电子文件与电子档案管理篇1
（一）电子文件的概念
目前，国际上对电子文档的概念是：在机构或个人活动中产生或收到的记录信息，它由内容、结构和上下文关系组成，并作为一个整体提供该项活动的证据。另外一种说法就是：电子文件是一种通过数字式电脑进行操作、传输和处理的文件。
（二）电子文件的特点
电子文件的特点主要体现在五个方面，第一，电子文件信息与载体的不固定性。第二，电子文件内容丰富性、多样性。第三，电子文件传递的速度极快，几乎不受时间和空间的限制。第四，电子文件对设备的依赖性。第五，电子文件的安全性差。
二、做好电子文件归档工作的几点建议
做好电子文件归档工作应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，摸清文件产生的源头，并对产生的大量电子文件的收集、鉴定、存储工作逐步进行完善，以下是对做好电子文件归档工作的几点建议。
（一）建立严密的电子文件归档制度
电子文件的形成涉及的环节众多，哪一个环节出现失误都影响到电子文件的原始性、真实性和完整性。因此，电子文件收集归档，必须依靠制度约束。建立电子文件归档管理制度。明确各方面的职责，显得尤为重要。
（二）做好电子文件的收集、积累工作
收集工作是做好归档管理工作的基础，重视对电子文件的及时收集，防止存有信息内容的载体发生丢失、损坏。收集要实行“双套制”：纸质一套，电子版一套，特别要保证两种载体的档案内容信息的一致性。目前，很多单位各类公文的传递、批办、催办、均在网上操作，因此，电子文件的收集也要在网上进行.同时可以利用记录系统的自动记录功能，收集电子文件的形成、修改、责任人等信息。
（三）做好电子文件的鉴定工作
电子文件的易逝性、软硬件的依赖性、信息相关性等影响电子文件的鉴定工作，因此，电子文件的鉴定工作需要电子文件形成部门、档案部门、计算机部门等多方参与，鉴定的内容包括电子文件的真伪、价值、开放度等。
（四）严格电子文件的归档工作
目前电子文件归档应符合下列要求：首先，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上。其次，一般以保存3套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，一套由相关业务部门异地保管，另一套供查阅使用。再次，宜采用通用标准，文档文件宜采用TXT格式或DOC格式，图像文件宜采用JPG格式，数据文件宜采用DBF文件等。
（五）提升管理人员的综合素质
一方面要为档案管理人员提供学习的机会，举办计算机、网络、多媒体等各种技术培训班；另一方面档案管理人员应树立终身学习的思想，学习现代化档案管理的相关知识，以适应新形势下档案管理的需要。
三、企业电子档案管理存在的问题
档案实现电子化管理，给企业档案管理带来前所未有的崭新变化，同时存在着诸多亟待解决的问题。首先，对电子档案管理的重视力度不够。缺乏系统长期的整体规划，上项目的热情高，抓管理的后劲不足；仍停留在传统管理的老思路、老办法，跟不上新技术新要求。工作起色不大。其次，电子档案鉴定工作难以正常开展。档案鉴定一直是企业档案管理的难点。电子档案鉴定专业技术要求高，普遍有畏难情绪，致使鉴定工作举步维艰，处于停滞或半停滞状态，造成档案大量积压，管理难度加大。第三，电子文件收集归档不及时不完整。电子文件归档制度不完善，责任不明确，缺乏约束力；过于依赖电子文档管理系统。容易造成部门问对接移交不及时，延误文件归档，造成文件不全。第四，电子档案管理存在不安全的因素。除电子文档系统存在安全隐患外，电子档案存储载体选择不当，以及保管措施不完善，也影响着电子档案的安全。
四、强化企业电子档案管理的主要对策
为加强电子档案规范化、制度化管理。提高企业档案管理工作水平，应采取以下对策。
（一）实行统一管理全程管理新体制，形成企业电子档案管理的合力
企业电子档案管理的内在要求必须实行统一管理、全程管理的模式。企业档案管理部门、文件形成部门、信息化部门都要担负起各自的工作职责，各司其职，步调一致，协同管理。档案管理部门要做好电子档案管理有关制度的制定，以及对直属、下属单位电子档案管理的监督和指导工作。文件形成部门要积极参与文件归档过程管理，按照要求做好本部门电子文件的积累、鉴定和归档工作。信息化部门应主动做好电子文档系统的技术维护工作，及时解决运行过程中出现的问题。确保正常安全运行。只有做到“三位一体”，发挥综合管理效能，才能真正形成电子档案管理的合力，从根本上解决工作力度不够的问题。
（二）从文件形成源头抓起，确保电子档案的真实有效
从电子文件形成的源头抓起，首先做好电子文件的积累，凡是反映电子文件真实性、有效性，保证其长期可读的元数据和背景信息都应通过文档系统予以保存。其次，要强化电子文件归档前的鉴定与整理工作，并进行在线归档。次之，提高兼职档案员的业务素质，加强专业培训，掌握电子文件在形成和使用过程中所需的专业和技术方面的知识，全方位适应档案管理工作的需要。
（三）认真做好电子文件鉴定工作，全面提高电子档案质量
在借鉴纸质档案鉴定经验的基础上，结合电子文件的特点，做好电子档案鉴定工作。鉴定时，要判定电子文件的原始性和真实性，满足电子档案凭证功能的要求。全面分析电子档案的保存价值，同时要考虑电子文件之间的联系、企业今后的需要、现有的保管条件等因素，确定保管期限。要重视加强鉴定专业队伍建设，抓好归档鉴定和期满鉴定两个环节，制定和完善电子档案鉴定规范标准，坚持原则性和灵活性相结合，按照国家和企业档案管理要求，切实做好电子档案鉴定工作，优化馆藏档案结构，提高企业档案管理工作质量。
（四）重视安全保障体系建设，切实做好企业电子档案安全管理工作
加强企业电子档案管理，必须建立健全安全管理保障体系，确保各项安全管理制度和技术防范措施落到实处。着重抓好企业内控和档案保密制度建设，确保保密档案不泄密，在线开放档案不。坚持“双轨制、双套制”的原则，选择最佳的存储介质，对具有永久和长期保存价值的电子档案进行脱机保存，实行异质异地备份.专库或专柜集中保管，并做好相关环境、湿度、温度、电磁等安全防护工作。坚持每年对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行检查登记，认真做好电子档案安全管理工作。
五、结束语
综上所述，我们可以得出，随着社会经济的不断发展，电子文件的归档与其电子档案的管理工作逐渐成为一种新的挑战，人们在对其认识不断提高的同时，其方法也得到了很大的改进，标准化程度逐渐提高。相信通过各方不断努力，其管理工作一定会更加合理和科学的。
参考文献：
[1]李建国.试论电子文件的归档[J].档案，2006，87.
电子文件与电子档案管理篇2
齐秀，女，吉林省镇赉县旅游管理服务中心助理馆员，从事档案管理工作。
赵淑华，女，吉林省镇赉县旅游管理服务中心助理馆员，从事档案管理工作。
一、电子文件、电子档案的特点
（一）信息传递快
经济全球化把世界上不同国度、不同角落从事经济活动的人联系在一起。世界并不陌生，也不显得遥远，经济活动个体在短时间内就能了解自己的商务活动并作出反应。电子信息通过网络既可单向传播，也可多向分散，由电子信息生成的电子文件成为传播信息的重要渠道且波及面广，无论是世界经济活动的前沿报道，还是某一项经济法规的公布都可以通过电子文件公布出来，很短时间内世界上便可晓得经济的最新进展。在没有电子文件、没有电子信息之前，可以想象让全世界了解某项重要经济活动的运行、发展几乎是不可能的。
（二）一体化趋势强
电子文件、电子档案具有记录范围广、传递信息快、保存方便的优势，它不仅能纵向形成某项经济活动的纪要，更能从横向范围内把反映某项经济活动议题影响的价值信息快速记录下来。电子文件、电子档案从记录的完整角色看，更能充分做到“横不缺项、纵不缺限”，无论是从时间角度还是空间角度都是完整、一体的发生作用。经济全球化也不是单向的，国家之间、公司之间甚至个人之间进行的经济活动从对话到最后达成协议并不是孤立的发生作用，它必然或无形中影响到其他国家或民众的关注。特别是关系国计民生的重要国际会议议题，如改善卫生服务、改善居住环境、加快扶贫等一系列问题都会使其他国家或民众作出反应并出台相关政策应对经济形势的变化。从这层意义上讲经济全球化又是一体化的过程。电子文件、电子档案记录内容的完整性、一体化与经济全球化相对称，它对国家根据国际形势变化探究经济趋势、推定经济走向、制定经济法规能产生重要影响，对国家在经济全球化中开展国际竞争提供了更为宽广的信息来源。
（三）保存与查询
经济的发展带动了档案工作的变革，传统的纸质档案已不能完全适应经济形势的变化，电子文件、电子档案通过网络变得更加便捷，且保存简易。一旦纸质档案丢失，便可通过电子文件和保存的电子档案进行查询，尤其是当发生重大自然灾害，如暴雨、雷电、地震等灾难时，纸质档案一旦完全被毁，如有电子档案异地备份保存，只要进行原始电子文件恢复，将起到其他方式再现历史不可替代的作用。特别是国家在经济全球化趋势中应对经济纠纷，如有电子文件、电子档案保存，它将会给国家提供法律依据，打赢国际官司、挽回经济损失功不可没。
二、电子文件、电子档案的管理
（一）提高认识，加强领导
档案作为真实记录社会政治、经济、科技、文化等各项活动的第一手材料，是人类社会记录、传递、留存信息的重要工具，是一个国家或地区历史文化财富的重要载体。伴随信息技术的广泛应用而产生的电子文件和电子档案，同传统的纸质文件、档案一样，都是首都重要的信息资源和珍贵财富。各地区、各单位应提高对保存电子文件和电子档案重要性的认识，加强对电子文件和电子档案工作的领导，将电子文件和电子档案的管理纳入本地区、本单位的信息化建设规划。健全档案工作网络，将对电子文件形成及管理全过程的要求相应纳入各级领导、电子文件形成部门和档案部门或人员的职责范围，确保电子文件和电子档案的真实、完整及有效性。
（二）做好办公自动化系统的开发设计和应用工作
各地区、各单位在开发设计办公自动化系统时，应统筹考虑电子文件归档和电子档案管理问题。档案部门或人员应在系统开发设计人员的技术指导及对办公自动化环境下文件形成全过程充分调研的基础上，全面、准确地提出电子文件归档和电子档案管理的功能需求。同时，在办公自动化系统开发与应用的整个过程中，系统开发设计和维护人员要与档案部门或人员密切合作，以保证办公自动化环境下电子文件和电子档案的有序形成和安全保存。
（三）及时做好电子文件的归档和电子档案的移交工作
电子文件与电子档案管理篇3
（一）统筹安排合理规划
电子文件管理是一个系统工程，最终是为数字档案信息资源建设服务，以达到便于开发利用、造福社会的目的。具体实施起来涉及面广，投资可观，因此必须注重效益，在领导层面对各阶段的目标、任务、措施进行科学、合理地规划部署，如：在工作实施之前展开深入调研、广泛论证、集中讨论，投资大的项目要形成可研报告；形成科学合理的电子文件利用体制机制，优化软硬件系统配置，处理好软件系统服务器的兼容关系，建立方便高效的查询体系等。
（二）严格制度统一标准
电子文件管理工作是一项长期开展的持续性工作，应落实领导责任，组织相关数量的人力，明确责任分工，加强管理，扎实推进工作有序进行。具体工作中要制定相应标准，严格贯彻实施，一定阶段即以标准验收成果，不断改进以保证后续工作的质量。如：组建专门负责电子档文件管理工作的工作机构，主要负责电子文件管理工作、系统设备升级维护、网站建设维护等；制定电子文件管理中著录项目统一标准，数字化技术参数标准等。
（三）多方参与争取合作
电子文件管理涉及社会的各行各业，应千方百计争取社会力量共同参与和支持，引导建立社会大众积极充分利用电子文件这一社会资源的普遍意识，积极回应获得的利用反馈信息，以促进自身工作的不断改进。如：宣传网络利用优势；发挥档案学会等社会组织的作用；非重复性技术工作可以通过合同、委托等方式外包给企业。
电子文件与电子档案管理篇4
随着数字化信息社会的到来,使用电子文件给管理和开发利用带来很大方便。一是电子文件的记录密度极大,存储空间很小,再大的信息量也不需要很大库房。二是电子文件的易删性,将给电子文件管理和开发利用带来方便。三是电子文件可共享,利用计算机网络系统,可方便快捷的同时提供给众多用户利用。四是各种信息媒体可利用计算机多媒体技术进行集中统一管理。五是可利用电子文件非实体归档特性,利用网络技术,很快完成电子文件的收集积累、整理归档工作。
二、加强电子文件的管理与归档
与纸质文件相比,电子文件的管理与归档是一项艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,因此需要从以下几个方面加强电子文件的管理和归档工作。
电子文件与电子档案管理篇5
1、电子文件档案管理现状
（1）对电子文件管理的重要性认识不足。大多数单位对电子文件的意义和功用，没有引起充分认识和足够重视，没有制定对电子文件档案整理、鉴定、归档的机制。他们只是使用计算机起草文件，一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数不被保留，不采取任何保护措施，而是被新起草的电子文件不断覆盖，或者为用于其它信息的存储而被清洗。或者仅是把电子文件存储在U盘或硬盘内，甚至对所保存的电子文件随意进行增、删、改等操作，使具有原始性电子稿件面目全非，而失去了归档保存意义。
（2）电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费。“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。在一些单位的办公自动化网络系统中，各部门在网上传递、承办文件，虽然提高了工作效率，但文件办完之后，又辅发纸质文件作为归档材料。这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发、保存的局面，造成人力、物力、财力的浪费，势必影响电子文件的广泛应用和档案事业的进一步发展。
（3）电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但也带来一定的不安全因素。诸如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等，这些都给电子文件的安全保管和长期保存带来诸多问题。
（4）电子文件管理工作琐碎，任务繁重。对于大量的电子文件管理与归档需要鉴定真伪和价值断定，这是个浩大繁琐的工程，因此，对于电子文件收集归档及鉴定工作来说难度较大，要达到存真去伪、存精去杂的目的，使珍贵文件不再湮没在价值不大的档案材料之中，还需要一个逐步提高工作效率的过程。-
（5）档案管理者的专业素质高低不同。电子文件归档工作不但要求工作人员必须具备档案专业知识而且要有较好计算机操作技能，从目前情况看档案管理人员中有相当一部分专业素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才尤其是具备档案管理和计算机信息处理复合型人才，使先进的档案设备无法投入档案管理中去，无法充分发挥应有的作用。
在信息技术高度发达的当今，如果上述问题得不到彻底解决，电子文件的管理就会停步不前，会因我们档案人员的束手无策或疏忽遭受损失，严重制约信息化进程的进一步发展和深化。在电子时代，要使人类活动的真实记录得以继续，只有迎接电子文件的挑战，管好、用好电子文件，使之为经济建设服务。因此，必须找到一种对电子文件进行管理的路子，这是时代赋予的责任，也是历史发展的必然趋势。
2、对电子文件档案管理的几点见解
（1）提高电子文件管理意识，把这项工作作为一项迫切的任务来抓。当前，电子文件的不断产生已经成为文件管理的主要问题。它与纸质文件一样，同样涉及到保密、安全、管理、归档、利用等问题，与纸质文件具有同等作用。各级领导要把对电子文件的管理摆上议事日程，方可使信息化工程正常运行。再是采取有效手段，利用可借助的宣传方式，大力宣传电子文件管理的重要性，提高人们对电子文件管理的意识。
（2）加强法制建设，依法管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理法制体系。相应的法律法规是电子文件管理的一个重要前提，目前电子文件管理不善，与没有一个电子文件法规有很大关系。因此，档案行政管理部门应会同政府行政部门联合制定电子文件管理法规，确认电子文件的法律地位，明确档案中的行政行为，依法管理电子文件。档案行政管理部门应逐步制定和完善电子文件的全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。
（3）在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，解决电子文件与纸质文件的“双套制”保存问题。建立“通道”，即是将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共同存储在一张光盘上，然后利用软件和数据库索引将二者结合，实现电子文件自动管理和检索。对永久保存的文件，应形成一套纸质文件保存。要认真收集保护原稿，对文件在处理过程中曾修改的文稿必须做修改标记，各种修改信息应予以保留，以备今后保存时一目了然，对电子文件档案管理提供便利。
（4）加强办公系统和电子文件的安全防护工作。做好办公系统和电子文件的安全防护，首先要抓好信息存储载体制成材料这个问题。严把电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。二是保证计算机网络系统的实体安全。实体安全主要指环境和设备的安全。要有专人负责管理应用，有良好的室内环境，保证机器设备和存贮设备不会因温度波动及火灾受到致命的伤害。三是要保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等，这在一定范围内对服务器文件与数据提供了保护。四是做好数据库备份工作，保证信息安全。五是预防病毒，防止网络系统遭受侵害。要在计算机系统上安装防毒软件，它可自动杀毒。严禁使用外来U盘、光盘等，必须使用时应严格进行病毒检测，确认无病毒后方可使用。六是在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，这种方法行之有效。
（5）加强对电子文件和电子档案管理知识的培训，提高档案工作人员的业务素质。随着信息化技术的广泛应用，电子文件也大量地出现在人们面前。在这种情况下，档案人员只懂纸质档案管理知识是远远不够的，必须学习电子文件和电子档案管理知识，才能跟上时代的步伐。档案行政管理部门应加强这方面的业务培训。一是分期分批对档案人员进行电子和电子档案管理的培训；二是组织档案人员去外地学习电子文件与电子档案管理的经验；三是召开电子文件与电子档案管理现场会，推广这方面的先进经验，迅速提高档案工作人员的业务素质。
综上所述电子文件作为新型信息载体，它以其自身独特记录形式和与纸质文件无可比拟的优越性使工作质量和效率大大提高，它给传统档案工作理念、技术和方法所得带来的严峻挑战是档案管理工作一场新变革，档案管理者要针对性地采取有效措施不断改进和完善各项管理工作，我相信电子文件的管理工作一定在不久的将来会更加完善、规范。
参考文献：
电子文件与电子档案管理篇6
（二）原始性、可靠性易破坏
纸张是传统的文件档案的载体，也是文件的原始档案。我们可以根据文件纸张的材质、大小和书写的字体、字迹、折痕等方面对其进行判断，最终得出文件是否真实的信息。而电子文件是虚拟的数据化文档，其呈现的方式与效果并没有一个实质的物体来进行考量。这就容易导致操作的失误以及一些人恶意进行删除、复制和篡改，最终我们无法分辨其真实性与准确性。随着信息量的不断加大，电子文件档案将会愈加庞大，再加上一些硬软件系统出现的问题，更加难以保障电子文件档案的可靠性。
（三）信息安全问题严重
随着网络技术的飞速发展，各种网络间的融合成为必然趋势。当前，我国正加快推动电信网、广播电视网、互联网与宽带通信网、数字电视网、下一代互联网三网的不断融合，并取得了一定的成效。这虽然促进了各种网络资源的交流与传播，方便了人们的学习与生活，但网络安全问题也随之浮出水面。如果档案部门不加强信息安全管理，就很可能遭受黑客攻击，恶意篡改、窃取甚至更改传输的电子文件档案内容。当网络设备受到病毒、木马的感染，病毒便会在内网中扩散，损害到电子文件档案，破坏其原始信息的完整性与准确性。而这些信息一旦落入到不法分子手中，将会给国家和社会造成严重的危害。
二、加强电子文件档案管理的措施
（一）加强电子文件档案的技术管理
对电子文件档案进行技术管理，就是要保障电子文件档案的规范性、可靠性和高效率，使电子文件更加的安全、完整与真实。因此，必须按照规定的技术模式来对电子文件进行科学有效的管理。要尽可能采用国际通用的标准，对电子文件信息的组织、储存、传递进行统一的规范，减少因信息系统平台不同而造成的资源浪费，提高工作的效率。要严格规范电子文件档案的整理、鉴定、复制、调阅等程序，对管理维护人员进行身份验证和消息认证，防止电子文件档案被人恶意破坏。在进入电子文件档案系统时，可对用户进行身份识别或指纹识别，识别通过后才能对信息进行处理。要重视对电子文件档案元数据的收集储存，保存原始档案的内容、背景、结构等信息，最终将作为校验电子文件档案原始性、真实性、完整性和安全性的基础依据。要设计强大完善的电子文件档案管理系统，有效集成多种类型的电子文件档案，使系统更加开放，保障电子文件的接收、保管、鉴定、验证使用等各项功能，进一步推动电子文件档案的标准化管理。
（二）加强电子文件档案的安全管理
档案的安全管理是档案管理工作的基础，对于电子文件档案来说更是如此。由于电子文件档案存储在一个虚拟空间，容易遭受到彻底性的破坏。所以更应该加强对其安全管理。可以从两方面进行。一方面为了保障电子文件档案的安全性，我们可以通过访问控制技术，在内外网间设置障碍，用入侵检测系统、防火墙、IP保密机等网络检测系统与设备来控制访问的流量，设定网络安全检测规则，防止非法访问的出现，从而保证电子文件档案不受侵犯。另一方面，国家与政府要加强立法，明确电子文件的种类、要求等方面，规范电子文件档案的法律依据。管理人员要增强法律意识，明确电子文件档案所具有的法律效力。严格遵守档案法的相关规定，严格执行电子文件档案管理的相关办法和准则，确保电子文件档案的真实、有效和安全。
电子文件与电子档案管理篇7
1、档案管理中电子文件与纸质档案信息载体的寿命差异
目前我国档案管理主要分为电子文件管理、纸质档案管理两种。纸质档案的保存寿命的长短主要取决于纸张的纤维素。因为在纸质档案管理保存中一旦遇到高温、高湿、氧化剂等化学作用就会使纸张纤维素发生氧化和水解反应,造成纸质档案的损坏。因此在档案管理中,一般对纸质档案的保存要注意排除外界环境的化学影响,使用科学、合理的保存手段可以加强纸质档案的保存寿命直至千年以上。
电子文件的载体主要是由磁性物质或者是光盘所构成的。首先,磁盘和磁带的支持体聚酯底基具有易产生静电、吸引尘埃、易卷曲的等诸多缺点。其连接地基和磁粉的粘合剂又具易磨损、生霉、脱离等缺点,直接影响着电子文化信息的再次使用。同时,在受到外界磁场影响时,也极易导致磁盘和磁带的退磁、消磁现象;其次,光盘的信息存取主要是利用激光进行,主要由保护层、盘基、记录介质等部分组成。而目前市面上使用的光盘记录介质主要有硒、碳铝化合物、碲、碲合金以及一些在激光热效应作用下极易发生物化性质变化的材料。而正是由于这些材料的易氧化、不稳定,电子文件与纸质档案相比,电子载体的寿命要相对短很多,磁带、磁盘等电子载体一般使用寿命均不超过10年,而光盘的使用寿命也不超过30年。
因此,针对电子文件使用寿命短、不稳定、易氧化等诸多特点,想要有效的提高电子文件的有效寿命,应该将电子文件存放在非阳光直射并且通风的环境中,同时对电子文件的使用寿命做详细的标注,在临近电子文件载体保质期时,应该及时进行电子文件的复制,以免造成不可弥补的档案信息损失。
2、档案管理中电子文件与纸质档案技术寿命的差异
当纸质档案形成时,它所使用的纸张就会与字迹、内容永远的结合在一起,非人为变动的情况下不会出现丝毫的改动。
而电子文件主要是依托于计算机,通过计算机技术将电子信息与载体结合在一起,并且通过计算机进行识别、读取、修改。而一旦电子文件的技术过时,其载体上的信息将无法识读。主要表现在两个方面:一方面由于计算机技术革新,以至于新的存储技术代替旧版的存储技术。如曾经使用到的存储载体5英寸软盘到目前的光盘、U盘,在短短几十年的技术发展中,最初的5英寸软盘计数机早已不法识别;另一方面由于经济体制的变化,致使原生产模式消失。如单个生产厂家所生产的电子文件设备,由于某种经济原因而导致厂家破产、倒闭,而使其销售的产品无法再找到配套的产品,以至于计算机无法在识取电子文件信息。
因此,对电子文件来讲技术寿命所到来的影响远远大于其载体寿命。所以,在档案管理中,针对每一份生成的电子文件都要相应保留一套运行电子文件的操纵系统、硬件设备等读取电子文件相关的技术或者在技术更新换代时,及时做好电子文件的一系列转换工作以适应新技术革新下,电子文件的可读性和可管理性。
3、档案管理中电子文件与纸质档案信息保护的差异
在档案管理中我们对纸质档案信息保护的目标主要是延长纸质的使用寿命。因为纸张和纸张上记录的内容、信息在客观条件下是结为一体的,在保证纸质文件形体的同时其文字信息就得以保存下来,且不宜更改其信息的原始形态。
而对电子文件而言,记录电子文件的载体和信息是可分离的,也正因如此,电子文件信息也面临着随着被修改、盗窃、销毁的危险。同时电子病毒作为电子文件信息保护中一个不容忽视的隐形杀手正无时无刻的危险者计算机的系统程序。因此在档案管理工作中,加强对电子文件的信息保护尤为重要。
在日常电子文件档案管理中为了确保电子文件信息处于安全、稳定的环境下,档案管理部门应该加强对电子文件的看管,使用数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等方法。数据加密是指对电子文件中的电子信息进行处理,形成一种难以识别、读取的数据模式。数字水印法是指将作者的标识隐藏于电子文件之内,以确保即便文件被拷贝时,作者的相关重要标识仍然不会被拷贝走,以确保电子文件载体信息的唯一性。而数字时间印章法则是通过计算手段将形成后的电子信息予以信息封锁,一旦当归档的电子文件被恶意修改或者删除时,由于信息封锁其修改和删除时间与网上初始确认时间不符,其电子文件内容、信息不法更改,以确保电子文件的安全性。同时,加强对计算机防火墙技术,存储和录入人员职责的权限控制,以此形成科学、有效的档案信息管理系统。
4、档案管理中电子文件与纸质档案管理方法的差异
电子文件与纸质档案在管理方法上有许多差异,其主要体现在以下两个方面上:首先,电子文件与纸质档案在归档的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。因为电子文件是由计算机将电子信息与信息载体紧密结合在一起技术过程,而由于信息载体无法固定,在编辑修改中叶不留痕迹,致使电子文件的原始凭证处于复杂而又多变的环境中,给电子文件的鉴别归档带来很大的困难。因此,对电子文件的归档在传送和处理过程中需要进行数字签名、信息认证、加密保护等等手段,以确定电子文件的真实性、准确性和原始性;其次,在电子文件与纸质档案在分类和编目的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。在电子文件的分类和编目上,由于电子文件在计算机中早已形成一个系统的管理文件,因此档案管理人员在接收到电子文件时,可以马上为电子文件自动生成一个唯一的文件号,并且给出电子文件想对应的分类号和档案号。同时,可以在档案管理上建立全方位的收索工具,方便电子文件的查询,极大的降低了档案工作人员的劳动强度和工作时间;最后,电子文件与纸质档案在利用方式的不同,导致其管理方式存在一定差异。因为利用者想要查询电子文件时必须要通过计算机进行识别、读取,也因此决定了电子文件在使用上需要符合一定的条件,即部分电子文件只有在符合档案管理要求,成为档案馆注册会员时才能通过远程登录等方式,经过档案管理中心确认其身份获取查阅电子文件的授权资格后,才能进行有关电子文件的查阅。因此,在电子文件的管理上,档案管理中心需要对利用者进行借阅登记并且提供相应的电脑缴费查询功能。
5、结语
综上所述,我们可以看出电子文件作为信息化时展的智慧结晶,为传统的档案管理工作创造了新的机遇和挑战。因此,档案管理工作人员在日常管理工作中不仅要熟练掌握纸质档案的管理知识,更要充分了解到电子文件与其实施管理上的不同,管理的注意事项。同时,掌握先进的计算机网络技术,以此加强电子文件的档案管理工作,做到与时俱进,满足我国社会主义信息化发展的需求。
参考文献
[1]樊建平,刘兴汉,刘宏伟,吴俊翔.电子文件档案与纸质档案在保护技术上的差异[J].内蒙古气象,2006,(2).
[2]谢维丽.浅析加强电子文件的管理[J].中国科技信息,2005,(9).
电子文件与电子档案管理篇8
1 电子文件档案与传统档案管理的归档时限的区别
传统档案管理与电子文件档案管理归档时限具有差异性。传统档案的归档时间是在完成了所有的档案资料之后，由相关的档案管理工作人员或者文书的工作人员对档案进行统一的收集，并合理而及时有效的归档与保管。而电子文件档案更加容易复制与调配阅读，在归档之后不会对相关部门查找和利用档案资料产生明显的影响，所以，电子文件档案在文件办理完成之后或者在规定的周期时间内，就能对档案进行归档，归档时间更具灵活性，通常电子文件的归档时间不用延长。
2 电子文件档案与传统档案管理的归档方式的区别
2.1 传统档案管理的w档方式
对传统档案进行归档，要求档案具有全面性、系统性以及完整性的特点。在进行档案归档的时候，要注意档案资料的整体性以及完整性[1]。对所有的案卷进行归档时，要以案卷的顺序为基础，根据其正确次序进行系统地排序，保持卷和卷之间的相应联系，归档的档案资料要有完备的归档手续，保证档案工作的准确性。
2.2 电子文件档案的归档方式
介质传递和网络传输这两种方式是电子档案归档的主要方式。通过电子档案进行归档，电子文件的方式表现的内容不够直观，在归档过程中，从外观上相关的档案管理人员无法直接地发现档案的内容。所以，在进行电子文件归档时，首先要对电子文件的产生以及形成的方式有个全面而系统的了解，同时，在电子文件归档时，电子文件的形成单位要提供必要的技术说明，说明内容尽量详细可靠，并配套地提供完整的磁带、光盘的档案号、名称、主要内容以及版权和档案著作人。另一方面，在电子文件归档时，由于电子档案容易受到网络的影响，会造成档案资料的遗失。所以，在归档时要对档案进行备份处理，一份为电子档案原件，另一份为纸质档案资料。
3 电子文件档案与传统档案管理的收集范围的区别
3.1 传统档案的收集范围
从信息与载体的关系来分析，传统档案收集的范围主要是档案信息和与之密切联系的档案文件类型，主要包括所有的纸质文档和浓缩型的档案等[2]。以档案的收集对象来划分，传统档案收集方式主要包括：（1）现行机关档案，现行机关的主要内容是指正在进行的日常活动的独立机关。在日常档案管理过程中，具有保持和查考利用价值的所有档案资料。（2）撤销机关。撤销机关工作中保留的各种档案资料，具有长久的保持与参考的价值。收集的资料一般是中华人民共和国成立之前的事，包括革命政策档案以及旧政权档案等。
3.2 电子文件档案的收集范围
电子文件档案收集的范围不但要以《档案法》相关规定、国家档案局里的相关文件要求为基础，还要结合电子文件档案的自身特点灵活地进行档案资料收集工作。所以，电子档案的主要收集内容包括：（1）本机关职能行使和行政管理或业务管理活动中形成的各类文件，要针对一些需要保持草稿的重要性文件，在进行资料修改时也要将原文保留，加版本号后进行累积，草稿与定稿要一起进行归档。（2）利用现代的计算机等先进设备做辅的设计、制造以及检测等技术形成的有参考利用价值的各种类型的电子文件。（3）收集本机关制作的各种类型的数据文件，例如：数据库、图形库或者方法库等。（4）机关制作的一些文本文件、图形、模型或者其他数据文件，各种程序的命令文件，其中包括：计算机的应用程序、控制程序和管理程序等。（5）与电子文件有关联的各种类型的纸质文件。（6）在对电子文件进行读取时需要相应的技术设备或者电子文件读取软件等技术支持，所以，电子文件档案在收集过程中要对技术设备操作和读取资料时需要相应操作软件资料进行收集。
4 电子文件档案管理与传统档案查询方式上的区别
电子文件档案的查询方式与传统档案具有差异性。对于电子文件档案而言，只有符合相应的条件的客户才能注册，登记并成为电子文件中心的会员，会员可以进行远程登录，在电子文件中心对会员身份确定无误后进行可进行档案查阅，并查阅相关的电子档案信息，同时要在网上记录借阅登记记录和缴纳相应的查询费用[3]。 而传统的档案，任何人都能进行查询，通常采用人工编制的检查工具进行检索。对传统档案进行查询的人需要拥有我国的合法身份证件，对于已经满了应管期限的，可以利用较开放的档案进行查询。
5 结语
总而言之，档案管理工作是一项比较系统性的工作。传统档案管理与电字文件档案管理具有很大的区别，相关的档案管理人员在进行档案管理工作之前要善于区分它们之间的区别，从而保障档案管理工作的有效进行。
参考文献
[1]王碧英.论电子文件档案管理与传统档案管理的区别[J].管理与财富，2014，25（02）：36―38.
[2]张丽鸿.浅谈电子文件的档案化管理[J].陕西档案，2015，79（01）：96―101.
电子文件与电子档案管理篇9
一、电子文件的真实性
所谓电子文件的真实性也就是当文件的内容经过各种手段处理之后仍然保持不变，与原始文件的状态相一致的特性。人们通过具有真实性的文件恢复历史原貌，可以使档案信息具有其特有的价值。从另一个方面来讲，保证档案文件的真实性也就是保证其法律效力，使其具有行政有效性。
相对于传统的纸质文件管理当中，电子文件真实性的保证难度相对比较大。从当前我国现行的相关规定中可以看出，档案管理人员必须要采取一切安全可靠的方式来保证文件档案的真实性。其主要措施有以下几种：根据电子文件操作者的特性与需要建立一个可靠的身份识别系统或者权限控制系统；在管理过程中设置一个安全性高的操作日志；等等。
管理人员在对电子文件归档的过程中，必须要确保电子文件的原始性以及真实性：首先，在采用物理归档方式对电子文件归档的过程中，管理人员需要建立一个特有的登记簿或者记录表，然后在整个过程中加强电子文件的管理力度，管理人员在归档之前需要审查登记簿或者记录表，以保证电子文件的真实性；其次，在采用逻辑归档方式虽电子文件归档的过程中，管理人员需要将事前记录好的信息记载形式、批准时间等与实际文件相互对比，然后再通过计算机系统来对其真实性加以分析，加强电子文件的管理工作。
另外，档案管理工作人员还需要对文件的版本进行审核并归档。如果是纸质文件，管理人员只需要对最后成文的稿件进行归档；如果是图形文件，如果在管理过程中出现需要修改的部分，那么管理人员需要将其修改的部分与原来的版本保持一致之后再对其进行归档；如果档案管理部门所采用的技术手段相对比较完善，那么我们可以采用电子签名以及安全控制等高科技技术对档案进行妥善的管理，这样可以有利于保证电子文件的真实性。
二、电子文件的完整性
电子文件的完整性是实现其价值的重要条件，保证电子文件的完整性是档案管理工作者的工作任务。电子文件完整性的概念，我们可以将其归结为三个方面：首先，要求电子文件恢复历史原貌之后其数量齐全，内容紧密联系在一起；其次，要求电子文件的每一个模块都没有缺失，其内容与结构都是紧密联系起来的；最后，要求电子文件与主文件紧密联系，内容齐全。
根据我国现行的相关规定中可以看出，要想保证电子文件的完整性，首先需要建立一套完善的管理制度，然后通过各种技术措施来采集信息与数据，例如在电子文件管理中，我们需要根据电子文件的内容来建立一套适当的积累制度，然后通过该制度来不断收集其他资料文献，从而保证电子文件的完整性。
在电子文件处理过程中，对比要的背景信息的项目做出规范化的要求，并随时进行登记。背景信息数量可能较多，甚至在形式上图、文交错，对其进行规范化的管理尤其重要。在电子文件系统设计时，应使系统运行过程中能自动把相关的背景信息连接到一起，无论是文字还是图形信息，即使存储区域不同，也必须组成一体化管理的信息库。制定电子文件元数据管理规范，并在电子文件归档或移交时按要求对元数据进行登录和说明。
三、保障电子文件的可读性
电子文件的可读性是指文件经过加密、压缩、传输、迁移及转换等处理后依然能够读取，展示其内容的真实和完整。电子文件的可读性是其存在和保存价值的基础，如果文件不能顺利读出，再有价值的东西也失去了存在的意义。
保障电子文件的可读性的措施应该贯穿于全部管理工作过程。归档时应根据电子文件的类型和特点著名文件存储格式、软硬件环境、相关的数据等。《电子文件归档与管理规范》中提出应建立电子文件有效性管理制度，并采取相应的技术保证措施。
归档电子文件的形式单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清楚后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。
对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。对雌性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》中。
四、保障电子文件的安全性
根据《档案法》和有关文件的规定，档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。我国多数档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家机构。由此可见，保障电子文档的安全，档案馆有着重要的义务和责任。
网络、计算机、存储器和信息系统是电子文件生存的基础，也是引发安全问题的风险基地。黑客攻击、病毒蔓延、信息窃取、技术落后、制度不健全、管理小规范、措施不到位、治理不及时是产生不安全因素的根源，其中有客观的因素，也有主观的原因。
对电子文件的管理，不仅要加强对客观侵害行为的防范，而且要加强对主观漏洞的治理，对安全事故的补救，从而保障网络畅通、系统稳定、信息安全。只有网络和系统安全了，电子文件的安全才能得以保障。
五、结束语
档案库房安全管理也是档案安全管理的基础，档案库房安全保护是保证档案安全的基本条件。仅仅靠人工管理是不能保证档案库房安全的，需要档案库房安全保护智能化综合管理系统全方位的一站式保护档案库房安全管理。
电子文件与电子档案管理篇10
一、积极建设数字化平台，作为数字档案室建设和电子文件管理的基础
一方面，搭建数字信息平台是数字档案室建设和电子文件档案管理的工作起点。围绕电子政务、电子商务建设的要求，我公司紧跟信息技术和电力工作的新发展，加强档案信息系统研发，将数字档案室建设作为企业信息化建设的有机组成部分，以“档案管理系统”纳入“信息化应用系统”统一筹划开发，多次配合省公司工作调试模块设计，使系统最大限度地贴合档案工作需求，逐步实现了档案管理系统和电力企业业务系统的集成，基本形成了较为完整规范的档案目录数据库和图像数据库。在数字化档案室的建设中，档案管理信息化和网络化的发展丰富了档案管理方式，为各门类档案数字资源提供了“充分考虑需求、直观面向用户、集中统一便捷”的信息展示平台。
另一方面，搭建数字信息平台是数字档案室建设和电子文件管理的落脚点。我公司的档案信息平台虽然是由国网公司统一建立和维护的，但在在实际工作中，档案工作人员结合档案管理工作特点，围绕“档案管理”模块功能和加强电子文件管理等重点工作，认真验证现有系统，同时围绕信息的前端控制和全程维护，完善文件处理、检索浏览、信息上传和集中归档等多环节应用提出功能需求，便于国家电网公司进行系统的完善。同时，对已有的电子文件和数字化后的档案，开发档案挂接、统计分析、查找利用等功能，实施了电子数据与信息系统的整体挂接和查阅利用，充分发挥案卷级、文件级电子目录和电子图像数据库的作用，实现了档案资源的集中管理。根据信息系统的程度、安全风险等因素，落实信息管理安全保密措施，保障应用系统的安全运行，提升了我公司档案信息化管理的层次与水平。
二、积极构建保障体系，推进数字档案室建设和电子文件管理的有序展开
首先，领导重视为各项工作的有序开展创造条件。我公司始终由主要领导分管档案工作，将档案工作纳入到全年工作计划当中，使档案工作与企业各项工作同布置、同落实；每年印发《档案工作要点》，召开档案工作会议，明确档案工作目标和内容；积极推行责任考核制度，将文件材料归档工作列入各部门考核内容，形成了档案工作发展的有效机制。在数字档案室建设初期，我公司档案工作人员专程赴省公司、市档案局学习咨询，了解纸质档案数字化工作的内容、程序与方式，学习档案数字化工作的有效经验与成果利用，确保档案数字化加工项目实施的科学高效。在数字档案室建设过程中，还专门组织召开了档案数字化建设工作研讨会，邀请上级业务主管部门、市档案局业务指导处等单位的领导和专家参加，充分听取各方意见，全力优化档案数字化工作。公司还组织专人以数字化档案室建设为主题开展课题研究，通过对传统档案的管理现状、档案信息系统建设以及档案数字化建设实践等情况进行分析探讨，研究思考数字化档案室建设的目标、原则和方法等内容，力求档案管理的理论研究与档案工作的长远发展相结合，为数字化档案室建设奠定了理论基础。
其次，强化指导监督。数字档案室建设涉及企业多个部门，形成工作合力至关重要。一方面，明确各部门的工作职责，由办公室总体牵头负责实施档案数字化全过程的进度与质量控制；由信息管理部门给予数字化数据的系统存储与数据库建设的技术保障，配合做好数据库的维护和运行管理。另一方面，作为垂直管理的大型国有企业，在做好市公司机关本部数字档案室和电子文件管理工作的同时，积极开展对所属单位档案工作的指导，与档案数字化项目服务单位签订《档案数字化建设项目安全保密协议》和《保密承诺书》，明确保密范围与保密责任、工作制度和工作流程等要求，并对各工作环节进行监控，确保档案信息全过程安全，对所有档案进行密级筛查，全面梳理和统计标识密级文件，从源头上区分档案数据的安全保密层次。
再次，健全制度是完成各项工作的保障。在数字档案室建设之初，企业就以国家档案局、市档案局有关电子文件管理的规定以及全市“十二五”档案事业发展目标中关于国有企业全面推进电子文件归档管理的要求为指导，严格参照国家档案局技术规范和相关标准，规范档案信息资源数字化工作；在数字档案室建设过程中，按照国家档案局和市档案局的规定，统一工作标准，明确发展方向，确保高效有序地开展数字档案室建设的各项工作。此外，进一步维护数字档案室建设的成果，规范电子文件管理的制度；形成“信息系统内查阅电子档案的方式”，对信息系统内查阅电子档案数据提出要求，严格规定查阅范围，科学设定利用权限，规范电子档案的管理。
三、不断提升效能，确保数字档案室建设和电子文件管理持续发展
一是强化统筹规划。数字化档案室因为信息记录方式与传递方式的改变，其工作模式与传统相比发生了根本变化。要加强以计算机网络设备和信息数据库为主要内容的档案信息化基础建设，根据电子文件管理与数字档案室建设的功能要求，进一步完善电子文件归档管理系统、档案数据库管理系统；要实施纸质档案与电子文件的配套管理，将新型档案数据科学纳入档案管理范畴，实现档案鉴定与数字化同步、档案数字化与数字化档案利用同步，提高信息管理的层次和水平，拓展档案利用共享渠道。
二是强化技术保障。要适应办公自动化系统和多媒体技术等的发展，配置满足数字档案海量存储、查询、管理要求的服务器和光盘、硬盘等存储备份设备，并实现机关档案工作从文件收发、归档整理到电子存储等多环节档案数据转换的功能，为建设数字化档案室提供良好的运行环境；要遵循统筹开发的建设原则，将档案管理与本单位信息化建设总体格局相结合，并关注数据系统的特殊性和专业性，加强档案数据分析，对不同类型数据进行分层保管，努力建设资源配置合理、使用科学便捷的档案信息数据库，实现文档的实体生成、管理运转、信息利用的一体化。
三是强化学习培训。数字档案室因档案信息的记录方式和传递方式发生改变，其工作模式与传统工作相比也发生了显著变化，对于档案工作人员来说也需要积极确立全新的管理观和服务观。要根据新时期档案业务的特点，提升档案工作人员对数字档案室的认识，根据档案工作的客观规律和档案特点进行合理组织、计划与控制，研究档案信息化发展的趋势，思考完善档案信息管理的方法；要主动紧跟信息发展步伐，熟练掌握计算机操作技能，具备更专业的档案业务知识和更丰富的信息技术知识，为科学开展档案管理提供强有力的智力支撑，不断提升档案工作效率。
（作者单位为国网湖北省电力公司黄冈供电公司）
参考文献
电子文件与电子档案管理篇11
1.载体寿命的差异
纸张的寿命取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等作用下，可发生水解和氧化反应，使字迹发生扩散。但只要在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。
电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。磁盘和磁带的支持体——聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、脱落、粘连、磨损、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，是由盘基、记录介质和保护层等部分组成。但是目前构成光盘的碲、硒、碳铝等化合物不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应，在激光热效应下易物化变形。由于电子文件载体材料的这些特性使电子文件的寿命比纸质档案的寿命要短得多，一般仅为5—15年。
2.环境条件影响的差异
2.1温度和湿度影响的差异
不适宜的温度和湿度对纸张、磁性载体和光盘均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解和氧化反应，导致纸张强度的降低，使字迹材料发生扩散、洇化现象，从而缩短纸质档案的保存寿命。而电子文件载体受温度和湿度的影响方式截然不同。首先在温度过高或湿度过高的环境下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，且光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会很容易弯曲变形，这些都会影响到激光束的精确定位和数据的读写。其次连接底基和磁粉的粘和剂，在温度过大的条件下会长霉水解，使磁性载体材料变质，直接影响信息再现。但是如果环境湿度过低，在信息输入时片基容易产生静电，吸附空气中的尘埃而损坏磁性载体。
2.2灰尘影响的差异
对纸张而言，即使灰尘已经对其产生了实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、 产生色斑和霉斑等也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息，使纸质档案的寿命得以延长。而灰尘对电子文件载体的损坏则很难恢复，因为霉菌分泌的酶和有机酸会使磁性载体和光盘数据丢失，使计算机无法读出原始信息；磁盘、光盘表面如果被划伤，记录信息就会被破坏和损毁； 灰尘中所含的化学成分也会不同程度地引起磁盘、光盘的腐蚀、降解，造成记录信息丢失，导致信息不完整。一旦灰尘对电子文件载体造成了损坏，载体上所记录的信息可能会局部丢失，影响了信息的完整性，使原始信息在计算机系统上无法被读出，导致电子文件失去了保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义。
2.3外来磁场和机械震动影响的差异
磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，但它能使电子文件的磁性涂层发生消磁或磁化，从而破坏记录信号。因为电子文件的载体材料是磁性物质和光盘，磁性物质中的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，但它极易受外界磁场的影响。当外来磁场作用于磁性载体时，它能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，从而影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。
2.4光线和有害气体影响的差异
光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解和氧化反应，导致纸张强度的降低，从而缩短纸质档案的保存寿命。而有害气体和光线，特别是紫外线，对电子文件的破坏力更大。二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性的有害气体，在一定条件下，会腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。
3.技术寿命的差异
纸质档案信息记录到载体后，就可以脱离其技术手段、书写方法而独立存在，它的寿命受新技术发展的影响程度较小，主要与介质因素和环境条件有关。只要注意温湿度等环境条件，不使其发生化学反应，没有天灾人祸，就可以使其长期保存。
而电子文件整个生命周期都离不开产生它的设备技术环境。由于电子文件对计算机系统的依赖性，使IT 技术的发展对档案资料的存储期限也产生了重要影响。一旦技术过时，载体上的信息就必须转移或者无法读出，容易造成档案信息的丢失。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，在技术不断创新的今天，对电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。
4.信息保护的差异
纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言，由于电子文件的信息与载体的可分离性，信息的易变性、可操作性和非永久性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电脑病毒也构成了危及电子文件信息保护的一个关键问题。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染，导致电子档案被破坏的面目全非，从而影响了信息的真实性和完整性。
电子文件与电子档案管理篇12
电子档案是需要前端控制管理的。这是因为电子档案如采用后端控制的管理，那么从电子文件的整个管理过程来看，只是进行了半程管理。因为在后端控制管理情况下，电子文件是在其移交到档案部门后才对它们进行管理，这实际上就是沿袭纸张档案的管理模式，这种管理模式是根据传统的文件生命周期理论来设计的，但将这种后端管理模式用于电子档案管理，在实践中就暴露出了许多问题，其中最大的问题就是无法解决电子档案的凭证性的问题，因为电子档案特点之一是载体与信息的可分离性，因此，其信息很容易在载体上被删改，这样等到电子文件归档之后再去控制管理，那么在这之前的电子档案在文件阶段是否被篡改过，其在文件阶段的处理、运作的背景信息是否完整等这样具有凭证价值的信息就很难确定，很难控制，由此，运用这种后端控制管理模式来管理电子档案，也就很难使电子档案具有凭证价值，这也就是为什么传统的文件生命周期理论要让位于当代文件连续体理论的原因之一。
而依据当代文件连续体理论对电子档案采用前端控制管理，就可从档案管理的要求出发，对电子档案的控制与管理提前到电子文件的设计与创建之时，即在电子文件起始端就对电子文件进行控制与管理。这样就可由电子档案后控制的半程管理扩大到全程管理，即文档一体化管理。实现这一管理模式后，电子文件从其产生的第一步起至以后文件运行的每一阶段都可根据档案管理的要求去对其进行控制，从而保证了电子文件在归档时是能够符合档案管理要求的，使电子档案具有原始性并具有凭证价值。
从国际档案理事会的电子文件管理策略看电子政务与电子档案管理的关系
20世纪90年代，国际档案理事会电子文件委员会在调研了世界上部级和省级的100多个档案馆后所制定的《电子文件管理指南》（1997）中提出了四项电子文件管理的基本策略，应该说这四项基本策略是比较全面的，它是把电子文件的管理分为四个阶段，即：电子文件设计阶段、创建阶段、管理阶段和利用阶段，然后，分别提出管理策略：
1．电子文件设计阶段的管理策略：即档案部门对电子文件的管理应该介入电子文件的整个生命周期，以确保电子文件产生和保管符合可靠性、凭证性和可保管性的原则。
这里所说的档案部门“应该介入”并不是指档案部门在整个文件生命周期对涉及有关电子文件的所有行为负责，而是指要在整个文件生命周期中推进电子文件的标准化管理和实践，也就是说，档案部门的职能要扩展到整个文件生命周期。
2．电子文件创建阶段的管理策略：档案部门应该确保电子文件的创建者所创建和保存的电子文件是可靠的、具有凭证价值的和可保管的性能。
这条策略并不是要档案部门包办文件创建人员的责职，也不是指文件创建人员不能胜任管理文件，而是指档案人员应该就如何创建符合档案部门需求的电子文件对文件创建人员进行指导、传授方法。
3．电子文件管理阶段的策略：档案部门必须管理电子文件的鉴定过程并对电子文件实施智力控制，即对电子文件实施有效的著录。
4．电子文件利用阶段的策略：档案部门必须明确地提出电子文件保管和利用的需求，以确保电子文件的有效性、利用性和可理解性。
从以上这四条电子文件管理的基本策略中我们可以清晰地看出，在进行电子政务建设时，所产生的电子文件要能够成为电子档案，档案部门就必须将其职能延伸至文件部门，与文件部门共同对电子文件进行前端管理、全程管理和文档一体化管理。
从国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》看电子政务与电子档案管理的关系
虽然20世纪80年代有了文件连续体理论，20世纪90年代又有了电子文件管理策略，但它们并没有提出具体的可操作的步骤、方法与工具。如在实际电子政务建设中，政府部门如何将文件管理系统设计成符合档案管理要求的文件管理系统，这便是一个关键问题。
2001年9月，由国际标准化组织颁布实施的国际上第一个关于文件管理的标准――国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》，就在国际层面上为各国政府部门的文件管理提供了可操作的步骤、方法与工具。该标准的颁布实施在国际上引起极大的反响。目前该国际标准已被采用为国家标准的有：美国、英国、法国、德国、澳大利亚、新西兰和加拿大等。
国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》共分为两个部分，第一部分提出了如何系统而有效地对文件进行管理的宏观框架，文件管理的要求和文件管理系统的设计等一般的规定；第二部分提出了如何将第一部分内容加以实施的详细的指南，例如如何建立文件管理的政策和进行职责分工，如何进行文件管理系统的设计，如何对文件进行处理、控制、分类、存贮和利用等等，提供了一系列的实际指导。
在该标准的第一部分，首先提出了作为文件应具有的如下特征：
1． 文件应该正确地反映所要传达的内容、所决定的事项和所采取的行动，文件应该能够满足相关事务处理的需要，并可用来作为说明与解释的依据。
2． 文件的内容应始终与记录下来的事务处理的元数据相链接，如文件结构元数据、背景信息元数据及相关文件元数据。
3． 文件应具有真实性，其能够证明文件中所记录的事务处理，能够证明文件形成的责任者，以及文件形成的时间。
4． 文件应具有可靠性，其内容应是可信的，能够完整准确地表达其所证明的事务处理、事务活动和情况。
5． 文件应具有完整性，其构成部分应是完整齐全的，而没有被非法篡改过。
6． 文件应具有可利用性，可被查询、检索、显示和解读，并能够在事务活动和机构职能背景下能够被确认。
很显然，文件的这些特征与档案的凭证性要求是完全一致的，甚至可以说，如果一份文件具有了如上特征，就可以认为这份文件具有了档案的凭证价值。也正是由于该国际标准的制定充分考虑了档案的要求，所以引起了许多国家文件管理机构和档案部门的高度重视。
在2002年10月，联合国教科文组织提出了一份报告《电子文件的真实性》，这份报告从保存人类遗产角度专门强调：根据国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》所提出的文件的特征，档案工作人员必须要在电子文件产生之前参与电子文件管理系统的设计，以保证电子文件应具有的档案的凭证性。
美国国家档案局在2003年7月提出的《美国国家档案馆战略发展指南》中也强调了在政府文件管理中实施《ISO 15489 信息与文件 文件管理》的重要性，并提出了《美国文件管理重新设计方案》。
澳大利亚档案馆则向政府部门提出建议：在设计、开发文件管理系统时要充分考虑《ISO 15489 信息与文件 文件管理》标准，并按该标准进行实施。
英国档案馆则正在进行一项为期二年的研究项目：《ISO 15489 对文件管理的影响》。
可见，在电子政务的建设中，实施电子文件的档案管理，这已成为文件部门和档案部门的共同认识，其实这不仅是文件部门与档案部门工作职责的需要，而且更重要的是人类保存自身历史遗产的需要，是人类社会自身发展的需要，而国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》则为实现这一点在国际层面上提供了实施的规范与技术。
关于电子政务与电子档案管理关系的思考
从以上的分析中，我们可以看出电子政务与电子档案关系至少可以归纳为以下几点：
1． 电子政务是电子档案管理的源头；
2． 电子档案管理是电子政务的效率所在。
由于有了以上两点，因此：
3． 电子档案管理是电子政务建设不可缺少的重要内容；
4． 电子政务建设在本质上涵盖了电子档案的管理。
所以，任何在理论或实践上将电子政务与电子档案隔裂开来都是不科学的。
由此，为了实现在电子政务中的电子档案管理，从电子政务角度讲应该：
1． 在电子政务的系统设计时，应有电子档案管理的设计；
2． 在电子政务的建设时，应有档案部门人员的参与；
3． 在电子政务的实施时，应有档案部门人员的指导。
而从电子档案管理角度讲：
1． 档案部门应转变观念、扩大职能，参与电子政务的建设；
2． 档案人员应更新知识，从而有能力参与电子政务的建设；
3． 档案标准的制定应能适应电子政务的需要。
但是，从目前我国电子政务建设与电子档案管理关系上看：
1． 在理论上，研究还缺乏深入的研究，其研究成果还跟不上我国电子政务迅速发展的实际，差距还很大；
2． 在实践上，制定的标准还很不适应电子政务发展的需要，如2002年最新颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》还只是一个电子文件后端控制管理模式的标准，不能适应我国电子政务建设电子档案前端控制管理模式的需要。
3． 对国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》还少有研究，在我国电子政务建设还没有引起重视，而该国际标准的颁布在国际上却掀起了一股风暴，引起极大的反响。
由于以上原因，造成了在我国电子政务建设中，档案部门还只是形式上参与，而在实践中却很少参与，可是，我国每年在电子政务上的投资却高达几十亿、甚至上百亿，在这样情况下，又怎能保证这样的电子政务建设其文件管理是能够符合电子档案管理的实际要求的呢？！
电子文件与电子档案管理篇13
电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。电子文件的特定性决定了其管理与传统纸质档案也有很大的差别,下面谈谈电子文件管理。
1 构建统一的电子文件管理的基础框架
在新的时期,加强法制建设,依法管理电子文件,逐步形成一套完善的电子文件管理法制体系。相应的法律法规是电子文件管理的一个重要前提,目前电子文件管理不善,同没有一个电子文件法规有着重要关系。因此,一档案行政管理部门应会同政府信息产业部门联合制定电子文件管理法,确认电子文件的法律地位,明确档案行政管理部门和政府信息产业部门的职责,统一电子文件的软硬件设施,依法管理电子文件;二档案行政管理部门应逐步制定和完善电子文件全过程管理制度,做到有章可循,使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化;三为了承担不久将要面临的指导电子文件归档及其归档后形成的电子档案管理任务,各级档案行政管理部门应增设相应的管理机构,行使监督、检查、指导电子文件归档及电子档案管理的职权。
2 做好电子档案利用时的保密工作
电子档案在利用中的保密与安全是十分重要的。由于电子档案利用方式与所依赖技术的多样化,导致了利用工作的复杂性。同纸质档案相比,电子档案利用过程中的保密性与安全性更加难以控制。因此,加强电子档案的利用管理,就显得特别重要。从信息安全的角度出发,在电子档案的利用中,可采取两项措施:审核使用权限;划分密级层次。
3 完善电子文件管理运行模式
电子文件与纸质文件相比,所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多,仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此,应当采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门“三位一体”的电子文件管理运行模式,各部门各司其职、各扬所长。电子文件形成部门熟悉业务,了解电子文件历史联系,对于鉴定电子文件的价值富有“话语权”,是电子文件归档管理工作的主要责任者;档案部门既掌握电子文件归档的原则、方法,又了解全局情况,歌谣效地发挥统筹全局、把好关口的作用;而计算机与信息管理部门一方面作为电子文件的形成者;另一方面又作为设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,双重功能集于一身,是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种“三位一体”的电子文件管理运行模式,可以有效保证电子文件归档管理工作的质量。
4 档案管理工作提前介入
电子文件档案系统的设计,对于电子文件与电子档案管理系统而言,它和所有档案辅助管理软件有着根本的区别,它承担了电子文件与电子档案从接收、鉴定、保管、利用等全部工作,不仅要具有电子档案的管理功能,而且还具有相当于实体档案库房的保管存储功能。把原来纸质文件管理系统中的许多后控制手段提到了最前端,尽可能把文件各个阶段的管理要求放在设计阶段予以考虑,以功能合理的电子文件、电子档案管理系统作为管好电子文件的先决条件。
5 建立动态的跟踪监控系统
电子文件的管理应当从每份电子文件产生之初起,建立起一个与各部门紧密相连的系统,对每份文件的形成、接受、利用进行跟踪控制,以防止文件的丢失。这个系统应当以档案管理部门为核心,电子文件管理者给予各种文件类型以代码,任何部门未经档案管理部门同意,不能擅自建立新的文件系统,从而保证各类文件的产生均在档案管理部门的监控之下,以确保档案管理者具备文件的领导权力。
6 提高档案管理人员的素质
电子文件管理要求档案人员必须加强自身学习,全面提高理论水平,熟悉电脑操作。
档案人员通常只是熟悉档案业务,对于电脑操作并不熟悉。而电子文件管理就要求人员必须熟知电脑基本操作、相应软件运动等知识。因此,在进行电子文件管理工作中档案人员会感到知识缺乏,导致困难,工作效率不高,可以说,电子文件对档案人员提出了更高要求。具体来说,就是档案人员必须加强学习,全面提高理论水平,熟悉电脑,了解相应软件的有关知识。对于档案人员来说,仅有单一的档案专业知识已经远远不够,社会发展要求档案工作者必须是知识全面的复合型人才,只有这样,才能使档案工作真正融入到社会的建设和发展中去,档案工作才能真正体现其价值所在。
7 加强电子文件的利用
档案工作的根本目的在于利用,首先,必须建立起一整套科学、严谨、合理的电子档案管理制度,实现电子档案管理的标准化和规范化,使电子档案在产生、运行、管理过程中有法可依,有章可循,保障其工作顺利开展;其次,要把好数据库质量关。在数据管理方面应建立健全数据质量管理体系,根据本单位的实际情况,制定严格的数据质量考核指标,责任到人,并定期检查,常抓不懈;第三,要做到馆室共建,应将计算机录入工作分散到该立档单位的内设机构。由内设机构负责归档文件的计算机录入,档案室在接收归档文件的同时接收电子目录,并奖其合并为本单位的档案目录数据库,同时将重要的文件原文扫描,进而向档案馆移交电子目录,形成档案馆的电子档案目录中心。对于档案馆来说,其主要是负责对各立档单位电子档案目录库的形成、积累、保管、整理的指导和监督;接收和转换各档案室移交的电子档案目录,形成目录数据库;第四,充分利用信息安全技术,切实保障档案信息数据库的安全,如配置防病毒卡和查杀系统并且要不断升级;设置密码、密钥、防火墙、身份验证、防写保护等等,确保电子档案的安全。因此,档案人员知识结构的变革迫在眉睫。档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新,引进、消化、适应信息技术发展的需要。可以肯定,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次培养人才,是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
总之,在信息社会之中,电子文件是信息记录的主要形式。网络之中的电子文件数量十分巨大,需要人们加以科学地管理,才能便于人们的利用。
