档案一体化管理篇1

3．电子文件与电子档案管理一体化。在婚姻登记工作中，工作人员使用的是《婚姻登记管理系统》，用来存储、控制婚姻登记过程中生成的所有电子文件，包括部分纸质文件扫描后的电子文件。在档案管理中使用的是适合档案管理的专门数据库系统，用来存储管理归档后的电子档案。电子文件与电子档案管理一体化需要利用网络和计算机技术将上述材料录入系统和档案管理系统实现无缝链接，建立文档一体化软件，针对从电子文件产生到归档为电子档案进行全过程控制和管理。在建立文档一体化管理模式的过程中，要实现登记材料全部电子化，同时优化两个操作系统，通过开发一体化软件，使文控操作系统与档案管理系统相结合，逐步实现电子文件到电子档案的一体化管理。

二、实现婚姻文档一体化管理的前提条件

档案一体化管理篇2

所谓一体化的管理，就是把文件工作和档案工作整合为一个工作系统，进行统一控制和管理。其实质就是将档案管理的若干功能提前，实现文件、档案的前端控制和全程管理。文件与档案是同一事物的不同存在阶段，它们在物质形态、社会本质及其所含信息的本源性上是完全同一的，两者只有运动阶段的区别而无本质的不同。传统档案理论把文件的归档作为文件与档案的分界线，对其进行分别管理，这种作法在手工操作时期可能具有一定的合理性。但电子文件的产生，使两者之间的界限模糊了。电子文件的全程管理和前端控制，都是孕育和植根于这种一体化管理模式的管理策略。对电子文件的全程管理中，计算机软硬件的配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定以及索引的编制都需要从文件形成阶段开始统筹设计，电子文件的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等大量的档案管理性工作也需要在文件的形成阶段或运转阶段进行。因此，电子档案的管理必须选择文件、档案一体化管理模式。

1文档一体化模式下电子档案管理步骤

档案管理工作是指在整个文件生命周期中一系列有联系的管理活动，包括鉴定、归档、整理、保护、检索（著录和查询）、提供利用等多项业务内容。与纸质档案等传统档案相比，电子档案管理工作正在发生着显著的变化，很多为档案学者和档案工作者所熟知的经典管理环节正在经历多方位的改变。具体来讲，档案管理工作环节的变革主要表现在以下几个方面：

1.1 积累与收集工作电子档案的收集和积累可以由计算机网络系统自动完成，电子档案的积累与收集根据计算机工作模式可以分为两种类型：一种是对于计算机网络上形成的电子档案，信息的复制和传输可以通过电子信号的形式在网上进行，这种系统一般都设计有自动记录的功能；另一种是对于单机形成的电子档案，其工作的措施和方法与纸质档案大致相似，表现为存储载体的积累与收集。

1.2 整理工作首先将载体上的电子档案信息输入计算机内，然后再计算机上对电子档案进行整理，使之有序化，然后将有序化的电子档案脱机保存在载体上。在整个整理过程中，传统案卷的概念（包括形式和内涵）已经消亡，取而代之的是“逻辑卷”的概念。最终的整理结果是对全部档案形成一个“逻辑目录树”。

1.3 保管工作电子档案不同于传统的纸质档案，它们对档案库房的防尘、防有害气体和防光条件也有更高的要求。目前最常见的方法就是通过异地保管的方法进行存储，由于分布式数据库技术的运用，使得这一种技术手段得以实现。

1.4 编目和编研工作随着分布式数据库技术的普遍应用，有些档案馆甚至可以不保存电子档案的载体，只需接收在线归档的电子档案即可。这样，档案馆的工作中心就转移到搞好编目和编研工作，更好地为利用者提供档案信息服务上来。

2文档一体化模式下电子档案管理的注意事项

2.1 统计工作随着计算机技术的广泛发展，它被逐渐应用于档案管理工作之中，这样既减轻了管理人员的工作负担，又可以保证统计的准确性。电子档案管理系统功能的日益完善，自动化程度也将越来越高。

2.2 鉴定工作由于电子文件极易篡改、伪造，而且不留痕迹，因而鉴定工作存在很大困难，需要从内容和技术两个方面进行鉴定。其中内容鉴定与传统档案鉴定的含义大体相同，即审阅档案的内容，甄别其科学的、历史的和现实的价值，进而确定其保管期限。

2.3 保密工作由于电子档案与传统档案的利用方式不同，因此保密工作也不同于传统档案的保密工作，电子档案的保密与传统档案保密的含义完全相同，但是其泄密的途径和渠道也更加多样化，存在着更多的安全隐患。电子档案的保密工作主要包括两方面。

2.3.1 存储在联网计算机中的档案的保密因特网针对不同的利用者提供不同级别的服务，网上数字化档案馆站点的档案信息非常容易泄露。因此，数字化档案馆站点必须将保密档案和公开档案分级保存。因特网是一个完全开放的网络，为了防止计算机“黑客”窃取和合法用户越权利用带有密级的档案信息，我们要做好网计算机中的档案的保密工作。

2.3.2 传输中的档案的保密目前，许多因特网站点都为自己增设安全保护机制，以防未授权的用户看到这些站点发送和接收的信息。这些站点通常称为“安全岛”。当然，仅仅采用这一保密措施是远远不够的，加密方法有两种，一种是硬件加密；另一种是软件加密。硬件加密的速度要快于软件加密。

参考文献：

[1]石桂华．浅析信息时代电子档案管理[J].行政管理，2011，（5）：153-154.

档案一体化管理篇3

一、方便管理，让资料具备完整性

基建和设备之间是互相关联的，设备将基建作为依托的对象，基建是设备主要的承载体。通常情况下，医院中的大部分诊断类设备普遍都是有特殊需要的，例如：X射线等相关诊断设备。这些设备不论在场地方面还是环境方面都有明确的标准，而且设备的资料也是有相关要求的。基建部门会依据厂家的技术需要进行针对性的施工，在设备完成以后就可以投入使用。在定期的维护或者是改造环节中，不仅要对设备档案做好检查，同样还应当根据基建档案的相关内容进行合理的维护以及改造方案，从而提高档案的利用率。对基建档案按照类别的方式进行保存是较为方便的。在工程设计单位中，在对特殊医疗设备设计过程中，应当需要专业人员对其进行设计，由于专业设计公司是依据不同设备技术内容以及相关标准要求进行设计的，是单独完成的基本建设。

（一）制定设备档案资料收集归档制度。在进行设备采购过程中和不同的部门之间都存在一定的联系，从科室的使用申请流程一直到上级的批准，在进行采购、招标等环节的实施，期间需要经历的环节较多，而且时间花费很长，手续也繁琐，尤其是在采购进口医疗设备时，手续不但复杂而且也存在时间长久等问题。因此，为了能够确保档案的完整性，档案管理人员应当和有关的科室、设备采购方面制定恰当的方案，从而能够在短时间里面将设备采购所需要的资料都收集齐全。

（二）提前介入设计、施工过程，收集完整的基建设计和建设资料。对于医疗设备中的采购和基建工程的实施，两者是同时进行的，相关人员在对设备进行采购的前期阶段中，设备应当具备一定的实用性，人员是否具备使用资格，是相关人员首先要考虑的问题。所以，在设备建设的准备过程中，档案管理人员应当参与进来，制定恰当的档案资料内容，并且与相关人员之间进行交流，确保工程进度能够和档案资料是同步的。倘若在收集时出现资料不合理的现象，应当第一时间进行处理，从而确保档案的完整性。

二、方便利用，为利用者提供最便利的利用模式

医疗设备作为医疗卫生诊治过程中不可或缺的重要辅助和诊疗工具，一直为着这个原则不断地更新发展。在这个医疗设备维修维护、更新改造的过程中，不可避免地要查阅设备和基建的相关资料。而在医院管理中，一般基建部门和设备部门是分开的两个独立科室，即使单位有综合档案室，在建档时，两个部门根据各自的要求，分类整理，单独排架管理。没有综合档案室的单位，都是各管各块，这就为利用者查询时带来了不便，有时既要调阅基建档案，又要查询设备档案，因两种档案的资料归档、保管期限的不同，有时还查询不到需要的资料。基建档案和设备档案一体化管理，保证资料的不流失，可以节省利用者的时间。原来在上级行政管理和质量监测部门检查时，每次都要两个科室的档案管理员抱着一大堆的档案备查，一体化管理还可以节省人力，利于政府部门的检查。对无法进行一体化管理的单位，为了便于利用，可将与设备配套的工程设计单位设计的施工图及竣工图复制一份蓝图存入设备档案，以供设备在维修维护、改造更新时使用，也不失为一种好的方法。

三、基建和设备档案一体化管理，可以方便后续形成的档案归档

因设备属固定资产，在有些非医疗单位，将设备档案作为基建档案的一部分组卷、归档。但在医疗单位，因其使用的特殊性，基建竣工后，设备安装完毕，设备的使用与管理才刚刚开始。在以后的日常管理中，会有大量的维护、维修，更新、改造、检测工作，这些活动中，会形成大量档案资料，特别是设备更新改造过程中需要对场所设计变动形成的资料进行归档，而这时设备与基本建设已经脱钩，想把基建变动的资料加入基建竣工的档案中已经不可能，这些资料单独存放容易丢失且不利查询。基建档案和医疗设备档案一体化管理可以解决这些问题。设备档案一台一档，按件编号，变动的资料可以随时添加进档案，较好地保持了档案的完整性。因此，从使用需要上出发，实行一体化管理也是必要的。

四、从利用实际出发，在基建和医疗设备档案卷内目录中设置互见号

因医疗设备使用管理上不断变更，有的同类设备有多台，因工作需要有些医疗设备会在不同科室间调拨使用，有些科室也会搬迁。而在整理医疗设备档案编制案卷目录时，为便于分辨查找，会在分类号内加入科室代码，经过调拨的医疗设备无法重编分类号，给案卷的查找带来了一定的困难。一般互见号设置在卷内备考表内，但有时一个基建案卷内保存几个项目的资料，互见号在备考表中查找不便，而在基建档案和设备档案卷内目录内分别设置互见号栏，把匹配的基建或设备案卷号填在栏目内，这样在查询时就可一目了然，便于分辨，缩短查找时间，提高查询的准确度。

五、结语

总而言之，基建和设备档案对医院的管理工作起着重要的作用，不但信息量大，而且具备一定的实用性，对提高医院的诊疗技术水平具有重要帮助。与此同时，医院也应当做好档案管理的基本工作，在对档案系统进行管理过程中应当遵守每一个管理流程，避免出现不必要的情况，希望能在未来的道路上为医疗行业做出贡献。

档案一体化管理篇4

一、以档案数字化建设为基础，才能实现文档一体化管理

档案数字化是档案信息化建设中任务繁重的一项阶段性工作，它是将传统的以纸张、录音带、录像带为存储介质的各种原始的纸质档案、图像照片、声像档案和微缩照片等通过扫描、压缩、摄录、采集、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术等相配于每张图片的科学手段，再运用分级存储管理技术将图片和索引字段存储于光盘库、磁带库等各种大容量的存储介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网上的过程。档案数字化建设是目前我国档案工作需要解决的重要问题，它与档案信息化建设、电子档案管理以及文档一体化管理密切相关。

档案数字化建设的根本目的是最大限度地发挥档案资源的价值。数字化过程需要使用扫描仪、数码相机、数字摄像机等信息采集设备，综合运用扫描技术、多媒体技术、数据压缩存储技术和数据库技术等。档案部门配备电脑、构建信息网络，只是营造了档案信息利用的“高速公路”，这些“高速公路”能否真正发挥效能，取决于有无充足的运送对象——数字档案资源。由计算机代替手工完成的各项业务工作，改变业务流程，对于档案实行数字化管理显得尤为重要，加快档案数字化建设，为研究制定电子文件归档和电子档案管理的制度与办法，实现档案利用服务的数字化、网络化、信息化，实现文档一体化管理有着极其重要的意义：

1.提高档案信息的利用效率

数字化后的档案可以在网络环境中提供利用，充分发挥网络传输面广、越时越地、快捷便利的特点，解决传统利用方式中同时利用带来的矛盾。此外，数字化后的档案可以与办公OA系统生成的线性电子文件在同一系统中提供利用，极大地提高了文档信息的利用效率。

2.保护历史档案

许多历史档案因老化或管理不当变得脆弱易损，如不及时进行“抢救”，很有可能彻底损坏，通过扫描等制作其数字化副本代替原件流通利用，将原件信息存储于易于保存的光盘等载体中，可保护重要历史档案免遭进一步的破坏。

3.规避安全风险

通过异地存放多套档案数字化副本，确保档案信息的安全，规避各种自然灾害或人为损害对档案信息可能带来的灾难性后果。

4.缓解库房空间的紧张

对于日益增多的非永久保管的半现行文件，可通过制作数字化文本来取代原件进行保管，可以缓解档案库房保存空间不足的压力，提高空间利用率。

5.便于档案移交工作

以数字化档案代替档案原件，以档案“信息流”代替档案“物流”，可以解决已到移交年限档案的移交与利用之间的矛盾，便于档案移交工作的正常进行。

6.在数字环境下，文档实现一体化管理

在数字环境下，随着电子文件数量的不断增多，特别是电子文件结构对背景信息和元数据的依赖性，使电子文件在形成与现实使用过程中形成质量状态对文件整体质量将产生决定性的影响。档案工作者对电子文件具有不容回避的监控、管理职责，电子文件的“前端控制原则”和“文件连续体理论”都要求将电子文件和数字档案看成一个连续的、无明显分接界整体，要求档案工作者从文件形成之时甚至形成之前就提前介入，进行入口控制和滞后控制，对文件自形成到归档、利用的各个环节实现一体化管理，对文件档案生命的全过程负责。

二、加快数字化档案建设，有利于实现档案信息服务社会化

网络连接着世界，利用档案的传媒实现了跨时空的嬗变，网络能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查询和集成在一起，发挥出强大的整体效应。只有加快档案数字化建设，实行一体化管理，避免信息资源在产生者那里无效保存导致的浪费和价值生命的缩短，确保档案信息价值得到最充分的利用，使档案这一人类共同的文化遗产被人们共享，才能推进世界上多种文化共生和交融。

馆藏资源数字化、空间虚拟化、信息资源共享化、服务对象及需求扩大化和传输网络化、档案信息社会化这些特征表明，加快档案数字化建设符合档案管理现代化发展的需要。

1.档案管理自动化

这是对档案自身管理行为现代化的确定，而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。档案管理具体业务环节的计算机管理问题是基础性的，它是开展档案数字化工作的前提条件。

2.档案信息管理规范化、标准化

所有数字化的档案信息必须按照规定的技术模式、文件格式和工作标准进行数字化。档案信息组织形式从纸张上顺序的、线性方式转变为电子计算机的直接的、网状的方式。索引文件、超文本技术等使得信息可以按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，这为方便用户检索、提高检索效率奠定了基础。

3.档案信息存储海量化

传统载体的档案数字化，需要机读系统和机检系统提供海量存储介质予以保存；而电子文件∕档案的管理，更需要有海量的存储系统作为技术支持。因而，各个物理位置的档案保管单位，必须采取海量存储技术。

4.档案信息社会化

传统介质的档案在一段时间内只能供一个使用者使用，其他读者如果也想获得这种档案信息，则必须上档案部门排队等待，因而，很难实现真正意义的档案信息服务化。世界上一些藏有极其珍贵档案和文物的档案部门为了保护这些档案、文物，每年只批准每月2000名左右的学者和专家来此研究。为此，很多学者等了数年也依然无法如愿。如果建立了数字档案，这个问题迎刃而解。利用者在任何时间任何地点都可以进入档案部门查找资料，可以在计算机网络上利用，这些档案、文物则可以得到真正永久的保存与收藏，也实现了真正意义上的档案信息服务社会化。

参考文献：

档案一体化管理篇5

文件与档案既有区别，又密切相关。文件强调的是现行效用，而档案注重的是长远价值。文件转化成档案不是其本身发生质的变化，而是依据其运动周期不同阶段的不同作用所进行的不同划分，是同一事物价值形态变化的体现。档案可以被理解成是由于它们的特定价值而必须保存起来的某个机构或组织的所有的现行文件和非现行文件。这种观点已被越来越多的档案工作者所认识和接受。尽管如此，传统档案的管理工作是与文件工作分开的。大多是在机关内分设两个部门，分别负责文书处理工作和档案管理工作。两者以立卷归档为界，文件在归档前属文书部门管理，归档后属档案部门管理。在这种管理体制下，文件在两个相互封闭的系统里分开运行，文书处理和档案管理各自为政，致使档案质量得不到可靠保证，档案资源不能充分发挥作用;出现了文书部门收集不全文件、档案部门收集不全档案、业务部门利用不全档案的恶性循环。

(一)电子文件的真实性、完整性与电子文件保存系统紧密相关

电子文件的真实性、完整性与电子文件保存系统紧密相关，如果在文件形成之初不能采取技术与管理措施使其真实性、完整性得到控制，则形成的电子文件转化为档案后，其凭证价值将难以得到肯定。此外，如果不在文件形成之初就由最关心其档案价值的部门对其进行控制与管理，一些有价值的电子文件可能会由于工作人员疏忽或对文件价值的不理解而从系统内清除、删掉，这将造成有价值的电子文件流失而无档可归。

(二)电子文件需要预先的档案干预

电子文件来自计算机，计算机技术导致了相关的信息管理原则，可以有效地进行信息处理，把它作为实现一个组织目标的有效手段，这是信息技术的一种战略作用。在计算机内，管理程序以迅捷的电子化方式进行。新开发的“工作流程”软件，可以通过完整的工作程序来自动处理电子文件。这一电子工具的应用，导致了机构工作形式的完全变化。文件管理在计算机信息系统内进行，而不再是一个机构内纯粹手工进行的行政管理或公文运行。档案工作提前介入文件的管理，到文件制作形成过程中去指导工作，直接对文件进行鉴定、著录，使文件管理与档案管理部分重叠，使文件从产生到最后利用形成一个无缝系统，这样才便于对文件的保护与存取。所谓文档一体化管理，它是将原纸质文件归档管理系统中的许多“后控制”手段提到了最前端，主张在电子文件形成前采取行动，以保证其归档质量，即将传统理论对实体保管对象的关注，转变成对文件、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。所有这些都远远超过了对文件进行传统的档案保管。这种保管模式因此又被称为“后保管模式”、“前端控制思想”。这样实行的结果，就使文件管理工作与档案工作真正熔为一体，再也无法将两者明确区分。

档案一体化管理篇6

2 档案一体化管理基础

在进行档案一体化管理的过程中，在理论以及实践方面都具有一定的基础，在理论基础方面，因为当前的档案管理正处在电子文件的发展时期，所以生命周期理论以及前端控制思想等都是主要的理论。而在实践基础中，应该为档案的一体化实现提供一定的物质帮助，信息化与网络化的发展趋势是档案实现一体化管理的首要前提，只有将理论基础以及实践基础有机的结合在一起，才能促进档案一体化更好的发展。为今后的档案管理水平的提升带来一定的帮助。

3 文档一体化管理思路

3.1 文档应用系统设计思路

在进行文档一体化管理的过程中，首先应该对应用系统进行设计，其主要的思路是应用网络服务器以及数据管理平台等方式对档案进行一体化的管理。在信息系统中，操作人员具有不同的操作权限，以处理阶段为例，这一阶段主要是进行文档的删减以及审批等工作，所以工作人员只具备对文件进行修改、删除或者增加等操作权限，档案工作者在这一过程中只具备查看以及浏览的权限，而在进入到档案归档以后，这一阶段的工作人员主要负责的任务是对电子档案进行整理以及进一步的筛选，选出有价值的档案资源进行保管。档案管理者的主要工作任务就是加以必要的指导。在生成电子档案文件以后，档案工作者的主要工作就是对这些档案加以进一步的保管，并且档案的使用者可以应用这些档案。整个过程中，档案具有完整性以及真实性的特点，减轻了工作人员的负担，降低错误的发生。

3.2 文档一体化管理的互动要求

在档案工作中，文书工作是最基础的环节，可以说档案工作是文书工作的进一步延伸，所以需要进一步加强二者之间的关联性，使其紧密的结合在一起，以促进档案管理工作水平的提高，保障档案管理的质量提升。在档案一体化的实现过程中，其中有一个最主要的特点就是可以将档案工作和业务系统有机的交叉在一起，这样可以对档案工作者带来重要的帮助，对社会积累财富执行力的强化起到积极的作用，同时也可以提高对档案的认知程度，让档案变得更加具有价值。只有将有价值的文件完整归档并移交给档案部门进行保管才能算相应的工作真正结束，同时还要意识到，在开展现行业务系统的过程中，要责任明确、注意积累，记录电子文件活动全过程中所有重要的和有价值的信息，确保电子文件的真实性和完整性。

3.3 工作流程的集成性

在传统的文件管理过程中，文件的形式、归档和作为档案保管与提供利用等关节，都将文件生命周期清除地划分为三个相对独立的过程，即现行期、半现行期和非现行期，并通过现行业务工作部门、机构档案室和档案馆三个物理位置不同的部门分别完成各自的工作。而文档一体化则将文件、档案的管理流程实现了集成，要求在一个统一的系统内，有统一的控制中心，统一的工作制度，统一的且各有特点的又互相衔接的工作程序，将档案著录、鉴定、保存和管理等工作贯穿于文件的形成、流转、移交、保存或销毁等各个环节，实现各个过程中工作流程的集成和信息的拱向，而且能够根据不同的文件与处理要求定义特定的工作流程，实现流程的优化和个性化处理，提高了工作效率，降低了档案接收和保管的复杂性，避免了信息的多次录入和产生不一致信息的可能性。

3.4 业务处理的自动性

档案一体化管理篇7

文秘工作和文书档案管理工作的密切关系源于共同的主体――公文。公文作为文秘工作的主要产品，正是文书档案的前身。公文经过组件、分类、排列、编号、编目、修正、装订、编页、装盒、排架等步骤，即成为档案。文秘工作规范与否直接关系到公文质量的高低，而文书档案的质量直接取决于公文的质量，可见，高水平的文书档案管理是建立在规范的文秘工作基础之上的。因此，做好文秘工作是实现文书档案一体化的基础。

（二）文书档案是检验和提高文秘工作质量的重要手段之一

文书档案在实际工作中，发挥着提供信息、指导查考、积累知识、总结经验、发展生产、改善工作、提高效益等作用。文秘工作者通过查考文书档案，可以快速高效地起草公文、制定规章制度、撰写领导讲话等，也可以在处理纠纷、落实政策等工作中借助文书档案找到相关依据。通过文书档案的整理、归档和利用，可以发现文书起草、公文处理工作过程中存在的问题，检验文书处理工作的水平，对进一步提高文秘工作效率和质量具有重要作用。

二、制约文书档案管理工作一体化发展的主要因素

（一）在文档实体生成过程中，文秘部门和档案管理部门出现断口

众所周知，与文档实体生成密切相关的两个部门就是文秘部门和档案管理部门。公文处理工作和文书档案管理工作可由一人或多人承担，对于规模与文件流量较小的单位多由一人同时负责，稍大的机关或企事业单位往往将公文处理和档案管理实行分块管理，即文秘部门和档案管理部门分设。分设的管理模式，虽然实现了职责明确、成效显著，但往往由于文秘人员和档案管理人员工作之间因缺少沟通、缺乏配合和多头指挥等，导致在工作标准、交接时限等方面出现明显断口，致使公文用纸、格式、附件、签批、办理等不符合归档要求。

（二）在文档管理过程中，前紧后松现象制约了一体化发展进程

文秘工作和档案管理工作作为公文的起点和归宿，在实际工作中，往往容易出现前紧后松的现象。公文处理是一个单位的“门面”。公文处理质量和办文效率是衡量一个单位工作水平、工作作风的重要指标之一，在一定程度上代表着一个单位的形象。因此，大家都能够高度重视公文处理工作，在人力、物力、财力方面舍得投入。相对而言，档案管理工作的性质决定了档案工作是幕后的，很多单位领导认识不全面、不透彻，认为档案管理工作极为简单，人力物力的投入无法创造立竿见影的效益，因此，在投入方面缩手缩脚，严重挫败了档案管理人员的积极性。这种偏见和做法严重影响了档案管理工作的发展，同时也制约了文档管理一体化的发展进程。

（三）在文档信息利用方面，公文处理系统与档案管理系统无法实现无缝对接影响了信息利用效率

提高文档信息利用效率是文书档案管理一体化的最终目标。通过公文处理系统与档案管理系统的无缝对接，充分利用公文处理过程中形成的数据信息，避免档案管理部门的重复劳动，使公文的收发、登记、起草、运转、承办、催办、督办与文件材料的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体，从而实现文件处理精炼化、案卷生成标准化、查找利用自动化。但在实际工作中，公文处理系统与档案管理系统往往分别由文秘人员和档案管理人员主持开发，且不同步，极易出现标准不一致、接口不统一、兼容性差、数据共享困难等问题，严重影响了文档信息的利用效率。

（四）在文档规范方面，双重标准成为文书档案管理工作一体化的绊脚石

文秘工作和文书档案管理工作既是紧密联系的，又是相互独立的。《国家党政机关公文处理条例》（以下简称《条例》）作为党政机关公文规范化的重要依据，明确指出“公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作”，这就决定了公文处理工作与文书档案管理工作的紧密关系，公文理工作应为文书档案管理工作奠定良好基础。但往往由于文秘工作与文书档案管理工作的脱节，导致公文处理各环节与文书档案管理工作规范、标准不一致，人为地影响后续一体化工作的顺利实施。

三、进一步提高文书档案管理工作一体化水平的对策和建议

文书档案管理工作一体化是文秘工作和文书档案管理工作的大势所趋，要切实提高文书档案管理工作一体化水平，建议从以下方面着手：

（一）建立“一体化”流程

对于由一人同时负责公文处理和档案管理的单位来说，实现文书档案工作一体化相对容易，但对于文秘部门和档案管理部门分设的单位来说，要实现文书档案管理一体化，就需要对部门和人员分工进行统一布局，对流程进行精心设计，对文秘工作和档案管理工作从组织形式到具体工作流程进行通盘考虑，实行统一指挥、合理分工、密切配合，使所有工作流程科学化、合理化、高效化。首先，文秘人员要注意按照档案管理有关要求做好公文信息的登记、录入、扫描、报批、交办、承办等工作；其次，文秘部门要注意做好办结公文的收集、整理、排列、装订等，收集过程中除了收集原文，还要收集批办单、办理结果等，整理和排列时要注意结果在前原则，装订方式要尽量满足后期归档要求；最后，文秘人员要注意及时与档案管理人员做好交接和沟通，交接过程要严格履行相关手续。

（二）强化“一体化”意识

首先，要在领导层面树立文书档案管理一体化意识，要充分认识档案工作的重要性，重视档案工作，加大人力、物力、财力等方面的投入，支持档案管理人员做好档案收集、归档、利用工作。其次，要提高文秘人员一体化的意识，文秘工作作为文书档案管理工作一体化的基础性工作，要求文秘人员必须具有较强的文书档案意识。在公文起草、登记、运转和制发等过程中，要严格执行有关规范、标准，从源头上提高档案实体质量。具体可从如下几方面入手：一是要注意选择质量好和符合档案管理规范、标准的纸张，包括纸张厚度、尺寸等；二是要注意做到字迹清晰、耐久，在文稿起草、记录、签批等环节使用符合档案要求的笔种、墨水和墨粉；三是注意在公文制发前做好检查和复核，重点对审批手续、内容、文种、格式等进行复核。最后，要加强档案管理人员与文秘人员的有效沟通，档案人员要善于将档案管理有关要求和标准向文秘人员宣讲。

（三）制定“一体化”制度

为了实现科学化、标准化、制度化管理目标，保证文书档案管理工作一体化得到长效发展，必须建立相应的制度体系。首先，要将各部门（包括文秘、档案、业务部门）分工和职责制度化，具体将各项工作、各个环节责任到人；其次，要将建立起来的“一体化”工作流程以规章制度形式予以规范、明确，以保证工作全过程的制度化、规范化和长效化；最后，要将人员培训、考核、奖惩、晋升等制度化，以激发文秘和档案管理人员的主动性、积极性，形成良性循环。

档案一体化管理篇8

由此，“文件生命周期理论”以“文件集合体”的形式，合理的维护了文件各阶段的整体统一性，进而将文件运动以整体的形式，跨越了从形成直至销毁或永久保存的各阶段，并且能让管理者以一个完整、清晰的视角，观察、界定文件运动的整体过程。实际上，基于这一完整过程，可以明确文件价值的阶段性变化，以及在广义文件运动过程中文件价值形态与管理形式、保管场所、服务对象之间的对应关系。而在文件价值形态转化的同时，从阶段性的广义文件运动视角出发，可将广义文件依次划分为现行文件、半现行文件与非现行文件。此三种广义文件的划分，同样适用于我国的文件档案运动过程。

二、中西方文档保管机构的差异、我国文档工作的融合以及推动实现文档工作一体化

实际上，我国的文件档案保管机构同国外存在较为明显的差异。这种差异体现在：我国的半现行文件是存放在本单位档案室或档案馆，而国外的半现行文件则送交文件中心保管。实际上，这种差异显著。根据联合国教科文组织对文件中心的定义：文件中心是在档案行政管理机关管理之下的，对各不同行政机构的半现行文件进行经济地保管与提供利用，并在这些文件被销毁或移交档案馆之前进行系统处置的保管机构。文件中心是独立于文件形成机关和档案馆的，又处于文件形成机关与档案馆之间的过渡性机构。

显而易见，国外建立的“文件中心”，作为半先行文件的储存、管理机构，及其文件价值鉴定、销毁、移交机构，既节省了文件来源单位的空间、人力、财务资源，又避免了因单位不同，所导致的文件整理标准各异，以及鉴定、销毁程序的不统一、不规范。再者，又提高了文件管理的整体效率，减少了移交过程中不必要的时间浪费，极大的提升了文件管理的科学性、规范性与效益性。

此外，文件中心与形成机关档案室存在显著差异。其一，文件中心有的归属于档案行政管理机构，有的是独立运营的商业机构，而档案室则明确归属于文件形成机关。其二，二者的保管对象存在差异。文件中心保管的对象是半现行文件， 而机关档案室保管的对象包括半现行文件、乃至非现行文件。其三，二者的职能存在明显差异。文件中心承担文件的保管、鉴定以及提供利用的职责， 而机关档案室则主要承担本机关文件的收集、利用和保管工作[2]。

实际上，相较于西方的文件管理中心，我国各机关档案室的文档管理工作，往往存在着文档管理质量良莠不齐、管理效率偏低、执行标准不统一等诸多问题。而要解决这些问题，则必须要明确文件工作、档案工作的统一性和整体性，统一制定与执行文档工作的管理流程与标准规范，并正确处理好两者之间的有效融合和顺畅衔接的问题，以此真正实现我国文件管理与档案管理的一体化，推动我国整体的文档管理工作实现质的跨越。此外，笔者认为，在符合我国文档工作自身需求、特点的基础上，参照西方文件中心的管理模式、功能设置，对我国众多的机关档案室进行有针对性的改造，是解决文档管理工作现存问题的关键一环。具体来讲，就是要科学、合理的调整我国机关内部的档案机构设置与体系，将本机关办公室的文件管理工作与档案室的档案管理工作实现合并，统一文件档案管理工作与职能；联合不同机构部门的档案室，实现共同办公与集中布局，低成本、高效率的实现文件、档案的一体化管理，并制定和执行统一的文件档案管理业务标准与操作规范，做到文档管理的统一、标准与有序。

此外，基于文件生命周期理论的内在要求，参考西方国家的文档工作体制，总体来看，应将我国的机关公务文书处理工作与档案管理工作紧密联系起来，并从业务体制上将两者建立紧密的联系，把文书处理与档案管理融为一体，将档案室工作与档案馆工作紧密结合起来，形成文书处理部门、档案室、档案馆密切相联的一体化业务体制[3]。实际上，基于文件生命周期理论“连续统一”的思想内涵，参考相关西方国家，如法国、意大利、瑞典等国家所建立的集中式档案管理体制及其特点[4]，结合我国档案工作集中、一体化管理的现实情况与发展要求，笔者认为该建议的理由有如下几点：其一 ，“文件生命周期理论”根本上强调的文件运动的整体性，应该体现到文书与档案的一致性上。将文书处理与档案管理融为一体，可以深刻体现文书形成的主观意图，从而更加明确文件档案的长远价值，有利于文件档案价值的鉴定工作的进行以及文件档案潜在价值的挖掘与实现。其二，实现文书处理与档案管理的融合，可以使文书处理工作统一于国家的相关业务标准。并且，在紧密联系文件档案管理部门之间关系的同时，防止了管理衔接上的疏漏与责任推诿，做到协同配合、有的放矢、权责明确。其三，该措施不仅能降低成本、精简机构，而且能提高文书立卷、归档移交的质量与效率，同时保持文件档案管理的连续性与一致性。

档案一体化管理篇9

二、图书档案一体化管理的必要性

1.顺应时展

在如今社会中，信息极度膨胀，知识数量急速增加并且知识的更新速度不断加快。图书馆、档案馆不可能将所有的文献资源都进行收集整理，因此需要实现图书档案发展的一体化，也就是利用先进的科学技术管理所有的文献资源，这也是在快速发展的现代技术的发展的总趋势，实现文献资源的数字化。同时，要注意将图书馆、档案馆实现资源共享，构建完整的文献资源布局，形成共同的发展，满足广大读者的阅读需求。

2.实现优势互补

图书馆、档案馆在长期的管理过程中存在许多管理问题，同时也形成了各自的管理特点和管理优势。对图书馆、档案馆进行一体化的整合管理，主要是在社会的不断发展进步过程中，对图书馆与档案馆进行分开的管理不能实现目前对于社会资源的全面需求，同时这种管理模式严重拖慢了管理速度，也无法实现与网络科技之间的对接，进行管理速度的更新。因此，长此以往，如果还将图书馆与档案馆进行分开管理势必会造成资源的更新速度减慢，浪费大量的人力、物力资源。同时也会造成查询的工作不断重复，不仅给资源馆的人力是一种极大的浪费，同时也浪费了查询者的大量时间，给双方都带来极大的不便。

3.实现资源共享

图书馆和档案馆的管理过程存在其自身的特色以及优势之外，还存在一定的问题。由于其二者进行馆藏的图书各有偏重，不利于读者进行综合利用。因此，为了顺应当前信息时代的发展需要，同时实现资源共享，进行图书馆、档案馆的一体化管理，是最好的选择措施。只有利用其在管理上的一体化，加强在网络环境中的信息共享，才能达到如今快速发展的社会对于图书馆、档案馆管理的基本要求，实现不同学科、不同信息之间的整合发展，实现平台的最优化。

4.知识经济发展

进行图书馆、档案馆的一体化管理的重要动力是指在知识经济快速发展同时在资源、知识共享占主要发展趋势的当今社会，知识是创造创富与实现自身增长的重要依靠。进行图书、档案的一体化管理，实际上就是将知识进行更好的管理，在实现资源共享的同时，实现知识自身的整合以及整体化、系统化发展。在此过程中，图书档案一体化管理实际上不仅满足了读者日益发展的需求，同时为了读者用户提高了更加丰富、更加全面、完整的信息资源。

三、实现图书档案一体化管理的实施措施

1.健全管理体制

就目前各大图书馆、档案馆的管理现状而言，各级相关负责人应该加强对于图书档案管理一体化的认识的重要性与迫切程度。随着当今社会的信息呈现爆炸式增长，管理人员需要把握住发展趋势，认识到进行图书档案管理一体化的必要性，以及实现部门整合，更好的进行人力资源的管理与统筹。在战略指导层面上，只有管理层在对于进行图书档案管理一体化有全面、科学的认识的基础上，进行图书档案管理才能在战术、战策上有所偏倚，从而形成完整的管理体系。

2.加强人才培养

档案一体化管理篇10

一、文书工作、档案管理工作的概述

文书，作为一种历史信息的承载物，是社会发展的产物。在人类的沟通活动中，为了记录、沟通的需求，就用文字或者图像的方式在某些物体上作标记，于是就产生了文书。档案作为文书的产物，具有比文书更强的政治性、保密性。在历史上，文书和档案几乎是同时出现的。在我国古代，对文书工作和档案工作的称呼是没有区分的，在很长的一段时间里，文书和档案工作是密不可分的，由同一人员管理。例如在西周朝，文书是宰相处理，具体负责档案和文书工作的是史官和大士。到了唐宋时期，文书工作和档案工作才出现各自的部门，形成了不同的制度，才把文书工作和档案管理工作区分开，成为了两种不同的工作。档案工作的基础和前提是文书工作，文书工作的发展是档案工作，两者相互制约，相互联系。档案和文书是出自一源，形式和内容也相差无几，这就需要把档案工作和文书工作联系到一起，对工作人员相关要求的差异也较小，只是因为二者工作机构形成的时间不同，再加上工作时间差异，才产生了不同。

二、文书工作和档案管理工作一体化的可行性

当今社会正处于高速发展的阶段，在这个时候信息就显得极为重要，无论是管理还是决策，缺乏信息都不行。文书和档案作为信息的载体，文书记录的是当今的信息，档案记录的是过去的信息，将二者统一起来，变成一个整体，使其能更好地为人们提供服务。从古代到现代社会，文书工作和档案工作经历了分分合合，分分合合并不是一种简单的循环。“分”令二者形成了两个独立的工作系统，完善了各自的制度、工作内容，“合”不是简单的将两个系统加在一起，而是把两个系统合起来发挥出1+1>2的效果。经历过“分”，才能认清两个工作的区别，采取不同的管理方式；“合”使二者相互协调，取长补短，为二者的一体化奠定坚实的基础。

三、文书工作、档案管理在工作中存在的问题

（1）从当前实行文书档案工作一体化的单位来看，较为突出的就是人的问题。业务人员水平低，文书档案管理一体化思路不明确，为实现一体化管理制度增加了难度。（2）长期以来，文书工作和档案管理工作独立运行，各自发展，缺乏联系，束缚了二者的发展，难以适应现代化的管理需求。（3）思想观念障碍。文书工作和档案管理工作一体化没有取得理想的效果，办公室使用计算机现代化管理必然会影响现有的手工处理方式，工作人员已习惯手工处理文件的方式，想要去改变原来的工作习惯和工作方式，需要提前做好宣传工作，打好预防针。（4）纸张类型的文件规格不同，记事本、手册、便签和账簿，随着计算机、复印机等现代化设备的运用，纸张的大小不同，就出现了各种文件参差不齐的情况。文件书写纸张和复印纸的选择不注意，将会出现纸张老化、字迹模糊不清等问题，不利于档案的保存。（5）随着工作人员的流失，文件丢失的情况时有发生。文书工作在单位中，往往都是安排给兼职或者专职人员，工作人员身兼多职，人员流动量大，工作调动频繁，文件的丢失给后续的工作带来种种问题，文书与档案管理工作一体化是改变现有问题的有效途径。

四、对文书工作、档案管理工作的一些建议

（1）要端正工作态度，杜绝“事不关己高高挂起”的思想，互相帮助、相互配合、协调工作，把文书工作和档案工作融合在一起。只有做到这些，才能真正实现文书工作和档案管理工作的一体化，最大限度提升工作质量，减少工作失误。（2）树立认真负责，从我做起的工作态度，要明白档案工作的重要性质，记录无差别的历史，发挥出档案管理工作的价值。引入计算机技术和通讯技术，为文书档案一体化提供技术支撑，帮助文书书写人员和档案管理人员从传统的手工书写中解放出来，实现文书和档案管理工作的自动化。（3）合并文书机构和档案管理机构，使管理工作更加灵活、更具有科学性，减少不必要的时间浪费，方便查阅人查找文件，也为工作人员减少了工作流程，减少了重复的工作环节，保证文件质量，更好地做到文书工作和档案工作的标准化、规范化。（4）建立相应的管理制度，以保证文书与档案管理工作一体化的实施，书写纸张的选用，严格按照制度来书写、管理文件，确保所写文件的真实性，保证工作人员的专业性，避免滥竽充数，拉低单位实力。（5）统一领导，改变以往分散的人员管理制度，要做到两个机关单位相互协作，相互帮助，提供浓厚的工作氛围，统一管理，节省人力、物力、财力，通过文书与档案管理一体化的管理，监督文件产生的过程，统一两个单位之间的工作流程，取消在工作中重叠的工作环节，使二者成为文件工作中既独立又相辅相成的两个单位，协调合作，缺一不可，明确各个部门的职责。同时，要给某个部门全新的权力，确保每个工作环节都在控制中。工作人员要在工作中总结经验，跟上社会发展的脚步，不断提高自身的工作能力，将文书工作做到更好。

五、结语

任何事物都会随着社会的发展而不断改变，这是现代社会的发展规律。文书档案管理工作的一体化，是必然的趋势。做好文书工作和档案管理工作，需要每一个工作人员的不懈努力，为社会各界提供更好更全面的服务，满足当今社会的需求。

作者:蔡任萍 单位:福建省高速公路经营开发有限公司

参考文献：

档案一体化管理篇11

一、文件生命周期理论相关概念的简要评述

首先，就让我们从基本理论层面，对“文件生命周期理论”的相关理论概念进行初步了解。“文件生命周期理论”中的“文件”概念是一种广义概念，较之常规意义的“文件”概念要宽泛得多。“文件生命周期理论”把文件视为“文件的集合体”，认为“档案”（非现行文件）的形成只是广义文件运动的最终结果，一切的文件运动形态，都只是“广义文件运动过程中某一特定阶段的代称，都是广义文件的组成部分”[1]。

由此，“文件生命周期理论”以“文件集合体”的形式，合理的维护了文件各阶段的整体统一性，进而将文件运动以整体的形式，跨越了从形成直至销毁或永久保存的各阶段，并且能让管理者以一个完整、清晰的视角，观察、界定文件运动的整体过程。实际上，基于这一完整过程，可以明确文件价值的阶段性变化，以及在广义文件运动过程中文件价值形态与管理形式、保管场所、服务对象之间的对应关系。而在文件价值形态转化的同时，从阶段性的广义文件运动视角出发，可将广义文件依次划分为现行文件、半现行文件与非现行文件。此三种广义文件的划分，同样适用于我国的文件档案运动过程。

二、中西方文档保管机构的差异、我国文档工作的融合以及推动实现文档工作一体化

实际上，我国的文件档案保管机构同国外存在较为明显的差异。这种差异体现在：我国的半现行文件是存放在本单位档案室或档案馆，而国外的半现行文件则送交文件中心保管。实际上，这种差异显著。根据联合国教科文组织对文件中心的定义：文件中心是在档案行政管理机关管理之下的，对各不同行政机构的半现行文件进行经济地保管与提供利用，并在这些文件被销毁或移交档案馆之前进行系统处置的保管机构。文件中心是独立于文件形成机关和档案馆的，又处于文件形成机关与档案馆之间的过渡性机构。

显而易见，国外建立的“文件中心”，作为半先行文件的储存、管理机构，及其文件价值鉴定、销毁、移交机构，既节省了文件来源单位的空间、人力、财务资源，又避免了因单位不同，所导致的文件整理标准各异，以及鉴定、销毁程序的不统一、不规范。再者，又提高了文件管理的整体效率，减少了移交过程中不必要的时间浪费，极大的提升了文件管理的科学性、规范性与效益性。

此外，文件中心与形成机关档案室存在显著差异。其一，文件中心有的归属于档案行政管理机构，有的是独立运营的商业机构，而档案室则明确归属于文件形成机关。其二，二者的保管对象存在差异。文件中心保管的对象是半现行文件， 而机关档案室保管的对象包括半现行文件、乃至非现行文件。其三，二者的职能存在明显差异。文件中心承担文件的保管、鉴定以及提供利用的职责， 而机关档案室则主要承担本机关文件的收集、利用和保管工作[2]。

实际上，相较于西方的文件管理中心，我国各机关档案室的文档管理工作，往往存在着文档管理质量良莠不齐、管理效率偏低、执行标准不统一等诸多问题。而要解决这些问题，则必须要明确文件工作、档案工作的统一性和整体性，统一制定与执行文档工作的管理流程与标准规范，并正确处理好两者之间的有效融合和顺畅衔接的问题，以此真正实现我国文件管理与档案管理的一体化，推动我国整体的文档管理工作实现质的跨越。此外，笔者认为，在符合我国文档工作自身需求、特点的基础上，参照西方文件中心的管理模式、功能设置，对我国众多的机关档案室进行有针对性的改造，是解决文档管理工作现存问题的关键一环。具体来讲，就是要科学、合理的调整我国机关内部的档案机构设置与体系，将本机关办公室的文件管理工作与档案室的档案管理工作实现合并，统一文件档案管理工作与职能；联合不同机构部门的档案室，实现共同办公与集中布局，低成本、高效率的实现文件、档案的一体化管理，并制定和执行统一的文件档案管理业务标准与操作规范，做到文档管理的统一、标准与有序。

此外，基于文件生命周期理论的内在要求，参考西方国家的文档工作体制，总体来看，应将我国的机关公务文书处理工作与档案管理工作紧密联系起来，并从业务体制上将两者建立紧密的联系，把文书处理与档案管理融为一体，将档案室工作与档案馆工作紧密结合起来，形成文书处理部门、档案室、档案馆密切相联的一体化业务体制[3]。实际上，基于文件生命周期理论“连续统一”的思想内涵，参考相关西方国家，如法国、意大利、瑞典等国家所建立的集中式档案管理体制及其特点[4]，结合我国档案工作集中、一体化管理的现实情况与发展要求，笔者认为该建议的理由有如下几点：其一 ，“文件生命周期理论”根本上强调的文件运动的整体性，应该体现到文书与档案的一致性上。将文书处理与档案管理融为一体，可以深刻体现文书形成的主观意图，从而更加明确文件档案的长远价值，有利于文件档案价值的鉴定工作的进行以及文件档案潜在价值的挖掘与实现。其二，实现文书处理与档案管理的融合，可以使文书处理工作统一于国家的相关业务标准。并且，在紧密联系文件档案管理部门之间关系的同时，防止了管理衔接上的疏漏与责任推诿，做到协同配合、有的放矢、权责明确。其三，该措施不仅能降低成本、精简机构，而且能提高文书立卷、归档移交的质量与效率，同时保持文件档案管理的连续性与一致性。

基于上述论述，笔者认为，参照西方的文件中心，在保留我国机关部门档案室的同时，对其进行相应的功能改造、体系调整与集中布局，同时将文件形成及处理工作与档案工作在业务上实现有效融合，构建前后衔接、连续统一的文档案管理体制，进而推动落实文档工作一体化。当然，这种模式仍有待于我们在实践中检验与摸索，并使之逐步符合我国文档工作及其一体化管理的现实需要。

三、结束语

文件生命周期理论为我们指明了文档一体化的实践方向。然而，完全照搬文件生命周期理论及其管理模式，又很难满足我国文档管理的现实需要。因此，只有从我国文档工作的现实情况出发，有针对性、有选择的借鉴文件生命周期理论，因地制宜的打造符合我国国情的文档工作模式，才能最大程度的提升我国文档管理工作的整体水平。那就让我们共同努力，在探索具有本国特色的文档管理一体化的未知征途上阔步前行。

参考文献：

[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001：212.

[2]窦晓光.努力建设具有中国特色的档案管理体制――转型期的档案管理体制改革研究之二[J].档案学通讯，2006（1）：20.

档案一体化管理篇12

随着社会的发展，知识经济和数字技术化占据越来越重要的地位，并渗透各行各业。在这样的历史趋势下，档案、图书、情报的管理也被赋予了新的概念，但同时也面临着巨大的挑战。高校应利用现有的多媒体技术，充分发挥档案、图书、情报的综合效能，让知识信息更好地位高校的教育事业服务。高校实行档案、图书、情报资料一体化管理，也是社会发展的必然趋势。

一、实施高校图书情报档案一体化管理的可行性

（一）高校图书、档案、情报一体化管理有共同的理论基础

图书、情报、档案有三个共同的特性，即信息性、知识性、服务性，且图书、情报、档案工作也都属于为大众提供知识信息的服务工作，这也是图书、情报、档案的共同理论基础。图书馆学是研究和开发文献信息资源的，需要掌握图书资料与情报信息的收集、分类、编目、流通、参考咨询、文献检索、情报服务等方面知识与技能。情报学是研究情报的产生、传递、利用规律和用现代化信息技术与手段，使情报流通过程、情报系统保持最佳效能状态的一门科学。档案学是探索档案、档案工作和档案事业的发展规律，研究档案信息资源的管理、开发的理论、原则与方法的学科。三者之间也是相互借鉴、共同发展的。

（二）信息数字化时代为高校图书、情报、档案实现一体化提供了可能

图书、情报、档案实现一体化，可以是网络环境下的融合即虚拟图书馆、虚拟情报所和虚拟档案馆，信息化的时代背景为其提供了可能性。图书、情报、档案都是用来承载知识信息的，具有同源性，而如今信息化时代使之相互独立，信息对载体的依赖性也越来越低。这样我们就可以将信息从传统的载体中解放出来，让信息在网络环境下获得自由，利用数字技术将不同时间、不同地点的数字化图书、情报、档案信息互相连接。这样一来，我们不仅可以及时提供用户所需要的信息，还可以实现信息资源共享，让更多的人享受到图书、情报、档案一体化所带来的便利。

二、实施高校图书情报档案一体化管理的意义

（一）高校图书档案和情报一体化管理有利于降低成本

目前我国高校图书、情报、档案各自为政，相互之间并没有太多的联系，而我们都知道图书、情报、档案是具有很大的同源性的，这种分散且重复率高的管理是存在很大弊端的。不仅是对人力物力的极大浪费，对高校的建设成本也有很大的要求。因此，为了降低不必要的浪费，减轻高校压力，图书、情报、档案实行一体化管理势在必行。建立高校图书、情报、档案一体化管理机制，对图书、情报、档案进行统一的分类和检索，有利于开发更多的文献和信息资源，还能适当降低管理成本；对馆内业务人员进行培训，加强学术交流，培养一批精通图书、情报、档案处理技巧，熟悉信息检索技术，同时还具有一定的计算机知识的“一体化”管理人才，实现工作人员的最大化利用，降低管理成本；改进技术装备，协调计算机的开发与利用，实现校园信息网络的统一管理，充分利用网络平台。降低管理成本。

（二）高校图书档案情报一体化管理有利于资源共享

资源共享可以做到资源利用率的有效提高，减少闲置资源甚至浪费，还可以促进资源流通发展，提高流通率加速社会发展，是社会发展的必然趋势。信息资源共享是指图书馆在自愿、平等、互惠的基础上，通过建立图书馆与图书馆之间和图书馆与其他机构之间的各种合作、协作、相互协调关系，利用各种技术、方法和途径，开展共同提示、共同建设和共同利用信息资源，以最大限度地满足用户信息资源需求的全部活动。现如今无论哪个单独的图书馆、档案馆、情报所都无法完全满足用户的需求，而这一矛盾的唯一解决办法就是加强相互之间的协作，组织聚拢分散独立的信息资源，形成综合优势，发挥整体功能，全面实现资源共享。而在我们信息化的时代背景下，网络虚拟图书馆、虚拟情报所和虚拟档案馆同样适用，而且会应用地更好。计算机可代替人力实现更多更高技能的操作，实现知识信息存储与快速检索，满足更多用户的更多要求。图书、档案和情报一体化管理有利于全面实现资源共享，是历史发展的潮流也是必然趋势。

三、结语

由此可见，高校实现图书、情报、档案一体化管理是切实可行的，它对用户、高校甚至是整个社会的影响也是深远的。高校应积极主动探索与学习图书、情报、档案的一体化管理，探索制定统一的管理标准和方法，尝试并创造出极具特色的管理模式，降低高校自身发展成本，推动信息网络化社会的发展。

档案一体化管理篇13

早在1985年6月，国家教委和国家档案局联合印发《关于发展和改革档案学教育的几点意见》中，就提出了“档案、图书、情报一体化”问题。信息资源是要为社会服务的，实现资源的共享是信息化时代必须要解决的问题。因此，图书情报和档案管理这两个原本独立的工作最终走向了联合，成为新的符合市场经济发展的信息产业。

一、图书情报档案一体化管理涵义

图书、情报、档案一体化管理指的是把三者原本“独自为政”的系统整合为一个整体的管理方式。一体化管理图书情报档案，就是努力找寻或选择三者的最佳功能点，突破三者之间的种种界限，增强图书、情报、档案工作之间的合作与协调，利用远程存取、网络互建、分布式收藏、资源共享等策略，达到信息、信息标准、信息相关工作人员、信息设备设施与技术等因素相互间的磨合与适应，给予图书馆使用人员一体化的集成式服务。

二、图书情报档案管理一体化的必要性分析

1.图书情报和档案管理的一体化是大数据时代的必然要求

资源的整合造成了现代商业的繁荣发展，信息的全球化开始对商业的发展走向产生巨大影响。在现实的商业环境中，各家公司都十分注重商业信息的收集，越多的信息就意味着在做决策时能够考虑的更加全面，对于决策的合理性和前瞻性都有很好的帮助。图书情报和档案管理正是由于这样的特点，大量的信息和数据在这两个系统中进行体现，成为信息快速传播和掌握的重要平台。

大数据时代要求的是将尽量多的信息在一个平台上进行提取和整合，使决策者全方位多角度进行事物的判断，目前这个正在快速发展的系统叫作“云系统”。因此，图书情报和档案管理这两个同属于一类的信息系统合并起来，就成为了一个必然。

2.图书、情报、档案一体化是经济和社会发展和信息技术发展的需要

随着知识经济时代的迅速发展，知识、技术等要素在经济增长中的作用不断增强。社会组织之间的依存度增强，社会各界对信息资源需求质量不断提高，并且呈现多元化的趋势。将档案、图书、情报集为一体，实行一体化管理，形成综合性信息网络，有利于档案、图书、情报资源的融合与集成，进而为社会提供多维的、综合的、一体化的信息服务，以满足社会主义现代化建设各项事业的需要。

3.图书情报和档案管理的联合成就了一个新的行业

并不只有资本才能成为资源，随着经济发展的演进，获取信息的重要性甚至超过了资本在商业运行中的地位。在以图书情报和档案管理这两个系统进行合并的典型案例背后，是一个新兴行业的迅速崛起，那就是通过对信息的收集、分析和提供行业咨询的信息咨询行业。信息咨询公司通过对某一领域的信息进行全面收集，并且进行专业的分析，再将这些分析结果提供给自己的客户，通过这种方式从信息流中衍生出了新的先进的生产力，不仅使经济的发展更具合理性，并且避免了很多因为重复投资带来的浪费。

图书情报和档案管理作为两个典型的信息系统，走向联合能够为现代经济的健康有效发展提供很大的帮助，同时二者的联合本身就是一个经济产业，参与到经济发展中，使发展和决策变得更加合理。

三、实现图书情报档案一体化管理的有效途径

1.整合资源，搭建一体化网络平台

以网络为平台，建立以国家图书馆、情报中心、档案馆为节点，以省市图书馆、情报中心、档案馆为网点，以各基层单位图书馆、情报中心、档案馆为成员，最大限度地实现图书、情报、档案三大系统之间的文献资源的交流与共享。各系统以其所拥有的信息资源的组织、转换与开发为主要任务，共建电子信息资源体系。这样图书、情报、档案所包含的信息都可以融入到一个虚拟的世界之中进行一体化管理。这个共建的一体化电子信息资源体系在实现一体化管理的同时，还能实现图书、档案信息资源的统一检索和利用，更好地为用户提供服务。

2.加强宏观管理，统一制度标准，政府出台相应的法律法规

从全局出发，加强统一的规划和管理，制定统一的规范，对工作中的各种行为加以控制和约束；改变三个独立的工作系统各自相对封闭、孤立的状态，理顺专业系统和各方面关系；加强三者横向联系，尽快实行档案、图书、情报实体的相互交叉管理。只有制定了统一的、权威的机构和系列的规章制度，实现了管理制度的一体化，才能使三个独立但本质上又相同的工作系统在统筹安排、全面规划下互相沟通、互相补充、互相协调、互相配合、协调发展。行业内部应该出台统一的业务标准，为不同机构不同地域制定相同的游戏规则，以保证其于未来能够统一接入到一体化的网络当中。只有有了法律法规和业务标准规范的支持，图书情报和档案管理的一体化才有更好的实施空间。

3.鼓励各部门进行二者一体化实践探索

针对我国一体化建设过程中的种种辩论和现实情况，国家应该在出台相应法律法规的基础上，鼓励各图书馆、档案馆及相关机关、单位参与到信息一体化的实践中来。加大信息一体化的宣传力度，从宏观和微观两个角度分别从国家和个人的层面对信息一体化的各项优点进行阐述和宣传，树立起现代化的信息一体化管理理念。另外，政府应该主导一些论坛类的活动，鼓励各图书馆、档案馆及相关机关、单位建立起立体多层次和广维度的一体化管理和协调组织，探索出一条符合中国经济发展现实情况的一体化管理模式。

参考文献：