文书档案管理篇1
文书是档案的前身，档案由文书转化而来。一个单位或部门档案管理的水平高低取决于本单位文书处理工作水平的高低。笔者从事档案管理工作多年，现就文书与档案管理工作谈谈自己的观点。
一、正确认识文书处理与档案管理的关系
文书处理与档案管理是文档工作中紧密联系的两个阶段。正确认识和处理好两者关系，使之有机结合，对于做好文档工作及其重要。
（一）文书与档案管理工作职责与任务不同
文书处理工作的主要职责是文件材料的制作、传递、使用、督办、保存等。而档案管理工作的主要职责是收集、整理、分类、编目、鉴定、保管、统计、利用和销毁等。
（二）文书与档案管理相辅相成
文书处理与档案管理虽属于文档工作中不同的工作和阶段，但两者却相辅相成、互为联系。档案工作是在文书工作的基础上，对有保存价值的各类文件载体进行归档、保管、利用，是文书处理工作的延伸。而通过归档工作可以发现平时文书处理中忽视的一些问题，如：文件材料是否完整、齐全、规范，系统，是否属于归档范围之内的，是否为同一年度的等，这些对各部门做好文书处理工作将会起到一定的促进作用。
（三）做好文书工作，是提高档案工作质量的前提
收集工作是档案工作的起点，一般由部门文秘人员承担。要做好档案工作就必须首先做好文件材料的收集工作，文书工作做好了，就能为档案工作提供良好的条件和基础。因此，做好文书工作，是提高n案工作质量的前提。
二、文书与档案管理工作容易忽视的问题
（一）文件材料收集归档不完整齐全
归档材料不完整齐全。一是有些归档文件材料只有定稿，没有修改稿。造成定稿缺乏相应的依据，而这个依据就是领导修改的痕迹，是最有保存价值的东西。这样以来发文原始稿件的保存就出现了漏存的现象。有些归档文件只有文头，没有附件，而这些附件往往是文件的核心所在，造成归档文件不完整，没有查考的价值。二是由于文书人员工作的疏忽，造成文件重号、漏号等现象，给文件归档带来了一些麻烦和困扰。三是由于部分人员缺乏档案意识，为了完成任务而归档，仅仅只把手头一些普发性的文件整理上交，而把一些有价值的档案遗漏，如：部门领导的重要讲话、参加会议带回来的一些重要的文件资料，导致有的材料经久遗失，使文件材料无法实现集中统一管理。
（二）文秘与档案工作人员缺乏沟通，使档案收集渠道还不够畅通
文书工作与档案管理分属不同的主管部门管理，由于文秘人员在平时的工作中常常忙于本部门事务性工作，与档案馆（室）工作人员交集较少，很难做到相互沟通、步调一致，造成档案收集渠道不够畅通，以致运行过程中经常出现脱节现象，使档案材料得不到很好的收集。
（三）文秘人员归档意识淡薄
文书工作具有很高的时效性和很强的灵活性，职能部门工作人员往往面临工作头绪繁杂、任务重、压力大，且多数文秘人员常常是身兼数职。一方面是要把主要精力投入到完成本部门的主要工作任务上，没有把文件材料归档工作摆上议事日程中。另一方面是缺乏专业的档案管理知识的指导和培训，没有独立完成立卷归档的能力，甚至认为把文件放在自己手边使用起来更便捷，往往造成档案延误、遗漏或“玉”“石”不分，统统上交的现象。
三、加强文书处理与档案管理工作的措施
（一）把好文书工作的审核关，保证归档文件的质量
把好文书工作的审核关，是办公室工作的一项重要内容，也是保证文件质量的重要一环。2012年4月，中办和国办联合颁发了《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14号），许多部门都认真执行，并按文件要求坚持公文的审核制度，即：职能部门拟写的文件，先由部门负责人核稿签字后交办公室审核，再送主管领导审核会签后交主管校领导签发，然后由办公室登记文号，打印。审核人员负责把好文件的政策关、格式关、文字关，杜绝不规范、不符合归档要求的文件流入档案，保证了归档文件的质量。
（二）强化文档人员的档案意识，保证归档文件的完整
文秘人员主要负责部门的文书处理工作，如文件的核发、会议记录的整理、各种信息的处理等文件材料的形成工作，文秘人员起着至关重要的作用。如文件编号不准确，会议记录不标议题，出席人员只记姓等，所有这些不规范，不仅影响今后的文书归档工作、归档文件质量，还大大影响归档工作效率。因此，作为文秘工作者，应该充分认识到档案管理不只是档案馆（室）的事，而是文书工作的一部分，主动把文件归档工作纳入到自己的工作范畴之内，积极支持并做好档案工作。
档案管理人员主要负责档案的日常管理工作，除此之外，还包括档案库房的温湿度、灯光、除尘等各种管理、档案管理系统的安全与维护、档案数据的各种备份等，不仅仅要有较强的档案意识，还需要具备一定的档案专业知识，熟练的档案管理工作的技能，才可能对兼职档案员的归档工作进行正确的指导，只有这样，文件材料的收集才会齐全、完整、系统。所以，档案工作的质量和管理水平的高低与文秘人员和档案人员的档案意识有着直接的关系。
（三）加强对文书部门归档工作的监督与指导
《档案法》明确规定，档案管理部门对所属单位的档案工作实行监督和指导。但实行部门归档并不是说归档工作与档案部门毫无关联，而是应该派专职档案人员根据归档要求，对部门归档工作中出现的具体业务、技术性问题，传授一些方法、技能，帮助他们解决归档中遇到的问题。一是因为文秘人员没有接受过系统的档案业务培训，二是因为文秘人员缺乏档案归档的一些操作技巧，归档工作质量得不到保证。笔者认为，加强档案部门对文书部门归档工作的指导与检查，应该在文件归档前从以下几个方面进行：一是检查部门归档文件材料是否完整、齐全，有无遗漏；二是归档文件是否在本年度、本部门归档范围以内；三是文件保管期划分是否正确、合理；四是归档文件排列是否科学、有序；与此同时，档案管理部门还应加大对文书部门兼职档案人员的业务培训，以减少对文书部门归档工作指导与检查的工作量，确保归档文件质量与数量。
总之，文书工作与档案工作密切相关，规范文书处理，提高公文质量，是做好档案工作的前提和保证。
参考文献：
[1]孙霞.正确处理文书与档案的关系[J].办公室业务，2003（1）.
文书档案管理篇2
2.1提高医院文书档案现代化管理意识
医院应该具有文书档案的现代化管理意识。从医院管理角度来讲,重视文书档案管理需要从领导做起,只有领导对文书档案管理的重要作用有了深刻的认识,才能让档案人员对文书档案的管理形成科学管理意识。当医院对文书管理有了一定程度的重视,才能不断对文书档案管理制度进行完善,对相关的硬件配套进行更新,以严格的制度做好文书档案的规范管理,进一步深化医院的文书档案管理能力。与此同时,医院文书档案管理主要服务于医院的医疗诊治工作,在现代化科技信息发展过程中,医院文书档案管理者必须通过职业素养提升来熟练运用计算机技术强化医院文书档案的现代化管理,既为医院的医疗服务提供资料查询帮助,又能让医院文书档案管理水平更一层楼。所以,作为文书档案管理者,应该具有高度服务意识,认真收集、整理、管理医院文书档案,加强档案的汇编与分类工作,让医院在医疗服务中有据可依、有章可循。
2.2优化文书档案管理工作
在科学技术的发展影响下,医院医疗卫生体系的改革正在持续进行,在目前形势下,医院文书档案随着现代化科技的发展而出现了新的管理要求。医院的文书档案管理需要通过现代化技术设备更新来提高工作效率,以促进文书档案管理科学化。故而医院应该完善文书档案信息管理系统,利用计算机、微缩、光盘之类的多介质兼容,对文书档案的全文进行扫描存入,对文书档案的案卷级以及文件级等多方面信息进行存储和检索,以节省医院文书档案管理资源,节省检索时间,将检索中的认为失误率降低,保证检索准确率,优化医院文书档案管理效率。并且,针对文书档案进行实体管理系统完善,保管室内安装温湿度自动调控系统以及防盗设备,做好除尘、防磁等工作,让文书档案保管时间更长、完整性更高、医院可以根据自身情况适当投入资金更新软硬件设备,确保文书档案收集更及时,运用网络技术优化管理效率,促进文书档案管理合理化。
2.3以制度保证医院文书档案管理质量
文书档案管理工作并不是一朝一夕就能够做好的,需要长期的坚持不懈。规范、完善的文书档案管理制度是确保医院文书档案管理工作制度化、规范化化的重要保证。医院需要认真执行国家档案局的管理政策,从自身的实际情况出发,对文书档案材料的规范范围、保管时间进行明确规定,通过正确界定范围、准确划分管理期限,使医院文书档案可以准确地反映医院情况,且保管方面、利用有效。对医院以往的文书档案立档归卷、档案开发利用、保密与销毁、管理职责等进行更为完善的规定。加强文书档案管理的工作执行力,使文书档案管理切实为医院的医疗卫生事业发展服好务。将文书档案管理制度落到实处,院长牵头、分管领导负责、档案管理部门逐级负责,加强文书档案管理的监督考核,如果发现了问题必须立马解决,以便于使文书档案管理制度真正得以落实。
2.4提高医院文书档案管理者的素质
医院应该可信运用文书档案实现经济效益提升,提高文书档案管理效率,而这一切又必须以医院文书档案管理者的职业素养提升为前提。他们对文书档案的管理和医院的健康发展有着米奇联系,医院需要全面加强档案管理者的职业素质,通过讲座宣传、考察交流、培训等方式来提高档案管理者的专业能力以及管理素质。引导他们通过现代化的新管理方法来落实文书档案管理,同时可以利用现代电子技术管理方式来优化文书档案管理效率,使文书档案管理和医院的可持续发展同步进行。
文书档案管理篇3
一、企业档案管理基本情况
无锡供电公司企业档案管理工作归属办公室，由公司总经理总负责，由办公室副主任具体分管负责。办公室档案中心负责公司档案工作的组织、规划、协调；负责管理全公司科档、文档、会计、照片声像及实物荣誉等各类载体档案；负责对直属单位档案工作的业务检查和指导。
公司档案最早形成于1947年。多年来，公司重视档案工作，按照“早介入、早发现、早整改”的工作思路，建立统一的管理模式，较好地履行了档案工作的协调管理职责，切实加强过程控制和管理，通过运用国网信息系统平台进行系统整理，档案分类科学、组卷合理、编目准确、装订美观，案卷质量符合规范标准的要求。
公司档案于1989年通过省级验收；1990年晋升国家二级；1999年高分通过企业档案国家一级认定；2006年首批通过江苏省企事业档案“特一级”企业评定；2011年通过省档案星级评定复查，并连续多年获得无锡市档案先进荣誉称号。
二、文书档案管理的现状
文书档案，是指企业在领导和行政管理等活动中形成的具有保存备查价值的文件，又称管理性档案。
1.文书档案管理的重点在于收集、保存资料，记载“历史”，管理手段主要是用载体（纸质或实质）记录下来，并分门别类地存放于办公室档案中心。这个阶段管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目造册”、“保存”、“借阅”等工作，保证它的及时性、完整性和准确性。档案管理起到最大的作用就是记载历史，使得后人可以引用和借鉴历史资料，这样档案才产生作用。
2.与公司文书档案直接产生联系的主要是文书工作。文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办及文件的收集、整理。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案管理工作是在文书工作的基础上对档案进行再整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案管理工作的前提条件和基础；档案主要来自于文书。文书人员把企业活动中形成的、具有保存价值的文件材料经过整理立卷，定期向档案中心归档，文书工作的质量对档案管理有重大的影响。
3.账外文件也是文书档案的重要来源。即指本企业未经文书处理部门编号、登记的，在收发文登记簿上无“账”可查的，由各单位（部门） 在其职能活动中形成、使用或上报， 自行保留的具有保存、利用价值的各类载体文件。相关职能单位是账外文件的主要来源，负责账外文件的收集、整理、预立卷和移交，并接受档案中心的业务指导、培训、督促、检查和考核。
三、文书档案管理存在的问题
文书档案管理，是档案管理工作的重要组成部分，企业文书档案管理水平的高低直接关系和影响到企业文书档案的质量与完整性，只有树立企业文书档案管理工作的科学化、规范化、标准化，才能切实发挥文书档案的作用，真正实现其应有的价值。目前，文书档案管理工作中，或多或少存在着一些问题，影响着文书档案立卷的质量与标准。
1.企业文书工作与文书档案管理工作衔接方面存在问题。文书工作与档案工作既有联系又有区别，既有统一又有分工。在现实工作中，文书工作和档案工作应相互配合，形成一个分体式的管理体系。实际工作中，文书与档案实行的是分块管理制，这是一种有效、比较科学的管理制度。但是，这种体制在某种程度上却拉大了文书工作和档案工作的距离。同时，办公信息系统通道拥堵等原因造成系统不够稳定，这就不可避免地造成了文书工作与档案工作衔接存在脱节，即公文的格式和处理办法方面存在诸多不规范现象，如附件不齐全、编号不规范，有漏号、重号等情况，影响了文书档案质量的高低，也直接影响了文书档案人员收集工作的质量、进度和档案利用，对文件鉴定价值和文件之间的有机联系等也都存在一定的影响。
2.“账外”文件收集力度不足。一是“账外”文件是企业各内部职能机构形成的内部文件材料，大都未经收发文登记的文件，文件材料涉及面广，随时随地在每项工作和活动过程中产生。而文书档案人员的职责和身份决定了他们不可能直接参与到各职能部门的工作和活动之中，无法清楚有哪些文件材料正在形成或已经形成。这些文件材料的形成过程难以控制，事后收集困难重重。二是办公自动化带来了“账外”文件材料的收集困难。由于部分向上请示、向下通知和答复的事项，都可以通过电话直接联系，因此，只有口头答复，没有做到及时的电话记录而成了无法考查的历史，这些无疑使文件材料的原始记录性大打折扣。
3.各部门对档案管理工作的配合不够，制约了档案管理水平的提高。由于一些部门人员对文件材料应由谁保管概念不清，只考虑方便利用、文件保密等问题，从而模糊了这部分文件材料的保管权限，有些人甚至不愿意送交档案管理部门供大家查阅参考， 最终造成一些有价值的文件材料因得不到及时归档而散失，或流散于个人手中增加了事后征集的难度。
四、提高文书档案管理水平的对策与措施
1.加强宣传教育培训，提高队伍素质
档案队伍建设是做好档案工作的根本和保证，因此，创新学习交流机制，才能不断增强档案专职的业务能力。一是通过坚持一年两次的专题网络活动，组织研讨工作中的经验与不足；二是通过定期或不定期组织专兼职档案人员参加省市级档案部门的理论业务知识培训、专题讲座、千人知识竞赛及其它继续教育途径，坚持把文书档案基础业务、信息化知识和应用技能作为档案专职苦练基本功的重要内容，经常有针对性地开展业务技能培训，使文书档案专职成为适应岗位、熟悉业务、胜任职责的行家里手，成为懂专业、懂技术、会指导、会编研的全能人才；三是以文书档案管理为载体，以同业对标为抓手，与兄弟单位进行业务交流，开展调研，讨论热点、重点、难点问题，提出对策措施，有效指导业务实践。
2.建立档案工作机制，保证有效执行
加强文书档案管理制度建设，从制度和机制入手，结合电力企业发展对文书档案的要求，明确原则和管理方式，界定文件形成、积累与归档职责，规定档案收集、鉴定、整理、保管、统计等要求。规定文书档案资料的收集、编制的范围，保证文书档案归档率、完整率和准确率。
3.实现文档一体化管理，提升档案质量
文书工作与文书档案管理工作是密不可分的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。做好文书工作是做好档案管理工作的先决条件，文书工作的好坏直接关系到文书档案管理的水平。因此，文书人员树立较强的档案意识，在实际工作中认真执行立卷归档制度，确保文件收集完整、及时和准确，通过科学分类、组合，使文件材料形成有机的联系。文书档案专职严格执行档案归档管理制度，密切关注年度文件资料的收集、整理工作，按时接收档案，对新接收的文书档案资料严格按照规定认真核对，严格把好文书档案质量关，严格按照档案保管期限表对档案的价值进行鉴定，同时，认真履行档案查、借阅审批手续，对未按时归还的档案及时催还，对归还的档案及时归位，并认真做好档案的保护和统计工作。
4.优化档案业务流程，推进实体化运作
规范、合理的流程是应用系统的基础条件，也是提高办公效率的必然选择。尤其是信息化、网络化得办公环境下，重新调整组卷流程，进行文书档案业务流程改造，是提高档案工作效率的有效手段。即由各部门根据相关依据性文件及立卷模板进行预立卷，文书档案专职按照“以我为主”的原则，对预立卷内容进行检查，然后由预立卷单位修改、调整、著录、挂接电子文件，并组卷装订，再由文书档案专职鉴别、审核、把关，最后由文书档案专职进行检查，确保高质量完成立卷工作。
具体操作流程参见下图所示：
5.注重账外文件材料收集，强化基础业务
按照省公司、市档案局的要求和部署，档案管理要从制度和机制入手，通过年初制订工作计划，将档案工作纳入单位工作目标管理，切实保障档案工作的规范性和有序性。通过定期或不定期组织档案人员开展资料的收集、整理、归档工作，突破传统档案接收范围的局限性。针对文书档案文件材料收集的重点、难点， 根据国家《机关文件材料归档和不归档的范围》的有关规定，在制订《公司归档文件整理实施细则》的基础上，重新起草账外文件的《补充规定》，明确职责分工、工作流程、修订归档范围、考核措施等，并进行现场讨论，听取意见，加大了对重要活动、重大事件等资料的收集力度，力争把与企业、社会、群众利益息息相关的档案信息资源收集齐全，努力建设面向企业的多元化馆藏体系，构建完整反映历史、内容丰富、结构合理的馆藏体系，在馆藏档案内容和结构上实现新突破。
6.创新主动参与机制，加强协作沟通
由于企业文书档案中的档案往往来源于重要的业务部门，因此，建立文书档案管理的互动协调机制，加强文书档案管理工作与部门业务之间的链接，才能形成良好的发展互动。例如：文书档案管理可采取“年度―组织机构―保管期限”分类模式，由部门立卷，从过去繁琐的分类、鉴定、整理、装订、装盒、上架、排架等立卷环节简化为按“一事一件”立件整理、不锈钢夹简单装订、计算机直接录入文件级目录等环节，达到了简化整理、方便检索、快捷服务、简化部门归档工作程序等预期目的。通过部门业务发展带动文书档案管理工作的发展，促进文书档案管理工作服务职能和指导功能的发挥。
7.深化文档专题管理，实现实时服务
专题档案是指企业及个人在某项专题工作、某项重大活动（事件）中直接形成的各种载体档案，是文书档案不可缺的部分，是企业作出科学决策时的重要借鉴材料。目前，企业开展的种类专题活动越多，形成的材料也越多，由于专题档案形成领域的广泛性、形成时间的偶然性、文件材料载体的多样性及分散性等，专题档案的收集管理方法不同于企业一般形成的档案。根据专题档案的管理原则和特点，应采取不同的整理方法。各项重大活动中形成的种类专题档案可独立构成全宗，一个专项活动构成一个独立的全宗，划分全宗后由档案管理部门按照档案整理规则进行专题活动档案的编目、鉴定等工作；全宗内重大活动档案的组卷，应根据重大活动文件材料的形成规律和成套性原则，按问题特征进行分类。同时，根据利用者的需要，有针对性地对专题档案进行编研，合理开发利用，通过各种媒介，例如设计企业网页归档功能，对专题进行实时归档，向企业公布开放的专题档案，最大限度地为企业文书档案信息的开发利用服务，使专题档案发挥出应有的价值，提升档案文化品牌。
文书档案管理篇4
（二）档案收集过程不够顺畅。为保证文书档案工作能够发挥最大的价值，需要对档案资料进行全面的信息收集与整理，需要档案工作人员具有高度的职业敏感度。但是，目前大多数文书档案管理的从业人员年龄较大，常年在档案室工作的职员，由于自身的局限性缺乏对文书档案管理工作的深刻认识，自身的职业能力有限，难以准确地捕捉与档案收集有用的信息资源，导致了档案管理工作的不顺畅，甚至有部分员工会出现文件质量或者是数量上的问题，为档案收集管理工作的开展带来障碍。
（三）文书档案的应用效率低下。文书档案的具体信息资源需要来自于企业的各个职能部门，而档案的实际操作价值在于文书档案的日常应用。但是目前由于企业在文书档案的移交管理过程中存在漏洞，没有任何专业性的部门对企业的运行进行监督管理，行政部门档案管理工作流于形式，工作质量不高，导致档案的信息收集与管理工作效率低下。与此同时，由于单位员工的流动性非常大，领导部门与基层员工对档案的实际应用价值没有深刻的了解，为档案的日常应用埋下了潜在危机。
二、文书档案管理工作的改进策略
（一）强化档案管理与日常工作的协调。档案的管理工作与日常的工作内容具有紧密的联系，文件是参与档案工作的基础，档案是文件的最终归宿。文书档案管理人员做好文书的信息收集工作是参与档案管理的前提条件，并且初级的文书收集工作直接决定了最终的档案管理水平。所以，这就要求文书档案管理人员一定要具备良好的文书收集意识，保证文件收集的真实性、完整性。与此同时，档案管理人员需要加强与管理工作人员之间的联系，积极做好档案的保护以及统计工作。
（二）提升档案管理的信息化水平。为强化企业的文书档案管理工作水准，需要采用现代化的信息管理手段，大力加强计算机技术以及网络信息技术的应用力度，将一系列现代化的操作手段应用于档案管理工作流程的各个环节。为实现信息化的档案管理工作，首先需要重视文书档案的数据建库工作，促进数据格式的统一、规范，为实现信息数据的及时共享与信息开发打下坚实基础。与此同时，需要对文书档案的信息收集运用计算机来操作管理，提高档案管理的自动化程度。
（三）提升档案管理人员的业务素质。为保障和提升文书档案管理工作的业务水准与操作质量，需要重视对管理人员业务素质的提升，要有一支高素质的工作人员作为组织工作的重要保障。所以，企业单位需要强化对文书档案管理工作人员的思想指导与意识管理，为工作人员及时了解国家档案管理的规章制度，在信息政策的了解中提高工作人员的思想意识与信息敏感度。与此同时，在对档案管理人员专业技能的提升中增强工作人员的责任感与使命感，在对文书档案管理工作的技能提升中强化该项工作的应用价值。
三、文书档案的现代化管理策略
（一）建立完善的现代化档案管理制度。保障文书档案管理行之有效的前提条件就是建立规范的文书档案管理制度，规范化的制度建设是保障管理工作有据可依的重要条件，科学合理的制度建设加上专业化的操作管理技巧，能够将文书的信息收集与档案管理工作开展得更加有条不紊。为建立现代化的档案管理制度，首先需要废除以往不科学的，陈旧落后的，对于充分提升管理效率没有帮助的操作方式，需要结合企业文书档案管理的实际情况建立有利于企业结构获得提升的管理体系，在去伪存真中保障企业档案管理制度操作的灵活性与科学性。在对不良制度的改善中积极结合富有时代特色的管理理念，在新旧操作方式的接洽、协调中建立严密的管理体系。
（二）创新文书档案管理的工作机制。丰富文书档案的信息资料需要收集大量的信息资源，对企业的事业单位，高校的科学研究都具有重要的参考意义。在创新档案管理的工作机制时需要强化组织的自我管理机制，主要的工作内容需要对企业或者是该部门制定科学合理的阶段性目标，在对档案管理的操作流程与实际运用中提升工作质量。其次，需要强化组织企业的自我参与机制。将文书档案的信息应用发展为部门开展工作的重要协助内容，积极主动地参与到部门组织的日常管理中。最后，改善档案管理工作机制需要注意的是对互动协调机制的重视。加强档案管理工作与操作部门之间的协调关系，在良好的双向互动中提升部门之间的链接作用。
（三）建设现代化的档案管理队伍。现代化的文书档案管理工作需要建立在具有现代化素质的操作队伍之上，（下转第136页）（上接第127页）在最大限度内满足文书档案现代化的信息管理需求。为提升档案管理队伍的质量要求，需要建立完善合理的人才选拔机制，对具有文书档案管理工作经验或者专业素质非常高的人员采取择优录取，对于职业技能不够突出的现有工作人员进行必要的职业培训，开展定期的职业讲座或者职业宣讲课，在优秀经验与管理理念的学习中强化工作人员的档案管理意识，在定期的职业培训中提升工作人员的职业技能，对于表现优秀的工作人员给予必要的物质奖励，在争创先进的氛围中建立和谐的工作氛围与学习环境。
文书档案管理篇5
1.2对文书档案管理工作的管理不足
我国的文书档案管理工作水平与发达国家相比非常落后，管理方法单一，管理力量也较为薄弱，我国目前的文书档案管理工作者对档案管理工作仅停留在表面的认识上，缺乏对专业档案管理知识和技能的掌握，没有深刻认识到工作的重要性，对一些相关业务严重掌握不熟，对档案资料的收集、管理意识也相对薄弱。加之受我国传统思想的影响，对文书档案管理工作的重视程度不够，导致没有专门的档案管理工作人员，档案管理工作者往往身兼数职，不能全身心地投入到档案管理工作中，最终降低了工作效率和水平，影响了档案管理的质量。此外，由于档案管理人员工作精力不集中出现一些将材料归档错误或者错误传达信息的问题出现，这些都体现出文书档案管理工作的不足。
1.3文书档案管理工作的规范程度过低
目前，文书档案管理工作的规范程度过低是很多档案单位及大中型事业单位中普遍存在的问题，主要体现在：案卷名称、卷宗分类、文件档号不规范等，还经常出现档案文件的卷宗组卷不规范，缺少卷内目录等现象。除此之外，普遍存在的问题是文件档案检索的效率较低，目前大多数单位主要采用两种类型的检索方式：即电子检索和人工检索，而目前多数单位选择的是人工检索的方法，而且很多文书档案管理人员经过多年的工作实践也逐渐研制了多种检索工具，但是文书档案管理工作的质量不是多运用检索工具就能够得到提升，而是要求精而非求多。
1.4文书工作与档案工作的衔接不够紧密
文书工作与档案工作是对立统一，密不可分的，二者是相互独立又相互联系的，要确保文书与档案管理工作正常有序开展的方法就是进行分体式管理模式。从目前来看，很多单位对文书档案工作的管理方式是分块式管理，这种方式在过去的工作中存在一定的优势，但是在实际工作中会使文书与档案管理之间的距离越来越大。加上很多文书人员没有深入了解认识档案管理工作，档案管理工作者也不是很了解文书工作，这就导致很多矛盾和问题出现在文书档案管理工作中。
1.5单位各部门之间的配合不够密切
文书档案管理工作需要各个部门的密切配合，可是在实际的档案管理过程中，各个部门之间的配合不够有效，这就严重影响了文书档案管理的质量。以文书档案的归档环节为例，这项工作需要收集各个部门相应的文件资料，但是一些部门却因为自身利益或本部门的利益等因素隐瞒上交，收集文件资料的工作频受阻力，长此以往，文书档案管理人员就会因为力不从心放弃收集文件资料，最终导致无法找回一些重要文件，为单位损失更多的利益。
1.6文书档案管理的配套设备不到位
由于我国对文书档案管理的重视程度不够，导致很多文书档案管理的设备陈旧，很多老旧的档案管理设施依然坚持在工作岗位上，设备更新慢，这就严重影响了文书档案管理的质量。还有一些单位的文书档案设备没有配备齐全，造成硬件设施服务不到位、质量差，而且相关部门没有想办法去解决，甚至个别单位还没有设立专门的档案室。此外，文书档案还存在丢失、销毁和霉变等情况，这是由于没有及时采取防潮、防湿的举措，不但影响了档案的整洁、美观，还会困扰今后的工作。因此，相关部门有必要高度重视文书档案管理的设施问题，并及时改进。
2加强文书档案管理工作的对策
2.1提高单位管理人员的重视程度
文书档案管理工作属于服务性质的工作，因此，要努力提升文书档案管理人员的服务水平，增强服务意识，并逐步更新服务理念，用最新的理念和服务态度积极主动地面对新时期的新挑战。衡量文书档案管理工作者职业道德标准的重要尺度就是服务质量，要想充分发挥好档案管理工作的作用，就需要文书档案管理工作者努力提升自身的服务水平，服务于社会主义现代化建设，单位的各个领导也要加大对文书档案管理工作的重视程度，这直接影响着文书档案管理工作的质量。此外，文书档案管理工作者也应将自己的工作情况及时汇报给单位的管理者，将文书档案管理相关的政策法规传达给单位领导，使单位领导能够更深入地认识到档案管理工作的重要性，从而全力支持此工作。文书档案管理应被单位的领导者纳入到单位的重点项目之中，加大对文书档案管理工作的支持力度，从而实现文书档案管理工作从传统模式向现代模式的转变。
2.2规范文书档案管理工作
首先要仔细检查显存的文书档案资料，对于部分陈旧失效的卷宗要及时剔除掉，以免在使用电脑管理时发生重复，降低档案管理的效率和水平；其次，要再次组合文书档案资料，再次编排那些组卷较为混乱的卷宗，尤其是重新组合、编排那些有关联的档案，重新填写无页码、无标题的档案资料，确保文书档案资料的规范性；最后，要统一对不清楚或者命题存在重复的档案资料进行命题，杜绝在电子管理时难以识别的情况发生。要想解决目前我国文书档案管理存在的问题，就要义不容辞地建立相应的档案制度。但是从目前档案管理的现状来看，在现代文明下体现档案管理工作的特色，建立科学、合理的档案管理机制，完善档案制度不是一件轻松的事情。建立规范化的文书档案管理工作要拥有较高的可操作性和实用性，为以后工作的执行提供便利，这样才能更好的发挥其效用。
2.3紧密联系文书工作和档案管理工作
档案管理的基础工作时文书工作，档案管理工作质量的高低在很大程度上取决于文书工作水平的高低，如果文书工作效率不能得到有效提升，那么就无法谈起档案管理的工作质量。所以档案管理工作的基础是建立在文书工作的规范之上的。此外，文书工作人员也要提升自身的业务素养，加深对档案管理工作的认识，能够保证文书材料及时有效地进行归档立卷处理。紧密联系文书工作和档案管理工作，对于文书档案管理的质量要进行科学控制，更要第一时间内处理部分帐外资料，确保文书档案管理工作的高效、高质。
2.4提升文书档案管理人员的综合素质
素质的提升，人员的管理是管理的根本，因此，从目前我国文书档案管理的现状及档案管理人员的组成来看，我国急需改善档案管理队伍，应将更多技术过硬、专业技能过强、为人可信正直的人员加入到文书档案管理的队伍中来，并培养一批具有较高的政治信仰和较高素质的专业档案管理人员，注重档案管理人员素质的多角度提升，将档案管理工作的创造性和积极性充分地调动出来，从根本上改变目前的档案管理工作现状。随着信息技术的不断发展，网络和电子计算机也逐渐深入到档案管理的领域，这无疑给文书档案管理工作带来了机遇和挑战，这需要一批具有更高业务能力的文书档案管理人员才能驾驭信息技术带来的便利条件。因此，相关部门领导一定要注重提升文书档案管理人员的业务水平，要提供各种学习培训的机会，不仅让文书档案工作人员对档案管理工作的知识和技能精通，还要对一些基础的计算机知识进行了解，使工作人员能够熟练地运用网络这个便利条件进行档案管理工作。
2.5加强相关部门的协同合作
文书档案管理的资料是从各个基层部门采集而来，因此，文书档案管理人员要对各个不同的部门深入了解，不能只埋在资料堆里，要了解各部门的实际情况，将有价值的文件资料第一时间内收集，并及时归档。此外，文书档案管理人员还要协调各个部门之间的关系，成为单位各部门联系的纽带，实现自身工作的价值。总而言之，就是要更高效地发挥文书档案管理部门自身的功能和职责。
文书档案管理篇6
信息化；文书档案；管理；创新
文书档案管理是机关事业单位经营管理工作的主要内容，做好文书档案管理工作，有利于优化机关事业单位整体管理效果。但是，在信息化背景中，文书档案在实际管理中存在一定问题，进而降低了档案管理效率，影响了机关事业单位持续发展。由此可见，本文探究信息化背景中该工作的创新，具有重要性和迫切性。
一、文书档案在信息化背景中存在的管理问题
（一）管理观念淡薄。由于文书档案是机关事业单位档案的基本组成部分，利用信息化技术管理文书档案，这不仅会提升档案管理水平，还会提高档案管理效率。但是，机关事业单位的大部分领导者在淡薄文书档案管理观念的引导下，经常出现各种工作问题，并且对于发生的工作问题不能合理解决、高效处理，进而浪费了不必要的工作时间，弱化了档案管理优势。（二）管理流程复杂。传统人员参与文书档案管理的现象较为常见，工作人员操作先进信息设备的过程中，由于自身专业知识不足、设备操作经验有限，进而造成对信息设备的掌握不熟练和运用率不高，工作人员只能按照传统流程进行档案管理，这不仅延长了管理时间，而且还浪费了信息设备资源，导致文书档案管理效率得不到提高，影响了机关事业单位管理的整体进程。（三）管理保密性较低。由于电子文本资料分类形式众多，对多样性文本资料管理的过程中，存在一定的信息泄露风险，进而降低了管理保密性。与纸质文书档案相比，这种类型的档案存在一定改动可能，并且改动的文书档案不易被发现和察觉，这在一定程度上降低了档案的真实性，如果错误档案信息被用于工作需要，那么工作质量也会大大降低，导致后续工作出现些许问题。
二、信息化背景下文书档案管理工作的创新途径
文书档案工作具有明显的服务性，信息化时代中创新工作形式、改变工作手段，有利于缩短工作时间、提高规定时间内的工作效果。（一）强化管理认识。通过加强文书档案信息化管理认识来开展实际的文书档案管理工作，即借助信息技术进行档案管理，并以先进思想指导档案管理工作，在发挥技术优势的基础上，实现文书档案管理信息化。所以，无论是机关事业单位的领导者还是工作人员首先要强化对该项工作的认识，提高对这项工作的重视程度，将其纳入机关事业单位发展战略的一部分，在先进思想的引导下，促进文书档案管理工作顺利进行、有序开展。在强化认识的同时，还应适当投入文书档案管理建设资金，加大先进设备的引进和使用，以此实现文书档案管理的合理分类和秩序整理，促进文书档案向信息化方向发展。（二）构建科学化管理平台。之所以要对文书档案进行科学管理，主要是为了充分发挥档案资源的利用价值，实现档案信息的全面挖掘。争取在内容上不断丰富、服务上不断优化、技术上持续提高，借助网络优势以及媒体优势，进而提高档案信息的利用率。因此，机关事业单位要构建科学化管理平台，通过平台对文书档案规范搜集、整理、分析和应用，此外还能通过平台实现文书档案的在线阅读、信息整合、信息库建立、档案销毁以及库房管理等丰富。在文书档案信息系统方面，要做好三方面工作，分别是档案加工系统、存储系统以及保密系统。加工系统：在结合文书情况的基础上，优化档案加工设计，形成完善的加工系统，该系统主要提供信息查询、文件处理等帮助，以此减轻工作人员的工作任务，合理分配管理时间。存储系统：信息化设备能够在文书档案数据库建立中发挥积极作用，通过数据库将文书档案妥善存储。同时，还能实现档案便捷化检索。此外，还能确保档案格式统一化、规范化，进而发挥档案信息利用率。保密系统：专业人员将精心设计后的软件应用于文书档案资料分类管理工作中，同时对其进行相应的权限设置，确保文书档案信息的安全性和保密性，在此基础上进行档案信息共享和应用。（三）成立高素质管理队伍。文书档案管理者是确保管理工作有序进行的主体，为了实现文书档案的信息化，有必要成立高素质管理队伍，在这一队伍的带动下，提高文书档案工作的准确性，促进文书档案管理工作规范化进行。与此同时，机关事业单位定期对文书档案管理工作人员进行培训，聘请专业教师开展具体的培训工作，使员工在实际档案管理工作中规范工作行为、端正工作态度，提高工作人员对先进设备的掌握能力和运用能力，提高工作人员对先进设备的应用率。除此之外，有条件的机关事业单位还可以为员工提供外出实践机会，通过实践借鉴文书档案管理的经验，提高工作人员自身的工作素质和工作能力，开阔工作人员的视野，进而会促使员工在文书档案管理的过程中不断积累经验，增强工作责任感，减少工作失误。
三、结论
综上所述，文书档案管理工作在信息化背景中，通过强化管理认识、构建科学化管理平台以及成立高素质管理队伍等措施开展工作内容，这不仅能够提升文书档案管理的数字化水平，而且还会提升档案信息资源使用率，进而优化档案信息管理工作效果。这对于档案管理工作可持续发展具有重要意义。
【参考文献】
[1]曹建波.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].兰台世界,2014(S6):1+4.
文书档案管理篇7
文书档案管理自古以来就是档案工作中的重点，是档案工作的一个重要组成部分。文书档案，是记录（包括党务、行政管理等）的档案。它记录了机关、团体、企业、事业单位所从事的各种管理性活动，如党务管理、政务管理、财务管理、人事管理、业务管理、科研管理等。因此，文书档案通常也被称作管理性档案。
日常工作中，文书档案常作为与科技档案、专门档案、特殊载体档案等相对而言的一类档案的习惯统称，是最为常见的档案类型。文书档案来源于文件。文件办理完毕之后经鉴定具有保存价值的部分，经过归档管理，转化为文书档案。可以说，文件是文书档案的前身，文书档案是文件的归宿之一，“文件”与“文书档案”实际是同一事物在生命周期的不同发展阶段的不同称谓。下面就文书档案的认识以及管理问题谈一点粗浅的认识。
1文书档案电子化管理是大势所趋
电子档案管理是文书档案工作中重要的环节，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通过各种先进技术进行工作的前提和基础，其主要作用是通过电子化手段将文书档案标准化和规范化。
首先，电子档案的便于检索，使用方便，提高了办公效率。电子档案是将信息储存在光盘或磁盘上，应用计算机来查询。计算机拥有强大的信息处理能力，使得文书档案管理更快捷，更方便。同时电子档案改变了传统纸质档案的操作方式，避免了人们使用手工操作时出现的字迹不工整、漏抄等搜集不完整的问题，也节省了人工，提高了效率。而且档案管理的过程也变得更容易操作，只是在计算机上打打字和点点鼠标便可完成，时间大大缩短。所以，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。
其次，信息易于保管。电子档案是存储在光盘和磁盘上的信息。比传统的纸质载体更易保存，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，符合国家提倡的建立节约型社会的理念。更避免了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的风险。而且光盘和磁盘的存储量大，占用空间小，稳定性高，操作简单，造价低廉，方便备份，易于管理，所以，文书档案的电子化，这大大提高了档案管理的服务质量。
再次，电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。
最后，提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力来完成，时间较长，给传输带来安全隐患，比如会出现在传输过程中资料的丢失，安全性也随之降低。电子传输的出现解决了这一问题，只要有互联网，便可方便的传输，保证了档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象，绿色节能，大大节省了人力、物力和财力。
2加强对文书档案归档要求方面的管理
为更有效的对文书档案进行管理，及时归档是必不可少的前提条件。文书档案归档要求主要是指对归档文件鉴定与整理质量的要求。主要有以下6方面的要求。
（1）纸质文件与同版本电子文件同步归档。（2）归档文件必须齐全完整。齐全完整包括三方面内容：一是每份文件必须齐全完整，即文件的定稿与正本、主件与附件、转发件与被转发件、请示件与批复件等必须完整无缺；二是有关一项工作、一次会议的全部文件必须完整无遗漏；三是反映本单位主要职能工作与基本历史面貌的档案必须齐全完整。（3）归档文件必须系统科学。系统科学是指反映本单位工作各个方面的文件都要归档，既有反映党务的，又有反映行政管理的；既有主要职能活动的，又有辅助管理职能的；既有发文，又有来文；既有文字的，又有表格的等等。只有这样的归档文件，才是一个系统科学的整体，才能完整反映一个单位的主要职能活动和历史发展真实面貌。（4）归档文件必须优质精炼。一个单位形成的文件，并不是全部都有保存价值，应把那些反映本单位主要职能活动的、有价值的文件归档保存。没有精炼的归档文件，就不会有高质量的档案。（5）文件归档必须及时迅速。归档工作是一项时间性很强的工作，要及时迅速的完成，切不可拖拉。否则，将会造成文件的积压与遗失，影响档案齐全与完整。（6）文件归档要有交接手续。文件归档时应列出归档清册（单），作为归档文件的移交证据。归档清册（单）上应填写归档文件的提名、份数、归档部门、移交人、接受人、时间等内容。文件归档清册（单）应归入全宗卷保管。
3实施“以我为主”的立卷归档原则
“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效的维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。
文书档案管理篇8
（二）一人多职
为了减少资金的开支，又想工作全面到位，很多的单位实行一人多职，缺乏专职的档案人员，于是就出现了档案人员兼职文秘工作或者说文秘工作人员兼职档案管理工作，他们不仅要负责办公室文件的收发，文字的综合、信息的宣传以外，还要对档案文件的管理工作负责，投入到档案管理工作当中去，出现了范围不明确、收集工作不及时、材料不充沛等问题，还有一些档案人员对档案资料不重视对存储不细心，导致的资料不完整错乱等现象。就使很多的单位文书档案存在很大的漏洞②。
（三）领导片面思维不重视档案管理
档案管理工作在一般的单位中不受重视地位比较低，在领导的心中对档案管理工作认为是无关紧要的事情，可做可不做的小事，一般的领导认为是一件很简单的不过的事，也就是收集资料管理资料不需要大脑的思考的事，看不见明显的经济效益，只是觉得要求在单位文件库里存放好就可以了，工作需要的时候拿出来参考③。
（四）单位其余部门对档案工作不配合
在单位的归档工作需要从各个部门收集资料和文件，很多的部门存在着瞧不起档案部门的人员，只是图自己工作方便找借口推脱，总觉得自己工作很忙，什么时候有时间什么时候在交就可以，也有些人不愿意将档案资料交到档案部门进行统一管理，导致档案管理工作进行缓慢，使档案管理人员感到心有余而力不足，这些因素都制约了档案管理的工作水平④。
二、文书档案的管理特点及趋势分析
（一）文书档案丰富多彩
文书档案是各个单位各个方面真实的记录与记载，涉及很多行政方面、会计和科技管理方面、党群管理方面等多种载体。由于文书档案中包括了很多单位和有关部门印发的各种文件、各种民主选举选民登记和选票以及各种签订的合同和附件，形成了文件档案内容的多种多样，丰富多彩。
（二）档案与文书工作相联系
文书工作从开始到结束的整个过程也是档案的形成，包括：收集、办理、登记、运行、承办以及文件的收集、统计、入档等程序，档案工作是文书工作的前提条件下进行完成的，文件和档案的优劣关系到档案的优劣和档案工作的好坏有着很大的影响。
（三）文书档案最重要的两点：收集、保存
文书档案就是利用纸张实质性的记载，是一种管理手段，并且分类的存放在档案室，这个管理的过程最重要的是收集和保存，同时强调资料的完整性和存放的安全性，便于后人引用和借鉴和阅读资料，这样才能充分发挥档案的真正作用。
文书档案管理篇9
相比传统的工作模式，基于电子办公环境下的文书档案管理具有更强的技术性与适应性有点，可以就档案建设、管理、开发、利用等整个流程的各个环节来进行优化，以通讯技术、网络技术等作为支持，确保文书档案内容的完整性与安全性，以现代化手段来实现文书档案信息的数字化收集、存储与传送，为实际生产运营提供可靠支持。
2电子办公环境下文书档案管理现存不足
2.1工作意识未改变
医院档案的特点是量大且专业性强，对其进行管理，最为重要的一点就是在保证工作效率的同时，保证文书档案内容的完整性与真实性，以及档案资料的安全性。现在医院文书档案逐渐落实了电子办公，相比传统的手工管理，电子管理效率更高。但是从整体上来讲，因为相关领域起步较晚，与发达国家相比，我国电子办公环境下文书档案管理意识并不深入，依然存在部分文件采用的为封闭或半封闭的管理方式[1]。在传统思想意识的限制下，相关管理技术更新缓慢，缺乏专业经验作为支持，进而从根本上对文书档案管理效果产生了影响。
2.2专业技术水平低
文书档案电子化管理的前提是电子信息技术的灵活应用，面对日益增多的医院文书档案资料，想要保证高效的工作质量，务必要保证所用技术的较高适应性与有效性，能够对文书档案资料进行全面收集、存储、分析、管理与应用，促进医院运营管理工作的进一步发展。但是对于电子办公来讲，涉及到的技术以及理论复杂度较高，管理人员想要在短时间内熟练掌握相关技术将要面临较大的困难。并且，基于医院工作的特殊性，文书档案资料必须要保证其真实性与完整性，信息技术的应用效果起到了至关重要的影响。目前我国相关技术的开发与应用上还存在较大的不足，在很大程度上限制了电子办公的质量。
2.3管理标准不完善
针对文书档案管理工作特点和要求，以满足实际工作需求为根本，制定具有针对性的标准规范，来为整个管理工作的开展提供依据与支持。虽然我国文书档案管理相关流程已经比较完善，但是对于应用年限较短的电子办公来讲依然缺乏统一的标准，而导致管理质量良莠不齐。文书档案电子管理标准，需要就书写、录入、保存等环节进行指导，并对文书档案资料收集、管理、使用等多个环节来制定明确标准，保证管理工作执行的科学性与有效性。
3电子办公环境下文书档案管理优化策略
3.1调整工作理念
为充分利用电子办公环境的优势，进一步提高医院文书档案管理综合效率，首先要做的就是要对传统工作理念和思想意识进行转变，遵循时展趋势，树立信息化、数字化管理理念[2]。相比传统的纸质档案管理，信息化时代下的文书档案管理模式得到了更新，以信息技术作为支持，以计算机网络作为载体，实现文书档案资料的收集、存储、管理以及应用，在保证档案资料安全管理的同时，便于后期的调查应用。数字化管理模式的建立，可以将电子办公、区域电子政务、医院信息化建设等进行融合，在单位内部建立一个完整的系统，便于对日常工作产生的文书档案资料进行收集和整理，为后期的各项工作开展提供保障。
3.2完善规范标准
计算机技术与信息网络技术现在被广泛的应用到各个领域中，尤其是在医院文书档案管理中的应用，能够推动整个管理工作向科学化方向发展。现在文书档案载体呈现多样化，与传统单一的纸质档案相比灵活性更高，相应的传统规范标准已经无法满足实际需求，还需要根据电子办公特点和要求，在原有基础上来对规范标准进行补充完善。应对电子档案建立过程进行严格规范，确定相关标准条件，保证文书档案资料内容以及形式的规范化，便于后期的管理与应用。并且，修订完善相关制度，用于配合文书档案管理工作的持续化、制度化、规范化发展，从根本上来提高工作执行的有效性。
3.3档案信息共享
相比传统的管理方式，对文书档案采用电子办公的目的之一就是实现信息共享，以电子文书档案资料为基础，推动医院运营管理工作的高效进行。应在原有工作基础上进行总结，建立完善的文书档案电子化网络体系，根据统一、规范的标准来对文书档案信息格式进行管理，并且实现软件程序的一体化[3]。要求各个部门之间应保持良好的共享关系，根据统一的文书档案管理标准，在内部实现所有资料信息的共享，将信息网络的优势充分发挥出来。
3.4完善基础建设
很多医院文书档案电子化管理效率低下的主要限制原因就是基础建设程度低，还需要在现有基础上来不断进行完善。以局域网文书档案管理作为基础，深入完成相关技术软件的基础建设，建立完善文书档案管理信息基础系统，结合现有的信息技术手段来实现管理工作的自动化与数字化发展。同时，加强对电子档案管理与办公流程、政府部门信息网络的联系，进一步推动信息共享的实现。并且，在日常管理工作中，还需要做好软件的更新与管理，真正实现高效、快速的档案管理。
文书档案管理篇10
二、立卷与归档
立卷，是将处理完毕的文件资料，按规定的顺序进行整理、装订，组成文件汇集“———”案卷。归档是将案卷向档案室和档案工作人员移交的工作。立卷和归档是有关公证档案的一项关键性基础工作，其质量的好坏是衡量档案管理水平的重要标志。搞好立卷、归档需把握以下四点：
1.调整组卷。对于每一件公证事项，应按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷。组卷时，必须遵循公证档案的形成特点和规律，按照国家档案立卷的原则和要求，对所积累的每一份公证文书材料进行分门别类的检查，对拟归卷的材料做适当的调整，为最后形成案卷做好准备。检查和调整的重点：（1）归卷的公证材料是否齐全完整，对破损的材料要修补或复制，剔除重复、多余的材料；（2）归卷的公证材料的排列顺序是否得当，并保持一定的联系；（3）归卷的公证材料是否有保存价值，并初步确定保管期限；（4）归卷的公证材料数量是否合适，材料数量太多则酌情分卷，反之则合卷。
2.排列、编号。组卷的材料排列顺序，应按照公证活动的时间先后和材料的重要程度确定。为反映公证活动的全貌且便于查阅，根据国家档案局的有关规定和要求，应将公证书排在首位。对组卷的材料，除卷宗封面、卷内目录和卷底外，均由阿拉伯数字逐页编号。
3.编目、装订。一是按照卷内公证文书材料的排列顺序，逐项填好卷内目录。填写时，应将每件文书材料的题目名称，承办人姓名、年月日一一填写清楚，并标明起止页号。有关卷内文书材料的说明，应逐项填写在备考表内，并填写立卷人、检查人的姓名和立卷时间。二是填写卷宗封面。封面上所列项目应用毛笔或钢笔逐项填写。案卷题目名称要简明、确切地反映卷内文书材料的内容。办结日期为出具公证书的日期。三是案卷的装订。案卷的装订是为了固定与保护卷内的公证材料，避免散失与损坏。案卷装订前要进一步进行整理。首先剔出材料上的金属物，然后对卷内公证材料做一次全面仔细的检查，对某些不便装订的特殊或珍贵的手稿、照片、图纸可采用卷盒和卷袋保管。案卷的装订要结实、整齐、美观。装订完毕后，应在活结处封签，并在起封线上加盖立卷人名章。
4.及时归档。公证事项办结后，办证人必须在三个月内将公证文书整理立卷并向档案室移交，办理归档手续。涉及国家机密和个人隐私的公证事项应列为密卷，在归档时加盖密卷章。档案管理人员对办证人所移交的档案应进行严格检查，凡不符合立卷要求的应退还立卷人重新整理。随卷归档的录音带、录像带等声像档案，应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。档案室应将接收的案卷及时登入归档登记簿。为了保密，可把密卷保存的档案单独编制案卷目录。
三、借调与查阅
公证机关应严格执行保密制度，建立公证档案借阅制度和档案借阅登记簿。公证档案不同于党政机关一般的文件档案，它不仅具有资料性这一档案普遍具有的特点，同时还具有诉讼上的证据作用，可作为证据在诉讼中被法院直接采用，所以对公证档案的借调与查阅应履行严格的审批和登记手续，并限定借阅期限。本处的公证员或同级、上级司法行政机关的公证管理部门因工作需要，借阅公证档案的，应履行借阅登记手续。人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要借阅公证档案的，应出具正式查卷函件，经公证处主任批准后办理查阅手续。律师因诉讼的需要，向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明以及当事人同意律师查阅本人的公证档案证明，经公证处主任批准后，可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证处所记录的当事人谈话笔录。其他单位或个人一般不得借调和查阅公证档案。凡借出的档案，要及时催还。归还时如发现案卷被拆、文件短缺、增删、污损，应立即追查。
公证档案利用率较高，机密性强。公证机关办结公证事项、出具公证书，就标志着公证活动的结束。对于当事人、利害关系人、有关单位对公证机关出具的公证书有疑义而向公证处、司法行政机关提出申诉的，公证处、司法行政机关处理的依据主要是公证文书档案。特别是在当前，我国经济体制的改革在进一步深化，原来经过公证的经济合同，合同当事人需变更或补充原合同内容的，也需要查阅公证档案。因此，公证档案在公证实践中的利用率是比较高的。同时，公证实践证明，公证机关办理公证事项因涉及到国家机密或当事人的合法权益而具有机密性较强的特点。如遗嘱、赠与等公证，如果泄密，就可能引起纠纷或者招致当事人财产的损失，使当事人的合法权益受到损害，进而影响公证机关的信誉。因此严格遵守保密制度是十分必要的。
四、保管与销毁
保管期限的标准是决定公证文书档案保管期限的直接依据，公证档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种。凡属于需长远
查考、利用的公证档案列为永久保存。凡属于在相当长时期内需查考、利用作为证据保存的公证档案，列为长期保管，保管期限为60年。凡属于较短时间内需要查考、利用，作为证据保存的公证档案，列为短期保管，保管期限为20年。鉴定公证档案保存价值的原则，是鉴定公证档案保存价值的依据，同时又决定档案的保管期限。保存价值越大，保存期限就越长；保存价值不大，保存期限就较短。
对已过保管期限没有保存价值的公证文书档案的处理是一件十分严肃的事情，必须根据《公证档案管理办法》的程序处理，避免任何差错。鉴定公证档案保存价值的原则、保管期限的标准及销毁档案的程序和办法，是档案管理工作中具有普遍指导意义的原则，公证处一定要认真执行这一原则、标准、程序和办法，坚决杜绝擅自销毁公证档案的行为。
文书档案管理篇11
一、基层档案室文书档案管理工作的现状
文书档案是基层档案室所有档案门类中最重要，也是占比最多的一类档案。基层单位的文书档案，不仅包括由单位自身职能及各科室业务工作所产生的文件材料，也包括与上级机关、同级机关及下级机关业务往来中所产生的有保存价值的请示、批复、来函、复函等文件材料。基层单位的文书档案涉及各个科室、各项业务，管理起来最为复杂，这种复杂性也决定了文书档案问题的多样性和典型性。以朝阳区为例，当前各立档单位的文书档案管理工作主要包括依照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表进行的文书档案收集工作，以及在此基础上的文书档案整理、鉴定、保管、统计和利用工作。除了所依照的国家和北京市相关标准之外，还按照《朝阳区机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则（试行）》《朝阳区归档文件整理办法（试行）》进行管理。在文书档案的实际整理操作层面，以朝阳区档案局编制印发的《档案整理实操手册》为标准进行整理。虽然在规章制度、监督指导手段等方面已经很完善，但是从2016年实际的档案执法检查及档案室规范化管理检查来看，基层单位在文书档案管理中还存在收集不够齐全完整、保管期限划分不够准确以及实际整理操作不够规范等问题。上述问题，对档案工作质量影响较大，需要引起高度重视。
二、基层档案室文书档案管理工作中存在的问题
（一）文书档案收集不够齐全完整
一方面，临时工作文件和零散文件归档不全的现状较为突出。许多单位的职能工作并不是固定不变的，在日常工作之外也会进行一些临时性的工作，例如上级部门临时检查或有关领导临时视察时会产生相应的文件材料。另外，由于一项工作可能由多个科室协作完成，除了主要科室产生的文件材料外，协作科室也可能会产生一些有归档价值的零散文件。虽然这些临时性工作所产生的文件材料以及零散文件材料，并没有列在本单位所制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》内，考虑到它们同样具有重要价值，也应该归档保存。然而从实际检查情况来看，部分单位临时性工作所产生的文件材料，以及一些零散文件材料并没有作为档案进行保存，而是散存在个人或职能科室手中。另一方面，由于利用较为频繁，许多属于各科室重要职能所产生的文件材料并没有及时归档，而是散存在个人手中。例如，部分科室仅仅对科室计划和总结类文件进行了归档，科室其他职能所产生的文件材料却没有归档。
（二）文书档案保管期限划分不够准确
文书档案保管期限的划分是档案重要程度的体现，它直接关系到档案的最终保存状态，是保存满一定期限之后进行鉴定销毁，还是进入相应的各级国家综合档案馆永久保存。在执法检查及档案室规范化管理检查中，笔者发现部分单位文书档案保管期限划分不够准确，一些重要的档案，例如本单位召开的工作会议、专题会议等产生的重要文件材料划分为定期保存；而有一些一般性档案，例如半年计划或半年总结则划分为永久保存。这些保管期限上的划分不准确可能会使一些有重要价值的档案由于保管期限划分过短而提前销毁，进而导致立档单位及相关群众利益的受损。
（三）文书档案实际整理操作不够规范
归档文件目录中题名编写不够规范的问题较为突出。归档文件目录编写规范与否直接影响到日后查考利用的方便快捷。归档文件目录中题名编写存在的问题主要表现在：一是文件题名不规范，三要素缺失。规范的文件题名应是“责任者+事由+文种”三要素的组合，目前许多单位在编写的过程中，往往缺少某一要素或多个要素。在执法检查及档案室规范化管理检查的单位中，大多数单位都存在这样的问题，有些甚至只写一个文种，如“通知”。二是文件题名省略，不够细化。主要表现在一些人员调动、党组织关系转移、干部任免档案上，这些档案在编写相应的题名时需要细化到人名级，目前部分单位只写前两个人名，后续的则以等的方式结束。
三、促进基层档案室文书档案管理水平提升的对策
（一）加强监督和指导，提升基层档案室文书档案收集工作的水平
1.加强对临时工作文件和零散文件收集的指导力度。一是档案行政管理部门要加强对临时工作文件和零散文件收集工作的指导，在与基层档案人员沟通的过程中，强调文书档案收集齐全完整的重要性，以及临时性工作文件和零散文件收集需要注意的事项。二是基层档案员平时要加强宣传，让各科室的兼职档案员注重收集临时性文件和零散文件，保证文书档案的齐全完整。另外，基层档案员也要根据单位的职能及科室变化，定期调整机关文件材料归档范围，保证文书档案收集的齐全完整。
2.通过激励监督的方式强化单位领导及全员的归档意识。单位文书档案的收集能否齐全完整，很大程度上取决于单位领导的重视程度，[2]单位领导重视与否很大程度上又影响了各科室领导和工作人员对文书档案收集工作的B度，因此档案行政管理部门要通过激励监督的方式强化各立档单位领导和全员的归档意识，确保文书档案得到齐全完整的收集。朝阳区档案局目前对各立档单位实行档案室规范化分类管理，将各立档单位的档案室管理水平由高到低分为一至五类，根据每年的实际情况进行调整，并且在下一年度全区档案大会上通报上一年度的调整情况。通过这种动态化的分类管理机制，让各单位的领导对本单位档案管理综合水平有更直观的认识，促进领导加大对文书档案收集管理的力度。
（二）加强培训和审核，提升基层档案人员划分文书档案保管期限的水平
1.通过培训来提升基层档案人员划分文书档案保管期限的能力。档案行政管理部门要定期组织档案员参加文书档案管理相关培训，并着重对较复杂、较难理解的文书档案保管期限划分工作进行讲解，保证基层档案员能够严格按照标准进行划分。同时，通过综合业务培训，提升基层档案人员对档案的整体性认识，使其在文书档案的重要性与一般性划分上更精确。
2.档案行政管理部门要加强对基层单位文书档案保管期限表的审核。由于变动频繁，许多基层档案员对文档案保管期限的划分往往不够准确，这就需要档案行政管理部门加强对基层单位档案工作人员的指导，严格审核文书档案保管期限表。另外，基层档案员也要严格按照保管期限表上所划分的期限界定相应的文件材料，将需要归档的文件材料与保管期限表进行对照，确保相应职能所产生的文件材料得到正确划分。以朝阳区为例，区档案局建立了完善的文书档案保管期限表审核流程，对收到的文书档案保管期限表进行严格审核，将划分不准确的某些事项反馈给基层单位予以修改，并对修改后的期限表进行二次审核，以保证相应文件材料能够得到正确的保管期限划分。
（三）强化标准，提升基层档案人员文书档案实际整理操作的水平
1.严格执行文书档案实际整理操作标准。针对基层档案员在档案整理过程中出现的目录编制不规范等实际操作问题，档案行政管理部门有必要制定相应的业务标准予以规范，以便让各立档单位的档案工作人员都能够严格按要求整理文书档案。朝阳区档案局所编制的《档案整理实操手册》，以图文并茂的方式，分十个步骤对文书档案的实际整理进行了详细的讲解，并指出了常见的问题及易错点。其中，题名拟写部分还根据实际情况列出了相应的示例，如请示、介绍信、干部任免以及会议记录和纪要等题名拟写时需要注意的问题等。
2.加大对档案工作人员面对面实地指导的力度，提升其实际整理操作水平。许多档案管理基础比较薄弱的单位，仅仅依靠培训课程上所学的知识还不足以处理文书档案整理操作中遇到的实际问题，这就需要进行实地指导。对此，朝阳区档案局以协作组的方式进行归口管理，指派专人负责对相应的单位进行监督指导。除了平常的电话指导外，对于一些有特殊需求的单位还会派人进行现场指导，通过面对面的方式，手把手地对基层档案员进行讲解，以便更快地提升其实际操作水平。
文书档案管理篇12
一、目标与前提
公证处的基本职能是通过它制作的公证文书得以实现的。由于公证文书是重要的法律文书之一，因此对公证文书形成的档案必须实行法制化的管理。
公证处文书档案管理的最佳状态，即达到分类合理、立卷规范、保管妥善、利用便捷的目标。公证处档案管理的硬件要硬，“软件”还要硬，这是实现档案管理法制化的必要前提。首先，处内要建起能够达到防火、防盗、防泄密要求的档案室并配备必要的卷柜、保密柜和相应的办公设施，这是最起码的硬件保证。其次，公证处领导要高度重视、亲自过问档案管理工作，分派政治觉悟高、业务能力强的人负责档案管理工作，并经档案管理部门培训、学习后上岗。再次，公证处要根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保密法》等法律以及司法行政部门颁发的有关法规和规定，结合本处的实际情况，建立、健全档案管理工作的各项规章制度。例如，文件材料立卷、归档制度、档案整理制度、档案保管制度、档案鉴定制度、档案的编目制度、档案的借调和查阅制度、档案保密制度和档案销毁制度等等。只有建立并严格执行了科学的管理制度，才能有效地保护和利用公证档案，确保公证档案的完整与安全。公证处实现公证档案法制化管理的一个重要标志，就是公证档案管理工作经过国家档案管理有关部门的检查、考核和验收，并达到一级档案管理水平。
二、立卷与归档
立卷，是将处理完毕的文件资料，按规定的顺序进行整理、装订，组成文件汇集“———”案卷。归档是将案卷向档案室和档案工作人员移交的工作。立卷和归档是有关公证档案的一项关键性基础工作，其质量的好坏是衡量档案管理水平的重要标志。搞好立卷、归档需把握以下四点：
1.调整组卷。对于每一件公证事项，应按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷。组卷时，必须遵循公证档案的形成特点和规律，按照国家档案立卷的原则和要求，对所积累的每一份公证文书材料进行分门别类的检查，对拟归卷的材料做适当的调整，为最后形成案卷做好准备。检查和调整的重点：（1）归卷的公证材料是否齐全完整，对破损的材料要修补或复制，剔除重复、多余的材料；（2）归卷的公证材料的排列顺序是否得当，并保持一定的联系；（3）归卷的公证材料是否有保存价值，并初步确定保管期限；（4）归卷的公证材料数量是否合适，材料数量太多则酌情分卷，反之则合卷。
2.排列、编号。组卷的材料排列顺序，应按照公证活动的时间先后和材料的重要程度确定。为反映公证活动的全貌且便于查阅，根据国家档案局的有关规定和要求，应将公证书排在首位。对组卷的材料，除卷宗封面、卷内目录和卷底外，均由阿拉伯数字逐页编号。
3.编目、装订。一是按照卷内公证文书材料的排列顺序，逐项填好卷内目录。填写时，应将每件文书材料的题目名称，承办人姓名、年月日一一填写清楚，并标明起止页号。有关卷内文书材料的说明，应逐项填写在备考表内，并填写立卷人、检查人的姓名和立卷时间。二是填写卷宗封面。封面上所列项目应用毛笔或钢笔逐项填写。案卷题目名称要简明、确切地反映卷内文书材料的内容。办结日期为出具公证书的日期。三是案卷的装订。案卷的装订是为了固定与保护卷内的公证材料，避免散失与损坏。案卷装订前要进一步进行整理。首先剔出材料上的金属物，然后对卷内公证材料做一次全面仔细的检查，对某些不便装订的特殊或珍贵的手稿、照片、图纸可采用卷盒和卷袋保管。案卷的装订要结实、整齐、美观。装订完毕后，应在活结处封签，并在起封线上加盖立卷人名章。
4.及时归档。公证事项办结后，办证人必须在三个月内将公证文书整理立卷并向档案室移交，办理归档手续。涉及国家机密和个人隐私的公证事项应列为密卷，在归档时加盖密卷章。档案管理人员对办证人所移交的档案应进行严格检查，凡不符合立卷要求的应退还立卷人重新整理。随卷归档的录音带、录像带等声像档案，应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。档案室应将接收的案卷及时登入归档登记簿。为了保密，可把密卷保存的档案单独编制案卷目录。
三、借调与查阅
公证机关应严格执行保密制度，建立公证档案借阅制度和档案借阅登记簿。公证档案不同于党政机关一般的文件档案，它不仅具有资料性这一档案普遍具有的特点，同时还具有诉讼上的证据作用，可作为证据在诉讼中被法院直接采用，所以对公证档案的借调与查阅应履行严格的审批和登记手续，并限定借阅期限。本处的公证员或同级、上级司法行政机关的公证管理部门因工作需要，借阅公证档案的，应履行借阅登记手续。人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要借阅公证档案的，应出具正式查卷函件，经公证处主任批准后办理查阅手续。律师因诉讼的需要，向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明以及当事人同意律师查阅本人的公证档案证明，经公证处主任批准后，可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证处所记录的当事人谈话笔录。其他单位或个人一般不得借调和查阅公证档案。凡借出的档案，要及时催还。归还时如发现案卷被拆、文件短缺、增删、污损，应立即追查。
公证档案利用率较高，机密性强。公证机关办结公证事项、出具公证书，就标志着公证活动的结束。对于当事人、利害关系人、有关单位对公证机关出具的公证书有疑义而向公证处、司法行政机关提出申诉的，公证处、司法行政机关处理的依据主要是公证文书档案。特别是在当前，我国经济体制的改革在进一步深化，原来经过公证的经济合同，合同当事人需变更或补充原合同内容的，也需要查阅公证档案。因此，公证档案在公证实践中的利用率是比较高的。同时，公证实践证明，公证机关办理公证事项因涉及到国家机密或当事人的合法权益而具有机密性较强的特点。如遗嘱、赠与等公证，如果泄密，就可能引起纠纷或者招致当事人财产的损失，使当事人的合法权益受到损害，进而影响公证机关的信誉。因此严格遵守保密制度是十分必要的。
四、保管与销毁
保管期限的标准是决定公证文书档案保管期限的直接依据，公证档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种。凡属于需长远查考、利用的公证档案列为永久保存。凡属于在相当长时期内需查考、利用作为证据保存的公证档案，列为长期保管，保管期限为60年。凡属于较短时间内需要查考、利用，作为证据保存的公证档案，列为短期保管，保管期限为20年。鉴定公证档案保存价值的原则，是鉴定公证档案保存价值的依据，同时又决定档案的保管期限。保存价值越大，保存期限就越长；保存价值不大，保存期限就较短。
对已过保管期限没有保存价值的公证文书档案的处理是一件十分严肃的事情，必须根据《公证档案管理办法》的程序处理，避免任何差错。鉴定公证档案保存价值的原则、保管期限的标准及销毁档案的程序和办法，是档案管理工作中具有普遍指导意义的原则，公证处一定要认真执行这一原则、标准、程序和办法，坚决杜绝擅自销毁公证档案的行为。
参考文献：
文书档案管理篇13
一、对教学目标和定位进行调整
培养学生良好的实践能力，把他们培养成为符合社会需要的应用型人才，是高职高专教学区别于本科教学的地方。高职院校开设的文书工作与档案管理课程是具有很强实用性的课程，它的培养目标与就业方向密切联系。基于电子档案管理系统的文书档案课程教学，首先要求我们必须在原有的基础上调整教学目标定位。这意味着对信息档案管理系统的熟练掌握，早已成为学生在日后就业中必备的技能。传统的教学目标定位多是基于原来的纸质档案管理的，与网络时代的信息化档案管理系统难免存在不匹配的地方，这是需要我们及时做出调整的。
二、电子档案管理系统运用于文书档案课程教学的方案
1.在理论教学中要有意识地与电子档案管理系统相结合理论是实践的基础，完善的理论知识能有效地指导实际工作。理论教学是十分重要的一个环节。在理论教学中，我们要积极地改革教材编排体系，有意识地与电子档案管理系统相结合。整个教材编排都应当遵照电子档案管理系统为中心来展开。这样能让学生真正地学以致用，使学生树立掌握电子档案管理系统的意识。教学时，我们要让学生意识到，如今的档案管理工作早已走过了纸质时代，电子档案管理是当今时代所普遍采用的。所以，一个不能掌握、不善于使用电子档案管理系统的人，即使受到了完整的专业教育，也是难以适应档案管理岗位的。当学生加强了对这方面的认识，就会了解到今后的就业形势，自觉主动地学习电子档案管理系统。2.多渠道搜集电子档案管理方面的资料和案例供学生分析在教学过程中，我们要有意识地采用网络搜索等手段，多渠道地搜集电子档案管理资料和案例供学生分析。在课堂上采取小组学习的手段，让学生针对这些资料和案例进行充分讨论，将讨论的结果进行记录，最后交给教师打分。此外，我们要鼓励学生利用课余时间，增进自主学习的意识，积极地搜集资料和案例。教师在计算学生的平时成绩时，要充分结合他们平时在资料、案例的讨论中的表现。3.进行电子档案管理方面的实践教学为了有效地培养学生在电子档案管理方面的实践能力，我们要积极开展电子档案管理方面的实践教学。具体可以从以下方面入手：（1）加强对教学硬件设施的建设完善的硬件设施是开展实践教学的先决条件。各级教育行政部门和高职院校要加强对电子档案管理教学的硬件设施建设，确保有足够的资金支持教学，有足够的场地开展教学。（2）完善教师的知识结构首先，一些教师从大学一毕业就走上教学岗位，他们虽然理论知识完备，但是实践经验不足，在进行实践教学时难免有些着力不从心。针对这种情况，我们一方面可以组织教师利用节假日，深入企业进行考察，为他们补上实践这一课。另一方面可以从企业邀请一些培训师，为教师进行实践能力方面的培训。这样使教师的实践教学能力得到提高。其次，一些教师习惯于按照传统的纸质档案的思路来进行教学。对电子档案管理系统认识不足，影响了他们的教学思路，导致他们不能满足最新形势的教学需求。对这部分教师，我们一方面要帮助他们提高对电子档案管理教学的认识，一方面要帮助他们完善电子档案管理方面的知识，便于他们顺利地开展教学。（3）组织学生进行见习见习是教学中的一个重要环节。通过见习，我们可以让学生充分熟悉真实的工作环境，熟悉工作岗位对人的要求，熟悉工作节奏。院系一定要充分地重视学生见习环节，与企业建立合作关系，利用大二、大三的时间定期组织学生进入企业见习。在计算学分时，要将学生见习的情况计算在内。
三、结束语
文书档案课程是秘书专业的一门重要的课程。在信息化时代，档案管理早已实现了信息化。这给我们的教学工作提出了新要求。教学中，我们要从理论教学、实践教学两个方面入手，与电子档案管理系统相结合。
