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一、目前内河船检面临的主要形势
1、工作量不断增加
1）船检延生业务较多。《船舶吨位证书》发证新方案，使《吨位证书》新发、换发工作量和流程增加。船舶更新补贴实船验查和拆解监督，船检参与具体实施。船舶安检、事故调查的技术支持，也常需船检参与。
2）船厂减少导致路程耗时大增。环保进步使内河大量船厂被拆除，本地船舶只能到外地船厂修理，验船师赴外地检验路上耗时多，大大影响单次检验效率。
3）单位船艇管理由船检具体实施。对海事船艇的加油、维修、日常管理等的工作，多由船检来管理，也成为船检的工作量之一。
4）上级船检指派工作增多。船检人员缺少现象从上至下，为完成好工作，上级船检的工作指派到下属基层船检落实数量不断增多，增加基层验船师工作量。
2、船检质量和服务要求不断增加
1）安全要求提高。船检是船舶安全的第一关，涉及到船舶性能安全，从建造检验到营运检验，一旦因细节没有落实到位导致船舶事故发生，相关船检人员被追究责任风险加大。
2）质量要求变广。一方面是防油污、防生活污水、防船舶垃圾、防空气污染等新项目的不断出现；另一方面对现有项目的具体细化点，在深度上不断增加。
3）对船检服务要求在提高。船民希望检验时船舶停航的时间尽量少，既希望检验地点能离船舶航线越近，又希望在检验后能尽量快的拿到办理好证书，要求提高。
3、船检人员配备不足的矛盾突出
1）业务量不断增加与人员紧缺的矛盾。船检业务量在不断增加，但是验船师队伍却在缩小，不平衡性得到进一步扩大。
2）要求不断提高与人员缺少的矛盾。在船检安全责任和社会服务要求不断增加的形势下，对船检岗位人员配置需求是不断提高的，但在岗人员与现实需求相差很大。
二、一线站所增设船检点的好处
以上船检的问题，归纳为三点：一是船检人员缺少；二是业务量增大；三是对船检工作要求提高。应对办法是，在一线站所增设检验点，站所人员参加船检，实现一岗多能，从而扩充船检队伍，保障质量和服务的提升。
站所增设船检点有以下好处。
1、解决船检困境
在内河各一线站所设立船检点，每个站所培养两到三名注册验船师，形成处船检到点机动检验，站所定点静态检验、证书当场办理的模式，对解决船检困难、提高船检质量、提升船检服务水平、促进船检发展相当有效。
2、提高站所业务
站所增设船舶检验业务，配置验船师，对提高其它业务能起到促进作用。船检人员熟悉船舶的安全指标、机电性能、设备配置、结构布局等项，可很好的促进站所安全检查、专项巡查、事故处理、防污治理、船艇管理等。
3、船民得到便捷
通过在站所设立船检点，船民可以到最近的点申请船舶检验，检验中问题整改后确认也方便；可以及时办理证书，省下船民办证来回跑的时间和交通费。船民可以享受到更加快速、便捷的船检服务。
三、站所设点的配置要求
1、制度设置
内河站所船检业务设立，以年度检验、展期类附加检验两类为主，其它类检验以适当配合辅助。两类主业务，项目相对较少，操作相对简单，规定相对明确，现场性和及时性要求较高，很合适在现场站所设置。
2、人员配置
各站所验船人员配置，主要是有取得C级注册验船师证书的人员。目前，上级鼓励符合条件的职工参加注册验船师考试，为参考人员提供良好条件。符合条件人员只要报考，花精力备考，可以顺利取得证书，并具备检验内河船舶的能力。
3、硬件设施
船舶检验的硬件设施，主要为现场检验的工具、打证发证设备，各站所都可配备。
4、软件系统
配套软件系统主要是“船舶检验管理信息系统”，使用简单，站所相应电脑上安装好系统，做适当培训，即能上手使用。
四、具体实施方案
1、职能设置
站所设立船检业务，既发挥站所在现场的优势，提高当场办理能力；又现场特点，要具有可行性。
1）相关职能
站所配备的船检人员严格按国家、省局、市局和处对船检流程监控和纪律的要求开展工作，在规定范围内进行各项目检验。
2）业务内容
年度检验，对符合条件的船舶进行年度检验各项目检查确认，做好记录；对发现的问题，督促整改；检验合格后证书办理，检验费收缴。
展期附加检验，对申请船舶进行条件审核，给符合条件的船舶进行检验办理。
船检其它确认，参加验船人员业务培训和考核，抽取一定人员次数参加其它类检验业务的实践；对部分换证检验、中间检验问题整改后船舶进行确认。
档案整理，对发证后的船检档案进行整理，并定期移交档案管理员入档。
船艇管理，配合分管所长做好所属海事艇维修、加油、应急处理和船员管理等工作，落实问题的解决。
2、业务流程
1）年度检验
流程表示：船户领取并填写递交检验申请表申请检验现场验船师确认待检船舶符合性验船师对符合检验的船舶进行现场检验验船师对检验中发现的问题提出整改要求验船师填写好检验项目单签字确认需整改的船舶进行问题整改整改好的船舶申请复检验船师对整改好船舶进行项目复检验船师进船检系统对合格船舶进行证书办理打印证书签署收费发证验船师对发证后船检档案整理移交档案到档案室。
遇到问题移交处船检作进一步处理。
2）展期附加检验
流程表示：船户领取并填写递交检验申请表申请检验现场验船师确认待检船舶展期条件相符性验船师进船检系统对符合展期船舶进行展期操作打印证书签署收费发证验船师对发证后船检档案整理移交档案到档案室。
3）船艇管理及其它
船艇管理，按船艇管理的规定及制度，站所验船师配合分管所长做好船艇维修、加油、应急处理和船员管理等工作，相关流程按《海事船（艇）管理手册》操作。
其它事项流程，根据单位统一安排，站所船检人员协助处船检做好其它船舶检验相关业务。
3、其它保障
1）业务培训。定期组织各验船师进行业务培训及检验交流，开展业务实践操练，对站所验船师的问题及时解答。
2）人员协调。站所船检师兼负站所内其它业务工作，当与船检业务发生冲突时，服从统一指示。
3）业务量统计。检验发证后，在业务量登记册内做好登记；每月24日前将当月检验业务量报处船检汇总。
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二、档案服务在管理体制上的创新
“创新是事业发达的不竭动力”。首先，档案服务创新要在管理机制与管理体制上创新，这样才能促进档案管理水平与服务效率的提高。在创新思想的指导下，要加强档案工作人员职业道德教育，每个行业都有每个行业的职业道德，档案职业也不例外，应根据单位的实际，制定符合行业和单位实际的道德规范和实施细则，并对档案工作者统一进行培训，使得大家都能很好地遵守。对于各部门的职能，也要有相应的规则，并适应创新服务内容、服务方式、服务范围、服务职能的需要，使得各部门合理分工，各部门、各个工作者各负其职，加强联系，密切配合，共同做好档案工作。此外，还应制定一套奖惩制度，并严格执行，定期检查与评议执行情况，表彰先进，惩罚落后，做到充分发挥每一名档案服务人员的积极性和创造性，在单位内部形成人人都想争创一流工作业绩的良好氛围，用档案管理体制上的不断创新促进档案事业的不断发展进步。
三、档案创新服务要有超前意识
在当前新媒体时代背景下，档案的管理服务也要实现信息化、数字化，虽然电子文件、数字档案已经用了多年，如何确保电子文件、电子档案移交进馆并进行有效整理、保管与利用，已经不仅仅是计算机专业技术部门独自考虑的问题了。档案信息化、数字化、现代化建设正在逐步地渗透到档案管理的各个环节。因此，档案整理工作必须大胆创新。档案整理创新应体现在：既要传承弘扬仍然适用的传统的手工整理档案的方法，又要发展超越传统的档案整理思维模式与具体整理方法。切不可因创新而丢掉传统，应利用现代信息处理技术拓展档案整理思路与方法。
档案服务创新对档案整理工作提出了新的、具体的要求，这就为档案整理以及档案基础性工作全面提升提供了更加广阔的展才华与实施创新能力的舞台，为档案工作者开拓出更加广阔的外部创新环境与发展空间，并促使档案整理工作构想与方法做到结合实际的调整。可以说，档案服务创新在促进档案基础工作创新中具有不可替代的重要作用。
营造良好的创新氛围，使档案工作者能及时接触新鲜事物，了解档案工作的现状及发展趋势，增加新的知识，逐步形成一种开拓精神和超前意识，强化服务职能。在档案的服务创新方面，要站位高，考虑全，并对档案的来源等方面要深入调查研究，挖掘档案背后的故事，这样才能提高档案资源合理利用率，才能为档案的利用者提供全方位的服务。
四、网络环境下的档案创新服务
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提起档案，一些人就会想到文书档案、人事档案。其实，这是极其狭义的、陈旧的理解。档案是人类活动方方面面的记忆和宝贵财富，不但有文书、人事档案，还有各行各业的档案，如企业有基建、设备、产品、科研、会计等档案；公安机关有户籍、刑侦等档案；纪委有案件档案；学校有学籍、教研档案；劳动保障也有各种专业档案……。由此，我们要充分把握档案及其工作的两大功能，来服务现实工作、服务社会。一是基础管理功能。也就是说每个单位必须将本单位的各种档案材料收集、整理、保存、利用，这是最基础的管理，这是一个单位有序、高效运作的基本前提，档案的原始凭证以及法律作用是其他东西无法替代的，这个基础管理功能、法律凭证作用正是市场经济不断深入发展对我们各项工作的必然要求，所以，加强档案工作也是当今社会讲管理、求效益以及转变经济增长方式的有效途径和必然选择。从这个意义讲，重不重视档案工作，是—个领导有没有管理意识和能力的表现。二是档案的文化、历史积淀功能，任何文化、历史都要通过档案这个载体来承传。任何一个单位、任何一座城市如果没有档案的建立和积累，历史就会变得一片空白，也就是只有“硬件”而没有“软件”、没有底蕴，更谈不上对文化、历史的承传和发扬。所以，重不重视档案工作，说到底是—个领导有没有文化的表现。加强档案管理工作，对于我市实施文化名市发展战略、促进文化名市建设有着重要的意义，也可以说是我市文化建设的一项根本性工作。
现在，社会的档案意识淡薄，缺乏认识，原因也是多方面的：各级党政机关考核领导的指标、机制缺乏科学性，只考核“热点、硬件、面上”的，对“冷的、软的、潜在的”不注意，甚至束之高阁；档案部门宣传不够；社会主义初级阶段人们重视物质和硬件、忽视软件意识浓厚；整个经济、社会管理处于粗放型管理阶段等等。所以对新时期档案及其工作要有前瞻性的认识，对其基础管理性、文化和历史的传承性、效益潜在和不可估量性、资源不可再生性；不可代替的凭证性；覆盖社会的广泛性；载体（纸质、磁盘、光盘等）的可变性；工作的繁杂性都要有一个新的认识，对档案工作要本着为现实服务、替未来着想、对历史负责的态度，要以科学发展观和前瞻性的思维去对待，而绝不能用老眼光、旧思维去处理目前各种档案事务，要增强做好档案工作的自觉性。
二、各级档案部门和档案工作者要创新工作，突出重点、做好服务。
档案工作要创新，首先是我们要树立创新的意识，其次要明确创新的重点：—是要管理创新，推动档案事业加快发展，必须坚持依法治档，深入贯彻实施《档案法》、《广东省档案管理规定》，推动档案工作向着法制化的轨道运行。二是创新工作要围绕服务大局拓展建档领域，档案存在于方方面面，其工作也必然是全方位的，但胡子眉毛一把抓不可能，也没有这个人力、物力。所以，我们就要以敏锐的眼光去洞察经济、社会的新发展，去拓展新的建档领域。如近几年我市抓的重点工程建设项目档案，就很有成效。市委市政府提出跨越发展所采取的一个重大措施，就是以大力抓重点工程建设项目来拉动经济的发展，我们档案工作就是要及时拓展这一领域加强建档，把重点工程的可行性研究、报批、立项、设计、勘探、施工、监理、竣工验收等全过程的材料收集、整理、保管、提供利用，为建设项目顺利开展做好档案服务，这就是立足大局谋服务、围绕大局拓建档。三是创新工作要善于采用新技术。社会的发展、科技的进步使档案及其工作发生了革命性的变化。以前的档案都是以纸质为载体，而现在不但有纸质为载体的档案，还有磁盘、光盘、录音录像带等载体的档案。所以，创新工作就要善用新技术，跟上时代步伐，提高服务水平往往也同采用新技术、改善工作手段连在一起，如我们现在产生于各级机关事业单位的大量电子文件，如何收集、保管、提供利用？就是要采用计算机、网络等先进设备、技术来收集、数据保管和传输提供服务。市档案局大型网站建成后，我市非性的“红头文件”，包括各县（市）区和省直单位的文件就可以全文上网，使我市广大干部群众足不出户、随时随地就可以通过计算机网络查询到所需的文件，这就大大提高了我们的工作效率和服务水平。四是创新工作要拓展档案馆服务功能。拓展档案馆服务首先要抓好档案资源建设，档案种类少、资源贫乏，服务功能就弱，就很难谈拓展服务。拓展档案馆的服务要大力抓好向公共型、开放型转变，要让更多的人走进档案馆，查资料、看文件、参观展览、查找凭证等等，要将档案馆建成档案信息中心、青少年爱国主义教育基地和文化休闲的场所。拓展档案馆服务要重点抓好网络化传输技术的应用，无论各单位向档案馆移交归档文件，还是档案馆向外提供查询服务，都要大力应用网络传输技术。拓展档案馆服务要加强档案的开发利用。档案的收集、整理、保管最终的目的都是为了利用，所以，各级各部门的档案工作，都要加强档案的开发利用，变废为宝、变历史资源为文化产品甚至文化商品，并结合推介、宣传*开发图片档案办好展览等。
三、各级党委、政府和各部门要以科学发展观为指导，推进档案事业与经济等各项工作协调发展。
近几年来，我市档案工作总体来看是不错的，取得较大的成绩，广大档案工作者负出了艰辛的努力，但从“*”回顾的问题来看，还存在一些问题，主要是资金投入严重不足，一个县的档案事业，一年才二、三万元的经费，还不如一个家庭的装修费用，处于一种十分艰难的运作状态；信息化建设滞后，直属机关事业单位的档案信息化与办公自动化不同步，各县（市）区档案馆的信息化建设还没有起步；档案馆库落后，全市各级档案馆的面积都与省的要求有较大的差距，几个山区县都没有独立的符合标准的档案馆；专业人才不足等等。这些问题，都反映出档案事业的发展与我市经济、社会和各项事业的发展不够协调，应该引起各级党委、政府以及各单位领导的高度重视。一要加强领导。各单位都要明确分管的领导，各级分管档案工作的领导要自觉的把档案工作列入自己的工作议事日程，各级领导在抓好经济工作、热点工作的同时，要以科学发展观为指导，协调好档案工作。社会就象—台机器，无论是大部件还是小锣丝钉，也无论是看得见的大部件还是隐蔽的小零件，都会产生独特的不可替代的作用，只有各部件正常，机器才能协调、持续、快速运转。所以，希望各级领导要多了解档案工作，多听取档案工作汇报，多解决档案工作的实际困难，多关心档案干部的思想、政治、工作和生活。当然各级档案部门和档案工作者，要克服消极与畏难情绪和依赖思想，积极主动的多请示、多汇报，争取领导的了解和支持。二要增加投入。《档案法》明确规定档案事业要纳入社会发展的规划，各地各单位不但要把档案事业、工作纳入规划，而且档案事业发展的经费要有—定的保证，使之与其他事业发展相协调。具体来说，除了正常的办公经费之外，档案馆的事业经费每卷每年不能少于2元，这是一个最低的限度，也是谢副省长的要求，希望各分管领导做好这件工作的协调。三要配置好人力资源。各级各部门的领导，对档案部门，要加强计算机和档案专业人才的配置，以适应档案工作快速发展的需要。目前各县（市）区档案部门已出现严重的人才短缺，已直接影响了日常工作的开展，希望各分管领导以高度负责的精神协调好档案部门人员的配置。
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科研档案是农业院校档案的重要构成部分，是学校科研活动的真实记载，是保护学校知识产权的重要依据，因此，搞好科研档案工作对农业院校来说有着极其重要的意义。
1 农业院校科研档案工作的现状
1.1 立卷单位多而分散
根据档案材料形成单位立卷的原则，一所学校，每年都有上百个课题结题，也就有上百个立卷单位。要对这众多的课题组进行具体的档案业务指导，这对于面向全校、统管门类众多而只有少数人员编制的学校档案部门来说，其有效指导难免会顾此失彼，从而影响课题的及时归档和立卷的质量。
1.2 课题组成员的临时性与档案工作的专业技术性产生矛盾
档案工作是一项专业技术性工作，即使是一个专业档案员，也需要经过专业基础的学习，再加上一定的工作实践经验积累，才能逐步熟练。由于课题组是随科研任务的需要而组合的单元组织，其成员的临时性和流动性使其难以熟练掌握立卷的原则、方法和技能，加上科研人员大多数是双肩挑的，工作繁忙，确实很难有时间按档案工作的要求做专门的资料收集。保管，整理、加工等归档立卷工作，从而影响了课题立卷的质量和落实。
1.3 科研档案形成的渠道多
一项科研任务从选题申报，评议审批、组织实施到验收鉴定，涉及到项目主管部门，学校管理部门以及课题组三个系统，其档案原始材料产生于这三个系统，归档时需要人为地将它们有机组合在一起，否则就有可能造成档案被分离而欠准确、完整和系统。这也增加了科研档案工作操作上的困难，例如从立题到实施过程中，课题组处于被管理的位置，项目和成果报批、评审的材料不可能到达他们的手中，因而课题组就无法按基层单位立卷的要求独立完成科研档案的全部立卷任务。
1.4 科研档案材料形成的周期长，集合材料需要跨年度进行
一项科研任务往往需要一年，有的甚至跨年之久，所涉及的范围广、参与的人员多，档案内容复杂，极易产生分割和疏漏现象。由于学校档案管理部门不直接参与科研管理工作，不掌握全校科研活动的状况，因此难以做到及时督促归档或清楚地知道是否该归档的都已全部归档了。由于不了解科研的全过程，对各个案卷的内在有机联系也就不大了解，不易发现遗漏、分割或重复的现象。如课题的研究材料和成果材料，可能会因时间的差别而被分割为两个档案。
1.5 科研档案材料的定级具有滞后性
就单项研究课题而言，其预研期和立项后的前期、后期各阶段重要程度可能发生变化，也就是在不同阶段，其级别可能发生变化。例如，某个课题在启动时可能是校级自选，随着进展，可能升级为省部级项目以至国家级项目，其形成的档案材料的重要程度和级别也随着发生了变化。但从档案材料的系统性，完整性来说，这个课题各阶段的档案材料是不可分割的，这就为确定进馆档案的级别内容和数量造成困难。特别是不掌握科研的动态变化过程，就难以做好立卷工作。
1.6 科研档案归档工作尚未建立统一的约束机制
虽然《高等学校档案工作规范》中规定凡申报成果奖必须要有档案部门出具的归档证明方可受理。但由于目前档案工作的领导体制上还存在缺陷，我国有些科研主管部门还未统一制定这一规定，致使有些项目可以不经过归档审查便被授予奖励。此外，申报奖励的毕竟只是少数，许多已结题而不报奖或暂缓报奖的项目更没有归档的约束，从而有可能造成大量档案材料长期游离在外，甚至流失。
2 加强学校科研档案管理的办法
为解决科研档案管理中存在的问题，笔者认为应从以下方面进行思考
2.1 坚持依法治档，强化规范管理，实行集中统一管理
《高等学校档案工作规范》明确规定：“科研档案必须集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发和利用。”学校要根据有关法律法规及结合本校的实际，制定相应管理制度和措施，规范科研档案归档的质量、数量，时间要求等细则，明确相应的奖惩措施，做到有法可依、有章可循，确保科研项目档案的完整性和科技含量。具体措施有在科研项目课题立项之初，项目课题组应指定专人全程负责科研材料和管理，档案部门应对科研材料的收集，积累。整理进行专业指导：科研项目完成后，由项目负责人将平时积累的科研文件材料整理归档，在上报成果、申报奖励时，由学校档案部门加盖档案验收专用章，同时审查归档材料是否齐全完整，归档材料不完整的不予验收、鉴定、申报奖励；项目获奖后，获奖材料也应归档，学校对达到规定级别的获奖项目进行表彰奖励时。必须由学校档案部门出具归档材料合格证明，否则，学校不予奖励。
在日常管理中，要坚持“三纳入”、“四同步”。“三纳入”即科研档案工作必须纳入科研管理制度，纳入科研工作计划、纳入科研人员的工作职责范围。同时做到“四同步”，即下达计划任务与提出归档要求同步，检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步，验收，鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步，上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。此外，档案部门不能“守株待兔”，消极等待科研档案的自动归档，应主动深入到各科研课题组，协助、指导做好科研文件材料的形成、积累、整理和归档工作，使科研文件材料从形成之日起便进入有序的控制状态，并将这种有序控制贯穿于整个科研活动。
2.2 加强宣传力度，增强科研人员的档案意识
采取多渠道与多种形式广泛学习、宣传，贯彻《档案法》和《高等学校科学技术研究类档案工作规范》，进一步提高学校各级领导，科研管理部门，档案管理部门、科研人员对科研档案重要性的认识，使广大科研人员了解、熟知档案法规，增强科研人员的档案意识，使他们认识到在科研活动中，材料的形成、积累、整理，归档是科研活动必不可少的环节，是科研人员不可推卸的职责。
有的科研人员认为自己的科研成果、材料应归自己所有，这是错误的。《档案法》第十条规定“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”，明确科研人员在科研档案方面的法定权利与义务，设法消除他们利用档案不便的后顾之忧，从而调动其积极性，使其从思想上重视科研档案工作，并在日常的管理中自觉积累科研档案资料，推动学校科研档案管理工作的发展。
2.3 加大开发利用力度，提高对科研档案价值的认识
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面对新的形势，高校档案部门应该与时俱进，开拓进取，针对高校特点，围绕服务创新做文章，敢于突破那些与时展不相适应的工作观念和模式，善于用新的思路、新的途径、新的办法来解决档案工作中遇到的新矛盾和新问题，努力为高校的发展提供我们的优质有效的服务，中国梦也是我们档案工作者的梦。为了更深入起见，本人从服务到创新谈点看法。
首先是服务要创新的条件。档案部门作为一个保密单位，长期处在一个比较封闭的状态，特别是高校档案部门与社会上的联系甚少，由此而形成了保守封闭、按部就班、因循守旧、消极被动的传统观念。尽管这些年有了不少改变，但仍不能适应时展要求。我们必须进一步解放思想，突破习惯性思维和经验思维，大力弘扬紧跟时代、开拓创新的精神，逐步树立改革意识、科技意识、竞争意识、用户意识、文化意识、效益意识、法律意识和开放意识，为创新服务打下坚实和良好的思想基础。
为更好的有效服务于高校中心工作，档案部门要进一步打破凭证评价，决策参考功能的局限，突出教育、交流、咨询功能，创新信息传播、中介服务、文化休闲功能，将单纯的保管贮存档案的场所逐步改造建设成集档案实体管理和信息加工的基地，档案科技研究和教育培训基地、档案开放利用基地为一体的新型机构。
其次，高校档案馆应该成为进行爱国、爱校教育和研究学习的重要阵地。高校档案馆是学校的历史宝库，可根据实际需要，利用馆藏和实践挖掘结合的办法建起校史室、荣誉室、教学及科研成果展览室等场所，使之成为学校师生和外来人员了解学校的一个窗口。还可以利用出版画册，编写史志，制作录音带、光盘、影视片等形式，开展纪念、宣传、教育活动。高校档案馆作为文献资料的汇集地，是信息交流的重要机构，要充分发挥其档案信息中心的作用，利用现代化技术手段，挖掘、整理和传递档案信息资源，把小文章做大，使“死”档案变“活”，为教学科研和社会服务。
随着高校的改革发展和社会的转型进步，要进一步改变档案资料门类单一、结构不合理的状况，档案收（征）集范围应该继续扩大，向教学研究第一线，甚至家庭和个人眼神，增加档案资料信息储存量，不断丰富馆藏。档案人员要熟悉学校工作系统，了解学校中心工作，眼见六路，耳听八方，一方面挖掘充实调整原有档案门类的内容，另一方面要注意根据实际情况，建立健全名人档案、特色档案、专业档案、信用档案和家庭档案等新的档案种类。档案服务内容的创新，还要注重在实现档案利用“物的传递”向“信息传递”转变的同时，也实现向“知识传递”的转变，并发挥档案部门专业管理、专业技术、专业人才、专业设施装备等方面的特有优势，提供多层次、多内容的服务。
再次，为了更好地体现服务的主动性、针对性、广泛性和开放性，应该实行“扩展服务”，切实转变服务方式。在实际操作中，从查阅式服务转向咨询式服务，从闭门等待服务转向超前推销服务，从预约联系服务转向跟踪服务，从提供纸质资料服务转向电子载体和纸质资料并用服务，从平面服务转向平面与网络空间相结合的立体服务，从专门提供利用转向利用、休闲一体化服务，从检索工具式服务转向编研成果式服务。
当今社会科学技术发展日新月异，高校档案系统必须而且也有条件综合利用现代化信息技术，包括计算机技术、信息贮存技术、安全保护技术、数据库技术、网络通讯技术、多媒体技术，不断实现技术创新，逐步建立数字化档案馆，实现档案管理自动化、馆藏档案数字化、信息传递网络化、信息存储海量化、信息组织标准化和档案信息共享化。这里着重谈一下网络化问题。高校档案信息不能“藏在深闺人未知”，要积极进入校园网、局域网和互联网，建立档案信息网页，并不断对网面内容进行修改、完善、更新充实、从而更加迅速、便捷、大量并且安全地传播信息。
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进入数字时代，现代数字技术快捷、高效、准确、便利的优势正在深刻地影响着新时期的档案管理工作，档案管理发生了革命性的改变，这种改变既有横向的，也有纵向的，这些改变不管是对我们的档案管理工作还是对我们档案管理人员都是重要的挑战，在新形势下，档案管理人员只有认档案管理工作的现状，不断适应新形势下档案管理工作的新要求，不断提升自身素质，才能推进档案管理事业向前发展。
一、档案管理面临三大改变
首先就是档案馆形态由传统型档案馆向数字型档案馆转变，这种转变将传统型档案馆有限的、信息资源不能共享的档案文件实体通过数字化手段和互联网技术的应用，实现了数字化、空间虚拟化、传播网络化以及信息资源共享化。这种转化带来的还有档案实体保管模式的转变：之前的纸质档案管理是相对集中的，进入数字时代后，纸质档案逐步向电子档案过渡，面对纷繁复杂、数量庞大的电子文件，传统档案馆已很难按原有的策略进行档案收集，数字时代的档案馆或许不再必须接收各机关、组织的电子档案，而主要是对分散的档案信息集中管理控制并使其便于公众利用；而档案的实体很有可能将继续保存在产生它们的部门的硬件与软件环境中，档案实体或许将有集中统一保管向分散式保管模式转变。
基于上述档案馆及档案实体的变化，在数字时代，档案服务工作也将发生变化。这种转变首先体现在现在档案管理的服务形态上，传统的档案服务工作主要是在档案馆的阅览室完成的，一般流程是：根据服务对象需要—从库房提取档案给服务对象查询—送回库房，这个流程主要是在档案实体这个“物”上进行；而在数字时代，由于互联网技术的发展和档案实体的数字化，档案信息传递将不受时空限制，用户或许可根据自己享有的权限随时随地在网上检索和查询所需的档案信息，大部分用户可以利用网络服务终端进行自我服务。在这种背景下，档案馆的服务方式也从单一的“物”的服务向多元、多层次的服务模式转变，档案馆工作人员的工作重点也将转变成对档案实体的信息加工，将无序变成有序；丰富馆藏；为服务对象提供信息引导服务。
另外，随着数字时代带来的档案形态的改变，数字时代的档案馆工作人员对档案实体的保护与管理的重点也将发生变化，档案管理工作从往昔的重点保护档案转变为重点保护档案信息，注重计算机安全，防止病毒、黑客等入侵以及信息流失将是档案馆工作人员的重点。
二、新形势背景下，档案管理工作面临的诸多挑战
数字科技是一把“双刃剑”，随着数字时代的来临，档案管理工作在面对上述转变的同时，也不得不看到目前我们存在的诸多机遇带给我们的挑战：
1.目前的数字化管理水平不均衡，管理系统软件不统一。当前，虽然差不多所有的单位都已普遍使用了计算机系统来进行管理档案工作，但是这种建立在单位和系统内部的管理，基本上都是各自为战，没有一个统一的标准。不同的主管部门的单位，使用着不同的数据库管理系统，功能不同，类型不同，档案人员需要重复管理、重复录入，这不仅带来了大量的时间上的浪费，而且还会因为数据庞大和人的差异，由此带来的工作量和可靠性，不得不值得怀疑。
2.对数字档案的认识还比较滞后，制度建设落伍。目前通行的档案管理的相关制度，都是建立在纸质档案为主时代的制度之上的，对数字档案的认识则主要是影像资料等，还没有对真正意义上的数字档案形成一个相对统一的认识，数字档案的收集、整理、管理及应用在法律上、制度上都还没有形成一定的较为统一的概念，没有形成合力，无法形成一定的效力。
3.传统的立卷制度也将面临改革。由于数字技术的发展，我国原有的立卷制度也从“案卷级管理”变为了“文件级管理”，文件不裁不订等方法也都是为了适应数字管理的要求。但是，按照原有的立卷制度，已经无法完成相关要求，原有的立卷制度已严重制约了现代档案工作的发展。由于没有一套统一的规定，在目前这个探索时期，各部门、各系统各行其是，给档案的管理、保存、统计、整理都带来了一定的影响。而且，如果不及时予以处理，这种影响产生的后遗症将会在较长时间里影响档案管理工作。
4.缺乏高级管理专业人员，档案管理工作投入不足。受传统观念的影响，目前档案管理工作人员群体中学历层次偏低，缺乏掌握现代化技术的高级管理人才，特别是既懂档案管理和现代化科学技术，又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。档案管理人员素质不高，直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广，无法解决在工作中遇到的新情况和新问题。档案管理人员群体结构不合理配置，档案管理人员个体素质偏低，档案群体结构失衡，已成为制约档案管理工作发展的一个重要因素。
另外，同样是受到传统观念的影响，档案管理的投入不足也是影响档案管理发展遇到的重大瓶颈。而投入的不足，又与现代化的档案管理的意识有直接关联。由于现代档案管理意识普遍较低，导致档案管理投入不足，尤其是基层单位，设备更新换代滞后，基础设施简陋，安全措施没落实，相当部分的档案室建设不标准、不规范。至于档案室的自动化、数字化建设，那就只能说是一种奢望。
三、档案管理人员该如何应对挑战
面对机遇与挑战，数字时代的档案管理工作究竟该如何去寻找突破呢？笔者认为：
1.应该加大对档案管理工作的投入。加大档案管理工作的投入，既包括物质投入，也包括人才投入。要不断改善档案管理的硬软件环境，提高档案管理的硬件配置，提升档案管理的人才素质，强化人员培训，使之不断适应日趋复杂的档案管理现状。
2.档案管理的决策者和执行者都要转变观念。观念转变是一切物质转变的前提，决策者和执行者需要不断提高对数字时代档案管理的认识，正确认识到档案管理工作在当前时代背景下的重要作用，实现管理型向服务型的转变，不断完善服务理念。
3.档案管理工作人员要加快业务能力的提升。首先，档案管理工作人员要加强学习，提高创新能力和对新时代档案管理方式变化的适应能力。随着社会的不断进步，科技的迅猛发展，知识更新换代的速度越来越快，周期越来越短，档案管理人员如果不加强学习，加快业务能力的提升，不及时了解档案管理现代化的现状及趋势，很有可能不能适应社会发展对档案管理提出的诸多新要求，就不能胜任日趋多样化的档案服务要求。唯有不断的主动学习、积极学习，及时掌握信息技术和现代管理等相关知识，不断提升数字技术的能力和水平，才能适应现代档案管理的要求。与此同时，作为现代化的档案管理人员，还要富有创新精神，不断拓展档案资源的内涵和外延，最大限度地发掘档案服务的潜质，提升档案服务的水平，以适应现代化的档案服务要求。
4.要上升到制度层面，国家及有关管理机构要加强统一的调度和管理，形成统一的、可操作性强的管理体系和工作方法，紧跟数字时展的步伐。
一方面，要加快建立健全适应数字时代要求的电子档案真实和安全的法规。由于电子档案的特殊性，其信息在形成、处理、归档、保管、利用等各个环节都有更改或者丢失的风险性，只有通过法律形式将有关电子档案保管和使用的行为规范下来，使有关部门及个人自觉遵守，才能从制度上保障电子档案的安全。与此同时，法律还要确立电子档案及电子文件的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门能够依法管理电子文件和电子档案。
另外一方面，制定科学合理、严密的电子档案工作标准和规范。随着电子文件的大量产生，迫切需要建立一整套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范，将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式，用标准和规范确定下来，使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范地管理，这是摆在档案部门面前的一项重大课题，也是迫切需要解决的基础性工作。
与此同时，国家档案管理机构还要研制开发数据格式标准统一、可以互相兼容的档案管理软件，解决管理软件“程出多门”的现状，从根本上解决管理档案的不均衡性和软件环境的复杂性现状。
综上所述，只有多管齐下、多措并举，通过档案管理人员、档案管理决策人员的共同努力，才能促进我国档案管理事业的高速发展。
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3、负责每日对公共区域进行巡视，并做好日常记录，发现各种不安全隐患及需要维修的设施设备及时通报相关部门进行处理;
4、负责业主委托代办服务的咨询及服务工作，及时反馈相关信息;
5、负责收集客户、业主信息，建立前期客户档案
岗位职责2：物业客服管家岗位职责1、熟悉项目部各项管理制度、收费标准及用户情况;
2、定期整理客户资料;
3、协助客户服务部主管制定项目部清洁设备使用方法及操作规程;
4、负责办理业主入住手续，装修审查;
5、负责装修档案、业主档案、项目部文书档案的管理;
6、负责项目部公共钥匙的管理工作;
7、负责准时向客户派发各种费用的交费通知单;
8、追收管理费及其它费用的工作;
9、接待处理业主投诉、记录，向执行部门反应，并进行反馈、上报;
10、负责对投诉的处理结果进行回访，并做好回访记录统计总结;
11、协助处理突发事件，并负责处理善后工作;
12、制订一般之文书通告表格等工作;
13、负责项目部的文件收发及传达等日常工作，妥善保管物业项目部的文件;
14、按上级领导的要求及时与业主沟通，反馈有关信息;
15、负责项目部文件的拟定和整理归档工作;
16、负责办理各类对客代办业务;
17、完成上级领导交办的其它工作;
岗位职责3：物业客服管家岗位职责1、熟悉物业公司各项管理制度、收费标准及其它部门的工作职能、工作范围。
2、熟悉园区环境及各种配套设施的公共设施的位置，各楼宇的外观结构、单元户数、入住率等楼宇的综合情况。
3、与住户保持良好的关系，定期开展回访工作，向住户解释说明物业公司的有关管理工作细则、管理公约、住户手册等，能灵活正确运用国家有关的法令法规和公司的有关规定，巧妙的处理好每件事情，维护公司的利益和声誉。
4、负责区域内物业管理各项工作的巡查，督查园区内各岗位工作质量，善于发现工作中存在的问题或安全隐患，跟进、处理有关违章整改事宜，认真做好巡查记录，及时将巡查发现的问题以《工作联系单》报相关部门处理。
5、全面负责收楼及收楼后的遗留工程以及日常维修工程的跟进完成，受理业主在保修期内的房屋维保修事项，及时联系或发函施工单位处理。
6、定期检查空置单元，发现需整改事项及时联系施工单位处理。
7、受理前台传达的工作信息，接受住户提出的投诉或服务要求，及时到现场实地了解，经有效分析后转交相关职能部门跟进处理。
8、负责起草对住户发出的温馨提示、通知、通告等文件，督促各部门通告按序张告及归档，包括文本格式、定期拆撕等。
9、负责跟进《保安日报表》中反映的事项，制定当天工作维修单，及时监督相关部门的维修和验收情况。每月整理《保安日报表》和公共维修单并存档。
10、全面负责各区车位管理工作。更新各区车位表及变更资料、催缴车位费，分析车位租赁管理问题，制定管理方案。现场了解各区车位租赁情况，跟踪喷牌、擦牌等工作情况，处理有关漏费、欠费、逃费等问题;定期更新各区车位表，如半年度或一年度更换一次车位表，视车位表的使用情况而定。
11、负责协助保安部、工程部处理突发事件，并及时上报管理中心主任。
12、协助组织、开展社区文化活动和宣传工作
13、执行上级所指派的其他工作。
岗位职责4：物业客服管家岗位职责1)负责业主办理入住的各项准备工作，及入住流程办理和后续的服务工作;
2)负责物业管理区域内环境卫生，园林绿化及返修施工的监管工作，发现问题及时跟进相关人员处理;
3)负责每日对公共区域进行巡视，并做好日常记录，发现各种不安全隐患及需要维修的设施设备及时通报相关部门进行处理;
4)负责业主委托代办服务的咨询及服务工作，及时反馈相关信息;
5)负责收集客户、业主信息，建立前期客户档案。
6)根进所服务区域的楼宇维保修工作，对每日工作进行跟进、记录、拍照，并反馈相关部门及业主。
7)对区域内的保洁服务进行业务的组织、指导和管理工作;
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随着社会经济和信息技术的不断发展，为跟上时代的步伐，科学地管理档案，档案室响应号召，积极地开发档案管理软件，以将纸质的库存档案输入计算机。将上万份的档案手动输入计算机，需要档案工作者有极强的责任心。此外，细心、耐心也是必不可少的，因为档案问题关系重大，容不得一点马虎。没有吃苦耐劳，乐于奉献的精神，怎么能做好档案管理工作呢？
二、档案工作者要了解档案与相关事物的关系
（一）档案与信息
信息既不是物质，又不是能量，而档案由档案载体和档案信息构成，因此，档案是物质。档案中包含着信息，是重要的信息资源。还有一点应该注意，就是档案信息绝不仅仅指档案文字或图纸、数据等形成者主观所要表达的信息，还包括档案载体信息和信息元素排列的结构信息。通过某一个朝代纸质档案可以获得该朝代的造纸技术信息，如清代文书书写的抬头制度和避讳制度所反映出来的封建文化等信息，同样题材的画稿给人们的美感不同等，这些信息也都包含于档案之中。
（二）对于档案与文件（文书）
我国传统的观点认为，文件没有归档以前称之为文件，归档以后称之为档案，并且认为，从文件转化为档案要具备三个基本条件：（1）文件必须完成文书处理程序；（2）文件必须具有档案价值；（3）文件必须经过整理，使文件之间的有机联系得以构建。
西方的文件生命周期理论认为，文件和档案同为一个本体，不具有本质的区别。文件从形成保存于本机关到文件中心，再到档案馆是文件整体生命的不同阶段，尽管在不同的阶段，其价值、结构、保管地点以及管理行为都有所差别，但是更应着眼于文件本体没有改变。所以从这个角度来说，文件和档案的关系只是“萝卜和一筐萝卜”的关系。
（三）档案与图书
档案与图书都是文献的下位类概念，其区别在于：
1.社会功能。档案与图书的社会功能不同。图书主要的社会功能是人类知识的交流，记录历史和再现历史是第二位的；而档案主要是为了记录历史和再现历史，知识的传递和交流是第二位的。
2.档案直接形成于档案（文件）内容记述的社会活动之中，具有原始记录性，而图书不是。
3.凭证价值是档案的本质价值，而图书主要是参考价值。
（四）档案与情报
按照严怡民先生的观点，被人类破解的信息就是知识，能够使利用者的知识结构发生变化的那一部分知识才是情报。所以，信息、知识和情报属于一个家族，都不是物质，这是与档案的主要区别。但是根据我们前面对档案的讨论，档案中不但包含着信息，也包含着知识和情报。
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我们为了提高专业性，注重业务知识的学习和培训，要求管理人员定期开会集体学习，学完后要求发言阐述学习心得与体会；每季度要撰写相当数量的业务学习笔记，并且要相互评比；鼓励撰写业务论文，如果发表则有奖励；还派出人员到业务优秀的兄弟单位去学习先进经验。由于重视社保工作的专业性，在上级领导的视察工作中，我们的社保档案管理工作屡获肯定，也激发了我们继续提高专业性的信心与决心。
二、严肃性
社保工作涉及到单位职工与群众的切身利益，不允许有差错和问题，因此要保证档案管理的严肃性，要抓好从采集信息到建档入库的各环节，保证档案信息的正确与规范，每项步骤只有验收合格，才能转到下面的环节。同时要抓好平时的档案维护工作，预防自然灾害，尽量减少人为因素造成的损失。
尽管单位资金并不宽裕，在领导的重视和支持下，我们购买了采集、管理信息的专业设备，建立了高性能的硬件平台，选购了先进的档案管理信息系统，并且扩建了储藏档案的库房面积，防护要求也严格按照制度规定，加强了防范意外的预防措施。总之，我们认为不仅要强调严肃的制度化管理，更要抓好落实。
三、动态性
社保工作是运动变化的，从而社保档案也具有自己的生命周期，它的内容、保存等方面不是静止不动的，需要管理人员根据实际情况，不断调整，才能使社保档案能够以最科学合理的方式发挥作用，为社保事业提供基础支持。
在检查医保档案过程中，我们发现不少档案内容不规范、格式不严谨、存放不科学，我们从严出发，立刻决定组织员工，对于医保档案全部重新整理，该完善的完善，该调整的调整，该清理的清理，该补充的补充，虽然费了不少力气，但是保证了档案的科学保存，提高了职工的敬业爱岗意识。流水不腐，户枢不蠹，坚持做好动态监管，是社保事业对我们的客观要求，维护好社保档案是我们管理工作的重要方面，不能掉以轻心。
四、服务性
社保工作是为人民服务的事业，社保档案不仅要为社保工作提供数据和信息，还要为人民群众提供参保工作的咨询、疑难问题的解答，因此，社保档案的管理就要提高服务意识和水平，要根据工作要求和群众的需要，想方设法，提供及时、高效的便利服务；要做好社保政策的宣传，要把业务术语转换成通俗易懂的群众语言，善于举例说明，借助喜闻乐见的活动，阐明政策，解答疑惑，使群众能够了解和支持社保工作，自觉和我们建立联系的桥梁。
我们主要通过建设信息查询系统、热线电话等方式，提供社保问题的解答；还建设了档案阅览室，方便群众咨询；在节假期间，组织管理人员，到街头、广场等繁华场所，发放宣传资料，展览工作图片，现场答疑解惑，增加社保工作的社会影响。
五、信息性
社保工作需要搜集整理大量的数据，才能开展工作，但是我们要认识到，社保档案储存的庞大数据资料，不仅对于开展社会保障具体业务有直接的作用，还蕴含着更多的社会历史与发展信息，如果我们充分的利用这些信息资源，就可能发现许多社会问题存在的深层原因，就可能从中找到解决社会问题的线索与思路，甚至提出与常识迥异的解决方案。因为数据反映了客观事物之间的联系，只要发现了联系，就找到了规律，许多棘手的社保问题可能迎刃而解，就可能极大地促进社保事业的发展，较为彻底的解决社会民生问题，惠及民生和社会。特别是大数据时代，我们的信息意识要增强，社保档案天然的信息性提醒我们要把档案数据的整理分析作为重要的业务内容，要向以研究信息为业务的科研单位、专业的数据研究机构等学习，掌握基本的分析本领，学会建立模型。善于挖掘数据背后的信息，将会更好的促进业务水平的提高，也为政府的工作大局提供重要参考。
客观的说，我们在这方面还做到很少，缺乏研究数据蕴含着的信息的本领，更严重的是缺乏研究的意识，工作目标还停留在基本的管理环节。时代形势对于我们的工作已经提出了要求，要看清业务发展的方向，提高工作水准，无愧于我们的职业责任。
六、系统性
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先介绍档案服务成功的实例。由于注重提升档案服务能力，顺利地完成了省赋予的“解决未参保高龄职工老年生活保障和特殊困难人员基本医疗保险”的政策实施。2013年3月15日福建省财政厅等两部门下发《福建省解决未参保高龄职工老年生活保障和特殊困难人员基本医疗保险的实施办法》。县级转发，并对年龄认定、劳动关系认定等档案材料的要求作了细化。其中，属于人事档案材料的有本人招工（干）登记表、履历表、工资表等十份左右原始档案。属于文书档案的有调动表、职工花名册、工资名册等。历史原因，部分本应归人事档案的材料竟移位到文书档案（档案馆）。以教育系统为例，我们考虑到上述实际，把操作步骤具体定为：先到县教育局人事档案室查找个人原始档案，再到县档案馆查找补充。全县本系统第一轮百余人报名，确定上报省部门审核23人，仅获批3人。县报送严格依照原始档案，省审批也准确、完整地依据县送原始档案（复印件）并及时反馈，故档案服务水准不容置疑，档案服务能力倍受尊重。求助档案服务、努力补充查找原始档案，成为社会共识。当事人对上级人事政策理解不深、有关部门操作经验不足，似乎与档案服务能力没有关系。但“至善乃止”。如果档案员主动学透相关人事政策文件精神，提升档案服务主导能力，引导其完整地查找档案材料，而不是依其要求被动提供材料，档案服务能力精益求精，该项人事政策必落实透彻。启示一：档案员要加强学习，甚至要了解一些非档案专业的知识（如人事政策的某些要求），只要有利于档案服务能力的提高，相关知识都可以学习。启示二：亡羊补牢，尤未晚矣――人事档案员带领其前往县档案馆补充查找，档案馆档案员更热情地协助该补充查找，促使其尽快补办成功。无形之中，档案员的档案服务能力得到了提高。
再介绍一个档案服务不尽如人意的实例。是有关“清退的公办、民办、代课教师”的统计、待遇问题，由于各种原因导致档案服务能力拖累人事政策实施的情况。2011年之后，教育部、省教育厅先后下发了关于解决上述人员待遇的文件，市教育局下发了补充通知，不可谓不重视。统计时间跨度大，节点是1962年前后、1979年前后、1998年前后，对原始档案的需求相当严格和浩大。县（区）教育部门进行了实际操作。但是，两年、三年眼看过去，相应人员的统计、待遇仍未尘埃落定。一个重要的原因，是部分基层单位档案缺失严重，无法准确摸底统计。档案服务能力的弱化引发了相关人员及其家属的强烈不满，也给上级及时决策造成了困难。据悉，有的学校仅保有1990年之后的档案材料，档案缺失程度令人咋舌；大部分学校档案材料从改革开放起源。县一中建有专门的校史馆大楼、档案材料可以追溯到解放前，这类单位少之又少。人事档案、文书档案性质的材料都呈稀缺状态。档案如此缺失，怎么能指望相关人事政策顺利实施、有关人员待遇政策及时落实？
人事档案与文书档案的关系，笔者概括为：互相补充，各有长短。保管期限、管档单位不同：人事档案全部是在专门的人事档案室永久保管，不用担心材料到期、销毁；文书档案，有永久、三十年、十年等不同的保管期限，依法移交档案馆之前多由各职能办公室附带保管，有时会出现难以查找甚至已遭销毁的情况。人事档案较单纯（以个人为立卷单元，更稳定，易查找），由《干部人事档案管理细则》规范；文书档案较综合（比较包罗万象、材料丰富，但可能较难查找），由文书档案管理法规规范。
可见，要做好人事政策等工作，就要提升档案服务能力；要提升档案服务能力，就要努力提高档案查找（检索）的能力；要提高查档能力，就要求档案员充分认识和发挥人事档案室和档案馆各自特有的长处，弥补各自的不足。如，部分人士因身份问题、历史问题，其人事档案散失，就只好到档案馆查找线索；上级人事政策文件要求提供多种档案材料时，也可能要求人事档案室、档案馆共同提供档案服务。上文所述补充材料的例证，即人事档案室保管的材料没有其工资信息，人事档案员就必须引导其另行到县档案馆查找文书档案。人事档案员的积极引导，文书档案员的热情再接待，该同志如愿以偿找到了工资材料原件。这里体现的是：人事档案与文书档案的互补互助，人事档案员与文书档案员的通力合作，档案员对提升档案服务能力的自觉性。通过实际工作中对档案服务对象的积极引导、热情接待，潜移默化，档案员的档案服务能力得到了提升。
以上两个事例，也一定程度上回答了日常档案管理中“如何提高档案服务能力”的问题。
一是：要加强身心修养，增强体魄，提高道德水准。上述两例，都是时间性较强的中心工作，要求在规定期限内完成大量查档工作，保障人事政策的按时实施。这就要求档案员有在短时间内进行高强度劳动的强健身体和道德勇气，同时不能收取加班费。档案员面对这种政策性、应急性的档案服务，必须多一点义务思想、雷锋精神，不斤斤计较经济待遇，以高质量完成档案服务为唯一追求。这是提升档案服务能力的主体保证。
二是：要重视协调人际关系，包括与领导的关系，与其他部门的关系。基层人事档案室无法配备多名专职档案员，比如笔者所在的人事档案室，就长期只有一名专职档案员。新颁布的人事政策往往对档案服务要求甚为紧迫。怎么办？除主动加班加点，就只好请局领导临时安排协助查档人员。档案服务过关，紧接着是干部、财务部门的流水作业，这就要与这些部门协调时间安排。良好的协调能力，是提升档案服务能力的剂。
三是：要引进现代化管理手段。本室正在进行的非在职人员基本情况电子材料录入取得初步成果，加快了检索速度。利器在手，何愁服务能力不提升？
一正一反，两个档案服务的例子，体现了提高档案服务能力的必要性及部分实现途径。追本溯源，提高档案服务能力，不是空中楼阁，要从平时抓起、从档案的管理环节抓起。
人事档案的管理有收集、鉴别、整理、保管、检索、利用等八个环节，每一个环节都关系到档案服务能力的提高。这里试析人事档案的收集能力、整理能力、利用能力，以及它们与档案服务能力的关系。
收集能力。笔者平时注重主动出击，养成定时专项通知催收材料的习惯，各种登记表格也力求完善，便于到时即刻准确再次催收。所有通知、表格都收藏在U盘。常年专项催收通知分别与录用人员材料、转正人员材料、年度考核材料等常规材料有关。每年的相应时间即通过宽带教育网专线发出专项通知，收集进度全部登记在专门表格，期限到达立即以手机短信催欠，保持相对高压。这样，档案收集的能力就比较强势，基本能保证档案材料不“欠收”，为档案服务能力的提升打下了物质基础。
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一、档案信息化管理的重要性
改善档案管理工作。只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种困境，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。用翔实的档案信息支持决策和管理。决策及时正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速综合分析能力保证。对此，档案信息有其独特优势，可以发挥重要作用，档案人员要管好档案，就是提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大效益。提高档案管理信息化水平，是实现档案管理工作各个环节现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案管理自动信息化系统是一项运用多学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程，研究探讨如何提高档案管理自动信息化水平，加强对系统的协调组织、管理变得尤为重要。
二、提高档案的标准化、规范化水平
目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提升。特别是基层的档案馆（室），目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能没有充分发挥。它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一项系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
三、提高系统的整体水平
根据系统论思想和集体化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是提高系统的整体水平，只有少数先进节点是不可能组成先进系统的。
四、重点抓好数据库建设，以提高档案管理成效
目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学地管理和方便地使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进的过程。
五、重视人才管理，推进档案信息自动化
档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培养其事业心和奉献精神；有计划地组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长、流动规律，以形成最佳人才结构，这些方面都需要给予重视。
六、客观务实地改进档案管理
档案信息自动化系统的管理体制要使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集体统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是，自建系统，造成信息分割和资源浪费。
七、完善档案信息化标准体系
完善档案信息化标准体系首先应实现文档一体化管理。为此应集中力量研究制定一批急需的档案信息化标准，做到党群、行政、经营、生产技术档案、科学技术研究课题档案、设备仪器档案、会计档案、基建档案的设计、底图、工程档案、人事档案等管理规范。加快研究和制订电子公文归档，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，推动档案信息化建设有序开展。
八、档案信息服务要网络化管理
网络化的管理改变了传统管理模式下各类信息资源各立门户、分而治之的状态，将工程档案与文书档案、技术资料、图书、报刊等信息的管理融为一体。科技档案、文书档案、图书资料等信息通过网络融为一体，连成一片，形成包含各种信息资源在内的“公司信息资源系统”，实现所谓的“信息资源共享”。
九、加强安全防范，采用先进的信息安全技术
实践证明，无论是信息系统的安全还是信息资源的安全，技术手段都是最基本、最有效的防护手段。包括操作系统和应用系统的安全技术、网络安全技术、加密与身份认证技术等。要建立完善的安全管理管理制度，电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，都有信息更改、丢失的可能性。这种更改、丢失并不像纸制档案那么容易发现。因此，电子档案的管理需要建立一整套严整的安全措施，从每一个环节解决信息失真的隐患。
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二、创新管理方法,丰富馆藏内容,推进资源共享
随着经济社会的迅速发展和信息技术的广泛利用,档案工作的外部环境、服务要求、技术条件都发生了深刻的变化,对原有的工作模式、工作内容、工作手段都提出了新的挑战。要打开档案工作的新局面,使档案工作富于生命力,必须继承以往好做法的基础上,以与时俱进的精神大胆创新,强化服务功能,才能找到档案工作和谐发展的新路子。
1、生存条件的变化。过去30年里,全球《财富》杂志刊登的世界500强企业淘汰率很高。1970-1980年,32%消失;1980-1990年,47%消失;1990-1998年,54%消失,9年之间有一半企业退出世界500强的行列。审视这些数字背后的含义时,就会发现只有那些“创造了在市场竞争中不可取代位置”的企业才能存留下来。而“创造了在市场竞争中不可取代位置”中很重要的一点,就是要比竞争对手能更快地获取和处理信息。档案部门是一个信息供应部门,其生存条件就在于占据档案信息资源,实现资源共享。档案部门如果不能比其他部门更快地获取和处理信息,不能占据信息的制高点,其生存条件也会受到严峻挑战。
2、档案理念及档案管理手段也要发生变化。在成功学上,有一个著名的命题:人要想改变命运首先要改变性格,要改变性格就要改变习惯,要改变习惯就要改变行为,要改变行为就要改变思想,思想决定思路,思路决定出路。因此,高校档案管理工作必须引进现代管理思想、管理理念、管理模式和管理方法,才能出更多的管理成果。
(1)信息意识:抓住机遇,及时采集、捕获和开发档案信息。档案资源建设是档案部门的立馆之本,是做好高校档案服务利用工作的基础和前提。俗话说“巧妇难为无米之炊”,没有丰富的馆藏,就无法满足各种档案利用需求,也很难得到各级领导的重视和支持。犹如“耕者要有其田”一样,我们档案人员耕耘的是“档案实体”,收获的是“档案信息”,要在学校众多部门中有自己“一席之地”,要求生存求发展,首先要尽可能多地占有学校档案和档案信息资源。我校档案室这一意识一向比较强,近几年,我们档案室以实际行动备战教学评估,就喊出了这样一句振奋人心的口号,“评估需要什么,我们就要能提供什么;评估什么时候需要我们,我们就什么时候为评估服务。”为了教学评估查阅档案时确保万无一失,我们将过去没有移交档案室的材料全部收集到档案室集中保管,从去年三月份开始,先后20多次去各部门收集材料,共收集材料6000多份;照片3000多张;各种荣誉证书、奖章、奖牌等实物档案200多件;增收档案2000多卷;重新整理有关部门移交的档案561卷;补冲补洗照片14000多张,这些材料的收集和整理为学校的各种评估提供了大量的依据。(2)参与意识:以主人翁的精神,积极主动参与本单位工作,超前收集、开发档案资源,为本单位中心工作服务。近几年,我校的中心工作是2009年的教学水平评估,围绕这一中心任务,我档案室开展了一系列活动,其中“迎评建档”工作年活动、“省一级”档案室的晋升,紧紧围绕2009年教学水平合格评估的需要,在全校建立完整、齐全的档案工作管理体系,并以评估为契机,促进全校各部门档案整理规范化的进程,从而使全校档案工作上了一个新台阶。(3)服务意识:热情周到的服务,提高领导及员工对档案工作的满意度。我校档案室紧紧围绕学校的中心工作任务,创新服务,提高服务能力,满足学校领导和员工对档案的需要,把“死档案”变成了“活资料”,把各种材料进行汇编,编写了《领导讲话汇编》、《文件汇编》等等,同时也狠抓了档案信息化建设,完成了全部库存档案目录的输入和重要资料的全文扫描工作,建立了档案平台,大大地方便了利用,提高了工作效率,同时也提高了领导和员工对档案工作的满意度。
三、创新用人机制,注重人才培养
