供货商档案管理篇1
档案材料的动态、实时监控
设备采购属于单次性采购，其档案中的采购资料属于一次性档案资料，而医用耗材的采购却是连续性的多次采购，由于有关医疗器械的大部分资质证照都有有效期，随时都有证照过期的可能性，因此，采购档案中的这部分资料必须实行动态管理，应运用具有飘红功能的数据库管理系统，达到资质证照效期的实时监控。
医用耗材采购档案的内容
医用耗材采购档案的归档内容，应包含申购、审批、采购、验收等整个采购链上的各种档案资料，按照档案资料产生的时间，可以划分为以下3个阶段：
1采购前档案资料
1.1临床申购审批表单
申购审批表单内容包括：医用耗材名称、规格型号，医用耗材生产厂商、商标名，收费标准、物价编码、医保编码，拟购医用耗材的用途，申请科室及负责人签名，各级审批情况等。
1.2临床试用表单
临床试用表单内容包括：试用医用耗材名称、规格型号，生产厂商、商标名，试用情况及与现有同类产品的比较、试用科室及负责人签名。
2采购中档案资料
2.1招标采购资料。
（1）供应商资质。供应商资质包括：企业法人营业执照、医疗器械生产企业许可证（第一类医疗器械生产企业登记表）、医疗器械经营企业许可证、卫生许可证、制造计量器具许可证、组织机构代码证、税务登记证、外国（地区）企业常驻代表机构登记证、制造厂家授权销售证明书、质量管理体系认证书等。
（2）产品资质。产品资质包括：医疗器械注册证、强制性产品认证证书（3C认证）、消毒剂和消毒器械卫生许可批件、进口计量器具型式批准书、FDA证书、CE证书等。
（3）采购记录表单。采购记录表单包括：谈判确认表、采购询价单、承诺书、供应商及供货产品比较情况、谈判过程记录、谈判结果、谈判人员签名等。
2.2购销合同
购销合同内容包括：医用耗材名称、规格型号、生产厂商、单价、数量、金额、质量标准、供货及验收要求、付款方式、技术培训等。
3采购后档案资料
3.1入库验收表单
医用耗材到货后，必须履行严格的验收手续，除查验供货产品的名称、规格型号、数量、生产批号、灭菌批号、有效期、外包装等内容外，还应查验随产品的资格证明文件，如产品合格证明（或检验报告），商检报告（进口植入式心脏起搏器需原件），国产计量器具CMC标志，进口型式审查计量器具CPA标志，强制性产品认证产品CCC标志，以及使用说明书、标签、中文标识、条形码等。上述查验内容须填入验收表单内，同时验收人应签名。遇到供货产品质量或包装出现问题，或供货数量不对、供货不及时等，除将货物退回供应商或通知供应商整改外，还应填不合格表单。
3.2使用反馈表单
医用耗材在使用过程如发现不合格或发生不良事件，应由使用科室填写使用反馈表单或医疗器械不良事件报告表，将出现的问题反馈给采购部门，联系供货商作相应处理。
3.3实物档案
条件许可情况下，可以将所采购的医用耗材留一份实物存档，以防不法商家以次充好，同时，也便于在发生医疗器械不良事件时做到有证可查，更好地保护患者和医院的利益。
医用耗材采购档案的形成
供应商第一次建档时，应将上述各项资料收集齐全，特别是各项资质文件，在与供应商长期的合作中，随着医用耗材种类的增加或变更，不断补充档案材料，同时，应注意各项资质文件的更新，有条件的可以实行电子化管理，以保证档案的有效性。
医用耗材采购档案的分类编码
医用耗材采购档案可采用二级编码方式，其中，一级类码以各省级行政区为单位进行编排。以我院为例，地处江苏省南京市，我院的医用耗材供应商主要集中在江苏、上海和浙江，因此一级类码编排顺序如下：江苏省—01；上海市—02；浙江省—03；北京市—04……二级类码为各行政区内供应商的流水编号。
医用耗材采购档案的开发利用
档案的建立是为了开发利用，只有具有开发利用价值的档案才具实际意义。医用耗材采购档案建立后，可进行以下开发利用：
（1）为采购项目审批提供决策依据。新品种医用耗材进入医院，首先审核各项资质证照，在合法性得到确认后，由临床先进行试用，在采购项目递交领导审批时，同时提供上述材料，为领导科学决策提供依据。
（2）为招标采购提供谈判依据。医用耗材首次进入医院使用时，院方需要与供应商进行谈判，可以先查阅医院在用同类产品采购档案，在确定供货价格、供货方式及其他服务等方面为院方争取到更多的优惠。
（3）为长期供方年检提供依据。采购档案里不仅保存了供应商的各项资质证照，还保存了该供货商在本期内供货行为中出现的不合格记录表单，这些表单为供方的年检提供了客观依据。
供货商档案管理篇2
(一)食品送货车经营主体资格不规范
一是无证照经营，即送货车的经营主体既没有办理《食品流通许可证》，也没有办理《营业执照》，属于非法经营。送货对象主要是刚开业或贪图便宜的经营者；二是虽然办理了《食品流通许可证》，但没有取得《营业执照》；三是擅自改变经营方式，本来是食品零售，却也加入到“送货大军”，搞起了批发。
(二)食品送货车经营主体备案行为不规范
食品生产商、批发商、连锁、加盟经销商向食品经营者运送食品，未按照工商部门的要求，持《营业执照》、《食品生产许可证》、《食品流通许可证》、从业人员健康证、负责人身份证明、销售的商品目录、送货车辆行驶证等到工商部门申请备案，填写《食品送货车备案申请表》。
(三)食品送货车送货行为不规范
一是食品送货车送货时，没有随车携带营业执照副本，个别送货车拒绝接受工商执法人员的现场检查。二是食品送货车随行工作人员无健康证。三是个别送货车送货时未向食品零售经营者开具销货凭证或填写不规范。四是食品送货车不能保证送货食品的质量，多数食品不能提供合法有效的检验报告，尤其是牛奶、奶粉等奶制品。
(四)食品零售经营者索证索票不规范
一是食品零售经营者在接受送货车送货时，没有严格查验供货者的许可证明和食品合格证明。二是索要进货凭证时把关不严，没有严格要求送货者按照规定项目详细填写。三是食品零售经营者未按照要求建立食品进货查验登记台账。四是下架食品没有台账，当问及下架食品如何处理时，比如面包糕点等食品，经营者说供货商将给予调换，有回收再加工重新进入市场之嫌。
二、工商部门对食品流动送货车监管对策
(一)对辖区食品流动送货车进行调查摸底，采集相关信息
一是在食品市场日常巡查过程中对辖区食品经营户的食品进货渠道进行调查摸底，了解辖区食品流动配送的基本情况，统计掌握来往于辖区内的食品流动送货车数量。二是全面采集辖区现有的流动食品送货车和食品供应商注册登记情况以及相关信息，对本地和外地送货车逐户登记造册，建立专门的档案和台账。
(二)建立食品送货车“两账一档一证”档案，对送货车实施动态监管
“两账”即食品流动送货车登记台账、食品经营户购销台账；“一档”即流动食品送货车档案；“一证”即送货车必须粘贴工商局统一编号发放的送货车牌证，做到“一车一牌一号”。
(三)制定专门的食品送货车登记备案操作规范，推行登记备案制度
制定出台符合辖区实际的食品流动送货车登记备案操作规范，将食品生产商、批发商或经销商责任义务、食品流动送货车的送货行为、日常监管具体要求以及对工商部门的监管责任、监管范围、操作程序进行科学界定，便于统一管理，便于基层工商所操作执行。
(四)加强行业自律，规范食品送货车辆经营行为
供货商档案管理篇3
二、“一户多档”制度的主要内容
“一户多档”进货票证登记备案制度（简称“一户多档”食品监管制度或“一户多档”制度）。即在流通环节食品经营业户中，对不同的食品供货商分别建立档案进行管理的制度。其主要内容是食品经营者必须对每个食品供货商分别建立管理档案，通过索取供货商的营业执照、卫生许可证等来确定供货商的合法主体资格；通过索取商品批次检验报告来保证商品的质量。具体来讲，分两种情况：一种是直接从本市范围内的生产厂、商、经销商购进商品的，必须索取厂、商的营业执照、卫生许可证、批次检验报告、发票或供货单；第二种是对从非厂家直供的供货商购进商品时，除索取供货商的证照和有效的进货凭证，供货商和销售商还要签订年度供货合同，载明标的、数量和质量、价款和酬金、质量责任等事项，用法律形式明确供销双方的权力义务关系和食品质量责任。经营者将每个供货商的材料一一建档，并且把每次供货的有效凭证固定在该供货商的档案里分类管理，对索取的票据实行一月一装订，归档备查。
三、建立“一户多档”制度的必要性
“一户多档”制度这种在流通环节中一个食品经营户建立多个供货商档案的做法十分必要。一是加强了流通环节食品经营者的管理。通过建立“一户多档”制度，提高食品经营者自律意识，诚实守信经营、规范经营行为，把好进货关，把来源不明的、不合法的以及不合格的食品挡在了流通环节之外，从而达到把住食品进货源头的目的。同时有利于工商机关在日常巡查中发现问题、查明问题食品去向并及时做出处理，严厉打击食品假冒伪劣违法行为。二是约束了生产企业严把食品质量关。通过流通环节食品经营者索要厂、商的营业执照、卫生许可证、批次检验报告、发票或供货单，签订年度供货合同，载明标的、数量和质量、价款和酬金、质量责任等事项，用法律形式明确供销双方的权力义务关系和食品质量责任。从而达到约束生产企业必须把合格的食品输送到流通环节来，强化了食品生产企业的质量意识。三是提高了消费者依法维权意识。通过加强对流通环节食品经营者的管理，使食品经营者在经营中诚实守信经营，消费者在购买食品时，及时发现问题食品并索要购物发票，确保问题食品能够查出来源，依法保护消费者自身权益不受侵害。同时追回问题食品，杜绝问题食品继续流通。
四、如何在食品经营业户中建立和落实“一户多档”制度
在食品经营业户中建立落实“一户多档”制度，应做好“五个结合”：
（一）坚持把宣传引导与建立“一户多档”制度相结合。实践告诉我们，实现食品安全必须营造全社会都来关心食品安全的良好氛围。食品安全离不开食品生产者、经营者和广大消费者的认同和配合。同时，工商部门应积极行政，充分发挥主观能动性，结合工作实际，采取与食品经营者签定了“食品安全承诺书”，在商店显要位置张贴“消费提醒警示”，发放“食品消费明白纸”等形式，加强宣传引导。积极请媒体跟踪报道食品安全监管信息，扩大影响，引起生产经营单位、消费者以及全社会的共同关注和广泛认同，为“一户多档”制度的建立创造良好的社会环境。
（二）坚持把“一帐两卡、一承诺、一须知”食品安全监管做法与建立“一户多档”制度相结合。自2003年始，济南市工商局在充分调研的基础上，提出并推行了“一帐两卡、一承诺、一须知”的食品安全监管制度，即“商品进货台帐”、“销货卡”、“商品信誉卡”；“服务承诺书”；“经营者须知”。有效地解决了农村经营者不能主动为消费者提供有效销货凭证的突出问题，增强了业户的自律意识，提醒经营者进销货应注意的问题，索票索证的具体内容等。“一户多档”制度的建立，进一步深化了食品安全监管。
（三）坚持严把食品经营主体准入与建立“一户多档”制度相结合。要始终坚持寓监管于服务之中，工商部门在积极履行各项服务承诺、服务保障经济发展的过程中，严格执行法律法规，依法登记注册，不在食品安全准入政策上“开口子”。充分发挥正面引导、典型带动的作用，把推行“一户多档”制度融于整治规范工作之中，以树立“典型”为示范，由点到面，为“一户多档”制度的全面推行奠定了良好的基础。
（四）坚持把“一会两站”建设与建立“一户多档”制度相结合。以12315申诉举报站和消协者协会投诉站建设为契机，充分发挥已建成的“两站”作用，积极开展宣传、调解、服务、预警工作，把引导建立“一户多档”制度作为“两站”建设工作的一项重要工作来抓，使食品经营业户由被动到主动地逐步建立“一户多档”制度。
（五）坚持区域经济监管服务片警负责制与建立“一户多档”制度相结合。建立以经济户口系统为基础，以经济片警为责任主体的区域经济监管服务片警负责制。把食品安全监管的具体责任分解到每一个经济片警，分片划段，分兵把守，实现了监管重心下移、责任主体由所到人的根本转变。经济片警对分管片区负总责，对分管片区的食品安全监管工作负全责。同时，充分发挥内部督察的优势，对工商所落实食品安全工作情况进行专项督察，确保“一户多档”制度的建立和落实。
供货商档案管理篇4
文章编号：1004-4914（2012）03-154-02
一、供应商管理概念
供应商管理就是对供应商的开发选择、使用和考核等综合性的管理工作的总称，是用来改善与供应商之间关系、实现与供应商建立和维持长久、紧密伙伴关系的一种管理机制，其中，开发选择是基础，使用是目的，考核是手段。对供应商进行管理的目的是要建立起一支稳定可靠、品质优秀的供应商队伍，为科研院所更好地提供物资保障。对供应商进行更有效的管理，这既是科研院所物资供应管理工作的一个重要环节，也是完善科研院所物资供应流程的需要。
二、目前科研院所在供应商管理方面存在的不足
科研院所的物资供应按资金来源的不同而采用不同的采购方式，大部分通过政府集中采购完成，但由于科研工作的特殊性，还是有一定数量的物资通过分散(自行)采购来完成。为此，科研院所国资部门在供应商管理方面做了大量的工作，制定了一系列相应的规章制度，保证了科研的正常进行，但还存在一些不足：
1.在供应商关系处理方面，还不到位。目前科研院所国资部门与供应商的关系仅是一种基于合同性的利益关系，这是临时的或短期的合作关系，还没有形成互相信任的关系。如信息不共享，为了获得更好的供货价格，部分供应商在参加竞争的过程之中尽量隐瞒自己的信息，甚至出现生产商控制供应商调控价格的行为，这样就增加了采购过程之中的不确定性。
2.在供应商考核方面，还是一个空白。由于我们自身管理水平、专业技术能力等方面的欠缺，对供应商的考核还停留在比较感性的认识上，考核制度没有建立，考核指标也没有设定，这样就无法准确、客观地评价供应商的好坏，也很难对供应商提出明确要求和改进意见，导致在供应商管理方面缺了一个重要环节。
三、科研院所物资供应商管理的对策研究
对供应商管理涉及方方面面，是一项系统工程，本文拟就供应商选择及考核两个方面进行探讨，并在此基础上建立供应商管理新模式。
1.供应商选择。供应商选择是供应商管理的首要环节，我们必须建立完备的供应商筛选程序，使用统一的供应商选择标准。
首先，对不同类型的物资，由国资部门经市场调研后，提出5家左右潜在供应商名单。国资部门寻找潜在供应商要经过对市场的仔细分析，通过向供应商主动问询和介绍、专业媒体广告、互联网搜索等各种公开信息和公开的渠道得到供应商的联系方式和供应商的有关信息，包括注册地、注册资金、主要股东结构、生产场地、物资、人员、主要产品、主要客户、生产能力等。通过分析这些信息，可以评估其供货能力、货源的稳定性、货源的可靠性等，从而初步判断其综合竞争能力。
其次，科研院所成立一个由国资部门、监察审计部门组成的供应商评选小组,可视具体情况邀请财务、技术部门一起参与, 这种供应商选择的分权评选方法，不仅会带来专业的知识与经验，有助于采购行为在科研院所内部的沟通和协调，而且有利于廉洁自律，也是廉政建设的需要。
最后，评选小组对供应商初审并根据需要有选择进行实地考察后，从质量、价格、服务、其它四个方面对供应商进行打分，并计算出总分排序后决定取舍。其中：
质量：占50％权重，主要从三方面考虑：（1）质量水平，包括:是否通过质量保证体系，样品质量，对质量问题的处理承诺；（2）技术能力，包括:产品设计能力，对技术问题的反应能力情况；（3）服务团队，包括:经营团队，员工素质。
价格：占20％权重，主要从其价格水平来考虑,包括:优惠程度，消化涨价的能力，成本下降空间。
服务：占15％权重，主要指后援服务承诺，包括:零星订货保证，配套售后服务能力。
其它：占15％权重，主要包括以下承诺:交货的及时性，扩大供货的弹性，出样的及时性，增、减订货的反应能力等。
打分按照从不具备要求到完全符合要求且结果令人满意，可分为若干个分数段（0分～100分区间），根据各分项要素计算平均得分，如80分以上为合格供应商，60分以下为不合格供应商。核准为合格供应商的，始得采购；60分~80分之间的，继续改进，保留其未来候选资格。
2.供应商考核。供应商考核是供应商管理的重要内容，对供应商考核由科研院所国资部门负责，并视具体情况邀请使用部门代表、技术部门代表一起参与，主要对供应商供货质量、供货价格、供货情况、服务水平、柔性供应情况、诚信合作、货款支付等7个要素进行综合考量，并且赋予上述7个要素不同的权重，见表1。
在对供应商进行考核时，先对以上7个指标进行单项考核，并在此基础上，对供应商进行综合考核。综合考核就是对以上各个指标进行加权平均计算而得到的一个综合考评成绩。在各指标考评中，质量、价格两个指标采用定量考评方法。其公式为：质量分值=(100%－拒收百分比)×100，价格分值=(了解到的市场最低价格/实际支付价格)×100 (如计算有小数点时，采用四舍五入方式进位至个位数），其余指标均采用定性考评方法。
考核结果根据不同的分值分为4个档次，并给予不同的奖惩，具体如表2。
四、建立科研院所物资供应商管理新模式
从科研院所国资部门提供候选供应商、评选小组初审、实地考察，到签订供货合同、考核，仅仅是做好供应商管理工作的第一步。在这个过程中、过程后均应以项目小结、专家论证、兄弟单位或使用部门访谈的形式不断发现新问题，并通过问题的解决推动工作流程、制度的改进，尤其是在下一轮合同签订前，要对整个过程和结果进行回顾和总结，使供应商管理工作日益完善，走上良性发展的道路。
当然，新模式的实施还需要科研院所国资部门建立相应的新理念和新措施：
1.抛弃旧的单一的甲乙方理念，树立互为甲乙方的理念，增强双方的信任。信任是合作的根本,只有在彼此信任的基础上,合作伙伴关系才能长久地维持和巩固。相信对方,也是相信自己的选择，有了信任做保障，可以降低合作中的逆向选择和道德风险，合作伙伴就可以共同致力于如何改善供应各环节，更好地提高供货效率。
2.对供应商实施有效的激励措施。激励机制是保持双方长期关系、协调利益的有效措施，可以开发供应商的潜在能力，变消极为积极，从而保持供货的有效性和高效率，还可以造就良性的供应商竞争环境，还可以留住优秀的供应商。如对于考核优秀的供应商，可以建立合作伙伴关系，优先订货或加大订货量，还可请其一起监管低一级的供应商，从而激发优秀供应商的主人翁精神，科研院所也可以取得增值服务；对于考核良好的供应商, 可以优先订货或维持原有订货量。
3.要加强供应商档案管理。（1）供应商档案要集中统一专人管理，并对营业执照、税务登记证、组织机构代码、特殊行业经营证以及其他相关证书进行动态管理，还应及时收集、补充、更换到期的档案材料，确保档案资料完整性。（2）注重管理手段创新，建立供应商电子档案信息，并通过计算机管理手段对电子档案数据库数据的有效性进行实时跟踪，在接近有效期时通过数据库信息自动进行提示，及时更换即将到期的资质信息资料，确保档案材料的及时有效性。（3）每一个供应商档案应经严格的审核才能归档，科研院所国资部门的采购必须在已归档的供应商中进行。
4.科研院所国资部门的全体员工都要不断学习新知识，及时了解市场信息。市场信息失真或缺乏是国资工作人员在供应商管理方面主要的障碍所在,也是许多风险增加的原因。随着信息技术的发展,学习新知识、了解市场信息的手段愈发丰富,可以借助互联网、相关信息系统等先进的方式在线学习、实时沟通，更应借助于科研院所“创建学习型组织”的契机，结合工作实际，学习先进的管理方式和高效的运作流程，将供应商管理工作做得更到位。
参考文献：
1.万映明.基于选择和考核的高校设备供应商管理创新模式研究.商场现代化，2010（1）
供货商档案管理篇5
1、建立严格的采购制度。建立严格、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮，还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准权限、物料采购的流程、相关部门（特别是财务部门）的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如，可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价，然后选择供应商，并把所选的供应商及其报价填在请购单上；还可规定超过一定金额的采购须附上三个以上的书面报价等，以供财务部门或内部审计部门稽核。
2、建立供应商档案和准入制度。对企业的正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入，如有可能要实地到供应商生产地考核。企业要制定严格的考核程序和指标，要对考核的逐一评分，只有达到或超过评分标准者才能成为归档供应商。
3、建立价格档案和价格评价体系。企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要作出详细的说明。对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评价组，定期收集有关的供应价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。
4、建立材料的标准采购价格，对采购人员根据工作业绩进行奖惩。财务部对所重点监控的材料应根据市场的变化和产品标准成本定期定出标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格。标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行，并提出奖惩措施，对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励，对没有完成采购成本下降任务的采购人员，分析原因，确定对其惩罚的措施。
通过以上四个方面的工作，虽然不能完全杜绝采购人员的暗箱操作，但对完善采购管理，提高效率，控制采购成本，确实有较大的成效。
二、降低材料成本的和手段
1、通过付款条款的选择降低采购成本。如果资金充裕，或者银行利率较低，可采用现金交易或货到付款的方式，这样往往能带来较大的价格折扣。此外，对于进口材料、外汇币种的选择和汇率走势也是要格外注意的。如去年我公司从荷兰进口生产线，由于考虑了欧元的弱势走势，于是选择了欧元为付款币种（我公司外币存款为美元），从而降低了设备成本。
2、把握价格变动的时机。价格会经常随着季节、市场供求情况而变动，因此，采购人员应注意价格变动的，把握好采购时机。如我公司的主要原材料聚碳酸酯（PC塑料），去年年初的价格为2.8美元／公斤，而到了八九月份，价格上升到3.6美元／公斤。如果采购部门能把握好时机和采购数量，会给企业带来很大的效益。
3、以竞争招标的方式来牵制供应商。对于大宗物料采购，一个有效的方法是实行竞争招标，往往能通过供应商的相互比价，最终得到底线的价格。此外，对同一种材料，应多找几个供应商，通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制，从而使公司在谈判中处于有利的地位。
4、向制造商直接采购或结成同盟联合订购。向制造商直接订购，可以减少中间环节，降低采购成本，同时制造商的技术服务、售后服务会更好。另外，有条件的几个同类厂家可结成同盟联合订购，以克服单个厂家订购数量小而得不到更多优惠的矛盾。
5、选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同。与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能保证供货的质量、及时的交货期，还可得到其付款及价格的关照，特别是与其签订长期的合同，往往能得到更多的优惠。
6、充分进行采购市场的调查和信息收集。一个企业的采购管理要达到一定水平，应充分注意对采购市场的调查和信息的收集、整理，只有这样，才能充分了解市场的状况和价格的走势，使自己处于有利地位。如有条件，企业可设专人从事这方面的工作，定期形成调研报告。
供货商档案管理篇6
1、建立严格的采购制度。建立严格、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮，还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准权限、物料采购的流程、相关部门（特别是财务部门）的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如，可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价，然后选择供应商，并把所选的供应商及其报价填在请购单上；还可规定超过一定金额的采购须附上三个以上的书面报价等，以供财务部门或内部审计部门稽核。
2、建立供应商档案和准入制度。对企业的正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入，如有可能要实地到供应商生产地考核。企业要制定严格的考核程序和指标，要对考核的问题逐一评分，只有达到或超过评分标准者才能成为归档供应商。
3、建立价格档案和价格评价体系。企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要作出详细的说明。对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评价组，定期收集有关的供应价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。
4、建立材料的标准采购价格，对采购人员根据工作业绩进行奖惩。财务部对所重点监控的材料应根据市场的变化和产品标准成本定期定出标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格。标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行，并提出奖惩措施，对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励，对没有完成采购成本下降任务的采购人员，分析原因，确定对其惩罚的措施。
通过以上四个方面的工作，虽然不能完全杜绝采购人员的暗箱操作，但对完善采购管理，提高效率，控制采购成本，确实有较大的成效。
二、降低材料成本的方法和手段
1、通过付款条款的选择降低采购成本。如果企业资金充裕，或者银行利率较低，可采用现金交易或货到付款的方式，这样往往能带来较大的价格折扣。此外，对于进口材料、外汇币种的选择和汇率走势也是要格外注意的。如去年我公司从荷兰进口生产线，由于考虑了欧元的弱势走势，于是选择了欧元为付款币种（我公司外币存款为美元），从而降低了设备成本。
2、把握价格变动的时机。价格会经常随着季节、市场供求情况而变动，因此，采购人员应注意价格变动的规律，把握好采购时机。如我公司的主要原材料聚碳酸酯（PC塑料），去年年初的价格为2.8美元／公斤，而到了八九月份，价格上升到3.6美元／公斤。如果采购部门能把握好时机和采购数量，会给企业带来很大的经济效益。
3、以竞争招标的方式来牵制供应商。对于大宗物料采购，一个有效的方法是实行竞争招标，往往能通过供应商的相互比价，最终得到底线的价格。此外，对同一种材料，应多找几个供应商，通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制，从而使公司在谈判中处于有利的地位。
4、向制造商直接采购或结成同盟联合订购。向制造商直接订购，可以减少中间环节，降低采购成本，同时制造商的技术服务、售后服务会更好。另外，有条件的几个同类厂家可结成同盟联合订购，以克服单个厂家订购数量小而得不到更多优惠的矛盾。
5、选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同。与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能保证供货的质量、及时的交货期，还可得到其付款及价格的关照，特别是与其签订长期的合同，往往能得到更多的优惠。
6、充分进行采购市场的调查和信息收集。一个企业的采购管理要达到一定水平，应充分注意对采购市场的调查和信息的收集、整理，只有这样，才能充分了解市场的状况和价格的走势，使自己处于有利地位。如有条件，企业可设专人从事这方面的工作，定期形成调研报告。
供货商档案管理篇7
1、建立严格的采购制度。建立严格、完善的采购制度,不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮,还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准权限、物料采购的流程、相关部门(特别是财务部门)的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如,可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价,然后选择供应商,并把所选的供应商及其报价填在请购单上;还可规定超过一定金额的采购须附上三个以上的书面报价等,以供财务部门或内部审计部门稽核。
2、建立供应商档案和准入制度。对企业的正式供应商要建立档案,供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外,还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等,每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行,供应商档案应定期或不定期地更新,并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入,如有可能要实地到供应商生产地考核。企业要制定严格的考核程序和指标,要对考核的问题逐一评分,只有达到或超过评分标准者才能成为归档供应商。
3、建立价格档案和价格评价体系。企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案,对每一批采购物品的报价,应首先与归档的材料价格进行比较,分析价格差异的原因。如无特殊原因,原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平,否则要作出详细的说明。对于重点材料的价格,要建立价格评价体系,由公司有关部门组成价格评价组,定期收集有关的供应价格信息,来分析、评价现有的价格水平,并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。
4、建立材料的标准采购价格,对采购人员根据工作业绩进行奖惩。财务部对所重点监控的材料应根据市场的变化和产品标准成本定期定出标准采购价格,促使采购人员积极寻找货源,货比三家,不断地降低采购价格。标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行,并提出奖惩措施,对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励,对没有完成采购成本下降任务的采购人员,分析原因,确定对其惩罚的措施。
通过以上四个方面的工作,虽然不能完全杜绝采购人员的暗箱操作,但对完善采购管理,提高效率,控制采购成本,确实有较大的成效。
二、降低材料成本的方法和手段
1、通过付款条款的选择降低采购成本。如果企业资金充裕,或者银行利率较低,可采用现金交易或货到付款的方式,这样往往能带来较大的价格折扣。此外,对于进口材料、外汇币种的选择和汇率走势也是要格外注意的。如去年我公司从荷兰进口生产线,由于考虑了欧元的弱势走势,于是选择了欧元为付款币种(我公司外币存款为美元),从而降低了设备成本。
2、把握价格变动的时机。价格会经常随着季节、市场供求情况而变动,因此,采购人员应注意价格变动的规律,把握好采购时机。如我公司的主要原材料聚碳酸酯(PC塑料),去年年初的价格为2.8美元/公斤,而到了八九月份,价格上升到3.6美元/公斤。如果采购部门能把握好时机和采购数量,会给企业带来很大的经济效益。
3、以竞争招标的方式来牵制供应商。对于大宗物料采购,一个有效的方法是实行竞争招标,往往能通过供应商的相互比价,最终得到底线的价格。此外,对同一种材料,应多找几个供应商,通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制,从而使公司在谈判中处于有利的地位。
4、向制造商直接采购或结成同盟联合订购。向制造商直接订购,可以减少中间环节,降低采购成本,同时制造商的技术服务、售后服务会更好。另外,有条件的几个同类厂家可结成同盟联合订购,以克服单个厂家订购数量小而得不到更多优惠的矛盾。
5、选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同。与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能保证供货的质量、及时的交货期,还可得到其付款及价格的关照,特别是与其签订长期的合同,往往能得到更多的优惠。
6、充分进行采购市场的调查和信息收集。一个企业的采购管理要达到一定水平,应充分注意对采购市场的调查和信息的收集、整理,只有这样,才能充分了解市场的状况和价格的走势,使自己处于有利地位。如有条件,企业可设专人从事这方面的工作,定期形成调研报告。
供货商档案管理篇8
文献标识码：A
文章编号：16723198（2015）13006702
1引言
在现代化的社会环境下，一个企业的成败全在管理，所以各企业都在不断的完善自己的经营管理水平，先进的管理理念注重的就是采购管理，采购管理关系到企业的整个经营过程，这样一来采购管理这一环节的重要性就在企业管理体制中越发的显现出来。那么如何加强采购管理能力、提高企业采购管理技术和水平才是本文研究的主要问题。
2中小型连锁超市采购管理的现状及问题分析
2.1集中采购模式下采购组织不严谨
在集中采购的模式下采购组织中仍然存在一些问题在制约着企业的发展，采购部工作效率提不上来，问题繁多使企业处于低迷的状态，只有优化采购组织才能使企业的运营更加流畅。
（1）采购部岗位分工不合理。
多数中小型连锁超市都没有一个系统的管理结构，只是按照商品的品项不同大致分给了不同的采购员，由每一个采购员负责自己品项直达店面的全部工作。这样的工作划分确实很简单，但是漏洞却很多，一个采购员不可能对全部的工作都精通，看似分配了工作，其实每个采购员是在负责所有的工作，这种分配方式太过于片面，只为一时的快捷方便，完全没有切合实际来为公司的利益考虑。
（2）采购部与仓储中心脱节。
采购部与仓储中心脱节，双方都独立于自己的工作，没有一个紧密的联系。采购部按照库存、销售等方面的信息订货，却发现门店出现缺货的现象，并不是采购部拖延订货，而是采购部与仓储中心脱节所造成的。采购部与仓储中心不在同一地点，距离较远又很少联系，仓储人员和采购人员他们有不同的工作标准，都按照自己对工作的考核标准各司其职。
2.2采购部缺少采购计划
中小型连锁超市一般每月月初采购总监会根据同期销售情况，给每个采购员制定固定的进货金额，进货量不允许超过此金额，除此之外采购部没有任何采购计划，采购情况都是由采购员和采购助理自行决定的。采购员和采购助理简单的根据上月销售情况或者同期销售情况大致的进行采购订货，这样的订货方式大大增加了采购员和采购助理的工作量。每次订货都需要查询上月和同期的销售情况，差距较大的话还要多查询一些销售情况，一张订单会耗费大量的时间和精力，商品种类非常繁多这样订货使每天的工作时间被大量消耗。
2.3采购管理信息系统不完善
中小型连锁超市多以档期活动吸引顾客，刺激消费，每月都有两个促销档期，基本每个档期的空白区只有一两天甚至一天都没有。那么这些档期活动都应该在供应商、连锁总部和门店的系统中同时共享出来，连锁总部的采购部把这些促销档期的信息都录入到公司的系统中，门店要在档期之前就共享到信息，供应商也应该随时可以共享到档期促销的情况。而采购部耗费大量时间把这些信息都录入到系统中，门店通常不能完全共享促销档期的商品信息，供应商也看不到超市促销品的情况。采购信息系统的不完善严重制约了公司的运营，直接影响公司的发展。
2.4供应商管理体系不健全
（1）供应商的信息缺失。
中小型连锁超市多对供应商的信息管理，根本没有对供应商的信息进行记录和整理存档，仅仅是采购员及采购助理留了一些供应商的电话号码，而且很多电话号码都不准确，供应商更换联系方式后连锁超市都没有做详细的记录和整理。没有准确的联系方式，一旦出现一些紧急问题根本找不到供应商，问题出现后迟迟不能解决。
（2）缺乏对供应商的监控和评估。
供应商的一些绩效考评是一个企业对供应商所进行的定期的监控和考核，供应商所供应的货物是企业的命脉，决定企业的一切销售和盈利，货品的好坏决定企业的生死。但是现在很多企业只注重了在选择供应商这一小小的环节，完全忽略掉了与供应商合作期间对供应商的监控和评估。
（3）与供应商签订的合同中多项找不到责任方。
中小型连锁与供应商签订的合同不够完善，只设定了标准的合同文本，而没有针对不同的供应商、不同的货品性质等原因签订具体的合同。签订的合同中只提到了一些理论上的问题而不够切合实际，将合同当作一种形式，而没有对签订合同引起重视，当真正问题发生时没有严谨的合同来找到责任方。
（4）企业与供应商之间的关系不紧密。
中小型连锁超市与供应商处于一种利益对立的关系，国内的超市数量众多，顾客买东西都会货比三家，既要商品好又要价格低，超市所获利润也不再那么容易，而且获利点也不再那么高。超市都会利用自己的销售渠道，拥有销量大的优势，不断的向供应商压低价格，总要求供货价低于市场价格，将供应商的利润压制到最低点。并且收取供应商高额的新品入场费、货架费、条码费等费用，要求供应商要承担自己商品的各种损耗、各种闲杂的费用，超市还要求供应商提供低价商品，以满足公司每月的让利促销活动。
3解决对策
3.1设立健全的采购组织办法
（1）规范采购部岗位。
中小型连锁超市要想稳步的发展，必须要健全采购组织，规范和强化采购部的岗位，规范的岗位划分是一个公司进行组织、管理、控制的基本要求，岗位的规范化是加强采购流程、提高采购部工作质量的保证。按照品项划分工作的方式可以保留，但要对原本的岗位进行调整。
（2）加强采购部与仓储中心的对接。
要加强仓储中心与采购部的合作，不能将采购部的工作标准和仓储中心的工作标准划分开。需实行共同订货的制度，采购部订货要先与仓储中心联系了解库存情况，根据真实的库存情况订货，仓储中心一旦发现库存不足或过多要及时与采购部联系。
这样将两者的权责互相牵制，一旦出现问题双方共同承担责任，有助于双方共同关注门店的销售情况，出现情况变动互相反馈情况，既不能出现缺货的现象也不能出现货物积压的现象，能够保证公司的销售，加强库存的准确控制，提高企业的资金周转率，降低资金的使用成本，增强公司的盈利能力，使公司稳步发展。
3.2采购部制定合理的采购计划
采购计划是一个企业采购的源头，正如古人云：“凡事预则立，不预则废”，如果都没有一个好的计划，那一个企业更没有成功可谈。采购计划是对中小型连锁超市整体营运的一个控制和把握，一份合理的采购计划能够使公司降低成本，加速资金周转。采购员和采购助理就可以在这些采购计划的基础上，结合当时的具体情况进行订货，这样大大减少了采购员和采购助理的工作量，也增加了订货的准确度，避免了因特殊因素造成的货物短缺和积压的情况，为公司降低了损失，增加了资金周转率。
3.3完善采购管理信息系统
中小型连锁超市应该制定长远的信息系统规划。采购管理信息系统建设不是在短时间内就建立完善的，要根据以往数据信息的分析，以及本公司的具体情况做出长远的信息系统规划，这样才可以使连锁超市的信息系统建设不断完善，使采购部的工作能力不断提升，增强公司内部实力，提高竞争力。
3.4采用科学的供应商管理方法
（1）建立完整的供应商信息档案。
供应商档案的建立不仅停留在对联系方式的建立上，要建立多方面的档案，每一个供应商都要详细记录供应商的规模大小、经营状况、商品分类、经营的品牌、市场占有率等各方面的供应商信息。这些信息的记录也不是一次性记录，每年要对这些信息更新，了解供应商的动态，以保障对供应商详细的信息存档，方便对供应商更准确的判断，提高工作效率。
（2）设立对供应商的监控与评估方案。
供应商管理是采购管理领域中非常重要的工作，采购管理在企业中起着至关重要的作用，那么供应商管理则是重中之重，供应商管理的好坏是一个企业能否稳步前进的导航。想要企业的销售和发展稳步前进，必须制定一套完整科学的供应商绩效考评与监控体系。
（3）完善供应商合同，明确责任。
中小型连锁超市要与供应商签订完善的合同，不能按照统一的标准设立标准的合同文本，要针对不同的供应商在标准的合同文本上做出具体的更改。这些更改要根据供应商的不同、供应商所供商品的不同属性、市场的变动情况等方面做出具体的责任承担方。合同的好坏可以让一个公司成败，有效而完善的合同能为公司规避风险，促进企业的健康稳步发展。
（4）与供应商建立稳定的合作伙伴关系。
社会在进步，人们的观念在转变，管理层早已了简单的短期合作观念，除了需要重视供应商的选择，更要注重与供应商建立长期友好的合作关系。中小型连锁超市与供应商不应该是一种利益关系，而是一种互利共赢的关系，应该把供应商作为自己公司的一部分。中小型连锁超市要协助供应商，将两者的利益划分成同一个问题，共同降低管理成本，提高工作效率。
4结论
随着采购管理理论的发展和采购管理水平的不断提高，以及人们消费需求的不断改变，这些年中小型连锁超市行业得到了快速的发展，中小型连锁超市管理的研究也日渐增多。采购管理水平的落后严重影响了超市的销售，导致资金周转率低下，难以降低企业的成本，而且出现问题时找不到责任人，问题不能够及时解决会严重影响公司的销售和信誉。事实证明只有采购管理的不断进步才能完善公司的整体管理水平，给企业带来经济效益。
参考文献
[1]叶志阳.供应链管理模式下的超市采购管理问题研究[J].商业文化，2011，（12）.
供货商档案管理篇9
所谓卫生材料低值耗材是指在医学方面得到广泛应用的卫生材料。随着社会的发展，技术在不断进步，材料在不断更新，这就为低值材料的发展增添了活力。近来，医用低值耗材的需求量以及用量都不断增大，但是对于医用低值耗材质量的管理始终不能懈怠，并将此项工作作为医院耗材管理工作的重心所在。可见，在对卫生材料低值耗材的质量进行管理时，最重要的是要合理运用现代化的技术，以实现对其质量的良好管理。
2电子档案管理特点
2.1电子文件的分类以及编目提高 对于电子文件来说，具有可以随时随地进行记录的优点，而且可以编制合理的检索工具，以达到更高效地对信息进行查询的目的。用户如果要查找一个文件，只需要给出文件的分类号或者是主题词，就可以找出与给出的条件相对应的文件，并且找到上下级行文和相关附件，这在很大程度上就削减了档案管理人员的工作量，极大减少了其劳动强度。
2.2具有先进的电子文件保管方式 随着计算机技术的快速发展，再加上文件形成部门的配合，最终将电子文件送给档案部门处理，由他们转换文件的格式，保证格式的统一性和通用性。经过上述处理，即使计算机取得了突飞猛进的进展，发生了变化，也不会影响之前所存储的文件的读取，这就大大提高了资源的利用效率，更方便大家使用。
2.3电子档案查询更方便 只要利用者符合一定的条件，就可以自己进行注册并且登记，加入电子文件使用者的行列，成为电子档案馆的会员。这样，符合条件的利用者就可以进行远程登录，而且需要向电子文件中心提交申请，获得他们的许可之后，对电子档案的信息进行合理利用。
3运用HIS系统来管理卫生材料低值耗材的电子档案
3.1供应商资质的管理 ①之前的纸质的与卫生材料的低值耗材有关的文件已经通过了经管办和医保办的审核，现在已经将其全部整理成为了电子字典，并且收录进入HIS系统。对于字典库来说，必然具备较好的统一性，这就可以避免出现信息纠纷。在进行电子字典整理的过程中，如果发现有的重命名或者是供应商的资质已经过期，就要对其进行纠正[1-3]。②如果需要对供应商的资质扫描件进行检查，那么就可以将其快速调出，这就大大减少了工作量，节约了人力与物力。
3.2卫生低值耗材的存放的管理 对于医用的卫生材料必须对其进行集中管理，为此，我院在各科室分别建立了有关医用卫生材料的基数库房，并且对其使用量的平均值进行计算，并以此作为用量的参考基准，做到"基数量"备货。这样，就需要通过专门的库管员来管理卫生材料的验收与配货。
3.3采购流程的管理 如果某一科室需要领取低值耗材，那么就要实现预算需要的卫生材料在HIS系统上进行请领。HIS系统自动生成采购单，然后由采购员联系供应商进行订货。在接收到货物时，库管员要负责医用耗材的验收工作，并且将所收货物的有效期以及生产批号填入HIS系统中。就可以对其进行有效管理，这样医生就不用找供应商要货，可以有效减少商业贿赂问题的发生。通过这种管理方式，不仅可以对医用耗材进行妥善管理，而且可以对医用耗材进行统计并且对其数据进行分析。
3.4领用流程的管理 医院各科室所需各类物品全部建立电子档案，保证帐物相符。如有不符应查明原因。收货时，根据计划逐项核对、验收；同时查看外包装和效期。一次性无菌物品与非无菌物品分类放置 ，将一次性无菌物品存放间分成几大区域，以一次性无菌物品英文首写字母按顺序进行整理归档，如引流管区（D区），手套区（G区），缝线区（S区）等。
3.5财务信息的管理 每月由采购员从HIS系统汇总打印应付款明细，由财务处与供应商办理交接费用的相关事宜。由于HIS系统的存在，就使得各科室和设备处之间存在数据共享的关系。基于这种先进的财务信息管理模式，可以使医院管理者全面掌握财务数据的相关信息，保证其真实性。
4结论
目前，信息技术发展迅速，这就为档案管理工作提供了先进的技术，促进了档案管理工作的发展，实现了传统档案管理模式向着电子档案管理的转变。为此，需要对两种档案管理模式进行比较，找取其共性与不同之处，促进档案管理工作的发展，同时要寻找现代化设备来提高管理效率。
参考文献：
供货商档案管理篇10
（1）采购部岗位分工不合理。
多数中小型连锁超市都没有一个系统的管理结构，只是按照商品的品项不同大致分给了不同的采购员，由每一个采购员负责自己品项直达店面的全部工作。这样的工作划分确实很简单，但是漏洞却很多，一个采购员不可能对全部的工作都精通，看似分配了工作，其实每个采购员是在负责所有的工作，这种分配方式太过于片面，只为一时的快捷方便，完全没有切合实际来为公司的利益考虑。
（2）采购部与仓储中心脱节。
采购部与仓储中心脱节，双方都独立于自己的工作，没有一个紧密的联系。采购部按照库存、销售等方面的信息订货，却发现门店出现缺货的现象，并不是采购部拖延订货，而是采购部与仓储中心脱节所造成的。采购部与仓储中心不在同一地点，距离较远又很少联系，仓储人员和采购人员他们有不同的工作标准，都按照自己对工作的考核标准各司其职。
1．2采购部缺少采购计划
中小型连锁超市一般每月月初采购总监会根据同期销售情况，给每个采购员制定固定的进货金额，进货量不允许超过此金额，除此之外采购部没有任何采购计划，采购情况都是由采购员和采购助理自行决定的。采购员和采购助理简单的根据上月销售情况或者同期销售情况大致的进行采购订货，这样的订货方式大大增加了采购员和采购助理的工作量。每次订货都需要查询上月和同期的销售情况，差距较大的话还要多查询一些销售情况，一张订单会耗费大量的时间和精力，商品种类非常繁多这样订货使每天的工作时间被大量消耗。
1．3采购管理信息系统不完善
中小型连锁超市多以档期活动吸引顾客，刺激消费，每月都有两个促销档期，基本每个档期的空白区只有一两天甚至一天都没有。那么这些档期活动都应该在供应商、连锁总部和门店的系统中同时共享出来，连锁总部的采购部把这些促销档期的信息都录入到公司的系统中，门店要在档期之前就共享到信息，供应商也应该随时可以共享到档期促销的情况。而采购部耗费大量时间把这些信息都录入到系统中，门店通常不能完全共享促销档期的商品信息，供应商也看不到超市促销品的情况。采购信息系统的不完善严重制约了公司的运营，直接影响公司的发展。
1．4供应商管理体系不健全
（1）供应商的信息缺失。
中小型连锁超市多对供应商的信息管理，根本没有对供应商的信息进行记录和整理存档，仅仅是采购员及采购助理留了一些供应商的电话号码，而且很多电话号码都不准确，供应商更换联系方式后连锁超市都没有做详细的记录和整理。没有准确的联系方式，一旦出现一些紧急问题根本找不到供应商，问题出现后迟迟不能解决。
（2）缺乏对供应商的监控和评估。
供应商的一些绩效考评是一个企业对供应商所进行的定期的监控和考核，供应商所供应的货物是企业的命脉，决定企业的一切销售和盈利，货品的好坏决定企业的生死。但是现在很多企业只注重了在选择供应商这一小小的环节，完全忽略掉了与供应商合作期间对供应商的监控和评估。
（3）与供应商签订的合同中多项找不到责任方。
中小型连锁与供应商签订的合同不够完善，只设定了标准的合同文本，而没有针对不同的供应商、不同的货品性质等原因签订具体的合同。签订的合同中只提到了一些理论上的问题而不够切合实际，将合同当作一种形式，而没有对签订合同引起重视，当真正问题发生时没有严谨的合同来找到责任方。
（4）企业与供应商之间的关系不紧密。
中小型连锁超市与供应商处于一种利益对立的关系，国内的超市数量众多，顾客买东西都会货比三家，既要商品好又要价格低，超市所获利润也不再那么容易，而且获利点也不再那么高。超市都会利用自己的销售渠道，拥有销量大的优势，不断的向供应商压低价格，总要求供货价低于市场价格，将供应商的利润压制到最低点。并且收取供应商高额的新品入场费、货架费、条码费等费用，要求供应商要承担自己商品的各种损耗、各种闲杂的费用，超市还要求供应商提供低价商品，以满足公司每月的让利促销活动。
2解决对策
2．1设立健全的采购组织办法
（1）规范采购部岗位。
中小型连锁超市要想稳步的发展，必须要健全采购组织，规范和强化采购部的岗位，规范的岗位划分是一个公司进行组织、管理、控制的基本要求，岗位的规范化是加强采购流程、提高采购部工作质量的保证。按照品项划分工作的方式可以保留，但要对原本的岗位进行调整。
（2）加强采购部与仓储中心的对接。
要加强仓储中心与采购部的合作，不能将采购部的工作标准和仓储中心的工作标准划分开。需实行共同订货的制度，采购部订货要先与仓储中心联系了解库存情况，根据真实的库存情况订货，仓储中心一旦发现库存不足或过多要及时与采购部联系。这样将两者的权责互相牵制，一旦出现问题双方共同承担责任，有助于双方共同关注门店的销售情况，出现情况变动互相反馈情况，既不能出现缺货的现象也不能出现货物积压的现象，能够保证公司的销售，加强库存的准确控制，提高企业的资金周转率，降低资金的使用成本，增强公司的盈利能力，使公司稳步发展。
2．2采购部制定合理的采购计划
采购计划是一个企业采购的源头，正如古人云：“凡事预则立，不预则废”，如果都没有一个好的计划，那一个企业更没有成功可谈。采购计划是对中小型连锁超市整体营运的一个控制和把握，一份合理的采购计划能够使公司降低成本，加速资金周转。采购员和采购助理就可以在这些采购计划的基础上，结合当时的具体情况进行订货，这样大大减少了采购员和采购助理的工作量，也增加了订货的准确度，避免了因特殊因素造成的货物短缺和积压的情况，为公司降低了损失，增加了资金周转率。
2．3完善采购管理信息系统
中小型连锁超市应该制定长远的信息系统规划。采购管理信息系统建设不是在短时间内就建立完善的，要根据以往数据信息的分析，以及本公司的具体情况做出长远的信息系统规划，这样才可以使连锁超市的信息系统建设不断完善，使采购部的工作能力不断提升，增强公司内部实力，提高竞争力。
2．4采用科学的供应商管理方法
（1）建立完整的供应商信息档案。
供应商档案的建立不仅停留在对联系方式的建立上，要建立多方面的档案，每一个供应商都要详细记录供应商的规模大小、经营状况、商品分类、经营的品牌、市场占有率等各方面的供应商信息。这些信息的记录也不是一次性记录，每年要对这些信息更新，了解供应商的动态，以保障对供应商详细的信息存档，方便对供应商更准确的判断，提高工作效率。
（2）设立对供应商的监控与评估方案。
供应商管理是采购管理领域中非常重要的工作，采购管理在企业中起着至关重要的作用，那么供应商管理则是重中之重，供应商管理的好坏是一个企业能否稳步前进的导航。想要企业的销售和发展稳步前进，必须制定一套完整科学的供应商绩效考评与监控体系。
（3）完善供应商合同，明确责任。
中小型连锁超市要与供应商签订完善的合同，不能按照统一的标准设立标准的合同文本，要针对不同的供应商在标准的合同文本上做出具体的更改。这些更改要根据供应商的不同、供应商所供商品的不同属性、市场的变动情况等方面做出具体的责任承担方。合同的好坏可以让一个公司成败，有效而完善的合同能为公司规避风险，促进企业的健康稳步发展。
（4）与供应商建立稳定的合作伙伴关系。
社会在进步，人们的观念在转变，管理层早已了简单的短期合作观念，除了需要重视供应商的选择，更要注重与供应商建立长期友好的合作关系。中小型连锁超市与供应商不应该是一种利益关系，而是一种互利共赢的关系，应该把供应商作为自己公司的一部分。中小型连锁超市要协助供应商，将两者的利益划分成同一个问题，共同降低管理成本，提高工作效率。
供货商档案管理篇11
一、供应商管理在企业采购中的作用
1.供应商管理是企业物资采购的基础
企业的发展离不开供应市场的管理和供应商的存在。而拥有有效的供应商资源更是企业发展的保障。在信息化时代快速发展的今天，建材市场、网络等是企业获取供应商资源的有效渠道，也为企业了解供应商动态提供了平台。作为物资采购的直接部门，了解供应市场行情和动向、发展潜在的供应商客户，是企业发展的基础和条件。
2.供应商管理是企业提高经济效益的条件
提高经济效益是企业发展的动力和源泉，也是企业优胜劣汰的生存法则。那么，如何提高企业的经济效益，除了企业自身经营的主营业务外，降低物资采购成本和采购运营成本也是提高企业经济效益的途径之一。
首先，通过对供应商的管理，降低企业物资采购成本。在对供应商的有效管理机制下，与供应商建立合作共赢、互惠互利的长期合作关系和伙伴关系，让企业和供应商在”共同发展、共同进步、共同创新”的理念中，以诚信为基础，以提高经济效益和竞争力为目标，促进供应商自身产品质量的提高和与企业长期稳定的合作关系。
其次，通过对供应商的有效管理，降低采购运营成本。在采购业务中，采购运营成本实际上包括，购销双方沟通成本、人员成本、活动组织成本等，在采购业务进行之前，首先，由采购职能部门做好对供应商的深入了解和调查，是对供应商有效管理的前提，让供应商主动的、诚心的长期的与我们合作并对其产品和相关信息进行维护，减少其不必要的资金流出，从而节约了成本。其次，采购部门要注重培育和发展潜在的供应商，并与其建立长期的稳定的合作关系，从而减少人力资源的占用和其他活动经费的支出，最大限度的提高采购工作效率，降低采购运营成本，提高企业竞争力。
二、企业选择供应商的标准和原则
1.供应商的产品质量原则
在假冒伪劣产品猖獗盛行的今天，产品质量的问题不仅是企业的问题，更是社会的问题，因此，提高产品质量，保证产品质量是全社会所关注的焦点。同时，产品质量不仅是一个企业得以发展和生存的命脉，也是一个企业是否有诚信的基础。对供应商物资的质量选择更是企业发展的重中之重，选择与产品质量好的供应商合作，不仅是企业发展的关键，更是提高企业竞争力的关键。
2.供应商按时交货原则
供应商能否按时交货不仅是供应商诚信的表现，也是直接影响企业生产和供应活动的罪魁祸首。因此，交货是否按时并及时，是选择供应商的前提。企业在考虑交货的时间时，既要考虑库存情况，也要考虑因为缺货而造成的停工或断工损失，所以，能否按时交货是选择供应商并与其长期建立合作伙伴关系的关键。
3.供应商成本合理原则
成本是否合理，是直接影响企业经营情况的关键因素。对供应商成本的分析是选择供应商合作关系的关键，所谓成本，它不仅仅包括物资价格，还包括原材料或零部件在使用过程中的生命周期长短和使用结束后所发生的一切费用支出。所以，选择合理的供应商是企业发展的关键，也是提高经济效益的关键。
4.供应商售后服务原则
随着市场竞争和同行之间竞争的加剧，售后服务和售前服务便成了竞争中的必需品。供应商的整体服务水平和服务态度是选择跟供应关系的基本要素。
三、企I采购中对供应商管理的措施及分析
1.制定企业物资采购的验收标准
验收标准作为检验物资是否合格的依据，是质检部门工作的核心。质检部对采购部门的采购物资进行及时、准确的质量检验，不仅是对工作的负责，更是对人们身体健康的负责，同时，质检部对采购物资的质量检验也是对采购部门及采购人员的有效监督，防止采购部门及采购个人因某些利益或某种目的而与供应商串通一气，共谋私利。
2.避免对某个供应商的过分依赖原则
对某个供应商的过分依赖，是造成紧急关头物资紧缺的主要原因。所以，避免对某个供应商的过分依赖是企业发展的决定性因素。采购部门选择供应商时一定要慎重、谨慎、严格，对供应商的选择更不能盲目的跟随，要根据企业自身发展的需要，选择2-3家供应商同时供货，以保证库存物资满足企业运营的需求。
3.建立供应商档案管理机制
建立供应商档案管理机制，是保证企业和供应商合法权利和义务的法律依据。供应商档案的管理不仅要有供应商的编号、联系方式、详细地址、付款时间、交货时间、物资质量合格证、银行账号等，还应包括供应商档案审核的依据。企业的物资采购必须要在已归档的供应商中采购，否则一切的采购都将无效。供应商档案必须要定期的更新和检查，同时也应由专人保管，其他人等均不能进入档案室随意翻看或借阅、复印。
4.和有发展潜力的供应商建立产权关系
与供应商建立产权关系，实际是指企业与供应商共进则退。企业与重要的、有发展潜能的、符合投资方要求的供应商建立产权关系，是企业物资采购及物资充裕的保障，也是供应商为企业服务，企业带动供应商发展，双方互惠互利、合作共赢的基础。建立与供应商的产权关系不仅是企业发展的保障，也是供应商发展的保障。
四、结束语
供货商档案管理篇12
基础管理流程：系统设计需要结合企业供应商管理办法，优化现有工作流程，应支持按不同采购类别定义供应商资质证书、调查表、评价标准等业务规则，可设定供应商评价周期，星级标准等管理要素。在本论文中主要阐述的供应商基础管理包括以下几个方面的内容：（1）总则；（2）管理原则和体制；（3）供应商的筛选与评级；（4）管理措施。
1总则
（1）为了稳定供应商队伍，建立长期互惠供求关系，特制定本办法。（2）本制度适用于向公司长期供应原辅料、包装材料等的厂商。
2管理原则和体制
（1）供应商包括潜在供方、备选供方、合格供方、待淘汰供方、黑名单供方等不同状态，支持设置供方等级，建立供应商信息档案，包括供方资料、资质证书、投标档案、验收档案，质量信息档案等综合信息。（2）对选定的供应商，公司与之簦订长期供应合作协议，在该协议中具体规定双方的权利与义务、双言互惠条件。 （3）公司可对供商评定信用等级，根据等级实施不同的管理。（4）公司定期或不定期地对供应商进行评价，不合格的解除长期供应合作协议。供方评价包括定期评价和综合评价两种，根据供货类别不同进行供方评价，评价过程可从“质量情况、交货能力、售后服务、整体满意度”四项指标进行评价，评价过程中质量与交货指标需支持定量评价。
3公司制定如下筛选与评定供应商级别的指标体系
3.1 质量水平
包括：（1）物料来件的优良品率；（2）质量保证体系；（3）样品质量；（4）对质量问题的处理。
3.2交货能力
包括：（1）交货的及时性；（2）扩大供货的弹性；（3）样品的及时性；（4）增、减订货货的批应能力。
3.3价格水平
包括：（1）优惠程度；（2）消化涨价的能力；（3）成本下降空间。
3.4技术能力
包括：（1）工艺技术的先进性；（2）后续研发能力；（3）产品设计能力；（4）技术问题材的反应能力。
3.5后援服务
包括：（1）零星订货保证；（2）配套售后服务能力。
3.6人力资源
包括：（1）经营团队；（2）员工素质。
3.7现有合作状况
包括：（1）合同履约率；（2）年均供货额外负担和所占比例；（3）合作年限；（4）合作融洽关系。具体筛选与评级供应商时，应根据形成的指标体系，给出各指标的权重和打分标准。
3.8筛选程序
（1）对每类物料，由采购部经市场调研后，各提出5～10家候选供应商名单；（2）公司成立一个由采购、质管、技术部门组成的供应商评选小组；（3）评选小组初审候选厂家后，由采购部实地调查厂家，双方协填调查表；（4）经对各候选厂家逐条对照打分，并计算出总分排序后决定取舍。
核准为供应商的，始得采购；没有通过的，请其继续改进，保留其未来候选资格。每年对供应商予以重新评估，不合要求的予以淘汰，从候选队伍中再行补充合格供应商。公司可将供应商划定不同信用等级进行管理。评级过程参照如上筛选供应商办法。对最高信用的供应商，公司可提供物料免检、优先支付贷款等优惠待遇。
4管理措施
（1）公司对重要的供应商可派遣专职驻厂员，或经常对供应商进行质量检查。（2）公司定期或不定期地对供应商品进行质量检测或现场检查。（3）公司减少对个别供应商大户的过分依赖，分散采购风险。（4）公司制定各采购件的验收标准、与供应商的验收交接规程。（5）公司采购、研发、生产、技术部门，可对供应商进行业务指导和培训，但应注意公司产品核心或关键技术不扩散、不泄密。（6）公司对重要的、有发展潜力的、符合公司投资方针的供应商，可以投资入股，建立与供应商的产权关系
5结论及建议
供货商档案管理篇13
一、采购制度的建立
1． 采购制度
建立严格、完善的采购制度。采购制度应规定材料采购的申请、授权人的批准许可权、材料采购的流程、相关部门的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如，可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价，然后选择供应商，并把所选的供应商及其报价填在申购单上；还可规定超过一定金额的采购须附三个以上的书面报价及上级领导审批等，以供财务部门或内部审计部门稽核。
2． 供应商档案和准入制度
对企业的正式供应商要建立档案，供应商档案除要有资质证明材料、详细联系方式、地址、银行账号、供应商评价外，还应有付款条款、交货条款、交货期限等，供应商档案应定期或不定期更新，并设专人管理；同时要建立供应商准入制度，企业要制定严格的考核程序和指标，只有达到或超过评分标准者才能成为归档供应商。
3． 价格档案和价格评价体系
企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案，原则上，材料采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要作出详细的说明。对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，成立价格评价组，收集供应价格资讯，分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。
4． 采购人员奖惩制度
对采购人员要根据工作业绩进行奖惩。制订材料标准采购价格，并同价格评价体系相结合，提出奖惩措施：对完成降低采购成本任务的人员进行奖励，对没有完成降低采购成本任务的人员，分析原因，确定惩罚措施。
二、降低采购成本的方法和手段
1． 选择付款条款
如果企业的资金充裕，或者银行利率较低，可采用货到付款的方式，这样往往能带来较大的价格折扣；对于进口材料外汇币种的选择要和汇率走势相结合考虑。
2． 把握价格变动的时机
价格会经常随着季节、市场供求关系而变动，因此，采购人员应注意收集产品价格的历史走势并分析价格波动的原因，掌握价格变动的规律，把握好采购时机和采购制度，为企业带来好的经济效益。
3． 以竞争招标的方式来牵制供应商
对于大宗物料采购，一个有效的方法是实行竞争招标， 往往能通过供应商的相互比价，最终得到产品底线的价格。
4． 向制造商直接采购或结成同盟联合订购
向制造商直接订购，可以减少中间环节，降低采购成本，同时制造商的技术服务、售后服务会更好。另外，有条件的几个同类采购单位可结成同盟联合订购，以解决单个采购单位订购数量小而得不到更多优惠的问题。
5． 充分调查采购市场和收集资讯
一个企业的采购管理要达到一定水平，应充分注意对采购市场的调查和资讯收集、整理，只有这样，才能充分了解市场的状况和价格的走势，使自己处于有利地位。
三、供应商的管理
1． 供应商的选择
供应商的选择是仁者见仁智者见智的事情，以下是三组可供参考的依据。
第一组：能够按时交货，质量稳定可靠，价格合理，背景可靠，有良好的服务和技术支持，能够根据采购方的需求做出调整，诚实守信，供货过程对采购方透明。
第二组：在财务、技术、生产方面具有长期的可行性；采购方能参与到产品设计和开发的初级阶段中；可以公开分享各部分在功能、装配和服务方面的需求信息，其中包括成本目标和质量目能降低产品成本、提高整体绩效。
第三组： 正确的商业判断力和态度，为采购方所在的市场提供良好的跟踪记录，可靠的财政基础，与现代化设备相配套的技术能力，全面质量导向，成本有效管理，有效采购的获得和控制，高涨的职工士气，有效的物流安排，良好的客户服务态度。除此之外，选择供应商一个非常重要的因素是地理位置，很多时候，即使价格偏高，也要倾向选择当地的供货源。这是因为：本地供应商的运输成本会比较低，对本地供应商容易了解得更全面，也方便随时对该供应商进行探访，双方沟通更方便，沟通成本也更低，交货可以更快，当出现某些紧急需求的时候，也可以较容易应付。
2． 供应商的评估
对供应商的评估必须成立评选小组，确定科学、合理和系统的评审项目，一般包括对经营状况、企业资信、制造能力、技术水平、品质性能、管理绩效等指标进行评审，把合格厂商按A（最好），B（良好），C（较好），D（一般） 分级建立档案。每年要重审评估一次，从管理水平、技术服务、产品质量、交货及时性、产品价格、产品可靠性、交货周期、售后服务、现场配合主动性、项目经理综合印象等按得分高低重新划分调整，进行动态管理，没有终身制，把供应商开发与管理有机结合起来，实现采购环境的最佳选择。
3． 确定一家或多家供应商及合同份额的分割模式
选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同，不仅能保证供货质量、及时交货，还可得到其付款条件及价格的关照，采用一家供应商供货，因为规模优势容易得到折扣，但也有由于没有竞争力不利于采购价格的降低、不利于供应商不断提升产品的品质和服务的弊端。
四、降低采购成本的策略
1． 集中采购
集中采购即将各部门的采购需求集中起来，以较大的采购量作为砝码来得到较好的数量折扣价格。随着采购量的加大，可由向批发商购买， 改为直接向制造商购买，减少流通环节，降低采购成本。
2． 材料标准化
在产品的设计阶段，能标准化的尽量标准化， 能采用通用部件的尽量使用通用部件。
3． 价格与成本分析
价格与成本分析是专业采购的基本工具，可以通过参观供应商的设施，观察并适当提问以获得更多有用的资料，甚至为了合作， 明确要求供应商如实提供有关资料，以估算供应商的成本，与供应商一起寻求降低大宗材料成本的途径，从而降低自己企业的采购成本。
4． 是买方市场还是卖方市场
市场的性质问题，是很多采购问题背后的真正原因：在买方市场的条件下，买主倾向于多家采购以获得更优惠的承诺；在卖方市场的条件下，买主倾向于一家采购以获得规模优势。但买方市场和卖方市场不是绝对的，不仅大环境会变，在一个特定的地区内或一个更细分的市场内， 小环境也会变，所以采购经理要特别注意这方面的分析和把握。
5． 哪些是最重要的采购资源
大部分的生产性工业企业，都存在这样的采购品种，它们的品种数目可能只占总品种数目的10％以下， 但却占采购总成本的70％以上，对这些采购品种要重点控制。
6． 对竞争对手的分析
对竞争对手进行分析的目的是要明确我方与竞争对手相比的成本态势如何，我方的优势在哪里，对手的优势在哪里，优势和劣势的根源是什么，是源自于我方与竞争对手战略上的差异，还是源自于各自所处的不同环境，或是企业内部结构、技术、管理等一系列原因。然后从消除劣势，保持优势入手，制订在竞争中战胜对手的策略，通过对竞争对手的分析，找到努力的方向，在竞争中保持先机。
7． 寻找上游供应商
寻找上游供应商来降低采购成本是非常有效的战略采购方法，它不仅可以帮助企业寻找到最优的资源，还能保证资源的最大化利用，提升企业的核心竞争力。
8． 优化采购流程
货比三家引入竞争，发挥公开招标中供应商间的博弈机制，选择最符合自身成本和利益需求的供应商；通过电子商务方式降低采购处理成本（交通、通讯、运输等费用）；通过批量计算， 合理安排采购频率和批量，降低采购费用和仓储成本；对供应商的服务进行“菜单式”购买，企业可以通过“菜单式”选择所需的产品及服务，往往这种办法更能有效降低整体采购成本。
