科技期刊收稿方式升级途径

摘要:目前,科技期刊通过邮箱、门户网站、微信公众号、APP、QQ等实时聊天通信软件收稿。其中,邮箱、门户网站为主要的收稿方式。科技类论文时效性较强,提高科技期刊的收稿效率,关系到作者的论文能否及时地发表,关系到科技期刊的生存和发展。文章分析了主流收稿方式的利弊,提出了优化科技期刊收稿效率的途径,即建立基于网络采编系统的“微信-官网”互动式收稿模型。

0引言

稿件管理是科技期刊出版中的基础性工作[1],优化收稿方式是稿件管理的基础。期刊稿件主要来源于自由来稿和主动组稿。在网络技术不发达的年代,自由来稿的收稿方式主要为作者将稿件通过邮局寄送或者发送传真到编辑部。编辑部对作者的回复也是通过纸质邮件、传真或电话传递。同样,编辑组稿方式也主要依赖纸质邮件、传真或电话这3种信息传递方式。有些编辑为了组到优质稿件,会采用直接和作者见面的方式收稿。即使是通过传真的方式投稿,最终呈现在编辑手中的仍是纸质文件,故以上几种收稿方式可以被称为“纸质收稿”。编辑要将纸质邮件、传真的文件或作者的手稿输入文字编辑设备进行加工。这种方式效率低下,增加了编辑的工作量。随着信息时代的到来,网络、电脑、智能终端的普及极大地提高了期刊收稿的效率。作者可以通过互联网用台式电脑或移动终端(如:智能手机、笔记本电脑、平板电脑等)即时地向编辑部或者编辑个人投稿。编辑也可以用同样的方式快速便捷地回复作者。以上收稿方式可以被称为“网络收稿”。网络拉近了作者和期刊社的距离,使得两个通信主体可以自由、即时、高效地沟通。科技类的论文时效性比较强,及时见刊意义重大。畅通收稿渠道在一定程度上可以加快稿件的见刊速度,有利于加快科学知识的传播,这对科技类的期刊尤为重要。编辑部如何利用网络高效地收稿,利用优点,规避缺点,加快收稿速度,是本文研究的目的。

1.目前主流的收稿方式

作者可以借助互联网用台式电脑或移动终端即时地向编辑部或者编辑个人投稿。具体的投稿方式为邮箱,门户网站,微信公众号,APP、QQ等实时聊天通信软件。目前主流的收稿方式为邮箱和门户网站收稿。

1.1收稿途径

1.1.1邮箱

目前科技期刊的主要收稿渠道之一为官方邮箱。官方邮箱成本低,可信度比较高,但是处理稿件的效率不高。作者可以通过以下途径找到官方邮箱:(1)已经出刊的期刊。官方邮箱一般会印刷在期刊封面、封底或扉页上。作者可以依照期刊上提供的邮箱进行投稿。(2)在知网、维普、万方等文献数据库中搜索相关的期刊信息,查找官方邮箱。(3)在例如百度、搜狗等搜索引擎上搜索期刊的相关信息,查找邮箱。作者通过前两种方式找到的邮箱真实度为100%,但是通过第三种方式找到的邮箱可能不是期刊的官方邮箱,这需要作者加以甄别,以防向假邮箱投递稿件。(4)向朋友、同事、同行等知情人士打听期刊官方邮箱,或者直接打电话到编辑部询问投稿邮箱。老作者很容易确定官方邮箱的真实性,但是新作者需要对找到的邮箱加以识别,以防投错邮箱。作者可以根据邮箱的名称或后缀名加以识别。期刊官方邮箱几乎没有运营成本,直接注册一个网络邮箱即可。但是,邮箱处理稿件的效率不高。具体表现在:(1)如果期刊只以邮箱为唯一投稿入口,会导致有些作者因为不知道或找不到期刊相应的官方邮箱而无法投稿。(2)邮箱无法提前公布投稿范围和格式要求,导致收到的稿件存在内容不符、格式错误或者缺少相关信息的问题。(3)与作者沟通不畅。作者在投稿时会多次发邮件询问稿件的相关问题,这会导致邮箱邮件爆满,咨询问题的邮件会淹没投稿的邮件。(4)会产生稿件处理流程混乱的问题。编辑同时对接多位作者,稿件处理的每一个步骤都没有留下可供查阅的痕迹,审稿、录用、稿费发放、邮寄等步骤需要编辑手动记录,这样容易出现混乱和错误。

1.1.2门户网站

期刊门户网站有广义和狭义之分。(1)广义的期刊门户网站是指期刊社建立的官方网站。在网络采编办公平台还未普及的年代,门户网站主要用于宣传。现今,很多期刊的门户网站具备了网络采编的功能。(2)狭义的期刊门户网站特指期刊网络采编系统,一般由北京勤云科技发展有限公司(以下简称“勤云”)、北京玛格泰克科技发展有限公司(以下简称“玛格泰克”)、中国知网等技术服务公司提供技术支持,有些为期刊自建网站。本文所提及的期刊官方门户网站(以下简称“官网”)特指狭义的期刊门户网站,即中小期刊编辑部和大型的多杂志期刊社的网络采编系统。目前,许多有资本实力的编辑部和期刊社正在积极搭建门户网站,门户网站拥有收稿、编辑、审稿、宣传和征订等功能。本文主要研究期刊门户网站的收稿功能。期刊门户网站的优点为可信度高、办公效率高。效率高主要体现为提高了用户的友好性和稿件审编校乃至出刊的速度。用户的友好性在收稿这一环节上的表现为:(1)作者可以以较安全、快速的方式投稿;方便查看稿件的处理进度,如果被退稿,可以及时地转投他刊,使得自己的文章可以快速地见刊。这一点对时效性很强的学术论文来说非常重要。很多核心期刊的审稿周期比较长,可长达两个月至半年的时间,这对承载学术热点的论文来说是致命的伤害。如果作者可以及时地查看稿件的处理进度,收到退稿消息,那么可以迅速地转投他刊,方便其他期刊收到合适的稿件。(2)方便编辑集中收稿。编辑用自己的账号登录,处理稿件时都留下了处理记录,方便编辑跟踪一篇稿件从投稿到出刊的始末。编辑可以按步骤、明确清晰地处理稿件,不易混乱。期刊门户网站的缺点:不方便沟通,交互性差。网络采编系统显示的处理进度基本都是模式化的,每一阶段稿件处理进度的回复是平台设置好的规范模板,不利于编辑和作者自由地沟通交流。故很多使用采编平台的期刊,在录用稿件之后,会通过邮箱与作者沟通后继事宜。此外,和期刊官方收稿邮箱一样,网络上会出现很多假的期刊网站,期刊官方网站应该在醒目的位置显示“免责说明”,例如:本网站为本刊唯一的官方网站,其他有关本刊的网站均与本刊无关,因此出现的问题及纠纷,本刊概不负责。作者在投稿时,要对搜索到的网站进行鉴别,可以通过采用在网页的底部查看“技术支持”的方法来鉴别真假官网。一般由知网、勤云、玛格泰克等主流采编系统技术服务公司提供技术支持,或者由期刊主办单位提供技术支持的网站,为期刊真实的官方网站。

1.1.3微信公众号

目前期刊的微信公众号主要用于宣传,在线投稿的功能没有得到充分发挥。多数期刊只在微信公众号提供了投稿邮箱或投稿网站的网址。如果直接通过期刊微信公众号进行投稿,这对微信公众号的存储空间和数据处理速度提出了很大要求,需要期刊社投入资金购买存储空间,需要技术公司更新技术以提供更大的云端存储空间和提高数据处理速度。

1.1.4APP期刊

APP是指期刊社自己建立的期刊APP,集聚收稿、审稿、编辑、校对、宣传和销售等功能。一方面自建APP需要大量的资金投入,另一方面用户下载APP需要占据使用设备的内存。除了编辑、审稿人和部分读者需要常常登录期刊APP进行工作和阅读,其他一些作者可能只在投稿时需要使用到APP,故APP的总体使用率不高。此外,微信公众号可以完全取代期刊APP的功能,而且不需要编辑部或期刊社投入大量资金进行搭建和维护。相较于期刊APP,用户下载了微信,就可以通过关注期刊微信公众号联系到期刊,不需要再下载其他APP,而且微信可以同时关注多个期刊的微信公众号,不需要同时下载多个期刊APP,方便易用,且节省了使用设备的内存。笔者以江苏省236家科技学术期刊为调查对象,调查结果显示:期刊自建APP数量为0。

1.1.5QQ等实时通信软件

很多编辑会用QQ或微信等聊天工具直接和作者联系。编辑和作者可以利用这些聊天工具实时地进行问答,还可以互相传递文件,实现在线投稿。这种途径可以拉近作者和编辑的距离,方便作者资源的维护,扩大稿源。但是,新作者不容易获得真实的编辑部或者编辑个人的聊天账号。

1.2单一和多元收稿途径并存

有些科技期刊采用单一收稿途径,有些科技期刊采用多元收稿途径。

1.2.1单一收稿途径

采用单一收稿途径,可以集中收集稿件,集中回复稿件,避免作者通过多种途径重复投稿的情况发生。目前科技期刊主流的收稿途径为邮箱或官方网站。单一收稿途径属于线性交流,工作模式简单,操作方便。

1.2.2多元收稿途径

除了邮箱和门户网站,微信公众号、APP、QQ等实时通信软件常常成为辅助收稿途径。微信公众号多数只提供投稿邮箱和门户网站的网址,无法直接上传稿件进行在线投稿。故编辑可以通过邮箱、门户网站、APP和QQ等实时通信工具收到稿件,作者可以通过多种途径投稿,这会导致编辑漏收稿件或无法通过某一收稿途径集中收稿从而加重工作量。编辑同时通过多种途径联系作者,工作流程会出现混乱。故多数期刊采用单一收稿途径收稿。

2.优化收稿效率的途径设想

2.1“微信—官网”互动式收稿模型

随着技术的发展和各项条件的成熟,期刊建立官方网站,采用网络采编系统进行收稿,将成为主流。采编平台可以通过发送内部消息、电子邮件、短信和微信消息,与作者进行沟通。鉴于内部消息、电子邮件和短信功能的局限性,笔者认为建立“微信—官网”互动式收稿模型,可以加速收稿。网络采编系统和微信公众平台嫁接,发挥微信公众号的宣传功能,以提供官方网站网址或链接的形式,把作者引流到官网进行投稿。微信公众号作为收稿接力赛的第一棒,做好宣传工作,让作者和读者随时掌握期刊的最新动态,如期刊目录、期刊栏目、录用情况等。同时,网络采编系统可以把最新稿件处理进度反馈到微信公众平台,方便作者利用移动设备随时查看。微信公众号可以做好做优宣传,实现信息及时反馈功能。比起,登录期刊网站查看稿件处理进度,利用微信查看处理进度更加方便。微信的方便和普及性可以弥补官网的缺点。官网的稿件进度可以同步到微信公众号,通过消息传递给作者。目前,勤云可以将采编系统升级为消息驱动版,和微信公众号绑定,可以实现除投稿之外的全部采编系统功能。也就是说,作者可以通过微信查询稿件状态和接收消息。此外,期刊社可以充分利用QQ、微信和微博等社交软件,进行自我宣传,提高知名度,维系和作者与读者的关系。为了能够收到优质稿件,编辑需要发挥主观能动性,成为“记者型编辑”,即要善于汇总并且传播信息,具备一定的领袖能力,引领主流意见且能够提出新观点,成为“舆论领袖”,进行“议程设置”,经常在QQ群、微信群、微博平台发起话题讨论,并针对讨论结果进行征稿、约稿[2]。除了微信公众号,编辑部建立读者作者微信群、QQ群,可及时发布期刊有关动向,告知有关要求、调整变化,解答读者、作者有关问题。这些群与采编系统相结合,便于和作者双向沟通,对要修改的文章及时提出意见,解决有关问题[3]。

2.2传统的收稿工作制度转型

传统的收稿制度为:(1)收稿编辑责任制。收稿编辑责任制就是,编辑轮流负责查看官方收稿途径来源的稿件,每个收稿的编辑负责稿件从初审、复审、稿费发放到样刊寄送等整个流程的沟通。这样便于作者和固定编辑沟通,减少信息传递丢失和重复的情况发生。(2)流水线式稿件处理模式。流水线式稿件处理模式就是每个编辑只负责一个流程,以编辑部的名义统一收稿,然后专设收稿编辑,专门对接与稿件有关的沟通事宜。收稿编辑集中收完稿件,再交给专门负责处理审稿事宜的审稿编辑;审稿结束,再交给专门负责编辑校对的编辑对稿件进行加工处理。这样专人专职,利于提高工作效率。在网络采编系统功能完善的情况下,有些稿件处理环节可以省去。譬如:不需要编辑分配审稿、编校等任务,采编系统可以合理科学地进行分工。一个成熟完善的网络采编系统相当于一个中央厨房指挥调度系统,它自动向审稿专家和编辑分配工作任务,然后把稿件各个阶段的处理进度反馈给作者。

3.结语

本文研究的是主要基于自由来稿的收稿方式和流程的优化,为了获得更加优质的稿件,除了畅通收稿途径“等米下锅”,编辑部更应该主动加强组稿和约稿。只有收稿途径科学化、智能化和高效化,期刊才能收到更多的稿件,这样编辑部才能拥有更多选择优质稿件的机会。参考文献[1]刘芳.论科技期刊中稿件的管理[J].经济与社会发展,2007(10):141-143.[2]王永超.大数据时代纸质科技期刊出版模式的改进与提升[J].江苏科技信息,2017(6):29-31.[3]杜能钢,戴钧,姜鲲,等.科技期刊高质量稿件组稿技巧——以《软件导刊》为例[J].编辑学报,2017(S2):125-126.

作者:王永超;作者单位:江苏省科学技术情报研究所

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