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档案管理系统论文:图书档案管理系统论文
1.用户研究
将用户、终端、网络、模态联系在一起，需要贴近复杂的环境，贴近异构终端、异构网络环境，尤其是能够符合三网融合环境的需要，而在这种环境下，用户首先通过终端，经过各种异构网络接入三网，再统一链接到图书档案管理系统，用户才能使用系统所提供的服务、海量的信息资源[9]；学术界一直研发新一代信息网络，国外的参考文献主要包括文献[10][10]、文献[11][11]、文献[12][12]、文献[13][13]；同时现有技术中能够链接终端、三网和系统的主要是张宏科教授及其团队的一体化标识网,该技术通过接入标识代表终端的身份，通过交换路由标识表示终端的位置信息，通过连接标识作为服务连接和用户身份的标识，服务标识表示业务的各种服务，该技术对流媒体、话音、数据等给予支持，该技术相关的参考文献主要包括文献[14][14]、文献[15][15]、文献[16][16]、文献[17][17]；基于此进行研究。
1.1用户、终端、网络的研究
为了研究用户模型，首先研究用户如何使用云平台下的图书档案管理系统，用户接入到图书档案管理系统，必须使用终端，通过网络接入。在这个过程中，终端呈现异构化、复杂化、多样化的特征，①终端目前可能使用电视网、电信网和计算机网中的任何一网，可以通过WLAN、WWAN、Internet、PLMN、HFC、传统CATV、Ethernet和OAN中任何一网，随着时代和科技的发展也可能使用其他网络，其网络方面的特征呈现异构化、多样化；②终端类型和型号都很多，其功能、用途等明显不同，造成构造的不同和复杂化；终端和网络的异构化、复杂化、多样化，造成了其效果差异化很大，主要体现在：①显示效果方面；②音效效果方面；③网络方面；④计算复杂度方面；⑤可用空间方面。从显示效果的角度来看，需要注意以下几点：①终端不同，其显示屏幕的大小不同，从这个角度来说，手机和电视的差距是最为显著的之一，笔记本、PC等终端设备屏幕往往适中，显示屏幕大小的不同一方面和用户持有终端是否便利有关，另一方面关系着用户浏览信息资源时屏幕的尺寸和效果。②终端不同，其显示所使用的分辨率不同，体现为显示时的效果明显不同，如显示时的清晰细腻程度、拍照取景和视频播放的效果等等，而且部分终端的分辨率是固定不变的，无法进行调节。③文件的格式不同，其显示效果可能不同，例如常见的视频格式有AVI、MPEG、DIVX、MOV、ASF、WMV、RM等，不同的格式记录相同的视频信息，其显示效果也可能不同。④显示效果的程度决定了用户视觉角度质量的高低，其对于文本、图片、图像、单一的视频是有决定性作用的，同时对多媒体信息资源的效果也是有一定影响的。⑤显示效果的程度所带来的影响，对于不同的用户是不同的，其高度影响高度依赖视觉的用户，但当用户不依赖于视觉的时候影响则不大。从音效效果方面来看，需要注意以下几点：①终端硬件不同，其发声所用的效果不同，即使终端硬件相同其发声的效果也可能不同，例如一台笔记本电脑，如果其声卡是集成的则往往没有独立的声卡效果好，同样不同厂商所生产的声卡效果往往也有一定的差别，不同时间、不同技术所生产的声卡效果也往往不同，但音效效果在设备、设置、播放内容等相同的前提下是一致的。②不同的音频文件，其效果可能不同，首先数字音频技术指标采样率、压缩率、比特率、量化级，分别控制单位时间内波形采样的数据数量、音乐文件压缩前后大小的比值、记录每记录音频数据一秒钟所消耗的比特值的平均值、用多少位二进制的数据描述的声音波形；其次，不同的音频文件格式不同，其音效的效果也可能不同，常见的音频文件格式有WAV、MP3、WMA、OGG、APE等。③对于部分终端来说，音效效果是可以调节的，但依然存在音效无法调节的终端。④音频效果的程度所带来的影响，对于不同的用户是不同的，其高度影响高度依赖听觉的用户，但当用户不依赖于听觉的时候影响则不大。从网络的角度来看，①目前大部分的电视网依然是单向的，也就是说存在单向和双向的问题，虽然随着时代的发展和技术的进步，单向和双向的问题最终会被解决，但是目前一段来说其依然是问题的一部分。②网络不同登陆方式可能不同，例如如果用户借助电信网登陆和使用服务有两种模式，其一是通过以点播为基础的短信息服务，需要利用短信服务的平台来传输信息，由于其平台经常是第三方提供的，因而实时性往往较差；第二种方式则是通过GPRS网络，这种方案的缺点是覆盖率较差、传输速度低、费用高，但可以实现实时。从计算复杂度方面来看，终端之间的差异很大，以电视网的机顶盒和电视机来说，即使运行一个非常简单的动画也会非常困难，而相同的困扰在计算机上往往不存在，换句话说计算复杂度高的资源无法在部分终端上运行，但同时部分终端上如果使用计算复杂度低的文件则也会浪费资源。从某种程度上来说，不同的终端适合使用的信息资源在内容、格式等方面是不同的。从可用空间的角度看，如果可用空间的大小无法支持对应的操作，则后续的操作无法进行，同时可用空间较小也会在一定程度上降低运算速度。对于可用空间的大小，不同的用户可能会有不同的定义，部分用户可能对终端的最小可用空间有自己的要求；还有一部分人对最小可用空间没有要求，但是最小可用空间不够用的时候会有自己期望的行为和操作。
1.2用户行为研究
用户的行为，①指用户使用云平台下图书档案管理系统的行为，其根据用户的身份、目的、习惯、兴趣等不同而不同，用户可能是进行检索、获得、修改、保存信息资源，也可能是对图书档案管理系统的管理，如计费等；既包括其行为的种类、参数，同时还应该包括其行为所导致的结果。②用户的行为受到其本身的制约，既要受到其身份影响，又受到其兴趣和目的影响，但最终通过行为表现出来，可以通过用户的行为获得用户的信息，并做出调整，以便更地认识和了解用户。
1.3用户偏好研究
用户偏好，指用户在考虑服务或者商品的时候按照其自身意愿所做出的带有倾向性的符合理性的选择，是用户理性、认知和心理感受权衡后的综合结论，是用户个性化的体现。在云计算平台下的图书档案管理系统中，其可以作为个性化服务推荐的基础，主要包括以下几个方面的内容，①由终端、网络等带来的与视频、音频、可用空间等有关的偏好信息，此偏好信息用于确认用户偏好的信息资源的模态类信息，在此类偏好中用户往往偏爱一种或者几种终端，同时对于不同终端参数设置有不同的偏好；②用户偏好的信息资源内容方面的信息，包括学科、方向、难度等，这种偏好主要来源于用户原有的背景如职业、专业、知识层次等，并随着用户的发展而改变；③其他偏好，主要包括终端、所途经的网络、所在的位置等；④用户ID,用以地标识和区别用户。
2用户模型研究
2.1用户基本信息模型
根据对用户、终端、网络的研究，建立用户基本信息模型，包括三类信息，分别是用户信息、终端信息和网络信息（详见图1）。其一是用户信息如用户ID、姓名、身份、年龄、知识层次、密码、密码提示问题、组别，其中①用户ID、密码是不可以省略的，其需要在用户登陆的时候确定用户的基础信息，同时用户ID对于整个系统来说是的，也就是说所有用户的ID是没有重复的，是“”的；②身份、年龄、知识层次三项可以用于辅助确定用户的身份，以便在后续用户偏好模型未获得具体信息之前初步判断和获得用户的偏好信息，但鉴于部分用户的特殊性某些情况下是允许被省略的；③用户信息可以通过组别确定用户的权限的确认。其二是终端信息包括终端ID、终端参数等，其中①终端ID用于确定接入和登陆到图书档案系统的终端的身份，通过检索对应于终端的数据表可以获得包括其使用者、终端的类型、终端的基本参数及范围、终端的可能配置等的信息，可以初步确定终端的信息；②终端参数包括的是显示参数、音效参数、计算复杂度参数、可用空间参数，显示参数和音效参数分别是用户提供的其习惯使用的显示、音效参数的设置，而计算复杂度参数需要通过终端ID判断用户终端的具体计算复杂度获得，可用空间则需要在图书档案系统运行的时候通过其与终端之间的通讯获得；③终端信息中终端ID是不可以缺省的，但终端参数是可以缺省的，在缺省的状态下，系统依然可以通过终端ID获得终端的类型及基础的参数范围，再根据参数范围进行其他的判断，同时由于计算复杂度参数和可用空间参数不需要用户提供，因而也可以在缺省的情况下获得。其三则是网络信息如网络类型、常见位置等，其中①电视网的单双向问题可能会带来新的问题需要给予重点关注；②常见位置，是用户通常使用终端接入和使用图书档案管理系统服务的位置；③网络ID，用以地标识和区别网络。关于用户基本信息模型，需要注意的有：①用户基本信息模型虽然是由三个部分组成的，但是其是一个整体，可以通过数据库表示出来，其中的每一条记录都只说明的是在某一种情况下用户使用某种终端通过某种网络接入和使用图书档案管理系统的具体设置以及由此而来的各种参数，每个用户的具体信息可以不只一条而是若干条记录的组合。②用户基本信息模型的三个子模型，可以通过一个数据表体现，也可以分成用户信息表、终端信息表、网络信息表三个数据表的组合来实现。
2.2用户行为模型
用户行为模型，主要用于记录用户的行为、状态等信息，其由用户ID、用户行为、行为参数、状态参数三个部分组成，其中①用户的行为用于记录用户状态变化的原因，同时可以从中获得用户基本信息模型的部分信息，同时也可以完善用户偏好模型；②用户行为参数用于说明用户行为的细节，是用户行为有机的补充；③状态参数，用于表明经过用户的行为之后用户的变化。
2.3用户偏好模型
用户偏好模型是用户服务推荐的基础，其主要包括3个方向，其一是对所获取资源的模态倾向性，是与终端相关的，其中包括格式、显示性能、音效性能等,其大多数属性是范围；其二则是对信息资源内容的倾向性，主要包括用户的身份、年龄、知识层次、专业等；其三则是用户通常所在的位置区域，可以用于以就近原则对其提供服务。
3关键技术分析
3.1用户模型应用研究
从用户登陆并使用系统服务的角度看用户模型，用户通过终端接入计算机网、电信网和电视网三网中的一网，可以利用一体化标识网络技术连接到系统，通过终端ID确定终端的身份（终端信息模型），通过终端所在的位置、IP等可以获得对应的网络信息（网络信息模型），通过用户ID和密码登陆系统进而系统可以确定登陆的用户（用户信息模型），如果需要调用用户偏好模型可以根据用户ID在用户偏好模型中检索相应的记录则找到对应用户偏好的信息（用户偏好模型），用户使用过程中会有所操作记录下用户ID、相关操作及对应参数则可以将信息添加到用户行为模型，根据用户ID可以从用户行为模型获取相关的参数则可以获得对应信息据此可以修改和完善其他模型。对于用户模型的应用，本文认为：①对于信息资源的检索和使用，既涉及到用户对信息资源模态的偏好，又要涉及到用户对信息资源内容的偏好，同时还涉及到用户所使用的终端；在检索的时候首先要根据终端信息模型和网络信息模型判断终端和网络的特性，获得支持的模态的信息，获得显示、音效、网络、计算复杂度、可用空间等信息，再根据这些信息和模态结合结合用户的偏好以集合的形式进行交的运算进而缩小可以接受的信息资源的模态范围并将其作为用户即时信息资源模态的偏好，再通过用户偏好模型内容倾向类偏好可以获得用户对信息资源内容的偏好。②显示、音效、网络、计算复杂度、可用空间等的变化会带来很多不同的情况，需要形成对应的策略，该策略既要符合用户的意愿，又要符合运营商等商家的利益，同时必须符合法律法规并受到相关部门的监管。在实践的过程中，可以设置相应的阈值来划分对应的范围，根据阈值与当前值差别的组合来判断当前所处的情况，当差距过大或者达到阈值的时候可以按照对应的既定策略采取行动，如在许可的情况下重新生成对应的信息资源、只发送部分信息资源、压缩等。③用户基本信息模型中用户信息模型、终端信息模型和网络信息模型需要相互结合，是一个有机的整体，在使用的时候相互辅助；同时用户基本信息模型、用户行为模型和用户偏好模型也是一个有机整体，其通过用户ID彼此关联。用户ID在整个模型中是的，其作用是地标识一个用户，以便与其他用户区别。
3.2用户模型的初始化与完善
本文认为用户模型的初始化信息可以从以下几个方面获得：①用户注册的信息②利用调查研究等方式从侧面获得的用户信息；③利用公众的大众化特征获得，其实质是首先获得用户基础信息模型，然后再从用户基础信息模型获取数据，以基础信息模型数据为基础结合概率归类和整理，去生成用户偏好模型和用户行为模型的初始数据。本文认为用户模型的信息完善与补充，是一个不断学习和修正的动态反馈过程，通过机器学习对参数的重新估计和修正提高了预测的精度，进而提高服务的质量，可以为个性化服务推荐打下基础。其实质是通过训练来逐渐完善用户行为模型，再根据用户行为模型逐步完善用户基础信息模型和用户偏好模型。具体的实现上，本文认为①用户行为模型可以作为执行单元，学习单元通过用户行为模型提供的信息根据用户基本信息模型和用户偏好模型建立并改进知识库，执行单元格局知识库中的知识执行任务，再将执行后的信息反馈到用户行为模型作为下一步学习的资源。②可以用命令序列作为最小单元描述用户行为，通过定义两个序列、两个状态之间的相似度来代表和判断行为模式之间、状态之间的相似程度；模型工作的时候，计算序列相似度来判断行为和状态的变化。
4结束语
本文首先从目前国内对用户的研究出发，分析用户，然后研究用户模型，既包括用户基本信息模型，又包括用户行为模型和用户偏好模型，对一些关键问题进行了分析，但本文没有研究海量数据量环境下信息资源的检索方法，在以后的研究中将逐步完善。
作者：李春杰 王晓明 张龙昌 单位：渤海大学信息科学与技术学院
档案管理系统论文:建设单位档案管理系统论文
摘要：建设单位的档案管理是建设单位管理工作中的重要部分。依靠传统的档案管理办法已经无法适应当今时代的发展。随着信息技术的发展，利用计算机和网络技术管理建设工程档案已经成为提高建设单位档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具。虽然目前建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟，但在网络化的过程中依然存在着不少问题。本文通过分析建设单位档案网络化的基础条件以及存在的问题，勾画出建设单位档案网络化建设的架构，并列出建设单位档案网络化的必要条件所需措施。
关键词：建设单位档案管理网络化
前言：
建设单位档案管理系统是建设单位不可缺少的部分,它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。
随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。虽然我国建设单位档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟。
一、建设单位档案管理的网络化条件已经具备
1.网络硬件的发展。90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。
2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保障。
二、建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题
1.由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。
2.虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。
3.在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。
三、建设单位档案馆（室）网络化建设的构想
1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。
2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构应召集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。
3.开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保障数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。
4.培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。
信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最品质的服务，使档案馆的服务走向多方位现代化。
档案管理系统论文:企业人事档案管理系统论文
[内容摘要]
21世纪最激烈的竞争当属人才的竞争，一个具有多学科知识的复合性人才或许是一个企业发展壮大所不可或缺的重要因素。因此人力资源已逐步成为企业最重要的资源，人力资源管理（HumanResourceManagement，HRM）也成为现代企业管理工作中的重要内容之一。而在人力资源管理中的基础工作就是人事档案管理。
对于企业来讲，员工的人事档案不但可以使企业的管理者在一定程度上掌握所聘用人员的基本人事信息，而且可以为企业的人力资源管理工作提供相关的人事信息数据支持。譬如：企业制定员工招聘计划、培训计划、合理的使用人员等等。因此，企业人事档案管理工作的好坏不但可以直接影响到企业的人力资源管理，而且会间接的影响到企业整体管理。
随着社会的发展，科技的进步，计算机的应用在社会各领域中都得到了普及，越来越多的人都感受到利用计算机进行各类管理的科学和便捷；认识到管理信息系统对于管理工作的重要性。
管理信息系统，MIS（ManagementInformationSystem），是一个将企业生产和经营中的各种内、外部信息进行收集、加工、整理、传递，并有序地存储，以用于管理和决策，是企业增效的信息系统。它能够使企业更加及时、、、详实的了解所需的信息数据。同时管理信息系统对各种信息数据的进一步加工，能使企业领导层的生产、经营、管理决策依据更加充分，更具有合理性、科学性；从而为社会创造出更多的价值，为企业的发展创造出更多的机会。另外，管理信息系统可以使企业的管理更加科学化、合理化、制度化、规范化；为企业的管理水平跨上新台阶；为企业持续、健康、稳定的发展奠定坚实基础。
人事档案管理系统就是典型管理信息系统，通过人事档案管理系统对人事档案进行管理具有人工管理所无法比拟的优点——例如：检索迅速、查找方便、性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。一个设计完善，运行稳定的人事档案管理系统可以使人们从繁重的传统手工管理中解脱出来，从而提高企业人事档案管理的工作效率，协助企业更好的完成人事档案管理工作；而且，企业整体管理的信息化建设是企业的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件，企业人事档案管理的信息化又是企业整体管理信息化建设的重要组成部分。因此，利用计算机对企业人事档案进行管理是必然趋势，人事档案管理系统是企业管理工作中不可缺少的。所以在毕业设计中，我选择开发人事档案管理系统。
在前面曾提到人事档案管理系统是典型的管理信息系统。这就要求它应该能够为用户提供有好美观的窗口界面、充足的信息数据、简单方便的维护手段和灵活多变的查询方式以及快捷而的查询结果。所以，对于人事档案管理系统的设计主要包括后台数据库的建立、维护以及前端应用程序的开发两个方面。对于前者而言要求建立起数据一致性及完整性强、数据安全性好的数据库。对于后者而言则要求具备应用程序功能全,易使用等，运行稳定等特点。因此，我选用的开发软件是Microsoft公司出品的VisualFoxPro6.0。
前言
本论文将分四个章节对如下问题做逐一浅析和论述：
一、企业人事档案管理工作重要意义；
二、人事档案管理系统在企业管理工作中的重要性；
三、人事档案管理系统的开发；
四、本人开发人事档案管理系统的详细说明。
我所设计开发的这款人事档案管理系统，它的开发平台是Microsoft公司出品的VisualFoxPro6.0软件，是典型的管理信息系统软件——MIS（ManagementInformationSystem）。其功能包括：系统管理、档案管理、档案查询、档案统计、档案输出、花名册；为了使程序显得更具有专业风格，我还在其中加入了一个关于系统的功能表单，以介绍此系统的相关信息，如系统版本、开发日期等。
我在撰写本片论文和开发这款人事档案管理软件的过程中，为了使所写的论文更具有说服力；所开发软件的功能尽可能完善且更加接近于一个真正的人事档案管理系统，使其可以充分体现出人事档案管理工作的各个方面。我参考了1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议通过的《中华人民共和国档案法》修正案、劳动部和国家档案局的《企业职工档案管理工作规定》、《干部档案管理工作制度》、《人事档案管理工作制度》、《某国有大中型企业人事档案借阅查询的规定》、《数据库技术及开发教程（修订版）》、《管理信息系统概论》、《SQLServer2000》教程、《VisualFoxPro中文版数据库编程实战训练》、《计算机软件技术基础》、《电脑报2003年合订本》、《电脑报2004年合订本》、《电脑报2004年合订本》等一系列相关的书籍和文献资料。
及时章：企业人事档案管理工作的重要意义
一、企业人事档案管理工作的内容
中华人民共和国第六后全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议于1987年9月5日通过的《中华人民共和国档案法》第二条规定：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
人事档案作为档案的一种，是人事(劳动)管理部门，根据人事工作需要，以个人姓名为特征集中保存起来的反映员工个人经历、德才情况、工作实绩等方面内容的文件材料。人事档案的种类主要有干部档案和工人档案。它具有以下主要特点：
(1)性。人事档案收存员工的履历、自传、鉴定(考核)、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料。因此，它能记录员工个人成长，思想发展的历史；能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容；是员工个人信息的储存库。它概括地反映员工个人全貌。
(2)可利用性。由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事(劳动)部门正确使用人才，合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。
(3)真实性。这是人事档案可利用性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供品质服务。
(4)动态性。人事档案建立后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充．力求缩短档案与员工实际情况的"时间差"。
(5)流动性。人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果保管人事档案，而不知当事人已调往何处，即"有档无人"，造成人档脱节。这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在人事档案管理工作中必须坚持"档随人走"。在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。
(6)机密性。人事档案的内容涉及个人功、过等请多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报并不能向他人(包括家庭成员)言及的内心隐密等等，因此，人事档案属于党和国家的机密
，任何人不得泄露和私自保存人事档案材抖，不能向社会无条件地提供服务。
人事档案的这些特点决定了人事档案管理工作的特殊性。对于企业人事档案管理工作会因企业的不同而有相应的差异。但是，总体说来大致有以下这些方面：（一）、妥善保管员工档案；（二）、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料并立档；（三）、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续；（四）、登记员工工作、工资、奖惩情况；（五）、为领导和有关部门提供员工的情况；（六）、做好员工档案的安全、保密、保护工作；（七）、定期向档案室等部门移交档案；
档案管理系统论文:大学生心理档案管理系统的设计与实现
摘 要 大学生心理档案管理系统是随着电子信息技术的发展而产生的一种基于网络的动态管理平台，以实现档案信息科学管理与保存。该系统是基于B/S体系结构，运用JSP技术和MySQL数据库相结合的开发环境进行系统的实现，从而解决以往纸质档案资料管理的诸多问题。详细介绍系统的需求分析、架构设计、功能结构设计等方面，并对系统部分页面的实现进行图片展示。
关键词 心理档案管理系统；JSP技术；B/S体系结构
1 系统的需求分析
首先，采用文献调查法。由于现今大学生心理健康问题越来越严重，发现各大高校都在尝试建立大学生心理档案管理系统。但是大多数管理系统都只是对档案资料进行键入，并没有对资料进行及时的更新，有些档案资料都已经过时，这样不仅占据系统内存，而且会阻碍进一步的科学研究。还有些系统就只是个空框架，是个摆设而已。因此，必须设计出系统功能结构，至少使设计出来的系统具有实用价值。
其次，采用专家访谈法。由于佳木斯大学教育科学学院心理学专业的教师负责整个学校的心理档案资料管理等相关工作，因此对他们进行访谈，将有助于了解他们对于该系统的需求，有助于该系统实现功能方面的创新和完善。除此之外，通过与专家交流，能够使设计更加有说服力，更加专业。
总之，对于系统的需求分析，将有助于深刻地了解该系统研究的现状，从而有根据地进行系统设计，有助于整个设计过程的顺利进行，也有助于研究的不断深入和有所创新。这也是整个设计过程的基础，对整个设计具有指导作用。
2 系统的设计
系统架构设计 该系统基于B/S体系结构，采用分层架构设计，主要包括页面展示层、内部逻辑关系层和数据库访问控制层三层架构模式：页面展示层主要借助Dreamever进行页面设计，因为Dreamever的可视化为接下来的内部逻辑关系设计提供了许多便利之处；内部逻辑关系层包括数据库链接以及数据库内各关系表的链接，这部分是整个系统设计和实现的关键和核心部分；数据库访问控制层就是对于进入该系统的钥匙进行设计，起到安全保护的功能。
系统体系结构设计 笔者团队设计和实现的大学生心理档案管理系统隶属于佳木斯大学管理系统，整个体系结构包括系统安全防护机制、权限控制机制、决策分析层、业务应用层和系统整合层。
系y功能结构设计 该系统主要包括教师、学生和管理员三类用户，以及4个功能板块子系统（用户注册子系统、学生子系统、教师子系统和管理员子系统）。这些功能板块各有各的分工，相互合作，共同促进这个体系结构的完善和顺利运行。下面将针对每一板块进行详细介绍。
1）用户注册子系统。对于及时次登录该系统的用户需要先注册，点击登录页面的注册按钮，根据要求完成注册。注册完毕后，隔5秒钟会自动跳转到登录页面，输入账号和密码即可进入该系统进行信息浏览等操作。新注册的用户信息也会保存到数据库中的相关表中，这样下次就可以直接用账号进行登录。这一部分的操作比较简单，却能起到安全防护的作用，相当于进入系统的门户。
2）学生子系统。完成注册的学生即可进入学生子系统。在该系统中，学生享有的功能包括对于自己的心理档案资料的浏览、查看自己的心路历程、发现自身的问题和成长。除此之外，学生还可以浏览一些有关心理健康方面的资料，进行线上测试，还可以给心理学专家和教师留言或进行在线咨询。但是出于对用户私人信息的保密，学生用户只能查看自己的档案信息，这也是该系统一种创新的权限控制。
3）教师子系统。教师子系统主要包括教师可以浏览所有学生的信息，并且对其进行分析研究，还要对于学生的问题进行回答，以及对有需要的学生采取保密式的心理辅导。除此之外，教师还可以根据历年的档案信息开展课题研究，进行深入的学术研究。只是有一点需要注意：在登录时一定要在用户类别选项下切换到教师，否则无法进行登录。
4）管理员子系统。管理员子系统的主要功能是学生管理、教师管理、数据库管理、页面布局管理、留言板管理等。管理员要定期对该系统的数据进行更新和删减，学生和教师用户进行刷新和分类管理，以及对学生留言的分类，已经回答过的和未回答的要区分开来，以防止对未回答问题的遗漏，导致不能及时地帮助学生解决问题和进行引导。管理员子系统是该系统的重要组成部分，扮演着整个系统的清洁工，以维持整洁而有秩序的系统环境，从而避免系统遭遇病毒感染、信息泄漏、运行不稳定和瘫痪等非预测事件的发生。
数据库设计 采用MySQL（一种开放源代码的关系型数据库管理系统）。首先，需要在数据库中建立表关系，主要的数据库表有：学生基本信息表，包括学号（主键）、姓名、性别、专业班级；教师基本信息表，包括职工号（主键）、姓名、性别、职称、教授专业；管理员基本信息表，包括编号（主键）、姓名、性别；学生心理档案资料表，包括学号（主键）、姓名、性别、专业班级、信息记录时间；留言板记录表，包括编号、留言时间、留言状态（是否已回答）。并通过设置主键和外键建立表和表之间的联系，从而确定数据库内部的逻辑关系，为后期系统的测试做好准备。
数据库的设计是整个系统设计中最关键、难度也较大的一个环节。由于数据库对于整个系统就好比大脑对人一样重要，因此为了能够保障整个系统运行得流畅，将会进行多次测试，并对数据库中存在的不足进行修改，以达到预期的效果。
3 系统的实现
基于前期的需求分析和设计阶段，接下来就是将系统的各个部分进行逐一实现。由于篇幅限制，笔者将展示用户登录页面和注册页面的实现，如图1所示。
4 总结
基于团队的共同努力，该系统已基本完成，但是仍然存在一些问题，还有待于进一步完善和丰富。该系统的实现归功于指导教师的耐心教导和团队成员的共同努力，也有助于锻炼在校大学生的新探究能力，营造浓厚的学术研究氛围，为进一步的研究学习奠定基础。除此之外，该系统的实现改变了以往纸质档案资料管理的不足，对大学生心理健康问题的进一步研究提供了真实的依据，具有切实可行的现实意义。
档案管理系统论文:基于爱数Anyshare非结构化气象科技档案管理系统设计
摘要：随着气象科技档案数据量的不断增加，目前基于移动硬盘和光盘刻录的存储方式会随着时间的更迭、人事变动，加剧整合难度，文档流转效率不高，大量的文档仍分散的保存在个人电脑上，不能有效的集中管理与备份，甚至导致数据丢失等。根据现有气象档案数据量及数据类型特点，采用爱数Anyshare构建非结构化数据存储系统，对纷杂的气象科技档案数据分门别类管理，统一归档。通过利用在线、近线方式实现不同类型气象档案数据的归档保存，方便管理及快速查找。
关键词：爱数Anyshare；非结构化；档案管理
1 项目背景
大连市气象档案馆是以气象科技档案为主体的专业档案馆，是科技事业单位国家二级档案管理单位，作为大连地区气象档案和资料信息资源中心，承担全地区台站气象观测资料的处理、整编、检索及历史数据库管理、承担气象档案管理工作。大连气象档案馆同时也是大连地区气候资料服务提供利用工作的窗口单位，馆藏有大连地区地面、高空、太阳辐射、农业气象资料、气象灾害资料以及全国主要城市的气候整编资料；各高度层天气图、历史天气图及其他辅助天气图；热带气旋（台风）年鉴；寒潮年鉴；海洋资料，海上船舶资料等，为社会各界提供气象资料服务。
随着气象档案馆数据量的不断增加，目前数据存储主要通过移动硬盘、光盘刻录方式对历史数据进行归档存储，基于移动硬盘和光盘刻录会随着时间的更迭、人事变动，新的知识碎片大量产生，而这个过程会加剧数据整合难度。同时还伴随以下几个方面的问题：部门内部及部门之间文档流转效率不高；大量的文档仍分散保存在个人电脑上，不能有效的集中管理与备份；工作电脑硬盘故障，会导致数据丢失；WORD、WPS软件中病毒，可能导致文书丢失等。
综上，根据现有气象档案数据量及数据类型特点，构建非结构化气象档案管理系统，对纷杂的气象资料内容和格式（图片、word、excel、ppt、pdf、wps、video、txt等）分门别类管理，统一归档，是此次系统设计的关键。
2 需求分析
气象科技档案数据类型主要包括：区域站数据、日射数据、太阳光度计数据、激光雷达数据等诸多应用类型数据，总归档数据量不超过10TB。目前数据存储主要以移动硬盘、光盘手工刻录为主，部分数据分散存储在各服务器的内置硬盘与个人电脑中，不易于统一管理，且存储资源分散容易造成存储资源浪费。由于数据分散存储，很难满足业务数据安全要求。随着数据量不断增大，可用存储空间不足，并且扩展性差，无法满足业务发展需要。
总结以上需求分析，基于当前业务系统情况，面向未来业务发展需要，建设一套高可用统一存储服务平台，为业务系统提供高性能、弹性扩展的安全存储系统，并可按需提供存储服务。通过利用在、近线方式实现不同类型气象档案数据的归档保存，方便管理及快速查找。
3系统总体设计
3.1 存储载体选择
本系统依据《电子文件归档与管理规范GB/T 18894-2002》标准中推荐数据储存载体，选择存储优先顺序较高的光盘作为数据长期保存的存储介质，保障数据安全性，可保存数据50年以上，且低运行成本，低管理费用，耗电少，极大节省办公室面积，配置更新容易，设备寿命长。新一代光驱总是保留之向下的兼容性，多方位拥有数据，检索快，信息提取能力强。由于采用塑质材料，所以对任何电磁干扰都不敏感。由于放在片匣内，采用非接触的访问方式，所以也没有光照射和机械损伤。大规模智能光盘的管理设备-光盘库产品已经成熟，为采用光盘进行海量数据的存储提供了可能。
光盘库设备同光盘库管理服务器一同组合成光存储NAS系统，通过虚拟化技术，将光盘库设备映射为光盘库管理服务器某个单独的虚拟文件系统（体现为一个单独的盘符），可以向外提供网络路径，在数据源端上通过网络驱动映射的方式，将光盘库文件存储路径挂载到数据源端本地，使用起来就像操作本地硬盘一样简单。由于光盘库设备是通过机械手自动移动盘匣的方式，来实现存储介质的交换，所以对数据请求的响应时间要低于硬盘，一般近线数据读取的响应时间在1～2分钟左右。通过光盘库管理软件的缓冲技术，可以保障近期内的数据在刻录到光盘匣后也会放置于光盘库管理服务器的缓冲空间内（即硬盘存储介质上），实现光磁混合式存储方式，保障近期被写入和被频繁访问的数据处于在线状态，能够被快速读取。缓存空间可以通过服务器本身硬盘空间提供，也可以外接磁盘阵列进行提供。利用AnyShare归档模块实现基于光盘库的在线自动数据归档，系统整体由数据源端、管理员客户端、光盘库管理服务器、光盘库设备构成。客户端与光盘库管理服务器间通过LAN进行连接，光盘库管理服务器与光盘库设备间通过SAS方式进行连接；如图1。
3.2 平台框架设计
平台采用云存储集群架构，多站点统一部署方案，满足档案数据及下属各级部门之间进行数据传输、共享和协作，各部门数据就近存储可以减轻带宽压力，同时各站点数据通过权限设置，有效控制站点数据安全，即有权限访问用户或者部门仅能访问对应权限的数据。
AnyShare非结构数据共享云平台主体基于云存储平台，用户可通过PC客户端、移动客户端、WEB页面的方式进行访问；为终端用户提供云盘服务与个人存储空间，用户可自主上传并共享文档。同时开放公共文档访问目录，实现组织内部知识库的构建、与共享，利用光盘库实现数据自动归档并做到长期保存。方案总体设计拓扑图如图2。
将文档云平台部署在专网，实现各种类型数据的统一存储、管理及归档，方便用户日常存取、访问。终端用户通过政务专网以PC客户端、移动客户端、web页面的方式进行访问。客户访问界面如图3。
另外，AnyShare文档云用于电子档案等非结构化数据的存储、检索、共享、归档，具有针对固定内容的归档和长期保留特性。通过安全文档云平台，档案部门可以创建电子档案归档库，并将电子档案存储在归档库中，分散在电脑里的重要资料、手机或Pad里的会议记录等都可以上传到云端，做好数据备份。
系统管理员通过云管理平台可以了解掌握整个集群的运转绩效，包括在线人数监控、文件数量和操作变化统计。对电子档案的所有操作都会记录到审计日志，做到有据可查，合规、安全可控，为档案提供统一的固化存储、安全管理和高效使用的平台。
4 结语
采用爱数AnyShare-V构建私有云盘服务平台，建立大连气象科技档案私有云共享平台，在信息中心部署并配置平台的公网映射，通过Internet可接入业务专网；在组织范围对各个行政办公人员、管理人员、业务人员等个人电脑上安装客户端；对于外部用户，可选择通过web访问，手机或者PAD安装APP等方式进行访问。同时，该平台具有统一的对外异常交互方式，方便开发者对云平台中的异常进行捕获与处理。通过对以上API的组合调用，开发者可以在不同的终端实现基本的文档操作，对数据进行集中的存储与有效的管理。
爱数AnyShare云存储平台是一个开放的平台，为第三方应用提供了访问该平台资源的一系列接口，可对接各种业务软件，如OA的管理所有相关附件的非结构数据。第三方应用可以通过系统提供的接口开发基于AnyShare云平台的相关应用程序，具有较好的开放性和扩展性。
档案管理系统论文:探究地质调查所档案管理系统的研发与应用
摘 要：计算机信息技术与各行各业之间的联系十分紧密，由于信息技术具备高效便捷的特点使得其能够运用到各个行业之中，在地质档案管理工作当中，信息技术通过电子地质档案的方式手段代替了原有的书面地质档案管理方法，工作效率更加高效，并且工作质量得到了有力的保障。本文就地质调查所档案管理系统的研发与应用展开了探讨，从地质档案管理系统的重要性意义着手，分析了地质调查所档案管理系统的功能需求与总体设计，并对其具体应用中存在的问题进行了分析，同时也提出了相应的解决方案，希望相关的研究结果能够对地质档案管理系统的研发与应用起到积极的促进作用。
关键词：地质档案；信息技术；档案管理
地质调查所档案管理系统的成功开发与应用离不开大量的地质档案信息的有效提供，从宏观角度上来讲，地质调查是具有历史意义的，能够从勘察结果当中窥探到远古的风貌又能够向未来传递时代的信息，因此做好地质调查所档案管理系统的研发与应用是十分重要的，这样才能够真实的记录与承载历史。本文就地质调查所档案管理系统的研发与应用展开了探讨，从地质档案管理系统的重要性意义着手，分析了地质调查所档案管理系统的功能需求与总体设计，并对其具体应用中存在的问题进行了分析，同时也提出了相应的解决方案，希望相关的研究结果能够对地质档案管理系统的研发与应用起到积极的促进作用。
1 地质档案管理系统的重要性意义
1.1 地质档案系统可以很好地记录地勘工作的历史
地质调查所档案管理部门在进行地质勘探的相关工作时，需要对探测结果以及工作进程进行详细且细致的记录，并且要保障所记录内容的原始性以及真实性，这样探测结果才能够真实完整的还原地质风貌，并且为其他相关工作与研究学者提供参考价值。记录人员将记录内容录入到地质档案系统当中就能够为日后的资料查阅提供极大的便利。
1.2 地质档案系统是勘探地质的有利证据
通过地质档案系统，管理人员能够对勘探工作的进展程度进行查看，并且在地质档案系统的研发与应用过程当中，能够从地质档案的记载中了解到实际勘探中出现的各种问题并设立相应的解决措施程序从而起到完善地质档案系统的作用，因此可以说明地质档案系统是勘探地质的有利证据。
1.3 地质档案系统的利用可以使管理人员更好地做出正确的决策
地质调查所工作内容的划分与调动都是靠档案管理系统的分配来实现的，管理人员通过该系统能够及时的对工作内容以及人员支配做出正确的决策，极大的促进了勘探工作的顺利进行，并使得管理工作更加合理与具有实际效益。在日常的工作当中，管理人员通过查看地质档案的记录从而对当前勘探工作与具体人员的操作情况进行科学的分析，并确定当前的勘探工作的开展是否具有实际意义。
2 地质调查所档案管理系统的功能需求
地质档案管理系统的运作手段是通过互联网平台进一步展开的，在互联网的运作之下，通过相应的开发平台以及操作软件能够形成随时对系统进行信息维护以及资料扩充的地质档案管理系统，在这样的操作环境之下，管理人员能够提升对地质档案信息的录入速率，同时还能够对录入内容随时进行规范与整理，进而满足工作人员能够对资料进行快速查阅的基本条件，大大地节约了工作时间并提升了工作效率。除此之外，地质档案管理系统还兼容着多款办公操作软件，使得资料查阅工作的进行得更加顺利，省去了各种操作软件不断切换的不便。
3 地质调查所档案管理系统的总体设计
3.1 系统概述
我国每年都有大量的地质勘探工作在各地展开，因此就大大地加深了地质调查所档案管理系统的工作难度，尽管摒弃了传统的人工管理模式，但仍旧有部分工作内容需要人工来完成，因此设计出降低人工使用量、功能更加完善的地质档案资料管理系统是当前地质资料档案管理部门的首要任务。
3.2 系统整体结构
本文首先对地质调查所档案管理系统的意义以及重要性进行了详细的分析，从中能够得出地质档案系统可以很好地记录地勘工作的历史、地质档案系统是勘探地质的有利证据以及地质档案系统的利用可以使管理人员更好地做出正确的决策的结论，结合地质调查所档案管理系统的重要意义与SOA、MVC框架形成了相应的勘探资料信息的共享平台，基于此能够实现地质资料档案资源的共享与重复使用，从而为资源信息平台的维护也降低了一定的难度，勘探工作的进行效率也有所提升。
3.3 系y的数据库设计
地质调查所档案管理系统的主要意义在于对地质勘探资料的妥善保存，从而避免因工作量繁多导致的资源使用频繁的损坏情况的发生，可以说将资料进行妥善的保存是这一系统的主要运行目的，除此之外，系统数据库的设计需要符合系统操作的合理性、运行的稳定性，这样才能够满足数据操作量宏大的系统的基本需求。
4 地质调查所档案管理系统存在的问题及解决方案
4.1 地质调查所档案管理系统的声像管理较为落后
在进行地质勘探的过程当中，最为重要的工作程序就是对地质档案进行声像收集，由于管理部门尚未树立相应的设备操作应用规范准则，使得在声像地质档案的操作与收集方面，没有统一的标准，操作人员仅靠平日工作经验来判断声像录入是否能够完成勘探资料的系统录入，这样既不科学也不合理。
4.2 地质调查所档案管理系统的管理设备相对落后
就当前我国地质调查所档案管理系统的管理现状来看，是无法对资料的存放与地质历史信息的传递起积极的促进作用的，部分地质调查所没有配备单独的地质档案管理场所，这就导致各种类型的地质档案随意堆放在一起，在查阅时极不方便，另外也没有对资料信息进行统一目录整理，这就为地质研究者带来了资料参考方面的难度。尽管一些调查所运用了计算机系统对档案进行录入与整理，但是相应的操作人员并没有集中地参加系统使用能力的培训，导致了系统设备无法得到充分利用的情况出现。
4.3 将信息技术投入到地质档案管理工作当中
随着科学技术的快速发展，各行各业都将信息技术引入到相关领域当中，并取得了可观的成效，为了能够使得地质档案管理工作的发展更加顺利，因此可以将信息技术投入到地质档案管理工作当中，在地质调查所设立相应的计算机操作设备之后，能够极大程度上的避免因工作量繁多人工无法负荷带来的操作失误，除此之外，地质档案还需要管理人员定期进行资料的类别整理与更新内容的补充说明，这样才能够保障地质档案的完善度对科研工作的进行起积极的促进作用。
4.4 对管理人员进行严格的培训，进而加强人员的工作能力
使用地质档案管理系统之后，操作人员能够大大地节省录入时间从而提升工作效率，而由于地质档案的资料学术性较强，这就需要操作人员除了要具备系统的操作能力之外，还要掌握一定的地质学知识，这样能够在资料的管理上更具有资料的筛选与分类能力，从而实现地质资料的有效传递与共享，因此，对管理人员进行严格的培训，进而加强人员的工作能力是极为必要的，这样能够保障地质勘探资料的学术参考价值与信息传递的意义。
档案管理系统论文:企业档案管理系统运行维护和体系建设的相关探析
摘 要 近年来，随着网络技术的普及运用，社会逐渐面向信息化、数据化发展，如何保障信息系统运行的安全性、高效性以及性是当前各行业急需解决的问题。在大数据的发展步伐中，信息系统的规范化运行维护以及体系建设日趋重要，档案管理系统运行维护的主要目的是保障网络系统的高速运行，逐步提高企业档案管理的信息化程度，以此更好的促进数据归档的有效性。基于此，本文简要提出企业档案管理系统运行维护以及体系建设的要点，并以石油企业为例，提出当前我国石油企业档案管理系统工作中存在的主要问题以及解决措施，得以为相关工作人员提供理论参考依据。
关键词 企业档案管理系统 运行维护 体系建设
随着信息化技术的快速发展，档案管理系统在各个领域中的运用更加广泛，发展空间也随着扩大。现阶段，为了适应社会发展的步伐，企业对其档案管理系统的运行质量提出了更高的要求，同时，企业档案管理工作中信息化技术的优势越来越突出。信息化电子档案作为新时期企业发展中必不可少一项工作方式以及工具，其运行水平直接关系到企业档案管理工作的正常运行，尤其是在石油企业中，强化其档案管理系统的运行维护以及体系建设具有重要的意义。因此，相关工作人员应当积极分析档案管理运行系统中存在的主要问题并提出有效的措施加以解决。
一、企业档案管理系统运行维护和体系建设要点
在企业档案管理系统的运行管理工作中，通过有效的手段维护以及管理一个已经建设完毕信息系统，保障其长期性的顺利运行并长时间发挥其运用效益，比新系统的建设更具价值。
（一）企业档案管理系统任务
在企业档案管理实践工作中发现，信息管理系统的运行以及维护并非简单的维持系统的顺利运行，同时，也包含多方面的工作任务，具体如：在保障系统正常运行的基础上，对系统运行功能的应用加以推广；不断充实、修改、更新系统中的信息资源，尽可能避免以及排除档案系统的运行风险以及系统错误；逐渐完善以及强化系统功能；实现档案信息系统的实时监控；创新相关新系统的建设；充分发挥档案的利用率等。
（二）企业档案管理系统建设原则
在企业档案管理系统的建设过程中，应当遵循三个基本原则：（1）预警性原则。一般来说，企业档案管理运维系统包括多种预案，争在系统出现故障性问题或者系统的紧急状态，能够及时预警并找出相关应急措施，这对于系统运行维护效率的提高以及运维成本的降低具有重要意义。（2）科学性原则。企业档案运行维护管理系统的不能处于事务性处理这一局面，同时，各级运行维护系统应当避免问题的重复性处理，逐步实现系统工作的科学化。（3）指导性原则。在实际的系统运维中得出，系统问题的发现以及解Q与系统的完善与开发、系统优化机制以及相关业务流程具有紧密的联系，因此，企业档案管理系统运行维护工作具备指导性原则。
（三）企业档案管理系统建设功能
运行维护技术对于档案管理系统平台功能有着至关重要的影响。一方面，系统平台应当实现问题的分析、处理以及问题反馈的高速运行，保障信息系统的正常工作，以此逐步实现系统数据的性目标。另一方面，系统平台应当具备指导以及操作功能，企业分公司在使用管理系统的过程中，由于存在系统更新、工作人员缺乏经验、业务变动等问题，常常由于系统缺乏有效的功能指导，应当系统功能的发挥。在系统工作环节，通过有效的指导以较大限度的降低数据故障以及系统故障，能够降低系统运行维护的压力，并逐步提高系统运行维护的性。
另外，针对企业方案管理系统而言，还应当具备系统优化功能，即在系统运行维护过程中及时发现系统存在的问题，并不断积累解决问题的经验，进而通过系统的优化设计以及系统功能的不断完善，进一步提高系统的运行功能。同时，档案管理系统也应当具备信息仓库功能，通过信息仓库收集系统故障及其解决措施，这对于系统信息的再利用具有重要的意义；信息仓库也包含信息流转、系统功能运行指导等方面的信息，能够为系统的推广运用奠定良好的基础。
（四）制度保障体系的必要性
在企业档案管理系统的运行维护以及体系建设过程中，管理人员应当建设相关制度保障体系，比如系统运行维护管理制度、考核制度以及应急制度等，以此不断提高系统运维系统的有效性以及实用性。从某种程度上来说，运维制度的完善是系统安全稳定运行的前提，系统管理人员的有效维护，能够降低系统运行中的风险，有效改善系统工作的质量以及系统服务水平。通过科学的考核以及激励体制，合理评价信息系统管理人员的行为，不仅能够激发其工作热情，同时也能够有效提升工作效率，促进系统运行维护的健康发展。
二、石油企业档案管理系统运行维护和体系建设现状
石油企业是我国经济产业发展中的重要组成部分，企业管理人员应当提高对于其档案管理系统维护管理工作的重视，建设统一化的信息资源管理平台。现阶段，石油企业的档案管理系统记录着企业的发展历史，是企业发展方向的一大依据，通过档案资料的有效分析，不仅能够明确其自身发展目标、扬长避短，促进企业的长远发展。同时，通过档案资料的管理方便与企业领导及时了解其各个单位的发展情况，并以档案作为实际出发点制定一系列管理方案，保障企业经营的有效性。当就目前而言，我国许多石油企业的档案管理工作依然存在诸多不足，还需不断完善和改进。
（一）真实性问题
一方面，现代社会处于信息化发展的新时代，档案是石油企业中重要的信息资源，管理人员应当确保其真实性。以往的档案管理模式难以保障档案信息以及相关重要数据的安全，使用档案文件时很有可能出现信息篡改或者数据遗失的情况，无法保障信息的安全，极大降低了企业档案信息的真实性。另一方面，在石油企业中，石油企业的档案管理系统中多为图表资料，档案资料的负责人不明确，无法保障资料的性，或者存在档案资料的删改情况也难以发现，因此，企业档案管理的真实性问题是应当逐渐引起重视。
（二）保密性问题
随着信息化技术的进步，以往的电子式文件档案或者手写档案已经难以适应社会的发展，文件档案容易出现遗失等问题，极大影响其安全性以及保密性。而使用计算机作为网络终端，能够极大提高信息传递速度，提品质案管理的工作效率，但是不利于档案资料的保密。
（三）长久性问题
随着办公系统的数据化发展，许多单位逐步面向无人办公状态发展，信息化文件档案的运用范围也不断拓宽。现阶段，企I信息、数据均可以储存在电子档案中，工作人员只需手动操作就可以在较短时间内得到企业所需要的信息，企业档案管理的信息化方式简化了办公程序，但是一旦计算机出现故障，就会导致档案信息在较短时间内全部遗失，造成难以估量的后果，影响企业档案管理的长久性发展。
（四）广泛性问题
档案管理按照原来传统管理制度，利用率并不高，查阅资料难，不能、快速的找到相关文档，档案不能被广泛应用。企业档案管理系统运行维护后，可以快速定位档案位置，找到原始档案，并能让存放的档案内容得到更好的运用，充分发挥历史档案资源的作用。
三、企业档案管理系统运行维护和体系建设措施
（一）库房的智能化管理
随着信息化技术的不断推进，其在企业各个领域的运用更加深入，有关工作人员应当以计算机技术作为基础，建设全新的、能够与之适应的档案库房管理系统，并充分发挥计算机的优势，通过其时效性特点逐渐实现库房的实时监控，有效控制库房的空调设备以及温度，在提高工作效率的同时，逐步实现库房管理的现代化以及智能化。
（二）建设档案管理相应的网络
现代化社会的信息数据量不断扩大，档案管理部门的工作质量已经逐渐成为企业市场竞争中不可忽视的一个成分，因此，在这一时代中，企业应当不断完善其档案管理模式，充分发挥企业档案管理系统的价值。建设档案管理系统是改善传统管理方式中问题的主要手段，信息化系统的建设不仅能够促进计算机技术在档案管理中的推广化运用，同时也能满足数据量剧增情况下人们的工作需求。企业应当根据自身的实际发展需求，不断创新更加方便的管理方式，通过计算机的硬件共享，有效建设档案管理部分与企业其他部门的联系，实现档案资源的共享。
（三）提高工作人员综合素质
在石油企业中，档案管理工作人员的素质直接影响其工作水平，因此，管理人员应当提高重视，定期组织企业档案管理系统运行维护管理与体系建设的工作人员开展培训工作，在提高其职业技能的同时，强化对于工作人员职业素养的培养。同时，石油企业应当加大人员培训投资，邀请相关专家举办讲座培训活动，需要指出的是，在实际的培训过程中，管理人员不仅要重视理论知识的学习，也应结合实际案例进行实际演练，以此培养工作人员发现问题，解决问题的能力，为企业档案管理工作质量的提高创造条件。
（四）积极引进信息技术的应用
近年来，我国经济发展速度较快，信息技术逐渐被运用在各个领域。尤其是在企业档案管理国策过程中，信息技术的运用从根本上转变了以往的工作方式，在企业的经营过程中发挥着积极作用。然而，就现阶段来说，我国信息技术水平与发达国家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企业的档案管理系统运行与体系建设并不完善，因此，相关管理人员应当树立正确的意识，充分意识到技术发展的中心作用，引进国内外先进管理技术，通过有效措施提高信息化系统在档案管理中的性。
四、结语
石油企业的发展不仅关系到人民的正常生活，同时也影响我国国民经济的健康发展。企业档案管理系统运行水平影响着企业的正常运营，在信息技术的支持下，企业档案管理系统的运行维护以及体系建设水平将进一步提高，有关人员应当引起重视，积极分析其中存在的问题，并通过有效措施加以解决，以促进企业的健康发展。
档案管理系统论文:大数据时代下专科院校档案管理系统的研究与设计
摘 要：利用教育的信息化来促进和实现教育的现代化，已成为教育界的共识。档案管理信息化是档案管理工作的发展趋势和方向。该文首先对专科院校档案管理工作进行系统的分析，提出了在大数据时代下档案管理系统的需求；其次，研究和设计了档案管理系统的具体功能，，针对不同类型数据进行不同方式的加密，保障系统的安全性。
关键词：教育信息化 档案管理系统 数据加密
随着计算机及互联网的持续快速发展，以云计算、物联网、智能城市、智慧校园为代表的各种新技术、新应用如雨后春笋般涌现出来，正在影响和改变着我们每一个人，无论你是否愿意被影响和改变。随着应用软件的增多和普及，产生了大量的数据，而且，这些数据以指数级的速度增长，人类已迈入大数据时代。档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像及其他各种形式和载体的历史记录。随着学校的快速发展，不同类别、不同形式的档案快速增加，档案管理工作变得更加复杂，传统的档案管理方式和方法已不能m应互联网环境下数据量大和高安全性等要求。因此，研究和设计一款符合学校实际需求的档案管理系统迫在眉睫。
1 专科院校档案工作的现状
1.1 档案管理工作部门和人员情况
专科院校一般没有专门的档案室或档案馆等独立的档案管理机构。以笔者所在的漯河医学高等专科学校为例，档案室是学校行政办公室的下属机构，不是独立设置的档案室，隶属于学校行政办。笔者学校档案室仅有两名专职档案管理人员，缺乏专业的计算机网络信息技术人员，每年疲于应对学校各类档案的收集、分类、整理、上架、日常查询、借阅和印章使用等工作，没有更多的时间和精力去研究和学习档案信息化方面的知识。
1.2 档案管理工作硬件投入情况
笔者学校档案室设有办公室和档案库房，分别用于办公和存放档案。其中，档案库房约200m2，内有打印复印一体机、扫描仪、计算机、刻录机、照相机、空调等电子设备和灭火器、铁门、铁窗等防火防盗设备，但没有配备去湿机、磁盘阵列、温湿度和防火防盗自动报警器等设备。计算机和打印复印一体机等办公设备较为老旧，经常出现各种各样问题，严重影响档案管理人员和档案借阅人员的工作效率。
1.3 档案管理工作信息化使用情况
目前，该校还没有专门的档案管理系统，都是以自建Excel电子表格形式进行管理，且仅保存基本的文件名、文件类型、时间等信息，只能进行简单的信息查询和搜索，不能提供详细的信息检索；馆藏档案以传统的纸质档案为主，当前流行的多媒体电子档案如图像、音频、视频、扫描件等较少，无法大规模地实时、在线提供档案，与当前档案管理信息化发展潮流不符，档案管理工作信息化水平总体不高。
2 档案管理系统的需求和功能设计
我国大部分本科高校都有自己的档案管理软件，各高校档案管理软件的功能大同小异。作为专科学校，由于历史原因，大部分都没有自己的档案管理软件，随着时代的进步，特别是在互联网和大数据时代，也急需要有自己的档案管理软件。该文在总结高校档案管理需求的基础上，调查和收集该校档案管理工作的实际需求，并进行相关功能设计，为下一步的实现打下坚实的基础。根据学校各类用户需求，确定档案管理系统的功能模块，各类需求如图1所示：主要分为用户登录模块、档案管理模块、档案查询模块、档案借阅模块、系统管理模块和印章使用模块。
用户登录模块：登陆系统是各类用户安全进入系统的及时步，系统只允许特定的用户，即用自己的工号或学号登录系统，登录后可以自行修改密码。
档案管理模块：档案管理模块功能如图2所示，包括档案录入功能、档案审核功能、档案鉴定功能、档案归档功能、档案修改功能和档案删除功能。由档案提供者把档案的基本信息录入到系统中，同时将电子稿导入，做到档案基本信息、纸质稿完整信息、电子稿完整信息一一对应。档案管理员对档案提供者录入的信息进行审核，如果有必要保存，则审核通过；如果没有必要保存，则不通过。如果通过，则对档案的密级和保存的时间进行鉴定，密级程度分为公开、保密、机密、绝密4种，根据档案的性质鉴定为不同的密级和保存时间。由系统管理员对需要归档的档案的所有信息进行审核，查看是否满足档案信息化建设的各种标准，对通过审核的档案进行立卷、编目和保存。对不符合档案信息化建设标准的档案退回，给出不符合标准的条目，并限期重填。此外，系统管理员可以对档案的个别属性进行修改，若某些档案没有保存的必要或保存时间到期时，系统管理员将档案删除。
档案查询模块包括档案查询和查询统计两个功能，查询者在查询框中输入文件的关键字、文件号、文件名等关键字信息进行查询，系统会根据查询者的权限快速地反应查询到档案的详细信息。查询统计主要是对各类档案信息查询次数、查询者部门、查询内容等进行统计。
档案借阅模块：包括档案借阅和借阅统计两个功能，用户提交档案借阅申请，包括借阅的档案、借阅日期、归还日期等，经档案管理部门人员审核批准后，即可完成档案借阅。借阅统计主要是对借阅档案、借阅次数等进行统计，可以分析档案利用率，进而为决策者提供决策支持。
系统管理模块包括数据备份、数据恢复、日志查询、用户权限管理功能。
印章使用模块：由于学校公章保存在档案室，传统印章使用手续繁琐、费时费力，因此有必要加上印章使用功能，印章使用者只需网上提交申请，审核人网上审核，且审核人必须在规定时间内审核，保障印章使用手续正常、快速进行。
3 档案管理系统的安全
安全性是摆在每一个应用系统面前的大问题，档案管理系统也不例外。这里主要从数据信息安全、程序安全和网络安全3个方面来讨论系统的安全性。该系统对用户密码采用MD5算法进行加密，系统在保存密码时将密码信息用MD5算法加密后存入数据库，数据库中只保留加密后的信息，当用户登录后，输入的密码信息先用MD5算法加密，将加密后的信息与数据库中的信息进行比对，若一致，则允许登录，若不一致，则提示重新输入用户名和密码。针对图片信息采用基于混沌的图像加密技术进行加密。程序测试主要是进行黑盒测试和白盒测试，以验证程序的功能和逻辑正确性。由于服务器放到学校机房中，所以要确保机房网络安全，防火墙，UPS和入侵检测系统都是必不可少的。此外，系统还需具备数据备份和数据恢复功能，其主要作用是提品质案管理系统的数据性和安全性。该系统采用的备份策略是：每周进行一次完整备份，备份系统中所有的数据，优点是恢复时间短，操作最方便、。每天进行一次增量备份，备份上一次备份以后更新的所有数据，优点是每次备份的数据量少，占用空间少，备份时间短。
4 结语
该文主要分析和设计了基于该校现状的档案管理系统，随着高校信息化建设的逐步深入，会有更多的电子数据信息流入到档案管理系统中，数据安全是一个必须重视和要解决的问题。一方面，随着智能手机的快速普及，越来越多的工作可以在手机上完成，如何尽快实现基于智能手机的档案管理系统；另一方面，大量的数据积累必然形成大数据，如何让大数据通过数据分析、数据挖掘来发挥出其应有的作用，是今后需要努力的方向。
档案管理系统论文:数字时代医院档案管理系统建设研究
[摘 要]随着我国信息技术的持续快速发展，数字时代早已悄然而临，数字技术深入到各产业行业中。数字时代在改变民众生活的同时，对我国的医疗卫生领域也相应起到了变革作用。而医院档案管理涉及庞大的数据支撑，与数字时代的发展相辅相成。数字时代进一步推动了我国卫生医疗系统建设中所树立的数据和服务理念，并且从形式上，改变了以往对卫生医疗系统管理的判定标准，特别是为医院档案管理加入了更多的元素。
[关键词]数字时代；医院；档案；管理
0 引 言
随着社会的发展与进步，当前国内医院的业务、服务、管理水平均较以往有了明显提高，由此也就对档案管理工作提出了全新的标准与更高的要求，医院档案管理应当确保其信息化发展水平与医院发展相适应。本文结合国内医院档案管理现状，对当前存在的档案管理问题进行梳理和分析，针对数字时代医院档案管理存在的问题提出相关的建设策略，旨在为国内医疗与卫生工作的改进提供一定参考。
1 我国医院档案管理系统现状
随着我国社会经济的整体发展，国内医院的档案管理工作有了明显的进步。现阶段，国内医院档案管理更加强调将数字时代中的信息化建设作为医院档案管理的新起点，这也进一步体现了网络技术的发展对于促进档案管理服务的关键作用。毋庸置疑，医院档案管理的数字化发展与建设，是其整体工作与实现多方位系统建设的重要构成，更是医院在开展各项工作中，尤其是管理工作的占据重要地位的环节，数字化的管理系统建设已然被证明是现代医院管理改革和发展的必然趋势。
随着信息技术在人们生活中地位的日益凸显，以及我国档案管理事业的快速发展，对医院应用数字化的信息管理也带来了一定的挑战。通过数字化、信息化技术的辅助管理、创设多类型综合的档案数据库，以及利用网络技术实现档案资源的信息共享，能够更加高效地将医院档案室那些丰富的材料进行快速的传播和共享，最终达到更好地服务社会、服务管理、服务患者的目的。
尽管数字化的档案可以极大地弥补传统中纸质档案安全性不高、存取过程繁琐、不便保存等问题，然而也因为数字化电子档案有其介质性，仍然存在不少问题需要解决。
2 我国医院档案管理系统存在的问题
2.1 依赖性
数字时代电子档案必须依赖管理系统（管理系统包括了硬件、操作系统及应用软件等），才能让电子档案发挥作用。不难发现，电子档案从制作、处理，到后面的归档等一系列的管理行为都需要通过管理系统方可实现。一旦远离了计算机，电子档案便无法被识读，也不能对电子档案施以其他影响，失去了管理行为。
2.2 分离性
电子档案的储存位置并非固定，而是处理时刻变化状态的，利用信息网络，在各计算机间完成资料的传递，也能够在各个载体间实现复制，因而内容和信号形态不会发生改变。
2.3 可变性
数字管理系统中由于档案信息的独立性，还有系统自身所具备的功能，可以将档案信息轻易增删、处理、编辑，而在更改档案后所生成的新档案很难会被发现更改的痕迹。并且，数字管理系统中的一些静态文档往往都会被动态文档所替代，后者的数据也就会被持续地更新，从而反映近期的情况。一旦电子档案没有进行备份，数据如果被人为修改，那么档案就很可能荡然无存，且不容易被恢复，医院数字档案的载体材料也存在不稳定性特点。
3 加强医院档案管理系统建设策略
3.1 完善系统服务
首先，当前国内医院档案管理服务工作必须建立完善的管理内部网，如此，工作人员在通过平台来制作医院网页的同时，可以在各个方面对医院的数据信息进行的收集与汇总，进而打造完善的数字时代档案管理系统。这样一来，就能够保障大众和患者能够通过信息网络来完成对档案资源的检索，获得更高水平的服务。
其次，建立电子档案的信息数据库可较好地集合医院不同科室所需归档的档案，且数据中心中的电子档案信息查询与服务功能，也很好地保障了医院信息的透明，电子档案的集合、整理，让各个部门能够很好地实现对电子档案资源的共享，防止发生不同科室之间在建立其自身档案管理系统时出现的不兼容或无法扩展的问题。电子档案信息数据库的建立可以持续补充档案信息的资源，提高电子档案的应用效率。
，面对巨大的信息资源，医院档案管理功能都无法将所有的电子信息一一整理、汇总、处理及应用。因此，医院档案管理系统一定要彻底破除传统管理中办公资源、情报资源及档案资源相互分离的问题，建立一个完善的医院档案管理系统，真正意义上达到对信息资源的统一管理，发挥出对整体信息资源进行整合的作用，这是医院档案管理朝向科学化发展的先决条件。
3.2 服务路径的完善
不可否认，在很大程度上，既往的医院档案管理更大作用是为患者提供或保存初始档案文件，抑或是通过加工对档案进行汇编，但没有对档案进行深度的加工。完善服务路径就是需要对电子档案的资源进行深度的分析与处理，较大限度上给患者和大众带来更加的资源。因此，医院在日常事务的运行中，就有必要更加关注收集、整理部分医患事故档案，分析事故产生的过程，最终总结经验，为医院运行提供决策意见。
按照医院管理工作中普遍存在的混乱和交错的局面，医院的档案管理服务更需要更加主动地去应用数字技术，对不同科室的档案管理系统均展开数字化建设，让大众能够在系统中输入想要查询的内容，并轻松地查到想到得到的相关信息资源。c此同时，对数字档案也可以采取用户授权的管理方式，用户可针对自身权限对医院档案资源展开访问，并能够把即时所需的电子档案打印出来，真正获得高效、快捷的服务 。
3.3 源头管理
现阶段，提供丰富的档案服务是医院电子档案开发的重要原因，换言之，档案管理人员决不可追求表面工作，而是需要按照用户的现实所需，紧握重点，找出突破点。具体来说，在为患者和大众提供公益性服务的基础上，不断加大医院数字化建设，同时也要让档案管理系统紧跟其上，全力在档案的分类、流程、网建及改革等环节上实现真正的突破，从而让医院实现经济效益与社会效益的双赢。
近些年，我国大多数医院档案管理的数字化发展已获得了不俗的成绩，但也留有些许的问题要解决。对此，医院行政管理部门就需要强化自动化办公系统和电子档案管理系统的一体化建设，让每个环节所产生的档案资料都可以、迅速、安全地存储在档案信息管理系统中。积极加强和规范档案管理的归类流程，保障那些有价值的信息顺利归档。
3.4 强化物质保障
在医院电子档案的开发与应用阶段，相对的物质保障是必不可少的。一旦没有稳定的物质保障支撑，就无法实现电子档案中的技术开发工作。所以，电子档案的开发环境同样是数字时代加强医院电子档案管理系统建设的关键条件，医院不仅要积极地运用现代化的数字技术，更应当做好人力资源管理、物质资源支撑以及技术资源保障的相关工作，只有这样，方可保障医院档案系统建设的有效性。
4 结 语
当前，伴随着我国信息化建设发展的持续深入，人民的生产生活方式均发生了极大的变化。对医院档案管理服务而言，数字技术的不断更新发展，对既往的医院档案管理的理论和手段都形成了深远的影响，也给档案管理工作带来了全新的机遇与挑战。管理部门应当切实针对社会发展的客观需求，以服务创新和技术创新为理念，为医院档案的数字化建设夯实基础，同时，工作人员也需要在工作中不断地创新思想、改变观念，勇于破除传统，实现自我超越。
档案管理系统论文:试析档案管理系统对食品药品安全科学化监督的影响
摘 要：食品药品安全关系国计民生，与人民生活生产息息相关，因此对食品药品行业进行有效监督，强化食品药品安全档案管理至关重要。本文通过分析档案管理系统的重要性，探讨档案管理系统对药品安全实现科学化监管的促进作用。
关键词：档案管理；安全监督；食品药品
随着信息技术的飞速发展，传统的档案管理手段越来越无法满足当前档案事业的发展需要，尤其是在食品药品信息领域，问题更为突出。因此，要想更好的实现国家对食品药品资源的监管和分配，就必须依托现代化技术手段对食品药品监管系统进行优化，建立完善、科学的食品药品档案管理系统。
1 档案管理系统的概念与意义
档案管理系统，通过建立统一的标准，规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理；构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括：采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研等等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。
档案管理系统是一种现代化管理体系，它的运用为企业、单位提供更加科学、完善的档案管理方法，有着档案管理与网络查看的双重功能。在食品药品监管中，应用档案管理系统能够实现信息适时传输的一体化操作流程，能够让食品与药品监管部门的工作更加顺畅。人民群众也可以通过这一档案系统来对食品与药品实时监督。
2 档案管理系统对食品药品的安全科学化监督的作用
实施档案规范化的管理，可以保障记录在档案中的所有信息是属实的，在萌芽状态的食品药品安全隐患能及时地消除，能够在不扩大食品药品安全事态的情况下，及时时间处理发生食品药品安全事件的相关单位，避免了许多不必要的麻烦。同时，实施档案规范化的管理，可以将相关食品药品企业的相关资料予以公布，便于群众对食品药品企业进行社会监督，促进食品药品监管工作稳定的展开。
2.1 提高了监管部门的工作效率
食品药品监督管理部门的工作量非常大，要对不同的食品药品生产环节严格把控和监督，工作难度之大绝非一般，这给安全监管工作的开展带来极大的影响。另外，食品药品监管档案本身种类复杂、序号繁多，作为一种真实有效的纸质资料，它的科学性与有效性不容忽视。我们都知道，传统意义上的档案保存工作，无论是档案数量，还是档案管理过程都极其复杂，整个档案管理工作不仅消耗了大量人力、物力，同时存储与传播利用过程也更加复杂。进入新世纪以来，对档案资料需求量逐渐增加，传统意义上的档案管理方式，已经不能满足经营发展需求，只有通过电子信息化建设，才能适应新的发展形势。尤其是在食品药品档案管理中，因为食品药品档案自身特点影响，这一问题表现的尤为突出，而建立完善的档案管理系统则能成功的解决档案归档难、档案保管难以及档案查找难的问题，将所有的档案资料通过电子扫描方式统一输入电脑系统，通过移动的搜索工具检索，这样有效地提高了管理人员工作效率，对食品药品监管部门的科学化监管工作的开展有着一定促进作用。
2.2 推动了信息化建设
档案信息化建设包括系统设置、数据维护、信息查询、统计报表等组成。其中系统设置和数据维护是关键。因此，首先要选用一套设置合理、管理科学的信息化系统，利用计算机管理档案。可以实现档案管理的微机化、网络化。通过计算机网络实现各项统计和计算机处理方式，由磁介质交换转变为网上传输，逐步实现信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换，实现资源共享。在此，食品药品监管工作本身是一个复杂而又繁琐的工作系y，也要不时地进行档案系统的开发与维护，因此就要强化信息合作，加快系统开发建设，进而推动整个档案信息管理系统的建设，如监控设备、信息一体化设备等，实现信息覆盖，确保食品药品档案信息资料的，完整。
2.3 优化档案管理模式
根据相关部门自身的情况，制定严格的奖惩制度，对于那些随意更改或记录的检验者进行严格的惩罚，从而使检验者有规可询，有规可依，优化档案管理的模式，其中可以通过引入信息化技术，使繁琐复杂的检验纸质登记整理转化为网络系统化的整理，档案的格式也可以从简单的文字转变为图文结合，不仅方便了日后的查阅整理补充，也可以通过互联网的模式发往全国各地，在促进学术交流的同时，也较大限度的保障了食品和药品的安全性。
2.4 提品质案标准化、规范化的水平
目前，国内档案制度已经相当完善，但是仍不能保障档案的完整性、真实性以及性，此外，由于食品药品档案管理的范围较广，不仅包括水、大气等天然物质，还包括各种人工加工产品，因此，在档案管理中开设档案审核小组至关重要，其小组成员可以是不同检验部门的领导层或是课题负责人，这样通过不同小组的合作，不仅可以保障档案的合理化和规范化，还可以增加被发现问题小组的压力，使其在竞争中进行改进和完善。
3 强化食品药品安全监管档案系统的几点思考
3.1 强化食品药品安全宣传深度和广度
目前，由于工作人员对档案管理的认识程度较低，在实际工作过程中，对档案的管理往往不予以重视，从而出现许多不良现象，比如，在食品药品安全监管档案管理工作时对资料的收集和整理过于散漫，档案归档内容、形式差别很大；对资料的保管不怎么放在心上，档案丢失及被破坏的较多。基于此，做好规范化管理的宣传有必要加大力度。当地的新闻、电视媒体是非常不错的宣传平台，通过这些平台，增加食品药品安全监管档案的规范化管理舆论范围，创造出良好的条件。
3.2 建立一户一档的规范化管理机制
食品药品安全监管部门将所有的食品药品生厂商、经营商纳入管辖范围之中，以直接监督、一户一档的方式，来响应规范化的管理模式，并完成对所有食品药品生产商和经营商实施监管的重任。所谓的一户指一个拥有行政许可的单位。针对每户的监督次数、结果、投诉等的资料进行总结收编，制成独立的案卷目录。这样食品药品生产和经营商的实际经营情况便可随时悉知，监督时的针对性材料也便于提供。
3.3 统一印制规范化的监管档案文书
维持档案管理的秩序，以明确档案内容并统一印制的档案文书为辅助工具也十分有效。当然，要确保档案文书在各监管部门的落实率，就需要按照我国现有的食品药品安全法和许可管理办法以及各种检查规定等的法律法规要求，制定有针对性的档案管理办法，可以制定出食品药品生产加工企业的分类普查档案表和巡检记录表、食品药品生产企业的安全保障书等。更重要的是表格和档案文书必须要求相关食品药品企业真实认真的填写，然后交由监管部门妥善保存，这就不会出现食品药品安全监管中无据可依、无机可查的现象。
4 结束语
总之，在近几年频繁发生的食品药品安全事件给我们敲响了警钟，这些问题的发生不仅给人民身体和精神带来了不可估量的危害，也严重扰乱社会安全秩序，造成难以挽回的损失。当前，对食品药品安全监管档案规范化的管理是亟需解决的一项重大事项。当然，为避免对规范化管理认识上的不足而造成不利影响，有必要先了解这项管理的内涵和意义。
档案管理系统论文:放射卫生档案管理系统设计与开发
摘 要：为了探索一套放射卫生档案管理的设计与开发的方法，从医疗临床的特点和档案管理的重要性出发，对放射人员档案管理系统的内容进行分析总结和归纳。指出档案管理方面存在的档案管理分散、重视程度不够等问题，并提出建立统一标准、加快档案信息化建设等相关建议。
关键词：放射卫生档案；医院管理；系统设计；系统开发
一、背景
按照国家法律、法规及卫生行政部门规章、管理办法、标准的要求，根据医院自身规模及近几年快速发展的需要，对各种管理全部进入统一信息管理，尤其是放射卫生档案分类管理更是信息化管理中的主要环节，放射卫生档案的管理也在综合管理的中枢枢纽作用下，并逐渐实现分类管理、分级管理。尤其是放射档案管理制度与完整的档案资料，对于日后的管理起到至关重要的作用。作为一所集医疗、教学、科研为一体的现代化综合医院，放射人员档案管理系统设计与开发就显得尤为重要。
二、放射卫生档案管理系统开发的意义
现代化医院管理信息量大、随机性强，工作繁杂、分工精细、协作紧密，如果没有一套严格、完整的规章制度或执行的不够严谨、认真、都将会导致医院工作的混乱、给患者造成不良后果。我院根据《中华人民共和国职业病防治法》《放射性同位素与射线装置安全和防护条例》和《医疗机构管理条例》等法律、行政法规的规定，我们制定了《青岛大学附属医院管理模式 》，明确指出，安排专人负责个人剂量监测和职业健康检查管理，建立辐射工作人员个人剂量档案和职业健康监护档案。档案应当保存至辐射工作人员年满75 周岁，或者停止辐射工作三十年。职业健康监护档案应当包括劳动者的职业史、职业病危害接触史、职业健康检查结果和职业病诊疗等相关的个人健康资料。建立健全职业卫生档案和劳动者健康监护档案，并按照规定的期限妥善保存。因此管理好放射卫生档案是目前工作的重中之重。管理档案系统的开发也是十分必要和紧迫，对医院信息化管理也有着十分重要意义。
三、放射卫生档案管理系统理论依据及目的
及时，依据：在编制该系统过程中，我们按照国家颁布的放射卫生法律、法规为依据，并参考院内其他管理系统制定的放射防护工作规范和档案模式，使该系统具备良好的规范性、实用性和通用性。
第二，目的：通过放射卫生档案管理系统管理档案，对放射诊疗工作人员健康查体、防护知识培训、配戴个人剂量等放射防护措施一一进行登记，以掌握全院放射防护人员的动态管理，有利于进一步规范放射工作人员的技术操作、保障质量、防止差错事故的发生。
三、系统设计
平日工作中用到的数据及资料档案只有进行互联网管理，才能发挥其管理作用。如何将放射档案管理的工作流程进行信息化处理，我们医院信息部根据我们部门要求，编制一套档案文件夹的名称、年月、设备购买日期、型号、实际使用日期、编号、设备主要参数、工作人员培训日期、健康检查日期、设备具体场所、个人剂量计检测结果等等管理软件。
（一）总系统的设计
基于Excel服务器的信息系统，分为三个层次（如下页图所示）。最底层是基础软件，包括操作系统、数据库、电子表格软件等。在基础软件层之上，就是Excel服务器，它提供了构建一个信息系统所必需的各种功能。基于Excel服务器之上，就是我们自己构建的各种应用系统。我们把实际业务和管理需求，做成一个个模板，固化到系统中，并且随着业务的发展，不断优化和发展。
此版本构建的信息系统，最终用户就在Excel的环境中操作，所以使用简单、配置也简单。
1.各种档案交换系统：以数据交换、内网及科室数据交换以及各系统之间的数据提取及交叉使用，涵盖了一个信息系统需要具备的各种特征。
2.统计数据系统：用来实现各种数据统计及数字统计并以分析为功能，使各种数据能为领导决策提供重要依据。
3.设备档案管理系统又分为两大部分：一部分为全院设备查询HIS系统，全院所有设备自购买之日管理的同时，实现信息化管理与信息共享，促进现代化发展和规范化管理；另一部分为放射卫生档案管理系统。放射卫生设备及工作人T所有信息及管理同时纳入数据库统一管理，建立放射卫生设备及从事该工作人员所有信息档案资料的备份和存档，确保所有资料信息不丢失。
4.放射卫生档案资料的收集入库：以市南院区为中心点，支持市北院区、崂山院区、黄岛院区三个分院区科室多种途径的上传档案，内网、外网均可。
5.文件和数据之间建立关联：文档的集中存储与共享、权限控制、并发修改控制、版本管理、文档日志、基线管理等。
6.放射卫生档案资源共享：具有网络硬盘功能，可以建立网络硬盘并设置权限，需要精细化的管理，每一次修改都要留痕、定期要备份、文件和数据要挂钩在组织内共享文件。与传统的开辟共享目录的方式相比，更安全也更方便。
在信息系统的使用过程中，由于硬件故障（如硬盘发生坏道）、用户的误操作（不小心删除了数据）、或软件系统故障（如感染病毒）等原因而导致业务数据损毁或丢失是一种常见的安全风险，定期进行数据备份是信息系统管理的一项重要内容。
（二）数据的备份与恢复
1.自动备份：Excel服务器提供了定期自动备份数据的功能，我们设定好备份的周期、备份时间和备份目录，系统就会自动完成备份工作。（1）用SysAdmin帐户登录到系统管理台，初次登录的口令为空。（2）在左侧树型中展开“自动任务”，选中其下的“自动备份”，点击鼠标右键，选择弹出菜单“新建”。（3）弹出“数据库自动备份计划”窗口。（4）选择要备份的应用系统。（5）选择备份路径，点击【设置】按钮，弹出“任务发生频率”窗口。设置备份频率。（6）点击【确定】，返回“数据库自动备份计划”窗口。（7）点击【确定】，用上述方法设置了自动备份计划后，系统会自动按设定好的周期和时间在备份路径下产生备份。
2.手工备份：除了设定自动备份计划外，还可以随时做手工备份，操作方法如下：（1）在服务端计算机上，以SysAdmin帐户登录到系统管理台。（2）在左侧树形选中节点“Excel服务器―应用系统”，在右侧列表中选中要备份的应用系统，点击鼠标右键，选择弹出菜单【备份应用】，弹出“备份应用系统”窗口。（3）点击【浏览 … 】选择备份路径。（4）按【确定】开始备份。点击【确定】。（5）备份完成后，通过查看“我的电脑”，您会发现在您指定的目录下产生一个新的文件，文件名为 ESDBBAK_< 当前的年月日时分秒 >_< 应用系统数据库名 >.bak，例如，假设当前的日期时间为：“2010 年 5 月 11 日 16：24：50 ”，应用系统名称为：ABC，那么产生的备份文件的名称为：“ESDBBAK_20100511162450_ABC.bak ”。
3. 数据恢复：把备份数据恢复到Excel服务器数据库中的方法是：（1）在服务端计算机上用SysAdmin登录到系统管理台。在左侧树形中选中节点“ Excel服务器―应用系统”，右侧选中要恢复的应用系统，选择选择右键菜单【还原应用】，弹出“恢复向导”窗口。（2）输入系统管理台登录账户sysAdmin的口令，点击【下一步】。（3）勾选【备份数据库到以下目录】并点击【浏览】选择备份当前数据库的目录，点击【下一步】。（4）点击【浏览】按钮选择要恢复的数据库备份文件，点击【下一步】。而后开始恢复应用系统，点击【确定】完成数据库的恢复。
四、结论
以我院为例，2014 年放射人员220余人，2015年260余人，2016年发展为370余人。由于医院发展较快，由原淼囊桓鲆皆悍⒄刮三个分院，工作任务之多，放射工作人员管难多、流动性大等特点，给放射防护档案管理工作带来了极大的挑战。我们较大限度地完成系统登记及管理，并不断完善放射工作人员各种指标及数据，按目录建立档案，分类管理，建立系统管理体系和长效培训机制，做到长期保存、动态管理及时将新进行的各项培训、查体、设备检测等内容存入档案，确保其历史延续性。及时与科室专职人员沟通，协调工作，通过日常检查、上级督查，将历次发现的问题限期整改，将整改落实情况存档，并反馈至上级行政管理部门。这样不断补充、改进完善档案的内容，使之形成一个完整的档案体系，对医院发展的历史尤其是近几年互联网的发展起着至关重要的作用。
档案管理系统论文:基于互联网+环境分析档案管理系统混合数据库的建构
摘 要：档案管理指的是对于档案信息进行录入、组织、控制、输出及调控等一系列活动的结合，是为社会机关、组织等各方面的管理提供档案信息服务的工作体系及活动程序。随着我国社会的不断进步，计算机及网络信息技术也在的不断的发展，现如今已经被广泛应用到社会各行各业中，包括档案管理中。目前档案管理也在不断加快其现代化的建设进程，研发基于互联网+的现代化档案管理系统，能够实现电子文件的归档及数字化档案馆的构建。
关键词：互联网+；档案管理；数据库
基金项目：本文为承德市科学技术研究与发展计划项目“京津冀一体化环境下基于‘互联网+’的档案管理数据库平台建设与服务研究”（编号：201606A133）的研究成果之一。
2014年总理在政府工作报告中提出，要加强环渤海及京津冀地区的经济协作，认为实现京津冀协同发展是一个重大的国家战略，坚持优势互补、扎实推进及互赢互利，加速科学持续的协同发展道路。基于此，就要求三地档案管理工作能够创新及改革，完善目前档案管理中的软件及硬件设备不到位、数据库建设落后、服务水平较低等一系列的问题，实现档案管理工作的信息化、现代化及网络化，从而提品质案管理工作效率。
1 基于互联网+环境分析档案管理系统的构建理念
1、系统结构
档案管理系统的结构应该以创建档案管理系统的原则开展，选择数据库要从档案管理的安全性、高效性、便携性等的进行考虑。档案管理中的数据连接能够通过简单动态网页实现用户访问，也为后台管理人员提供了简便的控制脚本。档案数据的存储中可以创建多种数据库实现数据的不同形式储存，比如文本形式、图像形式、视频形式等等，这种管理方式能够为不同的用户提供不同的格式需求。系统在使用过程中还具有一定的功能性，并且还能够有效保障数据的安全性。
2、安全功能
基于互联网+背景下，档案管理系统总是面临着各种各样的安全问题，所以在创建档案管理数据库的时候要尤其注意系统的安全问题，其主要包括数据管理及操作过程两方面。在进行设计的时候，要进行多重保护，首先可以设置登录密码，用户登录的时候可以进行双码验证，有效的防治他人通过用户授权密码进入到数据库中。另外，为了避免数据库遭到计算机病毒的破坏，或者由于操作误差出现问题时，可以将数据信息提前备份，防止数据的丢失。 [1]
2 基于互联网+环境分析档案管理系统的技术开发
本文中的档案管理系统是为了实现京津冀一体化发展战略背景的发展理念，并且能够满足现社会不断发展的需求，实现京津冀三地档案管理工作的信息化、现代化及网络化，并且还能够优化档案管理工作、提高服务时效性等目的，并且有效解决目前档案管理中存在的各种问题，比如信息化水平落后、数据库建设问题及软件/硬件设备不到位等。档案管理系统要根据实际用户的需求定制数据结构，包括编目格式、打印报表等等，并且根据国家档案的分类结合用户的实际需求对档案记性分类管理。
1、选择数据库
档案管理系统中的数据库要使用大型数据库管理数据，因为大型数据库能够支持大量数据的档案信息管理，并且具有较高的安全性及完整性，有效解决传统数据库中存在的问题，提高数据库的使用效率。
2、图像数据及多媒体存储
基于互联网+背景下的档案管理系统不仅能够支持文字录入，还支持多媒体数据的存储管理，并且能够使用扫描仪直接输入，能够将图像数据进行压缩并存储，支持各种多媒体设备、不同格式电子文件信息的存储。
3、档案管理系统功能
以档案管理流程为基础，符合档案管理流程，具有多样的输入方式，系统用户界面清晰且直观。用户可以对记录、数据文件、字段进行分层管理，并且设置权限，使系统中数据具有安全性。具有多样且灵活的查询方式，强大的数据加工能力，并且报表的输出灵活。能够随时的查看数据日志，并且反应系统的情况，统计系统的日、月、年访问量，对于每位用户的访问及使用都具有详细的记录。[2]
3 选择档案管理系统体系结构
软件体系结构指的是描述某一个特定应用领域中系统组织的使用模式，在互联网+背景下，一般使用的软件体系结构为两种，其一，浏览器/服务器模式（B/S）；其二，客户/服务器模式（C/S）。
浏览器/服务器模式使用的结构为应用服务器、客户机及数据库服务器三层分布式，用户可以通过浏览器解决用户与应用服务器之间的交互。应用服务器的主要目的就是接受客户机应用程序的请求，之后将客户机发送的请求转变为数据请求，然后和数据库服务器进行相互交互，并且将两者交互的结果传递为客户机应用程序。数据库服务器软件以应用服务器请求为命令，以此进行数据的操作，之后将操作的结果传送到应用服务器中。
浏览器/服务器模式具备客户端零安装的功能，有效降低了系统的维护机率。因为客户机和数据库系统不是直接交互的，那么就有效减少了服务器的SQL请求，具有较强的性能。另外，此结构还有效提高了系统的安全性能、执行效率，提高了系统的延伸性。
客户/服务器模式的主要特点就是基于非客户机结构中的两层结构应用软件。客户端是通过数据库及应用程序组合而成，服务器中的软件为数据库系统，系统的开发简单快捷。
但是，两者都是有缺点的，客户/服务器的缺点就是用户安装软件较为复杂，并且数据库系统不能有效的满足多个终端同时联机的要求，其一般使用在局域网中； 浏览器/服务器模式的缺点是具有较弱的批量处理、修改、备份数据能力。
由于两者模式的使用都具有优点和缺点，那么就要结合档案管理系统的功能需求，将两者体系结构相互结合，使其在档案管理系统中发挥自身的优点。[3]
4 结束语
基于互联网+的档案管理系统开发是一项系统性的功能，在构建过程中涉及到了数据安全、网络技术及数据库技术等多个方面。另外，在系统构建及开发的过程中，还要以档案管理相关的业务流程为基础，并且满足相关法律规定的要求。上述档案管理系统实现了档案管理的网络化、安全化及信息化，并且完善了传统档案管理中的不足，使档案管理工作能够充分的发挥自身的功能。
档案管理系统论文:试析档案管理系统的需求与功能开发利用
摘 要：现代科学技术发展使得我国档案管理方式随之改变，信息技术的应用使得档案管理工作提出了信息化发展的方向，方式的转变给我国的档案管理工作提出了新的发展要求，档案信息化管理使得我国档案管理效率得以提高，同时也使我国档案管理的难度大大降低，但是传统的管理技术已经不能适应目前的档案管理要求，为提升档案管理效率，相关工作人员需要根据当前档案管理系统的工作要求对档案管理功能开发工作M行调整，使其符合我国档案管理事业的发展趋势，推动我国档案事业的进一步发展。
关键词：档案管理系统；功能开发设计；业务需求；用户需求；系统需求；问题
先进科技手段的引进使得我国的档案事业不断发展，为适应网络环境的普及以及档案管理工作的发展趋势，档案管理信息系统及相关软件的种类逐渐增多，这为我国档案信息化的发展创造了便利条件。但这些软件大致大致工功能基本相同，基本都是在档案管理模式的基础上构建的管理系统，但是面对档案管理工作越来越高的要求以及随着信息爆炸所带来的越来越多的档案信息量，现行的档案管理系统中存在的问题逐渐暴露出来。因此，为解决目前我国档案管理工作中的问题，对档案管理系统的需求进行分析，重视档案管理系统的功能开发设计工作已经成为一项必然需求。
1 档案管理系统的需求分析
1.1 业务需求
随着电子信息技术的普及，各行业的工作运转都已经投入到信息化管理阶段，目前大部分行业领域的日常工作都会借助现代化办公设备来完成，这就使得在工作过程中会生成很多电子信息档案或电子文件。但是数量越来越多的电子信息为其管理工作带来了极大的压力，一般情况下，面对大量的电子文件或档案，各单位都会采取集中管理的方式来保障信息安全，以促进信息管理规范，实现对电子文档的长久储存，这样能够为各行业中的通过效率及工作质量的提高提供便利，更有利于电子信息的价值得到充分挖掘。
1.2 用户需求
通常情况下，档案管理系统中的用户主要分为大类，一类是普通用户，另一类是管理人员，还有一类是管理系统的维护工作者，而每一类用户对档案管理系统的应用需求也有所差别。对于普通用户来说，档案管理系统对他们的价值就是档案信息的查找、阅读以及应用。而对于档案管理系统中的管理工作者来讲，档案管理系统对他们的作用是可以通过该系统对档案信息文件进行搜集、输入、检验、整理和保管，但对档案管理系统的系统维护人员而言，该系统于他们的意义是规范档案管理的程序、制定档案管理及利用的相关规范以及对档案信息和用户系统数据进行维护等。
1.3 系统需求
档案管理系统管理的目标是通过成熟而先进的硬件技术软件技术，开发设计出一个安全、稳定、友好、简单的系统，能高效的处理用户请求，自动按照档案管理规则实现档案分类处理。为清楚掌握系统需求，要从功能需求、需求需求及非功能性需求三方面分析。从功能需求角度看，要求系统具有采集管理、数据操作、查询利用、增值服务等功能；从数据需求角度看，要求相关数据信息的录入、处理具有性、高效性，保持数据的一致性与完整性，以及共享等功能；从非功能性需求角度看，要求保障档案的原始性、完整性，传输安全性，以及身份认证、加密处理、防篡改等功能。
2 目前档案管理系统开发设计中存在的问题
当前我国的档案管理系统开发及利用中还存在不少问题，这些问题不仅减慢了档案系统的运行效率，还阻碍了我国档案事业的进一步发展。当前我国档案管理系统运行工作中最主要的问题就是相关工作人员对业务的认识不充分，这严重制约了我国的档案管理事业的发展。另外，对档案管理系统的需求了解程度不够，使得相关工作人员对行业内部的发展需求理解不完善，对系统需求的了解是系统功能开发和设计效果具有决定性作用。我国目前的档案管理系统中的档案信息完整性难以得到保障，加之我国当前的管理跟踪系统并不是十分完善，不能及时发现档案管理系统工作中存在的问题，随意档案系统的改进效果难以得到大幅度的提升。
3 档案管理系统功能开发设计及利用
3.1 系统功能架构设计
在这里，采用低耦合度和高内聚度的标准进行档案系统架构设计。按照功能性分析，分为输入部分、输出部分和管理部分。输入部分设置档案数据扫描入库、格式转化、录入及分类整编等功能；输出部分设置在库档案数量统计、借出档案数量及类别统计、超期档案自动催还、用户查询档案等功能；管理部分设置档案审核、归档、档案备份、删除等功能。
3.2 功能开发设计与利用
3.2.1 档案的归档与接收。文件的收集、整理、鉴定是档案形成的基础，也是检验档案真实性的关键。对于电子文件，收集、整理、鉴定是一个交叉操作的过程。由于电子档案形成以后，依然可以进行编辑和修改，所以进行电子文件归档时要附属清楚每一份电子文件的静态及动态数据信息，以加强电子档案原始性认定。
3.2.2 档案的存储与备份。档案的存储与备份，是档案管理系统运行的安全保障，所以要求建立一个电子文件的有效备份、恢复的系统，这就要依靠计算机的软硬件产品。基本上应采用通用的存储格式，并设置格式转换功能。此外，还应采用多样的存储方式，如目录存储、光盘存储等，具体采用哪一种则要根据实际需求来定。
3.2.3 档案的检索与利用。档案的检索和利用是档案管理的最主要性能，整个档案管理系统的运行都是为这一目标服务。所以提品质案管理系统的检索服务能力非常关键，为能够给用户提供更好的查询服务，增强用户对信息进行查找和利用的灵活性，在对这一功能进行开发时可以使用组合查询的心事，并对档案信息的可查范围及下载权限进行拓展。
3.2.4 档案的维护性管理。进行维护性管理目的在于保障电子档案的完整性与安全性，能实现长期、有效的存储与利用。对电子档案的维护性管理由用户来实施，根据用户需求设置具有不同功能的维护性管理功能。主要管理内容包括数据库管理、电子档案保管期限坚定及销毁、电力档案加密与解密、电力档案数据输出等。
3.3 数据安全管理
档案管理系统内的信息数据是非常庞大的，为保障相关数据的安全性和完整性，除了依靠计算机及网络提供的安全管理机制之外，还应设立一套完整的数据访问系统，避免机密档案泄露。例如，建立授权管理机制、档案档案密级管理和审批级别设置，从而保障档案信息安全。
结束语
总而言之，对档案管理系统的工作需求进行了解，并采取有效措施及方法做好档案功能开发与档案利用工作有利于我国档案管理体系的完善、增强档案管理信息系统的安全性，推动我国档案事业的平稳发展。另外，重视档案管理系统功能的开发工作能够有效提高我国档案管理提供的工作效率，满足我国各行业、各领域的档案管理要求，确保为大众提供更好的档案管理服务。相关工作人员应该紧跟时展的步伐，随时对档案管理的工作方式以及技术手段进行调整，推动我国档案事业不断进步与发展。
档案管理系统论文:民革天津市委档案管理系统之收录管理模块
摘要: 本论文主要阐述了民革天津市委档案管理系统之收录管理模块的开发背景、选题意义、国内外发展现状、可行性分析、需求分析、系统分析、系统设计、系统实施以及系统测试。系统使用Visual FoxPro作为开发语言。文中对本系统进行了完整的业务流程和数据流程分析,对功能模块以及数据字典和数据库设计、代码设计、输入输出设计等进行了详细的说明,在系统实施部分简要介绍了开发本系统所用到的关键技术和特色技术,进行了系统测试。
关键词: 档案管理;收录案卷;数据库设计
1系统综述
1.1 系统开发问题的提出
1.1.1 产生的背景我国各派是同中国共产党长期合作的真挚朋友。他们在工作、社会活动中形成的档案,是我们国家整个档案的重要组成部分。建立和健全各派的机关档案工作,对于巩固和发展民族统一战线,具有十分重要的意义。并且随着形势的发展,为派发挥参政议政、民主监督作用开辟了更为广阔的空间,使得参政议政的领域更加宽广。伴随而来的是档案信息量剧增,电子文件大量出现,传统档案管理手段已不能适应新形势,现代化管理势在必行,档案部门必须加强现代化建设,才能与机关发展相适应,才能规范、、高效地管理好档案信息资源。
1.1.2 选题意义一直以来人们使用传统的方法,以人工的方式管理档案,这种管理方式存在着许多缺点:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的麻烦。随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,信息管理系统强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。因此,开发这样一套管理软件显得尤为重要,它具有手工管理所无法比拟的优点:检索迅速、查找方便、性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提品质案管理的效率,也是机关科学化、正规化管理的重要条件。
1.2 该系统的国内外发展现状在发达国家,档案管理已逐步趋于完善,而且其电子档案管理的市场化进入比较早,他们很早就意识到档案管理系统是不可缺少的部分,它的内容对于决策者和管理者来说都至关重要,它能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。所以说在档案管理系统的制作和使用上,国外要走得更远一些。
相对国际上的电子档案管理工作来说,国内仍处于落后状态,存在许多不足和缺陷。具体到机关档案管理,一方面管理水平还很低,有些还停留在纸介质的基础上,电子政务的工程技术人员和相关人员比较缺乏这方面的意识,这样的机制已经不能适应时代的发展。另一方面,虽然起步较晚,但是发展速度很快。随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,档案管理系统的功能已逐渐为人们所认识,它已经开始进入越来越多的机关并发挥着越来越重要的作用。
2系统分析
2.1 系统的需求分析需求分析简单地说就是分析用户的要求。需求分析是设计数据库的起点,需求分析的结果是否反映了用户的实际要求,将直接影响到后面各个阶段的设计,并影响到设计结果是否合理和实用[1]。
通过需求分析,我们得出本系统需要完成的主要任务有:
①信息录入:该系统允许用户录入档案的各种基本信息,例如:案卷分类信息、案卷信息、移交单据信息、移交人信息、接收人信息等等。②信息查询:通过本系统,工作人员可以检索到相关档案的信息。③信息更新:该系统可以实现对档案各种信息的修改、删除等操作。④信息统计:该系统可以按多种条件统计出来档案各类的汇总信息,以方便查询。⑤系统设置:由于档案室工作人员信息的变动或者工作情况的变动,用户的信息是需要不断更新和变动的,因此该系统允许注册、注销、修改用户信息。⑥数据安全:由于档案资源是单位、是社会的重要资源,因此保护档案各类信息数据的安全性显得极其重要。本系统可以进行数据的备份和恢复,较大限度的保护数据安全。⑦打印:该系统同时应该满足用户对统计出来的信息进行打印,以纸质情况反映相关信息。
2.2 业务流程分析业务流程分析可以帮助开发者了解该业务处理过程,发现和处理系统调查工作中的错误和疏漏。业务流程分析是通过业务流程图来进行的,即用一些规定的符号及连线来表示某个具体业务的处理过程。本系统的业务流程图如图1所示:
2.3 数据流程分析数据流程与数据流程分析是今后建立数据库系统和设计功能模块处理过程的基础。描述数据流程的工具是数据流程图以及其附带的数据字典、处理逻辑等图表[2,9]。其中数据流程图是描述系统逻辑模型的主要工具,它以少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、存储和传递。
本系统的顶层数据流程图如图2所示:
3系统设计
3.1 系统功能结构分析系统的功能结构分析主要是针对实际需求,对系统要完成的任务进行完整的剖析和理解[3,8]。本系统的功能模块图如图3所示:
由上图可以看出,本系统各个模块,每个模块还有自己的子模块,子模块与父模块之间形成了一一对应的关系,相互之间遵守严格的低关联度和高聚合度的原则[4,7]。
3.2 数据库设计
3.2.1 概念结构设计将需求分析得到的用户需求抽象为信息结构即概念模型的过程就是概念结构设计[5]。它是整个数据库设计的关键。通过分析,该系统的实体主要包括移交单位、移交人、接受人、案卷、移交单据五个实体。系统总体E-R图如图4所示:
3.2.2 逻辑结构设计本论文所描述的档案管理系统涉及的数据库表主要有案卷目录表,移交单据表,借阅单表,流通表,临时表。下面介绍本数据库中几个主要表的结构。
移交单据表的结构如表1所示:
流通表的结构如表2所示:
3.2.3 数据库的物理设计物理结构设计的目的在于确定数据库的存储结构,其主要任务包括,确定数据库文件和索引文件的记录格式和物理结构,选择存取方式,决定访问路径和外存储器的分配策略等。这些工作部分由数据库管理系统(DBMS)完成。因此物理设计主要内容就是确定关系模式的字段类型和长度,以及建立索引[6]。
3.3 代码设计流水号:该编号共8位,1-4位表示标识,5-6位表示一级类目,7-8位表示二级类目。
4输入输出设计
4.1 输入设计输入设计是整个系统设计的关键环节之一,对系统的质量起着决定性的影响。输入数据是整个系统设计的关键环节之一,对系统的质量起着决定性的影响。输入数据的正确性直接决定处理结果的正确性。输入设计包括数据规范和数据准备的过程。在输入设计中,提高速度和减少错误是两个根本原则。
4.2 输出设计输出设计的目的是使系统能输出满足用户需求的有用信息。本系统可以对档案信息进行多种条件的查询,多方位满足用户需求,本系统还可以对档案信息进行统计,如按类目统计、按保管期限统计、按年度统计等。
5系统实施
本系统开发工具采用Visual FoxPro 6.0中文版和数据库相关理论、技术和使用方法。
6结论
在此次毕业论文中,我对民革天津市委档案管理系统的收录管理模块进行了设计和开发,从选定课题到熟悉编程语言,实际上机操作,撰写论文历时将近半年,经过实际运行,该系统已实现预期的基本功能。虽然已经实现了预期的各项功能,能够满足民革天津市委档案室的使用,但是它仍旧存在一些需要完善之处。随着用户需求的不断变化,还需要对系统进行进一步调整。
档案管理系统论文:浅议文书档案管理系统的设计
摘要：在当今这个信息化时代，越来越多的工作都借力于信息化，使得工作的复杂度减低、工作人员的劳动强度降低。文书档案管理工作也是一项繁杂的工作，也需要运用信息技术来提高工作效率。本文结合了文书档案管理的实际工作和计算机技术，简要介绍了文书档案管理系统的设计方案及实现方法。这只是一个简要介绍，具体实现还要结合大量的计算机相关技术，还需要文书档案管理人员配合做好需求分析，才能开发出一个功能完善、健壮性好的系统。
关键词：文书档案，管理系统，系统开发，Java，数据库
一、前言
为了加强企事业单位档案部门的业务建设，做到门类齐全，结构合理，管理科学，使用简便，有效服务，就必须使档案工作各个环节规范化，提高管理水平，更加有效地保护和利用文书档案，为社会服务。在此目的下，文书档案管理系统孕育而生。文书档案管理系统是要根据国家档案局近期颁布的档案工作标准而开发的通用文书档案管理系统。系统从基层档案工作特点和档案室工作实际出发，通过规范化管理，解决档案室文书归档立卷费时费力问题，为档案管理的规范化和正规化打好基础[1]。
二、研究背景
随着信息技术的不断发展，办公自动化在各级各类国家机关、社会组织、企事业单位中的普及，电子数据交换，电子商务在国内、国际贸易中的应用，是电子工作环境日益普遍。作为这些活动的重要记录――电子文书档案，这一重要资源，需要利用信息技术得到的收集、科学的管理和高效的利用。档案信息资源作为一种重要资源，在经济和社会的发展过程中其地位和作用显得日益突出，如何针对档案信息化工作中遇到的一些问题，更好地发挥电子文书档案这一重要资源不可替代的作用，企事业单位发展提供更好的服务，是文书档案管理系统的根本出发点。
档案管理亦称档案工作。是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其及时层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。
就目前的现状而言，企事业单位在进行文件管理的过程中，经常会碰到一下问题：海量文件存储，管理困难，查找缓慢，效率低下，文件版本管理混乱等问题。这时，我们就需要一个文书档案管理系统，分门别类的对各种文档进行管理，方便使用者使用。
三、文书档案管理系统的功能结构及开发方法
（1）技术角度
从技术角度来看，文书档案管理系统的基本功能包括文档的输入、处理和输出等功能，期中文档的处理又包括文档的存储、文档的删除、文档的修改、文档的检索等。结构如下图：
（2）用户角度
从使用文档管理系统用户的角度来看，此系统应该支持整个组织在不同层次上的要求。此系统用户类别暂时只分为两大类，普通用户和管理员用户。
（3）从开发角度看文书档案管理系统
系统开发一般方法是指系统的开发策略，即系统开发按照一个怎样的过程来进行。系统开发的过程也称为系统开发生命周期。目前信息系统开发周期主要有：传统方法、原型法、快速应用开发法[2]。
a)传统的系统开发生命周期
传统系统开发的步骤大都包括五个阶段：调查、分析、设计、实施、维护和评价。系统调查阶段的任务是根据业务目标确定和考虑潜在的问题和机会；系统分析阶段的任务是对现有系统和工作流程进行研究，确定它的优势、弱势以及改进机会；系统设计阶段的任务是描述怎样实现一个新系统，或者说明怎样修改现有系统；系统实施阶段的任务是创建（或获取）各个系统组成部分，进行装配，并投入运行；系统维护和评价阶段的任务是维护及修改系统，是它可以继续满足不断变化的业务需求[3]。
传统的信息系统开发生命周期方法给信息系统的开发提供了一种合适的开发模型。但是传统信息系统开发生命周期方法也存在一定的缺陷，比如：系统开发缺少交互性，即项目开发人员与用户之间缺少有效的沟通，这一点是这种方法的致命缺陷。它的优点是产生大量的系统文档，正式文档能保障西戎需求源自记录的业务需求，产生许多中间产品，通过对它们的检查可以了解它们是否达到用户需求并符合标准。
b)原型法
原型法是一种反复、交互式的系统开发方法。原型法按照对原型结果的处理方式分为实验原型和演进原型法。实验原型发只要把原型当成试验工具，试了以后就抛弃，根据试验的结论做出新的系统。演进原型法则把好的结果保留，成为最终系统的一部分。这种原型法的优点是用户可以试用系统，并在系统开发周期内提供一些建设性的反馈意见；可以较早地发现错误和漏洞。缺点为每次重复都是在上一次重复的基础上作进一步改进，如果最初方案不恰当，改变方案重新开始就很困难；系统文档经常空缺或不完整等。
c)快速应用开发
快速应用开发是一种通过运用已有的工具、技术及方法学来加快应用开发的技术。他是对合作应用开发中的数据收集和数据需求分析过程的延伸使用。快速应用开发多半会和原型法相结合。其优点为对适用的项目来说，该方法可比其它方法更快地生成一个应用；文档作为完成项目各任务的副产品而产生；促进了团队合作，并与用户和风险承担者有更多的交流。缺点为这种高强度的系统开发生命周期法会使系统人员和其他项目参与者疲乏不堪；要求系统分析员与用户精通快速应用开发系统开发工具及合作应用开发技术；与其他方法相比，快速应用开发会占风险承担者和用户更多的时间。
综合以上分析，在本项目开发过程中应结合原型法和快速开发的优点，采用原型法的交互模式和快速应用开发技术的开发方法。
四、文书档案管理系统的要解决的问题
要开发的文书档案管理系统是针对多种格式的文书档案的管理，所以需要方便用户浏览查看、上传下载等。首先用户需注册，然后登陆系统进行文档的搜索查看，上传下载等功能，管理员用户可以使用删除功能。从而方便用户对大量数据的查阅。下面介绍一下本系统要解决的主要问题：
1.用户注册
用户使用本系统需注册，非注册用户将不能进入本系统中。
2.用户登录
已注册的用户登录系统，使用本系统。用户分为普通用户和管理员。
3.查询
搜索关键字，查询系统中的文档。
4.上传
所有用户均可以上传自己的文书文档到系统中。
5.下载
所有用户均可以下载系统中的文书文档到本地进行查看。
6.删除
只有管理员用户可以删除文书文档。
五、文书档案管理系统的设计方案
1.系统开发平台及运行环境
系统可使用MyEclipse 7.0 开发平台，利用Tomcat服务器实现Web模式运行，使用的数据库是MySql，实现数据的存储。
2.研究方法及方案
使用MySql作为后台存储的数据库，选择Java、JSP、JavaScript、Html作为应用开发工具，运用Tomcat服务器技术。实现用户管理，文件管理，文档浏览等功能。本系统包含以下三大模块：用户管理模块，文档管理模块，文档浏览模块。各个模块又分为不同细小功能。
下图为设计出的系统的具体功能模块图：
六、总结
文书档案管理系统的研究与开发是随着信息技术的蓬勃发展而逐步从概念走向应用的。知识经济时代的今天，对文书档案管理工作提出了更新更高的要求，必须完成由传统管理模式向现代管理模式转变，由传统管理理念向现代管理理念转变，同时在管理实践中应用，使文书档案管理工作赶上时代的步伐，适应文书档案管理现代化和办公自动化的时代需求，为社会提供更好更有效的服务，使文书档案管理工作发挥出应有的经济及社会利益。 以上也只是对文书档案管理系统的初步设计，还可以根据实际工作需要在以上功能的基础上扩展其他功能，使得此系统的功能更完善，更加方便档案工作者使用。
档案管理系统论文:医德医风档案管理系统建设
【摘要】医护人员是人民健康的卫士，是贯彻落实党和政府卫生方针政策的主力军。医德医风建设问题，是社会议论的热点、人们关注的焦点，也是纠正行业不正之风的难点和医院工作的重点。因此，把医德医风建设摆上重要位置，提高认识，认真对待，不断提高医护人员的思想觉悟、道德水平和作风行为，树立新时期医疗服务行业的形象，是医院提高医疗质量、改善服务态度的前提，是卫生事业健康和谐发展的基础。
【关键词】医德医风 医护人员
近年来，在探索并建立员工医德医风档案管理软件系统，取得了一定的成效，成为推进医德医风教育和纠正行业不正之风工作制度化、规范化建设的有形载体，调动了医务人员职业道德修养的自觉性，丰富了员工绩效考核的内涵，提供了岗位聘用晋升奖惩的综合依据，在员工思想政治教育和医院精神文明建设中发挥了积极作用。
建立医德档案是卫生系统深化社会主义荣辱观教育的有效抓手，是推进医德医风教育和纠正行业不正之风工作制度化、规范化建设的有形载体，是提高医务人员职业道德素质、加强单位内部管理的重要条件，是医务人员绩效考核、岗位聘用和奖惩的重要依据。
医院是一个开放的服务平台，向社会提供的医疗服务最终关注的社会评价。为了深化荣辱观教育，促进医务人员职业素质提高，树立良好的社会形象，建立了“网络版医德医风档案系统”。 通过研发网络版医德医风软件，有效促进了档案管理水平的提升。
一、医德医风档案建设内容
（一）基本做法
建立医德档案是卫生系统深化社会主义荣辱观教育的有效抓手，是推进医德医风教育和纠正行业不正之风工作制度化、规范化建设的有形载体，是提高医务人员职业道德素质、加强单位内部管理的重要条件。医院借助信息化平台，自行研发数字化医德医风管理软件，对全院各科室的医疗服务和运行品质进行综合排序、评估考评。
为了进一步推进医德医风档案管理工作，医院在总结以前医德医风管理工作的基础上，发文《进一步健全医院医德档案制度》，实行院、党支部、科室等分级管理并纳入文明达标考核。院部将进一步细化管理，按年度对职工医德情况进行评定，同时纳入人事部门对职工的年度考核，岗位聘用、职称晋升等。
医德档案制度是职业道德建设制度化、规范化的一项重要内容，是提高医务人员医德医风水平的有效措施，也是医务人员医德表现的客观记录。该文件要求，各支部、各科室要从深化社会主义荣辱观教育、加强精神文明建设、行风建设和建设“四有”职工队伍的高度，充分认识建立医德档案的重要性和必要性，落实责任制，推进医德档案管理的各项工作。
（二）档案内容
医院网络版医德档案记录涵盖“接受职业道德规范和医学伦理知识培训情况”、“文明规范服务情况”、”各级奖励荣誉及先进事迹和病人表扬”、收受或拒收“红包”和商业贿赂情况、“参与社会志愿服务和公益事业情况”等八大内容，以“阳光、透明、便捷”的管理理念搭建起了医德医风档案的管理平台。
科室层面。建立科室医德医风档案管理，定期考核。建立工休座谈会、主任接待日等科室满意度机制，征询意见、发现问题、改进完善。支部层面。建立支部监督考核机制，作为科室和个人年度考核和评优的重要依据，支部书记考核。院部层面。文明委汇总各方面结果，认定医德医风档案记录，作为院精神文明考核依据，评定结果在全院公布。
（三）档案管理
推出个人、科室、院部的三级医德医风档案管理体系。网络版医德医风档案采取“五三”模式，具体为五个层面：即个人、科室、支部、职能部门、文明委；三级审核：即科室、支部、文明委。个人经过申请注册，记录的内容将在网络上接受逐级审核并进入医德医风档案库，经文明委确认，最终进入人事档案作为考核依据。
分级管理流程：个人医德档案注册填报；科室客观填报和评估；支部客观填报和审核；职能部门的联盟考核；文明委最终审核确认。
二、医德医风档案系统设计
（1）管理模型：
（2）功能模块图：
档案管理系统论文:基于Web的档案管理系统设计
档案作为企事业单位在办公活动及社会活动中形成的文件，是办公活动及社会活动中真实的记录。传统的半手工式档案管理模式不但时效性低，而且滞后拖沓，已不能满足现代办公需求。随着信息技术的不断发展，办公自动化、标准化、网络化日趋完善，档案管理工作更应该向着数字化的方向发展。档案管理的信息化建设体系，坚持以电子档案资源管理为核心，以互联网为基础，以档案资源的充分开发利用为目标，推进档案管理工作的数字化、标准化以及网络化。
基于Web的档案管理系统，使用Struts2应用框架将整体结构分为数据层、逻辑层和应用层3个层次。应用层主要使用JSP技术动态显示数据；逻辑层使用拦截器、过滤器等完成对业务逻辑以及操作流程的管理与控制；数据层使用MySQL作为后台数据库。该档案管理系统的初步应用，不但解决了以往纸质档案管理工作中呈现的突出问题，更提高了电子档案资源的利用率，发挥了档案管理信息化建设的积极作用。
系统设计原则
建立以电子档案为核心的档案管理系统，把档案资源的充分开发利用作为目标，切实推进档案管理工作的数字化、标准化、网络化。为档案管理部门、人事部门、政管部门等提供及时、、的数据支持，同时还可作为领导层进行决策管理的依据。因此，在开发该系统的主要业务模块时应遵循以下原则。
实用性：密切结合档案管理工作的实际需求，优化系统在收集、整理、分类、保存、利用档案的处理流程，提{档案信息检索、查询的速度。对于流转过程繁琐的环节，应严格限定流转时间，有效利用资源。
先进性：在保障实用性的前提下，系统应用开发中的主流技术，保障其先进性。通过系统维护、升级，可以满足在档案管理信息化建设中逐步扩展的业务需求。
共享性：档案数据应尽可能实现共享，减少手工式的重复输入操作，对于已核实完毕，录入系统的数据信息，可进行多次分析处理，充分发挥数据共享的优势。
性：系统应保障业务数据在网络传输或者数据库读取过程中的安全。系统支持多级权限管理，并具有日志跟踪的设计。
灵活性：系统框架应具备一定的灵活性与可扩展性，以方便后期与音频档案、照片档案等数字化系统的集成。
友好性：系统的用户界面应该简单友好，操作流程具有良好的可学习性与可操作性，使具备一定电脑水平的管理人员，通过培训就能掌握该系统的使用要领，能够流程的操作系统的功能。
平台架构与技术思路
3.1 平台架构
系统基于Web技术方式，采用浏览器方式使得易用性更强，客户端不需安装专用软件，因此，系统的管理维护十分简单。
3.2 技术思路
电子档案管理系统的设计思路定位于为各级各类档案管理机构定制网络办公及管理软件， 基于SQL Server的数据库开发技术，采用目前流行而实用的浏览器/服务器（Browser/Server）模式，方便了电子文件的归档和电子档案的查阅，也使得远程档案查询不受地域限制。
B/S 模式的数据库体系是利用Web服务器和Active Server Pages（ASP，动态服务器网页）作为数据库操作的中间层，将客户机/服务器模式的数据库结构与Web技术密切结合， 从而形成具有三层Web结构的浏览器/服务器模式的数据库体系，其先进的操作方式显而易见。
3.3 特点表现
软件要集成查询系统、管理系统、文档浏览、新闻、搜索引擎和论坛等多种有实际价值的功能模块。
基于工作流的设计思路，会使得电子文件归档的流程步骤非常简单实用，档案管理系统能够灵活定制各类权限。
兼容多种文件（包括多媒体文件）格式。例如，兼容的文本文件格式主要有txt、doc、pdf、rtf；兼容的图片文件格式主要有jpg、bmp、jpeg、tif、gif；兼容的视频文件格式主要有mpeg、mpg、avi、rm；兼容的音频文件格式主要有mp3、wav等等。
系统应用结构
该系统基于B/S架构，使用Struts2应用框架将整体结构分为数据层、逻辑层和应用层3个层次。应用层主要使用JSP技术动态显示数据；逻辑层使用栏截器、过滤器等完成对业务逻辑以及操作流程的管理与控制；数据层使用MySQL作为后台数据库。系统在MyEclipse平台上进行开发，使用Java语言实现文件管理、档案信息、查询统计和系统管理4个主要业务模块的功能，并部署在Tomcat应用服务器上。3层结构的设计可有效提高系统功能模块的独立性与可扩展性，有利于系统整体性能的提升。
系统网络结构
该档案管理系统的核心Web应用服务器、应用服务器和数据库服务器统一位于服务器区内。单位局域网用户通过应用交换机和核心交换机可以直接访问该系统，而所有的外网访问（Internet访问）都必须经过防火墙的过滤拦截，从而保障系统外网访问的安全性。系统的网络拓扑结构如图1所示。
系统主要功能模块设计
以下主要对该档案管理系统中主要功能模块中的核心业务流程的设计进行详细的说明与分析。
6.1 文件管理模块
文件管理主要包括收文管理、发文管理、文件借阅、文件利用和文件归档。其中系统管理员可使用收文管理、发文管理、文件借阅功能；档案管理员可使用文件借阅、文件利用、文件归档功能；普通借阅用户可使用文件借阅功能。文件审核流程如表1所示。
6.2 档案管理模块
档案管理主要包括档案分类、档案鉴定、档案保管和档案利用，其中系统管理员可以使用档案鉴定、档案保管的全部功能，档案分类和档案利用中的部分功能；档案管理员可以使用全部功能。档案分类流程如表2所示。
6.3 用户管理模块
档案部门的管理者可以根据本单位的实际需要为不同用户设定工作权限。这种方案十分贴近档案馆的实际需求。高级用户可分为系统管理员和数据管理员， 普通用户注册后才可以使用。
同时，主要功能模块的定义是与用户权限紧密结合的， 不同权限的用户登录系统后， 将使用不同的模块， 每级用户各有其不同的权限。图2给出了总体功能模块划分。
总 结
基于Web 的档案管理系统是以后档案管理软件发展的趋势，档案管理部门和用户对电子档案的管理、快速查询尤其是远程查阅的需求将推动新技术的不断发展。随着Web技术的进一步发展和完善，基于Web 技术的档案管理软件必将更广泛地发挥作用，基于云及移动媒体终端的各项应用将是未来发展的主要方向。
（作者单位：河北省广播电视技术中心）
档案管理系统论文:智慧档案管理系统的层次与功能设计分析
摘 要：基于智慧档案管理系统的层次，明确智慧档案馆建设所依靠的资源，重点分析智慧档案管理系统应该具备的安全认证，档案信息的存储、组织和检索，档案知识推荐、系统互操作等功能。
关键词：智慧档案；档案管理系统；档案知识库
智慧城市的出现给档案管理带来挑战的同时也带来了契机，如果档案利用可以融入移动设备中，突破传统档案服务的时间和地点的限制的话，档案信息资源的利用效率将会大大提高。智慧档案管理系统是建设智慧档案馆的重点。
1 智慧档案管理系统的层次
智慧档案管理系统是智慧档案馆的重要组成部分，根据档案机构的定位不同，管理系统可以分为三个层次：（1）机构档案信息管理。主要是对本单位已经形成或将要形成的生产、活动信息进行的收集、组织、利用和长期保存。（2）机构档案信息传播管理。这是在机构档案信息管理的基础上，增加档案信息的传播功能，关注将信息转化为生产力，及时地捕捉档案信息资源，并及时审核、归档并传播，支持机构或相关部门较大限度地利用档案信息资源。（3）机构档案信息能力管理。机构档案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力竞争分析等，这个层级达到档案为现实生活提供信息决策、指导生产生活的最终目的。同时，可以解决机构需要什么样的信息，机构拥有什么样的信息，机构内外的档案信息存在什么样的关系，需要的信息与存在的信息之间的差距，与其他机构的信息进行对照等。
档案机构信息管理系统应该根据自己机构的实际情况进行功能设计，这样能够保障档案机构一方面保存本机构重要信息的功能，同时还担负起对档案信息资源的传播和利用的深层次能力，更好地开发和利用档案资源。
2 智慧档案管理系统的资源
智慧档案管理系统建设的前提就是档案资源库的建设。数据库所包含的资源是档案机构提供服务和决策的基础，数据库资源的多少以及利用的方便与否，决定了智慧档案馆服务的深度和广度。
2.1 原存纸质档案。目前大部分档案馆所保存的卷宗还都是纸质档案，包含人事档案、科技档案，以及会议记录、政策法规等。这些档案是档案馆的主体部分，其数字化策略包括以下两种办法：（1）可以通过扫描、拍照等方式转换成PDF格式或jpg形式的图片进行入库，并进行标引。（2）可以通过键入的方式形成WORD文档，加盖数字水印技术进行入库。这两种方式各有优劣，扫描和拍照相对简单，容易操作，但是不利于后期的标引、检索，并且部分特殊档案不能进行拍照和扫描。第二种档案数字化方式对人力的耗费较大，但是后期的加工成本会大大降低，同时可以支持全文检索。
2.2 原存数字档案。数字档案已经是各个档案馆档案不可或缺的组成部分，尤其是一些使用办公系统比较早的企业，数字档案所占比例较大。数字档案的入库相对来说比较简单一些，主要是要保障数据在转移或转换过程中，保持数字档案的原始记录性，比如一些入库的日期、原始格式、页码、操作员等非文档内容标示的保存。数字档案移库的方法包括数字迁移和数字仿真两种：（1）数字迁移指的是将系统的软件、硬件迁移到整个新的系统软件中，从而可以保障数字资源在新的系统中能够被识别和利用。（2）数字仿真是指一个计算机或者一个系统对另外一个计算机或者系统进行全部或部分模拟，也就是在新的系统中建设一个兼容原始数据、设备及管理软件的允许环境。这两种方式各有优劣，数字迁移技术是将数据整个升级到新的软件中，但是在转移过程中，容易造成部分数据和格式的丢失，造成信息失真。而数字仿真则不会出现这种情况，但是相当于在整个新的系统中开发出单独的模块来使用这部分数据，这在档案信息利用过程中容易出现多种格式的数据模式。
2.3 新归档档案。随着机构的发展，新产生的档案将会成为档案数据库的重点，这就要求在新数据上传过程中，严格按照数据格式、工作流程、数据大小等，将各种不同类型的档案，如文档、照片、音频、视频等在设计过程中进行格式统一，每种文档采用什么格式进行归档，要进行统一，方便日后档案资源的利用。有些单位数字档案和纸质档案同时保存，这就要求上传的电子档案应与纸质档案保持一致。
3 智慧档案管理系统功能设计分析
根据档案工作流程，智慧档案管理系统的功能应该包含安全认证、存储、组织、检索和扩展性服务，其中扩展性服务体现出来的是智能化特征，但是安全认证、存储、组织、检索这些环节是智能化服务的基础，同时将一些新兴的技术手段如RFID、语义关联性、知识库等运用到相关环节，最终实现档案管理和使用的智能化。
3.1 安全认证。档案的私密性决定了安全认证的首要地位，档案涉及机构的生产活动中的一些机密，档案安全一方面要考虑到信息管理系统的硬件安全，如服务器、路由设备、防火墙的安全设置；另一方面要考虑系统的软件安全，软件安全主要体现在系统文件的加密，管理员、用户的加密设置上。包含管理员的权限设置、上传、修改、删除、审核等；操作员的上传、检索、审核等；用户的上传、检索、浏览等权限设置，并且每一次文件或系统的修改都应该记录下操作员工号。原则上档案信息资源是不能修改的，修改权限保留在管理系统的较高权限。
3.2 档案信息的存储。应当建立相关的标准、制度来保障及时有效地存储档案信息资源。（1）建设一个快捷方便的上传接口，可以连续上传、批量上传，并且支持从其他系统导入资源和元数据的功能，非数字作品的数字化、转换和载入的方法，提供档案资源的鉴别和权属管理的功能。（2）建立规章制度保障什么文件什么人在什么时间应该提交什么格式的档案，以保障档案信息系统的资源完整性，并建立相应的激励机制、约束制度和传播保护政策，即档案的隐私性。支持机构成员以常见的格式上传档案，并提供常见格式到保存格式的转换，同时还要提供保存格式到传播格式的转换功能。
3.3 档案信息的组织。档案信息的组织就是将资源库中的档案进行序化，形成系统性、科学性的知识体系，可以更好地为用户服务。系统应按照多种模式进行信息资源的组织，以方便多手段的档案检索。传统的档案组织方式都是按照年代进行的。智慧档案信息系统在组织信息资源过程中应该加入机构部门、主题、领域、责任者等方式，并能根据分类提取相关的关联词组，并描述出它们的上下位类和语义联系，以方便相同类型的档案进行聚类组织。
3.4 档案信息的检索与传播。系统的检索要提供多样检索途径，关键词检索是常用的检索方式，同时辅以分类检索，检索的手段应该包含主题、部门、领域、责任者和年代，关键词检索要提供全文检索。针对选中的单一档案，能够将关联度较高的档案职能推送给用户。
档案信息的保密性和隐私性决定了档案资源传播需要一定的条件。系统应该设置一个保密权限字段，从某个时间点开始可以对机构开放、从某个时间点开始对社会开放的功能，这个时间点的设置在档案入库的时候就根据其保密年限进行设置。
3.5 档案知识推荐。智慧档案系统应该具备个人档案信息定制功能，或者通过用户认证界面以后的个人主页，或者是手机客户端APP软件来实现，以方便用户随时随地查阅是否有新的适合自己的档案资源。推荐方式：（1）档案知识库的统计，可以将热点词条、近期词条对用户进行推荐。热点词条可以通过点击、下载的统计量进行推介，近期词条可以通过日期进行推介。（2）知识目录定制功能：档案系统可以按照分类的标准制定知识目录，根据用户自己的选择显示在互联网个人主页或者APP软件中，供用户及时时间选择。（3）解禁档案的推送：解禁档案的推送可以通过解禁专题或知识目录定制功能进行推送。解禁档案一般来说都是有一定机密性的，解禁初期还是有很大的利用价值的，这样可以较大限度地发挥档案的社会价值，尤其是纸质档案，如果不进行推送，可能一直不会被利用。
3.6 用户评介与互操作服务。用户评介与互操作服务是指用户与系统、系统与系统之间的交互功能。一是用户帮助系统：这里面应该包含系统的使用说明、常见问题的解决办法、用户对系统的提问等内容，系统可以将用户的提问并带详细答案自动地收入到帮助系统，作为检索帮助供新用户使用。二是用户个人档案的上传，用户对档案的批注及使用反馈等信息的上传。三是与其他单位档案系统的关联检索，不一定需要提供全文，能提供题目和获取方式即可。这就要求档案系统应该建立开放的接口可以与其他档案系统互联。
