人事档案一般管理方法篇1
一、文书档案的归档范围和保管期限
因为企事业单位的工作职能不同，所以各个单位的文件种类也不同，归档的范围也各有其区别。但是我们也可以从中发现它们之间的共同规律，通过他们之间的内在联系，判断它们对公司发展的价值。经过仔细的分析我们就可以了解文档对公司发展的价值和重要性。
上级文件归档的主要有二部分文件材料：一部分是针对本单位发的文件，如有关本单位机构、人事、职称、工资、福利、经费、物资、奖惩等方面的批复、通知、通报，这是最重要的依据材料，有的要永久保存，有的要长期保存。另一部分是国家、省、市县各部门发的法律、法规、政策规定，以后要作为执行的依据，要归档作为短期保存。
对单位文件资料的归档，不仅要正是的文件，对工作的总结、汇报、领导的讲话等都要归档。对重要的文档要永久性的保存，对于一般的文档，要做好长期保存的准备，对于作用不大的文件，也要保持其短期性的作用。同级的单位或者具有联系的单位要保持文档之间的联系，一般的参阅件不必归档，对重要的合同、协议都要进行准确的归档，与本单位的重要文档要进行永久的保存。
下属单位的重要文件、制度、计划、总结、统计报表要归档，重要的长期，一般的短期。
具体归档范围：企业的归档主要是党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理这四类。机关事业单位按各自的归档范围执行。
二、文书档案的整理方法
（一） 文书立卷责任部门：文字档案一般由文书、收发人员进行收集，立卷归档，这是我国长期以来的立卷制度。1956年4月 16日国务院《关于加强国家档案工作的决定》中规定：“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。”这一决定说明了文书立卷的重要性，确立了文书立卷是文书处理部门。档案对企事业单位起到的是一个监督的作用。一些小规模的单位没有健全的文件管理制度，档案工作也不规范，档案整理工作一般都是文员在做。还有一些其他的单位建立了规范的档案室，把立卷的任务交给了档案室，这样的方式虽然保证了文档管理的正规性，但是无法确保档案收集的全面性。文件材料的产生规律和内在联系都不清晰，导致档案的内在质量不高。所以建立标准的立卷制度十分必要，有关部门要明确文书档案管理的工作。
（二）文书立卷的基本要求和主要方法：
文书立卷的基本要求是遵循文件材料形成的客观规律，维持文件的内在联系，对不同价值加以区别和认定，为文档的保管和使用提供方便。
文书立卷的主要方法是“四分四注意”。
1、分年度，注意把文件形成年度和针对年度相结合。 一般文件要按文件形成的年度立卷，特殊文件要按针对年度立卷，如计划、总结、统计报表要按针对年度立卷。
2、分级别，注意上下级文件之间的密切联系。一般文件应把上级、下级与本级文件分开组卷；但请示与批复，来文与复文应与本单位文件一起组卷，转发上级文件可以与上级文件一起分类组卷。
3、分类别，注意问题的专门性和问题之间的联系，按分类方案分成若干类，如企业先按四大类分开，每一大类再按文件多少分成若干卷。
4、分保管期限，注意保持问题的完整性。一般需要永久、长期、短期保存的文件应分别组卷，但为了保持文件间的有机联系，少量保管期限短的文件与保管期限长的文件一起组卷时，保管期限从长。
（三）文书立卷的操作程序：
1、初步立卷：根据每年形成的材料数量， 剔除不归档文件，按“四分四注意”的方法组成案卷。
2、拟写案卷题名。案卷题名应当准确概括本卷文件的制发机关、内容、文种，文字应力求简练、明确，一般案卷题名应具备作者、内容、文种三要素，如涉及重要地区的要标出地区，涉及特定时间的要标出时间。
3、卷内文件排列与编号
a卷内文件排列
密不可分的文件应当依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；多种文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；处理同一问题的文件与电报应根据内容和文件一起依次序排列；案件材料结论、决定、判决材料在前，依据材料在后。一般文件可按问题或时间顺序排列。
b装订的案卷要编页号，
卷内文件凡有文字、图象等页面都应每页编写一个号，空白页不编号。编写应该用阿拉伯数字每卷从1开始，文书档案在正面的右上角，背面的左上角编写页号。不装订的文件编件号，要盖档案号章，在档案号章内写档号、件号。
三、文书档案的保管措施
计算机辅助确定归档文件保管期限的方法主要是使用的是比较抽象的方法，可以在月末或者年底进行分批的处理，也可以及时的对特定的单独文件进行处理。
1.编制归档文件责任者、内容、文种的报表，并按上述分支对每个词条给分，这些词条我们可以预先找出一部分，其他的一部分可以通过计算机进行找出。另一方面，我们可以通过对列出归档文件的性质，把文件分为重要性和一般性，通过各种性质进行合理的归档。
2.根据现行文件的格式，确定不同的模板。如模版一：责任者、内容、文种；模版二：内容、文种。这样可以为计算机的自动抽词提供方便。
3.编制计算机的归档程序。对电子文件的标题名中各个字段进行比较，对责任者、内容进行一次性的抽取，并给予相应的分数。它们共同组成了编制工作的核心
4.每一份文档形成电子文件后，需要在设计好的程序中运行，通过对运行后的总分数确认可以实现初步的保管期限，并对其进行人工审阅。
四、结束语
文书档案的整理需要档案管理人员明确自己的职责所在，确定文书档案的管理范围。本文通过对文书档案的管理的基本要求和归档方法的详细阐述，提出了对档案创新保管方法。做好文书档案的管理工作要与科技的手段相结合，运用计算机辅助文档的管理，达到管理的合理性和科学性，为社会各个领域的发展提供完整的参考资料。
参考文献
人事档案一般管理方法篇2
高校信息公开在不断的推进和发展，为教育事业的改革发展注入了强大的动力，对推进现代大学制度建设有积极的促进作用，但同时也存在着诸多问题，包括档案信息公开与档案公布的法律冲突、档案信息公开与学校保密工作的矛盾等问题。
一、信息化时代对高校档案管理提出的新挑战
自上个世纪九十年代以来，以互联网为核心的信息技术迅速发展，给各个行业带来了巨大变化，以无法抗拒的姿态“宣布”一个新的信息化时代的到来。信息化时代，管理突破了传统模式，革新便变得理所当然。高校档案的管理也应在此契机下进行适当变革，变“被动”为“主动”，更好地服务于学校和社会。
（一）新时期高校档案管理的主要特点
1.价值的智能化
档案管理的智能化是指由现代通信与信息技术、计算机网络技术、行业技术、智能控制技术汇集而成的针对档案管理方面的应用。在信息化时代，知识的生产成为了主要的生产方式，人力资源的显得比货币资本更为重要。尤其是以人力资源为代表的高校档案管理其价值的智能化表现的也更加明显。
2.管理的电子化
新时期，计算机与互联网的普及与发展，使得高校档案管理越来越人性化，呈现电子化趋势，打破了固有的纸质模式，既能做到节能、环保，档案管理的数字化，也使得其信息保存更持久，尤其是在管理的模式上，档案的调取与查阅逐步实现“无纸化”，使得高校档案的使用、调取与查阅变得更加便捷与方便。
3.交换的频繁化
随着我国社会变革的日新月异，人才流动的日趋频繁，“组织与个人”的主体变化也越来越复杂，使得记录这一过程的固有信息交换也不得不变得常态化、交换频率更加密集，这在高校档案的管理过程中尤为明显。
（二）信息化时代高校档案管理中常见违法类型
根据我国《档案法》、《档案法实施办法》的规定，常见的具体违法行为主要包括十五种，按照法律责任的主体不同分为特殊主体即档案管理主体违法与一般主体违法两种类型。
1.档案管理主体的违法
根据2013年《档案管理违法违纪行为处分规定》，档案行政管理主体主要包括：（1）行政机关公务员；（2）法律、法规授权的具有公共事务管理职能的组织中从事公务的人员；（3）行政机关依法委托从事公共事务管理活动的组织中从事公务的人员；（4）企业、社会团体中由行政机关任命的人员；（5）事业单位中从事档案管理的工作人员。档案管理主体的具体违法行为主要包括：（1）损毁、丢失属于国家所有的档案；（2）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案；（3）涂改、伪造档案；（4）擅自出卖或者转让档案；（5）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人；（6）不按规定归档或者不按期移交档案；（7）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失；（8），造成档案损失等。
2.一般主体的违法
在我国档案管理的一般主体违法主要是针对行政相对人的违法，主体范围较为广泛，包括公民、法人或者其他组织。由于在日常工作、生活实践中，一般主体接触档案的机会并不多，因此，一般主体的违法种类相对也较少。一般主体常见的独自构成违法行为包括：抢劫、窃取国家所有的档案；携运禁止出境的档案或者其复制件出境等。虽然一般主体独自构成违法的类型与数量并不多，但一般主体可以与档案管理主体共同违法，甚至构成共同犯罪。
二、档案管理中的相关行政责任
（一）行政处分：身份的限制
根据我国相关法律的规定，具有档案管理违法行政处分权的机构为县级以上人民政府档案行政管理部门与有关档案管理的主管部门。由于行政处分主要是针对公民（或自然人）的行政违法，其处分类型也仅限于对违法主体身份上一定程度的限制，具体包括警告、记过、记大过、降级、撤职、开除。根据《中华人民共和国档案法实施办法》第二十七条的规定，给予相应行政处分的违法行为应当包括：将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的；拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的；违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的；不按照国家规定开放档案的；明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员，造成档案损失的六种类型。
（二）行政处罚：财产的罚没
根据我国《档案行政处罚程序暂行规定》，具有行政处罚权的机构主要是县级以上人民政府档案行政管理部门。档案行政处罚的种类包括警告、罚款、没收违法所得三种类型，主要是对财产上一定程度的罚没。对具体的罚款数额，我国《档案法》第二十四条第二款、第三款都做了具体规定即根据有关档案的价值和数量，对单位为1万元以上10万元以下，对个人为500元以上5000元以下。
此外，我国《档案法》还规定的特殊行政处罚主体。第二十五条规定，携运禁止出境的档案或者其复制件出境的，由海关予以没收，可以并处罚款；并将没收的档案或者其复制件移交档案行政管理部门；构成犯罪的，依法追究刑事责任。也就是说，海关也可以作为特殊的行政处罚主体针对特定的档案管理行政违法行为做出罚款的具体行政处罚决定。
三、档案管理中的主要刑事责任
（一）直接性刑事责任
1.抢夺、窃取国有档案罪
是指乘人不备公然夺取或者采取秘密手段获取国家所有的档案的行为。本罪侵犯的客体是国家对档案的管理制度，所侵犯的对象也仅限于国有档案。国有档案是指国家档案馆保管且所有权属于国家的档案，归集体、个人所有的档案不是本罪的对象。该罪名为选择性罪名，只要行为人实施了抢夺、窃取其中之一行为，即构成本罪。即若只实施抢夺档案的行为，构成抢夺档案罪；只实施窃取档案行为的，构成窃取档案罪。构成本罪的法定刑为五年以下有期徒刑或者拘役。
2.擅自出卖、转让国有档案罪
是指违反档案法的规定，擅自出卖、转让国家所有的档案，情节严重的行为。所谓情节严重，一般包括：①行为人擅自出卖、转让具有重大价值的国有档案；②行为人多次擅自出卖、转让国有档案的；③行为人擅自出卖、转让大量国有档案；④行为人擅自出卖、转让国有档案给国家、社会或者他人利益造成重大损失；⑤其它性质恶劣，造成严重后果的行为。[]该罪名是1997年我国刑法新增罪名，其法定刑为三年以下有期徒刑或者拘役。
（二）间接性刑事责任
1.侵犯国家（安全）法益的犯罪
在我国刑法中，侵犯国家法益的犯罪往往被认为社会危害性最大，因此法定刑也最为严重。关于以违反档案管理为手段，严重侵犯国家安全的犯罪，常见的犯罪有间谍罪与为境外的机构、组织、人员窃取、刺探、收买、非法提供国家秘密或者情报罪。如果行为人既有参加间谍组织，或者在接受外国间谍组织或其人派遣的任务，同时又实施了窃取、刺探、收买、非法提供国家秘密或者情报的行为，只按照一重罪论处，不实行数罪并罚。两个罪名的最高法定刑均有死刑。
2.侵犯公民（人身权利）法益的犯罪
2009年我国刑法修正案（七）新增出售、非法提供公民个人信息罪与非法获取公民个人信息罪，侧重对公民私权的保护。出售、非法提供公民个人信息罪是指国家机关或者金融、电信、交通、教育、医疗等单位工作人员，违反国家规定，将本单位在履行职责或者提供的服务过程中获得的公民个人信息，出售或者非法提供给他人，情节严重的行为。这里的公民个人信息也应包括公民个人档案中的信息，该罪名的犯罪主体为特殊主体。非法获取公民个人信息罪与出售、非法提供公民个人信息罪是对合犯，是指窃取或者以其他方法非法获取公民个人信息，情节严重的行为。该罪的主体为一般主体。上述两个罪名的法定刑为3年以下有期徒刑或者拘役，并处或者单处罚金；单位可以构成该罪。
3.侵犯社会管理秩序的犯罪
该类违反档案管理规定，对社会管理秩序造成侵害，构成犯罪的行为主要集中在妨害文物管理罪中。根据我国《文物保护法》的规定，文物是指具有历史、艺术、科学价值的遗址或者遗物。其中包括与重大历史事件、革命运动或者著名人物有关的以及具有重要纪念意义、教育意义或者史料价值的近代现代重要史迹；历史上各时代重要的文献资料以及具有历史、艺术、科学价值的手稿和图书资料等。由于该类罪名中所侵犯的对象价值与意义有所不同，因此各罪名法定刑的严厉程度也不一致。
综上所述，必须加大对高校档案管理的研究力度，构建合法合规的高校档案管理机制，进一步深化高校信息公开，促进高校依法治校，提升高校管理水平，推进和完善现代大学制度建设。
参考文献：
[1]冯惠玲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006：13.
[2]成训方.对《档案法实施办法》第二十一条规定的几点思考[J].档案管理，2007（4）：84.
[3]陈丽.擅自出卖、转让国有档案罪[J].江苏：档案与建设，2008（1）：30.
人事档案一般管理方法篇3
一、工程企业档案管理的重要地位与意义
一般的档案管理，通常情况下，人们比较清晰，对其重要性的认识也基本上形成了一致的共识。但是，在工程管理档案管理的问题上，许多人的认识还是模糊不清的，甚至是步入歧途的错误认识，需要有一个拨乱反正的过程。
1.工程档案是一种重要的信息资源。作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。
2.工程档案的管理模式是在实践中自然发展的。传统的企业文件档案管理模式，是以保存在工作中产生的原始信息记录为主要内容，以实现归档信息在必要时刻的历史查考与法律凭证作用为工作目的。这种模式在以手工管理的时代不仅十分重要，而且也十分可行。然而，伴随着自动化管理工具的成熟和普遍使用，企业对其所需信息的控制，已经开始从库房管理模式转向资源管理模式，信息管理的要
3.不可忽视工程档案管理与一般档案管理规则的共同规则。工程档案管理不同于一般的档案管理，有自身独特的一整套制度、规则、办法，二者是不能混为一谈的。但是同时也必须看到，工程档案与一般的档案管理之间并不存在不能逾越的一条鸿沟，二者之间是相通的。工程档案是一般档案的组成部分，是包含与反包含的关系。比如，大部分企业在其自身的信息自动化建设中一般采取的是由局部到总体的工作线路，普遍缺少总体规划，所以往往容易导致各个管理系统之间标准不一，接口不顺，连动不灵，传递不畅；同时，不少企业在开展信息自动化建设过程中，过分依赖自动化管理的技术系统，缺乏对数据质量与系统功能之间辩证关系的正确理解，经常导致自动化管理体系与手工管理并行，甚至相互掣肘的尴尬局面。
上述情形，在一般档案管理过程中出现是正常的，不足为怪，实际上，在工程档案管理过程中，同样也会出现类似的问题和矛盾，以至于常常影响企业的计划、决策、指挥、生产、经营等项工作处于各行其是，互不沟通的状态，很容易导致管理混乱，重复投入，工作成本无意义提高等问题的出现。
二、努力建立现代新兴的工程档案管理理念
这是一个讨论了很长时间的命题。以比较规范的企业文档管理为基础，通过积极有效的数据清理、信息管理规范建设，信息流动渠道的设计与关键环节确定等项具体工作，借助于信息自动化管理平台，实现企业的信息产生、信息处理、信息传递、信息留存和信息使用的自动化监控功能，提高信息利用的效率，将企业信息管理的事后模式，改造为企业信息资源培植与管理的即时模式，充分实现企业信息在企业活动中应有的支持作用。
1.档案事业管理是指对国家或地区档案事业实行有组织有计划的领导或监督、指导，并协调其内部关系和外部关系的工作。有必要了解其中的主要内容，如：根据本国的社会制度确定档案事业管理原则和档案事业管理体制；依据国家的法律和政策，制订档案法规和档案工作方针、政策；调查统计档案事业发展状况，制订长期和短期规划，并组织实施；按照档案法律、行政法规、规章，对档案馆和档案室的档案管理工作进行监督、检查和指导等等。
2.熟悉工程企业档案管理的基本模式。档案管理模式包扩集中统一管理和分散管理两种。按照集中程度又可分为三种：档案集中统一、档案分级管理、档案分散管理。
三、致力于完善工程档案管理的相应措施
1.探索区域性档案管理中心的管理方法。建设区域性的人事档案管理中心，就是建立保管包括党政机关、企事业单位在内的所有人员的人事档案的人事档案管理中心，并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用，使其更好为现代化建设服务。
2.完善企业工程档案内容制度的修订。切实从企业人力资源管理和利用的角度出发，把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、个人信用、职业培训、违法记录等方面的内容纳入人事档案中去，适当采用定量指标考核作为对个人工作业绩和态度的记录，突出个人能力的发展，提高人事档案信息的利用价值。
3.加强对工程档案工作进行考核评估。结合企业档案工作规范化管理体系，探索市场化的企业人力资源评估体系和人事档案评估体系，是形成公平、公正、公开的人才竞争机制，为企业人力资源的开发带来直接的效益。具体可从以下三个方面考虑：一是借助主管部门执行力，定期考核。二是中介机构测评制度；三是个人监督制度要到位。
人事档案一般管理方法篇4
2.上个世纪八十年代中期至世纪末。档案一般采取单份文件线订(然后装盒保管)方法。此阶段档案工作呈现出“管用并举”的特点,并逐渐向“档案管理便于利用”方向发展。当时的档案利用工作发生了重大变化:一是档案利用环境逐渐宽松,档案利用效率大幅上升;二是可以将档案原件借出档案室利用;三是复制档案方式逐步由手工抄写变成机器复印。而以卷为单位合订文件的档案除了不适宜复印之外,还可能出现一卷档案外借后他人无法利用该卷的状况;四是卷内文件不合订,某一卷内虽有密级文件但不限制该卷其他非密文件的利用。显然,该种档案装订方法适应了当时的档案利用工作需要。
3.21世纪初至今。档案采取的装订方法是:以单份文件为单位将文件简单装订(或固定)。这种归档文件装订方法除了适应中小机关和为数众多的中小企事业单位档案人员身兼多职,工作繁杂状况之外,更主要的是考虑了档案利用工作发生的变化:其一,大型企业集团化跨省跨国管理,外地或境外子公司需要远程快速高效系统利用地处北京的公司总部档案,在公司总部全部档案未能实现数字化网络管理之前,大多数档案利用是通过传真方法实现的,而过去文件合订案卷或线订考究的单份文件,不拆分成单页文件,是无法传真的。其二,是基于企业经济实力壮大,档案保管条件大为改观,过去的金属钉受潮锈蚀文件现象不易发生,文件中留存少量金属钉无碍档案保管,而用曲别针或大头针“固定”文件,在文件复印传真需要反复拆页时,对文件纸张的损伤亦不明显,即使将来永久保管档案需要进馆,在移交之前只将这些少量文件线订即可。其三,电子归档文件的网络查询逐渐减少了纸质档案利用次数。以中国铁路物资总公司系统企业为例,2008年与1998年相比较,纸质档案利用登记次数由90%减少到10%以下,而电子档案查询已经占到全部档案利用登记数量的90%以上。纸质定期档案只需固定不再线订,保管10年(笔者所在单位规定定期档案一律保存10年)之后鉴定销毁,是合乎时宜又合乎档案简约管理原则的好的装订方法。
二、从档案装订与档案利用互动关系中得到的启示
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人事档案一般管理方法篇6
《行政处罚法》第三十三条规定违法事实确凿并有法定依据,对公民处以五十元以下、对法人或者其他组织处以一千元以下罚款或者警告的行政处罚的,可以当场作出行政处罚决定。这就是实施行政处罚简易程序的主要依据。当场档案行政处罚是在档案行政执法人员发现档案违法行为后当即给予的档案行政处罚。这是简易档案行政处罚程序与一般档案行政处罚程序最明显的区别。当场给予档案行政处罚不必经过较复杂的调查、取证等程序,只要当场发现档案违法行为并且档案违法事实确凿,档案法律、法规或者合法的规章明确规定对档案违法行为给予警告或者少量罚款的,档案行政执法人员就可以当场给予档案行政处罚,并同时责令档案违法当事人改正档案违法行为。因此,简易档案行政处罚程序充分保障了档案行政管理的及时、有效,并能及时有效地维护档案行政管理秩序和公共利益。结合档案行政处罚实践,适用档案行政处罚简易程序的一般要满足三个条件:
一是要有法定依据,也就是说档案行政执法人员在作出当场档案行政处罚时,一定要根据档案法律、档案行政法规、地方性档案法规和规章的规定,如果档案法律、档案行政法规、地方性档案法规和规章没有作出明确规定的,对档案违法当事人不能给予档案行政处罚。档案行政执法人员对档案违法当事人的当场档案行政处罚要根据《行政处罚法》规定的当场处罚的种类和罚款幅度作出决定,不能随意进行档案行政处罚。
二是案情简单、违法事实清楚、证据确凿,无须进一步调查取证。也就是说,对那些轻微档案违法案件,档案行政执法人员当场看到或者很容易查明档案违法案件事实,如档案违法当事人随意损毁、丢失档案,或擅自提供、抄录档案等档案违法行为,可由档案行政执法人员当场给予档案行政处罚。
三是只能处以一定罚款和警告的档案行政处罚,即对公民只能处以五十元以下或者警告的档案行政处罚,对法人或者其他组织只能处以一千元以下罚款或者警告的档案行政处罚。这就是说,即使档案行政执法人员认为档案违法事实确凿并有法定依据,但要对公民给予五十元以上或者对法人给予一千元以上罚款的档案行政处罚,也不能当场作出档案行政处罚,要按照《行政处罚法》和《档案行政处罚程序暂行规定》所规定的一般程序进行。
总而言之,档案行政处罚简易程序仅适用于档案违法案情简单、事实清楚,后果轻微、影响较小的,当场发现的,被档案行政处罚无异议的档案行政处罚案件。
二、规范运用简易档案行政处罚程序的步骤
然而在实际档案行政执法办案实践中,有些档案行政执法办案人员往往只看到了档案行政处罚简易程序其简易的一面,而忘了其程序方面的规定,有时将简易程序档案行政处罚案件实行简单操作,从而出现简易程序档案行政处罚程序不规范、不合法等方面的问题。虽然简易档案行政处罚程序没有一般档案行政处罚程序那么复杂,那么多环节,但档案行政执法人员在适用档案行政处罚简易程序时,也切不可因简易程序之简易而忽略了必要的程序。如果在适用档案行政处罚简易程序过程中忽视了必要的程序,当事人就可以根据《行政处罚法》第三十五条“当事人对当场作出的行政处罚决定不服的,可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼” 的规定,申请档案行政复议或提起档案行政诉讼。因此,简易档案行政处罚程序也需要规范,在适用档案行政处罚简易程序时应遵循以下步骤:
一是表明身份。这是简易程序的第一个步骤。它表明档案行政主体有权作出档案行政行为。为此,档案行政执法人员应当向档案行政相对人出示必要的证件。证件可以是工作证,也可以是档案行政执法证,或者二者都出示,依环境的不同而异。根据《档案行政处罚程序暂行规定》,档案行政执法人员履行档案行政执法职责时,应当出示统一制发的档案行政管理执法证。
二是指出事实,说明理由,在必要时进行调查取证。档案行政执法人员应当向档案行政相对人告知事实并提出证据,提出事实依据和法律依据。所谓必要时,是指当档案行政执法人员与档案行政相对人对事实或者法律问题存在争议时,需要档案行政执法人员更加审慎,弄清真实情况。进行现场调查取证时,应当注意合法、合理、高效。
三是档案行政相对人可以口头申辩,档案行政执法人员须答辩。听取档案行政相对人的陈述和申辩是档案行政执法工作中的重要一环,可以保障档案行政相对人的合法权利。由于简易程序的特性,辩论只能是口头形式,这样对档案行政执法人员就有较高的要求。档案行政执法人员对于档案行政相对人的申述意见应当能够给予正确、全面的回答,使档案行政相对人心服口服。
人事档案一般管理方法篇7
《行政处罚法》第三十三条规定违法事实确凿并有法定依据,对公民处以五十元以下、对法人或者其他组织处以一千元以下罚款或者警告的行政处罚的,可以当场作出行政处罚决定。这就是实施行政处罚简易程序的主要依据。当场档案行政处罚是在档案行政执法人员发现档案违法行为后当即给予的档案行政处罚。这是简易档案行政处罚程序与一般档案行政处罚程序最明显的区别。当场给予档案行政处罚不必经过较复杂的调查、取证等程序,只要当场发现档案违法行为并且档案违法事实确凿,档案法律、法规或者合法的规章明确规定对档案违法行为给予警告或者少量罚款的,档案行政执法人员就可以当场给予档案行政处罚,并同时责令档案违法当事人改正档案违法行为。因此,简易档案行政处罚程序充分保障了档案行政管理的及时、有效,并能及时有效地维护档案行政管理秩序和公共利益。结合档案行政处罚实践,适用档案行政处罚简易程序的一般要满足三个条件:
一是要有法定依据,也就是说档案行政执法人员在作出当场档案行政处罚时,一定要根据档案法律、档案行政法规、地方性档案法规和规章的规定,如果档案法律、档案行政法规、地方性档案法规和规章没有作出明确规定的,对档案违法当事人不能给予档案行政处罚。档案行政执法人员对档案违法当事人的当场档案行政处罚要根据《行政处罚法》规定的当场处罚的种类和罚款幅度作出决定,不能随意进行档案行政处罚。
二是案情简单、违法事实清楚、证据确凿,无须进一步调查取证。也就是说,对那些轻微档案违法案件,档案行政执法人员当场看到或者很容易查明档案违法案件事实,如档案违法当事人随意损毁、丢失档案,或擅自提供、抄录档案等档案违法行为,可由档案行政执法人员当场给予档案行政处罚。
三是只能处以一定罚款和警告的档案行政处罚,即对公民只能处以五十元以下或者警告的档案行政处罚,对法人或者其他组织只能处以一千元以下罚款或者警告的档案行政处罚。这就是说,即使档案行政执法人员认为档案违法事实确凿并有法定依据,但要对公民给予五十元以上或者对法人给予一千元以上罚款的档案行政处罚,也不能当场作出档案行政处罚,要按照《行政处罚法》和《档案行政处罚程序暂行规定》所规定的一般程序进行。
总而言之,档案行政处罚简易程序仅适用于档案违法案情简单、事实清楚,后果轻微、影响较小的,当场发现的,被档案行政处罚无异议的档案行政处罚案件。
二、规范运用简易档案行政处罚程序的步骤
然而在实际档案行政执法办案实践中,有些档案行政执法办案人员往往只看到了档案行政处罚简易程序其简易的一面,而忘了其程序方面的规定,有时将简易程序档案行政处罚案件实行简单操作,从而出现简易程序档案行政处罚程序不规范、不合法等方面的问题。虽然简易档案行政处罚程序没有一般档案行政处罚程序那么复杂,那么多环节,但档案行政执法人员在适用档案行政处罚简易程序时,也切不可因简易程序之简易而忽略了必要的程序。如果在适用档案行政处罚简易程序过程中忽视了必要的程序,当事人就可以根据《行政处罚法》第三十五条“当事人对当场作出的行政处罚决定不服的,可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼” 的规定,申请档案行政复议或提起档案行政诉讼。因此,简易档案行政处罚程序也需要规范,在适用档案行政处罚简易程序时应遵循以下步骤:
一是表明身份。这是简易程序的第一个步骤。它表明档案行政主体有权作出档案行政行为。为此,档案行政执法人员应当向档案行政相对人出示必要的证件。证件可以是工作证,也可以是档案行政执法证,或者二者都出示,依环境的不同而异。根据《档案行政处罚程序暂行规定》,档案行政执法人员履行档案行政执法职责时,应当出示统一制发的档案行政管理执法证。
二是指出事实,说明理由,在必要时进行调查取证。档案行政执法人员应当向档案行政相对人告知事实并提出证据,提出事实依据和法律依据。所谓必要时,是指当档案行政执法人员与档案行政相对人对事实或者法律问题存在争议时,需要档案行政执法人员更加审慎,弄清真实情况。进行现场调查取证时,应当注意合法、合理、高效。
三是档案行政相对人可以口头申辩,档案行政执法人员须答辩。听取档案行政相对人的陈述和申辩是档案行政执法工作中的重要一环,可以保障档案行政相对人的合法权利。由于简易程序的特性,辩论只能是口头形式,这样对档案行政执法人员就有较高的要求。档案行政执法人员对于档案行政相对人的申述意见应当能够给予正确、全面的回答,使档案行政相对人心服口服。
人事档案一般管理方法篇8
随着数目前国家只制定了“照片档案管理规范”，对这一新生事物，尚未出台统一的标准或管理办法。照片档案作为一种信息记录，形式简单、直观；记录真实、迅速；画面所含信息量大且不受国界、语言的限制，弥补了纸质档案的不足，是企业档案的重要组成部分，具有重要的保存和利用价值，必须要对其进行规范整理。本文根据目前照片档案管理的现状，制定一些措施。
一、现状分析
1.1 数码照片收集上存在局限性
数码照片与传统的纸质照片有很大不同，它没有底片，甚至绝大多数情况下也并不需要洗印出相纸照片，而是以数码文件的形式存在于相机存储卡或数码棒上，再由摄影者转存于计算机硬盘或光盘中。对于这种全新的照片文件应履行怎样的归档手续，对数据文件有哪些技术要求，都没有可供参考的执行标准。没有制度的保障，数码照片档案的归档就没有了根基，就不可能是一种规范的行为。目前对于办公室拍摄的照片都能够完全归档，也只是简单意义上的存储，没有什么特别的要求，但是其他部门拍摄的照片很难归档齐全。
1.2 整理难度大
数码照片档案数量大。在整理数码照片时，既要鉴定筛选，又要对原数码照片文件重新命名，还要进行刻录光盘、编写、粘贴文字说明等一系列大量、繁琐的整理工作，工作量无疑会加大。照片质量不一。由于摄影技术的有限，一个活动就可能有上百张照片，内容重复；个别的照片清晰度不够，也不能对整个事件进行说明。整理方法不规范。如同归档环节一样，数码照片档案整理依然是没有标准。在数码照片的分类、文件档号的构成编制、要不要有文字说明，以及文字说明所采用的文件格式和存放位置等这些具体的整理要求上，都没有标准可依靠。
1.3 安全隐患加重
数码文件的易损性。数码照片的保存和使用完全依赖于计算机硬件、操作系统和应用软件，计算机病毒、硬件故障、软件的升级都可能造成数据文件的严重破坏或丢失。数码文件的易改性。一方面，计算机对数码照片的增、删、修改十分容易，而且一般情况下看不出痕迹；另一方面，如果操作人员在整理照片时，把那些认为“无用”的照片删除掉，或者误操作，而此时又未作备份，数据一旦被删除，档案将荡然无存。存储设备质量不高。目前光盘的质量参差不已，一般光盘4~5 年就有可能出问题，甚至有不少光盘使用期都不足一年。
1.4 检索查阅手段单一
目前，对数码照片的检索和查找只能是在档案室的计算机上进行，一般多使用通用的图像管理软件，如 Acesee。但由于备份数码文件要比普通文档大上许多，至少在 1M 以上，数码照片档案总量往往可能高达几G，几十G，因此不可能将数码照片档案按数据库建立在单台计算机的硬盘中。在这种条件下，只能采用对数码光盘进行逐盘检索的方式。如果需要进行跨年度的专题检索，会涉及多张光盘，就会感到特别不便。在目录编制方面，也不能由计算机自动生成机打目录，而需要采用手工方法。
二、制定对策
2.1 建立数码照片档案管理规范与制度
数码技术发展速度之快，数码照片档案也就成为各单位最主要的声像档案资源。我们只能依靠在数码照片文件的管理上的一些经验，参照国家“照片档案管理规范”，结合单位的实际情况，建立起管理制度，规范数码照片档案的管理。
2.2 强化鉴定筛选、控制照片数量
在收集数码照片档案时，要对照片是否进行过改变图像性质的编辑处理进行鉴定，也就是说要判别图像是否经过修改、添加、合成、挖补等后期编辑处理，以确保归档数码照片的有效性和真实性。此外，档案人员还需要去粗取精，对照片加强筛选，将反映事件全貌的或典型细节的图像文件归档，同一场景有多张图像的，一般只需保留一、二张。而对那些图像不清晰、角度不佳、压缩率过大的要坚决剔除。只有这样，才能在保证图像文件的质量的同时，有效的控制文件数量，以减少后期整理和检索的压力，更重要的意义还在于可以转变数码照片档案膨胀速度过快、内容过于冗杂的局面。
三、对策实施
依据实际情况制定了《数码照片档案管理规范》，确定了归档范围、归档要求，以及数码照片的整理、存储、保管要求。对现存的数码照片文件进行鉴定、筛选，选取具有代表性、能全面反映事件全貌及其细节、视觉冲击力强的数码照片归档。反映同一内容的若干张数码照片一般应选择主要照片归档，反映同一场景的数码照片一般只收集一张。对现存的数码照片档案添加文字说明，包含时间、地点、事由、人物、背景。
四、数码照片档案管理存在的问题
4.1管理制度和规范不健全。尽管国家档案局制定了“照片档案管理规范”， 但目前还没有
专门的数码照片档案管理的标准和规范。虽然有的地方和企业自行制定了诸如“特殊载体档案管理办法”、“音像档案管理办法”等，但都没有专门的数码照片档案管理制度。因此数码照片档案的管理目前仍处于无法可依、无章可循的状态，影响了企业数码照片档案的规范化管理。
4.2收集归档难度大。数码照片的形成不易监控，除拍摄者外，其他人不了解拍摄的事件主
题、事件过程等情况，损失、漏归现象比较常见。数码照片的拍摄者和档案管理人员职责不明确，人员变动频繁，也是造成数码照片收集归档困难的原因。
4.3 整理不及时、不规范。数码照片的整理工作包括鉴定、筛选、重新命名、编写单元说明、
照片题名等，这一系列工作完成的质量，直接影响数码照片档案的真实性、完整性、准确性和有效性。目前企业普遍的做法，是拍摄人员在完成拍摄任务后，将数码照片文件夹简单地标注一下，然后转存于计算机或企业内网共享文件夹中，没有及时整理，也没有归档移交，由档案人员去完成从筛选、整理到归档的所有工作。而档案人员对数码照片的事件主题、事件过程、重要人物等具体情况掌握有限，数码照片档案的真实性、完整性、准确性和有效性难以得到保证。
4.4 数码照片数据的保管有难度。由于数码照片数据的保存和使用完全依赖于计算机硬件、
操作系统和应用软件，因此任何电脑病毒、硬件故障、软件升级、网络传输过程等因素的影响，都容易导致出错和误操作，造成数据文件的破坏或丢失。常用的光盘存储存在着数据无法读取等问题。
4.5检索查阅、开发利用有局限。许多企业的档案管理工作都应用了综合档案管理软件
人事档案一般管理方法篇9
网络建档是社会进步和信息系统发展的需要，另外，过去的人事档案一般是堆叠在档案室里，在搜集信息、存储档案和提取档案等方面都存在着很多问题，而相对于过去的纸质档案，建立电子档案则体现出更多的优越性：
1.保存寿命长，不易损坏
档案以电子文档形式存放在电脑或光盘、优盘等电子存储介质内，不会因为像纸质档案一样因为天气、自然灾害和存放时间等的影响而发生破损、丢失的情况，即使经过很长时间电子文档里面的信息依然能完整无缺，一直保存下去。而且电子档案一般都有备份，一份文件出现问题，还有一份甚至多份备份资料可供参考弥补，打破过去纸质档案袋的“唯一存在”，也就增强了医院人事档案的安全性和可靠性。
2.信息全面有效
由于电子设备存储空间很大，对于医院人事档案的信息可以覆盖个人生活的方方面面，完全不受纸张的约束，信息更加全面和具体。另外，电子档案可以随时更新，及时地补充和修改个人存档信息，一改过去档案“尘满面”无人问津、有档无人有人无档等导致档案信息落后贫乏的情况，保持人事档案信息的时鲜性，让医院及其他用人单位可以通过档案了解个人的实时情况以适当评估调用，个人也会因为档案的这种时鲜性而警惕，更加严格要求自己的工作和生活，以保持最佳的档案记录。
3.提取档案方便
以前的人事档案是放在一个专门档案室里，要从诸多的档案袋里找出某个人的已属不易，更不用说查找某些细节信息了，更何况很多档案由于年代久远，查找目录存在不全、不准确、甚至丢失的问题，提取档案和档案信息更是难上加难。而通过管理数据系统建立的电子档案则可以避免这种棘手的问题，它有清晰明了的查询目录，根据索引点击某个按钮就可以轻松的获得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。
4.共享性
将档案袋保存在医院的档案室里，个人的信息只被这所医院拥有，而在网络环境下建立的电子档案则体现出鲜明的共享性。
通过网络可以将一些非保密的档案信息传到信息网上，跟各种医药科研网、医学教育网以及人才网等一起共享信息，在这样更宽的平台上，对个人素质的发展和医院人事管理的提高都将起到很大的推动作用。如果最终能实现全国范围内的人事档案共享，那对我国的人才优化配置都将是十分有利的。
5考核评价公开公平
在纸质档案内的考核评价部分，一般是由单位上司或部门个人填写，而档案一般是在档案室保密存放的，他人根本无从知道里面的内容。医院可以将电子档案的这部分内容挂在网上，考核评价结果予以公示，由全体工作人员来检查核实或是由大家来一起考核个人的工作生活情况，给予评价。这样的考核公开公正公平，完全透明，可以更加真实的反映个人情况，保证了人事档案的真实性。
当然电子档案并不是完美无缺的，它存在一些电子信息的局限性，如受病毒危害、保密性不够等，另外它还需要医院档案管理人员有较高的的专业能力。如何更好地实现医院人事档案的电子化，我觉得可以从以下几方面着手：
首先，要有完善的建立电子档案的软件和硬件设施，医院应该设立专门的微机室代替过去的纸质档案室来存放电子档案，注意火电问题，保持微机的正常工作以及网络的通达。然后引进适合本单位人事档案的管理信息系统，确保各种档案信息的录入、分类、统计、修改、保密、备份和查阅提取操作都能方便快捷。另外，不管是微机还是信息系统都要有良好的升级环境，能确保医院人事档案电子形式和人事档案的管理都要紧跟时代步伐。
然后，医院要分配专人来管理。管理人员必须具备很强的责任感，主动地搜集补充医院工作人员的档案信息，做好备份，尽量做到及时全面。还有就是专业素质，他们不仅要懂得人事档案管理的专业知识，同时还要具备信息技术的基础知识，才能在网络环境下高效地进行电子档案的管理工作。同时他们还需要具有良好的职业素质，不随意泄露他人的档案信息，不会因为其他单位或个人的利惑而非法借阅、修改档案。
其次，医院应该建立完善的档案管理制度。强调《中华人民共和国档案法》的总体要求，同时建立自己单位的相关管理制度，一来可以使档案管理更加的规范，防止不法分子以不正当的手段盗取。另外人事档案是包含了全体工作人员的多种信息，一经不法分子利用将贻害无穷，要切实做好保密工作。在这方面医院应该重点做好监督管理的规范工作，挑选专业能力和道德素质都较高的管理人才来担任，合理设置岗位，上机操作的各个部分分别设置管理密码，让各管理人员相互合作又互相监督，以确保档案管理的安全、有效。
最后，要进行档案管理的宣传工作，使电子档案的特点、优点、管理方法、对单位和个人的特殊要求等常识深入人心，增强医院工作人员对个人档案的重视意识，让他们自觉地将自己的各种信息真实地提交给档案管理员。让医院能将档案管理列入人事管理的重要议程，医院对个人工作、服务态度、思想进步等各方面的考核、监督工作都积极开展起来，这样反过来也让个人以更大的热诚和更积极地态度投入到工作中去。
实现医院档案管理的电子化将使医院人事管理具有更大的动态性和灵活性，使医院的发展更紧跟时代的需求，当然也对医院的人事档案管理提出了更高的要求，各医院都应该努力完善自己的人事档案管理体系，实现档案管理的电子化，使其更加科学化，完备化。
人事档案一般管理方法篇10
一、加强档案归档工作
1、政务服务中心档案工作坚持统一管理和分级管理相结合的原则，各科室建立临时档案，每季度及时把本科室办结的文件或需要保存的档案材料送档案室归档，办公室负责中心档案管理工作。
2、凡是中心领导和各科室在工作中形成的已经办理完毕的具有保存价值的文件材料，图片及非纸件文件、资料、图片，必须归档。
3、档案工作要完整、准确地反映中心机关的主要工作情况，要便于保管、查找和利用。
4、档案室将中心文件按年度分类归档，编制案卷目录、全宗目录，接受县档案部门业务检查和指导。
二、正确鉴定档案的保管期限
要正确分析和鉴定档案内容的现实作用和历史作用，根据本中心工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。政务服务中心档案保管期限根据档案保存价值鉴定，保管期限一般分为永久（30年以上）、30年和10年三种。
（一）列为永久（30年以上）保管的档案主要是反映中心机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本中心、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。包括：本中心制定的属于法规政策性的文件；处理重要问题形成的文件材料、召开重要会议的主要文件材料、重要的请示、报告、总结；综合统计报表；中心党组会议记录原始材料、中心领导任免的文件材料；具有重要价值的调研成果；本中心大事记；本中心签订的具有历史意义和长远使用价值的合同、协定；直属上级机关颁发的属于本中心主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属机关针对本中心主管业务并要贯彻的重要文件材料；上级机关及领导对本中心工作的重要批示和办理结果；上级机关及领导检查本中心工作时的讲话、声像等重要文件材料。
（二）列为30年期限保管的档案主要是反映本中心一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料。包括：本中心制发的一般性业务问题的通知、请示、批复、报告、规定、办法等文件材料；人事管理工作形成的一般文件材料；代上级机关起草并被采用的文件的最后稿件；本中心半年、季度和一般专题性的工作总结、报告和计划安排；本中心内部机构负责人的任免材料；本中心对有关人员的处分材料；本中心财产、物资、档案等交接凭证；本中心签订的一般合同、规定、协议书和备忘录等；本中心领导重要批示及处理结果的文件材料；人民来信来访的文件材料；上级机关颁发的属于本中心主管并需要贯彻执行的一般文件材料等，本中心召开的或本中心派员参加的重要会议的主要文件和音像资料、照片。
（三）列为10年期限保管的档案主要是在较短时间内对本中心有参考利用价值的文件材料，列为10年期限保管。主要包括：本中心一般事物性问题的请示、报告、批示、通知、电函、办法、规定、细则；本中心各种规章制度汇编、会议纪要；本中心制定的各项工作程序和规范；本中心讨论未通过的文件材料；上级机关和同级机关颁发的非本中心主管业务但要贯彻执行的文件材料等，本中心召开的或本中心派员参加的一般会议的主要文件和音像资料、照片。
三、建立档案管理长效机制
（一）建立查询、借阅制度。凡本中心人员均可借阅和利用文件，但须履行借阅或借用登记手续。属文件的按照本中心《保密工作规定》执行。
1、中心内部非保密性档案资料对中心所有工作人员开放。查阅时应向档案管理人员办理查阅手续，填写档案借阅登记表。
2、中心内部保密性档案资料只对该资料相关人员及上级领导开放。查阅时应向档案管理人员办理保密性档案查阅手续，填写保密性档案查阅登记表，并由相关部门主管领导批准后查阅。
3、未经允许，不得将档案资料拿给无关人员阅读或凭私人关系随意借阅。
4、保密性档案资料的借阅应在档案室内进行，任何人不得将保密性档案带出档案室。
（二）建立档案的销毁制度。超过保管期限和无保存价值的档案资料，必须及时销毁。销毁档案资料要在办公室负责人的主持下，按照以下程序进行销毁：
1、编制销毁清册。在机关分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，对档案进行鉴定，对无保存价值的档案编制销毁清册，它是日后查找档案销毁情况的凭据。销毁清册的封面需设置全宗号、销毁档案的数量、鉴定小组负责人的签字及时间、批准人的签字及时间、两个监销人的签字及销毁时间等项目。清册中档案销毁登记表要设置序号、文件题名、所属年度、档号、应保管期限、已保管期限、文件页数、备注等栏目，准确揭示每一份销毁文件的内容和成分，供领导人审查。
2、提出销毁意见报分管领导审批。拟订鉴定报告，对需销毁档案的数量及内容作简要介绍，并提出销毁意见、陈述销毁原因，报分管领导审批。
3、组织销毁。领导批准后，一般由二人将需要销毁的档案送往指定的造纸厂做原料，数量较少的亦可自行焚毁，不须当作其他用途，更不许出卖。无论采用什么方法，必须指定两人以上监销。销毁后，监销人须在销毁清册上注明“已销毁”字样、销毁日期和签字，以示负责。
4、未批准销毁的档案，要拿出继续保存。
人事档案一般管理方法篇11
一、完善管理制度，建立网络系统
档案管理工作在事业单位中普遍存在，一般而言档案管理工作主要是对事业单位内部人员的档案进行统一的收集与整合，以方便事业单位对企业内部人员的控制与管理。在进行事业单位档案规范化建设的过程中建立起有效的管理制度是关键，具体而言包括以下几个方面：（1）完善管理制度。档案管理工作在事业单位中一般缺乏有效的发展空间，很少有事业单位会关注单位内部档案管理制度的创新与完善，因此大部分事业单位的档案管理工作在制度上都存在缺失。鉴于此，有关工作人员应积极的对事业单位档案管理制度进行一定的完善，使得有关工作人员可以在制度的规范下进行具体的工作。这是事业单位档案规范化建设的基础。（2）建立网络系统。随着现代科技的发展，网络技术也融入到了社会生活的方方面面。因此在进行档案管理的过程中，有关人员也应将网络技术应用其中建立起有效的网络档案管理体系，将档案管理部门与单位其他管理部分有机的联系到一起，提高事业单位档案管理与应用的效率。
二、搞好管理分类，做好档案归档
档案在进行管理的过程中要进行一系列的工作，而档案分类是其中最主要的工作之一。在实际的工作过程中有关工作人员应搞好档案的分类管理，做好档案的归档工作。档案的分类管理一般要按照档案的内容，档案的先后顺序，档案的实际情况等进行分类，这些分类有利于档案的查询，对于档案的提取与应用有着一定的帮助作用。因此在进行档案分类的过程中，有关人员应对档案的分类进行严格的规定，并采取科学的分类方法确定具体的档案类型。除了档案的分类外，档案的归档也是档案管理中的重要环节。因此为了保障档案归档的质量，防止档案在借阅的过程中丢失，有关事业单位应针对档案的归档建立起有效的规章制度，以明确档案调取与归档的程序，减少档案归档过程中问题的出现。
三、严格档案整理，坚持科学管理
档案在进行存放的过程中，要进行一定的整理针对不同的需要对档案的存放地点，存放方式等进行更改，同时还要对一些受损档案进行修复，对一些过期档案进行集中处理。因此为了有效的搞好档案的整理工作，有关工作人员应严格档案整理工作，对档案管理工作进行细化，针对档案管理工作中出现的问题进行有效的修正，采用更加科学的方式进行档案的管理。并针对档案的重要程度以及档案的时间顺序等进行合理的整理。
四、加强法律宣传，搞好保密工作
档案中涉及到了事业单位工作人员的各项隐私信息，因此事业单位在对档案进行管理的过程中，应对档案的管理工作给予足够的重视，避免因档案管理不善而造成事业单位员工隐私信息外泄的情况。首先，事业单位应加强法律的宣传，使得档案管理人员可以对档案管理的重要性产生认识，提高档案管理的规范程度。其次，档案管理人员应在档案保密工作上下工夫，制定出有效的档案保密条款，对于档案的取阅，档案信息的公布等进行严格的控制，以此减少档案信息外泄的情况。最后，有关档案管理人员在对档案进行销毁的过程中，应保障销毁的彻底性，要在多人监督的情况下进行粉碎销毁或者燃烧销毁，杜绝一切可能造成档案信息外流的机会。
五、完善档案室建设，注重服务质量
纸质档案需要一定的存放空间，档案越多占有的空间面积越大，同时由于纸质档案容易受到外界因素影响，经常会产生发霉，受潮的现象。因此有关事业单位应对档案的存放地点进行合理的选择，建立起符合存放要求的档案室，完善档案室的建设，避免档案因存放不当造成档案的损坏。除此之外，档案室管理人员的工作能力也与档案存放的质量有着密切的关系，因此有关档案管理人员应积极的学习档案管理知识，吸取周围工作人员的工作经验，注重提高服务的质量，使得事业单位档案管理工作可以取得长足的进步。
六、建立电子档案，实现信息管理
纸质的档案在存放以及查阅等方面都存在着一定的局限性，因此随着现代科技的发展，建立电子档案成为了事业单位档案管理的主要工作。在进行工在的过程中，有关管理人员通过信息录入的方式，将纸质档案转化为电子档案存放在计算机中，并利用网络技术与各部分进行连通，方便各部分的查阅，有效的提高了档案管理工作的速度，促进了事业单位档案规范化建设的进程。
七、总结
综上所述，事业单位档案规范化建设应从事业单位工作实际出发，结合现代思想理念，将档案管理向着科学化，合理化的方向推进，通过加强档案管理，完善保密制度，建立电子档案等方式，使事业单位档案管理工作可以更加的高效，便捷，符合现代社会发展的需要，促进事业单位档案管理质量的提高。
参考文献：
[1]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报.2011（20）
人事档案一般管理方法篇12
地方高校“不在编人员”，是指存在于高校事业编制以外的聘任制人员，地方高校不在编人员总体分为三大类：教学人员、管理人员和工勤人员。由于“不在编人员”身份各异、学历职称层次不一、签订的劳动合同期限不一、工作稳定性较差等诸多特点，因此，学校对他们的管理就成了临时、被动的管理。
目前，“不在编人员”的人事档案材料的管理现状主要是：一是管理不规范。“不在编人员”的人事档案没有纳入学校的正常人事档案管理，一般是由学校的劳资部门代管，更未按照在编人员的人事档案规范整理。二是档案材料不齐全。这类人员的人事档案资料仅是身份证、职称证，以及来学校后招工录用情况、劳动合同、工资发放资料等，而来校前的档案一般仍留在原单位或在人才交流中心，因其属于临时人员基本无档案材料。三是没有形成按人建档。这类人员的档案材料仅是简单存放，没有按照人事档案每人一档，仅仅是将材料分类存放，如：工资表一类、招工表一类、劳动合同一类等等。四是“不在编人员”存在“弃档”的情况。由于不在编人员在与学校合同到期后，人事档案资料仍然留在学校，个人一般不调转。甚至遇到诸如社保补缴、工龄连续、失业救济、养老退休等实际问题本人也不会来找回，形成所谓的“弃档材料”“死档材料”[1]40。
二、规范管理“不在编人员”人事档案的必要性
新形势下，如何通过规范管理“不在编人员”人事档案，以保障这类人员的切身利益，充分降低学校的用工风险，维护社会稳定，促进学校各项事业顺利发展，已成为地方高校人力资源管理的新课题。“不在编人员”作为学校事业编制的有益补充，工作在不同的岗位，也为学校的发展作出了贡献，特别是发展较快的地方高校，“不在编人员”队伍正逐步壮大。一方面，“不在编人员”人事档案的缺失，会直接导致他们在办理工资、退休、医疗、工伤、养老保险等事宜时，无法提供有效的依据，使自身利益受到损害；另一方面，这类人员人事档案的缺失，会导致非常严重的后果，如有些地方高校作为“被告”被告上法庭，也有的会因此背上沉重的经济负担。规范管理“不在编人员”人事档案工作， 不仅可以为学校领导、组织人事部门对“不在编人员”考察了解提供准确、可靠的信息和依据，更能为地方高校避免一些不必要的人事纠纷，有利于地方高校健康快速发展。
三、合理构建“不在编人员”人事档案的建议
（一）出台关于“不在编人员”人事档案管理的规章制度。
地方高校可以根据现行的《干部人事档案材料分类目录》，参照在编人员的人事档案管理办法，结合“不在编人员”的实际情况，将这类人员的人事档案收集范围、整理方法、存放档案的库房地址、专业的管理人员及人事档案管理的职能部门等都加以明确，对这些“不在编人员”，要建立相应的人事档案，并以“人”为单位进行归档，严格制定材料的归档范围，并由学校人事处统一规范管理[3]71。
（二）“不在编人员”人事档案的构建要方便实际应用。
这类人员人事档案的构建，要突出他们的岗位特点，不仅仅局限于普通人事档案材料，设计的人事档案的类目，要能真实反映“不在编人员”的个性信息，真正发挥人事档案的价值。并且，人事档案中要增加有个人参保、享受福利待遇等项目，最大限度地避免出现劳资纠纷等问题，做到有据可查。
（三）“不在编人员”人事档案材料的收集要个人和部门相互配合。
人事档案材料的收集离不开个人、用工部门和人事档案部门的配合，定期对“不在编人员”在具体工作中形成的档案材料进行收集，及时追补和不断补充新的材料。人事档案部门要对个人提供的材料进行审核甄别，提交的复印件必须对照原件，确认无误，并标明与原件相符字样，才可入档。用工部门提供的录用审批表、拟安排岗位工种情况表、劳动合同书等资料，也要是有盖章负责人签字等材料才能入档。
（四）“不在编人员”人事档案实现信息化管理。
“不在编人员”的人事档案的管理要实现信息化。采用合适的人事档案管理软件，设立具有针对性、完善的电子目录，在收集纸质文档的同时注重电子文档的收集，逐步实行信息化管理，最终使这类人员的人事档案管理也纳入地方高校办公自动化系统中。从而使相关部门的利用在符合相关手续的前提下更简便，从而最大限度地提高学校管理工作效率，也体现了这类人员档案的价值。
（五）“不在编人员”人事档案实行动态化管理。
“不在编人员”人事档案的管理应随着招录、聘用而构建，随着辞职、辞退而调转。地方高校在进行“不在编人员”档案管理时，一定要动态化地随劳动合同的续约或终止及时地确立人事档案归属，以避免出现劳动用工管理的问题。
四、保障“不在编人员”人事档案合理构建的基础
（一）建立健全完善的管理制度是“不在编人员”人事档案合理构建的前提。
依法治档是一切档案工作的前提，以《档案法》为基础，建立健全严密的切实可行的“不在编人员”的人事档案管理制度，规范归档、收集、整理等各环节的管理，使“不在编人员”人事档案管理走上规范化、制度化。
（二）领导重视是完成“不在编人员”人事档案合理构建的必要支撑。
领导重视是构建“不在编人员”人事档案工作的前提条件。学校领导要将“不在编人员”档案管理工作提到议事日程，对该项工作要给予重视和支持，并将其纳入整个人事档案工作计划之中。学校应配备足额的高素质档案管理人员、提供必要的“不在编人员”人事档案用房、配套设备、管理软件、经费等。
（三）高素质的档案管理人员是构建“不在编人员”人事档案质量的保证。
档案管理人员不仅具有一定的理论水平和政治素养，熟悉关于党和国家在档案工作方面的方针和政策，还要具备相应的专业知识和管理技能，要熟悉学校“不在编人员”用工及岗位分布情况，这样才能在工作中打破常规，创新工作，使“不在编人员”的人事档案管理更加规范、合理。
总之，在地方高校“不在编人员”人事档案构建中，一定要打破传统的档案管理误区，本着有利于促进地方高校人事制度的改革，有利于提高人事管理的专业化水平的宗旨， 主动承担新劳动合同法对档案管理工作提出的更高要求，对“不在编人员”档案材料采用科学规范的收集整理。在此基础上，对“不在编人员”档案进行合理开发利用，为地方高校提升管理水平、完善人力资源的配置、减少和避免劳资冲突、建立和谐的劳动关系起到积极的作用。
参考文献
[1]黄斌.论聘用制环境下地方高校人事档案管理的完善[J].兰台世界，2010（14）.
人事档案一般管理方法篇13
一、高校档案管理数字化是社会发展、科技发展、高校发展的必然
第一档案数字化是数字档案建设最基础的工作，就是把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，最终实现档案的快速检索、同时设备技术操作简单，存储空间小，维护方便，安全有效，并且可以实现档案数据的实时备份，这将大大提高了档案的安全性和完整性。第二建立了数字化档案管理，可以把高校的校园网、党政网、互联网、档案管理系统、高校图书管理系统等进行联网就可以充分利用高校各个部门的多方资源，达到资源共享，更好的为高校师生服务，真正做到了让档案渗入到高校发展的领域，使广大师生更好的认识档案、管理档案、利用档案。第三高校一直以来都是是社会科技发展的前沿领域，各种新技术、新科技、新设备都在这里可以很好的利用，高校的师资队伍也是有着良好的教育和学历背景，所以高校在接触新知识，获取新信息方面，有着得天独厚的优越条件，这给需要技术、需要计算机的数字化档案管理提供了很好的产生背景。
二、数字化档案管理对高校档案产生的影响
第一，对高校档案利用产生的影响。由于数字化档案管理是通过计算机等多媒体来进行档案的管理，所以每一位查询利用者只要有一台计算机就可以不受任何时间、空间的限制，只要不是涉及加密文件就都可以进入档案管理系统查阅档案信息，这就大大改变了传统手工翻阅查询档案，费时、且不容易查到等缺点，提高的档案的利用率和减少了查阅档案时间。第二，对高校档案业务工作的影响。档案要想规范管理、有效利用，最重要就是要加强对档案的收集。
那么，怎么才能有效开展数字化档案管理工作？笔者认为可以从以下几个方面着手：
第一、加强对档案人员的各项培训。这个培训既包括档案知识业务培训又包括计算机应用技术的培训。信息化背景下档案信息化建设需要既懂档案业务管理，又了解自动化、网络化技术等现代信息技术的复合型人才。而传统的档案管理只是注重保存，不注重利用的思想。要努力提高档案工作人员的工作积极性，要在工作中调动他们愿意学习新的技术、新的科技手段来加强档案的利用的思想，首先思想上要引起重视。第二、加强档案工作者对信息技术应用能力的培训。数字化档案工作是一项新技术、新信息的工作，要想开展好这项新的档案管理模式就必须学了必要的常规高校档案管理制度和档案管理办法外，还要学习适应新形势下的档案信息化相关的知识，只有学习了必要的档案知识，也掌握了信心化技术以后才能适应档案信息化的发展。再次基础上还应该对档案管理人员进行有关档案鉴别的学习，数字化档案在保存过程中受着磁盘、光盘等载体的影响，必须通过计算机进行转换，虽然这种方式速度快、节省时间空间，但是也要考虑到在实际工作中收到技术的不同影响，有可能会产生信息的不全或者错误，这就要求我们档案管理人员对档案的真实性有一定的鉴别能力。第三、加大对档案资金的投入。高校的领导，尤其是负责分管档案的主要领导要定期了解档案工作，听取相关档案负责人的工作汇报，学校要制定本校档案管理办法，用制度要管理档案、用科技要提高档案管理水平。其次要提供档案的必要物质支持，为学校档案管理配置先进设备，还要积极培养、选拔高素质的专业人才作为档案管理人员。充分认识到档案工作的重要性，把加快学校数字化档案工作作为一项重要的工作来开展。第四、及时调整更新档案信息。高校一般学生多、教师多、学校档案类别多，一般包括行政、党群、教学、科研、设备、基建、外事、人事等，所以学校管理对象、管理类别也是很繁多，每年学生招生人数、毕业人数，教职工的新近与退休、教学课程的增减、财务信息的更新、基建维修项目的增加、行政事务的开展等，各项类别要想统计清楚，完整的了解这些情况，按照传统的纸质档案是每年各个部门上交档案室后，通过查阅才能了解这些情况，而现在数字化档案，各部门主要涉及的情况有所改变，通过计算机查询就可以反映当前的情况，但这就要求各部门要及时把更新改变后的情况及时更改。第五、加强档案数字化保密保管。由于档案的数字化载体的不同，它同传统的纸质档案保管条件，保密要求都有着不同的要求。一般传统的纸质档案要求档案室有防霉、防虫、温湿度计等要求，而且保密性一般是指档案借阅要有登记、档案管理人员要遵守相关的档案保密法，不得随便把档案借阅给外人，超过档案借阅期限必须归还等等。而数字化档案往往可能及时磁盘、光盘等等这些占用空间小、存储空间大的数字文件，要对他们保管，一般就要更多的考虑系统的安全，系统的备份等。此外，由于数字化档案可以在计算机上进行查阅，所以就更应该加大网络的安全性，在录入档案的同时，要确保档案信息不丢失、不能被非法篡改等。
随着技术的发展、科技的创新，高校的不断发展，数字化档案建设在今后的高校档案管理中的作用一定是会日益增加，档案本身就是记录历史发展，是我们保存历史、传承历史、证明历史的依据，传统的纸质档案存在不容易收集、不利于保存、不方便查阅等缺点，已经不能适应于历史的发展了，而数字档案有着空间小、存储多、查阅方便快速等优点也被越来越多的高校所接受。但是这种新技术也对档案管理人员的水平提出了新的要求。如何利用好这种新技术把档案利用价值发挥的更好，如何提高信息档案部门信息管理和使用的自动化水平，提高办公效率，更好地发挥档案资料的作用已成为档案部门实现信息现代化管理的主要问题，这就要求高校档案管理人员更要努力学习新知识、新技术，不断积累工作经验，使档案管理工作适应时代要求，适应档案管理现代化和自动化的需要，为社会发展提供良好的服务。
