监理资料管理浅议:总监如何做好监理资料管理工作

【摘要】监理资料的管理工作对总监理工程师的重要性是不言而喻的，随着市场对监理业绩的逐渐认可和重视，在许多项目的承接和实施过程中，监理资料管理已经成为决定成败的关键因素。做好监理资料的管理工作首先要建立监理机构内部责任制和工作制度，开展监理日记的监督管理工作，重视对施工资料的监理，通过召开监理例会来加强对资料的管理，地将监理资料管理工作作为履行总监理工程师职能的一项重要内容来抓。本文从如何做好监理资料管理的角度出发，抛砖引玉地提出了一些简单的想法，希望能与业内人士共享。

【关键词】总监理工程师；监理资料；管理重点

【正文】总监理工程师对建筑监理资料的管理是随着国内工程建筑市场上项目法人负责制、招标投标负责制和建设监理负责制的开展而逐步完善的，为了适应监理职能，总监理工程师必须要认清监理资料管理的重要，要以资料管理为途径，使得监理工作为更多建筑单位所认可和重视。

1.总监理工程师资料管理的职责和能力要求分析

总监理工程师是受公司法人委派的在施工现场代表公司履行监理人的权利、义务和责任，主持项目监理工作的监理机构总负责人。总监理工程师的工作内容较多，除应认真履行《建设工程监理规范》规定的基本岗位职责外，还要经常同设计、施工、建设单位保持沟通和联系，及时汇报工程施工进展和监理业务开展情况；快速协调和处理现场需要监理方解决的各类事项。在面对纷繁的工作内容的时候，总监理工程师必须要重视对资料的管理工作。资料管理首先要在资料记载上确定项目监理机构人员的分工和岗位职责；主持编写项目监理规划、审批项目监理实施细则，并负责管理项目监理机构的日常工作；对在审查分包单位的资质，并提出审查意见的书面材料进行必要整理归纳； 检查和监督监理人员的工作的材料；根据工程项目的进展情况进行的监理人员调配（包括对不称职的监理人员应调换其工作）的书面报告； 主持监理工作会议，签发项目监理机构的文件和指令性文件； 审定承包单位提交的开工报告、施工组织设计、技术方案、进度计划； 审核签署承包单位的申请、支付证书和竣工结算报告书等。如此繁多的资料管理内容单独依靠总监理工程师一个人的管理是不够的，必须要有周密的整体管理职能系统。

2. 总监理工程师资料管理的工作重点

2.1建立监理机构内部责任制和工作制度

监理机构责任制会直接影响监理决策的效率,而且会对建筑施工的各利益主体之间的利益关系产生影响。所以，对监理机构的责任划分必须要考虑到各个施工环节和施工部门的具体情况，尽可能地保障各部门主体对责任制的认同，从而达成一种有利于开展监理决策机制的契约。而根据监理资料产生于监理过程的特点，制定“谁监理、验收，谁负责”的监理资料管理原则是适宜的。因此，监理机构内部必须明确分工，划分监理工作范围，建立内部责任制。一般来说，监理资料的责任制分为三步走，及时步：专业监理工程师负责本专业的原材料、分项工程的验收及有关监理资料的收集汇总及整理，分部工程验收完毕，即应将完整、真实的监理资料交资料员验收归档。第二步：资料员负责监理资料的验收、分类整理。第三步：部门经理负责对所有的监理材料进行审计核实。

2.2要重视对施工资料的监理

施工资料是施工单位在工程施工过程中形成的资料，也是整个建筑过程的重要材料依据，重视对施工资料的管理首先要明确所谓的施工资料包括哪些内容。其实，就具体的施工过程而言，施工资料可分为施工质量保障资料、技术资料和安全资料。在这三个方面中，施工资料包含了整个建筑物从施工开始到结束所产生的所有文件内容，包括：联系外单位（建设、设计、勘察、监理等）的文件；保存施工时的安全信息和安全纠正内容（安全方案的编写、安全教育等）。 对施工资料的管理要从源头抓起，首先是整理资料的时候就要重视对资料规范编写的要求，要分类保存各种纸质资料、实物资料、视听、图片、影像资料等，以便做出系统化的验证。其次，就是施工资料的合理收集，收集资料更多地是要依靠施工的项目经理，而项目经理则要依靠具体的施工管理人员，这样层次分明地递转，就不可避免地出现很多漏洞，所以监理部门必须要时刻提醒施工项目负责人，将各类施工资料进行合理地整理和上缴。，对施工资料的保存工作，总监理工程师必须要派专门人员进行整理和归档。

2.3开展监理日记的监督管理工作

监理日记是总监理工程师检查监理工作、监理资料的主线。监理日记是逐日记录监理工作和施工活动的重要资料，内容涉及工程建设的多方位，时间的连续性强，因为它是总监检查监理工作和监理资料的重要线索。例如：一份简单的施工现场监理日记应该包括：（1）现场施工人员数量，各工序各工种施工情况。（2）当日进场原材料数量、合格证、质保资料是否齐全、见证取样送检情况。 砼试块制作或委托试验见证情况。对施工现场巡视、平行检查、旁站发现质量和安全问题的检查、要求整改、处理效果情况。（4）隐蔽工程、分项、分部质量检查及验收情况。（5）工地例会召开详见会议纪要、本期监理月报编制情况等等。这其中就包括了现场施工的工人人数和工种、材料构配件进场实验、安全 文明施工情况、会议情况等多方面地内容。所以，总监应每天签阅监理日记，这样既检查了监理人员的工作，又熟悉了监理情况。

2.4通过召开监理例会来加强对资料的管理

为了加强对建筑监理资料的管理可以在监理例会上对资料管理问题进行内部控制。例如：可以在例会上检查上次会议决议落实的书面材料上缴情况，对未完事项及其原因提出书面报告。对材料、构配件和设备供应情况存在的质量问题和改进要求进行书面材料汇报。而对于设计变更的图纸、图片、设计原理的资料更是要通过例会来进行及时催缴。通过例会来进行资料管理是根据建筑安装工程施工的复杂性、连续性和多变性的固有特点，将资料管理上升到了严格贯彻技术交底责任制，加强施工质量检查、监督和管理，以达到提高施工质量的目的的重要层次上来。通过资料交底和系统管理来了解各工种之间配合协作和工序交接的情况，达到有序地施工，以减少各种质量通病，提高施工质量的目的。

2.5业务能力及综合素质的不断进步

总监理工程师要想更好地完成对建筑监理资料的管理就要在自身的业务素质和综合素质上不断地进步，作为资料管理工作不单单要细致、有条理地进行整理，也有着不同层面的能力要求。首先总监理工程师必须要熟悉工程建设各类相关的知识，如法律法规、经济管理、合同管理等，只有对所有的建筑业务比较熟悉地掌握，才能保障资料管理工作的完善，保障资料能够有效地反映出施工情况，并能够自觉地对资料进行审查，看是否贯彻执行了国家的方针、法律、规范、强制性标准条文等，以此规范和控制工程建设行为。其次，总监理工程师还必须要精通建筑工程施工的各专业知识，在施工过程中，施工图纸、施工设计、材料选择等资料的整理都需要总监理工程师不断扩大自身的知识涉及领域。试想一下，只要看懂所监工程的所有专业图纸，而且能挑出图纸上的毛病，对别人提出的图纸中的问题也能较快领悟，而且对工作中经常遇到的问题能够及时处理。另外，总监理工程师对资料的管理要有高度的责任心，要认清资料管理工作是一项非常辛苦、枯燥、对责任感要求极高工作。作为总监不仅要具备高度的工作责任心，而且要把提高工作的责任心灌输到每―位监理人员，因此对工作、对事业的责任心是总监必须具备的素质之一。

总之，监理资料的管理工作对总监理工程师的重要性是不言而喻的，随着市场对监理业绩的逐渐认可和重视，在许多项目的承接和实施过程中，监理资料管理已经成为决定成败的关键因素。做好监理资料的管理工作首先要建立监理机构内部责任制和工作制度，开展监理日记的监督管理工作，重视对施工资料的监理，通过召开监理例会来加强对资料的管理，地将监理资料管理工作作为履行总监理工程师职能的一项重要内容来抓。

监理资料管理浅议:浅析建筑工程监理的资料管理

摘 要：目前建筑工程资料管理中还存在许多的问题，本文针对监理在资料管理中存在的问题，提出了相应的改进措施，使监理在资料管理过程中提高监理服务质量，确保工程顺利完工。

关键词：建筑工程资料管理监理资料

随着建设工程监理制在建设工程项目中的广泛实施，监理单位已成为工程建设责任主体之一，监理资料管理繁琐、复杂，是整个建设工程项目中比较重要的一部分，在建设工程监理规范中也有相关监理资料的规定，监理对资料的管理必须真实而完整，监理资料已成为建设工程竣工档案的重要组成部分。

一、监理资料管理的工作要点 1、建立有效的内部责任制和工作制度

建筑工程越大，监理资料管理工作越复杂繁琐，因此监理在资料管理过程中必须分工合作，建立有效的内部责任制，划分监理工作范围。根据监理资料管理特点，制定“谁监理、验收，谁负责”的监理资料管理原则。监理工程师所负责的各专业相关资料的收集及汇总编制，等工程验收完成后，必须将真实、完整的监理资料交由资料员核实归档。在施工监理过程中，为确保监理资料管理的有序性，必须建立监理内部工作制度，使整个监理工作岗位有人在，工作有人做，资料及监理日志有人负责，确保监理资料的连续性、完整性。

2、重视对施工资料的监理 监理资料管理中应重视施工资料的管理，施工资料是施工过程中的所有记录，对日后施工单位质量核对起到关键作用，是施工单位质量责任的证据，对整个工程来说也是相当重要的，在施工准备及施工过程中监理要严格把关，坚持报验必须资料先行的原则，在整个施工监理资料管理的过程中要做到及时、真实、有序，同时对施工资料的质量控制也应从工序、分项、分部工程做起，细分目标，步步把关。 3、监理要加强与业主间的沟通工作

监理资料中相关的施工合同、勘察设计文件、施工图纸、设计变更、工程定位及标高资料、地下障碍物资料等，都应该由业主提供，故此，监理资料管理过程中还应与业主进行多方面交流沟通，以便得到业主在工作上的理解及支持，在相关工程计量和工程款支付、工期的延期、费用索赔等工作上也应该与业主协商沟通解决。 4、监理日记的重要性

监理日记是监理资料的主线，是每天记录监理工作及施工过程的重要资料，监理工程师应根据工程进度，检查监理日记是否有漏记或记错现象。

监理资料管理中存在的相关问题

监理市场自成立以来正在逐步的完善，监理队伍及水平也在逐渐增长。虽然如此，但监理资料管理中还是存在许多问题，监理提交的监理资料漏洞百出、不完整等现象屡见不鲜，监理资料总的来说主要有下面相关的几个问题：

1、监理资料整编及填写不符合规范

监理资料的整编及填写到目前为止都还没有一个完整且统一规范的格式文本，例如建筑、交通、水利等各专业部门都有各自的用表，监理在项目中的表示无法统一，有些资料管理人员也没有系统规范的学习资料收集及整编，造成监理资料没有按照工程状况整编，时序性不强；纸张大小、笔迹颜色、资料归案及编号都不一。

2、编写、收集、整理不及时 在资料收集过程中由于总监理工程师人员安排不够妥当或对资料整编不够重视，使得很多资料不能及时编制，时过境迁，资料往往无法靠记忆弥补，造成资料整编工作远远落后于工程进度

资料内容的系统性、完整性不够

监理资料涉及内容广泛，有些监理单位内部制度不严，资料收集时总是缺斤少量，有的缺少钢材、水泥、砖等材料的合格证或检验报告，有的监理日志上记有质量事故的记录等，这些都直接影响建设工程监理资料的系统性和完整性。

4、资料内容的性、真实性不够

监理资料必须、真实，但在实际操作过程中，由于有些监理人员对监理规范、施工规范等不清楚，在收集资料过程中随意编造数据，试图掩盖质量问题，如：某监理月报统计数据和本月计划数据不符时，监理人员就修改统计数据等。

三、针对监理资料管理问题的解决措施

1、加强专业监理人员的培训

为了使监理资料认真、及时、、规范有效的完成，必须对监理整编工作相关人员进行培训，加强对他们的教育，使他们了解资料整编过程的阶段性、实效性、特殊性，能明白监理资料整编工作的意义及责任，不断激发他们工作的积极性与主动性，充分提高他们对资料整编的责任心，使监理资料整编工作不出现弄虚作假、胡编乱造等现象。

2、建立健全监理资料管理网络 为了保障监理资料的完整性、性，监理单位必须建立监理资料管理网络，监理单位公司资料室具体负责监理资料的管理，指导、检查、督促项目监理机构监理资料的归档工作。实行内部责任制，谁监理、验收，谁负责的管理原则，每月月底前应将整理好的资料认真检查，在召开工程例会、汇报监理工作的同时也要汇报监理资料管理的情况，以确保监理资料的质量。

3、做好监理日记工作

监理日记是监理相关人员每天都应该进行的一项重要工作，监理工程师、监理员每天在项目实施工程

中，对项目进展、项目状况、工程事件逐日逐事进行一一记录，此项原始记录是工程付款、工程质量事故调查、处理合同争议与纠纷的重要佐证材料，是监理单位比较重要的归档材料。其在时间上有较强的连续性，是资料管理人员进行监理资料整编的主线。总监理工程师必须每天根据项目情况进行审查监理日记。

4、加强目标控制，规范资料归档

目标控制是指在工程实施之前项目监理机构根据工程的特点，制定监理资料的归档目标，要求在工程的实施过程中根据制定的规划进行跟踪分析、比较。若发现资料缺少、漏项，应及时纠正，以保障工程监理资料管理目标的实现。这就要求监理人员及时发现是否有漏记部分、及时收集工程实际情况及相关信息资料，并加以分析比较，判断工程监理资料管理是否仍在目标控制以内，以规范工程监理资料的归档

监理资料管理浅议:浅析建设工程监理内业资料管理

【摘要】建筑工程监理内业资料管理是建筑工程监理管理中必不可少的一环，由于监理资料整理的迟缓影响工程验收，造成工程难以如期竣工等诸多问题，必定会给监理和建设方、承租方造成很大损失。在此就建筑工程监理内业资料管理阶段进程进行分析，并就监理内业资料管理存在的主要问题，提出相应的改进措施，以便能够提高建筑工程监理内业资料管理的效率。

【关键词】建筑工程监理；内业资料；阶段进程；措施

1 建设工程监理内业资料管理的阶段工作进程

建设工程监理内业资料管理，按照所监理建筑工程的进度可以分阶段进行管理，各个不同阶段所要进行的资料管理工作的内容和要求各不相同。一般可以分为：施工准备阶段、施工阶段、工程竣工验收阶段、工程质量保障期、工程存档期五个阶段。

1.1 施工准备阶段的工作进程

内业资料管理内容：监理公司的监理人员、总监名单；设计文件、施工图纸、监理规划及实施细则等；施工单位报送的审查意见、施工单位工程开（复）工审查报告、各种台账（如施工单位工程进度、验工计价、安全监理、设计变更、施工单位及主要人员资质审核、监理人员培训考核、质量验收台账等）、监理公司文件等。

具体的工作进程：出具相关监理名单的报告、建立标准化资料管理，各种管理相关的图表、制度要张贴办公室墙上明示。对施工单位报送的审查意见、施工单位递交的工程开（复）工审查报告出具审查意见，建立完善的监理台账，以便及时查阅。对内业文件进行登记，及时收回转阅的文件。

1.2 施工阶段的工作进程

施工阶段所产生的报表、台账等资料比较多，资料管理工作相对要复杂、繁琐，这个阶段的管理效率决定着资料管理对工程验收的影响度。

内业资料管理内容：验工计价表资料、监理报表；施工单位递交的计划审查报告；工程项目造价、风险防范等资料；监理日志、施工单位的各种工序检查及质量验收资料；有关工程质量、迸度、投资、安全等问题的监理专题报告纪要、工程例会纪要；由于严重质量问题而责成工程停工、复工的报告、各类监理指令资料、质量事故资料等；施工单位索赔的详细资料、申请工程延期的报告等。

具体的工作进程：签报施工单位月、季、年度的验工计价表，编制监理公司的月报、季报、年报；为施工单位递交的计划审查报告出具意见，提出有关工程项目造价、风险防范的具体规划方案；认真填写监理日志，做好对施工单位的质量验收登记；记录、整理相关的例会纪要；调查研究，提交施工单位索赔、工程延期报告的相关资料或报告等。

1.3 工程竣工验收阶段的工作进程

工程竣工验收阶段的资料管理效率较低，会由于验收不及时而导致工程不能如期竣工，影响各方的收益。

内业资料管理内容：初验报审表、竣工报验单、验收记录；工程质量评估意见；工程及监理竣工文件、工程及监理档案资料；竣工结算审批表、工程验交证书；工程竣工工作总结；工程竣工验收报告等。

具体的工作进程：工程初验报审表的签署，整理验收资料；提供所监理标段的工程质量评价；促使施工单位及时上报资料，并及时将监理资料上报；呈报竣工结算审批表，签发相关工程验交证书；做出监理竣工、安全等工作总结；与总监共同签发“工程竣工验收报告”。

1.4 工程质量保障期的工作进程

工程质量保障期的资料管理也不可忽视，它关系着对工程的总体质量评价工作。

内业资料管理内容：返修工程（质量缺陷）报表、验工计价表；竣工文件、竣工监理文件；审查合格后交接手续的相关资料、“工程质量保修终止书”。

具体的工作进程：确定返修工程（质量缺陷）数量和金额，呈报验工计价表（返修工程）给建设单位审查；检查督促施工单位整理竣工文件，整理本阶段的监理文件，做好监理资料的整理与存档工作。

1.5 工程存档期的工作进程

工程结束后，需要把工程的相关资料移交给工程建设方和本监理公司，做好存档工作。

建设单位存档资料：包括监理工作总结、工程质量评价表、工程质量事故资料、工程开工（复工）报审表、建设单位需要的其他资料。把有关建设单位的资料整理好，办好移交手续。

监理公司存档资料：包括工程监理的工作总结、工程质量评价表、工程质量事故资料、监理部门受奖罚的相关文件原件、各种监理指令资料、监理日志、工程的重要设计图纸及资料、各种来往文件及会议纪要、各种监理报表的电子文档、各种台账等，及时进行整理，移交给监理公司。

2 监理内业资料管理存在的主要问题

2.1 监理资料整理不及时

一般来说，监理资料的整理需要保障及时，这样才能保障资料的真实性和完整性。并且要求对质量进行相应的分类，便于追溯和查询。然而在实际工作中，由于很多建筑工程的工期比较长，资料管理人员的疏忽可能导致资料整理不及时，监理人员的更换也可能导致监理资料整理的脱节，不能与工程同步进行，对整个资料管理造成影响，致使监理公司难以及时提供验收资料，影响工程的验收竣工。

2.2 监理资料填写不规范

按照国家对监理资料的一般规定，监理资料必须字迹清晰，盖章（签字）齐全，不得随意涂改，各种资料规范应满足档案管理的需要。电子文档必须打印，采用手工签名保存，需要长期保存的电子文件需用A4或A3纸针式、喷墨打印。然而，由于建筑工程涉及分包业务，施工单位较多，很多施工单位的资料不仅不完整，而且随意涂改，表格等文件字迹潦草，打印的电子文件缺乏手工签名等，给资料管理带来一定难度。

2.3 缺乏对资料管理的监督

在实际监理工作中，很多施工单位不重视资料管理工作，认为资料管理即是后期整理，缺乏按进度进行资料管理的意识，导致工程资料管理的迟滞，无法保障资料的真实性与及时性，丧失了资料管理存在的实际意义。因此，监理人员必须监督施工单位实施全过程的资料管理。

3 改进建筑工程监理内业资料管理的措施

3.1 建立严格的资料管理制度

建立总监负责制，做到监理分工明确，职责范围划分清楚。监理人员必须向总监及时汇报监理工作和监理资料情况。总监检查监理工作时，也要对其职责内的监理资料进行检查。设立专业的资料员，负责施工单位的资料汇总和整理工作。做到资料整理以工程进度为基础与工程进度同步进行，保障监理内业资料整理的及时性与完整性。

3.2 促进监理资料的规范化

加强对监理资料的规范化，统一资料的范式，并印制下发施工单位。按照监理资料分类，分专业进行资料管理，编制目录，方便资料的跟踪检查。建立监理资料的电子文件，确定文档的存放格式，归档时要刻录成光盘移交。

3.3 加强对监理工作的监管

在施工过程中，保障与施工单位的资料整理同步进行，能够及时审核资料的真实性与完整性，保障资料的真正效用。监理单位需要通过例会加强施工单位的资料管理意识，使施工单位能够严格按照进度进行资料整理，各项施工资料必须字迹清楚、真实，符合规范。对施工单位的资料管理质量如同工程质量控制一般，以各个阶段为基础严格实施全过程控制。

总之，监理内业资料管理是工程监理中不容忽视的一项基本工作。由于在管理中存在着一些问题，可能会对整个工程造成一定影响。因此，需要加强研究，采取相应的措施提高其管理效率，为工程监理质量提供保障。

监理资料管理浅议:从工程资料管理看监理工作

【摘要】工程项目进行过程中会涉及并产生大量的信息与档案资料，其中有些是监理工作的依据，如招标投标文件、合同文件、监理规划与监理细则，有些是监理工作中形成的文件

【关键字】工程资料；监理；表格

工程项目进行过程中会涉及并产生大量的信息与档案资料，其中有些是监理工作的依据，如招标投标文件、合同文件、监理规划与监理细则，有些是监理工作中形成的文件，如监理工程师通知单、施工方案审查意见等，有些是反映工程质量的文件，是今后监理验收或工程项目验收的依据。因此在监理工作中应对这些文件资料进行管理。包括对施工单位的资料管理工作进行监督，要求施工人员及时记录、收集并存档需要保存的资料。

监理资料的管理要求总监理工程师为总负责人，总监理工程师应指定专人进行监理资料管理，并保障整理及时、真实齐全、分类有序。同时应采用信息管理技术，在计算机内建立监理管理台账。如包括：工程材料、构配件、设备报验台账，各专业施工试验报审台账，分项分部工程验收台账，工程量、月工程进度款报审台账等等。

监理资料主要包括以下内容：1.合同文件：施工监理招投标文件，建设工程委托监理合同，施工招投标文件，建设工程合同等。2.设计文件：施工图纸，岩土工程勘察报告等。3.工程项目监理规划及监理实施细则，项目监理部编制的其他资料等。4.工程变更文件。5.监理月报。6.会议纪要。7.施工组织设计：施工组织设计（总体设计或分阶段设计）8.分包资质9.进度控制资料。10.质量控制资料。11.造价控制资料。12.监理通知单及回复。13.合同其他事项管理：工程延期报告、审批等资料，费用索赔报告、审批等资料，合同争议和违约处理资料，合同变更资料等。14.工程验收资料：工程基础、主体结构等中间验收资料，设备安装专项验收资料，竣工验收资料，工程质量评估报告，竣工移交证书等。15.其他往来函件。16.监理日志。17监理工作总结（专题、阶段和竣工总结等）。

其中：1.项目监理人员应参加由建设单位组织的设计技术交底会：了解设计主导思想和要求，采用的设计规范，主要的依据和技术要求；对主要建材、构配件和设备的要求，所涉及的新技术、新工艺、新材料等的要求及施工中应特别注意的事项等；对建设单位、承包单位和监理单位提出的对施工图的意见和建议的答复。在设计交底会上确认的设计变更应由参加单位会签。总监理工程师应对设计技术交底会议纪要进行签认。2.项目开工前，总监理工程师应组织专业监理工程师审查承包单位报送的施工组织设计（方案）报审表，专业监理工程师应审核其完整性、符合性、适用性、合理性、可操作性，及实现目标的保障措施等方面，并提出审查意见，报请总监理工程师审核。总监理工程师对专业监理工程师的意见进行审核，并签认结论。对规模大、结构复杂或属新结构、特种结构的工程，项目监理机构应在审查施工组织设计后，报送监理单位技术负责人审查，其审查意见由总监理工程师签发。必要时与建设单位协商，组织有关专家会审。3.分包工程开工前，专业监理工程师应审查承包单位报送的分包单位资格报审表和相关资料，符合规定后由总监理工程师签字确认，未经总监理工程师确认分包单位不得进场施工。注意分包单位资格的确认不解除总承包单位的相应责任，施工合同中已明确或经过招标确认的分包单位，承包单位可不再对其资格进行报审。主要审查内容包括：对取得施工总承包企业资质等级证书的分包单位，审查其核准的营业范围与拟承担的分包工程是否相符；对取得专业承包企业资质证书的分包单位，审查其核准的等级和范围与拟承担的工程是否相符；对取得建筑业劳务分包企业资质的，审查其核准的资质与拟承担的工程是否相符。专业监理工程师审查完成后提出审查意见，并报总监理工程师审批，总监理工程师对该意见进行审核，提出意见并最终签认。4.在签订委托监理合同及收到设计文件后，由总监理工程师主持、专业监理工程师参加编制监理规划。监理规划内容应做到有针对性，控制目标明确，措施有效，程序合理，制度健全，职责清晰，对监理工作有指导作用。在项目实施过程中，视情况变化可做必要调整，调整时应由总监理工程师组织专业监理工程师研究修改，按原报审程序报审通过后报建设单位。5.对中型及以上或专业性较强的工程项目，项目监理机构应编制监理实施细则。监理实施细则应符合监理规划的要求，并应结合工程项目的特点，做到详细具体、具有可操作性。应在相应工程施工开始前由专业监理工程师编制完成，并经总监理工程师批准，并应根据实际情况进行补充、修改和完善。监理实施细则的主要内容包括：专业工程特点，监理工作流程，监理工作的控制要点及目标值，监理工作的方法及措施等。6.建筑工程质量验收划分为单位（子单位）工程、分部（子分部）工程、分项工程和检验批。 检验批有助于及时发现并纠正施工中出现的质量问题，将原来的验收工作更合理及时的分散到最基础的工作中，有效地确保了工程质量，也符合施工的实际情况。建筑工程施工质量应符合《建筑工程施工质量验收统一标准》和相关专业验收规范的规定；检验批质量按主控项目和一般项目验收；所有的验收均应在施工单位自检合格的基础上进行；参加验收的各方人员应具备规定的资格；隐蔽工程在隐蔽前应由施工单位通知有关单位进行验收，并形成验收文件；涉及结构安全的试块、试件及有关材料，应按规定进行见证取样检测；涉及结构安全和使用功能的重要分部工程应进行抽样检测；承担见证取样检测及有关结构安全检测的单位应具有相应资质；工程观感质量应由验收人员通过现场检查，并应共同确认。隐蔽工程、检验批、分项工程、分部工程等均需提出工程报验申请，并填写相应资料报审，由专业监理工程师对所报的工程资料进行核查，确认资料是否齐全、填报是否符合要求，并根据相应的工程质量检查情况按表式项目签署审查意见，分部工程由总监理工程师组织验收，并签署验收意见。7.在监理工作中，项目监理机构按委托监理合同授予的权限，对承包单位发出指令、提出要求，除另有规定外均使用监理工程师通知单。监理工程师现场发出的口头指令及要求，也应采用此表进行确认。承包单位在签收后如有异议，应在收到通知单后24h内向监理机构提出修改申请，要求总监理工程师予以确认，但在未得到总监理工程师修改意见前，承包单位应执行专业监理工程师下发的通知单。执行监理工程师通知单的内容后，应填写监理工程师通知回复单，报项目监理机构复核。专业监理工程师应详细核查有关资料，符合要求后进行现场检查，符合要求后填写审查意见。涉及应由总监理工程师审批的工作内容的回复单，应由总监理工程师审批。7. 对与造价、合同有关的事项管理：如进度款报审、工程变更报审、工程延期报审、费用索赔报审等资料，应按规定程序执行，填报详细资料审批及查阅。

监理资料管理浅议:公路工程监理文件资料管理浅议

【摘要】工程资料是由现场施工技术人员和监理人员，根据各自分工在现场工作的痕迹记录，公路工程监理资料主要有施工过程产生的施工原始记录、试验数据、质量检验、评定的记录、报告等，本文就浅议怎样、真实、有针对性地实施资料管理，提高监理人员素质和管理水平。

【关键词】公路；监理；资料；管理

公路工程监理文件资料管理，是公路工程信息管理的一项重要工作，它是项目监理组对工程项目实施监理中形成的，是工程建设过程真实、的反映，是监理工程师实施公路建设监理，进行目标控制的基础性工作。怎样、真实、有针对性地实施资料管理，管好用好工程资料，考量出监理人员的素质、监理项目组的管理水平和项目监理的工作质量。工程资料是由现场施工技术人员，根据各自分工在现场工作的痕迹记录，通过多年的摸索总结，我认为应该解决好以下几个方面的问题：

1 提高监理文件资料管理的意义和流转程序

对监理资料文件进行科学管理，可以为公路工程监理工作的顺利进行创造良好的前提条件，有效地对工程实时控制；可以极大地提高监理工作效率；为公路工程整理竣工资料提供保障，同时积累宝贵的监理经验，不断提高公路工程监理工作水平。

项目部设置信息管理人员，负责项目部所有信息管理工作，工程过程中产生的所有资料都统一归口到信息管理人员处，进行整体整理、收发、传递及管理。信息管理部门成为监理文件档案资料的传递、保管、使用的中心枢纽。

2 资料的形成和分工

工程资料是由现场施工技术人员，根据各自分工的不同体现出在现场工作的痕迹记录。资料员只是将现场技术人员的资料进行收集、整理、分类、归档。

2.1 原材料、构配件、成品半成品、设备的资料，由供应商出具出厂合格证，经购买方在监理见证下现场取样检验后出具的验证文件（试验报告）；

2.2 施工过程产生的资料，这类资料数量相当大，历史时间长。主要有承包单位的报验申请表、隐蔽工程验收资料和监理单位抽查自检资料。这些资料由负责此项工作的施工技术员和监理工程师收集、初步整理后，及时交由资料员登记保存。

2.3 分项、分部、单位工程、合同段评定资料，由监理单位按分工分别进行收集、整理，报总监理工程师审阅签字后，交资料员保存。

2.4 来往文件（包括索赔文件、开复工报告、质量缺陷与事故的处理文件、工程计量单和工程款支付证书、竣工结算审核意见书等），先由分管监理工程师签署或提出处理意见后，再由总监理工程师审批后实施。

2.5 监理规划、图纸会审纪要、工程变更资料、工程项目施工阶段质量评估报告、监理月报、总监巡视检查记录、监理工作总结等，需要总监理工程师亲自参与并加以整理，交资料员保存。

3 监理资料的内容

在规范档案资料管理前，应清楚一般工程项目需要收集那些资料，下面归纳出施工阶段需要收集的基本资料内容。

3.1 施工阶段的主要内容

3.1.1 施工合同文件与委托监理合同；

3.1.2 勘察设计文件；

3.1.3 监理规划；

3.1.4 监理实施细则；

3.1.5 分包单位资格报审表；

3.1.6 设计交底与图纸会审纪要；

3.1.7 施工组织设计（方案）报审表；

3.1.8 工程开工/复工报审表及工程停工令；

3.1.9 测量核验资料；

3.1.10 工程进度计划；

3.1.11 工程材料、构配件、设备的质量证明文件；

3.1.12 实验检验资料；

3.1.13 工程变更资料；

3.1.14 隐蔽工程验收资料；

3.1.15 工程计量单和工程款支付证书；

3.1.16 监理工程师通知单；

3.1.17 监理工作联系单；

3.1.18 报验申请表；

3.1.19 会议纪要；

3.1.20 往来函件；

3.1.21 监理日记；

3.1.22 监理月报；

3.1.23 质量缺陷与事故的处理文件；

3.1.24 分项工程、分部工程、单位工程等验收资料；

3.1.25 索赔文件资料；

3.1.26 竣工结算审核意见书；

3.1.27 工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告；

3.1.28 监理工作总结；

3.2 归档的监理资料

3.2.1 委托监理合同；

3.2.2 监理规划、监理细则；

3.2.3 监理日记、监理月报；

3.2.4 监理指令文件（监理工程师通知单、监理工程师通知回复单、备忘录、工程停工令、工程开工/复工报审表等）；

3.2.5 往来文件、函件；

3.2.6 会议纪要；

3.2.7 工程计量单、工程款支付证书和竣工结算审核意见书；

3.2.8 施工组织设计、施工方案审核签证资料；

3.2.9 监理总结报告、工程质量评估报告；

3.2.10 工程质量安全事故调查处理文件；

3.2.11 工程验收资料（分部工程验收记录、单位工程验收记录、单位工程质量控制资料核查记录、单位工程安全和功能检验资料核查和主要功能抽查记录、单位工程感观质量检查记录、单位工程竣工报验单、竣工验收报告、工程质量保修书等方面的资料）；

3.2.12 分包单位资格报审资料；

3.2.13 索赔文件资料；

3.2.14 报验申请表（原材料/构配件/设备、分项、分部、定位放样、沉降观察、施工试验等）；

3.2.15 工程变更单；

3.1.16 监理工作联系单；

3.1.17 总监巡视检查记录；

3.1.18 旁站记录；

3.1.19 工程进度资料；

3.1.20 主要的监理台账；

资料内容和归档内容从名称上有些不一致，这是因为工程要求和档案要求有些许不同，工程系统和档案系统的权限范围稍有区别，实质内容是一致的，这是资料管理人员注意的问题。

4 完善监理资料的管理制度

4.1 公司监理资料实行总工程师负责制；

4.2 监理档案应按单位工程和施工的先后顺序整理、分类、立卷装订，每页要有编号，每卷要有目录；

4.3 每个监理档案的封面应注明工程名称、合同号、建设单位、总包单位、建设日期、完成日期和总监理工程师审核签字；

4.4 在工程（合同）完成一个月内，有资料管理人员整理装订后，移交公司档案室并办理交接手续；

4.5 一般监理档案在工程保修期满后保存一年，重要的工程监理资料可延长至三年。保存期间需要查阅时，应办理借阅和归还手续；

4.6 建立档案应真实，自己清楚，签字齐全；

5 监理资料归档方法

施工监理资料按五部分归档

即合同、质量、进度、投资、监理工作；

5.1 合同管理资料

委托监理合同；分包单位资格审查资料；施工组织设计（方案）报审表；索赔文件资料；工程变更单；工程竣工验收资料；工程质量保修书和移交证书。