文书档案管理论文篇1
二、秦汉简牍官文书档案立法
1.秦汉官文书档案的副本制度。秦汉时期为了防止官文书档案被篡改，设置了专门的文书档案副本制度，并制定定期核对的制度。官文书的正本由长官签署发出后，由书佐或史誊抄留底的官文书档案为副本。副本制度是秦汉官文书档案管理制度的重要组成部分，关于简牍官文书档案副本制度的记载有很多，如睡虎地秦简《秦律十八种•尉杂》曰“：岁雠辟律于御史。”里耶秦简“：库武敢言之，廷书曰令史操律令诣廷雠，署书到、吏起时。有追。今以庚戌遣佐处雠”《里耶秦简牍校释》解释“：雠律令，校勘律令。《慧琳音义》卷七十七‘雠校’注引《风俗通》云‘：二人对校为雠。’《正字通•言部》‘：雠，校勘书籍曰雠，比言两本相对覆如仇雠。’”
文书档案管理论文篇2
文书与档案是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。文书，“经国之枢机”，“政事之先务”。文书的系统整理和保存，最终使档案形成，有了档案，人们就可以“疏通知远”，了解历史。档案，历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要，文书是档案的前身，档案是文书的延续。
文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位，文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程，是相关职业岗位群的关键技能模块，具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为：在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求；在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变；在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习，重点培养学生建构系统的学科体系，具备完整的理论知识，熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力，使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。
然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题：教学工作往往立足教材，以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主，课程内容较为抽象，学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物，重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题，又要从头学起，因此课程教学的目的难以达到，专业特色也无从体现。随着改革的深入发展，文档管理工作面临着越来越多的实际问题，例如文件和档案数量日益增加，给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新，才能适应社会不断发展的需要。
一、转变教育观念，完善课程体系
传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的：“老师讲，学生听，从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手，在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下，加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规，以岗位需求设计专业培训能力模块，在边教学边实践的基础上，安排理论知识学习后的集中实习周或实习月，系统训练涉及该课程的所有操作技能，强化学生实际动手操作能力的培养，为今后的实际工作奠定扎实的基础。
二、积极探索研究，改革教学方法
文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则，以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框，强化针对性和实用性，将教、学、用三者有机地结合起来，融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中，我作了如下尝试：
2.1编写修订教材教材是学科知识的基本载体，学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材，包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材，大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”，只是泛泛地罗列一些理论知识，对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象，根据社会对文书档案管理工作的需求特点，在传统的教材基础上，我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿，结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档，新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题，多方面整合知识资源，修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材，这样做不仅保证了知识的前瞻性，同时又拓展了学生的知识面，使学生学有所用，为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们，科学知识并非一成不变，有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的，不能用静止的眼光来看问题。
2.2加强实践教学在教学过程中，我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重，以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平，并在课程中体现“用理论指导实践，用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式，在教学过程中强化实习实践的教学力度，实训实践课时数应占40％以上，将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学，在适当的时机穿插在教学过程中；同时用一个学期左右的时间，让学生深入到文书档案的办公现场进行实习，实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统，可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习，强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外，教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解，确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时，灵活设置相应环节，从而调动学生的学习积极性和参与欲，提升实习实践课程的教学效果。
2.3探索新型教学方法
2.3.1范本教学法俗话说：“熟记唐诗三百首，不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中，可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本，在此基础上适当加以修改和加工，作为案例以小组讨论、分析答疑等形式，让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题，从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。
2.3.2情境教学法面对没有实践工作经验的学生，打破枯燥无味的教学桎梏，情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说：“教育即生活”，教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出，使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中，根据教学重点教师创设相关场景，模拟现实生活中的工作环境，使学生在模拟中体会知识，培养学生的动手能力。例如，在讲授“收文处理”这一知识点时，设置如下场景，让学生分别扮演秘书、主管领导的角色，绘制收文登记簿和文件处理单，将收文处理的程序一一进行演练；通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处；然后由教师作点评。通过情境模拟，使学生对收文处理工作有了直观的认识，掌握了收文处理工作的基本处理环节，与纯理论式讲授相比，情景教学法更能激发学生的参与意识，能收到意想不到的教学效果。
2.3.3实物演示法俗话说：“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学，正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体，对学生来说是陌生的，一旦出示实物，学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候，可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具，同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源，为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料，把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示，更加有利于教学效果的提高，为学生所接受。
2.3.4参观学习法在课堂教学的基础上，组织学生前往地区、县市的档案馆参观，将档案馆、档案室变成我们的第二课堂，通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术，如利用计算机技术建立档案目录数据库，通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外，通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳，无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感，对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。
三、加强“双师型”教师队伍建设
受到传统观念的影响，以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性，例如重理论，轻技术，轻实践；重知识传授，轻能力培养和知识应用；师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷，促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合，因此，“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传，转变人们的观念，一是要转变教育行政部门和学校领导的观念，使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性，将培养计划纳入议事日程，制定相关的政策，将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念，树立竞争意识，增强危机感和紧迫感，自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师，可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践，在实践中提高他们的职业技能，并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会；对于从行政转行过来的教师，可以给予他们进修学习的机会，引导鼓励他们开展学术研究，提升他们的教育理论水平。此外，还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才，寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教，通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校，帮助在校任职教师开阔眼界，了解市场需求，从而提升教学改革的有效性，因此，积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。:
将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去，使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能，以适应现代社会对文书档案管理人才的需要，是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展，教学改革还将继续深入开展，我相信，只要我们善于思考，勇于探索，积极创新，教学改革之路必定会越走越宽。
参考文献：
[1]王文亮.浅论高职教育秘书专业《档案管理学》的教学改革[J].彭城职业大学学报.2001.
[2]张小玲.“双师型”文秘教师队伍的建设[J].秘书杂志.2005（12）.11-14.
文书档案管理论文篇3
公证处存档的公证档案，有重要的利用价值，在一定程度上相当于机密档案，在人们的社会生活中起着重要作用。一方面，在市场经济活动中，大部分文件档案的履行都要持续一段时间，有些可长达几十年，在这期间，人们受客观外界的影响，以及形势的变化，可能在主观上会出现某些偏差，不履行或不能履行自己的义务。公证文书档案就像一个非常有威信的监督者，默默地约束着当事人要对自己的言行负责。另一方面，在市场经济活动中，调解和诉讼通常是解决矛盾和纠纷的办法。因为档案客观记录了以往发生的事情，当时的状态、当时人的真实意思表示，可以澄清有关事实，所以公证书连同公证档案的作用非同一般。在大量调解和诉讼实践中，司法机关和各级行政主管部门对公证档案一般都给予采纳。
三、现行公证文书档案鉴定工作中存在的问题
1.鉴定理论问题
我国的档案鉴定理论是结合我国档案工作实践，学习原苏联档案学理论的基础上，吸收民国时期档案学有关档案鉴定理论上形成的。建国以来长期形成并得以贯彻的具有我国特色的档案鉴定理论，虽在实践中证明了其价值，但同时也证明了这些理论自身存在着的不足之处:造成“档案价值”概念的模糊，鉴定理论的框架构建不完善；对应用技术研究的不足，造成具体操作中的技术、标准、鉴定质量的检查与控制的方法空白或残缺，忽略了档案价值中实际存在着的数量关系，缺乏足够的定量分析的成分，显然存在着具体操作上的困难。由于鉴定理论的缺陷使鉴定质量无法得到保证。
2.待鉴定的文书档案数量繁多
2.1进馆问题
档案界一直把馆藏量为档案馆的重点，衡量档案馆的规模以及达标升级评定中，馆藏量均为主要硬件之一，使丰富馆藏成为各档案馆追求的主要目标。在增加馆藏的片面指标下，一些不具有进馆价值的档案也随之入馆，造成进馆档案质量不高。由于上述原因，档案馆需要鉴定的已不仅仅是有鉴定价值的到期档案，还有相当一部分冠以长期、永久之名，却无实际保存价值的档案。
2.2认识问题
另一方面，档案馆没有做到有计划、周期性地开展鉴定工作，导致需要鉴定的档案日益增多。由于鉴定工作费时费力且见成效，档案馆未将鉴定工作放到应有位置，致使鉴定负担越来越重。
2.3鉴定程序问题
鉴定程序问题主要体现在两个方面。第一，鉴定程序复杂。目前，档案采取的是案卷装订法。在具体鉴定过程中，若发现卷中若有不符合保管期限的文件，就必须按照处理手进行处理。首先进行拆卷，将不需继续留存的文件剔出，并在卷内文件目录上注明。然后调整档号，保管期限的调整、案卷的变化，需要重新编排档号才能保证管理和利用。最后调整检索工具，案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具都需作相应调整、更改。这一系列复杂繁琐的操作工作，令许多鉴定工作人员望而却步。
2.4鉴定标准问题
我国现行的文书档案的鉴定标准依据的是1987年颁布的《文书档案保管期限表》，此保管期限表虽然在多年的文书档案的接收、立卷、鉴定工作中起到了重要作用，但实践证明，文书档案内容庞杂，涉及面广，在鉴定时困难较大，不便于鉴定人员操作，影响了鉴定工作的开展。其次，文书档案的珍贵程度鉴定不准。对于同一份文书档案材料，不同的档案管理机构的鉴定期限有一定的差异，有的作为永久收藏，而有的可能作长期甚至短期保存，而一份真正的、有价值的文件材料应该从历史的角度、从社会的角度综合评定它的价值，这样才有利于珍贵档案的保存，才能体现档案管理机构的作用和地位。
2.5归档文书档案的问题
首先，文书档案是工作活动的原始记录，但不一定是真实的记录。这在不同时期和不同工作领域都不同程度地存在，档案工作者不可能、也不允许改正档案材料原始内容，但有责任也有义务对其进行鉴别、评价，以指导利用者。其次，不少单位除综合部门形成的红头文件外，对于其他部门的文档往往长时间没有文件归档。个别文件材料还不完整，编号文件本身连接不上，缺附件、少底稿等现象普遍存在。这样，在不同程度上造成了归档文件材料不完整。
2.6管理方式问题
装订式案卷是目前档案保存的一种基本形式。这种形式影响鉴定工作的顺利开展，现在对档案鉴定后，如发现失去保存价值需剔除的档案，即使仅有一份，也要全卷拆开，页号重编、目录索引重新搞，一系列的连锁反应，工作量十分大。因此，很多情况下，明明知道有些案卷的档案已失去保存价值，但考虑到牵一发而动全身，即停止剔除工作因而滞后了鉴定工作的经常开展。
2.7期限问题
长期以来，档案部门一直承袭这样的理论与办法，即上级机关下发的文件除对本机关颁发和形成的外，其保管期限为长期或短期，并认为“这样会减少重复档案的数量”，但在实际操作过程中上，并没有达到减少库存的目的效果。目前档案室、馆中文书档案中长期卷的比例十分大，有的同一份文件可能会在同一档案馆的多个卷中找到，同一馆内重复性就这样大，加之上一级的档案馆也要长期或永久保存这部分档案，因此，这也是造成重复性归档的现象的重要原因。
3.提高公正文书档案鉴定工作质量的策略
3.1完善鉴定理论
我国现行的鉴定理论侧重于对鉴定的原则、保管期限、一般分析方法和保管期限表以及鉴定工作组织的研究，而对档案鉴定中的基本理论研究和应用技术研究等方面做的不够深刻，缺乏足够的实用性，可操作性不强，在实际工作中就显得空泛。因此，要完善档案鉴定理论，使其更具有实践操作性，逐步实现鉴定标准的多元化，更有效地指导实践。借鉴西方相对成熟的鉴定理论体系时，要加以正确的吸收与借鉴，同时要结合我国档案工作实际情况加以发展、完善，形成具有针对性的档案鉴定理论，以引导鉴定实践前行。
3.2设立专门鉴定机构
为了确保鉴定工作顺利进行，在档案馆内应健全必要的组织机构，专人负责鉴定工作，建立必要的监督机制，严格鉴定销毁制度。对馆藏到期档案进行统计，对馆(室)藏的文书档案的珍贵程度、文书档案的质量评价和保管期限的鉴定工作，主要是制定鉴定计划，对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行分析、甄别，提出鉴定意见，确保鉴定工作有条不紊地进行。为当事人保密是公证处的义务和职责，为确保这项职责的正确遵守，公证机构应设专人保管公证档案材料，防止遗失或泄密。
3.3细化文书档案保管期限表
各级档案室可以依据国家关于档案保管期限的规定，并结合本机关的实际情况及档案特色细化保管期限表条款，制定出条款清晰、内容丰富精练、层次分明、明确具体、可操作性强，即符合全面、系统、准确要求的文书档案保管期限表。也可以在条款附上详细说明或举例，使条款规定更加明确具体、便于操作。特别注意的是，档案室细化的文书档案保管期限表，需经本机关领导人审查批准后，要以书面形式上报档案行政管理机关或档案价值鉴定工作组织机构，经过审查批准后才可实施。
3.4规范鉴定程序
3.4.1重视进馆质量
加强在档案进馆之前的鉴定工作。在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定，档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到的鉴定，档案馆接收之前对案卷进行的检查这三个环节上加强鉴定力度，确保案卷质量的关键，为保证档案进馆质量。
3.4.2完善鉴定程序
改变档案鉴定工作的一次鉴定制，规范为二次复核制、三次确定制。第一，由文书处理部门在鉴定当中,按照国家档案局颁发的机关文件材料归档和不归档的范围等规定划分，剔除无保存价值的文件，划分档案的保管期限后将应归档文件移交档案室。第二，由档案室鉴定人员复核归档档案保管期限划分的准确性,对移交进室的档案进行再鉴定,以提高鉴定的准确性。三是在档案局确定进馆单位的前提下,由档案局专门鉴定人员指导、监督、协助机关档案室人员对应移交进馆的到期档案、销毁档案等做最后的价值审查及保管期限确定。此外，对按手续办理准备销毁的文件要坚决销毁，使其尽量减少差错,以保证档案馆藏的质量。
3.5加强信息技术在文书档案鉴定工作中的运用
3.5.1数据库技术在文书档案信息化管理中的应用
文书档案管理论文篇4
医院文书档案是由医院在日常行政往来、管理工作中形成的公文转变而来，是档案管理体系中的重要组成部分，是医院重大事件、重要活动的原始资料记载，具有参考、凭证作用。对医院的进一步发展具有十分重要的价值。就医院本身来说档案管理构成了其存在的基础，也是医院办公室的基础文案。包括档案的收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁等一系列衔接有序的行为或过程。随着医院的发展，文书档案管理在医院管理中的作用日益提升，文书档案的管理体现了整个医院的基础管理水平。
3、医院文书档案管理中实践PDCA循环理论
P———计划阶段:1、就文书档案管理工作而言，要促使文书档案能够从整体上反映出医院的实际运行和管理的有关情况，对于这些文件需要进行妥善的保管。最首要的任务就是建立起一套规章制度，从规章制度上入手，逐渐完善相应的体系建设工作，促使文书档案管理工作向着正规化、人性化的方向逐步发展。2、对于医院文书档案管理过程中来说，涉及的最基础的环节的工作就是对各种文案进行收集并归档。在工作中确定文书档案的归档的总体范围是文书档案保管的基础。在实际管理过程中确定文书档案的归档范围可以有效地促进管理效率的提升，也保障了管理的质量。(1)设定归档方针。在文书档案的管理过程中需要确立一个合理的归档方针，归档方针的确立必须以文书档案的自身特征以及形成的方式为基准点。实践中各个科室的档案是不同的，必须形成科学合理的归档方针。在平时还要加强不同科室间的交流，从而不断对归档范围进行修缮。(2)文书档案收集。完成第一步的工作以后，就要依据前面的方针进行文书档案的收集工作，在收集的过程中管理的人员一定要本着认真、负责的态度进行。在收集的过程中一定要将各个科室的资料进行严格的分类统计，还要保证资料不能有缺失。(3)合理确定分类。之所以进行文书档案的分类，就是为了不断提高工作的质量。因此，在进行档案的分类过程中一定要依据各个科室的实际情况进行。由于部分科室之间的文书档案会存在交集，对于这类文书档案要合理地进行区分，避免出现混淆现象，从而影响到以后的文书档案的使用。3、除了完善规章制度，规范业务流程，还要逐步制定档案人员的培训计划和培养方案，提高档案管理的专业技能，使档案人员的业务水平不断更新，以便跟上档案发展的步伐。
文书档案管理论文篇5
2．应具备一定专业理论知识和科学文化素质。
随着新的技术革命的深入发展，对图书档案管理人员知识及素质无论从广度还是深度都提出了更高的要求。图书馆学及档案学逐渐向多学科相互交叉渗透的综合性学科发展，包括社会科学、自然科学、应用科学等。因此，电大图书档案管理人员应具备丰富的图书、档案、情报、文献编纂学等专业基本知识，了解管理科学、领导科学、信息科学、决策科学、预测科学等方面的知识，并要把这些专业知识灵活运用于自己的实际工作，从而积极有效地服务于学校的教学及管理工作，及时、准确地为领导的决策提供依据，为各部门工作提供可靠的信息，为学生提供必要的资料。
3．图书档案管理人员应具有较高的信息处理能力。
图书与档案两者都是以文献信息为工作对象，都强调管理和利用。信息时代不再仅仅整天忙于收集、整理、进库取卷等烦琐低效的工作，而是负责将丰富的档案信息数字化，提供给利用者的不再只是纸质档案，而是大量的电子文件。通过专用网络向社会传播，使档案成为重要的信息资源。档案管理人员必须熟练操作运用计算机、复印机、传真机等现代办公设备，以提高工作效率。数字化图书馆的建立，要求图书管理人员，除了必须掌握图书馆学、情报学、文献信息学、计算机学与检索参考咨询工作所必须具备的知识和技巧以外，还应熟练掌握网上各种资源信息的检索，有效地选择利用各种检索工具，做好信息检索与咨询辅导工作，更好地为广大师生服务。
二、多措并举提高电大图书管理人员素质
内蒙古广播电视大学正处于向开放大学转型的关键时期，图书档案管理是学习支持服务的重要手段，打造一支思想过硬、业务精湛、管理能力强、具有开拓创新精神的高素质图书档案管理人员队伍，以此推动图书档案管理工作整体水平，是时代的呼唤，更是建设内蒙古开放大学的需要。
1．坚持思想政治理论学习，提高道德修养。
良好的政治素质是图书档案工作人员的内在要求。图书档案工作人员必须在思想和行动上必须和党中央保持高度一致。坚持经常学习党的路线、方针、政策和科学理论，注意关注和了解国际局势和国内局势，掌握时局动态，了解国家、自治区及学校的中心工作，围绕中心工作积极主动地开展图书档案工作。牢固树立主动服务意识和奉献精神，树立“一切为了学生”的理念，增强责任感和使命感，既要坚持原则，照章办事，又要改革创新，提高效率，在服务中树立良好形象。
2．加强业务学习和培训，提高业务水平。
图书档案管理人员业务理论水平低、新技术知识缺乏的状况普遍存在，加强现有人员的业务学习和培训是当务之急。目前学校已经建立每天学习一小时的学习制度，要求业务人员每天根据自身的业务需要进行自主学习，不断充实提高。图书档案管理人员应建立定期检查制度，才能使这种学习制度不流于形式。此外，还应多创造条件进行参观访问和学习交流，加强与国家开放大学、发达省市电大及普通高校之间的业务交流，尽快学习了解别人的先进经验，及时查找自身的缺陷和不足，借鉴好的经验并运用于实际工作中。加强业务培训，根据现有图书档案人员队伍的现状，对不同层次、不同需求人员，按需施教，学以致用。对于初涉图书档案领域的新人，需要进行基本专业知识的培训学习，尽快掌握图书档案管理工作的基本技能。对于现有的专业队伍，应加强信息化培训，熟悉本学科及相关领域新知识新动态，特别是计算机网络知识及数字化图书馆的开发及使用方面的培训，使所有图书档案管理人员能够与时俱进。
3．加强责任心和服务意识。
图书档案管理人员的基本职责就是要维护图书档案的完整，防止丢失与破损，确保图书档案的安全，做到不坏、不丢、不散、不乱。在第一时间为需要者提供第一手资料。对于电大图书档案管理这个学习支持服务领域，服务态度和服务意识是第一位的，电大图书档案管理主要面对服务对象的是学生，因此服务态度是第一位的，应该让学生有宾至如归的感觉，坚决杜绝“脸难看、事难办”的作风。
文书档案管理论文篇6
1.新时期开展文书档案管理工作创新的必要性与紧迫性
随着改革开放的深入推进，我国的社会经济不向前发展，市场化程度也越来越高，而对企业单位而言，人们对档案工作的要求也变得更高，传统落后的档案管理形势显然已经无法满足时代的需求，而文书档案管理工作同样需要不断创新才能跟得上时代的发展脚步，在新时期，如果文书档案管理工作跟不上时代的步伐，不能创新，一味守旧，只能埋没于历史的尘埃。因此，我们说新时期开展文书档案管理工作创新不仅很重要而且极为紧迫。
2.当前文书档案管理工作面临的问题
2.1 管理机制不健全，不能与时俱进
新形势下，文书档案管理工作面临的问题主要表现在缺乏制度创新，从而无法适应普遍提出的档案科学化管理，而且当前时代背景下，大部分的政府、国企、事业单位都非常注重体制改革和制度创新，通常大的创新都有专门负责的领导干部，而细分到档案管理层面，则几乎无人问津。更为值得注意的是，目前很多档案管理从业者都为兼职，同时在单位还身兼其它职位，档案管理工作处于从属地位，这种形势下，创新工作几乎无从谈起，这不仅与追求高效的时代旋律不协调，而且也极大的阻碍了档案管理工作的与时俱进。
2.2 管理方式落后，工作效率低下
当前社会经济的迅速发展，使得文书档案的数量较之以往有了天壤之别。当前瞬息万变的信息社会，对企业单位的应急反应能力提出了全新的要求，而目前的企业单位在文书档案管理工作方面还依赖于陈旧落后的档案管理手段，最终导致工作效率地下。在当前时代背景下，文化档案和信息的整理收集工作比以往任何一个时候都显得更为迫切和重要，这也必须要求档案部门和档案从业者肩负起时代的使命，真正以创新精神服务于文书档案工作，开创文书档案管理新局面。
2.3 管理人员整体素养亟待提升
现代化文书档案管理工作需要一大批专业技能过硬和工作创新意识强的人才，而纵观当前档案管理人员，很大一部分人都非科班出身，技能水平参差不齐，对计算机互联网的知识了解甚少。还有很多企业单位的文书档案管理人员均为兼职，主要职业不是档案管理，最终使得整个企业的档案管理工作趋于混乱局面，管理人员整体素养亟待提升。
3.创新文书档案管理工作的建议
3.1 推进制度创新，确保执行力度
要想创新文书档案管理工作，首先需要从制度上着力推进，在遵循公司各项规章制度的前提下，依据自身单位档案工作的实际情况，对档案工作相关制度进行修订完善，淘汰与时展不相适应的旧规则，健全新的的档案工作管理制度，同时要设定专门的人员负责监督制度创新的执行力度，制定出本单位文书电子档案管理规划，最终形成全面可行的制度创新体制机制。
3.2 注重技术创新，实现文书档案管理信息化
传统的文书档案管理方式已经无法跟得上信息时代的高节奏，随着计算机和互联网技术的发展，这种不适应现象会越来越明显。因此，文书档案管理工作必须要主动求变，注重创新，积极拥抱现代信息技术，加快实现文书档案管理信息化进程，这样不仅可以节省大量的精力和时间，也能确保在调阅查找档案的时候更为轻松灵活，从而确保高效的开展文书档案管理工作，促进整个企业单位工作效率阔步提升。
3.3 加强人才队伍建设，提升档案从业者综合素养
我们上文谈及的文书档案管理方式与方法陈旧落后，还有另外一个方面的原因，即文书档案从业者综合素养不够，受制于自身的专业化水平，无法更为高效和创新的开展文书档案管理工作，比如一个多年的手工档案管理者，要想短时间通过计算机互联网实现档案管理工作的转型升级，几乎是一件不可能完成的事。因此，必须要加强档案管理队伍的综合素养培训和应用现代化技术的能力，不断提升文书档案管理从业者对工作的认识，从自身单位实际出发，有计划、有重点地充电学习，调整专业知识，提高综合素养。同时，企业单位自身也可以需要重视档案从业者的培养，必要的时候可以开展分支机构和部门之间的档案管理技术交流，推行档案工作岗位乱换，构建起优胜劣汰的档案工作用人机制，从而增强档案人员的工作实力和职业风险意识，最终调动档案从业者的积极性和创造性，实现企业档案工作迈上新台阶。
4.结语
综上所述，对企业单位而言，文书档案管理工作并非一个可有可无的工作项目，而是关系到企业的长期健康可持续发展直接决定了一个企业的办公水平及效率。而针对当前文书档案管理工作陈旧落后的局面，我们必须要积极大胆革新意识，推进文书档案管理工作的创新，只有不断创新才能跟得上时展的步伐，才能更好的为企业管理和发展提供参考借鉴材料，帮助企业更好的做出科学决策，实现企业运转有序，让企业在时代的车轮下阔步前行。
参考文献
文书档案管理论文篇7
（一）对文书档案管理工作的重视不够
目前很多医院的高层领导不够重视文书档案管理工作，认为文书档案管理不会产生直接经济效益，故而忽视在其管理方面的投入，致使医院文书档案管理出现设备不齐全、管理机制不完善、管理技术落后等问题。市场经济体制下，各行业迅速发展，在医院日常管理工作中，管理人员只注重企业经济的发展和基础设施的建设，对文书档案管理的认识严重不够，导致管理人员的文书档案管理意识不强，影响文书档案管理的信息化发展。在实际工作过程中，档案资料不齐全、不准确等带来严重后果，大大降低医院的服务质量和服务水平，从而影响医院未来的长远发展。
（二）现代化的文书档案管理制度不够完善
由于文书档案管理相关的各种制度得不到有效完善，使得医院文书档案管理工作开展无法可依、无章可循，是当前医院文书档案管理中存在的最主要问题之一。以各部门的协调制度来说，文书档案管理工作涉及到的内容比较广、要求较高，医院各部门必须要积极配合文书档案管理机构的工作，加强沟通和交通、相互协作，才能提高文书档案管理的工作效率和质量。但是，大部分医院缺乏这方面的管理制度，致使各部门不能有效的配合工作，使医院文书档案管理的质量和效率不断下降。另外，部分医院甚至未设立专门负责文书档案管理工作的部门，一般都由其他相关部门代替，致使文书档案管理工作比较滞后，先进的设备和管理方法都没得到合理应用，很多档案资料无法得到完整保存，严重制约了医院的进一步发展。
（三）文书档案管理的信息化程度不够高
随着信息技术的全面发展，社会各行业都开始利用信息技术促进自身的发展。对于医院来说，必须要跟上时代步伐，充分利用现代科学技术，提高自身服务质量和医院的医疗水平，才能更好的迎接各种挑战。在实践过程中，医院不仅要利用信息技术改进自身的医疗服务方式，同时还要利用信息技术改进文书档案管理的工作方式，才能真正提高文书档案管理水平，促进医院不断发展。但是，大部分医院只将信息技术应用于医院的服务方面，没有在文书档案管理的各方面灵活运用，使得文书档案管理的信息化建设滞后，信息化程度不够高，无法有效的促进医院不断发展。另外，部分医院虽然重视将信息技术应用于文书档案管理的工作中，但是因为缺乏既精通文书档案管理，又熟悉信息技术的复合型人才，不能满足文书档案管理的相关实际需求，使得医院文书档案管理信息化发展非常缓慢。
（四）文书档案管理队伍的整体素质不高
目前，大多数医院都存在文书档案管理队伍素质不高、管理人员综合技能不高等问题，导致文书档案管理工作的质量和效率无法得到快速提升，给医院文书档案管理工作创新造成极大阻碍。在安排人员时，医院将一些工作能力不强或是年老的员工放置在文书档案管理的工作岗位上，致使文书档案管理队伍素质普遍不高。随着医院文书档案管理信息化建设脚步的不断加快，很多医院都开始对文书档案资料进行信息化管理，但是原有的文书档案管理工作人员因为缺乏信息技术方面的能力，故而无法适应新时代文书档案管理工作的需求，造成医院文书档案管理队伍整体素质水平无法快速提升，给医院文书档案管理创新造成严重阻碍。
（五）信息不完整，文书档案利用率低
在漫长的发展过程中，医院文书档案管理遗留了很多档案信息方面的问题，文书档案管理工作人员没有进行整理和收集，造成文书档案相关信息的缺失，使医院档案信息的有效管理存在很多困难。在实践过程中，文书档案信息的整理、收集和归纳没有得到真正落实，使医院文书档案信息出现不完整问题，给医院各部门工作带来严重影响，致使文书档案利用率非常低，失去存在的真正价值。另外，文书档案管理考核标准的不完善，使文书档案管理工作人员缺乏责任感，忽略网络平台的建设和与有关网络信息的收集，从而降低企业其它部门工作人员的工作效率，严重影响医院文书档案管理创新。
二、医院文书档案管理的创新策略
（一）创新管理意识，提高服务质量
我国现代化建设中，医院管理人员要改变观念和经营理念，创新管理意识，提高对文书档案管理重要性的认识，才能确保文书档案管理相关工作得到真正落实，从而提高医院文书档案管理水平。在根据医院文书档案管理的实际情况，制定文书档案管理相关工作考核标准的同时，增强文书档案管理工作人员的服务意识，提高他们的专业水平，可以有效提高医院的服务质量，从而推动医院文书档案管理不断创新。在实践过程中，将文书档案管理工作与医院核心竞争力相结合，可以促进企业市场竞争力的不断提高，从而提升医院的经济效益和社会效益。在日常工作中，医院文书档案管理相关工作的不断创新，还必须要加强对文书档案管理工作人员的全面监督，严格按照国家规范标准执行，确保医院文书档案信息的准确性、可靠性和完整性，才能真正促进医院文书档案管理创新。
（二）创新管理机制，提升管理水平
在创新管理机制方面，医院必须积极学习各行业在文书档案管理方面的先进经验和国内外的先进管理技术，以根据医院的实际情况、工作性质和特点，制定出符合本医院需求的文书档案管理制度，从而保障文书档案管理工作有法可依、有章可循。与此同时，注重先进管理技术的应用，提高计算机应用水平，不断提高医院文书档案管理的信息化水平，才能更好的适应社会发展。另外，在制定文书档案管理制度时，还必须将该项工作与医院的经营制度、经营模式、经济水平、企业文化等有效结合起来，确保该制度能够有效的协调各部门之间的合作，从而提高医院文书档案管理效用，共同推进医院文书档案管理不断创新。
（三）创新管理队伍，提高整体素质
医院文书档案管理的不断创新，必须要加强文书档案管理人员的培养，注重专业管理人才吸收，才能有效提高文书档案管理队伍的整体素质。在实践过程中，首先，必须要强化文书档案管理人员对这项工作的认识，端正自己的工作态度，在思想上重视这项工作；其次，必须要加强文书档案管理人员基础知识、信息技术能力、业务能力等方面的培训，以不断提高文书档案管理人员的综合能力。在实践过程中，想要逐步实现医院文书档案管理的自动化、信息化和现代化，医院必须注重全体员工的综合素质能力提升，增强医院的市场竞争力，促进医院社会效益和经济效益不断提升。只有这样才能真正满足社会发展需求，推动医院文书档案管理不断创新，从而促进医院长远发展。根据医院实际发展情况，文书档案管理工作人员必须提高服务意识，增强责任感，注重自我综合素质能力的提升，在实际工作中，加强与同事之间的沟通，不断学习新的档案管理知识，熟练掌握和运用现代信息网络技术，才能真正推动医院文书档案管理信息化进程，真正实现医院文书档案管理创新。
（四）创新管理模式，提高信息化程度
文书档案管理论文篇8
一、信息化文书档案管理主要有以下几点优势
1.办公效率大幅提高
基于计算机的文书档案管理按件随即整理归档，减轻了档案工作者的劳动量，提高了文书档案管理的效率。另一方面，传统文书档案管理中，在归档整理后若要对文件进行修改处理，就必须对已整理的文书档案进行拆卷重做，这就浪费资源和劳动力，而采用计算机进行文书档案管理根本不会出现该问题，文件的修改只需通过键盘操作就可以，且随时修改显得方便快捷。文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。
2.资源随时可供检索，信息充分共享
基于计算机的文书档案处理，使纸质的文书档案转变成电子版的文献信息，加上网络技术应用，使得文书档案资源随时可供检索，大大提高了查准率，这些都是传统管理方式所无法能及的。在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率。
3.电子文件保存的稳定性
与纸质档案相比，电子文件的寿命要长得多。纸张在一定的条件下容易受到破坏，如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如光碟，U盘，移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4.提高了文件传递的速度和安全性
在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。
二、信息化文书档案管理存在的问题
1.电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
2. 对档案综合管理人员要求高
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、信息化文书档案管理对从业者的相关要求
1.掌握现代化管理技能，提高综合素质。
电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
2.利用现代化技术整理档案。
纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解不同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。
文书档案管理论文篇9
随着计算机及其网络技术的不断更新发展以及无纸化资源的出现，使得档案管理模式从手工操作转化为计算机操作，使得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化，从纸质形式转变为电子资源形式；文书档案的归档等操作过程均由计算机进行处理。基于计算机的文书档案管理按件随即整理归档，减轻了档案工作者的劳动量，提高了文书档案管理的效率。
1文书档案信息化管理的优势
纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。
1.1办公效率大幅提高
计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用计算机软件之后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。
1.2文件和文字信息得到充分共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。
1.3电子文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
1.4提高了文件传递的速度和安全性
在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。
1.5文书档案资源随时可供检索，提高了查准率
传统文书档案管理中，在归档整理后若要对文件进行修改处理，就必须对已整理的文书档案进行拆卷重做，这就浪费资源和劳动力，而采用计算机进行文书档案管理根本不会出现该问题，文件的修改只需通过键盘操作就可以，且随时修改显得方便快捷。再且，基于计算机的文书档案处理，使纸质的文书档案转变成电子版的文献信息，加上网络技术应用，使得文书档案资源随时可供检索，大大提高了查准率，这些都是传统管理方式所无法能及的。同时对文档进行计算机化处理也是解决文档分离，实现文档一体化管理的根本办法。
2文书档案管理的措施
2.1文档一体化
长期以来，文书处理和档案管理属于不同的部门负责，档案管理只由档案部门执行，文书处理和档案管理的分离由于作于不同部分以及不同工作者，就导致了档案管理较容易出现错误，或者出现文书档案管理程序过于复杂出现，甚至出现难以修改已管理好的个别档案的复杂情况，最终影响了文书档案的管理效率，降低了档案的信息服务功能。鉴于此，随着社会发展的需求，文档一体化成为了一种新颖的管理模式，这种管理模式就是把过去文件处理和档案管理独立的分散状态，统一成一个有机整体去进行管理。
另一方面，文档一体化的管理模式使得文书处理工作成为了文档管理大工作中的前端任务，文件处理工作质量的好坏将影响着文书档案管理的有效性和准确性。因此，文档一体化真正的实施将对文书档案的科学化管理带来崭新的发展空间，将使得文书档案管理进行一个更加科学，有序的管理阶段。而文档一体化的有效真正实施必须依赖于规范化的公文处理，即从文书处理工作开始实行规范化。通过对文书档案实行超前控制，这样一来使得文书档案在经过规范化的前处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而充分发挥文书档案的真正效果。
2.2电子文件的归档与接收
档案的形成是文件有条件的转化，是具有一定查考利用价值和法律效力的原始记录。文件的收集、接理、鉴定是传统的以纸质档案为主的档案形成的工作起点，也是检验档案真实有效的关键。电子档案主要来源于库存档案的数字化和现行产生的电子文件。库存档案数字化后的电子原件可以构成纸质原件的副本，而电子文件所具有的与传统文件的不同特性，其收集、整理、鉴定等过程是一个交叉操作过程。虽然电子签署，数宅签署等技术是保证电子文件原始性的凭证，但形成后的电子文件在相对离开它的原载体后仍然可以编辑、修改，而且在转化为电子档案时没有文件到档案的明显界定，完全依靠归档人通过网络上传或复制，其真实有效及原始性无法确定。因此电子文件归档的同时还要有附属于每一份电子文件的静态数据信息和动态、数据信息。静态数据信息包括主要满足普通用户查询的原件属性信息以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录.动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用.同时电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人.数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。
2.3电子档案的存储与备份
电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件。如：文本文件、图形文件。图像文件、音频视频文件等，应采用通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能；对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力；电子原件的存储方式也是关键，应该提供多种方式，如：数据库存储、目录存储、光盘存储等，用户根据实际建设从中选择。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障。应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份、恢复系统。
3结语
文书档案管理论文篇10
Keywords: the library; File; File material; Management; use
中图分类号：G250文献标识码：A 文章编号：
一、前言
档案及文件资料的特殊之处在于其法律上和行政上的效能，它们因自身具有凭证价值而被保存，在实际利用中，作为辨别事非的原始证据，它们不可或缺。而图书馆工作离不开有关图书馆档案及文件资料的咨询参谋作用。在制定和完善规章制度、决策某方面重大问题、搞好总结等工作中，常需要查找参阅有关图书馆的档案及文件资料，而有时由于这方面工作管理不规范，致使急需的材料找不全，严重影响了工作的顺利进行，因此加强图书馆档案及文件资料管理的研究，不断提高其管理水平，充分发挥其作用，适应当前图书馆创新发展，优化图书馆工作效果，就显得非常重要。文章对加强图书馆档案及文件资料管理的重要意义，工作内容及管理方法进行了论述。
二、加强图书馆档案及文件资料管理的重要意义
图书馆档案及文件资料管理工作相对还不是很被大家重视，目前图书馆档案及文件资料管理实践和经验相对较少。图书馆工作要不断改革，提出有效的创新发展措施，以提高工作质量和工作规范化水平。要实现其目标，就不可能离开档案及文件资料的使用和管理工作。此方面的管理水平直接反映整个图书馆工作管理水平的高低。因为在制定图书馆工作计划，图书、期刊采购征订计划，实现网络系统管理、电子图书期刊借阅制度、馆员队伍建设以及搞好某方面工作的总结等等，需要经常参照同行的有关做法等资料，为图书馆评估、决策某项事情和工作做重要的参考依据。笔者认为，图书馆本身每年积累的重要工作资料更十分珍贵，图书馆工作可以通过这些资料看到以往工作的成绩和所存在的问题，结合当前新形势发展和任务提出改进措施，制定新的工作方案和有关规章制度，切实可行地搞好图书馆工作。因此，对图书馆档案及文件资料的科学有序管理，充分发挥它的重要性及作用，对提高整个图书馆工作的管理水平和效果有着重要的实际作用。
三、图书馆档案及文件资料管理的内容
图书馆档案及文件资料管理的内容十分丰富，面较广泛，而且性质、类别、层次较为复杂，但彼此又是相互联系、互为补充的统一体，都在为完成图书馆工作任务发挥重要的咨询作用。应该根据图书馆工作的内容要求以及所要达到的目标确定图书馆文件及档案资料管理的具体内容。笔者认为有以下几点：
（1）上级有关部门下发的方针政策方面的文件和有关图书管理工作的文件材料。如：关于专业技术职评聘的有关规定及图书馆工作暂行规定，图书馆评估标准。
（2）上级或兄弟单位发的各种来函文件、有关各学会学术研讨、交流的会议通知及交流的有关资料。包括省内外各图书馆建设发展的前景、群体工作总结、经验汇编、图书馆学术论文报告会的论文等。这些对于沟通兄弟图书馆工作信息，取长补短，互相学习，完善改进提高本单位的工作，起着十分重要的作用，也是我们文件及档案资料管理的重要内容。
（3）图书馆本身制定的一系列的计划、规划、规章制度是图书馆档案及文件资料最基本的内容。它应包括：首先是图书馆的总体规划和近期计划，检查评估要求，以及馆员业务进修和研讨活动等有关规定；其次是图书馆管理人员的有关规定，例如：职务晋升考评要求，岗位责任制的规定等等；再次就是图书情报、期刊及设备器材征订预购函件的归档，也是不容忽视的，它对沟通信息、掌握学术动态、图书动态及设备器材的发展趋势，销售行情，避免时间和经费的浪费有着重要的作用。
（4）本单位制发的有关图书管理工作的文件材料；本单位图书馆发展概况、馆藏图书目录；图书经费的使用情况及每年度购进的图书目录；高校图书管理工作的年度工作计划及总结和在图书管理工作中形成的重要实物资料（包括各种奖励证书及奖牌等）。
（5）本部门自己制订和下发的通知要求及有关信息资料等。
上述几点是图书馆档案及文件资料管理中不容忽视的内容，对完善改进提高图书馆的工作，有积极影响和促进作用。
四、加强图书馆档案及文件资料的管理措施
（1）要及时制定有关图书馆文件档案资料的具体管理规定和措施。图书馆档案及文件资料的管理是一项专业性很强的工作，图书馆应建立健全文件材料归档制度，将各工作环节中所形成、积累的各种文件材料收集齐全。为了便于档案及文件资料的管理，必须制订了一系列有关档案工作的规章制度和责任制，建立了全引目录、分类目录、总目录、移交清单、借阅登记等制度。工作人员按照档案及文件资料管理的要求，认真做了档案及文件资料防火、防光、防潮、防霉、防盗、防高温、防有害气体侵蚀和防止机械磨损的八防工作,以最大限度地延长档案的寿命，更好地为图书馆工作和国家文化建设服务。
（2）健全图书馆档案及文件资料管理人员的岗位责任制，并安排有事业心强、熟悉档案资料管理业务及有一定工作经验的人员来做此项工作。随着管理者档案及文件资料管理意识的增强，全馆人员都会进一步重视档案及文件资料管理工作，关注档案及文件资料的收集和利用，档案作用亦因此而得以发挥。反之，档案及文件资料管理意识薄弱，不了解档案及文件资料的用处，即使有档案及文件资料也不知道使用，势必影响档案及文件资料作用的发挥。
（3）管理人员要优选本图书馆文件及资料的存档内容。笔者认为应该遵循下述原则：首先选择中央、省市下发的有关文件，因为层次超高文件相对越少，而且是越重要；其次是选择和我们图书馆工作管理最为密切的文件资料；再次是要选择近期的内容；最后就是根据文件资料的历史价值、发挥作用的时间，不断更新、取舍或按要求向有关部门进行移交部分档案及文件资料。
（4）要按文档资料发放单位的层次、按图书馆各项工作的任务和性质分类、编号、立卷、归档。如：中央、省、市的文件层次不同，要分开。有关图书馆工作、群体管理工作、业务研究工作、职称评定的文件及评估材料都要有条理地分类、归档。
（5）要创造必要的文档管理条件，也就是要有文档管理室及坚固可靠的文档管理卷柜，特别对保密文件同、材料要重要妥善保管。
（6）要有严格的文档资料管理借阅制度，这一点是最为重要的，要发挥文档管理人员的职权作用，在听取群体人员意见的基础上制定文档管理借阅制度。决不能因为出借手续不健全或借阅者不负责任而造成某些档案及文件资料特别是重要资料的遗失及损坏。此外增强图书馆工作人员对档案及文件资料管理的意识，处理好与图书馆本身工作的关系，图书馆管理工作繁多，容易忽视对文件档案资料的收集和积累，时间一长，对立卷工作带来困难。尤其当前图书馆工作不断向现代化、科学化、社会化发展。信息的交流、办公自动化的提高及资源共享的实现，更离不开各种档案资料及文件的支撑。实践证明，只有重视图书馆文件档案资料的收集和保存，处理好图书馆正常工作与档案管理的矛盾，及时积累素材，节约时间，存档有序，才能使图书馆管理工作产生更大的经济效益和社会效益。同时还要注意到应该遵循的宗旨就是充分发挥文档资料的作用，能使这些死的文件及档案资料变成活的财富，充分发挥它的参谋咨询作用。方便大家查阅及使用，要提高文件及档案资料的使用效率，为搞好图书馆全面工作服务。
五、图书馆档案及文件资料的利用
加强图书馆档案及文件资料管理的最终目的在于利用，只有积极主动地开发利用档案信息资源，为图书馆和其他各项工作服务，图书馆档案才富有生命力。笔者认为，图书馆档案的利用工作可从以下三个方面开展：第一，配合领导决策，及时准确地提供档案信息，迅速为领导提供必要的服务。这样，领导决策和制订计划及总结工作时就有了可靠的参考和依据。图书馆工作活动的不断开展，一方面使其档案的内容不断得到丰富和完善；另一方面，在满足领导利用档案需求方面,也有取之不尽的信息资源，这无疑会大大促进图书馆工作的有序运转和正常运行。第二，配合馆内各项工作，积极提供档案资料，要做到检索便捷、传输快捷，为图书馆工作打开新局面起到积极的推动作用。第三，完整的图书馆档案资料,也为图书馆争创荣誉提供了必要的参考依据。
六、结束语
总之，随着科学的发展及进程，图书馆文件及档案资料的管理显得越来越重要和突出，在图书馆管理工作中，我们应按照国家档案法的规定和要求，把更多的新内容充实归档，确保档案质量和齐全；在新的实践中不断加以研究和探索，积累经验，充分发挥其文件和档案资料的效益，为图书馆的管理工作再上新台阶。
参考文献：
文书档案管理论文篇11
1.1 政治思想素质
政治思想素质是做好一切工作的基础，文书档案工作更是如此，因为文书档案工作是一项政治性和原则性都较强的工作。因此，档案管理人员一定要熟知档案相关的法律法规和各种规章制度，要时刻保持与国家和党的方针、路线、政策高度一致，坚定政治立场。
1.2 业务素质
业务能力强才能胜任日益发展的文书档案管理工作。随着信息技术的不断发展，很多高科技手段已经应用到档案管理工作中。档案管理人员要能够很好地应用这些新技术，辅助做好工作。同时，档案事业的发展赋予了文书档案工作很多新内容，文书档案管理人员要不断学习，加强自身的能力才能适应新阶段的档案管理工作。
1.3 文化素质
在传统文书档案管理中，很多文书档案管理人员实际上只起到“保管员”的角色，充其量是仅有档案保管知识和业务能力的高级保管员。然而随着市场经济制度的建立和完善，这种状况已经远远不能适应企业工作的要求。所以，档案管理人员，必须具有较高的文化素质，就是要有较高的科学文化知识，档案工作涉及面广，知识门类繁多，掌握了解较全面的系统相关知识才能更好地胜任文书档案工作。
1.4 创新素质
文书档案工作有很多传统管理方式，但是，随着科技的发展，人们对档案的要求越来越高，档案工作必须与时俱进，将一些高科技手段融入档案管理工作中，同时也要创新思维、创新工作方法，只有这样才能使档案工作更进一步，才能发挥出最大的社会功效，才能适应新形势。
2 影响文书档案管理人员综合素质提高的因素
影响文书档案管理人员综合素质提高的因素，总体来自两个方面：一是部分文书档案工作人员的思想道德素质较低，对工作缺乏事业心和责任心。有些文书档案工作者自认为单位没有重视档案管理工作，思想上形成极大反差，导致事业心不强，职业情感淡薄，奉献意识与敬业精神欠缺，不注重提高职业道德修养，业务上不精益求精，缺乏知识更新的主动性与自觉性，严重影响了档案管理水平的持续提升。另一方面是部分文书档案工作人员专业知识匮乏，业务素质不高。近年来，虽然档案管理队伍中本科以上学历人员在不断增多，但真正具有档案专业学历的人员微乎其微，大多都是“半路出家”，要通过自学和一定的工作实践才能对档案专业知识有所了解，不少单位的档案管理人员中，具有中高级专业技术职称的人数所占比例偏低。文书档案工作人员的素质不高，直接影响了新技术、新方法在档案管理中的使用和推广，极大阻碍了档案事业的持续发展。
3 提出的几点建议
3.1 培养崇高的职业道德
崇高的职业道德，是做好本职工作的基础。一定要全身心的投入到工作当中，树立全心全意为人民服务的意识，爱岗敬业、乐于奉献，要具有高度的工作责任感。文书档案工作具有极强的社会服务性，因此，文书档案管理人员一定要具有高尚的职业道德，职业道德素质是所有素质的基础核心，没有高尚的职业道德，就没有发展的可能。因此，我们要通过各种途径，培养文书档案人员的职业道德素质，使他们能够热爱这份工作。例如：通过宣讲典型事迹、树立工作典型模范、建立奖惩制度等等方式，让他们从心里真正爱上文书档案管理工作，真正树立服务意识。
3.2 加强学习，提高业务能力
文书档案人员的业务水平，关系到文书档案的管理水平，直接影响文书档案工作的质量。为了适应现代化办公条件的文书档案的相关要求，所有的档案员都要从工作实际出发，不断加强自身业务知识的学习与工作能力的提高。档案知识是在不断的工作与学习中逐步积累起来的。要积极参加上级专业机构组织的业务培训，丰富业务知识，提高业务水平。同时在工作中，要积极向前辈请教，使业务工作得到延续，保留好的经验和做法。经常与其他单位的同行进行沟通，相互交流学习，也可以发现不足，缩小差距。在实际工作中，还要注意理论联系实际，创造性地开展工作，通过自身业务水平的提高，带动整个文书档案管理水平的提升。
3.3 强化文书档案保密和安全意识
做好文书档案的保密是一项重要的基础工作，所以在档案工作中，要对档案保密工作给予高度重视，维护档案的保密安全，使档案信息资源得到充分利用。在平时工作中，文书档案似乎看起来没那么重要，但是我们仍然要以最高标准对待普通岗位的文书档案工作。文书档案人员的职责是要维护文书档案的完整和安全。档案管理人员必须要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，认真学习《保密法》，自觉遵守保密制度，强化保密纪律，切因疏忽大意，造成社会影响和不良后果。
3.4 提高服务意识
文书档案管理的价值在于为领导决策提供依据、为工作执行提供服务。文中一直在提到，文书档案工作是一项服务性很强的工作，服务既是前提也是目的，没有良好的服务，很大程度上就失去了档案管理的意义。因此，文书档案管理人员要及时关注党和国家的工作大局，善于从政治上研判形势，善于根据中心工作主动开展档案工作。要积极开展职业道德教育，完善服务方法，提高服务质量，不要断增强服务意识，在工作中牢固树立主动服务意识，积极发]档案人员的主观能动性，变被动为主动收集材料，既要坚持原则，照章办事，又要有改革创新的精神，主动、热情、及时、准确、全面、周到地为档案使用者提供帮助，这样才能在服务中提高工作效率，在服务中树立良好形象。
3.5 培养高度的责任感和责任心
文书档案工作人员应具有较强的职业悟性，随时把需要的档案知识装在自己的脑海里，本着对工作高度负责的态度，做好档案工作的细致化。认真按照相关档案管理条例和要求，规范和科学地做好每一份文件的归类、整理等。
3.6 利用信息化技术武装档案管理
随着信息化技术的快速发展，计算机技术和网络技术已经应用到各行各业。档案管理工作要想得到迅速发展，也需要将信息技术有效的应用其中，从而大大提高档案工作的效率和质量。根据文书档案工作的特点，将信息技术融合到收集、整理、归档、检索等各个环节，实现文书档案管理的无纸化、现代化。
综上所述，不断提高文书档案管理人员整体综合素质，意义深远而重大。只有文书档案管理人员的综合素质不断提高和强化才能逐步适应和实现档案管理现代化。而对档案管理人员，除了进行专业对路的技能培训并严格考核，在档案管理岗位招聘中实施公开招聘，公平竞争，优胜劣汰，选择优质的专业人才，则是提高档案管理人员整体素质、做好档案管理工作、提高档案服务质量的根本保证，也是逐步实现档案管理现代化的重要途径。此外，文书档案工作人员还要具备一种默默奉献、任劳任怨的敬业精神，要涵养一种耐得住寂寞、甘当无名英雄的人生境界，以淡泊名利的心态，热情诚恳地为档案利用者提供各种便利，始终如一地致力于档案事业的发展，不断开创档案管理工作的新局面。
参考文献
[1]夏丽君.论档案人员综合素质问题[J].消费导刊，2010年08期.
[2]劳玉芸，谭慧萍.档案管理工作人员素质浅析[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2012年04期.
[3]陈艳彬.浅谈提高档案管理人员素质[N].承德日报，2010年.
[4]张国珍.浅谈新时期档案管理人员的素质及提高[J].中国科技信息，2008年13期.
文书档案管理论文篇12
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文书档案管理论文篇13
2.1提高医院文书档案现代化管理意识
医院应该具有文书档案的现代化管理意识。从医院管理角度来讲,重视文书档案管理需要从领导做起,只有领导对文书档案管理的重要作用有了深刻的认识,才能让档案人员对文书档案的管理形成科学管理意识。当医院对文书管理有了一定程度的重视,才能不断对文书档案管理制度进行完善,对相关的硬件配套进行更新,以严格的制度做好文书档案的规范管理,进一步深化医院的文书档案管理能力。与此同时,医院文书档案管理主要服务于医院的医疗诊治工作,在现代化科技信息发展过程中,医院文书档案管理者必须通过职业素养提升来熟练运用计算机技术强化医院文书档案的现代化管理,既为医院的医疗服务提供资料查询帮助,又能让医院文书档案管理水平更一层楼。所以,作为文书档案管理者,应该具有高度服务意识,认真收集、整理、管理医院文书档案,加强档案的汇编与分类工作,让医院在医疗服务中有据可依、有章可循。
2.2优化文书档案管理工作
在科学技术的发展影响下,医院医疗卫生体系的改革正在持续进行,在目前形势下,医院文书档案随着现代化科技的发展而出现了新的管理要求。医院的文书档案管理需要通过现代化技术设备更新来提高工作效率,以促进文书档案管理科学化。故而医院应该完善文书档案信息管理系统,利用计算机、微缩、光盘之类的多介质兼容,对文书档案的全文进行扫描存入,对文书档案的案卷级以及文件级等多方面信息进行存储和检索,以节省医院文书档案管理资源,节省检索时间,将检索中的认为失误率降低,保证检索准确率,优化医院文书档案管理效率。并且,针对文书档案进行实体管理系统完善,保管室内安装温湿度自动调控系统以及防盗设备,做好除尘、防磁等工作,让文书档案保管时间更长、完整性更高、医院可以根据自身情况适当投入资金更新软硬件设备,确保文书档案收集更及时,运用网络技术优化管理效率,促进文书档案管理合理化。
2.3以制度保证医院文书档案管理质量
文书档案管理工作并不是一朝一夕就能够做好的,需要长期的坚持不懈。规范、完善的文书档案管理制度是确保医院文书档案管理工作制度化、规范化化的重要保证。医院需要认真执行国家档案局的管理政策,从自身的实际情况出发,对文书档案材料的规范范围、保管时间进行明确规定,通过正确界定范围、准确划分管理期限,使医院文书档案可以准确地反映医院情况,且保管方面、利用有效。对医院以往的文书档案立档归卷、档案开发利用、保密与销毁、管理职责等进行更为完善的规定。加强文书档案管理的工作执行力,使文书档案管理切实为医院的医疗卫生事业发展服好务。将文书档案管理制度落到实处,院长牵头、分管领导负责、档案管理部门逐级负责,加强文书档案管理的监督考核,如果发现了问题必须立马解决,以便于使文书档案管理制度真正得以落实。
2.4提高医院文书档案管理者的素质
医院应该可信运用文书档案实现经济效益提升,提高文书档案管理效率,而这一切又必须以医院文书档案管理者的职业素养提升为前提。他们对文书档案的管理和医院的健康发展有着米奇联系,医院需要全面加强档案管理者的职业素质,通过讲座宣传、考察交流、培训等方式来提高档案管理者的专业能力以及管理素质。引导他们通过现代化的新管理方法来落实文书档案管理,同时可以利用现代电子技术管理方式来优化文书档案管理效率,使文书档案管理和医院的可持续发展同步进行。
