文书档案论文:自动化文书档案管理论文

1办公自动化文书档案管理的新特点

1.1为实现文档一体化创造了条件

文件是形成档案的基本要素，而档案是文件的精华，是文件的组成部分。但是，文件与档案又有所不同，文件是指广义的文件，即一切由文字、图表和声像等形式组合成的各种材料；档案是在一定条件下由文件转变而来的。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性，也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程，从时效、价值和系统性上讲，档案是对文件的不断扬弃，使整理完毕的文件具有保存价值。只有将分散状态的文件按一定逻辑规律整理、集中保存起来，才能形成的档案，而归档和集中保存是文件向档案转化的必要程序和条件。

1.2有效提高文档一体化管理水平

文档一体化是要从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、整理到档案归档的全过程管理，以保障文件内容的正确性、完整性和数据结构的一致性。在这过程中，主要包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化和文档规范一体化。办公自动化技术的应用使办公活动呈现出了全新的局面。在过去的文书处理工作中，工作人员过多地依赖手工操作，在收集整理文件资料时，既要求资料要完整、齐全，又要书写规范、清楚，既费时费力还容易出错。而在办公自动化平台下，这些环节都是在系统设定的环境下操作的，整个过程方便、有序、简单易行。

1.3使文件管理更加快捷、高效

档案信息检索一直是档案手工管理的难题，而如何从浩如烟海的档案文件中快速、地查询用户所需要的信息，是传统档案管理的难点之一。将办公自动化应用于档案管理工作中，能够较好地解决了这一问题，它实现了数据的一次性输入和多次利用。当文书处理人员在办公自动化系统中完成了文件的流转后，档案管理员只需转一下库，就可以完成文件从办公自动化系统到档案管理系统的转换。文书人员就可以选择所需要的文件归档，这样做满足了随时归档的要求。在使用档案时，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查询到所需要的信息，并浏览访问所需要的内容。办公自动化系统还可以提供更多种查询检索功能，比如信息按处室、项目、流转过程分类等，使档案检索更加快捷、高效。

1.4有利于电子文件的保存

在办公自动化中，形成的电子文件是记录信息、传达信息和留存信息的重要载体，它与纸质档案载体相比有体积小、寿命长、便于保存等优点。工作人员根据不同的需要，选择不同的电子载体，比如VCD、DVD和移动硬盘等。这些载体的特点都是存、读方便快捷，便于备份，易于传递，并且贮存时间长，受外部环境的影响小，不易损坏，具有较强的稳定性。

2对文书档案管理工作提出的建议

2.1将档案管理系统纳入办公自动化系统

在设计办公自动化系统时，档案部门要参与其设计规划，避免办公自动化系统中文件管理的设计功能与档案管理系统的归档不衔接、不兼容。这时，就要求档案管理人员必须提前介入，与系统设计开发人员充分论证系统的功能和需求，做好流程和总体框架设计，加强办公自动化系统中设计与档案管理部门之间的联系，使前期的文书处理与后期的归档管理这两个不同阶段、不同性质的工作紧密结合起来，以提高文件传递的安全性、性、性和时效性。

2.2确保电子文件的安全

随着网络技术的迅猛发展，电子文件和档案信息安全问题越来越重要。例如，在实际运用的过程中，经常出现电子文件在运行过程中丢失数据，造成档案保存不完整的情况；从安全方面看，如何保障网络不受病毒或黑客的攻击；在使用过程中，如何合理设置权限，避免人为因素对电子文件的篡改、删除或下载，确保文件的安全等。因此，实行文档一体化管理，必须以信息安全为前提。在保障电子文件的信息安全时，要做到以下几点：①以系统完善的软硬件功能设计为基础，运用加密技术、防火墙技术和计算机病毒防治技术等，保障系统安全功能的完备性；②建立健全安全管理的规章制度，并以此为保障，建立由保密部门、文秘档案人员和其他相关部门组成的档案信息安全保密组织体系，切实落实安全责任制，必要时，要对系统所在的重点场所做防盗处理，为档案信息网络实施整体安全防护；③加强管理人员的安全意识，规范操作，精心维护，并建立身份认证，设定用户权限等；④定期进行安全培训和教育，让所有系统使用者都熟悉系统的使用和操作规程，正确使用。因此，在关注电子文件的信息安全问题上，既要注意技术因素，也要注意非技术即人为因素，建立全过程的安全防护体系。

2.3文书档案标准化和规范化管理

传统文书档案的归档主要是纸质文件的立卷归档，立卷人根据自己的经验和理解组卷，很难统一立卷标准，这样，就会影响到归档案卷的质量。在办公自动化系统环境下，文书档案的归档管理工作包括电子文件的网络归档和纸质文件的归档两部分，最主要的是电子文件的网络归档。其中，所有的电子文件都在设定的系统下产生，要求文书档案管理工作在文件登记、编号、扫描、上网、运转和结束等各个环节的流程中，必须按照系统要求规范操作，以确保流转文件信息的性、完整性。与此同时，还要明确从电子文件转入档案库、整理归档的流程和环节，统一著录标准，明确各归档部门的归档职责、范围和管理权限，以保障电子档案的质量。因此，在办公自动化环境下，有效提高文档一体化水平和工作效率是非常重要的。

2.4提高文档和信息技术人员的综合素质

要想做好办公自动化环境下的文书档案管理工作，不仅需要文书管理人员、档案管理人员和信息技术人员的共同参与和紧密配合，还需要不断提高文档和信息技术人员的综合素质。这就要求文书管理人员在公文收、发流程的各个环节中，要严格按照标准操作，确保档案信息的正确、完整和规范；而档案管理人员在掌握了相关专业知识的同时，还应尽可能多地学习、掌握一些信息技术，能够熟练操作办公和档案管理系统，并根据具体的操作情况，对系统的进一步完善提出建设性的意见。同时，信息技术人员应尽可能了解相关的文书档案管理知识，掌握电子文件归档管理的流程和要求，加强与文书档案人员之间的沟通。只有这样，才能做好系统设计、应用、维护和改进等工作，通过网络信息技术推动文档一体化管理的顺利实施。

3结束语

综上所述，自动化的办公环境为做好文书处理和档案管理工作提供了保障和新方法，而档案管理工作人员应该把握好这个机会，综合分析办公自动化环境下档案管理工作的特点，研究、分析出文档一体化管理的有效办法，从而将文书档案管理工作做得更好，为企业的发展作出应有的贡献。

作者：冯静美 单位：广东鼎丰纸业有限公司

文书档案论文:公正文书档案鉴定工作质量管理论文

一、公正文书档案鉴定工作概述

公元前六世纪的代书人制度是公证制度的起源，历经宗教公证的完善，发展到现在的国家公证人的现代公证制度。由于其在社会经济活动中无可取代的地位，而愈来愈受到人们的重视。公证文书作为公证制度的最终成果体现，具有无可置疑的证据力和执行力，在现代各国都将其作为国家档案的重要组成部分。因此，对公正文书的鉴定工作是至关重要的。公证档案是公证人员和当事人在具体时间、具体地点、具体行为记录，也就是说当事人当时的一举一动、一言一行都是由公证人员以文字形式记载下来，并确定其真实合法性。文件档案鉴定是评价主体以一定的评价尺度或标准来衡量被鉴定的文件档案这一客体价值的活动过程。在档案鉴定过程中，由于文件档案自身价值存在多样性、相对性和潜在性等特点，再加上参与评价的主体在学识水平、分析问题能力等方面的差异，就会出现对同一鉴定客体得出不同鉴定结果或意见的情况。面对此种情况，为了较大限度地实现鉴定工作的科学性及鉴定结果的性，必须确立明确的档案鉴定标准依据，特设鉴定机构、统一鉴定程序、科学化管理方式，保障档案鉴定工作的有序进行。

二、公正文书档案的重要性

公证处存档的公证档案，有重要的利用价值，在一定程度上相当于机密档案，在人们的社会生活中起着重要作用。一方面，在市场经济活动中，大部分文件档案的履行都要持续一段时间，有些可长达几十年，在这期间，人们受客观外界的影响，以及形势的变化，可能在主观上会出现某些偏差，不履行或不能履行自己的义务。公证文书档案就像一个非常有威信的监督者，默默地约束着当事人要对自己的言行负责。另一方面，在市场经济活动中，调解和诉讼通常是解决矛盾和纠纷的办法。因为档案客观记录了以往发生的事情，当时的状态、当时人的真实意思表示，可以澄清有关事实，所以公证书连同公证档案的作用非同一般。在大量调解和诉讼实践中，司法机关和各级行政主管部门对公证档案一般都给予采纳。

三、现行公证文书档案鉴定工作中存在的问题

1.鉴定理论问题

我国的档案鉴定理论是结合我国档案工作实践，学习原苏联档案学理论的基础上，吸收民国时期档案学有关档案鉴定理论上形成的。建国以来长期形成并得以贯彻的具有我国特色的档案鉴定理论，虽在实践中证明了其价值，但同时也证明了这些理论自身存在着的不足之处:造成“档案价值”概念的模糊，鉴定理论的框架构建不完善；对应用技术研究的不足，造成具体操作中的技术、标准、鉴定质量的检查与控制的方法空白或残缺，忽略了档案价值中实际存在着的数量关系，缺乏足够的定量分析的成分，显然存在着具体操作上的困难。由于鉴定理论的缺陷使鉴定质量无法得到保障。

2.待鉴定的文书档案数量繁多

2.1进馆问题

档案界一直把馆藏量为档案馆的重点，衡量档案馆的规模以及达标升级评定中，馆藏量均为主要硬件之一，使丰富馆藏成为各档案馆追求的主要目标。在增加馆藏的片面指标下，一些不具有进馆价值的档案也随之入馆，造成进馆档案质量不高。由于上述原因，档案馆需要鉴定的已不仅仅是有鉴定价值的到期档案，还有相当一部分冠以长期、长期之名，却无实际保存价值的档案。

2.2认识问题

另一方面，档案馆没有做到有计划、周期性地开展鉴定工作，导致需要鉴定的档案日益增多。由于鉴定工作费时费力且见成效，档案馆未将鉴定工作放到应有位置，致使鉴定负担越来越重。

2.3鉴定程序问题

鉴定程序问题主要体现在两个方面。及时，鉴定程序复杂。目前，档案采取的是案卷装订法。在具体鉴定过程中，若发现卷中若有不符合保管期限的文件，就必须按照处理手进行处理。首先进行拆卷，将不需继续留存的文件剔出，并在卷内文件目录上注明。然后调整档号，保管期限的调整、案卷的变化，需要重新编排档号才能保障管理和利用。调整检索工具，案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具都需作相应调整、更改。这一系列复杂繁琐的操作工作，令许多鉴定工作人员望而却步。

2.4鉴定标准问题

我国现行的文书档案的鉴定标准依据的是1987年颁布的《文书档案保管期限表》，此保管期限表虽然在多年的文书档案的接收、立卷、鉴定工作中起到了重要作用，但实践证明，文书档案内容庞杂，涉及面广，在鉴定时困难较大，不便于鉴定人员操作，影响了鉴定工作的开展。其次，文书档案的珍贵程度鉴定不准。对于同一份文书档案材料，不同的档案管理机构的鉴定期限有一定的差异，有的作为长期收藏，而有的可能作长期甚至短期保存，而一份真正的、有价值的文件材料应该从历史的角度、从社会的角度综合评定它的价值，这样才有利于珍贵档案的保存，才能体现档案管理机构的作用和地位。

2.5归档文书档案的问题

首先，文书档案是工作活动的原始记录，但不一定是真实的记录。这在不同时期和不同工作领域都不同程度地存在，档案工作者不可能、也不允许改正档案材料原始内容，但有责任也有义务对其进行鉴别、评价，以指导利用者。其次，不少单位除综合部门形成的红头文件外，对于其他部门的文档往往长时间没有文件归档。个别文件材料还不完整，编号文件本身连接不上，缺附件、少底稿等现象普遍存在。这样，在不同程度上造成了归档文件材料不完整。

2.6管理方式问题

装订式案卷是目前档案保存的一种基本形式。这种形式影响鉴定工作的顺利开展，现在对档案鉴定后，如发现失去保存价值需剔除的档案，即使仅有一份，也要全卷拆开，页号重编、目录索引重新搞，一系列的连锁反应，工作量十分大。因此，很多情况下，明明知道有些案卷的档案已失去保存价值，但考虑到牵一发而动全身，即停止剔除工作因而滞后了鉴定工作的经常开展。

2.7期限问题

长期以来，档案部门一直承袭这样的理论与办法，即上级机关下发的文件除对本机关颁发和形成的外，其保管期限为长期或短期，并认为“这样会减少重复档案的数量”，但在实际操作过程中上，并没有达到减少库存的目的效果。目前档案室、馆中文书档案中长期卷的比例十分大，有的同一份文件可能会在同一档案馆的多个卷中找到，同一馆内重复性就这样大，加之上一级的档案馆也要长期或长期保存这部分档案，因此，这也是造成重复性归档的现象的重要原因。

3.提高公正文书档案鉴定工作质量的策略

3.1完善鉴定理论

我国现行的鉴定理论侧重于对鉴定的原则、保管期限、一般分析方法和保管期限表以及鉴定工作组织的研究，而对档案鉴定中的基本理论研究和应用技术研究等方面做的不够深刻，缺乏足够的实用性，可操作性不强，在实际工作中就显得空泛。因此，要完善档案鉴定理论，使其更具有实践操作性，逐步实现鉴定标准的多元化，更有效地指导实践。借鉴西方相对成熟的鉴定理论体系时，要加以正确的吸收与借鉴，同时要结合我国档案工作实际情况加以发展、完善，形成具有针对性的档案鉴定理论，以引导鉴定实践前行。

3.2设立专门鉴定机构

为了确保鉴定工作顺利进行，在档案馆内应健全必要的组织机构，专人负责鉴定工作，建立必要的监督机制，严格鉴定销毁制度。对馆藏到期档案进行统计，对馆(室)藏的文书档案的珍贵程度、文书档案的质量评价和保管期限的鉴定工作，主要是制定鉴定计划，对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行分析、甄别，提出鉴定意见，确保鉴定工作有条不紊地进行。为当事人保密是公证处的义务和职责，为确保这项职责的正确遵守，公证机构应设专人保管公证档案材料，防止遗失或泄密。

3.3细化文书档案保管期限表

各级档案室可以依据国家关于档案保管期限的规定，并结合本机关的实际情况及档案特色细化保管期限表条款，制定出条款清晰、内容丰富精练、层次分明、明确具体、可操作性强，即符合、系统、要求的文书档案保管期限表。也可以在条款附上详细说明或举例，使条款规定更加明确具体、便于操作。特别注意的是，档案室细化的文书档案保管期限表，需经本机关领导人审查批准后，要以书面形式上报档案行政管理机关或档案价值鉴定工作组织机构，经过审查批准后才可实施。

3.4规范鉴定程序

3.4.1重视进馆质量

加强在档案进馆之前的鉴定工作。在立卷、确定保管期的筛选、鉴定，档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到的鉴定，档案馆接收之前对案卷进行的检查这三个环节上加强鉴定力度，确保案卷质量的关键，为保障档案进馆质量。

3.4.2完善鉴定程序

改变档案鉴定工作的一次鉴定制，规范为二次复核制、三次确定制。及时，由文书处理部门在鉴定当中,按照国家档案局颁发的机关文件材料归档和不归档的范围等规定划分，剔除无保存价值的文件，划分档案的保管期限后将应归档文件移交档案室。第二，由档案室鉴定人员复核归档档案保管期限划分的性,对移交进室的档案进行再鉴定,以提高鉴定的性。三是在档案局确定进馆单位的前提下,由档案局专门鉴定人员指导、监督、协助机关档案室人员对应移交进馆的到期档案、销毁档案等做的价值审查及保管期限确定。此外，对按手续办理准备销毁的文件要坚决销毁，使其尽量减少差错,以保障档案馆藏的质量。

3.5加强信息技术在文书档案鉴定工作中的运用

3.5.1数据库技术在文书档案信息化管理中的应用

首先我们要建立档案数据库，将所有库藏的档案资源按照一定的著录格式与标准进行计算机存储。具体来说，文书档案数据库一般具备档案数据的录入、修改、查询、删除、统计显示和输出等功能。用户界面要简洁直观，档案材料的所有著录项都能在屏上显示，并且著录项中的内容和排列顺序与纸质档案排列一致，符合录入人员的习惯，便于校对鉴定。数据库应当具有较强的自动纠错功能，有效地避免数据录入及人工校改中出现的差错，确保档案数据存储的质量，力求、规范。

3.5.2检索技术在文书档案鉴定工作中的应用

在文书档案鉴定过程中，充分利用检索技术。传统的档案检索采用人工检索，有目录、索引、专题汇编等工具，检索速度缓慢，不能及时满足鉴定工作的需求。现代的检索则已实现计算机检索，有关键词、条件、逻辑、模糊、组配和属性检索等方式可供选择，用户只需将查阅信息输入，计算机就能迅速将符合要求的所有文件调出。用户可根据需要直接通过屏幕阅读文件内容，也可以采用打印输出。如果需要档案原件，则可以根据屏幕上显示的文件编号从库房卷盒中调出文件，这样就大大提高了鉴定工作的效率。

文书档案论文:医院文书档案管理论文

1取得院领导重视

文书档案管理工作离不开院领导的大力支持，文书档案管理人员需向领导阐述自己的工作性质，证明这项工作的重要性，及时向领导汇报工作情况，取得领导重视。

2完善文书档案管理基础设施

文书档案管理离不开打印机、复印机和扫描仪等基础设施，医院应加大对文书档案管理工作的资金投入，完善管理设施，提高办公自动化水平，进而提高员工工作效率。

3创新管理理念

信息化发展迅猛，具有便于信息检索、更新、维护的优势，医院应建立自己的网络信息管理系统，并将文书档案信息管理纳入其中。把以前纸质的文件都分类录入到数据库中，此后的每份文书档案信息按照规范的分类方式分别存入不同的数据库。医院工作人员在借阅档案资料时，可以先征询信息管理员的同意，通过网络快速查找。采用这种管理方式可以节约纸张，防止信息因纸张损毁而丢失，更具安全性。此外它还具有管理方便、查询快捷的优势。

4注重文书档案信息的安全性

对于纸质档案，要注意保存在安全位置，既要防止信息泄露，还要预防纸张损坏。可以定期将文书档案资料装订在一起放入保险柜中。如果采用信息化手段管理医院文书档案资料，必须重视医院网络信息系统的安全性，通过及时更改密码，设多重密码，及时更新系统、更新病毒库等方式保障信息安全。对于十分重要的信息，医院可以选择不联网保存，以防黑客入侵。

5加强文书档案管理的监督工作

做好文书档案的监督工作要从两方面入手：文书档案管理部门，医院各科室。

1.监督文书档案管理部门。建立科学的监管方案，设立独立的监管人员，督促文书档案管理工作者及时完成接收到的任务，不得随意拖延或将任务转交他人，不得随意透露医院文书档案信息，档案归档要严格按照归档标准，注意档案信息录入的性。

2.监督医院各科室。文书档案管理部门要委派专人定期要求各科室汇报档案信息，不允许各科室出现文件资料大量堆积情况，从源头掐断档案信息遗失的苗头，确保档案信息完整无误，保障文书档案管理部门年终不会出现工作大量积压。

6重视文书档案管理队伍建设

文书档案管理工作虽不能为医院创造直接的经济利益，但它却是医院长远发展的保障。因此，医院要提高管理队伍综合素质，建设一批思想端正、技术过硬的文书档案管理工作者。重视对文书档案管理队伍的建设，引进专业管理人才，对现有工作者展开培训，提高管理人员对管理工作的重视程度，传授专业管理技能。此外还要对文书档案管理人员定期开展思想政治教育，提高他们的保密意识，确保医院重要信息不会泄露。鼓励员工开拓思维，寻求更好的管理手段，提高工作效率和工作质量。

7采用激励机制

医院可以在文书档案管理部门采取激励机制，对于工作效率高、工作质量高的工作人员给予物质奖励，以此提高大家的工作热情，让管理人员更重视自己的工作。重视文书档案管理，就是对医院信息安全的重视，是对医院长远发展的重视。我们应积极学习先进技术，创新管理理念，改善管理方式，在发展中不断弥补不足，适应医院对文书档案管理提出的新要求。

作者：王晶选 单位：清远市中医院

文书档案论文:文书档案职业道德论文

一、强烈的事业心和责任感

文书档案工作又有高度的政治性，又是一项由许多具体环节组成的事务性的工作。文档、档案工作的性质决定了从事这项工作的人，要有强烈的事业心和崇高的责任感。首先，要理解文书、档案工作的重要性，热爱自己所从事的文书、档案工作。其次，对文书、档案工作在机关工作中的地位和作用要有正确的认识，这样才能勤勤恳恳、默默无闻地做无名英雄。文书、档案工作是一项服务性的工作，是为领导机关和领导同志服务，为基层服务的。这种服务体现在每一件公文的办理中，具体说，党政机关为了贯彻党和国家的力针、政策，将要制定、和利用一些公文，而从公文的起草到印刷、发送出机关，都离不开文书、档案工作。上级机关下达的指示、命令，下级反映情况、汇报工作的公文，也都要经文书、档案工作人员的手来具体办理。可以说，党和国家的各顶事业的成就，中间都包含着文书档案工作人员的一份辛勤劳动。文书档案工作人员应当感到光荣和自豪，并以高度的事业心和责任感做好文书、档案工作。

二、遵守纪律，严守秘密

文书档案工作人员处理、管理的公文，许多是涉及党和国家以及单位政治、经济、军事、科学文化等重要秘密，或重大的机密科研成果。如果我们不严加防范，失去警惕，就有可能使党和国家在政治上、经济上遭到不可弥补的重大损失。文书档案工作人员接触和掌握了大量重要的核心机密，因此，文书档案工作人员不仅要严格遵守保密纪律，而且应该具有高度自觉的保密观念和良好的保密习惯;不该说的，不说，守口如瓶，不该看的，不看;不该记录的，不记录。不在私人通信上或公共场所、家属子女面前谈论机密信息，与亲戚朋友的交往要适度，要谈吐有止;遵宁纪律，同时也要严格按照工作的职责行事，不以工作之便谋取私利。文书档案工作人员是机关中经常在领导同志身边工作的人员，同领导同志接触机会比较多，了解的机密也比较多，因此，他们在为机关、为领导同志服务的同时，又有假借领导同志名义谋取私利的机会和可能，也有失密、泄密的可能。因此文书档案工作人员应严格遵守纪律，清正廉洁，严守党和国家的机密，以自己的言行确保一切秘密的安全。文书档案工作人员应当严格遵守党和国家制定的一系列有关保密工作的方针、原则和条例，确保国家秘密。

三、精明干练、主动负责

文书档案工作是一项服务性的工作，要严格按照领导机关和领导同志的意图办事，同时还要处理许多事务性的工作。因此，文书档案工作人员应当头脑灵活，思路敏捷，办事利落、迅速而有条理，大事小事，案前百事，能分清轻重缓急，大事不误，小事不漏。文书档案工作的服务性和事务性，决定了文书、档案工作人员要有勤奋工作，主动负责的工作态度。文书档案工作人员应当腿勤、手勤、脑勤。在一些规模较小的单位，文书档案工作人员同时兼任秘书工作，工作任务里，因此更需要勤奋并且要有积极主动的负责精神。

四、埋头苦干、严谨精细

埋头苦干和严谨精细，是文书、档案工作人员应有的工作态度和工作精神，也是职业的行为准则。文书档案工作是属于事务性、服务性的工作，这些工作往往都很具体、繁杂，每一桩，每一件，不干不行，干好义不容辞，要做好这一工作，就必须具有兢兢业业、勤勤恳恳、积极奉献的精神。文书、档案工作又是十分细致的工作，有许多相当细小、零碎的环节，稍一马虎，就会出现这样或那样的纰漏和差错，只有具备严谨精细的工作精神，才能做到周到、圆满。

五、谦虚谨慎

平等待人谦虚谨慎，平等待人，是高尚的品德，也是从事文书、档案工作的人员必须具备的工作作风。文书、档案工作的重要性和服务性，要求我们待人接物、处理问题都必须谦虚谨慎，有礼貌，平等待人。对上级要用尊敬、求教、商量的态度，对下级尤其应注意要有礼貌、平易近人。文书、档案工作人员要四忌:一忌命令口气、居高临下;二忌急躁情绪，心不在焉;三忌冷言冷语，语调生硬;四忌指手画脚，以势压人。总之，文书档案工作人员要加强自身的品德修养，这既是文书、档案工作人员应遵守的职业道德，也是为自己树立了良好的形象，有利于工作的开展。

作者：白玉单位：鸡东县安全生产监督和煤炭管理局

文书档案论文:文书档案管理制度论文

一、秦汉简牍官文书档案的收藏与管理

1.秦汉简牍官文书档案的收藏机构和管理人员。秦汉时期是我国封建制度的初创期，从中央到地方政府各项管理制度不断建立和完善，简牍官文书档案管理已建立了一套从中央到地方比较完善的管理机构，配有专门的档案管理人员和档案库房,在中央设有石渠阁、兰台、东观、麒麟阁、天禄阁、仁寿阁、石室等，专门收藏官文书档案、图籍等，由令史专门负责官文书档案的保存和管理。班固《两都赋》曰“：天禄、石渠，典籍之府。”《汉宫殿疏》云“：天禄、麒麟阁，萧何造，以藏秘书贤才也。”《太平御览》曰“：未央宫有石渠阁，萧何所造，藏入关所得秦之图籍。”兰台隶属于御史府，由御史中丞负责管理，具体掌管图籍秘书，称为“兰台令史”，主要收藏和保存皇帝的诏令、各级官员的奏章和奏疏、国家颁布的重要法律文书、各类舆图、郡县的上计考核集簿档案等。东观是东汉时国都洛阳的一处收藏文书档案和秘书典籍的档案库。《后汉书•安帝纪》注引“:洛阳宫殿名‘:南宫有东观’。”《隋书》载：“四方鸿生巨儒，负褒自远而至者，不可胜算。石室，兰台，弥以充积。又于东观及仁寿阁集新书。”东观藏有皇帝的诏书制令、历朝注记、臣僚的奏疏、功臣功劳簿等重要的档案文书。石室是两汉时期用来存放功臣受封时所立丹书铁券的专用档案库房。《史记•太史公自序》记载：“‘小子不敏，请悉论先人所次旧闻，弗敢阙，’卒三岁而迁为太史令，触史记石室金匮之书。”《汉书•高帝纪》云：高祖“与功臣剖符作誓，丹书铁契，金匮石室，藏之宗庙。”秦汉地方各级政府和军事机构也有系统的专属分管简牍官文书档案工作的官员和专门收藏简牍官文书档案的库房。郡级行政单位设有主簿、主记室史和书佐等官职专门负责相关简牍官文书档案工作。《后汉书•百官志》“：皆置诸曹掾史。本注曰：诸曹略如公府曹，无东西曹。有功曹史，主选署功劳。有五官掾，署功曹及诸曹事。其监属县，有五部督邮，曹掾一人。正门有亭长一人。主记室史，主录记书，催期会。无令史。閤下及诸曹各有书佐，干主文书。”县级及县级以下的行政单位也设有专门的简牍官文书档案管理人员，如县令长的属吏中县丞、令史、主簿、户曹等。县丞有兼署文书档案的职责；令史的主要职责就是掌管收发文书档案相关事宜；主簿的主要职责是记事和管理文书；户曹负责管理本县的户口名籍档案等。《后汉书•秦彭传》“：每于农月，亲度顷亩，分别肥塉，差为三品，各立文簿，藏之乡县。”睡虎地秦简《编年记》载，墓室的主人喜，19岁被任命为“史”。史就是当时从事官文书管理的小吏。喜还先后担任过安陆御史、安陆令史与郡令史，专门负责掌管文书档案等工作。秦汉时期的军事边塞地区也设有专门的简牍官文书档案的管理机构和人员，汪桂海先生在其《汉代官文书制度》一书中就指出，侯官是汉代军事边塞文书档案管理的基层单位。“候官是最基层的正规的文书档案保存机构，烽隧和部收到候官所下的文书都要缴回候官立卷存档，所以在部与烽隧一级的单位里很少存留文书档案，而候官以上的官署则或为收藏大量文书档案的地方。”1976年出土的居延甲渠侯官遗址，就发掘一个文书管理室，出土相关官文书简牍九百余枚，整理出王莽天凤到建武初年的官文书档案四十多卷。

2.秦汉简牍官文书档案的分卷收藏。从大量的秦汉出土简牍的放置情况来分析，秦汉时期已经有意识的对简牍官文书档案进行分类收藏保管，官文书档案分级保存意识已经初露端倪，同一时期或同一类型的简牍官文书档案在处理完毕之后，会被分类捆扎成卷或捆简册的形式，在各个级别的衙署文书档案室进行妥善保存。如在睡虎地、张家山、尹湾、居延等地出土的大量秦汉时期的简牍中充分反映了秦汉时期简牍官文书档案的分卷收藏制度，官文书按照时间、内容、性质、范围等进行分类保存。秦汉简牍官文书档案按时间分卷收藏，简牍官文书档案多以月、季度或年份为分界线，分别称之为月簿（籍）、四时簿（籍）和年簿（籍），有时为了需要官文书还以日记载分类。其中以月簿最为常见。如居延汉简中的兵簿简牍文书载“，汉元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候获敢言之，谨移十月尽十二月完兵出入簿一编敢言之。”汪桂海先生在其《汉代官文书制度》一书中考证居延汉简中的案卷签牌的起讫时间，并把汉代官文书档案分卷归类为六种类型：某年某月尽某月、某年某月尽某年某月、某年尽某年、某年某月、某年、某年某月以来。除一种是进行过程中的文书以外，前五种都为完整的官文书档案体例。其实，可以看出简牍官文书档案多以月、季度或年份来分类。

二、秦汉简牍官文书档案立法

1.秦汉官文书档案的副本制度。秦汉时期为了防止官文书档案被篡改，设置了专门的文书档案副本制度，并制定定期核对的制度。官文书的正本由长官签署发出后，由书佐或史誊抄留底的官文书档案为副本。副本制度是秦汉官文书档案管理制度的重要组成部分，关于简牍官文书档案副本制度的记载有很多，如睡虎地秦简《秦律十八种•尉杂》曰“：岁雠辟律于御史。”里耶秦简“：库武敢言之，廷书曰令史操律令诣廷雠，署书到、吏起时。有追。今以庚戌遣佐处雠”《里耶秦简牍校释》解释“：雠律令，校勘律令。《慧琳音义》卷七十七‘雠校’注引《风俗通》云‘：二人对校为雠。’《正字通•言部》‘：雠，校勘书籍曰雠，比言两本相对覆如仇雠。’”

2.秦汉官文书档案的安全与保密制度。为保障文书档案的收藏安全，秦汉政府专门立法来防止火灾，严禁把火种带进收藏文书档案的府库。档案入库后，必须经过检查确认没有火源以后，才能关闭府库房门。制定了文书档案定期检查制度，派专人轮流值夜巡查。规定不能在收藏文书档案的府库周边新建官员居舍。睡虎地秦简《秦律十八种•内史杂》中就规定“:毋敢以火入臧（藏）府、书府中。吏己收臧（藏），官尚夫及吏府夜更行官。毋火，乃闭门户。令令史循其廷府节（即）新为吏舍，毋依臧（藏）府、书府。”秦汉时立法对于玩忽职守丢失官文书档案和伪造文书的官吏都予以严厉的处罚，睡虎地秦简《法律答问》规定“:亡久(记)书、符券、公玺、衡羸（累），己坐以论，后自得所亡，论当除不当?不当。“”发伪书，弗智（知），赀二甲。今咸阳发伪传，弗智（知），即复封传它县，它县亦传其县次，到关而得，今当独咸阳坐以赀，且它县当尽赀？咸阳及它县发弗智（知）者当皆赀。”秦汉时期的统治者们已经认识到官文书的运作对于保障国家政令正常传递，保护国家重大机密的重要性，为此建立了严格的官文书档案保密制度。如居延汉简中有“坐外吏窥府书，甚毋状”就是指不负责官文书档案管理工作的外任官吏不能阅览府库中的官文书，如有违反必定以重刑惩罚。

综上所述，秦汉时期简牍官文书是封建国家体制下各种政令信息传递的主要载体，秦汉行政体系能够正常运行是依托于秦汉官文书传递展开的，为保障各级政令传递的畅通与行政管理工作的顺利开展，秦汉时期确立并完善了相应的简牍官文书档案收藏和管理制度，并对日后几千年的中国文书档案工作制度产生了重要的影响。

作者：贺科伟单位：河南师范大学图书馆事业与文化研究中心

文书档案论文:文书档案管理的水行政执法论文

一、水行政执法档案管理存在问题的原因

（一）对水行政执法档案管理工作重视不够有些领导同志把执法工作的重点放在抓行政执法的过程上和抓行政执法的效果上，他们并不了解水行政执法档案管理工作的重要意义，往往忽视了水行政执法后的执法档案资料的收集、整理工作，因此对水行政执法档案管理工作投入的人力、物力、财力也就不足，从而造成水行政执法档案管理工作无法良性开展。

（二）执法人员素质有待提高根据河南省水政监察总队对河南省24个支队和154个大队的调查结果显示：水政监察大队的人员（3832人）中，中专以上学历为2017，占总人数的52.6%；大专以上学历为1497人，占总人数的39.1%；本科以上学历为318，占总人数的8.4%。从学历结构看，本科以上学历人数较少，大专以上学历的人数比例也不足50%，学历结构有待于进一步优化。有的大队虽然引进了文书档案管理专业的人员，但在案卷的整理和法律文书方面的知识还不足，需要展开专门的培训。

（三）经验交流欠缺档案利用不足要想提高水行政执法档案管理工作水平，各个水政监察大队之间就要不断地进行经验交流，只有通过经常性的经验交流才能找出本单位在水行政执法档案管理方面的差距和不足，也才能总结出本单位在水行政执法档案管理工作方面的经验。通过经验交流会促进各个水政监察大队在水行政执法档案管理工作水平的提高。另外，只有不断利用水行政执法档案，才能提高领导同志对水行政执法档案管理工作重要性的认识，从而加大对水行政执法档案管理工作的投入力度。

二、加强现代水行政执法档案管理工作的办法及措施

（一）强化责任，提高认识要加大对水行政执法档案资料管理的重视力度。各级各类水行政监察机构要把水行政执法档案资料管理和利用工作提升到重要的办事日程上来。明确各个水行政监察机构的水行政执法档案资料管理责任，经常组织检查组进行检查通报。对水行政执法档案资料管理不力、不善的要责令整改，并对整改方案进行监督和指导。

（二）严格执行水行政执法档案资料管理规定要想使水行政执法档案资料的管理更好地服务于水行政执法工作，就要严格执行档案资料管理规定。根据《关于印发水行政执法文书档案管理办法》中对水行政执法文书档案资料管理的有关规定，要对各种档案资料立卷归档进行严格的要求，认真收集、积累、整理水行政执法档案资料，然后分门别类进行归档，使所有的水行政执法资料都达到统一格式、统一标准。

（三）水行政执法档案资料整理应按章有序进行水行政执法档案资料整理与分类应按照水行政执法档案形成规律和特点，将水行政执法档案分成一定的类别和属类。保持水行政执法档案资料的有机联系，使其有系统、有条理地反映执法活动的历史面貌。划分类别和属类的标准要一致，层次要清楚，条理要明晰，不按年度分类，只按项目分类。

（四）强化水行政监察人员的业务培训水行政监察执法人员中有些人未经过专项培训，监察执法队伍中即懂专业又懂法律的人才比较缺乏，部分执法人员在执法过程中，法律知识掌握不够，业务不熟悉，造成执法水平较低。一些案例告诉我们，因对执法证据收集程序、步骤的不熟悉，造成执法过程不规范，不能把案件办成铁案。因此，必须经常开展执法人员业务培训，规范执法程序，提高水行政监察执法人员的业务素质和执法水平。

（五）应建立“案件首问负责制”和“案卷档案调用管理制度”对每一起违法案件都要明确主要经办人员，经办人员同时负责案卷、证据的整理，并负责及时将案卷移交给档案管理人员。案卷档案的调用和管理必须明确专人负责，并有专门场所保管案卷，做好调卷记录，要做到“专人、专柜、专室”。

三、结束语

规范水行政执法档案资料管理工作，是现代水行政执法水平高低的一个重要表现。目前水行政执法档案资料管理工作存在一些问题，已经对公平、公正执法工作产生了影响。加强水行政执法档案资料管理工作，必将对现代水行政执法规范化、程序化起到推动作用。

作者：王金兰单位：河南省周口市川汇区水务局水政监察大队

文书档案论文:医院文书档案管理论文

1医院文书档案管理特点

作为医院重要事件与公文活动的资料汇总,文书档案记载着医院的发展史,是医院实现良性管理的依据。医院文书档案管理有三大特点。其一是规范性,文书档案多数都属于医院领导部门的公文,医院文书档案管理的重点就是对该类公文进行管理,它的规范性集中体现在公文的类型、检查、传递等方面都规定严格。其二是服务性,文书档案作为医院或者部门的决策、参考资料,有着很强的服务性。只有重视其服务性,才能进一步优化医院领导工作效率以及文书档案信息化管理,便于患者进行更好的查询服务。其三是保密性,由于文书档案记录着医院内部很多重要信息,因此必须要避免信息资料的泄露,以防止心怀不轨之徒理由信息资料做出非法勾当,损害医院的形象与声誉。可信的文书管理工作,是医院实现可持续发展的重要保障。

2医院文书档案管理对策

2.1提高医院文书档案现代化管理意识

医院应该具有文书档案的现代化管理意识。从医院管理角度来讲,重视文书档案管理需要从领导做起,只有领导对文书档案管理的重要作用有了深刻的认识,才能让档案人员对文书档案的管理形成科学管理意识。当医院对文书管理有了一定程度的重视,才能不断对文书档案管理制度进行完善,对相关的硬件配套进行更新,以严格的制度做好文书档案的规范管理,进一步深化医院的文书档案管理能力。与此同时,医院文书档案管理主要服务于医院的医疗诊治工作,在现代化科技信息发展过程中,医院文书档案管理者必须通过职业素养提升来熟练运用计算机技术强化医院文书档案的现代化管理,既为医院的医疗服务提供资料查询帮助,又能让医院文书档案管理水平更一层楼。所以,作为文书档案管理者,应该具有高度服务意识,认真收集、整理、管理医院文书档案,加强档案的汇编与分类工作,让医院在医疗服务中有据可依、有章可循。

2.2优化文书档案管理工作

在科学技术的发展影响下,医院医疗卫生体系的改革正在持续进行,在目前形势下,医院文书档案随着现代化科技的发展而出现了新的管理要求。医院的文书档案管理需要通过现代化技术设备更新来提高工作效率,以促进文书档案管理科学化。故而医院应该完善文书档案信息管理系统,利用计算机、微缩、光盘之类的多介质兼容,对文书档案的全文进行扫描存入,对文书档案的案卷级以及文件级等多方面信息进行存储和检索,以节省医院文书档案管理资源,节省检索时间,将检索中的认为失误率降低,保障检索率,优化医院文书档案管理效率。并且,针对文书档案进行实体管理系统完善,保管室内安装温湿度自动调控系统以及防盗设备,做好除尘、防磁等工作,让文书档案保管时间更长、完整性更高、医院可以根据自身情况适当投入资金更新软硬件设备,确保文书档案收集更及时,运用网络技术优化管理效率,促进文书档案管理合理化。

2.3以制度保障医院文书档案管理质量

文书档案管理工作并不是一朝一夕就能够做好的,需要长期的坚持不懈。规范、完善的文书档案管理制度是确保医院文书档案管理工作制度化、规范化化的重要保障。医院需要认真执行国家档案局的管理政策,从自身的实际情况出发,对文书档案材料的规范范围、保管时间进行明确规定,通过正确界定范围、划分管理期限,使医院文书档案可以地反映医院情况,且保管方面、利用有效。对医院以往的文书档案立档归卷、档案开发利用、保密与销毁、管理职责等进行更为完善的规定。加强文书档案管理的工作执行力,使文书档案管理切实为医院的医疗卫生事业发展服好务。将文书档案管理制度落到实处,院长牵头、分管领导负责、档案管理部门逐级负责,加强文书档案管理的监督考核,如果发现了问题必须立马解决,以便于使文书档案管理制度真正得以落实。

2.4提高医院文书档案管理者的素质

医院应该可信运用文书档案实现经济效益提升,提高文书档案管理效率,而这一切又必须以医院文书档案管理者的职业素养提升为前提。他们对文书档案的管理和医院的健康发展有着米奇联系,医院需要加强档案管理者的职业素质,通过讲座宣传、考察交流、培训等方式来提品质案管理者的专业能力以及管理素质。引导他们通过现代化的新管理方法来落实文书档案管理,同时可以利用现代电子技术管理方式来优化文书档案管理效率,使文书档案管理和医院的可持续发展同步进行。

3结语

总的来说,医院必须要改变文书档案管理思想,加强档案制度规范性建设,优化管理模式,提高文书档案管理者的职业素养,以特色化理念保持医院文书管理工作活力,既使之为医院的可持续发展服务,又要求医院在文书档案管理工作上需要不断创新、不断前进。

作者:李文阁 单位:浙江省人民医院

文书档案论文:医院文书档案信息化论文

一、医院文书档案信息化管理和利用的意义

实现医院文书档案信息化管理，医院文书档案资源体系将由单一化向体系转变，不仅可以实现医院内部不同科系的资源共享和互补，依托互联网信息技术条件，还能实现医院与医院之间、国内医院与国外医院之间文书档案信息资源的交流共享、互换和互补，提高文书档案资源的质量、度和宽泛度，提高资源的利用率。

二、实现医院文书档案信息化管理和利用过程中遇到的问题

（一）管理者对文书档案信息化管理和利用重视程度不足，执行力不够。当前尽管我国各大医院基本上都是实现了文书档案的信息化管理，但在对医院文书档案信息化管理工作的理解上，管理者的重视程度仍有待提高。受传统观念的束缚，当前大部分管理者仍然存在着认为医院文书档案管理工作不重要、文书档案信息化管理工作太麻烦等错误观念，没有深刻认识到实现医院文书档案管理信息化这项工作的重要意义，进而造成在实现文书档案信息化管理和推进医院文书档案资源信息化共享和互补过程中动力不足，执行力不够，白白浪费了许多宝贵的医疗文书资源。（二）缺乏专业的人才进行系统的文书档案信息化管理工作。由于我国医院文书档案信息化管理工作起步晚、推进慢，当前在实现我国医院文书档案管理工作信息化过程中主要遭遇两方面的短板，一是文书档案信息化管理基础设施欠缺，二是缺乏专业、系统的文书档案信息化管理方面的人才。在这两块短板的制约下，我国医院文书档案信息化管理工作的落实和推进也就更加吃力和缓慢，想要真正实现和发挥医院文书档案信息化管理工作的作用也就难上加难。（三）文书档案管理质量有待提高。当前医院文书档案管理工作仍然处于较低水准，仍然是局限于传统的档案保存管理、档案传递等，与国外高、精、尖的医疗文书档案信息化管理水平相比还存在着较大的差距，文书档案管理质量相对较一般，没有实现文书档案的精细化信息化管理，在文书档案的精准分门别类、分科保存、时间轴横纵向对接、资源共享、交流和互换等方面都还存在较大的进步空间。这一方面是受制于基础设施建设、人才等短板的制约，另一方面也与管理者重视程度不足，档案管理信息化工作落实不到位有关。

三、实现医院文书档案信息化管理和利用的对策建议

（一）升华管理者文书档案信息化管理理念，建立健全文书档案信息化管理制度。伴随着我国各项管理工作的信息化程度的不断提升，医院文书档案信息化管理工作的发展和推进也具有其历史必然性。医院工作者应当认识和理解医院文书档案管理工作的重要性及其重要意义，医院文书档案管理工作信息化的历史必然性和重要时代意义，以及其带来的各种好处，在重视和严格执行落实医院文书档案信息化管理的各项工作的同时，也要学会充分享受和利用文书档案信息化管理为工作带来的方便和快捷，充分利用和共享这些宝贵的医学资源，提升资源利用率，发挥资源信息化的较大作用，更好地为医疗事业服务。（二）强化信息化管理基础设施建设，培养文书档案信息化管理专业化人才。当今时代，信息化技术迅猛发展，日新月异，医院文书档案信息化管理工作也应当与时俱进，不断发展创新。当前我国在档案信息化建设过程中虽然取得一定的成效，但还有较大的进步发展空间。弥补医院文书档案信息化建设短板，要从两方面入手，一是要不断强化信息化管理基础设施建设，加大在信息化建设基础设施设备方面的投入，完善信息化管理基础设施配置。二是要努力培养文书档案信息化管理专业化人才。当前我国在文书档案信息化管理方面的专才还比较欠缺，要找到既懂医学，又懂信息技术，还懂档案管理的专业化人才有一定的难度，医院及有关部门应加大培养文书档案信息化管理专业化人才的力度，以不断提高医院文书档案信息化管理的水平。（三）多项档案管理措施齐头并进，确保文书档案信息化管理工作安全。医院文书电子档案作为医院重要的医学信息资源，其真实性、性、安全性、有效性，和实际的医疗作业息息相关，因此，保障医院文书档案信息化管理工作的正常有序、安全运转就显得尤为重要。医院及文书档案信息化工作管理者应当通过采取多项档案管理措施，例如：文书档案管理电脑专机专用、专人专房保管；严格设定好档案管理防御系统，建立安全保障体系，及时做好文书档案备份工作等，确保文书档案信息化管理工作的安全。

作者:叶晓韵单位:广东省东莞市第七人民医院

文书档案论文:文书档案管理教学特征论文

摘要：文书工作与档案管理课程以培养应用性和操作型秘书人才为目标，在教学中如何实现理论教学与实践教学的有效统一，至关重要。本文从文书工作与档案管理教学的特征出发，探讨在转变教学观念，完善课程体系，改革教学方法，加强“双师型”教师队伍建设等方面进行改革和创新的情况。

关键词：文书工作档案管理教学特征教学改革

引言

文书与档案是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。文书，“经国之枢机”，“政事之先务”。文书的系统整理和保存，最终使档案形成，有了档案，人们就可以“疏通知远”，了解历史。档案，历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要，文书是档案的前身，档案是文书的延续。

文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位，文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程，是相关职业岗位群的关键技能模块，具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为：在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求；在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变；在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习，重点培养学生建构系统的学科体系，具备完整的理论知识，熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力，使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。

然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题：教学工作往往立足教材，以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主，课程内容较为抽象，学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物，重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题，又要从头学起，因此课程教学的目的难以达到，专业特色也无从体现。随着改革的深入发展，文档管理工作面临着越来越多的实际问题，例如文件和档案数量日益增加，给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新，才能适应社会不断发展的需要。

一、转变教育观念，完善课程体系

传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的：“老师讲，学生听，从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手，在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下，加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域近期的动态、资料和国家有关的法律法规，以岗位需求设计专业培训能力模块，在边教学边实践的基础上，安排理论知识学习后的集中实习周或实习月，系统训练涉及该课程的所有操作技能，强化学生实际动手操作能力的培养，为今后的实际工作奠定扎实的基础。

二、积极探索研究，改革教学方法

文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则，以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框，强化针对性和实用性，将教、学、用三者有机地结合起来，融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中，我作了如下尝试：

2.1编写修订教材教材是学科知识的基本载体，学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材，包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材，大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”，只是泛泛地罗列一些理论知识，对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象，根据社会对文书档案管理工作的需求特点，在传统的教材基础上，我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿，结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档，新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题，多方面整合知识资源，修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材，这样做不仅保障了知识的前瞻性，同时又拓展了学生的知识面，使学生学有所用，为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们，科学知识并非一成不变，有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的，不能用静止的眼光来看问题。

2.2加强实践教学在教学过程中，我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重，以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平，并在课程中体现“用理论指导实践，用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式，在教学过程中强化实习实践的教学力度，实训实践课时数应占40％以上，将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学，在适当的时机穿插在教学过程中；同时用一个学期左右的时间，让学生深入到文书档案的办公现场进行实习，实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统，可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习，强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外，教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解，确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时，灵活设置相应环节，从而调动学生的学习积极性和参与欲，提升实习实践课程的教学效果。

2.3探索新型教学方法

2.3.1范本教学法俗话说：“熟记唐诗三百首，不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中，可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本，在此基础上适当加以修改和加工，作为案例以小组讨论、分析答疑等形式，让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题，从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。

2.3.2情境教学法面对没有实践工作经验的学生，打破枯燥无味的教学桎梏，情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说：“教育即生活”，教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出，使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中，根据教学重点教师创设相关场景，模拟现实生活中的工作环境，使学生在模拟中体会知识，培养学生的动手能力。例如，在讲授“收文处理”这一知识点时，设置如下场景，让学生分别扮演秘书、主管领导的角色，绘制收文登记簿和文件处理单，将收文处理的程序一一进行演练；通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处；然后由教师作点评。通过情境模拟，使学生对收文处理工作有了直观的认识，掌握了收文处理工作的基本处理环节，与纯理论式讲授相比，情景教学法更能激发学生的参与意识，能收到意想不到的教学效果。

2.3.3实物演示法俗话说：“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学，正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体，对学生来说是陌生的，一旦出示实物，学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候，可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具，同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源，为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料，把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示，更加有利于教学效果的提高，为学生所接受。

2.3.4参观学习法在课堂教学的基础上，组织学生前往地区、县市的档案馆参观，将档案馆、档案室变成我们的第二课堂，通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术，如利用计算机技术建立档案目录数据库，通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外，通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳，无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感，对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。

三、加强“双师型”教师队伍建设

受到传统观念的影响，以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性，例如重理论，轻技术，轻实践；重知识传授，轻能力培养和知识应用；师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷，促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合，因此，“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传，转变人们的观念，一是要转变教育行政部门和学校领导的观念，使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性，将培养计划纳入议事日程，制定相关的政策，将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念，树立竞争意识，增强危机感和紧迫感，自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师，可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践，在实践中提高他们的职业技能，并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会；对于从行政转行过来的教师，可以给予他们进修学习的机会，引导鼓励他们开展学术研究，提升他们的教育理论水平。此外，还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作及时线的高素质人才，寻找、鼓励并帮助的文书工作与档案管理人才到学校任教，通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校，帮助在校任职教师开阔眼界，了解市场需求，从而提升教学改革的有效性，因此，积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。公务员之家:

将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去，使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能，以适应现代社会对文书档案管理人才的需要，是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展，教学改革还将继续深入开展，我相信，只要我们善于思考，勇于探索，积极创新，教学改革之路必定会越走越宽。

文书档案论文:文书档案工作探讨论文

一、争取领导重视是做好文档工作的前提

1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。

2、加强制度建设，建立长效培训机制。首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的聘资格，激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。

3、明确在职教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。及时，学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。

文书档案论文:文书档案案卷价值论文

【内容提要】文书档案本身的特殊性，决定了案卷具有无可替代的功能和作用。科学技术的发展特别是数字技术的应用又赋予了案卷新的使命。本文认为，不能因为立卷方法存在弊病而否定案卷本身的价值。同时，提出了改革立卷方法的基本思路。

【摘要题】理论探讨

【关键词】案卷/文书档案/电子文件

【正文】

一、案卷的价值

过去，在文书档案管理中，案卷发挥了重要的作用。今天，在数字和网络的世界里，案卷仍然具有自己的价值。

（一）是保持文件之间历史联系的重要手段。

文件之间具有内在的历史联系，它使文件能够地再现历史的真实。对于某些种类的文件而言，这种联系与生俱来、明确而固定。例如各种图纸文件，产生时就是一个文件整体的组成部分，图号确定了它终身不变的归属关系及其要素与标识。但对机关行政文件而言，情况恰恰相反。文件之间的联系是逐步产生的、隐含的、容易被破坏的，而且破坏以后难以复原。因为相关文件不仅生成于不同的单位或部门，而且文件本身没有记录和反映历史联系的要素与标识。正是由于这个原因，案卷作为文件组合体的价值才弥足珍贵。计算机的应用不仅没有改变这种状况，而且赋予了案卷新的使命。

1.保持电子文件之间的历史联系。电子文件是以代码序列方式记录在磁盘、光盘等载体上的新型文件，具有特殊的物理性能，不可能像纸质案卷那样，以固定载体的方式保持它们之间的联系。建立电子案卷是一种行之有效的方法。它利用计算机数据库技术，通过赋予并读取物理标识，使具有同一标识的电子文件的信息构成一个逻辑整体——电子案卷。只要不人为改变物理标识，它们之间的关系就不会改变。因此，能确保电子文件之间的联系稳定而持久。

2.进行同一记录两种版本的统一管理。电子签名问题的解决，使电子文件具有了完整的档案价值。但纸质文件仍然具有法律的性，无可替代。同时，纸质档案也有一个建立数字附本的问题。因此，同一文件两种版本的情况将长期存在。电子案卷能够有效保持两者之间的特殊关系。当没有电子文件时，电子案卷是纸质案卷的案卷目录及其卷内文件目录；当有电子文件时，就成为电子案卷中相应文件目录的内容，并由计算机进行有关情况的著录和统计。这样，电子版与纸质版文件具有相同的归属关系，并作为同一个文件进行管理并发挥各自的优势：前者通过计算机和网络系统辅助完成立卷工作并提供日常利用；后者入库保存，以备查考。

3.实现多媒体信息统一管理与载体分类管理的结合。科学技术的发展，使机关文书档案中的照片、录音、录像等文件日益增多。尽管它们具有各不相同的形成规律和物理性能，但同样具有内在的历史联系。因此，不仅需要进行记录方式和载体的物理整顿，而且需要进行内容上的逻辑整理。案卷能够实现两者的有机结合。首先将具有历史联系的多媒体文件统一立卷，赋予它们相同的案卷标识，构成一个文件的整体；然后赋予它们各自不同的载体标识，作为分类管理的依据。案卷作为一个枢纽，把两者紧密而有序地联接在一起。如果条件具备，电子案卷能够以数字的图、文、声、像再现历史的真实。

（二）是开发利用档案信息资源的重要基础。

文书档案是一种重要而特殊的信息资源。经过档案人员长期不懈的努力，已经将其建设成为一个可被持续开发利用的档案信息体系，即以全宗为单位的档案信息分类检索体系。档案实体分类体系是建立档案信息体系的基础。案卷作为全宗内档案实体分类的结果和类目单元，不仅保持所属文件之间的历史联系，揭示类目的主题和特征，而且明确划分彼此，区分文件归属，反映分类体系的结构和自身的位置；因此是构筑分类体系和信息体系重要的结构要素，也是开发利用信息资源的重要基础。

1.保护电子文件的利用价值。

众所周知，一份档案文件的价值只有在相关文件的整体中才能得到充分的体现，只有密切联系的若干文件才能反映出历史的来龙去脉和真实面貌。正如美国档案学者谢伦伯格所说，“个别文件的主题只有同有关的文件联系起来才能够充分理解。如果随意地使文件脱离彼此间的联系，……文件作为文献证据的真正意义就会模糊不清，甚至丧失。”（注：谢伦伯格著：《现代档案——原则与技术》。）

在数字信息的海洋里，排列顺序不能解决文件关联的问题。同时，检索只能找到具有相同的检索要素、符合特定检索条件的文件，并不等于这些文件之间具有必然的历史联系。一个电子文件可能因为具有许多检索要素而与不同的文件成为不同条件的检索结果，但与其具有历史联系的文件却是固定不变的。在这种情况下，如果脱离了历史联系，电子文件就会像撕碎的照片一样，是历史的真实记录，但难以再现历史的真实。案卷正是从保持历史联系的角度成为了电子文件利用价值的守护神。

2.提供利用档案信息的重要途径。

档案信息体系是有层次的。层次高，则信息量小；层次低，则信息量大。案卷作为一个中间层次，具有信息量和详略度适中、内容概括性与问题、事件专指性统一的优势，是获得所需信息、解决内容庞杂与需求专一之间矛盾的重要途径。

同时，在电子文件可以直接检索的情况下，电子案卷不仅不会有所防碍，而且还可以通过文件进入案卷，了解相关的情况和事件的原委，实现案卷与卷内文件之间的双向互访，开辟了一条档案信息利用的新途径。

二、改革立卷方法的思考

案卷虽然重要，但传统的立卷方法繁琐复杂，改革势在必行。

（一）改革的基本条件。

近20年来，机关工作水平有了很大的提高。一是机构、职能明确；二是实施规范化、制度化管理；三是人员素质和专业水平提高，使立卷工作的难度系数相对降低；四是计算机的普及和应用水平的提高，为立卷工作提供了理想的工具。这些发展变化都为改革立卷方法提供了好的前提条件。同时，《归档文件整理规则》开辟了一条归档文件整理的新路，也为改革立卷方法提供了可借鉴的经验。

（二）改革的基本思路。

立卷是文件档案管理的基础，影响各环节工作的开展和档案价值的保护，举足轻重。应该发挥档案工作理论研究、行业管理、机关档案室和档案馆等方面的优势，共同为案卷诊病疗疾。在“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系”（注：《机关档案工作业务建设规范》。）的基础上，研究文件在不同生命周期的特点和管理规律，制订出既简便易行，又能保持文件之间的历史联系；既适应多媒体发展的需要，又能发挥计算机优势的文书立卷新方法。以下工作不可忽略。

1.明确案卷概念。

过去，案卷有文件“组合体”和“保管单位”的双重属性，但在多媒体时代是行不通的。一张光盘可以存贮数百乃至上千个电子案卷，一个案卷的多媒体文件则可能存在于不同的保管单位之中。因此，应取消案卷“保管单位”的属性，明确其文件“组合体”的功能和作用。同时，要肯定电子案卷特殊的存在形式。

2.明确组卷规则。

案卷是全宗内档案分类的产物，但过去组卷却是“类内文件的系统比”，并且要兼颐文件的联系和案卷的厚度；而近几年的立小卷和“件”管理又使文件的组合体缩到了最小。因此，应该建立更加科学、严谨、详尽的全宗档案分类方案，直接作为组卷的基础和依据。

目前，职能管理在机关工作中的地位和作用日益凸显。档案作为历史的真实记录，应该反映这种情况。同时，文书立卷也是机关工作的组成部分，应该与之融为一体。因此，在分类方案中，应该以“职能”替代“问题”，或作为“问题”的上位分类标准；并且通过“职能”类列发挥案卷在全宗档案分类体系中承上启下的作用。

3.简化立卷方法。

电子文件归档并建立管理系统后，纸质档案的利用价值将长期性地降低。因此，可以参照《归档文件整理规则》简化立卷方法。例如，取消《卷内备考表》，个别需要说明的情况在《交接文据》或电子案卷的“备注”中说明；改硬卷皮为软卷皮，并取消封底，既便于计算机打印，又便于装入卷盒内保存。

4.应用汁算机辅助立卷。无沦是电子文件归档，还是完成纸质文件的立卷工作，都需要一个好的文、档一体化管理系统。一方面，电子案卷的建立是人工不可能实现的；另一方面，要利用计算机替代手工操作，提高立卷工作的质量和效率。例如，利用文书登记的目录组卷并进行电子文件的自动归档，提供可选择的全宗名称、年度、机构、职能和保管期限表等著录项数据，复制生成可修改的案卷题名，进行案卷和卷内文件以及特殊载体档案的排序并生成档号，进行各种立卷统计，打印各种目录、封皮、统计表和交接文据等。

文书档案论文:论企业文书档案管理的优化措施

1.文书和文书档案。

文件是档案的前身，档案是文件的归宿。文书档案是办理完毕，且具有保存价值的文书。其重点在于“具有保存价值”，这就说明，有一部分的文书可以成为文书档案，而余下的那部分，就只是“文书”。这就存在文书档案归档范围和文书档案鉴定的问题。企业的实际操作过程中“，有文必档”的现象普遍存在。“有文必档”带来的是人力、物力、财力和时间的浪费。将很多不需要归档的文书归为文书档案，忽视了档案的有用性。档案学理论一直强调档案是有价值、有用的文件，是留存以备查考的历史文件。企业文书档案的归档范围必须明确，必须是那部分由查考利用价值的文书。2006年颁布的国家档案局八号令本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的原则，明确规定了机关文书档案归档和不归档的范围。其中指出“上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等”不属于归档范围。此外“，本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿”也属不归档范围。很多企业认为档案的齐全完整就是文件的历次修改稿都要留存，因此，在企业文书档案的整理过程中，一份文件的修改稿都放入其中。这是不必要的，文件的修改稿只是文件制作活动的反映，真正有价值、促进实践活动开展的是文件的最终稿。故文书档案只归文件的最终稿即可。从文书到文书档案需要档案整理人员的鉴定，这对档案人员的素质要求是较高的。档案人员要清楚地知道文书和文书档案的界限，熟悉文书档案的整理规则，认真参照国家和企业的文书档案整理分类方案，剔除不属于归档范围的文书，保留有价值、有参考的文书，保障文书档案“收集齐全、整理规范、安全保管、合理使用”。

2.文档一体化。

文档一体化已不是一个新的概念，很早就有人提出文档一体化，而它的实践却不尽如人意，往往是文书工作和文书档案工作脱节。在企业的文书档案管理中，文档一体化能起到简化流程、提高效率的作用，文档一体化的呼唤应该更加强烈。在文件生命周期理论中，文件从其形成到最终销毁都叫文件，无论是现行文件、半现行文件还是非现行文件。文件所呈现的价值有及时价值和第二价值之分，由于大多数企业档案不进馆，企业的文书档案就保存在企业的档案室，因此其呈现的价值就只是及时价值。一份被判定有价值的文书，其成为文书档案之后，只是在称呼、保管方式等发生了改变，最重要的是，这份文件的内容并没有改变。无论其是在文书处理处理系统还是档案系统中，它的内容始终是一样的，一样都具有价值，一样都是对本企业而言的及时价值。只是其价值的呈现方式不同而已：在文书系统中，它推动的是文件中所指活动的开展；在文书档案系统中，它的现行价值已经结束，它呈现的是为类似的活动提供参考的价值。为提高文书档案的整理效率，就要实施文书档案的“前端控制”，也就是说，把文书档案的管理要求纳入到文书处理程序中，以保障档案的齐全、完整。文书档案管理过程中，要重视档案人员对文书人员监督作用，以明确文书档案收集范围；保障文书档案及时收集、用纸规范、装订规范、原稿齐全、附件不残缺等。借此把好了文书档案的质量关，为文书档案的整理工作打下坚实的基础，减少文书档案整理中不必要的麻烦，最终促成了文书档案的有效管理。

3.电子文件和数字化文件。

计算机的普遍应用，带来了电子文件的出现。电子文件形成于电脑之中，是以数字代码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。在文书档案的整理流程中，要求档案数字化，扫描成为工序之一。数字化文件是利用扫描仪等设备将文件进行扫描，并以tif、jpg等图片格式存储于电脑之中而形成的。由于电脑是企业必不可少的办公设备，文件都是在电脑中形成，而后打印成纸质稿进行文书处理的。可见，文书档案的内容与形成于电脑之中的电子文件是没有区别，与扫描后形成的数字化文件也没有区别，那么，数字化是不是一道多余的工序呢？笔者认为，既然企业文书档案整理的最终目的是为了便于企业的查找、利用，那么，与数字化文件内容一致的初始电子文件也可以与文书档案的录入数据进行相应挂接，当然，这需要技术上的可行性。如果这种技术是可行的，就可以省略扫描这一工序，简化企业文书档案的管理流程，提高企业文书档案的整理效率，更方便了企业文书档案的有效利用。

4.单机版软件与网络版软件。

企业文书档案管理软件有单机版和网络版之分。目前，大多数企业所使用的是单机版软件，单机版软件的优势在于可以用vfp命令来对扫描后形成的数字化文件与系统中的录入数据进行挂接。而其缺点也是显而易见的：单机版软件容错能力差，可以毫不留痕迹的将其中的数据删除；分录在几台电脑中的数据，需要用命令来合并、排序，稍有不慎，容易引起数据丢失；单机版软件虽然也有文书处理这一菜单，但企业大多还是采用自己的办公自动化系统来处理文书。经过对比分析，网络版软件具有更大的优势，尤其是在网络覆盖率高的今天，企业应该推崇使用网络版档案管理软件，以便于多人同时查阅文书档案、提高企业文书档案的利用效率。

企业文书档案是企业各项活动的真实历史记录，对企业来说，具有重要的凭证和参考作用。笔者从理论上分析其可行性，提出了其在实践中的合理性，以期能够推动企业文书档案管理流程的简化、管理方式的实用与利用效率的提高。

本文作者：刘静 单位：阜矿集团五龙煤矿档案室

文书档案论文:房产测绘文书档案管理

摘要:测绘文书档案管理是测绘单位档案存在的基础和重要资源的放出地，是衡量单位水平的标准，也是所有档案工作中重要的组成部分。本文针对测绘文书的档案管理现状进行分析探讨，发现问题，并提出相应的解决办法，加强文书档案的管理工作。

关键词:测绘文书档案管理;问题;解决策略

房产测绘文书档案是测绘工作中重要的组成部分，是对测绘工作的一种真实的工作记录，是测绘管理和技术发展中记录的载体，以及促进测绘事业发展进步的重要财富，也是对后人的传承和借鉴提供了宝贵的资料。测绘档案在当前国家经济发展建设中起到了越来越大的作用，从而引起了社会各地区的关注。房产的测绘无疑是和国家的建设工作紧密相连，因此，在管理上的工作更是重中之重。

1测绘文书档案管理中文在的问题分析

1．1档案管理岗位职责不够明确

文书的工作方向是文案工作的基础，由于测绘单位中，文书管理与档案管理在工作上一般是按照职责分工，分别管理的。由于人员方面的交替，会出现由于新老员工交替，导致文文书方面的质量参差不齐，甚至在文书交接方面，会出现文书的遗失、脱节等问题。大多数传统的存储方法，是依靠人工存贮，在存贮工作中难免出现各种各样的问题。比如，长时间的工作让眼睛干涩，造成页码标题与卷宗其他文件不符等情况，纸张的大小也没有正式的统一，传统的归档纸张是16开，现在的是4开，档案不能整齐装订，中间有散落现象也不会马上察觉。

1．2文书档案管理不够现代化

在测绘的文案管理上，沿袭过去到现在常用的做法，除了当前的用计算机对文案进行存档保存外，其他的存档水平还是需要人工操作，还没有的去运用计算机技术去管理和储存，发挥出档案现代化的储存方式［1］。现在网络的普及可以说到了工作生活的方方面面，大多数房产公司没有利用好现在网络流行的这种机会，让计算机更方便的为我们的工作进行编排，传统的管理方式，已经不能跟上现在时代的潮流。现在的人们，几乎每人都有一套房子，那么大的储存量，还用过去的方式去管理，在遇到问题时，不能及时的找出档案，影响员工的工作效率。

1．3组织领导的力度不够，设施也不够完善

由于房产测绘方面以检测生产为中心，文书档案管理方面得不到很好的重视，领导层面也很少去管理或者去了解文书档案这方面的内容。个别的房产还会认为档案就是公文，当成公文的方式整理归档，对档案的信息化建设工作没有一个到位的认识。很多高层人士，领导部门都将房产行业看做挣钱的一种方式，很少去关心房产测绘方面文书档案的管理，也没有向这方面进行投资，导致没有完善的设施，领导对工作也不够重视，员工积极性不高，反而会阻碍当前经济的发展。

1．4专职业务的工作人员水平问题

就大多数房产公司而言，文书档案的管理工作是由人事部门来负责保管，档案方面的管理者不是兼职就是刚就业的新手，没有专业的档案管理者去负责。其中的管理人员也不是专业毕业，有的甚至没有上岗证书。由于上述的领导不重视的问题，导致在员工聘请方面也没有太多的要求，只要有人干就好。一般都是刚毕业的学生或者临时的兼职，很少有人学这方面的专业，更不要说在这方面的工作经验。这样就会出现前文写过的员工流动性大，对档案的交接工作容易出现问题，导致档案不全。

2解决问题的措施

2．1解决档案本身存在的问题

从测绘文案的材料入手，层层递进，扎实的打好文书档案形成的基础。明确做到文书管理与档案管理的互通和学习，使双方掌握工作衔接的相关要求，来形成对文书管理工作的重视。文书管理工作还要规范文字的格式、纸张的规格、书写工具的使用、文章的修改和批阅的程序等，按照规范有规矩的来进行对文案进行及时的整理，保障文案的完整，从而达到文书文案一体化［2］。同时档案管理者要身体例行，熟练地掌握业务的要求、科学决断、严格把关，实现档案工作的保值和增值，从而提升档案的质量，以及文书档案的管理和利用率。在员工之间转换的时候，一定要保障档案的完整性，对有些纸张破损，文字不清晰等问题页面，可以进行临摹或者再复印，让交接工作时，不会出现文件的丢失等情况。

2．2提高文书档案的现代化管理水平

对管理水平的提高，是个渐进的过程，要根据单位的实际情况，来制定相关的计划和措施，制定合理的规划，力所能及的去引进现代化的管理手段来完善自身。还要勇敢的去探寻新的档案管理方法，逐渐改善当前的管理现状，使整个档案管理处于一个规范、有序的范围中。同时，建设和维护好档案室和对档案进行储存的基础设施，从而保障档案保存的质量问题。加强对文案的管理工作，让文案管理进入现代化水平，传统的方法已经被当前社会的进程所淘汰，现代化的趋势将会取代传统的方法，在管理方面，现在化的管理方法更加具有安全性和性。将现代化水平引入到文案管理中，不仅能保障文案的安全，也会让管理方面显得更加的轻松。

2．3加强文书档案的管理，完善管理设施加强

对文书档案的管理和宣传工作，加大在人力、物力和财力方面的投入，教育手下员工对房产测绘档案管理认识的重要意义，还要把档案管理的工作纳入每次的会议中去，从而解决档案管理人员的知识结构问题，重视和培养年轻的档案管理人员，让他们慢慢的熟悉业务、档案和计算机，然后将这三点认识的支援配置到岗位上来。建造一支拥有良好的职业道德和较高专业能力的档案管理队伍［3］。还要加大资金的投入，定做档案装具来满足测绘方面的需求。在过去的档案管理中，档案的摆放好比图书馆，虽然有编号和特定的位置，但是空间有限。当有新的资料时，就会将一些旧的没有到期限的档案丢掉，这样就会对房产的客户服务方面产生影响。引进现代化的管理技术和完善的管理设施，就会对档案的管理持续更多的时间进行保存工作，同时，也会使员工在工作中感到轻松，提高整体的工作效率。

2．4提品质案管理人员的整体素质

在合配备专业档案管理人员的基础上，有步骤有计划的进行档案工作培训。制定合理的培训计划，注重新技术和新知识的相互结合，努力增加新知识注重新的管理方法和技术，努力增加综合素质，提高管理人员的整体素质。房产部门应该进一步的完善工作上的流程，立于现状，吸收个借鉴的档案管理工作，建立全文见归档等相关的档案管理制度［4］。逐步推进办公室自动化和文档一体化的建设步伐，实施了电子文件与纸质文件双向管理，实现完成纸质档案的数字化工作。当前社会，管理学毕业的人也越来越多，可以在大学、高职等院校进行管理方向人才的招聘，然后在公司进行专业的工作培训，让他们更加适合文案管理这个位置，把这份工作做到完善。

3总结

从当前大多数房产测绘文书档案管理的现状出发，提出了当前急需解决的问题。客观的提出了问题出现的原因，探讨了解决的方法和措施，给出了可行的建议和意见。在房产行业发展迅速的今天，测绘文档管理工作对房产的发展也有至关重要的作用，传统的管理工作已经不适合现在行业内部的发展，必须改进房产测绘文书管理工作，不断地进步，服务于国家的建设，在知识经济及信息时代中发挥更大的作用。

作者:袁芳 单位:烟台市中立房产测绘有限公司

文书档案论文:文书档案管理途径

【摘要】

近年来，随着信息化进程的不断加快，机关事业单位文书档案管理工作也在渐渐创新，创新后的文书档案管理工作，不仅优化了档案管理质量，而且还能促进机关事业单位有序运行。本文分析了文书档案在信息化背景中存在的管理问题，针对问题探究信息化背景下文书档案管理工作的创新途径。

【关键词】

信息化；文书档案；管理；创新

文书档案管理是机关事业单位经营管理工作的主要内容，做好文书档案管理工作，有利于优化机关事业单位整体管理效果。但是，在信息化背景中，文书档案在实际管理中存在一定问题，进而降低了档案管理效率，影响了机关事业单位持续发展。由此可见，本文探究信息化背景中该工作的创新，具有重要性和迫切性。

一、文书档案在信息化背景中存在的管理问题

（一）管理观念淡薄。由于文书档案是机关事业单位档案的基本组成部分，利用信息化技术管理文书档案，这不仅会提升档案管理水平，还会提品质案管理效率。但是，机关事业单位的大部分领导者在淡薄文书档案管理观念的引导下，经常出现各种工作问题，并且对于发生的工作问题不能合理解决、高效处理，进而浪费了不必要的工作时间，弱化了档案管理优势。（二）管理流程复杂。传统人员参与文书档案管理的现象较为常见，工作人员操作先进信息设备的过程中，由于自身专业知识不足、设备操作经验有限，进而造成对信息设备的掌握不熟练和运用率不高，工作人员只能按照传统流程进行档案管理，这不仅延长了管理时间，而且还浪费了信息设备资源，导致文书档案管理效率得不到提高，影响了机关事业单位管理的整体进程。（三）管理保密性较低。由于电子文本资料分类形式众多，对多样性文本资料管理的过程中，存在一定的信息泄露风险，进而降低了管理保密性。与纸质文书档案相比，这种类型的档案存在一定改动可能，并且改动的文书档案不易被发现和察觉，这在一定程度上降低了档案的真实性，如果错误档案信息被用于工作需要，那么工作质量也会大大降低，导致后续工作出现些许问题。

二、信息化背景下文书档案管理工作的创新途径

文书档案工作具有明显的服务性，信息化时代中创新工作形式、改变工作手段，有利于缩短工作时间、提高规定时间内的工作效果。（一）强化管理认识。通过加强文书档案信息化管理认识来开展实际的文书档案管理工作，即借助信息技术进行档案管理，并以先进思想指导档案管理工作，在发挥技术优势的基础上，实现文书档案管理信息化。所以，无论是机关事业单位的领导者还是工作人员首先要强化对该项工作的认识，提高对这项工作的重视程度，将其纳入机关事业单位发展战略的一部分，在先进思想的引导下，促进文书档案管理工作顺利进行、有序开展。在强化认识的同时，还应适当投入文书档案管理建设资金，加大先进设备的引进和使用，以此实现文书档案管理的合理分类和秩序整理，促进文书档案向信息化方向发展。（二）构建科学化管理平台。之所以要对文书档案进行科学管理，主要是为了充分发挥档案资源的利用价值，实现档案信息的挖掘。争取在内容上不断丰富、服务上不断优化、技术上持续提高，借助网络优势以及媒体优势，进而提品质案信息的利用率。因此，机关事业单位要构建科学化管理平台，通过平台对文书档案规范搜集、整理、分析和应用，此外还能通过平台实现文书档案的在线阅读、信息整合、信息库建立、档案销毁以及库房管理等丰富性功能。在文书档案信息系统方面，要做好三方面工作，分别是档案加工系统、存储系统以及保密系统。加工系统：在结合文书情况的基础上，优化档案加工设计，形成完善的加工系统，该系统主要提供信息查询、文件处理等帮助，以此减轻工作人员的工作任务，合理分配管理时间。存储系统：信息化设备能够在文书档案数据库建立中发挥积极作用，通过数据库将文书档案妥善存储。同时，还能实现档案便捷化检索。此外，还能确保档案格式统一化、规范化，进而发挥档案信息利用率。保密系统：专业人员将精心设计后的软件应用于文书档案资料分类管理工作中，同时对其进行相应的权限设置，确保文书档案信息的安全性和保密性，在此基础上进行档案信息共享和应用。（三）成立高素质管理队伍。文书档案管理者是确保管理工作有序进行的主体，为了实现文书档案的信息化，有必要成立高素质管理队伍，在这一队伍的带动下，提高文书档案工作的性，促进文书档案管理工作规范化进行。与此同时，机关事业单位定期对文书档案管理工作人员进行培训，聘请专业教师开展具体的培训工作，使员工在实际档案管理工作中规范工作行为、端正工作态度，提高工作人员对先进设备的掌握能力和运用能力，提高工作人员对先进设备的应用率。除此之外，有条件的机关事业单位还可以为员工提供外出实践机会，通过实践借鉴文书档案管理的经验，提高工作人员自身的工作素质和工作能力，开阔工作人员的视野，进而会促使员工在文书档案管理的过程中不断积累经验，增强工作责任感，减少工作失误。

三、结论

综上所述，文书档案管理工作在信息化背景中，通过强化管理认识、构建科学化管理平台以及成立高素质管理队伍等措施开展工作内容，这不仅能够提升文书档案管理的数字化水平，而且还会提升档案信息资源使用率，进而优化档案信息管理工作效果。这对于档案管理工作可持续发展具有重要意义。

作者:刘晓艳 单位:烟台市芝罘区住房和建设局

文书档案论文:文书档案计算机管理利弊探讨

一、计算机管理在文书档案管理中的优越性

1.1具有一定的便捷性。

以前的文书档案管理都是工作人员运用手写来完成，这样就要求工作人员的字迹工整清晰，即费时费力又容易出现错误，不能保障档案中资料的性和性，这就大大增加了工作人员的压力。在计算机信息技术高度发展的今天，文书档案管理中使用了计算机，这样在资料的存储和手机，文件的他类整理都非常地便捷。当我们需要某些档案资料时，不需要我们去翻厚厚的档案袋，而是利在计算机相关内容中输入关键词就可以找到相关的内容。文书档案管理中运用计算机，可以减少人员的工作量和避免错误的出现，对文件的编辑整理以及档案分类都有了大大的提高，这是手工摘抄不能相比的，与此同时，计算机在文书档案中的运用又提高了单位的科技含量，对单位的宣传大有帮助。

1.2文书档案中的相关内容都可以和其他人相互共享。

在以前企业以及单位中还运用人工操作的时候，好多资源都不能使其有效的得到共享，这样就造成了资源的浪费和闲置，不仅造成了成本的浪费还给企业得到有效信息增加了一定的难度。在档案管理中使用了计算机信息技术以后，文书档案管理已经形成了一套完善有效的管理机制，在一些知名单位中已经有了专门的管理制度，这样就可以有效地对资源进行管理和利用。随着我国计算机信息技术的不断进步和完善，文书档案管理已经变得原来越简单了，同时达到了各个科室和部门的资源共享，可以有效地对档案信息的使用和查询。

1.3文书档案中运用计算机信息技术可以有效提高管理质量。

在文书档案中运用计算机信息技术，可以使档案管理人员不必去查找厚厚的档案袋，使用计算机输入关键词就可以有效地查找到自己想要的档案资料，提高了工作效率和质量，同时如果需要查阅资料，不必翻找原始纸质资料，可以在计算机上直接阅读，这样就避免人与档案原件的直接接触，对原件的保护起到了一定的作用。

二、计算机一体化文书档案管理存在的问题

2.1保密性隐患是文书档案计算机管理中的一大问题。

自从文书档案管理中运用计算机信息技术以后，管理工作就发生了很多的变化，从而就使文书档案的固定管理机制发生了实质性的变化，这样就使文书档案管理的保密性受到了很大的冲击。企业单位的档案资料就很容易修改，而且在出现改动和变化后不留下任何的痕迹。一些安全软件就注意到了这一点，在很大程度上避免不相关的人员对文书档案资料进行修改，但是这种档案管理中出现的改动机率是比原始的手工档案管理要多很多，这样档案的安全性就不能得到保障。

2.2网络安全隐患也是计算机一体化文书档案管理中的又一大问题。

随着我国计算机网络用户的不断增加，文书档案管理中的计算机应用就出现了很多的安全隐患，我们普遍的认为，构成对文书档案管理出现安全隐患的问题一般是计算机感染病毒、黑客对文书档案资料的恶意修改和删除等。

三、对计算机一体化文书档案管理漏洞的一些应对方法

完善计算机信息一体化的管理制度和机制，通过掌握和了解电子文件的具体特点和特征，对各部分的环节进行有效的解析，从档案资料的管理入手，确保文书档案资料的性和真实有效性。企业单位要注重计算机信息一体化文书档案管理的网络安全问题，在计算机内不设定有效的安全防火墙，增强文书档案管理的安全性。企业单位要经常对相关的档案管理人员进行有效科学的相关技能培训，增强其综合素质，通过改善管理机制。

四、结语

综上所述，文书档案管理中的计算机信息技术的应用还有很长路要走，要根据相关的情况作出有效的判断，从出发确保计算机网络安全，使得文书档案管理的真实性和有效性得到保障，使计算机在文本档案管理中得到很好的运用，提高工作效率。

作者：罗碧波 单位：陕西省科技资源统筹中心

文书档案论文:文书档案管理问题分析及优化措施

文书档案产生于企事业单位、各类社会团体以及其他各类社会组织的行政活动中，对组织具有一定的重要性。当文书档案出现问题时，会直接影响到单位档案的质量以及完整性，关系到单位档案管理水平。基于此，我们应该更加重视文书档案的管理，为公司单位保存重要档案。

1文书档案管理的特点

1.1文书档案载体丰富

文书档案内容是单位工作的真实记录，内容包括党群管理、行政管理、会计档案、科技档案、特种载体档案等，涉及的内容多种多样。文书档案载体的多样性，主要体现在文书档案包含有单位以及上级部门印发的“红头文件”，同时还有民主选举时选民的登记以及选票，各类合同、协议、责任书以及照片、录音、录像、电子档案等。

1.2文书档案与文书工作联系非常紧密

文书工作的全程是档案的形成过程。文书工作主要是进行文件收藏、登记、转运、催办、承办以及文件的收集、整理、立卷和归档。档案工作是在文书工作做完之后开始进行的，是在之前的工作上继续进行档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研以及提供利用。因此可以说，文书工作是档案的主要来源，档案工作的前提和基础是文书。文书部门与档案部门的工作有一定的联系，文书部门定期将本单位形成的具有价值的文件材料整理归档到档案部门。因此，文书档案的质量一定要好，因为这影响到档案的质量和档案工作的进行。

1.3文书档案管理的重点在于收集文件及完善保存资料

文书档案多以发生的人、事、物、过程作为管理对象，如对事件中的文件、书报、合同进行管理，管理时主要使用纸质的载体记录，归档到不同的档案室，有用到相关档案的时候，就可以进行查阅。档案管理的较大作用就是记录历史，这不仅可以供后人查阅，了解事件发生的缘由结果，同时也可以让后人在这些记录中领悟到一些有益的道理，解决实际问题。

2文书档案中存在的问题

2.1文书工作与档案工作衔接方面存在问题

文书工作和档案工作是不同的两种工作，但文书工作和档案工作又有一定的相同性，既有区分、又有联系。既然是文书档案管理，文书工作和档案工作就应该在实际运转中相互配合，形成合理的管理体系。在实际运行中，文书工作与档案工作实行的是分块管理，这是一种比较科学、有效的管理方式，但也在无形中拉大了文书管理与档案管理之间的距离。主要体现在文书的档案意识淡薄，不能够及时有效地进行档案的收集整理，而档案管理也不能很好地同文书进行档案的交流。这就导致这两个管理之间的衔接不够及时，很多地方未能有效地达到预期的目标；同时在进行交接管理的过程中，还会出现很多的错误，不利于文书档案管理水平的提高。2.2档案收集工作不到位文书档案管理工作的档案收集是一项较难进行的工作，档案收集工作的进行一般来说遵循先收集重要的再收集次重要的原则。但由于部门与部门之间的联系不紧密、沟通工作进行的不及时，或者是由于部门的拖延、敷衍情况发生较多，导致档案在收集的时候遇到难以按时收集的难题。

2.3文书档案管理人员素质不高

文书档案管理人员的专业知识是非常重要的，如果专业水平较高，就会提高单位的文书档案管理水平。但有的单位出于其他原因，没有雇用具有专业知识和水平的文书档案管理人员，工作者对文书档案的管理知识一知半解，不能灵活运用、进行创新，或者是工作者具有文书档案的上岗资格证，但由于时间久远，后期也没有进行相关的学习和培训，没有及时地进行知识更新，跟不上时展的脚步，特别是在计算机发展运用如此广泛的今天。因此，要着重提高文书档案管理人员的素质水平，这是现今档案工作发展的重要要求，也是必需条件。

2.4各部门对文书档案的收集工作配合力度不够

文书档案的收集工作主要是收集各个部门重要的文件，由于有的部门为了自己部门的方便，不愿意将部门较为重要的、经常使用的文件上交。虽然责任心较强的文书档案管理人员会经常催交，但随着时间的拖延，档案管理人员也会妥协，进而导致一些重要的文件丢失，影响档案的后期调用，同时也会拖慢档案的收集水平。

2.5文书档案保存方法滞后

随着经济的发展，科学技术也在不断地进步，各个单位的文书档案管理方法也在不断地更新。计算机技术在文书档案管理方面的应用，让文书档案管理的效率不断地提高。计算机办公无纸化与以往的纸质办公有很明显的不同，然而这些差异也会对档案管理工作造成不便，如计算机保存的电子版文件没有打印成纸质版并进行适当的保存，易造成保存工作的不完整、不一致，使得文书档案管理陷入困境。

3提高文书档案管理水平的方法

3.1搞好文书工作与档案工作的规范衔接

文件是档案的基础，要搞好文书的质量水平，必须建立高质量的档案。文书部门规范处理文件是建立高水平文件的基础，因此，文书人员要具有很强的档案意识，做好自己的本职工作。首先，工作人员在工作中要保障文书的质量，包括将纸张的大小、文件格式、文体做到规范化、标准化。其次就是及时、地处理文件，做到按时收发文件、按时查找文件，将缺失的文件及时地进行查找、补充。

3.2加强文书档案收集工作的部门协作

文书档案的主要来源是各部门的重要文件，因此，加强与各部门的协作是必不可少的。档案管理人员要经常与各个部门进行沟通，及时了解各部门的近期信息，保障档案收集的完整性。档案管理人员要充分认识到档案的重要性，认识到档案管理能够揭示一个单位的历史，具有很大的价值，可以为单位的将来提供很大的指导。

3.3加强文书档案的收集工作

文书档案收集工作的加强，需要注意3方面的内容。首先是严格把关。统一管理档案的收集工作，将文件的选用、文号编发、标题制作、标题字形、附件等各方面的细节进行规定，严格执行相关规定。其次是明确范围、分类收集。按照单位文书档案的类目进行统一分门别类的整理、组卷，保障案卷质量。第三是建立科学的目录编号、检索系统。在不断完善案卷目录、专题目录、计算机等检索外，还要不断完善光盘等高科技检索工具，不断地加强和完善档案的收集工作，提品质案的收集管理水平。

4结语

综上所述，文书档案管理水平的高低体现了一个单位管理水平的高低，而单位管理水平的高低又对档案资料的安全和完整具有重要的影响性，因此，企业必须提高文书的档案管理水平。而单位要提高管理水平，就要做好文书收集、档案管理工作，并制定统一的标准，将档案利用起来，使档案发挥其应有的作用。

作者：荆雪飞 单位：吕梁有线电视台

文书档案论文:办公自动化与文书档案管理

一、办公自动化技术在文书档案管理工作中应用必要性分析

1.优化服务功能

传统的文书档案管理模式，档案资料的共享性比较低，在利用的过程中查找具有很大的困难，其所具有的服务功能比较低。利用办公自动化技术可以将传统的纸质载体档案资料，转变为电子文件数据，通过建立档案数据库，使得在应用时可以通过网络搜索来完成，大大提高其应用效率和服务功能。通过计算机的利用，可以改变传统档案粗放式管理，通过精细化管理，将档案服务功能由单途径转变为体系化。另外，通过计算机网络技术还可以价格档案信息与载体进行分离并与网路系统进行共联，扩大了信息的横向与纵向的深度，实现了档案信息的共享与在线服务，有效的优化了档案服务功能。

2.提高存储质量

随着办公自动化技术在文书档案管理工作中的应用，传统的纸质档案逐渐由电子档案代替，企业在运营过程中生成了越来越多的电子文档，与传统文档资料相比存储更为方便。同时，还可以根据具体需要将电子文档与纸质文档进行转换。另外，传统文书档案在传递与应用上具有很强的不方便性，并且在传递与存储的过程中容易出现损坏与丢失现象。通过办公自动化技术的应用可以将纸质档案转变为电子档案来保存和传递，不但保护了文档的完整性，同时在传递与保存上更为方便和安全。

二、办公自动化技术在文书档案管理中应用现状分析

1.专业人员比较少

办公自动化技术在文书档案管理工作的应用，将计算机技术与档案管理专业融为一体，这就对工作人员提出了更高的要求，要求其不但需要具备文书档案管理的能力，同时还需要具备办公自动化技术应用的能力。对工作人员逐渐由传统的单一技能要求转变为综合能力要求，要求工作人员为复合型人才。但是就现状来看，大部分企业文书档案管理工作岗位上缺少相应的综合性人才，既掌握传统档案管理理论、原则、方法与技术，又能够熟练掌握计算机技术的人才相对较少，并不能满足工作开展的要求。

2.档案保密性较低

办公自动化技术在文书档案工作中的应用，主要就是通过计算机来完成，但是计算机网络具有很大的不安全性，对文档这种保密性比较强的资料数据来说是一个巨大的挑战。与传统纸质档案相比，电子文档在修改与传递上都更方便，任何人都可以通过计算机对文档内容进行修改，并且修改的内容与原有内容没有任何明显的区别，这样就不能确定拿到手的档案是否为源文件，档案保密性相对较低。纸质文档在修改后具有明显的痕迹，在收集到应用整个过程中对文档内容可以一目了然，如果发现问题可以及时进行解决。而电子文档这方面却比较薄弱，降低了文档的安全性。

三、文书档案中自动化技术应用实施策略分析

1.加强网络管理

办公自动化技术在文书档案中应用的载体就是计算机网络，根据电子文档的特点，为保障档案数据的安全性和保密性，首先要做的就是要加强对网络安全的管理。企业可以加强对内、外网的研究管理，在办公自动化网络内部与外网之间实现内外网隔离，通过隔离防护措施通过路由器过滤掉被屏蔽掉的IP地址，只有部分允许的地址才可进入到办公自动化网络中。同时，具有隔离保护作用的还有防火墙，其防火墙所具有的特点，如对进出网络数据进行过滤、对进出网行为进行管理以及对存在的网络攻击进行检测和警告，可以在原有程度上提高电子文档存在的安全性，增强了文档数据的保密性。

2.加强对电子文档的技术处理

在文书档案管理工作中应用办公自动化技术，为更好的保障文档内容数据的性，并提高工作效率，还需要加强对电子文档的技术处理。随着办公自化技术在文档管理工作中的应用，会不断涌现出更多新型文件材料，而电子文档的归档势在必行，为提高工作效率，就需要工作人员不断加深对文件资源的研究。对电子文档进行技术处理，主要是对其接收、处置、以及存储等工作进行指导，在保障文档内容的原始性基础上，对文档进行有效管理。通过对电子文档的技术处理，可以将其转变为只读文件，即可以读但是不能对其进行修改，进而可以确定文件的原始性，提高电子文档的性和安全性。另外，电子文档主要存于计算机，为避免计算机出现故障而导致文档的丢失，必须要对文档资料进行备份处理，并且对于存储文档的计算机必须要进行加密处理，只有通过限制的人员才可使用，避免文档的流失。

3.提品质案管理人员专业能力

管理人员是档案管理工作进行的主体，其专业能力如何将直接影响着工作效率。为使办公自动化技术在文书档案管理工作中持续有效的进行，必须要提高工作人员的专业能力。首先，企业应加大对档案管理工作的投入力度，改变工作硬件设施，保障工作人员能够熟练掌握各种设备的应用技能，进而可以提高其业务水平。其次，加强人员培训，建立终身教育机制，并制定行政奖惩制度，将工作质量划分为业绩考核内部，促进员工不断提高自身专业素养。，加大企业内各部门之间的合作力度，不断扩大档案管理的影响力。同时，还需要加强与兄弟企业之间的联系，积极引用学习其他企业成功经验，并结合自身实际情况，采取网络现代通讯技术等高科技手段，不断提品质案管理部门和管理人员的业务能力。四、结语文书档案管理是企业经营发展过程中的重要组成部分，其管理水平如何将直接影响到档案资料的完整度、真实度以及安全度。尤其是办公自动化技术在文书档案管理工作中的应用，对工作管理提出了更高的要求，企业必须要结合自身实际情况，来确定工作方式，争取不断提品质案管理工作质量。

作者：李莉单位：国网四川省电力公司电力科学研究院

文书档案论文:文书档案管理工作研究

一、及时做好归档文件的收集

档案的收集是开展档案管理的物质基础，在整个档案业务管理工作中是一个关键性的业务工作环节。主要应从以下几方面做好归档文件的收集工作。①建立健全文件归档制度，明确档案管理人员和档案分管领导的工作职责，在单位各部门中普及档案法规知识。②确定归档文件收集的范围。本单位制发和上报的各类文件记载了本单位的各种事项，是与工作同步形成、不可再生的原始记录，反映了本单位的基本面貌，是文书档案收集的主体和重点。外单位制发的与本单位工作有直接联系的文件材料，从侧面反映了本单位的工作活动，也应作为收集的重点。③针对归档文件材料形成的特点，还可采用以下方式开展收集工作：按照“收发文记录”收集。对照收文薄的记载一一收齐；收集未经收发文登记的文件材料，如会议记录、活动材料、表册、大事记等，根据本单位工作活动和文件形成规律进行收集；按“单项活动”收集，逐份收集活动所形成的具体文件材料，确保整个活动所形成的文件材料齐全完整。

二、在文件归档时，明确文件的归档范围和保管期限

根据《档案法》及国家有关规定，各机关、社会团体、企事业单位和其它组织在本单位职能活动中形成的对本单位及国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，均属于归档范围，必须定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交归档，集中统一管理。文书档案还应结合文件的保存价值划分保管期限分类整理，文书档案的保管期限可分为短期（10年）、长期（30年）、长期三类。各单位应结合本单位的职能和工作实际编制《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，地划分归档范围和保管期限。四、做好归档文件的整理工作归档文件的整理，直接关系到文书档案的质量的利用，是一个非常关键的中间环节。无论采用何种方法对归档文件进行整理，都应遵循公文的形成规律，保持公文之间的有机联系，便于保管和利用。整理归档文件主要有以下几个步骤。①修整。为保障档案能够长期保存和有效利用，必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整。包括修表破损文件、复制字迹模糊的文件、去除易锈蚀的金属物等。②装订。对修整完毕后的归档材料，要使用符合档案保管要求的装订材料进行重新装订。③分类。归档文件一般可采取年度、组织机构（问题）、保管期限三种方法进行分类。④将归档文件进行排列，一般文件可按事由结合时间、重要程度等排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。⑤编号。归档文件编号是指用归档章在排列好的文件上注明归档文件在全宗内的位置，归档章包括全宗号、年度、保管期限、室编件号、管编件号、机构（问题）等六项。⑥编目。编制归档文件目录的项目包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注。⑦装盒。装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面和盒脊等内容。此外，做好文书档案工作还须不断提高文书档案人员的综合素质。文书档案工作人员首先要具有爱岗敬业、乐于奉献的精神，工作性质和特点决定了我们既要甘于默默无闻、埋头苦干，又要谦虚热情、诚恳待人。其次，应积极参加档案部门组织的业务培训，不断提高和更新自身的档案专业基础知识，同时还应根据工作需要，不断学习计算机、写作等文秘知识，逐步提高自身综合素质和工作能力，并在工作实际中不断总结经验，积极探索，提高文书档案的现代化管理水平。总之，文书档案是各个单位管理和发展中不可缺少的信息资源，只有做好文书档案的规范化、科学化管理，才能确保文件材料的齐全完整，更好地发挥文书档案的重要作用，才能为单位的各项管理工作做好服务，促进单位事业的发展。

作者：夏娥梅单位：云南省农业科学院农业经济与信息研究所