以开架方式借阅; 寒假后现刊下架装订分类编目, 送过刊阅览室。 这种管理模式的不利是: 由于现刊的前几期摆放时间过长, 尤其是刊期多的现刊如月刊、 半月刊和周刊, 容易乱架和丢失, 同时整架工作繁重; 其次, 最后一期现刊未曾上架就被送走装订, 这一段时间读者无法得到利用。 过刊阅览室往往采用闭架借阅方式, 主要因其复本少, 具有保存本价值。 这种管理模式的不利是: 近几年的刊物读者需求量仍然较大, 尤其是毕业生写论文时, 形成需求高潮, 依靠工作人员跑库拿刊, 工作量大而效率低。 根据本人工作经验以及参观兄弟院校的体会, 在期刊阅览室库房设置分布上应以期刊的利用率为参照, 最好分为现刊阅览室、 近期过刊 (五年之内) 阅览室和远期过刊阅览室。 这种管理模式 , 能把全部期刊按利用率高、 中、 低分为三部分, 优化了布局, 使单本期刊得到合理使用, 最大限度地提高利用率; 也解决了现刊集中一室导致的工作繁重、 管理困难的局面。 现对其管理模式略述浅见。

现刊阅览室展出本年度新到的每期期刊。 以 《中图法》 22 大类进行分类, 以 “分类 + 刊名字顺” 排架。 根据期刊特点分类宜粗不宜细, 订购数量少的现刊, 可分到一级类目; 订购多的现刊, 可分到二、 三级类目。 以分类法排架, 使现刊按学科性质分门别类集中, 具有科学性和逻辑性, 能够系统反映馆藏; 便于读者按类查找和馆员整架。 每个刊架从上至下, 从左至右编架位号, 在期刊架位下面的横梁上标出该架位编号、 刊名和分类号。 借阅方式是开架室内阅览,不外借。 读者凭借书证入室阅刊: 先交借书证领取号码牌、 代书板 (其号码一致), 进入刊区, 每次限选一本, 选后将代书板留在架位斜面上, 号码牌随身携带, 在相邻阅览室桌上阅览, 当班归还。

现刊的装订时间不应固守成规地等到学期末、 年末才装订。 而是适时性、 小批量地根据到馆现刊厚度、 期数, 对达到要求可以成册的期数就先行装订,如 《北京周报》 本薄期多, 容易散乱、 丢失, 可以一个半月、 每到六期一装, 一年八 册。 对半月刊, 三个月一装, 月刊, 可四本或者六本一装; 学报多为双月刊, 大十开, 页多册厚, 可二至三期一装。 季刊往往一年一装。 装订后不需其它加工 、 直接送回现刊室供阅览。 这样可避免刊本薄、 刊期多的现刊堆积、乱架。 可能有同志担心这是否影响读者使用, 一般不会, 因为前期现刊已经展出一段时日, 尤其现刊室,每周七天, 每天从早 7: 30 至晚 9: 30 连续开放, 有时间的充足保证; 况且是小批量陆续装订, 时间短,对读者利用影响不大。 过去有些学生常利用刊小本薄撕毁磁条, 使检测器失灵, 将刊私藏衣中偷窃。 现刊的适时装订成册, 也较好地避免丢失。

有的图书馆一年两次寒暑假现刊装订, 再分编、输入过刊数据库并抄写刊物封皮, 交接过刊库流通,这种模式的缺点是部分新刊未经利用既已下架, 并且期刊大量集中装订, 有 的装订室还承担了系科资料室的装订任务, 都集中在这一时段, 使装订室人力平时空闲, 此时人力紧张, 过程则必延长, 有时长达数月甚至半年。

现刊与近期过刊的交接时间以寒假前后为宜, 此时多数现刊到齐, 上半年现刊已经装订完毕, 下半年期刊部分已装订, 其余可利用寒假突击。 而新年度的期刊已经陆续来到, 不会导致现刊阅览室的过多空架。

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