档案整理工作计划篇1
收录日期：2014年2月27日
实施国家科技计划项目是我国政府支持重大科技研发活动的主要形式，是推动我国科技进步、提升我国自主创新能力的重大举措，科技计划项目也正在以前所未有的方式与经济、社会、环境等诸多因素更加紧密地结合在一起。科技计划项目档案作为记录科技计划项目实施过程的资料，是重要的科技信息储备资源，加强科技计划项目档案资源的管理，是发挥科技计划项目档案信息资源的前提条件，也是进一步提升科技管理工作水平，完善科技档案管理体系的重要途径。
一、科技计划项目档案资源管理工作的重要性
科技计划项目档案是科技档案的重要组成部分，开展科技计划项目档案管理工作的研究，是为了获得理论和技术方法成果，促进科技计划项目档案管理工作不断进步。同时，科技计划项目档案管理工作也是国家科学技术管理工作和国家档案事业的一个重要环节，也是建设和发展科技档案事业的重要部分。
（一）有利于增强各部门的科技计划项目档案管理意识。科技计划项目档案记载和反映了科技计划项目科学研究活动的全部过程和具体成果，是项目科研人员的劳动成果和智慧的结晶。科技计划项目档案归档材料一般包括研究课题的可行性论证材料、申请立项材料、立项后各阶段的试验原始记录材料、最后的总结报告、成果报告、成果鉴定、成果推广示范和反馈信息材料等。加强科技计划项目档案资源的管理，有利于建立健全科技计划项目档案管理体系，及时查缺补漏，完善科技计划项目档案各环节的工作内容，增强各部门和科技计划项目承担者的科技计划项目档案管理意识，从源头上保证项目档案的完备性。
（二）科技计划项目档案是科技计划管理的重要内容。从科技计划管理的角度看，加强科技计划项目档案资源管理，强化并拓展了科技计划项目管理链条上项目的验收工作内容，有利于积累和丰富科技档案资源，也强调了科技计划管理工作中的科技计划项目档案管理工作的重要性。
（三）科技计划项目档案是国家科技计划管理的依据。科技计划项目档案是在科技计划项目立项、实施、结题验收和成果转化整个过程中产生的，是科技计划项目执行过程中的真实记录和可靠的信息来源。因而，它为科技计划项目的全生命周期管理提供了及时、准确、全面的信息，成为对国家科技计划执行、管理、监测、评价的重要依据。完整、真实的科技计划项目档案信息将有助于加强对科技计划项目全过程管理科学性、准确性。
（四）科技计划项目档案易于规范，对科技档案管理具有较强的示范性。科技计划项目是围绕一个具体研究目标，展开的相对独立的科研活动，从申请立项、项目研发到项目验收是一个完整的科技过程。而且，项目研究目的明确、研究范围清楚、研究过程容易区别等特点，使科技计划项目档案管理相对单纯，具有良好的过程控制与实施的条件。而且，科技计划项目管理与其他科研管理的共性多、密切相关，便于其他科技档案工作借鉴，具有较强的示范性。
（五）发挥科技计划项目档案信息价值的重要保障。随着经济和社会各项事业的发展，在科技研发过程中，档案信息资源的管理、开发、利用已经引起社会各界的高度关注，档案信息资源已经成为重要的战略资源。科技计划项目档案记录了科技计划项目实施的完整过程，包含有大量有价值的科技信息。做好科技计划项目档案的管理工作，才能充分发挥科技计划项目档案潜在的科技信息价值和社会经济效益，为进一步支撑国家科技发展提供重要支撑。
二、科技计划项目档案资源管理中存在的突出问题
由于我国政府层面没有专门的科技计划项目档案管理部门和相关的法规，导致科技计划项目档案管理问题突出。
（一）科技计划项目档案管理体系不健全。目前，我国对科技计划项目档案的管理主要是依托科技计划项目管理的组织架构来实现的。各类科技计划项目档案分类、分部门管理，不同的科技计划项目有不同的档案管理办法，国家层面没有出台统一的国家科技计划项目管理办法，未建立完善的科技计划项目档案管理体系。实际上对各类科技计划项目的档案采取的是“独立收集、各自管理”的方式。地方政府中，北京市和天津市的科学技术委员会已经出台了科技计划项目档案管理的指导性文件，北京市科学技术委员会还建立了专门的科技计划项目档案馆，专门管理北京市各类科技计划项目档案资源。
（二）科技计划项目档案的归档意识淡薄。科技计划项目档案的收集归档是当前各部门科研档案管理工作中存在的突出问题。首先，各科技计划项目承担单位对项目档案的管理工作重视不足。一些项目承担单位没有专门负责科技计划项目档案的部门和工作人员，导致在整个项目实施过程中对档案的收集管理工作给予足够的重视。其次，在科技计划项目研究过程中，多数科研工作者重视从事科学研究，重视科研成果的发表与奖励申报，对项目档案资料的整理和积累重视程度明显不足。许多科研工作者认为科技计划项目档案归档是科技档案管理部门的工作，与自己从事的科研工作无关紧要。有些科研工作者为了研究团队的荣誉和利益，再加上管理部门的缺位，很多项目档案资料被科研人员当作个人资源保管，甚至寻找各种借口拒绝归档。这给国家科技计划项目档案的收集和归档工作带来很大困难。
由于上述问题的普遍存在，严重影响了科技计划项目档案的完整性、系统性。
（三）科技计划项目档案管理模式落后。由于管理体系不健全，各方面的投入和支持力度不够，导致当前科技计划项目档案管理主要局限于科技计划项目档案实体的收集、加工整理、保管，而对科技计划项目档案的信息化管理相对薄弱，导致大量的科技计划项目档案资源没有实现信息化，这也严重约束了档案资源的开发利用。
（四）定密范围不准确，影响了知识产权效益的发挥。在科技计划项目档案的管理过程中，把科技计划项目档案保护与利用对立起来的问题十分普遍。过分强调科技计划项目档案的技术性，担心项目档案的开发利用会泄漏技术秘密，导致定密范围扩大。把本可以公开利用的科技计划项目档案加以保密，应该解密的科技计划项目档案没有及时解密，把科技计划项目档案长期搁置在库房而不充分开发利用，这样不仅造成了科技计划项目档案在管理和利用过程的知识产权流失现象，也导致项目档案保障知识产权的凭证作用得不到实现，影响了科技计划项目档案作为一种有价值的科技资源的开发利用。
三、加强科技计划项目档案资源管理的建议
健全科技计划项目档案管理体系，是科学地管理科技计划项目档案，保证及时、有效地提供科技计划项目档案信息的关键。
（一）健全科技计划项目档案管理制度。制度建设是科技计划项目档案工作走向规范化、科学化的重要保障。首先，宏观层面上，国家科技管理部门应建立专门的国家科技计划档案管理部门，专门负责科技计划项目档案的管理工作，指导各相关部门的科技计划项目档案管理工作，出台专门的法律、法规；其次，科技计划项目档案管理部门应在上级科技主管部门及科技档案工作主管部门领导下，依据《档案法》和有关科技计划项目管理办法，结合科技计划项目实施和科技计划项目档案管理工作实际需要，针对性的出台《国家科技计划项目档案管理办法》及《国家科技计划项目档案管理办法实施细则》，明确科技计划项目档案的归档范围、归档时间、归档要求，确定责任单位、责任人范围。
为确保科技计划项目材料完整归档，项目课题组和科技计划项目档案管理部门应各尽其责，完善科技计划项目档案的收集制度。实行课题组归档责任制，科技计划项目课题组负责人要在课题组成员中指定人员负责科研档案的收集和管理工作，按照科研工作程序，确保科研各阶段成果材料的完整性。明确在科技计划项目结题验收环节，科技计划项目档案归档的完整性将作为一个重要的考察因素，待与科技计划项目相关的所有档案资料按规定归档完毕，经科技计划档案管理部门验收合格并出具相关证明材料后，整个项目的结题验收工作才算完成。否则不能核准一个科技计划项目的结题验收工作，并追究相关单位和负责人的责任。
科技管理部门负责科技计划项目档案归档工作的人员，应严格按照国家各相关部门制定的科技计划项目档案管理制度认真履行岗位职责，加强对科技计划项目的跟踪管理，确保各课题组分散形成的科技计划项目档案资料及时、完整地移交科技计划项目档案管理部门。
（二）开展专题培训，加强科技计划项目档案管理工作的系统性
第一，针对项目承担单位和科研人员进行培训。各级科技管理部门要配合科技计划项目档案管理部门组织项目承担单位和科研人员进行专题培训，让项目承担单位和科研人员明确自己在整个项目档案管理过程中所应承担的责任和义务，加强科技计划项目承担单位和科研人员的归档意识。
第二，针对项目档案管理人员进行培训。专业的科技计划项目档案管理人才是实现项目档案科学化、规范化管理的核心要素。国家科技管理部门应举办国家科技计划项目档案管理人员专题培训，强调科技计划项目档案在收集、整理、开发利用等环节的特殊要求，提升科技计划项目档案工作人员的专业水平。通过培训逐步建立一支业务水平高、档案管理意识强、能够掌握开发科技计划项目档案先进技术的专业管理人才队伍，提升项目档案管理水平，优化科技计划项目档案管理模式。
（三）加强科技计划项目档案的科学化管理。科技计划项目档案工作的科学化是实现项目档案管理标准化、规范化和现代化的基础。随着信息技术、多媒体技术的快速发展，特别是计算机的广泛应用，使项目档案工作由传统手工操作朝着自动化方向迈进了一大步。科学化是科技计划项目档案工作科学管理的重要手段，将有利于在科技计划项目档案资源管理中形成一系列的科学化的管理制度。
科技计划项目档案管理的科学化，主要是国家通过制定和实施各项科技计划项目档案管理标准，使科技计划项目档案工作有统一的规范，以便采用现代化科学技术手段，逐步提高科技计划项目档案管理的标准化、规范化和项目档案开发利用的现代化水平，为科研工作者迅速、准确地提供科技信息。
科技计划项目档案部门提供的不只是纸质档案，还有大量的电子文档。科技计划项目档案工作者要具备能够对档案信息进行数字化处理，能够快速收集信息，安全保护信息和及时准确提供信息的能力。广、快、精、准是信息化社会的科研工作对科技计划项目档案信息需求的基本特点，为满足这一需求，在很大程度上还必须借助于先进的技术手段。运用先进技术手段管理科技计划项目档案是实现科技计划项目档案科学管理的必然趋势。
（四）科学、合理地确定科技计划项目档案的秘密等级。科技计划项目档案管理部门对科技计划项目档案进行保管并提供利用时，档案管理人员要对整理好的科技计划项目档案进行严格的分类。在实际管理工作中，科技计划项目档案管理人员严格划清项目档案中非密档案与档案界限，再根据其不同特征和开放程度，对不同级别、不同需求的利用者确定与之相适应的利用范围，制定相应的管理办法。结合实际，划分“绝密”、“机密”、“秘密”等不同的密级，明确规定使用范围。的科技计划项目档案都应加盖密级标记，以便与一般档案区别开来，列入控制使用的范围。同时，对超过规定保密期限的，按照相关规定，及时做好科技计划项目档案的降密和解密工作，最大限度地提供可利用的科技计划项目档案资源，从而使科技计划项目档案在后期的开发利用过程中，既能充分体现它的科技信息价值，又能防止密级档案泄密事件的发生。
四、结语
国家科技计划项目对于推动国民经济发展和国家科技进步发挥着重大作用，科技计划项目档案具有能够及时保存科技信息的优势。为此，必须高度重视国家科技计划项目档案资源的管理工作，加强国家科技信息资源的积累，为我国科学技术发展提供完整、可靠的信息资源。同时，必须清楚整个科技计划项目档案资源的管理工作涉及到国家科技管理部门、科技计划实施单位和相关科研人员，要做好国家科技计划项目档案的管理工作，不仅需要国家科技主管部门给予高度重视，更需要科技计划项目的各管理和实施主体的共同参与和支持。
主要参考文献：
[1]刘春泽，宋宇.关于科技计划项目档案若干问题的思考[J].改革与开放，2011.8.
[2]毛羽丰.关于进一步做好科技计划项目档案管理工作的探讨[J].中国集体经济，2012.3.63.
档案整理工作计划篇2
即使为了提高对于计划生育档案工作重要性的认识进行了大力的宣传与教育，但是在实际的计划生育档案工作过程中仍有不少的工作人员疏于职守，看轻甚至忽视档案管理工作，因此档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。或者有的基层部门的领导自己都不注重计划生育的档案工作，以致单位制度严重滞后，无法形成科学的考核体系，从而为相关工作的进行带来了极为不利的影响。
1.2缺乏专业的计划生育档案管理工作人员
由于只注重技术服务专业人员的素质和水平，缺乏对于计划生育档案工作重要性的认识，所以大多数人口计划生育部门的档案管理工作的门槛变低，用人方面存在着严重的问题，工作人员存在着学历水平、理论知识、专业素养、管理水平较低的问题，思想观念和管理水平跟不上时展，仍然停留在传统经验上，缺乏面向现代化的意识，缺乏创新和活力。由此也阻碍了计划生育档案工作向着科学、高效的信息化方向发展。
1.3缺乏科学的计划生育档案管理手段和模式
当前的计划生育档案管理工作仍旧采取传统的手工管理模式和手段，没有紧跟时代将现代化信息技术运用其中，比如说档案的收集、管理和整理只能通过手工进行；各部门对计划生育档案管理信息化认识不到位；一些偏僻或者落后的地区没有一个健全的档案管理制度和档案管理设备；能在计划生育文化网站上进行查询的信息资料过少等。这些都易使计划生育档案管理工作出现混乱，从而影响到档案管理工作正常有序的进行。
2 计划生育档案工作问题的应对策略
2.1提高整个计划生育部门的档案意识
针对计划生育工作人员档案意识不强这一项，可以采取多种形式来 开展广泛持久的档案管理法规宣传教育，普及相关的法律法规，全面提高计划生育干部尤其基层的县、乡级计划生育干部对于档案管理重要性的思想认识，再通过分级指导，提高档案管理工作人员的业务水平。
2.2提高档案工作人员的专业素养
培养高水平的档案专业人员、提高档案管理工作人员的专业素质是档案工作向着科学化和现代化行进的必要条件。从档案管理工作者自身来看，最重要的是要找准自己的角色定位，充分认识到档案工作对于整个计划生育工作的重要程度，另外要热爱档案事业，努力去学习专业知识，熟悉自己所管的档案内容，熟悉相应档案法规。从计划生育部门来说，首先要注重选拔与任用综合素质比较高的管理工作者要不断加强对于档案管理工作者的培训教育，普及信息化管理知识。利用在职培训、进修、研讨、考察学习等方式使档案管理工作人员的专业素养达到现代信息化管理的需要；通过设立相应的奖励与惩处制度来坚决杜绝工作中的散漫现象。长此以往，通过不断提升档案管理工作者的工作水平?硗贫?整个计划生育工作的稳步前行。
2.3创新管理模式，完善管理制度
档案整理工作计划篇3
1 计划生育技术服务医疗档案管理的重要性
在如今这个社会，档案管理的进步工作是必须的，社会的信息传播速度不断变短，曾经的档案信息管理方式对于现在人们要求强调的巨大并且准确可靠的信息量和查找速度早已不能满足，改进原有的档案管理方式，是必然的。很多的档案都可以利用先进的计算机设备，通过信息的共享来进行储存和查找，所以信息化的档案服务需要不断的进步。面对这个信息化的社会，用原有的档案管理方式来进行工作已经是不可行的了，现代化的信息水平的要求不断的对传统的档案管理方式进行挑战，面对这些的计生服务站，应该做的就是顺势进行改革，把现代化，信息化的档案管理发展工作提到日程，加速建设，让档案的管理工作能够在现有的信息化形式中发挥更大的实用价值。计划生育技术服务档案是制定人口计生政策的重要记录，是搞好人口计生工作的基础资料。随着人口和计划生育工作向法制化、规范化、制度化发展，对计划生育医疗档案的管理工作提出更高、更严、更新的要求。计划生育技术服务医疗档案有以下几个方面的重要作用。
1.1 计划生育技术服务医疗档案是一个单位技术服务的原始依据，它代表着本单位的技术水平，也容易地反映了其发展历程。
1.2 计划生育技术服务医疗档案为计划生育科学技术研究提供了重要且必不可少的基础资料。
1.3 计划生育技术服务医疗档案是技术服务事故、纠纷发生后的重要依据。医疗文书是纪录患者就医过程的客观文书，也是解决医疗纠纷，进行医疗事故技术鉴定、判断医务人员和医疗活动与患者损害后果之间因果关系的重要法律依据。
2 规范计划生育技术服务医疗档案管理制度
2.1 通过学习，提高计划生育技术服务人员对医疗重要性的认识，落实人员责任，组织技术服务人员认真学习相关法律法规。
2.2 加强技术服务人员医疗文书书写的培训，计划生育技术服务记录应按照《病历书写基本规范》的要求和《计划生育技术服务医疗文书书写式样》的内容和格式书写工整、清晰，诊断准确，语言通顺，表达规范，标点正确，做到客观、真实、准确、及时、完整。
2.3 计划生育技术服务机构应加强资料、档案的管理。建立档案接收记录，按立卷标准，及时分类整理、立卷、编目。建立健全医疗文书档案保管，统计、借阅、复印管理制度，防止损毁、丢失、丢弃原始文书。在整理归档前严把医疗文书的质量关，不规范的医疗文书一律不得进入档案室，在整理归档时严格执行病历管理制度。
3 计划生育技术服务医疗档案规范化管理今后的发展
3.1 设置专用的病室
《计划生育技术服务质量管理规范》中明确要求乡镇级计划生育技术服务机构，应设有专用的存放计划生育技术服务医疗文书的档案资料柜；县级以上计划生育技术服务机构应建立计划生育技术服务医疗文书档案资料室。
3.2 专职管理人员
应着重培训专职的医疗档案管理人员，严把医疗文书的质量关，不规范的医疗文书一律不得进入档案室，以适应新的病历的发展。
3.3 规范管理程序
制定从医疗文书的格式，填写、审签、交接、到归档、保管、借阅等一系列管理规范，并严格遵守。
3.4 电子化管理
计算机是现代化管理手段不可缺少的工具。用计算机储存整个计划生育技术服务站的各种业务、行政上的档案方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，加快了工作效率。同时，利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密度。
4 如何改进有关在计生服务站档案信息化建设存在的问题
4.1 加强原有的基础设施的建设工作
局域网络在很多企业的档案建设中都起到很大的作用，能够加速完善信息化管理。而在我国，这只有一小部分的计划生育技术服务站是较为完整的，其余的很多计生服务站都没有这方面的意识，使得计生服务站的档案制度不够规格。
4.2 没有完整的技术保护政策
我国有关电子格式的文件，其具体的规定还没有一个严格标准的法律条例和明确的地位，不能有效的保证其安全性，没有一个清晰正确的管理标准，这些都需要等待制定和完善，安全问题比较严重。
4.3 不够完整的有关体系
关于档案工作，标准和规范是目前档案现代化发展的一个大的前提条件，在现在看来，虽然关于档案管理，已经有了部分的标准化文件发出，却离使档案现代化的发展更加迅速有一定的距离，这些不完整使得整个的档案建设速度有了约束。
4.4 基础的设置等待加强
这项非常好理解，主要就是有关机器设施，计算机软件档案处理得自动化程序，计算机上档案的数据完善等等。
4.5 档案建设方面缺少人才
对于档案的现代化信息完善来说，想要让信息化的档案建设有明显的进展，要求技术人员的相关知识方面非常专业，不光包括了档案管理方面的知识，还涉及到电脑和网络方面的知识，这就培养复合型的计生服务站人才。
4.6 档案安全第一
档案的安全重要性是不言而喻的，对于档案的安全保密措施一定要严密的进行，培训计生档案工作人员的防范措施以及保密的意识，在监控上面也要大下工夫。
5 总结
对于计划生育技术服务站的工作进行现代化的改革是非常重要的，医疗事业能否进行可持续的发展和自己本身如何发展都是要靠现代化的发展才能实现的。为了能够在工作中加快工作效率，并且使计生服务的档案工作更加准确和便捷的提供服务，需要合理的培训和运用这一方面的人才，让其在岗位上更好的工作。这样一来，计划生育技术服务站档案发展才能变得更好，效率才会更高。现在化的计算机信息管理方式能够把管理员工在传统的手动工作转变为脑力工作研究和开发才能让计生服务的工作得到更好的开展。
【参考文献】
[1]程洁.档案信息与数字化管理初探[J].实用全科医学，2011，23（05）：45-46.
档案整理工作计划篇4
1、 计划生育技术服务医疗档案管理的重要性
现在的社会发展如此快速，每一天都有大量的信息产生，这些信息汇聚层档案，加大了档案管理的难度，并且这些信息的传递速度越来越快，过去的档案信息管理方式已经负荷不了如此的速度，因此对于曾经的档案管理方法进行调整和改进，是趋势，也是需求。大部分的档案管理工作都可以借助计算机的强大功能来快捷的进行实现，并且可以进行信息共享和传递，这样档案服务工作就会更加的快捷便利。计划生育服务站也是如此，如果沿用曾经的传统管理方式，显然无法满足工作的需求，现代化信息水平的提升时对传统档案管理提出了挑战，计划生育服务站所必须要做的就是对现有的模式进行改革，以增强其适用性，将信息化档案管理作为发展的重点工作，加快建设步伐，发挥出信息化档案管理的最大价值。作为人口计划生育正常的记录性资料，计划生育技术服务档案需要保证其精确性、完整性和时效性，这是人口计划生育工作的基础资料和依据。我国的人口和计划生育工作正在不断的调整和完善中，其计划生育医疗档案管理也同样需要满足这一调整和完善的需求，因此需要做好以下几点。
1.1计划生育技术服务医疗档案是一个单位技术服务的原始依据，它代表着本单位的技术水平，也容易地反映了其发展历程。
1.2计划生育技术服务医疗档案为计划生育科学技术研究提供了重要且必不可少的基础资料。
1.3计划生育技术服务医疗档案是技术服务事故、纠纷发生后的重要依据。医疗文书是纪录患者就医过程的客观文书，也是解决医疗纠纷，进行医疗事故技术鉴定、判断医务人员和医疗活动与患者损害后果之间因果关系的重要法律依据。
2、规范计划生育技术服务医疗档案管理制度
2.1通过学习，提高计划生育技术服务人员对医疗重要性的认识，落实人员责任，组织技术服务人员认真学习相关法律法规。
2.2加强技术服务人员医疗文书书写的培训，计划生育技术服务记录应按照《病历书写基本规范》的要求和《计划生育技术服务医疗文书书写式样》的内容和格式书写工整、清晰，诊断准确，语言通顺，表达规范，标点正确，做到客观、真实、准确、及时、完整。
2.3计划生育技术服务机构应加强资料、档案的管理。建立档案接收记录，按立卷标准，及时分类整理、立卷、编目。建立健全医疗文书档案保管，统计、借阅、复印管理制度，防止损毁、丢失、丢弃原始文书。在整理归档前严把医疗文书的质量关，不规范的医疗文书一律不得进入档案室，在整理归档时严格执行病历管理制度。
3、如何改进有关在计生服务站档案信息化建设存在的问题
3.1注重基础建设
企业对于局域网的应用已经比较普遍，其可以快速的在企业内部进行资源的传递和共享，实现信息化管理。我国的部分计划生育技术服务站拥有这部分的建设，可是数量不多，仍然没有普及，大部分的仍然是没有这种观念和意识，因此档案制度存在漏洞。
3.2加强技术保护政策建设
我国法律对于电子格式的文件并与给予明确和标准的法律定位，其安全性仍然是比较令人担忧的地方，管理标准不统一，所以存在较大的安全漏洞，需要加强技术保护政策建设。
3.3不够完整的有关体系
关于档案工作，标准和规范是目前档案现代化发展的一个大的前提条件，在现在看来，虽然关于档案管理，已经有了部分的标准化文件发出，却离使档案现代化的发展更加迅速有一定的距离，这些不完整使得整个的档案建设速度有了约束。
3.4基础的设置等待加强
进行档案管理的硬件设备和软件设施属于基础设施，是开展档案管理的基础设备，这部分我国很多的计划生育服务站比较落后，部分地方甚至都没有这些设备。
3.5档案建设方面缺少人才
计划生育服务站缺乏专业性人才，目前的计划生育服务站人员他们大部分都没有专业的档案管理或计算机知识，因此不具备复合型人才的标准，为了能够满足计划生育服务站的需求，需要培养和引入这样的人才。
3.6档案安全第一
加强档案安全保护，档案是计划生育服务站工作的依赖，其安全性关乎计划生育服务站的工作开展，因此需要加强防范，做好保护措施。
4、总结
计划生育技术服务站的工作使用医疗档案管理，能够产生较大的促进作用和推动作用，积极的引入现代化改革和理念，能够提升科技含量，提高工作效率，让计划生育服务站的档案工作变得更加快捷、准确。积极的引入高新技术人才，为计划生育服务站提供领导力量，这样计划生育服务站的档案工作质量才能够更加的好。
参考文献：
[1程洁.档案信息与数字化管理初探[J].实用全科医学，2011，23（05）：45-46.
档案整理工作计划篇5
1.不能认识到档案管理工作重要性
人口计生档案资料是人口计划生育统计数字的来源，通过分析、处理其中的数据，可有效统筹工作计划，明确工作重点，量化工作目标，为人口计划生育决策提供数字依据。通过档案的建立与完善，计生工作部门可寻求更好的管理办法为育龄妇女和流动人口提供更优质的服务。但实际工作中仍有许多计生工作人员甚至部分领导干部尚未意识到计生档案管理工作的重要性：部分领导干部认为计生档案毫无实际意义，与计生工作并无直接关系；部分计生档案管理人员思想松懈，责任感缺失，工作敷衍了事，档案资料收集不全、归档不及时的情况时有发生。与此同时，计划生育“一票否决”制度的实行导致少数单位漏报、瞒报单位内部临时工、停薪留职和下岗人员生育节育情况，极少数单位甚至存在造假文件、假资料、假证明等现象，严重损坏了计生档案资料的真实性。
2. 管理手段老旧，管理制度不健全
目前，社会已进入信息化时代，档案管理也进入了电子时代。但计生档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多采用传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，导致计生档案查信息单一、查阅不变、更新滞后阅困难，难以全面反映计划生育工作情况。县以下的基层人口计生档案室普遍没有制定严格的档案管理规章制度，没有添置必要的档案保管设备，多数县人口计生单位的档案室存在一房多用、办公用品质量低等现象，由此造成档案资料的污损、丢失等不可挽回的损失。
3.人员素质低，缺少培训和学习机会
计生档案管理人员多由老、弱、病的女同志担任，学历水平低、理论知识差、专业素质低、实际操作水平低，工作多被动。同时，绝大多数基层计生部门并没有专门配备档案管理人员，计生档案管理人员多为兼职，人员变动率高，档案交接不完全、问题清理不彻底以及档案资料的散失等问题严重，影响了档案的完整统一。而且，人口计生部门多注重提高技术服务专业人员的素质和能力，对档案管理人员的要求很低，很少组织业务能力培训，因此大多数档案管理人员思想观念和管理水平严重落后，管理方法缺乏创新，人才断层现象严重。
4.经费紧张，严重缺乏技术指导
新时期下，计生档案工作需要与时俱进，实现档案信息化管理。目前，人口计生部门经费紧张，主要依靠财政拨款，经费来源中没有档案建设专设资金，而基层计生部门计划生育档案的信息化管理必须增加相应的硬件设备，如电脑、扫描仪、照相机等设备，如何取得资金支持是一道难题。同时，档案信息化建设也会带来许多新问题，最大的问题是如何正确操作高度专业化的系统软件，实现计生档案由纸质向电子的转变。而计生档案相关工作人员业务指导和技能培训的缺乏已成为制约人口计生部门档案信息化工作上水平的主要瓶颈。
二、计生档案管理工作的管理及对策
随着计划生育工作的深入开展，计划生育档案质量管理工作的重要性也越来越凸显。在新时期，如何积极适应现代计划生育档案管理的需求，解决目前存在的种种问题，探索规范化、信息化的档案管理模式，是摆在计划生育管理者面前的重大问题。
1.宣传、普及法律，提高档案管理意识
计生档案具有十分重要的作用，但是计生干部特别是基层领导干部普遍缺乏这样的认识。因此，要开展多形式、广泛持久的档案管理法规宣传、普及活动，不断普及《档案法》等法律法规，切实提高各级计生干部的思想认识和档案法治认识。同时，在档案信息化条件下，档案工作者必须尽快转变角色，由档案保存者变成档案管理者，努力提高自身素养，以适应新的工作环境，不断提高业务水平。
2.实行管理系统网络化，分级管理计生档案
要建立完善档案管理制度，具体落实责任，明确专人，强化管理，实现计生档案工作管理系统网络化。要建立完善计生档案管理的领导机构，形成由上而下、纵横交错、配合联动的关系网络，各纵向线要相互影响，相互作用，相互监督，相互制约。各地区成立人口和计划生育管理领导小组，全面领导地区内档案管理工作；人口和计划生育局科室是关键，要多途径收集、整理计生档案；各乡镇和行政村的计生管理人员要明确责任，统计好第一手资料，做好计生档案的基础工作。各级要分工协作，严明责任，切实管理好计生档案。
3. 强化培训，提高计生档案工作者业务素质
为提高计生档案管理工作水平必须提高档案管理人员的素质，提高素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此，要积极组织档案人员参加业务培训班和新技术学习班，选调技术人员亲临基层开展业务培训。培训要突出针对性和实用性，结合实际工作选择培训内容，在加大计算机培训的同时，强化图书馆学、情报学等相关学科的联系，加大档案学新知识、新技术的传授。随着档案信息数字化的发展，档案信息的分析处理也成为一项非常重要的工作。所以，档案管理工作人员还要学习和掌握现代化管理思想、现代化管理技术，成为业务精通，富有创新精神的复合型人才。各单位还可以通过继续教育的形式普及信息化管理知识。采用在职培训、在职进修、攻读学位、脱产进修、学术研讨或参观考察等多种方式，使档案管理人员的知识结构以及业务水平适应档案信息化建设和发展的需要。
4.科学调节人才结构，最大限度发挥整体作用
要改变现有的计生档案工作人员结构，科学整合不同专业、学历、年龄、职称的档案人员，注重发挥各类人才的整体优势，形成科学的人才结构，避免出现档案工作人员全部都是老同志或者全部都是新同志的情况。不同层次、不同年龄的档案工作人员应相互配合、互相影响、取长补短，争取最大限度的发挥整体效能。
档案整理工作计划篇6
乡镇计划生育档案工作是计划生育工作的重要组成部分，管好、用好计生档案是每个乡镇计生工作者必须履行的重要职责和任务。虽然现在计划生育工作实施顺利，但是仍有很多问题有待进一步改善。只有做好乡镇计划生育档案管理工作，才能保证计划生育的工作的顺利进行。
一、 计划生育档案管理的重要性
1、人口计生档案可为领导决策提供依据
人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。通过对人口档案统计数据的分析，可以帮助计划生育工作者量化人口和计划生育工作目标，为统计计生工作、明确工作重点提供可靠的数据支持。
2、能有效的对流动人口进行管理
通过有效利用人口计生档案能随时帮助有关部门掌握流动人口动向，及时了解流动人口的婚育信息。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，既可引导流动人口及时落实避孕节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止出现工作疏漏。
3、人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务
人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长，又要密切党群、干群关系，让人民群众满意。为此，要定期搞好人口计划生育政务公开，以公开促公正，维护群众合法权益，促进他们自觉实行计划生育，推进计划生育民主管理和民主监督。人口档案管理可以在计划生育工作中建立群众需求信息档案，通过帮助群众解决避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问来促进计划生育工作在群众中的开展。
二、 乡镇计划生育档案管理工作中存在的问题
1、 档案工作意识淡薄
有的乡镇没有把计生档案管理工作放到重要位置，缺乏对计生档案工作重要性的认识，没有把档案工作提到议事日程上来，也没有把档案工作纳入计生的考核体系中。档案人员兼职过多，缺乏资金投入，疏于用制度管档，没有真正从对历史负责、对计生事业负责的高度去做好档案管理工作，从而影响了计生档案管理工作的健康发展。
2、 档案管理力量薄弱
档案人员素质偏低，乡镇大部分单位计生档案管理人员由老与弱的女同志承担，或办公室勤杂人员兼任，文化素质不高，档案专业知识缺乏，实际操作能力差。有的档案员对立卷归档的基本知识不了解，对档案的全宗、类别、保管期限混淆不清，常出现编错号、盖错章的现象，工作上被动的多、主动的少，影响档案管理水平的提高。加之档案人员变动频繁，也造成了档案资料的散失。
3、 档案管理手段落后
当前乡镇计生档案管理工作以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量较低，查找速度慢，使用效率低；资金保障不到位，基层计生办公经费不足，用于档案收集、整理和保管的资金投入少，在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展。
4、档案服务现实能力差
乡镇计生档案门类不够丰富，有的乡镇只注重文书、报表档案的收集，忽视声像以及与计生业务有关的资料的收集，影响了计生档案的系统性和完整性；计生档案资源流失严重，由于历史的或保管不善等原因，计生档案存在整年丢失的现象，部分人员认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。
三、 加强乡镇计划生育档案工作的建议
1.提高认识，增强责任意识
要充分认识乡镇计生档案工作的重要性，把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈，真正列入议事日程，做到定期研究、定期分析、定期检查；要增强责任感，档案主管部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，增加必要的投入，创造良好的环境，切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任；要经常组织档案管理人员学习档案法律法规，树立档案工作的责任感，提高做好档案工作的自觉性。
2、 强化培训，提高业务素质
要选好用好档案管理人员，将那些较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来，乡镇计生领导要从政治上、生活上关心他们，充分发挥他们的潜能和热情。强化档案业务培训，要积极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。
3、 规范管理，提高档案质量
要制订和健全收集归档材料制度，严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集，要创新收集手段，做到广泛收集和重点收集相结合，遵循各类档案的形成规律，适时收集。同时还要积极改善档案保管环境和条件，配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备。要积极应用档案管理软件，实现档案信息输入、检索、利用等工作的现代化。要编撰好大事记、组织机构沿革、文件汇编等常规性编研材料。
4、鼓励档案人员自我成才
档案人员应积极主动地学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力，注重学习过程中的积累与探索，把理论与实践有机结合起来。各级档案部门要为档案人员提高自身素质营造良好环境，为他们学习、应用新技术创造条件，并积极引进竞争机制，注入拼搏活力， 使其通过竞争增强危机感和使命感，激发档案人员充分发挥潜能， 营造创优争先的良好氛围。
四、 结束语
人口档案管理是做好计划生育工作的基础，是计划生育工作向法制化、规范化、制度化发展的必然前提，因此要把档案管理工作摆到与宣传教育、政策法规、科技服务、计划生育协会等人口计划生育业务工作同等重要的位置，只有这样才能从整体上提高人口档案的管理水平。
参考文献：
[1] 杨冰.电子档案长期保存的对策与措施[J].兰台世界，2006（8）.
档案整理工作计划篇7
1.坚持发展计划生育档案管理数字化道路的意义
1.1符合档案信息化管理的要求。为了让档案信息化跟随时代步伐，在其管理过程中需要融入数字化、网络化等高效的管理手段。使档案信息网络化可以让计划生育档案工作开辟出更为便捷的路线，并把该工作推向了一个更加崭新的高度，让整个计划生育过程可以保持一个良性的循环模式。档案数字管理化可以让工作人员用更加理智、方便、合理的态度规划流程，具体表现在档案的归档、保存和查询等方面。
1.2计划生育档案信息数字化是未来发展的必然结果。未来信息数字化会大量应用于计生管理当中，辅助计划生育工作，可以查询和建立该地区内全部的群众档案和户籍档案，计算机网络化管理的不断成熟，在计生档案管理过程中创建一个高科技的工作环境，并以这种方式不断发展和壮大，最终面向全社会普及。
2.在计划生育档案管理中应用数字化和网络化存在的问题
2.1在辅助管理中存在不足。针对现如今以计算机为主要管理模式的计划生育档案工作而言，主要是在传统人工操作的基础上，很多管理模式并没有根本性改变，而是继续沿用以往的管理模式，这是制约我国计划生育档案管理的首要原因，我们应该以档案信息管理为主要的管理模式，将其视为核心内容。制约我国计生档案发展的原因在于，长时间发展以来工作对象的改变，从原有的以纸张的书写形式的对象转变成使用计算机保存档案信息，两者之间发展过于迅速，不能及时有效地进行调节。
2.2在计生档案网络化建设过程中存在不足
2.2.1管理机制过于分散。在对计划生育档案管理人员进行管理的过程中缺乏统一性，没有固定的管理机构作出相应的控制手段，很多工作人员在没有经过专业技能培训就直接走向工作岗位，档案收集意识和理念比较弱，没有给予档案管理足够的重视，对档案需要的日常材料不能进行妥善处理，例如：档案处理的整个过程，包括收集、整理、归档以及收集等。
2.2.2档案标准化管理水平低下。现在我国计划生育标准化管理水平较低，并且各个部门之间联系甚少，制约了管理水平的提高。很多档案管理人员没有成熟的职业技能，并不是该专业出身，同样导致了计划生育档案管理表面生硬、内部不细腻的情况发生，很容易造成工作当中的失误，而且面对大量的档案信息资料，很容易出现内容不清、相互混淆等恶劣事态。
2.2.3计生档案管理中数据库建设滞后影响档案网络化发展。计生档案管理经过快速的发展，我国很多地区的计划生育管理部门都建立了规模大小不同的数据库，但是缺少针对数据库进行应用和管理的专属软件，在档案管理过程中依然面临很多问题，在查阅档案信息的时候，还是要使用人工查找的方式，在很大程度上降低了工作效率。
3.建立现代化计划生育档案管理的方法
3.1数据管理先进化。档案管理本质上是对人员信息数据的管理，不断推进档案信息化管理，并找寻与之相符合的程序和工作方式，使其不断完善、科学和规范。我们可以通过网络化手段将分散的计算机相互连接起来，使其以不同的功能职责进行分类，实现既分散又统一的系统处理方式，最终实现整体的应用合并。
3.2效率的工作方式。随着人口的不断增长，档案信息量也在逐渐增加，应该通过计算机管理，将信息资料以重要性、价值、使用程度等情况不同进行统一的管理和整理，提高工作效率的工作方式基本分为以下三方面：首先针对开放性的档案和使用几率较大的档案进行优先处理，以此来提高档案管理的工作效率；另外档案管理过程中也可以根据案卷类型不同，通过档案的中心内容和潜在特征将其著录，不但可以减少著录和录入的条目，而且更加节约了时间、人力、物力和财力，大大提高了工作效率；还有对于那些有较高案卷基础的档案，在著录的过程中，可以在全引目录中进行分类标引，对于具有特殊意义和形式的档案，可以通过姓名、地址和时间等直接录入到计算机当中，之后作出相应的分类号。保证所有的录入过程都可以使用原有的档案目录，这样可以相应的减少著录过程中，提高了整体著录效率。
3.3不断提高工作人员专业素质。在计生档案管理过程中，工作人员的整体素质和职业技能直接影响到工作质量。计生档案管理人员应该不断学习和掌握专业的档案管理知识，在提高工作效率的基础上追求高质量，对计生档案进行科学化的管理。现代化的计生档案管理要求工作人员具备扎实的计算机技术，可以熟练地使用计算机进行信息数据的录入、数据库的维护和管理、网络管理能力等。
3.4要求工作人员具有认真的工作态度。计划生育政策需要长时间的发展，因此其档案管理也需要持续性和细致性，从对材料的收集、整理、归档和保存使用，每一个内容都需要认真仔细的工作态度，在其中任何一个环节发生错误都会引起连锁反应，对计生档案管理工作带来不便。
4.结束语
综上所述，计划生育档案管理数字化是档案管理未来发展的必经之路，也是解决大量信息资料快速增长所带来问题的首要方式，在面对诸多不足的情况下，如何加强对计划生育档案管理是每一个管理部门和领导需要关注的事情，在科学、合理的解决办法之下，让我国计划生育档案管理走向一个新的高度，加快我国经济建设，沿着可持续化发展道路快速前行。
参考文献
档案整理工作计划篇8
二、计划生育档案管理的优化策略
档案整理工作计划篇9
1、 计划生育档案数字化、网络化存在的问题
1.1数字化、辅助管理方面存在的问题。现阶段计算机管理模式的计划生育档案工作，主要建立在原有手工管理模式的基础上，这种管理模式的主要特点始终没有改变，档案信息作为管理的载体始终是管理模式的核心内容。发生根本性改变的是管理的工作对象，其由原来的纸张、塑胶等一些载体材料转化成数字化的档案信息。
1.2计划生育档案网络化建设中存在的问题
1.2.1 缺乏统一的管理机构。大部分计划生育档案管理工作人员，没有统一机构的管理。上岗前，大部分工作人员没有经过相关的档案知识培训，档案收集意识比较淡薄。
1.2.2标准化水平低。计划生育档案管理标准化水平较低，其走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。大多数的管理人员并不是专职档案管理人员，这导致了在计划生育档案管理过程中工作前后脱节，容易导致工作失误，并存在一些档案的数量、材料等方面的问题责任不明、界限不清的严重问题。
1.2.3数据库建设滞后。数据库建设的滞后也是阻碍计划生育档案网络化建设的因素之一。虽然经过多年的努力，大部分的计生档案部门建立起了规模大小不等的档案数据库，但没有开发单独的计算机或相关的档案管理软件进行管理计生人事档案。在查阅相关人事档案信息时，仍需采用手工方式查找，很大程度上降低了n案工作的工作效率。
1.2.4经费保障率低。目前，经费问题仍是影响计划生育进行档案网络化发展的最大屏障。有些相关单位对计生档案管理的重视程度不够，投入的经费比较少，人事档案管理硬件设施不完善，无力购置较好的硬件及软件设施，用来建立起点较高的档案馆网络。
2、计划生育档案管理创新
随着我国改革开放的不断深入，计划生育档案管理的改革与创新也在不断进行。计划生育档案管理创新对于解决人口问题的现状起着很好的规划和管理作用。以下从几个方面出发，对计划生育档案管理创新进行了分析。
2.1加强对计划生育档案管理创新重要性的理解
计划生育档案管理人员应当注重理解计划生育档案文件管理的重要性，与此同时应当加强档案管理的力度，并对档案信息资源共享的重要性进行理解。从而最终实现计划生育档案管理技术的创新。计划生育档案管理工作对于宣传我国计划生育政策有着很大的影响，通过定期对计划生育档案管理工作人员进行宣传可以有效的使工作人员对计划生育档案管理工作有更深入和更全面的认识。
2.2对计划生育档案进行规范化管理
计划生育档案管理人员应当对工作计划进行规范化管理，并建立相应的管理系统，从而使计划生育档案管理工作具有更好的权威性。为了提高档案管理的规范化水平，档案管理人员应当对新技术和新设备进行了了解和研究，并对设备系统进行定期维护，从而对计划生育档案资源进行合理利用，并通过规范化管理使得计划生育档案管理工作真实性不断提高，同时使计划生育档案规范化管理方案更具合理性，最终提高计划生育的信息管理水平。
2.3提高计划生育档案管理的人才水平和设备水平
对计划生育管理人才的专业培训应当在定期举办的基础上，不断对计划生育档案管理工作人员的工作方法进行改革，从而加强档案管理人员的专业技能和处理问题的能力。除此之外，国家应当改进计划生育档案管理的硬件设备水平。随着计算机技术和网络技术的飞速发展，计算机技术和网络技术的应用对于改进计划生育档案管理工作的工作效率并建立相应的档案管理系统起着极其重要的作用。同时软件技术的发展也为计划生育档案管理工作提供了更好的检索系统和信息存储工具。
3、建立现代化计划生育档案管理的方法
3.1 数据管理先进化。通过网络化手段将分散的计算机相互连接起来，使其以不同的功能职责进行分类，实现既分散又统一的系统处理方式，最终实现整体的应用合并。
3.2 效率的工作方式。随着人口的不断增长，档案信息量也在逐渐增加，应该通过计算机管理，将信息资料以重要性、价值、使用程度等情况不同进行统一的管理和整理，提高工作效率的工作方式基本分为以下方面：首先针对开放性的档案和使用几率较大的档案进行优先处理，以此来提高档案管理的工作效率；另外档案管理过程中也可以根据案卷类型不同，通过档案的中心内容和潜在特征将其著录，不但可以减少著录和录入的条目，而且更加节约时间、人力、物力和财力，大大提高工作效率。
3.3 不断提高工作人员专业素质。在计生档案管理过程中，工作人员的整体素质和职业技能直接影响到工作质量。计生档案管理人员应该不断学习和掌握专业的档案管理知识，在提高工作效率的基础上追求高质量，对计生档案进行科学化的管理。现代化的计生档案管理要求工作人员具备扎实的计算机技术，可以熟练地使用计算机进行信息数据的录入、数据库的维护和管理、网络管理能力等。
3.4要求工作人员具有认真的工作态度。计划生育政策需要长时间的发展，因此其档案管理也需要持续性和细致性，从对材料的收集、整理、归档和保存使用，每一个内容都需要认真仔细的工作态度，在其中任何一个环节发生错误都会引起连锁反应，对计生档案管理工作带来不便。
结语
计划生育档案管理创新及档案管理现代化不仅有助于计划生育档案管理规划的改良和革新，并对我国计划生育工作的有序开展起到了很大的帮助作用，同时对计划生育档案管理工作中存在的问题进行合理的解决，从而促进了计划生育档案管理工作的发展和创新。实现档案信息资源的合理分配，最终提高计划生育档案管理的实用价值和档案管理的工作效率。
档案整理工作计划篇10
1．人口计生档案可为领导决策提供依据
人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中，分析、处理这些数据，其结果可用于统筹计划，明确工作重点，量化人口计划生育工作目标，可为人口计划生育决策提供依据。
2．人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务
利用人口计生档案资料，通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览表》和申请领取《生育证》资料，可成为对育龄妇女提供服务的依据。
3．人口计生档案可为流动人口提供优质服务
有效利用人口计生档案，掌握流动人口动向，及时了解流动人口的婚育信息，可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，既可引导流动人口及时落实避孕节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏，如发错证、重复发证等。
4．人口计生档案可利用群众需求信息档案，促使计划生育工作方法进一步改进
让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议，通过信息采集记录簿收集整理，形成群众需求信息档案。人口计划生育部门根据群众的这些需求，不断改进工作方式、方法，为群众提供更加优质的服务，解决群众的实际困难，不断提高群众的满意度。
5．人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性
《中华人民共和国人口与计划生育法》《流动人口计划生育工作管理办法》《计划生育技术服务管理条例》《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继实施，使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》《行政处罚法》《行政许可证》的实施，提高了群众的维权意识，这对人口计划生育监督执法人员提出了更高的要求，利用人口计划生育档案的真实信息，为计划生育执法的严肃性打下了基础。
6．人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务
目前中央对人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长，又要密切党群、干群关系，让人民群众满意。为此，要定期搞好人口计划生育政务公开，以公开促公正，求公论，树形象，维护群众合法权益，促进他们自觉实行计划生育，推进计划生育民主管理和民主监督。利用人口计生档案提供的育龄妇女信息、流动人口信息等及时进行人口计划生育政务公开，提高人口计划生育工作的透明度，赋予群众对人口计划生育工作参与权、知情权、监督权，防止和杜绝不公平、不公正的现象发生。
7．人口计生档案可为农民致富奔小康服务
利用人口计生档案信息，开辟“现行文件公共阅览室”和“非保密文件自由借阅”等服务，使农民能够及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科技信息，帮助农民致富奔小康。特别是帮助困难计划生育家庭发展生产，提高生活水平，利用人口计生档案信息，为他们传递国家对独生子女户、双女户家庭的优先优惠政策、奖励扶助政策，如农业部门优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良品种，推广先进技术；金融部门对符合贷款原则和贷款政策的贫困女孩家庭优先发放小额贷款等一些优惠政策，让他们充分利用这些优惠政策脱贫致富。
只有对人口计生档案的作用在思想上真正认识到位了，在工作上给予足够重视了，采取了有力的措施，才能为提高人口计生档案管理水平打下良好基础。
二、认真分析和解决人口和计生档案管理工作中存在的问题
1．存在认识上的偏差
在实际工作中，有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性：认为计生档案无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓；加上计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。
2．内容存在弄虚作假情况
由于实行计划生育“一票否决”，少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报，停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理，出现漏管漏挡、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象，损坏了档案资料的真实性。
3．监督检查流于形式
检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题，检查过后人员思想松弛，易造成档案管理的停滞不前。
4．人员素质偏低
大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，工作上被动的多、主动的少，影响档案管理水平的提高。
5．人员不固定
计划生育干部多为兼职，在单位内部没有相应职务、职称，人员变动大，频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失，影响档案的完整统一。
6．管理制度不健全，手段落后
对建立计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。7．档案立卷不规范
目前计生档案管理大多是室藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，计生档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则；再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是部分特殊案卷缺少卷内目录，以至于有部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是组卷混乱现象比较多，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的，还有按文种组卷的；五是案卷厚薄不一，有的一两页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷；六是保管不统一，分散在各部门科室现象较严重。
只有认真研究和解决好这些问题，才能把计生档案工作提高到一个新的水平。
三、认真抓好人口和计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设
1．实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高计生档案管理基础工作水平
(1)要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。(2)要全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查，加之划分保管期限不准，不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
(3)要重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。
(4)要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。
(5)要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的，还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。
2．加快数据准备，推进计生档案现代化管理进程
在档案现代化管理工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些时间较长的计生档案来讲，由于室藏案卷多，著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作多、快、好兼而有之的效果。
(1)分轻重缓急，循序渐进。计生档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
(2)分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。
(3)分门另类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
(4)用关键词替代主题词，简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端，怎样取其利避其弊，可以采取以关键词替代主题词的做法，即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇——关键词进行标识，待录入计算机后，利用计算机批量处理的功能进行处理。
四、提高档案管理人员素质，提高档案管理水平
档案工作者掌握知识和技能的水平，直接影响到档案工作水平，必须做好档案人员的素质培养工作，努力提高档案的水平。
1．重视高素质复合型人才的培养
信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此，档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，在提高全面素质上下功夫。
2．重视档案人员的在职培训
提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时，要采取多形式、多层次的办学模式，突出针对性和实用性，在培训内容上做好需求调研，将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，加大计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系，重视网络知识的运用，并适当设立档案专业的课时，传授档案的新知识、新技术、新技能，使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。
3．积极支持、鼓励档案人员不断学习，注重知识积累
很多档案人员虽然已认识到提高自身素质的必要性，但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上，自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力，注重学习过程中的积累与探索，把理论与实践有机结合起来。各级档案部门要为档案人员提高自身素质营造支持的工作环境，为他们学习、使用新技术创造条件，并积极引进竞争机制，注入拼搏活力，使大家通过竞争，增强危机感和使命感，激发档案人员充分发挥才能和特长，营造创优争先的良好氛围。
4．合理调配人才，优化人才结构
档案整理工作计划篇11
一、基层计划生育档案管理存在的问题
（一）档案意识不强，档案利用率不高
在基层计划生育档案工作实际开展中，部门工作人员对国家计生工作缺乏正确的思想认识，意识不到档案管理工作对我国的人口控制战略计划部署的重要作用性。对档案管理工作缺乏积极和热忱的工作态度，对档案资源的开发利用不足，没有挖掘档案的实际价值性，不利于上级部门决策的修正和制定。
（二）管理制度不健全，档案收集效率较低，管理分散
目前我国绝大部分乡镇和社区都制定了符合当地实际发展情况的计划生育管理制度，并具体分配了档案管理人员。但是，对档案管理工作的具体工作章程、具体负责内容、考核评价方式等管理细节上的内容缺乏统一、科学、规范化的管理准则。管理制度的不完善势必导致档案资料录用、搜集、开发利用等工作的效率偏低，档案资料的完整性与信息资料的整合度不足，档案管理工作的开展方式与时代科学技术的发展脱节，没有发挥档案管理工作在国家计生工作中的实际价值。此外，基层计划生育档案管理缺乏科学、严谨的绩效评价体系，部门基层单位甚至没有将档案管理纳入考核范围之内，这就造成档案管理部门纪律涣散，服务意识性不强，降低了档案管理工作的整体质量。
（三）重管轻用，档案开发利用率低，档案工作硬件投入不足
首先，由于档案系统长期形成的封闭或半封闭环境的影响，许多档案工作者仍停留在“重管轻用”的观念上，档案收集了、管理了，却忽视了最重要的信息资源的利用。档案信息的开发和利用方式单一，形式陈旧，档案室设备、技术条件落后，也造成了很多不必要的损失。其次，档案现代化管理水平不高。有些计生档案管理不符合档案保管的标准，档案管理设备陈旧，管理技术落后，虽然近年来随着科学技术的进步，计算机及网络技术在计生管理中被广泛运用，而运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集利用和开发。
（四）档案管理人员素质参差不齐
目前从事计生档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，表现为人员配备随意，流动性大，档案管理人员多是从行政、工会等部门转岗过来，而档案专业出身的人员较少，且存在着专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，学历偏低，思想观念和管理水平相对滞后等问题，与时展的要求相差较大，难以适应新形势下的档案事业发展。另外，在行政人才培训中，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力。
二、基层计划生育档案管理实现现代化的具体对策
（一）提高档案管理意识
基层计划生育档案管理工作关系到国家发展战略，更密切的关系到人民的实际利益。因此，基层档案管理工作的科学性、准确性和完整性是管理工作的重点内容，档案所呈现的内容应客观、全面的放映地方实际计生情况。因此，这就要求管理人员必须具有科学、严谨、服务国家、服务于民的管理意识。此外，还必须要求基层档案管理人员的法律意识，不能以位牟利，应以认真负责的工作态度来开展档案管理工作。要提高档案管理人员的思想意识水平，就要做好计划生育工作的宣传和教育培训工作，地方应建立人口计生宣传与教育专栏，包括基层宣传栏、广播、手册以及网上教育宣传平台的建立。采取现场教学、经验交流、法律知识宣传教育、网络在线教育、技能竞赛、业务能力评价等板块实际的提高档案管理人员和基层工作人员的思想意识和业务操作能力，使基层计划生育部门更好地服务于国家、服务于人民。
（二）理顺关系，健全制度，拓展档案的归档范围
建立并健全科学、现代化的基层计划生育档案管理体系，以规范化、法制化的管理理念来做好档案管理工作。随着现代科学技术水平的不断提高，基层档案管理工作应与时俱进，创新档案管理措施，更新管理手段，将先进的科学技术和管理手段融入现代管理体系之中。同时，要结合我国计划生育管理战略规划的实际部署，适应的拓展档案的归档范围，加强相关内容的收集与考证是基层档案管理工作的新内容。
（三）实现管理技能的现代化
基层计划生育档案管理实现数字化、现代化、网络化将是发展的新趋势。基层计划生育档案管理采用现代的计算机软件管理系统、信息共享技术、网络平台交互系统势必成为其发展的新方向，从而档案管理的无纸化、数字化、高效化运行。这就要求基层档案管理工作人员必须掌握计算机操作技术、信息处理技术和网络平台信息和业务操作技术，努力使自己成为具备掌握计生档案管理专业技能和计算机信息网络技术的复合型人才。基层计生部分应做好对工作人员的计算机技能培训工作，全面提高档案管理人员的现代管理技能和水平。
（四）加强档案信息化管理
现代计算机网络信息技术的发展，为基层计划生育档案管理实现信息化提供了可能。建立基层计划生育档案数据库系统，规范计生人口的电子数据档案，其中所包含的信息数据应有育龄妇女姓名、年龄、照片、家庭情况等，以此为基础实现档案录入、归档、分类等工作的规范化、信息化。构建基层计划生育网络平台，搭建与地方人员进行信息沟通与交流的窗口，在加强计划生育工作宣传的同时，为人们提供更便利的信息服务，实现部分档案信息的共享。
（作者单位为湖北省枣阳市熊集镇计划生育服务中心）
参考文献
档案整理工作计划篇12
社会的发展，人类的进步，现代化建设的腾飞，都离不开档案和档案工作，凡是有人类活动的地方都有档案，都有档案工作，特别是社会已进人了信息时代，更是如此。档案对研究历史、认识社会、指导工作具有重要的凭证和参考作用。所谓计生档案，就是计生部门在进行各项职能活动时形成的全部档案的总和。档案工作就是负责管理档案专门业务，即在统一管理计生档案的原则上，建立专门档案制度，科学地管理这些档案，以便于利用。作为记述和反映计生工作活动的计生档案，既可以为单位领导者提供决策依据，又可以为档案利用者了解国家各项方针政策提供帮助，还能为制订计划，开展今后工作，处理问题提供可靠的参考材料。在计生工作活动中，无论是全国性的人口普查、人口统计的数字调查、计生人员工资调整，还是行政执法工作的深入开展、基建工程的规划与实施、计划生育队伍的建设与整训、计划生育经费的管理、再生育人员调查、奖励扶助对象的奖金发放等都离不开档案，如果档案资料不齐全，不准确，就会影响以至延缓这些工作的正常开展。特别是领受新任务，制订新的工作计划，或遇到新问题，出现新情况，需要做出正确的决策时，档案的参考和借鉴作用更不可缺少。档案的信息作用越来越被人们所认识，所重视。计生档案是计生工作中一个不可缺少的重要组成部分，是其它工作所不能替代的，已成为计生部门管理工作中不可缺少的一项基础性工作。
1.2计生档案也在创造价值和效益
计生档案除直接记述和反映计生工作活动外，还创造出经济效益和社会效益。因为档案工作人员每年都要为单位的各项工作提供大量的文件、资料、信息，为利用者避免了重复劳动，节约了时间，间接产生了经济效益和社会效益。
1.3计生档案是不可再生的宝贵财富
计生档案真实地记录了机关的行政管理、计生各项工作的全过程，凝聚着计生管理的成功经验，是全体人员辛勤劳动和智慧的结晶，它作为计生工作的重要组成部分，既具有现实作用也具有长远作用。因为计生事业需要一代一代地继承和发展，各项工作也要一代一代地往下传。社会活动不停止，档案工作就不会停止。其它财富，损坏了可以补偿，档案损失了，却无法弥补。因此，我们不仅享有利用前人积累的档案财富的权力，更有继续为后人积累和增加财富的义务，这是事业的需要，也是对历史负责的表现。
2.计生档案工作的规范化
2.1系统网络化
计生档案工作是计划生育工作的重要组成部分。要充分认识做好档案工作的重要性，把档案工作作为一项重要工作内容，明确专人，落实责任，加强管理，实现计生档案工作管理系统网络化。实现系统网络化，能够有效地保证工作的正常运转。要做到上边一根针，下边千条线，线不断，针不软。作为司令部的人口和计划生育档案管理领导小组，这是工作的针，人口计生局各科室具体承担着计划生育工作的各项任务，汇集着八面来风，是“针眼”，是关键，乡镇和行政村基层各业务部门、科室建立专兼职结合的工作小组，责任到人，形成一根纵向线。同时，这些纵向线并非完全孤立，毫不相干，除对上负责外，还要相互影响，相互作用，相互监督，相互制约。这个体系要横到边，纵到底，配合联动，形成网络。这个网络既是计划生育工作的基本体系，同时也是计划生育档案收集、管理的系统体系。另外，要定期对这些专兼职档案员进行业务培训，使其熟悉档案业务，经考核合格后，发放上岗证。实践证明，完整的领导机构，过硬的工作队伍和健全的基层网络，是做好新形势下计生档案工作的重要基础。
2.2职责明确化
档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。
2.3工作制度化
人口计生工作十分繁杂，区人口计生局和各乡镇、村级计生办以及各级计生服务站要经常接触为数众多的相关生育人群。计划生育的重要工作之一是进行计生技术服务工作，任务是为社会提供计生技术服务。在这种情况下，就需要制定一套完整的制度来规范约束。根据多年工作的实践经验，这些制度应包括以下五个方面。一是对专兼职档案员实行月初评季考核年奖惩制度。二是计生档案收集、上报、整理、存档应做到规范，要根据上级业务部门的统一要求，按照严格的标准，进行操作。三是实行定期谈话制度。专兼职档案人员要定期与服务对象谈话，取得工作主动权。四是实行计划生育项目检查治疗登记制度，为各级计生服务站以及医院的B超室、x光室、手术室、妇产科等相关科室专门配备专用检查登记簿，把第一手资料全部统计起来。五是实行档案收集整理专业时间制度，规定各科室下班前要收集归档当日的资料，每月上报一次档案材料。另外，还要制定一些辅助制度，依次保证上述各项制度的落实。只有严格有关规章制度，才能确保档案完整安全。
2.4管理科学化
档案整理工作计划篇13
一、当前计划生育档案管理中存在的问题
1.没有足够的计划生育档案管理意识
在当前的计划生育档案管理中，不少工作人员没有足够的档案管理意识，不能充分认识到档案管理工作的重要性。比如，有的工作人员在档案管理中的工作常常出现懈怠、敷衍了事的现象，不能及时收集完整的档案资料，甚至将一些资料不全的资料归档，严重者还会出现瞒报、漏报、制造假文件、假证明等现象，最终使计划生育档案资料缺乏真实可靠性，进而威胁了计划生育的有效进行。
2.缺乏先进的档案管理模式
当前计划生育档案管理主要通过手工进行管理，很少通过先进的技术进行现代化档案管理手段，这在一定程度上制约了档案管理工作发展。比如档案的收集、管理和整理只能通过手工进行管理，进而才能有效采集信息和分析数据，但是手工管理不仅速度慢而且极易出现误差，影响档案管理工作的正常有序的开展。如果一些偏僻或落后的地区，通常没有一个健全的档案管理制度和档案管理设备，使得计划生育的档案管理工作出现混乱，给违规人员提供了可乘之机，比如制造虚假证明等。
3.缺乏专业的档案管理工作的人员
随着科技的快速发展，这就直接决定了档案管理工作需要朝着信息系统化管理发展，只有这样，才能有效推动计划生育的有效进行。然而，档案管理的信息化需要投入大量的资金进行购置设备，同时还要进行相关先进技术的培训，进而让工作人员能够熟练掌握，比如计算机的使用等。但当前的计划生育部门的经费主要源于国家的财政拨款，档案管理设备没纳入到资金范围内，导致购置信息化设备缺乏资金。因此，档案管理还无法得到信息化建设的要求。另外，在计划生育的档案管理工作中，缺乏专业的档案管理的工作人员。如果想要让档案管理工作得到进一步提高，向规范化、专业化方向迈进，就需要有足够的专业档案管理人员，这样可以有效带动其他管理人员的前进，提升档案管理人员的专业知识，创新并探索更多的档案管理新模式，进而使计划生育档案管理向科学、高效的信息化方向前进，有效确保计划生育工作的开展。
二、当前计划生育档案管理策略
1.加强和培养计划生育档案管理人员的意识
在当前的计划生育档案管理中，不少工作人员没有足够的档案管理意识，针对此，只有加强和培养计划生育档案管理人员的意识，充分认识到档案管理的重要性，才能确保计划生育工作的顺利有效开展。同时，还要时刻了解现代科技市场的发展需求，做到和时代同步，和社会发展同步，紧跟计划生育档案资料，并以此作为计划生育顺利开展的重要内容和重要依据。因此，档案工作人员要找准自己的定位方向，充分认识到档案管理工作质量好坏将直接影响计划生育的开展。与此同时，还要不断加强档案管理工作者的培训教育工作，使档案管理工作的意识深入其大脑，坚决杜绝工作中散漫现象的出现，要不断提升计划生育档案管理工作的水平，进而推进计划生育的顺利开展。
2.加强档案管理工作者的培训工作，增强管理人员的综合素质
由于档案管理人员的素质高低将直接影响档案管理的质量。比如一位工作极为负责的档案管理员将会把工作做到细致化，很难出现档案资料不全的情况出现，这类管理人员对待工作极为负责，不携带、不马虎。还有一类人员在档案管理工作中，工作极其不认真，很容易将档案资料归纳错误，出现混乱。由此看来，只有加强档案管理工作者的整体综合素质，加强档案管理工作者的业务培训工作，这样才能确保档案管理工作的质量，才能有效提高档案管理工作的水平。具体措施包括：首先要使档案管理者的思想得到有效转变，充分认识到档案管理工作的重要性和其本身所具有的实际意义。其次要不断提升档案管理工作者的专业能力，使计划生育档案管理工作更趋向于专业化和规范化。
3.有效利用现代化技术手段，有效提高档案管理水平
由于传统的手工采集资料、收集资料和整理资料比较缓慢，因此，要逐渐改变计划生育档案管理模式，有效利用现代化技术手段，进而有效提高档案管理水平，提高档案工作者的效率，确保工作的准确无误。另外，要有效实行档案责任制管理，一旦出现档案资料的错误或者遗失等问题，要责任到人，确保计划生育档案管理工作的安全性。
三、结语
综上所述，针对当前计划生育档案管理中存在的诸多问题，如没有足够的计划生育档案管理意识，缺乏先进的档案管理模式和缺乏专业的档案管理工作的人员等，这些问题都将直接影响到计划生育的有效开展。对此，应采取相应的措施从而避免这些问题的发生，进而使档案管理工作向规范化、科技化、严格化的方向发展，进而确保计划生育的顺利、高效的开展，让其为人们提供更多的服务内容，有效推进社会的可持续发展。
