档案管理研究1

城建档案管理是一项系统而复杂的工作，是对纸质档案和电子档案实施管理并提供利用服务的工作总称。海口市城建档案管理还停留在传统的观念上，而现今的城市发展和建设涵盖了非常多而复杂的内容，同时海南自由贸易港建设总体方案、智慧海南建设总体方案对于海南省信息化建设提出了更高要求，而且在大数据快速发展的时代，促进城建档案管理的数字化转型既是外部大环境的客观要求，也是城建档案馆内部寻求突破的内在要求。海口市城建档案馆信息化建设的目标，以强化条块结合、用活用好数据为出发点，促进互联互通、数据开放、信息共享和业务协同，充分利用和整合各种信息网络资源，支撑城建档案业务改革和海口市管理的政务信息化项目，实现以服务公众为目的，有效解决政府工作中的难点以及老百姓关心的热点问题。

一、海口市城建档案数字化建设现状

城建档案数字化不仅包括存量纸质档案的数字化，还包括新接收档案的数字化，以及电子文件按照规范要求直接归档，形成电子档案。海口市城建档案馆信息化建设项目，其中一个重要任务就是将档案库房里约17万卷的纸质档案通过扫描仪扫描后，生成数字文件存储到硬盘、光盘等信息化载体中，然后将扫描生成的电子文件集成到城建档案管理系统中，为档案利用提供便捷查询、统计等服务。目前海口市城建档案馆接收的主要还是纸质档案，与能够完全移交电子档案还有差距，纸质档案和电子档案同时存在。海口市城建档案馆信息化项目，已经被列入海口市“城市大脑”计划，随着智慧城市的发展以及海南自贸港建设要求的提出，电子档案的移交、管理、利用是适应信息化时展的要求。对于城建档案而言，引入互联网信息技术和大数据技术，能够强化档案管理人员对数字化技术的认知，加大对数字技术运用于城建档案管理的研发力度。现阶段海口市的政务服务工作已经在向智慧政务方向转变，智慧档案管理工作也会是其中关键的环节，用一台连接互联网的电脑就可以直接实现档案录入、查询、保存、调卷以及资源共享等功能，这是有效提高城建档案管理效率和服务水平的最佳方式，同时电子文件归档从双套制转到单套制，是信息时代档案工作的必然方向。

二、海口市城建档案信息化建设的迫切性

海口市城建档案信息化建设项目，包括信息基础设施、信息资源库、信息应用系统、信息技术服务等的建设。根据海南自由贸易港建设和智慧海南建设总体方案，以及海南省、海口市政府数字化转型的明确要求，同时依据海南省大数据管理局提出的信息化建设坚持统筹规划、集约建设、系统整合、信息共享、业务协同、安全可靠的原则，通过海南省构建“大系统、大平台、大数据”，海口市城建档案信息化建设项目充分利用和整合各种信息网络资源，有效支撑城建档案业务改革和海口市管理的政务信息化项目，实现以服务公众为目的，有效解决政府工作中的难点以及老百姓关心的热点问题。

三、城建档案管理数字化建设的意义

（一）有效提升档案管理效率利用互联网信息技术，在档案的登记录入环节，就可以将各种类型的文件，比如文本、图片、图像、视频、表单等进行电子转化，同时系统也对这些电子文件进行分类管理，这样能够摆脱传统纸质档案管理复杂、查找困难的缺陷。随着计算机技术和大数据技术的逐渐广泛应用，档案管理转向数字化和信息化的步伐已经势不可挡，利用现代化的互联网信息技术，能够快速实现档案的查询、检索、调阅以及分析等。

（二）实现信息共享和高效检索传统的纸质档案，需要耗费大量的纸张，需要购置打印机等设备，还需要一定的档案库房，人工管理耗费巨大。利用数字化技术和互联网信息技术，可以将纸质文书档案采用拍照、扫描的方式转换成数字化电子档案，这些数字化电子档案可以上传到政务服务系统专门的云服务器上，并将电子档案按照规范分类，组建成一个云端档案资源库，人们可以直接上网通过关键词查找、时间筛选等方式随时随地搜索调阅相关档案，大大提升了档案的管理利用效率。采用数字化档案管理方式，可以根据档案的外部类型特征进行分类管理，还可以根据档案的内容进行分类管理，存储起来方便快捷，二次利用也非常便利。利用网络信息技术、移动通信技术、大数据技术、云存储技术等共享城建档案资源，会使得城建档案管理工作越来越高效。

（三）电子档案更易保存，状态更加稳定传统的纸质档案大多采用物理保存的方式，容易受到外界不良因素的干扰，比如火灾、水淹、霉变等都会对档案文书造成破坏，而且这些档案要占据一定的场地，容易造成数据丢失和资源的浪费。而数字化档案的优势是，只需一台连接互联网的电脑，就可以实现大量的档案文件的云存储，受不良因素干扰的风险大大降低。现在的云传输、云存储等技术越来越成熟，电子档案的存储方式不断更新，存储和读取数字化文件的速度越来越快。人们通过网络就可以读取云空间存储的档案资源，实现了随时随地查找和检索档案。

（四）文件安全性大大提升传统的纸质档案在存储、运输、查阅等过程中存在诸多风险，比如物理存储环境的温度高、湿度大、梅雨季节等会让纸质档案产生霉变。此外，档案查阅翻找起来比较困难，需要耗费一定的人力和时间。而数字化电子档案直接通过互联网传输，很大程度上避免了数据丢失和泄露的风险，且传输速度非常快，几秒钟就可以送达。随着保密技术的逐渐成熟，电子文件的保密性能也大大提升，通过设置加密程序可以保护电子档案的安全。权限管理作为一种安全手段，等于给电子档案增加了一道安全门，通过设置读取电子档案的权限，没有获得授权的人员则无权查看相关档案资料，这样可以有效提升电子档案的安全性。

四、当今互联网、大数据背景下海口市城建档案管理数字化建设的思考

（一）提高认识，转变观念在互联网时代，思想要紧跟时代潮流，数字化转型最先要改变的就是思想观念，这就需要所有档案工作人员要从自我思想上发生质的转变，认识到互联网时代采用数字化信息技术管理城建档案是大势所趋，这样才能更好地指导城建档案管理工作。正确看待数字化和信息化给城建档案管理带来的挑战，树立起融合新发展趋势的观念，强化自身的学习意识、责任意识以及使命担当意识，让海口市城建档案管理工作逐步融入数字化建设潮流中。

（二）培养“双专业”高素质的档案管理人才要实现城建档案管理的数字化转型，必须依靠一批既有城建档案专业知识，同时又兼具数字化和互联网技术专业知识的人才，使得档案管理的方法论和技巧，与互联网信息技术的业务基础知识和技能达到完美结合。因此，海口市城建档案馆的工作人员需要加强自身数字化技能的培养，通过参加主题培训、研讨会、学习其他城建档案馆先进经验等方式，逐渐将城建档案专业知识与现代化信息技术融会贯通。

（三）建立城建档案信息管理系统平台海口市城建档案馆信息化建设项目的另一个重要任务，就是开发一套符合自身业务流程与城建档案管理的系统平台。作为海口市城建档案馆统一的档案采集、管理、查询、统计分析及展现的平台，主要要实现以下功能：

第一，统一并规范电子档案上传入口。城建档案信息管理的平台系统需要支持影像拍照、二维码扫描、版式电子数据文件等技术，进而实现对不同物理介质和不同类型文件的档案进行电子化和标准化的封装处理工作，将上传入口进行规范统一后，能够对电子档案进行统一格式的存储，确保电子档案不可篡改和可追溯性。

第二，统一管理数字化电子档案。在城建档案数据库或者云存储空间，设置好查询、下载、查阅、打印等权限，按设置分配权限，按权限实现电子档案的各种操作。同时，按照档案生命周期管理原理，要将档案的登记、归档、整理以及转移、鉴定销毁、查阅、备份恢复等功能贯穿整个档案的生命周期，每个环节要留痕，实现操作记录可追溯。

第三，建立流程化管理模式。档案管理平台系统要实现流程化管理，区分工作流程和业务流程，同时支持流程的可修改性，可以自定义工作流的各个环节和审批人以及操作路径，如果满足流程，操作人员可以实现对流程的增删改查。同时也可以根据业务需求，为每个环节设置不同的角色，方便不同的人对该业务流程发表审批意见。第四，支持新的业务加载。城建档案管理平台系统要实现新业务加载功能，方便所有操作人员在同一个平台系统中实现对不同类别档案进行管理，比如不同角色的人可以对档案进行添加、修改以及筛查等。第五，实现权限的灵活、方便管理。随着保密技术的逐渐成熟，电子文件的保密性能也大大提升，通过设置读取电子档案的权限，非相关人员无权查看相关文件，这样可以有效提升文件的安全性。比如可以引入人脸识别、电子证书技术和数据加密技术，相关人员访问文件要进行人脸识别或个人信息认证。权限体系可以根据不同组织架构和业务模式，实现权限分级、分组管理，支持权限共享和临时发放。五、结语随着城市的快速发展，城建档案管理在实际工作中会遇到各种困难，工作难度也会逐渐增加。不断完善城建档案管理数字化建设，可以提高城建档案管理工作效率，提高城建档案管理水平。总而言之，相比较传统城建档案管理而言，依托数字化信息技术的城建档案管理具有保存便捷、资源共享、高效查询、电子文件安全稳定等优势，能够有效提升档案管理的效率和服务水平。

作者:周德雄 单位:海口市城建档案馆（海口市建设信息中心）

档案管理研究2

一、智慧城市背景下城建档案管理的重要意义

随着我国现阶段城市化建设进程的加快，城建档案管理不能按照传统的模式进行，应该加强对城建档案管理工作的创新和优化。在智慧城市背景下，要想保障城建档案管理工作顺利进行，需要城建档案管理人员按照新的思路和方式管理城建档案，提升城建档案管理的成效。并且，城建档案管理人员还应该充分结合以往工作经验和智慧城市建设对城建档案管理工作的要求，更好地开展城建档案管理工作。第一，在智慧城市建设背景下，城建档案管理人员应该尽快落实城建档案管理工作要求，将信息技术与城建档案管理工作相结合，最大程度提升城建档案管理工作的效率。例如，智能化档案储存模式能够在城建档案管理过程中，为信息的输入和应用提供一定的参考依据，帮助工作人员更好地解决数据查找困难以及信息交互不足的问题。第二，在城建档案管理工作开展过程中，如果能够结合实际情况进行管理创新和改善，就能使城建档案管理工作顺利进行。例如，在不同的城市中，城建档案的内容存在一定的差异，城建档案管理人员在档案管理方面应该充分应用自动化和模拟化模式，对城建档案管理工作进行预判和分析，为各类特殊情况的处理奠定坚实的基础。

二、智慧城市背景下城建档案管理工作的创新要求

（一）推动城建档案管理的信息化在智慧城市背景下，对城建档案管理工作进行创新和优化，最重要的就是推动城建档案的信息化管理。要充分利用先进的信息技术构建城建档案信息化管理平台，实现城建档案数字化管理和储存，通过互联网技术获取更加全面和系统的城建工程以及项目信息，实现对城建档案管理信息和数据的在线查阅，全面颠覆传统纸质化档案管理模式，实现智慧城市背景下城建档案管理的信息化。

（二）推动城建档案管理的高除了要推动城建档案管理的信息化，还应该重点关注城建档案管理的高效化以及便捷化。随着我国城市化建设的提速，很多城建项目也逐渐投入到建设中，在这个过程中涉及很多的管理和施工部门，从而产生大量的档案数据和信息。因此，在智慧城市背景下城建档案管理最困难的地方就在于对档案信息的收集和整理，城建档案管理人员应该充分利用信息技术，使各部门之间的信息能够实现共享，工程档案资料以及信息可以通过网络系统及时上传，这样不仅可以提高城建档案管理工作的效率和质量，还能为城建档案管理工作开展提供便捷性。

三、传统城建档案管理工作存在的问题

（一）城建档案信息收集整理困难随着我国现代化城市建设的不断发展，城市建设工作逐渐朝着多样化的方向发展，再加上城市工程建设项目的快速增长，无形中加大了城建档案管理的难度。如果工作 人员仍然采用传统的城建档案管理模式，不仅会导致我国现阶段城建档案管理工作滞后，还会降低城建档案管理工作的准确性和有效性。对于数量庞大的城建档案信息，信息收集和整理的过程更加复杂，传统的城建档案管理模式已经无法适应，档案管理人员难以高质量完成档案信息收集整理工作。

（二）城建档案管理模式落后在传统的城建档案管理工作中，档案建档、移交、归档以及利用组成了档案管理工作的全过程。然而，随着城市化规模的不断扩大，城建档案资源量急速增长，以前的档案管理流程已经不能适应现代化城建档案管理工作的需要，城建档案管理人员应该运用更加先进的管理理念和信息技术，构建新的城建档案管理模式。但从我国现阶段城建档案管理工作的实际情况来看，城建档案管理人员对城建档案信息化管理缺乏足够的认识和了解，这就导致了城建档案管理工作中的电子档案管理存在一定的安全隐患，极易造成建城档案出现数据丢失或者信息泄露的情况，不利于建城档案管理工作的顺利开展。

四、智慧城市背景下城建档案管理工作存在的问题

（一）城建档案管理体系不健全从我国现阶段城建档案管理工作的实际情况来看，城建档案管理人员对城建档案管理工作没有足够重视，缺乏对城建档案建设内容的认识和了解。再加上在城建档案管理工作中，档案资料较为繁琐复杂，一旦管理人员出现工作失误或者管理意识降低，就会导致城建档案管理工作出现问题，比如城建档案资料不完整、城建档案整理不规范、城建档案保管分散等。在实际的城建档案管理工作中，由于城建档案管理人员的管理意识和管理理念不能及时更新，使得智慧城市理念不能够与城建档案管理工作相结合。现阶段我国大多数城建档案管理人员缺乏专业技能，综合素质较低，造成城建档案管理领域缺乏高水平的管理人才，再加上缺乏科学合理的城建档案管理制度，档案的收集、保存等环节没有明确的执行标准，使得城建档案管理人员不能及时处理城建档案管理工作中遇到的问题，直接影响了城建档案管理的效率和质量。

（二）缺乏城建档案信息化管理体系的支持在智慧城市背景下对城建档案进行管理，需要完善城建档案信息化管理模式。但是，在城建档案实际管理过程中，面临着信息化管理体系不完善的问题。第一，一些城建档案管理机构没有开展电子档案建设，也没有完善城建档案数据库建设。第二，城建档案网站维护工作滞后，在城建档案网站建设的过程中缺乏专业的信息技术人才，不能根据相应人群的使用需求对城建档案网站进行优化和维护，造成了城建档案网站的管理和建设水平滞后。第三，档案管理人员在对城建档案进行管理的过程中，缺乏数字化管理意识，不能充分利用现代信息技术对城建档案进行科学化、规范化管理。在实际的城建档案管理过程中仍然以实体档案管理为主，没有实现城建档案从实体管理到电子管理的有效转变。而且，一些城建档案管理人员缺少服务意识，眼中只有管理没有服务。而城建档案管理的最终目的就是提供利用，提供利用离不开服务，服务水平的高低直接体现着档案管理水平的高低。在城建档案管理过程中，档案管理人员没有对城建档案信息服务路径引起足够的重视，造成很多区域的城建档案管理和信息服务开发工作仍处在初级阶段，不能真正发挥出城建档案的重要作用。

五、智慧城市背景下创新城建档案管理模式的措施

（一）建立以公共信息服务平台为基础的档案管理服务模式在智慧城市背景下，城建档案管理公共信息服务平台逐渐优化，管理人员在进行城建档案管理时可以将公共信息服务平台作为支撑，创新城建档案管理模式。现阶段我国的公共信息服务平台类型主要包括收集归纳数字资源以及多元化信息数据服务。收集归纳数据资源是公共信息服务平台中最常见的类型，它将混乱的数据信息进行有效的收集、归纳和整理，使各类数据信息变得井然有序，逐步建立数据信息库。在我国现阶段城建档案管理工作中，管理人员可以使城建档案数据与公共信息服务平台相结合，不仅能提高工作人员对城建档案的利用率，还能满足公众对城建档案资源的需求。

（二）建立智能化、信息化的城建档案数据库在智慧城市的背景下，城建档案管理信息系统是通过数据处理和交换来完成城建档案管理各项工作的，因此，为了能够更加快速科学地进行数据处理工作，就必须将分散的数据进行归纳整合，针对公众需求建立面向问题的数据模型，使管理人员能够对用户需求更加明确。并且，根据数据需求以及目标，信息化的城建档案数据库应该通过并行和分布式两种计算方式，不断完善相应的数据模型以及分析指标体系。与此同时，还应该对数据进行有效的分析，加强客户端与城建档案数据库之间的联系，使大数据充分发挥出自身的作用。智能化的城建档案管理信息系统能够使城建档案资源面向更加广泛的用户群体，使城建档案资源更具开放性，为城市的建设和发展提供一定的参考依据，使其在城市建设和管理中充分发挥信息综合的作用。

（三）加强平台绩效管理，推动智能化评估系统建设对于城建档案管理工作来说，科学规范的绩效管理能够有效推动城建档案管理服务平台的建设。绩效管理需要充分检测用户、服务以及可见性的质量和效果，从用户感受以及平台服务两个维度综合评价城建档案服务平台的质量和效果。第一，建立科学规范的档案管理服务平台评测机制。这一机制主要包括评估指标、过程、方法以及结果四个主要部分，在评估指标中，将供给与用户充分结合，主要包括内容、功效以及效果三个方面；在评估过程中，主要实施动态化的城建档案服务绩效管理；在评估方法中，通过定性与定量的有效融合，多个角度呈现出管理效果；在评估结果方面，将传统的信息模式与可视化进行充分地结合，对传统的信息进行优化创新，使其能够在硬件设备的支持下对平台绩效进行实时地展示。第二，构建管理服务绩效智能评估系统。管理服务绩效智能评估系统使用了大数据以及云服务的原则，通过对用户数据信息的汇总和分析，充分运用可视化技术检测数据信息动态的变化。

（四）推动城建档案工作的立体化发展对于城建档案管理工作来说，城建档案归档保存是为了进行有效利用。当前，城建档案的基础建设工作已经基本完善，因此，城建档案管理工作需要重点关注服务方面。而服务是否优化又完全取决于对档案资源的开发和利用程度。目前为止，在城建档案管理过程中，档案的查询和利用方式是采用关键字分类分级查询检索方式，但这种方式存在一定的局限性，容易造成因对关键字掌握信息不全面，或者存档录入的关键字与现阶段掌握的不一致的情况，导致有档案却查不到。因此，为了推动城建档案管理工作立体化发展，管理人员可以将城市地理信息系统与城建档案管理工作充分结合，实现城建档案管理工作中空间关系的可视化，带领城建档案管理进入全新的领域。与此同时，还应该给予城市建筑物以及构筑物等所有单位工程身份识别码，使其与城建档案的资料编号相关联。并且对相应的数据进行采集和积累，逐渐完善档案空间数据库的建设。通过档案空间数据库信息应用服务平台的建设，能够推动城建档案的查询可视化、信息综合化以及获取便利化。只要用户指定一个区域或者划定一个区域，城建档案信息系统就能够快速将建筑物按照分类、层数、建筑高度、面积、建设年代、有无电梯设施等条件进行筛选，形成各类所需的统计、分析信息表。综上所述，智慧城市背景下，城建档案管理工作面临着更大的挑战，要想创新城建档案管理工作，就必须结合城建档案管理工作的相关特点，深化智慧城市的相关理念。只有不断强化城建档案管理人员信息化管理理念，并通过先进的硬件技术和软件技术，建设更加综合的信息化城建档案管理系统，才能够有效提高现阶段我国城建档案管理工作的水平和创新能力，推动智慧城市建设向更高水平发展。

作者:朱楠楠 单位:临沂市城乡规划编制研究中心

档案管理研究3

0引言城建档案是指过去和现在在城乡规划、建设、管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。由于它是城市建设过程中直接形成的、真实全面的记录，所以它既可以科学指导城市建设，又可以成为总结以往城市建设经验教训的例证，因此它具有很强的实用价值，而讨论它的收集保管（以下统称归档）范围也就具有现实意义。本文旨在回顾和梳理重庆市城建档案归档范围、归档措施及时间的演变，探讨其完善、改革、发展对城市建设的作用与意义，详细讨论了重庆城建档案归档范围的变革与发展，总结了其历史动因、进程、成效等，可供相关人员参考[1]。1城建档案归档范围确定的依据城市的建设管理活动会产生很多的文件资料，大的如设计图、地质勘察报告、施工组织设计，小的像一张财务发票、一份混凝土抗压强度检验报告等，这些文件资料分布在政府的审核验收部门、建设单位、施工单位、勘察单位、设计单位、监理单位以及原材料或质量检测单位手中，具有体量大、分布广的特点，所以要将这些文件资料全部收归城建档案管理部门保管是不现实的。因此，在浩如烟海的信息中，哪些资料必须收归城建档案管理部门保管成为城建档案以备查，哪些资料由各单位自存即可，是个值得探讨的话题。对于这个问题，我们仍应该回到城建档案管理部门收集保管城建档案的初衷，即城建档案在管理过程中发挥的作用，具体来说就是四个依据：城建档案是工程质量终身负责制的依据；是建（构）筑物维修、改建、扩建的依据；是城市防灾减灾、战争破坏后恢复重建和突发事件处理的依据；是土地征用、房地产产权与产籍的依据。按照这四个依据，城建档案管理部门从本地的实际情况出发，根据自己城市的战略地位、城市规模、城市特点、城市性质等来确定城建档案归档范围[2]。

2重庆市城建档案归档范围的变革

重庆城市建设档案管理部门成立于1981年。在这四十余年中，根据城市建设发展的需要，管理部门对城建档案的归档范围不断进行调整和优化，如对于建设工程项目，初期主要接收施工单位形成的文件材料，现在对建设单位、监理单位、施工单位相关文件材料均要接收；检验批资料从接收到由建设单位、施工单位自行保存；建筑材料质量证明与进场检验从不接收到要接收，再到现在不收纸质件只收电子件，纸质件自行保存等等不一而足。1999年以前，重庆城建档案归档范围是参照国家标准执行。1999年重庆市建设委员会（现重庆市住房和城乡建设委员会，以下简称“市建委”）出台的《重庆市建设工程档案专项验收办法》文后所附的《建设工程竣工技术文件材料一览表》中，首次形成了重庆房屋建筑工程施工过程文件归档范围基本架构。2000年又出台了《重庆市市政工程竣工技术文件材料归档内容一览表》，对重庆市政工程施工过程文件归档范围进行了统一规范，再加上1999年印发的《重庆市建设工程档案进馆（室）范围及归档内容》中对建设工程准备阶段文件、竣工验收文件及声像档案的归档要求，以及1998年印发的《重庆市城市建设档案案卷质量规定》，至此，重庆房屋建筑工程、市政工程完工后，建设单位需要向城建档案管理部门移交归档的文件资料范围，包括工程准备阶段文件、施工文件、竣工验收文件及声像档案就有了独立完整的地方标准，同时对归档的城建档案的组卷、排列、编目、卷皮规格及其制成材料的质量要求也有了统一规定[3]。这一系列标准在实行几年后，2005年市建委又出台了渝建发［2005］226号文，将监理文件和部分纸质文件扫描形成的电子档案纳入移交归档范围。2008年为了配合建筑节能相关要求，市建委又制定了《建筑节能工程文件归档内容一览表》，后作为一个分部并入《建筑工程文件归档内容一览表》；同时管线工程档案归档内容并入《市政（含管线）工程文件归档内容一览表》。2011年针对房地产市场成品住宅（精装修住宅）的出现，市建委制定了《重庆市成品住宅装修工程文件归档内容一览表》。同年，市建委将以上规范标准梳理后，了《重庆市建设工程档案编制验收标准》,自当年11月1日起实施。至此，重庆建设项目城建档案归档的范围、案卷质量要求有了全面、详实、可行的一整套地方标准。2018年对老地标进行修订完善，了新一轮的《建设工程档案编制验收标准》，自2019年2月10日起实施至今。

3归档的建设项目范围及归档措施的变革

对具体的一个房屋建筑工程或市政工程需要归档的文件资料，有了完整的标准，而在实际中，会碰到各种各样、大大小小的建设项目，到底哪些类型的工程所产生的资料需要交给城建档案管理部门归档，也就是明确的城建档案管理服务对象，目前还不是很清楚。比如一个农村自建房需要交档案吗？一个临时建筑需要交档案吗？根据《重庆市城乡建设档案管理办法》的规定，重庆城建档案管理部门重点接收以下城建档案资料：一是各类建设工程档案，包括工业与民用建筑工程档案，市政基础设施工程档案，交通基础设施工程档案，抗震、民防、城市防洪工程档案，地下管线工程档案，军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图，国家和本市规定的其它应当归档的建设工程档案；二是业务管理和业务技术档案，包括城乡规划、建设、市政等行政主管部门形成的业务管理和业务技术文件材料；三是基础资料档案，包括城乡规划、建设、管理的政策、法规、科学研究成果和城市历史、自然、人文、经济等方面的基础资料。对建设工程档案归档措施及时间要求方面，重庆也经历了一个逐步完善的过程。1998年之前，由于没有地方标准，而当时参照执行的国家《科学技术档案工作条例》对归档时间也没有明确要求，所以当时建设工程档案移交得不是很及时，移交项目的覆盖量也不理想。直辖以后，重庆市政、房地产建设数量猛增，各方对建筑质量、档案查阅有了新的要求，在这种大背景下，重庆市人民政府在1998年出台了市政府38号令《重庆市城市建设档案管理办法》，当中对归档时间的要求是，建设工程竣工验收合格后6个月内将资料移交城建档案管理部门归档。政府令的实施，促使建设项目向城建档案管理部门移交的档案数量大幅提升。

但实行一段时间后，又出行了新的问题，一是社会法律意识增强，购房者接房后因各种原因第一时间到城建档案管理部门查阅所购房屋的档案，但由于38号令要求的是工程竣工验收合格后6个月内移交，所以会出现服务对象来查时，这个项目的档案还未交来不能及时查阅的情况；二是个别建设单位对档案工作不重视，竣工验收6个月后也未向城建档案管理部门移交档案，由于这些项目已竣工验收备案，城建档案管理部门无措施强制要求建设单位移交，导致个别项目城建档案始终未能收归城建档案管理部门。因此2010年出台的新的政府令《重庆市城乡建设档案管理办法》要求建设项目要在竣工验收备案前移交档案，将档案移交作为竣工验收备案的前置环节，这样所有的建设项目档案都能按时移交给城建档案管理部门。同时市建委下发［2010］590号文要求，凡是在本市行政辖区范围内报件的建设工程，建设单位在办理建设工程施工许可证前，要同城建档案管理部门签订建设工程档案报送责任书，否则不能办理建设工程施工许可证，进一步确保建设项目完工后档案能按时移交。近十多年来，重庆城建档案管理部门接受的档案数量逐年递增，2021年市城建档案馆全年接受1229个建设项目的档案，总卷数为190458卷，建设项目个数和总卷数都创了建馆以来的最高值，基本做到了应收尽收，为以后的利用服务奠定了很好的基础。这些都得益于重庆对城建档案工作的重视和形成了较完善的归档机制。

4城建档案收集存在的问题及应对措施

4.1提高档案管理人员素质城市建设的不断发展对城建档案管理从业人员提出了更高的要求，但是从目前重庆城建档案管理工作的实际来看，部分城建档案管理人员并不具备足够的管理意识和城建档案专业知识，长远来说会阻碍城建档案事业的发展。要解决这一问题，首先要定期组织城建档案管理人员学习相关规范标准，熟悉房屋建筑工程、市政工程的各种表格、归档范围及案卷质量要求，对新的规定要求要实时更新，从而打造一支综合素质高、专业性强的城建档案管理工作队伍。其次，要培养城建档案管理人员的主动意识，鼓励大家不仅能熟练运用现有的规范标准，还要在城建档案管理过程中，根据建设形势的变化，去听取最基层服务对象的声音，去主动思考如何调整完善现有的归档标准、案卷质量要求等等，然后将这些意见建议反馈给建设管理部门，以便制定出更适合的归档规范，使城建档案归档行为始终适应不断发展变化的城市建设。第三要加强人员交流学习，不定期组织本地城建档案管理人员到其他省市学习交流，开拓眼界，了解别的城市在归档范围和装订整理方面的特点，取其长处用在重庆的相应标准中[4]。

4.2城建档案收集范围的取舍由于城建档案承担着建设项目质量终身负责制的依据的作用，所以重庆经过二十多年形成的归档规范非常庞大，在归档要求上比较多而细。但在实践中，归档内容繁杂就会导致体量较大的建设项目归档的纸质资料过多，形成档案的成本增高。同时，大量的纸质档案交来后也增加了城建档案管理部门的管理成本。截至去年底，重庆市城建档案馆馆藏档案225万余卷，是直辖市中馆藏量最大的城建档案馆。九十年代修建的库房早已装满，后陆续建立的两个过渡库房目前也接近饱和状态。眼下，保管档案消耗了大量的人力、物力，如何解决应收尽收和管理成本高的矛盾迫在眉睫。2021年市城乡建委对建设工程归档移交资料进行了调整，即施工组织设计、施工方案、会议纪要、原材料合格证只交电子版，不交纸质版；施工过程资料除涉及结构安全部分的资料按原要求交纸质版外，其他的施工、隐蔽、检查记录只交电子版，不交纸质版。这样既保证了后期查阅的要求，也一定量减少了纸质档案的数量。今后，随着城建档案著录软件的优化、扫描文件和电子签章的法律认可，用电子档案代替纸质档案是大势所趋，而保管体积庞大的纸质档案所带来的防火安全隐患、人工成本都将成为历史[5]。

参考文献：

[1]刘洁,邹如萱.城建档案信息资源开发利用探析[J].重庆建筑，2021(11):34-35+39.

[2]林艳.城建档案归档范围理论与实践性关系研究[J].城建档案，2015(10)：2.

[3]赵立芳.“京、津、沪、渝、穗”五城市城建档案工作研讨会在广州成功召开[J].城建档案,2008（7）：1.

[4]重要城建档案异地备份的必要性与紧迫性[J].城建档案,2010（6）：8-10.

[5]陈雪燕,于英香.从档案管理走向档案数据管理：大数据时代下的档案管理范式转型[J].山西档案,2019（5）：24-32.

作者:刘洁 单位:重庆市城市建设档案馆