文档管理论文篇1

二、秦汉简牍官文书档案立法

1.秦汉官文书档案的副本制度。秦汉时期为了防止官文书档案被篡改，设置了专门的文书档案副本制度，并制定定期核对的制度。官文书的正本由长官签署发出后，由书佐或史誊抄留底的官文书档案为副本。副本制度是秦汉官文书档案管理制度的重要组成部分，关于简牍官文书档案副本制度的记载有很多，如睡虎地秦简《秦律十八种•尉杂》曰“：岁雠辟律于御史。”里耶秦简“：库武敢言之，廷书曰令史操律令诣廷雠，署书到、吏起时。有追。今以庚戌遣佐处雠”《里耶秦简牍校释》解释“：雠律令，校勘律令。《慧琳音义》卷七十七‘雠校’注引《风俗通》云‘：二人对校为雠。’《正字通•言部》‘：雠，校勘书籍曰雠，比言两本相对覆如仇雠。’”

文档管理论文篇2

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文档管理论文篇3

随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案)。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。

二、新时期企业档案管理体制模式——信息一体化管理模式

1.信息一体化管理

信息一体化管理，其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。在企业，这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。信息中心在为企业服务的过程中，既要注意提供历史的信息和现时的信息，又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选、提供。一方面可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程、企业文化、科技成果等编研成果，为展现企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉和增强企业的社会效益提供详实、可靠、生动的凭证;另一方面，还可以依托现代信息技术和网络技术，在网上采集与企业业务有关的信息，并进行筛选、汇编，为企业的科学决策和管理提供含量较高的有价值的信息。这种图、情、档一体化管理模式主要适用于一些信息技术基础较好的大型企业，在原有图书机构、档案机构或情报机构的基础上构建统一的信息管理实体机构。这种管理模式便于建立计算机管理系统，实行现代化管理，同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。

2.档案一体化管理

档案一体化是我国文件和档案工作发展的内在要求。文件、档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，借助计算机和网络技术，从系统论的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。具体来说主要包含以下几个方面：

(1)档案一体化的目标

实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理。科学的档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，在文件从产生到最终转化为档案的过程中，既加强企业内部文件、档案工作的一体化，也注重各个不同文件职能机构的业务衔接，从而使文件到档案全过程都得到有效控制。

(2)档案一体化的原则

在实行信息一体化管理的过程中，必须要遵循以下原则：全程管理原则，电子文件环境中，文件、档案界限不再显而易见，文件和档案工作人员界限也日趋模糊，文件与档案工作实行全程管理，将可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原则，前端控制原则是以文件生命周期为基础，将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中，文件形成是前端，处理、鉴定等是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合；集成管理原则，集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度，因精密组合而减少疏漏，提高可靠性，增加相关作业密度，减少重复而降低功耗，提高管理效率。

(3)文件、档案一体化管理的具体内容

文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成控制的一体化、流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制的一体化指在文件最初生成阶段、对电子文件就是在系统设计阶段，就应当树立档案管理意识，确保生成文件符合档案管理功能要求;流程管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理。信息利用的一体化指对文件、档案信息进行合理协调，使文件、档案都能发挥最大的效用。

(4)文件、档案一体化管理的技术保障

文件、档案一体化管理的技术保障是计算机和网络技术为代表的信息技术。档案一体化管理不只是理论上设想的一种管理思路和模式，更多是实践中需要实施的一种管理方法和手段，它需要强大的技术支持。首先，数字化技术的应用和推广简化了文件、档案管理的工作程序、提高了文件、档案管理的工作效率，并且也改变了文件的生成方式和载体性质。其次，网络技术的出现改变了文件运转的的方式和特点。这些都使得文件、档案一体化管理有了实现的技术基础。

文档管理论文篇4

1.1定义

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。

1.2内涵

档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。

2、档案信息化管理的必要性

由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

3、加强档案信息化管理的措施

《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

3.1加强基础设施建设

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。3.2档案信息资源建设

3.2.1档案的电子化

所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。

3.2.2加强档案目录数据库建设

我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。

3.3档案信息化人才的培养

从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作。提高档案业务人员的管理水平。

文档管理论文篇5

医院行业是科技含量较高的行业，在医疗实践活动中;拥有大批先进的医疗仪器设备，这些设备在疾病的诊断、治疗、科研工作中起着无可替代的作用。如何加强设备和设备档案的管理，最大限度地发挥设备在医疗、科研中的作用是医院管理者面临的重要课题。

一、医院设备档案的形成

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设备档案是医院在购置设备过程中形成的以纸质为载体的文字材料，它主要包含了以下几个方面的内容：（1）各种文件：如设备申请材料、可行性论证报告、有关调查材料、批复文件；（2）各种记录：如谈判记录、招标记录、定货合同、协议等；（3）各种原始凭证：如到货通知、提货单、发票影印件；装箱清单、操作使用说明书、厂家提供的安装图纸；（4）开箱报告、安装调试记录、验收记录、验收报告；（5）设备使用操作章程、维修管理办法、制度；（b）人员培训记录、设备布置平面图、线路图纸、故障维修记录[1]；（7）设备报废申请及处置结果。从设备档案的形成过程涉及到设备从立项申请到最终报废，其时间周期长，中间环节多，参与人员杂，因此，设备档案的管理是一项既耗时又耗力且工作量相当大的工作。

二、建立医疗设备档案的意义

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首先，建立医疗设备档案，能为领导和专家的论证及设备的引进提供有力的证据，为同类设备的更新换代提供依据。由于一台先进的医疗设备功能多样、价格不菲，在引进时领导和专家将会进行详细的论证，包括设备的临床使用价值、资金的投入、创造的效益等。而建立医疗设备档案，就能为此工作提供证据和参考[2]。

其次，建立医疗设备档案是设备维修、检修和管理的必备条件。机器设备在运转和使用过程中，由于热力、化学原素的作用，一些零部件会磨损、腐蚀和松动，将会影响设备的精度、性能和工作效率，这就必须维护和检修，要维护和检修，设备档案是必备的条件，它能为设备的使用和维修、保养提供依据。

第三，利用设备保修期和维修期的区别，避免不必要的支出。

三、医疗设备档案的科学管理的原则

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医疗设备档案的特点及其在医院管理中的重要地位，要求我们高度重视医疗设备的科学管理，使之实现制度化、规范化。

医疗设备档案管理必须坚持“集中统一管理”的原则，这样才能保证其完整性和利用效率。因为医疗设备档案有其特殊性:一是档案材料多，归档时间长，如一台大型医疗设备，从论证、购置到安装将会形成大量材料，并且还有以后的使用和维修直至报废，有一个很长的周期。二是多种多样，设备有国产的、进口的，档案材料势必牵涉到多种文字，如中文、英文、日文等；其载体有纸张、照片、录音带、录像带等。三是档案使用牵涉多个科室，特别是设备的构造图表、操作和维修说明书等一类材料，使用很频繁。因此，如不集中统一管理，很容易造成文件的破损和丢失，破坏档案的完整性，影响档案的利用价值。

四、如何加强医疗设备的档案管理

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1、建立完善的管理网络

设备档案的管理必须坚持集中统一的原则，便于开发利用，确保设备档案完整、准确、系统和安全设备档案工作必须纳入医院设备管理工作中，与设备计划管理、设备采购、使用等工作紧密结合，保证设备文件的完整、准确、系统。建立、完善管理网络广泛深入地宣传《档案法》，强化各级管理人员依法治档的意识。我院成立由分管院长直接领导的档案管理网络小组，实行医院、科室、操作人员三级管理网络，定期召开有关人员会议，明确工作目标，修订和完善医院档案管理制度。将设备档案管理工作作为医院目标管理责任制的一部分，纳入院部对科室的目标考核，及时与有关人员的考评、职称晋级、年终评优挂钩。明确设备操作者在负责设备的日常维护保养的同时，做好日常设备记录；每次使用后，要将使用情况认真做好记录；每半年将整理好的记录上报给设备科负责人，经核查后交档案室存档，在全院形成一个有效的管理网络[3]。

2、确定医疗设备档案的归档范围

我们根据医疗设备档案的管理要求，结合医院实际，明确了医疗设备档案的归档内容由两个部分组成：设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件。这些资料一般按年度归入设备档案。随着设备从申购到安装使用，其相应的材料由设备管理人员做好档案的收集整理工作，再移交医院档案室[3]。同时将有关材料复印下发有关使用科室，让各科的设备操作者都了解设备档案的归档内容和要求，使之配合档案部门，做好资料的归档工作。

3、建立健全归档制度。

首先要明确管理范围。对于中等以上医院，凡是1000元以上的教学、医疗、科研仪器设备，不论其资金来源、购买渠道如何，均要建立设备档案，纳入管理范围。其次要确定归档范围。上述管理范围的仪器设备，在其选购、安装、调试、运行、管理、维修、报废等全过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机技术资料，均应归档保存。设备档案主要形成于申购过程与运行过程。申购过程中形成的档案主要包括申购单、论证报告表、政府采购计划报批表、医疗仪器生产许可证、购销合同、协议书、发票复印件（原件保存在财务档案中）、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、设备安装使用说明、维修手册及其他随机技术资料等[4]。特大型的设备还包括招标的有关材料、卫生资源配置许可的有关资料。享受国家免税政策的进口设备，还有海关免税证明、质量保证书、报关单、外贸合同、发票、商检报告等。运行过程中形成的档案主要包括设备的使用情况记录、操作规程、维修保养情况记录、医疗仪器设备档案卡、使用率和完好率记录、每年的经济效益分析、最终的报废表等。这些资料一般按年度归入设备档案。

五、小结

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当今医疗设备技术飞速发展，要求设备管理人员必须了解有关医疗设备的发展动态和产品现状，以主动、积极、周到的服务来保证档案资料的有效完整，充分发挥档案的作用，以此来促进有关工作的进行，使医院的各种医疗设备的效能得到充分发挥，投资得到良好的效益回报，促进医疗各项建设的发展。

参考文献：

[1]史维新.医院设备档案的管理[J].苏州丝绸工学院学报，2000（6），340.

文档管理论文篇6

1.2对原始档案属性的影响

档案管理的基本要求就是保证它的原始记录性，主要表现在档案的内容和形式两个方面。正是因为档案具有原始记录性这个基本属性，才使得档案具有法律凭证小勇。但在电子商务活动中形成的档案，不仅档案内容容易被改动，而且其形式也可能发生变化，所以很难正确认定其原始性。主要原因如下：电子商务档案容易被改动，并且不会留下痕迹，这是与纸质档案相区别的地方。随着现代电子信息技术的飞速发展，电子商务档案依存的环境也在不断变化，只有通过调整电子文件才能适应不断变化的环境，这就导致电子档案很难一直保持其原始记录性。电子商务档案可以根据需要，采取不同的方式进行输出。人们可以采用不同的字体、字号输出电子文件，这样也就失去了其最原始和最真实的字迹。目前，电子签章技术尚未完全普及，在电子商务档案文件上签章依然难度较大，所以很难用签章去鉴别电子商务文档的真假。电子商务文档的这些特点，使得我们无法用纸质文档的标准和方法去判断它的原始记录性，必须为其建立新的原始性概念。

1.3对档案学理论的影响

电子商务文档出现，也增加了档案学理论研究的内容。传统档案学的研究对象主要是如何管理纸质文档。电子商务文档的出现，不仅会补充和完善原先的档案学研究内容，也会补充和完善档案管理的原则和方法。原先档案管理的相关理论和管理方式都将会被重新审计，将会出现许多与电子商务档案管理相关的研究课题。比如：如何保证电子商务档案的原始记录性、如何维护电子商务档案的来源原则、如何防止计算机病毒的侵入、如何利用网络信息安全技术保护电子商务档案以及如何对电子商务档案进行归集和整理等，这些都是档案学理论面对的新的课题。

2电子商务档案管理应采取的对策

2.1采取有效手段，保证电子商务档案的原始记录性

目前，保证电子商务档案原始记录性主要的技术手段有：信息加密技术、签章认定技术、信息识别、身份认证、网络防火墙等等。当然，仅仅依靠企业档案管理人员利用这些技术手段是无法保证电子商务档案的原始记录性的，还必须依赖企业信息技术人员的支持和配合。与此同时，还应尽快建立和完善电子商务档案相关的管理制度，并将电子商务档案管理纳入到企业的办公自动化和信息管理系统，确电子商务档案的及时归档和管理。因为在电子商务文件处理、形成、归档、保管以及利用的各个环节，其信息随时都可能会被修改或者丢失，及时采取了先进的计算机网络保护技术和手段，也必须有完善的电子商务档案管理制度配合。实践证明，只有建立并严格执行科学的电子商务档案管理制度，才能从根本上保证企业电子商务档案的原始记录性。。

2.2提高企业的档案管理人员的业务水平和专业素质

电子商务的飞速发展，产生了大量的电子商务文件，这就要求企业的档案管理必须进行变革，以适应电子商务档案管理工作的要求。企业档案管理人员必须努力提高自己的业务水平和专业素质，学习电子商务档案管理知识，熟练掌握计算机日常操作，这样才能满足电子商务档案管理工作的要求。因此，企业的档案管理部门应当通过各种途径，更新企业档案管理人员的知识体系和知识结构，培养现代企业档案管理人才，以适应现代电子信息时代电子商务档案管理发展的趋势。

2.3建立科学、合理的档案管理体制

一个文件是否生效，其主要标志就是是否具有有效的签章。目前，具有法律凭证效用的文件，都是以纸介形式保存的。因此，企业应将重要的电子商务文档备份存档，这其中的原因在于电子文件容易修改，并且不稳定性。因此，将电子商务文档备份是保证其原始记录真实性的一种有效手段。目前，主要采取的方式是在电子文件转化为档案后，归档保存两套内容相同、载体不同的档案，把纸质文档与电子文档同时归档。档案管理人员在实践操作中，可以在纸质档案的卷内目录备注项标明相应的电子商务档案的编码及存放地址，同时在电子商务档案目录的备注项中注明相应的纸质文件的档号及存放地址。

文档管理论文篇7

1.2实现人事档案管理的目的

实现人事档案管理工作的既定目标，是在档案管理工作方面实现质的进步。这一定程度上使目前人事制度的管理实现体制化、规范化、科学化的道路。这也为社会的建设提供了有利的资源和保障。为此进行人事档案的管理工作有几点亟需注意[2]。

1.2.1按程序归档

档案内资料的收集及整理要按照程序进行，把材料整理后归档。按照个人工作经验及历程将相关证明材料纳入个人的人事档案中，在个人档案中能够突出本人的实际业务水平的资料都要放入其中，以待在以后选拔干部的时候作为一项有力的参考依据。并且要做到档案的更新要及时，随时变动随时更新，紧跟个人的社会脚步，同步个人业绩。整理完相关资料要按照有关要求，将档案交给档案存放处进行档案存档的管理，对于档案内容要求字迹清晰，手续完备，并且对于组织上形成的证明材料需要有相应的组织印章、任免资料以及聘用信息。如有审批表等一系列文件需要有相应批准机关的单位名称、时间及文件编号等信息。个人书写的证明材料需要本人签名及资料形成的时间，需要一一将这些材料按照归档程序装入档案。

1.2.2档案规范化整理

档案管理的工作人员要做到对人事档案规范管理，对人事档案定期进行核实及整理，及时纠正有问题的档案，如不该纳入人事档案的资料应该剔除，缺少的人事档案资料需要补充进去，如发现虚假资料需要按照有关规定进行处理，对档案的真实性进行严格审查，杜绝虚假资料。一旦发现问题需要及时上报，向相关部门反应情况，按照规定进行处理。

1.2.3建立符合标准的设施

档案管理的相关设施进行升级及更新，追随社会的步伐及大众的需求。要配备专门的库房进行管理，设置专门的档案盒、档案纸及打孔机等相关配备用品。还要配置除去空气中的湿气的空调，以防止纸质的档案发霉等情况发生。而且还要配置专门的防火、防虫等设施，保证人事档案的安全性。

2增强档案信息化管理水平

提高档案的管理水平及能力是实现现代化档案管理的最高目标，可以充分利用人事档案对个人工作经历的整理为人事部门的工作提供便利。为提升工作效率及管理水平，当务之急就是要使档案管理加快信息化进程。要使计算机在档案管理过程中发挥其自身优势。建立电子档案，实现电子信息化的档案管理。建立个人的档案系统及人事档案数据库，实现各省市的联网应用及查询。这样就可以对人事档案进行动态跟踪，省时省力，便于管理人员的输入与信息的提取，实现将固定的人事资料变成可以灵活更新的动态化信息。设置专人专户的账号信息，可以确保档案的真实性，内容准确可靠。

文档管理论文篇8

一、高校科研档案归档范围需要重新界定

界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容:

（一）科研项目档案

科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。

（二）科研文书档案

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。

（三）科研成果档案

主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因

（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。

（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。

（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。

（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。

鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。

三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解

（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。

（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。

（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。

同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。

为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作:

(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。

(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。

(3)在利用有著作权保护的学术档案时,使用者如不是在合理的范围之内利用,应与著作权所有者签订著作权许可使用证,或征得本人的同意。

总之，要通过多渠道，采取各种方法加大科研档案工作的宣传力度，增强高校科技人员的档案意识，做好高校科研档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高高校科研档案的现代化管理水平，让高校科研档案为高校科研工作再出成果发挥应用的积极作用。

参考文献：

文档管理论文篇9

为了更好地发挥仲裁档案的作用，着力加强和规范劳动人事争议仲裁档案管理工作，进一步完善仲裁电脑中的档案管理可以按照以下办法：一是实现电脑中的仲裁档案管理由一个人专门负责。做好仲裁电脑中的文件归档处理工作，实施电脑文件管理长远目标。通过技术加工处理，将已归档的电脑中的文件改为在电脑中可阅读文件，即只能读不能改写的文件，从而区别和保护电脑文件的最原始结构，保证电脑文件的可靠性，使之与象白纸文件一样发挥效用。同时设置专门档案员具体负责档案文书材料的整理、立卷、归档、保管等工作。将档案管理责任落实到个人，有利于提高立卷、归档的质量和效率，杜绝结案之案卷久不立卷、立卷之案卷久不归档等现象。二是使档案管理向多个方向发展。伴着电子文件的加入，仲裁档案种类在丰富化，其简单工作和基础工作也都具有各自的特点了。因此，在原有结构基础上，又增加了一项档案电脑信息内容，就构成多种空间，形成了电脑化的管理结构。推进仲裁档案整理规范化。仲裁档案做到一案一卷，分正卷、副卷两部分立卷。在组卷整理时，做好材料的筛选、检查和修补工作，确保材料齐全、手续完备、格式规范。正、副卷均按照案卷目录将各类文稿排序、编码、组卷、装订，做到科学编目、利于检索。三是严格仲裁档案保管制度。仲裁档案实行统一保管、专人负责，档案管理员定期对归档情况进行检查，按照规定的保管期限保管仲裁档案。仲裁档案管理人员要忠于职守、熟悉法律业务、严格把关、严守秘密，积极认真地做好仲裁人事档案的收集、整理、计算机录入、转递、保管和统计等工作。档案收集要严把归档质量关，收集和转递应做到及时、完整、手续完备；整理要求对归档手案卷及时盖归档章，核定保管期限；计算机录入要将年度仲裁行政文书、业务等档案全部输入计算机，并打印成索引目录、全引目录；保管要做到月检查、年清点，统计工作要做到数据准确、内容完整，上报及时并将报表归档保存。建立健全仲裁档案内外查阅、借调等档案使用制度。建立档案利用台账，严格查阅、借调登记制度和归还档案验收手续。四是管理仲裁档案人员知识构成的改革近在眼前。仲裁档案人员要适应电子技术和档案事业的近几年发展趋势必须采取积极措施做好更新知识，适应新的电脑技术的成果，使专职档案人员拥有丰富的专业知识，以适应在新形势下仲裁发展的需要。

文档管理论文篇10

于改善和保证文件、档案质量,提高文件和档案管理工作的规范化和标准化。从而实现文件和档案管理工作的现代化。长期以来,由于文件工作和档案工作实行分散管理的工作体制、相关法规不健全及文档工作人员素质参差不齐等原因,直接影响了文档一体化进程的实现,进而造成档案服务于社会工作职能的低下。本文旨在对此一问题作以探讨,以期对实际工作有所启迪。

一、实现文档一体化管理的必要性

1.实行文档一体化管理有助于保证文档质量,确保文档管理、使用的有效衔接

文件是原始记录材料。档案是原始文件的转化物,是文件的特殊部分。文件与档案是同一事物在不同运动阶段上价值形态变化的体现。档案虽是由文件转化来的,但并不是所有的文件都能转化为档案,具有保存价值是文件转化为档案的一个重要条件。国外许多国家的档案法规和档案学论著都认为档案是具有长期或永久价值的文件,我国档案学辞典的解释则认为档案是国家机关、社会组织及个人在社会活动中形成的具有保存价值的历史记录。国内学术界对档案的定义也强调文件和档案相同的本质属性,认为二者都具有原始记录性。因此文件管理的质量将直接关系到档案管理的质量.所以在实际工作中,要把文件管理和档案管理看做一个统一的系统工程,采取统一的工作制度和方法来控制前后各有特点但又互相连续的工作环节和程序。也就是说,要把原来相互独立但又在不少环节上互有影响、联系紧密的两个管理系统,从组织制度到具体工作程序上真正融合在一起。

2.实现文档一体化管理,必须借助计算机网络技术

随着计算机网络技术的运用,办公自动化程度不断提高,无纸办公系统已成为现实,文件产生和传递也随之发生了质的变化。计算机网络系统为电子文件从设计、形成、管理、利用到实行文档一体化管理提供了有力的技术保证。要实现文档一体化管理,必须从文件材料的设计和形成开始纳入计算机管理系统,直至完成文件运转全过程和转变为档案的全流程,使文件处理与档案管理紧密结合起来。实现文档一体化管理所产生的一系列烦琐工作,借助信息化技术都将迎刃而解。

目前我国档案部门信息化建设并不乐观,虽然大多数单位都配置了计算机,但大部分档案馆室仅限于目录的输入,很多档案信息还是靠人工检索,难以跨越不同部门、不同学科领域和不同历史阶段信息库的壁垒,工作效率很低,社会服务效果较差。再加上因客观原因造成的案卷标引不规范等,所以在查找利用过程中有很多麻烦,利用者得到档案信息的标准率、检全率及查找速度都受到检索工具的严重限制。要改变这一现状,在提高档案管理人员对档案信息的综合开发水平的同时,引人信息网络技术势在必行。

二、实现文档一体化的前提条件

过去甚至目前,我们的宣传工作总是超不出档案界本身这一专业狭小的领域,这使得宣传工作具有相当大的局限性。实现文档一体化管理,必须提高认识,树立“一体化管理”的新观念;合理协调两个部门之间的互动关系,使之充分发挥各自的功能,相互促进、相互发展,方可实现文件和档案工作全方位的统一控制和管理,以满足且前信息化高速发展及社会多层次需求。

(一)加强宣传,提高社会档案意识

社会档案意识是指社会公众对档案和档案工作的了解程度与认识水平的总和,其重要程度几与档案工作成正比。总体上说,社会上各行各业对文件和档案工作的认识水平和敏感程度,共同构成了社会的档案意识。要提高社会档案意识,必须实现观念上的突破,扩大宣传范围,面向社会,在引导社会公众提高档案意识的同时,还必须在文件形成部门和档案管理部门内加强“文档一体化”观念的宣传,使档案工作人员了解文档一体化管理是档案工作的延伸和发展,从综合开发档案信息资源以更好地服务于现代化建设的高度出发,真正把文件和档案两种资源整合为一体,以发挥两者的整体功能。

(二)加强领导,改文档分散管理为文档统一协调管理

长期以来,我国文档工作基本上处于宏观失控状态,即文件的制作部门不负责管理文件,档案管理部门虽负责管理文件,但对文件质量却无法进行有效的干预,这就使文件和档案工作无法实现全方位的统一协调管理,其质量自然就不能保证。要改变这一现状.首先应从系统管理角度出发,尽快理顺文档工作的管理体制,完善机构设置,合理设置工作流程;其次,从中央到地方,为了避免增设新机构或者改变目前文档工作分属不同管理机关的体制,应将现有的文件和档案管理机构合并,明确单位分工,强化统一领导、分层负责的文件和档案管理制度,扩大现有的国家档案行政管理机关的职责权限;再次,在前两者目标实现后,可进而对全国档案事业实行统筹规划、组织协调,宏观、系统地制定文档一体化管理工作方针、政策,确立科学、合理的贯彻措施,以加强对全国文档工作进行监督指导的行政管理职能。最终实现将文档工作归于统一的组织管理体制之下,采用合二为一的工作模式,使二者的工作流程相互衔接融合,通过法定程序和规章制度将其合法化。此一措施有利于二者的有机整合,在保证文件质量的同时,还有助于实现其服务于社会的最高效能。

(四)加强文档学教学科研一体化模式,造就一大批年轻复合型人才

文档管理人员的素质关系到文档工作水平的高低,只有培养出一支具有较高素质的文件和档案工作人员队伍,才能真正提高文档一体化水平。

信息时代的到来及电子文件、电子档案的产生,使档案管理模式发生了根本性的改变。目前的文档教育只有对教学内容、教学模式进行修订和完善,培养出高素质的文档从业人员,才能使从业者适应新时代的要求,满足社会对档案管理工作者的要求。高等学校文档教育应以人为本,以学为主,依据社会发展的需要及时调整授课内容,注重学生学术理论的培养和实际工作能力的提高。同时,档案学专业知识和档案学理论也要随着社会的发展进一步拓展、创新,应着力培养和增强未来文档管理人员在信息时代的信息意识和信息利用技能。

综上所述,笔者认为实行文档一体化管理,健全文档法规,把文件的形成、运转、处理、管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目、利用等环节有机地联结在一起,制定统一的行业规定、管理标准,以实现统一规划、统筹安排,尽量消除或减少重复工作,方可最大限

度地发挥文档的社会价值。

参考文献:

[1]杨戎.文档一体化进程中的文档工作关系新探[J].四川 档案,2000,(5).

[2]宋钦.我国文件档案发展阶段厦其模式[J].档案学研究,2003,(2).

文档管理论文篇11

（1）企业档案有助于推动企业的科技发展；

（2）通过企业的科技档案，能够看出企业生产力的高低；

（3）通过企业档案，能够看出企业所创造的经济效益与社会效益；

（4）企业档案是组成企业文化的重要部分，对企业的发展有着十分重要的作用。

二、对加强企业档案管理的几点体会

（一）提高档案管理工作人员自身的素质

提高政治素质。要提高档案专业人员的政治素质，首先需要结合我国企业的档案工作实际，认真学习马克思列宁主义、思想、邓小平理论，树立正确的人生观、事业观、世界观，为档案事业的发展打下良好的思想理论基础。

提高档案人员的道德素养。档案工作人员想要提供更好的服务质量，首先就必须要有良好的职业道德，满足利用者的不同要求。档案专业人员应根据事实建立档案，根据事实利用档案，体现出对档案和历史的尊重；必须爱岗敬业，在政治上严格保密，以确保档案的安全。

提高档案工作人员的专业素质。要做好档案管理工作就必须要拥有扎实的专业理论作为基础。因此，必须让档案工作人员掌握档案工作的基本方法与规律，当档案业务精通。同时在还必须要掌握在档案工作中用得上的计算机知识，努力的实现档案工作从手工化转向现代化管理。

档案管理工作人员必须要树立起创新意识。知识经济时代，只有不断创新才能推动各项工作向前发展。档案管理工作人员必须要加强各种知识的学习，要能够善于发现新事物，积极的研究各种新问题与新方法。要能够善于把握机遇，能够摆脱传统思维的束缚，学会以新的思路来解决各种问题，提高档案管理工作水平，开创工作的新局面。

（二）不断进行创新，提高服务水平

文档管理论文篇12

2．1优秀近现代建筑档案在管理上不完善

我国建筑的档案管理一般都由省市的档案馆进行分类管理，但不同的部门也可以按照房屋建筑的不同而采用不同的保管机制。除此之外，对资料的收集整理也有着不一样的要求，而因此带来的房屋认证困难则成为建筑商首要解决的问题。

2．2优秀近现代建筑档案的不完整

由于实际环境因素影响，很多档案资料都不甚完整，从而导致更多的实际建筑与其历史遗留资料不符，无法真正反映出该时代下的环境特点。由于资料的不准确性，还会给研究人员带来一定的麻烦，即在建筑上，无法探究其结构、历史背景、用途，甚至在保存上都会带来一定的影响。除此之外，还有很多建筑人们在外观上对其肆意更改、扩建，使原有的建筑环境遭到破坏，从而无法真正展现其建筑本身的风貌特征3］。

2．3优秀近现代建筑所建立的档案无法及时存档

及时对所建立的档案进行储存，不论对建筑行业或其他行业而言有着积极的作用。由于资料所保存的年限都比较长，因此，在资料保存上一定要对其进行防护处理。就建筑行业而言，我国的大部分建筑已经对其进行修缮处理，但对建筑资料而言，人们还缺乏系统的认识。因此，很多建筑资料无法及时的得到更好地保护，从而造成破损或遗失，使其在经济和文化上造成不可弥补的损失。由此可见，保存资料的完好，无论对未来社会发展建设或历史文化而言都具有至关重要的作用。

3优秀近现代档案建立的作用

优秀近现代档案可以承载当地文化的风土地貌，同时在历史沿革、时代背景和文化艺术探究方面，都具有一定的指导性意义。(1)档案的建立对优秀近现代化发展而言具有保护的作用。档案与社会发展状况紧密相连，是客观记录史实发展的事实，同时也是历史与现代文化沟通的桥梁。利用相关建筑档案可以对相应建筑进行技术鉴定，模拟维护，并对建筑本身加以保存。根据技术资料，不但可以在时间上减少维护工期，还可以在经济上减少资源浪费，提高效率，最重要的是，它可以为我国未来经济建筑建设提供宝贵的经验资料。(2)在建立档案的过程中，在一定程度上其还具有防灾的作用。通过记录资料，可以很好的对当地情况有一定的了解，同时，还可以通过资料整理，对原有的设施进行加固处理。在制定改善方案的过程中，还需要参考原始数据记录，来根据其组织特点进行维护，并加以施工。由此可见，构件档案还对现代化建设的管理工作有着至关重要的作用［4］。(3)对我国未来经济社会发展具有一定的借鉴作用。优秀近现代档案本身就对我国的经济型社会起到一定的保护作用。不仅如此，档案还具有实用性和循环使用的特点，可以体现出自身的活力价值。优秀的近现代档案具有良好的设计方案和设计理念，加之相应的工艺建设，将这些资料进行整理、储存，对我国现代化建设有着宝贵的借鉴价值。

文档管理论文篇13

自从二十世纪五十年代起，我国的图书情报与档案管理就已经进入到整合为主流形态的发展阶段。图书情报与档案管理学科的整合方式主要有两种:通过一级学科内部的三个二级学科集成融合，以及跨学科外部交叉综合两种方式出现。［2］

(一)一级学科内部的集成融合是实现该学科内部整合的有效手段之一

学科集成指的是把N个分支学科综合在一起，使这些分支学科之间产生联系，最终形成一个有机学科整体，而学科的融合是指将N个学科综合在一起，使他们之间相互影响、相互融合，从而发生反应，产生一个全新的学科。图书情报与档案管理学科也是档案学、图书馆学、情报学三个学科在经历融合以后形成的一个全新的学科。不管是图书馆学还是档案学、情报学，都原本是文献科学的组成部分，但是随着学科发展，他们逐渐独立出来，成为三个独立学科。但是这三个有着共同的理论基础、逻辑关系的独立学科并没有实现有机的整合，重新形成一个新的学科，实现一加一大于二的理想效果。直到1997年，国务院在颁布的文件中打破了原先这三个学科并不属于一个学科群的惯例，并将其整合为一个一级学科，这也使得图书馆学、情报学、档案学三个学科有了可以整合在一起的基础。自此以后，图书情报与档案管理学科得以出现，并不断发展，为社会的经济发展提供了重要的理论指导。