档案文献管理篇1
学校的档案大多数都是以纸质形式进行保存，而且即使有电子档案也依旧以纸质为准。规模较大的中高等院校的档案管理工作中，有很大一部分是学生、教职员工的人事档案，另外则是各类资料、图书。中等学校每三年就毕业一批学生，而高等院校与较大的中高职校动辄就是数千人的在校生规模。因此，学校需要保存的学生档案的数量巨大。综合类的高校以及较大规模的高中等学校，基础教育与专业教育对教育资源的需求量也十分巨大。
1.2档案及文献的重要程度高
规模较大的学校，比如一些高等院校保存的档案的重要程度都很高，尤其涉及学历档案与科研资料。当前虽然教育部也有电子数据可以查询学历信息，但是一旦学历学位证书遗失，最终回到学校补办时，还是要以学校存底的档案信息为依据。而高等院校中还保存有大量重要的科研信息，包括硕博士的论文原本、科研项目资料、科研成果等，因此更是不容有失。
1.3重要文献资料使用频繁易破损
学校的文献资料主要集中在图书馆，尤其是高等院校，其图书馆的藏书规模往往很大，老牌院校还保存着一部分数十年甚至上百年历史的珍贵文献和图书。当前中学以下的学校图书馆基本是完全开架，学生们能够随意借阅，不过多数都是较为常见的普通书籍。高等院校图书馆则采取开闭架并行与研究层次权限分级的方式。不过，纸质的重要文献还是直接借阅，因此依旧容易使之破损。
1.4档案与文献查阅不便
由于档案与文献的数量巨大，为了有序保存与整理，往往需要一套复杂的分类与存放管理制度。因此在查阅时，往往需要耗费较多的时间进行查找。而直接借阅纸质档案与文献，当归还时需要重新入库，又需要逐册进行归类，一去一回十分繁琐，不仅查阅者不便，还需要档案管理人员大量的精力。
2档案与文献信息化管理系统概述
国家在1997年召开了全国第一次的信息化工作会议，并于2006年以后开始全面大力推广，其信息化管理体系主要是包括以下几个方面的内容：
2.1档案及档案信息数字化
将借阅频率高、信息量大、重要程度高的纸质档案进行数字化保存与借阅。主要还分为两个方面，即人事方面的档案信息和教育科研方面的文献资料。人事档案如教职工履历信息、职称信息、毕业学生的学历、学位信息等；教育科研方面的文献资料包括利用率极高的通识基础教育书籍、专业书籍、科研资料、科研成果、论文等。数字化的形式有多种，常利用扫描技术、计算机图形文字处理技术等将纸质档案转化为电子档案存储。档案资料进行数字化后，还必须将档案资料的信息进行数字化，即建立目录与索引，才能将体系完善。
2.2档案文献管理的自动化
主要的方式是建立档案数据库，方便人事档案信息的查询、传输、存储。现在已经建立较完善信息化档案管理系统的学校，一般是利用数字图书馆与档案数据库的形式进行自动化管理实现查询、借阅的自助化。数字图书馆一般只在校内可用，为了防范社会上的破坏与恶意利用，一般配合权限、账户与登录线路的限制。利用计算机搜索技术，实现快速查询，利用VPN通道等实现安全下载与上传，配置专门的服务器进行数据的存储。
3当前学校档案文献信息化管理中存在的问题及对策
3.1管理制度落后
当前，有不少学校，即使已经引入了信息化管理系统，仍然采用陈旧的管理系统，多数情况下还采取传统模式与信息化体系并存的方式，尤其是借阅登记等管理，纸质登记与电子记录并存，常常发生两者不符的现象。因此，应该在管理制度上，将能够信息化的手续实现信息化的管理。
3.2管理人员计算机技术水平较低
利用信息化系统进行档案的管理，要求具备一定的计算机技能，比如熟悉电脑数据库软件的操作，维护人员更要有信息安全与计算系统维护方面的专业技能。同时，他们还应该具有较高的职业操守，对待档案管理的工作能够认真细致、耐心谨慎。不过，当前多数学校数字化图书馆与档案数据库依旧是原来管理传统档案的人员进行管理，计算机数据库技能上普遍偏低，难以发挥信息化系统管理上的优势，而且在信息安全上存在一些漏洞。
档案文献管理篇2
1.1.1 实用性和易用性。档案文献智能管理系统始终贯彻面向应用，注重实效的方针，坚持以实际需求为核心，注重数据流的自动处理和分析。
1.1.2 先进性和成熟性。档案文献智能管理系统采用先进的概念和方法，凭借一体化的RFID产品链，提供一套成熟、可行、低成本的RFID应用方案。
1.1.3 开放性和标准性。档案文献智能管理系统整体使用标准化的通讯方式，并将软件接口及协议公开，允许其他应用软件的接入、调整、使用，从而使系统具有开放性。
1.1.4 可靠性和稳定性。档案文献智能管理系统从方案结构、技术措施、设备性能、系统管理、技术支持以及维修能力等方面着手，达到最大的平均无故障时间。
1.2 运行原理。档案文献智能管理系统是基于RFID技术，应用无线射频，以非接触、无视觉、可靠性高的方式传递特定识别信息的网络系统。简而言之，就是在一定距离内，只需要通过识读器读取实物电子标签上的数据，并根据需求进行相应的处理。
档案文献智能管理系统以RFID中间件为媒介，将先进的RFID技术和档案文献管理方法有机结合，为档案文献管理提供了十分有效的技术手段，有效地提高了档案文献管理的效率、简化了档案文献管理的流程、降低档案文献管理人员的劳动强度，并在提供更加便利快捷的档案文献借还、查询等服务的同时做到对读者信息和借阅档案文献的双重（数据库和档案文献标签芯片）记录。
1.3 系统拓扑图。下图是档案文献智能管理系统的拓扑图。图中上面两个箭头表示联网方式，下面两个箭头表示离线方式。
从上图可知，档案文献智能管理系统中档案管理人员工作站和自助借还机是和数据库服务器处于联网模式，一旦断网这些设备将停止服务；移动式盘点车和便携式点检仪采用离线方式工作，通过数据库自动同步的方式与数据库服务器交换信息；安全检测门则是一个独立工作的设备，它检测通过安检门的档案文献所贴的电子标签中的安全标识位。一旦发现安全标识位无效，就会触发语音和声光报警信号。
2 技术优势
从上世纪八十年代直至目前，国内档案文献自动化管理系统普遍采用“安全磁条+条形码”的技术手段，以安全磁条作为档案文献的安全保证，以条形码作为档案文献的身份证，来解决档案文献管理中的一些问题。但是，经过多年来的使用，我们发现条形码技术还存在几个方面的缺陷。一是由于条码识别采用的是平面光学原理，光学读头在一个空间平面内一次只能读取一个条码，读取效率较低下。二是条码抗污染和耐久性差，常因为折损和污染，导致条码读取过程存在无法识别的情况。三是一般一维条形码的容量是50Bytes，二维条形码最大的容量也只有2字符至3000字符，由于条形码的结构原理决定了其本身所承载的信息容量是有限的，所表示的信息内容单一。更因为单一的信息无法和已有的信息系统高度集成，无法形成灵活的信息处理。四是条形码所表示的信息容易被复制和仿造，数据缺乏安全性。
与条形码技术相比，基于RFID技术的档案文献智能管理设备集中了“条形码”的优点，同时安全可靠，效率高，在未来相当长的一段时间内，满足档案文献管理的发展要求。
2.1 快速处理。从长期的工作实践经验可知，扫描一个条形码需要5秒钟～7秒钟，扫描5册带条码的档案文献所需的时间要25秒钟～35秒钟。工作人员第一步是将档案文献打开，第二步是将条码对准光束，第三步是等待扫描仪将数据读取后传输至计算机，然后多次重复上面的动作。这样操作不仅时间较长，还会导致档案文献的破损、褶皱等问题。与之相比，扫描一个RFID标签的时间不到1秒钟，工作人员只需不断地将档案文献放在工作站读取器上或自助借阅台上即可。
2.2 多信息同时处理。在工作中，条形码系统一次只能处理一个条码，多个条码信息的处理需要增加额外的程序或者多次重复处理。与之相比，RFID系统则可以通过其强大的防冲突功能来区分或识别在系统附近存在的标签信息，具有同时读取多个资料信息的功能，一般至少可以同时读取20个RFID标签的信息，而且最多需要1秒钟，减少了处理数据传输所用的时间。
2.3 识别和防窃双重功能。以前的条形码技术只能用来识别资料信息，还需要另外的标签如磁条等，来实现档案文献的防窃保护。而一个RFID标签既可以实现档案文献的资料识别，又具有档案文献防窃保护功能，贴在档案文献上的RFID标签都有安全编码，可以防止档案文献的丢失。
2.4 实现动态数据存储。经过授权后，RFID标签上的数据可以随时写入或改写，在正常操作时数据由软件或硬件锁定，以防数据丢失。这则是以往的条形码技术所不具备的。
2.5 高效率盘库。与传统的盘库所需几周或数月时间相比，RFID技术只需几个小时，减少了资源及时间的浪费。
3 应用优势
随着计算机及网络技术的发展和广泛应用，许多重复性工作已经由计算机来处理与控制。档案文献智能管理系统将RFID无线射频识别技术和计算机技术紧密结合，可工作于各种恶劣环境，可识别高速运动中的物体，可同时识别多个物体，能够极大地提高档案文献的管理与服务水平，实现对档案文献的更有效、更及时的管理和控制。RFID无线射频识别技术的应用，将给现代档案管理带来一次划时代的革命。
3.1 提高档案文献管理工作效率。与之前的档案文献管理系统相比，档案文献智能管理系统是一种更高、更先进的管理模式。它通过先进的技术，简化人工作业，节约时间和成本，促使人力资源合理配置，帮助管理人员由低层次服务转变为高层次服务，实现对档案文献的精确、轻松管理。
档案文献管理篇3
1.对组织管理在档案文献遗产保护技术推进中作用的正确理解
“组织”含有多种含义：是社会实体；有明确的目标；有精心设计的结构和协调的活动系统；与外部环境相联系。管理是存在于社会中的一种目标责任活动过程，它以人为中心，以决策为基础，通过计划、组织、领导、控制等手段协调组织活动中的各项关系和工作，以期达到预期的目标。可见，组织与管理的含义是不同的。组织管理，相对于档案文献保护的技术层面而言，是影响技术推进的各种因素的总称，是档案文献遗产技术性保护以外的各种因素的统称。以档案文献遗产保护标准为例，不论是国际标准还是国家标准、行业标准，它们本身并不是技术，但直接影响档案文献遗产保护技术的实施，故将其归纳到组织管理层面。
《保护世界文化与自然遗产公约》第4条规定，遗产保护需要各国竭尽全力，最大限度地利用本国资源，必要时利用所能获得的国际援助和合作，特别是财政、艺术、科学及技术方面的援助和合作。这体现了联合国教科文组织保护遗产的总体思路和基本框架是技术层面与组织管理层面的有机结合。国家文物局单霁翔局长指出，要用十七大精神推动当前的文物保护工作，一是要积极结合文化遗产保护实际开展调査研究，着力思考研究各项工作面临的新情况新矛盾，以科学发展观为指导，研讨新思路新举措，力争取得一批富有成效的调研成果。二是要抓住文物保护法修订颁布五周年的时机，大力开展宣传贯彻文物保护法活动。三是要推进第三次全国文物普査工作。目前各地都积极启动普查工作，但是工作进度还不平衡。调査研究是推动文物保护工作的基础，而法律宣传、组织以及人财物的保障，都是文物保护技术房面之外的部分，归属于文物保护的组织管理层面。
可见，保护遗产并非只是“技术“一枝独秀，需要百花齐放，多方合作。在档案文献遗产保护过程中，技术的应用是硬性的，技术应用过程中的组织管理是软性的。只有硬性和软性的有机结合，即技术的应用及其组织管理紧密结合起来，档案文献遗产保护技术推进才会产生成效。也就是说，在档案文献遗产保护技术推进的过程中，技术性保护的优先使用具有必然性，而树立以技术为主、多方兼顾的基本思想，才能取得档案文献遗产保护技术推进成效的最大化。
2.组织管理在档案文献遗产保护技术推进中的作用从定量的方面进行研究
为了定量分析组织管理各个因素在档案文献遗产保护技术推进中的作用，有必要对影响档案文献遗产保护的因素进行剖析。
因素是构成事物本质的成分，决定事物成败的原因或条件。在档案文献保护漫长的发展历程中，必然存在各种复杂的因素影响着档案文献遗产保护的成效。按照视角的不同，这些影响因素既有社会方面的，也有机构方面和个人方面的；既有行政管理方面的，也有业务工作方面的；还可以分为人、财、物方面的，物质的、能量的和信息的，国内和国外的，保护系统内部的和外部的等。对这些因素进行深入分析，有助于全面地考察与档案文献遗产保护技术推进相关的各种因素，从中发现组织管理所起的作用。
一般认为，影响保护档案文献成效的因素可以分为外因和内因两个方面。内因方面，与之相关的因素包括管理机构、业务机构、科研机构、教育机构、保护法律法规建设、保护物质条件与经费投人等。内因是事物变化发展的内在根据，事物存在的基础，是一事物区别于他事物的内在本质，是事物运动的源泉和动力，它规定着事物运动和发展的基本趋势，直关档案文献保护的效果。外因方面，档案文献保护系统与外界有着密切的相互联系。相互联系的实质是系统各要素之间以及系统与环境之间发生着广泛的物质、能量和信息交换。这些外界因素不仅包括宗教、政治体制、经济实力和技术条件等社会环境因素，也包含人为因素，毕竟不同的人具有不同的遗产保护意识和行为。因此，社会保护意识的强弱、
相关法律法规是否健全、遗产保护信息传播通畅与否、经费保障是否得力等都直接决定着档案文献遗产保护的发展步伐，影响着档案文献遗产保护的未来。由此可见，不少因素直接或间接地影响和制约着档案文献遗产保护的水平和速度。其中，组织管理方面的因素是不可忽视的重要方面。因此，在实施档案文献遗产保护技术过程中，需要加强组织管理方面的工作。
3.组织管理与档案文献遗产保护技术推进之间的定量关系
用层次分析法进行过量化研究。层次分析法由美国著名运筹学家萨蒂创建，是对问题所涉及的因素进行分类，然后构成一个各因素之间相互连接的层次结构图。因此，对于因素的分析与判断是层次分析法的重要步骤之一，也是其基本要求和逻辑起点。
在实际应用方面，层次分析法是"在对复杂的决策问题的本质、影响因素及其内在关系等进行深人分析的基础上，利用较少的定量信息使决策的思维过程数学化，从而为多目标、多准则或无结构特性的复杂决策问题提供简便的决策方法。正是由于能够将复杂问题中各种因素通过划分成相互联系的有序层次并使之条理化，它不仅在旅游资源评价方面有突出的应用，而且被广泛地应用于经济管理规划、能源开发利用与资源分析、城市产业规划、人才预测、交通运输、水资源分析利用等多个方面。应用层次分析法时，需要将各种有关因素分为目标、准则和措施三个层次。其中，目标是档案文献遗产保护希望达到的目的；准则是衡量目标能否实现的标准；措施是实行目标的方案、方法、手段等。
参考文献
档案文献管理篇4
文章编号：1004-4914（2012）08-275-01
采供血业务档案是指血液在采集、检验、成分分离、包装、筛选、储存、发放、运输等环节所形成的具有保存价值的以文字、数据、声像等各种形式为载体的原始资料。规范化管理采供血工作档案，是采供血机构规范化管理的一项重要工作内容，对采供血机构开展各项工作、不断提高血液质量、确保临床安全用血、开展输血研究、提升整体管理水平，都具有极其重要的意义。
一、采供血业务档案的重要性
1.采供血业务档案有利于无偿献血工作的推广和实施。《中华人民共和国献血法》明确规定了无偿献血、免费用血的原则，特别是近期卫生部办公厅下发《关于做好方便无偿献血者及相关人员异地用血工作的通知》后，采供血档案详细记载了献血者的姓名、性别、身份证号、献血时间、献血量等信息，从而为《献血法》的实施和《通知》的执行提供可靠保证，为进一步推动无偿献血事业健康发展奠定了坚实的基础。
2.完整的采供血业务档案管理系统是献血者、血液检测和血液质量情况的真实依据。一份完整的献血档案能如实地反映出献血者身体状况和献血情况，当献血者由于某种原因不符合献血条件而不能献血时，可将其排除或延期献血，并在献血档案中明确记载。另一方面，查阅血液从采集到提供临床使用过程的有关文件资料，可以确定血液的质量和是否适合使用，从而有效地保护献血者和受血者的健康。
3.采供血业务档案是解决输血纠纷，确定医疗事故责任的法定依据。患者在输血过程中若发生输血反应或在输血后发现感染了某种经血液传播的疾病，这时候献血者的原始献血及血液检验结果记录，以及血液和血液成分的运输、分离、包装、筛选、储存、发放使用等过程的有关记录，就成了确定责任的主要依据之一，从而为区分事故责任、解决纠纷提供客观依据。
4.采供血业务档案是统计献血情况、制定献血工作目标的可靠依据。通过对业务档案资料的分析，可以使管理层对采血数量及献血者分布等情况有较客观的了解，进而合理制定献血工作目标，推动辖区献血工作的开展，保证临床安全用血。
二、采供血业务档案的规范化管理
为提高档案科学管理水平，充分发挥档案在采供血工作中的作用，确保归档的文件材料系统和质量，根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国卫生部《医药卫生档案管理暂行办法》、《血站基本标准》、《血站管理办法》的规定，规范归档文件整理。
1.归档范围。（1）采供血工作的法律、法规、规章、条例、办法；（2）采供血工作总结、计划；（3）采供血工作统计资料汇编；（4）献血者健康检查登记表；（5）献血者初、复检实验原始记录，所有法定检验项目汇总检验报告单；（6）各医院临床用血情况统计报表；（7）血液出入库登记单；（8）血液、血液制剂、试验试剂、血袋等抽检原始记录；（9）阳性血销毁记录；（10）Rh(-)血型原始记录；（11）疑难血型配型、临床标本组织配型记录；（12）其他有关材料（输血医疗事故的调查、分析、鉴定及处理意见等材料）。
2.整理方法。（1）装订：归档文件应按件装订。（2）分类：按年度—问题—保管期限分类。（3）排列：归档文件分类后，将归档文件依据分类，结合事由按时间顺序进行排列。（4）编号：归档文件依分类、排列次序逐件编号。（5）编目：归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。（6）装盒：归档的文件按照室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊、备考表等项目。
3.案卷排列。按照所属时间顺序排列。
4.档案检索工具编制。编制案卷目录、案卷文件目录。归档的文件材料应齐全完整、质地优良、规格统一，并按件装订。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
三、加强采供血业务档案管理的心得体会
1.领导重视。为确保河南省红十字血液中心采供血档案管理工作尽快达到标准的要求，使中心的档案管理进一步规范化、科学化、制度化，使档案管理现代化水平得到切实的提高，中心党委明确一位副主任具体负责领导档案管理工作，将档案管理工作列入班子的议事日程，成立了包括主管领导、重点科室领导以及专职档案管理人员组织的档案工作领导小组；制定了一系列管理制度和措施；强调档案管理在采供血工作中的地位和重要性，对各部门、科室提出明确要求。
2.建立健全组织机构。中心设立了专门的档案管理部门，配备专、兼职档案管理人员，负责文件材料的收集、整理和移交，负责按照规范整理文件材料，并按时移交给中心档案管理部门。各级领导负责监督工作的实施，及时协调解决工作过程出现的问题。
3.完善档案管理制度。结合采供血工作制定符合本单位实际的档案管理制度，明确各类档案保存年限及相应档案的查询、销毁制度，使档案管理规范化、查询简便化、工作高效化。由于每天都有相当数量的献血者的献血文件材料、血液检验文件材料和血液发放材料产生，因此，需要档案管理部门及时督促各部门做好文件材料的收集、整理工作；对已收集的档案认真核查验收；对未按时、按要求归档的要及时催交，以确保档案的完整。
四、结论
加强采供血业务档案管理是保障献血者身体健康和临床用血安全的必要条件之一。采供血档案的规范化管理，对于采供血业务档案管理工作走向标准化、规范化，从而为更好地推进无偿献血工作的可持续发展、确保人民群众的用血安全服务，避免输血医疗纠纷都起到不可估量的作用。一直以来，我中心领导非常重视采供血档案管理工作，中心的档案管理工作已走上规范化、科学化、制度化，达到了国家二级科技事业单位档案管理的水平。
参考文献：
1.张沁霞，李海萍.档案管理在采供血工作中的应用.中国输血杂志，2009（10）
2.李婷花.谈医学档案管理中的几个问题.山西档案，2009增刊
档案文献管理篇5
一、正确认识档案的地位和价值
1.档案是社会信息的重要组成部分。文献信息是信息资源的主体，开发和建设好文献信息资源，将对社会信息化起到巨大作用。已纳入信息系统的档案工作，在管理上必须建立科学的信息接收、加工、存储、输出、反馈系统。档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源的开发和利用。目前，许多电子文献信息已收入数据片中（包括以纸质、磁盘、光盘为载体的文献档案），并已加工上网。信息化档案，一方面担负信息资源的建设重任，另一方面要为网上信息服务。档案的网络化、数字化、自动化，是高校档案管理进入高层次的表现形式。档案自动化经过网络化改造，打通了信息与外界进出口通道，能增强计算机的存储与处理能力。
高校档案管理的大量工作由计算机来完成，综合管理能力、信息服务质量与业务人员素质大大提高，使档案信息管理趋于现代化、规范化和法制化，最终实现档案信息管理的社会化。
2.增强经济效益观念。保存档案的目的在于开发利用。档案既来源于社会实践，又应用于社会实践，具有广泛的社会价值，能够为社会各界进行有效的服务。所以，以开发、利用档案信息为突破口，开展有偿服务，既有利于社会进步，又有利于自身的发展。要从开发利用上突破，就要利用多种办法、形式和手段，实现档案的价值，尽快地把档案信息转化为生产力。
3.加速观念更新步伐。高新技术推动下的高校档案管理工作要求档案工作人员既要有较高的政治素质，有高尚的情操志趣，对国家社会有强烈的使命感和责任感，又要有坚实的档案理论基础，掌握多专业、多学科的科学知识，有严谨的科学态度，追求真理的强烈欲望，以及朴实的工作作风，还要有创新思维、善于思考、勇于探索和乐于奉献的精神。
二、大力开发档案信息资源
随着知识经济时代的到来，社会对档案信息的利用需要量与日俱增，高校档案管理工作必须实现信息化管理，将信息工作引入高校档案管理工作中去，充分利用高新技术手段，促使高校档案管理信息广泛交流、扩散和利用，这是时代赋予档案工作的重要内容。
1.利用科学手段，快速获取档案信息。随着档案信息量的剧增和电子文献等新载体的大量出现，人们需要采取先进技术，实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理。应用计算机，引入多媒体技术，使档案信息存储方式发生了深刻变革，即传统的纸质载体的高校档案管理可以进行全文、全图、全声的光盘储存，实现了细微保存及全屏幕自动检索，打破了传统档案利用时空限制，实现了资源共享及远程传递。档案信息的快速获取，有赖于选用一套先进的、符合国情的、标准统一的应用软件，用来完成档案的综合管理，并在此基础上继续扩展，延续开发，使系统在较长的时间内保持先进性和稳定性，提高高校档案管理的现代化水平。
2.尽快介入电子文献的收集和管理。电子文献的特性：（1）依赖性和不可识别性；（2）技术更新快，寿命短，体积小；（3）载体稳定性；（4）载体形式多样性；（5）信息易控制、可变性与易丢性；（6）信息共享性与无原件概念；（7）动态与虚拟文件特征。由于电子文献的上述特点，传统的保存和管理文件方法不再有效。我们应建立电子信息管理系统，从它的产生之初就开始业务监督，以确保信息的持久性。此外，还要有一套鉴定、跟踪、检索、接受、保管的具体办法和规章制度，同时要对现有的档案保存部分或全部文件进行保存，以免档案流失。
三、强化对档案的信息管理
1.建立集成系统，丰富档案储藏，增加信息的储存量。增强综合开发功能，全方位、多角度、多层次地收集档案信息，实行一体化管理，形成档案信息管理网络，以保证档案的完整。
2.注重档案信息的质量，努力使各门类档案齐全、结构合理、完整精炼，为开发档案信息资源打好质量基础。
3.对档案实行规范化管理，实现档案实体分类、编号、排架的标准化和规范化，做好档案业务基础工作，为利用档案信息资源奠定检索基础。
4.档案部门要把大量有价值的档案信息开发出来，保证传递、输出的档案信息的及时、准确性，因而必须建立计算机检索系统，建立数据库，以满足科学管理的需要。
四、档案的电子文献化管理
1.电子文献档案的利用。对档案部门来说，电子文献档案可供利用的方法有三种：（1）提供拷贝，通讯传递，直接利用，为用户提供打印件或缩微品；（2）可通过对点转播数据通信或联结网络来实现；（3）可以直接利用方式为使用者提供技术支援，根据档案信息系统中可从直接利用的信息资源解决使用者所需的档案信息。
2.电子文献档案的管理。从信息安全的角度出发，主要是对使用者的管理，对提供利用载体的管理及使用中保密措施等管理。一是使用权限的审核：在使用中，由系统自动判定使用者身份的合法性及所使用的范围，并由系统自动对其操作的路径进行跟踪与记录。二是拷贝的提供与收回：原则上应避免把载体上的电子文献档案全部拷贝给使用者，并通过技术手段防止所提供的拷贝再复制。同时应对回收的拷贝作消除处理。三是加强使用的安全管理：不能无原则地向使用者提供全部的使用方式，对提供的拷贝的制作，必须在有效监督下进行，对加密级的信息要进行加密处理，应对使用的全过程进行有效的跟踪监控。
参考文献：
［1］陈传华，刘学应.对高校基建档案管理的认识［J］.科技情报开发与经济，2005，15，（10）:236-237.
［2］刘金存.论高校基建档案建设与管理［J］.扬州大学学报:高教研究版，2003，（9）:54-55.
［3］傅毅.高校基建档案管理应与工程建设进程同步［J］.经验交流，2005，（7）:66-70.转贴.
档案文献管理篇6
1 档案文献遗产保护资源的现状
目前，我国已经开展了众多档案文献遗产保护的实践探索和理论研究，取得了一定的成果。但总体看来，全国档案文献保护资源仍处于分散状态，并未得到科学整合和有效共享，主要表现在：
1.1 保护政策零散，技术标准尚未统一。关于档案文献遗产保护的专门法律尚未建立，有关的保护政策较为分散，如，国务院颁发了《关于进一步加强古籍保护工作的意见》（〔2007〕6号）；国家档案局于2000年制定了《中国档案文献遗产工程总计划》（讨论稿），2006年，并实施了《国家重点档案抢救和保护补助费管理办法》；国家图书馆相继起草了古籍特藏破损定级标准（WH/T 22—2006）等。这一系列政策无疑推动了我国档案文献遗产保护工作的发展。同时，档案系统、图书系统和文物系统分别围绕各自的工作建立了相应的保护技术标准。如何选择一个科学合理的保护规范标准体系来指导广泛分散的实践，是档案文献遗产保护工作面临的首要难题。
1.2 保护项目陆续开展，相关项目彼此缺乏经验借鉴。目前，有关档案文献遗产保护的项目主要集中在图书和档案两个行业。2000年，国家档案局开展“中国档案文献遗产工程”，2006年，开始实施“国家重点档案抢救工作”；与此同时，国家图书馆于2002年启动“中华再造善本工程”，2007年，实施“中华古籍保护计划”，2011年，又推出“民国时期文献保护计划”和“中国记忆”项目。上述项目大多限于行业内，行业间共同承担的项目少，缺乏必要的经验借鉴。
1.3 科研成果分散，应用率低下。随着保护工作的推进，档案文献遗产保护理论研究也不断取得新成果。笔者通过分析近年来文献保护科技成果发现，目前，单位来源是以档案馆为主，同时，广泛分布在企业、高校和一些专业系统当中。我国尚未建立档案文献遗产保护科研资源的共享机制，造成成果转化率低，出现资源重复建设现象。
1.4 档案文献遗产保护资源建设不足。伴随着档案信息化建设加快，档案管理系统和档案网站已经在档案部门普遍建立。但是，档案文献遗产的保护资源既没有独立的管理系统，也没有作为系统模块嵌入到档案管理系统当中。截至目前，档案部门却没有建立档案文献遗产的门户网站，也没有建立档案保护的专门网站[1]。保护资源是各行业信息共享的最佳形式，数字资源建设不足将直接影响保护资源的共享开发。
1.5 教育分散，缺乏人才教育共享。目前，我国从事古籍修复的专业人员不足千人。在我国众多亟待抢救和保护的档案文献遗产面前，我国保护工作人员已经严重匮乏。同时，全国的保护人才的教育工作也是分散展开的，高校的保护课程也分别设在不同的专业之下，缺乏统一规划和有效整合。
究其原因，我国档案文献保护隶属于档案、图书、文物等不同的部门管理，部门内都设置了保护技术机构，形成了不同的保护管理体系。由于缺乏集中统一的管理，档案文献保护的力量广泛地分散在不同的体系中。同时，与档案文献保护相关的部门缺乏共享意识，对不同部门之间的合作缺乏探讨。此外，实现档案保护资源的共享，需要有一定的经济和技术进行保障，这也是阻碍档案保护共享的不可忽略的原因。
2 加强档案文献遗产保护资源共享的主要方面
在档案文献保护资源的建设中，既要加强行业间的沟通，全面整合并优化配置国家保护资源；又要强化行业内的组织管理，推动保护资源共享。
2.1 促进行业间合作，制定全局性的档案文献遗产保护共享规划。我国存世的档案文献遗产数量巨大，保护资源相对匮乏，并且，处于分散无序的状态，尽快制定一个全面系统的保护规划则显得十分紧迫。目前，重点需要做好以下方面的工作：
第一，建立一套标准体系，统一行业间的保护标准。充分考虑行业间共性，对档案、图书、文博等行业的保护标准进行整合，促使全国档案文献遗产工作在统一标准下有序进行。
第二，统筹安排全国档案文献遗产的保护工作，正确处理好抢救性保护和预防性保护的关系，并同步推进实体保护和数字化保护两项工作。
第三，搭建档案文献遗产保护资源共享平台，整合各类科研成果和教育资源。收录档案文献遗产保护科研信息，为其他保护项目和学术研究提供借鉴，避免资源重复建设；集中开展保护专业教育，科学规划高校教学和在职培训，并创建保护工作专家智慧库，帮助指导工作实践。
2.2 加强保护管理，推动行业内保护资源的共建共享。全国的档案文献遗产虽然分散各处，但大部分都集中保存于各级各地的档案部门。因而，做好档案部门的文献遗产保护资源共享工作是重中之重。
第一，重视保护资源价值，加强保护资源管理。档案部门应当重新审视保护资源的珍贵价值，提升保护资源的共享意识，并将保护资源管理纳入档案文献遗产保护的日常工作当中。
第二，增派专项资金，支持保护资源共享开发。通过增加资金投入提升共享意识，推动档案部门加强保护资源的管理和开发，为共享工作提供基本的物质保障。
第三，加强数字资源建设，促进保护资源的增值开发。档案部门应当加强档案保护资源的集成管理，整合保护管理信息；建立内容丰富、界面友好的门户网站，共享保护资源，提供利用服务。
3 促进档案文献遗产保护资源共享的重点
针对我国档案文献遗产保护资源共享的主要方面，笔者认为，当务之急，是从管理组织、资源保障和统一平台构建三个方面进行重点建设。
3.1 管理组织建设。借鉴国外“共同保护”的路线，联合档案馆、图书馆、博物馆的力量，建立专业的保护组织机构，共同开展全国的文献遗产保护工作[2]。我国是一个档案文献遗产大国，更需要融合各领域的保护资源，建立一个联合文献保护、档案保护、文物保护的中心[3]。该中心的主要任务是统筹安排全国档案文献遗产保护工作，集中进行保护技术研究，制定标准，联合攻关保护项目等。
3.2 信息资源保障。保护资源共享建设需要从档案文献遗产保护的技术层面和非技术层面两个维度出发，共同做好资源保障。一方面，各个馆藏机构应当建立保护工作档案，动态记录每项档案文献遗产的保护信息，对保护前的档案文献原貌，保护中采用的工艺技术和材料，保护后的日常维护进行详细的记录，保证档案文献遗产的原始凭证性，便于养护性修复[4]。另一方面，相关管理机构需要构建保护资源数据库，对保护技术、保护环境、保护投入及保护人才等信息资源进行系统整理，并在此基础上，构建保护工作专家智慧库，为保护工作提供保障。
3.3 共享平台建设。针对分散的保护资源，构建统一平台进行管理。该平台应当以部级档案文献遗产保护中心为管理主体。在该中心的协调下，保管机构及个人负责反馈本单位的保护资源，作为管理平台的信息来源；同时，保管机构及个人也是管理平台的主要服务对象。根据用户权限的设置，社会组织及个人可以利用管理平台的部分资源，见图1。
图1 档案文献遗产保护资源管理平台
上述管理平台的核心是保护资源管理系统，主要由保护政策、科研项目、教育资源、保护信息和系统维护五个部分构成，其下可根据内容细分，见图2。
图2 档案文献遗产保护资源管理系统
档案文献遗产保护资源的共享是当前我国档案文献保护工作的任务之一，也是保证档案文献保护事业可持续发展的必然要求。现阶段，亟须建立统一的领导协调机构，构建开发与共享平台，联合图书、档案、文博等相关文化事业单位的保护力量，共同推进我国档案文献遗产的抢救与保护工作。
注：本文为教育部人文社会科学重点研究基地重大项目《面向公众需求的档案资源建设与服务研究》（项目批号2009JJD870001）成果之一。
参考文献：
[1]黄广琴，颜川梅.档案保护信息分布的网络调查[J].档案与建设，2010（8）：36.
[2]肖文建，戚红岩.当前档案文献保护工作面临的严峻挑战与发展机遇[J].档案学通讯，2011（6）：67.
档案文献管理篇7
一、 数据采集
（一）检索策略。本文选取论文收录量最全面的中国期刊全文数据库CNKI作为数据来源，考虑到文献的学术质量，本次检索的数据库仅选择了知网里面的“期刊”“博士论文”“硕士论文”“国内会议”“际会议”五个数据库，以“篇名”为确保精确结果的检索点，检索式为 “‘高校+档案’or‘高校+文件’or‘高等学校+档案’or‘高等学校+文件’or‘大学+档案’or‘大学+文件’”检索时间截止到2014-12-31。本次检索共检索到13065条记录。鉴于知网每次最多只能显示6000条记录，笔者将检索时间段划为三个阶段，采用“导出/参考文献”中的“自定义（支持需输出更多文献信息的查新等用途）”功能，选中题名、作者、单位、文献来源、关键词、年份等六项信息，导入到Excel表中。
（二）数据处理。笔者发现，在检索出来的13056篇文献中，包含了不少档案学专业教育相关文献，包括高校档案专业成立、招生公告、专业教育、课程设置、学生就业、院系成立及周年纪念活动、档案学系教师专访等不相关论文。笔者采用逐条浏览手工删除方法，排除此部分数据，然后得到最后文献数量为12714。笔者将所有数据进行筛选、排序、分列，完成数据分类及规范化，然后进行数据统计，得到最终需要的数据。
二、数据分析
（一）文献增长规律。从收集的数据来看，我国高校档案工作的研究在上世纪80年代以前只有2篇，分别是1956的《中国人民大学文件材料划分年代的方法介绍》和1979年的《浙江大学文书处理与档案工作制度》，前者指出学校文件材料不同于普通文件材料，应该需要采取公元年度和学年度相结合的划分方法，后者则是《档案工作简报》转载的浙江大学党委文件。从上世纪80年代起，关于高校档案工作的文献开始逐年缓慢增加，年均发文量12篇，这说明我国高校档案工作的研究处于萌芽起步阶段。随后上世纪90年代增长幅度变大，文献数量增加，年均发文量到113篇，研究进入稳步前进阶段。而进入本世纪后，文献数量则极速上升，到2009年达到小高峰，年发文量达1137篇，这与2008年9月教育部、国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》有密切关系，管理办法掀起人们对高校档案的关注热潮。随后在2010年略微停顿后，文献继续呈上升趋势，每年发文量均在1100篇以上，我国高校档案工作研究进入快速发展阶段。
（二）期刊分布。笔者通过统计，在检索出的12714篇文章中，有62篇文章没有文献来源，剩下的12652文章来自共1908种期刊。根据布拉德福定律，将这1908种期刊划分三个区，使每个区文献数量大致相等，均为4217篇，这样核心区有15种期刊，相关区193种期刊，边缘区1700种期刊。三个区域的期刊数量比为1：12：113，用布拉德福定律的结论来衡量，高校档案工作研究论文的相关期刊区论文数量偏大，这是因为发文数在124篇的期刊既分布在核心区，又分布在相关区。表2.1列举出了发文量在50篇及以上的期刊。
表2.1 发文量在50篇及以上的期刊一览表
期刊 文献量 期刊 文献量
兰台世界* 1358 黑龙江科技信息 89
黑龙江档案 407 档案* 87
办公室业务 337 档案天地 85
兰台内外 245 湖北档案 83
云南档案 235 中国成人教育* 82
机电兵船档案 214 四川档案 71
浙江档案* 211 科技资讯 70
科技信息 208 赤峰学院学报（自然科学版） 64
黑龙江史志 185 经营管理者 63
档案管理* 172 中国科技信息 62
档案与建设* 163 科技创新导报 60
山东档案 150 档案学通讯* 58
科技情报开发与经济 146 档案学研究* 56
才智 127 学理论 55
山西档案* 124 档案时空* 54
城建档案 116 内蒙古科技与经济 53
北京档案* 108 中国档案* 50
陕西档案 98
注：带*为中外文核心期刊查询系统中查询到的核心期刊。发文数量在50篇以上的期刊共有文章5746篇，占所有文献的45%，而其中核心期刊12种，发文量2523篇，占其中44%，从数据来看，我国高校档案工作研究的文献质量较高。
（三）作者及作者单位分析。通过统计作者及作者单位的发文数量，可以掌握高校档案工作研究人群和研究机构分布的特点，了解在高校档案工作研究领域的主力军和核心机构。表2.2和表2.3分别列举出了高产作者和高产单位。从高产作者和高产单位分布来看，研究高校档案工作的主要是来自高校档案馆或者档案室的一线工作者。笔者发现，在这些作者和单位中，很少有国家985、211高校，这说明我国一些重点高校对高校档案工作研究较少，同时这些作者和单位中，发表在核心期刊上的文章较少，这说明我国缺乏对高校档案工作方面专家或者深入研究的学者。
表2.2 发文数量前10名作者
作者 单位 发文量
连红 中国计量学院外语学院档案室 19
王永平 绥化学院 14
李群 吉林农业大学档案馆 17
金鑫 南通大学档案馆 14
韩淑华 河北科技师范学院档案室 17
胡胜友 中国科技大学档案馆 14
王敏 哈尔滨工程大学档案馆 17
闭线林 右江民族医学院人事档案室 14
李燕 山东农业大学档案馆 16
蒋娟 重庆第二师范学院档案室 13
表2.3 发文数量前10名单位
单位 发文量 单位 发文量
潍坊学院 37 右江民族医学院 20
华南农业大学档案馆 32 四川职业技术学院 20
哈尔滨工程大学档案馆 29 黑龙江工程学院 20
哈尔滨工程大学 29 哈尔滨职业技术学院 19
宁夏大学 26 山东建筑大学 18
德州学院 25 济宁职业技术学院 18
中原工学院 24 黄冈职业技术学院 18
河南大学 22 浙江师范大学档案馆 17
吉林农业大学档案馆 21 湘南学院 17
哈尔滨理工大学档案馆 21 南京师范大学档案馆 17
此外，为了衡量作者的合著规模，本文引用了邱均平教授期刊作者“合作度”和“合作率”这两项指标。表2.4本次研究附作者信息的12618篇论文集合的著者总数达15903位，平均每篇文章的作者数为1.26。其中，独著论文占全部论文的80.6%，比例很高，这说明独著仍是高校档案工作研究的主要方式;而对于合著，2人合作率为14.4%，占总合作率19.4%的70%以上，因而2人合作是主要的合作方式，3人及以上的合作偏少。以上数据说明，虽然高校档案工作研究领域有一定的合作规模和合作倾向，但是合作的比例和合作团队较小。
表2.4论文合著情况
项目 数据 比例
作者总数 15903 合作度1.26
论文总数 12618 ――
独著 10172 独著率80.6%
2人合著 1820 14.4%
3人合著 489 3.9%
4人以上合著 140 1.1%
合作总篇数 2449 合作率 19.4%
注：在本文的12714篇统计对象中，有96篇文章没有标明作者，无从统计作者数量，因此本次统计论文为12618篇。
（四）关键词分析。关键词是为了文献标引工作，从报告、论文中选取出来的用以表示全文主题内容信息款目的单词或术语，能鲜明而直观地表述文献论述或表达的主题，通过对关键词出现的频率进行分析，可以很好地体现一门学科的研究领域和研究热点、焦点。
笔者通过排序、计数、去重后，共得到13117个关键词，然后对关键词进行手工分类，将出现次数在20次以上的关键词进行整理，将同义词和相关的词集合到一起，剔除一些出现频率极高却没任何意义的词语，如“高校/高等学校/高等院校（3394次）”“档案管理/高校档案管理/高等学校档案管理（2892次）”“高校档案/学校档案/档案（2495次）”“档案工作/高校档案工作/学校档案工作（1585次）”，然后对剩下的词频在150次以上的关键词进行分类，得到表2.5：
表2.5 词频大于150的关键词分类表
主题 关键词及词频
管理对象 人事档案（管理、工作）/干部人事档案/高校人事
档案（1204）;教学档案（管理、建设）/高校教
学档案（1052）;学生档案/高校学生档案/学生档
案管理（549）;（高校）学籍档案/学籍档案管理
（467）;科研档案（管理）/高校科研档案/学术
档案（425）;文件材料（326）;基建档案（管
理）/高校基建档案（256）;科技档案/科技档案管
理、工作）（252）;教师业务档案/业务档案（218）;
档案管理 档案意识（607）;管理/管理工作（1098）;归档
范围/材料/文件（477）;档案管理模式/管理模
式/模式（301）;档案资料/档案资料收集（292）;
收集/档案收集/档案材料收集（283）;归档工作/
归档/文件、档案归档（262）;创新/管理创新
（235）;档案建设（182）;案卷质量/档案质量
（172）;规范化/规范化管理/档案管理规范化
（163）;档案实体分类/档案分类/分类（156）;
信息化 （档案）信息化/信息化建设/（档案）信息化管
理（871）;现代化/现代化建设/现代化管理/档案
管理现代化（471）;数字化（建设）/档案数字化
（441）;电子文件/电子文档/电子文件信息/电子
文件归档/管理（318）;电子档案/电子档案管理/
电子档案信息（208）;信息时代（153）;
利用服务 档案信息/档案内容（1045）;档案利用/利用/档案
利用工作、服务（784）;服务/档案服务/信息服
务/档案信息服务（335）;信息资源/档案信息资
源（222）;
信息开发 编研/档案编研/编研工作/编研成果/编研材料（743）;
开发利用/档案开发利用（292）;校史/校史馆
（175）;校园文化/校园文化建设（166）;
队伍建设 兼职档案员（423）;档案人员/档案员（419）;
政治素质/综合素质/业务素质/文化素质（196）;
素质/人员素质/管理人员素质（188）;
制度建设 档案管理制度/管理制度（153）;
作用研究 教学工作/教学管理（部门、水平）/教学活动
（556）;改革/教学改革/教育改革（203）;
教学质量（169）;高校评估/评估（167）;
作用/档案作用（155）;
性质研究 档案事业（478）;高校档案馆/大学档案馆/档案
馆（工作）（400）;综合档案室（219）;馆藏
档案/馆藏内容/档案馆藏（178）;
问题策略 对策/策略（553）;问题/存在问题（415）;
措施（203）;建设（157）;
从表2.5可以看出，高校档案工作的研究主要集中在十个方面，分别是高校档案工作管理对象研究、档案管理工作本身研究、信息化研究、利用服务研究、信息开发研究、队伍建设研究、制度建设研究、档案工作重要作用研究、档案工作性质研究及问题和策略研究。
总体上看，这些关键词基本上囊括了高校档案工作的绝大部分内容，并且比较注重档案的开发利用和服务，同时也注重高校档案工作人员队伍建设，但我们从表中依旧可以发现如下一些问题：
1.高校档案研究较多的是人事、教学、科研等档案，但对照片档案、声像档案等特殊载体档案和实物档案研究较少;
2.档案管理主要集中在归档的各个环节，对归档后的保管及安全问题研究较少;
3.档案信息化研究方面，对安全问题重视程度不高;
4.高校档案工作管理体制和管理制度方面研究较少。
结合表中显示的研究重点和热点，再进一步分析数据，笔者发现当前高校档案工作的研究趋势有以下几个方面：
1.注重特殊载体档案和实物档案的研究;
2.安全问题日渐引起人们的注意;
3.高校档案馆体制改革及创新;
4.高校档案馆网站建设及服务;
5.高校档案馆文化建设功能及教育功能研究;
6.高校档案馆的社会服务功能拓展;
7.高校档案学会工作的创新和发展;
8.高校档案工作者队伍建设及激励机制研究等。
【参考文献】
[1] 中华人民共和国教育部、国家档案局.高等学校档案管理办法[Z].2009-9-1
档案文献管理篇8
《档案管理》创刊于1986年[1]，连续入选中文核心期刊，刊发了大量高被引的论文，备受业界关注。为客观准确地反映《档案管理》2012年的载文情况，作者对当年刊发的全部文章进行了各项统计。为确保统计数据的准确，对关键词作了必要的规范，归并了重复引文，剔除了无文献来源的注释性引文，并对全部引文逐一进行了核对，修正了引文中的差错。
2 统计分析方法
利用文献计量学的方法，对该刊2012年刊发的文章从栏目发文量、作者及地域和机构、主题、基金论文、引文类型及年代分布等方面进行统计分析，运用CNKI检索了被引情况。根据载文实际和统计分析的需要，作者统计分析不含“通讯”、“卷首语”、“文摘”等栏目的文章，主题统计分析不含无关键词的文章，引文统计分析不含无参考文献或参考文献类注释的文章。
3 载文统计分析
3.1 载文栏目发文量。2012年《档案管理》设置有“卷首语”、“理论探讨”、“争鸣”、“业务研究”、“局馆长访谈”、“专题沙龙”、“调查报告”、“海外采风”、“工作园地”、“史料钩沉”等18个栏目，共刊发文章277篇，表1是主要栏目的发文数量。发文量集中于“工作园地”、“业务研究”、“调查报告”和“理论探讨”四个栏目（表中单列了占比）。
3.2 作者分布。作者统计针对“工作园地”、 “业务研究”、“调查报告”、“理论探讨”、“海外采风”等9个栏目的242篇文章，其中独著210篇，两人合著28篇，三人合著4篇，分别占统计文章的86.78%、11.57%和1.65%。
3.2.1 作者发文数量。最多的发文6篇，共两人，发文3篇以上的作者共12人（“+”后为第二作者发文数），另有马帅章等28人发文2篇（含非第一作者）。
3.2.2 第一作者地域分布。以第一作者发文最多的为河南作者（168篇），其次是北京（9篇）、山东和上海（各8篇），发文作者涵盖了19个省市。河南省又以郑州、开封、濮阳作者发文数量居多（105篇）。
3.2.3 第一作者机构分布。由于有些文章作者单位不够具体，对统计数据的准确性有一定影响。242篇文章中，各类院校和各级各类档案馆（局）的作者占比较高，分别发文102篇和82篇。
3.3 主题分布。关键词是从文献的标题、摘要和正文中选取的，能够反映文献的主题[2]，因而选用关键词进行主题分析。2012年《档案管理》中有关键词的107篇论文共有关键词401个，篇均3.75个。涉及关键词305个，最多的仅出现8次，可见分散度较大。为较好地反映文献主题，可将表达相同或相关概念的关键词进行必要的统一，如将“档案馆”、“档案局”、“档案部门”等统一为“档案馆”。规范统一后，利用自编的软件处理得到以下统计结果。
3.4 基金论文。2012年基金项目论文共25篇，基金论文占比超过10%。其中，河南省档案局科技项目《转变档案行政管理职能研究》、《档案执法理论与实践研究》各发文3篇，河南省档案局科技项目《档案立法技术研究》发文2篇，基金发文量如表4所示。
3.5 引文统计。2012年《档案管理》文章中，列有参考文献、参考文献类注释的论文96篇，共有引文725条（其中外文13条），篇均引文7.55条。从年代分布看，2005年后的引文数量占66.62%。引用文献类型中，期刊论文最多，占比达70.62%，其次是电子文献、图书和学位论文。表5列示了引文的年代分布（“其他”为1980年前或无法确认年代的）。
引用文献中的期刊论文共涉及期刊139种，其中以档案类期刊为主，排在前9位的都是档案核心期刊，其次是非核心档案类期刊和图书情报类核心期刊。
3.6 被引统计。通过中国知网检索，截至2013年4月23日，2012年《档案管理》刊发的被引论文达25篇，其中《中部六省市级档案网站评估指标体系的构建及评估结果分析》被引3次，《浅谈事业单位档案的信息化建设》等两篇各被引2次。表6列示了十种档案学期刊2012年发文及被引情况。
4 结论
通过以上统计和分析，可以得出以下基本结论。
4.1 从栏目发文分布看，“工作园地”、“业务研究”、“调查报告”和“理论探讨”四个栏目是发文主体，“工作园地”和“业务研究”两栏目的发文量超过发文总数的一半，表明《档案管理》特别注重结合工作实际，与其“以业务指导为主，兼顾学术性和可读性”[1]的定位是一致的。
“卷首语”是许多档案刊物共有的栏目，但《档案管理》六篇卷首语的内容均为“档案依法行政管理”，对做好档案工作有很强的针对性和指导性。
4.2 载文中独著文章居多，发文2篇以上的作者超过40人，他们独立或合作发文的数量超过100篇，表明《档案管理》已形成较为稳定的作者队伍。但作者以个人自由研究为主，论文合作程度偏低[3]。
发文作者的地域和机构数据表明，《档案管理》立足河南，面向全国。注重反映本省的研究成果，注重各级各类档案馆（局）的业务交流，不断传播和促进学术研究。发文作者集中在各级各类档案馆（局）和各类高校，反映了这两个系统科研能力较强[3]。
4.3 从关键词的词频可以看出，《档案管理》2012年特别注重刊载“档案执法”、“档案法规”和“立法”方面的文献，同卷首语的内容相呼应。此外，“档案馆”、“档案”、“档案管理”、“档案鉴定”、“档案服务”等也是刊载的重点，有很强的实际工作指导价值。但列有关键词的论文偏少，在一定程度上影响了主题统计结论的准确性。
4.4 基金项目多为与档案工作相关的省部级以上项目，基金项目级别较高。基金论文占比虽不算高，但针对性很强，较充分地反映了档案科研特别是档案执法和立法研究方面的最新成果。
4.5 引用文献表现出期刊论文多、核心期刊论文比重大、引用年代新的特点，表明刊载的论文注重高水平档案学研究成果的吸收，注重图书情报领域研究成果的借鉴，同时广泛吸纳其他学科的成果。但列有引文的论文偏少，有些著录不准确，外文引文较少。
4.6 尽管统计的时间段较短，而论文的被引和被引率均有较大的滞后性[4]，但截至2013年4月23日的2012年载文被引同其他档案类期刊2012年载文被引的对比表明，《档案管理》有较高的被引量，一定程度上反映了该刊在档案类核心期刊中有较高影响力。
参考文献：
[1]《档案管理》杂志社.《档案管理》简介[EB/OL].（2011-04-25）[2013-04-01].http：///w_NewsShow.asp？ID=0：2628.
[2] 倪丽娟，于淑丽.档案学研究热点分析——基于2004～2008年《档案学研究》、《档案学通讯》论文关键词的词频分析[J].档案学通讯，2010（1）：19～22.
档案文献管理篇9
一、文献统计分析
笔者通过对CNKI（http：///）的中国学术期刊网络出版总库、特色期刊、优秀硕士学位论文全文、重要会议论文全文数据库进行检索与统计，以“民营企业档案”为关键词，共获得文献342条记录（1989—2013），删去具有新闻报道性质等非学术性文献以及重复发文等，共获得有效文献203条。笔者分别从期刊种类、发文时间、作者机构等方面进行了统计分析。
（一）期刊种类及分布
通过统计发现，与“民营企业档案”相关的文献主要发表在52种期刊上，其中与档案相关的有26种（159篇，占78.33%），大学学报9种（9篇，占4.43%），其他17种（35篇，占17.24%），反映了有关民营企业档案的研究主要集中在档案学界，而其他领域的专家学者对这方面的研究与关注度比较低。与此同时，在26种与档案相关的期刊中，核心期刊10种，共发文67篇，这说明了有关民营企业档案的论文水平一般，研究层次较浅，质量不高。
（二）时间分布
从CNKI检索情况来看，有关民营企业档案的论文研究最早始于1996年，共有相关论文2篇，分别是陈嫔发表在《四川档案》的《浅谈民营企业档案管理工作》以及发表在《档案与建设》的《亟待加强的民营企业档案管理》。具体发文情况详见图1。
由此可以看出，从1996年之后，随着年份的增长，有关民营企业档案的文献不断增加，特别是2005至2007年，数量达到最高值。这与2005年出台《关于鼓励支持和引导个体私营等非公有制经济发展的若干意见》等鼓励民营企业发展的政策有关，同时也说明了随着社会经济的发展，市场体制的改革，民营企业发展迅速，而有关民营企业的关注与研究也随之增多。
（三）作者机构分布
笔者对文献作者的单位进行统计，发现来自学校的研究者有29名（占19%），来自档案局馆的研究者93名（占60%），有关公司企业的研究者14名（占9%），其他20名（占12%），这从侧面反映了有关民营企业档案研究的主要集中在档案学界，公司企业等社会组织对此方面的研究比较少。
（四）地域分布
同样，通过对文献作者的工作单位所在地域进行分析，发现：有关民营企业档案研究主要集中在东部城市，西部以及中部研究较少，这可能与东部经济发达、政策水平较高、人们思想意识较为开放有关，东部的民营企业发展也高于中西部，也可以反映出东部地区对档案重视程度高于中西部。
二、研究的主要内容
（一）民营企业档案的特点
关于民营企业档案的特点，可以总结为四点：综合性、现实性、知识性、经济属性。综合性是指它从整体上反映了企业从生产到经营整个管理活动的全貌，记载了企业的过去，预示着企业的未来；现实性是指它伴随着企业生产活动的进行而产生、积累、发展，同时又为企业发展提供利用，此外，还体现着企业的现实利益；知识性指民营企业档案包括了企业活动的方方面面，蕴藏着从企业创建者到企业员工的各种见解、智慧结晶，蕴含着丰富的信息与知识；从民营企业项目活动的开始，就伴随着销售、效益测算、贷款资金等一系列的经济活动，这就使其档案呈现出经济属性，此外，它的经济属性还体现在民营企业档案是以有形资产存在，是企业特殊的资产[2]。
（二）民营企业档案管理模式
档案文献管理篇10
一、我国艺术档案研究发展的趋势及阶段
笔者以“艺术档案”为主题，通过CNKI检索了从1981年至2013年间的文献资料，从对这些文献的分析可以看出，三十年来，我国艺术档案研究的发展呈现出波浪形的上升趋势及阶段性特征。
以“艺术档案”为主题的具体年发文量如下图：
笔者以“艺术档案”为主题，通过CNKI检索，获得1981年至2013年间的相关文献记录共902条，其中与档案研究密切相关的有效记录共613条。
从上图可以看出，1983年以前“艺术档案”类文章很少，年发文均不足5篇；1983年《艺术档案工作暂行办法》制定实施后，相关研究的发文数量显著提升，1984、1985年出现第一个小高潮，之后发文量逐渐回落；进入90年代，随着管理理念引入艺术档案，高等院校艺术档案管理意识此时也开始萌芽，艺术档案研究视野更加开阔；1994年全国宣传思想工作会议召开，提出“坚持......百花齐放、百家争鸣的方针，弘扬主旋律，繁荣社会主义文艺”（1），艺术档案研究又出现了第二个小高潮，之后同样呈下降趋势并趋于平稳；2001年《艺术档案管理办法》颁布后，研究角度更多样化，艺术档案的开发、数字化建设等问题成了档案人热议的话题；2005年“十一五”规划提出“发展文化事业和文化产业，丰富人民群众的文化生活，是建设和谐社会的重要任务”（2）后，我国的文化艺术活动更为丰富，学者们对艺术档案的关注度大幅增加，年发文量也逐年递增。2012年3月5日，在第十一届全国人民代表大会第五次会议的政府工作报告中，首次将大力发展档案事业写入了报告，2014年3月5日，总理代表国务院在十二届全国人大二次会议上作《政府工作报告》时又明确指出：要“促进基本公共文化服务标准化均等化，发展文化艺术、新闻出版、广播电影电视、档案等事业”（3），显示出党和国家对档案事业和文化艺术发展的持续关注。随着文化艺术活动的高度繁荣和文化艺术事业的进一步发展，艺术档案的相关研究也必将呈现出繁茂纷呈、百家争鸣的态势。
纵观我国艺术档案研究30年的发展历程，可以将其分为以下几个阶段：
1.起步萌芽阶段：1981年―1985年
这一阶段是我国艺术档案的起步阶段，共检索文献49篇。这阶段中学者们的研究方向主要集中在艺术档案工作的重要性，艺术档案的定义、范围、作用；对艺术档案具体工作的探讨等方面。虽然这期间相关研究的发文数量不多，但却为艺术档案工作的稳步发展奠定了良好的基础。
2.缓慢发展阶段：1986年―2004年
此阶段共检索文献239篇。这阶段我国的艺术档案事业进一步发展，相关文献数量有所增多，内容有所充实，特别是进入90年代，随着管理理念引入艺术档案管理中，研究思路不断拓展。
3.快速发展阶段：2005年―至今
此阶段共检索文献267篇。这阶段正值“十一五”规划提出“发展文化事业和文化产业，丰富人民群众的文化生活，是建设和谐社会的重要任务”，我国的文化活动更为丰富，学者对艺术档案的关注度大幅增加，对艺术档案的研究更加深入、观点更加新颖、成果更加丰硕。
二、我国艺术档案研究发展的成就综述
我国艺术档案研究的发展反映出我国艺术档案工作从无到有、逐步成熟的探索历程。在1983年以前，由于没有相关的规章、制度、管理办法做指导，“艺术档案”类文章很少，比较有代表性的如周解在1981年的《档案学通讯》第5期发表题目为《对艺术档案工作问题的探讨》的文章，第一次大胆提出艺术档案工作的重要性，并在同年第6期继续以《对艺术档案工作问题的探讨（续）》为题，对某些具体问题提出了自己的看法，这在艺术档案工作还没有相关法律、法规指导的时期是一种前瞻性的创新。
在1983年《艺术档案工作暂行办法》制定实施后，艺术档案的管理有了依据，档案工作者对于艺术档案管理工作进行了一些尝试，虽然此时的研究大多还局限于介绍各自单位的具体工作，但其中也不乏亮点，例如，刘淑英老师在1985年《档案工作》第4期中撰文《浅谈艺术档案与文书档案的区别》，第一次提出区分艺术档案与文书档案的重要性，并详细论述了艺术档案与文书档案的不同点。在《图书情报知识》上王东明发表的《关于艺术档案的几个问题》中对艺术档案的定义、范围、作用有一定的探讨，这些文章在艺术档案工作初期都是一种创新尝试。
从1988年开始，艺术档案的研究内容更加充实，例如李世慧、李广伯在《档案工作》上发表的《从艺术档案的角度注视录像》、刘敏在《辽宁档案》中发表的《建立个人艺术档案的两个问题》、《上海档案》中刊登的《艺术档案在职业改革工作中发挥作用》等等，档案工作者从更多的角度发现了艺术档案的价值。
进入90年代，管理理念逐渐引入艺术档案中。例如1997年，朱爱兰在《浙江档案》发表的《现代化管理是文化艺术档案发展的必然趋势》、李国栋在《内蒙古艺术》上发表的《艺术档案管理的有序运行与利益协调》等，都对艺术档案的管理提出了建议。
同时，高等院校的艺术档案管理意识在此时开始萌芽，例如，宫宝勤在1992年04期的《齐鲁艺苑》发表的《高等艺术院校档案综合管理初探》中，首次将艺术档案纳入了高校的档案管理范畴，并提出：“将艺术档案纳入高等艺术院校综合管理，会更好地发挥它为艺术教育服务的作用”。
到2001年《艺术档案管理办法》颁布后，艺术档案的关注度有所增加，艺术档案的开发、数字化建设等问题成了档案人热议的话题，例如，浙江省艺术研究所的高红缨在2002年04期的《档案学通讯》上发表的《试析艺术档案的特征和开发利用》，将艺术档案的特征与开发利用联系起来，他提出：“艺术档案的多样性、丰富性、成套性、独特性的特征，在艺术档案的开发利用中，始终贯穿交错体现”。
艺术档案工作者的素质问题在这一期间也得到关注。浙江省艺术研究所的高红缨在2001年7月23日的《中国档案报》发表的《当代文化艺术档案人才要素初探》中对艺术档案工作者的发展方向、人才要求做了简单的论述，并提出应培养文艺档案人才，使档案工作能够吸引人才、留住人才。
另外，一些大胆的设想也被提及，例如，广西民族文化艺术研究院的彭梅玉在2003年的《广西地方志》第2期提出《建立文化艺术档案馆的断想》，她认为：“21世纪的世界对文化需求不断增大，建立文化艺术档案馆的物质基础、经济基础及思想基础已经具备”，提出了建立文化艺术档案馆的大胆设想。
同时，高校艺术档案研究在这一阶段重新引起学者的关注。例如，2005年，临沂师范学院的潘金枝在《兰台世界》撰文《高校艺术档案归档范围的具体要求》，将《艺术档案管理办法》结合高校艺术档案的实际情况，对高校的艺术档案归档范围要求进行了阐述。2007年，张爱华在《办公室业务》第3期发表的《浅谈高校艺术档案的数字化建设》，将档案的数字化问题引入了高校艺术档案研究。
2008年文化部发表了《关于进一步加强文化艺术档案工作的意见》后，与艺术档案相关的发文数量进一步提升，这些研究成果极大地丰富了艺术档案的研究理论。艺术档案的利用问题在这一时段也得到档案人的更多关注，如张洁在2008年01期的《云南档案》发表的《论艺术档案的保存和利用》、郭季在2010年01期《档案管理》发表的《如何发挥艺术档案的作用》、王劲松在《兰台世界》2011年S1期发表的《艺术档案收集保管和利用》等。
随着信息化时代的到来，艺术档案的信息化问题也引起不少学者的思考，其中有代表性的如辽宁省艺术研究所的潘革在2011年12期的《兰台世界》发表的《艺术档案数字化的探索》，文章对艺术档案的数字化各个工作流程，做了较为详尽的介绍，对艺术档案的数字化建设起到了很好的借鉴作用。
三、我国艺术档案研究发展的问题及建议
通过对艺术档案30年的文献分析发现，虽然近年来艺术档案的发文数量显著提升，鼎盛时期的2012年年发文量达42篇，但与数量庞大的档案文章相比，艺术档案研究仍处于边缘位置。据笔者在CNKI检索统计，1981至2013年间，主题为“档案”的研究文献已达160588条，艺术档案仅占其中的0.38%。其次，从艺术档案文献的作者单位比较来看，研究所、档案局馆和大专院校等研究性机构撰写的相关文献较多，而对艺术档案工作起直接指导作用的文化厅和产生艺术档案最直接、最息息相关的文化艺术团体、艺术院校等发文量较少。在笔者搜索的结果当中，从高校或艺术团体角度探讨的相关文献均不足15篇，且大多数文献没有突出自身特点，大多高校艺术档案文章仅仅有高等院校之“名”，而无高等院校艺术档案管理之“实”，而文艺团体相关的艺术档案大多是对文艺团体对自身艺术档案工作的介绍，缺乏研究的深度与广度。第三，我国“艺术档案”研究的地域分布极不平衡，据CNKI的搜索结果显示，我国华北、华东地区对于“艺术档案”专题研究相对丰富，华中、东北地区其次，而西部地区研究较为匮乏。究其原因，笔者认为，与各地政治、经济、文化发展的不平衡，以致各地对文化发展及艺术档案研究的重视程度不同有关。据笔者在相关网站调查的情况看，“内蒙古、上海、江西、甘肃经省（区、市）级政府批准，成立了省级文化艺术档案馆；河南、河北、辽宁、黑龙江省则在省艺术研究所内设立了文化艺术档案管理中心，如2008年11月成立的贵州省文化艺术档案资料中心，集中统一管理全省文化艺术档案资料。湖北、湖南、山西、陕西、海南由省文化厅办公室或艺术处负责文化艺术档案工作指导”（4）。我国西南地区除贵州省成立了艺术档案资料中心外，其余各省均未涉及艺术档案组织机构。第四，就目前已发表的文献而言，研究的关注点过分集中，且多数文献缺乏创新，对艺术档案发展意义不大，“炒陈饭”者居多，与我国文化艺术事业飞速发展不相匹配。
鉴于以上几点，笔者认为通过建立健全各级艺术档案组织机构，加大对艺术档案工作重要性的宣传，扩大艺术档案的知晓面是当务之急。只有越来越多人了解并重视艺术档案，档案管理者才能制定出更加切实有效的措施保证艺术档案的收集并促进艺术档案的移交和永久保存。，艺术档案研究也才能有更大的发展。
艺术档案是文化交流的历史印证，是广大文化艺术工作者劳动和智慧的结晶。我国的艺术档案研究起步至今仅三十余年，在形成和摸索阶段出现诸多问题也是必然。随着经济建设不断发展，人类文明程度不断提高，艺术档案必将会引起社会越来越多的关注，因此，文化艺术单位和艺术档案管理部门以及艺术档案管理者都应抓住这一历史发展时期，乘势而上，为艺术档案事业的发展添砖加瓦。
参考文献：
[1]周解.对艺术档案工作问题的探讨[J].档案学通讯，1981（5）.
[2]刘淑英.浅谈艺术档案与文书档案的区别[J].档案工作，1985（4）.
[3]宫宝勤.高等艺术院校档案综合管理初探[J].齐鲁艺苑，1992（4）.
注释：
（1）1994年《全国宣传思想工作会议讲话》
（2）2005年《十一五规划纲要》
档案文献管理篇11
（二）非物质文化遗产档案类型
1.实物类档案。非物质文化遗产的实物类档案即在文化活动中形成的文化成果，作为一种以实物形态存在的成果，在文化活动中主要是起到了媒介性的辅助作用。比较典型的例如民间传统祭祀活动中需要使用的面具、器皿以及装饰，舞蹈活动中使用的道具，传统的黑陶工艺制作出的器皿，针灸使用的银针类型，这些都属于实物类档案。特别需要注意的是，一些实物类档案也具有文物性质，组要重点保护。
2.文献类档案。文献类档案主要是通过文字形式就下来的非物质文化遗产，主要包括与非物质文化遗产相关的活动，以及关于传承者的基本情况，这些文字材料、文献记录、报纸期刊都是文献类档案，材料涉及的种类较多，除此之外，为保护非物质文化遗产而制定的相关法律法规等，也属于文献类档案。
3.申遗相关档案。档案馆的申遗相关档案即某一非物质文化申请的过程中，涉及到的相关的材料。这类档案主要包括在为申遗而准备的材料以及在申报过程中不断补充的文献，基本用途是介绍文化的基本情况，在申报过程中的宣传、新闻材料，以及在非物质文化遗产在保护过程中形成的文献和材料。
二、非物质文化遗产的档案管理
（一）妥善的材料整理。优化档案馆非物质文化遗产的档案管理工作，首先要进行妥善的材料整理工作，并积极进行申遗相关工作。特别是要详细记录好非物质文化遗产申报的登记工作，其他的文献类档案要按照类别以及时间整理，这样在查找的过程中才能更加便捷，可以在档案馆中随时提取。
（二）积极参与遗产保护。档案馆的非物质文化遗产保护工作离不开积极参与相关的保护工作，活动记录材料是档案的最终要来源，因此档案馆也要积极参与各项非物质遗产保护的相关工作，及时建档，既包括非物质文化遗产项目的录入，收集材料要齐全，包括媒体报道以及相关的书籍，各种信息对于完善档案材料都至关重要。其次是建立非物质文化遗产继承人的档案，这样保证遗产可以时代传承、发扬光大，同时继承人也能提供更多宝贵的原始资料。
（三）设立专门的档案收集小组。档案馆的档案管理工作，要设立专门的档案收集小组，对于我国地方的非物质文化遗产进行更系统的材料收集工作。非物质文化遗产的档案整理不仅内容繁杂，而且具有极强的专业性，如果没有专业基础，是很难进行系统全面的档案管理。因此，档案的管理要坚持循序渐进原则，将处于零散状态的材料分门别类，同时还要积极通过多种渠道获取材料，保证档案工作的系统性完整性。
（四）建立档案的分级管理制度。我国文化博大精深，非物质文化遗产通常分布在各个地方，有的散落在民间，想要进行系统的收集归类，是比较困难的，因此需要建立档案的分级管理制度，并逐步推行数字化管理，进行数据库的对接工作，实现资源共享。各个地方的档案馆要各尽其责，将各自地方的非物质文化遗产信息进行仔细地收集、整理、存储，并建立数据库，通过网络系统平台实现资源共享。一些没有详细记载的非物质文化遗产，可以寻找到遗产继承人，通过录音录像、口述表演的形式来建立档案，对于比较重要的内容要妥善保存，定期整理，这样才能充分发挥文化资源的作用。
档案文献管理篇12
1计算机时代下的智能化管理
随着信息时代的到来，计算机技术已经运用到档案管理之中，使得档案管理具备了硬软件基础，如打印机、扫描仪、数码相机、计算机等硬件设备被应用到档案管理部门，而在查询、利用、存储等一系列的应用中，都建立了软件支持，如联机数据库、网上信息咨询平台等，这就为现代档案管理智能化提供了有效支持。而在统一性的管理标准制度的保障下，如档案整理标准、统计标准、技术指标等被严格规定下来，这为实现统一性的智能化管理提供了有效条件，刺激了档案数据库中信息资源的建立。
从档案管理自身发展来看，其一，随着信息化时代的到来，档案管理的数量、种类不断增加，其形式不断发生变化，如现代的电子档案、数字档案、快照档案等，这就刺激了原来的档案管理方式的改变；在人类知识化的今天，档案容量不断增加，其内部信息量的增加，必定要求具备高储存、高输出性能的技术为保证，而要实现对新形式、新内容档案的管理，必须借助于信息化、智能化的管理方式；在大容量信息的刺激下，人们的知识容量提升，对知识的要求量远远超过以前，这就要求具备大容量的共享信息，而智能化管理为实现资源共享提供了开放性的平台，这就利于实现档案价值。其二，现存档案自然老化、人为损失的现象严重，而采用智能化档案管理方式，可有效保护档案原件、延长档案寿命，同时可充分利用信息化、智能化管理降低原档案的损失和丢失风险，并针对于损失文件采用数字拷贝等方式进行复原处理，这对保护原档案起到了积极作用。
2档案管理智能化发展趋势
2.1智能化存储
与传统的档案管理方式相比，智能存储是计算机系统本身最重要的智能特征，其改变了传统的纸张、书本档案库形式，依靠智能系统运行智能存储管理软件，来支持多种文件和操作系统，以实现存储资源的虚拟化。计算机智能化存储其最重要的特征就是信息容量性，在现代档案信息大容量的环境下，计算机以数字化、程序化的存储方式，缩小信息空间，以数据库、内存等形式，将信息进行存储，这就提升了信息的存储空间。其二，提升存储设备之间的信息联系，并有效实现备份、容错、改错、安全管理等职能，有效提升了档案管理的安全性，实现了档案保存的完整性和信息的全面性，利于实现档案使用价值。
2.2智能化检索
随着计算机技术的发展，文献检索的智能化特征越来越明显。在现代档案管理中，答案存在的形式越来也多，既有文字、数字，也有图文、声像，有加密文件，也有非加密文件，有本地存储信息，也有异地存储信息，而要获得相关性的信息，仅仅依靠书本查找并不能实现文献资源的享用，而在智能化管理条件下，计算机将档案信息进行归类后进行整体性存储，在检索过程中，以文献、检索词等信息为基础，对文献进行分类排列，这就提升了文献检索的准确性和范围性，使人们能够以最快的速度找到想要的相关文献，而且各类文献也以“期刊”、“硕士文献”、“博士文献”等方式进行分类，突出了文献的重要性和性能，进而提升了文献选用率。
2.3智能化应用
档案管理智能化将档案进行信息化、数字化、智能化处理后，以程序的形式存在，这就刺激人们在进行档案采用时，以网址、程序的形式进行搜索，同时，网络提供的大规模空间，提升了档案的利用空间，尤其是一些专业性、科研型共享资源，在很大程度上实现了资源共同利用价值，进而以档案使用的反作用，实现了档案的丰富与发展。当然，不同的档案形式具有不同的利用途径以及价值，如电子档案智能化管理，可提升企业与客户之间的交流，加强两者之间的了解度与合作度，可以进行商情预测，提升企业市场预测力，可以进行智能化营销等，总之，其信息提供范围和途径的拓展，有效提升了档案管理的价值。
3提升档案管理职能化的措施
3.1完善管理机制
各种档案信息资源都存在一定的逻辑性，在信息录入后，就会成为数据库之间、数据字段以及运行程序之间的联系，在进行计算机网络化管理中，一定要将其进行统一化规定，从而提升数据库的完整性和安全性；制定统一性标准，管理标准的完整性与一致性是衡量管理的重要指标，这就要求进行规范性的制度约束，强调各个管理部门与管理信息的链接性，以实现档案信息网络畅通无阻。
3.2巩固保障因素
在进行硬软件建设中，要加强专业数字化设备的设置，实现配备的统一性，实现硬件设备的型号统一、购置统一、内部系统统一；充分利用设备功能，实现自动转化、编制、检索、存储、上传等功能，为智能化档案管理提供有效保障。
3.3提升人员素质
加强档案管理人员的专业技能培训，面向档案管理的基本技能与计算机技能，尤其是计算机系统和网络安全防护知识，保障管理工作的信息安全性和工作的科学性；注重基础性工作管理，加强收集、整理、保存等环节的协调性，保证档案管理质量化；加强素质教育与培训，促使工作人员树立良好的岗位意识、职责意识和服务意识，提升档案管理智能化的质量。
参考文献
[1]王秋霞，徐忠勇.档案信息数据库建设原则研究[J].档案学研究，2011，（02）.
档案文献管理篇13
在现有的国际、国内、行业等标准的基础之上，才能实现数字化档案管理元数据的需求分析，这些是针对具体的数字化档案类型、用户、业务管理流程等采用科学的方法所进行的元数据模型中元数据功能项的设置分析及对其描述的过程。这个功能的意思是要基于元数据元素、元数据模型。根据这一定义，应该明确的是，数字化档案管理元数据的需求首先是一种功能需求，需要确定需求分析的信息源并施以科学的方法。
2 数字化档案管理元数据需求分析的信息源
数字化档案管理需求分析的信息源，是以数字化档案管理元数据需求分析的信息来源范围为主要的另外包含权威性文献、数字化档案本身、用户等。
就其本身而言的话，数字化档案的分类丰富，有多媒体数字化档案、视频档案、音频档案、图像、图形档案盒数字处理档案，因此，其信息源范围可以是关于字处理档案、图像档案、图形档案、音频档案、视频档案以及多媒体数字化档案的管理元数据范围的需求分析。
针对权威性文献而言，权威性文献可以分为法规、标准、政策、规范、最佳实现及理论等，因此，其信息源的分析范围可以是国内外的有关文件管理、档案管理和数字化档案管理的法规、标准、规范、最佳实践及理论中存在着的有关对数字化档案管理元数据需求的分析。
针对用户而言，信息源的分析范围可以是对文件管理者、档案管理者、数字化档案管理者、计算机系统管理员以及数字化档案利用者所提出的分析方法。
3 数字化档案管理元数据需求的分析方法
在数字化档案管理元数据领域中，对数字化档案管理元数据进行需求分析，要采用科学的方法才能保证其分析的科学性和准确性。笔者认为，有两类方法：一类是自上而下演绎分析法；另一类是自下而上归纳分析法。
3.1自上而下演绎分析法
3.1.1文献参考法
文献参考法，以“文献”形式表述有关法规、标准、政策、规范等，以保证符合现行法律的规定，是从“文献”的抽象到具体数据元的确定的方法。主要是从所涉及文件管理的文献中概括出数字化档案元数据的需求。美国匹兹堡大学的元数据项目是运用此法的主要代表项目，该项目主要研究文件管理的中凭证要求（简称《baC项目》）。
3.1.2理论推导法
从文件管理理论出发进行归纳演绎，以层层递进的逻辑来验证数字化档案管理元数据的合理性，即是理论推导法。
目前流行的文件管理理论主要有：文件连续体理论、文件生命周期理论和文件运动理论。不论采取哪种理论作为我们的研究依据，都对数字化档案管理元数据的需求均具有一定的指导意义。
以澳大利亚元数据研究项目《教育、研究与产业合作项目》（SPIRT project）为例，他们所制定的元数据主要依据澳大利亚所独创的“文件连续体理论（records continuum thinking）”；而加拿大不列颠哥伦比亚大学研究项目《数字化档案完整性保存项目（UBC）》则依据的是文件运动理论理论。按照我国目前的档案管理相关理论，我们要采取在我国比较流行的文件生命周期理论。
3.2自下而上归纳分析法
3.2.1调查访问法
通过对文件创建人员、文件管理人员等相关的专业人员等进行跟踪访谈和数据分析，按照用户的实际需要，在大数据的基础上得出数字化档案管理元数据需求。另外用到此方法的是在跨国联合项目――文件永久性凭证性问题在电子系统里的应用（简称INTERPARPES）。
3.2.2流程实际法
按照档案实际管理的业务流程为基础，通过数字化档案在管理过程中的运动为分析的切入点进行需求分析。研究者持有这类分析方法会认为文件管理流程和元数据是分不开的，所以，要理解元数据，就要紧紧联系数字化档案管理流程实际，值得注意的是，不是传统的手工管理业务流程。
以上方法各有优劣，如文献参考法，可以从宏观上保证建立的数字化档案管理元数据具有合法性和凭证性，但建立的标准过于宽泛；理论推导法，可以保证其合理性和系统性，但建立的标准偏向理论性，实用性不强；基于用户访问法建立的标准，其实用性和操作性较好，但缺乏完整性与系统性；流程实际法，即使具有可行和运用性范围依旧被局限。所以说，数字化档案管理元数据的需求分析时，需要综合作用各类所学多种方法分析需求，而不是孤立、单一的只作用一种方法，这样做才可能满足数字化档案元数据更全面和客观的需求。
4关于数字化档案管理元数据需求分析体系模拟建构
在以上探讨数字化档案管理元数据需求分析的内涵、信息源及方法的基础上，笔者尝试模拟建构需求分析体系。
首先，根据具体行业、应用领域的目标与特点，确定数字化档案管理元数据需求分析的信息源；需求分析的信息源主要包括，文献（规范、标准）、数字化档案本身、用户、数字化档案管理业务流程等方面。其次，对需求分析信息源进行分类整理、审读，综合采用科学的方法对信息源进行分析，简练出数字化档案管理数据的需要并形成需求陈述。再次，针对各需求陈述进行元数据的提炼，将提炼到的元数据进行分类，再将具体的元数据纳入到分析框架。最后，判断元数据元素项的设置，形成数字化档案管理元数据体系模型。
参考文献：
