毕业档案和人事档案篇1
1999年，中国高考扩张拉开大幕。然而，国家这项举世瞩目的教育政策从大受欢迎到引起争议仅仅走过短短几年的时光。这其中，许多人不禁会问：是对？是错？也许至今还没有是非明确的答案。只是人们在回顾这段历史时，不由地会思索其中的成败以及中国高等教育的未来。
随着高考扩张大军的进驻，全国高校雨后春笋，大学毕业生从廖廖可数的天子骄子变成众多普普通通的劳动者。大学毕业生人数空前高涨，这给全国的就业工作带来前所未有的压力。在这种压力下，很多毕业的“附带”工作往往成为被忽视的对象，这其中就包括了毕业生档案管理工作。
毕业生档案管理工作是当前高校毕业生就业工作的重要内容，是大学生从高校走向社会的重要环节，然而在空前的就业压力面前，它常常“遇冷”。在全国范围内，高校毕业生的档案管理工作也处在一片混乱与迷茫之中。究其原因，主要有以下三个方面：
1.1 缺乏对毕业生档案管理工作的重视
2008年，教育部和国家档案局联合颁布了《高等学校档案管理办法》，这可以说为全国的毕业生档案管理工作提供了重要的参考和依据。然而在实践中，这项工作还是未能引起足够的重视，主要表现在：
（1）高校缺乏重视；
毕业生档案记录了一个学生从新生到毕业真实的学习生活历程，这其中就包括了该生个人的学业、品质、专长、健康状况等等。然而当前，高校管理混乱，
“大部分高校没有将符合档案管理要求的工作程序、规章制度和有效措施建立起来”，①档案工作职责分工不明，有权管理毕业生档案的部门众多，如学生处、教务处、招生就业处、档案馆等都可以管理毕业生档案，这种管理模式的结果必然导致毕业生档案管理工作中出现诸多推诿扯皮的现象，“谁都能管，谁都不想管”。毕业生档案管理工作沦为“归口部门的附属品”。②加之，现如今高校大都举债建校，财务债务累累，根本拿不出足够的经费来支持这项“边缘”工作，这也间接导致这项工作举步维艰。
（2）毕业生缺乏重视；
计划经济时代，统招统分，学生的工作有保障，毕业生的档案管理工作也十分清淅而顺利。但随着高考制度的改革，全国的就业制度也发生了翻天覆地的变化。学习和工作并不是一对一的关系，而是出现了自由灵活的“双向选择”。在全球经济疲软的大背景下，大学生的就业机会也变得“僧多稀少”，毕业生的就业压力前所未有。在这种形势下，很多毕业生在选择工作时往往迫于无奈会作出一些取舍。如当前一些能够最大限度的缓解就业压力的非公有制企业和单位，它们自身本并不具备保存个人档案的资质，但毕业生为了尽快就业，不得不舍弃档案。也有些毕业生因为惧怕繁琐的档案调动手续而自动放弃档案。更有甚者，认为档案可有可无，将其弃之而不顾，待意识档案重要时，已后悔不及。
1.2 缺乏专业管理毕业生档案的统一机构
毕业生档案是国家人事档案的基础，毕业生档案管理工作也是国家人力资源开发的前提。但现实是，随着毕业生大量涌入社会，国家却没有相应地建立一个统一的机构来管理毕业生档案。当前，毕业生档案管理的机构众多，如原毕业高校、地方人事机构、毕业生就业指导中心、地方人事部门，劳动部门等，并且多重管理之下问题诸多。比如：高校管理，这里存在两种不同的情况，一是毕业生毕业时因暂时找不到接收档案的工作单位，主动把档案暂放于此，待再“择业”单位具备保存档案资质时再回原校调取；第二种是对自身档案完全无意识，被动地把档案“弃”之学校的；但不管是何种情况，由于高校对毕业生档案疏于管理，导致很多档案散失，最终无档可寻。在实践中，甚至还出现有个别高校把学生“遗弃”的档案直接打回原籍，毕业生过后更难查其源踪；再如：地方人事机构，作为国家人力资源的资质机构，承担起保管毕业生档案的重任。学生毕业后把档案存放于此，按年缴费，但由于毕业生自身档案意识不足，岁月无痕，有人忘记续费，加之少数地方人事机构片面地追逐经济利益，最后导致诸多档案归于死档，甚至被销毁。毕业生档案管理机构众多，问题濒发，甚至还出现毕业生私自携带档案的违法情况。档案属于国家机密，且我国每年的毕业生人数众多，但全国范围内却缺乏一个专业的、统一的机构来管理毕业生档案，不能不说是目前高校毕业生档案管理工作处于混乱的重要原因之一。
1.3 缺乏学籍档案向人事档案转变的机制
毕业生的学籍档案和人事档案是两个不同的概念。毕业生的学籍档案是指学生通过全国统一考试被录取后的档案，它以文字的形式记录了该生在校所有真实的表现，如学习情况、成绩优劣、家庭状况以及奖惩情况等，可以说是学生从入学到踏入社会前的学习编年史。学籍档案是人事档案的基础。人事档案是指学生毕业后，其学籍档案通过一定的程序和手续转入就业单位的人事部门或地方人事机构而成的档案。简单地说，学籍档案记录了学生的学习成才经历，而人事档案则记录的是他的工作成长表现。从学籍档案到人事档案，主体不变，客体生变，条件和中介必不可少。而这里的中介或条件即是学籍档案向人事档案转变的机制或程序。然而，在档案实践中，这种转变机制缺乏足够的条理和规范，不同的部门遵循不同的标准，不同的程序，而且转变过程繁琐，令毕业生不堪其苦。不可置否，缺乏明确清淅的转变机制也是目前高校毕业生档案管理工作中的软肋。
2 高校毕业生档案管理的策略
如上所述，当前，高校毕业生的档案管理工作出现诸多问题，要想改变这一状况，我们可以从以下三个方面来加强：
2.1 加强对毕业生档案管理工作的重视
在当前国家还未出台新的毕业生档案管理政策的前提下，加强对毕业生档案管理工作的重视，还必须从以下方面予以考虑。首先要明确毕业生自身的档案意识。目前毕业生档案意识不强，主要表现为认识不到位，毕业生还没有意识到档案对自身的价值。毕业生档案不仅是毕业生干部身份的证明，更是日后参加工作转正定级、职称申报、买房、保险办理甚至婚育等的各种凭证。如果轻易的轻档、弃档，把个人档案当成包袱，日后只能追悔莫急。其次高校要加强重视，除了要加强对毕业生档案意识的教育和宣传外，更多的是高校自身要重视起这项工作，不能简单地认为学生毕业了，就不属于自己学校的学生，自然档案也就不归学校管了。对于交于学校保管的毕业生档案，高校还是应该肩负责任，投入更多的经费和人力，确保毕业生档案万无一失，避免他人人生遗憾。最后，企业也要加强重视，虽然有些就业企业不具备保存毕业生档案的资质，但对毕业生档案仍不可小觑。毕业生档案反映了一个学生在校时各种真实的表现和能力，为企业的人才招聘和培养工作提供重要的依据。充分发挥毕业生档案的价值，是企业提升效益的重要途径，也是企业对社会的责任。
2.2 成立专门管理毕业生档案的机构
目前，毕业生档案管理机构众多，高校、用人单位、人事机构、人才中心等，管理机构鱼龙混杂。为了解决这一问题，笔者提出一种设想，首先，清除高校暂管或代管毕业生档案的权限，毕业生离校后所有学生档案转移。其次，清除所有用人单位包括机关事业单位、国企和非公有制企业等的人事档案保管权。用人单位只保有员工的人事关系，人事档案保管权限全部外交。最后，社会专业的人事机构、人才市场、人才交流中心或其它具有保管毕业生档案资质的如大学生就业指导中心等人事档案管理机构权限合并、集中到一个地方：即成立地方人事中心。今后，高校所有的学生毕业，所有档案由高校直接转至高校所在地方的唯一人事中心，高校不再保存毕业生档案，毕业生就业后，（由于所有用人单位也都不保管人事档案），毕业生档案就直接由高校所在的地方人事中心转至用人单位所在地方的人事中心。所有地方的人事中心形成全国性的人事档案网络，用于转档和进行查询。如此这样，全国毕业生档案管理机构统一、权限集中、专业快捷、利国利民。建立全国统一的人事中心，国家层面还必须出台相应的政策和法规，保证其权利的唯一性和运作的公益性。档案管理机构的权威性、唯一性和公益性保证了毕业生档案管理工作的正确性、方向性和便利性。
2.3 形成学籍档案向人事档案转变的机制
“把档案管理机制作为实现人力资源管理目标和任务的一种管理工具来建设，它为国家调整和发展人才培养，使用宏观战略和相关人才管理政策，提供可参考的人才信息保障。”目前，毕业生学籍档案要转变成人事档案，其机制复杂，程序十分繁琐，这给毕业生的档案管理工作带有诸多不便。为了改观这种状况，我们必须形成一套由毕业生学籍档案向人事档案转变的成熟机制。当前，毕业生学籍档案要转成人事档案，最重要和最必要的就是报到证。报到证是极具中国特色的、几乎是当前毕业生办理户口迁移、调转档案的唯一凭证。但笔者认为这由来已久的报到证制度已经不能适应我国高速发展的教育体制和自由灵活的就业制度，应该适时取消。首先，报到证的办理程序十分复杂，涉及部门诸多，如教育行政主管单位、高校，毕业生就业指导中心，人事局，就业单位等，让毕业生为一纸证明不堪其负，严重增加了毕业生的毕业成本。其次，报到证有效期十分有限，一般为两年，如果没有及时报到或跳槽到其它单位就算毁约，这严重束缚了毕业生的就业自由。且补办手续又相当费时费力。最后，报到证在实践中并没有规定和理论上那么有效。如干部身份，身份证、毕业证、学位证就是很好的证明，再如户口迁移，就业合同也有很强的法律效应。事实上，取消令人繁杂的报到证制度，并不会给我们毕业生的就业和生活带来事实意义上的困扰。所以笔者认为应该适时取消报到证制度。另外，笔者还认为应该建立高校、人事中心和用人单位之间的人事档案网络体系，实现彼此之间信息的自由流通和共享。毕业生档案管理应该成为一项公共服务，以上三者之间密切配合，让广大毕业生在毕业时尽享这一服务，在巨大的就业压力中，免去奔波和劳苦，轻松上阵。
参考文献
[1]潘立勤：《大学生档案管理的现状与对策》高教高职研究 2009年9月号中旬刊；
[2]陈美琼：《浅论大学生档案管理工作存在的问题及对策》经济研究导刊2008第19期；
毕业档案和人事档案篇2
毕业生人事档案是由学籍档案转变而来，是指大中专生毕业后，在其学籍档案中放入该生的报道证，然后由学校将档案移交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构，这时的学籍档案就正式成为人事档案,是毕业生个人信息的重要载体，它全面、准确地记载着毕业生的经历、思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。因此，管理好毕业生人事档案，对于人才资源开发乃至经济发展都是十分重要的。
一、毕业生档案管理工作存在的问题
毕业生人事档案虽然重要，但是从目前大多数地方毕业生人事档案管理工作来看，都存在着一定的问题。
（一）毕业生对人事档案不够重视
随着社会主义市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，“先审阅档案后决定是否录用”的用人方式被打破，并且随着市场经济的发展，工作中心的转移，特别是组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案的作用不大了，加之一些在私企、民企、外企等没有人事主管权的单位就业的毕业生，更是忘记了自己的档案，抱着一种要不要档案无所谓的态度，却不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升等均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的错误认识，势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用，也给组织人事部门的管理带来了混乱。
（二）档案管理手段相对落后
目前,许多地方档案管理仍以传统的手工操作为主，整档工序繁琐复杂，加之每年都有新材料增加，档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、装、订等大量简单的、重复性的劳动，使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息。即使利用计算机管理，也仅限于名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力不能完全发挥出来，没有从根本上改变手工操作运转慢、利用率低、效率低下等问题。
（三）档案管理工作不规范
管理档案的部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和工作制度，在执行过程中也存在执行不严格的现象，没有把档案材料及时归档，导致了许多归档范围内的材料流失，破坏了人事档案的完整性；同时档案管理人员在管理上流于形式，只当档案“保管员”，对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间在原档案袋上直接编号，这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性。
（四）缺少专业的档案管理人员
长期以来，由于对毕业生人事档案的重要性认识不足，档案意识不强，没有充分认识到毕业生人事档案管理工作在人事人才工作和档案事业中的地位和作用；对待档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”；管理人员不固定、不专业、不专职，一些档案管理人员没有档案使用意识和参与意识，仅仅是“看门保管”式管理。
（五）档案利用率不高
据国家人事部透露，在全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的330万份人事档案中，有60多万份已与主人失去了联系。中国人才交流协会也作过估测，在实现工作流动的人才中，约20%的人未携带人事档案，要么人、档分离，要么彻底弃置。
二、做好毕业生人事档案管理工作的对策
目前毕业生人事档案管理工作已远远跟不上市场经济发展的步伐。为此，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。。
（一）加强领导，完善制度，保证档案质量
1.明确领导。人事部门应加强对学生人事档案工作的领导，成立“毕业生人事档案工作领导小组”，并明确一名负责同志为组长，领导小组下设办公室，组长负责对毕业生人事档案工作进行业务指导、监督、检查。
2.健全制度。结合当地实际情况，建立了材料收集补充、鉴别归档、检查核对、保管保密、查（借）阅、转递；管理人员责任和移交材料归档等制度，规范档案管理的利用；建立健全毕业生人事档案管理的相关簿册和工作规章制度，做到制度上墙，责任到人。
3.评比激励。定期开展毕业生人事档案管理工作评比活动，及时表扬先进，并对不足的提出建议，认真整改。
（二）强化宣传，重视管理，明确档案作用
1.端正领导对档案管理工作重要性的认识。结合普法教育、人才资源开发工作与本地区、本单位人事档案管理的实际，充分利用传媒渠道，广泛宣传人事档案管理在人才资源开发中的重要地位和作用。通过宣传教育，使各级领导认识到，一个不重视人事档案管理的部门和单位，一个对人事档案所蕴藏的丰富的人才信息资源没有充分认识的领导，就不可能更多地发现人才、更好地使用人才，更不可能在激烈的竞争中立于不败之地。
2.提高毕业生对人事档案重要性的认识。开展对毕业生的教育，做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，在改革开放的今天，毕业生人事档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的依据之一，是用人单位举贤选能的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要标准，即使不设人事档案的单位也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。
(三)稳定队伍，提高素质，加大综合投入
1.稳定档案员队伍。“打铁还须自身硬”，为此，必须切实加强队伍的自身建设。按照《档案法》规定：每管理1000份档案配备一员专职档案员，严格实行执业资格证书制度,把好队伍的进口关；不轻易调动他们的工作岗位，保持相对稳定。制订档案人员的岗位职责，明确工作纪律、工作态度、业务能力等考核标准，坚持用活机制，兑现各种奖惩。落实人员津贴，提高他们的工作积极性。
2.加强自身学习。新时期人事工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。为此,要定期组织管档人员学习、交流，探讨业务知识、专业知识、现代化管理知识，以及新技术的学习和掌握。
3.强化业务指导。主动要求上级主管部门和专业档案部门进行指导，并且多请示汇报。同时做好咨询服务。。
4.落实必要经费。每年在单位的财务预算中，设定专项资金用于档案工作，确保档案工作按时顺利完成，并要解决库房，添置档案箱柜、空调、计算机及文档一体化管理软件，档案整理装订用具等设备。
(四)与时俱进，更新手段，创新管理机制
1.分类归档管理。将所有毕业生的人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。对毕业生的“弃档”、“死档”进行清理归并。
2.信息化管理。建立毕业生人事档案数据库系统，实施档案动态管理，利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术，将档案资料整理输入微机，通过相应技术处理，将文字、图片甚至声像资料变成数据资料，使毕业生档案数据化、信息化，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。在此基础上，要积极创造条件，同全国各地联网，形成覆盖全国追踪性极强的个人电子档案网络，从根本上克服传统人事档案管理神秘化、分散化、低效化等弊端。
3.内容更新管理。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合本地实际制定相应的制度，全面收集材料，特别是对人才信息需要完善的档案内容，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容。重新组卷尽可能将那些相互关联的资料组合在一起，并编写页码、目录、标题，一一对应，装订成册。
4.整理手段创新。改变部分材料的归档形式，改书本式档案为活页式档案，这样既可减轻装订档案的劳动强度，又利于档案保护。在这方面档案工作者也要善于思考，多动脑筋，搞一些小创造、小革新，起到事半功倍之效。
（五）梳通渠道，开发信息，建立人才储备库
1.建立信息资源库。通过对毕业生人事档案的整理熟悉其人事档案内容，选出其中可反映毕业生知识水平、实践能力等方面的信息，统一输入到计算机，并建立以姓名、年龄、学历、专业等为标题的多种检索方式，建立专门的毕业生人事档案信息资源库，作为政府的人才储备库。必定会为当地经济发展提供更有力的人才保障。
2.梳通信息渠道。将人才储备库推向市场，形成地方的人才品牌，利用多种渠道向社会宣传这一品牌，向各用人单位推销储备人才，充分做到人尽其才。利用市场运作，使我市人才资源配置更为科学、合理。
（六）规范，提供服务，解除后顾之忧
1.成立机构。将各级党委组织部门或政府人事部门授予所属人才流动服务机构的人事档案管理权收回，成立专门的全额拨款事业单位专门负责人事档案管理工作，做到集中、统一和规范管理，在严格人事管理权限的基础上对用人单位提供无偿服务。
2.完善职能。。在保管的人事档案中及时增加职业资格认证、职称评定、职务升降、工作单位变动等方面的内容，以增加其使用价值。
3.加大力度。随着市场就业机制的实行，毕业生择业时间进一步延长，根据这种情况，应加大为广大毕业生实行人事的力度，使人事成为毕业生就业的有力保障。在继续做好“个人”的基础上，积极向各高校联系，宣传人事政策，并制定对毕业生实行人事的优惠政策，对毕业生实行以学校为单位的“集体”，的内容进一步完善，对毕业生的身份、转正定级、落户手续、养老保险等方面实行全方位，彻底解除毕业生的后顾之忧。
总之，在新形势下做好毕业生人事档案管理工作，既是社会主义市场经济发展的需要，也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。我们将与时俱进、开拓创新，把毕业生人事档案管理工作做得更好、更扎实。
参考文献
1．刘淑杰《对加强高校干部人事档案管理工作的思考》《决策探索》2007-03-28
毕业档案和人事档案篇3
毕业生人事档案是由学籍档案转变而来，是指大中专生毕业后，在其学籍档案中放入该生的报道证，然后由学校将档案移交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构，这时的学籍档案就正式成为人事档案,是毕业生个人信息的重要载体，它全面、准确地记载着毕业生的经历、思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。因此，管理好毕业生人事档案，对于人才资源开发乃至经济发展都是十分重要的。
一、毕业生档案管理工作存在的问题
毕业生人事档案虽然重要，但是从目前大多数地方毕业生人事档案管理工作来看，都存在着一定的问题。
（一）毕业生对人事档案不够重视
随着社会主义市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，“先审阅档案后决定是否录用”的用人方式被打破，并且随着市场经济的发展，工作中心的转移，特别是组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案的作用不大了，加之一些在私企、民企、外企等没有人事主管权的单位就业的毕业生，更是忘记了自己的档案，抱着一种要不要档案无所谓的态度，却不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升等均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的错误认识，势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用，也给组织人事部门的管理带来了混乱。
（二）档案管理手段相对落后
目前,许多地方档案管理仍以传统的手工操作为主，整档工序繁琐复杂，加之每年都有新材料增加，档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、装、订等大量简单的、重复性的劳动，使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息。即使利用计算机管理，也仅限于名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力不能完全发挥出来，没有从根本上改变手工操作运转慢、利用率低、效率低下等问题。
（三）档案管理工作不规范
管理档案的部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和工作制度，在执行过程中也存在执行不严格的现象，没有把档案材料及时归档，导致了许多归档范围内的材料流失，破坏了人事档案的完整性；同时档案管理人员在管理上流于形式，只当档案“保管员”，对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间在原档案袋上直接编号，这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性。
（四）缺少专业的档案管理人员
长期以来，由于对毕业生人事档案的重要性认识不足，档案意识不强，没有充分认识到毕业生人事档案管理工作在人事人才工作和档案事业中的地位和作用；对待档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”；管理人员不固定、不专业、不专职，一些档案管理人员没有档案使用意识和参与意识，仅仅是“看门保管”式管理。
（五）档案利用率不高
据国家人事部透露，在全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的330万份人事档案中，有60多万份已与主人失去了联系。中国人才交流协会也作过估测，在实现工作流动的人才中，约20%的人未携带人事档案，要么人、档分离，要么彻底弃置。
二、做好毕业生人事档案管理工作的对策
目前毕业生人事档案管理工作已远远跟不上市场经济发展的步伐。为此，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。
（一）加强领导，完善制度，保证档案质量
1.明确领导。人事部门应加强对学生人事档案工作的领导，成立“毕业生人事档案工作领导小组”，并明确一名负责同志为组长，领导小组下设办公室，组长负责对毕业生人事档案工作进行业务指导、监督、检查。
2.健全制度。论文参考网。结合当地实际情况，建立了材料收集补充、鉴别归档、检查核对、保管保密、查（借）阅、转递；管理人员责任和移交材料归档等制度，规范档案管理的利用；建立健全毕业生人事档案管理的相关簿册和工作规章制度，做到制度上墙，责任到人。
3.评比激励。定期开展毕业生人事档案管理工作评比活动，及时表扬先进，并对不足的提出建议，认真整改。
（二）强化宣传，重视管理，明确档案作用
1.端正领导对档案管理工作重要性的认识。结合普法教育、人才资源开发工作与本地区、本单位人事档案管理的实际，充分利用传媒渠道，广泛宣传人事档案管理在人才资源开发中的重要地位和作用。通过宣传教育，使各级领导认识到，一个不重视人事档案管理的部门和单位，一个对人事档案所蕴藏的丰富的人才信息资源没有充分认识的领导，就不可能更多地发现人才、更好地使用人才，更不可能在激烈的竞争中立于不败之地。
2.提高毕业生对人事档案重要性的认识。开展对毕业生的教育，做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，在改革开放的今天，毕业生人事档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的依据之一，是用人单位举贤选能的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要标准，即使不设人事档案的单位也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。
(三)稳定队伍，提高素质，加大综合投入
1.稳定档案员队伍。“打铁还须自身硬”，为此，必须切实加强队伍的自身建设。按照《档案法》规定：每管理1000份档案配备一员专职档案员，严格实行执业资格证书制度,把好队伍的进口关；不轻易调动他们的工作岗位，保持相对稳定。制订档案人员的岗位职责，明确工作纪律、工作态度、业务能力等考核标准，坚持用活机制，兑现各种奖惩。落实人员津贴，提高他们的工作积极性。
2.加强自身学习。新时期人事工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。为此,要定期组织管档人员学习、交流，探讨业务知识、专业知识、现代化管理知识，以及新技术的学习和掌握。
3.强化业务指导。主动要求上级主管部门和专业档案部门进行指导，并且多请示汇报。同时做好咨询服务。
4.落实必要经费。论文参考网。每年在单位的财务预算中，设定专项资金用于档案工作，确保档案工作按时顺利完成，并要解决库房，添置档案箱柜、空调、计算机及文档一体化管理软件，档案整理装订用具等设备。
(四)与时俱进，更新手段，创新管理机制
1.分类归档管理。将所有毕业生的人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。对毕业生的“弃档”、“死档”进行清理归并。
2.信息化管理。建立毕业生人事档案数据库系统，实施档案动态管理，利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术，将档案资料整理输入微机，通过相应技术处理，将文字、图片甚至声像资料变成数据资料，使毕业生档案数据化、信息化，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。在此基础上，要积极创造条件，同全国各地联网，形成覆盖全国追踪性极强的个人电子档案网络，从根本上克服传统人事档案管理神秘化、分散化、低效化等弊端。
3.内容更新管理。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合本地实际制定相应的制度，全面收集材料，特别是对人才信息需要完善的档案内容，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容。重新组卷尽可能将那些相互关联的资料组合在一起，并编写页码、目录、标题，一一对应，装订成册。
4.整理手段创新。改变部分材料的归档形式，改书本式档案为活页式档案，这样既可减轻装订档案的劳动强度，又利于档案保护。在这方面档案工作者也要善于思考，多动脑筋，搞一些小创造、小革新，起到事半功倍之效。
（五）梳通渠道，开发信息，建立人才储备库
1.建立信息资源库。通过对毕业生人事档案的整理熟悉其人事档案内容，选出其中可反映毕业生知识水平、实践能力等方面的信息，统一输入到计算机，并建立以姓名、年龄、学历、专业等为标题的多种检索方式，建立专门的毕业生人事档案信息资源库，作为政府的人才储备库。必定会为当地经济发展提供更有力的人才保障。
2.梳通信息渠道。将人才储备库推向市场，形成地方的人才品牌，利用多种渠道向社会宣传这一品牌，向各用人单位推销储备人才，充分做到人尽其才。利用市场运作，使我市人才资源配置更为科学、合理。
（六）规范，提供服务，解除后顾之忧
1.成立机构。将各级党委组织部门或政府人事部门授予所属人才流动服务机构的人事档案管理权收回，成立专门的全额拨款事业单位专门负责人事档案管理工作，做到集中、统一和规范管理，在严格人事管理权限的基础上对用人单位提供无偿服务。
2.完善职能。在保管的人事档案中及时增加职业资格认证、职称评定、职务升降、工作单位变动等方面的内容，以增加其使用价值。论文参考网。
3.加大力度。随着市场就业机制的实行，毕业生择业时间进一步延长，根据这种情况，应加大为广大毕业生实行人事的力度，使人事成为毕业生就业的有力保障。在继续做好“个人”的基础上，积极向各高校联系，宣传人事政策，并制定对毕业生实行人事的优惠政策，对毕业生实行以学校为单位的“集体”，的内容进一步完善，对毕业生的身份、转正定级、落户手续、养老保险等方面实行全方位，彻底解除毕业生的后顾之忧。
总之，在新形势下做好毕业生人事档案管理工作，既是社会主义市场经济发展的需要，也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。我们将与时俱进、开拓创新，把毕业生人事档案管理工作做得更好、更扎实。
参考文献
1．刘淑杰《对加强高校干部人事档案管理工作的思考》《决策探索》2007-03-28
毕业档案和人事档案篇4
1.1毕业生对人事档案不够重视
随着社会主义市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，特别是组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案的作用不大了。却不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升等均要以档案材料为依据。
1．2档案管理手段相对落后
地方档案管理仍以传统的手工操作为主，整档工序复杂，档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、装、订等大量简单重复的劳动，档案管理人员没有时间和精力考虑内在信息。即使利用计算机管理，也仅限于名字与档案号输入、输出与检索的管理，没从根本上改变手工操作运转慢、利用率低、效率低下等问题。
1．3档案管理工作不规范
管理档案的部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和工作制度，仅充当档案“保管员”的角色，对接收到的毕业生档案，只是编号入库了事，这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱、档案材料遗失等问题。
2解决办法和措施
2．1提高对毕业生人事档案管理工作重要性的认识，建立和高校的沟通协调机制和信息联动机制
加强宣传力度，要大力宣传《档案法》、《流动人员人事档案管理暂行规定》、《干部人事档案管理条例》等相关人事档案法律法规，让高校毕业生档案管理机构明确管档职责、档案管理原则、档案整理及转递规定等，提高业务水平，增强责任心，并在实际工作中切实规范操作。
2.2加大人事工作力度，彻底解除毕业生的后顾之忧
一是要不断完善人事的内容。要适应存档个人的多种需求，如办理转正定级、确认干部身份、参加各类考试资格审查、专业技术职称评审、出国政审、社会保险缴纳、组织关系管理、户籍挂靠等一系列社会化的人事人才服务。二是要逐步扩大人事的范围。在继续做好“个人”的基础上，积极向各高校联系，宣传人事政策，制定毕业生人事的优惠政策，对毕业生实行以学校为单位的“集体”。
2．3加大对毕业生人事档案托管机构的审查清理力度
要营造毕业生人事档案托管的良好环境，保障广大毕业生人事档案的合法权益。要加强立法，用法律法规净化档案托管环境；加强市场监管，严格禁止私自保管档案，严肃查处非法保管档案的行为，坚决取缔违法中介机构；定期开展清理整顿工作，,坚决打击人事档案管理违规行为，坚决打击损害存档人员合法权益的行为，努力营造运行规范、恪守诚信的市场环境。
2．4加强对毕业生人事档案的规范化管理，做到人事档案管理的各个环节科学规范
一要对接收到的毕业生档案应重新整理，按照《干部档案管理条例》重新分类、编写目录、装订成册。二要加强收集工作，完善档案内容。创新档案材料的收集整理机制，注意收集能体现其近期经历，职业资格、业绩能力、诚信记录、单位考核等材料充实档案内容，提高档案的价值。三是实行专门统一管理，建立专门的毕业生人事档案库，开发多种检索方式，便于查找与利用，实行科学、规范的管理。
2．5创新人事档案管理模式，实现现代化管理
要增强创新意识，在档案整理过程中更新工作手段。要利用各种方式，积极与单位和个人取得联系，督促其补充档案材料，延续托管关系。加强现代化技术在档案管理工作中的应用，提高管理效率和水平。要利用计算机方便档案信息录入和查找，加强档案网络信息化建设，方便广大人员远程查找、查询和咨询，提供网上办公服务，实现人事档案保存数字化、管理信息化、服务网络化。
2．6加大毕业生人事档案信息资源的开发与利用，建立人才储备库
通过对毕业生人事档案的整理，选出其中可反映毕业生知识水平、实践能力等方面的信息，输入到计算机，并建立以姓名、年龄、学历、专业等为标题的多种检索方式，建立专门的毕业生人事档案信息资源库，作为政府的人才储备库。
【参考文献】
毕业档案和人事档案篇5
（一）大学毕业生对档案重要性认识不足。随着劳动、人事制度改革的深入开展，大学毕业生就业由原来的国家统一分配变为公开招聘考试录用，学生与用人单位之间实行双向选择，用人单位由被动接收转变为主动择优录用。许多大学毕业生选择通过简历包装进行自我推荐，通过个人素质及其外在表现实现就业，档案作用有所弱化。那些未及时落实单位的大学毕业生，四处奔波找到理想工作是首要任务，到毕业生就业主管部门报到后，大学毕业生档案是否到位也不再过问。由于大多数高校毕业生对档案重要性缺乏了解，不够重视，甚至有的毕业几年了，档案还在学校或毕业生就业主管部门处存放。还有部分毕业生毕业后一直自己保管个人档案，更甚者早已不知将档案丢在何处，似乎“档案没什么用了”。特别是在非公有制企业就业的大学毕业生，就业后更是对档案持“无所谓”的态度。高校毕业生不能认真正视个人档案问题，既增加了档案管理部门的压力，又使个人权益不能及时得到保障，最终利益受损的还是毕业生自己。
（二）档案多头管理造成局面混乱。1988年，中组部、人事部《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》（人调发[1988]5号）文件规定，流动人员人事档案统一由党委组织部门、政府人事部门及所属的人才流动服务中心等机构负责。其他机构不得承担人事档案的管理工作。《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发〔2014〕90号）第一条：“健全流动人员人事档案管理体制。流动人员人事档案管理实行集中统一、归口管理的管理体制，主管部门政府人力资源社会保障部门，接受同级党委组织部门的监督和指导。流动人员人事档案具体由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理，其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。严禁个人保管本人或他人档案。跨地区流动人员的人事档案，可由其户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理。”但是由于历史的、体制的原因，派回原籍的师范类毕业生和非师范类毕业生档案就由教育和人社部门分头管理，而且现在很多部门都在公开或私自管理大学毕业生档案，除人社部门所属的人才服务机构外，失业管理部门、劳动保险机构、一些社会团体也在管理，国企在管，私企在管，一些民办中介机构利用各种名目也在管，大学毕业生不知道档案该转交到哪些部门管理，不少私人企业、社会团体、中介机构也难以按照档案管理规定妥善保管大学毕业生档案，甚至一些中介机构把保管大学毕业生档案当成了牟利的手段，并不惜恶意竞争。
（三）弃档现象越来越显著。随着我国政治经济体制改革深入开展，人才流动和人力资源竞争愈演愈烈，异地就业现象已是非常普遍，致使许多大学毕业生与个人档案天各一方，造成了一大批“弃档族”。特别是那些打破“看档招人”这种传统思维定式和招聘套路的非公有制企业，在招聘员工时更注重能力考察而非个人档案，加之没有保管干部人事档案的权限，到这类单位工作的大学毕业生无奈只好弃档。还有一些没有找到稳定工作或工作不理想的大学毕业生，他们长时间为生计打拼，根本无暇顾及档案，慢慢也成了“弃档族”。至于那些跳槽、异地求职，以及自费出国留学、办理移民手续等的大学毕业生，也因种种原因最终选择了放弃个人档案。这种人档分离的现象，对大学毕业生档案管理工作提出了新的更大挑战。
二、加强毕业生档案管理工作的对策建议
毕业档案和人事档案篇6
人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用。其中高校毕业生的档案是个体人事档案的重要组成部分。当学生从学校毕业后，就从学生人的身份转换成社会人的身份，面临参加养老保险、转正定级、考研、出国、考公务员，甚至于工龄和退休金的计算等与自己切身利益密切相关的问题，而这些问题都直接与高校毕业生的档案记载内容挂钩。
高校毕业生的人事档案是由毕业生的学籍档案转换而来的，高校毕业生的学籍档案主要是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专学生的档案。它主要由以下几部分组成：学生的入学材料、高校毕业生登记表、综合测评表、学籍卡、组织关系及学生在校的奖惩情况等。学生在校期间的这些材料共同组成了其学籍档案，当学生毕业后，由学校就业主管部门根据学生的实际就业派遣情况在其学籍档案中放入毕业生报到证，并由学校相关部门通过专门机构——机要局转递给毕业生的就业单位的人事部门或其委托的相关的人才交流机构。这时，学生的学籍档案才正式转化成其人事档案，这个转化必须通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订相关就业协议，并履行相关毕业程序并取得报道证后，才能最终得以实现，并标志着毕业生由学生人转化为社会人。
二
当前高校在毕业生档案管理方面主要存在以下几方面的问题：
1.毕业生档案材料内容的不完整性。首先，毕业生档案材料的来源渠道非常广泛。除学籍卡来源于教学管理部门外，其他材料主要来自于各教学院系、相关职能部门和学生本人，这些材料主要涉及学生在德智体美劳等方面的素质材料，内容繁杂，数量庞大，在收集过程中非常容易产生片面或者重复的现象。其次，毕业生档案材料的收集时间跨度大。从学生入学之初的初高中学籍档案，到学生在高校期间各学期的学习记录、综合素质测评、直至最后的毕业生登记表和鉴定表，这个跨度至少要3到4年的时间，学校经手人可能更替，从而造成材料的缺失，不利于学生档案的完整和统一。最后，毕业生档案材料的内容完整性、延续性强。有的学生是团员，可档案中缺少了中学时期的入团志愿书；有的是学生党员，却缺少入党申请书和转正报告；有的学生在毕业生登记表奖励一栏中，写了不少荣誉，但在档案中没有这些荣誉的奖励证明材料；材料的不延续和不完整，容易给人造成材料不实的印象。
2.档案的保管和转移过程中的不规范性。首先根据国家相关政策，毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，暂时保存在学校。这就造成每年毕业季，因为择业过程中的种种问题，很多毕业生都会要求暂时将档案保留在学校，这些学生往往对毕业生档案的重要性认识不足，很多学生并没有按要求在一到两年后转移走自己的档案，日积月累，越来越多的档案会积压在学校，使得本就有限的档案库房不能承载，档案管理人员不胜重荷，难免会造成疏漏；其次，由于学校机构调整，档案管理人员的不稳定性，难免个别档案管理人员责任心欠缺，从而在档案收集和保管过程产生失误，造成学生档案的损坏或遗失，给学生就业和今后的调动、晋升造成无法挽回的损失；最后，由于个别档案管理人员的政策性不强，有时会为了图省事，不是通过机要局这一专门的途径流转毕业生档案，而是将档案通过快递、EMS等方式寄送学生档案，更有甚者直接将档案交给学生，从而出现学生自带档案的现象，这些不规范的档案流转，就更容易出现毕业生档案的损坏或遗失，将会给学生日后办理相关手续带来诸多麻烦。
3.毕业生档案材料的不规范性。首先是由于大多数学校对档案材料的用纸、书写及格式没有明确的规定，造成归档的档案材料有的用A4纸张，有的用16K纸张，造成毕业生档案装订的不齐整；其次是书写不规范，有的学生的入档材料甚至用圆珠笔书写，这些用圆珠笔书写的材料一般几年后就变得模糊，会给日后档案保存带来很大的困难；最后，学生的奖惩材料，甚至有的学生的《毕业生登记表》中都会有公章和系部意见的现象。
三
为了避免以上问题的出现，高校需要从以下几个方面进行反思：
1.高校要加强对毕业生档案工作的重视，从人财物等方面积极支持毕业生档案工作。从院系、到学校都要配备固定的毕业生档案管理人员；配备专门的毕业生档案室或库房；做好相关工作的奖惩条例，充分调动相关工作人员的积极性。
2.高校要加强毕业生档案管理的制度化建设工作。明确毕业生档案管理的条例、分工及职责，并要严格按照《档案法》的要求，规范毕业生档案工作。
3.加强档案管理人员业务素质和责任心的提升，确保档案材料的质量。要求档案管理人员有爱岗敬业的精神，积极钻研档案管理相关业务，规范毕业生档案的流转；同时，要不断提升责任心，本着为学生服务的宗旨，确保毕业生档案材料的规范与完整。
4.加强对毕业生的教育，让学生充分认识到毕业生档案材料的重要性。首先，毕业生在填写相关材料时，本着对自己负责的态度认真填写，不能敷衍了事；其次，毕业生一定要关心自己的档案。如果是正常派遣的学生，学校会通过机要局寄送毕业生档案，学生可以在毕业生档案寄出两个月之后，向相关人事部门进行查询，如果档案未收到，就要及时向学校相关部门查询，确认，以保证自己的毕业生档案不缺失；最后，如果学生在毕业后暂时未找到就业单位，而将其档案托管保存在学校的，在明确了用人单位后，就要及时到学校办理相关就业手续，以便学校正常转递档案，不要误以为既然学校能够免费保存，就不用再到人才交流机构托管了。其实，学校保存的只是毕业生的“学籍档案”，只发挥存放的作用，不能以此为依据为学生开具相关的证明材料。在社会上，真正发挥作用的是由学籍档案转成的人事档案，只有所在单位的人事部门或委托的人才交流机构才有权利开具相关证明，办理相关事项。
因此，无论是高校还是学生都要重视毕业生的档案，使毕业生的档案发挥应有的作用，更好地为学生，为社会服务。
毕业档案和人事档案篇7
二、高校毕业生档案转递工作存在的主要问题
（一）高校管理人员对毕业生档案转递工作不够重视
目前，我国高校管理人员将主要时间和精力放在对学生的教学管理上，而对于大学生档案管理工作仍然缺乏足够的重视，尤其是对于高校档案管理工作的最后一个流程，即毕业生档案转递工作更加不重视。与此同时，高校学生档案管理工作人员本身对毕业生档案转递工作的意识较为淡泊，错误地将其作为一项辅工作，认为只要在学生毕业之后将其档案转递出去就和自己没有任何关系了。
（二）高校毕业生档案管理工作无序而发生各种错误
在高校毕业生档案转递工作中，大部分学校都会严格按照国家相关规定进行学生档案转递。由于许多高校基层单位并没有专人负责学生档案管理工作，一般都是由辅导员和部分学生负责毕业生档案转递工作，再加上毕业生数量众多且时间仓促，从而使得许多学生的档案材料出现不齐、错放、错寄的现象。同时，许多学校违反相关管理规定，让毕业生私自查看和自带档案材料，进而影响了档案材料的保密性、严肃性和真实性。最后，由于许多毕业生提供给学校的档案转递单位和地址不蜃既罚使得毕业生档案投递工作难以正常开展，容易发生档案材料丢失的情况。
（三）档案接收单位档案管理工作不规范而带来不便
由于高校毕业生档案转递工作都是集中在一个时间段转寄给毕业生档案接收单位，从而使得档案接收单位尤其是人才交流中心的工作量巨增，加上许多单位档案管理工作人员普遍缺乏相应的专业档案技能，从而降低了毕业生档案管理工作的规范化程度，进而给日后档案查询和利用带来诸多不便。与此同时，由于毕业生档案查询时间相对集中，再加上档案信息化水平不高，从而使得人才交流中心在工作效率和服务效果一时难以完全满足社会公众的需求。
（四）高校毕业生档案转递与查询管理手段相对落后
目前，许多高校在进行毕业生档案转递和档案查询时仍然使用原始的手工操作方式，不仅费时费力而且容易出错，尤其是一旦碰到毕业时间较久的同学回来查找档案材料时更加困难。这种落后的管理手段不仅消耗大量的人力财力，而且在一定程度上制约着毕业生人事档案资料的开发利用。应该说，计算机等先进技术在毕业生档案转递与查询中的潜力并没有得到充分发挥。
三、新形势下完善高校毕业生档案转递工作的优化策略
（一）不断加强高校学生档案意识的宣传力度
为了更好地帮助高校毕业生正确认识到档案的重要性，学校应该重视并不断加强档案宣传工作力度。在高校毕业委，学校应该通过讲座、班会、印发手册以及宣传栏等多种有效途径对毕业生进行强化宣传，帮助毕业生正确认识档案对于自身以后发展的重要作用、档案材料需要包括那些详细材料、毕业生档案的保管和转递等档案常识，从而使毕业生形成正确的档案意识，从而更好的配合学校开展毕业生档案转递工作。与此同时，政府主管部门也应重视普及全民档案意识，对毕业生档案接收单位以及档案管理部门开展各种形式的培训，从而不断增强全民档案意识以保证高校毕业生档案转递工作的顺利开展。
（二）不断完善高校毕业生档案法律法规建设
近年来，伴随着国家对档案管理工作的不断重视，相关的部门陆续制定了《高等学校档案管理法》等法律法规。但是，目前对于高校毕业生档案转递问题并没有相应的法律法规加以管理和规范，使得各个相关部门仍然按照自己的习惯做法开展毕业生档案转递工作。为此，相关部门应在《高等学校档案管理法》的指导下，从实际情况出发，尽快出台专门的法律法规，或者对现行法律法规进行合理的修订，以确保高校毕业生档案转递工作有法可依、有章可循。
（三）逐步完善高校毕业生档案管理规章制度
针对当前我国高校毕业生档案投递工作中存在的诸多问题，高校应从学生档案的特点出发，进一步和各地市人事部门和人才交流中心进行合作，对已经出现的问题进行查找，并提出相对应的解决策略，逐步建立和完善高校毕业生档案管理规章制度。进一步明确高校档案管理人员的工作职责，从而保证高校毕业生档案转递工作做到有据可依、有规可循，确保每一个毕业生档案的完整性及投递的准确性。
（四）对档案管理人员开展专业档案业务培训
作为高校毕业生档案转递工作主体的档案管理人员，其本身的档案综合业务能力对于做好毕业生档案的收集、整理和传递工作的顺利完成起着决定性作用。目前，负责高校毕业生档案转递工作主要由学校档案工作人员以及学生辅导员来负责完成，而档案接收单位则通常由临时聘用人员来负责完成，由于大量的非专业档案管理人员介入到这项工作中，因此有必要对这些参与者开展专业档案业务培训，在加强他们的责任心的同时提高其档案管理业务能力。
（五）加强高校和人事机构间交流与沟通
因为高校毕业生档案最终会转递给社会人事机构进行人事管理，因此应该在不改变毕业生档案管理主体的情况之下，不嗉忧扛咝5蛋腹芾聿棵藕蜕缁崛耸麓理机构之间的交流与沟通，使两个不同档案管理主体可以在毕业生档案料、管理方法、转递形式以及交接流程等方面进一步达成共识，从而使得高校毕业生档案交接工作方便及时，进而有力保障转递工作的顺利开展。
（六）建立毕业生档案转递信息管理查询系统
伴随着高校信息化水平的不断提高，作为学校公共服务体系重要组成部分的学生档案服务管理部门，必须紧跟时展潮流，加快档案管理工作的信息化建设进程，建立高校毕业生档案转递信息管理查询系统，从而实现档案管理的电子化数据对接转换，提高毕业生档案转递工作的准确性和及时性。在学校档案管理部门或者学校就业网站设置毕业生档案转递信息管理查询窗口，每一个毕业生可以在任何时间和地点随时登陆网站进行实时查询，从而极大地方便毕业生跟踪查询自己的档案去向。
（七）建立健全毕业生档案转递查询反馈机制
首先，高校应及时催促毕业生档案接收单位在收到学生档案材料之后及时将档案接收回执寄回学校档案管理部门，同时对于返回的档案接收回执应进行及时进行整理和收集，对没有及时寄回档案接收回执的用人单位应想办法督促其尽快办理。同时，学校还应对于那些被退回的毕业生档案进行及时归档，并录入到毕业生档案转递信息管理查询系统，以方便毕业生进行网络查询。其次，毕业生档案接收单位如果出现“人档不符”等问题时应及时和高校档案管理部门取得联系，及时查明问题的原因并采取措施。最后，毕业生到就业单位报到之后，应主动查询自己的档案是否已经顺利寄到，如果在毕业三个月之后仍然没有寄到的话就应及时和学校进行联系，以查询自己档案的去向。
综上所述，不断完善和规范高校毕业生档案传递工作是保障毕业生合法权益的大事，同时也直接影响着毕业生人事档案积极作用的充分发挥。新形势下高校毕业生档案相关管理部门应不断加强高校学生档案意识的宣传力度、不断完善高校毕业生档案法律法规建设、逐步完善高校毕业生档案管理规章制度、对档案管理人员开展专业档案业务培训、加强高校和人事机构间交流与沟通、建立毕业生档案转递信息管理查询系统和毕业生档案转递查询反馈机制，切实把高校毕业生档案转递及查询服务工作做好。
参考文献：
[1]丁一.完善我国高校毕业生档案转递措施分析[J].兰台世界，2016（02）：28-29.
[2]张美珠.浅析高校毕业生档案管理与转递[J].办公室业务，2013（11）：256.
毕业档案和人事档案篇8
新形势下如何做好毕业生人事档案管理工作毕业生人事档案是人才信息的重要载体，准确、齐全、完整的毕业生人事档案，历史全面地记载着大学生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映大学毕业生综合素质的最重要依据。因此，管理好毕业生人事档案，对我市的人才资源开发乃至经济发展尤为重要。但是就我市毕业生人事档案管理工作来看，还存在不少问题，主要表现在：㈠、毕业生对人事档案的重视程度不够。随着市场经济的发展，现在各项工作中心转移，组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”，另一些就业于私营企业、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生，更是“遗忘”了自己的档案，怀着一种要不要档案无所谓的态度，其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升中均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的欠缺认识，势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用。㈡、档案管理不规范。管档部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象，收集、归档工作被动不及时；另外管档人员在管理上流于形式，仅充当档案“保管员”的角色，对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号，这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性，降低了人事档案工作效率，更谈不上为毕业生提供优质服务了。㈢、档案管理手段落后。目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。从上述问题来看，目前毕业生人事档案管理工作已远跟不上社会主义市场经济发展的步伐。为使毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用，为广大毕业生提供高效、优质的服务，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。具体应从以下几方面入手：㈠、适应改革发展新形势，提高对毕业生人事档案工作重要性的认识。1、加强宣传力度，提高毕业生对其人事档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，在改革开放的今天，毕业生人事档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面，是企业或用人单位选贤举能的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要参考，即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。2、加强自身学习，提高管档人员素质。新时期人事工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。管档人员要充分认识到毕业生人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，开发、管理和利用好毕业生人事档案这一信息资源。㈡、加强对毕业生人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。1、全面普查案卷，去糟取精。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互关联的资料组合在一起，并编写页码、目录、标题，一一对应，装订成册。2、加强收集工作，完善档案内容。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合本地实际制定相应的制度，全面收集材料，特别是对人才信息需要完善的档案内容，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。3、实行专门统一管理。将所有毕业生的人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。建立专门的毕业生人事档案库，实行科学、规范的管理。㈢、创新档案管理模式，实现现代化管理。1、增强创新意识，要在立卷制度上更新，在工作手段上改进。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，就是在平时的抄抄写写、装装订订的工作中，档案工作者也要善于思考，多动脑筋，针对工作中发现的问题，搞一些小创造、小革新，起到事半功倍之效。2、加强现代化技术在档案管理工作中的应用，提高管理效率和水平。目前计算机已应用于人事档案管理工作当中，但多数仅限于各类档案目录的输入与检索。其实，它在档案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。类似这种借助计算机来完成本来较烦琐的手工操作的方法还有很多，比如数码技术、影像技术、条形码技术等。加强计算机技术在人事档案管理工作中的应用，帮助解决具体问题，将大大提高管理效率和管理水平。㈣、加大毕业生人事档案信息资源的开发与利用，建立人才储备库。1、通过对毕业生人事档案的整理熟悉其人事档案内容，选出其中可反映毕业生知识水平、实践能力等方面的信息，统一输入到计算机，并建立以姓名、年龄、学历、专业等为标题的多种检索方式，建立专门的毕业生人事档案信息资源库，作为政府的人才储备库。据统计，2003年我市共接收5000余份大中专毕业生人事档案，再加上前几年未就业毕业生档案，目前共有超过10000份档案，将这些档案资源统一管理，形成我市的人才储备库，必定会为我市经济发展提供更有力的人才保障。2、将人才储备库推向市场，形成我市的人才品牌，利用多种渠道向社会宣传这一品牌，向各用人单位推销储备人才，充分做到人尽其才。利用市场运作，使我市人才资源配置更为科学、合理。㈤、加大人事工作力度，彻底解除毕业生的后顾之忧。随着市场就业机制的实行，毕业生择业时间进一步延长，根据这种情况，应加大为广大毕业生实行人事的力度，使人事成为毕业生就业的有力保障。一是人事的范围不断扩大，在继续做好“个人”的基础上，积极向各高校联系，宣传人事政策，并制定对毕业生实行人事的优惠政策，对毕业生实行以学校为单位的“集体”；二是人事的内容进一步完善，对毕业生的干部身份、转正定级、落户手续、养老保险等方面实行全方位，彻底解除毕业生的后顾之忧。综上所述，在新形势下做好毕业生人事档案管理工作，既是社会主义市场经济发展的需要，也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。我们将与时俱进、开拓创新，把我市的毕业生人事档案管理工作做的更好。版权所有
毕业档案和人事档案篇9
毕业档案记载着大学生在校期间素质、学业、能力、个性和家庭情况等各种信息，是了解考察学生历史和现实情况的主要依据，也是毕业生就业落户以及今后升学、选拔、任用、考核、离退休的主要依据。因此，大学毕业生应重视并正确对待自己的毕业档案。
毕业档案的现状及原因
目前，在高校特别是高职院校毕业生中流行着一种档案无用的观点，认为现在是市场经济体制了，用人制度日趋灵活，用人单位看重的是劳动者的能力，档案已经失去了往日的重要作用。因此，不少毕业生在毕业时根本不关心自己档案的去向，有的将档案留在学校就不管了，有的改换工作也不调档案，将档案留在原工作单位不管不问，有的甚至根本不知道自己的档案在哪里。
造成这种现象的原因主要有如下几点：一是随着我国经济体制的改革，用工形式多样，许多用人单位在录用和管理员工的时候并不看重档案。二是我国高职院校毕业生大都是自谋职业，部分毕业生在毕业的时候尚未落实工作单位，就将档案留在学校，在找到工作之后，或是因为已经身在外地，或是因为忘记，而没有回学校办理档案移转手续。三是毕业生在就业之后由于种种原因要离开原来的单位，此时，往往需要按照劳动合同的约定交纳违约金，许多人因为不想交纳这笔违约金，就在未经原单位同意的情况下，“跳槽”去了另一家单位。而用人单位则因为员工没有交纳违约金而不为其办理档案移转手续，扣押了其档案。时间一长，“跳槽”的员工觉得没有档案也没有什么影响，也就不再关心自己的档案关系了。四是有的毕业生因为存档费太高，觉得档案也没有什么作用，因而对自己的档案置之不理。
正确认识毕业档案的作用
（一）认清大学毕业生“学籍档案”与“人事档案”的关系
大学毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大学生的档案，以文字资料的形式记录了学生的高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等，是原始资料。大学毕业生的人事档案是由学籍档案转换而来，是指大学生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报到证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案，需要经过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后，履行相关毕业程序并取得报到证后，才得以形成。
（二）认清大学生毕业档案的合法去向
国家规定，大学生的毕业档案一般有以下三种合法去向。
档案转到工作单位 大学生毕业后找到了接受户口的单位，档案和户口都转到工作单位。这是通常认为最正规的一种档案处理方式，但据统计，在高职院校中属于这种情况的不到10%。
档案留在学校 国家规定，允许毕业时尚未落实工作单位的大学毕业生户口、档案留校保存两年。待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地。大学毕业生档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。这种方式适合有就业愿望但尚未就业的毕业生，此种方式的优点与缺点并存。优点是学校的诚信度一般较高，代毕业生保管户口关系和档案不收取额外费用，缺点是毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明学校均不能出具。学校保存的毕业生学籍档案只是“存放”，起不到任何作用，甚至无法缴纳社会保险，将来也无法计算工龄，从而会影响养老金的数额计算，在某种意义上说是得不偿失。
档案转至就业部门或人才交流中心 这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生。此种方式也是各有优缺点，优点是易于毕业生解决一些实际问题，缺点是由于毕业生与就业中心交流相对较少，容易导致信息不畅。
除以上三种情况外，还有高职院校学生自行提取、保管档案的现象。他们认为自行保管档案即方便，又省钱。实际上，按照国家规定，严禁个人保管本人或他人的人事档案，除党委组织部门和政府人事部门所属的人才交流服务中心及普通高等院校可保管大学毕业生档案外，其他任何机构无权保管。用人单位只能向这些部门调档、查档。大学毕业生自行携带档案还会导致工作中的许多信息无法入档、工作多年后档案仍是学籍档案等问题的发生。
（三）认清大学毕业生档案的作用
当大学毕业生参加工作后，会面对诸如转正定级、职称申报、养老保险办理、人事调动、社保福利、工龄计算、继续深造（如出国、考研）、考公务员等问题，这些方面都离不开档案。因此，档案看似一时用不到，但“弃档”会使个人的一些合法权益无法得到保障。
会影响个人利益 有了档案，就可以享受到相关的人事、劳动、社会保障服务，如办理贷款，办理社会保险、失业保险等。无论是在原单位供职的人，还是辞职后另谋新职业者，在办理社会保险、领取失业金时，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、社保参保年限等都是主要依据。
毕业档案和人事档案篇10
（一）解决高校毕业生人事档案管理信息化意识
在高科技时代，加速实现高校毕业生人事档案信息化管理，是一项繁重的任务，也是时代赋予的任务，这些工作任务的顺利进行，必须得到人才交流主管部门的高度重视和大力支持，才能切实的把高校毕业生的人事档案管理工作列入重要议事日程。从目前看，各省、市对高校毕业生人事档案信息化建设的发展状况来看，由于各级领导对高校毕业生的人事档案信息化建设工作不够重视，对人事档案管理工作投入的财力及人力不足，由此，导致出现了一些各方面问题，例如，会限制人事档案信息化发展的速度，使之与信息现代化发展无法适应，也使高校毕业生的人事档案，在管理与改革中无法发挥积极作用，也使用人单位陷于两难之中，难以得到人才，更难于得到优秀人才。
（二）档案管理信息化的法规体系与业务规范
对于人事档案的记载来说，它的信息非常丰富，时间跨度也比较长，但在改革开放以来，由于主观和客观方面的各种原因，有些人事档案中的信息，常常会出现这样或那样的不同或差错，例如，数据的前后不一，甚至有时一种信息有几种不同的记录在档案中出现，如何能让这些问题，能在信息化建设中得到顺利的解决，使原始纸质档案与数字档案做到很好的衔接，并且在数据库建设的同时解决标准化与规范化的问题，这就要求我们对人事档案的管理，要有一个完整的业务规范指导体系，这样才能使从事档案信息化建设的工作人员，在信息化建设中，既得到政策上的支持，又能在方式方法的得到指导，使人事档案管理工作，形成一个统一的、规范的、科学的、缜密的人事档案信息资料数据库，有利于高校毕业生的就业困难，也有利于企业的人才需要和流动的需要。
（三）缺乏高素质的人事档案信息化人才队伍
人才是人才交流中心档案信息化建设的重中之重。目前人事档案管理人员大多年龄偏大，信息技术能力和水平较差，不适应人事档案信息化建设的需要。
二、人才交流中心对高校毕业生人事档案信息化管理对策
人才交流中心是一个人才的中介桥梁，它要为高校毕业生和企业对人才的需求解决双方的需求，因此对于人事档案信息化的管理，要真实可靠，并要做到适时提供，这样就可以为双方解决问题。
（一）人事档案信息化建设的重要性
在社会主义市场化的发展中，随着人事制度改革的不断深入，要充分认识人事档案信息化建设的重要性，要在国家政策的引导下，人才交流部门，要积极稳妥地推动人事档案信息化建设进程，要从政策上，不断加大财力及人力的投入，同时要加强人事档案信息化建设的基础设施建设，为人事档案信息化建设提供必要的物质基础。要积极采取措施，加大基础设施建设力度，把人事档案信息化建设，作为人事工作中的一个重要的组成部分来进行建设。
（二）人事档案管理的规章制度与业务规范
人事档案信息化建设，是新时期对人事档案管理工作提出的新要求和新的任务，所以无法再依据传统的手工管理阶段的制度，必须结合高科技时代的技术，要利用信息化建设的进度和人事档案信息化管理的实际情况，制定相应的工作流程和规章制度，使档案管理工作有章可循，这样就可以有效的促进人事档案管理工作发展，使人事档案信息化管理向着制度化、规范化发展。特别是高校毕业生的人事档案，其内容直接涉及个人的基本情况和隐私，所以更要制定出相对完善的管理制度来保证人事档案信息化建设的开展。
（三）档案管理质量与人员业务素质
毕业档案和人事档案篇11
二、大中专毕业生人事档案管理的重要性
基于麦可思研究院的研究报告，《光明日报》于2015年7月20日的《2015年中国大学毕业生就业报告》公布的数据显示：高职高专院校2014届毕业生半年后的就业率为91.5%，比2013年提升了0.6个百分点，但2014年的高职高专院校的毕业生失业率为8.5%，每年有数十万的毕业生处于待业状态，因此，做好毕业生的人事档案管理和开发工作意义重大。1.提高人力资源利用率。企事业单位招聘、选拔人才是一种人力资源的资本投资，是为了通过对人进行资本投入、提高人的职业技能或体能，增加劳动产生的一种投资行为。做好毕业生人事档案管理可以有效将闲置、滞留在社会上的人力资源有效利用，避免人力资源浪费。2.扩大流动人员就业服务保障。大中专学生毕业后往往辗转多个城市就业，根据《流动人员人事档案管理暂行规定》的有关要求，需要做好流动人员流动人事档案的转递、保管工作。一方面，各地人才流动服务中心因掌握着流动人员人事档案，故占绝对优势；另一方面，要充分调动企事业、教育以及劳动人事等部门的多方力量，共同参与就业人员人事档案的建档、转递工作，为流动人员就业做好服务。
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一、加强高校毕业生档案管理工作的必要性
（一）学生档案管理工作是衡量学校内部管理水平的重要标志是学校进行科学化、系统化、规范化管理，培养合格人才的重要保证。毕业生档案概述了学生乃至学校管理日常工作的全貌，历史地反映了每一个时期学校学生管理工作的进程和具体内容，是学生管理工作内容的存在形式和存储手段，是客观、真实的学校管理信息，是形成学生在校期间个人信息的凭证和参考。学生档案管理的好与坏，直接影响整个学生毕业后将来的成长与发展。所以大学生档案信息只有真实、明确，才能为大学生就业打下良好的基础。
（二）为毕业生和用人单位提供档案查阅服务。大学生就业中档案起着非常重要的作用，有着不可替代的地位。大学生档案经过了收集、整理、归档等环节，汇集了大学生在校期间的学习生活、社会实践活动等情况，是学生过去人生经历的记录。从中能够看出学生在德智体美劳等方面的综合素质情况，毕业生可以用此来向用人单位推荐自己，是最权威的凭证；对用人单位来说，可以此为主要依据来选拔人才，也可以为以后人事部门选拔人才提供参考依据。高等院校通过大学生档案管理工作，提供档案查阅服务，使毕业生、学校、用人单位、人事部门等能够得到毕业生信息，促进有效交流与沟通，有助于毕业生就业。
二、加强高校毕业生人事档案管理工作的思路与对策
（一）适应社会，提高对大学毕业生档案工作重要性的认识
1. 强化宣传力度，提高毕业生对其人事档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，在改革开放的今天，毕业生档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面，是企业或用人单位对毕业生本人进行定位的重要参考，即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。
2. 加强自身学习，提高档案管理人员素质。新时期档案工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。档案管理人员要充分认识到毕业生档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，开发、管理和利用好毕业生档案这一信息资源。使学生档案管理工作达到规范化、制度化和标准化；学生档案管理工作要贯彻“为人事工作服务，为经济建设服务”的基本原则，实行统一管理，坚持维护真实性和完整性的工作方针，严守秘密的保管方法，加强对学生的思想教育和各方面的管理，更好地了解、考察和培养学生为学生毕业后用人单位的录用起到积极的作用。
（二）加强对毕业生人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范
1. 各院校结合国家相关法律法规以及当前社会形式制定出统一的规范化的档案管理工作。高校在新生入学之后，就要注重抓档案归入工作，观察学生的各项表现并如实记载，做到及时记录，确保材料的连续性和完整性，这能为后续的档案整理工作减少麻烦，又能增加学生档案信息的丰富程度，保障档案的完整性与及时性，使档案真正成为用人单位选拔人才的可靠依据。
2. 加强收集工作，完善档案内容。高校毕业生档案的管理人员要经常主动地与形成毕业生档案材料的部门和各院（系）主管毕业生档案的负责人联系、协商，及时收集各部门形成的档案材料。遇有学生入党、奖惩等涉及学生诚信的信息，要及时归档，同时注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。
3. 实行专门统一管理。不论毕业生档案是放在招生就业处、学生工作处，还是放在综合档案室管理，一定要有专人负责毕业生档案的管理工作，一定要根据毕业生档案的数量配备适当编制的专业人员。
（三）创新档案管理模式，实现现代化管理
1. 增强创新意识，要在立卷制度上更新，在工作手段上改进。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，就是在平时的抄抄写写、装装订订的工作中，档案工作者也要善于思考，多动脑筋，针对工作中发现的问题，搞一些小创造、小革新，起到事半功倍之效。
2. 加强现代化技术在档案管理工作中的应用，提高管理效率和水平。目前计算机已应用于人事档案管理工作当中，但多数仅限于各类档案目录的输入与检索。其实，它在档案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。同时大大提高管理效率和管理水平。
总之，大学生档案管理是国家人事档案的重要组成部分，对促进大学生就业有着重要的作用。因此，高校大学生档案管理部门要改革档案管理制度，使档案在大学生就业中发挥出应有的作用，服务于大学生就业，服务于社会与用人单位的需求。
参考文献
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一、目前毕业生人事档案管理中存在的问题
毕业生人事档案是人才信息的重要载体,准确、齐全、完整的毕业生人事档案,历史全面地记载着毕业生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息,是反映毕业生综合素质的最重要依据。但是就目前毕业生人事档案管理工作来看,还存在不少问题,主要表现在:
(一)毕业生对人事档案的重视程度不够
随着市场经济的发展,工作中心的转移,组织人事政审工作相对减少,一些毕业生就认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”,另一些就业于私营企业、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生,更是“遗忘”了自己的档案,怀着一种要不要档案无所谓的态度,其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升中均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的欠缺认识,势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用。
(二)档案管理不规范
档案管理部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》,没有形成自己的实施细则和制度,在执行过程中也存在不严格现象,收集、归档工作被动不及时;另外管档人员在管理上流于形式,仅充当档案“保管员”的角色,对接收到的毕业生档案,只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号,这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题,影响了人事档案管理工作的严肃性,降低了人事档案工作效率,更谈不上为毕业生提供优质服务了。
(三)档案管理手段落后
目前档案管理部门的管理手段还是手工操作,即使利用计算机管理,也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理,计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来,并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。
二、做好新时期毕业生档案管理工作的思路及对策
从上述问题来看,目前毕业生人事档案管理工作已远跟不上社会主义市场经济发展的步伐。为使毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用,为广大毕业生提供高效、优质的服务,毕业生人事档案管理部门应增强创新意识,更新工作方式,提高工作效率。具体应从以下几方面入手:
(一)提高对毕业生人事档案工作重要性的认识
一是加强宣传力度,提高毕业生对其人事档案重要性的认识。做好咨询服务工作,利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识,要让广大毕业生充分认识到,毕业生人事档案并不是可有可无的,它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面,是企业或用人单位选贤举能的重要依据,是对毕业生本人进行定位的重要参考,即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。
二是加强自身学习,提高管档人员素质。新时期人事工作面临许多新问题,同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。管档人员要充分认识到毕业生人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性,不断改进工作方式、工作方法,创新工作模式,提高工作效率,开发、管理和利用好毕业生人事档案这一信息资源。
(二)加强对毕业生人事档案的科学规范化管理
一是要全面普查案卷,去糟取精。对接收到的毕业生档案应重新整理,剔除无用的案卷资料,对所保留的案卷资料重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互关联的资料组合在一起,并编写页码、目录、标题,一一对应,装订成册。
二是要加强收集工作,完善档案内容。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神,结合本地实际制定相应的制度,全面收集材料,特别是对人才信息需要完善的档案内容,注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料,了解其近期经历,将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容,准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现,提高档案的利用价值。
三是要实行专门统一管理。将所有毕业生的人事档案统一整理,分门别类,按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号,并建立多种检索方式,便于查找与利用。建立专门的毕业生人事档案库,实行科学、规范的管理。
