借助学术会议提升科技期刊影响力

摘要:

学术会议是学术交流的重要形式,也为期刊发展提供了理想交流平台,参加学术会议更是科技期刊编辑提高业务能力的有效途径。该文从学术会议的特点、会前准备、会中宣传和组稿以及会后整理和跟踪等方面探讨编辑如何借助学术会议提升科技期刊学术水平和影响力。学术会议是学术交流和探讨的动态平台,科技期刊是学术成果展示的静态平台。专业学术会议,是编辑跟踪学科前沿、结识专家学者、组稿约稿、宣传展示期刊的好阵地。有准备、有目的地参加学术会议,有助于编辑发现作者和审稿人、扩大读者群体、提高对稿件的鉴别力,也有利于专栏的约稿组稿,实现期刊的学术水平和影响力的双提升。本文从学术会议和科技期刊的共通之处,以及编辑参加学术会议的会前准备、会中宣传和会后跟踪等角度,为学术期刊编辑高效地完成参会任务提供一些建议和方法。

1.学术会议与科技期刊的异同

学术会议和科技期刊有一定的共性的同时也存在一些差异,两者共同为促进学术交流、推进科学研究发挥着至关重要的作用。

1.1团体性

学术会议和科技期刊通常都是由一个或多个组织或机构举办(主办单位、承办单位、协办单位),以学术交流和成果展示为主要目的和任务的活动,不同的是学术会议以参会为主要交流形式,而科技期刊则以论文发表为主要的展示形式。学术会议的参会群体和科技期刊的受众通常都是某一特定研究领域的专家、学者和学生(可以来自同一单位、同一地区,也可以来自不同单位和地区),都具有很强的团体性和组织性。

1.2专业性

随着科技的迅猛发展,专业分工日益明确,甚至同一专业各学科领域间也有较大差别,逐步形成了“小同行”。因此学术会议和科技期刊同样作为成果发布和交流的平台,都具有非常明确的主题和相当程度的专业性。不同的是研究机构或组织通过举办学术年会或专题研讨会等形式,进行集中的信息交流,以集思广益、启迪思路,最终达到促进科学技术发展、促进重大课题的突破和完成、攻坚克难等目的[2];而科技期刊则通过开设专栏/专刊的形式,让一个小领域的研究成果得以聚集,让这个领域的前沿进展和学术精髓以论文的形式展现出来,充分向读者透露该领域的着眼点和核心,让不同学术见解可在一个核心内容的平台上表达。

1.3交流和传播方式

学术会议与科技期刊两者的交流方式存在差异:学术会议为科研人员提供了近距离学术交流与讨论的机会和场所,并可以及时获得反馈;科技期刊则主要通过文字、图表等方式展现科研人员的学术成果以进行学术交流,很难在及时时间获得反馈。但是正因为这种展示和交流方式的差异,用于学术会议交流和展示的成果可以是很初步的、甚至是一些想法和质疑,能接收到这些信息的受众只有参会人员,传播范围较窄传播时间较短;而科技期刊因为需要经过同行评议和编辑出版流程,其成果往往是很成熟的,也具有更高的可信度,传播范围更广、传播时间更长。但是它们二者又是相互促进的:由于学术会议的参会代表和科技期刊的作者读者群同属一个研究领域,通常有较多重合,学术期刊可以通过在期刊版面、官方网站、微信公众号刊载会议介绍、会议通知及会议新闻的形式传播会议资讯,对会议具有较好的宣传作用;一些学术会议还可以通过在学术期刊发表会议主题相关专栏/专刊的形式发布的会议成果。从另一角度来看,期刊可以通过学术会议与作者读者们面对面交流,接受更多作者读者的意见和建议,甚至可以利用会议的平台对拟出版专栏/专刊征稿或评议,与此同时也在这个学科领域打响了期刊的知名度。

1.4定期性和延续性

众所周知,学术期刊是具有一定出版周期的连续出版物。随着科学的发展与变革,越来越多的学术机构将其主办的学术交流活动制度化、规范化、格式化、定期化,这不仅便于同行学者之间的学术交流,也便于会议的主办方组织和管理。当学术会议也像科技期刊一样具有一定的延续性的时候,将吸引越来越多的参会代表,会议的主题和形式也将越来越推陈出新。

2.会前准备

2.1确定会议类型

科技期刊相关学科领域会议的举办频率很高,而编辑的时间、精力和财力都很有限,根据不同的会议类型制定不同的参会策略非常重要。例如:以约稿组稿为主的,推荐选择热门学科的中小型研讨会或青年/前沿论坛,一般参会人数在200人左右;以期刊知名度宣传为主的,推荐选择各学会主办的年会,参会人数规模通常在1000人以上。英文科技期刊则应重点集中在高水平的国际会议上,或者国际合作项目的项目进度报告会。

2.2材料准备

在确定参会后,建议流程化的完成一些参会的前期工作,以便高效地开展会议期间的任务。

1)发布会讯。在期刊的网站和社交媒体(如官方微博、微信公众号)发布会议信息,并传达期刊编辑也将参会的信息,在帮助会议主办方扩大影响的同时,也便于有需要咨询出版信息的参会代表跟编辑面对面地交流。

2)内插页和宣传页。联系会议的主办方,在会议手册中加印内插页,或者在会议材料袋里面加装宣传单页,这种形式费用不高,制作简单,且受众面广。会议手册将会分发给每一位参会者,会议期间将反复翻阅,因此内插页阅读率高;而宣传单页在参会者不感兴趣的情况下,可能会直接被丢弃,利用率相对较低,比较适用于规模较小的会议。

3)展位/展台。在经费允许的情况下,向学术会议主办方申请专门的展位/展台,能够最直观地、多方位地展示期刊形象。展位/展台需要人员布置和值守,便于分发和大批量存储期刊宣传材料和期刊纪念品,也方便参会代表在会议期间到固定地点和编辑进行面对面的交流,如专栏征稿、稿件审理,稿件进度查询,投稿咨询和问卷调查等。

4)寄送与会议主题相关的期刊,或制作虚拟专辑。学术会议一般都有明确的主题,因此,编辑部所印制的会议宣传资料和所选择的赠刊一定要紧扣会议主题,加深参会代表对期刊的印象、提高他们对期刊的兴趣。如果期刊曾经发表过一系列相关主题的文章,但是分别在不同的卷期上,制作虚拟专辑是一个很好的宣传途径,既可以印制纸质虚拟专栏/专刊在会场赠阅,也可以对这些论文进行电子版的二次加工(一般只保留论文的题目、作者信息、重要方法和结论,并尽量图多文少,提高可读性,附上全文链接)在期刊网站或公众号中推送,在会场以二维码的形式分享。

5)与期刊编委互动。查阅会议的日程,如果有本刊编委参会的,建议提前跟他们联系,通过他们的个人影响力宣传期刊,增加编辑在会议现场组稿约稿的可能性。具体的做法有提前制作期刊介绍PPT放在编委的会议报告中、制作以该与会编委为召集人的征稿启事等。有想让编委在会场引荐的专家学者,也建议和编委提前沟通,对于挖掘品质稿源和拓展编委队伍都很有益处。

6)查阅参会专家信息,提前制定约稿计划。通过学术会议的网站和会议日程,了解即将到会做报告的专家的信息,重点查阅与期刊主旨相符的相关的发言专家的学术背景、写作水平、发表著作情况、被引情况、学术严谨性,从而对于该专家的写稿意向进行初步判断。尤其关注曾经在本刊发稿或审稿过的高水平专家,建议及时跟踪相关文章的引用率或下载率,以便在会议上与其沟通,拉近与专家的距离,通过长期的积累就可以获得稳定的高质量专家库和作者群。如果要制定专栏约稿计划,需要从报告人中确定合适人选名单以便与专栏召集人沟通,有计划地进行约稿。

3.会中宣传和约稿

在前期准备非常充分的前提下,编辑通过积极参与学术会议的全部过程,努力争取到品质的稿件或专栏,提升期刊的学术水平;尽力提高期刊的显示度,扩大期刊的读者群体;使期刊的媒介作用在学术会议的过程中进一步加强,更大地发挥科技期刊促进学术交流的价值。若在会议活动区有展台的话,在与会期间随时都要有专人值守,为来到展位/展台的与会代表提供期刊样本、虚拟专辑、宣传页和小纪念品,尽可能地向更多相关领域研究人员宣传期刊。通常一些与会代表会向期刊编辑提出一些期刊现状和论文发表的相关问题,都要及时有效地给予答复。在展位邀请参会代表关注期刊公众号二维码,也是扩大期刊影响力的有效途径。如果能设计有针对性的问卷调查,还能进一步摸清行业从业人员的诉求、期刊的定位和不足之处。另外,充分利用会议分会场、展板区、茶歇区展示期刊也会获得不少助益。学术会议的主题(特邀)报告往往由本专业领域有建树的专家来主讲,宏观阐述该领域目前进展情况、未来发展方向和趋势、需要关注和解决的问题及建议,对编辑在大局层面上把握该学科的发展历程和近期进展都是十分必要和重要的。很多学术会议还会根据报告的主题涉猎的领域的不同,设立若干分会场,编辑应根据会议手册中的分会场信息(分会场主题、主持人、报告题目、报告人简介等)选择与期刊主题密切相关的分会场参加。参加分会场的主要目的有三:1)发现前沿,了解热点和焦点,从而实现对选题组稿的把握;2)聆听发言,预判作者的写作方向和学术水平,以确定目标约稿人群,在报告结束后即当面肯定其发言的水平并表达约稿意愿,如果能利用一些数据库分析给约稿对象展示已发表的成果的被引情况以及本刊的优势,将更利于约稿的成功;3)建立专家人才库,有利于在以后的工作中精准地选择审稿专家,从而促进期刊学术质量的提升。如果能与编委或熟知专家在同一个会场,可以及时沟通组稿意向,利用专家的学术号召力组织专栏/转刊。不少国际会议还会采用小组讨论的形式,鼓励与会代表通过深入交流,不断激励创新思维,碰撞智慧火花。编辑应认真聆听和记录所听报告的闪光点和存疑之处,在讨论中要不怕班门弄斧,主动出击参与讨论。尤其对于一些跨学科的问题,编辑更要把不同的学科的方法和理论多进行比较和结合,不但可以发现新问题、找到新方法、启迪新思路,还让与会代表会对期刊印象深刻,十分有利于开展合作。在信息时代,随着智能手机的普及,信息处理的时效性越来越强。很多编辑原本在会后要做的工作,在会场就可以及时时间高效完成:如查询会议上新认识的专家详细信息、完善和扩充采编系统中审稿人资料等。比起会后撰写会议报道,及时撰写会议报道以及专栏的组稿意向和进度,在会议期间就向外发布更具意义。撰写图文并茂的会议报道、为专栏征稿打广告、推出与会议主题相关的虚拟专辑等,通过期刊官网、微信、微博或者主管和主办单位的新闻网站推送期刊参加学术会议的消息。很多学术会议还会设置展板区,供一些没有口头报告的学者进行成果展示。编辑通过观看展板往往能发现、培养有潜力的中青年作者。与他们进行深入沟通:一方面向他们宣传期刊,收集联系方式,定期发送期刊资讯,鼓励他们向期刊投稿;另一方面是将他们纳为潜在作者,关注其学术研究动向,丰富作者人才库,当他们产出科研成果时主动约稿。这样,既为期刊培养忠实读者,还能培养原创撰稿人。

4.会后整理

会后联系是个趁热打铁的过程,利用好不仅能加深印象、增进感情,还能进一步确定悬而未决的事项。为新认识的专家可以有针对性地推送本刊的文献,让其逐渐关注和了解本刊,为以后组稿约稿、邀请审稿、甚至作为编委打下基础。对在会上给予帮助的编委要及时以邮件、电话或者短信等形式致谢,为今后进一步合作打下基础;由编委出面组稿的专栏,要及时和编委确定稿件数量、主题、作者和交稿时间,发送正式的约稿函,定期追踪约稿论文的撰写进度。对于在学术会议现场已经口头同意撰稿的作者,可以邮件发送正式约稿函并附上期刊的稿件要求以及近期的论文模板,明确稿件的撰写要求和质量,并商量交稿日期。对于在会上见到的已经在本刊发文的作者,会后可以邮件提醒作者文章发表后的情况(被引情况、下载量、社交媒体的转发量等),并邀请作者加入学术互动平台,推送包括该作者文章在内的会议虚拟专辑并建议作者本人分享和转发,提高作者和期刊的“黏度”。运用科普化并富有趣味性的语言报道会议成果,吸引大众媒体的眼球,也是提升期刊显示度的有力手段。

5.结束语

综上所述,随着学术交流需求的日益增强,各个学科领域都会召开大量学术会议,学术会议为学者们搭建了一个很好的学术交流平台,同时成为了编辑提升科技期刊办刊水平的重要手段。科技期刊也为学术会议的科研成果转化和发布提供了重要的平台,和学术会议一样,都是学术交流的重要方式之一。为了寻求更多的与该领域学者面对面交流的机会,为了更地把握科研动态以及选题组稿,为了更好地了解作者群和读者群的需求,参加学术会议已成为了编辑的重要工作内容之一。笔者从学术会议和发展科技期刊两者的契合点出发,就会前准备、参会宣传和约稿、会后整理等方面进行论述,探索编辑在学术会议活动中工作的策略和方法,为提升期刊学术水平和影响力提供参考。

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