电子档案管理论文实用13篇

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电子档案管理论文实用13篇

时间：2023-03-22 17:41:39

电子档案管理论文篇1

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02

文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。

1 文书档案电子化的理论基础

（1）文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。

（2）文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段，即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。

（3）前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能，嵌入协从办公系统（OA系统）和各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效地监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。

（4）文档一体化。以文件的生命周期理论为主要理论基础，通过对文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，借助计算机等现代信息技术，把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理，确保文件在整体运动过程中实现全面控制和综合管理。文档一体化的实施必须依赖于规范化的公文处理，从文书处理工作开始实行规范化，对文书档案进行超前控制，使文书档案在经过规范化的处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，充分发挥档案的真正效果。

2 文书档案电子化的管理办法

（1）文书档案电子文件的收集与归档。随着文档一体化管理模式的运用，文书电子文件的收集与积累往往是在计算机网络系统上进行的，其收集与归档比纸质文件更为困难和复杂。由于电子文件从形成到归档有一段时间间隔，因此电子文件就有被更改的可能，而且任何修改、删除都可以做到不留痕迹，所以电子文件的收集要由形成部门及时收集并归档，然后移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。此外，电子文件归档时还要有附属于每一份文件的静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括满足普通用户查询的原件属性信息，以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录；动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件的一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。同时，电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。

（2）文书电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件，应采取通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份及恢复系统。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁光介质上，至少一式两套，一套封存，一套供查阅利用，必要时复制第三套，异地保存。

（3）文书电子档案双套制保管模式。档案的本质属性是原始记录性，虽然电子档案的利用有很多优点，但由于电子档案便于修改、拷贝和难以防伪的特点，以及在计算机网络环境下，电子档案传递带来的档案信息丢失、失真、泄密等问题，容易使人们对电子档案的原始性失去信任，而认为纸质档案的原始性则更具有说服力。因此，文书电子文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“双套制”，即纸介质与磁光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，这就很好地解决了如果文书电子档案信息丢失，那么也会有纸质的档案内容存在。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当长的一个时期，随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，多种介质并存的状况将长期存在。

3 文书档案电子化的发展趋势

（1）建立标准规范体系。文书档案电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于档案电子化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。目前电子档案工作尚无统一标准，这就需要国家档案行政部门制订一整套系统化、规范化的规则，以保证电子文件、档案信息的统一规范和资源共享。档案电子化标准规范作为一个规范化的系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理功能。它不是简单地模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现的，一个具有高效率、高质量、简捷及合理化的工作模式，能够把原有档案信息管理系统的数据库，平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。

（2）完善安全使用制度。在电子档案使用过程中，应当：①应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全；②注意电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接对接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法。另外储存电子档案选用的载体不耐久等原因，也影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性；③注间电子档案的法律效力问题。通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定的，电子档案由于没有固定的载体，所以制订相应的法律认定条文有一定的困难，这也就是光盘、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。与纸质档案相比，电子签署等非传统意义上的“亲笔签名”，法律上能否认可、如何认可，制约着电子文件的效力和归档保管的意义。

（3）加强人才队伍建设。档案电子建设最关键的是高素质创新人才的培养，这关系到档案工作数字化建设的成败。①档案管理者必须具有多元化的知识结构。档案电子化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动和文档一体化管理，这就要求档案工作人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能；②档案管理者要全面掌握档案专业知识。如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理，以及档案著录、标引、检索、编研等有关档案专业知识的基本技能；③从档案管理现代化发展趋势看，档案工作者必须具备档案管理现代化技术，进行档案信息分析与研究，提供高层次档案信息服务与咨询等方面的能力。

4 结语

文书档案电子化管理是适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为社会服务功能不可缺少的手段，但是文书档案电子化是一个艰苦的、长期的过程，建立一套完整科学的文书档案管理体系，有助于减轻档案管理人员的劳动强度，提高工作效率，为社会提供更高层次和更具价值的信息服务。

电子档案管理论文篇2

1.2对原始档案属性的影响

档案管理的基本要求就是保证它的原始记录性，主要表现在档案的内容和形式两个方面。正是因为档案具有原始记录性这个基本属性，才使得档案具有法律凭证小勇。但在电子商务活动中形成的档案，不仅档案内容容易被改动，而且其形式也可能发生变化，所以很难正确认定其原始性。主要原因如下：电子商务档案容易被改动，并且不会留下痕迹，这是与纸质档案相区别的地方。随着现代电子信息技术的飞速发展，电子商务档案依存的环境也在不断变化，只有通过调整电子文件才能适应不断变化的环境，这就导致电子档案很难一直保持其原始记录性。电子商务档案可以根据需要，采取不同的方式进行输出。人们可以采用不同的字体、字号输出电子文件，这样也就失去了其最原始和最真实的字迹。目前，电子签章技术尚未完全普及，在电子商务档案文件上签章依然难度较大，所以很难用签章去鉴别电子商务文档的真假。电子商务文档的这些特点，使得我们无法用纸质文档的标准和方法去判断它的原始记录性，必须为其建立新的原始性概念。

1.3对档案学理论的影响

电子商务文档出现，也增加了档案学理论研究的内容。传统档案学的研究对象主要是如何管理纸质文档。电子商务文档的出现，不仅会补充和完善原先的档案学研究内容，也会补充和完善档案管理的原则和方法。原先档案管理的相关理论和管理方式都将会被重新审计，将会出现许多与电子商务档案管理相关的研究课题。比如：如何保证电子商务档案的原始记录性、如何维护电子商务档案的来源原则、如何防止计算机病毒的侵入、如何利用网络信息安全技术保护电子商务档案以及如何对电子商务档案进行归集和整理等，这些都是档案学理论面对的新的课题。

2电子商务档案管理应采取的对策

2.1采取有效手段，保证电子商务档案的原始记录性

目前，保证电子商务档案原始记录性主要的技术手段有：信息加密技术、签章认定技术、信息识别、身份认证、网络防火墙等等。当然，仅仅依靠企业档案管理人员利用这些技术手段是无法保证电子商务档案的原始记录性的，还必须依赖企业信息技术人员的支持和配合。与此同时，还应尽快建立和完善电子商务档案相关的管理制度，并将电子商务档案管理纳入到企业的办公自动化和信息管理系统，确电子商务档案的及时归档和管理。因为在电子商务文件处理、形成、归档、保管以及利用的各个环节，其信息随时都可能会被修改或者丢失，及时采取了先进的计算机网络保护技术和手段，也必须有完善的电子商务档案管理制度配合。实践证明，只有建立并严格执行科学的电子商务档案管理制度，才能从根本上保证企业电子商务档案的原始记录性。。

2.2提高企业的档案管理人员的业务水平和专业素质

电子商务的飞速发展，产生了大量的电子商务文件，这就要求企业的档案管理必须进行变革，以适应电子商务档案管理工作的要求。企业档案管理人员必须努力提高自己的业务水平和专业素质，学习电子商务档案管理知识，熟练掌握计算机日常操作，这样才能满足电子商务档案管理工作的要求。因此，企业的档案管理部门应当通过各种途径，更新企业档案管理人员的知识体系和知识结构，培养现代企业档案管理人才，以适应现代电子信息时代电子商务档案管理发展的趋势。

2.3建立科学、合理的档案管理体制

一个文件是否生效，其主要标志就是是否具有有效的签章。目前，具有法律凭证效用的文件，都是以纸介形式保存的。因此，企业应将重要的电子商务文档备份存档，这其中的原因在于电子文件容易修改，并且不稳定性。因此，将电子商务文档备份是保证其原始记录真实性的一种有效手段。目前，主要采取的方式是在电子文件转化为档案后，归档保存两套内容相同、载体不同的档案，把纸质文档与电子文档同时归档。档案管理人员在实践操作中，可以在纸质档案的卷内目录备注项标明相应的电子商务档案的编码及存放地址，同时在电子商务档案目录的备注项中注明相应的纸质文件的档号及存放地址。

电子档案管理论文篇3

(一)电子档案的接收格式问题2007年9月5日住房和城乡建设部的《建设电子文件与电子档案管理规范》中规定“列入城建档案馆(室接收范围的建设工程，建设单位向城建档案馆(室)移交工程纸质档案时，应当同时移交一套工程电子档案。”这就要求在纸质档案形成的同时，就必须形成电子档案。但由于档案形成单位的不同习惯，所采用的应用软件不同，同一项目所形成的电子档案格式不同。

(二)电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性问题对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰可内容真伪易于判别，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上

一、电子档案管理上的几个关键问题的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。

1、原始性问题。电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容而且还通过载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。

2、真实性问题。电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案；电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。

3、完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。

4、安全性问题。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，“黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。

(三)电子档案的存储载体的保护技术问题电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案的载体材料的这些特点，决定了电子档案容易受外部环境的影响。

1、高温。有利于有害生物的繁殖，各种微生物在最适宜生长温度范围内,温每升高10℃,其生长速度可加快1-2倍，霉菌生长的最适温度一般为20-35℃。案害虫生长的最适温度为22℃-32℃。高温还可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。一般温度在10℃以上，每升高10℃，各种化学反应会加快1－2倍。

2、高湿。潮湿有利于档案有害生物的生长和繁殖。霉菌的生长湿度一般在75%以上，档案害虫体内正常含水量大约占体重的44%－67%，这些水分的获得和保持都和环境空气湿度有关。库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素对电子文件保存载体的破坏作用。

3、光。光向外辐射时会产生热量，这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。

4、空气污染。有害气体常见的有，二氧化（SO2）、化氢（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯气（CL2）。在种种因素的作用下会生成氧化性极强的原子氧，进而产生臭氧等，导致电子档案保存载体耐久性削弱。

5、灰尘。灰尘会给电子文件保存载体带来机械损伤。灰尘多是固体，多带有棱角，在整理、保存、利用过程中，会引起灰尘对电子文件保存载体的磨擦，使其受到损伤；灰尘会增加酸、碱度。灰尘能吸收空气中的有害气体而带有酸、碱性，有些灰尘本身就带有酸、碱性，因此灰尘落在电子文件保存载体上，就会带来酸、碱性，对电子文件保存载体起腐蚀破坏作用；灰尘是传播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰尘上，随空气的流动而四处扩散。由于灰尘同时还具有酼酼吸湿性，所以也是微生物寄生与繁殖的良好场所。灰尘落在电子文件保存载体上，就有可能给电子文件保存载体带来霉变。

6、有害生物。危害档案的微生物主要是细菌和霉菌，尤其是霉菌。在档案库房中常见的霉菌约有50余种。霉菌可使电子文件保存载体变质，生成霉斑，还会分解出有机酸，从而使物酸性急剧增加。

7、磁场和电场。电磁场的干扰，会使磁性物质退磁和消磁，损坏载体上记录的信息。

8、机械应力。电子档案保存载体容易受压力、扭力、冲击力等机械力的影响。

(四)电子档案的长期可读性问题电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。但随着科技的进步，电子计算机软硬件技术的不断更新换代，电子档案在现在形成时所依赖的技术，在未来往往是已经过时的技术。针对以上存在问题，借鉴其他地区档案工作的一些经验，提出以下一些对策建议：

(一)建立电子档案统一接收数据格式，推广相关的城建档案整理著录软件推广城建档案整理著录软件，由城建档案馆建立统一的电子档案模板，同一文件类型统一一种文件格式，并把电子档案模板发放到各档案形成单位。然后定期举办培训班，对建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等档案形成单位的相关人员进行

二、对策建议培训，使他们能够熟练运用模板和著录软件。城建档案馆也应定期派专业技术人员对电子档案的形成进行指导，形成统一数据格式的电子档案，以方便城建档案馆的接收和管理。

(二)采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性

1、采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。

2、签署技术。在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名；另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的“笔迹”。

3、消息认证。电子文件的使用者，非常关心他所使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，消息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用分组密码进行消息认证。先把电子文件信息分成一定的长度。

4、身份验证。为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问修改，在进入档案管理系统时需要对用户进行身份验证，身份验证可使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进行相关的5、防火墙。这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。防火墙的安全保障能力仅限于网络边界，它是通过在网络边界上建立起来的相应的网络通信监控系统，监测所有通过防火墙的数据流，凡是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过，不符合的就拒于墙外。从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全，保护网上电子文件的原始性、真实性。实现防火墙功能所用的技术主要有：数据包过滤、应用网关和服务等。

6、防写措施。目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中，只读式光盘（CD－ROM）只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘（WORM）可供使用者一次写入多次读取，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。

(三)建立适合磁光介质保存环境，保证电子档案载体的安全

1、调节库内温湿度。采用去湿机，去湿剂氯化钙和硅胶、空调调节系统等措施调节库内温湿度。使环境温度保持在17℃～20℃；相对湿度保持在35%～45%。

2、防光。(1)改善档案库房建筑，设法阻止光线尤其是紫外线直接射入库内，库房尽量使用无紫外线灯光照明；(2)将电子档案避光保存，在利用时，最大限度地减少曝光时间和曝光强度；（3）定期净化空气。

3、防灰尘。电子档案要采用密封保存，以防灰尘落在载体上，如果发现载体灰尘，可用干净的绒布或丝质布轻轻擦拭。

4、防治有害生物。(1)通过控制温湿度、搞好库内卫生、杜绝霉菌进入库房的渠道、防氧封存等措施进行环境控制；(2)采用防霉剂进行化学预防；（3）采用物理或化学方法定期对电子档案进行消毒：化学方法有：熏蒸或擦拭，常用化学药剂有甲、邻－苯酚、环氧乙烷；物理方法有：真空消毒、远红外消毒、微波消毒、钴60－γ射线辐射消毒。

5、避开磁场和电场。（1）电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、扬声器、耳机、话筒、放大器、消磁器、无线电装置等具体退磁或消磁的设备；（2）可设置专用库房，或选用专门的防磁金属柜作为装具，但不能选用铁盒。

6、防机械应力。电子档案载体存放时应设法保持电子文件保存载体的平直度，防止电子档案保存载体受压力、扭力、冲击力等机械力的影响，以保证信息再现的准确性。

7、定期检测和拷贝。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，采用等距抽样或随机抽样和方式进行，样品数量以不少于10%为宜，以一个逻辑卷为单位，先对外观进行检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等，然后酫进行逻辑检测，采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验，发现有问题的载体，及时进行有效的修复。定期拷贝是当前延长电子档案载体寿命的有效措施，磁盘每2年应拷贝一次，光盘每5年应拷贝一次，拷贝后的载体与原载体同样编号保存。

8、将电子档案至少要一式三套，一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。

(四)采用通用、统一的文件格式，确保电子档案与计算机操作系统及应用软件的长期兼容在保存电子档案时，把电子档案格式保存为通用、统一的格式，为使现在的电子档案能够更好被未来的计算机操作系统和应用软件所兼容，把电子档案的格式保存为与计算机操作系统同一公司的应用软件能读取的格式。

(五)及时更新电子档案的文件结构，确保电子档案的长期可读性当操作系统更新时，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案的长期可读。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示的，可在保存电子档案的同时，保存相应的档案支持软件和整个操作系统，并与电子档案存储在一起，恢复时，连同操作系统一同恢复，使之按本来的面目进行显示。

参考文献：

[1]谭浩娟.中外图书馆学科馆员制度的比较[J].科技情报开发与经济,2006（1）.

[2]韩翠峰“.学科馆员”制度的管理模式探析[J].甘肃科技,2005（11）.

电子档案管理论文篇4

2、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

3、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

4、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

5、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

二、法院电子文件在归档方面的现状与分析

从目前来看，电子文件在归档管理等方面还存在的问题：

1、原稿被忽视，随意遭删改.在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。

2、归档程序不明确，存贮载体不安全.电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是，目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。

3、归档不鉴定，真伪不辨别.电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。

4、人员素质低，专业人才缺.电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，从事档案工作人员中有相当一部分素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。

造成上述问题的原因主要有两个方面

1、思想认识问题。传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，自从计算机应用于档案管理后，电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物，作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而，有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足，这些人观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对电子文件的优点视而不见，不接受新生事物，不参加学习培训，不懂得计算机操作，总是按老的一套来对待工作，这就给电子文件的归档工作带来了影响，这是原因之一。

2、管理工作滞后问题。目前，计算机软件的开发很快，五花八门，日新月异。然而，国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规，许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。有的单位虽然有规章制度，但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点，因此，操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展，这是影响电子文件归档的原因之

三、提高单位电子文件管理水平的对策

把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。如何提高单位电子档案管理水平，应该从以下几个方面入手：

1、从电子文件的收集、积累基础工作入手

在纸质档案管理中，档案收集是档案工作诸环节的第一个环节，档案收集工作如何，对后续各环节的影响很大。因为，如果应该收集归档的文件而没有收集归档，不仅影响了档案的完整性，而且不利于今后的开发利用。“对于电子档案来说，电子文件的收集也是诸环节的第一个环节，是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案，其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时，或者从保留文件重要修改过程的信息考虑，则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，则应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系，尤其是对无纸化系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。必要时，应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。”

2、严格电子文件的归档管理

电子文件归档，是将应当归档的电子文件，经过整理确定档案属性后，从电子计算机的存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件，其归档的方法是不同的，如果是电子计算机网络系统，按要求转数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件归档，就必须做一些辅助和认证工作，要与相关的纸质文件结合归档。就目前而言，电子文件归档应符合下列要求，首先从归档时间上看，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件，宜采用备份的方法，在网上进行，但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次，从归档电子文件的数量看，为确保电子文件的真实性，便于保管和利用，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。归档电子文件的格式，应为通用标准，如文档文件宜采用TXT格式或DOC格式，数据文件宜采用DBF文件，图像文件宜采用JPG格式等，在对电子文件进行归档的同时，应注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明，必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。

3、健全电子文件管理的检查审核制度

2001年10月16日，国务院办公厅下发的《电子公文传输管理暂行办法》中明确指出：“电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力”。因此，电子公文管理工作要得到强化，就必须建立相应的核查制度，定期对文书、档案部门进行管理检查，重点检查归档文件是否完整，公文档案形成的过程手续是否齐全，是否符合归档、立卷和网上传输的要求等等。

4、规范公文制作和控制程序

对形成的新的公文档案要指定一个终端（专人或部门），各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送，确保各种来源的档案实现统一的格式和结构，便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则，尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限，对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留，不可任意进行删除处理。

5、加强电子文件软、硬件设施管理

要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度保持在17-20℃之间，相对湿度保持在35-40%之间，同时强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

6、重视和加快电子文件管理人员的培养

电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。因此，培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。就目前各机关单位来说，一是要重视吸纳专业型的人才充实到干部队伍中来，如电子计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽调一批学历达到一定水平且热爱档案管理工作的人员，对他们系统的进行档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术进行强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。

电子档案管理论文篇5

所谓一体化的管理，就是把文件工作和档案工作整合为一个工作系统，进行统一控制和管理。其实质就是将档案管理的若干功能提前，实现文件、档案的前端控制和全程管理。文件与档案是同一事物的不同存在阶段，它们在物质形态、社会本质及其所含信息的本源性上是完全同一的，两者只有运动阶段的区别而无本质的不同。传统档案理论把文件的归档作为文件与档案的分界线，对其进行分别管理，这种作法在手工操作时期可能具有一定的合理性。但电子文件的产生，使两者之间的界限模糊了。电子文件的全程管理和前端控制，都是孕育和植根于这种一体化管理模式的管理策略。对电子文件的全程管理中，计算机软硬件的配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定以及索引的编制都需要从文件形成阶段开始统筹设计，电子文件的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等大量的档案管理性工作也需要在文件的形成阶段或运转阶段进行。因此，电子档案的管理必须选择文件、档案一体化管理模式。

1文档一体化模式下电子档案管理步骤

档案管理工作是指在整个文件生命周期中一系列有联系的管理活动，包括鉴定、归档、整理、保护、检索（著录和查询）、提供利用等多项业务内容。与纸质档案等传统档案相比，电子档案管理工作正在发生着显著的变化，很多为档案学者和档案工作者所熟知的经典管理环节正在经历多方位的改变。具体来讲，档案管理工作环节的变革主要表现在以下几个方面：

1.1 积累与收集工作电子档案的收集和积累可以由计算机网络系统自动完成，电子档案的积累与收集根据计算机工作模式可以分为两种类型：一种是对于计算机网络上形成的电子档案，信息的复制和传输可以通过电子信号的形式在网上进行，这种系统一般都设计有自动记录的功能；另一种是对于单机形成的电子档案，其工作的措施和方法与纸质档案大致相似，表现为存储载体的积累与收集。

1.2 整理工作首先将载体上的电子档案信息输入计算机内，然后再计算机上对电子档案进行整理，使之有序化，然后将有序化的电子档案脱机保存在载体上。在整个整理过程中，传统案卷的概念（包括形式和内涵）已经消亡，取而代之的是“逻辑卷”的概念。最终的整理结果是对全部档案形成一个“逻辑目录树”。

1.3 保管工作电子档案不同于传统的纸质档案，它们对档案库房的防尘、防有害气体和防光条件也有更高的要求。目前最常见的方法就是通过异地保管的方法进行存储，由于分布式数据库技术的运用，使得这一种技术手段得以实现。

1.4 编目和编研工作随着分布式数据库技术的普遍应用，有些档案馆甚至可以不保存电子档案的载体，只需接收在线归档的电子档案即可。这样，档案馆的工作中心就转移到搞好编目和编研工作，更好地为利用者提供档案信息服务上来。

2文档一体化模式下电子档案管理的注意事项

2.1 统计工作随着计算机技术的广泛发展，它被逐渐应用于档案管理工作之中，这样既减轻了管理人员的工作负担，又可以保证统计的准确性。电子档案管理系统功能的日益完善，自动化程度也将越来越高。

2.2 鉴定工作由于电子文件极易篡改、伪造，而且不留痕迹，因而鉴定工作存在很大困难，需要从内容和技术两个方面进行鉴定。其中内容鉴定与传统档案鉴定的含义大体相同，即审阅档案的内容，甄别其科学的、历史的和现实的价值，进而确定其保管期限。

2.3 保密工作由于电子档案与传统档案的利用方式不同，因此保密工作也不同于传统档案的保密工作，电子档案的保密与传统档案保密的含义完全相同，但是其泄密的途径和渠道也更加多样化，存在着更多的安全隐患。电子档案的保密工作主要包括两方面。

2.3.1 存储在联网计算机中的档案的保密因特网针对不同的利用者提供不同级别的服务，网上数字化档案馆站点的档案信息非常容易泄露。因此，数字化档案馆站点必须将保密档案和公开档案分级保存。因特网是一个完全开放的网络，为了防止计算机“黑客”窃取和合法用户越权利用带有密级的档案信息，我们要做好网计算机中的档案的保密工作。

2.3.2 传输中的档案的保密目前，许多因特网站点都为自己增设安全保护机制，以防未授权的用户看到这些站点发送和接收的信息。这些站点通常称为“安全岛”。当然，仅仅采用这一保密措施是远远不够的，加密方法有两种，一种是硬件加密；另一种是软件加密。硬件加密的速度要快于软件加密。

参考文献：

[1]石桂华．浅析信息时代电子档案管理[J].行政管理，2011，（5）：153-154.

电子档案管理论文篇6

与传统的纸质载体档案管理相比，电子文件、电子档案的管理具有技术含量高、更新快、相关因素多，关联度高等特点，因此电子档案对记录的管理工作提出了更高的要求。档案信息涉及到企业的方方面面，与各个不同的专业信息系统的数据都有密切联系，例如办公自动化系统等，档案管理信息平台就是利用各个不同专业信息系统的数据，实现电子文件与电子档案一体化管理。近年来，宁夏电力公司顺利完成了从机关到地市、县级供电局3~t-i-I-39家单位联网系统的部署工作，使企业内部档案借助信息系统更好地服务于生产、经营、电网建设等工作，全面提升了档案现代化、专业化、规范化管理水平。

2基本情况

宁夏电力公司从机关到地区级供电局、分公司，再到县级供电企业共计39家单位。系统部属前，公司机关与少数地区级供电局档案信息管理仅有单机版管理软件，实现条目级管理，其余单位均无软件，管理模式和服务手段落后。针对此情况，在国家电网公司建设统一的档案管理信息平台的发展战略背景下，公司考虑到系统局域网的可支持性，经济性技术论证于2007年及时向国家电网公司申报并获得同意，并作为5家试点单位部署实施。2008年3月至2009年1月完成公司机关部署并验收。2009年5月至年底已完成l3家地市级供电局、分公司和25家县级供电局的部署工作并投^运行。

3系统的建设日标、部署模式

3．1建设目标

建立宁夏电力公司档案信息管理统一平台，实现全公司上、下级单位档案系统互联互通；实现全公司3级单位统一业务规范；实现电子档案网上移交和网上互查；实现上级档案业务在线监管和查看；将电网建设参建单位纳入管理体系，更好地实现工程项目档案收集、保管和利用，有效整合各种档案资源，充分发挥网络优势，实现档案信息资源的最大化共享功能，推动公司信息现代化建设和档案资源数字化建设。

3．2部署模式

公司采用服务器组和存储设备大集中的集群部署模式，建立档案数据中心，为各所属单位提供数据集中存储和应用服务。数据库采用ORACLE10G数据库系统，应用服务器采用wEBLOGIC9．2。系统硬件部署如图1所示。

4系统具备主要功能

4．1档案管理

系统根据国家档案局的标准进行建模，并在此模型的基础集成了宁夏电力公司业务标准，允许公司所属各单位在此业务模型上进行全宗的个性化定制，以达到总体统一、兼顾个性的要求。该系统对文件收集、整编、编目、移交、归档、利用、鉴定、统计、编研等一系列操作进行全过程管理，可针对不同档案类型定义不同的整理规则、管理方式，以达到系统适应业务变化的要求。

4．2档案检索

可直接检索目录也可进行全文检索，可对档案目录、正文、附件进行检索，并且可对下属单位进行全宗数据检索，主要有普通检索、卡片检索、跨全宗检索以及全文检索。

4．3个人待办

可提醒用户目前有哪些事情需要处理。主要通过在主页上显示和进入相应模块进行操作。

4．4权限管理

主要定义各档案类型的开放权限以及可使用档案系统的用户。定义用户的角色、权限以及是否是专兼职档案员等。权限管理模块还细分为永久权限和临时权限，并可对档案原文的控制进行细化，具体分为浏览权限和下载权限，以满足不同的利用。

4．5标准业务定制

结合宁夏电力公司本部以及下属各单位实际，统一定制了档案类型、供电企业标准分类表、各档案类型的整理规则以及统一的报表样式，下属各单位均依此标准进行全宗档案管理工作。

4．6业务设置

此模块主要是在宁夏电力公司设置的标准业务基础上进行各全宗的个性化定制工作，主要可以进行各全宗的档案类型定制、分类表定制、代码表定制，以及各种显示界面的设置。以适应各全宗的个性化要求。

5系统在公司的应用

作为宁夏电力公司3级统一档案管理信息平台，该系统制定了适合全省业务应用的统一档案管理标准；实现了与宁夏电力公司目录、门户、办公自动化等系统的无缝集成；电子文件实时物理归档；网络信息采集、信息整合、数据处理、及电子文件到电子档案的全程数字化管理；各种档案类型的数字化管理；档案全文信息网络检索与共享；数字档案光盘存储的自动打包，脱离系统、跨平台的目录检索及原文调阅；档案信息资源共享，各全宗单位可跨全宗移交档案、网上数据报送，使其档案信息不再存在信息“孤岛”。

宁夏电力公司档案管理信息平台自实施以来，完成了系统部署、配置、数据迁移、培训、运行等工作。目前系统内共有11种档案类型，文书档案、科技档案(生产调度、科研、基建、设备)、照片档案、实物档案、会计档案、声像档案、人事档案，能够满足宁夏电力公司档案管理的现代化需求。通过档案系统平台进行档案网上利用的人次数愈来愈多。文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程档案通过在线系统、离线客户端进行了多个项目的收集、编目等工作，目前已应用到750kV银川东变电站、330kV太阳山变电站、220kV西夏变电站等工程档案管理中，满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。照片档案、实物档案部分数字化后通过该系统生成了缩略图供本部用户进行网上借阅和利用。

6系统投入运行取得的效益

从企业管理角度看，宁夏电力公司档案管理系统的建立，实现了业务信息与档案信息的一体化和档案管理业务自动化，同时为统一管理全公司电力档案提供了先进的技术手段，减少了档案工作人员重复工作量，降低了实现档案信息化管理的成本，提高了企业信息管理的水平。

从档案利用角度看，由于档案利用者可直接、快速、方便地在网上查找档案资源，大大提高了查档效率。如果实现异地查档，其累积节约的费用及时间将更为可观。

7通过系统实施进行的理论研究与实践

7．1室藏档案数字化、网络信息一体化管理

通过档案管理信息平台的实施，利用计算机和网络技术对企业信息和档案工作进行统筹规划，通过设置网络专业信息档案属性，以及网络信息采集工作流程和数据处理方法使档案工作超前介入到信息形成阶段，实现了电子文件信息与电子档案信息一体化管理即电子文件与电子档案全程自动化管理。

7．2对档案资源的定义与接口实现

在档案管理信息平台的实施中论证了通过对XML格式的档案元数据的定制，能够统一规范与其他业务系统的接口，并且能够对档案真实性、有效性、完整性进行快速实时地在线校验提示。

7．3档案信息利用模式

能够完成档案信息网络共享、电子文件的全文检索、内控档案网络调阅的电子审批等功能，并通过档案管理信息平台进行全公司调用。

7．4档案信息的安全管理

面对网络信息安全管理的难度越来越大，系统除采用标准的目录认证、门户登录等工程通用的安全防护外，通过公司本部的试用后，在通用安全管理的基础上对权限控制进行了进一步的深化与细分，并在宁夏电力公司本部采用按部门、按级别以及特殊控制等多位一体的控制体系增强档案信息的安全性。

7．5永久、真实保存数字档案的研究与实践

电子档案信息的保管和维护与传统的方式截然不同，它的数字化特性决定了其保管的复杂性和安全维护的难度。电子文件的保管从保护载体(磁性介质)转为保护其内容信息，保证内容的真实性、可靠性、完整性和跨平台的查阅，并通过拷贝与镜像技术、迁移技术，以加强对数据的研究与实践。

7．6解决了宁夏电网建设项目工程档案电子化管理的难题

系统针对离线参建单位和在线参建单位两种模式进行管理，对工程目录数据进行收集整理，并对电子文件和竣工图实现网上挂接，打印标准模式的案卷目录、备考表等，还可进行电子档案跨全宗向运行单位移交，使档案现代化建设满足工程验收达标创优需要。

8几点建议

宁夏电力公司档案信息管理平台实施以来，能够满足企业内部档案管理各项工作的需要。但从长远发展看，还需加强几个方面的工作。

8．1加强档案信息化建设工作的宣传力度

从一定程度讲，档案是可开放的信息资源。但员工对档案信息系统带来的服务没有分认识到位，还需加强宣传，扩大档案信息资源的使用。

8．2加强归档接口完善工作

加强档案系统与186业务应用系统的归档接口完善工作，按照国网公司要求，保证业务应用系统产生的归档电子文件能正常归档，确保电子文件归档的完整性。

8.3加强相关管理制度建设

从信息系统角度和电子文件的安全管理方面，根据国家、行业有关标准，结合电力公司实际，制定相关管理制度和标准，促进档案信息系统规范化建设。

8．4加强有关人员的培训力度

从信息系统的使用和维护讲，重点加强专、兼职档案人员的系统使用和专业水平培训；从使用角度讲，需加强各单位、各部门的培训，便于更好地利用系统借阅档案。

8．5加强档案数据的安全管理

还需完善数据安全存储管理措施，增加数据存储备份，加强设备运行和维护，保证系统的数据安全。

8．6加强馆藏历史档案的数字化进程

电子档案管理论文篇7

1.2方法

1.2.1传统纸质档案管理

2010—2011年护理部将所有护士的毕业证、身份证、执业证、资格证复印件按科室装订成册并定期更新，将荣誉证、进修结业证等复印件按类别分别装订成册，并定期更新。

1.2.2电子技术档案管理

2012—2014年护理部按来院时间为护理人员编写档案号，以护理人员的姓名及档案号为名称建立文件夹，将毕业证、身份证、执业证、资格证、荣誉证、进修结业证等各类证件的扫描件以子文件夹形式保存于其中；将护理人员基本情况登记表（包括护理人员的基本信息，学历，职称，家庭情况，奖惩记录，科研及论文情况，每月护理部理论、操作抽考成绩，进修情况等）存入文件夹内，形成电子技术档案。护理部定期或不定期更新技术档案并保留备份。

1.3评价指标

对比分析两组管理方法更新、整理一次花费的时间，资料保存的完整性以及护理管理人员对两种管理方法的满意度。

1.4评价方法

工作人员分别记录更新一次档案所需时间，每月一次；每月统计科室、个人审核资料保存是否完整；采用自行设计的满意度调查表，每季度对护理管理人员进行满意度调查，并汇总结果。

1.5统计学方法

采用SPSS17.0统计软件进行数据处理，计量资料采用t检验，以x±s表示，计数资料采用χ2检验，P<0.01为差异有显著性。

2讨论

2.1节省时间，提高工作效率

在电子技术档案中，可以通过计算机搜索功能，快速查找相关人员的资料，方便护理部对全院护理人员进行培训、考核，同时还可以客观了解护士继续教育以及科研论文等情况。观察组在更新、整理技术档案时消耗的时间较对照组明显减少（P<0.01）。通过电子技术档案，护理管理人员可随时了解护士个人的工作表现及晋升情况，动态掌握护理人员资料，改变了以往因人员资料繁多查询困难的局面，节省了时间、人力、物力，提高了管理人员的工作效率。

2.2资料保存完整

纸质版档案在办公室搬迁、借阅、保存不当等情况下可能会遗失，而电子技术档案管理充分利用了计算机的优点，弥补了纸质版档案管理的诸多不足，使得资料保存更完整。观察组资料保存较对照组明显完整（P<0.01）。护理部对全院护理人员的电子技术档案存有备份，要求科室管理人员对科室护理人员的技术档案也存有备份，保证了资料的完整性，减少了资料遗漏、丢失等现象。

2.3提高管理人员工作满意度

护理部存有全院护理人员的电子技术档案信息，并由专职人员管理，负责完善基本情况登记表，各类证件扫描件的存储，理论、操作考核成绩的录入，并负责定期更新；各护理站及特殊护理单元均有科室护理人员电子技术档案，由护士长或护理组长负责。电子技术档案的实施减少了管理人员整理、更新技术档案的时间，且方便查阅，增加了管理人员与护士、患者沟通交流的时间，提高了护理管理人员工作满意度。表3显示，观察组管理人员满意度明显高于对照组（P<0.01）。

2.4体现人文关怀

护理人员家庭关系的建立便于紧急情况下护理管理人员查找其相关信息，了解护理人员的家庭背景，方便护理部主任、护士长与护士间的沟通，帮助护士解决生活中的困难。对护理人员的人文关怀，可激发护理人员工作积极性，提高护理质量。

2.5节约人力及资源

改变了以往各类证件复印件由各科室护理人员复印、上交护理部、护理部工作人员按类别顺序排列的工作方式，电子技术档案管理由护理人员将各类证件的扫描件通过QQ等方式传至护理部，护理部按技术档案号入册，节省了护理人员复印、上交档案所花费的时间，节约了护理部工作人员整理、更新技术档案的时间，同时也降低了纸张的消耗，节约了人力及资源。

电子档案管理论文篇8

1、档案管理中电子文件与纸质档案信息载体的寿命差异

目前我国档案管理主要分为电子文件管理、纸质档案管理两种。纸质档案的保存寿命的长短主要取决于纸张的纤维素。因为在纸质档案管理保存中一旦遇到高温、高湿、氧化剂等化学作用就会使纸张纤维素发生氧化和水解反应,造成纸质档案的损坏。因此在档案管理中,一般对纸质档案的保存要注意排除外界环境的化学影响,使用科学、合理的保存手段可以加强纸质档案的保存寿命直至千年以上。

电子文件的载体主要是由磁性物质或者是光盘所构成的。首先,磁盘和磁带的支持体聚酯底基具有易产生静电、吸引尘埃、易卷曲的等诸多缺点。其连接地基和磁粉的粘合剂又具易磨损、生霉、脱离等缺点,直接影响着电子文化信息的再次使用。同时,在受到外界磁场影响时,也极易导致磁盘和磁带的退磁、消磁现象;其次,光盘的信息存取主要是利用激光进行,主要由保护层、盘基、记录介质等部分组成。而目前市面上使用的光盘记录介质主要有硒、碳铝化合物、碲、碲合金以及一些在激光热效应作用下极易发生物化性质变化的材料。而正是由于这些材料的易氧化、不稳定,电子文件与纸质档案相比,电子载体的寿命要相对短很多,磁带、磁盘等电子载体一般使用寿命均不超过10年,而光盘的使用寿命也不超过30年。

因此,针对电子文件使用寿命短、不稳定、易氧化等诸多特点,想要有效的提高电子文件的有效寿命,应该将电子文件存放在非阳光直射并且通风的环境中,同时对电子文件的使用寿命做详细的标注,在临近电子文件载体保质期时,应该及时进行电子文件的复制,以免造成不可弥补的档案信息损失。

2、档案管理中电子文件与纸质档案技术寿命的差异

当纸质档案形成时,它所使用的纸张就会与字迹、内容永远的结合在一起,非人为变动的情况下不会出现丝毫的改动。

而电子文件主要是依托于计算机,通过计算机技术将电子信息与载体结合在一起,并且通过计算机进行识别、读取、修改。而一旦电子文件的技术过时,其载体上的信息将无法识读。主要表现在两个方面:一方面由于计算机技术革新,以至于新的存储技术代替旧版的存储技术。如曾经使用到的存储载体5英寸软盘到目前的光盘、U盘,在短短几十年的技术发展中,最初的5英寸软盘计数机早已不法识别;另一方面由于经济体制的变化,致使原生产模式消失。如单个生产厂家所生产的电子文件设备,由于某种经济原因而导致厂家破产、倒闭,而使其销售的产品无法再找到配套的产品,以至于计算机无法在识取电子文件信息。

因此,对电子文件来讲技术寿命所到来的影响远远大于其载体寿命。所以,在档案管理中,针对每一份生成的电子文件都要相应保留一套运行电子文件的操纵系统、硬件设备等读取电子文件相关的技术或者在技术更新换代时,及时做好电子文件的一系列转换工作以适应新技术革新下,电子文件的可读性和可管理性。

3、档案管理中电子文件与纸质档案信息保护的差异

在档案管理中我们对纸质档案信息保护的目标主要是延长纸质的使用寿命。因为纸张和纸张上记录的内容、信息在客观条件下是结为一体的,在保证纸质文件形体的同时其文字信息就得以保存下来,且不宜更改其信息的原始形态。

而对电子文件而言,记录电子文件的载体和信息是可分离的,也正因如此,电子文件信息也面临着随着被修改、盗窃、销毁的危险。同时电子病毒作为电子文件信息保护中一个不容忽视的隐形杀手正无时无刻的危险者计算机的系统程序。因此在档案管理工作中,加强对电子文件的信息保护尤为重要。

在日常电子文件档案管理中为了确保电子文件信息处于安全、稳定的环境下,档案管理部门应该加强对电子文件的看管,使用数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等方法。数据加密是指对电子文件中的电子信息进行处理,形成一种难以识别、读取的数据模式。数字水印法是指将作者的标识隐藏于电子文件之内,以确保即便文件被拷贝时,作者的相关重要标识仍然不会被拷贝走,以确保电子文件载体信息的唯一性。而数字时间印章法则是通过计算手段将形成后的电子信息予以信息封锁,一旦当归档的电子文件被恶意修改或者删除时,由于信息封锁其修改和删除时间与网上初始确认时间不符,其电子文件内容、信息不法更改,以确保电子文件的安全性。同时,加强对计算机防火墙技术,存储和录入人员职责的权限控制,以此形成科学、有效的档案信息管理系统。

4、档案管理中电子文件与纸质档案管理方法的差异

电子文件与纸质档案在管理方法上有许多差异,其主要体现在以下两个方面上:首先,电子文件与纸质档案在归档的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。因为电子文件是由计算机将电子信息与信息载体紧密结合在一起技术过程,而由于信息载体无法固定,在编辑修改中叶不留痕迹,致使电子文件的原始凭证处于复杂而又多变的环境中,给电子文件的鉴别归档带来很大的困难。因此,对电子文件的归档在传送和处理过程中需要进行数字签名、信息认证、加密保护等等手段,以确定电子文件的真实性、准确性和原始性;其次,在电子文件与纸质档案在分类和编目的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。在电子文件的分类和编目上,由于电子文件在计算机中早已形成一个系统的管理文件,因此档案管理人员在接收到电子文件时,可以马上为电子文件自动生成一个唯一的文件号,并且给出电子文件想对应的分类号和档案号。同时,可以在档案管理上建立全方位的收索工具,方便电子文件的查询,极大的降低了档案工作人员的劳动强度和工作时间;最后,电子文件与纸质档案在利用方式的不同,导致其管理方式存在一定差异。因为利用者想要查询电子文件时必须要通过计算机进行识别、读取,也因此决定了电子文件在使用上需要符合一定的条件,即部分电子文件只有在符合档案管理要求,成为档案馆注册会员时才能通过远程登录等方式,经过档案管理中心确认其身份获取查阅电子文件的授权资格后,才能进行有关电子文件的查阅。因此,在电子文件的管理上,档案管理中心需要对利用者进行借阅登记并且提供相应的电脑缴费查询功能。

5、结语

综上所述,我们可以看出电子文件作为信息化时展的智慧结晶,为传统的档案管理工作创造了新的机遇和挑战。因此,档案管理工作人员在日常管理工作中不仅要熟练掌握纸质档案的管理知识,更要充分了解到电子文件与其实施管理上的不同,管理的注意事项。同时,掌握先进的计算机网络技术,以此加强电子文件的档案管理工作,做到与时俱进,满足我国社会主义信息化发展的需求。

参考文献

[1]樊建平,刘兴汉,刘宏伟,吴俊翔.电子文件档案与纸质档案在保护技术上的差异[J].内蒙古气象,2006,(2).

[2]谢维丽.浅析加强电子文件的管理[J].中国科技信息,2005,(9).

电子档案管理论文篇9

目前我国档案管理主要分为电子文件管理、纸质档案管理两种。纸质档案的保存寿命的长短主要取决于纸张的纤维素。因为在纸质档案管理保存中一旦遇到高温、高湿、氧化剂等化学作用就会使纸张纤维素发生氧化和水解反应,造成纸质档案的损坏。因此在档案管理中,一般对纸质档案的保存要注意排除外界环境的化学影响,使用科学、合理的保存手段可以加强纸质档案的保存寿命直至千年以上。

电子文件的载体主要是由磁性物质或者是光盘所构成的。首先,磁盘和磁带的支持体聚酯底基具有易产生静电、吸引尘埃、易卷曲的等诸多缺点。其连接地基和磁粉的粘合剂又具易磨损、生霉、脱离等缺点,直接影响着电子文化信息的再次使用。同时,在受到外界磁场影响时,也极易导致磁盘和磁带的退磁、消磁现象;其次,光盘的信息存取主要是利用激光进行,主要由保护层、盘基、记录介质等部分组成。而目前市面上使用的光盘记录介质主要有硒、碳铝化合物、碲、碲合金以及一些在激光热效应作用下极易发生物化性质变化的材料。而正是由于这些材料的易氧化、不稳定,电子文件与纸质档案相比,电子载体的寿命要相对短很多,磁带、磁盘等电子载体一般使用寿命均不超过10年,而光盘的使用寿命也不超过30年。

因此,针对电子文件使用寿命短、不稳定、易氧化等诸多特点,想要有效的提高电子文件的有效寿命,应该将电子文件存放在非阳光直射并且通风的环境中,同时对电子文件的使用寿命做详细的标注,在临近电子文件载体保质期时,应该及时进行电子文件的复制,以免造成不可弥补的档案信息损失。

2、档案管理中电子文件与纸质档案技术寿命的差异

当纸质档案形成时,它所使用的纸张就会与字迹、内容永远的结合在一起,非人为变动的情况下不会出现丝毫的改动。

而电子文件主要是依托于计算机,通过计算机技术将电子信息与载体结合在一起,并且通过计算机进行识别、读取、修改。而一旦电子文件的技术过时,其载体上的信息将无法识读。主要表现在两个方面:一方面由于计算机技术革新,以至于新的存储技术代替旧版的存储技术。如曾经使用到的存储载体5英寸软盘到目前的光盘、u盘,在短短几十年的技术发展中,最初的5英寸软盘计数机早已不法识别;另一方面由于经济体制的变化,致使原生产模式消失。如单个生产厂家所生产的电子文件设备,由于某种经济原因而导致厂家破产、倒闭,而使其销售的产品无法再找到配套的产品,以至于计算机无法在识取电子文件信息。

因此,对电子文件来讲技术寿命所到来的影响远远大于其载体寿命。所以,在档案管理中,针对每一份生成的电子文件都要相应保留一套运行电子文件的操纵系统、硬件设备等读取电子文件相关的技术或者在技术更新换代时,及时做好电子文件的一系列转换工作以适应新技术革新下,电子文件的可读性和可管理性。

3、档案管理中电子文件与纸质档案信息保护的差异

在档案管理中我们对纸质档案信息保护的目标主要是延长纸质的使用寿命。因为纸张和纸张上记录的内容、信息在客观条件下是结为一体的,在保证纸质文件形体的同时其文字信息就得以保存下来,且不宜更改其信息的原始形态。

而对电子文件而言,记录电子文件的载体和信息是可分离的,也正因如此,电子文件信息也面临着随着被修改、盗窃、销毁的危险。同时电子病毒作为电子文件信息保护中一个不容忽视的隐形杀手正无时无刻的危险者计算机的系统程序。因此在档案管理工作中,加强对电子文件的信息保护尤为重要。

在日常电子文件档案管理中为了确保电子文件信息处于安全、稳定的环境下,档案管理部门应该加强

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对电子文件的看管,使用数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等方法。数据加密是指对电子文件中的电子信息进行处理,形成一种难以识别、读取的数据模式。数字水印法是指将作者的标识隐藏于电子文件之内,以确保即便文件被拷贝时,作者的相关重要标识仍然不会被拷贝走,以确保电子文件载体信息的唯一性。而数字时间印章法则是通过计算手段将形成后的电子信息予以信息封锁,一旦当归档的电子文件被恶意修改或者删除时,由于信息封锁其修改和删除时间与网上初始确认时间不符,其电子文件内容、信息不法更改,以确保电子文件的安全性。同时,加强对计算机防火墙技术,存储和录入人员职责的权限控制,以此形成科学、有效的档案信息管理系统。

4、档案管理中电子文件与纸质档案管理方法的差异

电子档案管理论文篇10

电子档案管理系统功能需求的实现主要通过混合的方式，其中档案管理的功能、收集与整编功能、系统维护功能、文件管理功能、编研开发功能、光盘制作功能以及数据导入功能等都是通过交互性的处理来实现，B/S模式通过"WEB/中间件/服务器"的J2EE技术架构实现。主要包含以下子系统：一是信息采集部分，主要是对数据采集的完成。采用数据一体化的接口，按照信息采集的相应流程和要求，把每个信息系统中等待归档的信息进行采集，浅谈新时期电子档案管理问题文/邢军岐本文从探讨新时期电子档案管理的重要意义出发，详细阐述了电子档案管理的重要性和重要地位。接着笔者又深入分析了现阶段我国的电子档案管理技术。最后，结合自身多年工作研究经验，笔者进行了关于电子档案管理的完善性策略分析。摘要再通过收集整编就可以实现分散式或集中式的档案整理，通过导入数据功能，就可达到离线数据收集或历史数据的导入。在进行电子档案信息收集的过程中，会有实体档案的收集、整理、移交以及接收伴随，在进行电子档案业务流程的处理时，也会有与实体档案相关的工作同时进行处理。二是档案管理的部分，主要是对日常档案管理工作的完成。在管理档案数据时，主要是对档案信息日常管理工作的完成，管理过程要与实体档案管理过程相统一，并遵从档案管理的基本流程和基本规则，再结合电子档案的特点加以优化。档案统计是完成档案管理工作中各种统计的工作，也是管理的一部分。三是开发利用部分，主要是对档案研发工作的完成，同时还有各种方式的档案提供利用。不但利用与实体相关的档案信息，还要通过网络把各种档案的检索与利用提供出来，主要有信息的、全文检索以及分类检索等多种方式。专业检索主要是有针对性的对各业务系统的档案信息进行专门的开发，并能提供系统的调用，给业务系统带来专用的信息服务，提供很大的便利。四是系统维护的部分，主要是对系统运行的相关数据维护工作的完成。主要有各种数据结构的设置与维护，权限的管理，系统参数的设置与维护等。系统设置与维护给整个档案管理提供了非常大的支持，也给档案管理系统提供了基础性的平台。不但满足了用户档案资源的管理需求，同时，还使系统的扩展需求得到了满足，使归档的流程变得更加标准化、规范化。除此之外，还对日常数据的维护提供了便利，对于系统管理员来讲是个非常强大的工具包。

3、新时期电子档案管理完善性策略分析

第一，建立规范的管理机制。第二，创新档案管理制度。档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。第三，统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。第四是建设复合型管理队伍。要想实现档案管理信息化，其成功的根本就是档案管理人员队伍的建设，这对于档案信息化的发展质量与速度起着决定性的作用。无论是信息时代文件的登记与辅助立卷，还是归档与检索，都是通过计算机来实现的，这也就对档案管理人员提出更高的要求，不但要对电子文件的特征与电子档案的全程规范非常熟悉，并且，还要对计算机系统网络安全的防护知识进行掌握，才能保证档案信息的安全性、完整性。另外，档案管理人员不但要把本职工作做好，还要对自我学习的意识不断强化，积极参加信息化教育的培训，对专业知识不断更新，才能使自身的业务素质与工作水平与信息化管理相适应，才能顺利实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，培训的主要内容有计算机、信息工程、网络等方面的基础知识。除此之外，档案管理部门还要让档案管理人员对档案发展的趋势进行及时了解，对现代科学在档案工作中的应用及时地了解，才能使他们的工作技能得到真正的提高。

电子档案管理论文篇11

（三）电子档案管理有利于文档的保密在传统的书面档案中，档案者的信息是在一起的，如果需要对其中某一信息进行查找，其他信息便也会一览无遗。而在电子档案中，这些信息是分开的，为单份文件提供利用。只需对需要了解的问题进行搜索便可得到相应数据，而其他内容是无法被获得的。

二、电子档案管理中存在的问题

任何事物都具有双面性，在科技飞速发展的今天，电子档案的管理工作存在问题也是在所难免的，但是必须对这些问题进行认真分析，然后加以改进。

（一）电子档案安全问题电子档案是以计算机技术为基础的，通过计算机等机器设备来完成对档案信息的收集、输入、总结、归纳等过程，虽然电子档案比纸质档案易于保存，使用方便，但是电子档案存在一些安全性问题，电子档案在运行过程中，很有可能受到病毒的入侵，使其内部信息被迫修改、损毁，甚至导致信息被泄露，给事业单位的人员隐私造成威胁。

（二）档案管理人员缺乏良好的素质电子档案所记录的内容是相对隐秘重要的，所以，对于档案管理的工作人员而言，他们不仅仅需要具备较高的思想道德素养，还需要具备超强的自我约束能力，可以熟练地对计算机进行操纵。而在现实生活中，电子档案管理的工作人员由于长期处于大量的工作当中，充满枯燥，因此，他们并不能对电子档案进行长期的稳定管理工作。

（三）电子档案管理不规范电子档案的管理人员在对档案进行编辑记录时，由于粗心或是读写技术不稳定等原因，很容易造成文档内容的丢失或变异，使其与原始文件内容出现分歧，以至于导致电子档案缺乏原始性和真实性。

三、事业单位档案管理中电子档案管理问题解决方案

（一）保证电子档案在利用中的安全首先，需们要对电子档案管理人员进行严格的保密工作培训，使他们具备良好的职业素养，防止信息的外流。其次，要对保存档案的计算机进行定期杀毒，设置访问权限，并开启系统监控功能。

（二）培养专业的档案管理人员电子档案管理工作是一项要求十分严格的工作，所以需要专业的人员来进行操作。电子档案管理，工作量大，内容繁琐，需要实践经验较强的工作人员，所以事业单位必须控制好人员的流动，以保持电子档案的稳定性、长期性。其次，管理人员要加强学习，不断学习新的电子技术，并能够将其用之于实践当中。

（三）强化计算机软、硬件设施管理在计算机的软件管理上，要积极寻找电子档案存储的新途径，并配备相应的计算机刻录设备，而档案管理人员就需要对电子文件或文件数据进行录入储存。在硬件管理上，管理人员要不断改善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，加大杀毒频率，并注重防磁设施的完善和维护，以确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全、稳定性。

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