智慧档案管理篇1
互联网的飞速发展，使得信息的透明程度越来越大，智能化程度越来越高。档案管理显得越来越重要，智慧技术和智慧管理已经成为新的发展趋势。
一、新技术发展与数字档案馆的局限性
数字档案馆的产生，解决了传统档案存储的很多问题，比如存储的数量限度，传播的途径及安全性等等都有了很大的提高。给档案的管理工作带来了革命性改变。但是数字档案馆受很多因素的制约，有一定的局限性。在理念上，数字图书馆只是改变了外在的条件，但没有在管理方面实现真正的革命，只是依托信息化实现了档案本身的改革，并没有在管理档案实体上有革命性的进展。在技术上，数字档案馆相比传统档案馆，建立了多元化的享用中心，达到了信息镜像化，使大众利用起来更便捷，但是不能帮助管理人员对档案开展业务工作和信息筛选，无法按照档案信息用户的思维进行档案的管理。在资源上，数字档案馆信息资源受到传统档案馆档案信息基础的限制。它的核心资源是数字化的档案信息，还有原生态的电子档案。难以突破传统档案馆既有的局限性。
解决这个问题需要新思路，还需要研发新技术。档案部门在巩固数字档案馆的同时，还需要提升它的建设成果。采用云计算、物联网等新技术，建立智慧档案馆，并探讨如何实现档案管理的智能化。将档案信息化建设推向新阶段。
二、智慧档案的服务方向
智慧档案馆是在互联网、云计算等新技术的基础上构建的一个智能模块，这个模块可以实现管理的多元化，丰富档案资源，还具有自动感知和处置档案信息能力的功能，是一个提供档案信息泛在服务的新型虚拟档案馆。
智慧档案馆能够在数字档案馆的基础上，利用现代化的各种高科技，如采集终端和各类有线、无线宽带网络技术，把物联网、互联网和移动互联网等网络都联通起来，并时时采集档案的环境信息、档案变化的动态信息。使智慧档案馆在信息提取方面拥有绝对的智能化，并能随时对档案的资源进行反馈，对客户实现智能服务。
这里能最大化地发掘数字档案的资源和传播优势，在数字档案馆信息化的基础上，运用更发达的通信技术和科技手段，对档案的资源进行分析整合，并感知动态的档案信息。在对档案进行收集整理的时候，对用户的需求做出智能响应和智能支持。为档案馆中人与人之间的交流和沟通提供了更便捷和人性化的基础条件。
三、智慧档案管理的特点
智慧档案馆的智能化，不仅要在数字档案馆的基础上进行技术革新，还要在管理方面树立智能管理的理念，建立更方便的管理模式，让档案的使用范围更加广泛。建立资源多元化，感知更全面，综合处置能力更强的档案室，建立更先进的档案管理体系。使档案的处理工作在一个综合处理平台就能完成。
（一）资源多元化，档案资源作为智慧档案馆的基础。决定着智慧档案馆智能化程度的高低，资源越多，涉及的信息越广，各个媒体和网站的信息都可以成为智能档案馆的信息构成。智慧档案馆的资源多元化，还体现在它的管理模式上，由于资源面广，不同的档案有时需要不同的管理方式，所以资源多元化又造成了管理多元化。
（二）感知更全面，感知是一种预测能力，是智慧管理第一要求。在智慧档案管理方面，既需要高科技的手段进行自动化管理，也需要管理人员拥有高端的管理策略。在将互联网和档案实体联系起来的同时，也需要对档案内容和档案管理信息进行交互式的信息交换和通讯。通过RFID 技术，可以实现对档案实体的感知、档案内容信息的感知、档案管理信息的感知。对档案内容的感知，通过识别数据，整合档案资源信息来抽取和挖掘档案的内容信息。对档案管理状况的感知，这主要是人为因素，通过管理人员的管理能力，管理技巧来智能化检测和评价档案的管理状态。
（三）综合处置能力更强。智慧档案的管理先进之处在于它具有完善的处理应对和反馈机制。将档案信息的需求特征通过解析和识别，对应相应的管理策略，利用管理人员的管理经验，对感知到的档案信息进行评价，进一步获得对档案信息的处置能力。提高了档案信息的保障机制和查全率。对档案管理业务工作需求的应对与处置，在档案实体和管理信息上得到了综合的分析。
建设智慧档案馆是一个长期的过程，更是一项复杂的工作。在技术方面，管理方面的软件方面都会遇到诸多问题。技术的发展和推进，让智慧档案馆的建设有了一定的基础保障，但在管理方面还缺乏很多政策支持和理论支持，法律规范也不是很完善，没有统一的标准和规范，在很多方面都不是很完善。
参考文献：
[1] 许德斌. 智慧城市新环境下的智慧档案[J]. 山西档案,2014（05）:72-74.
智慧档案管理篇2
一是数字化档案实现资源共享，消除“数据鸿沟”，推进智慧城市建设。前些年，很多城市规划管理的各类材料均以纸质文件为主，即使各经办人有电子文件，也无统一标准，且零星分散存放于各自电脑中，而且资料版本混乱、共享程度低，形成了严重的信息孤岛和数据鸿沟。为了不断推进规划管理向便捷化、数字化、精细化、高效化发展，确保实现城市规划系统业务档案和图形数据的资源共享。在规划管理信息平台应用之后，首先，项目从报建开始到审批结束，通过“边办理、边归档”，自然而然地形成了业务档案的累积，使这些数字化档案成为运用高科技手段服务智慧城市的点睛之笔。用户在系统中可方便的查询各类档案，档案利用效率得到很大提升。同时，通过对整个系统内总规、控规、专项规划、规划审批红线等空间数据进行梳理，制定各类标准，建立更新机制，实现统一建库、管理与一张图应用，解决了数据版本混乱、信息孤岛问题，为规划编制审批和管理提供了科学可靠的图形支撑。信息技术普遍在规划部门的应用，促进了“智慧城市”建设。
智慧档案管理篇3
Keywords： Collective intelligence； Government social media；Social media file； Archival management
“互联网+”时代政府社交媒体发挥的作用日益凸显，特别是随着政务微博、官方微信的应用，政府社交媒体逐渐成为公开政务信息的新渠道。目前，公众的参政意识逐渐增强，政府社交媒体的信息资源总量不断增加，加上政府社交媒体本质上具有档案属性，其管理同样涉及信息的采集、识别、归档等过程。[1]在这样的背景下，如何对政府社交媒体文件进行科学的档案化管理，提高政府社交媒体信息资源的效用，发挥集体智慧的作用尤为重要。
一、基于集体智慧的政府社交媒体文件档案化管理的提出
（一）国内外相关研究
社交媒体信息存档研究源于近年来社交媒体的迅速发展与广泛应用，2010年以来，欧美等一些发达国家的政府部门、档案管理机构纷纷开展了不同层次、不同目的、不同形式的政务社交媒体文件归档实践项目，其中一些已经形成了较为成熟的实施流程和管理规范。如英国国家档案馆负责的英国政府网络存档项目[2]在欧洲网络记忆基金的支持下，开发了能够确保社交媒体文件产生背景、结构与内容原始性的信息采集工具，按照《英国国家档案法》的相关规定，与Twitter、You？ Tube等机构合作，对英国中央政府各部门官方Twitter和YouTube公众号上公开的政务信息和政治热点事件等政府社交媒体文件进行档案化管理。目前，该项目归档保存的Twitter文件已达65000多份，You？ Tube文件数量超过7000个，文件类型涵盖文本、图片、音视频等。此外，美国北卡罗来纳州政府社交媒体档案馆项目[3]通过人工选择的方式识别需要归档的州政府部门所使用的Blogs、Wikis、Twitter、Facebook等主流社交媒体账户，参照项目所制定的“页面宏观评估计分表”，对待采集的政府社交媒体文件进行评价和精确计分，根据得分情况来确定采集的页面范围和采集频率。并依托第三方信息服务机构――Archive Social所提供的社交媒体信息捕获和归档服务构建北卡罗来纳州政府社交媒体文件数字档案馆。
与国外相比，我国在社交媒体信息归档保存方面的研究尚处于萌芽阶段。在理论上，如王焕[4]通过系统分析和梳理国外政务社交媒体文件归档工作的流程与管理模式，为我国档案管理机构提供了具有参考价值的政务社交媒体文件归档办法。黄霄羽等[5]探讨了社交媒体文件权属问题，提出社交媒体文件应采用合作共管的归档管理模式。赵跃[6]对政务新媒体文件归档的动因、主体、内容、策略进行了思考，并指出了当前我国政务新媒体文件归档面临的挑战与应对策略。在实践领域，国内相关的实践应用研究尚处于起步阶段，系统应用实践发展尚不成熟。
（二）概念辨析
1.集体智慧。集体智慧即将大量松散的个人、组织或机构集合在一起，通过集体成员间的互动协作所产生的高于个体所拥有的能够进行理性思考、制定决策、执行任务、解决复杂问题的团体性智慧或能力。在信息资源管理与服务领域，集体智慧已广泛应用于社会网络服务、众包服务、信息资源共建共享等多个方面，维基百科、Yahoo！、Answers等都是典型的成功案例。[7]
2.政府社交媒体文件。政府社交媒体文件可定义为国家政府机构在履行行政活动或处理事务过程中，使用社交媒体制作或接收的具有保存价值的信息，这些信息符合文件的真实性、可靠性、完整性的基本特点，具有凭证、参考、情报等主要的档案价值属性。[8]目前，政府社交媒体信息的文件属性已经得到很多国家的认可，如加拿大国家档案馆认为政府社交媒体信息是政府文件的重要组成部分，并通过政策法规进行规范，使其与政府电子文件和政府网站信息等数字资源一样成为当前档案部门长期归档保存的重要对象。需要指出的是，与政府办公系统中生成的电子文件和政府网站信息不同，社交媒体文件一般是借助第三方社交媒体平台形成的，政府的社交媒体文件保存在社交媒体平台运营商提供的服务器上，这就决定了政府社交媒体文件对第三方平台的依赖性。因此，与电子文件和政府网站信息的归档保存相比，政府社交媒体文件的归档工作流程和管理模式还应充分考虑到第三方因素。
（三）集体智慧与政府社交媒体文件归档的融合
政府社交媒体文件归档不仅涉及第三方运营机构的问题，还要面临大量社会公众参与的网络社区中信息交互与公众反馈信息的整理，加上这些信息动态增长、分享与转载导致其更新频繁，且重复、无序内容较多，很难准确识别和捕获，致使政府社交媒体文件归档工作面临巨大的挑战。因此，对政府社交媒体文件的归档不能仅靠某个机构，需要多机构的共同参与，而且有必要吸纳公众加入，发挥集体智慧的优势，协同高效开展政府社交媒体文件归档工作。其中，集体智慧与政府社交媒体文件归档的融合具体表现为：一是采用公众参与的社交媒体信息采集策略，基于公众、团体的智慧来选择有保存价值的信息，最终建立能够反映集体记忆、社会感知的政府社交媒体文件数字档案馆；二是建立分布式合作存档机制，政府社交媒体归档应由文件的形成机构、社交媒体平台运营商、记忆机构共同参与，在各司其职和运用自身特有资源下协同解决政府社交媒体文件归档面临的各种难题。
综上，我们应借鉴国外实践经验，发挥多个主体协同管理的优势，同时借助政务社交媒体广泛群众基础，征集、内化网络用户的意见和建议，实现集体智慧视角下政府社交媒体文件档案化管理模式的创新，为国内政府社交媒体文件存档工作面临的挑战提供新的解决思路。
二、基于集体智慧的政府社交媒体文件档案化管理的分析
（一）政府社交媒体文件档案化管理的实施主体
如上所述，政府社交媒体文件的归档涉及新媒体运营商、政府机构和档案部门三个实施主体，三者之间的关系如图1所示。这些机构通过分工协作，共同承担政府社交媒体文件的档案化管理工作，从而通过分担责任、降低风险，使效益最大化。
1.新媒体运营商。政府社交媒体文件属于电子文件的范畴，同样具有完整的产生背景、内容、结构等信息，这些信息同元数据一同捕获，成为识别文件真实性与可靠性的重要标识。[9]元数据管理作为社交媒体文件管理的核心，为了实现政府社交媒体文件完整捕获归档与真实保存利用，需要对文件著录的元数据标准提出特殊要求，由于社交媒体文件存储在新媒体运营商提供的服务器上，因此，需要具备技术优势的新媒体运营商提供相应的技术解决方案，满足政府社交媒体文件归档保存的管理需求。
2.政府机构。政府机构作为社交媒体文件的直接形成机构，拥有对文件的管理与处置权，能够在文件的整个生命周期内对其进行管理与控制。同时由于政府机构更了解文件形成的背景信息与内容结构，因此，在文件的真实性与完整性等价值鉴定与识别上具有不可替代的地位。此外，作为政府社交媒体文件档案化管理的领导和监督主体，负责社交媒体文件管理意见与政策的制定，指导并监督档案部门和其他合作机构对政府社交媒体文件的管理。
3.档案部门。档案部门是政府社交媒体文件档案化管理实施的责任主体，一方面，档案部门作为专门的文化记忆机构，在政府社交媒体文件采集内容涉及范围确定、归档工具与技术选择、保存标准体系和流程规范制定、管理平台构建、归档信息服务利用等方面具有天然的优势，通过形成包括方案、标准、规范、程序、技术等诸多要素在内的管理框架体系，可为政府社交媒体文件归档提供必要的制度环境。另一方面，档案部门借助其完善的专业人员配备和资金支持，参照其在文件归档方面成熟的业务流程，可以实现政府社交媒体文件在捕获、处理、存储、利用等环节的标准化操作。
（二）政府社交媒体文件档案化管理的实施流程
政府社交媒体文件作为一种有特定内容、结构、背景信息的文件，在一定程度上属于电子文件范畴，因此，电子文件归档管理的一些理念和方法可以应用到政府社交媒体文件的档案化管理中。根据文件生命周期理论，同样可以把政府社交媒体文件的生成、、捕获、归档视为完整的生命周期，按照相关标准和规范，沿着文件归档管理工作采集、管理、保存的思路对其全程管控，保证政府社交媒体文件从采集到长期保存管理上的连续性和规范性。考虑到开放档案信息系统（OAIS）模型已经成为国际上公认的实现数字资源长期保存与获取的标准，政府社交媒体文件归档的整个流程也可以参考OAIS模型作为其实施档案化管理的逻辑架构，如图2所示。
1.政府社交媒体文件的采集。与常规电子文件不同，政府社交媒体文件依赖于第三方平台具有的深层次的复杂结构，其海量性、复杂性、技术性强等特点导致政府社交媒体文件的采集面临诸多问题，如对动态持续生长信息的实时采集，以及对丰富的社交媒体情境信息的有效获取等。因此，结合政府社交媒体文件的特点，在借鉴电子文件获取相关方法的基础上，还应与社交媒体平台运营商合作，寻求捕获社交媒体文件的有效技术解决方案，包括资源选择标准、网络爬虫工具配置、数据交换格式、元数据编码及转换标准等。以英国国家档案馆对Twitter的捕获为例，该馆在实施信息采集时遵循Twitter提供的REST API标准、数据获取API服务标准等，对收割Twitter信息的网络爬虫工具进行了规范配置，获取以JSON、XML等标准格式数据集形式呈现的包含Twitter信息原始数据及其元数据的档案信息包（AIP）。[10]
2.政府社交媒体文件的管理。利用网络爬虫工具捕获的文件多是杂乱无序的，还应通过编目著录与鉴定整理等管理操作使无序信息有序化。比如，欧盟FP7支持的ARCOMEM项目通过构建通用的元数据模型对采集的文件内容、结构、管理过程、形成背景等信息进行统一的资源描述，并将描述的信息以标准的WARC网页档案文件格式保存，实现对采集的社交媒体文件的编目著录。[11]此外，可以借鉴电子文件鉴定理念，将政府社交媒体文件的鉴定整理划分为文件识断与文件可用性判断两个部分。其中，文件识别用于判断文件档案信息包中的元数据、长期保存方式等要素是否齐全。文件可用性判断即对已捕获文件背景信息、内容、结构等特征的可用性检查，确保文件的真实性、完整性、有效性。
3.政府社交媒体文件的归档保存。社交媒体文件的归档保存主要涉及存档方式与存储架构的选择。目前对社交媒体文件进行存档的方式较多，包括直接存档、网络链接存档、内容寻址存档等。[12]社交媒体文件具有数据量大和存取频繁的特点，解决社交媒体文件在海量存储与高效存取方面存在的冲突，可以借鉴澳大利亚Pando？ ra项目采用的社交媒体文件存档方式，将文件归档分为三个部分，即提供访问的存档、长期保存文件的存档以及持续工作所需的存档，通过多个机构共建共享的方式进行分布式存档，提升社交媒体文件归档效率。在存储架构选择方面，社交媒体文件归档作为一项持续性活动，保存文件数量的动态增长对存储管理提出了挑战，云存储作为动态易扩展、安全可靠、易于管理、成本低廉的数据存储方式可为海量政府社交媒体文件的长期保存提供有效的解决方案。
（三）政府社交媒体文件档案化管理的实施策略
1.采用基于群众智慧的归档信息采集策略。集体智慧视角下的政府社交媒体文件档案化管理所采用的信息采集策略应强调“全民参与、共享记忆”。因此，可借鉴美国国家档案与文件署官方网站开展的“公民档案员”项目，[13]提倡国家档案馆等有影响力的文化记忆机构积极建立公众号，鼓励公众参与政府社交媒体文件的采集工作，按照“明确政府社交媒体信息采集主题利用社交平台宣传社交媒体用户自发参与相关主题信息资源的征集与内容评价负责机构有选择地优先采集重要信息建立反映集体记忆、社会感知的政府社交媒体文件数字档案馆”的流程，利用群众的智慧决定采集哪些有保存价值的政府社交媒体文件，从而将政府网络信息资源采集与保存转变为基于社会意识和社会驱动的存储模式。[14]
2.开发智能化社交媒体信息存档技术。当前国内在社交媒体信息捕获方面，大多采用截图、手动打印等传统方法，而现有的针对浅层网的网页自动采集方法并不能有效解决这类信息的采集问题。因此，由档案部门与社交媒体平台运营商合作研发智能化的方法和工具来实现社交媒体信息的存档，是我国开展政府社交媒体文件档案化管理工作需要突破的重要问题。国外研发的ARCOMEM Crawler、Archive Social等智能化社交媒体信息存档工具所实现的技术创新与突破可为国内社交媒体信息存档技术的研发提供参考。国内在开发智能化的社交媒体信息存档技术的过程中，可考虑以国外成功的实践案例为“蓝本”，结合实际需求，对现有的网络信息存档技术和方法进行优化，实现面向我国主流社交媒体信息存档的智能化工具，通过技术创新，来减轻政府社交媒体文件存档的工作量，降低信息保存成本，提高信息归档质量。
3.建立分布式合作保存机制。政府社交媒体文件归档是一项持续而复杂的工程，需要发挥集体智慧的作用来共同解决。结合国情，国内可建立由政府机构为主导、档案部门为责任主体、社交媒体运营商参与，吸纳那些对政府社交媒体文件归档保存的重要性有足够认识、有意向参与这项公益事业的公众和社会组织所组成的分布式合作保存机制。其中，政府机构应发挥引导作用，获得政策法规方面的支持，鼓励公众和社会组织参与政府社交媒体文件管理工作，利用群众智慧来提高文件档案管理的质量。具备技术优势的社交媒体平台运营商需要在技术上改革创新提高社交媒体信息采集的效率与质量，为政府社交媒体文件的归档提供重要的技术支撑。档案部门需要制定科学规范的社交媒体文件采集标准、策略、方案等，确保资金与资源的有效利用与优化配置，与政府机构、社交媒体平台运营商、社会组织和公众合作协调规划任务框架，实现政府社交媒体文件归档工作的有序进行。
*本文为吉林大学研究生创新基金资助项目“大数据环境下政府网站原生数字政务信息长期可存取研究”（项目编号：2016048）的研究成果之一。
注释及参考文献：
[1]万凯莉.论社交媒体信息的档案化鉴定[J].档案学研究，2016（1）：62-66.
[2]UKGovernmentWebArchive[EB/OL].[2016-07-16].http：//nationalarchives.gov.uk/webarchive/.
[3]State of North Carolina- Social Media Archive[EB/ OL].[2016-07-18].http：///.
[4]王焕.国外政务社交媒体文件归档研究[J].档案学研究，2015（6）：99-105.
[5]黄霄羽，钱红梅.你的网上记忆安全吗――社交媒体文件权属问题的思考[J].中国档案，2014（4）：68-69.
[6][8]赵跃.挑战与应对：我国政务新媒体文件归档若干问题思考[J].档案学通讯，2016（3）：80-86.
[7]刘海鑫，刘人境.集体智慧的内涵及研究综述[J].管理学报，2013（2）：305-312.
[9]NARA. White Paper on Best Practices for the Capture of Social Media Records[EB/OL].[2016-07-21]. http：//archives.gov/records- mgmt/resources/social？ mediacapture.pdf.
[10]Espley S，Carpentier F，Pop R，et al. Collect，Pre？ serve，Access：Applying the Governing Principles of the Na？ tional Archives UK Government Web Archive to Social Media Content[J].Alexandria，2014（1）：31-50.
[11]Thomas Risse， Elena Demidova， Stefan Dietze， ect. The ARCOMEM Architecture for Social and Semantic Driven Web Archiving[J].Future Internet， 2014（1）：688-716.
[12]Operational selection policy OSP27 [EB/OL].[2016-07-26].
智慧档案管理篇4
目前，以物联网、大数据、云计算、新媒体和增强现实为代表的信息技术迅速发展和深入应用，显现出技术支撑传统行业发展已经到了一定的高度。
在技术进步的推动下，档案学理论与实践存在两个发展的要求或趋势：其一，档案信息资源管理逐步由传统的人工模式和实体模式向平台化、知识化、智能化等自动模式和虚拟模式方向推进；其二，档案工作业务流程由基本层面档案的收集、管理与服务向更高层面的信息获取、信息分析、知识服务和智慧服务的方向延伸。这两个趋势必然带来档案学理论与方法研究范式的转型以及档案管理组织结构模式的演变。
然而，各个领域社会实践的不断深化与档案管理理论方法创新滞后的矛盾十分突出，主要表现在信息平台升级而应用跟进滞后、信息资源泛在而处理能力不足等方面。
1.1 信息平台升级，应用跟进滞后。目前，档案学研究与档案信息服务的物质基础、支撑条件和核心内容逐渐向知识?Y源、技术资源和理论创新的大方向转移。
传统的档案服务模式主要是档案管理部门自身通过实体档案的借阅、展览、编研和咨询等利用形式来实现自身的价值。这种实体化的档案服务模式已经逐渐远离当前经济社会发展对在线化服务的现实要求。多元化、多样化、共享化、体验化和情境化的档案信息服务呈现出呼之欲出的态势。没有信息技术的支撑，这样的档案信息服务是很难开展起来的。
1.2 信息资源泛在，处理能力不足。其一，资源的泛在性正在淡化档案收集管理业务的边界性。立档单位的职能活动已与各类资源存在愈来愈多的交集，这些资源包括基础资源、科技资源、人文资源、扩展性资源和个性化资源以及支撑这些资源配置的网络、软件和硬件所构成的硬件资源、软件资源等。档案收集管理范围和所涉及的领域愈来愈宽。
其二，资源的泛在性正在削弱档案部门机构对原生性资源的垄断性。从用户的角度看，信息资源可以从多渠道获取。信息可近性原理和用户最小努力原则表明，用户在泛在的信息空间中将存在更大的自由度，去选择更便利的途径以获取所需的信息资源。因此，档案工作面临的挑战将逐步转向信息资源供给能力的竞争上。
其三，资源的泛在性正在颠覆档案信息服务场所的固定性。信息资源的泛在性第一个表现是信息载体和信息环境的泛在性，由此产生了泛在网络、泛在知识、泛在计算、泛在智能、泛在学习、泛在研究、泛在管理、泛在服务等新的变化。就泛在学习而言，已经出现了无处不在的学习，或者说任何人在任何地方、任何时刻均能通过多样的时空、多样的方式获取多样的信息进行学习。泛在网络也极大地影响了科学研究、管理服务等活动。正因为如此，秉承传统信息资源服务优势的同时，拓展档案服务空间，形成新的泛在网络服务优势，就成为档案工作的新任务。
其四，资源的泛在性正在暴露档案信息服务能力的薄弱性。信息资源泛在性第二个表现是信息服务的长期性、可得性、直接性、移动性、交互性、融合性、情境性、体验性和主动性，信息服务的智能化水平愈来愈高。在档案管理服务部门之外，已经形成了广泛的信息获取能力、可靠的信息传递能力和高效的信息服务能力。档案信息服务能力面临更加严峻的挑战。因此，面对新压力，探索新模式，不断提升档案信息服务能力，才能跟进时展步伐。
在平台化和泛在化特征愈来愈突显的社会情境下，摆在档案工作者面前的是如何适应新的要求，转变传统的档案学思维模式，探索新的理论和应用模式，重新考察具有档案特色的核心理论，用新的视角和理念探讨档案学新的理论与方法，进行理论方法和应用的再创新。其重要意义在于面对这种多元化的信息技术与信息服务格局，通过理论与方法的创新，给更高层次的档案学研究与档案信息服务提供支撑，创造新优势和获取新发展。然而，从现有的档案学研究成果来看，还没有成熟的理论和方法能够把资源、技术、管理和服务有机地结合起来，形成系统化的理论和应用体系。
笔者认为，造成档案工作相对滞后性和能力不足的主要原因在于档案工作思维模式相对滞后和创新动力相对不足两个方面。档案学研究应当注入跨界融合模式，以更加开放和共享的理念，加强档案学理论、方法、技术和应用的交叉协同创新与跨界融合创新，逐步形成新的理论和技术应用框架。在此基础上，开展档案管理能力提升工程建设，是适应时代要求和获得自身发展的重要路径。
平台升级和资源泛在特性在智慧城市建设中表现得尤为突出。为此，本文结合智慧城市档案管理云平台体系建设，探讨跨界融合模式推进档案信息化建设的基本问题。
2 确立档案管理平台功能的中心性定位
智慧城市建设是一个系统工程，也可以说是一个复杂巨系统，或者说是一个生态系统的建设。智慧城市建设的核心是通过先进的信息技术手段对信息进行全面感知和智能处理，以实现管理上的协同化、精准化和服务上的智慧化、智库化[1]。
智慧城市建设包含的要素非常广泛，涉及智能建筑、智能社区、智能园区、智能家居、智能交通、智能医疗、公共安全、节能环保、电子政务、电子商务等方方面面的信息资源建设、业务平台建设和服务体系建设[2]。
从智慧城市建设以信息流为主线的目标设计来看，档案信息化建设应是其中的重要工作之一。因此，档案部门在智慧城市建设中，具有其不可或缺性[3]。同时，具有档案管理中心、数据监管中心和信息服务中心的三个中心职能。
2.1 智慧城市的档案管理中心定位。IBM公司于2009年提出了智慧城市建设的一般框架，该框架突出了两个重要的支撑要素，也就是云计算平台和数据处理服务。
从智慧城市的信息集成性来看，基于跨部门和跨平台的协同环境，完成各类业务信息的标准化处理、集中统一收集和管理是其重要任务之一，档案管理部门应当成为这一重要任务的主要承担者。因此，需要将数字档案信息资源体系作为智慧城市信息资源体系的重要组成部分，确立档案管理中心的角色定位。
档案管理中心具有数字档案信息资源体系的“总库”地位，并具有维护信息的原生性和集成性的重要职能。档案管理中心通过建立网络化的“归档”为入、“利用”为出的机制，拓展中心职能，逐步发展成为智慧城市信息资源汇入和辐射的信息总枢纽。
从云计算平台和数据处理服务的关系上来看，数据处理服务依托云计算平台贯穿于智慧城市运行中纵向和横向的各个层面，既包括数据感知、数据传输、数据析取、数据存储、数据访问等基础性数据获取与处理功能，也包括与业务层密切相关的数据分析与建模、可视化与决策支持、语义与元数据等数据智能处理功能。通过数据处理服务，面向应用层的各种类型应用，如城市规划、健康保险、交通运输、公共安全、环境保护、公共事业、医疗卫生、教育培训、信息公开和应急服务等提供高质量的数据支撑，从而实现社会化、智能化、便利化的智慧管理与智慧服务[4]。
在数据感知层、数据资源池层、数据处理业务层、数据支撑应用层和社会化智慧服务功能层等五个层次的智慧城市建设框架之中，档案管理工作所处的层次和角色如何进行定位，将是一个非常现实的问题。
在一般认识上，档案工作处在数??支撑应用层和社会化智慧服务功能层之间，各机关团体、企业和事业单位在自身的职能工作活动中形成的记录，机关档案部门和各级各类档案馆按照归档范围和进馆要求，进行档案的收集与管理。在此基础上，再面向各级各类的职能工作部门和面向社会开展档案提供利用工作。
智慧城市档案信息资源管理中心在技术层面上可以采取智慧城市档案管理云平台建设的思路。在智慧城市建设的总体框架下，建设两级档案管理中心，其支撑平台是智慧城市档案管理云平台。
一级中心是在数据支撑应用层中增加与各类应用相对应的档案管理中心，即云档案室；另一级中心是在数据支撑应用层之上建设档案管理中心，即云档案馆。两级档案管理中心依托“地区云”平台，形成智慧城市档案管理云平台体系。
智慧城市档案管理云平台体系可以看作智慧城市档案信息资源的云端策源地和云端聚集地，是在“地区云”基础设施建设和统一的规范标准建设的基础上，通过横向与纵向的融合设计，搭建的智慧城市档案管理云环境。智慧城市档案管理云平台体系是联结智慧城市各个领域业务信息平台的枢纽性节点平台共同构成的平台体系，具有智慧城市线上线下（O2O）并重的档案管理职能。
档案工作既要明确这一最基本的定位，也要面向智慧城市建设，按照档案开放和信息公开原则以及纵深切入到底和横向延伸到边的原则，把共享与开放的档案信息资源管理与服务作为工作的出发点，进行制度设计和应用设计。据此开展跨界融合的智慧城市档案管理云平台建设，重塑组织和业务流程，形成新型档案信息化体系，使档案管理部门成为原生性信息的保管利用中心，才能适应云计算平台上的智慧服务对档案工作的新要求，充分发挥档案管理部门在智慧城市建设体系中的独特作用。
2.2 智慧城市的数据监管中心定位。从智慧城市的信息保障性来看，对智慧城市建设中各类业务平台中的信息流，除保证其规范化和标准化，更重要的是确保信息的原始性、真实性、可靠性、完整性、系统性和安全性。这需要在电子文件形成的前端和电子文件效用完成以后的末端，整个电子文件形成的生命周期，进行有效的和可信的控制。而这一点，正是档案部门的重要使命。
从智慧城市的数据安全性来看，需要开展基于智慧城市大数据的档案监管工作。智慧城市建设过程中除了空间信息和数字化信息，还将会持续涌现各类海量的感知信息和网络信息，这些信息共同构成了智慧城市大数据[5]。智慧城市大数据反映了智慧城市建设和运行过程中各单位以及民生工作的真实面貌，需要纳入档案业务指导与监管的工作范畴。
2.3 智慧城市的信息服务中心定位。从智慧城市的信息窗口性来看。政府信息公开是智慧城市建设中一个重要的内容。2007年国务院颁布的《中华人民共和国政府信息公开条例》明确规定，档案管理部门是政府信息公开查阅的重要场所。
从智慧城市的信息服务性来看。智慧城市建设的根本目的在于惠及民生和促进社会经济的高质量发展。因此，增强咨询服务能力是智慧城市建设中的重要任务之一。档案管理部门一旦拥有智慧城市建设中的各类原生信息资源，利用各类智能手段和方法增强咨询服务能力也就成为责无旁贷的重要工作任务。
3 确立档案管理平台建设的嵌入性定位
3.1 智慧城市综合平台的业务性嵌入。智慧城市建设的目标之一是跨领域整合各类行政业务，实现行政事务的协同化，通过开放的单一窗口实现便利化服务，提高整体工作效能和办事效率。因此，档案管理平台建设不能孤立进行，需要嵌入各类业务信息的迁移和多种业务平台整合之中，同步开展建设工作。
其一，管理层面的体系化嵌入。智慧城市建设虽然涉及面很广，但也有整体布局和分层、分级、分区域、分专业、分系统、分部门的具体规划。我国档案管理机构的设置与智慧城市建设具有体制上的一致性，可以依托基层档案管理部门按照立档?挝坏闹腔鄢鞘薪ㄉ璺桨附?立基层的智慧城市信息资源管理中心。在此基础上，按照各级各类档案事业管理机构的层级关系和指导关系建立省区市和国家层面的档案信息资源管理中心。
其二，制度层面的适应性嵌入。智慧城市档案管理云平台建设要充分利用智慧城市综合平台，以政务信息公开和档案开放原则，通过档案管理的体制机制改革与创新，完善档案信息化管理制度、档案业务管理制度、各种类型的专业档案工作制度和各类档案开放利用工作制度。
其三，技术层面的标准化嵌入。档案管理服务平台建设要采取遵从智慧城市建设的技术规范与标准体系原则，实现与智慧城市各类业务平台所具有的诸如大数据挖掘、云计算、复杂事件响应与处理等功能模块的对接。
其四，平台层面的网络化嵌入。智慧城市档案管理云平台建设可以纳入“地区云”建设规划，按资源共享、协同共建的原则，利用“地区云”建设的各类资源，包括网络资源、技术资源、计算资源、存储资源、环境资源等进行建设。
在档案管理体制、机制、标准和规范协同化建设的基础上，开展网络化嵌入设计。将档案管理平台专业化地接入智慧城市综合管理平台，建立智慧城市档案管理云平台体系。逐步实现智慧城市电子文件与电子档案的在线动态管理，包括在线收集、在线归档、在线整理、在线存储、在线鉴定、在线保管、在线统计、在线编研、在线检索、在线利用和在线咨询服务等，为开展智慧城市档案信息资源的网络化建设与管理服务提供平台保障。
通过档案管理云平台体系建设，形成跨界融合与开放共享并重的智慧城市档案管理新模式。通过管理和技术上的再创新，使智慧城市档案管理云平台在泛在网络环境下，在智慧城市生态体系之中，成为智慧城市建设的档案信息资源管理中心，联结智慧城市各个领域业务信息平台的枢纽平台，进而发展成为智慧城市大数据档案管理的策源地和集聚地，并逐步上升为智慧城市信息资源汇入和辐射的信息枢纽。
3.2 档案网络信息安全的前端性控制。加强可信电子文件安全管理制度建设和技术平台建设，进行前端控制是档案安全体系建设的重要内容。
目前，各类技术平台和业务平台在角色管理、身份识别、权限设置、访问控制、加密控制、容灾备份、入侵防火墙等技术层面的应用已相对成熟，与网络安全技术相关的规章制度、标准和规范也都比较健全。但是，有了数据安全和信息安全，并不等于电子文件和电子档案质量有了保证。因为，电子文件和电子档案除信息内容，还包括电子文件全生命周期过程中所产生的各类背景信息和关联信息，这些信息和电子文件自身内容一起构成了电子文件有机整体。
因此，需要建立统一的元数据标准进行前端控制，以增强电子文件安全管理的可信性、真实性、完整性、系统性、准确性和成套性。只有这样，才能保证档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用的质量。
4 确立档案信息资源建设的体系化定位
传统的档案管理主要侧重于实体档案管理，“互联网+”环境下电子文件与电子档案管理的相应机制没有建立起来[6]。还存在标准规范对接、软硬件对接、网络对接、数字资源对接等方面的现实问题。
具体表现为：其一，适用于智慧城市建设的档案信息资源加工处理的原则方法、制度规范和标准化工作上存在差距；其二，适用于云计算和大数据的档案管理软件和硬件系统不完善；其三，与智慧城市各级各类业务管理系统互联互通的档案管理平台建设较为乏力；其四，数字档案信息资源的存量建设不足、增量建设不力，其完整性、准确性、系统性和成套性的质量控制也不尽如人意等。
笔者认为，以体系化定位进行档案信息资源建设的模式创新和模式转换，是解决上述问题的重要途径。体系化建设的基本思路是树立大资源观，将技术与平台、载体与数据共同纳入档案信息资源的管理框架并加以综合管理。
4.1 确立各类技术和平台的信息资源属性。无论是从理论上还是从实践上，档案信息资源建设都是档案管理的基础性工作。在信息技术广泛而深入应用的今天，数字档案信息资源建设更是档案管理基础性工作中的重中之重。
从数字化发展的角度来看，数字资源对信息技术和信息平台的依赖性愈来愈强。从档案载体发展来看，信息网络技术的迅速发展和广泛的应用，依赖于各种信息平台的全媒体档案载体类型和载体形态占的比重越来越大，有些载体类型和载体形态中的数据难以甚至不能转化为实体档案形态加以收集、保管和利用。这已经成为传统档案信息资源体系建设的瓶颈问题。因此，应确立各类技术和平台的信息资源属性，将技术和平台作为数字档案信息资源的重要组成部分进行建设。
4.2 确立各类载体和数据的信息资源属性。智慧城市大数据具有跨界生成性和分布存储性，这对档案的集中统一管理原则来说是一种挑战。
智慧城市大数据档案管理可以运用云计算平台，用整体迁移上云的方法，在物理分散的情况下实现逻辑上的集中管理。这样，既在逻辑上坚持了档案集中统一管理的原则，又在空间上节省了扩建档案保管场所和新建档案管理信息化平台的成本。
对于在大数据基础上产生的数字档案资源，按照数字档案收集管理的相关规定，将其中反映职能工作活动面貌的数字资源归档，实行双套制和双重备份制管理，形成大数据档案、数字档案、实体档案和实物档案并存的信息资源体系。
4.3 确立存量资源数字化与应用的联动性。档案信息资源体系化的建设，存量档案信息资源的数字化建设是基础。
首先，标准联动。存量档案信息资源的数字化加工，要以统一的标准和规范为基础，进行地方与行业档案信息化标准和规范的建设工作，在信息资源的标准与规范方面做到无缝对接。
其次，技术联动。结合智慧城市档案管理云平台建设的规划和目标，开展积极有效和扎实的档案数字化加工工作。同时，充分运用物联网、移动互联网、增强现实、大数据、云计算等信息技术手段，条件成熟时融合广播网和电视网等技术，将存量的档案数字资源进行知识化和智慧化加工处理，??现实体档案与数字档案在各类终端设备上的一体化管理，形成存量资源与应用联动的档案信息资源体系。
4.4 确立增量数字资源线上线下的互补性。将档案信息资源管理平台无缝接入智慧城市的各类业务平台体系之中，利用电子文件前端控制和电子文件全生命周期质量控制的规范与标准，在实现增量资源线上管理的同时，探索线上与线下相协调档案管理新模式，形成线上和线下互补的电子文件与电子档案一体化管理体系。
5 确立档案管理制度设计的融合性定位
在智慧城市建设背景下，泛在的信息空间正逐步确立，云计算服务平台、移动计算服务平台、多网融合信息服务平台以及物联网信息服务平台等得到了更加深入的应用，而且这些应用具有跨界融合性。
智慧城市背景下的档案信息化建设，应以跨界融合性思维，从宏观和微观两个层次开展。在宏观上，从国家和地区层面制定相应的政策，鼓励和支持围绕智慧城市建设，开展档案管理体制和机制融合创新，同步完善档案法规和信息技术应用的标准规范。在微观上，按照智慧城市建设所属行业，分级、分类、分领域、分行业、分专业地深度融入，开展平台化的档案管理典型示范与应用推广工作，达到统筹规划和全面实施的目的。
档案管理制度融合创新的具体举措是强化体制与机制、政策与法规、标准与规范、创新与示范等设计方面的系统性、导向性、一体化和联合性。
5.1 体制与机制的系统性设计。开展档案管理云平台体系建设，要以管理制度、体制机制、业务标准的融合对接为基础进行。一方面，智慧城市背景下档案管理的体制和机制改革与创新，应作为政府主导的系统工程进行顶层统筹的政策设计、制度设计、规划设计、方案设计、管理设计。另一方面，为适应智慧城市建设的新要求，认真研究智慧城市建设过程中的各类要素及其相互关系，以供给侧结构性改革的原则和方法为指导，进行体制和机制再创新。通过政策与制度的融合对接，建立和完善智慧城市背景下档案信息化建设的制度体系、技术体系和方法体系。
5.2 政策与法规的导向性设计。
5.2.1 支持数字资源的平台化建设。目前，档案信息存储与传递的媒介形式因技术进步而发生了一系列的变化，承载电子文件和电子档案的各类业务平台在信息的表现形式和管理方式方法等方面也发生了一系列的变化。
为适应这一变化以及适应未来网络发展新趋势，提高电子文件和电子档案管理的质量，国家档案局和相关机构相继出台了一系列的档案管理法律和法规性文件。如国家档案局在颁布的第1号令、第5号令、第6号令、第8～第11号令中，从档案信息资源建设的角度，对新的档案载体形态及其支撑技术的管理问题均作了原则性要求。
这些要求涉及设施与安全、归档平台、数据质量检查、载体质量检查、网上交接、脱机存储、成套数量、安全利用、不同载体归档互联、元数据与背景信息归档、电子档案和纸质档案的数字化副本归档、电子文件备份中心、企业电子文件归档和社区电子文件归档等多个方面，对有效地开展数字资源的平台化建设工作提供了依据。
从智慧城市档案管理云平台体系建设的角度看，上述规定也有许多值得改进和补充的地方。建议根据泛在网络发展和信息媒介演进的新需求，进行系统化的补充和完善，加大对数字资源的平台化建设的支持力度。
5.2.2 支持跨界合作的信息化建设。在档案信息化专项建设方面，国家相继出台了档案数字化和信息化建设的相关政策，鼓励探索采用信息技术平台和网络平台开展档案管理工作，提供信息服务和存储服务[7]。如，2002年11月25日，国家档案局中央档案馆的《全国档案信息化建设实施纲要》；2010年6月17日，国家档案局的《数字档案馆建设指南》；2014年7月14日，国家档案局的《数字档案室建设指南》；2016年5月26日，国家档案局办公室关于征求《企业数字档案馆（室）建设指南（征求意见稿）》意见的通知等。
这些政策文件的出台对档案信息化建设起到了积极的推动作用。建议在跨界合作的信息化专项工程建设领域强化政策扶持，推进档案信息化向纵深发展。
5.3 标准与规范的一体化设计。目前，智慧城市建设中各类信息标准和规范存在一定的差别，与之相适应的档案信息化建设标准和规范尚没有完全统一。标准和规范的不一致性，将会导致智慧城市建设过程中各类数据之间的兼容性问题。
1999年以来，国家相继出台了数字档案管理相关标准与规范，如，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1―1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54-2014）、《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范》（DA/T57-2014）和《电子档案管理基本术语》（DA/T58-2014）等。这些标准与规范是开展智慧城市档案管理云平台体系建设的基础。
档案管理部门可以利用现有的标准化协作平台，参与智慧城市信息资源标准和规范的制定过程，改进和完善档案信息化建设的标准和规范，逐步形成一体化的标准与规范体系。
5.4 创新与示范的联合性设计。建议国家档案行政管理部门与相关部委联合推出智慧城市档案信息化项目库。通过项目库提供相应的项目建设资金，带动信息化建设项目研究、应用与示范，并在一定的范围内开展项目的创新应用推广工作。
建议各省（区、市）档案行政管理部门探索创新与示范联合推动的管理模式，为智慧城市档案信息化建设工作提供新动力。
6 确立档案服务体系建设的共享性定位
6.1 确立技术共享支撑服务的理念。运用云计算所倡导的设施即服务、软件即服务、平台即服务的理念，确立技术共享支撑服务的思维模式，充分利用智慧城市建设中的各种媒体形态和传播渠道，推进档案信息服务的便利化。
运用技术共享支撑服务理念，构建线上线下联动的服务系统，实现各类终端的线上档案浏览、检索和借阅。同时，丰富各类专题展览、全媒体立体展示大厅等载体形式，实现线下档案的利用体验。
6.2 确立网络共享便利服务的理念。建立“互联网+跨界联合”的档案信息资源协同开发与服务新模式。便利化服务是智慧城市建设的重要目标之一，其基础是通过综合平台跨界集成各类业务，实现一站式服务。
传统的档案信息资源开发与信息服务模式，主要是档案管理机构自身基于馆藏并按照社会需求而开展起来的。这种档案信息资源开发与服务的模式难以满足智慧城市建设的便利化服务要求。因此，确立“互联网+跨界联合”思维，建立和完善档案信息资源网络化协同开发与服务新模式就成为必然选择。
“互联网+跨界联合”服务模式具有两个重要的推动作用，即服务模式的优化和服务优势的强化。通过模式优化和优势强化，使档案信息资源的网络化开发和智慧化服务更为有力。
优化档案服务模式可推进传统档案信息服务实现六个转变。即变档案信息资源开发与服务的孤军奋战为联合作战、变单平台协作为跨平台协同、变单渠道信息来源为多渠道信息来源、变单向信息服务到交互信息服务、变被动服务到主动服务、变有限服务到泛在服务等。
强化档案服务优势可进一步增强档案信息服务的四个优势。即跨界联合的专业互补优势、服务主体与服务对象交互的自媒体优势、信息资源的共建共享的信息集成优势以及技术与平台资源作用发挥的综合优势等。
6.3 确立知识共享智慧服务的理念。其一，开展档案内容的智慧化组织工作。在智慧城市建设中，信息资源共建共享是其重要内容之一，而信息资源内容的组织则是其重中之重。智慧城市档案管理云平台作为智慧城市原生信息资源的中心平台，更应当率先开展档案内容的智慧化组织、管理与服务工作。信息资源内容的组织需要以用户为导向，以需求为牵引，以知识化为核心，以技术为支撑，以智慧服务为目标进行。
其二，开展档案知识管理团队建设工作。档案内容的智慧化组织需要构建稳定的团队开展工作。团队建设可以在档案馆原有编研力量的基础上，通过培训学习、经验交流和实战训练等方式逐步形成。通?^团队化知识组织与知识服务，不断提高档案信息资源知识化和智慧化组织与加工处理的能力，满足智慧城市建设对档案信息服务的精细化及便捷化要求。
其三，开展档案知识服务平台建设工作。与数字化办公平台、可视化公共平台等相对接，以动态和可视化的方式呈现档案信息内容所反映的对象[8]，提升档案服务质量和水平。
7 确立档案人才队伍建设的协同性定位
一是确立制度设计的协调性。与体制和机制创新相结合，人事制度改革相配套和区域人才培育项目相协调，建立和完善人才队伍建设的政策体系和制度体系。激励档案工作人员积极投身于智慧城市档案管理云平台建设中，全面提高自身的创新意识和信息技术应用能力，使更多的信息技术应用人才脱颖而出。
二是确立教育资源的互补性。多渠道开展现有档案人员的信息技术应用能力培训和继续教育，充分利用智慧城市建设中的各类政策资源、行业资源、产学资源、技术资源、网络资源和智力资源等各类资源，联合开展各种类型的继续教育活动，全方位提高档案人员的信息技术应用能力和水平。
三是确立培引使用的交流性。确立需求驱动、政策激励、跨界联合、协同共建的人才培引政策，强化信息技术应用人才队伍建设的力度，用交流的理念吸引各领域信息技术与网络优秀人才加入到智慧城市档案管理云平台建设之中，形成跨界联合与交流互动的高层次档案信息技术应用人才培引使用机制。
四是确立能力培养的多元性。通过政策引导，支持档案工作人员参与跨界融合的学术交流、技术交流、经验交流、参观学习、现场训练、访问互动、业务指导、决策咨询、项目管理等活动，使档案专业技术人员开阔视野、贴近实际，不断提高信息技术应用的针对性和实践性。
五是推进成长环境的网络化。建议实施互联网+档案人才行动工程计划项目。通过全媒体信息和技术共享形式，构建档案人才队伍建设的自我成长、培育引进、互动提高的在线模式，发挥“互联网+”的倍增效应，快速提升档案信息化人才队伍的整体能力和水平。
智慧档案管理篇5
目前，国有企业在档案管理方面还存在一定的不足，档案管理各个流程还存在薄弱之处，与“全球领先的通信支撑一体化服务提供商”还存在不少差距。剖析深层次原因，主要体现在以下几个方面。1.维护成本及用工成本较高。国有企业档案总量小而分散，不利于管理，且不能满足档案增长需求。随着档案总量的不断增加，场地使用成本及维护成本很高，相应地人工成本也较高。2.档案库房建设不标准。国有企业档案总量逐年递增，库房容量全面告急，现有库房建设标准不达标，亟须整改。库房建设不符合使用标准，绝大多数并不满足“八防”（防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫）要求，档案管理的风险高。3.档案电子化、数字化水平低。档案集中管理有利于减少库房和人员占用，并让档案得到更专业、更安全的管理，同时能够减少资源的重复投入。推动档案的电子化、数字化、信息化进程，也有助于实现档案信息的共建共享。目前，国有企业的档案电子化、数字化水平较低，需要逐步推进档案的数字化、智慧化进程。
三、实现智慧档案产品与服务所面临的困难
档案管理行业所面向的客户群体较大，市场空间与产值足够大，优质的服务与解决方案必然会带来很大的回报。因此，档案保管行业，尤其是具有战略价值的档案保管服务，越来越受到资本的青睐。而目前，国内档案管理业务市场尚处于初级阶段，各类企业规模不一、标准不一；档案寄存业务方面，很多大型寄存中心一般使用货架形式保存档案，并未做到恒温恒湿和远程监控等；同时，在档案运输、保管、整理、数字化等方面，管理人员的上岗要求未形成业界认可的模式。所以，此时介入档案保管市场，时机比较成熟[2]。1.缺乏集约化管理。档案服务企业要想取得长远发展，就必须实现集约化管理，包括各企业主体自身的集约化管理和档案服务行业的集约化管理两个方面。而建设档案馆，则是档案服务行业集约化管理最为有效的途径之一。智慧档案管理的第一要素是感知，换言之，就是明确档案智慧管理的要求，通过一系列技术手段和管理流程，形成智慧档案管理体系，将档案的实体文件和档案中的内容以及档案管理过程中的信息进行有效结合，完成对档案内容信息的感知和对档案实体文件的感知以及对档案管理各个环节所有信息的感知。档案智慧管理需要更加先进的信息技术支持，比如通过RFID技术实现对档案出库入库的感知，用智能化的芯片实现对档案的全方位跟踪监控和管理。在感知档案内容方面，采用当前主流的图像扫描以及识别技术，将纸质化的数据转变成为数字化的档案信息存储在系统中。在档案管理状态感知方面，可以通过库房的智能化监控系统实现对档案的综合状态感知管理。2.缺乏智能化管理系统。在智慧档案产品与服务实现的过程中，缺乏智能化的管理系统来支撑智慧档案感知层的建设。智能化档案管理系统主要依赖物联网技术，而基于物联网建设的智能化管理系统需要耗费比较多的硬件（RFID电子标签）。如果国有企业按照档案管理的标准化要求对建筑物进行改建，并赋予智能化的措施，就可以打造一个基于物联网技术的智慧档案园。这一过程中，国有企业需要对其库存的数以万计的实体档案进行物联网技术加工。而仅凭这一点，智慧档案园的建设需要一笔较大的投入。因此，智慧档案园的建设不仅需要智能化的管理系统和先进的物联网技术，还需要大量的资金来支持。3.缺乏专业档案人才。智慧档案产品与服务的实现以及运营，需要专业化的档案管理人才。这些专业化的档案管理人才，既要熟悉传统档案管理要求，又要精通信息管理系统，具备一定的运维管理经验。目前，档案管理人员队伍中，科班出身的专业档案管理人员相对充足；但精通信息系统管理的人才比较缺乏。更何况，不少企业的档案管理人员逐步出现老龄化的情况，甚至一些企业在使用退休返聘人员。因此，若要建设智慧档案园，专业人才队伍的建设和培养将成为档案管理发展的重要瓶颈之一。
四、智慧档案产品与服务的实现路径
智慧档案产品与服务实现是一个综合管理和控制体系，这里面运用了云计算、物联网、互联网、自动控制等技术，目的是提高档案管理服务水平和档案园运行效率[3]。1.构建智慧档案产品与服务管理机制。智慧档案产品与服务的智慧之处在于将所有纸质档案转变成了数字化的信息，并在数字化信息的基础之上构建相应的管理机制。任何对档案信息利用的需求，都将经过详细的分析，并建立相应的数据信息利用和数据挖掘模型。利用智慧化的技术实现对海量档案库存信息的挖掘，并对挖掘的结果进行评判，以便能够为公司决策提供相应的参考依据。构建智慧档案园的管理机制，离不开现代化的档案库房和楼宇管理系统。将两个信息系统进行有效的结合，可以为档案管理者提供相应的数据研判依据，还可以提供可视化的数据，实现档案实体、档案数量以及档案库房环境交互式的管理。2.建设智能化档案管理技术体系。要实现智慧档案产品与服务，不仅需要完善的管理体系，还需要相应的技术系统和智能化档案管理技术体系。开发相应的信息管理系统，可以使广大用户通过互联网申请查询档案的保管状态。对档案实体文件的感知，主要通过物联网的视频识别技术来实现，为每个档案安装基于物联网技术的智能识别定位芯片，用于跟踪档案实体文件的状态，也可利用信息技术对档案的实体内容进行转化和数据挖掘。3.培养智慧档案管理人才队伍。要实现智慧档案产品与服务，必须培养和打造一支能力过强、素质过硬的智慧档案管理人才队伍。公司在加强档案管理人才队伍建设的同时，要注重档案管理人员培养体系的建立。在培养的过程中，要加强档案日常管理知识和信息系统运维管理能力的培养，及时从社会上引进复合型人才。要构建档案管理员长远发展的目标，建立专门的人才培养和管理团队，引导高层次的人才带领整个管理队伍，提升队伍每位成员的知识和技能水平，改善其自身的知识结构；也可以从社会上聘请档案管理领域内的专家作为顾问，派遣学习能力较强的人员参加学习交流，促进智慧档案产品与服务管理队伍中所有成员的服务理念转变，创新智慧档案产品和服务的形式。综上所述，国有企业可以聚焦市场需求，深化智慧档案产品与服务的建设研究，以公司档案管理业务为切入点，全力打造智慧化档案产品，实现档案管理的智慧化。打造智慧档案产品与服务，可以有效实现国有企业高质量发展规划的落地，又可以为深入落实党中央关于粤港澳大湾区发展规划纲要贡献自己的力量。
参考文献
[1]杨爽.谈推进智慧档案建设[J].兰台内外，2020（10）.
智慧档案管理篇6
一、信息化管理全面化
与传统的数字档案馆管理方法不同，智慧档案馆在现代城市发展背景下将档案馆资源的信息化管理逐渐转变为业务的全方面信息化管理，借助现代智慧城市生态化建设的理念与信息技术特征实现了档案馆管理的全面信息化，无论是从档案具体资源的管理、档案信息基础设施建设、档案馆业务流程等方面都做出了很大程度的改进，进一步提升档案馆的运行效率，为生态城市建设提供更加有利的参考，为智慧城市整合消费者的广泛与需求提供更优质的服务；另外，城市智慧档案馆能够捕获档案使用者的行为习惯，并形成文件形成者、档案工作者与使用者相互之间的桥梁，便于智慧档案馆的不断完善。
系统架构中的档案感知与获取系统、全面档案馆管理系统、档案智能服务系统、档案文化社区系统是整个技术系统架构中最重要的四个方面，实现了与数据库的相互交互以及智慧图书馆功能实现的具体目标。
二、信息资源库的精细化
智慧档案馆实现了信息资源的全面整合，因此对档案馆内部信息系统的构建提出更高的要求，一方面随着城市发展速度的不断加快，各种新资源的出现使得档案馆资源的来源与种类逐渐增多，资源的来源已经不仅仅局限与传统数字档案馆，而且将资源的范围扩展到现代计算机云数据中心、各类社交媒体、电子商务馆，这些资源的获得能够为社会发展提供更好的推力，智慧档案馆将所有资源进行统计并统一安排，能够满足智慧城市建设下的各种需求，为人类的持续进步提供动力，并为后代子孙构建资源提供全面的信息参考；另一方面，从档案馆数据整理、保管、处理与档案利用方面来看，智慧档案馆的建设并不仅仅包括接收库的信息资源，而且还要建立支撑档案馆运作的相关基础设施、行政办公、财务管理、技术保障等所有业务构成，同时还要根据智慧档案馆理业务特点实现各个部分的精细化管理，满足现代智慧档案馆系统运营的要求。
三、业务实现的感知化
智慧城市建设利用现代物联网实现了人、物体、系统、数据库的互通互联与智能化联动，实现了系统的分析、判断与感知功能。智慧档案馆在技术系统上也应该具有这样的智慧特征以及实现和人类智慧相统一的管理体系。
（一）数据感知器
主要是系统中用来实现数据集成、迁移、交换等的感应系统，利用现代计算机智能数据处理中心实现数据库之间的同步、转换。
（二）系统和数据之间的感知器
系统和数据库相互之间的智能处理与自动感知系统，利用专用的信息化组件、数据整合设备、语义处理等技术实现相互之间数据的自动存储与高效访问。
（三）系统感知器
系统与系统之间进行的智能交互与业务协同行为，支持系统不同部门的业务协同与流程的优化，整体上提升了档案馆的运行效率。
（四）行为感知器
人与系统形成自动沟通与自动匹配过程，系统通过智能感知系统获取人的行为，并进行分析与处理，使得系统与人的契合度更高。
智慧档案馆利用现代物联网与计算机数据自动化处理技术，将静态的物体、数据等拟人化，进而转变为能够进行主动思维的对象，使得档案馆逐渐从平面系统升级为立体系统，从被动的服务主动转变为系统自动服务过程，实现了基础设施、系统工具、系统工作的整体向自动化、智能化方向发展。
四、信息服务的知识化
随着数字档案馆的快速发展，档案馆资源的数量也呈现出日趋上升的趋势，云计算技术的使用使大数据能够有效整合，并且能深层次挖掘大数据的价值，为社会发展提供服务。未来档案馆的发展将摆脱以“件”或者“卷”为单位的档案资源收集与保存，而更加体现档案在形成中的相关特征，通过记载人们在日常业务活动中形成的既定特征与业务开展的具体背景，分析或者进一步挖掘其中蕴含的深层次的内容，为社会发展提供更充足的经验、知识及方法。智慧城市中大数据的发展理念与计算处理方法使得传统档案馆的建设逐渐实现了全面数字化，提供信息资源检索目录以及关键词索引，为大数据资源存储中数据的调用提供有力的帮助，并且精确了资源的搜索，实现了资源的分享与利用。并且，利用数字化管理的数据分析、语义挖掘、智能处理等有效利用，能够进一步提升档案馆的信息服务能力，达到一个更高、更深的层次。智慧档案馆在建立立体数据仓库与数据挖掘系统的基础上，面向管内组织运作提供资源的综合查询与社会发展辅助决策支持，向社会公众提供开放性的服务，并且实现了个性知识的智能化退订与知识定制服务。
五、结语
智慧城市的发展带给我们更加便利的生活，对经济的快速发展与社会可持续发展有重要意义，而智慧档案馆的建设则在智慧城市便利的基础上为我们提供了更优质的服务以及更深刻的文化熏陶。相信醉着智慧城市的不断发展，必将不断结合新的技术环境，形成更多的服务形态与更加多元化的技术系统。
智慧档案管理篇7
Keywords： Wisdom City;Archives;Co-construction and sharing
1 从档案信息资源共享到共建共享
档案信息资源共享是档案工作的重要内容，但是，从档案信息资源共享实践工作来看，由于受资金、技术、人才、资源等因素的制约，其开展还存有一定的局限性，如档案部门往往得不到社会的关注，资金投入不足，管理人才、专业人才、技术人才严重短缺，影响了档案信息资源的共享利用;同时，在我国现有的档案管理体制下，档案信息资源被分散保管在各级各类档案保管机构，档案管理的标准和社会部门信息建设标准不尽一致，影响了档案信息跨行业、系统、部门之间的共享;此外，档案部门的馆藏档案结构不尽合理、档案人员工作服务有待提升，这些都导致档案部门开发的档案资源和社会需求相脱节，等等，这些都制约了共享工作的开展。
20世纪90年代以后，以物联网、云计算等为代表的信息技术带动了智慧城市建设的快速发展，智慧城市建设过程中相关部门需要利用各层级的档案信息资源，这在客观上要求整合区域内各档案保管机构档案资源，在建立分层级档案信息资源共享平台基础上实现社会的接入和利用，如何在智慧城市背景下实现区域内档案系统内部以及与社会部门之间的档案信息资源共建共享已引起了档案界的关注。笔者认为，档案信息资源的共建共享是指档案部门根据用户对档案信息的需求，充分利用现代信息技术手段和网络系统，整合各级各类档案保管机构的档案信息资源，加强与社会部门的协同，建立一个基于互联网的分层级档案信息共享与服务平台，实现档案系统内部以及与社会部门之间的档案信息资源共享，满足社会对档案信息的利用需求。与目前的单纯档案信息资源共享相比较，共建共享更强调档案部门和社会部门在共建档案信息资源基础之上的共享，可解决仅仅依靠档案部门开展共享工作的缺陷，从而在智慧城市体系建设中深层次促进档案信息资源的利用，对于促进新形势下档案事业的发展有着重要意义。
2 档案信息资源共建共享基本模式
信息资源共建共享基本模式主要有集中型模式、层次型模式、网络型模式[1]，我们也可依此将档案信息资源共建共享模式分为上述三种模式。
2.1 集中型模式。集中型模式也称为垂直型模式，指具有隶属关系的某系统内或某类型档案保管机构在不同层次之间协作共建共享档案信息资源的一种模式。这种模式中，所有下级馆（室）都与中心馆联结，并共享中心馆的档案信息资源，如2013年浙江绍兴市档案部门建设“区域公共档案信息资源管理和服务总平台”，通过现代化的信息技术手段，将辖区内各县市区档案馆的档案信息资源进行整合和利用，实现区域内档案信息资源的共建共享[2]。集中型模式下，各成员之间具有行政或业务上的上下级隶属关系，因此相对容易组织开展，但这种模式也有其自身的不足，集中型模式具有封闭性，排斥了系统外及各系统之间的档案信息资源有效共享。
在我国现有档案工作体制下，保存档案资源的档案机构既包括传统的国家档案馆、部门档案馆、企事业档案馆（室），还包括近年来新出现的新型档案机构，如文件中心、档案寄存中心、档案事务所等，在条块分割的管理体制下区域内档案工作处于政府、部门、行业和社会组织各自管理的状况，档案行政管理机构对上述档案保存机构仅履行“按区域执行监督和指导的职能”[3]，基于此，集中型模式下，档案信息资源共建共享可分为档案专业系统内各级国家档案馆档案资源共建共享、档案专业系统之外的社会各系统内档案资源共建共享，以及和上述各系统无隶属关系的社会组织档案信息孤岛并存的工作状况。
2.2 层次型模式。层次型模式又称水平型模式，是指同层次间不同系统、不同类型档案保管机构之间的信息资源共建共享模式，是一种跨系统的条块结合的工作模式。层次型模式以某个地区为范围，以综合档案馆为基础，统一标准，联合建设，共享开发利用各系统、行业和部门中的档案信息资源，但这种模式下，各档案保管机构分属于不同的行业系统，并无隶属关系，档案信息资源共建共享的推进工作缺乏行政促进机制的有力保障。
由上可知，层次型模式对促进区域档案信息资源共建共享工作开展是有利的，虽然各档案保管机构在行政上不存在隶属关系，但就推进档案工作合作共享却有着共同的要求，加强跨系统档案信息合作共享对于各部门的工作效率是双赢的结果，但层次型模式下的合作如果缺乏合理有效的运行机制、协作机制、保障机制，这种模式在实践中往往难以有效开展。
2.3 网络型模式。网络型模式是指所有档案保管机构间都可直接相互联结，互相建设共享档案信息资源。其理论基础是虽然各档案保管机构的档案资源具有一定的独立性，但它们都属于我国整体档案资源不可分割的组成部分，因此对所有档案信息资源都可以进行合作共享，网络型模式在理论上是最优化的共建共享模式，但考虑当前的档案工作体制、机制、信息技术、部门利益等因素，这种模式是在实践工作中操作难度最大，最难以真正实现的一种模式。
3 区域档案信息资源共建共享的优化模式
3.1 确定优化模式的原则。（1）适应性，模式的确定应符合地区政治、经济、文化现状，适应档案事业发展的需要以及现有的档案工作体制机制，具有实际可操作性;（2）渐进性，应意识到档案信息资源共建共享工作是一个逐步完善的发展过程，在建设过程中可考虑分步实施，科学建设。（3）前瞻性，模式的选择既要符合档案工作的现状，也应具有一定的超前设计理念，为将来的功能的拓展预留余地。（4）融合性，上述三种共建共享模式之间并不是完全割裂的，在具体选择时，可整合各种模式的优点，因地制宜，多种模式并举，使区域档案信息资源共建共享工作务实开展。
3.2 区域内档案信息资源共建共享优化模式的思路。结合我国现有的档案管理体制机制及各地区档案工作的实际，区域内档案信息资源共建共享的优化模式是改良基础上的集中型模式，实际开展时可分层级逐步推进，具体为：在地区档案行政管理机构的统筹指导下，大力开展档案信息的资源体系、安全体系、利用体系及信息技术建设，首先在区域内具有隶属关系的包括档案系统在内的各行业系统内开展共建共享，实现纵向的各档案保管机构在不同层级之间档案信息资源共建共享，在此基础之上逐步实现区域内横向的跨行业系统档案信息资源以及区域内相对独立的社会组织、档案寄存中心、档案事务所和公民个人的档案资源的共建共享，整体提高地区档案资源综合服务能力，为地方经济社会发展提供有力的档案信息支撑，并为将来更大范围内的跨地区的国家范围内档案信息资源共建共享工作奠定坚实的基础。
这一模式也可概括为：地区档案行政管理机构统筹指导，在集中型基础之上的分层级推进，各行业系统分别实施，先系统内共建共享，后跨行业系统共建共享，最终实现全国档案信息资源共建共享。
4 智慧城市背景下区域档案信息资源共建共享模式创新
4.1 主题内容协作的共建共享模式。主题内容协作的共建共享模式的目标在于建设基于共享的专题档案信息资源，这种模式能够将专题档案信息集中在一起，方便用户从专题角度共享利用档案信息资源[4]。在智慧城市建设中，为解决社会公众关心的核心问题，提升重点领域服务水平，城市管理部门往往开展部分专题智慧应用体系建设，如智慧社会管理体系、智慧健康体系、智慧文化服务体系、智慧安全应急体系，等等。这些智慧应用体系建设过程中，档案信息具有重要作用，档案部门应和政府相关职能部门加强协作，共同建设和共享专题档案信息资源，而在实际工作中，部分地区档案部门已开展和相关部门协作建设共享工作的探索。如浙江省提出建设“民生档案”、“平安档案”、“活力档案”等专题档案的思路，在工作过程中，浙江丽水市建成了包括资产档案应用模式和百姓档案智能模式等在内的四个智慧应用模式[5]，浙江绍兴市2013年创建“区域涉民档案集成管理与服务平台”，以公民个人身份证号码为关联，通过公民个人身份识别对各类档案信息的有机联系，打破了现有各数据库之间的孤立关系，实现了人与人、人与物、人与证、人与业的智慧整合[6]。
4.2 非政府社会组织主导的共建共享模式。非政府社会组织共建共享模式是指由非政府社会组织主导实施的区域内档案信息共建共享模式，在我国现有的工作体制机制下，区域内信息资源共建共享主要由政府部门负责开展实施，但近年来在国际范围内兴起由非政府社会组织主导开展的区域内或跨区域的信息资源建设与共享工作，我国近年来在部分领域也开始探索这一新模式，在该模式下，非政府社会组织根据地区发展规划，研究本专业领域信息共享平台建设、具体数据集成共享和业务协同、研究共建共享工作中信息安全和隐私的法规政策、信息数据标准，同时负责召开学术交流会、技能培训、新技术和项目推广应用等。2013年3月，中国卫生信息学会健康档案与区域卫生信息化专业委员会成立，其建设的核心内容区域卫生档案信息平台，实现基于电子健康档案、电子病历索引库及人口信息数据库的综合管理和数据利用，实现公共卫生、医疗服务、医疗保障、药品供应保障、计划生育和卫生综合管理六大业务应用互联互通、信息共享、业务协同，实现智慧城市建设中的智慧医疗，目前该组织已协助国家卫生计生委在上海闸北区、重庆、浙江舟山、四川德阳等地区开展智慧卫生档案信息平台的建设工作[7]。
4.3 市场机制调节的共建共享模式。市场机制共建共享模式是指在档案部门参与区域内档案信息建设和共享工作中引入市场机制，通过市场调节协作双方的权利和义务，保障共建共享的可持续发展。作为社会公益性信息组织，传统档案管理体制和运行机制基础上的档案信息资源共享强调档案部门的投入和付出，档案部门在积极向社会提供各类公共信息的同时，自身资金投入、效益和人员等因素较少得到重视，致使建设成本过高而使档案部门难以承受。在智慧城市建设中，档案信息资源共建共享工作应运用市场机制调动各方积极性，用市场机制来建设和共享档案资源，实现资源和成本管理的合理化，真正体现合作共建、社会共享的目标。
随着我国各地区智慧城市推进工作的开展，社会部门对档案信息的需求较以往更为迫切，档案部门应改变以往单向档案信息输出的模式，积极引入市场机制调节的共建共享模式。如，档案部门可争取档案资源建设与共享专门经费用于基础档案信息的市场外包数字化、智慧档案管理系统的建设和管理、智慧档案建设和共享中的云计算及物联网等核心技术的开发，等等;考虑如何将档案信息资源共建共享工作融入到智慧城市建设体系之中，列入政府主导的智慧城市建设规划内，将其市场项目化，从智慧城市的财政专项中获得资金支持，引导智慧城市各项专项建设经费向档案领域的流入;此外，在部分商业目的智慧项目中以市场购买的方式获取档案信息数据，等等。
4.4 全面融入的共建共享模式。档案工作应全面融入智慧城市建设的全过程，这就要求在包括智慧城市基础设施建设、核心技术、运营管理、信息安全等各领域实现档案领域的同步建设，当前档案部门应重点加强以下几方面工作：（1）加强网络基础设施建设。档案工作应主动融入各地智慧城市的建设，加快“下一代互联网”、“新一代广播电视网” 、“第四代无线通信”以及物联网、云计算等关键技术在档案工作中的应用，同步构建与智慧城市协同统一的泛在网络，在信息基础条件较好的档案部门开展“三网融合”和网络基础设施共建共享试点建设，积极探索适应三网融合的档案工作模式。（2）推动档案云计算中心建设。根据档案部门实际智慧应用需求，整合档案工作网络、软硬件和信息资源，建立档案云计算中心，构建档案云计算服务平台，形成契合档案工作特点和需求的档案云计算关键技术服务和整体解决方案，用于现代海量档案数据的收集、整理、传输、存储、备份和开展利用等，向社会提供技术先进、标准统一、安全稳定的档案云服务。（3）档案信息安全基础建设。应加强完善档案信息安全保障体系、档案信息安全测评认证体系、网络信任体系、档案信息安全监控体系建设，建立档案信息安全等级保护和风险评估制度，加强档案网络和信息安全监控预警机制，按照《国家网络与信息安全事件应急预案》的规定，建立重点档案信息系统突发事件的应急响应机制，提高档案信息安全事件应急处置能力。
*本文系国家档案局科技项目“智慧城市背景下区域档案信息资源共建共享理论及其实现机制研究”（2014-X-48）、江苏省教育厅哲社项目“面向社会突发事件的档案工作机制创新研究”（2013SJD870003）、江苏省高校档案研究会项目“档案信息资源共建共享理论与实践研究”（jsgdz2013-09）研究成果。
参考文献：
[1]马费成，裴雷.我国信息资源共享实践及理论研究进展[J].情报学报.2005（6）：277～285.
[2][6]陈慧瑛.智慧档案 数字先行[J].浙江档案.2013（12）：14～15.
[3]吴加琪.面向社会突发事件的档案工作应急联动机制研究[J].档案与建设.2013（10）：7～10.
[4]李安.国外几种信息资源共建共享模式及其对我国的启示[J].情报理论与实践.2004（1）：100～102.
智慧档案管理篇8
1 威海市城建档案数字化现状及优势
随着城市化进程不断加快，城建档案数量、种类、使用频次越来越多，传统的档案管理方式越来越不能满足城市发展需要，城建档案数字化成为提高城市管理效能的必然选择。与传统城建档案管理模式相比，城建档案数字化具有显著优势：一是有助于节约空间。数字化档案突破了传统档案保管空间及年限的局限，将传统的档案以现代化的硬盘、光盘载体予以保存，极大地节省了空间，同时简化了维护程序，降低了维护成本，延长了保管年限。二是拓宽了档案范围。传统的档案大都局限于纸质载体，保存形式单一，范围有限，而数字化档案，除以文字、图片形式保存档案外，还可以通过语音、视频等形式保存，形式更加多样，范围更加扩大。三是提高了档案的运用效率。借助计算机技术的快速发展，数字化档案可以极大地加快档案的检索、备份、传递速度，实现了资源的共享，档案的服务水平进一步提升。
近年来，威海市城建档案管理部门紧扣城乡建设工作发展实际，以城建档案数字化为主线，围绕城建档案管理与应用做了大量工作，多次获得住房城乡建设部及省、市表彰，积累了大量宝贵经验。目前，威海市城建档案数字化工作，呈现三大特点：
一是档案数字化基础好。开发应用了“威海市城建电子档案管理系统”，共完成馆藏档案数字化6060卷，仅2012年就完成扫描档案2793卷，刻录光盘840张，录入数据325.63千兆。开展建设电子档案的接收、保管和利用工作，严格执行进馆档案分类、编目、入库以及管理制度，共验收入库档案7948卷，全部录入计算机检索系统，共录入案卷目录6362条、卷内目录4.62万条。
二是档案数字化技术定位高。2010年开发运行的“威海市地下管线信息共享平台”系统，与 “数字威海地理空间信息公共平台”、 “威海市数字化城市管理平台” 实现连接，形成一个涵盖地上地下的直观三维系统。2012年8月，该项目荣获2012年威海市科学技术奖二等奖，并通过了住房和城乡建设部组织的2012年度住房城乡建设领域应用软件测评。
三是档案数字化服务覆盖广。“威海市地下管线信息共享平台”系统面向政府部门、管线权属单位、社会团体和公众等不同层次用户，按照权限配置提供网上数据免费共享服务。截至目前，已直接接入用户达到18家，并为200多家用户提供数据服务，累计网上点击查询4.5万次，提供管线图650幅。
2 威海市城建档案数字化建设目标及制约因素
智慧城市是指运用新一代信息和通信技术手段（如物联网、云计算、三网融合等），分析、整合城市运行系统的各项关键信息，实现与市民生活息息相关的交通、电力、城建、安全、家居等各方面的智能服务。1我国智慧城市建设大体分为四种类型：一是城市生活服务型，二是城市规划管理型，三是智能交通导航型，四是虚拟城市导游型2。
根据城市发展阶段规律，威海市研究确定的未来四年智慧城市建设目标是到2016年，通过“2333建设”计划，构筑宽带光网和无线宽带两张网络，搭建政务、工业设计和公共服务三大云计算平台，推进政务、商务、民生三大领域智慧应用，发展壮大智慧工业、智慧农业、智慧服务业三大产业，建立资源共享和业务协同的智慧应用体系，将威海打造成为空气清新、环境优美、生态良好、社会和谐的“智慧威海”（如表1）。
从威海市智慧城市建设图表可以看出，威海市智慧城市建设包括基础、应用、城市管理、园区、产业等五大类，综合了现有四种智慧城市建设模式。城建档案数字化系统属于城市管理大类，是未来智慧城市建设的重要组成部分，是城建档案管理工作的发展目标和方向。
威海市城建档案数字化虽然基础较好，但与智慧城市创建要求相比，存在一些制约因素：一是标准规范建设相对落后。标准规范是城建档案数字化建设的重要基础之一，主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描述、存储、查询。标准规范建设是档案数字化快速、有序、健康发展的保障。目前，威海市城建档案数字化建设标准较低、内容不够健全，缺乏完善的、高水平的标准支撑。二是软硬件设施建设不够。软硬件设施是数字化建设不可缺少的基本条件，是城建档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。目前，威海市城建档案管理软硬件建设尚未能满足数字化建设的需要。三是技术人才相对不足。人才队伍建设是档案数字化成功之本，对其他各个要素的发展速度和质量有着决定性的影响。目前，在城建档案管理部门里，既懂城建档案业务知识又懂信息专业知识的复合型人才不足。
3 威海市城建档案数字化建设的思路和路径
当前和今后一个时期，威海市推进城建档案数字化的思路：以建设智慧城市为目标，以城建档案存储数字化、检索自动化、利用网络化、备份异地化为导向，以信息网络为基础，以数据库建设为重点，以人才队伍建设为保障，以城建档案信息资源利用为目的，突出抓好应用软件开发和信息技术应用，不断提高城建档案服务水平。重点抓好三个方面：
一是城建档案数字化基础设施建设。（1）配套完善硬件设施。城建档案管理部门要制定工作计划，抓紧建设或租用符合计算机设备运行要求的办公场所及满足城建档案管理软件运行的计算机设备。配置服务器、服务器切换器、磁盘阵列、电脑、扫描仪、摄像机、照相机等硬件设备，确保其具有较强的支撑、兼容和拓展能力。（2）配置管理应用系统软件。软件系统要包括在建工程动态跟踪系统、电子文件管理系统、声像档案管理系统、馆藏档案数字化加工系统、馆藏档案统计系统。软件系统要实现城建档案生命周期内全过程信息集成管理，完成包括声像档案在内的各种档案的收集、整理、著录、数字化加工处理、保管与利用、查阅与调档、检索与分析等工作流程，同时与数据库系统相互融合，实现从数据录入到数据管理再到数据输出全过程的应用，以适应城建档案数字化管理示范项目实施的需要，为城建档案信息交换、实现城建档案信息资源共享创造条件。（3）普及档案管理中计算机和网络技术的应用。全市县级（含县）以上城市城建档案馆（室）全部应用城建档案计算机管理系统，实现全市城建档案信息管理计算机化和城建档案工作办公自动化。到2013年底，完成馆藏档案目录数据库建设，实现馆藏档案检索、数据统计计算机化。
二是城建档案数字信息资源建设。（1）以争创“全国数字城建档案馆示范馆”为目标，到2013年底，全面实施“四网一库”（城市地下管线综合管理信息网、馆内局域网、连接当地政务信息网、连接互联网和馆藏档案数据库）建设。（2）积极推进馆藏城建档案数字化建设进程。一是对现有馆藏档案进行数字化。档案数字化应以现实需要为前提，按照“珍贵档案、重点档案、普通档案” 先后数字化的原则，把现有实体档案资源分期分批转变成数字信息资源。二是异地城建数字档案备份工作。做好市内、市外、各市区间的数字档案备份工作。（3）加快增量城乡建设档案数字化。按照建设部《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）和相关技术标准，全面实行建设工程电子档案报送制度，建设单位在报送纸质档案的同时，一并报送与纸质档案一致、符合国家、省和我市有关质量标准的电子档案。各级建设行政主管部门及所属城建档案管理机构要把报送电子档案作为建设工程竣工档案验收的重要审查内容，对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档，实行全过程监督和指导。
三是城建档案数字化人力资源建设。把工作需要的城建档案著录、计算机、数字化技术、网络技术等知识，以及有关标准规范的内容列入业务学习计划，普及信息化技术知识，不断提高城建档案工作人员的知识水平和业务技能，提高总体信息化应用水平。补充具有计算机、信息化等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍专业结构，满足智慧城市建设的需要。
参考文献：
智慧档案管理篇9
研究成果
2013年，由童红雷担任课题负责人的融安特研发团队，结合档案库房管理实际需求，融合了互联网、物联网等技术，在“互联网+”的影响下，在行业内率先提出了“档案库房+智丨”的想法，创新了档案库房一体化管理理论，研发了“档案库房一体化智能管理：统”。
2014年3月，“档案库房一体化智能管理系统”课题被国家档案局批准立项。课题以一体化管理理论为指导，考察我国档案库房中存在的各种安全和环境问题，充常管理模式，创建了：体的档案馆库管理办法，引领了档案产业的创新、发展，是档案产业“互联网+”的必然趋势。
研究意义
1.适应时代科技发展的需要
随着计算机技术的普及，互联网及物联网技术的应用，各行各业都在其影响下发生着深刻变革。而档案产业发展相对缓慢，当前的数字档案馆已经不能够完全满足档案的发展需求，档案工作需要建立多元的档案管理系统，改变传统的库房管理现状，满足档案工作技术升级融合的诉求，跟上时展步伐，尽快实现档案管理的智能化和智慧档案平台的建设。“档案库房一体化智能管理系统”这一课题的研发和探索就是在这种背景下提出的。
2.迎合国家战略发展的重要部署
2014年2月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，体现了党中央、国务院对于新形势下档案工作的高度重视和巨大支持，是指导当前和今后一个时期我国档案工作的纲领性文件。融安特“档案库房一体化彳能管理系统”课题的提出、研究及应用，深度切合文件精神，完全符合文件提出的人防、技防、物防“三位一体”的档案安全防范体系，是融安特迎合国家战略发展的一个重要部署。
3.赋予库房更加智慧化的内涵
传统的档案库房管理主要是针对档案实体本：进行保存、使用、查询、检索，档案管理单一并且落后。而一体化智能管理系统，调动了档案库房的全部设备，进行统一管理，并能够实现自动调节和控制，真正让电子档案内容与档案实体位置实现无缝对接，并对档案库房的空气质量进行了专项的治理，对档案的所有业务流程、智能化设备全部进行了有效管理，把握了档案产业全产业链的命脉，为档案库房带来了更加智慧化的内涵，为档案库房管理工作带来了新的曙光，为建设智慧档案平台提供了理论和现实依据。
创新点
该课题对档案库房的空气质量进行了专项监测、控制和治理，不仅保护了档案本身的安全，更是首次实现了对档案从业人员身体健康的保护。
1.首次提出对档案库房空气质量进行专项监测、控制、治理
档案库房的不良空气环境不仅会腐蚀、破坏档案本身，更是引发档案从业人员经常患上鼻炎、咳嗽等各种职业疾病的罪魁祸首。档案库房存在的空气质量问题已经成为整个档案行业的困扰，但是一直未找到有效的解决办法，融安特为改变这一状况提供了新的解决办法。
“档案库房一体化智能管理系统”这一课题，首次对库房内的空气质量状况进行了有效的监测、控制以及治理。其可通过远程实时了解库房实情，支持移动端管理和分级管理，[E可自动调节、过滤、净化，，时刻保证库房内空气质量的安全、稳定，恒湿消毒净化一体机是其重要组成部分。
恒湿消毒净化一体机是融安特首家研发，采用最先进的控湿、消毒、净化技术，配备无线智能环境传感器检测模块，拥有6路传感器和6重高效净化，PM2.5一次净化效率高达95%,高效灭菌消毒率达到99%,能去除空气中95%的微尘，有效净化细菌、尘螨、微生物和各种气态污染物，消除空气中的异味，实现了库房内空气质量的智能管理，保护了档案本身安全和从业人员的身体健康。
2.首家提出保护档案从业人员身体健康
传统的库房空气治理多针对温湿度的控制，而该课题有效地对温度、湿度、PM2.5、TVOC、C02、PM10等进行了监测、控制和治理，PM2.5—次净化效率可达到95%,不仅为档案的长期保存保护提供了一个安全的环境，更保护了档案从业人员的身体健康。
在整个档案行业，融安特是首家提出保护档案从业人员身体健康，并将档案保存安全和从业人员身体健康同时考虑在内并进行空气治理的企业，有效解决了档案库房的空气环境问题，这在整个档案行业是一大创新之举，为建设智慧档案平台注人了新的活力并提供了新的动力。
3.对档案保护的意义进行了人性化的延伸
该课题提出对档案实体和档案从业人员进行保护，对档案的保护意义进行了扩展延伸，将彳案管理工作理念和安全意识提高到了更加人性化的高度，是档案产业的创新举措，成功解决了建设智慧档案平台需要考虑的人员安全问题，推进了整个档案产业人文属性的发扬和传承。
应用前景
智慧档案管理篇10
浙江大学从2010年开始动工，将正在建设中的紫金港校区西区作为建设智慧校园的试验田，计划在2015年前把该校区西区建设成为智慧校园。智慧校园的“智”是指学校的智商，强调智能化与自动化，“慧”是指人的情商，强调人的灵性与创造力。智慧校园的理念，就是充分利用现有的网络技术、信息化技术、通信技术、物联网技术，提高高等学校的管理水平、科研效率和能力，改善师生员工的教学科研条件，优化学习、生活条件，创造优美、和谐的校园环境，充分发挥高等学校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新中的重要作用。智慧校园的建设目标，就是充分利用当今先进技术实现上述智慧校园的理念，创造优质、高效的教学、科研、管理、育人环境，绿色、生态、和谐的校园。
2 智慧校园建设的保障条件
2.1 人力投入。为保证智慧校园建设各项工作的顺利开展和实施，首先必须保证各类技术和管理人员的投入，把科学配置建设智慧校园的人力资源作为第一要务来抓，建立一支智慧校园建设的专业队伍，这支队伍中必须包含有各方面的专业技术人员和管理人员。
2.2 规章制度建设和长期规划。科学合理的校园规划，可以最大限度地保证校园节地、节水、节能，使人财物得到最优组合。对属于投资大、周期长、难度大、影响面广的复杂型系统工程的智慧校园的建设，更应有一个科学完善、周全的长期规划。
2.3 校园网络化建设。校园网络化建设是智慧校园建设的重中之重的内容。浙江大学在智慧校园的建设规划中，将校园网络化建设分成以下三大部分。即网络基础设施建设、云计算平台和物联感知系统。
3 智慧校园建设中的电子文档管理模式
3.1 部门产生文档在线编辑和公开。对各部门产生形成的电子文件进行在线编辑是电子文档管理工作的第一步。文档在线编辑管理，是近几年才出现的电子文档流转新技术，该新技术集网络共享、文档实时编辑和纠错、集成数据库技术的高效检索等功能为一体，它允许用户远程操作文档，能够实现文档从创建、修改、审批、存储、转发、查询到重复使用的处理过程，从而使办公系统实现真正意义上的网络化、自动化和无纸化。文档在线编辑管理系统的主要实现技术，包括基于WAMP/LAMP框架的系统访问模型和基于AJAX技术的文档对象模型，及其基于Office在线编辑技术，等等。经过在线编辑的电子文档，在符合相关规定的前提下就可以公开。
3.2 电子公文管理部门的在线归档。对经过在线编辑的电子文件进行在线归档是电子文档管理工作的第二步。智慧校园产生的电子文件根据其来源可分成两类，一类是OA系统内形成的电子文件，另一类是OA系统外形成的电子文件。对于OA系统内形成的电子文件，利用OA系统电子公文归档接口与网络版档案管理系统无缝链接和数据转换实现归档，无缝链接的实现主要是通过在线档案服务器中设定电子公文预处理临时库，将系统内的元数据按一定格式导入后，自动转换到档案管理系统数据库，然后将电子原文与目录数据进行关联挂接；对于OA系统外形成的电子文件，通过电子公文管理部门的专职或兼职档案员预先建立目录数据库，然后将电子全文与目录进行关联挂接，并且对电子目录与电子全文进行捆绑来实现在线归档。
3.3 档案人员在线审核和数据上传。对已在线归档的电子文档进行在线审核鉴定，是档案管理者的一项非常重要的工作，因为所有离线归档的电子文件都必须通过档案人员在线审核，经鉴定符合相关要求和标准后，才能离线归档。审核鉴定的方法，是在电子文件管理系统设计阶段，便开始保管期限表制定工作，由计算机进行自动审核鉴定或者通过人机对话的方式进行半自动化审核鉴定；审核鉴定的内容，需要完成三项判断工作：一是某信息集合是否电子文件；二是该电子文件的内容具有多长时间的保存价值；三是电子文件的技术状况能否保证其内容价值的实现。通过档案人员在线审核鉴定的电子文件，才能进行数据上传。
3.4 电子文件离线归档和数据备份。离线归档是对在线归档数据的备份，以防范可能发生的数据灾难，离线归档的数据不常被调用，一般也远离系统应用。要做好电子文件离线归档和数据备份的管理工作，必须认真做好以下两项工作。第一，建立电子文档备份体系，保障备份工作顺利开展。首先，应用电子文档安全备份系统，采用磁盘阵列作为备份系统，完成文档原文的异地容灾备份。其次，加强电子档案信息安全环境建设，对内网服务器及网站服务器进行扩容升级，定期查杀网络病毒，修复网站数据，实现网站数据的在线和离线备份。最后，在电子文件载体选择上，使用光纤磁带库、外置硬盘和光盘三种类型的存储介质，对电子文档进行异质备份。第二，采用多种备份技术手段，保证电子文档数据备份的有效性。（1）多种存储载体与软件相结合。根据数据备份的实际需求，在载体上可选择磁盘阵列、光盘库或磁带库，在软件上可选择Veritas Storage Replicator或Veritas Backup。（2）本地备份和异地备份相结合。在本地和异地同时对原电子文档进行备份，可有效地防止自然灾害或人为的破坏，也可有效地抵御网络病毒的侵害和攻击。（3）完全备份和差额备份相结合。差额备份节省备份的时间及存储空间，完全备份的备份时间长且会占较大的存储空间，当恢复时可一次性快速恢复。（4）离线备份和在线备份相结合。在进行离线备份时，服务器将停止用户对电子文档的操作，由此可以避免由于用户操作、修改电子档案而造成数据不一致的问题。而进行在线备份时，服务器不停止用户对电子档案的操作，可实时对电子档案进行备份工作，但该备份方式需要先进的硬件和网络支持，技术上也较为复杂。
3.5 电子文档数据的异质备份和异地备份保管
智慧档案管理篇11
2013年，住房和城乡建设部提出了智慧城市的概念，并在一些试点地区展开建设工作。建设智慧城市主要有“多用信息少用能源”“多用信息少受灾害”“多用信息多利民众”几项原则。档案馆可以永久的保存档案信息，并且需要时候为大众服务，是信息资源的聚集地，但是目前中国的档案管理还有很多问题，档案管理方式比较落后、管理人才比较短缺，导致这些信息资源并没有被好好的开发与利用。智慧城市的建设是档案馆向前发展的一个难得的机遇，因为建设智慧城市的重要之处就是要提高信息的利用程度。要想让档案馆很好地融入到智慧城市的建设中就必须要让档案馆的这些档案信息融入智慧城市发展建设中，盘活档案馆的档案信息并将这些信息中蕴含的价值挖掘出来。但是当下的社会档案的规模以及数量超出了人力所及的范围，因此唯有将大数据技术运用在其中才能真正将档案馆融入智慧型城市中。
（二）大数据技术有利于电子文件的管理
1.应用大数据技术鉴定电子文件。因为步入大数据时代，电子文件的规模呈爆炸性增长。这样虽然这些电子文件蕴含着极大的价值，但是却很难将它们提取出来，甚至比过去的纸质资源更难。我国过去都是使用“直接鉴定法”，指的是文件的鉴定人员直接一片一片的阅读电子文件，从而判断出电子文件的价值，但是后来庞大的数据量证明这种鉴定方法并不能满足需要。最后比较适合的是一种宏观的鉴定方法，先是通过在整体程度上判断机构形成有价值的电子文件能力，然后收集这个机构的电子文件。当然这只是完成了电子文件管理的第一步，接下来就是对这些电子档案进行检索以及对文件进行分类、编研，最后是如何将这些电子信息提供给群众使用。运用大数据技术可以很好地解决这些问题，通过安装大数据转发器可以收集到系统的数据，然后可以建立数据索引，让其成为可供搜索的链接。这些都是运用大数据技术轻松达到的目的，除此以外，还可以完成对数据的分类以及对数据价值的挖掘。2.大数据技术可以帮助处理非结构化的电子文件。电子文件的类型有好几种，如今占大多数的是非结构化的电子文件，这也是电子文件的发展趋势。一直以来大多都是采用关系型的数据库来进行数据的管理，但是现在它已经不能很好地满足需求。如何达到处理庞大的电子文件又可以处理非结构化的电子文件，使用大数据技术的数据库是不二选择。3.大数据技术可以储存档案数据。档案数据库的使用对于提高档案管理的利用效率有很大的作用。近些年以来经常会出现一些档案数据库无法加入新的档案信息的情况，这就和以前储存档案的空间有限导致无法再添加纸质档案的情况类似。在出现这样的情况的时候，档案管理部门就会有较大的自由性，比如在香港法律并没有规定政府的档案必须要归档，导致很多档案都被销毁了，在这些销毁的档案中不乏含有很多具有很大价值的。现在的档案馆想要拥有足够的空间来储存档案数据，不可能是建立足够空间的大楼或者是机房，唯一的办法就是要优化储存的方式以及降低存储的成本，使用大数据技术。在一些数据量更加庞大的行业，如电信行业，大数据技术已经运用于数据的管理，并且有很好的效果。因此，将大数据应用于档案数据的管理是十分可行的。4.档案管理技术可以帮助档案管理从实体管理转变为知识管理。现在的档案使用用户已经不仅仅满足于数据或者文件自身的价值，更多的是希望可以获取到这些信息背后蕴藏的更深层次的知识。因此，档案管理应该更多地注重为用户提供知识。档案馆知识服务的主体应该是技术与引擎，利用大数据技术可以构建更加新型的知识服务引擎。
二、档案管理及备份如何运用大数据
对档案信息进行统一管理。在大数据量的档案储存和管理的过程中使用大数据技术可以很好的对档案资源进行统一管理。建立大数据产业园是国家目前完成对庞大的数据的存储以及备份的方式。档案管理也可以借鉴这样的方式，建立一个区域性的或者是全国性的档案备份中心，将全国的档案数据集中起来，再利用大数据技术对档案资源进行更好的管理。开发适合档案管理工作的大数据分析工具。档案管理行业想要真正提高自己的大数据技术就必须打破行业限制，寻求与大数据开发公司的合作，因为大数据公司的特点就是懂得分析技术但缺乏数据，而档案管理行业的特点就是有数据但不具备很强的分析数据能力。只有熟悉大数据分析的人才和懂得档案管理的人才相互合作才能够真正开发出好多大数据分析工具。
三、运用大数据时需要注意的问题
（一）需要有明确的标准和目标
档案有太丰富的资源，我们首先需要明确自己需要的信息到底有什么样的标准；其次，要明确所需要信息的具体内容是什么，这样可以让寻找信息的过程更有针对性。
（二）注意存在的潜在危险
档案资源的管理过程中也有可能会出现一些违法的行为，比如擅自篡改档案信息以及对隐私的侵犯。因此，需要事先制定一些法律法规，并在过程中加强监督，避免潜在危险的发生。大数据时代已经到来，档案管理工作者必须抓住机遇，当然在此过程中必然会出现许多挑战，面对这些挑战，档案管理工作人员不可放松警惕。随着大数据技术更多地运用于档案管理工作，档案管理水平一定会有很大的提升。
作者:韩鸿立 单位:吉林省白城市通榆县医疗保险经办中心
参考文献：
[1]王学娟，杨阳，闫桂莲.浅谈大数据时代下承德高校电子档案管理存在的问题和对策[J].承德医学院学报，2016（6）：537-539.
[2]解云霞.基于大数据背景下财务共享模式的电子会计档案管理研究[J].中国乡镇企业会计，2016（10）：193-194.
[3]刘丽.大数据时代下急救中心档案管理信息化建设研究[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——管理决策模式应用与分析学术研讨会”论文集（上）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院:，2016：2.
智慧档案管理篇12
1 建设档案微门户的必要性
1.1 档案微门户是“微时代”网站档案信息传播的需要。随着3G时代的到来，手机越来越成为人们的媒体终端和阅读终端。与此同时，诸如苹果、汉王电纸书等新的媒介载体不断涌现，不仅对传统网络信息的生产和获取方式产生了影响， 而且对人类的阅读习惯形成了巨大冲击。人们将这种通过手机终端，进行实时、互动、高效传播活动的新的传播时代称为“微时代”。在“微时代”一切可以利用的碎片时间被不断开发，满足了人们在日益加快的生活节奏中以最短时间获取最多信息的需要，人们的生活方式以及信息的传播方式发生了巨大的变化。档案微门户是传统档案网站为适应“微时代”信息传播特点的新模式，其以各类移动终端为平台，以快速传播、简洁应用为核心，能够为用户提供最有用最快捷最方便的档案信息服务。用户可以在诸如乘车、等人等碎片时间随时、随地、随身访问档案微门户，不需要打开电脑上网，只需通过手机即可知晓最新的档案资讯和档案部门提供的各种网络服务。
1.2 档案微门户是“智慧档案”建设的重要内容。近年来，随着“智慧城市”的兴起，档案界也提出了“智慧档案”的理念。“智慧城市”建设的核心，就是通过以移动技术为代表的物联网、云计算等新一代信息技术的融合应用，给公众提供智慧化的服务。“智慧档案”是“智慧城市”理念在档案工作中的延伸，其实质也就是移动互联等新一代信息技术在档案工作中的应用。从“智慧档案”实践来看，基于移动终端的档案微门户既是“智慧档案”理念的具体体现，又是其实现的重要平台。如中国移动广东公司《“五全”实时智慧档案管理系统（FiRSt-AMS）研究与实践》成果荣获2011年度国家档案局优秀科技成果二等奖，其主要创新点就是“云平台技术、手机应用门户、智能分析管理”等[2] 。可见档案微门户是“智慧档案”建设的重要内容。
1.3 档案微门户是精简整合网站档案信息资源的重要方式。当前的档案网站，一是原创性信息匮乏，如几乎所有的档案网站都设有所谓的“档案法规”、“行业动态”、“业务指导”等栏目，内容重复现象严重。二是内容对普通互联网用户没有吸引力，不能适应大众网络传媒发展的特点。三是信息更新周期太长，内容缺少新颖性。在内容为王的传播时代，信息内容不合乎大众口味，必然导致档案网站使用率低下。档案微门户是基于移动终端的一种新型访问方式，用户浏览信息的时间非常有限，必须对传统档案网站的信息内容进行精挑细选，为用户呈现最优质的新闻资讯和特色服务，以期在极短时间内吸引用户并提高用户的阅读兴趣。档案微门户为精简整合传统档案网站信息资源提供了契机和方式，是未来档案网站内容改进优化的方向。
1.4 档案微门户是提升档案网站影响力的重要途径。传统档案网站很少做应用推广，一是由于主观上档案部门没有推广意识；二是因为诸如百度推广等方式成本较高，没有合适的推广平台。随着苹果以及各类Android 手机用户在全球的广泛覆盖，档案微门户可以免费在苹果商店等手机软件共享网站推广，这些软件平台具有广泛的传播和推广性，必然使得这个以“某某档案信息网”名称命名的移动应用在更广的空间被传播、宣传和推广，从而大大提升档案网站影响力。
2 档案微门户的功能特色
与传统档案网站功能相比，档案微门户具有如下特色：
2.1 最快捷的档案资讯推送服务。用户可以利用碎片时间在第一时间了解各类档案资讯、行业动态、开放档案、政府信息公开、珍档秘闻、媒体关注等相关内容。
2.2 个性化资源订阅。用户可以随意订阅档案微门户内感兴趣的资源，构建属于自己的个性化移动微门户。
2.3 智慧档案服务。档案微门户平台可以汇集各种新型智慧档案应用，如预约查档、档案资源共建共享等，方便用户享受到各种新型的档案服务方式。同时设计场景化模式和智慧档案感知平台，随时为用户提供各种贴心的服务。
2.4 即时互动与响应。档案微门户可以实现绑定微博功能，用户可将微门户中的信息同步到自己的微博里，以方便移动终端用户及时地分享互动信息。
3 建立档案微门户的核心技术
3.1 内容智能过滤技术。由于手机访问政府网站和PC端的展现方式有所不同，档案微门户系统必须采用内容智能过滤技术，智能地分析目标网页的内容，抽取文章标题、正文和相关的图片通过规划和整理，智能选取手机端的模版并过滤掉无用的信息内容，展现出更适合手机端访问的页面和内容。
3.2 微博无缝绑定技术[3]。档案微门户平台无缝连接微博API接口，通过与微博的绑定，实现向微博的信息推送以及档案部门与用户的信息交互。
3.3 云计算技术。使用云计算技术实现页面格式转换算法、图片缩放和低成本海量存储，完成对海量信息资源的高效计算和冗余备份。
3.4 多终端平台支持技术。档案微门户开发应面向iPhone、iPad、Android等各类手机终端的平台，同时支持3G门户的构建，支持各类主流浏览器访问。
4 档案微门户的实现路径
4.1 功能模块设计。档案微门户系统包括服务器端和客户端两部分。服务器端负责、接收、处理、存储系统的数据，并针对手机终端的特点对原有档案网站系统进行升级改造，同时利用单点登录框架实现单点登录。
客户端安装在用户的手机上，分为两个版本，即面向公众的普通版和面向档案工作人员的版本。客户端的普通版是公开的，公众可以自主下载使用。普通版提供浏览信息、咨询问题、在线办事等功能。浏览档案信息时，不需要注册和登录；在线办事和咨询时，需要注册用户信息。注册成功后可提交待办信息、咨询问题、查看办事进度、得到处理结果。普通版侧重于方便易用。
客户端的档案工作人员版是非公开的，提供信息、咨询问题回答、在线办公等功能，只授权给工作人员安装使用。其所有的操作，都需要登录，并在后台有日志记录以满足审计要求。档案工作人员版侧重于安全性，所有传输都需要建立可信的安全加密通道。[4]
4.2 实现步骤与策略[5]。第一步，实现档案微门户与传统档案的数据同步。通过微门户云服务平台，实现档案微门户与传统档案的数据同步。该平台架构采用云计算和云存储技术，在现有档案网站基础之上，利用互联网信息聚合技术，聚合档案网站里相关栏目的信息，同步到微门户信息管理平台，并可实现在微门户管理平台里的信息维护和。
第二步，进行系统开发与应用。设计能够满足Android、iPhone、iPad 等不同操作系统手机和手持终端的档案微门户；同时在安卓市场、苹果商店等开展应用申请和推广，以使用户可以通过各种手机软件共享网站和3G 应用平台、苹果商店免费下载。
第三步，建设档案微门户站群。通过微门户平台可以把区域内各级档案微网站连接起来，建设档案微门户站群，从而深化和细化档案微门户的服务。
总之，档案微门户是档案部门提供公众服务的创新模式，是档案网站顺应移动互联发展的新趋势，利用新的网络技术手段、新的网络终端，实现具有前瞻性的发展创新。档案微门户必将有力地提升档案网站的服务能力。
注：本文为国家社科基金项目“档案网站信息资源开发与利用研究” （09BTQ029）及国家档案局科技项目“基于网络的区域性档案信息资源共享与机制研究”的阶段性成果
参考文献：
[1] http：///bbs/viewthread.php？tid=43354&extra=page%3D2.
[2] http：//.cn/yy/content/2011-09/16/content_917652.htm.
智慧档案管理篇13
The Challenge and Countermeasure Analysis of File Management under the Background of Big Data
Qiao Ruihua
（Zhongyuan University of Technology， Zhengzhou， Henan 450007）
Abstract：With the progress of this age， cloud computing and Internet of things have brought great changes to the IT industry. The disruptive changes will also be produced along with the arrival of the big data. It has great influence not only on the national governance， enterprise management， business and organization， but also on the personal life. This means that the important file management will also be affected by the big data and advance with the time. So far there are still a series of challenges in the file management. In this paper， these challenges and their countermeasures of file management will be analyzed in the context of big data.
Keywords：big data era; file management; challenges; countermeasures
大数据时代已经来临，其数据爆炸范围之广、程度之烈，已经远远超出了人们的想象。目前，大数据给各个行业、产业都带来了巨大挑战，面对复杂而巨大的数据，如何进行有效快速的管理，成为亟待解决的问题。档案管理属于典型的信息管理活动，大数据势必会给档案管理带来不可估量的变化。所以，档案界很有必要探讨一下大数据时代背景下的档案管理工作。
1 大数据时代档案管理模式已经来临
1.1 大数据时代的来临
大数据时代最早是在2012年美国政府的《大数据研究和发展倡议》中提出的，当时，奥巴马政府宣布斥资2亿美元以启动“大数据研究和发展计划”，旨在增强政府收集、萃取、分析、利用数据的能力，从而提高政府预见和控制力。同年11月，在党和政府扶持下，广东省率先制订“大数据战略工作方案”，成为我国第一个开启大数据战略的省份。目前对于如何定义大数据，学术界众说纷纭，形形尚未形成一致的看法，笔者认为总体思路是一致的，都是从大数据的基本特征描述，归纳定义，其中最具有代表性的是学术界有名的3V定义[1]，各行各业需要同时满足三个特点即规模性、多样性和高速性。简而言之，大数据是IT行业进步的产物，是随着庞大数据及其数据量激增而衍生出来的一种社会趋势，它不仅对庞大巨量的数据进行采集、整理，还对数据进行分析、汇总。各行各业可以根据自身需要即时获取有用信息，进而形成与传统数据管理不同的工作模式。
1.2 档案管理大数据化的必要性
我国档案信息化建设已经走过了相当长的一段时间，但是其发展水平有待进一步提高。即便是云计算、云储存、移动互联网等新型信息技术被广泛引进到档案管理中来，也难以满足档案管理工作的需要[2]。在这种情况下，档案管理引入大数据，档案管理技术革新势在必行。首先，大数据时代下，档案管理工作从数字化到数据化。具体表现为：一是档案管理理论的变化。传统的以纸质文献管理为主的档案管理工作开始向数据化信息转变，电子档案、数字档案、信息系统数据等，成为档案管理的新宠。二是信息数据服务。数据时代的档案信息将沿着社会化、多元化、开放性、先进性发展，网络化、智慧型服务成为档案馆信息服务的新方向。其次，档案管理从信息共享到信息价值共享。主要体现为一是档案管理手段的变化。档案管理、储存、整合、分析、挖掘等，都可以在数字化环境中进行，档案智慧分析库、云平台的建立，可以为企业提供更有价值的信息[3]。二是档案管理环节的变革。档案收集、整理、利用重要环节的手工操作都由电脑代替，档案载体及档案加工、传播转换和开发，更是发生了翻天覆地的变化。
2 档案管理在大数据背景下面临的挑战
2.1 档案管理思维的转变和突破
和传统的以精确的小数据为主的档案管理时代相比，大数据背景下的档案管理工作更加强调档案数据的完整性、多样性、混杂性。这就要求档案工作人员必须提升档案管理认识，深刻明白这样一个道理：档案数据的价值不在档案本身，而在于它的使用，既重视原始档案数据的获取，更关注档案的潜在价值。也就是说，大数据的核心即挖掘出庞大的数据库所特有的价值[4]。鉴于此，档案管理人员应努力促进档案由藏向用的转变，树立主动服务思想，发散思维，努力挖掘数据、信息、知识背后的价值，使档案在“了解过去、把握现在、预见未来”中切实发挥其价值和作用。其次，档案管理人员还要运用相关思维，提高对大数据现实的再认识，找出数据的内在关联，借助大数据启发新思维，实现数据的粗放采集和精确管理，利用数据驱动为企业、组织发展提供决策参考，从而使企业决策更加科学化、合理化，提高企业预测未来的能力，以促进智慧型企业的发展。
2.2 档案馆融入智慧城市需要大数据技术
大数据的到来给国家治理模式带来了变化，如国家2013年1月起开展了智慧城市建设，并且公布了90个试点，这就标志着智慧城市正逐步地融入技术革新，迎接着大数据的发展。从建设智慧城市的基本原则来看，处处都透露着大数据的重要性。那么作为智慧城市的重要组成部分的档案馆，要想真正加入智慧城市，就急切需要大数据，这是大势所趋。档案馆的基本功能就是保存档案，而且大部分都是需要永久保存的，但是，实际情况却非如此，档案馆丰富的宝藏―信息资源并没有被充分和有效的利用，究其原因，主要存在档案馆管理方式落后，档案管理人才缺乏，整个社会档案意识低下等问题。如今，建设智慧城市给档案管理带来了更大的挑战，档案馆要想真正融入智慧城市，必须抓住大数据处理技术这个不二选择，抓住这百年一遇的难得机遇[5]，扩大信息资源的储存量、提高信息资源的开发利用率，有效整合资源提供给社会。
2.3 档案工作从实体管理上升到知识管理需要大数据技术
目前，随着信息大爆炸时代的到来，仅限于数据和文件的查询和利用的档案管理方式已远远不能满足如今的档案用户，他们希望能够挖掘数据背后蕴藏的宝贵知识财富，充分利用信息资源，攫取有效有用资源。因此，传统的档案服务模式必须改变，仅仅提供数据、信息是不行的，必须提供背后的知识[6]。众所周知，档案馆知识服务的核心是技术引擎[7]，技术引擎种类繁多，大概分为五种，资源及学术搜索引擎、资源及服务推荐引擎、知识服务社区实体（包括用户及资源）行为智能分析引擎、用户知识需求预测引擎多维度信息资源获取、组织、分析及决策引擎等[7]，目前要想增加新型技术搜索引擎，必须利用大数据。
3 档案管理运用大数据的策略
3.1 对档案资源进行统一管理或统一备份
大数据具有庞大的数据储存、处理能力，这就使档案资源进行统一管理和统一备份势在必行。目前，全国已建大数据产业园区超过了十个，其中陕西、天津、重庆的大数据产业园区规划比较明确。陕西西咸新区沣西新城已在信息产业园中规划了国内首家大数据处理与服务为特色的产业园区。建成了国家政务资源后台处理与备份中心和部级大数据处理中心。目前引进了四大运营商，中国联通、中国电信、中国移动和陕西广电网络[8]。如此庞大的大数据，我们不得不重视档案的安全，要综合掌控档案资源就必须对档案进行备份，这值得引人思考。截至目前，对档案备份主要采用的是电子备份，但如今已经有那么多的大数据产业园区，单纯的电子备份已经不能满足大数据的需要，我们认为，在大数据产业园区内建立一个全国或者区域的档案备份中心已是大势所趋，至于如何建立，这是亟须解决的问题，有关部门要严密验证和实验。
3.2 合作开发档案数据库
大数据技术内容宽泛、复杂，一个行业要想引进大数据，必须突破专业、产业、资金、技术等诸多限制，具有较大的困难。鉴于此，档案单位和数据开发公司应加强合作，开发档案行业分析工具、设备。如拥有海量数据的电力公司可以和以数据分析见长的研究院、科技单位加强合作，共同参与数据分析工具和环境开发。同样，拥有丰富的档案分析经验的工作者也可以与专门进行数据开发的单位签署协议，共同开发具有大数据分析功能的设备和工具。在档案数据合作开发利用中，合作单位要明确以下几点：一是明确工作思路、发展目标，稳步推进相关工作。二是先将现有档案史料数字化，建立相应的数据库。以此为基础，加强电子档案整理归纳，分级出版档案资料汇编。三是开展合作开发、研究，明确档案管理、使用范围，加大相关的理论研究，对档案进行分类管理，减少不必要的工作量。四是落实研究成果，建立完善的档案数据，进行档案史料汇编、研究成果，公开相应的数据库，配合以专题展览或纪念活动。五是加强组织领导，提高档案数据库合作开发的可操作性，确保人力、物力、资金投入到位。
3.3 提高档案馆员综合素质
随着大数据技术成为热门词汇，传统的档案管理模式已不能适应时代的发展，而作为档案管理的核心-档案馆员急需与时俱进，全面发展，提升各方面的综合素质。首先，档案馆员要更新观念，提高认识，将从单纯保管和利用档案实体的简单管理，提升到建立信息一体化的管理模式。其次，档案馆员要提升技能，馆员要充分学数据技术，熟悉和掌握缩微及电子计算机应用等现代技术知识，并能够运用先进信息技术手段途径、多渠道地开发档案信息资源，扩大档案信息的利用范围，实现档案信息资源共享。最后，要求档案馆员优质服务，体现档案管理人员的高尚素质。
3.4 增大档案宣传力度
档案作为文化重要的“母资源”，越来越受到国家的重视，国务院总理在三月五日的政府工作报告中就指出：“要发展档案事业，在大数据背景下，要想档案为更多的人提供服务和有效的被利用，就必须让更多的人知道档案的重要性，并充分利用档案带来的价值”。但是，现实生活中，档案往往容易被我们忽略，不是说档案不重要，而是档案宣传力度不够。因此，档案界必须加大档案宣传力度，首先，在宣传方法上应充分利用网络媒体的影响力，使大众认识到档案潜在的价值，其次，在宣传内容上，主要强调档案信息资源的广泛性及价值性，最后，在宣传范围上，要全方位大面积的普遍宣传，不能点面的宣传。只有这样才能发挥档案应有的价值。
4 档案管理运用大数据需注意的问题
4.1 要有明确的目标和标准
档案管理和大数据的关系就像船只和大海的关系，如果船只没有明确的目标方向，那么在大海中就会迷失方向，最后有可能被大海淹没，同样，由于大数据的海量信息，档案管理如果没有明确的目的、目标，就会误入迷途，丢失在大海中。因此，面对大数据，档案管理必须思考并弄清楚自己能从大数据中得到什么，明确档案管理的目标和方向后，这样运用大数据时就能高效精准的解决问题。
4.2 要注意潜在的风险
目前，大数据下档案管理工作存在的风险主要有三种：一是自然灾害、突发事件造成的风险，二是网络平台存在的安全隐患，三是保管中存在的风险。针对这些风险我们必须严格控制，首先，由于地址灾害的不可预测性，我们应开展异地异质备份工作，其次，我们利用网络打造平台的同时，必须提升网络安全，启用入侵检测及访问控制服务。最后，档案管理部门应建立和实施岗位责任制，保障档案管理的安全性。
4.3 严格大数据背景下档案管理的准入制度
档案管理作为特定的文化事业机构，主要针对的就是特定的人群，根本目的在于档案利用，档案很好的运用是经济社会发展的基础。所以，我们应该严格控制大数据背景下档案管理的准入制度。首先，准入制度要以法律为依据，高标准要求，其次，也要因地制宜、灵活掌控，地方档案管理以法律为依据，制定适应本地区的准入制度。由于信息技术快速发展，还要及时对信息内容进行更新，并且增强安全防患意识，防止被侵犯。最后，档案管理部门应严格划分责任，做到责任明确，分工明确。总之要从准入上解决问题，防止问题发生。
5 结语
大数据时代的来临，给档案管理工作带来了挑战同时也带了新的机遇，挑战与机遇并存，大数据是档案人员无法回避的一道难题，必须不断努力，抓住这次机遇。随着大数据技术的发展和完善，大数据必有广阔的应用前景，档案管理在大数据时代将获得巨大的突破，档案信息资源中蕴藏着的巨大知识宝藏将会真正得以开发和利用。
参考文献：
[1] 孟小峰，慈祥.大数据管理：概念，技术与挑战[J].计算机研究与发展，2013（1）：146-169.
[2] 孙茉莉.浅谈信息时代下的档案管理[J].城市建设理论研究，2012（26）.
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[4] 赵屹.档案信息网络化建设[M].北京：北京图书馆出版社，2003.
[5] 邱世魁.大数据，企业档案信息系统的技术架构[J].中国档案，2013（10）.
