一、引言

在经济全球化的背景下，现代企业想要提升整体的竞争力，就必须依靠众人的智慧和力量，群策群力。而会议，则为企业提供了这样一个重要的平台。对于现代企业来说，会议不可或缺，通过会议的召开，企业员工可以对企业的整体发展规划、当前的生产和经营策略以及企业日常的生产活动进行讨论和决策，从而促进企业科学、良性的发展。因此，高效、和谐的会议对于提高员工的参与性和积极性，加强企业的内部凝聚力，积极解决各种问题和矛盾起到非常重要的作用。然而，现实中有很多会议存在“会而不议、议而不决、决而不行、行而不果”的现象，导致会议效率低下，无法及时解决问题，制定的决策无法贯彻落实，影响了企业工作的正常开展。现代企业会议的组织与开展工作是文秘人员的日常主要工作之一，对于文秘人员来说，充分认识会议及其功能，总结会议存在的问题，分析会议低效的原因，探索出高效办会的有效措施和手段显得尤为重要。这样，不仅可以提升文秘人员的职业技能水平，同时，对于促进企业的长足发展也有着积极的意义。

二、会议及其功能

所谓“会议”，就是指与会者聚集在一起，通过交流和探索，就某件事或某些事集思广益、达成共识，从而达到统一思想、统一行动的目的。会议是企业开展信息交流、相互协调、制定决策、实现管理的重要手段和渠道。通过会议的召开，可以实现以下几个功能：

（一）明确目标，落实责任

每个会议都会围绕一个或几个主题来讨论，通过会议的召开，与会者可以明确当前和长期各阶段的工作目标和总体任务，落实各部门的职责和具体任务的分配，从而保障分工明确、责任到人、细化落实，促进工作及时有效的开展。 

（二）沟通交流，集思广益

有许多重要的信息资源可以通过会议的召开，达到有效地共享。与会者通过彼此间地交流与沟通，进行“头脑风暴”，可以集思广益，提出一些新想法、新观点、新创意，达到相互学习、取长补短、共同提高的效果，也给企业的发展注入了新的活力。 

（三）分工合作，协调联动。通过一些工作会、调度会、任务布置会的召开，各部门可以明确分工、通力合作，发挥协调联动机制，使目标任务得到进一步落实。

（四）评议得失，总结提高

企业通过一些总结会的召开，可以将上一阶段工作具体开展的情况进行总结分析、评议得失，从而有助于各部门汲取教训、借鉴经验，更好地推动下一阶段的工作开展。

三、现代企业会议存在的问题

（一）会议名目过多，开会频繁

会议是集思广益、群体决策的载体和工具。然而，在现代企业的会议开展过程中，存在会议名目繁多，开会频率过高的现象，造成了“大事、小事、无事均开会”的“会海”现象。这样，就会造成人力、物力、财力的浪费，导致实际工作效率的低下。

（二）会议目的不明确，内容空泛

在现实中，很多会议往往从头到尾都是一个领导或者主要领导的长篇大论，内容空洞，有时甚至会偏离主题、不着边际，并没有很好地实现会议集思广益、有效沟通交流的功能。这样的会议，往往导致与会者注意力不能集中，无法及时获取到有效信息，影响会后工作的落实。

（三）会议议题过多，信息量过大

有些时候，领导看似“精简会议”，但往往一开会就会把许多的议题集中在一个会议上进行，这样就会导致会议没有重点，层次不清，信息量过大，与会者无法消化。这样不仅不能把众多的议题一一解决，同时，还会增加与会者的“厌会”情绪，不便于实际工作的开展。

（四）虎头蛇尾，落实不利在很多情况下，会议在召开的过程中往往与会者讨论非常热烈，参与度极高。但在会后，对于会上制定的决策却无人问津，不能很好地贯彻落实。这样虎头蛇尾的做法，就背离了当初会议召开的目的，不便于具体工作任务的落实。

四、造成会议低效的原因

（一）会议目标不明确

有些企业认为开会是解决一切问题的灵丹妙药，往往一遇到问题，甚至领导心血来潮就贸然开会。这种情况下，会议的组织者对于会议的目的、内容、议题等不十分明确，容易在开会的过程中将简单问题复杂化，对于已经定性的问题还要反复讨论、争辩。这样不仅浪费时间，同时还容易产生新的不必要的矛盾和争端。

（二）会前准备不充分

高效的会议必须要有充足的会前准备。很多临时召集的会议，与会者往往在开会前几小时才收到会议通知，对于会议的议题、议程、相关背景知识、发言内容准备不充分，不能很好的参与会议的讨论和发言。甚至有些会务人员由于准备仓促，导致出现与会人员通知不全、会议材料准备不充分、会议议程设计不合理、会议内容过多或过少等现象，大大影响了会议的效率和质量。

（三）会议管理不科学

很多企业将开会的权限下放到各部门，因而导致各部门大大小小的领导都有权就各自分管的业务召集开会，各自为阵，会议泛滥。同时，再加上会议组织者在会议时间和地点的选择上考虑不周、主持人对于会场的把控力不强、与会发言者的思路不清等因素，容易导致与会者注意力不集中、会议发言跑题万里，难以形成共识，无法达到会议的预期目标。

（四）会后跟踪落实不到位

开会的最终目的是将会中形成的决议、决策等落实到实际工作中。而很多企业没有专门的部门或人员负责跟踪落实会议布置的任务和具体工作，没有定期、不定期地督查、催办，从而使会议决策无法贯彻落实。

五、文秘人员提高现代企业会议效率的有效手段

（一）做好充足准备

充足的会议准备是有效会议开展的基础。因此，文秘人员作为现代企业会议的组织者和具体工作的执行者，在会议召开前要做好充分的准备，认真准备好会前、会中、会后涉及到的各类文件和资料，及时通知与会人员，对于会议的目的、具体的内容、讨论的议题、设计的议程、预期达到的效果等方面要精细规划，以便会议目标明确，直奔主题和重点，高质高效地解决实际问题，达到预期目标。

（二）加强科学管理

科学、规范的会议管理有助于高效会议地实现。文秘人员在制定会议策划方案的过程中，设计会议议题时要科学、合理，不可过多也不可过于空洞；会议议程设计要符合逻辑性，按照先主要后次要、先共性后个性、先紧急后不紧急的议题讨论顺序来进行；在会议时间、地点的选择以及会议主持人的各项内容的推进和把控环节方面也要合理化设计，避免会议时间过长、发言局面混乱等现象。

（三）保持信息畅通

保持信息畅通是有效进行沟通和交流的一个重要前提。文秘人员在整个会前准备、会中服务、会后督办的过程可以借助企业内部的网络、ＱＱ、微信等平台做到相关信息的畅通、。同时，可以创新展现形式，适时运用视频、动画等形式来展现会议内容，让与会者在耳目一新的同时加深印象，实现信息的有效捕捉和共享。

（四）重视跟踪落实

会议的有效性最关键的就是体现在会后是否将会中形成的决议、决策能很好地贯彻落实。因此，文秘人员在日常的会务工作中要形成一套行之有效的会后落实跟踪工作机制。可以通过下发会议纪要、会议简报，制定并定期检查填写会议任务督办表格等形式加强会后的跟踪落实工作，确保每次会议能够做到“会而有议，议而有决，决而有行，行而有果”。

（五）总结借鉴

“它山之石，可以攻玉”。为了更好地保障会议的高质高效，会后的总结和反馈工作必不可少。文秘人员在会后要及时根据会议记录的内容形成会议纪要和会议简报，并将会议涉及到的所有文件资料进行整理和归档。同时，及时总结整个会议开展过程中的工作得失，分析不足、汲取教训、借鉴成功经验，从而可以提高文秘人员的办会水平，有助于高效会议的实现。