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秘书处档案组工作计划篇1
这一意见受到中共中央委员、中国人民大学校长吴玉章的重视。3月12日，吴玉章写信给中共中央办公厅主任杨尚昆、政务院秘书长，转告上述意见和建议。7月2日，中共中央办公厅秘书处处长曾三致函秘书长，建议成立档案管理局。
1954年10月31日，国务院召开第二次全体会议，讨论通过向全国人民代表大会常务委员会所作的关于批准国务院下设20个直属机构的报告。其中包括国家档案局。11月8日，在第一届全国人民代表大会常务委员会第二次会议上，根据国务院总理的提议。国务院设立直属机构――国家档案局的建议获得批准。
11月10日国务院发出(54)国政习字第六号通知，国务院下设的20个直属机构中包括国家档案局。
曾三出任国家档案局首任局长
11月20日，国务院总理任命中共中央秘书局局长曾三为国家档案局局长。1955年2月17日国务院任命张中为国家档案局副局长。1956年10月10日国务院任命洛风、郝化村、邱兰标为国家档案局副局长。
曾三上任之后，确定国家档案局的职能和机构设置成为首要工作。1954年11月26日，局长曾三主持研究国家档案局的组织机构问题，参加人员有中共中央秘书局副局长裴桐、中共中央秘书局田风起、国家档案局筹备人员王明哲、胡明诚和国务院秘书厅档案科章波。12月16日，国家档案局筹备小组成立，于青来为组长，王明哲、胡明诚为副组长。12月20日，局长曾三召集会议，讨论《国家档案局组织条例》。
1955年5月20日，国务院秘书长第十六次会议讨论了《国家档案局暂行组织简则》和《国家档案局一九五五年工作计划要点》。8月26日国务院秘书长第23次会议上，讨论《国家档案局组织简则》和组织编制等问题。《国家档案局组织简则》在11月19日召开的国务院常务会议上得到批准。11月25目，国务院(55)国秘常字第二一八号通知宣布《国家档案局组织简则》获得批准。
《国家档案局组织简则》中规定：“国家档案局在国务院直接领导下，掌管国家档案事务”。具体任务是“在统一管理国家档案工作的原则下，建立国家档案制度，指导和监督各级国家机关和人民团体的档案工作；负责全国国家档案馆网的规划，并筹建和领导国家档案馆，研究和审查国家档案文件材料的保存价值、保管期限标准，并监督和审议有关国家档案文件材料的销毁问题。草拟有关国家档案工作的法规性文件。办理国务院交办的其他有关国家档案事务。”《国家档案局组织简则》还规定了国家档案局的内部机构、人员设置、工作制度和其他部门之间的关系等。
《国家档案局组织简则》明确了国家档案局下设办公室、机关档案室工作指导处、档案馆工作指导处、组织处、编译室等内部机构，同时设档案评审委员会。
国家档案局设局长1人，主持全面工作。设副局长若干人，协助局长工作。各处设处长、副处长，各室设主任、副主任。评审委员会由局长兼任，委员由各方面的档案专家和适当人员兼任。
根据1955年6月25日上报国务院副秘书长杨放之并转编制工资委员会的《国家档案局暂行组织编制及业务职掌》文件，国家档案局编制为89人(局长3人，局长秘书1人，处科级干部22人，一般干部59人，勤杂4人)。在各处室中，办公室15人。档案室工作指导处19人，档案馆工作指导处22人。组织处10人，编译室11人，档案评委会4人(兼职)。
1954年12月28日，国家档案局成立临时党支部。
1954年12月18日，国务院秘书厅发出(54)国秘常字第二十四号文，发送国家档案局印章一枚。12月22日，该印章正式启用。
1955年3月15日，国务院发出(55)国秘常第五十二文，颁发带有中华人民共和国国徽的国家档案局印章。3月21日，国家档案局以(55)档字零四三号文宣布正式启用该印章。
国家档案局直属机构的变化
这一时期，国家档案局的直属机构还发生了变动。
1955年2月9日国务院秘书厅和国家档案局联合发出(55)国秘常字第二十七号文。该文内容是：从2月15日起，将东北、华东、中南、西南、西北区临时档案保管处和华北档案保管组，移交给国家档案局领导。2月16日，华北档案保管组并入国家档案局。1956年1月6日，国家档案局以档办字零一五号文宣布：经国务院秘书长批准，原各大区临时档案保管处，分别更名为国家档案局沈阳管理处、上海管理处、武汉管理处、重庆管理处和西安管理处。
1955年10月21日的国务院秘书长第26次会议上，同意国家档案局接收故宫博物院附设的明清档案馆。同年12月26日故宫博物院档案馆与国家档案局举行交接仪式。国家档案局接管皇史，并将故宫博物院档案馆更名为第一历史档案馆。1958年6月改名为明清档案馆。中央档案馆建成以后，该馆并人中央档案馆改称明清档案部，所藏档案仍在故宫旧址。1963年12月恢复使用中国第一历史档案馆的名称。
1955年1月17日，国家档案局和中共中央办公厅秘书局发出《关于发行(档案工作)的通知》。3月14日，国务院秘书长同意了国家档案局报送的《档案工作出版简则》和《档案工作稿约》两个文件。1957年4月28日，档案工作编辑委员会由张中、裴桐、吴宝康等13人组成。其中张中为主任委员，裴桐、于青来为副主任委员。
1956年4月，国家档案局在《国家档案局及所属单位七年(1956-1962年)干部工作计划(草案)》中进一步明确了干部编制。1956-1957年，“国家档案局在原有编制干部85人的基础上又根据客观的需要在两年内须扩编为111人，即局长1人、副局长2人，局长秘书1人，处长、主任14人，科长2人，业务干部72人。局下设八个机构，即办公室、组织处、机关档案室工作指导处、档案馆工作指导处、技术档案室工作指导处、编译室、档案评审委员会、研究室”。至1962年，国家档案局还将计划增设统计利用和干部教育处，扩大办公室和研究室。共计干部编制为168人，其中局长4人，处长20人，科长30人，业务干部114人。
1957年12月12日，档办字(57)0493号文件决定撤销组织处，有关人事、组织方面的业务合并到办公室。
秘书处档案组工作计划篇2
秘书处是一个能给广大同学提供全面了解学生会工作,充分锻炼自己,培养各方面能力的平台。其主要职能如下：
一、文书工作
1、负责归纳制定学生会每学期、每月的工作计划、总结以及负责其它各种相关的文字书写工作;定期公布学生会工作的进程,增加其透明度。
2、负责记录部长例会,主席团例会,团委对学生会召开的一切会议等;定期收集各部门会议记录,对其进行归纳整理,并定期制作相关意见书报上级审阅,使上级了解学生会最新动态,以便做出相应调整,从而形成快速,准确的信息传达、沟通机制。
二、上传下达
1、执行主席团的决议,落实主席团布置的工作任务, 协助主席团开展日常工作,管理全院学生会人事档案,整理学生会日常活动。
2、跟进部门会议、活动,做好部门间的沟通工作,掌握各部门动态。
3、发挥桥梁作用,及时反馈各年级信息,增进学生会和各年级之间的沟通和交流,使之更好地改进工作,服务同学。
三、档案及资料管理
1、负责学生会内部制度及日常事务相关资料的管理,资料收集与管理,如盖章,工作证、通讯录、证书奖状等。
2、负责团委、学生会各种资料的汇总、整理以及备案;收集部门每月工作计划和总结,各项活动的的计划、策划书与总结、活动照片以及影音资料等,各部门在活动前的计划和活动后的总结应整理好后交予秘书处,并由秘书处整理存档。
3、负责清点管理学生会成员的资料,档案的管理工作,进行电子档案的制作。
4、定期就档案进行全面整理,对新档案进行整理、归类、保存。
5、负责账目的管理,以及各部门举办活动经费的申请与报销工作,定期做好财务总结工作并定期向上级汇报。
四、其他工作安排
1、参与各项活动配合学生会的工作计划,完成好本职工作,积极协助其他各部工作,发挥好桥梁纽带作用,使各部门之间建立良好的工作群体,方便工作顺利进行,促进学生会各项工作顺利完成。
2、配合宣传部、记者站等部门进行宣传活动,及时快捷的为其他部门提供所需活动相关资料。
学生会秘书处岗位职责
工作目的
行之有效地帮助主席团完成协调工作
工作训言
不求轰轰烈烈，只盼细水长流，实实在在
秘书长职责
1、主持本部日常工作，负责制定本部的工作计划起草、审定、检查、落实和总结。
2、协助学生会健全干部班子，并指导其开展工作。
3、指导学生会制定工作计划，并协助组织实施。
4、向上级汇报学生会工作情况，向学生会传达上级的各项指示精神
委员责职
1、协助秘书长做好各项准备工作，按时参加会议
2、了解学生会内部成员的新动态，及时向秘书长，主席团提供参考意见
3、严格要求自己，通过日常活动锻炼自己，全面提高自身素质
学生会秘书处面试技巧
秘书处档案组工作计划篇3
3、安排院务会议议程，做好会议通知、会场准备、会议记录等会务工作。检查院务会议决议的执行情况。根据院领导的指示，安排全院重要活动。
4、严格管理使用院公章，办理开具介绍信证明等手续。
5、接收处理各类行政文件和系内外有关单位的信函、电报、电话、通知，及时报院领导阅批，或交办有关人员承办，并做好催办、清退和归档工作。填写院工作日志和系大事记。
6、接待来学院的公务人员，妥善安排来信来访。
7、经常了解全院师生员工的工作、学习、生活的情况，根据情况妥善处理，重大问题及时向院领导汇报，并提出处理意见。
8、协助院领导检查岗位责任制的执行情况。
9、协同其他秘书人员做好立卷归档、统计报表、对外事务等工作。抓好本院范围及责任区域的工作秩序、安全保卫、计划生育、爱国卫生、公民义务等方面的工作。
10、完成院领导交办的其他工作。
系行政秘书工作介绍一、高校院系行政秘书的工作现状
高校院系行政秘书是一个平凡的工作岗位，涉及教育学、管理学、语言学、社会学等多种学科。由此，院系行政秘书的工作现状为事务繁杂，专业知识综合性强，职业规划不清晰，执行力不强。
1、工作繁杂，专业知识综合性强
知识经济时代，高校人才济济，只有具备全面、良好、合理的知识结构，才能胜任门类众多、事务繁琐的行政秘书工作。院系行政秘书队伍中，包括秘书、计算机、数学、化学等各类专业毕业的人员。非科班出身的行政秘书缺乏普通语言学、档案管理学、行政管理、心理学、教育管理学、公共关系学等综合性理论知识。行政秘书必须熟悉学院规章制度、工作流程;掌握院系管理工作的基本理论和实务知识;拓展与工作紧密联系的学科知识。理论联系实际，从实践中不断积累经验，逐步做好院系管理、协调等工作。
2、职业规划不清晰，执行力不强
细致繁忙的行政工作，缩短了行政秘书参加教学和科研活动的时间。高校行政秘书对自己的职业前景充满困惑，职业倦怠等消极情绪悠然而生。高校必须制定严格的信息素质培训制度，针对全校行政秘书，策划高水平的、系统的学习培训项目，开放更广阔的学术交流平台，坚定院系行政秘书的信心，为高校教育和谐发展提供精神动力。
院系行政秘书在高校工作中起着举足轻重的作用。怎样成为一名合格的行政秘书工作?首先，要明确行政秘书的角色定位，熟悉行政秘书的工作职责。其次，强化职业素养是提高行政秘书工作效率的重要途径。
二、院系行政秘书的角色定位及工作职责
院系行政秘书只有明确角色定位，增强角色意识，才能高效准确地履行工作职责。
1、行政事务的小管家
行政秘书辅助系领导做好院系各项工作，管人、管物、管钱，是名副其实的小管家。
(1)人事管理。协助院院系领导做好有关招聘教师的面试、试讲等工作，并提供决策依据。负责本院系教职员工的考勤、考核、职称申报工作。
(2)资产管理。根据教学、科研及其他工作的需要，填报维修、添置办公用品的计划，领取和发放办公用品及备品，以保证正常教学的需要。负责保管院系公章，按学院制度监督公章的使用范围。
(3)经费管理。拟定院系每学年的经费预算，负责记账及报销各项活动的费用。
(4)档案管理。负责院系会议记录、行政文件、各种教学文件、教学档案及教学资料的收集、汇总、立卷和归档工作。
(5)其它事务管理。负责做好日常的行政事务工作，负责考务、学生成绩、学生学籍管理、教材征订等教学工作。做好各种信函、报纸、杂志、学术期刊的收转传阅工作。负责各届毕业生的毕业资格审核，保正毕业证书的准确印发。
2、院系内、外交流的协调员
院系行政秘书工作服务对象广泛，包括院系领导、教师、学生、校外来访者。因此，行政秘书是高校院系内、外交流的形象窗口。
(1)协助院系领导做好院系内部与学院各职能部门的协调工作。
(2)负责接待本部门的外来办事人员，对不宜领导接待的来访，需委婉拒绝。负责接听电话，礼貌回答校内外人员对院系日常事务工作的咨询。
(3)负责学院各职能部门通知的传递工作，及时转发到院系教职员工。正确理解上级部门的文件精神，贯彻执行上级领导和各职能部门布置的各项任务。
(4)行政秘书必须建立良好的人际关系，加强与教职员工的沟通，灵活处理学院、院系、教师之间的多种关系，确保院系工作的顺利完成。
三、强化职业素养
1、良好的心态
院系行政秘书工作看似简单，接踵而来的突发事件，使人压力倍增。保持良好的心态，充分发挥自己的思维能力，从而巧妙地处理紧急问题。行政秘书应保持良好的心态，沉着、宽容、冷静、客观地分析问题。
2、加强业务技能
加强业务技能是提高院系行政秘书职业素养的关键。院系行政秘书需具备的业务技能包括：公文写作能力、应变能力、组织管理能力、表达能力、操作能力。
(1)公文写作能力
公文写作要在学、练、改三个环节上狠下功夫。规范公文写作的基本格式，掌握语法、逻辑、修辞三方面的知识。正所谓读万卷书，行万里路。阅读大量优秀范文、勤奋学习、修炼语言。公文写作的语言要求庄重朴实，准确精练。熟悉各类公文结构、措辞，套用固定性用语。
(2)应变能力
即指在没有思想准备的情况下灵活处理问题的能力。高校教师请假、离职等异动工作状态，影响了教学工作的正常运行。如开学初期，某位教师偶然患重病，尚未确诊，教师申请病假二周。行政秘书得知同时生病的消息，致电关心教师的身体健康情况，主动提出援助。教师病假期间，重新落实教学任务迫在眉睫，采取就近原则，优先考虑院系内部适合的教师代课，联系学院内外适宜的教师安排兼课等事项。院系行政秘书与患病教师保持电话联系，密切关注教师身体状况。当获知教师病情不稳定，要进行几个月以上的长期治疗后，立即致电慰问，可否前往探望。教学工作方面：行政秘书向学院人事处提交专任教师招聘需求报告，引进新教师。校内外兼课教师的合理安排，为聘任新教师赢取了充裕的时间。患病教师，身心疲惫，无微不至的关怀，为教师战胜病魔增添一份力量。良好的应变能力，勤于思考、善于发现、勤于总结，具备较高的警惕性，做到忙中有序，不断提升处理突发事件和紧急事件的能力，确保正常教学秩序和良好的教学质量。
(3)组织管理能力
组织管理能力指行政秘书统筹策划并完成所分管方面的工作能力，包括能力和善断能力。条条道路通罗马，什么是最佳的办法?在管理工作中，行政秘书要讲究处事策略，判断出最佳方法，合理分配工作任务，并坚持果断地实行，成为智慧型的组织管理者。高等学校行政管理工作，任务繁重，各部门、各岗位的行政管理干部只有充分发挥自己的主观能动作用，人人能起到独挡一面的作用，才能做好全校的行政管理工作，以达到提高整个学校行政管理质量的目的。
(4)表达能力
表达能力主要包括文字表达能力和语言表达能力。无论是信息、宣传、调研等工作，还是处理公文，都离不开文字表达。行政秘书要多思考、多练习、多交流，日积月累，潜移默化，做到思维敏捷、下笔如神，写出的文章观点鲜明，层次清晰，向上能如实反映事情的真相，向下能准确表达领导的意图。语言表达能力也是行政秘书一项非常重要的基本能力，无论是传达上级文件精神，还是协调工作，都离不开较强的语言表达能力，院系内、外交流的逐渐增加，直接以语言表达作为处理公务活动的手段变得极其重要，提高语言表达能力，还包括普通话水平、英语口语水平以及言语措词等。
(5)操作能力
操作能力指计算机的操作能力和办公室设备的使用能力。网络技术的飞速发展，计算机应用的普及，各大高校正立志于实现办公的自动化、现代化、信息化。熟练计算机办公自动化软件的操作能力，掌握扫描仪、打印机、数码照相机、传真机等办公设备的使用，推动文件、宣传简讯的速度，节省纸质资源。
四、改善工作方法，完善自身素质，提高工作效率
高校院系行政秘书工作繁杂，专业知识综合性强，因而行政秘书必须改善工作方法，多谋善断。纵横结合建档工作法、自我培养和完善高校培训制度等手段，对行政秘书提高工作效率具有重要的作用。
1、纵横结合建档工作法
从纵向和横向分别建立档案，纵横交错贯穿于整个高校教育工作。为宏观的教学决策、微观的教学管理及教学科研服务，为创新教学方法，深化教学研究，提高教学质量作出贡献。如高校师资业绩档案。横向档案：按教师类型建立档案。高校教师分四类：专任教师、校内兼课教师、校外兼课教师、校外兼职教师。纵向档案：以教师个体为单位，建立业绩档案。每位教师业绩档案主要有基本资料(身份证、学历学位证、高校教师资格证、职称证、职业资格证等)，教学信息(教学任务书、每学期教学情况登记表和工作总结等)，教科研成果(论文、教材、教科研项目、荣誉证书、继续教育等)。纵横结合建立档案为院系领导优化师资队伍结构提供可靠的信息基础，加强师资队伍管理工作的科学化、系统化。
2、自我培养
作为一名优秀的高校系部行政秘书，不仅仅依赖于外界的培育，关键在于自身建设。行政秘书从我做起，有意识地控制自己，主动利用校园环境优势，坚持不懈地完成目标。与企业单位相比，高校拥有资源丰富、时间宽裕、学习气氛浓郁等优势，有助于行政秘书的自我培养。工作期间，行政秘书踊跃参加学院举办的各类专题培训活动，如公文写作、行政管理、心理健康、高校教育改革等讲座;浏览图书馆的纸质图书和电子书籍，补充薄弱环节的理论知识。寒暑假期，行政秘书积极参加各式各样的学历进修，加强自身的文化知识修养。
3、完善培训制度
秘书处档案组工作计划篇4
秘书学研究的重复现象，是指秘书学与文书学、公文写作、档案学和行政管理学等相关学科在研究上出现的某些相同或相似之处。其具体表现如下：
其一，秘书学与文书学重复。现有的劝书学著作(教材)，几乎无一例外地都有文书学的内容，但大多是照搬文书学的研究成果，如文书的一般知识，文书工作的任务和原则，文书处理的程序和要求，乃至文书立卷业务，等等。笔者案头的一部秘书学著作，以全书近六分之一的篇幅，详细论述文书和文书工作,包括文书立卷业务。 ①
其二，秘书学与公文写作重复。多数秘书学著作(教材)，都把公文写作的部分内容作研究对象，而且多从微观操作上进行研究。其中有各种通用公文的写作，也有机关应用文的写作，还有经济文书、涉外文书和交际文书的写作，甚至学术论文的写作。如笔者所藏的一部企业秘书著作，有近一半的篇幅是论述企业公文的写
作。②另有一部秘书学著作，则以超过三分之二的篇幅论述各种应用文体的写作，酷似一部应用写作教科书。③
其三，秘书学与档案学重复。
有相当多的秘书学著作(教材)，均以独立的章节和较长的篇幅论述档案和档案工作，主要是机关档案工作，其内容与档案学的的某些部分并无二致。如笔者备用的一部秘书学著作，系统地论述了档案工作的性质，档案工作的原则和档案工作的作用，以及档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等业务知识，此外还介绍了档案室的类型、任务和制度。“这些内容，显然与档案学特别是档案管理学的有关部分一模一样。由笔者主编的一部秘书教材，亦将机关档案工作划归秘书学的研究领域。⑤
其四，秘书学与行政管理学重复。
有一部分秘书学著作(教材)，或多或少地撷取了属于行政管理学的内容。如笔者手头的一部秘书著作，在“行政与行政管理”的标题下，分六节论述了行政管理与行政原理，行政领导与行政决策，行政组织与行政机关，行政法与行政方法，人事行政与财务行政，行政改革与行政效率等与秘书学关系不大的内容。“另有一部秘书学著作，则以相当的篇幅论述了诸如基建、房产、物资、财务、车辆、食堂、宾馆、招待所和机关环境等后勤工作。⑦
不难看出，秘书学研究的重复现象是普遍的，也是严重的。难怪有人怀疑秘书学能否成为一门科学，也难怪有人认为秘书学不过是多学科的拼凑，尽管看法失之偏颇，但问题确实存在，其症结何在呢?以笔者之见，大体有以下几种原因：
第一，由于秘书学发展迅猛，致使许多研究者忽视了对秘书学自身理论的研究，如秘书学的学科对象、学科分类、研究内容、研究领域、知识体系和相关学科等。从一定意义上讲，秘书学的兴起是在理论准备不足的背景下开始的，带有某些先天不足的成分。
第二，由于秘书工作与文书工作、文字工作和档案工作密不可分，而且秘书工作迄今包含文书工作和文字工作，因此秘书学与文书学、公文写作和档案学的交叉或重复，有着历史的必然性。加之秘书学的研究没有处理好借鉴与创造的关系，又助长了重复现象的发生。
第三，由于秘书学评论落后于秘书学研究，学术上的是非缺乏必要的争鸣与批评,象秘书学研究领域如此重大的理论课题，迄今未能开展认真的讨论。因此，使出现了秘书学著作虽然纷纷问世，而重复现象却依然如故的态势。
二、研究领域能否划定
任何一门科学及其分支学科，因受学科对象的规定，都有其特定的研究领域。那么，如何给秘书学的领域划分界限呢?笔者认为，这需要明确以下三个问题：
首先，是认识问题。在划分研究界限的认识上，必须坚持两点论：一方面要承认，给秘书学划定研究领域，到头来可能只是一种姿态而已，甚至有失败的危险。这是因为，不同的研究者有着不同的研究兴趣、研究重点、研究层次、研究视角和研究方法。再说，任何一种划分，哪怕是最权威的划分，也缺乏约束的力量。另一方面也要承认，如果不大体上划分其研究领域，那就会出现两种后果：一是漫无边际地研究，致使秘书学无所不包；二是研究领域过窄，致使秘书学的研究难以拓展。不论是哪一种后果，都有碍于秘书学的建设与发展。正确的认识，应象美国社学家亚历克斯·英克尔斯所言：“那些界限应当象一件能勾画出形体的宽大的斗篷，而不应当象一套僵硬的盔甲，盔甲固然能防御别的学科的人对同一领地提出要求，但它毕竟太约束人⑧
其次，是观点问题。秘书学作为一门科学，即使研究内容再庞大，研究领域再广泛，也总是要有个界限的。要给秘书学划分研究领域，首先必须坚持发展的观点，即从秘书学自身发展演变的过程，去划分其研究领域。秘书学原来的研究领域是十分广泛的，如清代的幕学著作，就包括刑名、钱谷、挂号、书启、征比等知识。民国时期，由于政治制度的变革，秘书工作开始侧重于文稿撰拟、文书处理和档案管理等业务，因此研究文书与档案的著作相继问世。在五六十年代，档案工作逐步独立，档案自成体系；文书工作日趋完善，文书学开始兴起。自八十年代以来，写作学另立门户，行政学走向成熟。这就是说，用发展的观点来看，有不少研究内容不断从秘书学中分化出去，不再属于秘书学的研究领域。诚然，也有些研究内容不断进入秘书学的研究领域，如秘书人才学、秘书教育学、秘书心理学和秘书美学等边缘学科。如果将已经分化出去的研究内容继续留在秘书学之中，或者将已经进入秘书学之中的研究内容继续拒之门外，都不利于科学地划分秘书学的研究领域。
再次，是途径问题。要给秘书学划分研究领域，还必须解决途径问题。笔者借鉴社会学的研究成果，认为有三条途径可供采用：一是历史的途径，即通过对早期秘书学著作的研究，寻找开创者们最为关心和感兴趣的是什么内容。从八十年代初期问世的几部秘书学著作来看，当时秘书学研究者共同关心和感兴趣的内容是秘书史、秘书组织、秘书实务和秘书人员。其中的秘书实务，就包括了公文处理、公文写作和档案工作等相关学科的研究内容。“受其影响，在其后的秘书学著作中，大多沿袭了上述研究内容，且成一种传统。不难发现，历史的途径可使秘书学的研究领域保持相对的稳定，保证秘书学发展的连续性。但它也有僵化的危险，因为传统具有保守的天性。二是现实的途径，即通过对近期秘书学著作的研究，探讨研究者们最关心的是什
么问题，以确定秘书学的研究领域。从九十年代初期间世的十余部秘书学著作来看，除了继续保留秘书史、秘书组织、秘书实务和秘书人员等传统领域外，又新增加了辅助决策、沟通信息、督促检查、公共关系和办公自动化等内容。⑩这种变化，不是研究者心血来潮，而是社会经济和科学技术发展的必然产物。但是，秘书学研究的重复现象依然存在，且有不断扩大之势，除了沿袭公文处理、公文写作和档案管理等内容外，行政管理学的某些知识成为秘书学的研究领域之一。显然，这是某种程度上的倒退。三是比较的途径，即通过对秘书学与相关学科的对比分析，从总体上区分各自的研究范围，将不属于秘书学的内容归还给相关学科。
三、秘书学领地知多少
划分秘书学的研究领域，应本着宜宽不宜窄的原则，从而勾画出一件形体宽大的“斗篷”来。笔者根据现有的秘书学著作(教材)，拟将秘书学的研究领域界定为四个区域、25项内容：
(一)秘书史
秘书史主要研究秘书活动起源、形成和发展演变的过程，其任务有三：一是描述秘书活动的演进过程；二是总结秘书活动的历史经验；三是探讨秘书活动的发展规律。秘书史的研究应包括以下内容：(1)
(二)秘书理论
秘书理论是泛指关于秘书现象、秘书活动和秘书学自身的理性认识成果。其基本职能有三：一是描述；二是预言；三是解释。①秘书理论研究应包括如下内容：(1)基础秘书理论，即研究秘书学自身的理论，如秘书学的学科对象、逻辑起点、知识体系、相关学科、学科性质、研究方法和历史演进等。(2)应用秘书理论，即研究秘书活动及其构成要素的理论，如秘书活动的性质和特点，秘书活动的职能和效率，以及秘书活动的主体、秘书活动的对象、秘书活动的空间和秘书活动的媒介等。此外，还有行业或部门的秘书活动。(3)交叉秘书理论，即研究秘书学与其他学科相互渗透而形成的边缘学科的理论。
(三)秘书业务
秘书业务是指秘书人员或秘书部门的专业工作，由于秘书工作的范围较为广泛，且有扩大之势，秘书业务也随之不断增加。其主要内容有：(1)文字工作，即文稿的撰拟和审核工作；(2)文书工作，即文书的制发、传递、办理和保管工作；(3)信息工作，即信息的收集、加工、提供、存贮和检索工作；(4)协调工作，即组织之间、工作之间和人与人之间关系的调整与改善工作；(5)督查工作，即对重大决策、中心工作、重要行
动和领导交办事项的督促检查工作；(6)信访工作，即人民群众的来信处理和来访接待工作；
(7)提案工作，即对人大、政协、职代会等所提意见、建议、批评、提案和议案的办理工作；(8)会
议工作，即对会议和会谈的准备、组织和善后工作；(9)接待工作，即对客人的迎送、招待和服务工作；(10)值班工作，即在值班室固定或轮流担任工作；(11)保密工作，即保守和保护秘密，使之不泄露的工作；(12)其他工作，即领导临时交办或突发性工作。
(四)秘书技术
秘书技术是指秘书人员用于处理事务的方法、手段和技能。它与秘书业务相比，具有更强的实践性和动态性，其功能主要是培养秘书的操作能力。秘书技术应包括如下内容：(1)秘书工作方法，即秘书人员或秘书部门处理事务工作所运用的方式、程序、途径和技巧；(2)秘书办公场所，即秘书人员按照一定的制度，并借助于一定的手段处理公务的处所5(3)秘书办公手段，即秘书人员为达到某种办公目的而采用的办公设备，操作技术和操作程序等；(4)公关艺术，即秘书人员为达到“内求团结，外求发展”而采用的一系列的公关措施、方法和技巧。
以上四个区域、25项内容，是就秘书学目前的主要研究领域而言。可以预言，随着秘书学研究的深入及相关学科的发展，秘书学的研究领域还会不断发生变化。
注释：
①王熙梅、王景清主编：《现代秘书学通论》，海洋出版社，1993年版，第90至167页。②钱祺喻，刘开文：《企业秘书学》，四川民族出版社，1987年版，第1，99至381页。
②张金安、常崇宜编著：《秘书学概论》，云南人民出版社，1984年版，第89至305页。
④张希林、吴长有主编：《文秘学》，辽宁大学出版社，1989年版，第185至203页。
⑤董继超主编：《秘书学教程》，中央广播电视大学出版社，1993年版，第184至202页。
⑥袁维国编著：《秘书学》，广东高等教育出版社，1987年版，第111至142页。
⑦搂宇生编著：《通用秘书学》，同济大学出版社，1991年版，第257至278页。
秘书处档案组工作计划篇5
一、增强精品意识，提高办公室重点工作水平
以做好每一项工作为前提，突破办公室工作中“按部就班”的传统思维，一丝不苟做好办公室的重点工作，高标准、高质量、高水平、高效率地完成各项工作任务。
1、参谋辅助力求抓住关键。
积极按照全局的工作部署，紧扣全局中心工作，密切关注和把握不同阶段的工作动态和工作重点，前瞻思考，超前谋略，尽力发挥参谋辅助作用，为领导班子决策、部署、推进各项工作提供富有实效的意见建议。
2、办文办会力求精炼。
认真执行机关公文处理条例，严格把好行文关、会签关、政策法规关、文字关和格式关，切实提高公文质量;建立健全文秘工作责任机制，不断提升文秘人员写作能力。认真做好各项会议的会务筹备工作，力求达到会议目的，收到实际效果。
3、信息督查力求落到实处。
按照政务信息上报的要求，确保各项工作信息快速报送，切实发挥作用，坚持全方位、多领域、多角度的报送信息。进一步落实督查制度，建立健全督查工作的责任、检查、通报、反馈、考核、专报等机制，针对全局部署的各项重大任务，结合实际开展重点督查，及时了解掌握贯彻落实过程中的进展情况和存在的问题，并认真抓好督办情况的反馈工作，务求事事有着落、件件有结果。
二、增强责任意识，提高办公室后勤保障水平
致力于打造办公室热情、高效的服务形象，牢固树立办公室工作的责任意识，紧紧围绕全局中心，服务机关工作人员，严格工作标准，狠抓规范管理，切实增强工作的前瞻性和主动性。
1、加强财务管理，打好“金算盘”。
严格执行机关财务制度，规范财务管理，切实发挥理财职能，进一步加强财务人员业务培训和纪律教育，做到精打细算，勤俭持家，在做好日常财务管理的同时，重点做好预算、决算的编制与执行工作，努力实现预算编制科学化、规范化、制度化和透明化，提高预算资金的使用效益。
2、加强行车安全，把好“方向盘”。
进一步加强机关车辆安全管理工作，认真组织学习《道路交通法》等相关法规及车辆保养维护常识，落实安全行车考核机制，切实加强驾驶员的安全教育与日常管理;科学调度、使用机关车辆，在保障重点用车的前提下，进一步整合用车需求，提高车辆使用效率，确保驾驶员劳逸结合。
3、加强档案管理，建好“资料库”。
严格执行《档案法》和档案管理要求，进一步规范档案收集、整理、装订和查阅、借阅程序，扎实做好机关档案管理工作。按照规定及时做好各类文件、数据、图片、视听资料及重要实物的归档工作，做到了管理科学、条目清晰，查阅方便，制健全，防止档案或网络泄密事件的发生。同时，进一步加强机关网上的资料管理与备份工作，大力推进工作档案信息化、电子化。
4、加大保障力度，当好“服务员”。
扎实做好机关接待、文印、安全、卫生和重大活动、重要会议的后勤保障工作，确保全局机关的正常运转。
秘书部管理月度工作计划2一、纳新工作
1、做好迎新宣传稿的撰写，资料的预备。
2、在纳新前做好纳新工作的整体排班职员安排，口试也要排好班。
3、学生会纳新时要督促各部分提交年度工作计划、招新计划，收好存档。
4、我们要辅助宣传部做宣传，辅助组织部咨询、口试地点的申请，我们还要打印好相应的表格发放给会员，发放到班级。
5、照例要收集学生会成员的联系方式、课表，整理好，以便日后工作排班等。
6、收集各班班委的信息资料以及各班的课表，整理好存档。
二、完善规章制度
在纳新完毕后，鉴于上届的总结经验，制定出一份新的学生会规章制度，并制定出相应的赏罚细则，在以后的工作中按照制度实行治理，使学生会的工作能顺利无误的完成。
三、通知工作
这是秘书部最基本的工作，其中包括学生会内部活动、会议的通知和院校领导下达的全院性活动、会议的通知，无论什么活动、会议都要及时通知到位，确认收到，以保证各部成员能准时参与。
四、档案收集治理
1、每次的活动，都要提醒活动负责人一周内把活动策划书、总结交到秘书部存档。
理事会所有上传的资料我们都要备份，总结有相应的模板填写。
2、会议记录及总结：做好学生会干部例会，全体学生会成员会议的会议记录，整理好并存档。
五、签到工作
每次学生会活动、会议都有我部负责签到工作，并收集整理出来，在学期末时回纳出出勤率，供评定“优秀干部”等奖励用。
六、通讯工作
学生会的大小活动都要及时的写出通讯稿，并附上照片，发到大院和团委的邮箱里，确保我院学生会活动能及时的发到校网上，让全校师生都能浏览到我院的活动，并提出建议和意见，这样我院的工作才会越办越出色。
七、工作总结
为使我院学生会能及时的把握日常工作的动态，我部月末、期末、年末都会做出工作总结，对学生会各部组织的活动进行总结，以便之后做出更出色的活动。
八、特色活动
在我校申请“精神文明校园”之际，统计学院学生会秘书部也积极响应我校号召，预备了一系列活动，在本学年，我部将会开展以下活动：
1、“创建文明校园”系列活动之三风建设材料评选
(1)活动目的:为了让大家体验秘书日常资料整理、排版的细活，为了让大家把握基本办公技能，配合系首届秘书节的开展，配合学院的三风建设，让跟多的班级参与到三风建设和秘书节活动中来。
(2)活动主题：当好秘书，建好三风
(3)活动对象:统计学院所有成员
(4)活动要求：与三风建设相关的文字资料集，包括班分建设、学风建设、寝室文明之风的建设。
活动时间：20__年10月中旬
活动流程：
a、比赛策划
b、向各班征集
c、材料评定
d、颁布奖项
秘书部管理月度工作计划3首先,秘书处作为直接隶属学生会秘书长及主席团的部门之一，重要的工作即为完成主席团与各部门的下达工作，及时将主席团的工作完成，同时要将部门的实时情况及时反映给秘书长、主席团，以备主席团及时做出工作调整。秘书处的枢纽作关系到整个学生会的运转，使学生会的工作顺利进行。
秘书处自部门成立以来一直严格依照学会的工作宗旨及发展方向，配合学生会开展的各类工作，协助主席团以及各个部门的工作的开展。在新一届的学生会集体中我们将更加严格的要求自己，为学生会工作更好和开展继续奋斗。
秘书处的常规工作主要包括以下几个方面：
1、负责每晚的值班假条，每日伊始为所有需要值班的学生会成员开假条并送往其班级，了解各部活动的安排情况形成周工作值班计划表并及时上报秘书长。
2、在各部门活动完成之后，编写相应的竞赛成绩表，并依据表格做出相应的每月五好班级比赛加分表。
3、收取各部门的值班所需纸质表格和活动策划，并根据所需数量于复印店复印，负责制作、打印学生会相关文件。
4、部门每周将开一次例会，各对一周的工作进行总结汇报，会议中成员应仔细记录，会后细心整理，做到及时发现问题，并且积极解决。对目前活动进行协作调整，做好下周工作计划形成备案。
5、在每月月末，按照本月实际举办的活动，编制该月的月工作简报交予秘书长，形成及时有反馈。
6、制作打印学生会成员名单联系方式。
7、每学期末制作相关的学生工作大事记，形成整个学期的总结。
8、发放辅导员签到表，每周日晚自习在学管办、寝室管理员发辅导员晚自习和寝室签到表，以供老师签到。
9、五好班级材料汇总，在每月20号之前及时整理上交相关的纸质表格以及电子表格，并统计出五好班级数据交予秘书长，经秘书长检查核对后发往李彩丽老师。
10、学生违纪情况处理登记，于每周五下午协助协管部登记日常学生违纪情况处理
11、开展会议或活动的签到工作，活动开始时，全体成员于秘书处签到，活动结束后，全体成员于秘书处签退。
12、学生会的活动经费多由秘书处备案管理。
假若某部门要举办活动，需向学生会负责老师、秘书处两方提交经费预算和经费申请书，经老师与秘书处审批后方可领取经费，并且登记。
秘书部管理月度工作计划4新学期伊始，我院学生会人员又一次投入到紧张有序的学生工作中。本学期里，我们将继续在院团委以及辅导员老师的正确指导下，本着“弘扬校园文化，渲染人文气息，提高学生能力，展现学生风采”的宗旨，充分调动学生的积极性，开展一系列有意义的课余活动，提高同学们参与能力、组织能力、动手能力等综合素质。协同其他各部及社团开展工作，完成上级交给的任务。同时也为学生会的发展提供和培养后备力量。此外，针对上学期学生会工作的不足，将做好改进，在吸取经验中不断成长。现将具体工作安排如下：
一、指导思想
二、工作目标：
做好各项学生工作，并积极配合学校开展有关的工作，使同学们的思想得到提高，真正做到联系学校、学院和同学的纽带工作。对同学们负责，受同学们监督。并且时刻不忘将创建和谐校园作为工作的基本思想指导，使各项活动不仅锻炼学生的综合能力，更是思想上的一次提升。
三、工作内容
(一)理论学习
认真学习贯彻科学发展观，立足实际，与时俱进，开拓创新，积极开展形式多样的活动。利用“十一周”等有利时机，开展以“爱国荣校”为主题的系列活动;同时深入实际，深入学生，及时了解他们的思想动态，有针对性地开展思想教育工作，努力提高学生的思想觉悟。组织学习学校相关知识手册，提高学生干部的理论水平。为学院的发展贡献自己的力量。
(二)主题明确的文体活动
1、新老生见面会
20__年9月初举行新老生见面会，座谈会内容涉及大学生活、学习、心理等方面，对大学生活做全方位的诠释，并对新生有疑惑的问题进行深入解释。在面对面的交流的过程中，一方面让新生树立正确的科学发展观，明晰对大学的认识。形成对大学生活正确的规划、态度与思想意识;另一方面帮助某些新生适应新的生活和学习环境，战胜陌生、焦虑、不安、思乡等情绪，全心全意帮助新生解决难题。
2、校园歌手大赛
20__年9月中旬，由文艺部负责在新生中挖掘优秀选手，为“校园十大歌手”大赛做积极准备。
3、寝室文化节征文
4、校运动会
5、迎新晚会
20__年10月初，由文艺部主办迎新晚会。通过歌舞等文艺形式体现我院对新同学的人文关怀，让新生在领略我院文化氛围的同时更能体会其独特的艺术环境让他们感受丰富多彩的大学生活。更为新生提供了一个展示其才艺的舞台，充分发扬其潜力，让他们对自己有新的认识，增进了解，让他们的大学生活有一个良好的开始。
6、趣味运动会
20__年10月中旬，体育部还将继续以往往年的传统，举办趣味运动会，丰富广大同学课余生活。
7、职场大赛
20__年10月下旬，学生会将把精力放在挑战职场大赛中，积极配合外联部搞好今年的挑战职场大赛，争取在全校范围内引起关注，将这一品牌项目发扬推进，和更多的商家取得联系，为今后的工作的开展提供财力支持。
8、辩论赛
20__年11月将进行信息管理学院的传统活动辩论赛，学生会全体部门将配合秘书处做好此项活动，选择积极向上和大家关注的热门话题进行辩论，充分调动了同学参与集体活动的积极性，增进同学之间的沟通与交流，培养学生的团队意识及协作能力，并为校辩论赛——“朝阳杯”挖掘新生力量，同时为海峡两岸大专辩论赛做好准备。
9、寝室文化节
20__年11月将举办本院寝室文化节，旨在丰富学生寝室生活，陶冶情操，放松心情，以饱满的精神投入新学期的学习中。其间将举行以寝室为单位的智力对抗，寝室评比，寝室征文大赛等丰富多彩的活动。将科学发展观贯彻实施。
10、_部活动
在新学期中，我们将本着全心全意为学生服务的精神，做好每一件事，办好每一次活动，让大家的学习生活过得充实而有意义，为大家营造一个好的环境。在举办各项活动时，不仅仅为了丰富大家的课余生活，更是为提供大家展示自我的机会，对同学进行思想上的熏陶。学生会的工作将根据计划相继展开，并会根据具体情况进行相应的改动。相信本着实事求是，脚踏实地的工作精神，信管学生会将会在新学期再创佳绩，取得硕果，更上一层楼!
秘书部管理月度工作计划5时光飞逝，新学期如约而至，新的学期，新的开始。这学期我们将以“团结、进取、创新”为宗旨，以打造有凝聚力的集体为目标。工作计划如下：
一、认真完成自己的本职工作
1、负责起草学生会各项工作汇报
2、负责传达系里各类通知事宜
3、负责学生会相关的档案管理，整理工作，负责各项会议的记录
4、负责各种活动及例会的考勤，学生会成员的考勤
二、具体安排如下：
1、对学生会例会会议记录，签到表各种文件进行管理，归档。
2、例会时对学生会成员点名、签到、迟到、请假情况进行检查。
3、和其他部门一起团结合作，完成这一学期的各项活动。
4、负责沟通各部门之间的协调工作，发挥好桥梁组织作用。
使个部门之间建立良好地工作群体。
三、对学生会成员的培养工作
由于这学期学生会纳新，产生新一届学生会，我们秘书部将和各部长之间密切联系，带领新一届学生会做好各项工作，积极帮助老师和同学。
四、工作要求：
1、工作时要认真仔细，在速度的同时保质量完成工作。
2、要讲文明礼貌，在工作中注意自己的言谈举止。
3、在实践中积累经验，熟练业务，提高水平。
秘书处档案组工作计划篇6
随着我国高等职业教育的迅速发展，高职院校办学规模不断扩大，专业、学科不断增多，学生人数不断增加，校区也在增加，原有的一级管理体制已不能适应发展的需要。高职院校要适应市场经济和社会发展，形成办学和人才培养模式的特色，实现内涵式发展，就必须转变观念，构建新型的高职院校管理模式——院校二级管理体制。在这种新的体制下，二级教学管理工作面临着一系列新的问题与挑战。尤其是教学秘书工作，在二级管理体制中，教学秘书的管理范围扩大，教学管理工作增多，由此带来了不少新的问题。为此，分析现阶段教学秘书的主要工作职能，进而提出教学秘书工作新的角色定位，对于推进校院二级管理、提高教学管理水平都具有积极的意义。
1 教学秘书的工作职能
教学秘书是一线教学管理人员，是教学管理的具体执行者、协调者，也是稳定教学秩序、规范教学过程管理的重要人物，在二级管理体制中，教学秘书的作用更是举足轻重。教学秘书是高校教学工作的重要管理者，担负着服务保障、组织协调、咨询反馈等多重职责，在教学管理系统中起着桥梁和纽带作用，是教学工作正常运转的枢纽。其高效细致的工作，是保证教学活动正常运行的基础，对维护高校教学秩序的建立与运行起着至关重要的作用。
1.1日常教学管理
学校的一切日常教学管理工作都必须围绕着教学活动这一中心进行，教学秘书首先要确保的就是教学秩序的正常运行。应根据教学进度表做好安排，特别是时间和人员的安排中不能出现任何遗漏和差错，谨防教学事故。做好教学所需的各类后勤保障工作，如按时提供教师课表和学生名单、发放教材、处理教师在日常教学中的突发事件、协助有急事老师办好调停课手续等。又如给辅导员和班主任提供学生的各类教学方面数据，如学期课程表、班级学期成绩、英语四六级成绩、学生毕业成绩单等，使其对班级学习状况有更加及时和直观的了解，能够更有针对性地开展学生工作。在其他方面，如：品牌、特色专业建设；精品课程建设；教学、实验改革项目；教学成果奖申报与审批；申报新专业；教学评估；教改、教学会议记录；期初和期中教学检查；教学文件下达及归档；教学情况通报；教务系统管理等方面，也要按照具体要求和规定准时完成。
1.2教学质量监控管理
为了确保教学质量并提高教学质量，必须及时了解教学中出现的一切问题，协调好教与学的关系，保证教学活动能够正常运行。必须经常进行本部门教学质量的定期检查、随机抽查或集中检查。如我校，有期初、期中和专项等各类教学检查，教学质量的监控内容包括教学文件的完整性，任课教师备课、上课和批改作业情况，实习实训环节安排，学生获证率等等。在各项教学检查工作中，教学秘书要协助院领导做好质量监控工作方案，对本院的教学工作进行检查，及时提出意见和建议，并在主管领导的指导下汇总后上报教务处。
1.3教学计划运行管理
教学计划是保证教学质量和人才培养规格的基本文件， 是安排教学任务、组织教学过程的基本依据。教学秘书要在上级主管的领导下，根据专业要求，按照教学规律认真组织制定教学计划；根据专业自身发展的需要，适时调整、修订教学计划。教学秘书应对本院各专业的情况了如指掌，不但要认真完成日常教学管理工作， 还要善于发现专业教学中产生的新问题，深入研究，及时提出修订、调整教学计划的建议，确保教学计划更趋于合理。在教学管理工作中，教学秘书协调各个教学环节， 使教学有序运转，为认真完成教学任务、确保人才培养质量发挥教学组织工作的作用。
1.4教学档案管理
教学档案是在全部教与学的过程中形成的有用的教学资料，对今后教学工作具有指导和参考作用。原始信息记载的档案资料有它的特殊性——真实性和安全性，必须按规定长期有效保存。学院教学档案的管理和建设是教学秘书的一项重要管理工作内容，要充分利用教学档案， 为教学工作、教学研究和教学管理服务。凡在教学管理和教学实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体均属于教学档案，主要有：教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作量、教学进度表、教学课表等为学院领导提供日常教学信息；学生名册、学生档案、学生成绩表等使教师在教学中全面地掌握学生的情况，更有效地因材施教；过往的试卷、实验报告、毕业实习材料、毕业设计成果材料等作为资料参考和本科教学评估的原始资料。教学秘书在日常教学管理工作中，必须注意有关资料的收集、整理、统计和归档，建立一套种类齐全、内容丰富的教学档案，以便及时准确地为学校和院领导提供情况和数字，分析研究教学中的问题。要做好各类教学档案的收集、归档和整理工作，确保教学资料的完整性和可查阅性，就要求教学秘书在日常教学工作中注意收集，认真归档整理。
2 教学秘书工作面临新的角色定位
二级管理体制下，学院权力逐渐下放到各分院部，作为二级管理部门在管理方面也面临着更多的压力，院部教学管理工作亟待加强。教学秘书应在管理观念上尽快转变，充分理解自己的工作职责范围，找准新的角色定位，调整工作状况，主动配合学校教学改革，更好地为教学服务。
2.1学校教务处及各职能部门与二级学院的联络员——发挥协调和沟通的职能作用
教学秘书是连接学校与学院之间、学院与学院之间、教师之间、师生之间的重要桥梁和纽带，具有上传下达、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。实施二级管理体制后，教学秘书的协调工作由单一的接受教务处的指令转向与学校教务处以及各个教学单位之间的沟通和本院教研室之间、教师之间、学生之间的沟通和协调，比如，对教学任务执行的协调、教学活动、考试安排的协调等。学校教学管理的制度、计划和任务，除了由教学校长召开教学管理会议下达到各二级学院院长之外，更多具体事务性工作一般由教务处和各职能科室直接联系教学秘书来布置传达，要靠其准确领会和迅速贯彻执行。教务秘书在沟通协调过程中，既要讲究艺术和策略，又要讲究个人的人格魅力，要把沟通协调看作是一门学科来认真对待。只有沟通协调好了，管理工作才能得以顺利展开。
2.2二级学院教学院长的助手——发挥参谋和助手的职能作用
教学秘书是二级学院教学院长直接领导下开展教学管理工作的参谋和助手，院校二级管理体制加重了学院教学秘书的工作量。教学秘书不仅要做好各项日常教学管理事务，对日常教学状况做到实时了解，还要善于及时发现问题和解决问题，从而为二级学院教学院长决策提供可靠依据。因此，必须精心策划工作方案，充分挖掘、合理调配学院各方面资源，调动学院师生的积极性，充分发挥上传下达的作用，准确领会院领导的要求，及时地传达给教师和学生，做好桥梁纽带作用。
2.3教师和学生的服务员——发挥综合服务的职能作用
教学秘书工作的基本职责就是为教学服务，为领导的管理决策服务，为教师的教学服务，为学生的学习服务，其工作态度、工作质量、工作素质直接影响二级学院的教学工作能否圆满完成。因编制不足等问题，教学秘书的人员一直较少，长期缺编。除了学生管理工作由辅导员负责外，二级学院诸多的管理事务都是由教学秘书负责，如：会议通知，奖金统计发放、办公用品购买等等，因此，教学秘书的综合服务职能要求越来越广，教学秘书的工作也逐渐增多，责任也更重，工作中承受着巨大的工作压力和精神压力。所以，教学秘书在工作中要有奉献精神，要树立全心全意的服务意识，敬岗爱业，恪尽职守，才能真正做好服务工作。
3教学秘书提高工作水平和质量的思考
高校实施二级教学管理， 教学秘书起着非常重要的作用， 教学秘书应主动积极地做好学院教学管理的策划和管理工作， 主动积极地提高本身专业和业务素质，适应新的管理需要， 主动积极地调整自己的工作心态， 以良好的精神面貌为师生员工提供优质服务。在教学管理工作中充分发挥主动性、积极性和创造性， 促进高校二级教学管理工作的落实，使得学校教学质量不断提高。
3.1充分发挥主观能动性
工作观念需创新，以往认为教学秘书工作只是一种简单重复的劳动，只起“传声筒”作用的观念已不合适，教学秘书在校院二级管理管理中起到的作用越来越大。教学秘书要充分发挥工作的主观能动性，运用科学先进的时间和效率管理方法，合理安排各项工作，分清主次和轻重缓急，做好科学的工作规划和时间管理，从忙乱的疲于应对困境中解脱出来，达到更高的工作效率。
3.2强调督办工作的及时性
教学秘书办事水平高低，很大程度上取决于督办工作是否完成。要督促相关教职员工按时且保质保量完成各项工作，除了良好的协调和沟通能力外，还要会合理使用各类网络通讯工具，如飞信、定时邮件等，在教师因事务繁多而忘记任务截止日期之前做好友情提醒工作，防患于未然，预防教学事故的发生。
3.3提高自身思想和心理素质
教务秘书要善于调节自己的心态，增强心理承受能力，形成良好的心理素质。懂得工作方法和工作艺术，可在坚持原则的前提下，讲究灵活性和应变性，做到热情、机智、幽默地传递信息，达到沟通的畅通，保证教学正常运行。只有这样，才能及时调整或防止产生疲劳、失落、焦虑、迷茫等负面心理，保持良好的心态，全身心地投入正常工作。遇事能从大局出发，本着“以人为本”的服务意识，任劳任怨、无私奉献，才能更好地完成学院二级管理工作。
3.4提高自身专业素质和业务水平
新时期高校教学秘书知识水平已经有很大提高，新晋教学秘书大多为本科生或是研究生，已具备较高的文化素质。教学秘书除了要主动学习教育学和管理学方面的相关知识，提高自身专业素质之外，在实际工作中还要制定规范合理的办事流程，尽可能简化办事手续，使教学管理更加规范化、秩序化。为适应新形势的需要，有时还需要采取换位思考和逆向思维等方式来分析和解决问题，从实际出发，勇于突破陈规，以创新的方法和创新的思维来提高教学管理工作效率和服务水平。
4 结语
高校实施二级管理体制后，二级学院教学管理的任务艰巨，责任重大，对教学秘书的专业素质、管理能力也提出了更高的要求。教学秘书必须全面提高自身素质，做好新的自我角色定位，并在工作中增加主观能动性，积极改革创新，对高职院校教学管理体制改革做出自己应有的贡献。
参考文献
[1]李宝春， 浅议教学秘书在二级教学管理中的地位和作用[J]. 安徽科技学院学，2006，02：77-79。
[2]丁晓丽. 谈二级学院研究生教学秘书沟通协调功能的发挥[J]. 学位与研究生教育，2008，08：38-41。
[3]朱烈，王祥. 如何做好二级院系研究生教学秘书的管理工作[J]. 辽宁教育行政学院学报，2008，03：129-130。
[4]徐荣丽. 浅议二级管理体制下高职院校教学秘书的工作[J]. 企业技术开发，2010，19：120-121。
秘书处档案组工作计划篇7
一、教学秘书的职能
院（系）教学秘书从事的教学管理工作主要包括教学计划管理，教学过程管理，教学质量管理和教学档案管理等工作。
1．教学计划管理
教学计划是保证教学质量和人才培养规格的基本文件，是安排教学任务、组织教学过程的基本依据。教学秘书要在上级主管的领导下，根据专业要求，按照教学规律认真组织制定教学计划；根据专业自身发展的需要，适时调整、修订教学计划。教学计划是一种具有法规性的重要教学管理文件，在教学工作中要保持教学计划的权威性、稳定性和连续性，防止他人任意改变教学计划。教学计划的制定与执行的工作特点，要求教学秘书应对本院各专业的情况了如指掌，不但要认真完成日常教学管理工作，还要善于发现专业教学中的新问题，新特点，积累经验，及时提出修订、调整教学计划的建议，确保教学计划更趋于合理。在教学管理工作中，教学秘书通过推行教学行政管理工作，协调各个教学环节，使教学有序运转，为认真完成教学任务、确保人才培养质量发挥教学组织工作的作用。
2．教学运行管理
教学运行管理是使用教学行政管理职能，将教学计划实施于教学活动中的最重要的教学管理工作，它包括以教师为主导、以学生为主体，师生相互配合的教学过程的组织管理和以校、院两级教学管理部门为主体进行的行政管理，它从计划到实施，从起始到终结，再到新的起始和终结，是一个复杂而有规律的发展过程。一项任务紧接一项任务，一个环节紧扣一个环节。因此，各级教学管理组织要协同配合，步调一致，严格执行教学规范和各项制度，保持教学工作稳定运行，确保教学质量，随意超前和拖延滞后都会对教学造成难以弥补的损失。在整个管理过程中，教学秘书必须及时上传下达教务处的工作部署，传达教学任务，组织落实教学筹备工作，督促教师严格执行教学计划，严格实行调（停）课制度，及时处理执行过程中出现的问题或事故；及时协助教务处做好本院各类考试的监考安排工作；及时整理学生成绩，发放学生的各种证书；及时统计上报教师工作量。
教学运行管理工作是经常性的教学管理工作，教学秘书要严格按照管理制度和检查方法开展工作，认真记录执行的结果。在这一管理过程中，教学秘书在教学主管领导与教师、学生之间发挥的是桥梁和助手的作用，自身工作同时发挥着指令和服务双重作用，是他人难以替代的。
3．教学质量监控管理
为了提高教学质量，教学管理部门必须及时了解教学中出现的问题，协调教与学的关系，保证教学活动的正常运行，必须经常进行教学质量的定期检查、随机抽查或集中检查。教学质量监控的内容包括教学文件的完整性，任课教师的落实情况，教师讲稿、教案准备和作业批改情况，教材到位情况，实验实习环节的安排，教学设施与手段的配置，教师课堂教学质量、学生上课出勤率、毕业设计等情况。
在教学质量监控管理工作中，教学秘书要提出质量监控工作方案，协助学校教务处对本院的教学工作进行检查，如负责组织检查听课、召开师生座谈会、收集反馈意见等。及时将教学过程中发现和发生的问题反馈给教务处和院领导，为上级部门和主管领导提供决策依据，以便学校统筹解决问题，确保教学质量的提高。
4．教学档案管理
教学档案材料主要是教学管理工作重要的指令性文件、教学过程中形成的记录、纪要和各种总结性材料等。院（系）教学档案的管理和建设是院（系）教学秘书的重要管理工作内容。教学档案是在本学院的发展过程中形成的，承载着院（系）教学活动的概貌和工作结果，直接反映了基层教学水平和院（系）的发展，是院（系）历史发展的原始记载，是开展教学改革、教学研究、推动学科发展的基础条件，是维护教学工作历史的重要凭证，是评价教学效果和进行教学、科研决策的重要依据，为今后的教学研究、教学改革、教学发展提供了前人的研究成果和研究思路，对今后教学工作具有指导和参考作用。教学秘书在日常教学管理工作中，必须注意有关资料的收集、整理、统计和归档，建立一套种类齐全、内容丰富的教学档案，以便及时、准确地为学校和院领导提供情况和数字，分析研究教学中的问题。要充分利用教学档案，为教学工作、教学研究和教学管理服务。
二、教学秘书的素质
人的素质是指一个人的政治思想、道德品质和知识技能，经过长期锻炼和学习所达到的水平。教学秘书的职能及其在教学管理工作中的重要作用，要求教学秘书应该具备以下几个方面的良好素质和能力。
1．具备良好的政治思想素质
政治思想素质是人综合素质的核心和灵魂，决定着其他素质的价值取向和动力方向。教学秘书不能整天只忙于处理日常琐事，低效率地办理低层次事务，应该加强对党的路线、方针和政策的学习，特别是要学习、研究高等教育管理理论，树立法制观念，这样才能站得高、看得远，增强对问题的观察能力和预见性，更好地适应社会、经济、教育发展对教学管理工作的新要求，树立管理服务意识、管理育人意识。这样才能做好领导的参谋和助手，为师生提供高质量、高层次的管理服务，高效率、高水平地做好事务性管理工作。
2．具有较高的专业知识素质
教学秘书要熟悉本学院各专业、各学科的基本知识和结构体系，了解各学科教学的要求和相互之间的关联，熟悉教学过程和教学规律，及时解决教学中碰到的问题。教学秘书只有对本专业有比较深入的了解，对各门课程的基本内容比较熟悉，懂得各学科之间的联系，在安排课程时才能符合教学规律的要求，正确处理课程的先后顺序和相关学科之间知识结构的关系。
3．具有健康的心理素质
教学秘书工作是一项繁琐、劳累而清贫的工作，难以直接形成具体的有形成果，在工作中，教学秘书主要处于配角和服务性的地位，取得的工作成绩主要体现为教学工作的正常运转，不一定会引起领导和别人的关注，更难得到及时的表扬和肯定，但如果工作中稍有疏忽，则可能影响到诸多方面，甚至导致教学事故，并很快遭到来自多方面的误解、埋怨和批评。如果教学秘书没有高尚的思想境界、良好健康的心理素质就难以胜任这项工作，如果没有良好的敬业精神和奉献精神，就不能担当这一重任。
4．具有与时俱进的教育质量观
高等教育规模的不断扩大，特别是高校素质教育的深化细化，要求教学管理工作者的教育质量观要与时俱进。高校教育的最终目标是培养各种类型高素质人才，包括学术型人才、实用型人才、精英型人才、复合型人才等，因此，教学秘书要深刻了解本校的人才培养目标，保持清晰的工作思路，围绕教学目标开展教学管理工作，发挥自己所从事的工作在全校教学管理中的作用。
5．具有良好的书面和口头表达能力
在院（系）教学管理工作中，教学秘书经常要根据教学要求撰写一些教务文书，例如筹备教学工作会议，教学指令，通报教学情况，撰写教学总结，聘请院外专家教授等，这些工作要求教学秘书必须具有一定的写作能力，行文要准确、流畅，易懂；另外较好的口头表达能力也是教学秘书必备的，因为在处理日常工作中，教学秘书经常与教务管理部门、其他学院的同行接触，许多事情需要上传下达；参与各种会议，需要组织发言；碰到问题，要请示汇报；与师生交流，遇到误解，需要解释原因，交涉事宜等，这些都要求教学秘书必须口头表达准确，措辞得当，条理清晰，简明扼要。否则在工作交流中，就无法正确表达工作意图，使工作对象无所是从，这样轻则引起工作误会，严重时可能影响管理工作的全局。
6．具有较强的工作协调平衡能力
教学秘书的管理工作涉及到的部门和人员较多，既要面向教师又要面向学生；既要承担教务处指定的工作，又要接受本院领导指派的任务；既要与同级业务部门沟通，又要与其他学院领导、任课教师交流。教学秘书所经办的事务也纷繁复杂，既有事关学院学科建设的重要事务，又有日常琐碎小事；既有上级领导和教务处交待办理的事务，又有普通师生要求协助处理的事情；既有常规性、连贯性的日常管理，又有突发性、临时性的事件。并且所办事务多牵涉到院（系）师生的切身利益，容易引起矛盾，处理不好将直接影响许多人的工作和学习。因此，教学秘书必须要有过硬的业务水平和较强的工作协调平衡能力，要从大局和整体工作角度来考虑问题、处理事务，尽量减少人为因素引发的工作扯皮、推诿、搁置等现象。
7．具有较好的计算机应用能力
高效快捷的工作方法不仅是时代对我们提出的要求，也是衡量管理水平的重要标志。运用办公自动化技术是提高办公效率和管理水平的有效途径。教学管理工作是以学期为基本时段，学生的每门专业课程一般要在一学期内完成，因此，教学秘书的日常管理工作不仅量大而且时效性强。教学秘书必须熟练地掌握计算机技术和网络技术，不断提高运用计算机等先进办公设备从事信息收集和处理的能力，及时、准确、科学地利用教学信息为教学工作服务，使教学管理工作科学化、规范化。
参考文献
[1]张学秋.论高等学校的系级教学管理[J]．辽宁师专学报（社会科学版），2004，（3）： 47-48．
秘书处档案组工作计划篇8
一年来，我们始终坚持用正确的思想武装头脑，狠抓政治理论学习不放松。全年认真组织学习了邓小平理论和“三个代表”重要思想，党的十六届三中、四中、五中全会和中央经济会议精神，党的各项理论方针政策和规定，《文选》的部分内容，以及《在纪念红军长征胜利70周年大会上的讲话》，认真开展以“知荣辱、树新风、建和谐、促发展”为主题的社会主义荣辱观教育，使本部门工作人员树立起爱岗敬业、无私奉献的工作意识，真正做到思想始终不落伍，工作始终不掉队。针对办公室工作对工作人员要求高的特点，在工作之余，我们经常开展业务学习和讨论，在增强自身业务素质的同时，努力培养大家理论结合实践的能力，使每个人都在明确年初工作会确定的各项奋斗目标的同时，认真学习社会主义科学发展观，始终与公司保持一致，服从服务于企业重点工作，围绕董事会集团化发展战略和经理层提出的“三抓一创”的工作思路，不断学习和研究企业发展新模式，参与编写《__煤业公司“十一五”发展战略规划》，谋求企业可持续健康和谐发展，并及时为领导建言献策，进一步明确了今后一段时期企业的发展方向。
二、充分发挥协调配合作用，确保各项工作的顺利完成
一年来，我们始终坚持服务大局的原则不动摇，尤其对于职责交叉的综合型工作，精心组织调度，积极协调配合，勇于承担责任，切实发挥综合作用，努力将办公室的服务工作延伸到企业改革发展和安全生产经营的各类重大工作中。在魏家地矿“10·31”瓦斯爆炸事故中，办公室主动出击，合理安排，积极调动秘书及工作人员，在第一时间赶到事故现场，帮助现场指挥部书写上报材料，联系调度公务用车，在保障车辆到位的前提下，为上级领导和事故调查组安排食宿和会场，并很快确定了生活后勤服务人员，制表后下发给各组成员，做到了安排的及时、准确、到位。在事故处理各小组的工作中，办公室工作人员始终坚持工作在第一线，分工不分家，坚守岗位，工作积极主动，不辞劳苦，不问得失，协调各方面工作，表现出了团结协作、共度难关、精益求精的良好品格，有效保证了各组工作的顺利开展。在劳动服务公司、就业中心、水泥厂等单位职工集体上访事件中，办公室立即启动应急预案，随时与室、 公安处保持联系沟通，不厌其烦地为上访人员解释国家相关政策法规，注重做好从思想上解决矛盾，尽最大可能理顺上访职工情绪，及时协调处理和督促落实职工反映的问题，为促进公司稳定工作做出了应有的努力。在地方政府发起慰问计划生育困难户以及其他扶贫活动中，办公室认真组织，为职工群众捐钱捐物，充分展现了公司“为社会奉献”的经营理念。总之，不管公司的重点工作在那里，办公室工作人员是中跑在最前面。
三、全面履行服务职能，为机关提供优质快捷高效的服务
办公室的事务服务，大都是点点滴滴的小事，只有细心考虑、周密安排和加班加点的工作，才能保证各项工作万无一失。一是全面协调小车队、招待所以及有关部门或单位，认真做好上级领导的接待工作。在各类专家、省市领导和有关部门以及重大客户来公司调研、项目鉴定等重大活动中，全面负责接待工作，从有关材料的准备到日程和食宿安排、车辆协调、会议筹备等方方面面，切实做到了周密细致，服务到位。群年出色的完成了铁道部、国家救援指挥中心、省发改委、省国资委、省审计厅、省财政厅、省检察厅和__市领导的调研接待工作。尤其值得一提的是，省审计厅进驻公司进行例行审计时，办公室抽出专人，在40多天的时间里，全面负责审计人员的食宿、车辆、会议和材料准备等实物，赢得了审计组和有关领导的一致好评。同时，根据公司领导的安排，积极组织筹备公司机动车辆统筹管理办公室，并从下发通知、制定管理办法、确定招投标事宜、组织投标保险公司的资质材料等方面，作了大量复杂而细致的准备工作。二是全面负责或配合完成重要会议的筹备工作。不管是公司职代会，还是各类专业专题会，办公室工作人员都注重每一个细节，从会场的布置到桌签的摆放，从会议的通知到材料的准备，每个环节都一丝不苟的去完成，做到了积极协调，主动配合，全年未出现过会议组织失误，保证了公司重大活动的顺利进行。特别是在公司五周年庆典大会的筹备中，独家设计制作完成了公司展厅，编印了五周年改革发展巡礼画册，定制了五周年纪念章，使庆典活动得以成功举行。三是认真组织完成领导交办的各项工作任务。秘书和其他工作人员经常深入基层，充分开展调查研究，了解掌握各单位不同阶段的重点工作，深入一线，深入现场，在收集大量一手资料的同时，充分发挥中枢部门的协调和配合作用，促进了领导决策的及时落实。四是严格企业印鉴管理，规范机关劳动工资、统筹基金、办公用品、报刊和信函管理，确保机关后勤工作的正常运行，基本满足了机关工作的需要。今年，办公室先后制定了印鉴管理办法和报刊征订管理办法，明确规定，各单位报送的各类公文材料，必须由公司领导和办公室主任的签名才能用印；报刊征订必须严格按照核定份数和金额，不得随意超标准订阅。使各项工作进一步细化，程序更加规范。
四、着力强化秘书工作，有效提升企业秘书工作执行力
针对企业改革发展过程中日常事务增多，业务量大，对外接待层次不断提高的现状，结合企业秘书工作实际，我们坚持高素质、高学历、高标准的用人原则，在加强秘书人员配备的同时，对现有五位秘书的工作进行分工，具体分为安全、生产、经营、综合和党委五个业务口，以满足各部门工作需要，保证了各项工作的稳步推进。在具体工作中，要求秘书加强政治理论学习和业务学习，认真开展调查研究，将信息工作作为一项重要的经常性业务，将督促检查作为秘书部门的一项重要职责和常规业务，做到分工不分家，有事大家上，形成齐心协力干工作良好氛围，切实发挥秘书的协调沟通职能。我们通过三条途径，努力提升秘书工作的执行力，一是加强对领导新思路、新想法的细化和执行，二是鼓励秘书自身创新性思维和创造性劳动的视线，三是要求秘书尽最大努力吸纳推广职工群众的集体智慧。业务细节上，从接电话礼仪到对外接待，从个人日常形象到派领导外出注意事项，从办文办会到协调沟通各方面工作，我们都对秘书做出了具体要求，并及时交流经验，不断吸取教训，完善自我，保持了良好的个人形象和工作状态，满足了各个阶段各部门的工作需求，保证了公司各项重点工作的顺利实施，得到了上上下下的一致认可。一年来，我们根据公司重点工作的需要，认真组织各类文件材料的书写和上报。在“两会”报告起草过程中，办公室秘书积极参与，集思广益，先后多次讨论，讨论中大家踊跃发言，提出了许多建设性意见和建议，并对报告的文字语言进行了认真细致的推敲和整理，确保了报告的高质量。我们还积极组织书写了企业各类荣誉的申报材料，以及向上级组织的各类总结汇报材料，认真及时地做好各项工作申报和汇报。在20__—20__年度全国煤炭行业100强和全省工业60强评选活动中，我们认真组织上报了相关材料，并分别被评为全国煤炭行业100强第59位和__省工业60强第23位。
五、努力提高办文效率，切实加强公文和档案管理质量
作为公文管理部门，我们始终坚持严格、严肃、严管的原则，建立了文件起草、校核、会签、签发、编号、分发、付印、归档等一套管理程序，形成了一系列管理制度和办法，规范发文程序，各部门起草的文件必须由办公室秘书核稿，部门领导会稿，公司领导签发后方能编号付印，提高了公文质量，加快了处理效率，使公文处理工作更加规范、快捷、高效。尤其对于上级机关或兄弟单位的来电来文和传真，能够不分多少， 认真编号登记，有主任分析处理后，及时送公司领导批阅，并在最短的时间内加以处理，保证了上级部门的各项要求和公司重大决策部署的贯彻落实，促进了公司机关工作作风和工作效率的整体提高。与此同时，强化对档案室的指导和管理，完善了档案归档、立档和借阅制度，在满足档案借阅需要的同时，确保了档案的安全性和保密性。在红会煤业停产分流后，针对原红会三矿和租赁站档案无人管理的现状，档案室积极组织并抽调部分档案管理人员开展了档案接收工作，先后利用近一月时间，完成了档案的移交、整理和归档工作，得到了公司领导的表扬。12月份，由档案室牵头举办了一期档案管理人员培训班，邀请省档案局专家讲课，提高了档案管理人员的业务水平。今年，在省档案局20__年工作报告中，公司档案管理工作被作为__省企业档案管理工作的先进典型进行了通报表扬，中国煤炭博物馆还将“__”煤作为中国著名煤炭商标永久收藏，档案管理工作从基础管理到信息化建设，都取得了很大进展。
六、认真贯彻落实国家政策，推进人口资源环境和谐发展
一年来，我们按照“五个统筹”的部署，认真贯彻人口资源环境的国策，紧密结合企业实际，从不同层面积极开展工作，取得了明显成效。一是组织知识问卷、广播专栏宣传等活动，广泛宣传计划生育和环境保护法律法规，使公司上下对计划生育和资源环境保护工作的重要性有了更加深刻的认识。7月份，我们组织开展了“关注母亲、关爱女孩，救助计划生育困难家庭”活动，共捐款26861元，衣物5978件。二是继续推行目标考核责任书管理办法。进一步完善计划生育责任书管理制度，加强监督检查，严格奖惩兑现，确保了管理目标的顺利完成。一年来，女职工全年生育率、节育率、一胎领证率三项指标达100；流动人口全年计划生育率100，综合节育率100（一胎上环率95，二胎结扎率95）；环孕情服务一年四次，服务率达95以上，计划生育工作成效显著。三是加强计生干部培训和计生管理工作。继续加强计划生育的基础管理工作，经过各单位的努力，大水头矿等单位规范建立了帐、卡、图、册，__*矿等单位创造性地开展上门服务活动，__公司等单位健全制度，加强对流动人口的管理，在本区域树立了计生工作的典范。4月24日，我们举办了一期计生干部培训班，计生干部的业务能力和工作水平得以显著提高。四是积极协调配合，努力搞好环境保护工作。加强管理，进一步完善制度，规范排污口排放，健全环保档案和放射源监管，严格执行新、改、扩建项目的“环境影响评价”和“三同时”制度，执行率达到100。环保工作中，按照责任书目标要求，对各项指标和任务完成情况进行自查，在“三废”和噪声污染物排放中坚持总量控制，使排放指标控制在责任书指标内，本着逐年治理和改造环境设施，更换锅炉脱硫除尘器5台，去除烟尘量1723吨；消减烟尘量16.26吨；二氧化硫消减量6.3吨；综合利用矿井废水75.91万吨；废渣综合利用1.57万吨，固体废物处置达到规定的排放标准，环境设施稳定运转率90以上，减少了污染物对环境污染。五是积极配合狠抓环境建设，具体组织了机关植树活动，加强办公楼卫生管理，彻底擦洗了大厅及走廊的灯罩，保持了机关办公环境的清洁明亮，在参与文明小区建设组织活动中，建言献策，强化监督检查，促进了公司环境建设逐步迈向良性发展轨道。
秘书处档案组工作计划篇9
一、高校院系行政秘书的工作现状
高校院系行政秘书是一个平凡的工作岗位，涉及教育学、管理学、语言学、社会学等多种学科。由此，院系行政秘书的工作现状为事务繁杂，专业知识综合性强，职业规划不清晰，执行力不强。
1.工作繁杂，专业知识综合性强
知识经济时代，高校人才济济，只有具备全面、良好、合理的知识结构，才能胜任门类众多、事务繁琐的行政秘书工作。院系行政秘书队伍中，包括秘书、计算机、数学、化学等各类专业毕业的人员。非科班出身的行政秘书缺乏普通语言学、档案管理学、行政管理、心理学、教育管理学、公共关系学等综合性理论知识。行政秘书必须熟悉学院规章制度、工作流程；掌握院系管理工作的基本理论和实务知识；拓展与工作紧密联系的学科知识。理论联系实际，从实践中不断积累经验，逐步做好院系管理、协调等工作。
2.职业规划不清晰，执行力不强
细致繁忙的行政工作，缩短了行政秘书参加教学和科研活动的时间。高校行政秘书对自己的职业前景充满困惑，职业倦怠等消极情绪悠然而生。高校必须制定严格的信息素质培训制度，针对全校行政秘书，策划高水平的、系统的学习培训项目，开放更广阔的学术交流平台，坚定院系行政秘书的信心，为高校教育和谐发展提供精神动力。
院系行政秘书在高校工作中起着举足轻重的作用。怎样成为一名合格的行政秘书工作？首先，要明确行政秘书的角色定位，熟悉行政秘书的工作职责。其次，强化职业素养是提高行政秘书工作效率的重要途径。
二、院系行政秘书的角色定位及工作职责
院系行政秘书只有明确角色定位，增强角色意识，才能高效准确地履行工作职责。
1.行政事务的小管家
行政秘书辅助系领导做好院系各项工作，管人、管物、管钱，是名副其实的小管家。
（1）人事管理。协助院院系领导做好有关招聘教师的面试、试讲等工作，并提供决策依据。负责本院系教职员工的考勤、考核、职称申报工作。
（2）资产管理。根据教学、科研及其他工作的需要，填报维修、添置办公用品的计划，领取和发放办公用品及备品，以保证正常教学的需要。负责保管院系公章，按学院制度监督公章的使用范围。
（3）经费管理。拟定院系每学年的经费预算，负责记账及报销各项活动的费用。
（4）档案管理。负责院系会议记录、行政文件、各种教学文件、教学档案及教学资料的收集、汇总、立卷和归档工作。
（5）其它事务管理。负责做好日常的行政事务工作，负责考务、学生成绩、学生学籍管理、教材征订等教学工作。做好各种信函、报纸、杂志、学术期刊的收转传阅工作。负责各届毕业生的毕业资格审核，保正毕业证书的准确印发。
2.院系内、外交流的协调员
院系行政秘书工作服务对象广泛，包括院系领导、教师、学生、校外来访者。因此，行政秘书是高校院系内、外交流的形象窗口。
(1)协助院系领导做好院系内部与学院各职能部门的协调工作。
(2)负责接待本部门的外来办事人员，对不宜领导接待的来访，需委婉拒绝。负责接听电话，礼貌回答校内外人员对院系日常事务工作的咨询。
(3)负责学院各职能部门通知的传递工作，及时转发到院系教职员工。正确理解上级部门的文件精神，贯彻执行上级领导和各职能部门布置的各项任务。
(4)行政秘书必须建立良好的人际关系，加强与教职员工的沟通，灵活处理学院、院系、教师之间的多种关系，确保院系工作的顺利完成。
三、强化职业素养
1.良好的心态
院系行政秘书工作看似简单，接踵而来的突发事件，使人压力倍增。保持良好的心态，充分发挥自己的思维能力，从而巧妙地处理紧急问题。行政秘书应保持良好的心态，沉着、宽容、冷静、客观地分析问题。
2.加强业务技能
加强业务技能是提高院系行政秘书职业素养的关键。院系行政秘书需具备的业务技能包括：公文写作能力、应变能力、组织管理能力、表达能力、操作能力。
(1)公文写作能力
公文写作要在“学”、“练”、“改”三个环节上狠下功夫。规范公文写作的基本格式，掌握语法、逻辑、修辞三方面的知识。正所谓“读万卷书，行万里路”。阅读大量优秀范文、勤奋学习、修炼语言。公文写作的语言要求庄重朴实，准确精练。熟悉各类公文结构、措辞，套用固定性用语。
(2)应变能力
即指在没有思想准备的情况下灵活处理问题的能力。高校教师请假、离职等异动工作状态，影响了教学工作的正常运行。如开学初期，某位教师偶然患重病，尚未确诊，教师申请病假二周。行政秘书得知同时生病的消息，致电关心教师的身体健康情况，主动提出援助。教师病假期间，重新落实教学任务迫在眉睫，采取就近原则，优先考虑院系内部适合的教师代课，联系学院内外适宜的教师安排兼课等事项。院系行政秘书与患病教师保持电话联系，密切关注教师身体状况。当获知教师病情不稳定，要进行几个月以上的长期治疗后，立即致电慰问，可否前往探望。教学工作方面：行政秘书向学院人事处提交专任教师招聘需求报告，引进新教师。校内外兼课教师的合理安排，为聘任新教师赢取了充裕的时间。患病教师，身心疲惫，无微不至的关怀，为教师战胜病魔增添一份力量。良好的应变能力，勤于思考、善于发现、勤于总结，具备较高的警惕性，做到忙中有序，不断提升处理突发事件和紧急事件的能力，确保正常教学秩序和良好的教学质量。
(3)组织管理能力
组织管理能力指行政秘书统筹策划并完成所分管方面的工作能力，包括能力和善断能力。“条条道路通罗马”，什么是最佳的办法？在管理工作中，行政秘书要讲究处事策略，判断出最佳方法，合理分配工作任务，并坚持果断地实行，成为智慧型的组织管理者。高等学校行政管理工作，任务繁重，各部门、各岗位的行政管理干部只有充分发挥自己的主观能动作用，人人能起到独挡一面的作用，才能做好全校的行政管理工作，以达到提高整个学校行政管理质量的目的。
(4)表达能力
表达能力主要包括文字表达能力和语言表达能力。无论是信息、宣传、调研等工作，还是处理公文，都离不开文字表达。行政秘书要多思考、多练习、多交流，日积月累，潜移默化，做到思维敏捷、下笔如神，写出的文章观点鲜明，层次清晰，向上能如实反映事情的真相，向下能准确表达领导的意图。语言表达能力也是行政秘书一项非常重要的基本能力，无论是传达上级文件精神，还是协调工作，都离不开较强的语言表达能力，院系内、外交流的逐渐增加，直接以语言表达作为处理公务活动的手段变得极其重要，提高语言表达能力，还包括普通话水平、英语口语水平以及言语措词等。
(5)操作能力
操作能力指计算机的操作能力和办公室设备的使用能力。网络技术的飞速发展，计算机应用的普及，各大高校正立志于实现办公的自动化、现代化、信息化。熟练计算机办公自动化软件的操作能力，掌握扫描仪、打印机、数码照相机、传真机等办公设备的使用，推动文件、宣传简讯的速度，节省纸质资源。
四、改善工作方法，完善自身素质，提高工作效率
高校院系行政秘书工作繁杂，专业知识综合性强，因而行政秘书必须改善工作方法，多谋善断。纵横结合建档工作法、自我培养和完善高校培训制度等手段，对行政秘书提高工作效率具有重要的作用。
1.纵横结合建档工作法
从纵向和横向分别建立档案，纵横交错贯穿于整个高校教育工作。为宏观的教学决策、微观的教学管理及教学科研服务，为创新教学方法，深化教学研究，提高教学质量作出贡献。如高校师资业绩档案。横向档案：按教师类型建立档案。高校教师分四类：专任教师、校内兼课教师、校外兼课教师、校外兼职教师。纵向档案：以教师个体为单位，建立业绩档案。每位教师业绩档案主要有基本资料（身份证、学历学位证、高校教师资格证、职称证、职业资格证等），教学信息（教学任务书、每学期教学情况登记表和工作总结等），教科研成果（论文、教材、教科研项目、荣誉证书、继续教育等）。纵横结合建立档案为院系领导优化师资队伍结构提供可靠的信息基础，加强师资队伍管理工作的科学化、系统化。
2.自我培养
作为一名优秀的高校系部行政秘书，不仅仅依赖于外界的培育，关键在于自身建设。行政秘书从我做起，有意识地控制自己，主动利用校园环境优势，坚持不懈地完成目标。与企业单位相比，高校拥有资源丰富、时间宽裕、学习气氛浓郁等优势，有助于行政秘书的自我培养。工作期间，行政秘书踊跃参加学院举办的各类专题培训活动，如公文写作、行政管理、心理健康、高校教育改革等讲座；浏览图书馆的纸质图书和电子书籍，补充薄弱环节的理论知识。寒暑假期，行政秘书积极参加各式各样的学历进修，加强自身的文化知识修养。
3.完善培训制度
高校必须制定严格的职业素质培训制度，有计划地开展行政秘书岗前培训工作，强化行政秘书职业素质培训的力度。行政秘书岗前培训包括行政管理学、普通语言学、高等教育学和心理学等相关业务知识的培训。高校鼓励行政秘书通过在职或派遣脱产进修硕士、博士等方式提高文化素质；激励行政秘书发表学术论文，参与学院内外教研科研项目，参加专题学术交流会议，组织行政秘书外出调研、考察，吸取各大高校先进的优秀的管理经验。随着信息技术的发展，高校应不断更新教育培训内容，与时俱进，促进行政秘书队伍蓬勃发展。高校还可以建立全校行政秘书的信息交流平台，共同探讨工作中的难题和对策。
五、结束语
综上所述，高校院系行政秘书是一项极具挑战性的工作，既要求综合性的专业知识，又要求全方位的职业技能。高校院系行政秘书必须明确角色定位和工作职责，强化职业素养，改善工作方法，提高自身素质和能力，促进行政秘书队伍走向现代化、职业化，为高校教育事业贡献力量。
参考文献：
秘书处档案组工作计划篇10
高校院系行政秘书是一个平凡的工作岗位，涉及教育学、管理学、语言学、社会学等多种学科。由此，院系行政秘书的工作现状为事务繁杂，专业知识综合性强，职业规划不清晰，执行力不强。
1.工作繁杂，专业知识综合性强
知识经济时代，高校人才济济，只有具备全面、良好、合理的知识结构，才能胜任门类众多、事务繁琐的行政秘书工作。院系行政秘书队伍中，包括秘书、计算机、数学、化学等各类专业毕业的人员。非科班出身的行政秘书缺乏普通语言学、档案管理学、行政管理、心理学、教育管理学、公共关系学等综合性理论知识。行政秘书必须熟悉学院规章制度、工作流程;掌握院系管理工作的基本理论和实务知识;拓展与工作紧密联系的学科知识。理论联系实际，从实践中不断积累经验，逐步做好院系管理、协调等工作。
2.职业规划不清晰，执行力不强
细致繁忙的行政工作，缩短了行政秘书参加教学和科研活动的时间。高校行政秘书对自己的职业前景充满困惑，职业倦怠等消极情绪悠然而生。高校必须制定严格的信息素质培训制度，针对全校行政秘书，策划高水平的、系统的学习培训项目，开放更广阔的学术交流平台，坚定院系行政秘书的信心，为高校教育和谐发展提供精神动力。
院系行政秘书在高校工作中起着举足轻重的作用。怎样成为一名合格的行政秘书工作?首先，要明确行政秘书的角色定位，熟悉行政秘书的工作职责。其次，强化职业素养是提高行政秘书工作效率的重要途径。
二、院系行政秘书的角色定位及工作职责
院系行政秘书只有明确角色定位，增强角色意识，才能高效准确地履行工作职责。
1.行政事务的小管家
行政秘书辅助系领导做好院系各项工作，管人、管物、管钱，是名副其实的小管家。
(1)人事管理。协助院院系领导做好有关招聘教师的面试、试讲等工作，并提供决策依据。负责本院系教职员工的考勤、考核、职称申报工作。
(2)资产管理。根据教学、科研及其他工作的需要，填报维修、添置办公用品的计划，领取和发放办公用品及备品，以保证正常教学的需要。负责保管院系公章，按学院制度监督公章的使用范围。
(3)经费管理。拟定院系每学年的经费预算，负责记账及报销各项活动的费用。
(4)档案管理。负责院系会议记录、行政文件、各种教学文件、教学档案及教学资料的收集、汇总、立卷和归档工作。
(5)其它事务管理。负责做好日常的行政事务工作，负责考务、学生成绩、学生学籍管理、教材征订等教学工作。做好各种信函、报纸、杂志、学术期刊的收转传阅工作。负责各届毕业生的毕业资格审核，保正毕业证书的准确印发。
2.院系内、外交流的协调员
院系行政秘书工作服务对象广泛，包括院系领导、教师、学生、校外来访者。因此，行政秘书是高校院系内、外交流的形象窗口。
(1)协助院系领导做好院系内部与学院各职能部门的协调工作。
(2)负责接待本部门的外来办事人员，对不宜领导接待的来访，需委婉拒绝。负责接听电话，礼貌回答校内外人员对院系日常事务工作的咨询。
(3)负责学院各职能部门通知的传递工作，及时转发到院系教职员工。正确理解上级部门的文件精神，贯彻执行上级领导和各职能部门布置的各项任务。
(4)行政秘书必须建立良好的人际关系，加强与教职员工的沟通，灵活处理学院、院系、教师之间的多种关系，确保院系工作的顺利完成。
三、强化职业素养
1.良好的心态
院系行政秘书工作看似简单，接踵而来的突发事件，使人压力倍增。保持良好的心态，充分发挥自己的思维能力，从而巧妙地处理紧急问题。行政秘书应保持良好的心态，沉着、宽容、冷静、客观地分析问题。
2.加强业务技能
加强业务技能是提高院系行政秘书职业素养的关键。院系行政秘书需具备的业务技能包括：公文写作能力、应变能力、组织管理能力、表达能力、操作能力。
(1)公文写作能力
公文写作要在学、练、改三个环节上狠下功夫。规范公文写作的基本格式，掌握语法、逻辑、修辞三方面的知识。正所谓读万卷书，行万里路。阅读大量优秀范文、勤奋学习、修炼语言。公文写作的语言要求庄重朴实，准确精练。熟悉各类公文结构、措辞，套用固定性用语。
(2)应变能力
即指在没有思想准备的情况下灵活处理问题的能力。高校教师请假、离职等异动工作状态，影响了教学工作的正常运行。如开学初期，某位教师偶然患重病，尚未确诊，教师申请病假二周。行政秘书得知同时生病的消息，致电关心教师的身体健康情况，主动提出援助。教师病假期间，重新落实教学任务迫在眉睫，采取就近原则，优先考虑院系内部适合的教师代课，联系学院内外适宜的教师安排兼课等事项。院系行政秘书与患病教师保持电话联系，密切关注教师身体状况。当获知教师病情不稳定，要进行几个月以上的长期治疗后，立即致电慰问，可否前往探望。教学工作方面：行政秘书向学院人事处提交专任教师招聘需求报告，引进新教师。校内外兼课教师的合理安排，为聘任新教师赢取了充裕的时间。患病教师，身心疲惫，无微不至的关怀，为教师战胜病魔增添一份力量。良好的应变能力，勤于思考、善于发现、勤于总结，具备较高的警惕性，做到忙中有序，不断提升处理突发事件和紧急事件的能力，确保正常教学秩序和良好的教学质量。
(3)组织管理能力
组织管理能力指行政秘书统筹策划并完成所分管方面的工作能力，包括能力和善断能力。条条道路通罗马，什么是最佳的办法?在管理工作中，行政秘书要讲究处事策略，判断出最佳方法，合理分配工作任务，并坚持果断地实行，成为智慧型的组织管理者。高等学校行政管理工作，任务繁重，各部门、各岗位的行政管理干部只有充分发挥自己的主观能动作用，人人能起到独挡一面的作用，才能做好全校的行政管理工作，以达到提高整个学校行政管理质量的目的。
(4)表达能力
表达能力主要包括文字表达能力和语言表达能力。无论是信息、宣传、调研等工作，还是处理公文，都离不开文字表达。行政秘书要多思考、多练习、多交流，日积月累，潜移默化，做到思维敏捷、下笔如神，写出的文章观点鲜明，层次清晰，向上能如实反映事情的真相，向下能准确表达领导的意图。语言表达能力也是行政秘书一项非常重要的基本能力，无论是传达上级文件精神，还是协调工作，都离不开较强的语言表达能力，院系内、外交流的逐渐增加，直接以语言表达作为处理公务活动的手段变得极其重要，提高语言表达能力，还包括普通话水平、英语口语水平以及言语措词等。
(5)操作能力
操作能力指计算机的操作能力和办公室设备的使用能力。网络技术的飞速发展，计算机应用的普及，各大高校正立志于实现办公的自动化、现代化、信息化。熟练计算机办公自动化软件的操作能力，掌握扫描仪、打印机、数码照相机、传真机等办公设备的使用，推动文件、宣传简讯的速度，节省纸质资源。
四、改善工作方法，完善自身素质，提高工作效率
高校院系行政秘书工作繁杂，专业知识综合性强，因而行政秘书必须改善工作方法，多谋善断。纵横结合建档工作法、自我培养和完善高校培训制度等手段，对行政秘书提高工作效率具有重要的作用。
1.纵横结合建档工作法从纵向和横向分别建立档案，纵横交错贯穿于整个高校教育工作。为宏观的教学决策、微观的教学管理及教学科研服务，为创新教学方法，深化教学研究，提高教学质量作出贡献。如高校师资业绩档案。横向档案：按教师类型建立档案。高校教师分四类：专任教师、校内兼课教师、校外兼课教师、校外兼职教师。纵向档案：以教师个体为单位，建立业绩档案。每位教师业绩档案主要有基本资料(身份证、学历学位证、高校教师资格证、职称证、职业资格证等)，教学信息(教学任务书、每学期教学情况登记表和工作总结等)，教科研成果(论文、教材、教科研项目、荣誉证书、继续教育等)。纵横结合建立档案为院系领导优化师资队伍结构提供可靠的信息基础，加强师资队伍管理工作的科学化、系统化。
2.自我培养
作为一名优秀的高校系部行政秘书，不仅仅依赖于外界的培育，关键在于自身建设。行政秘书从我做起，有意识地控制自己，主动利用校园环境优势，坚持不懈地完成目标。与企业单位相比，高校拥有资源丰富、时间宽裕、学习气氛浓郁等优势，有助于行政秘书的自我培养。工作期间，行政秘书踊跃参加学院举办的各类专题培训活动，如公文写作、行政管理、心理健康、高校教育改革等讲座;浏览图书馆的纸质图书和电子书籍，补充薄弱环节的理论知识。寒暑假期，行政秘书积极参加各式各样的学历进修，加强自身的文化知识修养。
3.完善培训制度
秘书处档案组工作计划篇11
笔者曾在《材料工作通讯》1952年第5期上看到一份史料，是1931年4月瞿秋白起草的《文件处置办法》(以下简称《办法》)。这份史料，是迄今为止发现的中共中央最早针对文件档案而提出的处置意见。《办法》把中央文件分为四大类:最高机关决议及指示(以及材料);对外的宣言､告民众书等;政治局记录及常委重要问题记录(政治及组织问题记录);中央议决案及通告､宣传大纲(党员个人致中央的重要政治信件)。在战争年代，这些机密档案应该如何保存?《办法》提出，最理想的保存方式是中央秘书处对各种文件应留存两份，“一份存阅(备调阅，即归还)，一份入库，备交将来(我们天下)之党史委员会”。不久，根据《办法》中提到的入库做法，中共中央决定，专门设立保存中央档案的中央文库。
建党初期，中共中央各部委的积存文件都是由各部门自行保存､处理的。1923年6月，在中共三大会议上，陈独秀建议在党内建立秘书制，其任务之一就是要加强对文件档案的管理。1926年6月颁布的《组织问题决议案》明确指出:“应增设中央秘书处，以总揽中央各种技术工作。”其中，秘书处内设的文书科文件保管处，就专事负责文件档案的保管工作。这样，各部委的档案便可以实行大集中了，凡是需要留存的，都可以交到文件保管处保存。
1927年，发动“四一二”反革命，大肆屠杀共产党员。环境极其恶劣，中共中央机关决定从武汉迁往上海，秘书处也随同回沪。文书科科长张唯一奉命负责文件保管处的工作。他物色了两位政治可靠的同志于达和张小妹(张晓梅)担任工作人员。当时他们的主要任务，一是集中管理中共中央及中央领导人在工作中形成､留存的文件资料;二是接收中共中央下发的文件和各地上报的文件;三是接收中央各部委移交的文件。他们冒着生命危险，接收和收集了4万多件档案。1927年10月，秘书处专门制定了一条规定:中央下发的文件和各地上报的文件，均实行“三套制”，一式三份:一份送共产国际代存，一份送文件保管处保存，一份由文件阅览处呈请中央领导人批办。在《中共中央对秘密工作给中央各部委同志信》中，甚至还作出这样的规定:由于环境恶劣，各机关不宜保存文件，凡是不需要的文件，必须随时送至保管处保存。
应该说，从那时起，文件保管处已经承担起档案库的职责。
1930年9月，中央决定精简机构层次，科以下的处一律取消。但文件保管处由于有20余箱中共中央重要的文件档案需要长期安全保存，这个机构必须保留，于是党指示张唯一:找一处安全､合适的房屋，建立秘密档案库。这便是被称为红色档案库的中央文库。
中央文库阶段的数次秘密转移
作为中共中央档案库，选址时首先要考虑的当然是安全因素。因此，组织上提出:库址一定要达到独立居住､独立活动的要求;为防不测，只派一名领导干部与文库负责人进行单线联系，其他领导成员不得过问文库的工作;文库工作人员不能参加支部大会和集会游行，要尽量减少与外界的接触，以免暴露身份。在白色恐怖下，文库地址当然不可能固定，每遇险情或更换负责人，都必须立即搬迁。在上海那几年，中央文库仅在市内就秘密转移过数次。
文库最初设在戈登路(今江宁路)1141号。这里曾是中央秘书处办公地，也是文件阅览场所，邻里环境比较安全。但不久，一个熟知这里的人被捕叛变，文库不得不连夜转移。当时，张唯一雇用了两辆黄包车，将20余箱文件分若干次运往法租界恺自迩路(今金陵中路)的一幢独立小楼里。这里是他的家。文件这才得以脱离险情。
1931年初，中央分管文库工作的前来视察。他发现许多文件被一包一捆地堆放着，尚未进行整理，当即指示张唯一:可以去找瞿秋白，请他写一个文件处理办法。不久，中国共产党第一个档案工作规章制度《文件处置办法》出台，专门作了批示:“试办一下，看是否便当。”
中央机关撤往苏区后，中央文库暂时移交给中共上海临时中央局代管。1932年6月，党指派陈为人和妻子韩慧英前来接替张唯一，负责中央文库的工作。
陈为人接受任务后，马上将全部档案秘密搬至位于小沙渡路(今西康路)的家中。这是一栋独门三层小楼。陈为人在第三层的小阁楼里钉制了一堵木板墙，将档案存放在两墙中间保存。为便于掩护，陈为人摇身一变成了木器行老板，韩慧英是小学教师，交通员李沫英则是家中的用人。
当时中央文库的档案主要有四大类:中央文件､苏区文件､红军文件和地方文件。为了便于保管和转移，陈为人夫妇想方设法缩小文件的体积。他们将厚纸文件抄在薄纸上，将大字抄成小字，再剪去文件四周没有字的白边。经过这样处理后，库藏档案缩减到2万余件，仅用几只皮箱便可全部装下。
1935年2月，中共上海临时中央局机关遭到破坏，与文库单线联系的张唯一被敌人抓去，前去和他接头的韩慧英也不幸误入圈套，被捕入狱。为防不测，陈为人迅速将库藏档案就近临时转移，直至警报解除，才重新运回原址。因长期操劳，1937年3月，年仅38岁的陈为人一病不起，默默走完了一生。
1936年，在陈为人病重期间，中央派来上海特科的负责人徐强和他的妻子李云接管中央文库的工作。徐强领受任务后，将文库迁址到位于恺自迩路的中共地下党员周天宝家里。1939年，徐强奉命到延安工作，上海地下党组织又指派负责情报工作的吴成力参与领导中央文库的工作，并先后委派周天宝､刘钊与李云负责中央文库的工作。
1940年秋，缪谷稔接管了文库的工作后，立即将库藏的2万余件档案作为“私人衣物”装在几只大皮箱里，运往英租界康脑脱路(今康定路)的一幢独门小楼亭子间里暂存。但是不久，房东就对这位新房客产生了怀疑。缪谷稔察觉后，马上又把档案秘密搬到位于新闸路的自己家中，这才相对安全一些。
由于生活穷困，工作繁重而危险，加上巨大的压力，缪谷稔也被病魔击倒了。1942年6月，党组织派来了年仅23岁的陈来生接替缪谷稔负责文库的工作。
陈来生决定把文库搬到以其弟名义租住的成都北路的一座小阁楼里。当时环境十分危险，100多包红色档案要在敌人眼皮底下搬运谈何容易。于是，陈来生就把档案化整为零，和父亲､两个弟弟及两个妹妹一道轮流搬运。他们把文件放在菜篮子里､包袱里､面粉口袋里，躲过了敌人的搜查和盘问，分多批运送，总算用蚂蚁搬家的办法将档案全部转移。陈来生还在新址的门口摆了个卖花生､炒豆的杂货摊，以小本生意人的身份作掩护。但是，鉴于新址所在的弄堂口过于热闹，不够安全，组织上要求陈来生必须马上为文库另择新址。陈来生向岳父借款，又另租了一处房子，并“改行”经营面粉生意。他在阁楼上做了一堵难以看出的夹壁墙，将档案安全地藏匿其中。就这样，在长达7年的时间里，陈来生机智勇敢地保护了中央文库。1949年5月上海解放后，陈来生将保存的档案完好无损地交给了党组织。
中央文库中的部分档案向延安转移
战争年代，虽然中共中央委托上海地方党组织代管中央文库，但中央领导人特别是却一直关心着中央文库的安全。抗日战争和解放战争期间，中央曾两次作出安排，将中央文库中的部分档案运往延安。
1943年，中共中央在延安开展整风运动，急需调用中央文库的档案，于是就进行了一次从上海到延安的千里调卷。党组织找到了陈来生，让他从2万多份档案中调出中央所需要的中共六届三中全会､六届四中全会决议和部分通告等数十份档案，并派人将档案拍成胶卷，装在干电池内，并通过秘密交通员转送到延安。
1946年5月3日，率中共代表团由重庆抵达南京。随后，他立即派代表团成员刘少文赶往上海，筹划将中央文库全部档案迁往延安事宜。刘少文到上海后，与领导中央文库的吴成方取得联系，并由吴成方通知陈来生做好转移准备。陈来生将档案进行了仔细遴选，选出5000余份装入两个航空皮箱内，由刘少文亲自取走。当时，以中共谈判代表团成员的特殊身份，刘少文可以乘坐方面的飞机往来于西安､重庆､南京之间。于是，他带着一名助手乘飞机先到西安，然后转道赴延安。5月底，他们安全抵达延安后，立即将这两皮箱档案交给中共中央秘书处保存。6月，反动派发动全面内战后，中共中央在一份通报中规定，禁止乘飞机携带文件档案。在这样的形势下，把中央文库从上海迁往延安的计划也只好暂告中断。
向党组织移交中央文库全部档案
1949年5月，上海解放。陈来生非常兴奋，希望能把中央文库档案迅速交给党组织。他一方面忙着清点档案资料，一方面积极联系交接事宜。经过4个月的忙碌，9月初，陈来生终于将中央文库全部库藏档案移交给了中共上海市委组织部。为此，上海市委组织部在9月4日专门给陈来生写了证明信:“兹收到陈来生同志自1942年7月起所负责保管的从我党诞生时起至抗战时止的各种文件､资料，计104包，共装16箱，这些文件､资料未受到霉烂､虫蛀､鼠咬等半点的损伤，特此证明。”
9月17日，华东局办公厅给中共中央办公厅发去《关于大批历史文件如何处理》的请示电。中央办公厅在9月18日复电指示:“大批党的历史文件，十分宝贵，请你处即指定几个可靠的同志，负责清理登记､装箱，并派专人护送，全部送来北平中央秘书处。”中央办公厅的这份复电，是经修改，刘少奇､圈阅，批发的。电报中有一句原文是“对保存文件有功的同志，请你处先予奖励”，阅后，将“有功的同志”改为“有功的人员”，意即对保护中央文库有功的同志及他们的家属､朋友等，都应该进行表彰和奖励。根据这一指示，中共上海市委于10月4日了《给陈来生的嘉奖信》。1950年2月8日，中共上海市委组织部又派专人携带礼品和慰问信，对协助陈来生守护中央文库有功的甄德荣(陈来生父亲)､甄福顺和甄长顺(陈来生弟弟)进行了慰问。慰问信中说:“自1942年迄上海解放，7年来由于先生等协助陈来生同志全力掩护，使我党之重要历史文件，得以在敌伪及反动派白色恐怖下免遭损失。”
1950年2月下旬，中共中央华东局秘书处资料室副主任罗文和中共上海市委组织部一名干部负责将中央文库全部文件运送至北京，上交中共中央秘书处。中共中央秘书处处长曾三､副处长裴桐主持了交接工作，并于3月9日向中央办公厅作了《中央秘书处关于接收上海陈来生所保存材料的情况报告》。至此，中央文库全部库藏档案移交给中共中央。
在延安时期的一次大转移
中共中央在长征途中携带的档案，以及延安时期形成的档案，虽然都保存在解放区，但在解放战争期间，这些档案也都经历过大的转移。
1946年6月，发动全面内战。1947年春，胡宗南率23万军大举进攻陕甘宁边区，矛头直指延安。中共中央决定实行战略转移，撤出延安，转战陕北。
中央机关撤离，档案必须处理好，而首要的任务就是对档案进行清理。当时很多档案资料都散存在各个部门和领导干部手中。为此，､､刘少奇､等人带头把自己保存多年的文电和手稿交给中央秘书处和机要处保管。1946年3月，《中共中央关于处理与保存密件的指示》作出规定:凡重要而机密的文电，应指定专人妥善携带，凡不必留存的事务性文电材料，应即焚毁。为了避免将那些不应销毁的档案处理掉，还明确指示:“疏散档案，不要惊惶失措，确实不需要的文电可以销毁，重要文电一定要保护好，片纸只字也不要落入敌人之手。”
接到通知后，各机关的文件处理基本采取了如下三种办法:一是销毁事务性的文件材料，二是把公开的或一般机密性的重要材料送往陕北山区坚壁起来，三是既重要又机密的材料由档案部门携带，并派部队保护转移。
档案整理工作结束后，第二步是分地疏散部分重要档案。当时，中央秘书处先后向延安以外疏散了两批档案:第一批是将16箱档案输送到保安县(今志丹县)的安条岭农场，由中央秘书处派人看守，委托中共中央西北局代管;第二批是将13箱档案送到清涧县的十家塬子，委托中共清涧县委代管。其余的档案则在1947年3月11日由中央秘书处处长曾三带队，随中央机关撤离延安转移。
为了做好档案的转移工作，1947年3月上旬，中央成立了材料保管委员会，从中央秘书处､机要处､中组部､中央军委一局､总政秘书处等单位抽调干部，由曾三领导，专门负责文件档案工作。他们赶着十几头牲口，驮着中央秘书处保存的尚未转移的档案和一部分金条､光洋撤离延安。为了转移途中的安全，中央还派了十几名武装战士专程护送。经过1个月的行军，4月上旬，这支队伍终于到达位于晋西北晋绥根据地的兴县刘家曲。
由延安向西柏坡转移
集中在刘家曲的档案，量大且杂乱，需要进行全面清理。特别是中共中央机关还要向西柏坡转移，这就更是需要轻装前进，对档案也要再一次“减负”。
这次档案的清理工作是在曾三､裴桐等的领导下进行的，来自中央秘书处材料科､机要处电整科､中组部材料科等单位的40多名同志，开始了搜集､抢救､整理档案的紧张工作。
1947年4月2日，向华北转移的刘少奇､途经此地，曾三向他们汇报了中央档案转移的情况。两位领导人认为此事重大，于4月5日联名向中央上交《关于处理文件向中央的报告》。报告中写道:“已令曾三将所有文件分为三类:甲､重要而不秘密者(如《向导》､《红旗》及印刷之各种规定);乙､秘密而不十分重要者(如某些电报及西北局计划等);丙､又重要又秘密者。上述分类，以便在必要时埋藏或销毁，或务必带走，无论如何不得遗失。”
接到报告后，中央马上电告西北局，让他们在目前敌人乱窜的情况下，再仔细检查一下埋藏在安条岭农场的档案是否安全;西北局要对这些档案负绝对保管责任，如情况危急，可彻底销毁。与此同时，曾三还派人到清涧县，将坚壁在那里的档案材料进行了分类处理，并将挑选出来的重要档案带回了根据地。
秘书处档案组工作计划篇12
计算机网络、公务文书写作、礼仪与形象设计、基础写作、新闻写作等实习、毕业社会实习、毕业设计、实验实训、社会调查、校外实习、毕业论文和秘书综合实训。
就业方向
文秘专业学生毕业后，可以参加公务员考试，充实到各级政府机关；也可以加入到企业、行政事业单位和经济管理部门，从事文秘写作、办公室管理和公关策划、设计、组织，人力资源管理等工作。
办公应用
微软Office办公软件、文字处理软件Word20xx、数据处理软件Excel20xx、文稿演示软件PowerPoint20xx、网页制作软件FrontPage20xx，各类安全防护软件和压缩工具软件WinZip9.1等常用软件。熟练使用打印机、复印机、传真机、数码相机、DV等常用办公用具及其简单维护。
文秘专业核心课程介绍一、《公共关系》
《公共关系》是商务秘书专业的一门必修课，是一门综合性的、应用型的、交叉性和边缘性的独立学科，学科以建立社会组织与社会公众 之间良好的沟通关系，在社会公众心目中树立本组织的良好形象为主线贯穿始终。
二、《会计学基础》
本课程是商务秘书专业必修的一门基础课程。通过讲授和辅导两个环节，要求学生掌握会计学的一些基本理论、基本方法和基本操作技能 ，以及会将理论和方法适用于工商部门、分析处理具体的经济业务，为经济管理提供经济信息。这样有助于培养学生的分析问题和解决问题 的能力。
三、《市场营销与谈判》
《市场营销与谈判》是适应现代市场经济发展需要，于本世纪初发源于美国的一门应用科学。它是管理类专业的一门专业必修课。通过学 习，使学生掌握市场营销的基本概念、基本方法以及策略技巧，并能根据工商企业的实际环境和条件加以运用，不断创新，提高企业的市场 营销能力，提高企业的经济效益，推动企业的发展。
四、《秘书理论与实务》
《秘书理论与实务》是商务秘书专业的一门必修课，讲授秘书学科的历史沿革、工作原理以及实际操作中的一些方式，通过本课程的学习 ，使学生建立对秘书学科以及秘书职业的基本印象。掌握有关秘书工作的有关基本理论常识和秘书实际工作中应具备的各种技能。使学生了 解秘书活动是什么，更要理解为什么要这么做。
五、《文书档案学》
《文书档案学》是商务秘书专业的一门必修课，实践性较强，主要讲授现代文书档案学工作基本理论，公文处理的程序与方法，文书阅卷 与归档，档案的收集、整理、鉴定与利用以及电子文件的管理等等。学习这门课是作好商务管理文书工作的基础。
六、《应用文写作》
本课程主要讲授适合商务秘书专业学生从事秘书工作等方面需要的秘书写作基础知识、常用文体的写作方法，同时注重理论联系实际，培 养提高学生的秘书写作能力。其理论性适度，适用面广，可操作性强。学生通过对本课程的学习与训练，能够掌握各种常用文体的写作方法 ，提高写作能力，熟悉各种文体的规范体式，从而比较熟练地写出观点正确、内容充实、结构严谨、格式规范、语言流畅、文风端正的实用 文章。
七、《言语交际》
本课程的内容包括口语训练、表达训练、读诵训练、思路训练、听力训练、应变训练、体态语训练、演讲训练、辩论训练、谈判训练等基 本表达技能的训练。
八、《企业经营管理》
《企业经营管理》是一门研究工业企业生产经营管理的客观规律性的科学，它侧重于研究解决使企业经营目标、企业内部条件和外部环境 三者之间达成动态平衡的问题，从而使企业获得最佳经济效益。其主要内容有：经营战略、市场调查与预测、经营决策与计划、产品开发与 技术发展、营销管理、财务管理等。
九、《英语实用文函》
秘书处档案组工作计划篇13
秘书学研究的重复现象，是指秘书学与文书学、公文写作、档案学和行政管理学等相关学科在研究上出现的某些相同或相似之处。其具体表现如下：
其一，秘书学与文书学重复。现有的劝书学著作(教材)，几乎无一例外地都有文书学的内容，但大多是照搬文书学的研究成果，如文书的一般知识，文书工作的任务和原则，文书处理的程序和要求，乃至文书立卷业务，等等。笔者案头的一部秘书学著作，以全书近六分之一的篇幅，详细论述文书和文书工作,包括文书立卷业务。①
其二，秘书学与公文写作重复。多数秘书学著作(教材)，都把公文写作的部分内容作研究对象，而且多从微观操作上进行研究。其中有各种通用公文的写作，也有机关应用文的写作，还有经济文书、涉外文书和交际文书的写作，甚至学术论文的写作。如笔者所藏的一部企业秘书著作，有近一半的篇幅是论述企业公文的写
作。②另有一部秘书学著作，则以超过三分之二的篇幅论述各种应用文体的写作，酷似一部应用写作教科书。③
其三，秘书学与档案学重复。
有相当多的秘书学著作(教材)，均以独立的章节和较长的篇幅论述档案和档案工作，主要是机关档案工作，其内容与档案学的的某些部分并无二致。如笔者备用的一部秘书学著作，系统地论述了档案工作的性质，档案工作的原则和档案工作的作用，以及档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等业务知识，此外还介绍了档案室的类型、任务和制度。“这些内容，显然与档案学特别是档案管理学的有关部分一模一样。由笔者主编的一部秘书教材，亦将机关档案工作划归秘书学的研究领域。⑤
其四，秘书学与行政管理学重复。
有一部分秘书学著作(教材)，或多或少地撷取了属于行政管理学的内容。如笔者手头的一部秘书著作，在“行政与行政管理”的标题下，分六节论述了行政管理与行政原理，行政领导与行政决策，行政组织与行政机关，行政法与行政方法，人事行政与财务行政，行政改革与行政效率等与秘书学关系不大的内容。“另有一部秘书学著作，则以相当的篇幅论述了诸如基建、房产、物资、财务、车辆、食堂、宾馆、招待所和机关环境等后勤工作。⑦
不难看出，秘书学研究的重复现象是普遍的，也是严重的。难怪有人怀疑秘书学能否成为一门科学，也难怪有人认为秘书学不过是多学科的拼凑，尽管看法失之偏颇，但问题确实存在，其症结何在呢?以笔者之见，大体有以下几种原因：
第一，由于秘书学发展迅猛，致使许多研究者忽视了对秘书学自身理论的研究，如秘书学的学科对象、学科分类、研究内容、研究领域、知识体系和相关学科等。从一定意义上讲，秘书学的兴起是在理论准备不足的背景下开始的，带有某些先天不足的成分。
第二，由于秘书工作与文书工作、文字工作和档案工作密不可分，而且秘书工作迄今包含文书工作和文字工作，因此秘书学与文书学、公文写作和档案学的交叉或重复，有着历史的必然性。加之秘书学的研究没有处理好借鉴与创造的关系，又助长了重复现象的发生。
第三，由于秘书学评论落后于秘书学研究，学术上的是非缺乏必要的争鸣与批评,象秘书学研究领域如此重大的理论课题，迄今未能开展认真的讨论。因此，使出现了秘书学著作虽然纷纷问世，而重复现象却依然如故的态势。
二、研究领域能否划定
任何一门科学及其分支学科，因受学科对象的规定，都有其特定的研究领域。那么，如何给秘书学的领域划分界限呢?笔者认为，这需要明确以下三个问题：
首先，是认识问题。在划分研究界限的认识上，必须坚持两点论：一方面要承认，给秘书学划定研究领域，到头来可能只是一种姿态而已，甚至有失败的危险。这是因为，不同的研究者有着不同的研究兴趣、研究重点、研究层次、研究视角和研究方法。再说，任何一种划分，哪怕是最权威的划分，也缺乏约束的力量。另一方面也要承认，如果不大体上划分其研究领域，那就会出现两种后果：一是漫无边际地研究，致使秘书学无所不包；二是研究领域过窄，致使秘书学的研究难以拓展。不论是哪一种后果，都有碍于秘书学的建设与发展。正确的认识，应象美国社学家亚历克斯·英克尔斯所言：“那些界限应当象一件能勾画出形体的宽大的斗篷，而不应当象一套僵硬的盔甲，盔甲固然能防御别的学科的人对同一领地提出要求，但它毕竟太约束人⑧
其次，是观点问题。秘书学作为一门科学，即使研究内容再庞大，研究领域再广泛，也总是要有个界限的。要给秘书学划分研究领域，首先必须坚持发展的观点，即从秘书学自身发展演变的过程，去划分其研究领域。秘书学原来的研究领域是十分广泛的，如清代的幕学著作，就包括刑名、钱谷、挂号、书启、征比等知识。民国时期，由于政治制度的变革，秘书工作开始侧重于文稿撰拟、文书处理和档案管理等业务，因此研究文书与档案的著作相继问世。在五六十年代，档案工作逐步独立，档案自成体系；文书工作日趋完善，文书学开始兴起。自八十年代以来，写作学另立门户，行政学走向成熟。这就是说，用发展的观点来看，有不少研究内容不断从秘书学中分化出去，不再属于秘书学的研究领域。诚然，也有些研究内容不断进入秘书学的研究领域，如秘书人才学、秘书教育学、秘书心理学和秘书美学等边缘学科。如果将已经分化出去的研究内容继续留在秘书学之中，或者将已经进入秘书学之中的研究内容继续拒之门外，都不利于科学地划分秘书学的研究领域。
再次，是途径问题。要给秘书学划分研究领域，还必须解决途径问题。笔者借鉴社会学的研究成果，认为有三条途径可供采用：一是历史的途径，即通过对早期秘书学著作的研究，寻找开创者们最为关心和感兴趣的是什么内容。从八十年代初期问世的几部秘书学著作来看，当时秘书学研究者共同关心和感兴趣的内容是秘书史、秘书组织、秘书实务和秘书人员。其中的秘书实务，就包括了公文处理、公文写作和档案工作等相关学科的研究内容。“受其影响，在其后的秘书学著作中，大多沿袭了上述研究内容，且成一种传统。不难发现，历史的途径可使秘书学的研究领域保持相对的稳定，保证秘书学发展的连续性。但它也有僵化的危险，因为传统具有保守的天性。二是现实的途径，即通过对近期秘书学著作的研究，探讨研究者们最关心的是什
么问题，以确定秘书学的研究领域。从九十年代初期间世的十余部秘书学著作来看，除了继续保留秘书史、秘书组织、秘书实务和秘书人员等传统领域外，又新增加了辅助决策、沟通信息、督促检查、公共关系和办公自动化等内容。⑩这种变化，不是研究者心血来潮，而是社会经济和科学技术发展的必然产物。但是，秘书学研究的重复现象依然存在，且有不断扩大之势，除了沿袭公文处理、公文写作和档案管理等内容外，行政管理学的某些知识成为秘书学的研究领域之一。显然，这是某种程度上的倒退。三是比较的途径，即通过对秘书学与相关学科的对比分析，从总体上区分各自的研究范围，将不属于秘书学的内容归还给相关学科。
三、秘书学领地知多少
划分秘书学的研究领域，应本着宜宽不宜窄的原则，从而勾画出一件形体宽大的“斗篷”来。笔者根据现有的秘书学著作(教材)，拟将秘书学的研究领域界定为四个区域、25项内容：
(一)秘书史
秘书史主要研究秘书活动起源、形成和发展演变的过程，其任务有三：一是描述秘书活动的演进过程；二是总结秘书活动的历史经验；三是探讨秘书活动的发展规律。秘书史的研究应包括以下内容：(1)中国秘书史，即综合研究中国秘书活动起源、形成和发展演变的过程；(2)外国秘书史，即综合研究外国秘书活动起源、形成和发展演变的过程；(3)国别秘书史，即研究某一国家或地区秘书活动发展演变的过程；(4)断代秘书史，即研究某一朝代或某一历史阶段秘书活动发展演变的过程；(5)专题秘书史，即专门研究某项秘书活动发展演变的过程；(6)秘书思想史，即研究历史上不同阶级、阶层和人物关于秘书活动的理论和主张。
(二)秘书理论
秘书理论是泛指关于秘书现象、秘书活动和秘书学自身的理性认识成果。其基本职能有三：一是描述；二是预言；三是解释。①秘书理论研究应包括如下内容：(1)基础秘书理论，即研究秘书学自身的理论，如秘书学的学科对象、逻辑起点、知识体系、相关学科、学科性质、研究方法和历史演进等。(2)应用秘书理论，即研究秘书活动及其构成要素的理论，如秘书活动的性质和特点，秘书活动的职能和效率，以及秘书活动的主体、秘书活动的对象、秘书活动的空间和秘书活动的媒介等。此外，还有行业或部门的秘书活动。(3)交叉秘书理论，即研究秘书学与其他学科相互渗透而形成的边缘学科的理论。
(三)秘书业务
秘书业务是指秘书人员或秘书部门的专业工作，由于秘书工作的范围较为广泛，且有扩大之势，秘书业务也随之不断增加。其主要内容有：(1)文字工作，即文稿的撰拟和审核工作；(2)文书工作，即文书的制发、传递、办理和保管工作；(3)信息工作，即信息的收集、加工、提供、存贮和检索工作；(4)协调工作，即组织之间、工作之间和人与人之间关系的调整与改善工作；(5)督查工作，即对重大决策、中心工作、重要行
动和领导交办事项的督促检查工作；(6)工作，即人民群众的来信处理和来访接待工作；
(7)提案工作，即对人大、政协、职代会等所提意见、建议、批评、提案和议案的办理工作；(8)会
议工作，即对会议和会谈的准备、组织和善后工作；(9)接待工作，即对客人的迎送、招待和服务工作；(10)值班工作，即在值班室固定或轮流担任工作；(11)保密工作，即保守和保护秘密，使之不泄露的工作；(12)其他工作，即领导临时交办或突发性工作。
(四)秘书技术
秘书技术是指秘书人员用于处理事务的方法、手段和技能。它与秘书业务相比，具有更强的实践性和动态性，其功能主要是培养秘书的操作能力。秘书技术应包括如下内容：(1)秘书工作方法，即秘书人员或秘书部门处理事务工作所运用的方式、程序、途径和技巧；(2)秘书办公场所，即秘书人员按照一定的制度，并借助于一定的手段处理公务的处所5(3)秘书办公手段，即秘书人员为达到某种办公目的而采用的办公设备，操作技术和操作程序等；(4)公关艺术，即秘书人员为达到“内求团结，外求发展”而采用的一系列的公关措施、方法和技巧。
以上四个区域、25项内容，是就秘书学目前的主要研究领域而言。可以预言，随着秘书学研究的深入及相关学科的发展，秘书学的研究领域还会不断发生变化。
注释：
①王熙梅、王景清主编：《现代秘书学通论》，海洋出版社，1993年版，第90至167页。②钱祺喻，刘开文：《企业秘书学》，四川民族出版社，1987年版，第1，99至381页。
②张金安、常崇宜编著：《秘书学概论》，云南人民出版社，1984年版，第89至305页。
④张希林、吴长有主编：《文秘学》，辽宁大学出版社，1989年版，第185至203页。
⑤董继超主编：《秘书学教程》，中央广播电视大学出版社，1993年版，第184至202页。
⑥袁维国编著：《秘书学》，广东高等教育出版社，1987年版，第111至142页。
⑦搂宇生编著：《通用秘书学》，同济大学出版社，1991年版，第257至278页。
⑧[美]亚历克斯·英克尔斯著：《社会学是什么?》，中国社会科学出版社，l981年版，第l页。
⑨八十年代初期问世的秘书学著作有翁世荣等编著的《秘书学概论》(1984年9月)、王千弓等编著的《秘书学与秘书工作》(1984年10月)、张金安和常崇宜编著的《秘书学概论》(1984年10月)、孙云洁和王慎先编著的《实用秘书学》(1985年9月)。
