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篇1
二、建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题
1.由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。
2.虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。
3.在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。
三、建设单位档案馆（室）网络化建设的构想
1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。
2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。
3.开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。
4.培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。
信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。
摘要：建设单位的档案管理是建设单位管理工作中的重要部分。依靠传统的档案管理办法已经无法适应当今时代的发展。随着信息技术的发展，利用计算机和网络技术管理建设工程档案已经成为提高建设单位档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具。虽然目前建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟，但在网络化的过程中依然存在着不少问题。本文通过分析建设单位档案网络化的基础条件以及存在的问题，勾画出建设单位档案网络化建设的架构，并列出建设单位档案网络化的必要条件所需措施。
关键词：建设单位档案管理网络化
篇2
0 前言
建设单位档案管理系统是建设单位不可缺少的部分,它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。
随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。虽然我国建设单位档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟。
1 建设单位档案管理的网络化条件已经具备
（1）网络硬件的发展。
20世纪90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，二十世纪90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。
（2）建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。
2 建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题
（1）由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。
（2）虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。
（3）在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求――不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。
3 建设单位档案馆（室）网络化建设的构想
（1）建立建设单位档案馆网络化协调机构。 建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。
（2）加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。
（3）开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。
（4）培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。
信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。
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建设单位档案管理系统是建设单位不可缺少的部分,它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。
随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。虽然我国建设单位档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟。
一、建设单位档案管理的网络化条件已经具备
1.网络硬件的发展。90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。
2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。
二、建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题
1.由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。
2.虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。
3.在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。
三、建设单位档案馆（室）网络化建设的构想
1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。
2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。
3.开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。
4.培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。
信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。
篇4
项目档案管理工作本身也是一项包含很多环节的系统工程，它包括建立档案管理体系、内、外业资料收集、分类、归档等许多方面。作为项目建设业主单位，对档案管理工作的各个环节，责无旁贷地负有领导、协调和督促的责任，必须自始至终予以高度重视。
本文结合中江高速公路和江鹤高速公路（二期）这两个项目建设中档案管理工作的几点体会，谈谈项目建设单位应如何做好档案管理工作。
一、加强领导，精心组织，建立高效的档案管理工作体系
档案管理工作必须领导重视，全员参与，尽早建立完善的档案管理体系。
公司领导十分重视档案管理工作，始终把档案管理作为项目建设管理工作的重要组成部分，统筹规划，规范管理。为确保内业资料的质量，项目从筹建开始，公司就指定由分管技术工作的总工程师牵头成立了项目档案管理工作领导小组，统筹、协调整个项目建设期间的档案管理工作。各参建单位的档案管理工作同样实行项目经理分管、专（兼）职档案员负责的管理体制。明确参建各方在档案管理方面的责任，要求各施工单位必须配备足够的人力、物力抓好档案管理工作，监理单位则必须监督档案文件材料的形成质量。只有领导重视，层层落实，才能使项目档案工作取得较好的成绩。
另一方面，我们依靠上级主管部门或行业管理单位，在他们的指导下积极开展工作。就档案管理工作中出现的问题，我们及时向上级单位的档案管理部门反映，他们多次派员深入现场了解情况，并给予及时指导和支持。实践证明，领导的重视和支持是项目档案管理工作最强有力的保证。
二、档案管理工作必须与项目建设同步进行
档案管理工作必须与项目建设同步进行，这是档案管理工作的基本要求。
由于历史的原因，中江高速公路和江鹤高速公路（二期）这两个项目均持续时间较长，这给项目档案管理工作带来了较大的困难。管理单位和人员更换频繁，许多前期产生的资料收集起来相当困难。为此，公司专门抽调人手，花费大量人力、物力去有关单位收集、整理了与这两个项目有关的内、外业资料，较好地保存了早期文件，这给后来的竣工文件编制工作等打下了良好的基础。
此外，中江高速公路和江鹤高速公路（二期）不仅参建单位众多，而且，管理模式不同，建设期限也不同，这给项目档案管理工作也造成了一定的困难。中江高速公路采取施工总承包模式，项目业主对工程建设各方面的控制通过对监理单位和总承包单位的管理来实行。江鹤高速公路（二期）则由业主直接进行施工招标和管理工作，但开工迟于中江高速公路一年多。为此，我们根据项目特点，分别建立了各自的档案管理体系。在中江高速公路项目建设中，我们在档案管理工作中依靠监理单位和总承包单位开展工作，以合同和有关法规为依据，以各项管理制度为手段，加强协调管理。在江鹤高速公路的项目建设中，我们则建立了以项目业主为主的垂直档案管理体系，对档案管理工作的每个环节均予以高度重视，对发现的问题及时处理。由于主观重视，措施得当，基本上保证了这两个项目的档案管理工作与项目建设同步进行。
三、统一标准，规范做法，严格要求，确保档案的内、外在质量
1、加强业务培训，提高档案管理人员素质
为了提高档案管理人员业务素质，公司加强了档案业务培训工作。我司多次邀请省档案局有关领导和专家对项目竣工文件的收集、归档整理及竣工文件编制进行了分阶段性的岗位培训。我们还组织了资料员到兄弟单位参观学习、交流，使全线档案管理人员业务能力不断提高。
2、及时制定标准，规范做法，确保内业资料的质量
项目建设初期，公司就及时下发了《广东省公路建设有限公司高速公路竣工文件编制办法》等上级单位关于建设项目档案管理工作的文件，并结合中江高速公路和江鹤高速公路（二期）的具体情况，规范了文件格式、题名、编号等，明确了各施工单位竣工资料管理的职责和编制要求，健全了本项目内业资料的质量保证体系，为项目档案管理工作的顺利开展奠定了基础。
3、高度重视资料的及时收集工作
项目建设过程中，如果不及时收集各种内、外业资料，将给以后的编制竣工资料工作造成很大困难。为此，各施工单位应在平时及时整理好质检资料，建设各方应设专人负责资料的收集和整理工作。该项工作应做到及时、完整、准确且格式统一，过程当中应加强协调、检查工作。
4、坚持定期检查，发现问题及时整改
为了做好档案管理工作，公司非常重视内业资料的检查和整改。除了坚持月度检查外，还会同总监办、总承包单位不定期进行检查，发现问题及时指出并帮助施工单位整改，把问题消除在萌芽状态。对施工单位提交的竣工资料，我司及时指定技术人员进行审查把关，确保施工文件齐全、规范。
5、配备完善的档案管理设施，实施电子化管理
四、档案管理工作中必须重视的几个环节
1、设计单位必须同步提供电子版设计文件
根据交通部2004年《公路工程竣（交）工验收办法》的归档分类要求，高速公路建设项目的竣工文件划分为类，即：1、可行性研究及前期综合文件；2、设计基础文件、 设计文件；3、财务决算、工程结算文件；4、工程管理文件；5、施工文件；6、监理文件；7、竣工图文件；8、科研文件等。
其中，竣工图的编制是高速公路项目档案管理工作中极其重要的一环，它是项目建设的真实反映，是后来查询、利用者了解项目建设情况的重要工具。竣工图编制工作的总体要求是真实、准确，如实反映设计变更情况，与施工实体必须完全相符；有关变更必须手续齐备，依据充足；图纸质量必须规格统一，图面整洁，字迹线条清晰、耐久，标注位置合理。
在竣工图编制工作开展前，能否从设计单位取得完整的施工图电子版设计文件，就成为做好这项工作的关键。
为此，在项目设计合同洽谈中，项目建设单位须约定由设计单位同步提供完整的全套电子版设计文件，这既方便在日常施工中开展设计变更管理工作，同时，也将为日后的竣工图编制工作打下良好的基础。
2、应在有关施工合同中保证档案资料的及时交付
前已述及，中江高速公路采取施工总承包模式，项目业主不与各施工标段直接签署施工合同，项目业主对工程建设各方面的控制通过对总承包单位和监理单位的管理来实行。总承包单位和部分分包单位之间由于合同纠纷，在一定程度上不仅对工程进度、质量造成了不利影响，也影响了档案管理工作的进展。具体表现为，个别标段由于与总承包单位之间存在合同纠纷，就以内业资料相要挟，拒不上交给业主，影响了整个档案验收工作的及时进行，这是今后值得注意的地方。为此，我们认为，在有关施工合同中，应将内业资料等档案材料是否及时上交给业主单位，与该标段的计量支付工作联系起来。对拒不提交资料者，应果断地暂停其计量支付工作。只有这样从合同条款上保证资料的及时归档、收集，才能使档案管理工作高效、规范、有序地向前推进。
篇5
荣誉档案；建筑设计；管理措施
建筑设计单位的荣誉档案是指单位和职工在工程设计、科技研发以及各项管理工作中因取得突出成绩而获得的具有保存价值的获奖文件、荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等的总称。它真实记录了单位事业发展的历史轨迹，具有较高保存价值，是档案的一种特殊载体。
一、建筑设计单位荣誉档案的特点
（一）荣誉档案带有鲜明的行业特色，由各级住房城乡建设部门、勘察设计协会、土木建筑学会等评选出的优秀工程、优秀方案、绿色建筑、装配式建筑、BIM应用等，是建筑设计单位荣誉档案的主要构成部分，约占到全部荣誉档案的八成以上。
（二）荣誉档案是使用频率最高、价值利用最多的档案类型，与文书档案、人事档案、图纸档案等经常“沉睡”在档案柜中不同，荣誉档案基本是“活动”的档案，无论是对外宣传、对内教育、职称评定，还是生产经营投标、编写单位历程，均发挥着重要的作用。尤其是在参与工程项目投标时，优秀工程、优秀方案类的获奖证书、奖牌等荣誉档案作为单位实力和业绩的凭证，经常会跟随设计人员“奔赴”各个开标现场，成为竞标的重要得分内容。
（三）荣誉档案利用价值有一定的时效性，这里的“时效性”主要是指工程技术类获奖证书在单位投标时的利用价值。建设单位在招标时，一般会要求设计单位提供近三年或近五年获得的荣誉。因此，这类荣誉档案越新，其利用价值便越高，超过五年的获奖证书，在生产经营上的价值便不再突出，就可以与其他荣誉档案或普通文书档案一样“束之高阁”了。
二、荣誉档案管理工作中存在的问题
（一）对荣誉档案重视不够导致管理混乱。对建筑设计单位而言，图纸档案、人事档案、合同档案、文书档案等几大块的管理相对比较规范，分别由相应部门收集整理，并有专人负责。而荣誉档案很少被作为一种特殊的档案类型予以专门管理，更不会安排专人负责。获奖文件、获奖证书大多作为文书档案保管，由办公室收集整理；而奖牌、奖章、奖杯、锦旗等实物类档案则比较分散，往往由获奖部门或个人随意存放。
（二）荣誉档案归档意识不强，导致收全率欠缺。生产一线各部门对于层次或级别比较高的奖，有时不愿将取得的荣誉成果拿给集体分享，不主动按时上交应归档的文件材料，而是留在自己部门使用，在档案移交上意识比较淡薄。对于职工个人获得的各种荣誉，许多人认为与单位无关，从来没想过要移交单位，或将获奖证书复印件交给单位登记保管。职工归档意识不强，档案管理部门又无法掌握全院范围内的获奖情况，导致在荣誉档案的收集上不可避免地存在遗漏。
（三）荣誉档案种类繁多、材质不一，导致整理保管困难。荣誉档案从载体上来看，既有文书类，也有实物类；从材质上看，有纸张、金属、木料、玻璃、布料等；从形状和样式上看，更是尺寸不一、大小不等。由于载体材料和形式的多样性，决定了荣誉档案在种类上的多元化，从而也相应加大了荣誉档案收集、整理和存放的难度。目前专门设置荣誉档案室或档案专柜的单位并不多，文书类荣誉档案一般存放在文书柜内，或与其他档案混存；实物类荣誉档案则是见缝插针，随意摆放，时间比较久远的奖牌、奖杯等往往会字迹模糊、锈蚀严重；借用频繁的获奖证书，折叠、磨损严重，不利于档案的长久保存和利用。
三、加强荣誉档案管理的主要措施
（一）加强宣传，引起重视。要强化荣誉档案的归档意识，通过多种途径向职工普及档案法实施办法等有关知识，使各个部门和广大职工能够主动将获得的荣誉及时提交到档案管理部门。要强化荣誉档案收集意识，档案管理人员要转变被动等待归档的观念，全面了解各类荣誉的评选情况，掌握评选时间，跟踪评选进度，在荣誉档案发放的第一时间，主动走出去收集应归档的文件材料、证书、奖牌等，既要保证材料的齐全，又要维护档案的有机联系和历史的真迹，解决荣誉档案归档不全的问题。
（二）完善制度，落实责任。要明确管理部门，安排专人负责，做好荣誉档案收集、保管、借用等各方面的管理制度建设，确保各类荣誉档案及时完整归档和安全、有效利用。要强化档案管理人员的服务意识，积极主动开展工作，切实担起责任，树立档案资源共享的服务理念，使荣誉档案真正发挥其特有的价值。
（三）明确流程，加强管理。实施标准化管理，从资料收集、整理到最后归档，从文件、实物内容的分类、编号、案卷目录编制直至入库，严格按照国家标准执行，做到条理清晰、目的明确，避免遗漏，保证齐全完整，提高荣誉档案管理的过程质量。具体应做好以下几个方面的工作：
1.明确收集范围。可从颁奖单位和获奖对象两个不同角度确定荣誉档案的收集范围，主要有以下几个方面：一是政府或行业主管部门颁给单位的综合类荣誉；二是单位获得的工程技术、科研类荣誉；三是上级党委、工会、团委、妇委会等党群组织颁发的荣誉；四是单位参加上级或行业组织的各类文体活动、竞赛活动获得的奖杯、奖牌等；五是客户、兄弟单位、社会团体赠送的锦旗、牌匾等；六是职工个人在设计、科研、管理等工作中获得的奖项，职工个人获得的荣誉，其原件仍由个人保管，档案管理部门可采取征集复印件或拍摄照片的方式进行保存。
2.做好分类登记。为便于管理和使用，可根据材质分三类进行登记：一是文件类，主要登记标题、文号、发文单位、发文日期等；二是证书类，可根据证书上的内容登记受奖单位（人员）、项目名称、奖项类别、等级、颁奖单位、落款时间等；三是实物类，包括牌匾、奖杯、奖章、锦旗等，登记内容与证书类相似，单独登记是为了便于日后的整理归档。
3.单独整理归档。因建筑设计单位的荣誉档案有其独特的行业特点和利用价值，使用比较频繁，将此类档案单独整理归档十分必要。如获奖文件，若按普通文书对待，将之与其他文件资料按年度整理归档，就会使这类荣誉档案分散存放在不同的卷宗和档案柜里，造成使用不便。因此，将荣誉档案作为特殊门类进行管理，更便于保管和利用。尤其是实物类荣誉档案，其由一件件物品组成，载体和形态各异，其存放的柜架需区别于文书档案，应陈列于直观易见、便于放取处，既利于对外展览，又利于查找利用。有条件的建筑设计单位最好能开辟一个荣誉档案陈列室，以确保这类档案的长久保存和使用。
4.做好检索利用。为了充分发挥荣誉档案的价值和作用，要适应档案信息化发展的需要，目录编制与计算机管理同步进行，在系统化整理基础上，编制好以全宗为单位的荣誉档案分类目录，按年度和分类项目进行编目造册。同时要做好借用登记工作，既充分发挥其价值，又确保荣誉档案的按时完整返还。综上所述，荣誉档案管理一定要规范化，加强档案的收集、整理和统一管理，确保档案资源得到有效的保护和利用。同时，建筑设计单位要积极创造条件，建立一定规模的荣誉档案陈列室，以更好地发挥其价值和作用。
参考文献：
[1]崔爱民.加强企业荣誉档案管理[J].兰台世界，2005（9）.
篇6
1 建设单位工程档案管理工作现状
1.1 主管部门领导及档案人员不够重视，工程竣工档案质量不高
《中华人民共和国档案法》虽然一九八八年实施以来，人们的档案管理意识有所提高，但一些建设单位的主管部门及领导“重建设，轻档案”，对档案管理工作在认识上存在误区，认为档案工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏正确的认识，对工程竣工档案的移交工作重视程度不够；同时档案人员在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感、良好的职业道德和办事细心的工作态度，导致工程竣工档案缺失，一旦建设项目竣工使用后城建档案馆催要工程资料时就突击整理工程竣工档案资料，这就是工程竣工档案质量不高的重要原因。
1.2 缺乏制度约束，竣工档案资料不完整
一些建设单位由于缺乏档案管理工作的相关制度，没有专门的档案管理部门及人员，导致档案管理不规范。在项目建设中，档案的管理工作通常由项目管理人员兼职，而项目管理人员只重视项目的质量、进度管理，而忽略档案的管理，将一些工程档案资料随意乱放，一旦工程结束调离岗位，资料也就不了了之，使档案资料缺失；还有一些项目管理人员在项目实施过程中，一人多岗，工作任务繁重，没有时间检查、整理日常的工程档案资料，导致工程竣工档案不完整。
1.3 档案管理人员专业素质低，档案管理不规范
建设单位项目管理人员十分注意工程技术管理人员的“高配”，尤其重视专业技术能力，但对项目建设的档案人员却没有专业要求，往往用非专业的人员来“凑合”。因此，尽管一些建设单位对档案倾注了很大精力，一些资料员也尽心尽力，但由于不懂得建设项目的实施程序、不懂得档案管理的专业知识、也不懂得及时收集、检查设计单位、施工单位、监理单位的档案资料，其工作成果很难达到专业水准和国家规范要求，导致工程竣工档案不规范。
2 工程竣工档案管理的有效措施
2.1 思想上重视是做好工程竣工档案管理工作的前提
思想上重视要从领导做起，只有领导重视、管理人员重视、档案员重视才能形成“合力”，认真督导检查，定期或不定期地进行评比，避免档案工作的大量堆积，确保建设项目实施过程中各个档案部门都积极主动地做好档案管理工作。
2.2 建立健全档案管理制度是做好工作的基础
工程建设项目规模大、周期长、资料多，特别是涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等多家单位，所以要想工程竣工档案规范化、标准化，仅靠档案主管部门或建设项目管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，建立健全档案管理制度是必要的，也是必须的。要明确项目领导责任制和各级岗位责任制，将工程档案管理纳入项目建设管理程序。同时，在与施工单位、设计单位、监理单位签订合同时，将档案资料的收集整理工作列入合同条款，并与合同价款支付挂钩，使工程竣工档案管理工作从项目立项开始，贯穿于项目管理全过程，与工程建设同步进行。
2.3 加强工程档案人员的业务培训，配备能胜任的工作人员
建设单位是工程竣工档案移交工作的负责人，要组织参建单位项目管理人员、技术人员、档案人员参加业务培训，使工程人员了解档案的管理知识，档案人员了解工程建设程序和专业知识，学习档案业务、管理理论、工作方法、计算机使用等相关知识，提高思想认识和业务水平，同时深入施工现场，对建设项目实施过程中形成的文字材料、图纸、图表、声像等进行收集、整理、归档，确保档案资料的有效性、安全性、完整性，使工程竣工档案管理工作规范、有序、优质地完成。同时，在工程项目建设过程中，现场的管理机构中要有一位负责人分管档案资料工作，配备能胜任工作需要的档案管理的专门机构和人员，特别要注意设备、地下管网、煤气、通信、供水等资料的收集整理工作，确保建设项目交付使用后，工程竣工档案资料的完整性。
3 建设单位做好工程竣工档案管理工作的意义
3.1 工程竣工档案是工程建设项目全过程的最原始、最真实的记录，是进行工程维修、改建、扩建、组织生产的宝贵的信息资源。管理工程的人员会变化、会调动、要衰老、甚至死亡，而工程竣工档案则是城市建设领域资源储备的宝库，是各种隐蔽工程的眼睛。只有以工程竣工档案为依据，才能对工程项目进行科学的改、扩建和管理，才能克服盲目性，避免不必要的浪费和损失。
3.2 工程竣工档案体现一个城市的建设规模和经验。城市建设的成果有建筑实体和工程竣工档案两部分，工程竣工档案详实地记录工程建设项目的全过程，体现建设者的思想水平、技术水平和一个时期的建设水平，是城市建设规模和经验的总结。对城市的发展规划和现代化建设起着积极的重要的作用。
4 小结：
档案工作是维护历史真实面貌，功在当代，利在千秋的重要事业。建设单位的项目管理人员都要全面提高做好工程竣工档案的思想认识，树立为建设项目服务的正确理念，努力提高专业技术水平，积极主动地做好工程竣工档案的管理工作，实现档案管理工作的自身价值，为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
参考文献：
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[2]《新时期档案学理论研究》
[3]周景伟;知识经济时代高校档案管理研究[D];大连理工大学;2002年
[4]赵云峰;对依法管理建设工程档案的浅述[J];大家;2010年07期
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我国事业单位档案管理信息化建设的任务有两个：一是事业单位目前存在的档案的目录数据库和部分全文数据库的建设。具体来说，主要是加强对现有档案资源的录入、入库和检验，以及对特殊档案如使用较为频繁、非常重要以及容易遭到破坏的档案进行特殊处理。二是对事业单位电子档案的管理以及对电子文件资源的录入。目前我国大部分事业单位都存在大量的电子文档，要实现档案管理的信息化，就要对这些电子文档进行有效保存。
二、目前我国事业单位档案管理信息化建设中存在的问题
1.档案管理者对档案管理信息化建设的认识较为肤浅
目前我国部分事业单位的档案管理者因为对档案管理信息化建设工作的认识不够明确，导致在实际的档案管理信息化建设中出现各种问题，妨碍了档案管理工作的正常有序开展。
2.资金短缺导致档案管理信息化建设存在不足
因资金短缺导致的档案管理工作出现问题主要表现在两个方面，一是部分事业单位本身存在资金缺乏现象，因此无法对档案管理信息化建设工作提供良好的硬件及软件环境，致使档案管理信息化建设工作出现问题。二是部分事业单位的领导及管理者对档案管理信息化建设工作不够重视，所投入的资金自然也相应较少，使得档案管理信息化建设工作出现滞后现象。
3.管理软件及管理人员中存在的问题
管理软件欠缺，一方面表现为部分事业单位没有与信息化建设相匹配且操作方法简单、功能齐全的管理软件；另一方面表现为部分事业单位在管理及使用软件方面存在问题。管理人员中存在的问题主要是一些人员的软件操作水平不高，对信息化的了解不够专业，对档案管理的信息化建设工作只停留在最初级的录入、查找等阶段。
三、我国事业单位档案管理信息化建设的有效策略
1.加强对档案管理者的思想意识教育
例如，开展座谈会并提交心得报告，定期举行教育会，购买相关书籍并指导其进行阅读等，使事业单位领导及档案管理人员在思想上对这一工作的价值有清晰而准确的认识，从而对这一工作加以重视，在平时的档案管理工作中做到兢兢业业。
2.加大档案管理信息化建设的资金投入力度
一方面，可在财政预算中适当扩大档案管理信息化建设的资金比例，不断完善档案管理信息化建设所需要的各项设备，为档案管理信息化建设工作提供有力的物质保障；另一方面，可根据自身的实际情况，向国家财政申请专项信息建设资金支持，并将其应用于信息化建设项目中去，不断完善档案管理信息化建设的软件及硬件设备，促进档案管理信息化建设工作的有效进行。
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二、事业单位档案管理存在的问题
档案信息不易保存，安全性不高。现有档案多采取纸质载体，因为纸张在温度高、湿度大环境中长期保存极易受损，所以往往纸质档案使用寿命都很短。在信息化社会中，档案信息利用率不断增高，无形中增大了档案的磨损度，降低了使用寿命，同时也给档案管理带来安全隐患。事业单位相关部门在档案信息提供利用过程中，丢失数据和档案信息泄密的现象也时有发生。
档案信息材料分散，管理流程复杂。事业单位档案信息名目繁多，而且来自不同部门的相关信息间各自独立，多采用一事一信息。这就给档案信息管理带来了很大的困难，导致档案信息存储比较分散、零乱，重复率还很高，大大降低了档案信息的使用率，并导致大量的重复劳动。
在现有档案管理模式下，事业单位档案信息收集后要经过校对、分类、排序，编写档案目录等复杂的业务流程。如果出现有新档案需要插入到已排好次序的档案中时，该业务流程将重新进行一遍。这种操作流程耗费大量人力和时间，致使档案不能及时整理归档。同时，由于大量工作都是手工操作，所以很容易出错。
档案信息收发不及时，使用率偏低。事业单位档案信息在提供利用过程中多采取人工层层传递形式，难以合理、高效、准确地实现档案信息的利用，更别说能及时为使用者提供全面、及时、准确的信息，为科学决策提供重要的依据了。
在现有档案管理模式下，查阅库存档案也是一个非常复杂的工作流程。首先要查找档案信息目录，然后到档案库中查找对应的档案架，最后在档案架内查找本档案。一旦档案人工存放出现错误，查找档案就好比海底捞针。这种档案管理方式极大地降低了档案信息的使用率，影响了事业单位的工作效率，也达不到档案的合理有效利用。
三、事业单位档案管理数字化建设的方法和建议
提高事业单位管理人员综合素质。随着科学技术不断发展，提高档案管理人员综合素质十分重要。一是要加强档案管理人员业务技能。档案管理人员作为档案数字化建设的执行者，其数字化思想，数字化操作水平，直接影响到档案管理数字化建设的水平。二是增强档案管理人员安全意识。在数字化档案提供利用过程中，运用好信息层级加密管理，划分好各个部门使用权限。同时，要及时对档案信息进行外部备份处理，例如使用光盘加密备份、移动硬盘加密备份等等，增加档案信息的使用寿命和安全系数，还能防止由于意外原因造成的档案信息丢失。
完成档案信息数字化处理，系统化管理。档案信息数字化处理时进行档案信息数字化建设的一个重要基础与前提。目前事业单位档案信息数字化主要是通过扫描仪、照相机、录像机等硬件设备将纸质档案转换为数字化档案存储到电脑中。再通过档案管理人员的修正、分类、整合，将分散的数字化档案转化为系统化的档案信息库，完成时间、内容、部门等多种分类档案信息目录。同时，通过硬件设备智能化处理，完成档案信息修改、插入智能化排序。最终将纷乱复杂的纸质档案信息转化为电子化、智能化、信息化的档案信息系统。
建立实时、高效的网络档案管理平台。利用网络技术与档案信息系统相结合，以网络化、数字化为主旋律，打造局域网络档案管理平台。网络档案管理平台便于保存、修改和查询，并且可以通过网络及时、全面、方便的将档案信息传递给使用者。
网络档案管理平台既可以完成对归档文件的录入、收集和整理功能，又可以由不同部门不同层级的使用者根据用户权限通过登入网络来进行检索，调用档案信息库查出所需查阅的目录和相关的档案信息等，并进行各种操作。这样既减少了各个部门使用者的等待时间，也提高了档案管理人员的服务水平，减轻了档案管理人员的工作强度。
（作者单位：保定市卫生监督所）
单位：保定市卫生监督所
姓名：刘亚
论文：事业单位档案管理数字化建设
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一、事业单位中人事档案管理存在的问题
(一)档案管理电子化程度低
档案的电子化管理不仅能够简化档案保管工作的流程，还能够提高档案管理工作的工作质量，但是现阶段大部分行政事业单位并没有实现人事档案的电子化管理，这类问题主要集中表现在档案管理软件以及硬件设施较为落后上。人事档案的电子化管理工作不仅需要事业单位相关领导的足够重视，还需要事业单位其他部门的主动配合以及相关软硬件配套设施的支持，只有获得相应的设施以及人员的配合支持，档案电子化管理工作才能够顺利开展。但是目前很多行政事业单位缺乏对档案电子化管理工作的足够重视，与此同时对于档案管理的建设工作也缺乏足够的人员和资金支持，另外，事业单位并没有针对档案电子化管理建设工作建立独立的部门管理体系，用于档案建设的资金无法支持正常的建设工作，即便是有足够的资金支持，许多事业单位并没有将资金的使用效率发挥到最大，这些问题都在一定程度上限制了电子化档案工作的建设发展效果。
(二)档案电子化管理工作人员不足
任何集体要想实现长久的发展都离不开相关人才的支持，同样事业单位要想提高电子档案管理效率，建立电子化档案管理工作体系就必须要有足够的人员配备。目前，在很多事业单位内部不仅缺少对档案电子化工作的资金支持更缺少相关的专业人才储备，缺乏具备理论和实践经验的专业档案管理人才。现阶段很多事业单位内部负责档案管理工作的人员年龄普遍偏大，创新能力和接受新事物的能力明显不足，甚至在一些事业单位中并没有专门的档案管理部门，主要由人力资源部门负责相关的档案管理工作，由于人力资源管工作者往往缺乏专业的档案管理知识，更缺乏专业的档案管理培训经验，在档案管理工作上认识不足，这样无疑降低了档案管理工作的工作效率和质量。因此，档案管理人才的缺乏已经成为制约事业单位档案电子化管理工作的关键因素。
(三)档案资源开发与利用不足
随着互联网信息技术的不断发展，电子化管理工作涉及的范围也越来越广泛。在事业单位的档案管理工作中，档案工作者需要拥有一定的权限并且对单位内部员工的相关资料信息有一定的了解，基于这样的需求导向，档案管理工作的流动性需求也随之明显提升。现阶段要想破解档案管理工作的流动性需求就必须要加快推进档案管理电子化建设工作，以此提高对档案资源的利用效率。然而根据目前事业单位发展的普遍情况来看，在电子化建设过程中往往会出现难以满足档案管理工作流动性需求的问题，档案资源共享程度不足，整体利用效率低下，因此档案管理工作质量必然提高，促使档案资源的共享程度不断提高，促进档案管理的发展。
二、事业单位人事档案管理的电子化建设
事业单位在人事档案管理的过程中，需要注重电子化的建设，电子化能够大大提高档案管理的效率，降低人力物力以及资金的投入，在保证档案管理质量的基础上，能够有效的提高档案管理效率，以下从三个方面进行了分析：
(一)提高档案管理系统电子化建设速度
事业单位要想加快档案管理的建设工作就必须要提高对档案管理系统的重视，对此单位内部必须要提供足够的资金和人力支持，了解当前档案管理工作的主要建设方向，重视档案管理工作的针对性和具体性建设内容。事业单位要在充分调查研究的基础上，加快档案管理系统的智能化和先进化建设，提高系统和档案管理工作的融合度。另外事业单位还要对档案管理系统进行加密处理，防止人员信息的泄露。
(二)重视档案管理工作的软硬件建设
为了确保档案管理工作的可持续发展，事业单位必须要重视档案管理的软硬件设施建设，加强对电子化管理工作的宣传力度，获取单位内部各方人员对软硬件设施建设的支持，提高档案管理电子化设备的配备水平。同时，单位内部还要安排专门的机构和人员负责相关的档案管理工作，推动档案管理部门的层次化以及细致化建设，规范案管理工作流程，确保单位用于档案管理建设工作的资金能够用在实处，发挥其应有价值，从整体上提高档案管理工作的实力。
(三)引进档案管理电子化专业人才
根据目前事业单位档案管理工作存在的主要问题，吸收和培养专业的档案管理人才已经成为目前提高档案管理工作质量的重要手段之一。对此事业单位内部要建立完善的人才培养机制，对档案管理人员进行定期和不定期的培训，还要建立相应的考核制度，考查其相关的专业知识和实践技能。另外事业单位还可以通过人才引进的方式，提高单位档案管理工作者的整体素质，推进档案管理工作的快速发展。
三、结语
综上所述，在事业单位的人事档案管理之中存在诸多问题，主要包括档案管理电子化程度低、档案电子化管理工作人员不足、档案资源开发与利用不足。因此，应当提高档案管理系统电子化建设速度、重视档案管理工作的软硬件建设以及引进档案管理电子化专业人才。
参考文献：
[1]蒋荣蓉.对加强事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].办公室业务,2013(19):182.
[2]刘丽峰.浅析事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].档案天地,2014(S1):131-133.
[3]冯向阳.事业单位人事档案管理面临机遇与挑战[J].档案管理,2014(3):86-87.
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一、档案管理信息化的阻碍之处
1.对档案信息化的建设关注度不够。一般事业单位中档案信息管理缺乏一定的参与度，涉及信息管理，很难引起关注与取得突出的工作业绩。深受既有观念的误导，大多数人认为此类档案信息的建设工作技术含金量低。此外，在一些高层管理者看来，单位的档案信息管理属于事务性操作，不能直接带来经济效益，有关单位重视不够，甚至于相关领导层简单地将档案信息工作交给普通文员，以至于无法将档案所具有的价值发挥出来，制约现如今档案管理迈向信息化建设的加强。然而，在相当大的程度上，大家都忽略事业单位中的档案资料是深受法律所保护的，带有相当程度的法律效力，不仅仅要求有关档案整理人员的严谨，而且要求相应管理高层在认识上有所转变，重视资金与人才的扶持。
2.建设、管理信息化档案针对性弱。在大趋势下，已经有部分事业单位实施了档案管理信息化建设，可是效果不尽如人意，在技术层面上来说，处于较低级的水准，自然档案管理效率提高不显著。同时，这种缺失体现在有关安全管理度上，一些本应由专业文员、专业部门监控的步骤都被简化，最重要的安全管理步骤缺乏针对性与有效性的考虑和安排。随着诸多单位信息化管理档案的大势，有关建设成效仍旧不容乐观，现实是与电子信息技术连接性弱，多项工作管理深度不够，针对性低，管理建设工作亟待革新。
3.管理员工自身素质的薄弱。一些中小单位，考虑到发展规模、经费限制等因素，在许多人动之时，就忽视对单位的档案管理工作者的上岗考核与相关培训，多数的人员都难以表述清晰档案管理工作的知识与内容。也有些员工简单地理解为是对人事信息的录入，仅仅需要保证录入的正确率即可，但是，这仅是对信息化管理档案的最基础的要求。问题还表现在其他地方，工作人员综合素养偏低，很多具体管理工作进行时都未曾分类化、归纳化，任务完成水平低，严重制约事业单位档案信息化管理工作的开展，特别是在诸多事业单位中档案管理方向上的计算机型人才匮乏，这在一定方面是管理层的不到位所致。人员方面的工作效力不高，缺乏仔细、细致的整理监督流程，继而让诸多问题不能在第一时间反馈给上级部门，乃至于放纵不管，许多安全方面的疏漏都难以发现。因此，培养出专业性档案管理人才刻不容缓。
二、探究与完善信息化建设的方略
1.建立健全有关事业单位档案管理信息化建设的体制、机制。长期以来，档案管理相关工作作为事业单位基本工作之一，却没有在发展与绩效上有所注重。加强对档案管理的信息化建设离不开有关制度层面的约束，必须在既有的体制上多下工夫，寻找与现代信息化管理档案的切合点，并且注入新的思路，让档案管理与建设工作实现划时代的飞跃。在完善管理制度的基础上，应该在单位内组织各类培训，将信息化管理档案的理念、重要性潜移默化地渗透到档案管理工作中，让每一个员工及管理高层都意识到信息化管理手段的必要性。
2.突出在监督上的效力。档案信息化管理工作亟待有效监督机制保驾护航，处于强有力的监督之下，方能调动有关档案整理人员的工作积极性，提高信息化管理档案高效率，继而真正发挥档案的价值与意义，保证档案安全性的初衷。坚决杜绝有关领导及工作人士利用职务之便，篡改他人档案或是泄露他人信息并以此牟利的不法行为。真正有效的监督机制必须是事业单位内部与外部监管的协调一致、互相补充，在双效的机制下，档案管理信息化工作中存在的隐患无所遁形，可以为接下来解决方案的实施提供帮助，最终有利于整个事业单位管理信息化工作的高效运转。
3.进行档案信息管理硬件的打造。信息化管理档案，顾名思义，需要各类的计算机、电子型存储器、相关数据库等皆是实现信息化管理路径的基础所在。如此一来，相应的事业单位便理应在长远的立场上为单位的档案信息化管理工作助力，加强关注，增加资金投入，使得有关硬件的配备逐渐齐全可靠。譬如，电子磁盘及多种硬盘是不可或缺的，在硬件设施完备的前提下，相关单位的档案管理愈发科学化、合理化。
4.提高档案管理人士的综合素质水准。真正实施事业单位信息化的实践者是这些档案管理人员，这些工作步骤与流程全部都要倚靠他们实施，他们的工作能力与自身素养直接决定了相关工作的进程。于是事业单位必须开展定期的培训活动，乃至是素质考核，凭证上岗，提升他们特定的获取与处理讯息的能力，一旦事业单位档案管理工作人员的综合素养明显提升，那么相关工作也会顺利实施，信息化管理档案将有条不紊地进行。
毋庸置疑，在这个时代的发展要求下，事业单位中的档案资料管理信息化正如火如荼地进行，但是前路挫折颇多，事业单位只有牢牢把握住革新的关键要素，切实处理各种各样的艰难险阻，才能够披荆斩棘，远航。
参考文献：
[1]苏红.事业单位档案信息管理建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2012，（24）.
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一、行政事业单位档案管理实现信息化建设的必要性
档案管理的信息化实际上就是指改变以往单纯保存档案实体的形式，实现以档案实体的信息化建设向人们提供服务的方式。对档案实体进行信息化建设，能够有效的对档案信息资源进行分析、分类、加工和提取，从而提高档案的管理效益。如今的电子档案和传统的档案资料相比，它能够实现档案的修改、保存和查询，并且可借助于计算机实现快速传递，大大提高了档案的管理效率和利用效率，在一定程度上降低了档案的管理成本。
但是，当前的行政事业单位还没有真正将档案管理的信息化建设工作落实，还是比较习惯于传统的手工操作，部分单位虽然安装了“人力资源管理系统”但经常习惯性的只把一个人的资料输入计算机中，在进行资料检索和调阅档案时，仍然是手工操作。因此，我们现在经常所提及的“无纸化操作”只是流于形式，而未得到真正落实。所以，新形势下，为了顺应时展的要求，行政事业单位在对档案的管理上必须改变以往的单一传统模式，必须朝着信息化的方向建设发展。
二、目前我国行政事业单位档案管理信息化建设中存在的问题
档案管理的信息化建设主要包括档案管理的规划、管理平台的有效建设以及
对档案内容的数字化处理。但在当前我国的行政事业单位档案信息化管理中，许多事业单位并没有对档案的管理工作引起足够的重视，使得档案管理在信息化建设中存在着档案信息更新速度慢，使用率较低和工作人员素质不高等问题，从而影响 了档案信息化管理作用的充分发挥。
（一）档案管理信息化建设平台更新速度较慢
目前我国许多行政事业单位虽然已经建立了较为完整的职工档案信息管理系统，但在实际的工作中由于缺乏对档案管理工作的重视，使得档案管理信息化平台的模块设置更新较慢，导致一些新近的职工档案信息不能得到及时的更新，从而影响行政事业单位人才的优化管理。
（二）档案管理信息化建设平台使用率较低
行政事业单位进行档案的信息化管理目的在于通过信息化的档案管理来降低管理成本和工作量，提高档案信息资料查询的快捷性与高效性。但在目前的事业单位档案管理信息化建设中，档案管理信息化建设平台的使用率并不高，影响了信息化平台作用的发挥。
（三）档案管理的工作人员综合素质较低
在行政事业单位档案管理的信息化建设中，许多档案管理人员的专业技能并没有达到所需要的标准，其综合素质仍待提高。如许多档案管理人员对计算机技术缺乏足够的认识使得他们的知识贮备和专业技能较低，同时由于档案信息需求量的日益加大，管理人员的服务态度也有待于进一步提高。
三、行政事业单位档案管理信息化建设的总体规划
在制定档案管理信息化建设的总体规划时，应该立足实际，应最大化程度的满足行政事业单位的发展需求，从行政事业单位自身的特点和发展目标出发，经过不断地调查和研究，从而制定档案管理信息化建设的长远规划和近期目标，从而能够在网络模式下，促进档案管理信息化的建设发展。
（一）实现档案管理信息资源的数字化
档案信息资源的数字化是档案信息化建设的的重要内容，也是对档案文件进行保护的重要方式。档案的数字化应该通过利用先进的科学手段，将档案的物质载体形式转化为数字化的信息，从而建立档案的目录数据库，以提供服务。档案的数字化管理办法应与传统的档案管理办法相结合，通过相互补出的形式，以此来推动档案的信息化建设发展。
（二）档案信息化应做到标准化和规范化
标准化和规范化是衡量当代档案管理水平的重要标志，它是档案信息化建设中的一项重要内容。因此，行政事业单位在进行档案信息化建设时，应该按照国家颁布的信息化管理标准，然后根据实际的发展需求来制定内部的管理标准体系，通过不断的实践来完善档案的管理制度。其中，档案目录数据库的建立不仅应该满足实际操作的简便性，还应该符合国家的标准。其中，应该对档案及单位文件的着录项目、内容、数据库架构和格式等作出统一的规定，同时还应统一规范档案数据库管理的软硬件的数据指标、文档格式等。
四、加强和推进我国事业单位档案管理信息化建设的策略
（一）加强档案管理人员与网络技术人员二者之间的合作与工作协调性
要保证高效的档案管理的信息化建设不仅需要网络技术人员对档案信息的录入与更新，还需要管理人员对信息平台建设的及时维护以及为他人提供优质化的服务。因此，在事业单位的档案管理信息化建设中要通过有效互通机制的建立
来加强档案管理人员与网络技术人员的合作，从而确保档案信息录入与更新的及
时性，促进信息化管理效率的提升。同时在日常的管理中，还要加强对管理人员服务意识的培养，让他们在工作中更加注重信息管理的规范化，从而为他人提供更好的服务。
（二）加强信息化建设平台推广模式的构建
事业单位档案管理信息化平台的建设目的在于为广大的信息需求者提供更优质化的服务，因此，在实际的工作中，事业单位的相关管理部门要加强对档案管理信息建设平台的推广与宣传，以提升信息化建设平台的影响力和知名度。同时还要借鉴一些大型企业档案信息管理的先进经验，通过信息化建设平台使用效率的提高来更好地促进事业单位的人才档案管理信息化建设。
（三）加强对工作人员专业技能的培训，促进他们综合素质的提高
档案工作人员的专业技能和综合素质在事业单位的档案管理信息化建设中发挥着重要的作用，工作人员综合素质的高低直接影响着档案管理的信息化建设
进程。因此，事业单位在进行职工档案的信息化管理中要加强对相关工作人员专
业技能的培训，让他们在计算机和信息平台使用技能的不断提升中促进自身综合
素质的提高，从而有效地推动档案管理的信息化建设。
（四）强化服务意识，提高档案档案管理服务水平
档案管理人员应树立档案管理的服务意识，把“主动服务”作为工作的出发点和落脚点。这就要求档案管理人员在档案的信息化建设过程中，要把档案管理系统与行政事业单位的管理系统紧密的联合起来，构建一个一体化的管理系统，将各个部门的信息综合的统筹进去，实现资源的共享，使得档案的管理能获得来良好的系统效益和综合效益。同时，对于一些较为复杂的档案信息要做到合理的分类、标引和管理，使档案信息能够最大程度的发挥其利用价值。此外，工作人员应注重档案的数字化管理，才能满足当今社会科技和发展的需求，进而提高服务水平。充分发挥好档案信息资源的作用，提高服务质量，已成为当今档案管理工作者职业发展的必然要求。
结语
综上，在新时期内档案管理工作必须紧跟时展的步伐，转变管理观念，提高服务意识，采取创新的手段，积极的探索新的管理模式，从而来不断提高我国档案信息化的建设水平。
参考文献
[1]于明明. 浅论事业单位人事档案管理创新[J]. 城建档案. 2013（01）
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1．2使用功能建筑设计单位工作所涉及的工程量大、项目建设复杂，需要以往的其他建设项目的原始数据，从实际工程资料中加以验证，以保证设计的可靠性和说服性。所以，设计单位的档案资料在使用功能方面具有较高的可重复利用性和参考价值。
2设计单位传统档案管理
设计单位的档案资料是一种可以供相关人员长期查阅的信息资源，具有很高的使用价值，因为这些资料记录了建设项目从立项准备到竣工验收的全过程。
2．1归档内容繁杂因为工程项目的建设周期一般都超过一年，项目所涉及的企业单位和政府主管部门也比较多，所以其累积的文档资料极为丰富(如图1所示)。同时，由于项目涉及的单位较多，档案资料的沟通协调和归档过程也比较复杂。
2．2档案材料变更快工程项目建造涉及到庞大的信息管理过程，存在各类设计、施工、质量上的风险。在项目建设过程中经常出现工程量的变化调整，需要设计方及时对原来的设计方案进行修改，这也一定程度上增加了档案管理工作的成本。甚至于出现工程项目投资不足或者在建设期遇到政府政策性调整等情况造成项目停工维护。此时，设计单位就需要对相关资料及时收集补充。
2．3档案应用程度高设计档案记录了设计工作的过程，具有长期的使用功能以及使用价值。无论在设计、施工以及竣工各个阶段，设计成果必须及时提供给工程建设各方参考应用。因此，设计单位的档案在平时的维护过程中，会被频繁调取查阅，而后重新归档，这对于档案管理工作也是一个挑战。
3设计单位传统档案管理存在问题
3．1归档意识薄弱由于设计人员的日常工作量大且繁琐，且其核心工作是设计图纸和编写相关文件，因此许多设计人员对文件的整理和归档不重视。这导致了档案管理部门与其他相关部门之间的脱节，极大地影响了档案管理工作的质量。档案管理人员自身的技术缺乏以及态度的懒散造成了档案管理的拖延与漏洞，严重影响了档案处理的效率和使用价值。
3．2管理制度不完善设计单位涉及到的档案资料主要是图纸及技术设计说明等，这些资料共同构成整个建设项目设计阶段、施工阶段以及竣工阶段的文件体系的基础。在实际档案管理过程中，文件的粗略分类管理一定程度上破坏了信息的完整性和系统性，影响了档案查找的效率，使得档案文件的循环利用遭到破坏。许多设计单位的档案管理还停留在纸质管理的方式，这种方式的存储介质单一，很容易因保管不善，造成纸质数据的丢失，从而破坏了文件的完整性和有效性。同时，各项工程信息、工作任务单等资料依然采用手工纸质档案记录，并没有进行计算机的录入，使得资料的集中管理［2］十分困难且花费的时间成本将加大。
3．3管理技术缺乏目前，我国建筑设计单位的档案管理方式，正在由传统的手工纸质化管理转为现代化的信息管理，但是因为档案管理部门相对地独立于其他部门，且没有受到企业足够的重视，其管理人员自身没有掌握新的技术，不具备先进的管理水平，制约了信息管理的发展。随着工程项目体量的逐年增加，图纸等相关文件也越来越多，将这些文件的集中存贮、科学分类进而有序地管理，就显得十分重要。
4建筑设计单位档案管理创新方法
随着设计单位工作量的加大以及市场需求量的加大，传统的档案管理已经落后于实际的文件资料，只有在原有的基础上进一步对档案管理进行创新。档案管理工作越来越趋向于信息化、人性化、服务化的方向发展，必然对已有的档案管理工作提出更高的要求［5］。档案管理部门需要摒弃旧的管理理念，避免档案管理工作中出现的漏洞，努力完成档案管理的信息化和现代化。整个设计单位所有的工程项目和相关文件的管理，要统一而有序。首先，拥有档案数据信息化的共享平台，使用者能够对档案数据进行检索和分析;其次，建立能够跟踪发图进展和执行状况的渠道，争取项目进度控制的主动;最后，规范工程项目的命名，建立具有系统性的档案资料库。(1)建立完善的档案管理制度首先，要对档案管理任务进行科学的分解，清晰地划分每一个环节的责任人及其职责，并且制定相应的考评指标，避免出现推卸责任的情况，同时提高管理人员的积极性。其次，完善档案管理的硬件和软件设施，指定严格的档案室管理制度，工作人员对档案要妥善保管，做到档案的定期晾晒、检查、修正。(2)用现代化信息技术为了实现档案管理的信息化、自动化、共享化，充分提高设计单位对档案管理的重视，设计单管理者应加大信息管理软件和硬件的优化，招聘相关的管理专业人才协同工作，最大限度地发挥档案资料管理的水平，建立起现代化的档案管理平台。通过建立设计单位内部使用的档案信息网络管理平台，一方面，将传统的企业内部资料实行无纸化转换，用电子签名代替手工签名［3］;另一方面，将外部的纸质资料通过扫描等方式转换成电子文档，将这些资料进行合理的归类。当接收到重要的档案时，可以利用该平台共享给各专业相关的人员。现代化信息技术管理系统的管理平台与详细分类如下图2、图3所示。在档案的信息化和共享化的过程中，普遍存在档案信息的安全性和准确性等问题，档案管理人员需采取可靠的技术措施，做到及时防范、及时处理。任何访问数据库的人员必须经过公司相关领导认定的授权文件及访问权限才可进入。当使用者需要下载具有保密性质的文档时，应持有具有相关权限批准权的领导签字的临时下载权限书才可以下载使用。对于需要变更修改的文件，应该同修改前的版本一起保存，以形成可以备查的文档历史记录。(3)建立知识管理服务在新的档案管理模式下。设计单位档案管理在进行档案管理研究时候要充分考虑实际使用者的需求以及在行业内推广的需要。在信息的收集与检索的过程中，运用知识树的形式从面、线、点的层次出发，将各类设计单位的档案和相关经验以及运用的新技术等文件进行体系化归类，使单位人员及后续新进设计人员能够便捷地获取数据库资料，并且广泛推动了行业信息和知识的交流，可以全面提高企业内部设计人员的专业素质，为行业的进一步发展起到了一定的促进作用。(4)加强档案管理人员的培训人员作为管理系统的核心，起到至关重要的作用，必须重视档案管理人员的培训，在学习和实践中提高档案管理的技术和能力。在不断发展的同时结合科学的信息化档案管理手段，切实有效地做好档案管理工作。具体的方法主要涉及计算机信息领域，全面了解计算机技术，充分利用现有的信息共享平台进行数据资料的处理与更新，这些工作关系到档案数据的及时性和准确性，因此不可以懈怠。
篇13
在我国目前的事业单位档案信息化管理中，许多事业单位并没有对档案的管理工作引起足够的重视，依然按部就班的遵循以前传统的管理模式和管理方法，存在许多问题，例如：存放不当、检索工具不全、手工抄写失误等问题，导致档案管理工作繁琐异常，需要耗费大量的人力、时间和精力。而且传统的档案管理需要不断地投入资金来增添设备，譬如加盖、修缮库房，还要防止出现鼠类破坏、虫蛀、氧化、霉变等问题。传统的管理方式相比起计算机管理，存在较大的弊端和差距。
1.2缺少相关专业技术人才
在事业单位档案管理的信息化建设中，需要大量相关的专业性高技术人才。然而，许多事业单位的档案管理工作人员的专业技能并没有达到所需要的标准，其综合素质仍有待提高。例如：许多档案管理工作人员对计算机技术缺乏足够的认识，这使得他们在知识贮备和专业技能方面都存在很多的不足。同时，由于档案信息需求量的日益加大，管理人员的服务态度也有待于进一步提高。
1.3档案管理信息化缺少安全性
将纸质档案转化为电子档案的过程极其复杂而且工序繁琐，在这个过程别容易丢失信息，使档案的完整度大大减少。而且极易出错，大大增加了档案的错误率。将档案转化为电子版以后，对档案的保护程度不足，致使档案容易被他人盗取。
二、事业单位档案管理信息化建设的途径
2.1加大对档案管理信息化的推广
事业单位需要加大对档案管理信息化的推广，可以向工作人员展示计算机精度高、存储信息量大、运算速度快，能够将全面、准确的档案信息资源快速地展示出来的特点，让档案管理工作人员充分认识到信息化管理的优势，明白这样管理可以大大提高他们的工作效率，可以极大程度地避免传统档案管理模式可能出现的问题。同时事业单位需要高度重视档案管理的信息化建设，加大资金投入力度。
2.2加强对专业技术人员的培训
针对事业单位档案管理工作人员综合素质和业务水平有待提升的问题，需要加强对工作人员相关专业技能的培训，例如：可以通过聘请专家开展档案管理讲座，对日常工作中应该注意的问题展开多方面的详细的讲解，加强档案管理工作人员解决问题的能力，拓宽档案管理工作人员的视野。而且，由于科学技术、计算机技术的飞速发展和快速的更新换代，还要对工作人员进行要定期培训和考察，让他们能及时掌握最先进的技术。在事业单位档案管理工作的进行中，档案管理工作的单调性与复杂性难免会使一些工作人员产生懈怠的心理，想要使管理的工作热情度进行一定程度的提高，就要建立相应合理的奖惩制度，可以在定期的考察时采取合理有效的奖惩措施，提高工作人员的积极性，推动档案工作的可持续性发展。而且，档案管理工作人员的工作素质是对会计工作有着重要影响的一项内容，管理工作需要交由细致认真的人来进行，认真的工作态度才能够减少错误的产生。
2.3加强对档案信息的保护
