档案专项管理篇1

财政专项材料内容广泛。科研单位财政专项通常分基本建设、人才建设和科研辅助三大方面。基本建设又有仪器设备建设、基建和环境建设。因此，财政专项档案材料形成情况比较复杂，涵盖内容广泛，涉及科研单位几乎所有档案。如财政专项申请、执行和验收过程中形成的一些文件涉及文书档案，仪器设备建设涉及仪器设备档案，基建和环境建设涉及基建档案，财务收支涉及会计档案，科研辅助的财政专项又涉及科研档案，财政专项执行过程中形成的照片还涉及照片档案，等等。

财政专项执行时间较长。多数财政专项不可能在一年内完成，一般要2～5年，少数则需要更长的时间。

（二）现行财政专项归档管理办法及弊端

现行的财政专项档案分散在文书、科研、基建、仪器设备、财务等各种档案中，缺乏系统性。这种归档方法最致命的弊端：一是材料分散，不但材料分散在各种档案中，而且文书、会计等档案是按年度归档，会计凭证还是按月装订，导致材料更加分散。因此要系统利用财政专项档案难度较大，特别是项目验收、绩效评价和上级检查等情况下往往不能很快很及时地提供齐全的档案。二是对财政专项档案的归档情况无法进行系统检查监督，如归档项目是否齐全和每一项财政专项中归档材料是否齐全等都无法监管，导致一些项目或材料漏归。可见,有必要对财政专项档案的归档和管理方法进行全面改革，建立专门的财政专项档案工作。

建立财政专项归档管理体系

（一）财政专项档案归档管理体制的构建

浙江省农科院2007年建立了财政专项档案管理体制，构成如下：

1.组织体系：院档案室负责指导和监督全院财政专项档案的归档工作，并确定专人管理财政专项档案。财务处负责财政专项工作的人员负责提供全院财政专项的有关信息，并负责全院财政专项汇总材料的归档。各研究所设有财政专项档案兼职管理员，专门负责各研究所财政专项档案归档的技术指导和管理未结束的财政专项档案。财政专项执行部门确定专人负责做好项目档案材料的收集、保管和归档工作。

2.归档制度：全院所有的财政专项无论资金数额大小均应归档。财务处在下达财政专项经费项目时必须同时落实财政专项档案的归档任务。涉及院内数个单位承担的财政专项形成的综合档案由主持单位负责落实归档任务，相关的基建和仪器设备档案由各参加单位自行归档。归档材料应由执行部门主要负责人审查签字才能归档。财政专项验收时必须同时验收财政专项档案。

3.归档时间：由于许多财政专项执行时间长，如果等项目结束后再归档，许多材料容易丢失，特别是原件丢失严重。因此，财政专项一经立项必须于次年年初开始归档，每年归档一次。

4.档案管理：将财政专项综合档案单独作为一种档案进行管理。尚未结束的财政专项综合档案由各处（室）、中心、研究所负责管理，已结束的财政专项项目综合档案及时移交到院档案室保管。

（二）材料的收集、整理和制作

1.明确财政专项归档材料范围

财政专项归档材料可分为财政专项综合档案和业务档案。业务档案即在执行财政专项过程中形成的科研、基建、财务等档案，这些档案按照各业务档案归档范围进行归档。

财政专项综合档案归档材料范围，包括财政专项申请、实施和验收过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、记录、账单、声像等各种载体材料。

财政专项项目的申请材料：项目申报书、经费预算、可行性研究报告、批件、合同书等。

财政专项项目执行中的材料：招标投标材料、政府采购确认书、合同、协议、会议记录、有关审计材料、财政专项整改材料（含申请报告、批复、整改后的决算表）。相关硬件设施照片、发票复印件等。另行归档的基建、仪器设备和科研等档案的移交目录、卷内目录以及归档情况说明。

财政专项检查中的材料：执行情况汇报、工作总结、经费执行情况、经费使用表和其他汇报材料。

财政专项验收材料：验收申请书、总结、绩效评价全套资料、经费决算表、仪器设备等资产账单、验收意见、会议记录等。

2.财政专项档案的制作

以件归档：因提倡财政专项一经立项就开始归档，因此归档工作是一项持续的工作。为便于归档和管理，财政专项综合档案原则上以件归档。为便于保管和利用，件的大小可根据材料自然形成的规律和有机联系灵活掌握。同一时间形成的材料或性质类似的材料可以适当合并。如申请材料（项目申报书、可行性报告、批件等）可合为一件；验收材料可合为一件等。

立卷单位和题名：财政专项综合档案一般以一个专项项目为立卷单位，案卷题名与财政专项项目同名。

年度归档方式：同一财政专项每年归档只是在原有的档案盒中逐年加入新形成的材料，直至档案盒装满，再另装一盒，而不是每年形成一卷（盒）。件的顺序一般按形成时间前后排列。备考表上注明每年归档的年份、件号和件数。

业务档案的归档：财政专项所形成的科研、基建、仪器设备档案可根据科研、基建、仪器设备档案的要求进行归档。

保管期限：财政专项综合档案保管期限暂定为30年。

正确处理财政专项档案与其他档案的关系

原则是：在维持原有的各种档案归档管理方法的基础上，既要确保财政专项和各业务档案材料归档齐全，便于管理和利用；又要减少重复归档，浪费人力和财力。

（一）财政专项档案与文书档案的关系

财政专项材料形成的文件留档时多留一份打印（油印）件。文书档案还是按原来的方法（打印件、发文稿加底稿）归档，以维持单位每年形成文件材料的完整性。另一份打印件归入财政专项档案。

（二）财政专项档案与基建、仪器设备档案的关系

财政专项中许多经费是用于基建和购买仪器设备的，因此所形成的档案也是财政专项档案内容的一部分，这些材料如果归到财政专项档案中，则基建档案和仪器设备档案就不系统、不健全，并且在查找时首先要分清该基建或仪器设备是否属于财政专项，然后在不同的系统中查找，给查找增加了难度。同时基建和仪器设备档案的管理利用有自身特点，归到财政专项档案中管理也不顺畅。然而，这些基建或仪器设备档案又是财政专项档案的组成部分，特别是一些审批、审计、招投标、免税等材料在检查财政专项时又常常要查阅，如果只归基建、仪器设备档案，不归财政专项综合卷，由于基建、仪器设备档案归档材料内容与财政专项有所不同，容易使财政专项申报、审批、决算及验收等方面的材料漏归。

因此，作为以基建和购买仪器设备为主的财政专项的材料，分为财政专项综合卷和基建、仪器设备档案。其中基建或仪器设备档案仍根据基建和仪器设备档案原有的方法进行归档。但是，在归档时要把已归档的基建、仪器设备档案的移交目录和卷内目录归入财政专项综合卷中，并标出案卷号，以便查找。

（三）财政专项档案与科研档案的关系

与科研有关的财政专项：一是纯科研的财政专项，二是包含基建、仪器设备等其他内容。科研档案与财政专项档案虽然属于两个范畴，但是纯科研的财政专项全过程和步骤，以及材料实质内容和性质与科研类似，因此作为纯科研的财政专项，可以按照科研档案的归档方法归入科研档案中，不需要另外再归。而除科研外还包含其他内容的财政专项，可以把科研、基建、仪器设备档案按原有的方法归入各类档案中，再归一份财政专项综合档案，并把已归档的科研、基建、仪器设备档案的移交目录和卷内目录归入财政专项综合卷中，标出案卷号，以便查找。

档案专项管理篇2

（二）实施方案编制阶段。项目（课题）实施方案、编制组名单、编制说明等。

（三）实施方案论证阶段。论证申请报告、论证委员会名单、论证材料、工作方案、工作手册、审核报告、专家承诺书、论证意见等。

（四）组织实施阶段。阶段实施计划和年度计划，专项项目（课题）指南，招投标文，评审、评估报告及专家意见，任务合同书及各类协议。实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录，综合材料，数据整理材料，样品、样机、标本等实物。研究工作阶段总结，专项及项目（课题）执行情况、年度报告，专项及项目（课题）调整申请及批复，专项工作报告等。

（五）评估验收阶段。研究报告，研制报告，记述报告，论文专著报告，专利文件，检测鉴定报告，评估报告，专家意见，审计报告，验收全套材料（专家名单、会议记录、验收意见），成果推广应用报告，成果登记表，专项总结报告等。

（六）其他需要归档的重要材料。如报刊材料、获奖证书、会计档案、实物档案、照片档案等。

二、建立水专项档案工作管理网络

水专项档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则。项目、课题和子课题承担单位应建立档案管理网络，明确水专项档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制，切实加强领导的重视和管理力度。为加强水专项档案管理工作，调动专职档案员积极性，专职档案员应成为水专项课题组成员，负责水专项档案管理工作。

三、加强档案宣传、教育、培训工作，加大监管力度

水专项课题在立项及实施过程中，水专项主管部门应对课题和子课题承担单位档案管理人员开展宣传、培训、交流工作。加强各级领导重视，增强水专项课题相关人员档案意识，调动各承担单位参与档案管理工作的积极性。专（兼）档案员通过培训、交流，开拓视野，增长业务知识，汲取先进经验，为保证水专项档案管理工作有序地开展提供指导和帮助。

水专项工作在实施过程中，上级主管部门应组织档案管理领导小组，对课题和子课题承担单位进行不定期巡检，开展监督、检查、指导档案工作。通过上下互动管理机制，有效地保证水专项档案的规范化管理。

四、加强档案工作全过程跟踪管理，确保档案质量

前期指导。水专项工作量大，时间跨度长，课题涉及多领域、多学科、多部门。档案工作与课题实施工作应同步进行管理。专职档案管理员必须提前介入前期档案管理，制定归档制度、归档范围、归档要求和归档计划，要求课题及子课题承担单位按照统一的标准、要求归档，确保档案的规范化管理。水专项课题组应指派兼职档案负责课题的收集、整理工作。

中期检查。在水专项课题实施过程中，专职档案员应积极参与水专项工作中去，了解和掌握水专项课题进展情况，跟踪检查课题实施过程中文件材料形成、收集情况，将“事后收集”变为“事前知晓”和“事中监控”。注重检查和鉴定文件材料的完整性、准确性、真实性和有效性。针对检查中存在的问题应通知课题负责人及时修改、补充、完善，确保水专项档案的案卷质量。

参与验收。水专项验收工作包括财务验收、档案验收和课题验收。其中档案验收是档案管理规范化的关键。水专项管理部门应组织专家先期进行档案的验收，没有完整、真实、准确、系统的科研档案材料，不予验收。专（兼）职档案员应参加水专项的各项验收工作。通过验收工作，查找档案工作方面存在问题和不足，积极进行整改，进一步提高档案工作管理水平。

审核鉴定。课题结题后，课题负责人要将课题和子课题全部文件材料原件送交档案室。专职档案员根据科技档案的归档要求对课题的文件材料原件进行审核鉴定后，专职档案员协助兼职档案员将文件材料进行认真分类、整理、立卷后，移交档案室集中统一管理。档案室在接收实体档案的同时，应同步接收电子档案。

文件材料在整理、立卷过程中，应注意如下问题：一是归档文件材料必须是原件，若为复印件需加盖公章。二是子课题提供的文件材料需认真收集、整理归档。文件材料需加盖公章归档，如实施方案、技术报告、财务审计等材料。三是在财务验收工作未通过时，课题承担单位会对课题相关内容进行修改、调整，如：课题实施方案、经费预算、财务审计等材料，兼职档案员在归档时应将课题形成的所有修改前、修改后的文件材料归档。四是课题验收时，提供给专家审阅的课题汇编材料可作为资料归档。五是重要文件材料需多套归档，如技术报告、调查报告、提供给专家审核的课题汇编材料等。六是开展数字化扫描工作，做好电子档案的归档工作。七是加强会计档案、照片档案、实物档案的收集、整理、归档工作。八是所有归档的文件材料与上报水专项管理部门的文件材料内容要求一致。

档案专项管理篇3

1 引言

随着企业的不断发展，工程项目档案越来越多，要求越来越高，档案管理方法也在不断变化发展，各行各业均拥有属于自己特点的档案管理软件，走上专业化管理道路。作为一个电力工程施工企业，工程项目档案管理还存在诸多弊端，需要不断加强工程施工、竣工档案管理的规范化、科技化、信息化、网络化，通过提高档案管理水平，为企业发展服务。

2 提高工程项目档案管理的必要性

2.1 加强项目档案管理是每位职工的义务

《中华人民共和国档案法》第3条规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务”。另外，国家还颁布了《中华人民共和国档案法实施细则》、（GBT 11822―2008）《科学技术档案案卷构成的一般要求》、（DAT 28―2002）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等一系列法规、国标、行标，对企业档案管理职责作出相应规定[1]。作为电力施工企业的每一位员工均有为企业档案管理贡献力量的义务。

2.2 规范化、标准化档案管理可使企业利益最大化

近年来，随着国家宏观经济的发展，电力行业越来越多的重大特大项目均有创建国家优质工程的建设目标，其中项目竣工资料是评选优质工程的重要依据之一，在评选阶段占据十分突出的地位。

许多工程建设单位越来越重视工程项目档案管理工作的规范化、标准化，并采取了在承包合同中明确竣工资料保证金的规定，其比例高达合同价款的5%。在项目管理过程中，建设领域项目管理“八大员”也包括档案资料员，属于专业化管理人员之一。

笔者负责过多个工程项目档案管理工作，从施工过程档案收集整理到竣工档案制作移交均全程参与负责，工程竣工资料无法及时按业主规定要求移交则无法进行项目最终结算，竣工移交时间拖得越久，企业利益损失越大，其中包括可见的经济利益损失和无形的品牌名誉价值损失。

3 施工企业档案管理存在的问题分析

3.1 有意识，无重视

作为一个施工企业，其档案构成中很大部分为工程项目竣工档案，工程项目档案从招投标开始，经过施工过程控制到竣工验收结束，都会形成一系列具有价值的重要资料。

当前施工企业档案管理中存在的问题主要是工程项目完工后无法及时在规定时间内移交竣工资料，有些项目甚至在项目部解散之后两、三年才完成，这严重影响了企业利益。不能保证竣工档案移交的及时性、有效性，其根本原因是：①管理层存在着“档案工作就是档案员一个人的事情”的思想，并没有“专业的人才做专业的事”的意识；②相关管理领导和职工没有重视工程项目档案管理；③企业建立的奖惩机制未能覆盖或不能在档案管理工作中实际操作。这是一种“有意识，无重视”的不负责任的现象。

3.2 有机制，无职责

在当前工程项目招投标竞争日益激烈的大环境下，国有企业几乎都紧紧跟随国家政策对内部管理进行实时调整，其也已经意识档案管理的重要性，意识到档案管理是影响企业利益的基本因素之一，从设置各级档案管理部门，设置专业档案室，加强日常档案收集整理，到加强档案宣传和员工培养培训，硬件条件似乎都是按部就班、井井有条地稳步推进。在这看似有效的管理机制下，其实存在很多问题：需要调阅时才发现重要的项目档案并没有及时归档，或已经遗失无法追溯；由于部门众多，多数部门会自己保存相关重要档案，并不移交企业的专门档案室保管，致使其他部门在相同的档案需求上做了重复工作，耗费人力物力，给企业带来较大损失；没有一定的奖惩机制来对档案管理人员进行奖优罚劣，这是一种典型的“有机制，无职责”的管理失职表现。

3.3 有岗位，无能力

企业各级档案管理部门众多，档案管理岗位也按标准设置，但管理者能力和水平却参差不齐，出现已经归档的档案资料根本不能满足归档要求的情况。普遍原因是项目档案管理者一般都不是专业的档案管理人员，而是技术员兼职，甚至有些人员从未经过档案管理培训就直接上岗。工程档案是企业档案的重要组成部分，占比极大，档案管理者业务能力低下会导致资源浪费、影响档案质量，使工程难以通过竣工验收，从而导致企业损失。这便是所谓的“有岗位，无能力”现象。

4 提高档案管理能力措施

4.1 加强档案宣传，提高职工意识

要提高全体职工的档案管理职责意识[2]。首先，企业管理者在制定各?规章制度时，应从制度上为档案重要性宣传做好铺垫，让广大职工明白加强档案管理职责、提高档案管理能力是关系到企业长期利益，关系到每个人切身利益的。其次，制定的档案管理制度应明确各级部门形成的重要档案要指定专人及时整理，集中归档，集中保存。同时加强各部门之间的沟通，实现档案的有效利用。再次，在提高职工档案管理意识的同时，领导层的重视程度也是直接影响档案管理工作的重要因素。企业管理者，尤其是高层管理者应定期对档案管理工作进行检查，奖励优秀，调整中庸，淘汰落后。

4.2 落实管理职责，建立长效机制

企业建立的各级档案管理部门均有对应的管理职责需要严格落实，在多数情况下，部门之间的业务需要上级领导协调统一，而非按照制度规定来执行。

要使广大职工自动自觉落实自己的档案管理职责，必须要求各级档案部门加强“按制度办事”的意识，认真及时落实各自管理职责。

建立及时有效的奖惩机制，对档案管理有积极贡献的职工予以实质性奖励，同时对领导不力、管理不善、甚至管理混乱，为企业形象带来负面影响的职工予以一定惩罚。

4.3 提高操作能力，确保后继有人

针对各级档案管理人员，尤其是工程项目档案管理人员，要组织专业化培训、定期学习，以提高其管理和操作能力。新进入的档案管理人员，应考虑其档案管理操作培训周期，使其在具备一定的实操能力之后再从事相关业务管理。

不论企业内档案管理还是工程项目档案管理，专业化管理始终是最终管理方式。专业的人才能做专业的工作，获得与职位相适应的劳动报酬，才能使得企业档案管理工作实现长期稳定发展与进步，保证企业利益趋于最大化。

档案专项管理篇4

1 干部人事档案现状分析

干部人事档案信息对于干部本人的升迁、退休以及职务任免等有着直接的联系，因此少数干部领导很有可能在干部人事档案中提供虚假信息，造成干部人事档案信息失真。中央纪委曾经在干部人事档案的巡查过程中发现，干部人事档案信息造假的案例并不在少数，这不仅影响了社会的公平公正，还造成了不良的社会影响[2]。干部人事档案造假中，年龄作假、学历增高以及工龄增长等问题经常出现，这些记录的档案信息明显与事实不符，但是却经常出现在干部人事档案中，这说明我国干部人事档案管理的纪律性还有待提高。正基于此，2014年8月中共中央组织部印发了《全国干部人事档案专项审核工作实施方案》，旨在坚决整治干部人事档案造假问题，确保人事档案真实、准确、完整、规范，维护干部人事档案工作的严肃性和公信力，充分发挥干部人事档案在干部工作中的重要基础作用。

2 干部人事档案专项审查的原则分析

2.1 真实性原则

真实性是干部人事档案审查中需要重点关注的原则之一。干部人事档案信息的审核要求能够对干部个人进行公正地、全方位地考察，要从干部个人的工作情况、能力情况、思想道德素质以及政治素质等多方面来进行信息审查，保证干部人事档案信息的真实性、完善性和健全性[3]。干部人事档案信息的真实性对于参考干部人员的工作价值和个人价值有着重要的意义，一般来说，干部任免等均需要参考干部人事档案的资料和信息，因此，干部人事档案信息的真实性和有效性实际上是干部迈上更高台阶的重要资料。也正因如此，干部人事档案的审查才需要更加负责，以保证干部人事档案信息的真实性和有效性，为组织部门提供更多真正的优秀人才。

2.2 严格要求与从实际出发结合原则

近年来，政府的干部人事制度开始进行了相应的改革，改革的重点开始出现了转移，改革力度也开始得到了加强。新的干部人事制度以加强干部人事档案动态管理为主要方法，动态模式具有灵活性，但是也容易产生较多的问题。因此，在动态干部人事档案管理过程中，相关工作人员必须要坚持从实际情况出发，根据实际状况对干部人事档案信息中出现的问题进行仔细的研究和考察，一旦发现问题要及时的予以纠正[4]。此外，在干部人事档案专项审核中，管理人员还需要坚持严格要求的原则，务必保证干部人事档案信息的完整和全面。在干部人事档案管理中，有些资料可能不够完整或者出现了缺漏，这种情况一定不能够马马虎虎放过，而应该要针对资料中不完整和缺漏的部分进行详细的审核，并补充完整。干部人事档案中有些资料的书写格式或者手续还有待完善的也一定要重写，并做好所有的手续工作。

2.3 服从组织人事工作安排原则

服从原则指的是干部人事档案审核应该要服从组织人事工作的安排。一方面，干部人事档案按照组织人事工作的安排而进行问题处理是实际工作的需要。干部人事档案的审核应该要与干部本人和工作安排来进行管理，这样可以防止干部人事档案信息造假现象的发生，也可以保证干部人事档案信息的完整性，对于保证干部的切身利益有着重要的作用；另一方面，干部人事档案坚持服从组织人事的安排可以从干部的纪律性、工作能力、奖惩情况、思想品德素质等方面对人员进行综合的分析和信息管理，这对于真实反映个人的经历有着重要的意义。

3 加强干部人事档案专项审核的管理策略

首先，要加强干部人事档案专项审核工作必须要求突出审核工作的重点。在干部人事档案审核过程中，审核人员应该要按照中组部下发的《全国干部人事档案专项审核工作实施方案》要求，对干部人事档案进行全面审核，重点审核干部的出生时间、参工时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员和重要社会关系等重要信息。凡缺材料的，需要本人补充相关材料或者组织出面取证材料，确保按照文件要求严格审核。此外，干部人事档案审核应该要坚持细心和严格原则，审核人员需要特别重视有修改痕迹的信息，并认真审核信息是否属实，如难以判定的，须由组织出面调查综合认定，确定属实后再对照原材料的格式进行审核，直到确认干部人事档案在格式上和信息的真实性方面均没有问题后再进行签字。签字需要初审人和复审人的共同签名，并与本人见面，本人确认后签字确认。保证干部人事档案信息的真实性。

其次，加强对审核人员专业素质的提高。干部人事档案审核的质量和效率与审核人员的专业素质有着密切的联系。审核人员必须要有较强的业务能力，能够准确找到干部人事档案信息中存在的问题，此外，审核人员还必须具有高度的责任感和职业道德素质，这样才能够保证干部人事档案的真实和全面。具体来说，审核人员必须要严格按照顺序进行审核登记工作。干部人事档案资料较多，少数审核人员在审核过程中为了强调速度，不会将档案登记表和原始材料进行详细的对比，因为容易出现审核的疏漏[5]。因此，审核人员必须要一页一页地进行仔细的审核，保证干部人事档案审核的质量。对比过程中，审核人员一旦发现档案中有与原始材料不相符的，一定要进行登记和审核，并就应该如何解决这些问题进行甄别和汇报。必要时，审核人员可以向有关部门要求重新进行审核，以确保干部人事档案信息的真实性。部分干部人事档案审核时需要进行材料补充，干部个人补充材料后的审核工作也一定不能懈怠，同样需要审核人员进行严格对待。补充材料的出处和来源一定要清晰，要加盖上各单位部门的专用公章，在对比材料的性质、类型以及格式之后，确认无误才能够放入干部人事档案中，至此，干部人事档案审核工作才算完毕。

4 结语

综上所述，干部人事档案信息的真实性和有效性对于干部个人的职务任免有着重要的意义，因此容易导致部分干部人员在本位主义的思想引导下做出伪造干部人事档案信息的行为。为了更好的保障干部人事档案信息的真实性和有效性，做好干部人事档案审核工作是关键。目前我国干部人事档案审核工作还存在不少的问题，需要档案审核人员能够在保证真实性、严格要求和从实际出发结合等原则的前提下加强对档案信息的审核，以切实保证干部人事档案信息的真实性。

参考文献

[1]唐菖霞. 浅析干部人事档案专项审核的注意事项及管理建议[J]. 办公室业务，2015，15：91.

[2]徐正华，曹慧，尹渊博. 以专项审核为契机完善干部人事档案功能[J]. 珠江水运，2015，24：84-85.

档案专项管理篇5

2002年全国爆发非典时，青岛市政府就开始探索应用专项工作机制处置突发事件，取得了很好的效果，后来在一些重大的公共事件中，都采用了专项工作机制的方法，实践证明，可以提高政府各部门决策的科学化、民主化，法制化水平，规避、降低风险，妥善、及时处置、化解这些突发事件可能引发的社会不稳定等各类风险。基本做法是政府及医疗卫生单位可对某一重大事件进行专项管理，建立专项工作机制，制定时间表，对既定计划进行推进，可以更好、更快地完成这项工作。笔者有幸参加了青岛市政府2008年的奥帆赛、残奥帆赛卫生保障办公室工作和2009年甲型H1N1流感防控指挥部工作，对该专项工作机制有以下心得，现与大家共同探讨。

1　成立专项工作指挥部

1.1　加强组织领导，成立专项工作指挥部　构建有效的防控指挥体系，指挥部下设办公室，成立如综合协调小组、疾病防控小组、医疗救治小组、物资保障小组、新闻宣传小组等各专业工作小组，负责具体工作。同时抽调各相关单位的专业人员充实小组成员队伍，实行集中办公。各专业小组下设成员单位，成员单位中对不需集中办公人员的单位设立联系人机制，联系人要保持通讯信息畅通，按照有事报情况，无事报平安的原则，每天及时互通信息，从而让各小组的信息通道畅通，及时掌握第一手信息。

1.2　指挥部实行积极主动、从容应对的工作原则首先明确各小组工作职责，建立健全相应的工作制度，制定切实有效的工作方案。每名工作人员都要职责明确，分工有序，既能独立工作，又要相互协调合作。

1.3　工作机制符合集中指挥、快速响应，条块结合、分片包干，统分有序、相互配合的要求　实行专项工作机制，加强各小组间的沟通与合作。通过专项管理，各小组间做到分工不同，但职责明确，各自又有很强的专业性。各小组间既独立工作，又相互交叉，并及时与各成员单位互通信息，加强合作，便于组织动员各级、各部门有力、有序、有效地做好防控工作。

1.4　组建有效处置的专家队伍和应急队伍　因为突发公共卫生事件具有很强的不确定性，各种病例或突发事件会随时出现，必须平时就要做好准备工作。因此，平时需要成立一支由各专业人员组成的专家队伍，发生突发事件时，根据需要进行24 h待命，对随时出现的患者及时会诊，作出明确诊断、治疗和有效处置。

1.5　建立专科医院病房或在综合医院设立专科病房　主要作用是收治此类患者，如果此类疾病具有传染性，还需要设立几个专门门诊，实行专项管理，建立医院间转诊制度，要求组建专门的医护队伍，充实专科病房，医疗单位也必须成立专项领导小组，对专病病房实行专项管理，每日及时通报病情。

2　完善工作机制，建立办公室工作协调制度

指挥部办公室负责全面工作，实行集中办公，制定相关工作制度，如指令传达制度、工作信息报送制度、例会制度、值班制度、考勤制度、配合协调制度、签发制度、新闻宣传制度等，实行全市一盘棋，全局一盘棋，全院一盘棋的工作机制，强调分工与协作，在保障日常医疗需求的情况下，层层分工，各负其责，落实定期检查制度，加强督导，落实责任追究制度。

3　加强舆论监督与导向

目前，随着网络、手机等在社会上的普及，信息传播速度快、传播途径广，如果工作不主动、不到位，任由错误信息四处传播，极易引发社会公众不必要的疑问甚至恐慌。所以在专项工作中，要特别做好舆论监督与导向工作。新闻宣传部门一是要确定阶段性宣传报道的重点，正确引导公众舆论，做好网络舆情的监控工作；二是及时通报疫情的最新信息和进展，号召和组织爱国卫生和科普宣传等工作，避免引发公众恐慌；三是可以通过热线电话、网络、问卷调查等多种形式，及时了解群众的想法与要求，及时做好防控工作进展和动态跟踪报道、防控知识与措施、相关法律法规、先进人物与事迹等方面的宣传，做好新闻会的相关工作；四是做好外国记者的采访与协调工作，对一些被隔离的外国友人所在国，及时向使领馆通报有关情况，并将本市的出访团队和外国来访团队信息及时汇总上报，确保始终掌握信息的主动权[1]。

4　加强奖惩制度

为做好处置工作，需要加强对各项工作的监督与检查，可以成立专门检查督导小组，检查各项工作机制是否建立并有效运转，各项工作措施是否落实到位，各相关部门是否能做到各司其职，各负其责，从而保证各项防治工作落到实处。对工作不得力的单位和个人进行严厉惩处并通报批评，对于在这工作中表现突出的个人和集体要进行表扬，以增强全体工作人员的责任感，有效调动积极性[2-3]。

5　做好事件处置的档案管理工作，留下宝贵资料

每次处置突发事件时，必定会留下各类工作及业务材料，这是一宝贵的材料，需要进行有效保管归档，为今后工作提供参考。为做好档案工作，在工作机制建立一开始，档案管理人员就要介入，各小组要明确档案材料工作人员，负责本小组档案资料的收集和整理，档案管理人员要全程参与和指导，对工作中形成的文字材料、照片、影像、实物等要进行全程跟踪，务必保证这一专项事件材料的完整，从而保证这一事件的可查性和参考性。同时需要注意以下事项[4-5]：

5.1　以人为本，档案优先的原则　档案是历史真实的记录，具有不可再生性，所以在遇到突况时，要采取有效措施，在保障人员安全的情况下，最大限度减少对档案的影响。

5.2　主动工作的原则　由于专项管理指挥部是一个临时性的工作机构，人员来自不同单位，具有临时性和流动性的特点。因此，在日常的工作中，要加强安全管理，做到专人负责档案工作，加强学习和宣传，增强档案收集意识。尤其是对工作中形成的一些实物档案，要注意及时收集和保管。

5.3　保密的原则　由于档案材料的特殊性，收集过程中，要注意保密意识，建议选派有责任感、能力强的同志做档案的收集和整理工作。

总之，专项工作机制的建立和运行，要从实际出发，根据突发事件的特点和性质，建立和完善应急管理体系，加强安全意识，提高每个人对突发事件的应急能力和处置能力，同时，在各类专项工作中，要增强对档案工作的重视意识，要全程参与，留下完整的资料记录，从而为后人处理同类事件提供宝贵的经验。

参考文献

[1] 包文辉.卫生档案工作指南[M].中国文史出版社，2006：35-60.

[2] 汤毅，张贺.对医院档案实现现代管理的思考[J].中国医院管理，2004，32(6)：37.

[3] 田韧.做好医院档案管理工作为医院改革建设服务[J].中华现代临床医学杂志，2003，10(1)：93-94.

档案专项管理篇6

1.渔业船舶专项档案信息资源共享的紧迫性

渔业船舶专项档案信息资源利用和服务的对象概括起来主要面向五方面；首先，国家、各级领导和渔业船舶专项组织部门在渔业船舶事业宏观管理和决策过程中需要全面翔实的渔业船舶专项档案信息资源为其提供参考依据；其次，有关单位和人员在从事渔业船舶科学依据已形成归档的档案本体和成果信息；国防建设中也需要相关数据为其服务；再次，今后渔业船舶专项资源的商业开采活动更需要提供基础档案数据和成果数据作为其开采依据；随着渔业船舶专项国际合作和交流活动的日益频繁，互通有无也需要提供信息交换所需的渔业船舶专项成果和综合信息。

满足以上对象所需实际正是渔业船舶专项档案管理和保管目的的具体体现。要满足以上所列对象的信息需求的唯一途径就是及时提供全面详实的档案信息资源，而实现这一途径的前提条件即是渔业船舶专项档案信息资源的高度集中，这也是实现渔业船舶专项档案信息资源共享的必备基础和前提条件。

2.前提：渔业船舶专项档案集中统一管理

由于渔业船舶专项档案形成的特殊性――跨部门、跨行业的多单位参加，加之现行档案法规相关档案归档保管规定的局限性和迟滞性，使许多渔业船舶专项档案现阶段没能由国渔业船舶行政主管部门实行集中统一管理，国家渔业船舶行政主管部门保管的主要集中在成果类的档案上，而专项调查所形成的各种依据性的原始记录等档案材料则是分散保管于各参加或依托部门的下属单位中。

由于各单位隶属关系的不同，无形中自然造成档案信息资源的相对封闭和对内、对外利用交流的信息壁垒。通过前一时期我们开展进行的渔业船舶专项档案利用情况的调研看，我们所到货点差的各单位渔业船舶专项档案的利用率普遍很低，除个别单位有合作利用和提供给外单位利用的情况外，大部分单位即使有利用也只是局限于本单位涉及专项任务或课题的人员使用，其他人员的使用同样受到很大地限制。因此，对社会和其他部门的单位和人员来说，利用渔业船舶专项档案更是难上加难，即使是国家渔业船舶行政主管部门利用渔业船舶专项档案也是甚为不便。

综合调研中各方面反馈的信息看，渔业船舶专项档案信息的社会需求并不是很少或减少而是正呈逐年上升和日益迫切的趋势，而现阶段渔业船舶专项档案的管理正有悖于此种社会需求。

渔业船舶专项档案管理和保管的目的是记录和反映渔业船舶专项事业发展的历史，及时提供作为渔业船舶专项事业发展真实记录的档案信息资源为社会所利用，在渔业船舶事业发展过程中充分发挥出渔业船舶专项档案所具有的与生俱来无可替代的查考利用和工作依据的作用。实现这一目的，关键是能随时满足渔业船舶专项档案信息资源为社会所共享利用的需求，这就要求渔业船舶专项档案管理应首先确保对其信息资源的充分拥有，即信息资源的集中统一管理，只有这样才能为渔业船舶专项档案信息资源共享提供基础和必备的条件保障。

因此，及时加强渔业船舶专项档案信息资源的集中统一管理，适时转变观念，顺应时展需要，实现渔业船舶专项档案信息资源的共享就成为渔业船舶专项档案现阶段管理的当务之急和必然之需。

3.可供选择的措施和步骤

要及时提供全面翔实的档案信息资源为社会所利用的前提条件即是档案信息资源的高度集中，而非现时档案管理各自为政、信息相对封闭和屏蔽的状况，这就要求渔业船舶专项档案必须实行集中统一管理，只有在此基础上才能为真正实现渔业船舶专项档案信息资源的共享利用提供保障。所以无论是从渔业船舶专项档案信息资源的集中统一管理和共享服务。具体可采取以下措施：

（1）适时完善和修改现行档案法规中不再适应当前经济社会发展变化和需要的相关内容，如对《科学技术档案工作条例》第二十二条进行相应修改和完善，增加“无法对档案正本进行复制的，应将档案正本送交办单位保存”的相关内容。

（2）建立渔业船舶专项档案目录中心。现阶段可由渔业船舶行政管理部门的档案主管部门协调，由各渔业船舶专项档案产出单位提供其保管的档案目录，建立统一全面的渔业船舶专项档案联合目录，在渔业船舶行政主管部门的档案管理部门形成渔业船舶专项档案目录中心，以最基础的目录信息实时或提供查询的方式进行服务。

档案专项管理篇7

二、健全管理组织和制度

医院自项目开始调研，就指定基建办专职人员负责档案的收集，并按规范要求及时向医院综合档案室移交。项目立基后即成立病房门诊综合楼建设项目领导小组，领导小组下设项目办，具体负责重点项目的建设有关工作。同时成立项目档案管理工作领导小组，制定下发了《病房门诊综合楼建设项目档案管理网络及岗位职责》、《病房门诊综合楼建设项目文件归档要求与档案整理规范》，医院综合档案室对项目档案进行统一管理，项目办和施工、监理单位均设有专人负责建设项目档案管理，形成了由医院分管理领导、项目办、综合档案室、各相关职能科室、相关勘测、设计、监理、施工等单位专兼职档案管理人员组成的档案管理网络体系，明确各相关人员的岗位职责。对工程档案资料实和行分级管理，由建设、勘察、设计、施工、监理单位的主管或技术负责人主持各自单位的工程资料管理的全过程工作，使档案管理与项目建设同步进行，保证了资料的完整性。

三、加强档案管理人员的业务能力

医院先后派出专职档案员和兼职档案员参加全省重点项目档案管理培训班，培训内容包涉及建设项目档案管理法规、规章及有关标准解读；重点建设项目档案的收集、分类、整理原则与方法；重点建设项目档案管理基础知识和重点建设项目档案验收与移交等。相关人员参加培训回来后，医院组织相关部门人员和设计、监理、施工等单位专兼职档案管理人员进行座谈，交流学习心得。通过重点项目档案管理的重要性通过培训和座谈，工程管理人员和专兼职档案管理人员在增强档案意识的同时也提高了档案业务水平，为保证建设项目档案的质量打下良好的专业基础。

四、归档关口前移，确保重要档案材料的完整

档案专项管理篇8

1 广州地铁项目档案团队的基本情况

目前广州地铁集团公司有专职档案人员38人（其中集团办公室档案资料部 18人，建设总部档案资料部 10人，运营总部档案资料部 7人，房产部档案室 3人），在建线路参建单位有专职档案人员200人，合计238人。

从档案团队人员学历方面统计，主要包括硕士研究生以上、本科学历人员、大专及以下人员等，其中硕士研究生以上20人，占8.4%；本科学历人员120人，占50.4%；大专及以下人员98人，占41.2%。

从档案团队人员职称方面统计，主要包括高级职称、中级职称、初级职称、无职称等，其中高级职称15人，占6.3%；中级职称65人，占27.3%；初级职称90人，占37.8%；无职称68人，占28.6%。

从档案团队人员专业方面统计，主要包括档案专业、工程类专业、经济及行政文秘专业、其他专业等，其中档案专业20人，占8.4%；工程管理专业110人，占46.2%；信息管理专业30人，占12.6%；经济及行政文秘专业20人，占8.4%；其他专业58人，占24.5%。

从档案团队人员年龄方面统计，分布在60后至90后，其中广州地铁集团公司年龄分布均匀，老中青结合；参建单位以80后、90后居多。具体情况是：60后39人，占16.4%；70后50人，占21%；80后91人，占38.2%；90后58人，占24.5%。

从档案团队人员性别方面统计，无论是广州地铁集团公司，还是参建单位，女性偏多。具体情况是：男性档案人员85人，占35.7%；女性档案人员153人，占64.3%。

2 广州地铁项目档案团队现状分析

2.1 广州地铁项目档案团队优势分析。

2.1.1 业界领先。广州地铁项目档案团队人员规模在全国地铁行业中处于领先地位，目前全国地铁行业大发展，各个城市的地铁建设单位都很重视地铁项目档案工作，配备了专门的机构、人员、库房，但广州地铁经营20多年来，已开通运营9条线路，在建11条线路，一直是“一体化”的经营模式，在建设、运营、经营的过程中积累了丰富的档案管理经验，档案人员无论从规模、人员素质等方面都处于业界领先水平。同时依靠广州地铁咨询公司、设计院、培训学院等子公司，为同行单位提供地铁项目档案管理经验知识输出，创造了一定的经济效益，也锻炼了档案团队，提高了业务水平。

2.1.2 知识传承。广州地铁项目档案团队配备档案、工程等专业人员，搭配相对合理；人员年龄结构相对均匀，基本实现业务的“传帮带”，老员工带新员工，师傅带徒弟。广州地铁档案管理团队传承企业“阳光文化”理念，提出“阳光地铁，智慧档案”的宣传语，激励档案团队用智慧的头脑，在阳光、公开的氛围中推动档案事业的发展。

2.1.3 团队协作。个人的成长源于企业的平台，依赖于团队成员相互支持、协作，近年来，广州地铁项目档案团队不断开创新业务，高标准地完成了亚运6条线路专项验收工作，连续有7条线路获得广东省重大建设项目档案“金册奖”；同时，组织建设单位、设计单位、监理单位、施工单位等共同编制档案行业标准《城市轨道交通工程文件归档要求与分类标准》，创新性地提出了地铁档案分类规则及编码体系，规范了行业标准，培养全国地铁行业档案管理人才队伍。

2.2 广州地铁项目档案团队劣势分析。

2.2.1 档案管理团队整体素质有待提升。“学习犹如逆水行舟，不进则退”，虽然配备各专业人员，很多也是档案管理、信息管理、工程管理等专业员工，但是随着地铁工程新技术的发展，档案信息化的发展，对档案业务人员提出了更高的要求和挑战，比如现在的BIM技术的运用，档案应如何实现归档，需要档案人员不断地去学习，更新知识结构，拓展知识面，学习新技术、新理念、新思维、新方法、新工具，才能应对新业务带来的挑战。

2.2.2 档案专业人员不足，团队职称偏低。从统计分析中可看出，档案专业人员配置不足，不到10%，工程专业和其他专业人员比较多，这对工作的开展存在一定的影响，特别是参建单位人员，以技术为主，档案人员学历不高，往往忽视对档案的收集整理，造成后期组卷、移交的不及时。另一方面，职称总体偏低，初级职称和无职称占60%以上，主要是参建单位档案人员，不是档案相关专业，又忙于工程管理，往往在工程建设的同时，忽视工程文件的收集，会对后期档案的整理质量产生影响。

2.2.3 企业管理方面的人员欠缺。地铁项目档案是为企业的经营发展服务的，在档案管理团队中，也需要配置熟悉企业运作的业务人员，比如合同管理、法律管理、经营管理等专业人员，在档案的收集、归档、利用中植入企业经营的因素，档案在今后企业经营中会发挥更大的作用，同时企业管理人员更熟悉企业各项业务管理，对归档文件的形成更为了解，特别未来更多是电子文件归档，档案与企业的业务发展更紧密，如果档案团队中有这类人员的加入，对业务的发展及档案团队的管理必将会有一定的促进作用。

2.2.4 复合型人才需要进一步培养。在现有团队成员中，有些员工是单一的工程管理专业、信息管理专业，但缺少档案专业知识，档案专业的人员又缺少信息管理、工程管理、企业管理方面的知识；同时，地铁档案来源广，收集工作量大，需要协调的部门、人员较多，除了专业技术能力外，对综合协调能力要求也比较高。地铁项目档案团队人员的知识结构，除了档案专业，还要学习企业管理、项目管理、工程管理、信息管理等知识，需要培养复合型人才。复合型人才要有一定企业管理知识，善于沟通和协调，善于带领和激励团队，善于正面激励和引导，充分发挥员工的特长和优点，并带领团队完成目标任务，这类人才目前在档案团队中比较稀缺，需要进一步培养。

2.2.5 参建单位档案人员的素质有待提升。参建单位档案人员主要存在流动、分散、素质参差不齐、易更换等特点，而且他们的档案意识也不均衡，有些单位，比如设计单位，档案工作比较规范，而且信息化程度比较高；而有些单位，基本的人员、设施、设备都没有配备，很容易因档案意识、档案认识的原因，造成档案的丢失、破损等，所以说档案人员意识是非常重要的。同时，参建单位档案人员很多不是档案专业，也需要加强培训和指导。

2.2.6 男性较少。地铁项目档案的管理需要经常到工地一线检查、验收、指导，而且随着馆藏的增加，库房的安全检查、调卷、上架管理都需要男性同时承担，当前团队成员中，女性比例较高，在男女结构方面需要尽量平衡一些。

3 几点思考

3.1 多吸收档案专业人员，强化职称申报。

3.1.1 多引进档案专业管理人才。针对档案专业人才偏少的情况，无论是地铁项目建设单位，还是参建单位都要多招档案管理专业人才，目前国内40多个城市都在建设地铁，急需地铁项目档案人才。结合地铁工程的特点及信息化发展的趋势，从团队的搭配和组合上来分析，地铁项目档案团队需要档案专业人才、信息管理专业人才、工程管理专业人才互相组合，才能做好地铁项目档案工作，所以非常需要档案专业人才和其他专业人才的组合搭配，以提升项目档案团队的整体合力和凝聚力。

3.1.2 鼓励团队成员积极申报职称。地铁建设单位和参建单位一般都是属于企业单位，对职称非硬性要求，但是作为从事档案专业的人员，应该积极地去申报职称，作为对本身从事工作专业的一种认可与肯定。专业职称也是地铁项目档案团队成员业务水平提升的一个方面，在完成工作的同时，及时总结，，也是不断提升自我素质的一种方式，参与职称评审后，有了一定的职称，对团队成员的职业生涯拓展有一定的促进作用。

3.2 打造团队凝聚力，建立团队文化。

3.2.1 建立地铁项目档案管理文化。广州地铁的管理理念是“文化引领，战略驱动”，运用到档案管理，尤为适用，地铁项目档案管理需要文化来引领，需要设定战略目标，以保持业务的可持续发展；档案管理的文化内涵展现在档案业务中，体现在每个档案工作者的精神中。广州地铁的项目档案管理文化内涵应包含协同、服务、创新、传承，同时要贯彻“阳光地铁、智慧档案”的档案管理理念。

3.2.2 建立员工对档案工作的认同感。团队的凝聚力需要员工的价值认同，需要员工对企业、对部门有归属感。档案工作也是这样，需要档案员工对本职工作认可、认同，才能充满热情、充满激情地工作。培养员工的认同感，需要档案团队确认共同的目标、共同的工作方向，对工作充满自豪感，而且通过工作平台能够实现人生的自我价值，要员工明白档案工作的使命，为档案工作的使命而奋斗。

3.2.3 建立地铁项目档案人员管理网络。建立每条地铁线路项目档案协作组，协作组成员由广州地铁和参建单位组成，协作组定期组织业务交流，调研学习，并组织合作共建，通过树典型，树标杆，以示鼓励，并号召向先进学习，培养项目档案业务人员团队，促进每条线路参建单位档案业务水平均衡发展，提高项目档案的质量。建立每l线路档案人员的微信群，定期在微信群推送最新的档案管理制度、标准等，也可随时解答参建单位档案人员提出的问题，特别是目前线路较远，不能及时到工地现场培训，通过微信可以及时解决问题，其他人员看到，也可以避免同类问题产生。

3.3 加强培训力度，提升团队业务水平。

3.3.1 加强业务培训。国家、省市档案局和高校有很多档案专业的培训班，可结合业务的需要和团队成员的业务特点，参加不同课程的业务培训，提升业务水平；针对参建单位的人员，定期举办培训，并颁布建设单位的上岗证，定期举办协作交流。目前广州地铁每周五固定为培训时间，举行培训，分土建、机电、系统、设计、拆迁等几十个专题和电子档案、声像档案专题，进行循环培训。

3.3.2 轮岗培养。目前轮岗培养是比较常用的一种方式，不同岗位的员工定期轮岗，能使员工快速全面掌握业务，在不同的岗位得到锻炼，也培养员工换位思考能力、全局观能力和主人翁的责任意识，对档案团队整体素质的提高有很好的促进作用，更有利于业务工作的开展和业务的提升。

3.3.3 跟岗学习。跟岗学习，主要是对新员工的一种培训、培养方式。新员工要到各个业务相关部门进行跟岗学习，以全面了解公司业务；同时在对同行单位的培训中也是常用的一种方式，比如广州地铁对昆明地铁、石家庄地铁的档案业务培训，对方是派档案业务人员到广州地铁进行跟岗学习，包括日常管理和项目档案的检查、验收等，通过培训交流，也促使广州地铁项目档案团队快速成长。

档案专项管理篇9

档案资料的收集，是一项持续性的工作，因为建设单位所负责的具体项目不同，参与时间存在差异，相关资料的的标准规范并不统一。项目档案整理不规范，甚至会出现有关资料缺失的现象。这给项目档案的整理工作，带来了包括资料收集分散、收集的资料与相关工程的建设实施脱节，资料难以归纳整理等直接影响。铁路客运专线项目的档案管理，还存在档案制度不够健全，档案管理工作滞后于项目工程建设。虽然，我国铁路管理部门对铁路工程建设的档案管理，制定了制度标准，但是，随着时代的快速发展，以前老旧的制度标准，已经难以满足现代化的铁路工程建设。一些铁路工程施工企业，没有建立起企业自己的工程档案管理部门，在铁路工程的项目建设中，也没有将项目档案的建设和管理，纳入到企业建设项目中去，严重影响了企业建设工程与项目档案的进度同步。没有专门的档案管理部门对施工档案进行管理，造成档案收集管理缺失，等到项目竣工的时候，才对项目施工档案进行突击补充。档案的真实性和准确性缺乏保证，难以在铁路工程后续的维护建设中，发挥作用。

3加强铁路客运专线施工企业项目档案管理的措施

要加强施工企业项目档案管理，首先要从思想上，对项目档案重视起来。施工企业，要加强对企业员工的培训，改变员工对于项目档案不重视的看法。施工企业要在项目实施建设初期，就要开始筹建专门的档案收集管理部门，如项目资料室。对项目建设过程中所产生的资料，进行收集整理，为以后的归档做准备。利用好企业内部档案管理部门的资源，将以往工程结束后“赶”档案现状，转变为工程前期介入对档案进行收集管理的过程，避免在竣工验收过程中突击补充档案所出现的种种问题。企业内部，对于档案的收集管理，施工企业要投人相关的办公设备，要安排专人对项目档案的收集整理进行负责。在档案的收集管理中，根据项目档案的来源，做好项目档案的归类整理，明确好档案管理部门和人员的职责。企业负责人要对项目档案的收集编制的进度，有一定了解。对重要的项目档案，要做好备份工作。在项目档案完成之后，及时移交给对应接收档案管理部门，保证档案安全。施工企业的项目档案，内容繁杂，档案的收集整理过程中，必须要注意按照档案归纳的相关规范，做好档案条目的细化工作，便于后续的查验利用。因为铁路建设周期长，如果一直等到铁路建设完成之后，才开始对铁路建设所产生的各种文档进行整理归档，工作量巨大，而且也容易出现差错。所以，铁路客运专线的建设中所产生的项目文档，可以按照一个个分项目进行整理归档。当一个分项目建设完工之后，对其在建设过程中，所产生的资料进行整理归档，不仅容易发现档案建设过程中存在的问题，提高项目档案的建设质量，也能大大提供竣工验收时，对项目档案验收的效率。

档案专项管理篇10

项目档案贯穿于工程建设的始终，包括从建设项目的立项、审批、招投标、勘测、采购、施工、监理到竣工验收全过程活动中形成的各类档案，它形成的周期长、来源广、内容繁杂。为加强总承包工程项目中对项目文件的控制和管理，避免项目档案材料的流失，确保项目档案的完整、准确、系统，档案管理工作必须“超前介入”到工程总承包项目每阶段工作中，特别是前期准备工作中。项目档案管理的“超前介入”，能够使档案人员掌握主动性，了解整个工程项目建设的情况；掌握项目文件产生、流转的规律；监控项目文件的流向；及早制定有关项目档案管理的标准、制度；及时对参建单位、项目部各部门文件资料的收集、整理进行指导，从而对保证项目档案的完整、准确、系统提供保障。项目档案管理人员刚到马鞍山总承包项目部时，项目还没有最后核准，许多部门的人员都没到达，他们觉得档案工作介入太早，没有多少事可做，认为档案管理工作主要集中在工程后期。在完整经历了整个工程后，才深刻体会到工程初期项目档案管理超前介入的重要性，档案管理的前期介入为今后高质量地向业主移交完整准确的档案提供了有力保障。要做好项目档案管理的“超前介入”，首先，要争取项目领导对项目档案管理工作的重视，将项目档案管理纳入到项目管理中，及早设立项目档案机构，及早配置项目档案人员，及早建立档案库房；及早制定项目档案管理标准并纳入项目管理标准体系。其次，要有业务能力较强的档案专业人员的及时介入。总承包工程项目档案管理工作是一项以项目管理为中心的专业性和服务性的工作，它既有项目管理的技术基础工作的特点，又有自身独立的工作对象、内容及工作方法。由于工程参建单位众多，涉及面较广，档案工作人员不仅肩负着项目文件的收集、保管和利用，还要及时准确地传递各单位（业主，监理，设计，施工，设备厂家等）的技术文件，成为文件流转的枢纽；还要协调各单位的文件管理，及时指导和培训各参建单位的档案工作人员。项目档案负责人在工程前期，要能参与工程项目的开工启动会，了解工程项目的总体安排和规划，以便及时收集工程前期文件并做出相应的档案管理工作计划；要能参与合同、协议的评议和签订，把有关工程档案资料各项具体要求（归档责任，归档时间，归档份数，档案编制质量要求等）纳入协议条款中，借助合同、协议的约束力争取档案管理工作的主动权；要能及时与业主、监理档案主管充分沟通，了解他们的具体要求，以便提前制定档案管理细则，统一归档要求，统一文件编号办法，统一工程用各种表格，避免各参建单位档案管理各行其是。

3项目档案管理的“全过程控制”

项目档案管理的“全过程控制”，是指对总承包工程的不同时期，不同阶段产生的各种有价值的文件材料在承办、运转、收集、积累及整理归档中始终处于受控范围，确保档案的真实、准确、系统完整。其工作内容包括：前期准备，中间检查，竣工审查验收。3.1前期准备首先要加强总承包档案人员自身的业务学习，提高管理水平。总承包专职档案人员必须熟悉工程设计，施工，管理等方面的基本知识，了解电厂的主要系统，熟练掌握火电企业档案分类表，通晓工程档案形成的阶段性特点，从而高效率地开展档案管理工作。其次要要求各参建单位配备专职档案管理人员，并进行系统的档案培训。在熟练掌握档案管理的国标、行标及总承包项目部制定的档案管理制度下，统一标准和要求。实行帮监结合，制定出奖罚措施。可以先由总承包档案管理人员帮助建立一个示范性文本，使其后续文件材料的分类整理有参照标准，达到规范统一。另外，要根据现场条件，建立符合《档案馆建筑设计规范》要求的库房，并配备相应的设施。如：空调，去湿机，温湿度计，灭火器材等。订制适量的各种规格的档案管理工具和耗材。如：资料柜，档案盒等。3.2中间检查在马鞍山工程项目建设中，同样存在档案意识淡薄的现象，认为档案工作不直接产生经济效益，而且琐碎繁杂，在紧张繁忙的工程施工中，大家对工程质量和进度的重视影响到对文件材料的控制管理不能与生产同步；另外，由于各参建单位档案人员业务素质参差不齐，有的甚至是临时聘用的未通过档案上岗培训的人员，对文件材料的编制要求、分类管理等知之甚少，极易造成文件内容不完整，文件格式不规范，文件编号不统一等现象，为今后档案整理和验收留下大量隐患。因此，中间检查工作占据着极其重要的地位，能及时发现问题，采取纠偏措施。在马鞍山总承包工程中，档案“中间检查”工作的具体措施是：制定对各参建单位档案工作的指导、监督和检查的工作计划。每月定时组织监理专工、技术专工和档案专工对参建单位技术资料的归档整理进行核查。具体来说，根据各标段项目划分表中的各分项工程、分部工程、单位工程的进展情况进行核对，制作出文件材料中间核查表，及时发现问题并提出整改措施，列出检查结论（完整率、准确率、预立卷合格率等）；监理专工和技术专工从案卷内容的齐全完整，真实有效上把关，以确保主要施工技术记录，质量检验记录，出厂证件及检验材料等原始产生的文件材料完整有效。档案专工从案卷质量是否符合档案管理各项标准上把关，以确保文件为原件，签署完备，字迹图表规范等，同时检查是否按要求正确进行预立卷分类编目等。对检查后发现的问题以整改通知单的形式下发，并以整改报验单的形式提出整改措施，以便复查。总之，总承包方档案管理人员只有经常“走出去”检查监督各参建单位的档案管理工作，强化中间检查，才能保障将来“坐下来”较好地审查验收各单位的竣工档案，按时向业主移交，确保高质量通过竣工档案基建达标和档案专项验收。3.3竣工审查验收随着工程的推进，项目经过设计、施工、安装、调试几个阶段，各参建单位分包的各标段的工程都即将竣工或已经竣工，这时对各参建单位的工程档案进行验收成为总承包方档案工作的重点。在马鞍山总承包工程中，当第二台机组也顺利通过了168h满负荷试运行并通过业主验收后，我们依照《火力发电厂基本建设工程启动及竣工验收规程》的规定，联合业主、监理档案负责专工对各参建单位的工程档案进行预验收。首先下发通知，要求各参建单位档案自检，并提交自检报告，再由总承包档案专工对其重点档案进行抽查，及时提出整改意见，并限期完成。最后还要检查整改后的闭合情况，由档案主管签字确认，确保各参建单位档案的顺利归档和移交。对接收的竣工档案及自身形成的工程管理文件进行汇总整理，统一分类、编目、编制检索工具，编制档案整理情况说明等。在项目正式通过竣工验收后的三个月内，总承包方应根据《重大建设项目档案验收办法》规定，编写项目档案验收申报材料，填写申请项目档案验收申请表，按程序向当地档案主管部门申报，完成建设项目档案验收；最后，按总包合同向业主及相关单位办理档案移交。移交时应明确档案的内容、案卷数、图纸张数等（含电子版）并进行清点，签字等交接手续。

4项目档案的“网络化管理”

马鞍山电厂扩建工程作为较大的总承包项目，其参建单位多，产生的文件材料数量大，流转时间要求紧迫，必须要求总承包单位和各参建单位的所有文件材料上网运行，以各单位网站为节点，构建自总承包单位到各参加单位纵向沟通、横向链接的信息网络体系，开发具备文件浏览、查询、表格填录、文件编辑、删除、恢复更替等各项功能的动态管理系统，实现区域信息共享。在该项工程中，我们使用了较先进的工程管理软件“POWERON”。若通过该项目管理系统与业主要求使用的档案管理软件的“无缝连接”，就能了解项目建设全过程的文件形成情况，保证项目文件材料收集的完整、准确、系统，保证电子文件的及时归档；同时利用用户权限管理对文件材料进行预归档，开通网络查询系统，就能为项目建设提供便利的档案查询利用，也能为档案工作人员节约了大量人力，物力和时间。最后，还能通过对档案信息资源的整合，提出对今后总承包项目有借鉴的各专题报告、优化设计方案等重要成果。这里最重要也急需解决的一个问题是，如何较好地做好软件系统之间的“无缝连接”,这受到项目建设时限、项目管理软件和档案管理软件开发时间周期及用户应用水平等多种因素限制，当这两个都很优秀的系统软件的“连接”不够完善时，往往会使档案管理工作回到以单机版档案管理软件进行辅助管理的简单方式，失去了在网络环境下对项目档案进行管理的巨大优势。目前，网络版档案管理软件已逐渐取代单机版的档案管理软件，使档案人员可以通过计算机在网络环境下，在线完成档案的收集、整理、编目、移交和提供利用，提高档案管理工作效率。因此，建立一个能将工程管理与档案管理紧密结合起来的统一工程管理信息平台，成为总承包工程项目“网络化管理”的当务之急！

档案专项管理篇11

1 专项工作档案整理的必要性

应时代的新发展，社会中的各项工作进展也如日中天，同时开展的一些特殊会议、活动也不断增加，其中一些活动中的记录，召开会议时下发的文件，都是非常重要的社会资源，对于突发的疾病和社会事件进行详细记载，归入档案，如果以后发生同样的情况，调出相关档案进行整合即可，专项档案要做到，分门别类的将专项工作档案做到条理清楚，借调查找方便，档案归类一目了然，方便在资料中吸取经验，在问题之初得出最优的处理办法，为了今后社会的发展进步起到前车之鉴的作用。

2 专项档案整理存在的问题

2.1 专项工作由突发事件转为正常工作后的档案整理归档问题

在某一些专项工作整理成为档案之后，随着时间的推移，科技发展，人们进步，已经不是比较特别的案例，或者已经被冲破，成为日常可以解决的范围，比如曾经爆发的禽流感，已经国家编辑传染病的档案进行管理，那么这一类型的档案该如何整理，是否应该从专项档案中转移到医学中的传染病档案中，还没有明确的规定。

2.2 专项档案有名无实

在档案的整理过程中，专项档案的整理还属于不成熟的阶段，它不像其他档案类别已经有了规范化的管理，档案整理人员的不熟练，对专项档案范围的不熟悉，造成了专项档案整理的有名无实，往往只整理记录了，各项会议中的文件，领导的讲话，一些普通的会议计划总结，而忽略了一写与社会相关事件的，影音文件、实况记录、和与事件相关的重要文件，这样专项档案文件的整理，就存在价值来说与普通档案毫无区别。不能给社会的发展带来更多的帮助。

2.3 管理人员工作懈怠

正因为档案管理工作的与众不同，具有一定的特殊性质，环境与工作一直在不变的状态，所以档案管理人员对及其容易懈怠，对档案整理工作的懈怠，会导致档案的不完整，整理时，众多有用的档案资源被弃用，在信息化飞速发展的今天，档案的整理方式也在不断改变，员工一直保持着老旧的整理，不去积极学习新的方式方法，技能跟不上时代的脚步，这会给我国的档案带来档案资源滞后的危机。

3 专项档案管理问题的解决对策

3.1 适当的压力激励

目前，许多人都认为高校档案馆是一个比较清闲的地方，没有什么压力的，甚至有的馆员也有这样的看法，工作机会竞争的激烈和就业的压力对其构不成多大威胁，在档案馆岗位设置上也极其不合理，忙闲不均，致使有些人工作中无事闲聊，不思进取，这样就会极大地挫伤爱岗敬业、踏实肯干馆员的工作积极性。只有压力才会产生动力，适当的压力会产生意想不到的效果，所以，应该让其领悟到工作懈怠就会而临可能被淘汰的后果，让其改善工作不思进取的局而，同时，也要加大对工作中的积极肯干、爱岗敬业的馆员的奖励，营造出一种积极进取的、和谐的工作氛围，使他们能够看到自己工作的价值，产生一种成就感和对树立做好本职工作的信心。

3.2 环境激励

由于档案馆工作的特殊性，有的馆员职业懈怠随之而生。因此有计划地安排档案馆员定期或不定期地进行培训或轮流在不同的岗位或不同地点工作。环境和工作条件的变换，可使档案馆员保持好奇心和新鲜感，并且岗位的变换，有利于让员工全而系统地掌握专业知识和技能，对于档案馆职业和员工是一种双赢的安排。遇阻代庖的现象，这样长久下去对整个档案事业是不利的。

3.3 建立情感激励机制

碛幸恢О岗敬业的档案人员队伍是高校发展的根本保证，学校管理者应该注重情感上的投入，通过尊重、信任、关心档案人员，并与他们进行有效的沟通。彼此之间建立起一种互相信任、关心、互相支持融洽的氛围，以激发档案人员的工作热情，使他们愉快地为实现自己的人生目标，积极主动地工作。

3.4 为专项工作档案单独设置全宗

站在综合档案馆的立场上，也可以认为有不少活动过程是由多个主体单位合作进行的，实际上可以将客体看作是这种活动过程的中心，而不是主体。“如果文件数量庞大、独立性强，就可以专门设立时机构的主体全宗，将该项活动过程中产生的全部档案文件都组织进去，就是说，即使可以把不少活动过程中形成的文件的核心看成是客体，在综合档案馆中也仍然可以按主体全宗的形式去组织它们。”进而，笔者认为不妨直接为专项工作设置客体全宗，如“某县学习实践科学发展观档案”、“某市既往有偿供血人员普查档案”等。

3.5 确档案收集的范围和重占，每种形式的档案分别整理归档

一是必须以本级文件为主，同时兼顾上下级文件；二要特别注重原始调查表、登记表、统计表的收集归档，其中文书档案的整理，原则上可一律按《归档文件整理规则》执行。

3.6 文件的分类

在整理专项工作档案时，需注意以下三点：第一，原则上按文件的形成时间划分年度。但也有一些例外，比如实习实践科学发展观活动档案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分类；第二，专项工作一般不要按组织机构进行分类，一是因为专项工作机构不固定，即使分工明确，后来人利用档案时也会因不清楚其职责分工而带来诸多不便；二是因为在专项工作中有的机构因分工不同，干了很多工作却很少形成档案。所以应尽量按问题进行分类，甚至可以直接按活动自身的阶段来划分整理档案。

结束语

专项档案的产生是顺应时展，具有一定的必然性，它可以结合社会的需求，帮助社会更好的发展，从多方面整理出的档案，为今后的相关活动开展提供了经验。同时也因为专项档案的系统性管理为档案管理的整体带来更加系统性的升级，在社会发展中，专项档案的整理与群众息息相关，做好专项档案的整理，提高档案整理人员的素质与工作劲头，认真的对待每一件专项档案，保证档案的完整性和准确性，才能让社会发展更加和谐，更加有条理，为国家的发展尽一份力。

参考文献

档案专项管理篇12

1.1项目档案工作应按照《档案法》的规定，实行统一领导、分级管理的原则，应确保项目档案的齐全、完整、准确、系统。确保形成的项目档案能反映工程建设及实体质量情况，设计单位要按合同约定，收集项目前期勘测中形成的工程地质、地形测量、水文、气象等及设计基础文件，向建设单位移交。各参建单位的档案管理工作应在建设单位的统一领导下，对各自承包范围内形成的项目档案的完成、归档的准确、系统的完整和有效利用负责。完成各自职责范围内的项目档案的收集、整理与归档工作，将形成的竣工文件收集、整理，经过监理单位审查、建设单位验收后，将所有的文字、图纸、电子、声像等不同载体的档案资料移交建设单位综合档案室归档。

1.2建设单位的职责：建设单位要根据国家有关项目档案管理规定，设立专门的档案管理部门，配置专职的档案管理人员，配置能够满足项目档案管理、档案实体安全保存和利用需要的设施，应采用计算机和档案管理软件来管理。建设单位档案室应建立档案管理体系，加强落实项目档案管理责任制，要对各参建单位的档案工作进行监管、检查、指导和培训，并将各部门的档案收集工作纳入统一管理，实行项目档案与项目建设同步管理。

1.3勘测、设计单位的职责：设计单位要按合同约定，收集项目前期勘测中形成的工程地质、地形测量、水文、气象等及设计基础文件，向建设单位移交。收集设计活动中形成的项目可行性研究阶段、项目初步设计阶段形成的文件，设计交底及图纸审查、设计优化形成的文件，施工图、竣工图、现场服务形成的设计更改文件等，经过收集、整理后向建设单位移交。

1.4监理单位的职责。按《建设工程监理规划》（GB/T50319-2013）

的规定，设计、施工单位形成的文件质量和案卷资料纳入工程资料监控范围，对参建单位整理和移交竣工档案质量情况负责审查，并签署审查意见，最后一同监理竣工档案移交建设单位。依据《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）和合同约定，对项目监理过程中形成的文件收集、整理后，向建设单位档案室移交。

1.5承包单位的职责。对本单位移交的竣工档案进行自检、验收，对项目档案管理与工程建设同步以及项目档案的齐全、完整、准确、系统负责。按照合同约定的承包范围，收集整理本单位在工程建设活动中形成的档案，进行汇总、整理、编目，经监理单位审查后向建设单位档案室移交。

2.医院基建档案管理存在的主要问题

2.1医院档案资料分散易丢失。这是由于医院工程工艺复杂、设计变更多、周期长、参与部门多等原因造成的。如从论证、立项、决策（会议纪要）、请示批复、招投标、勘测、设计、办理手续、开工，到主体和配套施工，竣工，再到水暖电、消防、环评验收，再到装饰装修、绿化亮化，最后到竣工验收投入使用，一般最短周期为两年半时间。如遇气候变化或领导变迁等情况，时间可能多达4-5年之多。这种实际情况势必就使得医院档案资料更分散易丢失。

2.2医院领导建档意识和职工归档意识淡漠，未把基建档案列入单位议事日程。只讲工程质量，追求当下顺利竣工；只谈医院的病历档案和人事档案重要性；或者分管基建的领导将常用的图纸、维修手册、使用说明甚至于批复文件等据为己有，随分管人员的岗位调换档案被带走或丢失，更有甚者图个人方便不愿归档，以至于根本无法资源共享等等。

2.3施工单位人员素质不高，归档意识不强且管理现状松散。施工人员归档意识差，只收纸质档案，不注意收集电子档案（如照片或视频资料）；只注重各种施工资料的收集，不注重配套工程设备资料的收集，造成归档资料的不全、档案收集、编制质量不高。以至于移交给医院的基建工程项目归档材料中复印件多、签字和盖章不齐全等诸多问题存在，造成档案利用的凭证作用不强等等。在管理上，资料填写不全或破损、设计变更与工程变动未做会议纪要、竣工图与施工图通用不做修改等，造成业内资料不准确。

2.4医院基建档案管理人员业务素质低下，责任性与管理意识不强。档案人员学历偏低，多数未经专业培训，“三纳入”、“四同步”制度落实较差；对归档文件有多少算多少，文件零散；对短缺档案不寻找，不追踪。也正由于其对档案和基建知识的不熟悉，造成一头雾水，面对一堆资料无从下手，管理杂乱无章。

2.5医院与基建部门没有形成合力，缺乏沟通，指导监督不力，造成归档质量不高。

2.6档案管理设备和手段的落后，很多医院既无档案室甚至没有设置档案专职人员，多是院办人员兼职，更谈不上配备专门的档案装具与计算机管理。一些医院不仅没有计算机等现代化管理设备对信息进行检索、集中贮藏处理，就连起码的密集架、铁皮柜、图纸柜、装订机、防潮、防蛀设备也不具备，档案管理人员还是依靠传统的手工操作进行装订，费时费工，效率低下，直接影响档案的长期安全保管和迅速方便使用。

3.医院基建项目档案管理对策

3.1建章立制，依法治档。建立健全医院的档案管理网络，全院档案实行统一管理，统一标准，统一分类，避免过去分散管理造成的人力、财力、物力和空间的浪费，保证档案的完整、安全、开发利用，实现资源共享。把完善各项规章制度作为做好基建档案管理工作的关键，将档案管理工作纳入领导的议事日程，并有分管领导亲自兼管，这是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化前提。档案部门要会同基建部门制定一套符合医院实际的档案岗位职责、基建档案管理实施细则、基建档案归档整理范围、归档时间等。强化监督职能，在基建工程项目立项时，应将档案工作纳入到工程的各个阶段，纳入档案部门人员和基建部门人员岗位职责中。

3.2加强对医院档案人员专业知识的培训和业务素质的提高。档案工作是一项政治性、服务性、条件性、严密性很强的工作，要求档案人员必须具有严谨求实的工作作风和良好的品质，因此必须加强对档案人员法制宣传教育，提高档案专兼职人员的档案意识，使他们认识到基建档案的潜在价值，变被动为主动，自觉参与档案管理。档案人员要解放思想，更新观念，充分认识档案在医院管理中的地位和作用，利用院报、会议、发文、座谈等形式积极宣传档案法及有关处罚条例，积极参加基建和档案专业知识的培训，培养一支既要政治素质好，责任性强，又要热爱档案工作；既要有档案专业知识，熟练掌握操作技能，又要熟知基建项目档案管理工作范围，能够从容面对档案专业发展面临的新问题；既要有一定外语水平，又要会利用现代化手段管理使用档案，有进取性和创造性，提高归档案卷质量。采取请进来、派出去的方式，对档案人员进行基建档案专业知识培训，进一步开阔视野，增长知识，这样才能保证档案的严肃性和真实性。

3.3加强医院专兼职档案人员与各参建单位人员的相互学习，做到知识互补。档案专兼职人员要与各参建单位人员多沟通、多交流，多座谈，真正将有利用价值的项目档案资料收归档案室，便于更好的开发利用。提高各参建部门人员的档案意识和法制观念，使大家认识到项目档案的潜在价值，变被动为主动，自觉参与档案管理。

3.4加强医院与各相关部门相关科室的沟通与协调。鼓励和支持档案管理人员自建设项目开始，就积极介人、深人基层，加强工程建设人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。应根据医院的实际情况和具体要求，制定基建项目档案管理实施细则，细则应主要明确基建档案的归档范围、归档要求以及从建档案的移交与整理、保存与借阅等方面的其体规定。这样就可以在基建档案管理过程中给相关人员提供标准，增加基建档案资料整理的可操作性.保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。

3.5运用现代化手段，搞好档案信息开发利用工作。开发基建项目档案信息资源，为医院医疗、教学、科研、后勤管理服务，是基建项目档案管理的根本目的，也是档案管理工作的重点。所以档案室首先要创造条件实现以计算机为核心包括扫描、复印、缩微、声像等先进科技手段在内的现代化目标，编制切合医院基建项目的档案管理软件，编制《医院工程基建项目简介》等，为利用者提供方便、快捷优质的服务是我们管理的真正目的。

基建项目档案是一种特殊的不可再生宝贵的信息资源，所以归档的项目档案必须齐全、完整、准确、系统，签字手续完备，内容真实、可靠，与工程实际相符合，字迹清楚、图样清晰、图表整洁，其载体、书写及制成材料应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）的规定。要按国家和行业标准要求组织竣工档案资料的专项验收。竣工图应与项目竣工验收时的实际情况相符合，监理单位应对设计单位编制的竣工图进行审查，并在竣工图案卷目录上加盖竣工图审查章，方可归档。项目档案必须坚持档案工作与工程建设“三同步”，在建设合同中要明确提出对文件材料的编制、整理及提交的具体要求。在工程竣工验收时，要同时验收项目档案归档情况，只有这样才能真正收到有价值的对社会有利用的项目档案，为日后解决更多的实际问题。

4.投入使用后医建档案的利用价值

各医院基建项目参建单位都要以对工作高度负责的责任心和使命感，确保每一项医建设项目（工程）都有齐全、完整、准确、系统的竣工档案资料，以便最大限度的发挥档案在经济建设和社会发展中的巨大作用。档案的收集、整理就是为了提供人们利用，档案利用好了能产生良好的经济效益和社会效益。基建档案是一种特殊的不可再生宝贵的信息资源，项目投资大、数量多、载体多、周期长、环节多，档案不仅仅要看给当下能解决多少实际问题，更应该鉴定其在将来提供的利用价值。我们要加强对文件形成者、档案管理者的业务指导，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。不断提高业务素质和科学知识，是医院基建项目档案管理未来必不可少的动力。作为医院档案管理人员既要熟悉医院管理新知识，又要熟练掌握档案管理专业知识和电子档案的收集与整理的新技术，新方法，只有这样才能更好的为医院深化改革和为社会利用者提供快捷方便的服务。

参考资料：

档案专项管理篇13

2012年至2015年，用四年时间，对尚未进行规范化考评验收的机关完成初始评定；对年《省档案工作规范化管理办法》(试行)(办函〔〕103号)前己达标升级的机关、单位，结合实际情况，按新的评定标准进行相应等级的重新认定；对年后等级认定连续时间己满3至5年的机关、单位进行复查评定，二级部门复查评定时间与主管部门大体一致。2015年后，按“已评定时间满3至5年应复查”的要求对相应机关进行复查评定，己评定等级的单位要创造条件上档升级,以确保档案工作规范化管理常态化。国有企事业单位根据实际情况按照规范化管理要求进行评定和复查(县档案工作规范化管理评定时间安排见附件)。

(二)档案馆规范化管理

2013年，完成县国家综合档案馆省二级复查。

二、工作要求

档案工作规范化管理己纳入县政府年度目标绩效管理，各单位要严格按照《省档案工作规范化管理办法》的考评细则和评分标准，扎实做好各项工作，重点加强以下几个方面：

(一)加强档案规范化管理的组织领导，确保人员、经费、场所、制度“四落实”

各单位各门类载体的档案应集中统一管理，配备专(兼)职档案员，制订并完善各种门类和载体档案的归档范围和保管期限表，以及切实可行的档案工作制度，强化主管部门的档案监督指导职能，添制必要的设施设备，档案实行专室(专柜)、专人管理，确保档案资料的安全和有效利用。

(二)加强收集整理，确保国有档案资料的齐全完整

在做好纸质归档文件收集整理的同时，还应加强以下门类档案的收集整理。

1.加强电子档案管理。各部门要按照《省电子文件归档与管理暂行规定》(网办发〔〕7号)要求，加强电子文件及电子档案的管理，单位自己保存的电子档案数据应脱机备份。

2.加强声像档案管理。各部门应加强声像档案(照片、录音、录像带)和自动化办公过程中形成的各种光盘、磁盘及相关背景信息的收集。在归档整理时，照片影像应标注事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示所反映的有关信息；光盘、磁盘(带)要编号，盘面要标明存储文件的内容、时间、运行的软件环境、版本号、说明等相关信息。

3.加强重大活动档案管理。各部门要按照《省重大活动档案管理办法》，对年以前重大活动档案进行认真清理，确保收集齐全、资料规范、建立专档、及时移交。凡党和国家领导人、省委省政府主要领导来我县视察工作，国家和省政府在我县召开的大型会议、开展大型活动，省级及以上的全县性创建活动，特大突发事件、自然灾害等形成的各种文件材料和声像材料，主办单位在其活动结束后二个月内将规范整理的重大活动档案移交县档案馆。其它重大活动档案随文书档案移交档案馆。

4.加强专业档案管理。专业档案(见《国家基本专业档案目录》)是部门档案的重要门类之一，是国家档案资源的重要组成部分，各相关单位应建立专档，加强专业档案的收集、整理工作，确保专业档案的齐全完整。

(三)推进新领域档案工作，不断完善档案资源体系

1.严格规范国家重大建设项目档案验收。各乡镇、部门要高度重视和支持项目档案及验收工作；县档案局要加强项目档案的监督、指导和检查，提供咨询与服务，依法做好项目档案专项验收；县发展改革局要发挥在项目投资立项审批方面的职能，加强对项目档案的宏观管理，及时向档案部门通报重大建设项目及项目竣工名单；县级项目主管部门要加强监督管理，按规定做好项目档案登记工作，同时在审查项目竣工验收申请时，严格审查项目档案是否通过档案专项验收，未经档案验收或者档案验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收；建设单位要认真履行法定职责，做好档案的形成、积累、整理、归档工作，在竣工验收前及时申请项目档案验收。县政府目标绩效督查室年终将根据年初县委下达的重点建设项目投资计划竣工项目数，对各乡镇、管委会、县级相关责任部门重点项目档案验收情况进行逐一清点，严格考核。

2.全面推进基层政权组织档案规范化管理。县档案局要加强对乡镇、村(社区)档案收集、整理的指导和业务培训，各乡镇要积极开展新农村示范乡镇的创建申报工作。进一步贯彻落实县委组织部、县民政局、县档案局《关于加强村级组织档案工作规范化建设的意见》(组通〔〕20号)，结合第二轮村级组织活动场所建设和创先争优活动，加强农村基层组织档案资源、利用、安全体系建设，力争用三年时间，使全县农村组织建档率达到100%，80%的建制村基本达到档案工作“三有二好一无”(即：有领导小组和专(兼)职档案员，有工作职责和制度，有档案室、档案柜和计算机；资料收集好，档案整理好；无档案安全隐患)标准。

3.积极引导民营企业加强档案管理工作。县档案局要加强与县工商局、县工商联、县发展改革局、县经济和信息化局等相关部门的联系协调，采取提供技能培训、登门指导、提供业务咨询、典型示范等服务形式，进一步完善服务体系，加大对民营企业档案工作的扶持力度，为民营企业的生产、经营和健康发展提供优质高效的服务。

(四)加强档案保管，确保国有档案安全

1.加强机关档案保管。加强档案保管，确保档案安全，是各级政府和各级档案部门的重要职责。由于县档案馆现有库房严重不足、新馆尚未建成等原因，各单位保管已满10年应向县档案馆移交的档案还将继续保存在各机关单位档案室。为此，各单位要进一步完善档案保管有关制度职责，添置必备的档案设备设施，做到防盗、防鼠、防潮等“八防”；加强档案安全监督检查，发现隐患及时整改，确保馆藏和各机关档案安全。

2.县档案局要加强指导，加大全县档案安全执法检查和档案安全隐患督促整改的力度，确保全县国有档案安全。

三、工作保障

(一)加强执法检查