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水利工程档案管理规定实用13篇

水利工程档案管理规定
水利工程档案管理规定篇1

水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分, 水利工程档案主要形式有文字、图表、声像等,文件材料的收集、整理应符合《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)和《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822—2008)等要求,归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/T1O609.3—2009)规定统一折叠。

1.水利工程档案的质量问题

1.1 档案文件原件不齐全。工程参建单位的档案人员不重视管理文件的收集、整理,有些工程文件多数是复印件,如设计变更通知单没有原件,这很可能导致劳资纠纷。

1.2 工程施工质量评定表签证不规范。一些分部工程和单位工程的施工质量评定表中,没有严格按照《水利水电工程施工质量检验与评定规程》(SL176-2007)的要求,项目技术负责人与项目经理没有签名,监理工程师与总监也没有签名,没有填写工程质量评定意见和评定时间。部分质量评定表中的单元、分部、单位工程名称不统一,桩号、高程、工程量等与实际施工情况不符,计量单位、检测数据的小数点位数不符合规范,无内容的空白栏没有划斜线标识。

1.3工程质量评定表书写笔迹不规范。工程质量评定表中书写笔迹龙飞风舞、随意涂改,签证笔迹混乱,有用纯蓝墨水、蓝黑墨水、碳素墨水、圆珠笔、铅笔等,这些都与归档要求不符,给后期竣工文件编制工作带来困难。

1.4工程验收鉴定书内容描述不清楚,格式不合要求。部分工程验收鉴定书没有按照《水利水电建设工程验收规程》(SL223-2008)规定,内容描述过于简单,交代不清。没有按照规定格式逐项描述,存在缺项。此外,A4、16开、32开等纸张规格不同程度地混用,页面的上下左右边设置不合理,无法统一规范装订组卷。

2.质量问题的主要原因

2.1 工程建设人员档案意识薄弱。部分参建单位的领导存在重工程建设、轻档案管理的思想,档案意识薄弱,没有健全档案责任制度,没有配备工程档案人员,没有统筹安排档案工作经费。一些工程技术人员和管理人员缺乏基本的工程档案业务知识,在进行工程实体质量检查验收时,对工程档案质量的检查把关不严。

2.2工程档案文件标准、规范学习培训不力。由于资金和办公条件等影响,个别工程单位没有安排档案培训经费,不能及时、有效、准确学习掌握国家和行业主管部门颁发的有关工程质量评定与验收的标准、规范和档案管理知识。

2.3 档案管理制度没有严格执行。有些参建单位虽然建立了相关的规章制度,但大多流于形式,工作中没有严格按章办事,造成档案质量不高。

2.4 工程档案文件质量编制的要求和责任不明确。有些单位虽然制定了工程质量管理体系,但对档案文件编制的责任、内容、深度等要求不明确,缺乏有效监管档案文件质量的具体措施。

3.保证水利工程档案质量的对策和措施建议

3.1 大力提高水利工程档案质量意识。加强法规、标准和规范的学习,充分认识水利工程档案工作应贯穿于工程建设的各个阶段,项目法人应对水利工程档案工作负总责,并加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导,勘察设计、监理和施工等参建单位应明确本单位相关部门和人员的归档责任,切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作;在检查水利工程进度与施工质量时,要同时检查水利工程档案的收集、整理的质量情况;在进行水利工程重要阶段验收与竣工验收时,也要同时审查、验收工程档案的内容与质量,并作出相应的鉴定评语。

3.2 建立健全工程档案管理制度,落实专人负责。 各建单位应对水利工程档案的归档范围、质量要求、档案验收和移交作出明确规定,配备相应人员负责工程档案工作。各建单位应负责做好自身产生档案的收集、整理、保管工作,工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人,须按要求将工作中形成的应归档文件材料进行收集、整理和归档,如有工作变动,应先交清原岗位应归档的文件材料。

3.3 提高工程档案编制人员的业务水平。选派工程技术人员参加工程档案培训班,经培训合格取得资格证后,方允许担任工程档案管理员;举办内部培训班,学习有关法规、水利工程质量标准、规范和工程档案管理知识;召开工程档案管理经验交流会,介绍、推广一些好的实践经验,以提高档案管理人员的业务技能,提高工程档案编制的质量水平。

3.4工程档案的整编与工程进度“同步”。在编制工程进度计划时,应将每个单位、分部和单元工程验收资料整编工作列入到该工程进度计划中,整编资料时发现“原件不齐全”、“签证资料不齐全”、“填写不规范”、“内容不统一”的,要及时解决。工程档案达不到规定质量要求,未能通过档案验收或档案验收不合格的,则不进行工程竣工验收。

3.5 把工程档案的质量纳入工程质量管理程序。水利工程档案质量是衡量水利工程质量的重要依据,工程档案应符合有关工程档案质量要求,例如:归档的文件一般为原件,归档文件的深度须符合国家有关工程勘察、设计、施工和监理等方面技术规范、标准的要求,工程文件的内容必须真实、准确,工程文件的字迹清楚、图表整洁、图样清晰、签字盖章手续完备,竣工图应加盖竣工图章,凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面1/3的,应重新绘制竣工图,工程档案的照片与声像资料应图像清晰、声音清楚、文字说明或内容准确,等等。

3.6归档工程文件的立卷要符合有关规定。工程档案的立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系。案卷厚度、组卷排列、案卷题名等应符合《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822—2008)和《城市建设档案案卷质量规定》(建办[1995]697号)要求,以便案卷成套、系统,便于档案的保管和利用。

3.7资料分类科学化,档案工作标准化。档案工作标准化是档案工作科学管理的重要内容,也是提高档案工作质量水平的必由之路。按照《档案法》、《水利工程建设项目档案管理规定》和《水利水电建设工程验收规程》等有关规定,结合实际,制订一个统一的分类标准,按照统一标准实现档案收集、整理、编制、保管及提供利用的系统性、完整性和实用性。

4.结束语

水利工程档案不仅对水利工程施工质量的评定、验收等方面起着十分现实作用,而且为工程投产后运行、维护、管理、改扩建和技改等方面提供重要的依据,本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的宗旨,我们应该努力提高工程档案工作的自觉性和积极性,切实做好水利工程档案质量管理工作,促进水利工程档案质量再上一个新的水平。

参考文献:

水利工程档案管理规定篇2

水利工程档案能够详细记录水利工程建设的全过程,并把所有建设施工的企业、材料、设计图等归纳分类保管起来,保证工程建设的信息资源完成,具有实用价值。在水利工程档案管理过程中,不断完善管理方式和采用先进的管理方法是水利工程档案管理的核心内容,要遵循水利工程的特点和规律,将档案有序化建档,统一管理,提高档案的可利用价值。

档案管理的标准化和规范化是水利工程?n案管理的目标,要达到这一目标就必须将档案管理与水利工程建设保持同步,甚至要优先于工程建设,通过点滴资源的整理和应用,能够为项目决策、项目施工、项目监理和项目维护提供直接参考。水利工程档案贯穿水利工程建设和后期管理的全过程,所以每一个小的参数的准确性都是项目成败的关键,因此在档案管理中,细节尤为重要,要保证档案资料的完整性,才能够发现问题,及时找到解决问题的方法,帮助水利工程施工和使用提高质量与效率。

2 水利工程档案管理过程中存在的问题

目前水利工程档案管理工作在诸多的水利工程项目中都已经纳入计划之中,并且成立了专门的档案管理室,有效地提高了工程项目建设信息的收集和整理能力。但是,由于一些水利工程档案管理工作不到位,人员配置不合理,档案使用制度不健全导致档案管理水平低,操作失误和档案丢失问题时有发生。

2.1 水利工程档案管理质量问题

水利工程档案的质量与水利工程的质量具有直接的联系,水利工程档案是质量监督与检查的重要参考依据,通常水利工程都是由若干个子工程构成,根据施工进度,每完成一项工程都需要进行质量等级评定和验收,这时水利工程档案则是重要的评定依据,然而一些工程的水利工程档案完全不可用,这主要是由于档案与工程建设不同步,往往都是工程完成后,集中对工程档案进行采集和分类,这导致档案内容与工程建设的内容不完整,工程施工数据不准确,这加大了工程的质量评定难度。同时,档案的分类与案卷形式不规范,在对工程进行针对性分析时,档案无法起到有效的参考价值,甚至一些施工单位不能及时上报档案材料,导致部分工程无法找到评定依据。

2.2 水利工程档案管理人员配置问题

水利工程与其他工程在施工过程和施工管理上有很大的差别,而水利工程档案管理人员必须要求对水利工程的施工建设足够熟悉,能够将档案科学分类,根据项目的施工过程进行有序的管理。而现实档案管理人员往往都是临时抽调的非专业人员,他们的工作具有被动性特点,都是由施工企业将档案移交过来,才开展档案的分类和管理,没有积极参与到工程项目建设之中,这往往会导致出现内容缺项、漏项等问题,对一些隐蔽工程难以找到有效的档案与其对应,严重影响了工程的质量验收。

2.3 水利工程档案管理规范性问题

水利工程档案的管理与领导的重视程度有直接的关系,由于领导的重视程度不够,对于档案管理规定宣传不够,下级部门贯穿不到位,导致工程档案流向不明确,档案管理不连续问题的出现。加之水利工程人员流动比较大,参与单位众多,对于档案的调用没有明确的制度约束,导致借出的档案无法收回,给档案管理工作造成很大的损失。这些问题都是由于水利工程档案管理不规范所造成的,所以提高水利工程档案管理水平必须从流程和制度上建立科学的和强制的体系才能提高水利工程档案管理水平。

3 提升水利工程档案管理水平的方法

水利工程档案管理的水平直接关系到工程的建设、监理、评级与后期的应用与维护,所以提升水利工程档案管理水平要循序渐进,逐步完善水利工程档案管理体系,并在工作中不断创新、不断发展,使水利工程档案管理工作发挥其应有的价值。本文提出提升水利工程档案管理水平的方法是从实际应用的角度出发,首先,完善水利档案管理制度和流程,建立规范化的水利档案管理体制;其次,加强档案管理的重视力度,建立层级负责的档案人员管理组织结构;最后,提高档案管理的技术水平,将计算机技术、网络技术应用到档案管理中,提高档案管理的效率。

3.1 建立水利工程档案管理规范化体制

水利工程档案管理的规章制度和管理办法是提高水利工程档案管理水平的重要指导,要建立符合工程档案自身发展规律的规范化体制,从档案管理的操作、监督和使用三个方面建立具体的申报审批制度,保证档案的及时采集与整理归档,并有效地进行监督。在使用过程中,必须主管部门领导审批才能够调用水利工程档案,对档案进行跟踪,按照档案使用期限及时收回档案,保证档案不会丢失。

3.2 建立层级责任制档案管理组织结构

档案管理要由专门的部门进行管理,由工程项目的主要领导具体抓档案管理业务,通过层级的责任任务分配,提高档案管理的统筹安排水平,档案管理要上下级逐层监督,保证档案的完整性和有效性,在项目竣工后能够通过施工档案与工程一一对应,为工程项目的质量保驾护航。此外,要加强档案管理人员能力水平的培养,使其档案管理水平与实际工作能力相匹配,保证档案管理跟水利工程项目建设在同一水平线上,能够真实地展现水利工程建设的全过程。

3.3 建立信息化档案管理体系

水利工程档案管理规定篇3

水利档案对日常工作起参考作用,可以在制定规划、工程设计、水资源开发利用、工程建设等方面提供参考;水利档案在防汛期间,可以提供历年来的雨情、水情及水利工程现状等资料,为领导决策提供依据;真实记录水利工程建设的历史面貌,而且还是全面鉴定工程质量查明事故原因、追究事故责任的依据,更为后人在工程使用、维护、改扩建等方面提供必要的依据。

2 水利档案管理现状

水利档案管理的优劣,直接影响了该市水利档案的实际应用情况。现阶段该市水利档案主要存在以下问题。

2.1 对水利档案管理的重要性缺乏认识

档案管理工作中存在的问题很大程度上是缺乏监督与领导。为此,单位领导必须认识到档案工作的重要性,将其放在重要位置,并要求所有工作人员配合档案工作。

2.2 缺少专职从事档案管理的人员及相关档案管理规范

档案管理工作范围广,任务重,工作难度大,对档案管理人员有较高的要求。现阶段该市水利档案人员主要存在这样的现状:档案管理人员缺少水利专业知识,水利专业人员缺少档案管理知识,档案管理人员和水利专业人员同时缺少电子信息化知识;水利工程档案没有归档规范可操作,如工程档案是按档案形成单位归档,还是按工程进行的时间顺序进行归档,没有可参照的规范,这一现状导致了该市水利档案不能更好的为水利工作服务。

2.3 档案管理中缺乏创新意识

该市水利档案管理仍然延续传统的档案整理模式,在整理档案和查阅档案的同时耗费了大量的人力、物力、财力。随着电子信息化技术的不断成熟,利用档案管理软件进行档案整理势在必行。

3 水利档案管理的几点建议

近期,该市集中力量对水利工程档案进行了整理。针对近几年工程实施的情况,将水利工程档案按工程类别划分。每类资料都按照前期资料、设计勘察资料、招投标文件、施工资料、监理资料和竣工验收资料进行归档整理,初步建成了电子检索目录,告别了以往查找资料无从下手的境况,节省了查找资料的时间,提高了工作效率。下一步将充分利用档案管理软件,实现重要文件电子检索。针对该市水利档案的管理现状,提出以下几点建议。

3.1 明确档案管理领导和专业技术人员

领导重视是档案管理工作在制度上、装备上、人员配备上得到支持的保证。单位应成立工程档案管理领导小组,由单位最高领导任组长,有关科室负责人任成员,并明确专职和兼职档案管理员,具体负责工程项目资料的整理归档工作,做到不丢不落。建立电子档案管理制度,最关键是做好目录检索工作,输入相关关键字,可以查阅该档案在哪个档案柜中的几号档案盒的第几个文件中,做到查阅档案方便快捷。

3.2 完善水利档案管理的各项规章制度

修订现有的水利档案管理制度。对国家制定的适应建设管理体制改革的档案管理制度和法规进行研究学习,及时制定一套既符合工程档案自身发展规律,又适应社会主义市场经济要求,也符合我市实际情况的档案管理制度。制定档案归档规范,根据规范分门别类按时间顺序归档,对重复档案做好存根单独存放。另外,可以充分借鉴水利普查档案整理的相关规章制度、管理办法和编码规则,结合该市工程档案的实际情况,制定相应的规章制度和编码规则。

3.3 加强水利档案专业人员的业务培训

水利档案信息化发展的关键是加强人才队伍建设。目前大多数水利档案管理人员知识结构比较单一,适应不了水利档案信息化发展的需要。在信息社会,水利档案管理人员既要掌握档案学理论和档案管理知识,还要掌握一定的专业知识和计算机技术。为此,要根据水利档案信息化发展现状和特点,制定切实可行的人才培训计划,加大引进和培养水利档案信息化的创新复合型人才,逐步形成一支结构科学、素质过硬的水利档案管理队伍,为水利档案信息化提供人才保证。水利普查档案人员在工作中总结了一些经验,可以将其优化完善后应用到水利档案的工作中,也可以让水利普查档案人员继续从事水利档案整理工作,因为他们对档案整理软件有一定的接触,便于今后快速掌握专业档案整理软件。

3.4 尽快将水利档案信息化管理应用到实际中

水利工程档案管理规定篇4

1.重工程建设轻档案管理。工程项目建设的特点是用有限的投资在规定的时间内建成符合设计要求的工程,使之尽快发挥效益。在工程建设过程中,业主一般把控制工程投资、进度和质量作为工作的中心任务,对工程档案资料的收集、整编等工作往往重视不够,甚至担心工程档案管理会影响进度,重工程建设轻档案管理的现象普遍存在。

2.档案管理质量不高。部分项目施工期长达数年甚至更长时间,受工期长、人员变动大的影响,在工程项目施工期间业主往往只注重工程施工进度,对建设过程中形成的资料没有妥善保管。档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档,待工程完工时才组织力量突击收集,增加了工程项目档案资料收集的难度,难以保证档案资料的完整性和准确性。

3.档案收集过程的混乱。部分单位为赶工期和进度,只重视工程验收是否过关,在工程实施过程中忽视档案资料的收集,放松了项目文件的日常管理工作。由于不能做到档案工作与工程进度同步管理,专业档案人员难以做到全程跟踪和指导,因此往往造成档案资料的收集、整理不及时、不合要求,待工程竣工验收时才发现档案管理不善的问题,形成被动局面。

二、问题存在的原因分析

工程档案管理是工程管理的重要内容,在工程建设的各环节都是档案形成的过程,既有按计划周期形成的资料,也有各建设环节产生的阶段性材料,还有根据工程建设的临时性事项产生的文档。工程档案管理不善的主要原因包括以下几个方面:

1.重视程度不够。部分建设单位档案管理意识淡薄,注重工程有形建设,忽视档案资料的作用,没有把工程档案管理纳入工程建设和管理之中。重建设轻档案,使档案管理不能与工程建设同步进行。

2.责任落实不到住。部分参建单位责任意识不强,不能严格执行工程档案管理的相关制度和规定,对工程档案管理岗位及其职责落实不到位,使得工程档案无法得到有效收集和整理。

3.人员素质不高。部分参建单位档案管理人员多为兼职人员,缺少水利工程档案管理知识,对水利工程档案收集、整编、管理等要求不够熟悉,使得水利工程档案管理质量较差,无法达到国家规定的档案验收标准。

三、解决问题的合同承包制档案管理模式

采用合同承包制管理水利工程档案模式,是将已经列项拟建的重点水利工程档案管理纳入设计、施工、监理等合同体系,将档案管理工作委托给专业档案部门进行全过程管理。该模式包括以下特点:

1.对工程档案管理工作实行合同制。在工程建设招标时,将工程档案管理任务单列一项,业主(甲方)以招标或委托方式与专业档案馆或档案管理机构(乙方)签订合同,由专业承包单位按合同对档案进行系统、规范管理,以合同形式明确规定双方的权利、义务和法律责任。合同签订后,乙方立即为甲方组建档案机构(如档案室)并开展工作。档案室的职能包括:制定整个工程的档案管理规章制度、办法;对工程参建各方的档案工作进行业务指导和监督;对建设管理单位(甲方)产生的档案进行有序管理,使整个档案管理工作从开始阶段就走上规范化道路。

2.对工程实行档案管理目标合同制。在签订设计、施工、监理等项目合同的同时,将档案管理纳入设计、施工、监理等参建单位合同管理之中,明确规定各自档案管理职责及要求,规定工程档案验收的标准,采用经济手段强化工程档案管理工作,同时加强对合同履行过程的管理。在检查合同执行情况时,同时检查档案管理情况。针对合同执行过程中存在的问题,采取有效措施加以改进。建设单位对各项工程招标时,要有档案人员参加编制标书及合同条款,并在编制标书时对档案管理特别是竣工资料的要求做出具体规定。开标后,这些规定以合同方式加以明确。工程开工前,接受委托的档案部门要为建设管理单位编制符合该工程实际的档案管理规定并及时下发给各参建单位,明确档案资料的归档范围和移交办法。在工程建设中,各参建单位必须以档案管理目标合同为依据开展工作,并服从档案管理部门的管理、协调和监督。

四、合同承包制管理水利工程档案模式的优点

采用合同承包制管理水利工程档案,是水利工程档案管理的一种新模式,对水利工程参建单位具有十分重要的意义。其优点主要体现在以下几个方面:

1.节省时间。工程建设项目在立项开工之初,建设管理单位刚成立,工作千头万绪,受委托的档案管理部门可在工程开工之初建立起全方位的档案管理体系,使档案管理工作与工程建设齐头并进。工程项目竣工之时,工程项目档案收集、整理完成,为工程竣工验收提供完整系统的档案资料。工程项目交付使用时,工程档案就及时移交给工程项目的管理单位,使工程项目运用过程中问题能得到及时有效解决。合同承包制管理档案能与工程建设同步进行,不会因工程档案工作滞后,给工程建设带来不利影响。

水利工程档案管理规定篇5

 

1水利工程档案管理存在的问题

 

1.1工作人员缺乏验收资料的实践经验,致使验收资料整理不够全面水利工程是系统工程,这一因素决定了建设工程档案的复杂性、科学性和系统性,它必须具备真实性、完整性和原始性这三个条件。档案人员对工程档案缺少管理经验,不知所收集上来的资料是否齐全,只是被动地从工程项目负责人员那接收移交过来,往往是有多少接多少,往往存在着内容缺项、漏项、签章手续不齐、隐蔽工程验收记录不准、整理不规范等现象。没有把工程项目同工程技术资料的归档有机的结合起来,直接影响了档案的齐全完整。

 

1.2档案管理体制和制度不健全。①目前,部分重点工程建设单工作服务。位在档案管理体制上存在一定问题,没有制订应有的档案管理规章制度,有些建设单位虽然制订有,但也不健全。②档案行政管理部门忙于各项业务工作,对工程档案管理法规宣传、贯彻不够,对工程档案管理的业务指导缺乏应有力度,对工程档案专项执法检查工作也没有没抓起来。③档案资料流向制度不健全,使得工程建设中技术、施工人员调动、变更,出现人走档案走、人走档案没人管的现象。

 

1.3档案管理工作的前期投入和管理不足。档案管理工作的前期投入精力不足,往往在工程项目建设的后期,才开始着手进行档案资料的收集、整理工作,从而造成档案资料的复印件较多,原件很少,特种载体档案严重缺失。这是因为:①负责工程项目的领导及工程管理人员,档案意识淡薄,认识不到位。有的仅在口头上说一下,并不落实在具体工作中,平时只注意抓工程质量、进度、安全等工作。②施工单位不注意施工过程中文件、资料的收集、整理、归档工作不是按照施工过程中每一个环节来产生资料,往往是工程施工快结束了,才突击搞竣工资料。

 

1.4缺乏高素质的档案管理专业人才,档案管理水平普遍较差。工程项目资料管理人员大都是临时抽调,没有经过专业培训,文化层次低,业务能力较差且大多数身兼数职,精力有限。在工程建设项目中,档案管理人员一般是新参加工作的同志多,这些人员缺乏档 案专业知识,对工程档案比较陌生,对档案管理相关法律法规和制度不熟悉,造成归档不齐全、案卷质量差、不规范等很多问题,严重影响着归档质量。

 

1.5工程建设项目档案管理工作缺乏系统研究。近年来,随着我国市场经济体制的建立,在工程建设领域,工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查制度正在逐步完善。为适应政府管理职能的转变、行政审批制度的改革,工程建设项目档案的内容、形式、规定、制度、以及各种档案载体都发生了相应变化,但与之相对应的各种档案管理制度、法规却未能及时地作出相应的调整与修改,工程建设项目档案工作还没有纳入到新的管理机制中去。如何尽快建立完善工程项目档案法规制度,目前还缺乏系统的研究。

 

2 加强工程档案管理的对策

 

2.1健全制度,强化管理,落实岗位责任制。企业应建立完善工程档案管理制度,强化工程管理部门及施工单位、质检及监督、审计等部门的实施力度,并制定相应的措施,使档案部门可以进行有效地监督和制约。同时,建立内部管理激励机制,把档案管理工作目标分解细化,层层加以落实,列入年度岗位目标责任制中,既要列入分管领导的目标责任制,更要具体落实到有关人员的职责中,年终要有总结,严格考核奖优罚劣,真正地把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到工程建设结束,档案资料管理通过验收全过程。

 

2.2提高档案管理人员的业务素质和工作能力。针对工程档案管理人员业务水平不高的实际,必须以人为本,培养一支高素质档案管理专业队伍。工程档案管理人员要定期参加专业理论学习,懂技术、会管理、业务精,并取得相应的管理资质、持证上岗;对外定期举办工程档案工作的集中业务培训,及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。

 

2.3资料分类科学化,实行档案工作标准化。标准化是对档案工作进行科学管理的一种手段,也是实现档案管理现代化的前提,档案工作标准化是档案工作科学管理的重要内容,也是提高档案工作管理水平的必由之路。所以我们要遵循水利工程文件材料自然形式的规律和相互间的有机联系,按照《档案法》、《水利基本建设项目工程档案资料管理规定》、《水利水电建设工程验收规范》等水利工程档案法律和规章,结合单位的实际情况,制定一个统一的分类标准,完善标准化管理规章制度,按照统一标准实现档案编制、收集、整理、编目、保管及提拱利用的系统性、完整性、实用性。

 

2.4加大投入,实现档案管理手段现代化。档案管理手段的现代化是实现档案管理现代化的基本标志,它包括以下几方面:保管条件的现代化,载体材料的现代化,翻拍、复印、装订手段的现代化,档案工作手段现代化,咨询业务智能化等方面。要实现档案资料的数据化管理和网络化的报送、传递,满足水利工程建设者多方位、多区域利用档案资料的需求,为水利工程建设和管理者提供了方便、快捷、高效的档案服务。

 

水利工程档案管理规定篇6

1 在建工程档案及特点

在建水利工程档案,是指整个水利建设项目在验收前所形成的、应当归档保存的各类文件,包括从项目提出、可行性研究、设计、决策、招(投)标、施工、质检、监理等工作活动过程中形成的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。在建水利工程档案具有如下特点:

(1)法制性。为了加强对建设工程质量的管理,保证建设工程质量,保护人民生命和财产安全,2000 年国务院了《建设工程质量管理条例》(国务院令第279 号),水利部颁发了《水利工程质量管理规定》(水利部令第7 号)中,对于建设项目工程档案的建立做了明确,严格的规定。使在建水利工程档案管理有了较为完整的法律关系,因此,按照要求建立健全工程档案是履行法律,法规规定行为,否则,即属违法,严重的还将受到档案执法部门给予的行政处罚。此外,工程档案材料的形成必须符合法律要求。收入档案的各种批准文件、许可证,设计及施工图纸、竣工验收等所有材料,必须经政府有关部门批准或经资质部门认证或批示,充分体现工程建设项目的合法性。

(2)成套性。水利工程本身是一个复杂的系统工程,对应的工程档案必然是由若干单项工程档案有机地组合在一起,形成一个配套齐全的完整档案体系。哪一个单项工程档案都不可淡化和缺少。

(3)实用性。水利工程档案在建设时期,是施工单位的工作依据;竣工验收时,是行政主管部门和工程质量监督部门验收的依据;工程竣工投入使用后,是工程管理部门调度运用和维修养护工程的依据。因此,工程档案是水利建设和管理工作中最有用的历史性资料之一。

(4)档案与工程建设的同步性。所有在建水利建设项目,从立项时,就应开始进行文件材料的收集、积累和整理工作;签订勘测、设计、施工,监理等协议(合同)时,要对水利工程档案(包括竣工图)的质量、份数和移交工作提出明确的要求;检查工程进度与施工质量时,要同时检查水利工程档案的收集,整理情况。否则,将不能反映水利工程建设的全过程。

2 档案主要内容

在建水利工程档案包括工程项目在论证、报批、施工、竣工验收过程中形成的有保存价值的文字、图表、磁盘、光盘、照片等原始记录材料。其主

要内容有:

(1)工程前期工作材料。包括可行性研究报告、水文水利分析报告、环评报告,当地社会经济及效益调查报告,设计委托书,工程设计图及审批记录文件等。

(2)工程报批材料:包括基建计划请示文件、计委和主营部门及流域机构批件、建设用地批件、经批准的移民方案等。

(3)工程施工材料:包括开工报告,施工合同书,施工图,设计变更文件及图纸,建筑材料化验单、试验报告、机电设备合格证、施工记录、质量检查、评定及事故处理记录,施工单位、法人、技术人员资质证明复印件、监理人员所作的各施工阶段结论报告等。

(4)竣工验收材料:包括各单项工程验收和竣工验收形成的工程验收报告和验收会议原始记录。3 建立档案的方法

按照档案管理有关法规和指导原则,可结合工

程设计、施工具体情况做好以下几项工作:

2.1 收集好档案材料

这是保证工程档案的重要前提。要在工程建设的3 个阶段内抓紧材料的收集:

(1)前期工作阶段。档案管理部门要主动和参与前期工作的部门有关人员密切沟通,努力取得他们的支持和帮助,及时掌握工作动态,使有关批件和资料及时顺利收集到档案室。

(2)施工阶段。档案管理部门要主动与施上单位及有关人员取得联系,要求他们按规定收集和整理各工程档案资料,使各施工环节的档案资料齐全完整,为施工后的交接档案做好准备。

(3)竣工验收阶段。档案管理部门要主动参与验收和移交,认真审查档案材料是否完整、真实,水利工程项目要与档案同步进行验收,否则不予决算。

2.2 整理好档案材料

由于水利工程涉及面广、建设周期长、参建单位多、建设项目复杂、建设过程中形成的档案材料十分浩繁。因此,整理档案材料首先会遇到如何分类组卷的问题。目前多数采用按单项工程项目分类的方法,如一个水利枢纽工程档案,下边可分大坝、溢洪道、输水洞、电站、船闸等诸类。在大类下按专业设置小类;分类编号用工程代号和阿拉伯数字混合编码。为保证档案材料的完整,便于管理和利用,在具体整理材料时可从两部分着手:

(1)工程前期工作阶段档案。应按照报批程序,文字材料在前,报批图纸在后;正式批件在前,请示报告在后的顺序排列。

(2)施工和竣工阶段形成的文字资料和图纸。按照施工程序和专业进行,注意保持文件材料之间的有机联系,把档案资料分别装订成册,构成完整的工程档案。对于己列项拟建的重点水利工程,档案管理应

和设计,施工同步实行合同制。主要有三个方面:一是实行档案管理任务合同制。在工程建设招标时,工程档案管理任务单列一项,以招标或委托方式与档案管理专门机构和专业人员签订合同,由他们按合同对档案进行系统,规范管理,以合同形式明确规定双方的权利、义务和法律责任。二是对工程档案形成单位实行档案管理目标合同制。建设单位对各项工程招标,要吸收档案专业人员参加,并在编制标书时对竣工资料做具体规定。开标后,这些规定以合同方式在甲乙双方之间加以明确。

3档案管理措施

(1)提高领导认识。加强在建水利工程档案管理,要在解决实际问题上下功夫,认认真真地贯彻落实《档案法》和《水利基本建设项目(工程)档案资料管理规定》、并常抓不懈。

(2)要有组织保证。各级水利部门应加强对水利工程档案的检查指导,健全机构,明确专人负责,要适时举办水利工程档案培训班,通过各种形式的培训,使档案员不断学习水利业务知识和档案管理法规,提高档案员工作素质和工作水平。

(3)要有规章制度。在建水利工程档案应依据《档案法》和《水利基本建设项目档案资料管理规定》,建立健全各项规章制度,包括:档案收集整理制度、档案管理制度、档案借阅制度、档案保管制度、档案保密制度、档案库房管理制度、档案员岗位责任制等。

水利工程档案管理规定篇7

水利工程档案管理是水利工作的主要内容。在水利工程建设活动中,水利工程档案管理是形成一种文件材料,即对国家和社会有保存价值的各种载体,它也是一种依据和凭证,它能够全面反映建设竣工的真实情况,是追查事故的主要依据,它在工程中起着监督的作用,水利工程档案管理的质量直接影响着工程质量。

在水利工程中,其技术含量是比较高的,质量要求也相对比较严格。水利是国民经济的基础。水利工程的基础设施基本上都属于地下工程,这就是它和别的工程不同的地方。正因为它的独特,如果出现质量问题,其追查原因比较困难和复杂,水利工程档案就是进行检查、管理、维护的重要依据。

《水利基本建设项目工程档案资料管理规定》(水利部水办[1997]275号)明确规定“进行单位工程和分部工程等级评定和工程验收包括单位工程与阶段和竣工验收时,要同时验收归档文件资料的完整程度和整理质量,并在验收后,及时整理归档。”这极大的说明了档案的重要性。

二、 水利工程档案管理的重要性

水利工程档案是从施工过程中直接提出相应的资料并形成了以各种形式保存的材料。水利工程档案是在水利施工的过程中形成的,它直接且真实的反映着水利工程建设的全过程,也是检测水利质量的重要依据,水利工程档案在水利工程建设和经济建设中起着非常重要的作用。主要表现在以下几个方面:第一,在实际应用中,在拟定计划、水行政执法、工作总结、水利工程设计等方面档案可以作为考察凭证;第二,档案在防汛抢险时起着很重要的作用,它可以对过去的水情、水利工程的情况有清楚的了解,使得决策者作出更好的决策;第三,可以借助档案进行水利方面的学术研究,通过前人的真实的记载资料,得出更好的研究成果;第四,水利工程会随着实际的需要而变化,因此在对水利工程进行维护和扩建时,档案可以作为合理设计和施工的依据,既节省的时间,有节约了开支,总之有利于创造更多的经济价值;第五,档案也可以作为工程质量鉴定、事故原因的查明、事故责任的追究的有效依据。

在水利工程建设中,水利工程档案管理是重要的工作环节之一,也是保持工程质量长期稳定的重要环节之一,同时也是经济建设发展的重要催化剂。为了满足水利工程项目建设管理工作的需要以及国家和水利部的共同要求,必须对水利工程档案管理工作进行建设和强化。国家水利部在档案管理方面有明确的规定,只有在档案管理合格的情况下,才能进行竣工验收,否则,不可进行竣工验收。水利工程档案只有在管理的情况下才能发挥其应有的作用,如果没有建立相应的水利工程档案管理工作,那么就无人管理水利工程档案,对水利工程建设和维护以及工程档案的日常工作的发展起着阻碍作用,同时对水利工程的验收工作也产生了很大的影响。因此,建立水利工程档案管理工作是非常重要的,它为后人提供有效的、真实可靠的资料,促进水利工程顺利的发展。

三、水利工程档案管理存在的问题

(一)档案管理制度滞后于与水利工程项目管理体制改革

随着水利建设工程项目在投资、建设、管理等方面的变化,对工程档案的收集、管理、归档、验收提出了新的要求。尤其是计算机和网络的普及,越来越多的文件将直接在电脑上产生和传输,面对无纸化办公产生的电子文件、图像文件、图形文件等,传统的档案管理工作已表现出较大的滞后性和低效性,不能适应时代的要求。随着国家对建设管理体制改革逐渐深入,水利工程建没项目管理体制发生了重大变化,招投标制度、监理制度、竣工验收备案制度和市场稽查制度逐步完善;政府转变职能,行政审批进行改革,系统清理、修订了部分规章和规范性文件,使工程建设项目档案的内容、形式、规定、制度、以及各种档案载体都发生相应变化。但与之相对应的各种档案管理制度、法规未及时做相应调整和修改,工程档案管理还没有纳入新的管理机制。

(二)档案管理制度不健全,管理水平普遍较差

长期以来,水利工程建设单位和责任部门重工程轻档案、未就项目档案管理工作开展过专项整治,对此项工作的宣传、指导、监督检查和管理力度不足,造成水利档案管理工作处于被动和不利的局面。有些单位档案管理规章制度不健全,或虽然建立了相关的规章制度,但没有形成有效的管理和监督机制,,档案规章制度形同虚设,在项目档案管理工作上难以达到标准化、制度化和规范化。工作中随意性大,导致部分档案不能及时归档,使得水利技术档案得不到丰富和发展,影响了技术档案质量的进一步提高,也导致了水利管理人员对工程情况缺乏了解,增加了工程安全调度和消除险情的难度。

(三)对档案管理的重视不足

随着工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查等制度逐渐完善,工程档案内容、形式等都发生相应变化,而相关的档案法律法规和管理制度未及时做相应调整和修改,如何尽快完善建设项目档案法规制度,目前缺乏相应的研究和应对措施。水利工程档案管理是一项服务性、专业性很强的工作,需要给予高度重视。但现实中一些水利工程项目的建设单位和水管单位忽视了档案资料管理的重要性,或不配专职档案工作人员,或虽有专职人员但管理责任制流于形式。这种管理方式影响档案工作的质量,给工程档案造成很大的危害,使相隔时间较长的资料零散,无法完整无误地归档, 由此给工程建设、管理造成重大负面影响。

(四)管理人员素质偏低,档案专业人才缺乏

水利建设工程大都在比较偏僻、艰苦的农村,工程点多线长,且施工队伍流动性大,难以形成有效的档案组织管理网络,“四同步”工作难以真正落实。从近几年参与我市水利工程项目建设的施工单位档案管理情况来看,许多施工企业档案管理体制上不健全,档案规章制度形同虚设,没有形成有效的管理和监督机制,造成档案收集不齐全、整理不规范、分散保管现象较为普遍。在水 利工程建设中,档案人员一般是新参加工作的同志多、工程技术人员多,缺乏档案专业知识,对工程档案比较陌生,档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人很少,熟悉档案法规和制度,熟练掌握网络技术、软件应用,用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺。

四、水利工程档案管理的应对措施

(一)加强水利工程档案工作的管理,促进水利工程档案管理工作全面协调发展

加强对档案工作的集中统一管理,是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证。我们遵照统一领导、统一制度、分级管理的原则。成立档案工作领导小组,统一协调档案管理工作。由主要领导主管档案情报工作,成立档案情报室,设立专职档案员,在各业务部门指定专业技术人员担任兼职或专职档案员,形成了全部的档案管理网络。同时,完善制度建设,修订岗位责任制及档案管理制度,做到职责分明,层层把关。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门,都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失,使档案管理工作实现系统化、规范化、标准化。

(二)转变观念,勇于创新,加强实践,超前管理。要意识到档案工作不是临时性工作,制定一系列措施,对水利工程档案进行超前管理。

从实际情况看,水利工程建设是比较复杂的,从项目申报到工程竣工的阶段比较多。这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂,涉及部门和人员多,经历时间长,稍有疏忽,就可能遗漏。而小型水利工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多,不易引起档案人员的足够重视。加之施工人员组成复杂,往往工程任务一完成,临时机构解散,档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集齐全、完整,我们一反过去等人将档案送上门的做法,档案管理人员首先了解水利工程建设工作的具体操作程序和工作流程及分阶段的工作安排,掌握了每一阶段工作中需要形成哪些档案资料,对每种资料的内容、数量做到心中有数。在此基础上采取以下收集方法:一是追踪收集,这种方法适用于短期工程;二是分阶段收集,这种方法适用于建设周期长的工程;三是强制性收集,这种方法对施工单位具有一定的约束力。可以保证档案资料不会由于人为因素而流失。

(三)重视档案人员的业务培训,提高档案管理水平

应对各专职或兼职档案管理人员进行大量培训,讲解水利工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料,哪些是属于有保存价值的档案,并讲解具体的归档范围。同时,按照档案整理要求,对文件的起草、书写要求和制成材料的规范需做详细讲解,使大家对档案内容提前了解,注意积累资料,在工作中更好地发挥作用。这种培训使得档案管理工作和工程同步进行。

(四)通过开发利用档案信息,加强服务意识,促进档案管理工作的可持续发展

对于档案工作者来说,如果能将档案信息及时提供给业务部门和水利工作者,使他们亲身体验到档案信息的价值,就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。我们近几年实施信息化管理,将档案资料及时输入电脑,随时为业务部门提供更全面的信息资源。每当业务部门专业技术人员从利用档案中获得信息时,他们都会更积极主动地向档案室归档,从而保证了水利工程档案的完整性,促使了水利工程档案管理工作的有序进行。

五、水利工程档案管理的现代化发展

提高档案工作质量和效率的重要途径之一就是实现工程档案管理现代化,水利工程档案管理现代化的实现也是现今水利工程档案管理的发展方向。历年来水利档案的资料是非常多的,必须建立计算计检索系统,这样才能提高档案的查找速度,进而提高了工作效率以及资料的准确率,使得档案管理人员查找档案资料的时间大大减少,提高了水利工程档案的使用率,为水利工程建设提供了更好的服务。实现档案管理现代化,那么使得档案管理人员的工作条件发生的巨大的变化,主要表现在以下几个方面:(1)实行档案工作标准化。档案工作要想进行科学化管理,其中标准化是一个重要的手段,同时也促进和加快了档案管理现代化的实现,档案工作标准化既有利于档案工作管理水平的提高,又是档案工作科学管理的重要标准;(2)现代技术和传统的管理方法有效的结合。传统的管理方法虽说有一定的局限性,但是它毕竟使用了很多年了,也必有其优势所在,因此,实现档案管理现代化也和传统的管理方法结合使用,并不是完全抛弃传统的管理思想。档案管理实现现代化的前提就是要做好原有的档案管理工作。在实现档案管理现代化的时候,要传承传统的较好的管理方法,改善落后的管理方法,实现传统管理手段和现代化的有机结合;(3)档案管理现代化的实现的同时,现代化的管理队伍也是必不可少的。随着计算机的普遍应用,水利工程档案管理人员的专业素质、计算机水平、技术水平都要随着档案管理现代化的实现而不断提高;(4)加大投入,实现档案管理手段现代化。目前有很多的水利设计研究院都已经采用了现代化的档案管理系统,满足了水利工程建设者利用档案资料的需求,也就是说,为水利工程建设提供了更快捷的档案服务。

参考文献:

[1] 林莉. 重点工程档案管理存在问题及对策[J].广东科技, 2006,(11) .

[2] 孙薇,杨明刚. 对水利工程档案管理工作的一些认识[J].中小企业管理与科技(上旬刊), 2009,(01) .

[3] 黄晓辉. 谈如何做好水利工程档案管理[J].兰台世界, 2009,(10) .

水利工程档案管理规定篇8

引言

水利档案是指水利工程在规划、勘探、设计、施工、竣工验收等各个环节中形成的具有保存价值的各种资料。水利档案在水利工程的技术专利、质量评定、工程验收、安全防护方面起着不可替代的重要作用,关系到工程竣工后的日常运行维护和管理。水利档案不仅在工程项目建设中对规范工程建设管理,及时界定工程中存在的问题和责任,同时也对后续的维护与保养提供依据。

1、水利部门档案管理的基本信息

1.1、水利部门档案管理的内容

水利部门的档案管理是整个水利工程的重要组成部分,同时还是水利信息化建设中的中心环节,不仅包括了档案的有序整理和信息网络建设,还包括了信息资源的开发和利用。水利部门的档案管理主要是对工程各期资料的管理,包括工程前期、工程建设设计期、工程施工期、工程建设后期以及文件的建立和设备的资料管理。

1.2、水利部门资料的特点

1.2.1、分散性

水利的资料档案主要在于资料的收集,但是跟水利工程的总体建设相比,分散性较强,所有的水利投资基本设计和建设完成的过程中都会累积大量的资料和资源。如果不提前整理和收集好资源,容易在过程中造成一些不必要的失误和引起资料的散失。

1.2.2、可塑性

水利工程的建设是一个长期的过程,所以水利部门的资料也应该跟随工程的建设不断修改和完善,随时关注工程的进度和变化,将初期资料和后期修改资料同时收藏整理,便于工程竣工后的分析。

1.2.3、周期性

重大的水利工程建设历时较长,周期性也相对比较长,特别是在进行水文勘测资料的收集整理中,需要及时更改资料,做好查缺补漏工作,全面细致的收档。

2、水利工程档案管理的重要性

水利工程档案管理的主要功能时真实的反映水利工程建设以及工程管理的全过程,真实、完整的水利工程档案不仅可以全面、系统的反映水利工程在运行管理过程中每一个细节的真实情况,同时在水利工程竣工后的工程质量评定、维护以及管理工作中也起着重要作用,因此水利工程档案管理水平直接体现着水利单位的综合管理水平。在水利工程建设的整个过程中会有不同的阶段,每一个阶段会有很多细小的分支,不同专业技术人员会形成不同种类的档案信息,只有确保档案的形成环节以及档案形成后的管理环节都没有出现偏差,才可以确保整个施工环节的质量以及安全。同时,健全、完善的水利工程档案资料方便相关工作人员及时掌握工程的动态,及时的做好维护及改造工作,从而确保整个水利工程的安全运行。

3、水利部门档案整理现存的问题

3.1、管理意识淡薄,影响档案完整

政府职能的转变,行政审批制度的简化,水利工程建设管理体制的变革,项目法人负责制、招标投标制、建设监理制度、竣工验收备案制和质量终身制等制度的逐步完善,均促使水利工程档案的管理内容、形式、规定、制度及各种档案载体发生了相应的变化。但水利工程档案管理手段落后的情况没有根本改变。个别单位负责人及档案管理者,对水利工程档案管理的重要性认识不足,重视程度不够,没有把档案工作渗透到水利工程建设的全过程,缺乏相应的管理制度来规范日常的水利工程档案管理行为,致使水利工程档案的收集、整理不及时,甚至延误,影响了档案收集整理、归档的时效性和完整性。

3.2、管理机构不全,档案残缺丢失

水利工程档案管理是一项专业性很强的工作。一些单位没有设置独立的档案管理部门,只是把档案管理工作纳入综合部门的管理职能;虽然制定了相关的规章制度,但大多是流于形式,形同虚设,没有形成有效的监督管理机制,缺乏对水利工程施工单位档案管理的业务指导,造成水利工程建设部门和综合管理部门各自为政,工作中存在着很大的随意性,出现由于工程技术人员的流动,档案也随之流失的情况,导致档案资料残缺不全,给档案的收集、整理和归档带来困难,严重影响了日后水利工程的正常维护与管理。

3.3、管理人员管理水平低下

水利工程的档案管理工作在较强政策性下具有很高的专业技术性。水利工程档案管理的一系列性质对管理人员的工作水平提出了较高的要求。水利工程档案管理人员的基本上岗要求就是其应该具有工程档案管理的资质。在拥有基础条件下,还必须具有水利工程工作经验或者具有一定程度上的水利工程知识,只有档案管理人员具有这些资质才能够高质、高效的做好档案管理工作。就目前情况来看,大部分水利工程的档案管理人员都不具备较高的管理水平,只是单纯的将档案进看管,没有切实做到将档案进行分类管理。更有甚至,有一部分管理人员不单单不具备相应的管理水平,更加没有按照管理制度对档案进行管理。忽略了大难管理的标准化、制度化、规范化。在社会经济不断进步,管理水平不断提高的前提下,水利工程的档案管理人员远远不能适应水利工程建设对档案管理的客观要求。

3.4、收集方法单一,管理方式被动

一些单位不能根据不同水利工程特点,采取不同的档案资料收集管理办法。一方面,一些单位负责人和档案管理者平时只注重抓工程质量、进度和安全等工作,而忽略了档案管理工作的前期投入和管理,往往在工程建设后期,才突击收集整理资料;另一方面,个别档案管理者缺乏档案管理经验,只是机械和被动地从工程技术人员手中接收资料,往往是有多少接多少,致使工程原始资料收集不全。最后,不得不用复印件充数,从而造成工程档案收集的遗漏和不完整。

4、水利部门档案管理加强的对策

4.1、提高对基层水利档案的认识

水利档案管理机构应深入基层水利部门,搞好档案法规的宣传,提高基层水利工作者的认识。要灵活运用各种方式,如配发宣传手册、现场讲解宣传,提高一线档案管理人员的业务水平;主管部门应督促下属单位健全档案管理制度,进行合理的工作分工,明确各自职责,形成行之有效的监管监督体制。

4.2、建立专门的水利工程管理机构

单位管理者应指派专人来负责水利工程的档案管理工作,努力实现“统一领导”、“协调配合”、“专人负责”的管理模式,如果是尚未具备设置专门的档案管理部门,可以先行安排一名专业的工程档案管理人员进行管理;若完全有实力创建一个专门独立的水利工程档案管理部门的单位,应全部按照专业的专职档案管理人员。同时应注意与施工部门人员做好协调工作,将水利工程档案管理工作真正的融入到施工建设的全过程中。

4.3、提高管理人员的专业素质

水利档案管理人员不仅要具备档案专业管理知识,还应具备一定的水利工程专业知识,只有这样,才能更细致、更合理、更符合工程特点地制定相应的水利工程档案管理体系,有的放矢地要求水利工程专业技术人员及时归档,更好地做好水利档案管理工作。为此,要加强水利工程档案管理人员的业务培训,提高他们的档案管理水平,打造一支优秀的水利工程建设项目档案工作队伍,使水利档案实现标准化、规范化的管理有一个切实可行的保障。

4.4、改变管理方式,丰富收集手段

根据不同水利工程特点,拓宽档案收集渠道,变被动为主动收集档案资料,采取灵活多样的收集手段,适应水利工程档案管理的要求。对建设周期较长的大型水利工程档案收集,应与施工现场资料员及其他施工部门保持联系,及时沟通,随时掌握水利工程进展情况,分阶段催收档案资料,尽量避免原始档案资料遗失,从而保证工程档案的完整性和连续性。对建设周期较短的小型水利工程档案的收集,采取追踪收集的办法,主动到施工现场了解施工进度,及时掌握施工信息,指导和督促施工现场资料员,有针对性地收集档案资料,从而保证档案资料的完整性。

4.5、加强枢纽工程档案规范化管理

作为水利枢纽工程建设单位,为实现档案管理规范化,根据国家《档案法》、水利部的《科学技术档案管理暂行规定》等有关法律法规,制定枢纽工程《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《档案管理人员岗位责任制》等管理规定,并严格按照执行,使水利枢纽工程档案从产生到形成的那一刻起就对它的真实性、完整性、准确性负责。枢纽工程建立了档案统计台帐,做到了帐实相符,做到查阅、借阅有登记,利用效果有记载,使档案业务管理工作井然有序。

结束语

水利档案管理作为做好水利工作的重要内容,对提高基层水利管理效益,确保水利工作安全、有效运行具有重要作用。因此,在实际工作中,必须根据档案装订、整理等工作进程以及存在问题,从各方面完善水利管理档案管理工作,提高生活与社会效益。

参考文献

水利工程档案管理规定篇9

我国重点建设项目档案工作起步于50年代,发展于80年代。1985年、1992年国家档案局和国家计委召开了两次“全国重点建设项目档案资料工作座淡会”,国家档案局、国家计委领导在会上讲了话。1992年国家档案局颁发了《建设项日(工程)档案验收办法》。1997年国家档案局和国家计委联合了《国家重点建设项日档案管理登记办法》。这些规定和办法为重点项目档案工作的健康发展提供了保证。在国家重点水利建设工程项日中,首先规范档案管理的是引滦入津工程,此后,葛洲坝工程、鲁布革工程、小浪底工程至现在在建的三峡工程,档案管理工作提高到一个新的高度。在这些工程建设中出现了专业档案管理人员,制定了比较健全的项目档案管理制度,管理严格,服务有效,为重点水利工程建设提供了优质服务。上海从80年代以来,就开始对上海市水利工程建设项日档案工作加强探索和思考,在对上海太浦河工程建设档案管理的实践基础上,通过“九五计划”参与治太“2+1”工程、张家塘泵闸枢纽工程、市区防汛墙工程、苏州河六支流建闸工程等市重点水利工程项目建设,使上海水利工程建设的档案管理工作呈现出新面貌。这些重点工程项目工作计划性强,管理科学,组织严密,程序规范,为做好档案工作提供了良好的外部条件。我公司配合市水务局(原市水利局)在摸索和总结重点水利工程档案管理经验的基础上于1999年制定了《上海市水利工程建设项目档案管理规定(试行)》,使上海重点水利工程建设项目档案管理工作走向制度化、规范化的道路,开始与工程建设协调同步,为上海水利工程优质保量的完成发挥了积极作用。

2上海重点水利建设项目存在的问题与思考

“十五”期间,国家将继续加大城市建设与管理,改善生态环境为重点,增强可持续发展能力,拉动内需的政策不会变。在十五计划中,上海市水务局将投资460亿用于不断完善防汛保安、水环境保护和水资源配置“三大体系”,完善和新建46个排水系统,新建—批大型出海闸和19座区域除涝泵站,也包括正在组织实施的新增黄浦江110公里防汛墙工程以及正在建设中的治太“2+1”工程等,这使得“十五”期间的重点水务建设项目的档案工作十分艰巨,既有全面深化的问题,更有抓住重点、难点工作,进一步开拓创新的问题。

2.1对加入WTO和国家重点建设项目管理体制改革带来建设项目档案管理变化缺少研究和思考。

近年来,重点建设项目管理工作发生了很大变化,国家对建设管理体制改革正逐步推进,工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查制度逐渐完善,有形建筑市场正在加强,到2001年底全国58%的有形建筑市场已实现与政府监管机构的职能分离,科技成果转化与信息化建设力度加强,有10多个省制定了推广应用新技术,限制淘汰落后技术的管理规定和实施细则。为适应WTO与国际惯例接轨的需要,政府转变职能,行政审批进行改革,对不适应深化改革、扩大开放新形势的部分规章和规范性文件进行了系统的清理、修订,使项目档案内容、形式、规定、制度、以及各种档案载体都发生相应变化,但与之相对应的各种档案管理制度、法规未及时做相应调整和修改,工程档案还没有纳入新的管理机制,如何与国际惯例接轨,如何尽快建立完善项目档案法规制度,目前缺乏研究和应对措施。

2.2对档案工作重视不够,国家重点建设项目大都点多线长,且施工队伍流动性强,目前还没有形成有效档案组织管理网络,一是档案工作人员网络不健全,档案人员的职责不清:二是档案资料流向网络不健全,使得工程建设中技术、施工人员调动、变更,导致人走档案走,人走档案没人做的现象出现,影响了档案工作的质量。

2.3档案管理水平普遍较差,在项日档案管理工作上远没有达到标准化、制度化、规范化管理。从近几年参与我公司组织实施的重点水利工程项目的施工单位档案管理情况来看,许多施工企业档案管理体制上不健全,档案规章制度形同虚设,没有形成有效的管理和监督机制,在制度执行上也存在“软”的现象。

2.4档案专业人才缺乏,知识结构老化,知识层次低。在重点水务工程建设中,档案人员一般是新参加工作的同志多,工程技术人员多,缺乏档案专业知识,对工程档案比较陌生,档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人很少,熟悉档案法规和制度,熟练撑握网络技术,软件制作,用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺。

3对策和建议

3.1加强对建设管理体制改革的研究,立求项目档案管理走在前面。

要定期对国家制定适应建设管理体制改革的档案管理制度和法规进行研究学习,及时制定一批既符合工程档案上作自身发展规律,又适应社会主义市场经济要求,既符合我国国情义兼容国外先进管理经验的档案法规规章。2001年,国家档案局为适应建设项目的改革开始制定《基本建设项目竣工文件的编制和档案整理规范》、《国家重点建设项目档案验收规范》两个文件,为进一步做好项目档案工作创造了良好的环境,提供了及时服务,也为我们应对工程建设体制改革如何提高档案提供了参考依据,我们可根据其要求,及时学习和宣传,并结合工程建设实践,通过今后几年的努力,不断完善重点建设项目档案工作的规章制度,依法管好重点建设项目的档案。

3.2以全员档案意识,认真抓好档案的收集、保管、利用三个关键环节。

重点建设项目档案涉及工程方方面面的工作,贯穿于工程全过程,工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解,大量的档案产生于他们手中,他们也是今后利用档案的主体,一组完整、准确、系统的档案,必须发挥全体参战人员的档案意识,一起参与档案收集,特别是在项目建设初期,遵循项目建设和档案形成的规律,对项目档案工作进行统筹规划,抓早收集。在安全保管的基础上,加大对档案的开发再利用力度。上海水利投资建设有限公司在近几年参与建设上海重大工程的实践中,档案人员能深入现场,进行及时的指导,一方面向工程技术、管理人员宣传档案在工程建设中重要作用,使他们能自觉地把握好档案材料的完整程度,另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系,积极提供有效服务,通力合作,使重点项目档案工作呈现出新面貌。

3.3计算机技术给档案工作带来的深刻影响,要大力加强对重点水务工程档案工作信息化、网络化建设的研究。

大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。目前,美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟,近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法,采用先进技术,避免走弯路。由于日前光盘的刻录技术已相当普遍,国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》,使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能,也就成为项目档案管理一个发展方向。近几年,上海水利投资建设公司也开始对照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录,对档案管理网络化、信息化作了有益探索。

3.4加大档案人才的培养力度,努力提高重点建设项目档案工作人员的素质。

面对经济和科技的发展以及我国加入WTO的新形势,档案人员必须提高素质,以业务素质的提高为抓手,对档案专业知识进行学习,对现有的档案人员,可以通过委培、进修、培训,不断拓宽知识面,优化知识结构,掌握管理项日档案所需要的相关知识和计算机管理档案的技能以及一定外语水平,同时要大力引进档案专业中高级人才,为重点水务建设项目服务。

水利工程档案管理规定篇10

水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。水利工程档案是水利管理部门的重要组成部分,直接影响防洪安全、供水安全、生态安全。随着水利工程质量管理和实施工作的不断规范,工程档案管理工作质量有了很大的提高。但是水利工程档案归档还存在诸多问题,本文就工程档案中的问题进行研究,提出解决措施,现结果如下。

1 水利工程档案的涵义

水利工程档案贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。包括对水利工程建设前期文献资料,签单合同的档案,对水利工程进度与施工质量,项目成果评审鉴定,水利工程重要阶段验收与竣工验收等工作程序中数据的收集管理。水利工程档案是在进行水利施工建设全过程中形成相关建设载体的全部文件材料。

水利工程档案集中反映了当前水利工程建设中的整体状况,对建设中的细节问题进行整理和总结,对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护,系统效果的提高,都具有重要的利

用价值。水利工程档案可以保证工程档案资料的准确性和系统性,提高水利工程的施工管理效率,是提高档案工程效率的重要基础。

2 水利工程档案管理问题

2.1 管理制度存在缺陷

当前水利工程档案管理没有专门人员进行负责,对工程项目细节进行资料收集、分析。档案人员对管理的整体意识较弱。水利工程档案形成贯穿于日常的文件收集和数据记录、新建工程的前期准备、工程运行管理质量评定、工程竣工后的管理和维护等,是日常业务和工程项目的重要依据,也是水库运行管理体系中的一个很重要的方面。但是在当前的管理中,水利企业没有贯彻落实我国的水利管理法规,制定严格的管理制度,导致在工作中相关人员无章可循,无度可依,管理工作效益低下。

2.2 管理人员责任意识淡薄

在当前的档案管理中,相关的领导和工程管理人员,在思想上普遍对水利档案管理的重要性认识不足、重视程度不够,在操作中,个别施工单位在移交竣工资料时都存在一种侥幸心理,认为竣工档案资料到竣工验收时再突击收集,或收集不全,或存在临时将就,对付行为较严重,甚至一盘散沙拿来参加验收会,这是极不负责的行为;管理人员对水利工程档案的收集、整理工作责任意识淡薄,对工作的细枝末节不加注重,导致水利人员对水利工程档案内容和工作范围狭窄。管理人员没有一种超前管理的意识,不能将档案工作渗透到各个环节之中,导致业务部门和档案管理部门长期以来各自为政,给档案的整理归档带来了困难。

2.3 工程档案贮存存在缺陷

水利工程档案移交到综合档案室之前,一般就存放在管理办公室。或跟其他设备仪器堆放一起。有的水利工程资料存放凌乱,有的容易潮湿、破损,本部门管理人员随意查阅。还有的水利部门因办公条件有限,存放水利工程档案的地方其他人员也可以随意进出,与档案库房的防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠等要求相差很远,缺乏档案资料存放的安全性。难以保证水利工程档案的真实性和完整性。

3 提水利工程档案高归档率措施

3.1 制定工程资料编制规范

对水利工程中的整体建设细节档案进行资料编制规范,确定操作人员对工程档案进行高效编制,提高编制效果。严格围绕当前的《水利档案归档范围和案卷组成标准》建立水利工程资料分类编制规范,对审批、招标、勘察、设计、施工、监理及竣工过程中的实物档案进行分类,确保管理人员对资料进行合理划分,加强水利工程资料的整体管理效果,提高管理归档率。工程资料编制规范要对相关资料进行合理分类,按地区、时间、方法、材料等进行归档编制,方便对后续工程的研究和建设,加快水利工程的发展。

3.2 拓宽档案收集渠道

拓宽的档案收集渠道可以帮助档案人员加强对水利工程的监督和研究,提高对水利工程的整体监控,加强水利工程档案在操作中的实际效益。水利工程建较为复杂,建设环节较为繁重,各个工程阶段资料差别较大,工程涉及文件、资料等纷繁复杂,因此,为确保提高工程档案的归档率必须要对工程档案的涉及面进行拓宽,确保收集资料和水利工程实际状况相符。了保证档案资料收集齐全、完整,档案管理人员要加大水利工程档案的收集渠道,实现对水利施工管理体操作程序和工作流程的分阶段安排。对各个阶段工作中形成的水利工程档案进行合理管理分类,档案进行归档,掌握整体水利工程档案规整量。

3.3 完善管理制度条例

完善管理制度条例可以有效改变当前水利工程现状,提高水利工程档案管理的效率。建立完善的管理制度条例主要是对档案细节进行改进,制定管理规范,强化工程管理部门及施工单位、质检及监督、审计等部门监督实施力度。对管理工作进行制定相应的措施,形成档案部门之间的监督和制约。建立管理制度,对产生的档案材料进行统一管理归档,建立档案在形成、积累、整理的操作归档制度,提高档案资料归档质量。

3.4 加强领导管理意识

在水利管理档案过程中,一般由上级领导下发与本单位职能有关并要求贯彻执行的具有一定保管价值的档案资料,对水利工程档案管理进行细化和监督,确保档案管理的合理归档。因此,在进行档案管理中要加强领导的管理意识,对管理工作严格要求,从管理层对管理人员进行严格监督,提高档案归档率。除此之外,领导要加强对档案管理工作的认识,对其进行全面支持,加强对水利工程档案归档技术和操作的经济投入,提高管理效率。

3.5 加强管理队伍建设

加强对管理队伍的建设,对水利工程档案归档率的提高有非常积极的意义。加强管理队伍的建设不仅可以帮助水利工程资料管理人员提高自身素质和能力,加大工作效益,还可以帮助部门加强对档案归档工作的监督和管理,减少工作时间。对管理队伍进行建设主要包括:第一,加强对工程档案管理人员和有关工程技术人员的学习、培训。第二,招收、培养技术复合型人材。第三,建立专业知识和技能培训队伍,对部位人员进行定期培训。第四,对员工进行考核,档案管理工作能力达标后方可上岗。确保建立高素质、高能力的水利工程档案整理队伍,加大档案人才的培养力度,从人才建设中提高建设项目档案的效率。

3.6 加强对工程档案监督

加强对工程档案监督工作表现在水利工程建设的各个时期,如提交的单元工程质量评定资料是否齐全。

隐蔽工程中间验收是否齐全,各种期间形成的重要文件材料是否完整,有重大修改的是否出具修改通知等,从管理层到领导层,层层监督,实现对工程档案管理过程的全方位监控,加强归档率。项目法人对水利工程档案工作负总责,勘察设计、监理、施工等单位对工程负归档责任。监理单位负责人应对档案资料的完整性和准确性负责,因此,在水利项目建设的过程中,施工单位在施工初期要根据国家档案管理规定,设专门人员对施工管理进行监督,严格对工程建设全程资料收集、工程条例合同收集、工程验收档案资料收集进行监控,增强档案管理的归档率。对工程建设中进行全面检查、审核,加强对工程资料、工程档案移交监,以满足档案的完整,规范性。建设单位档案部门应对组卷是否合理,案卷质量是否达到要求,案卷题名是否正确,案卷是否具有系统性等工作有指导义务。

4 总结

水利工程档案管理规定篇11

引言

近年来,随着我国社会主义市场经济的持续发展,水利工程质量管理和实施工作的不断规范,管理模式和管理手段的不断更新,档案管理工作也应逐步走向科学化和规范化,工程档案管理工作质量也有了很大的提高。但部分水利工程档案仍存一些问题需要我们改进。

一、水利工程档案管理的重要性

水利工程科技档案是项目建设过程中形成的文字、图表、声像等信息材料,是生产、科研及其建设过程中形成的原始记录,它客观的记述和反映了整个历史过程和真实原貌。因而科技档案的有效管理必然是工程建设过程中的重点,也是难点。水利工程的建设主要经过前期规划、设计、招(投)标、施工、竣工验收等一系列复杂的阶段,内容繁多,周期较长。因此,需做好科技文件材料的日常收集、分类储存及规范化管理的工作。科技档案的形成自工程立项开始,与工程建设进度同步,并贯穿其各个阶段。科技档案的有效管理,有利于资料备查、后期审核,是提高项目质量、提高工作效率的有力保障,也可为以后的工程项目提供可靠的参考。另一方面,档案管理对于企业发展也起到了重要的作用。每一个工程项目的档案资料,是企业文化的积淀。也为积累工程经验、吸取教训、不断提高企业工作质量和工作效率提供了参考。因此,做好水利工程科技档案的有效管理工作十分重要。

二、水利工程档案管理中存在的问题

1、档案管理体制和制度不健全

随着我国市场经济体制的建立,在工程建设领域,工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查制度正在逐步完善。为适应政府管理职能转变和行政审批制度改革的要求,工程建设项目档案的内容、形式,以及各种档案载体都发生了相应变化,但与之相对应的各种档案管理制度、法规却未能及时地调整和修改。目前,水利企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理制度不规范的问题,主要表现在:第一,档号不规范。第二,案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。

2、缺乏高素质的档案管理专业人才

工程项目资料管理人员大多是临时抽调、没有经过专业培训的人员,且身兼数职,致使档案管理水平普遍较差,在项目档案管理工作上远没有达到标准化、制度化、规范化管理。还有许多施工企业档案管理体制不健全,档案规章制度形同虚设,没有形成有效的管理和监督机制。

3、档案管理工作的前期投入和管理不足

档案管理工作的前期投入精力不足,往往在工程项目建设的后期,才开始着手进行档案资料的收集、整理工作,从而造成档案资料的复印件较多,原件很少,特种载体档案严重缺失。这是因为:第一,负责工程项目的领导及工程管理人员,档案意识淡薄,认识不到位。有的仅在口头上说一下,并不落实在具体工作中,平时只注意抓工程质量、进度、安全等工作。第二,施工单位不注意施工过程中文件、资料的收集、整理、归档工作不是按照施工过程中每一个环节来产生资料,往往是工程施工快结束了,才突击搞竣工资料。

4、档案检索效率不高

档案检索方式有手工检索和计算机检索。目前在水利行业,传统的手工检索占有很大比重。虽然部分档案管理部门在手工检索的途径上做了大量的工作,编制了多种形式的检索工具,但也出现了求“多”不求“精”的现象,既造成了资源利用不充分,也导致档案检索效率不高。

5、对水利科技档案的保密性缺乏足够的重视

一般而言,水利工程科技档案均属于秘密文件,查询或利用均需通过相关手续。但从本人的工作实践看来,大部分水利单位在科技档案保密性方面缺乏足够的重视,制度不健全,责任落实不到位,在当今信息飞速发展的时代,水利科技信息安全面临严峻的挑战。

三、加强水利工程档案管理的对策

1、提高工程档案的归档意识,建立完善的档案管理制度

档案行政管理部门和工程建设管理部门要采取多种形式加大宣传力度,组织参建单位领导、职工认真学习《档案法》、《水利工程建设项目档案管理规定》等相关的法律、法规,提高大家对水利工程档案工作的认识。把档案工作纳入水利工程建设的总体格局之中,明确具体责任,实行统一领导,专人负责。在工程建设初期就制定本工程档案的收集、整理、保管等一系列制度,并严格执行;在建设过程中建立健全涉及建设、设计、施工、监理等部门的档案网络管理机制,做到档案工作各个环节都有章可循、有法可依。

2、构建科学适用的档案管理体制

做好档案工作要把档案工作纳入水利工程总体格局之中,实行统一领导,专人负责,部门分级配合、协调的原则。建设单位在工程建设初期根据档案管理的有关法规、规定和技术要求,制定本工程的档案管理办法、实施细则,对档案机构及其职责,材料归档要求、档案的案卷质量、档案的利用与管理等做出具体规定,使整个档案工作从工程建设一开始就纳入正常管理轨道,真正做到档案工作的各个环节有章可循,有法可依。在工程准备与建设阶段,档案业务指导人员应及时了解工程建设项目的计划、规模、性质、进度等,并且经常与工程资料员保持联系,使得档案的跟踪收集工作从工程立项开始就与工程同步进行。提高水利工程档案报送的质量,以及成套性和完整性。在工程建设后阶段,加强对档案的预验收工作,以确保资料齐全、完整和准确。

3、提高水利工程档案管理人员的综合素质

水利档案管理者不但要学习档案业务知识,也要学习水利工程管理的专业知识。建设单位应定期组织相关人员参加档案业务培训班,帮助他们熟悉档案理论知识和具体操作方法,使他们懂业务、懂相关规章制度。工作中提倡爱岗敬业,增强服务意识和能力。同时要学习现代化管理知识,不断提高自身的专业技术能力,切实担负起水利工程档案管理的职责。

4、明确水利工程技术资料的归档范围

《水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表》是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定,划定一定的范围,可以规范各级管理人员收集、分类、整理、立卷、编目、鉴定等归档行为。以大中型水库除险加固工程为例,大体包括以下范围:工程建设前期文件材料:项目立项、勘测设计、可研报告、初设报批及审批文件等。工程建设管理文件:开工报告、建设征地及其申批文件;重要合同、会议纪要等。施工文件材料:组织设计;设计变更文件;各种监测、隐蔽工程记录;施工总结等。监理文件材料。设备开箱检验记录、图纸等。工程概算、预决算、审计等文件;工程竣工验收文件:各类工程竣工总结及报告;全部竣工图。有关工程的照片、录音带、录像带、光盘等声像资料。工程所获得的荣誉资料。其它需要收集、整理的资料。

5、推进水利工程档案管理现代化

随着水利事业及科学技术的发展,水利工程各阶段同时也产生了大量电子文件,在工程建档时,纸质档案与同版电子文件同时收集整理,使其互为补充,相互印证。根据新的档案管理标准,以简化整理、深化检索为宗旨,实现科学化,规范化的管理。利用计算机和网络技术,加大信息资源的存储及加工量,实现档案资源的数据化管理和网络化传递,满足工程建设多方面整理利用档案的需求,不断提高水利工程档案管理水平。

结束语

总之,为了保证水利工程建设竣工的质量,必须做好工程档案的管理工作,使工程档案工作贯穿于工程建设、设计、施工、鉴定等各个环节,有效地适应并服务于各项水利工程建设,促进水利工程档案工作沿着正确轨道健康发展,为水利建设事业的发展做好信息资源服务工作。

参考文献

水利工程档案管理规定篇12

我省飞来峡水利枢纽是广东省综合性水利枢纽工程,是国家“九五”期间的重点水利建设项目,于1994年10月18日正式开工建设,1999年10月8日建设试运行,实现了省委省政府提出的“六年工期,五年完成,全优工程,一流管理”的总目标。水利工程档案是指在水利工程建设时期所留下的图纸、图片、数据、声像等各种资料,这些资料全面地反应了枢纽工程在施工时的各项数据,而且能够对今后枢纽的运行管理,维护检修工作提供帮助。同时,这些资料也能够反应出当地的地理环境、地质条件以及水文状况,为今后其他水利工程的建设提供相应的数据,对其有相当大的借鉴意义。所以加强现代水利工程的档案管理和利用有着重要的现实意义。

1 飞来峡水利枢纽工程档案的利用

1.1 工程档案的重要性

工程档案的相关记录能够真实反映出当地的环境以及人民的生活状况。它既是一本水利书籍,也是一本历史记录,它对以后水利工程的管理、运行、维护、检修以及改造都有很大的借鉴意义。所以要对水利建设的相关档案有足够的认识。这样才能够更好地促进我国水利事业的进步和发展。

1.2 工程档案的作用

我省飞来峡水利枢纽是北江流域综合治理和开发利用的关键性工程,充分利用档案资料,为枢纽运行管理工作提供有力的参考价值,产生可观的经济和社会效益。如:飞来峡水利枢纽入库灌水预报问题,如入库灌水组合遭遇问题、上游各地流量在河道的演进问题等都通过对这些档案资料的利用,得到了较好的解决,使水库水文预报的准确度和精度得到了较大程度的提高;通过对档案资料的利用,提高电站的发电量,产生了较好的经济效益;利用基建档案解决厨房防渗漏问题,确保枢纽安全运行;通过借阅建设和运行期间的图纸资料,竣工验收资料,运行管理报告等档案,完成了大坝安全鉴定工作;利用枢纽征地红线图、征地坐标册等相关资料,编制了《飞来峡水利枢纽库区竖立水位牌项目方案》,并于第四季度顺利完成了项目实施工作,项目的实施保证了飞来峡水利枢纽顺利调蓄洪水,充分发挥防洪效益,加强了对蓄滞洪区管理,提高了群众防御洪水灾害和保护库区水资源的意识和能力,保证了蓄滞洪区内人民群众的生命财产安全等。

2 飞来峡水利枢纽工程档案的管理存在的问题

2.1 工程管理制度不健全

飞来峡水利枢纽工程的参建单位会比较多,工程项目建设的周期比较长,涉及到的领域比较广泛。受这些因素的影响,不同单位在进行水利工程施工建设时采用不同的管理方式来进行自身企业的管理,这就造成了工程管理人员的乱。甚至有一些施工单位根本就没有相应的管理部门,再加上各单位对水利工程法律法规认识不到位,最终都使工程管理工作的难度加大。尤其是对工程档案的管理更为混乱,从开始的档案数据收集整理到档案归档处理再到档案的管理,每一个环节多少都会存在一些问题。这些都是因为档案管理制度不够健全,最终导致档案的数据不够准确,档案数据不够完整。

2.2 档案管理意识比较弱

飞来峡水利枢纽工程档案管理的管理量比较大,它会涉及到多个方面的知识,而且它的管理专业比较强,对管理人员的要求比较严格。在进行档案管理时,需要对工程建设工程中的各项数据进行详细的记录、归纳统计,最后经过整理形成水利工程的档案记录。但是,在实际的档案数据收集和整理时,因为管理意识的薄弱,导致许多的档案管理人员没有及时记录施工数据,最终影响整个工程档案数据的真实性。而在平时的维护管理中,因为没有对档案进行及时的归纳整理,使许多的档案数据丢失。

2.3 管理人员的专业素质较低

由于受传统观念的影响,大部分水利人员对水利工程建筑的质量比较重视,对水利工程档案的管理则不够重视。这也就导致我国从事水利工程档案管理人员的专业素质比较差,大部分的管理人员是从其他工作岗位抽调出来的,没有专业的管理知识,缺少档案管理人员应有的管理技巧和管理素质。这些人员在对档案进行管理时,不能够按照档案的类别进行规整,对我国相应的工程档案的法律法规了解较少,只是被动地对档案进行转移或者查找,最终导致档案的丢失,从而影响水利工程的归档质量。

3 解决飞来峡水利枢纽工程档案管理问题的措施

3.1 建立健全管理制度

第一,建立制度是搞好档案管理工程的依据,为规范建档归档工作,制定了《基建档案管理制度》、《科研档案管理规定》、《文书档案管理规定》、《特殊载体档案管理规定》、《档案借阅利用制度》等十几个制度,使枢纽档案管理工作逐步走向规范化、制度化轨道,确保了档案管理工作有章可循。第二,要加强对档案管理部门和档案管理人员的监督,提高管理人员的责任意识,严格遵守归档整理制度,认真及时做好档案归档工作。归档的文件按统一材料标准、统一格式规范制成,符合档案保管要求。各类档案按其体系分类整理上柜,按规范编目、编号、装订,做到了分类科学、装订规范、排列有序、编目编号系统规范。对所有须归档的文件材料经整理后,全部输入计算机管理,极大地提高了检索速度和档案的质量。第三,将档案工作纳入全枢纽工作计划,做到建设管理和运行管理与档案管理同步进行,切实做好水利档案管理中的资料收集、整理、归纳、分析的工作,确保工程档案内容的完整、准确、系统。最终实现飞来峡水利枢纽工程档案管理的系统化、标准化和规范化。

3.2 增强工程档案管理的重视程度

工程档案的有效管理是做好工程运行管理工作的基本要求,同时完善而规范的档案资料管理又是实现枢纽“一流管理”目标的重要保证,在开展枢纽工程运行、维护、改建、缺陷处理以及一些技术项目的研究等工作过程中,无不需要有全面而准确的工程资料作为依据,所以各级的管理部门应该提高对工程档案管理的重视程度,加强对工程档案管理的领导,落实相关人员的责任,提高管理人员的责任意识。在进行档案管理时,要坚持统一领导,分级管理的原则,建立相关的档案管理小组。并且还要挑选专门负责监督管理的工作人员对档案管理工作进行定期抽查。切实提高水利工程管理人员的管理意识,在进行档案管理时做到及时、准确、完整、科学地将档案规整,确保工程档案管理的有序进行。

3.3 提高工程档案管理人员的专业素质

首先,要对档案管理人员进行定期的培训,提高他们的管理专业水平,让他们充分认识到工程档案管理工作的重要性,增强他们的责任意识。其次,要提高他们的信息技术专业知识,实现档案管理的信息化发展,使他们能够将档案管理知识和信息技术管理知识相结合。第三,要增强管理人员的责任意识和法律意识,对他们的工作流程进行详细的讲解,明确每个档案管理人员的责任,在进行相关的档案处理时,能够按照规定来执行。第四,学习计算机等有关知识,利用档案软件管理档案,提高档案利用率,提高档案科学管理水平和开发利用水平,为飞来峡水利枢纽的运行管理做出应有的贡献。

4 总结

飞来峡水利枢纽工程的档案管理关系着枢纽运行管理的方方面面,加强对工程档案的管理,能够保证枢纽各项数据的准确性,认真做好档案综合管理工作,努力提升档案工作为生产服务的能力和水平,使枢纽档案管理工作逐步走上制度化、规范化、科学化的轨道,为枢纽运行管理、维护完善提供有力的保障。

参考文献:

水利工程档案管理规定篇13

水利工程档案是水利部门在水利工程建设运行中所形成的各种载体的档案,是水利工作真实的历史记录,是在工作中进行查考、研究、决策的重要依据,更是水利工程信息的源泉。在重大旱、涝灾害面前,在国家财产、人民生命受到威胁的时候,档案中一个小小的数字,一句简单的文字,就能帮助决策者们做出正确的抉择,以保护国家财产、人民生命的安全。所避免的损失无法用数字衡量。因此,管理好水利工程档案,使其在水利工程建设和水利工程管理中充分发挥作用,更好的为水利事业服务是各级领导和档案部门的重要职责。

一、水利工程档案的特点

1、水利工程档案形成周期长、种类多、数量大

水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。水利工程档案与普通文书档案、会计档案、实物档案的不同之处是,一般档案都是按年度归档整理,各单位各部门工作也都围绕年度计划进行,而水利工程建设项目一般要经历勘测、规划、可行性研究、初步设计和施工设计等多个设计阶段。在其设计周期内,由于受资金、技术、施工条件等因素的影响,多数项目均需跨年度实现,这种设计周期的跨年度性给档案管理带来一定难度。此外,水利工程常常由多个单项工程组成,建设周期长、投资大、要求高。因此,在整个工程建设中形成的档案种类多,数量大。

2、水利工程档案涉及领域的广泛性

水利工程建设要经过项目建议、可行性研究、勘测、设计、施工准备、施工、竣工验收、投产使用等多个阶段,不仅涉及建设、设计、监理、施工、环保等多个部门和企业,还涉及基础工程、主体工程、金属结构、机电设备等多个专业、多种技术领域,是多种技术、工艺的综合运用。

3.管理利用的时效性

水利工程档案是水利工程建设全过程的真实反映和记录,是工程验收、结算、运行、管理、维护、改造、扩建的依据。即使在工程结束之后,也是其他工程设计建设的借鉴或参考,特别是技术档案,对日后的工程设计、施工起着很重要的指导作用,需要永久性保存。

4、水利工程档案的复杂性与多变性

水利工程档案的复杂性是由水利枢纽工程的组成及其设计内容的复杂性决定的,水利工程中各单项工程作用、结构功能的复杂性,决定其档案组成的复杂性;多变性是指一项水利工程要涉及社会的各个方面,往往从设计初期,设计工作就因为投资状况、规划走向、拆迁征地、群众利益等因素不断修改,甚至有时工程已开工,实际情况又与设计时情况不同,当地政府又有新的规划要求,设计图纸不得不变更,这很容易使档案管理人员分不出到底哪些是应归档保存的图纸。

二、加强工程档案管理的对策与建议

1、建立档案管理网络,确保管理规范化、标准化

加强对档案工作的集中统一管理是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证。一是成立档案工作领导小组,统一协调档案管理工作,由主管档案工作的领导全面负责对档案室配备专职档案人员,在各业务部门指定专门人员担任兼职或专职档案员。二是要设计出可使用的档案管理信息管理软件,将输入的数字档案信息进行分类排列和编目,实现档案数字化,信息组织与管理的有序化。三是建立健全档案管理的各种规章制度,修订岗位责任制及档案管理制度,做到职责分明。四是建立科学的归档制度,归档时应对文件进行全面、认真的检查,在内容方面检查归档的文件是否齐全完整。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门,都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失,使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。

2、加强管理人员的业务培训,提高其业务素质

为了加强水利工程档案管理工作,首先要加强水利工程档案管理人员的业务培训。对于其管理人员来讲,他们的档案管理知识和业务技术水平与其他单位的档案人员来讲更应有所提升。所以说,要想提高水利工程档案管理人员的业务素质,首先就要对其进行业务培训,尤其是对一些做兼职工作的人员进行培训,专门培训有关档案管理方面的内容,这样才能培养出一支高素质的档案管理的队伍,对于培训的内容要明确,增加档案管理人员的理论知识,定期的进行对管理人员抽检,在档案管理的实际工作当中要将培训的内容联系到一起,这样才能创建一个标准、规范的水利工程档案管理队伍。

3、制定严格的水利工程档案管理规章制度

档案管理对工程建设中形成的文件资料收集的要求、整理的标准、归档的规范是统一的,利用的目的也是一致的。因此,必须依《档案法》规定,按照国家档案局和水利工程建设主管部门的规范要求,根据各参与单位和每个项目工程的实际,制定一套完整的符合该工程项目特点的档案管理规章制度,纳入水利工程建设的科学管理之中,使档案管理工作始终有章可循。如:档案工作责任制、水利工程建设档案文件资料收集范围及分工责任、档案管理办法和规范、档案归档(报送)规范、档案保密制度、档案借阅制度、档案利用制度等。参与工程建设的任何部门在工程项目任何阶段的工作都要遵守执行档案管理规章制度,使工程项目的档案管理工作制度化、规范化、系统化,确保水利工程建设的顺利开展。坚持“三纳入”,抓责任考核。要在工程建设目标中纳入档案的要求,对档案的管理,也应纳入各参建单位有关部门的职责范围,纳入有关人员的岗位职责。确定责任指标,严格考核。

4、应用计算机技术,加快水利工程建设档案管理信息化

实现档案管理现代化是社会发展的必然趋势,引进计算机技术对水利工程档案进行自动化管理无疑是使原有管理方法和手段更上一层楼。同时,档案管理现代化不仅是实现档案的加工、存贮、检索计算机化,更应该是向着数字化、局域网方向发展,运用现代化办公手段,实现水利工程档案网络化管理。从而适应档案信息化建设和水利工程档案事业发展的需要。随着信息技术的发展,计算机作为一种新的工具已经对档案管理工作产生了深刻的影响,如缩微档案、电子文件档案以及 CAD 光盘技术在水利工程档案管理中的运用。应用计算机建立相应的水利工程项目文档管理网络系统,对水利工程文档进行程序化、科学化、规范化管理,不但可以快速、有效、自动地储存、修改、查找及处理大量的水利工程档案资料,而且可以利用计算机文档网络系统进行水利工程图纸、文件、资料等文档的迅速传递和沟通,实现资源共享。

总之,档案工作是企业生产经营过程中的一项基础性工作,是衡量一个企业管理水平高低的标准之一。档案工作者都应该以高度的敬业精神,良好的政治素质和广博的学识做好自己的本职工作,通过努力,使档案工作彻底走出“讲起来重要,做起来次要,忆起来不要”的误区,让档案工作为建筑企业的生产经营等各项工作服务。

参考文献:

[1] 滕学华,李玉,靳风琴.水利档案管理工作之我见[J]. 治黄科技信息. 2010(02)

[2] 王新亚.水利工程档案管理之浅见[J]. 黑河学刊. 2011(08)

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