学校人事档案篇1
1.高校人事档案管理存在的问题
（1）材料利用分散。组织人事部门只掌握个人履历、政治面貌、学历、职称评定、工资等方面的材料，而教师的教学科研情况材料则比较分散，一部分由各个系室收集，一部分由教学科研处掌握，要了解一个教师的综合情况，就必须到几个部门去了解、去统计。这种分散管理破坏了人事档案内容的完整统一，使之不能全方位地反映教职工的真实面貌。
（2）材料内容过于形式化，空洞无物。比如每年一次的鉴定考核内容基本都是相同的，评语都基本上是“坚持四项基本原则、拥护党的领导”，“努力钻研业务”，“科研能力较强”之类的话语，很难反映一个人的特点和全貌，体现不出个性特色。
（3）部分材料不规范、不完整。应该归档的材料档案里没有，不应该归档的材料却出现在档案里，还有的归档材料书写不规范，形式不统一，有的材料还是复印件，归档纸张大小不一，有的考核材料没有本人签名，部分档案材料中有些人的出生年月，加入党团的时间、学历，以及参加工作时间等前后记载不一致，出现年龄越填越小，工作时间越填越早，学历越填越高等现象，使档案材料的真实性大大降低。
（4）制度不健全，管理方法落后。从收集、鉴别、归档整理、保管保密到转递、查（借）阅利用等人事档案管理的各个环节缺乏一整套系统的规章制度。档案材料的鉴别、编排、装订、查阅检索等一系列环节均为手工操作，工作效率低下，准确性较差，利用率较低，与科学化、现代化的要求差距甚大，计算机、光盘、扫描仪、缩微设备等现代信息技术手段尚未在学院人事档案管理中广泛应用，难以适应现代社会发展的需要。
（5）缺乏深入精神。长期以来，档案室只求看好大门、守好小摊，档案不丢便可万事大吉，在思想上形成看家守业的“保管型”思维方式，开拓创新意识欠缺，思路比较狭窄，视野不开阔，仍处于“被动服务”的局面。干部人事档案日常的大量的传统的利用工作是接待利用者的查阅，办理档案借出手续，为个人因办理入党、升学、深造、提干等事宜出具有关证明材料，而很少对档案材料进行进一步的分析研究、再加工或开发汇编，将档案信息转化成可被利用的档案信息。
2.高校人事管理的特点
（1）人事档案来源的广泛性和内容的复杂性。人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也较简单；而社会化的人事档案管理机构其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。
（2）利用者对人事档案需求的多样性。市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员，以及大中专毕业生社会就业，都不会忽略人事档案的利用。由于利用者类型、利用用途的多样性，他们对人事档案内容、载体、传递方式等方面的需求存在多样性；也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围，不仅组织上需要，而且许多个人也需要，那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用，但它们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。
（3）人事档案管理方式和服务方式的开放性。市场经济的建立，降低了人事档案政治化、神秘化的程度，与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。
3.高校人事管理新模式的探索
（1）抓好队伍建设，提高人员素质。人事档案管理工作是一项专业性、技术性、政策性极强的工作，既涉及国家，又涉及个人的切身利益，对档案管理人员在政治素质、专业文化知识、科学技术知识方面提出了很高的要求。在选配档案管理工作人员时，首先要注重选拔具有高度的责任心、强烈的事业心、爱岗敬业和默默无闻、无私奉献精神、党性好、作风正、守纪律、保守机密、具有一定工作能力和文字水平，且熟悉计算机操作技术的党员干部从事档案工作。其次要经常进行业务培训，使其掌握科学的管理方法和手段，探索人事档案管理的规律性和科学性。最后，各级领导要关心档案管理人员的思想、学习和工作，努力解决他们工作生活中的实际困难，充分调动各部门及兼职档案员的工作热情和积极性，使人事档案管理迈上一个新的台阶。
（2）健全工作制度，加强科学管理。建立健全各项干部人事档案管理制度是做好工作的前提和保证，干部人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的规章制度来制约，就会无章可循、无所适从。因此，应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并坚持执行，使其真正落到实处。尤其要建立应用计算机管理人事档案的各项制度，特别是对档案材料收集归档、转递、查阅、保管制度要进一步严格要求，阻止虚假材料进档，避免出现无头档案及死档弃档，完善人事档案整理工作细则，使档案的整理更加科学全面完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。同时，强化安全保密管理，杜绝泄密、失密、窃密现象，使档案工作逐步达到规范化、标准化、制度化和科学化，为高校干部人才队伍建设提供更好的服务。
（3）档案客观真实，突出个性特色。学校人事档案工作除具有一般档案工作的共同属性和特点外，还具有自身的个性特点和特殊性。一是管理范围较广，形成档案材料的部门较多；二是建档对象文化层次较高；三是档案的利用率较高。为确保档案材料及时更新和完整齐全，首先，应补充新时期形成的材料，例如将人事调动、养老保险、医疗保险、失业保险、公积金等与个人利益密切相关的材料纳入个人档案之中。其次，应以收集客观材料为主，如教师教学、科研、学术研究和反映教师思想品德、敬业精神、业务水平、技术专长、工作能力、成就贡献等方面的评价材料，即能真正反映个性特征的内容材料。人事档案收集的渠道不应是单一的，而是多方面的；不仅要通过组织、人事部门收集干部管理活动中形成的资料，还要通过学校机关各相应管理部门收集当事人的教学情况、科研成果及其他业务方面的材料。通过这样的拓宽渠道来收集材料，才能全方位地立体地反映职工的整体面貌。
（4）人事档案的科学化、信息化和网络化。人事档案管理要把人才档案信息化，把人事档案中的现实记录转化为“活”信息，建立一个丰富强大的数据库，利用计算机技术对人才队伍进行统计和定量分析，为组织人事部门提供人才信息，为领导决策提供依据。人事档案信息化管理系统最主要的部分是人事信息数据库，它主要包括人员的基本情况、人员的职务和职称情况、人员学习培训情况、表现情况及其他情况。它集中了组织、人事部门管理工作所需要的全部基础数据，不仅能够重复使用，提高数据的利用率，而且能够消除重复的数据收集存储，减少数据的冗余，是一个结构比较合理，功能比较完善，可以共享的人才信息资源，可以随时为学校各部门的业务管理提供多功能、深层次的信息服务。同时，档案管理人员还可以针对本校人事档案管理的实际利用情况，以现实需要为前提，对一些重要、利用频率高的档案原件逐步实现数字化，例如学历、学位证书，近期的干部履历，干部职务任免、职称审批表，各种资格证书，等等。
完整、真实的人事档案才能全面、准确地反映人的德、能、勤、绩，才能更好地为组织人事及学校各项工作服务。因此，学校人事档案工作必须积极探索、大胆实践，不断创新，把工作推上新的台阶。
参考文献：
［1］黄小斯.高校人事档案的价值及其管理.集美航海学院学报，1998，（4）.
学校人事档案篇2
2 实现学校人事档案管理信息化的重要意义
2.1 有利于适应档案管理改革的发展方向。随着我国对事业单位人事档案管理工作要求的不断提高，学校作为事业单位系统的重要组成部分，只有实现人事档案管理信息化，才能进一步提高学校教务管理水平。学校作为教学单位，必须紧跟时展，并满足上级管理部门对人事档案管理工作的要求，人事档案管理信息化，是提高人事档案管理质量的有效措施，对学校的发展和建设意义重大。
2.2 有利于开发学校人才的潜在优势。随着时代的发展和社会的进步，学校作为人才培养的重要阵地，必须实现与时俱进，不断创新才能为社会培养和输送合格人才。学校的人事档案记录着教职员工成长历史和综合素质的各项信息，实现人事档案信息化管理，提高人事档案管理的完整性和有效性，便于教务管理工作者把握教职员工的专业素养和职业发展潜力，有助于选择和选拔人才，挖掘学校人才的潜在优势，有利于学校人才资源潜力的开发和教务工作团队的建设。
2.3 符合人事档案管理工作自身的发展需求。现代的人事档案管理工作向动态化、细节化发展着，在人才流动日益频繁的今天，更加完整、可靠、有效的人事档案管理是时展对人事档案管理工作的具体要求。将信息技术应用于学校人事档案管理工作中，能够提高档案资料搜集的完整性和可靠性，并提高人事档案管理服务质量。人事档案管理信息化，能够为教务管理人员提供更加高效、可靠的档案资料查阅、调用和传输需求，有助于实现学校内和学校间的人事档案资源共享。
2.4 有利于重要人事档案载体的持久保护。传统的学校人事档案是以纸质媒介记录和储存的，纸质档案相比于电子档案，其安全性和可靠性得不到保证。随着时间的推演和学校的发展，纸质档案很容易丢失、模糊和字迹褪变，当需要调用档案时很容易由于档案资料不完整影响工作开展。实现人事档案管理的信息化，将纸质档案转化为电子档案储存在电子设备中，这种储存不仅调用效率较高，而且其保存更加简单方便，也不易造成损坏。因此，实现学校人事档案的信息化管理，有利于重要人事档案载体的持久保护，对学校档案管理工作的发展意义重大。
3 学校人事档案管理信息化过程中存在的问题
3.1 信息数据建库质量参差不齐。人事档案管理信息库是档案信息化管理的关键环节，建立符合实际的、完整的、安全的档案信息库，不仅是提高档案储存质量的关键，也是提高人事档案管理服务工作质量的前提。但现如今我国学校人事档案数据信息库建设却并不完整，虽然部分学校在档案信息库建设中投入大量的人力、物力和财力，但是无法保证档案数据的准确性，由于设备更新换代慢，也无法满足日益提高的档案调用服务需求。
3.2 档案资源开发利用有待深化。由于档案信息资源开发利用意识淡薄，“重藏轻用”现象普遍存在，档案信息的内涵资源未能得到充分开发，客观限制了人事档案资源充分开发与利用，难以适应档案管理自身发展规律的要求。在确保信息安全的前提下，如何加强档案资源深度开发利用，切实发挥档案信息化管理作用，是高校档案信息化管理工作中迫切需要解决的问题。
3.3 缺乏足够的高素质复合型管理人才。人事档案管理的信息化对档案管理岗位人员提出了更高的从业要求，为了发挥人事档案管理系统的作用，要求人事档案岗位工作人员不仅要具有扎实的专业技术，还要求掌握足够的计算机信息技术和应用技能。但由于学校人事档案管理常年不受重视，大部分学校人事档案管理团队综合素质不足，无法满足人事档案管理信息化建设和发展的需求。
4 学校人事档案信息化管理的有效策略
人事档案管理信息化，是校园信息化管理的重要组成部分。随着信息技术的发展和应用普及，学校也积极开展了信息化管理改革。但在人事档案管理工作中，受技术、人才和资金的限制，大部分学校人事档案管理信息化系统仍然比较落后，为了促进学校人事档案管理信息化建设，可以采取以下策略对学校人事档案管理工作系统进行优化。
4.1 加大档案信息化建设投入力度。人事档案管理的信息化的实现，需要投入大量的人力成本、资金成本和时间成本。人事档案管理的信息化作为学校人事档案管理发展的必然方向，学校管理者一定要加大重视力度，加大成本投入，持续推进档案管理信息化建设。只有确保了硬件设施、人才储备的充足，才能保证人事档案信息化管理逐步实现，并为学校的发展做出贡献。
4.2 规范档案信息数据库的建库标准。档案数据的标准化、完整性、真实性直接关系到档案信息数据库的质量，也是由信息化向网络化共享、联网发展的保障基础。其中，需要重点解决档案信息的标准化问题及安全传输、技术保护等问题，要加强人事档案材料的收集归档工作，规范档案著录。利用计算机扫描、数码照相等手段，加快档案的目录数据库和必要全文数据库建设，加快干部人事档案数字化建设和深度开发进程，规范建库标准，建立科学的检索体系和干部信息适时更新制度，做到“查得快、查得准、查得全”，逐步实现高校人事档案信息化管理的规范化、科学化、系统化。
4.3 加强档案信息化管理伍的建设。学校人事档案管理团队综合素质不足，是制约学校人事档案管理信息化实现的重要因素。为了促进档案管理信息化的建设，提高学校人事档案管理服务质量，必须不断强化档案信息化管理队伍的建设。只有确保档案信息化管理队伍每个人都具备扎实的专业技术和综合素质，才能激发整个团队的工作效率，通过实现学校人事档案管理信息化，提高学校人事档案管理的工作和服务质量。
信息化的人事信息管理模式及人事档案管理现代化建设对实现学校的人事人才信息管理工作的社会化服务有非常突出的现实意义。学校档案管理人员要积极创造条件，尽快实现人事档案管理的信息化，实现学校的档案管理的根本变革。档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又做到主动提供服务。还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更好的作用。
综上所述，学校人事档案管理信息化，对学校的发展和建设意义重大。为了提高学校人事档案管理工作水平和质量，必须坚持推进人事档案管理信息化建设，并加大档案管理专业人才的培养力度。最终通过学校人事档案管理信息化的实现，提高学校的信息化管理水平，为学校教学管理水平的提高和未来的发展打下基础。
学校人事档案篇3
人事档案的管理需要从档案管理制度以及信息化相结合的基础上进行改革。这样有利于中等职业学校更好地适应社会的发展以及需求，为人事档案管理和学校的长期发展作出重要贡献。档案管理对中等职业技术学校来说，是有效管理人才、对人才流动进行有效统计的重要工作，也是对学校人事相关制度、规章等进行有效落实以及改进的重要成果。通过对职业学校人事档案管理的提高，可以有效地将中等职业学校人员岗位变动以及吸纳人才等方面进行更好落实。对人事档案进行科学、合理、完整的信息整合，从而更好地指导学校人事管理工作，在人事管理工作顺利开展的情况下，学校教育会在一个良好的环境中得到更好的发展。因此对中等职业技术学校的人事档案管理系统进行进一步的加强管理并使其健全与优化，为中等职业技术学校人事档案管理提高效率，促使人事档案管理的价值得以提升，也能为学校的管理工作提供高质量的服务。
二、改进学校人事档案信息化管理的方法
（一）加强学习，增强档案管理人员素质。在进行中等职业学校人事信息化管理的过程中，应该以提高学校人事档案服务管理水平为目标，将人事档案管理信息化进行有效导入及落实。在人员基本素质以及工作能力方面，要定期进行培训，建立良好的学习机制并且加强他们在工作过程中的具体落实情况。在人员信息档案管理过程中，对计算机的应用应该以高效、便捷作为依据，进行能力和实际工作效率的有效提高，并且应该以信息技术不断发展作为每个人工作以及学习过程中的动力，应该随时掌握最新的发展技术和基本技能。每个人都应该具备良好的职业道德。（二）丰富档案内容，提高档案利用价值。在对档案进行管理的过程中，应该充分发挥自己的工作能力，并运用计算机信息化提高人事档案的丰富程度，以及提高档案的利用价值。在传统人事档案管理过程中，主要运用的是基本的归档整理方法。信息内容只有员工的学习经历、工作经历、家庭关系以及社会关系等基本信息。但是在信息化以及社会化不断发展的今天，这些内容是远远不够的。在人事档案管理过程中，应该注重将工作管理人员的性格偏好、职业偏好以及工作能力、工作中的特点这些个性化的信息进行有效整理，提高档案的丰富度和使用价值。在科研水平方面以及课题研究方面要进行有效的管理以及记录。严格控制好每个人基础信息及个性化信息的真实性以及完整性。在人事档案信息记录方面也要不定期进行更新，对于人事档案的使用价值进行更好的提高。（三）推进人事档案信息化建设，实现资源共享。人事档案信息化的目的主要是为了实现信息的有效利用以及信息资源的有效性。在信息的开放程度和实用范围方面应该确保信息的安全以及私密性。将人事档案资源有效地在社会以及各个院校之间进行相互使用，可以有效地将人事档案以最真实、最权威的信息数据提供给使用者。在人事档案管理信息记录过程中，要做好风险和私密性以及准确性的控制，并且要确保人事档案信息安全。人事档案信息化管理应该建立一个比较健全、完善的管理制度，并将其加入到人事档案管理过程中，对于中等职业学校来说，人事档案管理工作可以在最新的信息资源下进行有效利用。
三、结束语
中等职业技术学校人员档案信息管理，主要是通过在工作以及生活中将人事档案、人事经历、思想表现以及社会能力在工作中的重要体现、重要贡献等方面进行了有效的整合，将这些信息有效地进行记录与管理。对于院校之间以及社会人员调动以及使用者使用过程中进行参照的依据。中等技术学校进行人事档案管理时，必须将传统的方法转换为正确的信息科技。在信息化的发展中，不断地将传统人事档案管理过程存在的问题进行改革以及优化。从而实现社会环境以及学校环境相互的统一。更好地为学校以及上级领导部门、信息使用者之间进行有效的链接。通过对人事档案管理过程和管理技术手段的不断更新，从而达到人事档案的相互关联以及相互的资源共享。
【参考文献】
[1]吴淑娟.中等职业学校人事档案信息化管理研究[J].课程教育研究,2018(31):251.
学校人事档案篇4
人事档案的管理需要从档案管理制度以及信息化相结合的基础上进行改革。这样有利于中等职业学校更好地适应社会的发展以及需求，为人事档案管理和学校的长期发展作出重要贡献。档案管理对中等职业技术学校来说，是有效管理人才、对人才流动进行有效统计的重要工作，也是对学校人事相关制度、规章等进行有效落实以及改进的重要成果。通过对职业学校人事档案管理的提高，可以有效地将中等职业学校人员岗位变动以及吸纳人才等方面进行更好落实。对人事档案进行科学、合理、完整的信息整合，从而更好地指导学校人事管理工作，在人事管理工作顺利开展的情况下，学校教育会在一个良好的环境中得到更好的发展。因此对中等职业技术学校的人事档案管理系统进行进一步的加强管理并使其健全与优化，为中等职业技术学校人事档案管理提高效率，促使人事档案管理的价值得以提升，也能为学校的管理工作提供高质量的服务。
二、改进学校人事档案信息化管理的方法
（一）加强学习，增强档案管理人员素质。在进行中等职业学校人事信息化管理的过程中，应该以提高学校人事档案服务管理水平为目标，将人事档案管理信息化进行有效导入及落实。在人员基本素质以及工作能力方面，要定期进行培训，建立良好的学习机制并且加强他们在工作过程中的具体落实情况。在人员信息档案管理过程中，对计算机的应用应该以高效、便捷作为依据，进行能力和实际工作效率的有效提高，并且应该以信息技术不断发展作为每个人工作以及学习过程中的动力，应该随时掌握最新的发展技术和基本技能。每个人都应该具备良好的职业道德。（二）丰富档案内容，提高档案利用价值。在对档案进行管理的过程中，应该充分发挥自己的工作能力，并运用计算机信息化提高人事档案的丰富程度，以及提高档案的利用价值。在传统人事档案管理过程中，主要运用的是基本的归档整理方法。信息内容只有员工的学习经历、工作经历、家庭关系以及社会关系等基本信息。但是在信息化以及社会化不断发展的今天，这些内容是远远不够的。在人事档案管理过程中，应该注重将工作管理人员的性格偏好、职业偏好以及工作能力、工作中的特点这些个性化的信息进行有效整理，提高档案的丰富度和使用价值。在科研水平方面以及课题研究方面要进行有效的管理以及记录。严格控制好每个人基础信息及个性化信息的真实性以及完整性。在人事档案信息记录方面也要不定期进行更新，对于人事档案的使用价值进行更好的提高。（三）推进人事档案信息化建设，实现资源共享。人事档案信息化的目的主要是为了实现信息的有效利用以及信息资源的有效性。在信息的开放程度和实用范围方面应该确保信息的安全以及私密性。将人事档案资源有效地在社会以及各个院校之间进行相互使用，可以有效地将人事档案以最真实、最权威的信息数据提供给使用者。在人事档案管理信息记录过程中，要做好风险和私密性以及准确性的控制，并且要确保人事档案信息安全。人事档案信息化管理应该建立一个比较健全、完善的管理制度，并将其加入到人事档案管理过程中，对于中等职业学校来说，人事档案管理工作可以在最新的信息资源下进行有效利用。
学校人事档案篇5
1新时期学校干部人事档案管理工作的作用
11干部人事档案在学校管理中具有导向和连接作用
干部人事档案是学校档案的重要组成部分，是学校干部管理资料的核心内容，是各所学校推进干部人事制度改革、干部教师队伍建设等工作的重要参考材料。并可为上级部门对学校干部人事工作的宏观决策提供必要的资料和依据。这是干部人事档案的导向作用。干部个人档案清楚地记载着一个干部的自然状况、社会关系和历史、现实表现，这些材料存放保管在单位组织人事部门，可以使广大教职工对组织人事部门有一种归属感和信任感，如同把自己最宝贵的东西放在家中一样，使个人与组织联系更密切。同时，对干部、教工又会无形中形成一种约束力，促使他们更好地为学校的稳定和发展做好工作，从而有利于学校各项管理工作的顺利实施。这便是干部人事档案工作的连接作用。
12干部人事档案在学校教师队伍管理工作中起着促进作用
学校的根本任务是培养适应我国经济建设需要的合格人才。学校教育教学改革涉及的内容极其广泛，但就整体而言，师资队伍的建设和管理是其中最为重要的。教师是教学过程中的主导因素，教师的素质和水平直接影响教育教学质量乃至人才培养的质量。干部人事档案记录了全校每位教师的个人简历、专业结构、专业技术考核、进修提高、教学评估、科研授奖等情况，是一套完整地反映每位教师的业务能力、学术水平、工作业绩的历史真实凭证。有了这样一种可靠的凭证，就可以有目的、有计划地合理使用每一位教师，在选调优秀教学人员时可根据其人事档案了解情况，在评定职称时可把人事档案中记载的成绩作为依据之一。因此，干部人事档案管理工作有利于调动每位教师的积极性，从而加快学校教育教学改革的步伐。
2新时期学校干部人事档案管理工作中存在的问题
21管理意识滞后
干部人事档案工作是干部工作的一项基础性工作，是做好干部工作的基础和前提，搞好干部人事档案管理，对于全面地了解干部，选拔、使用干部具有重要意义。从事干部人事档案管理工作的许多同志，干部档案意识是比较强的，对干部人事档案工作的认识是明确的。但也应清楚地看到，由于干部人事档案工作是一项内部性、保密性很强的工作，是一项并不引人注目的、默默无闻的工作，因此有的同志常常看不到它的重要性。有的同志认为，现在使用干部重在现实表现，干部档案没有多大的作用；有的同志认为干部人事档案工作是干部人事档案工作人员的事情，与己无关；有的同志虽然口头上讲干部人事档案工作的重要性，但在实际工作中却不够重视。这些情况表明，有相当一部分人对干部人事档案工作的认识是不到位的。可以说，管档意识的滞后是制约干部人事档案工作的一个重要因素。
22管理机制滞后
从目前情况看，学校干部人事档案有的隶属于组织部门，有的隶属于人事部门，有的隶属于办公室。就工作性质来说，干部档案应与文书档案、科技档案、财会档案一并归档案室管理。但在许多学校，还没有理顺关系，存在各自为政、材料分散管理的现象，如反映教学情况、教学奖惩的材料，是作为教师业务档案存放在教务处或师资科。分散的管理格局，使干部档案材料不能全面地反映干部的真实面貌。干部档案材料的收集是干部档案工作的重点和难点，目前主要仍是依赖于行政手段，材料收集的办法老化而单一，真正反映个人特性的材料少，档案材料缺乏科学的定性描述和定量考核，档案语言比较僵化抽象，信息资源往往不能准确地反映个人的真实情况，也不能准确地评价一个人。
23管理方法滞后
目前，干部档案材料主要包括记载干部本人基本状况的履历表、登记表、任免表、工资表，记载信息简单，不能全面地反映干部的特征。干部档案信息载体形式单一，未能形成声像制品，远程传递速度慢，使用价值低，不能实现科学存储和信息资源共享。干部档案管理手段相对落后，基本处于手工操作阶段，缺乏相应的管理设备和手段，干部档案的案卷质量尚待提高。
3新时期学校干部人事档案管理工作改革的对策
31更新观念，加强对干部档案工作的领导
随着科学技术的不断发展，许多学校的干部档案管理工作水平有着不同程度的提高。但从目前状况看，仅仅做到索引目录和检索案卷目录是远远不够的，电子储存与检索、档案管理现代化已提上日程。因此，从领导干部到具体的工作人员要跟上时代步伐，更新管理观念，深化档案管理工作改革，适应时展需要。同时，各级领导干部应认真深刻理解上级的有关文件精神，进一步加强对干部工作的指导，冲破传统的干部人事档案材料的管理模式，立足于干部档案资源的开发利用，改变传统的干部人事档案管理工作中的陈旧观念，充分发挥干部人事档案工作的作用。
32实施干部人事档案的规范化、科学化管理
一要健全工作制度。制度建设是做好工作的前提和保证，干部人事档案工作是一项头绪众多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。我们必须进一步完善各项干部档案管理制度，并在狠抓落实上下工夫。要强化保密管理，杜绝泄密、失密、窃密现象。二要加强干部人事档案硬件建设，实现档案管理的科学化和现代化。学校应该努力改善干部人事档案工作条件，添置必要的现代化技术设备，如计算机、温湿度器等，建立实用性较强的微机档案管理系统，逐步运用计算机储存、传递、检索档案信息，提高检索速度。再次要认真做好干部档案材料的收集和归档工作，实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。人事档案管理质量取决于收集和补充的档案材料的质量，对收集到的材料，要从手续是否齐全，表述是否准确精练等方面进行认真细致的鉴别，不符合要求的要及时退回纠正后再归档，不属于归档范围的要及时退还。
33加强干部人事档案管理队伍的建设，提高干部档案管理人员素质
建立一支熟悉业务、相对稳定的专业队伍，是做好干部档案工作的组织保证。学校干部人事档案管理人员应具备优良的思想政治品质、宽广的知识面、扎实的档案专业基础知识、较强的现代管理能力和计算机运用能力等。管理人员素质的高低关系到档案管理质量的高低，学校领导应挑选精于业务、乐于奉献的优秀干部从事干部人事档案管理工作。档案管理人员要经得起市场经济的考验，乐于奉献、具有良好的职业道德和吃苦耐劳精神。学校要加大对干部人事档案管理人员的培训力度，使他们不断丰富专业技术管理知识、完善现代化管理手段、增强创新意识，力促学校干部人事档案工作迈上新台阶。
4创新学校人事档案管理还需要三个转变
41从静态的管理控制向以人为本的服务转变
建立教师成长档案。编制每一位教师个人成长的档案资料，如学历、课堂教学、高考成绩、学生评教、论文获奖、课题研究、指导学生获奖、校本课程研发等内容，以相关学校或全市教师发展水平为参照，确立教师成长目标管理，教师哪些方面是特长，哪些是“缺角”，建立平台予以动态公示，教师能对个人的情况一目了然，并能及早准备，未雨绸缪，使人事档案的管理切合不同类型专业技术人才的成长、发展规律，满足学校教职员工的专业发展需求。建立优秀人才成长人才库。学校专业技术人员集中，做好中层以上干部和优秀专业技术人员档案信息的建库工作。学校有功勋教师、特级教师、享受国务院特殊津贴的专家、省级名师名校长培养对象、地县市级学科带头人、骨干教师、教学名师等各级别人才，分类建立个人科研课题、成果、论文、教学优秀成果等相关资料库，定期跟踪收集最新材料，整理归档。为人事管理、人才选拔提供准确、可靠的信息，真正达到“观其卷，知其人，用其长”的目的。
42从“政治化”向“绩效化”的功能定位转变
传统的人事档案管理没有及时顺应时代变化进行变革，侧重于“政治化”的管理，功能的单一性，极其不利于人事档案“绩”“效”作用的积极发挥。现在实行绩效工资改革后，将在各类学校逐步推进实施，这不仅是分配制度改革，更是用人体制的变革。因此突出人事档案“绩效化”的信息记录功能，挖掘人事档案“绩效化”的数据分析功能，使人事档案更好地服务于人事制度改革。一是人事档案的信息记录功能。学校各教学岗位具有不同的专业特征，绩效考核内容要能展现出不同岗位教职工的工作特点，把教职工的专业能力和全面发展作为重要导向。因此，人事档案的收集范围、价值取向更多地趋向于“绩效化”的需要，为教师绩效化评价提供权威数据和参考。二是人事档案的绩效分析功能。绩效考核的结果要运用于教师管理的各个环节。学校实施绩效考核的目的并不只是为了“绩效”，更是通过绩效考核提高教育质量，实现素质教育。要通过绩效考核发现组织和个人在工作中存在的问题和不足，找出解决问题、弥补不足的思路和方法。这就需要通过对人事档案信息数据进行统计和分析，通过加强人事档案的科学管理，发挥绩效分析功能，体现人事档案利用服务“以人为本”的宗旨，更符合教师专业化发展需求，使人事档案的利用实现封闭的“单一功能”向开放的“多元功能”转变。
43从传统的“重藏轻用”向“多元化”的开发利用转变
人事档案必须改变传统人事档案“重收藏保管，轻开发利用”的现状，从简单原始的利用手段向为学校的发展提供“多元化”的开发利用转变。人事档案开发包括两个层次：一是对人事档案信息源和信息渠道的开拓发掘，以获取更多的有用档案信息，如扩大收集范围等；二是着眼于对已掌握的人事档案信息作深度的思维加工或重组，不断发现和提高档案信息的利用价值，开拓档案信息在学校教学、科研、人才发现、培养、选拔和使用等方面的广阔用途。
总而言之，学校管理是以“人”为中心，要把人事档案的管理利用作为基点，真正实现档案信息开放与融通的人性化、绩效化、时效化、远程化。而创新人事档案管理，实行三个转变，才能真正培育出一支最佳的教职工队伍，最大限度地实现个人目标和组织目标的有机统一，使组织成长与个人能力发展相适应。
学校人事档案篇6
学校人事档案是教职工在社会实践活动中形成的记述和反映个人经历、德才表现、工作业绩的原始记录。是其个人经历、思想品质、业务业绩的反映，是全面地考察、了解教职工和选贤举能、知人善任的重要依据。因此，在人力资源管理理念变革和学校管理体制改革的今天，学校人事档案管理工作的重要性日益凸显,人事档案如何在学校的管理中更好地发挥其价值和作用，是学校人事档案管理部门要认真思考的问题。下面就人事档案管理工作有关问题进行探讨。近年来，计算机网络技术的广泛应用使档案信息管理进入现代化管理的先进行列,并为档案信息管理提供了可靠的保证，传统的高校人事档案管理方式面临着越来越严峻的挑战。为了充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用, 学校应该积极地将信息技术与档案管理技术和方法结合起来,促进档案的信息化管理。
一、要选拔素质高的人事档案工作者。
学校要管理好人事档案，在学校领导重视人事档案工作的同时,人事档案工作者的素质也是非常重要的。选拔的人事档案管理者必须具备忠诚党的事业、思想作风正派、办事公道等职业道德，还必须具备政治理论知识、文化历史知识、现代管理知识、计算机操作技能、人事管理知识和档案业务知识。同时，要加强档案管理者的培养，要不定期地组织培训、外出参观学习，提高其政治、业务素质。
二、要对人事档案管理工作人员的严格要求。
（一）必须了解人事档案的作用与重要性。
随着我国教育改革的日益深化，随着学校教育教学和内部管理体制改革的不断深入，学校决策部门对人才信息的需求量日益加大，而人事档案是人才信息的“缩影”，有着对人才信息最新、最全面的记载，它为人才的选拔、培养、使用和考核等工作提供最新、最真实、最翔实的信息，因而对学校实现“选贤举能，知才善用”、“人尽其才，才尽其用”发挥重大作用。
（二）必须了解学校人事档案的形成过程、分类及组成部分。
对于学校人事管理工作人员来说，要管理好人事档案，必须了解档案的形成过程、分类及组成部分。人事档案是对人在社会实践活动中表现的原始记录，不是一朝一夕能够建成的，有一个长期积累的过程。学校人事档案工作者把教职工在本单位的个人经历、思想品质、工作业绩等资料进行收集、汇总，存放于个人的档案记录中，再与以前单位（部门）的档案合并保存，就形成完整的人事档案。
完善管理人员的专业素质尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用, 但是人仍然是决定的因素, 档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养1 支专业化干部队伍。随着信息时代的到来，对每位档案工作者在业务素质上提出了更高的要求，管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，并且还要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。另外，由于人事档案工作人员在档案建设和管理中承担着10 分重要的责任，因此还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟，以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。
学校人事档案若按以前分类的方法（按身分），可分为干部档案和工人档案，但都是教职工思想品德、业务能力和工作情况的反映，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用人才的重要依据，现在的人事档案都已经没有干部身份与工作身份这一说法了，都统称为人事档案。
学校人事档案主要由以下部分组成：工资档案、专业技术档案（技术等级），工作业绩考核档案、工作经历及学历档案等部分组成。
工资档案记载着职工从参加工作至今，按国家政策调整工资的历次变动情况，它是职工发放工资依据；
专业技术档案是专业技术人员在职称评聘过程中形成的档案资料，记载技术人员成长的全过程，技术等级档案是记载技术工人的技术等级的上升过程。
工作业绩考核档案，是对职工每年的工作情况进行总结，并得到单位及上级主管部门肯定的史料，应该是连续的。它是人事档案的重要组成部分，它是职工晋升职务（技术等级）、提拔任用、调整工资的重要依据，具有“一票否决权”。工作经历及学历档案记载着职工的成长及知识更新并得到确认的过程。这只是说的人事档案所包含的主要部分，还有组织任用、提拔的文字材料，还有入团、入党证明材料等等，对不同的人，档案的内容是完全不相同的，经历越丰富的人，人事档案的材料就越复杂。
三、信息技术在人事档案管理中的作用
人事档案是纪录个人从事各种社会活动的文件, 是学校人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础, 对学校考察和识别干部选拔优秀人才,加强学校师资队伍建设,促进教学、科研、党政管理的开展具有重大作用。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术,可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索,发展为智能检索及网络检索,实现档案信息传递网络化。另外，人事档案通过计算机的管理,对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工,可以直接提高档案工作的效益。并且，与传统档案资料相比,数字档案更易于保存、查询、修改,并且可以通过网络快速传递，提高了档案的利用率,降低了档案管理的成本。
四、如何搞好人事档案的信息化管理
1、提高档案管理的现代化意识人事档案工作者向来以默默无闻、无私奉献著称，封闭意识较强，要改变这种局面，不断更新观念、勇于进取，努力学习邓小平建设有中国特色的社会主义理论，关注改革开放的新形势、新问题，把高校人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识, 在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。增加档案人员计算机技能管理内容10分必要。档案管理中应用计算机技术时，要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。
2.增强档案信息化管理的安全意识信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。目前，1 些单位在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，往往造成档案信息的丢失和泄密，带来巨大的损失。而且对电子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可识读性，存储材料及载体的易损毁问题的忽视，往往会造成宝贵档案信息资源的丢失。在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。另外，电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高，管理人员要注意防潮、防高温、防辐射、防病毒工作，切实加强档案资料的安全性研究，认真搞好电子档案的及时备份与维护工作，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。
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人事档案记录着个人的详细经历，是用以聘任、选拔、管理人才的重要依据，在人力资源的管理工作中有着不可代替的位置。然而，随着高校人事制度的进一步深化，人事档案中存在的问题却越来越明显。
一、高校人事档案管理的现状
（一）重视不够，收集整理不规范，材料不完整
绝大多数高校领导对人事档案管理工作的重视程度不够，缺乏有效的制度和监管。另外，由于档案管理人员的频繁更换，也导致各自对档案材料的收集整理自成一体，没有统一的档案管理标准，大大降低了档案的综合利用价值。 再者，人事档案要求具有真实性，但在实际的人事档案管理中，经常出现履历表中填写的内容信息不真实等失真现象，因而造成一定的负面影响。
（二）档案管理手段落后
目前人事档案在管理上大多还沿用传统的手工管理方式，只重视对案卷的分类而忽视其在人才选拔、培养和开发、合理配置人力资源等方面的应用。因此档案的开发过程繁琐，档案检索和利用困难。另一方面，人事档案是由各级政府人事部门及其所属人才中介机构管理，人事档案调动传递手续繁杂，尤其是异地调动各地区规矩不一，造成时间成本较高。这些都给人事档案的转递带来一定的影响。
（三）对人事档案的利用率低
人事档案的合理利用一直是人事档案工作中的重要问题之一，大多数高校的人事档案管理工作只是简单地把档案进行分类存放，偶尔查阅，并没有把人事档案有效、合理地利用起来，仅仅是作为个人信息的依据，这样的人事档案管理工作简单乏味，同时也失去了个人档案的价值，造成人员与资源的浪费。
二、对于人事档案管理工作改革的几点建议
（一）建立健全档案管理制度
一是建立健全人事档案管理的各种制度，严格按照规定管理人事档案，实现以人为本的服务体制，推进人事档案管理工作的制度化、规范化建设。二是材料的收集要全面、及时，对于有变化的人事档案应该采取随时随地收集整理，以免造成档案不完整或档案丢失的现象，对于每年固定形式的人事档案应采取定期收取的形式，例如，年终或年初开始收集。收集到的人事档案应认真鉴别后归档，确保人事档案的真实性，为以后的各种活动提供真实、有效的数据信息。对于人事档案的借阅、传递性质的活动要认真做好记录，防止人事档案在传递过程当中损坏或丢失。
（二）创新管理方式加强信息化建设
人事档案是人才信息的资源库，是人事工作得以正常开展的重要保障，必须不断地把先进的科学技术手段应用于人事档案管理之中，用以提高人事档案管理工作的效率。这不仅是人事制度改革与发展的需要，也是其适应社会对档案信息需求的客观需要。因此，要把人事档案管理工作同时展结合起来，利用先进的计算机技术和科学的系统进行动态管理，开发利用更完善的人事档案管理软件，并将人才信息的收集、反馈与跟踪融入到系统当中，快速准确地提供人事信息，从而改变过去的传统方式，使人事档案管理转变成数据化、信息化。另外，还可以在学校内部建立局域网络，形成网络化的人事档案管理，通过网络使信息共享，向需要信息的领导和部门提供快速、准确的资料，为师资队伍的建设提供详实的材料，促进人才的合理流动。
（三）合理利用人事档案，提高其利用率
要大力提高档案的利用价值，充分挖掘出档案应有的功能。将人事档案密切融入到教职工的工作中，提高其在工作中的影响力与执行力。要做到以上要求，一是要丰富档案内涵。在档案中增加全面反映教职工真实情况的内容。二是要合理开发、利用人事档案资源的优势，建立健全档案资源的系统化管理与利用的运作机制，发挥档案的社会效益。
三、结语
总之，人事档案管理是档案工作的一个重要组成部分，高校人力资源管理与开发的基础性工作，它集服务性与保密性于一体，对促进人力资源开发、构建和谐社会发挥着重要作用。加强和改进人事档案管理是时代赋予我们的新课题、新任务，要从制度上、观念上更新，不断地发现问题，找出原因，解决问题，积累宝贵经验。按照人才市场发展的基本趋势，采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，为人力资源的开发发挥好储备作用。
【参考文献】
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学校档案管理信息化建设是国家信息化建设的其中一项重要内容，并且也是积极响应国家信息化建设的一项重点工程，是在国家的整体布局规划下有序的开展中职学校档案管理信息化建设。目的是为了能够适应国家信息化发展的步伐，所以必须要依照国家相关规定进行建设。
2.有效的利用现代科学技术
中职学校档案管理信息化建设离不开现代信息技术，所以中职学校档案管理信息化建设其实也就是实现档案管理的多媒体化和信息化，利用互联网络来储备和传送大量的档案数据，这必须要有效的利用现代科学技术，要在档案管理各个步骤中将现代科学技术进行融入，并且要不断的进行技术革新，要让档案信息化水平跟上科学技术发展步伐。
3.科学分配和管理
中职学校档案管理信息化建设的最终目标就是要加强档案信息数据的科学分配管理，让档案管理能够更加的规范、统一，利用网络来推动档案管理效率的提升，能够使档案管理的相关数据能够完整、安全的得到妥善的保存和应用，能够满足校内校外对档案信息数据的需求。
4.转变档案管理模式
中职学校档案管理信息化建设是将传统的纸质档案转化为电子档案，为学生提供更加便捷的档案管理服务，这个建设过程是一个漫长的过程，要将现代科学技术应用到档案管理中，从而使中职学校档案管理模式转变为现代化管理模式。
二、中职学校人事档案管理信息化建设的必要性
中职学校档案管理信息化建设，要结合学校的实际发展情况，并利用现代化信息科学技术来对档案资料进行管理，将传统的纸质档案转变为数字化，实现电子档案管理，并以信息化手段完成教学档案的采集、整理、管理、储存和调动等，实现现代化管理。这也是建设信息化校园的重要内容，有利于提高档案管理工作效率，实现档案数据的校内校外共享。
1.中职学校档案管理信息化建设符合时展
随着信息化社会的实现，在教育行业也逐渐开展信息化改革，现代教学工作已经和现代信息和科技密不可分，中职学校的教学工作的开展也开始融入现代信息设备，在管理工作中出现了各种教务管理系统软件，能够为学生提供更加便利的选课、查课、学籍管理、信息查阅等服务，因此进行中职学校档案管理信息化建设能够通过多种形式来存储档案信息，并且随着现代科技的进步，能够使档案管理模式不断地发展更新，使其越来越便利，不管是形成模式还是管理方法都得到了更新。
2.符合现代信息校园建设的必要需求
信息化技术已经被广泛应用到各行各业中，并且我国已经颁发《全国档案信息化建设实施纲要》，已经将中职学校档案管理信息化建设政策性要求，因此在中职学校档案管理信息化建设中必须要严格遵循相关要求，要实现电子档案统一规范化管理，加强档案的数字化和数据库建设，要为相关人员提供便利的查询服务。
3.档案的价值最大化
高校档案信息数据具有非常大的价值，不管是对于学生还是教师，因此将原有的纸质档案转变为信息数据，能够利用现代化信息科技来构建高校档案信息数据库，能够使校内校外的相关部门通过信息手段来查询相关的档案信息，能够使原有的纸质档案查找更加便捷，节省步骤和时间。同时能够将档案信息最大化共享。
4.工作效率提升
中职院校的人事档案复杂，种类繁多，如果仅仅依靠传统的纸质档案人工储备，不仅需要大量的空间，还需要大量的工作人员。因此实现中职学校档案管理信息化能够让档案储存更加高效便捷，并且还能够更长时间安全得保存，使中职学校档案管理效率大幅度提升。5.档案服务更加便捷中职学校档案管理信息化建设能够将档案管理实现数字化，能够使数据收集更加及时，并且能够为需要的人员更快速的提供。将档案信息通过电子设备进行录入，建立统一的数据库来储存档案信息，能够使档案管理更加方便，实现智能化管理。
三、中职学校人事档案管理信息化建设内容
1.构建完善的档案数据库
中职学校想要建设档案管理信息化需要将原有的资源进行重新构架，需要将大量的档案资源进行详细的分类整理，并将其转化为数字化形式。因此档案信息化建设必须要将原有的档案进行良好的整理，想要有效的快速的将档案进行信息化整理必须要构建一个容量大且安全的档案数据库，这样才能够将大量的档案数据通过有效的措施进行整合储存，数据库要具备保存、防护、搜索信息的功能，并且要不断完善数据库系统，让其能够更快速有效的提供相关信息。
2.实现电子文件管理
随着信息化社会的发展，在人们的日常生活中记录和储存信息已经离不开电子文件，尤其是在办公领域中电子文件已经被广泛的应用，并且地位越来越重要，在建设中职学校档案管理信息化的时候通过电子文件来管理，能够使建设速度快速提高。电子文件具有严密的管理体系和科技手段，能够使档案管理更加真实安全的储存。
3.建设档案管理系统
中职学校档案管理信息化需要依靠统一完善的信息网络开展，建设统一的档案管理系统，对档案管理信息化建设速度和效率具有重要影响。所以中职学校要根据学校的实际情况来开展档案管理系统建设，要建立一套完善的符合学校实际情况的综合档案管理系统，在完善的档案管理系统下开展档案管理信息化建设，能够更好地应用各种计算机档案管理应用软件来推动。
四、中职学校人事档案管理信息化建设对策
1.加强人事档案管理信息化领导
要有效开展中职学校档案管理信息化建设，必须要校内各个领导和部门的配合，因此校内领导必须要正确认识档案工作的积极作用，通过正确的领导来开展档案管理信息化建设工作。
2.完善档案管理信息化基础设备
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2.医学院校组织部门要严格按照党管干部的原则和干部任用相关政策，在对干部进行选拔、培养、任用过程中，要把主要详细记载了干部个人学习工作经历、思想政治素质、作风能力等资料共同形成干部的人事档案。在网络迅速发展的条件下，医学院校要实现用网络管理干部信息，并结合医学教育的特点，挑选一批适合懂医学知识、管理知识、具有开拓进取精神的干部队伍，必然提高了干部人事档案工作的真实性、实效性，信息资料更加全面，趋于规范，方便了日常查阅使用，更能够进行深层次的开发利用。
3.促进干部任免科学化，提高对干部认识的深度及广度。以往在很多单位在任免干部时，相关讨论、会议中基本以文字资料加之口头汇报的方式，在干部任免使用的重大事项上，略显单薄，而在使用信息化技术后，则可以有效结合干部考核中形成的文字材料，通过网络多媒体技术将干部工作的某些动态过程展现出来，可以全面展示被任免干部的形象、语言组织能力等，使领导对其有直观性、全面了解，为选拔使用干部提供真实有效的依据。
二、当前干部人事档案管理存在问题：
1.传统意义上干部人事档案管理工作是以纸质档案材料为对象的，主要的工作都是以手工方式进行的，手工填写、手工装订，手工操作工作流程极为复杂，而且费时费力，容易出现差错;纸质档案材料往往需要档案保存设施场地较大，在长久的保存过程中的档案容易发生缺损、老化现象，从而导致信息缺乏真实性、难以利用;全国目前缺乏统一标准的干部人事档案信息化管理办法，各个单位还在探索阶段。
2.档案资料不完备。从实际情况看，很多单位只是将干部履历表、学籍资料、职称材料、党团材料、年度个人考核表等收归入档内。某些具有有利用价值的、并且能反映个人业绩等方面的材料确不在个人档案中，有些又个人掌握，有些由教务等相关部门存储。现在某些党委的人事档案在撰写材料的内容上也不够规范，对干部的相关鉴定、考察材料基本相似，大多是套话，难以反映干部的个性、特点及特长优势;这就严重影响档案的质量和使用价值。某些单位的档案纸张不统一，归档材料不规范，有些缺少卷内目录，致使档案查找使用困难，这都是当前档案使用中的弊病。
三、医学院校干部认识档案改进措施
1.医学院校党委应重视干部人事档案管理工作，将其纳入重要议事日程，成立工作领导小组，，对干部人事档案工作进行专题研究，把档案工作与学校的发展规划、干部队伍建设、师资队伍建设及各个年度计划及组织、人事等相关部门的工作职责考评机制相结合，做到认识充分、组织到位、措施落实。要集体认真研究解决档案审核工作中存在的疑难问题，不断探讨和研究医学教育工作中出现的新情况、新问题。同时在全校范围内加大干部人事档案管理工作宣传工作，提高教职工的档案思想认识，切实明确干部人事档案管理工作在高校发展建设中的重要作用。
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1 当前人事档案管理中存在的问题
1.1 收集归档材料不齐全、纸质规格不一致，给人事档案的保管造成一些困难。人事档案是个人的历史档案，其中有不少像个人自传、思想汇报、政审材料、个人鉴定等手写纸质材料，这些材料的纸质通常又薄又小，且规格不一，在被列入个人人事档案立卷后，查阅的时候容易被撕破、漏页，很不便于保管和利用。
1.2 人事档案专管员对工作不够重视，人事档案材料收集不及时、不完整，造成人事档案材料的短缺。如选拔干部任免、年终考核、先进工作者表彰等资料未能及时进行归档，以后想收集归档就很困难。还发现个别教职工填写档案材料不规范，如在填写干部履历表、年度考核表时不认真、字迹潦草，有些为省事不手写而打印，应付了事；还有些教工在查、借阅、转递档案不办理相应手续等问题，这些问题给档案管理工作造成了一些困难。
1.3 分类整理上比较混乱，没有按照要求严格分类整理。在现有的人事档案中，目录分类顺序颠倒不清晰。在材料归档整理时必须按人事档案要求重新分类整理然后进行立卷归档。
2 加强人事档案规范整理
人事档案整理的第一个环节是审核。收到档案材料后，首先要严格审核，确定是否属于归档范围，是否符合归档要求。一般来讲，整理工作包括分类、排序、编目、技术加工和装订等，使之成为系统化和条理化的专门案卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充。
2.1 分类。一是履历材料。主要包含反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。二是自转材料。报告个人有关事项的材料。自传是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述。自传材料的归类，应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类。三是考察、考核、鉴定、审计等材料。主要包括干部人事管理工作中，组织、人事部门通过各种途径，对干部德能勤绩廉进行调查、评价的材料。归入本类的材料，必须是经过组织研究认可正式形成的文件，手续完备，历史地反映干部实际情况，具有查考价值的鉴定、考察、考核材料。四是学历学位、专业技术职务资格及学习培训材料。主要包括记载和反映干部学习、技能、科研学术水平的材料。五是政审材料。包括干部审查和干部基本情况更改形成的材料。如更改姓名、籍贯、民族、出生日期、入党时间、参加工作时间等材料。
2.2 排序。排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。具体方法有：一是按材料形成的时间排序；二是按材料的内容以及材料之间的内在联系排序。
2.3 编目。一是档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用规范的书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等书写。档案目录不能粘贴涂改。二是每类目录之前应注明材料类号和类别名称。填写材料类号和排列顺序号。三是根据材料题目填写材料名称及材料形成时间。四是填写材料页数，按编好的页数如实填写。五是备注说明，填写需要说明的情况，如附有考察材料的干部任免审批表，复印件等。
2.4 技术加工。一是对纸张破损、篇幅不规则，或字迹材料不符合归档要求的档案材料应采用扫描、复印等方法进行复制，复制件应附在原件后。二是幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开查阅。三是幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。有些材料幅面太小，无法装订，应当在材料的底部托上一层质量较好的纸张。四是档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。五是档案材料应各自独立，严禁将多份材料裱糊等形式粘连在一起。
2.5 装订。档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、整齐、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便查阅。卷夹背脊应附边签，用于书写干部的姓名、档案编号。
3 加强人事档案管理规范化
3.1 完整。一是要将记载干部本人的德、能、勤、绩、廉的各方面材料收集齐全，使干部档案能够反映干部本人的基本面貌。二是收集到的每份档案材料齐全。系列材料要系统成套，特别是结论性德材料、主要证据或过程性关键材料，都必须全部收集、有头有尾；单份材料不缺页、无损坏。三是收集归档的材料数量要适当，既不要多也不要少。
3.2 真实。档案材料由法定作者形成，材料文字清楚、所指对象明确，材料内容符合干部的客观实际。档案材料没有涂改造假，没有与实际情况不符合的信息。归档材料上的姓名、出生时间、参加工作时间、入党时间、民族、籍贯等自然情况应当与档案记载一致。必须对档案材料的内容进行认真审核，凡审核确认不真实的材料以及未经组织查证的材料，要清出处理；发现与档案记载不一致的归档材料，应当请示组织人事部门审核后予以标注。
3.3 及时。随时收集需要归档的材料，做到随到随办、随收、随审、随归。修订后的《干部人事档案材料收集规定》要求：“在材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档”，以加强管理，提高干部人事档案材料收集归档工作效率；同时，增加了档案材料归档的时限，即“符合归档要求的材料，必须在接受之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。
3.4 规范。一是归档材料必须是属于同一立卷对象，避免张冠李戴归入他人档案。二是归档材料必须是《规范》确定的收集范围内的材料。既要确保把有价值的材料收集归档，又要防止不符合要求、无价值材料混入档案。对无需归档或重复多余的材料，应进行清理。三是归档的材料必须是办理完毕的正式材料。四是归档手续要完备。凡规定由组织审查的归档材料，须有组织印章。五是干部人事档案材料的记载和记录材料应当符合档案保护要求。归档材料不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等不符合档案保护要求的记录材料书写。
4 加强人事档案规范转递
干部人事档案转递是指干部所在单位或主管部门发生变化后，干部人事档案管理部门将其档案转给新的主管单位干部人事档案管理部门。干部人事档案转递与干部管理权限的变化是紧密联系的。在干部档案的移交和转递工作中，要认真做到：
4.1 干部档案转出单位要抓紧完成干部档案材料的收集、审核与归档工作，对不符合要求的档案材料，要联系材料形成部门进行整改，保证归档材料齐全完整、内容准确、手续完备、质量规范、档案质量达到合格标准。对需要移交的档案和档案材料，要编制准确、详细的移交清单，严密包封后一并转给接受单位干部档案部门。
4.2 干部档案接收单位要按照干部人事档案审核工作的标准，对转入的干部档案和档案材料进行认真审核，严格把关。凡不符合要求的干部档案和档案材料，应及时向档案转出单位进行反馈，档案转出单位应积极整改。
4.3 移交干部档案应严格遵守干部档案转递规定和安全保密制度，严防出现丢失、损毁、泄密现象，避免产生新的无头档案。干部档案和档案材料移交清单及回执须予妥善保管。
参考文献：
[1]陈小薇.对企业人事档案管理存在问题初探[J].就业与保障2006（2）.
[2]潘姝.合档案管理现状及对策[J]2005（6）
学校人事档案篇11
1 学校人事档案管理工作的开展情况分析
1.1 学校人事档案管理工作的定义
学校人事档案管理工作主要有以下几个部分：首先是收集工作，将教职工和学生的身份信息、工作信息等收集起来，要保证收集的每一项信息的准确度，这是保证学校人事档案管理工作质量的基础。其次是鉴定、分类管理学校成员的档案，把教职工和学生档案进行系统分配，在这个过程中要对每一份档案非常熟悉。接下来是对档案进行复印、剪裁、整理、包装，把档案集中按班级或年级教学单位进行分类入库、保管，准备随时利用。
1.2 学校人事档案管理工作的重要作用
对于教职工来说，学校人事档案可以准确记录教职工的个人信息、工作经历、工作能力、工作业绩、以及工资待遇、品德作风、奖罚评审等方面的信息，是学校对教职工进行综合测评的重要标准。学校人事档案是学生个人生活和未来工作的重要凭证，对以后学生的升学、就业有重要作用。学校人事档案对于学校的教育、科研 、教学制度等方面起着重要作用。通过建立学校人事档案，可以全面调动各职位人员的工作积极性，促进教职工的教学技能的提升，从而在根本上提高学校的教学水平。学校教职工的人事档案包括在校教职工的档案，学校附属单位教职工的具体信息，对除名、离职教职工的档案管理，也要包括退休离任和已故教职工的档案信息，教职工的人事档案对于上级教育部门选拔、培养任用教职工具有很大的参考价值，也是学校人事档案的重要组成部分。
1.3 学校人事档案管理工作存在的问题
由于学校人数多、学生信息量大、教职工信息条目繁杂使得学校人事管理工作量大大增加。每年教职工离退、教职工发表的各类评审材料、新生入校等需要进行新的档案编排，学期期末需要对教职工教学成果和学生成绩进行存档管理，加大了学校人事档案管理工作的难度。学校人事档案缺乏真实性、完整性，有关工作人员业务素质低，不能真实填写档案信息，重复、作假现象严重，在查询档案过程中往往出现前后矛盾的情况。这是学校人事档案管理工作中表现出的不正风气，应坚决制止。
2 学校人事档案管理工作的相关案例分析
2.1 提高档案管理人员的专业素质
在我国，大多数地区档案管理机制相对落后，档案管理工作人员缺乏，专业性水平和人员素质低，加大了档案管理工作的难度，制约了学校的人事档案管理工作的进行，导致学校人事档案管理机制相对落后。为了解决这种问题，学校应该加大对档案管理工作人员的要求，安排专业的工作人员，增强专业技能和水平，加大对档案管理工作人员的技能培训，促进学校现代模式的人事档案管理工作的开展。
此外，在查询档案的过程中经常出现前后档案信息相矛盾的现象，有些教职工故意隐瞒学历、工作经历和教学水平，对档案信息弄虚作假，错填漏填个人信息。对于这个问题，一方面教职工个人应该端正态度，加大重视，认真、准确填写个人信息，并做好对学生档案的检查力度，引导学生正确填写个人信息。另一方面，档案管理工作人员应该加大工作力度，不定期检查核实档案信息，确保信息的真实性和完整性。档案管理人员要以身作则加强档案信息的保密性工作，严禁非档案管理工作人员随意修改档案信息。
学校人事档案管理工作人员要有吃苦耐劳的精神，人事档案管理的工作是繁杂的，要求工作人员政治素质要高，以身作则，严格规范个人行为。学校人事档案管理人员要有较强的服务观念和业务能力，也要不断学习，拓展视野，高效有序地做好档案管理工作。
2.2 增强档案意识
由于传统教育模式对中学教育管理制度的影响，很多中学对档案管理的意识不够，认为中学不同于高校和事业单位，人事档案管理工作不用做到面面俱到。这是一种错误的思想认识，大大影响了学校人事档案管理工作的开展。首先，教育机构和学校领导要做好监督工作，加强对人事档案管理工作的重视，加大管理力度，切实从根本上提高学校教职工和学生的档案意识。另外，学校可以加设奖罚制度，学校领导要动员校内人员统一归档，动员全体校人员的积极性。
学校领导要做好教育工作，使学校人员认识到档案管理的重要意义，不断促进档案信息资源的完善，并加大对学校人事档案资源的利用率。由于学校人事档案管理工作中教职工档案占有较大比重，参考价值比较大，所以特别要提高教职工的档案质量。
2.3 改善档案的保存条件
目前，有不少中学借助计算机系统对学校人事档案进行管理，但是仍然有很多中学借助纸质材料保存档案。纸质材料不能满足现代档案管理模式的需求，存在弊端，容易破损，容易发生霉变，占用空间较大等。如果学校条件允许的话，可以建立统一的数据库系统，选择现代化技术对档案信息进行分类、有效的管理，建立学生个人和教职工个人的电子档案，占用空间小，操作性强，有利于查询档案信息。
纸质档案要注意防火、防盗、防鼠、防晒、防潮、防虫、防尘、防霉，注意通风，注意控制存储环境的条件，保证环境状况适合档案的存储。此外，要注意做好资料保存与流动的工作，做好资料使用和保存的关系，在展览、查阅、审核的流动过程中做好复制工作，用复制品代替原档案资料，避免档案资料的丢失和损坏。
2.4 健全登记检索档案信息的系统
由于很多学校对档案管理工作不够重视，中学学校人事档案管理模式尚未完善，导致很多中学的档案管理系统相对繁杂，教职工和学生的档案信息不易查询，查询条目不明确，费时费力。只有健全登记检索档案信息系统才能使人事档案管理更好地服务于学校的教育制度。
学校加强人事档案管理，按照时间顺序或者以班级为单位进行登记，对教职工信息进行系统编号。登记簿可以作为重要的检索工具，帮助查询个人档案信息，也可以作为档案材料的备忘录。具体可以设置《在职教职工登记簿》、《退休教职工登记簿》、《毕业生登记簿》、《后勤职工登记簿》、《奖罚记录统计》、《统计资料记录》等。对于电子档案管理系统要加强保密工作，避免学校人事档案资料的外漏，也要注意定期对硬件设施的检查。
2.5 做好档案管理工作的第一步---收集资料
目前中学档案管理过程中出现了教职工个人信息不准确的现象，最原始的个人资料多处出现不同程度的差错，造成后续利用档案过程中出现新问题，无法准确、快速的查询职工信息。对此，一方面，人事档案管理的相关人员要加大审核力度，帮助在校职工建立正确、完整的个人档案；另一方面，要求教职工个人提供全面的个人资料和审核评定材料，体现自己的工作能力和个人的工作作风。
收集准确的信息资料是做好学校人事档案管理工作的第一步，也是最基础的一步。对于中学人事档案管理的资料主要有人员资料、图片资料、教职工论文资料、个人荣誉档案、入党教职工记录、教职工升值降职离任资料等。对教职工的人事档案进行系统管理，做到全面、准确记录教职工的档案信息，上级教育部门要加大重视，严格贯彻学校的教职工人事档案管理制度。
2.6 采用合适的技术手段服务于学校人事档案管理系统
由于中学人事档案管理工作尚未建立完善的机制，很多先进数据库软件系统没有正确运用于人事档案管理的工作中。对此，学校档案管理人员要学习计算机技术，熟练运用数据库软件管理档案系统。
作为中学阶段的人事档案管理工作，可以采用Microsoft access和visual basic6.0作为开发工具进行设计，加快学校人事档案管理的信息化进程。可以通过这套系统对档案信息进行删除、添加、修改、查看教职工的档案信息与学生信息，也可以通过生成报表的方式大大提高档案管理的效率。
2.7 制定严格、细致的人事档案管理制度
学校人事档案管理工作需要有严格的管理制度做支撑，我国很多中学由于工作人员疏忽造成的档案室失火、档案室内发生盗窃、学生或教职工档案无故丢失、损坏的意外事故时有发生。严重制约了学校人事档案管理工作的进行。对此，学校应制定严格的人事档案管理制度贯彻实施。以下措施可供参考：
设置专用的档案室，配置完善的档案保护设施，档案室由专门人员管理，非管理人员不得随意入内，管理人员工作交接必须做好每一个环节的衔接，避免疏忽。个人档案必须存档学校档案室，修改、添加个人档案信息后必须尽快把档案上交档案室保管，任何人不得私自保管个人档案。不同身份的人员的档案信息应交于不同部门保管，学校人事档案管理工作人员的档案必须由办公室负责人或学校领导保管，办公室负责人和学校领导人的档案信息必须由教育局保管。并且，档案室钥匙不得转交他人手中，由专门管理人员管理。
转递档案信息的过程中要注意严格密封，做好登记手续，通过专门派送机密证件的工具并选择可靠人员派送，档案转出后，要在规定的时间内送回。对于没有及时送回的档案文件，应尽快查询，及时核实档案去向，发现问题，应立刻向相关人员和上级领导汇报。有关人员和工作部门在档案信息补充收集阶段要积极配合人事档案管理的工作人员，教职工应及时将相关材料（任免、考核、奖罚、工资、成绩、团关系的转入转出、职称、年终总结等）上交给档案管理人员，档案管理人员要及时补充个人信息，及时做好档案信息的整理、归档。学校人事档案管理的工作人员不得外漏别人的档案信息，不得私自把档案带出档案室，严禁任何人将档案带入公共场所。
档案室人员严格遵守相关规定，严禁在档案室内吸烟，严禁在档案室附近存放易燃、易爆物品，不得私自篡改档案信息，不得涂改圈画折叠文件，以免破坏档案文件。要严格审批阅档手续，如果有特殊情况需要查阅档案，严格遵守相关规定查阅，未经相关人员同意不得摘抄、转借、复制档案信息，此外要核对抄录的文档信息，主管部门要严格把关，做好档案保管工作。
3 结束语
随着现代信息技术和教育制度的进步，传统的学校人事档案管理模式已经不适应现代的教育模式，传统的管理模式过程冗杂，实用性低，不容易保存和查阅审核。为了促进现代中学教育制度的进步，更好的完成对教职工工作的评价，学校等相关教育机构要加强对中学的人事档案管理工作的重视，完善学校人事档案管理体系。
建立健全中学的学校档案，加强对中学的档案管理工作，有利于学校实施科学化管理，有利于正确评估教职工的各项工作。只要做好学校的人事档案管理工作，就可以发挥档案信息的能动性，更好地服务现代教育体制。
学校要充分调动相关工作人员的积极性，树立良好的工作作风，端正工作态度。学校应当采取适当的奖罚措施，重视学校的人事档案管理工作。最重要的是人事档案管理的工作人员要保证档案资料的完整性和真实性，提高工作质量，做到规范化、科学化。
其次要保证教职工（包括离任、退休、已故教职工）和学生信息的真实性，坚决制止不正风气的盛行，保证档案信息的质量。学校领导要不定期的对档案信息进行检查、审核，提高档案信息的真实性，利用合适的奖罚措施协助档案管理工作的进行。
此外，学校要加强现代化信息技术的管理应用，全面提高学校人事档案管理工作的水平与质量，加大电子档案的建设力度，建设完整的智能数据库系统，加大资金投入，采用计算机管理模式取代传统的管理档案的模式，充分利用现代信息技术，增强档案信息系统的实用性，全面服务学校的人事档案管理工作。
参考文献
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学校人事档案篇12
一、高等学校人事档案管理的重要性
（一）人事档案的作用。高等学校人事档案管理工作是高等学校人事信息、人才管理、人才流动及人才使用的重要环节。高等学校人事档案真实记载着每位教职员工（即：专业技术人员、工勤人员）的各历史时期、各学习阶段、不同工作经历的全过程。如：学历、技术职称、社会关系、奖惩、经历等情况。从人才开发利用、使用管理的角度来看，高等学校人事档案的作用可分为以下几种类型：1. 为个人升迁进职、单位求才提供大量丰富、原始可靠、真实有效的资料和数据。2. 在高等学校教职员工的日常生活工作中，人事档案也扮演着重要的角色，如：证明某个人的年龄、出生地、工资收入、奖惩状况等。3. 记录了某个人的学习经历。4. 不同时期的工作轨迹和过程。5. 人事档案可以为本人、学校、社会等方方面面提供各种需求的依据，如：人事档案管理部门可以依据个人的人事档案为教职员工办理购房贷款、购车贷款等手续，还可为本校的教职员工提供婚姻状况证明、身份认定、办理社会保险，为教职员工代办申报职称、根据档案确定退休年龄、代为缴纳职工养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整，出具与人事档案有关的证明材料等等。因此，高等学校人事档案的重要性显而易见，不仅对本校的人才开发、利用、管理具有举足轻重的作用，而且对社会公共服务及人才的管理者、人才的决策者、人才的使用者来说，人事档案的价值及作用也是不可代替的。
（二）人事档案管理的意义。在中国，人事档案对人才使用、开发、管理及流动都具有极大的作用。例如：某人想调整自己的工作，调到更适合自己发挥专业特长的地方或单位工作，如若原工作单位不同意其调到其他工作单位。则此人的人事档案就不能转出，即使此人离开原工作单位，到新工作单位工作，在没有人事档案的情况下，当事人会遇到很多与人事档案有关的困难和麻烦。如果建立起人事档案社会化开放式管理模式，所有的人都是社会人，而不是受某个单位限制的单位人，个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理，上述案例不复存在，人才流动更加便利快捷，人才会释放出巨大的能量，发挥不同于在一个固定单位的更大作用。因此，在全面深化改革的今天，在信息化、电子化、人才服务社会化的背景下，建立高等学校人事档案与社会人才管理机构的人事档案管理的互连互动、信息互享，带动全社会对人才信息的公开化，让不仅是所在学校了解和掌握人才信息，整个社会也能了解和掌握人才的真实状况，使人才不仅在本学校发挥作用，在社会上也能发挥其巨大的作用。为建设中国特色的社会主义社会服务。人事档案管理的重大意义就在于人才的开发和最大限度地使用人才。
（三）人事档案社会价值。高等学校人事档案管理的信息化、社会化、电子化，可以提高人事档案管理的效率，能更加充分有效地使高等学校、社会组织或机构了解人才、选择人才、使用人才，为各个高等学校、社会组织、社会机构及全社会服务。在传统的人事档案管理中，人事档案的管理、利用仅限于本单位内部，严重制约了人事档案的使用价值和利用率。同时也制约了人才的使用、流动及服务社会的作用。高等学校人事档案管理改革是时代赋予高等学校的历史使命，高等学校人事档案管理的信息化、电子化、社会化，是全面深化改革的要求，是社会主义市场经济的要求，也是对高等学校人事档案管理模式进行现代化、信息化、电子化、经济化改革的要求。在传统的人事档案管理模式中，人事档案管理是封闭的、单一的、不追求使用率及利用率，人事档案是在各个单位内部人事部门进行严密的管理。当今是改革开放的时代，人才的社会性要求越来越高，如果还是按传统的人事档案管理模式进行管理，不进行与时代相适应的改革，就不能够适应社会的发展需求，就不能与时俱进，从而严重影响和制约了人才的开发、培养、使用及社会化服务。同时也不符合现代信息化、经济化、科技化、市场化社会的要求。高等学校人事档案管理改革就是要改革人事档案传统的管理模式，创新高等学校人事档案管理利用的高效化、社会化及人才的社会流动化，最大限度地提高高等学校人事档案的社会利用价值。
二、高等学校人事档案管理工作的改善对策
（一）加强对高等学校人事档案管理工作的领导、监督、检查力度。高等学校的各级领导及人事档案管理工作的工作人员要重视人事档案管理工作，领导要经常检查人事档案的管理工作，及时发现人事档案管理工作中出现的问题，且对人事档案管理工作中出现的问题给予及时地解决。高等学校的人事档案，在人才流动、人才交流、干部选拔任用等方面扮演着极其重要的角色。伴随着全面深化改革进程的不断推进，我国的人事制度、用人制度、人才管理制度及人才使用制度等都会不断地改革、创新及完善，与之相对应的人事档案管理工作及制度也会随之相应地改革、发展、完善。改革高等学校人事档案管理工作及制度是时代对高等学校提出的要求，是全面深化改革对高等学校提出的要求，是人才的合理配置、合理使用、合理流动，发挥人才最大的社会价值与经济价值对高等学校提出的要求。因此，我们的高等学校一定要在全面深化改革的新的历史时期加大力度管理好高等学校教职员工的人事档案，充分发挥人事档案的真实性作用、历史性作用及全貌性作用。
（二）便于人才流动、给人才流动创造便捷、高效的服务。传统观念对人事档案的认识是，人事档案只是管理、不要出任何问题（诸如：丢失、损毁等），对于利用、发挥其使用价值却一直认识不够，没有充分发挥人事档案在人才交流、人才宣传、人才使用及公众对人才的了解和认可等方面的重要作用。在现代化的信息社会里，宣传（即：信息的公开和传播）是现代社会的重要特征，人才的特长是通过可公开的档案信息传递到方方面面的，能够充分发挥每个人才的作用，是对国家、社会及单位的重要贡献，也是对我国社会主义不断发展、迈向精神文明、物质丰富的国际化社会的重要贡献。
创造合理高效、便于流动、信息快捷的人事档案管理体制，是我国高等学校当前人事档案改革和发展的首要任务。高等学校人才的社会流动，推动高等学校之间的竞争、发展及进步。高等学校人才的校内流动，促进校内各院系的竞争、发展及最大限度地为国家和社会服务。因此，高等学校的人事档案管理工作，不仅是人事档案管理人员的事，更是高等学校主要领导及各级领导义不容辞的重要任务。
（三）改进传统观念，充实更新档案内容。传统的人事档案的内容是政治面貌、年度总结、职称评定、表彰奖惩等，但是，作为一个高等学校却恰恰忽略了专业技术人员（教师及研究人员）的业务档案。对于行政管理人员来说，传统的人事档案管理对于人员的流动、变迁、使用还能应付，但是，对于专业技术人员来说，就不能充分地反映其全部信息，因此，可能在对专业技术人员的交流、使用、发挥其专业特长上，受到制约和限制，不能充分反映专业技术人员的专业信息，制约了专业技术人员作用的发挥，最终受损失的是我们的国家、社会及专业技术人才所在的高等学校。
高等学校的作用很多，但其中之一是提供社会服务，高等学校的管理人员是给专业技术人员提供服务平台，使其最大限度地发挥自己的专业特长，作出贡献，来影响和提升学校的声誉、地位、知名度等，给学校带来价值和利益。因此一个高等学校的社会声誉、管理水平的高低，就是看它是否最大限度地发挥专业技术人员的作用，要想最大限度地发挥专业技术人员的作用，就要充分做好高等学校专业技术人员的人事档案管理工作。
（四）加强人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才的信息资源库，有效合理地利用人事档案这个人才信息资源库，最大限度地发挥人才的作用，是人事档案管理工作的突出目的。把先进的科学技术设施设备应用到人事档案管理中，提高人事档案的利用效率，实现人事档案管理的现代化，是人事档案管理改革的重要任务。高等学校在人事档案管理改革过程中，要提高人事档案管理工作的水平和效率，要准确、及时地传递人才信息，为人才的需求者提供全面、真实、高效、便捷的人才信息服务。现代化的人事档案管理工作已经离不开计算机、网络等现代化的设备及技术，高等学校的人事档案管理工作不仅要添加、充实这些现代化的设施设备，还要组织和培训好人事档案的管理人员，熟练掌握及熟练使用这些现代化的设施设备，使其为高等学校人事档案管理工作带来高效、快捷、便利。另外，在加强人事档案现代化、信息化建设时，还要注意保存好纸制人事档案，因为数字化档案的原始性和真实性较难鉴别。还有，不向外公开的、有密级的人事档案也以纸制档案保存为宜。可向外公开的人事档案，进行数字化管理，可以有效、快速地为社会服务，省时省力，迅速便捷，节省经费和人力。人才的利用方和查阅方可以通过已经普及的互联网查阅人才信息，充分、有效及最大限度地利用人事档案信息，对人才资源进行充分利用，尽量减少人才的闲置和浪费，把人才充分和有效地利用好，使其为国家和社会做出贡献。
学校人事档案篇13
各个高等学校根据各自的发展、规划及每年的人员减少（包括自然减员和流失），每年需要补充各类工作人员，对各类工作人员的补充，基本上采取向社会招聘的办法，主要来源是应届或往届的各层次毕业生。当他们一旦被高等学校聘用，就变成了某高等学校的新聘用工作人员，就要发生在被聘用之前形成的个人人事档案的移交手续，由于我国的各类学校众多，加之各校为学生建立的学籍档案材料形式不一、内容不一、材料数量不一，所以新聘用人员在档案移交时，会出现各种各样的情况，有档案材料不全的、有记载内容不符的等各种情况均有发生，因此对各类新聘用人员档案在接收后，进行规范的、专业的整理是非常必要的，既可以审核新聘用人员在报名填表时信息的真伪与准确性，还可以发现目前为止人事部门不了解、不掌握的信息或情况，有利于更好地了解新聘用人员，发挥其作用，做到人尽其才
一、 对新聘用人员档案审核、整理、归档的步骤及要求
由于新聘用人员大多数是应届毕业的各层次毕业生（如：博士生、硕士生、本科生等），也有往届毕业的或者有过工作经历的人员，这些新聘用人员的档案大多数没有进行过认真、严格、系统的审核整理，因此各高等学校对新聘用人员的档案要进行严格的、认真的、系统的审核整理。
（一）要对新聘用人员的档案进行准确的分类、编目。由于新聘用人员的档案大多数是未经过分类、编目的散单片，原生态的装在档案袋内，个别装订好的档案也是由于顺序、位置的原因，也需要重新分类、编目，因此要做到：
1.要严格按照人事档案的分类标准进行分类。如：一类，个人履历材料；二类，个人自传材料；三类，各种鉴定材料等，以此类推。分类要做到认真、细心、准确，避免出现分类错误，如：漏编或重复等情况。
2.在档案分类、编目过程中，对不符合档案材料要求的材料要进行技术处理，保证档案材料形状的统一性。例如：现在要求档案材料一律采用A4纸形式，对不符合A4纸要求形成的档案材料就要进行技术加工及处理，使其成为A4纸形式的档案材料。保证档案形状的一致性及顺序的统一性，为查找、利用档案创造便捷、省时、高效的有利条件。
（二）对新聘用人员档案材料进行审核。对分类、编目、经过技术加工处理的新聘用人员的档案材料进行审核。审核主要是对档案材料不全，即缺档的材料，要求本人向原毕业学校或原工作单位索取，索取后交到人事档案管理部门，把个人原来的档案尽量补充齐全，为新单位提供准确、完整的前一阶段的个人档案，使新单位能准确把握、正确使用，也为自己的前途、事业和发展，做好基础和铺垫。常见的新聘用人员档案不全的情况或缺少的档案材料有：学历学位不全，对有过工作经历的新聘用人员来说缺少工资档案材料、缺少奖励材料，有的入党材料不全等。对上述情况要严格、认真填写《档案缺少材料登记表》，同时告知本人，要求本人积极配合，尽量在规定的时间内把缺少的档案材料提供给新单位人事档案部门。
（三）鉴别收集到补充的档案材料。对收集到的补充档案材料要认真、准确、严格地进行鉴别，档案管理人员一定要认真负责，严格把关，本着对个人、事业负责的精神，对收集到的补充档案材料进行鉴别。深入细致地审查每份收集来的补充的档案材料，提高鉴别的能力及准确性，对于复印件归档的材料，必须查看原件，确认无误后，亲自动手复印，在复印件上签复印人姓名、时间，加盖“复印件与原件相符”印章后分类、编目、编写页码、归档，切忌收取本人提交的复印件。对于手续不完备、填写不规范、内容有涂改，重复出现的材料，坚决不能接收归档，一定要坚持原则，从源头确保档案材料的真实性、可靠性及准确性。
二、关于新招聘人员人事档案中的“三龄两历”的审核
人事档案是考察每个人情况的重要历史记录及依据，按照组织部门的要求，每个人的“三龄两历”一定要清楚明白，有根据、有理由、有事实。高等学校新招聘人员的“三龄两历”同样要搞清楚、弄明白，这不仅关系到个人的利益、待遇、前途等问题，也关系到国家的事业及高等学校发展建设的相关问题，因此，高等学校的档案管理人员在接收、审核新招聘人员的人事档案时一定要对“三龄两历”问题，坚持实事求是、认真对待、严格审核的原则。按要求逐项审核新招聘人员人事档案中的“三龄两历”问题。“三龄”是指：年龄、工龄、党龄；“两历”是指：学历、工作经历。查每个人的“三龄两历”，就是要搞清每个人（包括新招聘人员）的真实的出生日期、参加工作的日期、入党日期（是中共党员的、如果是加入派的就是加入派的日期），真实的学历、真实的工作经历。但是在实际情况中，有同一个人的人事档案里不同的档案材料记载的“三龄两历”是不同的，如出生日期，在参加工作的招工表里是一个时间，而在干部履历表里则填写的是另一个时间，此类情况屡见不鲜。不仅是出生日期在档案里不同时间形成的材料中记载不一致，参加工作日期、入党日期、学历、工作经历等也同样存在着相同的问题。因此，对新招聘人员的人事档案，认真审核、实事求是，做到从源头上把好人事档案历史真实性的关口，使新招聘人员的“三龄两历”清清楚楚，符合真实的历史记录。为了弄清新招聘人员档案的“三龄两历”真实情况，高等学校人事档案管理人员要多次、反复地进行审核、对比、调查，并与当事人交谈，了解前后记载不一致的真实原因、理由及情况，最后根据相关政策、规定等进行认定，保证认定结果的真实性、准确性及有效性，确保补充材料真实可靠有效。
三、新招聘人员人事档案审核实例分析
例1，A某，2015年8月通过我校公开招聘工作人员考试，被我校录用。我校人事档案部门收到了A某的人事档案，按档案接收的规定和程序，首先是整理（包括分类、编目、编页码、装订成册等）。然后是审核，把缺少的档案材料填写到《缺少材料登记表》中，通知本人补充缺少的人事档案材料，并同时发给A某2004年制《干部履历表》一份要求其填写，且要求其在规定时间内把补充材料和填写好的《干部履历表》交到我校人事档案管理部门。A某缺少的人事档案材料是：（1）本科学生登记表；（2）本科毕业证书、学位证书复印件；（3）报考硕士研究生登记表；（4）硕士研究生登记表；（5）硕士研究生毕业证书、学位证书复印件。
在规定时间内，A某按要求把缺少的人事档案材料及没有填完整的《干部履历表》交到了我校的人事档案管理部门的管理人员手中。A某交来的材料只有上述缺少材料登记表中（2）本科毕业证书、学位证书原件、（5）硕士研究生毕业证书、学位证书原件，及未填完整的《干部履历表》。经审核及按相关规定：“学历材料中所缺少的材料，如a充有困难或无法补充的，可以由档案管理人员复印该当者的毕业证书、学位证书，加盖档案管理部门的印章，以毕业证书、学位证书的复印件代替。”A某的缺少学历材料用其本科毕业证书、学位证书复印件及硕士研究生毕业证书、学位证书复印件来充当就可以了。
但对A某来说，缺少的不仅是学历证明材料，还有工作经历及工作时间的证明材料。原因是：A某在《干部履历表》的工作经历一栏中填写了：“2014―2015年被聘为‘大学生村官’”，可是，A某的原始档案中没有任何材料能证明其‘大学生村官’的工作经历、工作年限及工作时间。因此，我校的档案管理人员与A某联系，说明档案材料不全，不能够证明“大学生村官”的工作经历，要求A某抓紧时间补充能够证明自己当过“大学生村官”的工作经历证明材料。在学校档案管理工作人员的耐心说明及解释下，A某明白了自己缺少能证明“大学生村官”工作经历的材料，向档案管理人员表示积极努力搜寻缺少的材料，补充完整。十几天后，A某把搜集到的材料交到了学校档案管理人员的手中，这些材料中包括：1.内蒙古自治区选聘高等学校毕业生到嘎查村任职合同书（内容包括：合同期限、某旗委组织部门及负责人的印章，受聘人A某的姓名、性别、身份证号码、选聘的工作地点、家庭地址、联系电话等）。2.大学生村官证明（印有中共某旗委组织部的印章）。收到材料后，学校档案管理部门的工作人员用电话与A某提供材料中出现的某旗委组织部进行了联系，核实有关A某“大学生村官”的事实及情况，核实结果确定了A某所提供“大学生村官”信息及相关证明材料的真实性。
根据《中共中央组织部、教育部、财政部、人力资源和社会保障部关于印发〈关于选聘高校毕业生到村任职工作的意见（试行）〉的通知》（组通字〔2008〕18号）相关内容：“没有办理人事手续的大学生村官，应视为参加工作，参加工作时间可按其到基层报到之日确定。”依据此内容，A某的参加工作时间应为《内蒙古自治区选聘高校毕业生到嘎查村任职合同书》中合同执行开始时间。至此，A某的参加工作时间、招聘前的工作经历、学历证明材料等被核实及确定。
另外，A某在《干部履历表》中填写自己是中国共产党员及入党时间，但是在A某的档案材料中没有任何材料记载其中共党员身份及入党时间。为此，档案管理人员再次联系了A某，说明情况，并要求A某尽快转党的关系，把自己的中共党员身份及入党时间等证明材料交到人事档案管理部门。在A某的积极努力和配合下，A某的党的关系及入党材料很快转到了学校，档案管理人员在查看核实A某党的关系及入党材料时才知道，A某是在硕士研究生学习期间入党，在当“大学生村官”时转正，2015年9月被我校通过公开招聘录用后，党的关系及入党相关材料尚未转到学校。经过人事档案管理人员对A某党的关系、入党材料的审核，与A某原工作单位组织人事部门的电话核实及情况了解等审核程序，最终核实确认了A某的档案。
例2，B某同样是2015年通过学校公开招聘工作人员被学校录用的教师。B某的情况是，学校的人事档案管理人员在初审时发现B某有过工作经历，根据是，在B某的档案中有B某与包头市某房地产开发有限公司签订的合同，日期为2014年4月；及B某与包头市某房地产开发有限公司解除（终止）劳动关系证明，日期为2015年3月。这两份材料不足以证明B某的工作经历及材料的真实可靠性，有待于进一步验证，因此，档案管理人员与B某联系，说明情况，并要求其补充工作经历的有关材料。过了几天，B某拿来了两份补充材料：1.2014年4月包头市某房地产开发有限公司的“录用与入职审批表”；2.2014年6月“试用员工转正审批表”。根据相关文件及政策规定，这两份补充材料同样不足以证明B某的工作经历。档案管理人员再一次与B某联系，详细解释了什么样的材料才是有效的证明材料等事项，随后，B某提供了包头市社会保险参保证明，时间是2015年12月，印有公章。当档案管理人员对B某的包头市社会保险参保证明仔细审核时发现，B某的首次参保时间是2013年7月。档案管理人员又一次联系了B某，在与B某交谈时，得知B某于2013年，在江苏省南京市某文化股份有限公司工作，这段工作经历，在B某的档案中没有任何记载或体现。学校档案管理人员与B某交谈，并要求其补充相关档案材料，过了一段时间，B某提交了1.江苏省南京市某文化股份有限公司与B某所签“全日制劳动合同书”；2.江苏省南京市某文化股份有限公司与B某终止或解除劳动合同的证明；3.南京市终止、解除劳动合同备案申报表；4.江苏省南京市某某文化项目保密协议；5.B某的辞职信。档案管理人员对B某提供的补充材料，经过审核、验证及核实，确定了B某所提供材料的真实性。根据有关文件规定：“与民营企业签订劳动合同且缴纳城镇职工基本养老保险的，可以认定其参加工作。”B某首次签订的合同是与江苏省南京市某文化股份有限公司签订的，日期是2013年7月，该合同的解除日期为2014年2月，首次参加社会保险的时间为2013年7月，因此，B某参加工作的时间被认定为2013年7月，至此，B某的“三龄两历”也被认定通过。
四、新招聘人员人事档案审核、认定、整理过程中的注意点
通过以上两个例子的分析，我们可以看到，新招聘人员的人事档案也并不是想象的那样简单，虽然是新招聘的工作人员，但他们中的许多人都有过各种各样不同的学历、经历，因此，在人事档案的审核、认定、整理的过程中，会出现上述两例中存在的各种各样的问题，所以，需要人事档案管理人员耐心细致、不厌其烦、反反复复、严格认真、一丝不苟地对新招聘人员的人事档案进行审核、认定、整理，使其符合国家的要求及符合本人的真实历史记录，尤其是每个人的“三龄两历”，一定要清清楚楚、明明白白，来不得半点马虎。在对新招聘人员人事档案审核、认定、整理时一定要注意以下几点：1.整理档案一定要分类准确、编目无误；2.审核档案一定要初审、复审、再审；3.档案材料收集一定要齐全、完整；4.档案补充材料的鉴别一定要准确、真实；5.“三龄两历”审核确定一定要细致、严格、准确、有根据；6.档案管理人员必须熟记相关文件及相关规定，严格执行文件规定，严格把关。
新招聘人员人事档案，表面上看起来材料不多，但实际上现代社会的年轻人各自都有自己的不同经历，针对他们的档案必须认真整理、充分收集材料、反复审核，才能保证他们的人事档案真实、完整、可靠，反映他们本人真实的历史足E。在审核、核实、认定“三龄两历”一定要有根据、有事实、有理由，能说服人，把好新招聘人员人事档案最初的第一道关口。
新招聘人员的人事档案的审核、认定、整理是一项繁琐、系统的工作，要求档案管理人员保持严谨的工作态度，同时要具备熟练的专业知识及技能，还要善于处理工作中各种各样的疑难问题。另外，档案管理人员要积极对待工作，将每个工作环节做细、做实，只有这样才能够让新招聘人员的人事档案真实、完整、可靠，为组织人事部门提供真实可靠的人才选拔决策依据。
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