高校档案如何管理篇1
随着高校信息化建设的快速发展,以电子文件为主体的电子档案管理工作日益突显出来,已成为档案部门转变管理模式、谋求创新发展的增长点。目前,高校电子档案管理的建设仍处于起步阶段,涉及建设标准、管理法规、人才培养和装备、经费保障等各个方面,面临着许多困难和问题亟需研究解决。实现高校电子档案管理又快又好地发展,必须找到既符合高校信息化建设、又符合档案现代化管理的发展路子。着力研究和加强电子档案管理体系建设,对于解决建设发展中的各种困难和问题、协调推进电子档案管理的深入发展,具有重要的现实意义。
1.开展高校档案信息化建设的基本途径
1.1把档案信息化纳入高校信息化建设的总体目标。《全国档案信息化建设实施纲要》明确把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程。高校在信息化建设开创初期，即应将档案信息化纳入信息化建设的总体目标，为档案管理配强专业设备、专业软件，开展档案人员的计算机操作培训，开发带有档案管理模块的办案信息系统。在信息化工作中，始终把档案信息化作为信息化建设的重要内容，专题回顾，认真展望，使加强档案信息化建设的认识深入人心。
1.2完善档案信息化基础设施建设规模。高校领导要始终高度重视档案管理工作，专门建设档案管理的专用库房。对整个档案库房设计引入先进的档案管理理念，管理系统采用自动化的密集架管理系统，库房的温度、湿度控制均可由楼宇管理信息集成系统（BMS）直接控制；并配备专用空调设备，保持档案保存要求的恒温、恒湿条件。使整个基础设施的不断加强，为档案信息化建设的进一步发展奠定坚实的基础。
2.高校电子文件在归档方面的现状与分析
虽然电子档案比传统档案有许多优势，但也存在着一些问题：
2.1原稿被忽视，随意遭删改 .在计算机上起草、制作文件很方便。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。
2.2归档程序不明确，存贮载体不安全 .如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。
2.3归档不鉴定，真伪不辨别 .电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。
3.提高高校电子档案管理水平的对策
把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。如何提高高校电子档案管理水平，应该从以下几个方面入手：
3.1树立科学发展理念，用观念创新助推档案管理观念创新是推进高校档案管理工作的前提， 重点要树立三种观 念。 一是“以人为本”的档案工作观念。 一切工作都应该围绕如何服务 和促进人的全面发展，特别是教师队伍教学水平的提高和学生整体素 质的提升。 二是全面发展的档案工作理念。 坚持高校档案建设与院系、 职能部门二级档案建设的全面发展，并通过宣传 ，使全体师生员工增强档案意识。 三是协调发展的档案工作观念 ，加快高校档案工作发展 步伐，促进档案 工 作 与 高 校 各 项 工 作 全 面 协 调 发 展 ，更 好 地 为 学 校 的 发展服务。
高校档案如何管理篇2
一、加强教学档案管理工作的必要性
凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。教学档案的收集、整理、保存和利用是学校教学管理工作的重要组成部分。而二级学院是学校承担教学管理和教学实践活动的基本单位，因此科学、系统、规范的教学档案管理将有效提高整个学院的教学管理水平，对规范学校教学工作的秩序也有着十分重要的意义。但在实际教学管理工作中，人们往往忽视了对教学档案的收集、整理，致使教学档案归档不及时，归档材料不完整的现象时有发生。从而导致教学档案不能全面地反映教学实践活动和教学管理工作的全貌，严重影响了高校教学档案的质量和日后的利用，甚至影响了学校的发展。有的高校曾因教学档案不全而严重影响了教学评估的质量。因此，如何加强高校教学档案管理工作就显得尤为重要。
二、高校教学档案管理中出现的问题
现阶段不少高校把管理工作的重心放在教学和科研等日常事务上面，缺乏对教学档案管理工作重要性的认识，甚至不少人只是把教学档案管理工作当成可有可无的辅工作，致使教学档案管理领域存在这样那样的问题。
1.教学人员归档意识差。
近年来由于高校普遍比较重视科研成果，导致不少教学人员在工作过程中，错误地形成了重科研、轻教学的风气。他们在工作过程中，把主要精力都放在科研上，而忽略了教学档案资料的收集和整理。有些教学人员认为材料归档是可有可无的工作，因而对教学档案资料不加收集和整理。还有一些教学人员认为个人的教学论文、论著、教学获奖等是个人成果，与学校无关，因此不愿意上交，以致上交归档材料不及时，归档材料不全，最终导致材料的缺失，严重影响了教学档案的完整性、系统性和准确性。
2.管理条件差、设备落后。
由于不少高校只重视科研项目、科研经费的管理工作，而对档案管理工作重视不够，因而高校档案馆基础设施薄弱，档案管理条件差、管理设备落后。很多获奖材料原件只有一份，归到档案馆的只有复印件，有的甚至连复印件都没有，从而降低了档案利用价值。至于那些报奖用的教学成果材料，现阶段归档的大多也都是纸质材料，与纸质材料配套的电子文档较少。特别是随着信息化的发展，电脑、互联网系统缺乏，使得无法通过网络查找，严重影响了教学档案查找利用的效率，满足不了日常教学档案使用的需求。
3.档案管理制度不健全。
目前大多数高校虽然制定了教学档案归档办法，但没有建立健全的档案管理规章制度。制度不够完善合理，管理不够全面，致使部分教学管理人员不按照工作流程认真收集和分类整理应归档材料，所有材料不加整理就全部交给档案人员。这就容易造成档案分类不清、归档不全，缺乏系统性和完整性，从而降低了教学档案的利用价值。
4.档案管理人员业务素质不高。
不少高校都存在档案管理人员业务素质不高的现象，具体表现在三个方面：一是缺乏专门的教学档案管理人员，不少高校的教学档案管理人员都是教学秘书兼职，缺乏档案管理的专业知识；二是对档案工作重要性认识不够，只把教学档案工作当做一件附属的工作，缺乏积极性和主动性；三是计算机水平不高、实际操作能力不强。尤其是近几年因高校评估在引进人才的同时，也调进了不少家属，这些家属队伍大多都被安排做了教学秘书。他（她）们没有经过任何的业务培训，就直接上岗，不可能在短时间内适应现代化教学档案管理工作。
三、如何加强高校教学档案管理工作
为全面地反映教学活动和教学管理工作的全貌，提高整个学院的教学管理水平，我们必须要从以下几方面入手加强高校教学档案管理工作。
1.转变思想增强归档意识。
高校档案如何管理篇3
一、充分认识做好高职院校档案工作的重要作用
高职院校是我国改革开放后发展起来的一支高等职业教育生力军。其教学工作既与普通高等教育相似，又有自身的特点。其档案也与普通高等教育相似，又有自身的特点。高职院校的建设发展包含了各个方面，档案管理是一个不能或缺的组成部分，应该引起高职院校教学和管理者的高度重视。
高职院校档案真实客观地记录了高职院校发展的历程，是高职院校重要的信息资源。它既是一个高职院校长期教学活动中各个方面的实践经验总结，又是促进高职院校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。分析高职院校档案，可以全面掌握高职院校教育教学工作等方面的延革和演变情况，更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，为新的时期学校建设提供借鉴和依据。同时，高职院校档案汇集了高职院校现有的知识成果，记录了高职院校优秀的传统和历年来先进教职员工的事迹，形成特色的教育教学总结，是高职院校成长和奋斗的沉淀和记录，能有效的推动高职院校自身形象和价值观的发展。
二、当前高职院校档案工作普遍存在的问题
结合日常工作实践和深入高职院校调查研究，当前，高职院校档案管理工作中存在以下亟待解决的突出问题：
第一，档案管理意识不强。在高职院校教学过程中，上至学校领导下至一线教师，“重教学、轻档案”的意识还相当程度上存在，认为档案工作可有可无。使得档案不能及时归档，档案信息资源开发不足，档案利用率不高。
第二，档案管理人员业务素质不高。一般学校没有设定专职档案管理岗位，或有的学校的档案管理人员是教师兼职或是临时配备的，没有相关的档案管理专业技能，甚至连档案管理上岗前的业务培训都没有，严重制约着学校档案管理工作的发展。
第三，档案管理手段落后。高职院校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为高职院校工作发展的关键。目前的学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。
第四，档案管理硬件投入严重不足。目前，不少高职院校档案室硬件与学校发展不相适应，档案室面积严重不足，档案设施陈旧，通风、防潮、防霉、防盗、防火条件不符合要求，容易造成档案缺失或遭受破坏。档案保管的设备不够齐全，规格不一，不能满足新时期档案多样化的需要。
第五，档案材料不规范。当前，在很多高职院校，普通存在两种现象：一是学校各科室只负责把自认为有用的材料加以收集整理汇总，档案保管各自为政；二是学校各部门与档案室协调工作严重脱节，档案工作人员没有深入各科室全面收集，各科室教职工贪图一时之便，也没有主动移交手中的档案资源，以致档案错归错放、漏归少归、随意归档，缺失散失现象相当严重。
三、做好高职院校档案工作的思考
第一，加强领导，增强档案意识。学校领导要把档案管理工作作为学校管理工作的一项重要内容，列入日常检查、学期常规考核中。高职院校要切实加强对档案管理工作的领导，至少要确定一名副校长分管此项工作。要经常组织广大教职工认真学习《档案法》，采取举办档案法讲座、开展档案知识竞赛等形式深入档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，促使他们自觉参与学校档案建设，做到学校档案管理与时展同步、与学校各项工作同步，逐步形成一个组织有序、人人参与、全过程管理、规范完整的档案管理工作体系。
第二，完善机构，提高管理技能。高职院校应结合实际，建立档案管理组织机构，形成网络体系，选拔德才兼备、懂得办学规律和责任心强的同志负责档案管理工作。要有计划地安排档案管理员参加档案管理部门举办的有关培训班，对他们进行系统的档案收集、整理、编目、检索、保管、利用等基本知识及计算机管理业务技能培训，提高工作的自觉性与积极性，逐步做到高职院校档案管理人员专业化、固定化。要专门设立档案室，添购档案管理设施设备，做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施，对学校文书档案、教学档案、业务考核档案、学生档案、基础设备档案、声像档案、财会档案、人事档案进行分别设橱，确保档案材料保管安全、管理规范、利用方便。
第三，健全制度，规范档案业务工作。要建立档案资料收集的长效机制，把普通收集与定向收集、平时收集与学期终收集结合起来，确保档案资料的完整性和连续性。学校各处组应设兼职档案员，积极配合档案管理员进行资料的收集、整理工作，保证收集渠道畅通，信息灵敏，做到收集过程规范，资料真实齐全。要制定明确的岗位目标责任制，强化协调配合，从而使高职院校各部门重视档案的收集、整理、归档，做档案工作的有心人和参考者。尤其要建立完善的档案管理《综合档案室工作职责》、《档案管理工作规定》、《档案利用制度》、《档案立卷归档制度》、《档案借阅制度》等工作制度，形成档案管理体系机制，积极推进学校档案管理工作发展。
第四，与校园文化建设相结合。高职院校档案是展示高职院校自身形象和价值观建设成果的重要载体，因此高职院校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下，努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围，最大范围反映高职院校的文化风貌。为更好的满足校园文化建设的需要，使档案室的档案信息资源能够通过多种渠道与方式开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享，档案工作者要争取校领导的支持，进一步完善学校档案室的功能建设，努力与德育教育各类活动相结合，把档案室建设成集宣传、教育、信息服务和学术交流于一体的文化机构，成为校园文化建设的重要基地。
第五，加快信息化建设。首先，增加经费投入，完善基础设施建设。学校要配备相应的数据库服务器、图文影像扫描设备、数码摄像机、存储器等硬件建设和规范化的档案信息管理系统软件设施。档案管理软件要涵盖对档案信息的收集、存储、归档、整理、编目、检索、利用等主要服务功能，同时还要适应多种硬件平台、多种操作系统的运行，具有较强的安全控制能力，并具备同其他数据库系统进行连接和交换数据的能力等。其次，加强信息化标准、规范化体系建设。档案收集、整理、归档、利用的科学与技术性都需要标准、规范的档案管理作支持。而电子文件形成后，需要集中保管，并建立一个实用性强、大多数软件都能接受的文件信息存储、交换格式标准，保证校园网、校际网、档案系统管理网之间档案信息存储、交换的顺利进行，这是档案信息化建设的重点工程。再次，健全信息安全保障体系。健全档案信息安全保障体系是中小学档案管理信息化建设的关键。计算机网络容易受到黑客攻击、网上窃听与篡改、病毒、程序缺陷、技术淘汰等众多因素的威胁，一个安全稳定的信息保障系统是档案管理信息化建设顺利进行的根本保证。因此，中小学应采取成熟的档案管理系统和逻辑严密的流程化处理机制，责任落实到人，建立严格的监控机制；引入科学实用的网络安全应对策略，结合使用物理隔离和逻辑隔离等多种安全防范手段对病毒和黑客等行为及时采取应对和防范措施；同时注意做好纸质档案的保存和重要电子档案的备份工作，为档案信息建设一个安全可靠的存储、共享、交流环境。最后，培养复合型人才。档案的信息化、网络化管理需要一大批具有高素质的人才，为适应信息化的需要，档案管理部门要培养既懂信息技术又精通档案业务的复合型人才。通过继续教育、专题培训、专题讲座等形式普及信息化管理知识，提高在职人员的信息处理的能力，优化他们的知识结构，提高他们的业务水平。引进计算机专业人才，并对他们进行档案业务知识的培训，通过培养人才优化档案队伍整体结构。
参考文献：
[1]陈兆，和宝荣.档案管理学基础（第三版）.中国人民大学出版社，2010.
高校档案如何管理篇4
1.1 明确校内自主招标归档内容
招标档案的内容，是指在招标过程中形成的文字、图纸、图表、光盘等[3]不同原始材料的记录，我校自主招标档案的内容较多，总结如下：
1.立项报告及学校批复；2.相关职能部门的招标申请表；3.招标公告；4.招标文件（含补充文件或澄清文件）；5.商家投标登记表；6.评标文件（含评审专家表）；7.标函开封记录表；8.评委投票表及计票表；9.评标报告（含专家情况一览表、评标结果登?表、综合评审意见）；10.中标通知书；11.资料移交表；12.合同或复印件；13.其他补充（或更正）的材料。以上各条目均需编好页码装订成册，和投标商家的投标书一起作为一个招标项目的归档资料存档。
每个招标项目按两件卷宗归档（有的项目附带图纸），还需在学校南大之星档案管理系统中登记目录上传。其中，招标申请表等重要材料需扫描再上传至档案管理系统中。
1.2 做好校内招标档案的分类管理
招标档案材料的整理，主要是指将招标档案以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，实现有序管理的过程[4]。所有档案材料一般采用标准A4纸打印，但工程、装饰、维修等项目的设计图纸可根据实际情况收集。
根据我校招标工作目前的实际情况，整理招标档案有如下两种分类方法：
1.按时间先后来分。就是按每一年度分类归档，即按照自然日期的先后顺序编号整理。将同一年度的招标资料立卷归档后，送交学校档案室，提交卷内目录和备考表。例如前面列举的我校近几年的招标档案归档情况就是按照年度划分整理的。这种分类方法很方便日后档案查询。目前我校主要是采取这种管理方法，形成一条主线。
2.按招标内容来分。就是以招标文件资料的内容为标准.按照其内容所反映的问题将档案划分成各个类别，将同一类招标项目的所有资料整理归档 [5]。 例如我校招标资料的内容分成ABC几类：A类主要是基建工程和维修改造，B类主要是设备仪器采购；C类主要是物业保安及其他服务或特定种类的招标。这种分类方法贯穿于第一种分类之中。
以上两种方式在实际操作中有机结合在一起，没有绝对分开，至于其他的管理方式我校暂时没有形成。
2 科学管理招标档案，做好校外招标档案管理
根据相关法律法规，我校招投标中心招标的范围有限，不论是基建工程及维修改造类、设备采购类和其他服务类，只要超过超过一定金额的都必须进入湖北省或黄冈市公共资源交易中心进行招标，学校本身没有造价咨询机构无法进行工程招标；该进入政府采购的一律进入政府采购的笼子，这也为学校招标工作规避了风险，提高了效益。
高校档案如何管理篇5
教职工代表大会由广大教职工通过民主推荐，依程序推选出能够充分表露民意的代表构成。坚持教职工代表大会制度是党委领导下的教职工民主管理、民主监督的一项重要制度。通过教代会广泛征求教职工的意见和建议，发挥教职工的主人翁作用，调动广大教职工的积极性和创造性，推动学院的改革发展。工会是教职工代表大会的工作机构，在组织推进学院的民主管理、民主建设、民主监督工作中负有重要责任，通过坚持教代会制度的不断完善和落实，发挥教代会的职能作用，意义重大。
工会能够在学校的重大事情决策上、在广泛听取教代会意见和建议的基础上，参与学校变革和发展中的重要事项，审议决定广大教职工切身利益的事项，民主评议和监督指导干部，参加和监督教代会决定的执行等。如在学校的基建工作中教代会就可以发挥民主决策的功能，这样就会减少学校决策者的失误。在教师的培训、校园文化建设等方面，主要发挥教代会民主督促职能。坚持深入实际，密切联系群众，倾听和反映教职工的呼声和合理要求，发挥工会的桥梁作用，逐步实现维护教职工合法权益的法制化、规范化。坚持和完善以教代会和校务公开为基本形式的民主管理制度，体现教职工民主参与、民主决策、民主监督、民主评议的权利。把教职工的意愿和合理要求体现在相关的政策和措施中，积极维护教职工的合法权益。
二、高校工会档案管理的范围及作用
高校工会档案是指高校工会从事保障教职工权益，为教职工排忧解难和开展各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。它是学校全心全意依靠教职工办学、教职工民主管理职权落实情况的信息库，是高校工会、教代会工作（活动）的记述、保存、备查的重要信息资源。它可以为高校工作建设提供借鉴和依据，同时为维护教职工的合法权益提供一个信息服务平台。
工会档案形成于工会组织的成立、发展过程及工会开展的各项工作。有效的工会档案管理，对促进高校工会组织工作起到十分重要的作用。
1.高校工会档案能为学校决策提供依据。工会是联系学校党委和教职工的桥梁和纽带。工会组织参与学校的决策，是学校民主管理的重要方面，工会档案可以全面总结学校在建设发展过程中的经验、教训，为领导者做出正确的决策提供科学依据。
2.高校工会档案是提高工会工作整体水平的保证。利用工会档案中纪录的工会组织的发展历程、先进教职工的事迹、学校的民主政治建设等宝贵的信息资料，发掘工会档案的潜在效益，更好地总结工会的工作经验，从而不断提高学校工会的工作效率和水平。
3.高校工会档案是维护教职工民力和切身利益的需要。工会档案中以长期的保管期限保留着的重要的资料之一就是关于学校民主管理、民主监督等方面的资料，例如教代会、会员代表大会、校务公开、教职工座谈会等内容的资料，其中涉及教职工切身利益的诸如职工工资、岗位津贴、职称评定、职务聘任等方面的方案、规章制度、合理意见建议等卷页都是教职工行使民力的重要依据。
三、高校工会档案管理中存在的问题
随着高校改革的不断深入，高校工会工作领域不断扩大，如困难帮扶工作、女工保障工作、群众纠纷排查等，这些工作中形成的资料既是工会开展工作的真实纪录，也是今后工会开展相关工作的借鉴资料。但档案管理工作还存在着若干问题，主要体现在以下三个方面。
1.工会干部对工会档案的重视不够。在具体的实际工作中，档案管理受学校制度、资金设备、人员知识素质等因素的限制，常常遇到这样或那样的困难。也有少部分人对高校工会档案管理工作缺乏正确的认识，他们甚至错误地认为工会档案管理工作做得好与坏都无足轻重。对高校工会档案管理工作的重视程度不够，是目前高校工会档案管理工作发展的桎梏。
2.档案管理制度不健全，工作不规范。有些工会组织没有专门的档案保管室，硬件和基础设施及其薄弱。此外，在各高校尚未形成健全的档案管理制度，致使工作人员工作不规范，效率低下，根本无法达到现代人们对高校档案信息的需求。
3.没有充分利用档案资源。档案管理的目的在于方便日后的查询、使用。运用计算机对文件进行接收、查找、存贮借阅、归还等档案的归档管理工作极为高效，不但可以实现信息共享，还可以为档案资源的再利用提供有利的平台。
四、加强高校工会档案管理工作的措施
高校工会是构建和谐校园、提高教职员工凝聚力的重要部门，做好工会工作，必须加强工会档案管理工作。新形势下，如何做好工会档案管理工作，考虑工会工作实际，结合高校工作实际，遵循档案工作规律，提出以下工作思路和措施：
1.强化工会档案管理工作意识，为工会档案管理工作提供保障。高校工会领导要认识到工会档案是具有特殊价值的信息资源，要给予高度的重视，加大人财物的投入，为档案管理者提供良好的工作条件。
2.加强工会队伍建设，提高档案管理人员的素质。高校工会要配备相对稳定和具有较高素质的档案管理人员，根据需要及时调整补充档案管理人员，要有计划地对他们进行业务培训和到学校档案馆进行参观实践，让他们了解档案材料的收集、分类、编号、装订等全过程，掌握最新的现代化管理手段，不断提高工会档案管理人员的综合素质。
3.建立健全工会档案管理的工作制度。高校工会要尽快建立健全工会档案管理工作制度，特别是要对收集内容、收集程序、方式等作出明确规定，以确保收集的准确、完整。要明确分工，建立档案管理人员的岗位责任制，各项工作责任落实到个人。要加强工会档案管理监督检查工作，及时了解其归档文件的收集、整理和管理情况，使档案管理工作制度化、规范化。
4.大力开发工会档案的信息资源。档案管理的根本目的在于有效利用，要善于发现、总结和广泛收集同行业工会的信息资料，做好档案的编目、检索工作，加强信息的开发利用，实现资源共享，让工会档案能够准确、快捷地为工会工作的开展提供优质的服务。工会档案的信息资源包括：（1）上级工会组织的信息资源。其内容应包括：国家政策、上级工会组织和学校党委下发的关于工会的各类文书资料、目前热点问题等。（2）工会工作基本信息。工会工作基本信息应该是工会工作状态的具体体现，是工会档案信息工作的重点。其内容包括：制定的各类规章制度、工作总结、工作计划、通知、文件、统计报表等；工会组织召开的会员代表大会、教代会的有关资料；组织开展的劳动竞赛、评选各级各类先进集体、先进个人的材料；工会会员、工会干部情况资料；工会组织机构情况资料；工会开展的文体活动、民主政治建设文化生活等图片、影像资料；院务公开、征集教职工意见情况资料；工会组织及会员获上级工会组织授予的先进表彰文件、获奖证书（照片）等。（3）同级工会、基层分工会生成的信息资料。包括同级工会组织之间的学习、调研，有关工作经验交流和介绍等信息资料，基层分工会教职工科研竞赛信息资料、文体活动信息资料、请示、工作总结、工作计划、召开二级教代会形成的各种文书资料等。
总之，高校工会档案管理工作要与学校的中心工作和学校工会的工作有机地结合起来，不断提高管理水平，发挥服务功能，有效促进高校工会各项工作的顺利开展，有利于教代会在高校管理中作用的发挥。
参考文献：
[1] 侯慧贤.论高校工会档案管理的功能[J].陕西档案，
高校档案如何管理篇6
1 原始档案材料的重要作用
档案的特点是能够提供所有证明资料的初始材料，有着自身的权威性以及法律效应，档案材料的形成都具有独一性，如果被损坏，就没办法弥补了。当下，高校的人事档案管理都是利用计算机网络来进行管理，但是作为原始档案材料的纸质档案还是具有不可替代性，不管是什么时候，作为原始材料的纸质档案还是具有比电子档案更加重要的意义。档案工作的开始来源于对原始材料的收集，工作质量的好坏对档案工作的其他环节有着很大的影响，因此，在档案管理工作中，原始档案材料的管理作用不可忽视。原始档案中，干部人事档案作用重大，在国家机构和社会组织的人事管理工作中，干部人事档案真实地记录了人才的社会经历和才能品德以及工作情况，并且是以文字、表格等形式形成的供单位查备的原始记录。人事档案的出现是高校人事管理工作在实践中的产物，服务于高校人事管理工作。在高校的人事档案管理中，高校干部人事档案责任重大，它能够向学校提供部门改革、人事改革、人才使用所需的人事信息，并为教职工的档案工作记录、职称评定、干部任免等工作提供全面的服务。
2 高校人事档案管理存在的问题
干部档案真实地反映了学校人才的各方面情况，是高校的宝贵财富，在高校的人事管理工作中有着极其重要的作用，当前人事档案管理因为政策、技术以及制度等方面的问题，还有着诸多的不足，这对高校人事档案的发展不利。
2.1 人事档案管理认识不足 高校对档案的重视以及档案管理人员的业务素质与思想意识决定了人事档案管理工作质量的好坏。人事档案管理人员的计算机网络水平还不够专业，专业管理知识不够精通，这不符合当下高校的改革发展。高校中不少教职工对人事档案的归档问题和管理理念缺少深刻的认识，应该及时归档的材料没有及时交给档案管理部门，由此形成人事档案归档不完整，既和学校的管理机制不符合，又不利于以后管理工作的开展。
2.2 人事档案材料内容不完善 目前，高校人事档案管理中一个非常明显的问题就是难以准确地保障干部档案材料的完整性。在干部的人事档案材料里面，不少内容都是由本人、相关业务人员手工填写，例如个人基本资料、工作情况、政治面貌、家庭状况等等。这就容易导致很多的干部人事档案会出现与实际工作情况不相符合的问题，存在不少错误。例如，有的人出生时间与实际档案材料记录存在差别，这就阻碍了干部人事管理工作；另外，干部的工作情况、工作时间、薪资待遇在档案中的记载和实际也有出入。
2.3 人事档案材料收集工作不规范 因为种种原因，高校的人事档案的形成者将其保管的材料交由档案收集者，造成档案在收集过程中出现了不规范、不完整的问题。有的档案收集者只将精力放在人事部门以及组织部门，但是很多能反映个人情况的有价值资料却没有被收集起来。有的人事档案掌握在教务处、科研处，或者其他的部门、个人手中，对人事档案的完整管理工作不利，也降低了档案的使用价值。
2.4 人事档案材料内容不规范 对于高校来说，人事档案收集归档而成的材料要真实而完整，字迹清晰、手续完整，干部档案的归档必须要有组织的审查、签字、盖章。实际上，高校的人事档案材料中，有的缺少盖章，有的缺少签字，有的字迹不规范，这是一个普遍存在的问题。特别是一些新来的教职工，他们的档案内容形形。例如，一些履历表没有填写日子，也没有本人签字，有的甚至也没有组织审查意见及公章，有的考核表也有这样的问题，还有一些档案材料字迹混乱。这些存在诸多问题的不合格档案材料给档案管理工作者带来了很多麻烦，让高校的档案管理难度增加了，还使得档案的完整性得不到保障。
2.5 人事档案管理方法没有与时俱进 一些高校的人事档案管理还经常是手工操作。有的高校的人事档案管理还在使用原始的管理手段，用手工检索，人工管理让管理员增加了工作量，降低了效率，准确性不高。有的高校虽然使用计算机网络进行人事档案管理，但是由于对这种现代化的管理方式了解不透彻，也制约了档案管理工作的发展。
3 如何加强高校人事档案管理工作
3.1 完善高校档案人才管理队伍 高校要运用完善的人才管理、培训制度来提高档案人事管理队伍的建设。由于人事档案管理工作的专业要求、技术要求高，政策性强，所以档案管理者在人事档案管理工作中的作用非常大。因此，高校要对人事档案管理者的业务素质、思想政治素质、科学文化素质进行培训，更好地加强人事档案工作质量。提高高校人事档案管理工作质量就需要有一支高素质的队伍作为保障。
3.1.1 提高政治素养。高校始终要全面贯彻和落实人事档案管理工作中的档案队伍政治素质建设。高校应该加强档案管理者的“三个代表”重要思想的学习，让他们具备较强的责任感、严格的纪律意识，全心全意为高校人事档案管理工作服好务。档案管理者要认真学习《干部档案工作条例》，并在工作中认真执行，遵守《中华人民共和国档案法》的相关规定。
3.1.2 提高档案管理者的文化、专业素质。当前，科学技术的发展十分迅速，因而人事档案的管理要求也在不断提高。以往的纸质档案管理正逐渐过渡到纸质档案、电子档案并重的新工作局面上。这就需要高校人事档案管理工作者必须与时俱进，努力加强业务知识的学习，不断更新知识体系，丰富知识储备，由此提高业务素质，目的是为了在不断复杂而现代化的业务工作中加强人事档案管理。
3.1.3 高校要不断加强档案管理者的工作作风以及职业道德培养。档案管理者要对人事档案管理的重要认识有深入的了解，在日常档案管理工作中秉承脚踏实地、科学严谨的工作作风，对档案管理工作负责，对高校教职工负责。人事档案工作具有很强的服务性，高校人事档案管理既要做好组织、人事部门的档案服务工作，还要服务于高校的教学科研等工作。因此，档案管理者应该树立起正确的服务意识，在工作中勤勤恳恳，要爱岗敬业。
3.2 通过档案工作宣传来强化高校的教职工档案管理意识 高校人事档案工作质量的优劣受多方面因素的影响，既有档案管理的思想素质因素，也有高校教职工对人事档案的重视程度的因素。有些高校对教学、管理工作很重视，对人事档案管理工作却疏忽了。部分提供材料的部门没有及时将完整的人事档案交由人事档案管理部门，或者部分教职工没有重视自己的人事档案材料，需要提供的材料没有及时提供，使得人事档案资料不完善，造成了人事档案材料既不全面也不准确。所以，高校必须要加强《档案法》、《干部档案工作条例》等相关的档案法律法规的宣传工作，让全校教职工深入了解我国的人事档案管理政策、制度，从而让人事档案的管理更加规范化，通过法制教育、正规宣传来规范高校人事档案管理工作。
3.3 规范人事档案材料的形成工作 高校要想为自身的人事工作提供可靠而详细的决策依据，就需要不断地规范档案材料的收集、整理、鉴别、归档工作。人事档案得以存在的基础就是档案材料的收集和完善，高校的基础部门是高校人事档案材料形成的地方，因此需要做好两方面的工作：
3.3.1 提升高校部门的档案意识。高校要从思想上格外重视人事档案管理工作，要求各部门在工作中必须要重视档案管理工作，必须摆脱口头上重视，行动上忽视的不良现象。
3.3.2 严格把好人事档案材料收集的质量关。高校应该积极组织人事部门认真把关收集来的档案材料，特别是要严格审查和把关个人档案填写的完整性和真实性，要有本人的签字，在签字之后，相关的部门必须仔细审查，对符合规定的档案材料加盖公章，然后才可以归档。要是本人没有亲自签字，那么就需要相关部门写明原因，然后盖章归档。如果档案材料的字迹混乱、不规范，就要将其退回给本人并让他重新填写清楚，直到符合要求以后才可以归档。高校要从根本上解决归档不完整、不符合要求的档案材料归档问题，只有签字盖章以后才可以归入干部档案的管理中。
参考文献：
高校档案如何管理篇7
2、教学档案管理人员素质不高。目前，高校档案管理员尤其是各院系和部门的档案管理员素质普遍偏低，具体表现在：一是大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性；二是有些院系的档案工作是由院系的老师兼任，没有专门的档案管理人员，这些兼职人员一方面由于平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余的时间和精力坐下来学习档案专业知识；另一方面也没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理。
3、档案信息开发不足，档案管理效率不高。目前，许多高校中存在信息开发不足的问题。各系部之间教学档案的管理互相封闭，无法相互借鉴和交流。尽管高校加大了管理改革力度，但从整体上看，问题仍比较突出，不少单位往往只注重设施、设备、技术的投入，而不注重其效益的产出。21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对我们的档案管理工作提出了新的挑战。而现在计算机网络虽然被普遍应用，但档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下。
二、加强高校档案管理工作的对策
高校档案如何管理篇8
一、高职院校档案管理方面普遍存在的一些问题
目前有少数高职院校对学生档案工作在整个学院工作中的地位认识不足，在基本建设方面比较落后。比如，没有专用档案室，有的档案室是狭小而潮湿的空间，更不用说现代化的档案管理设施和设备了。学生档案管理的规章制作还不够完善，学生档案管理工作任务比较繁重，工作量大，没有专业管理队伍等。因此，正确认识存在的问题，找到相关的、科学的管理方法，就显得特别重要了。
二、烟台工程职业技术学院加强和完善学生档案管理工作的做法
1.加强学生档案管理意识
学院领导高度重视学生档案工作，深入持久地组织学习与宣传活动，通过学习与广泛宣传，形成了人人重视学生档案管理并自觉地维护学院学生档案的意识。我院采取的具体措施是：主管领导和学生档案管理人员进一步学习《档案法》和有关的政策规定，明确其重要性。这样，只有学生档案管理人员有了良好的档案意识，才会在具体的学生档案管理过程中对学生资料数据做出正确的反应，做到及时收集、管理和分类保管。
2.健全制度，规范管理
不断建立和完善档案管理工作制度，使档案工作逐步实现规范化管理。我院按照《山东省档案工作等级评定试行办法暂行规定》的要求，建立健全档案工作管理体制，完善档案工作各项制度。制定了《综合档案室工作职责》《档案人员工作职责》《档案库房管理制度》《档案保密制度》《档案利用制度》《档案鉴定、销毁制度》和《档案室管理制度》。我们还把档案工作纳入处室工作目标管理责任制的检查考核中，结合年终考核与个人年终奖金挂钩外，作为年终评优选先的依据。这样促使各处室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学院档案工作保质保量完成。我们做到各部门、各处室职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。
3.强化学生档案管理队伍建设，提高管理水平
为适应岗位发展的需要，学生档案的管理水平要做到科学、优化、稳定，则必须拓宽档案人员的知识面，不断学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，以提高工作能力。在加强档案人员的政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案人员真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”；选配工作责任心、事业心强的档案人员来充实学院档案工作岗位；定期开展培训，加强档案人员自身业务建设。一方面学习档案管理专业知识，另一方面学习现代化先进技术设备的操作技能，不断更新知识，提高管理水平。为此，学院单独将相关档案人员送出去培训，使他们的工作能力不断提高，为学院教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案人员素质，是推动档案管理事业发展的关键。
4.注重收集，加强管理，拓展档案归档范围
学生档案是将来各级组织选拔、考核人员的重要依据，能证明个人学习经历的就是档案。档案里面有一个人各个时期的成绩单、各方面的评语、获奖证明，还有党团材料。而且这些材料都是原始材料，不可复制。因此，结合目前人才培养模式、围绕学生个性、素质发展，努力拓宽学生档案收集的内容，构建具有特色的学生档案副本是十分必要的。我们学院采取辅导员责任制，每个学期都会将学生的材料集中上交，不断补充学生的档案副本。
5.加速学生档案的数字化工作
随着人事制度改革，人才流动越来越频繁，人事档案的信息化管理越来越重要，运用网络进行管理将会更加快捷、安全。当今社会越来越多的文件都不再是传统意义上的纸文件，而是电子文件。为搞好学院学生档案管理工作，我院加速了学生档案数字化、网络化建设，实现了人事档案管理与传输的自动化。
三、结语
学院学生档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现。档案人员既要熟悉室藏档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。
参考文献：
[1]罗春叶.高校学生档案管理存在的问题及对策[J].百色学院学报，2008（4）．
高校档案如何管理篇9
高等学校档案（以下简称高校档案），是指高校在日常管理活动中活动直接形成的对学生、教职工、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案管理人员素质的高低，直接影响高校档案管理工作的顺利进行。只有不断提升高校档案管理人员的综合素质，才能保证高校档案管理工作的顺利实施，才能保证高校内涵建设全面实施。
1 高校档案管理人员素质现状调查
1.1 政治素不高，缺乏法律意识
良好的政治素质是高校档案管理人员的内在要求。档案管理者必须学习党的路线、方针、政策和科学理论，使业务工作始终保持正确的政治方向，要有较强的组织性、纪律性，遵守规章制度，坚决杜绝泄密现象的发生。但目前高校档案管理人员的政治素质普遍不高，法律意识淡薄，责任心不强。有极个别的档案管理人员不顾法律底线，没有把依法治档工作落实到位，影响高校管理档案工作的正常开展。
1.2 专业人才缺少，信息技术应用能力较差
目前在高校具体负责档案管理工作的人员，分布在各个处室，业务素质差距比较大，很少有档案管理专业毕业的，对档案管理工作了解不多，不熟悉档案管理工作要。虽然高校档案管理人员在学历、文化程度上比较有优势，计算机应用能力有所提高，但是能熟练运用计算机网络技术开展档案管理工作的人员非常少，严重阻碍高校档案管理工作顺利实施。
1.3 专职档案员较少，兼职档案员流动性大
目前，高校受人员编制、经费等限制，档案管理人员多数为兼职，身兼多职，工作繁忙而且高校人员岗位变动比较频繁，人员流动性大，使本是兼职的档案管理人员又经常流动，对档案管理工作重视不够，认为不是自己的主要工作，使高校档案工作处于管理盲区，从而使高校各部门的档案管理工作难以落到实处。
1.4 墨守常规，缺乏创新工作
墨守常规，安于现状，得过且过，服务意识差等，是当前高校档案管理工作中长期存在的问题，高校档案管理人员不能较好地运用信息技术，甚至有的还采用传统的人工检索，人工管理等，这些严重阻碍高校档案管理工作顺利开展。
2 如何提高高校人事档案管理人员综合素质
2.1 加强政治理论学习，提高政治素质
档案管理人员应加强政治理论学习，不断提高政治理论水平，用马列主义、思想、邓小平理论和科学发展观武装和指导高校的档案管理工作。要重点提高和培养高校档案管理人员坚定的政治方向和严格的工作纪律，要有大局意识，政治立场坚定。
2.2 加强档案学理论学习，提高专业技能
档案专业理论知识是从事档案管理工作的基础，尤其是高校档案管理人员一定要有深厚、扎实的档案管理专业知识，还要能与时俱进，掌握较强的业务本领。高校档案管理人员除必须掌握档案管理、人文社科知识外，还应熟练掌握计算机网络技术及现代信息技术在档案管理中的应用。
2.3 提高高校档案管理人员的创新工作能力
创新工作能力，是指档案管理人员在工作岗位上创新自己工作能力，产生新的工作思路，方法，措施，产生新的工作效果。创新工作能力的产生在于学习，实践，改进而不断地认真努力，逐步产生新的工作思路，从而产生正确新的工作能力。高校档案管理人员的工作创新能力的产生在于档案管理人员的世界观、人生观和价值观正确认识逐步提高进步有关，提倡提高档案管理人员的工作创新能力，会使高校档案管理工作顺利实施。
2.4 加强保密教育工作，提高保密意识
《高等学校档案管理办法》中明确规定：高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。并且属下列情况之一者，不对外公布：
（1）涉及国家秘密的；（2）涉及专利或者技术秘密的；（3）涉及个人隐私的；（4）档案形成单位规定限制利用的。高校档案管理人员在为职工提供服务时务必做好保密工作。
2.5 加强信息技术学习，提高信息技术处理能力
随着信息技术、网络技术的不断发展，对高校档案管理工作也提出了新的要求。高校档案管理人员不仅要具有过硬的专业知识，还要具备信息技术的应用能力，应该较好的掌握计算机信息技术、计算机网络技术，能够实现档案管理数字化、档案检索数字化。
高校档案管理工作是一项基础性工作，也是一项重点工作，高等学校只有把档案工作纳入学校内涵建设中，才能保证高校档案管理工作顺利开展，才能更好地保证高校全面改革的实施，才能更好的实现高校的内涵建设。
参考文献
[1]陈小芳.浅议提高高校档案管理人员素质[J].企业家天地旬刊，2011，6.
高校档案如何管理篇10
2 如何科学的进行档案管理工作
2.1 严格按照规制管理，明确分析好资料
对于明确分析资料，并且严格按照规章制度进行档案的管理工作需要明确三点：第一点――需要时刻保持严谨认真额管理态度，务必将文件当中的每一份资料进行有效的分类存档，记录明确；第二点――按照管理的交接规定，将学校的内部文件进行有效的登记，不遗漏任何一份资料，不误记任何一份资料，能够将学校的档案管理工作做到井井有序，毫无纰漏；第三点――制定好完善的归还迷失，当文档进行归档的时候需要明确好时间、范围、流程，严格把归档的工作当成是自己的职业范围之内的本职工作。
2.2 学习好管理工作，提高归档的效率
根据每一份资料的不同性质和属性，管理人员需要进行科学的分类，在归档的过程当中一定要尽心尽力，明白什么样的档案需要放在什么样的位置，这样才可以充分有效的提高档案管理的工作。通俗具体的来将，就是把学校的一切活动和生活的资料当成是收集的对象，筛选出其中重要的部分，使得所选出来的重要资料能够有效全面的反映出学校的教学工作，使得存储资料的质量能够得到提高，并且拥有其存储的价值。
2.3 科学系统的存档，准确仔细的鉴档
中专学校的管理工作一方面需要把档案资料进行科学分类，也就是说需要学校各种零散杂乱的资料进行系统的提炼，把精华的部分整理出来，进行编目和充足，然后根据学校教育工作的资料、财务、人事和课堂等标准进行本质的存档。必须要使这些资料能够有利用的价值并且能够方便保存。另一个方面，在进行鉴定档案的时候，需要管理的人员根据档案的不用价值为标准，对重要档案进行恰当的保护，根据学校的要求和时间的规定将一些无效的资料或者是过时的文档进行科学的处理，前提条件必须是根据资料的作者、价值、内容和时效性来作决定的。
3 提高管理工作人员的素质和能力
根据社会的要求，学校的档案管理人员需要具备端正的工作态度，有效提高自身的管理工作能力，积极的学习先进的管理方式，有责任心能够正确对自己工作的重要性进行理解。档案管理工作对于教育的事业以及整个社会的发展都具有实际的意义，所以档案管理人员必须要真诚的热爱自己的工作，用心的为学生和学校进行服务。档案管理工作其实是一门有技术性的学问，管理人员必须要具有专业的知识技能，作为新时代的学校档案管理人员，我们也需要时刻的走在社会的最前面，引用先进的档案管理模式，聆听科学发展的妙音，勇敢的进行模式的创新，并将创新中有价值的部分融合到管理的工作当中，档案管理人员需要时刻保持一颗学习谦逊的心，来学习各种管理档案上的业务技能，了解工作的内涵本质，提高自己的文化修养，现代社会的每一门的工作都是离不开电子科技和文字的指导，为了让我们更好的为学生服务，我们必须要掌握好电子的存档技能，提高自身的文化能力、档案管理能力、科研能力以及科技能力。
4 加强学校档案管理的工作建设
?W校的档案管理工作在实行上需要积极的响应上级传达的指令，完善的建立起全面的档案管理的机制，在学校的各个部分都要分配好管理的人员，做到从局部到全部的工作效率提高。学校的领导应该进行不定时档案的抽查检验，务必保证档案的完整和系统。管理的人员需要严格按照监管档案的工作指标进行管理工作的运行，避免在工作中国出现任何的纰漏。学校应该多安排管理的人学进行培训，在学校进行听课和记录，这样可以很好的提高档案管理工作人员的收集信息能力和整理信息能力。当然还需要建立一个‘监管部门’，这个监管的部门可以组织学校进行每月月底的全员投票，评选出管理人员的管理工作是否合格，并对管理人员提出一些相应的改善意见和建议，从而依靠雪亮的群众眼睛，及时的发现管理当中的问题并将其解决，使得管理档案的工作能够得到促进，管理工作的质量得到提高，管理工作人员的能力能够得到进步。
5 善于发现管理问题，及时改正便于进步
高校档案如何管理篇11
档案是学校在长期的教育教学、科学研究等工作中形成的，保存起来，以便今后查考利用的文件材料。它包括学校教学管理、学科和信息技术、校园网的建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、学生升学、教材、教学、科学研究等方面的文字材料和声像载体。它是学校教学、科研方面工作的真实记录，是教学科研经验的总结。然而，目前普通高中档案从收集到利用都普遍存在着这样那样的问题。
一、收集资料困难
大多数教学、教研人员对教学管理工作认识不足，甚至对教学、科研材料的归档持抵触态度。有的老师认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的，理应由自己来保管，怎么能够交给学校档案室呢？那不是把自己的成果充公了吗？有的教师唯恐材料经档案部门立卷、归档后，把自己整理的系统的材料分散在不同的案卷里面，造成利用不畅，或是被移交入馆后，今后自己如果再要利用将会带来许多麻烦，还不如自己保管，平时取舍方便。
二、各部门与档案管理部门缺乏沟通与协调
一方面，大部分学校认为教学、科研部门主要工作是教学管理及学术工作，至于档案收集、管理应由档案部门去做，部门立卷很难推行，教学、科研部门对材料收集、归档态度冷漠。另一方面，档案管理部门服务意识淡薄，档案管理人员只在库房做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性工作，很少深入到教学、科研部门，对档案的重要作用，没能做到有效的宣传，在教学、科研档案的收集方面，始终处于被动地位，人家移交什么就接收什么，不移交也不主动搜集，应该归档的珍贵教学实践和科研材料依然散失在个人手中，结果使教学、科研档案难以发挥应有的作用。
三、资金缺乏，宣传和管理力度难以到位，档案管理无所适从，管理工作不能有效开展
至今我们仍然可以感到一些学校对档案工作重视不够，认为档案管理是一个很清闲的活，只要平时按部就班就能做好工作，不需要怎样的技能水平，也不需要培训。在这种情况下，学校教学、科研档案工作完全是放任自流的，全靠档案人员的责任心干活，又何谈档案完整、系统、准确？
四、开发档案信息滞后，利用效果不明显
学校档案工作的宗旨是为教育教学服务，为师生服务，为社会服务。但事实上许多普通高中教学、科研档案的利用效果并不理想。原因有二：一是档案工作人员兼职太多，许多学校档案人员兼做着文书工作，有的还兼做人事、信息、接待、会务等诸多工作，纵使档案人员长有三头六臂也未必能静下心来做好档案工作。第二，许多学校的档案人员来自教师队伍中不能担任教学工作的人员，这些人对教育教学管理工作陌生，对档案业务也知之甚少，编研能力有限，学术水平不高，开发信息资源，主动提供利用水平有待于提高。
在实际工作中，如何改变工作中的不足之处，如何规范、科学地做好教学、科研档案的收集、立卷、整理、保管和提供利用呢？针对上述问题，我谈一下自己的一些看法：
第一，做好宣传工作，转变思想观念，提高教职员工的档案意识和对教学、科研档案管理工作重要性的认识
学校的教学、科研档案是教学管理工作中不可缺少的重要内容，教学、科研档案对于正确评估办学水平，研究教学规律，改进教学方法，提高教学质量，都有着十分重要的作用。只有当档案服务于社会，发挥了社会效益和经济效益，它的重要性才会充分地显示出来，它的价值也才能得以实现。所以，学校档案部门应不厌其烦地向有关部门、老师解释，我们对教学、科研档案进行归档。
第二，加强业务学习和职业道德修养，不断提高档案管理工作者的综合素质
目前学校档案管理人员的整体素质就整个社会，特别与机关、事业单位相比仍处于中下游水平。科学技术和信息产业的飞速发展，现代化手段越来越多地应用于档案工作当中，特别是数字信息、电子文件等新生事物的出现，文档一体化管理手段的应用等，对我们的档案员提出更高的要求，让我们中的一些同志着实有点措手不及。为此档案工作者要充分认识到自己的不足，加强职业道德修养，培养工作责任心，利用一切机会充实自己，使自己开阔眼界，拓展思路，有所创新，及时跟上时展的步伐，掌握更多的理论知识和现代管理技能。
第三，建立科学、规范的档案管理目标和管理制度
首先，要制定明确的教学、科研档案的目标管理标准，建立一套适用于本校的教学、科研档案管理制度。其次，建立学校档案工作网络，明确各专、兼职档案人员的岗位职责。再次，制定目标管理标准考核制度，把档案工作纳入到各部门、有关人员的工作考核当中，奖惩分明，奖优罚劣。
第四，注重平时收集和积累，规范归档程序
档案工作的每一环节都非常重要，但最重要的要属收集这一环节，如果收集工作做不好，其他的整理、鉴定、保管、利用等一系列工作都将是无本之木，无源之水。所以我们要把大量的精力放在收集这一关，从文件形成阶段就要开始介入，督促有关部门和相关人员养成随办随归的习惯。
第五，注重教学、科研档案信息资源的开发和利用
档案的生命在于它的实用性，收集档案的目的在于利用。因此，档案管理人员要主动参与管理活动，进行调查研究，及时了解和掌握各部门教学、科研活动情况，主动为教学、科研工作服务，为学校教育教学改革提供信息。要提高教学科研档案的利用效果，提高服务质量，我们不仅要对这些档案材料进行科学分类，合理组卷，还需要编制各种检索工具。针对利用率较高的一些档案材料，我们根据其特点，可以编写专题介绍、基础数字汇集，汇编出刊集子。
对今后的工作有几点思考：
一是档案工作要突出本学校的特色。档案人员在档案的收集、整理、利用和档案开发中应注意总结本校的典型经验和自己独特的教学、科研内容和教学方法，更好地运用教学、科研档案为学校各项工作服务。
高校档案如何管理篇12
一、高校档案管理工作的重要性
1、高校档案管理工作是学校重要的基础工作之一
高校档案管理工作是学校信息管理中的一个重要环节,是高校知识生产十分重要的基础工作,对高校总体工作起着十分重要的作用。根据《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的有关规定,高校档案管理工作的主要环节有收集、整理、保管、鉴定、统计与利用等六个方面,这六个方面对档案管理工作来讲是缺一不可的。因此我们应从多方面加强档案管理工作,思想上高度重视,充分认识到档案管理工作的重要性,确保档案的齐全、完整、万无一失。
2、高校档案管理的规范化是学校整体管理规范化的重要组成部分
高校管理规范化,是高校的管理工作按照规定的程序、标准进行,它是高校管理科学化、有序化的必然要求。高校档案管理规范化是学校整体管理规范化的重要组成部分,它要求学校组织结构的各层级、各部门及专兼职档案人员从档案的收集、鉴定、整理、保管到信息开发和利用服务等各个环节都按照规定的程序和标准进行,避免主观随意性,保证档案收集齐全、整理规范、保管安全、检索利用便捷高效,同时对教学、科研等各项管理的规范化起推动和促进作用。
3、高校档案管理工作是信息资源开发利用的需要
随着社会信息化程度的深入,档案信息资源备受人们关注,社会对档案信息的依赖程度越来越高,而且更需要提供一些及时的、系统的、全面的档案信息服务。对于档案部门来说,信息化是一项全新的工作,是一个系统工程,是档案工作一次质的飞跃。纸质档案的出现对人类文明的迅速发展起到强有力的助推作用,而电子档案以其高密度贮存、体积轻巧、使用寿命长、传递速度快和易复制等特点,具有很强的生命力。如今,要从有纸的档案到无纸的档案信息化的飞跃,档案工作将面临“脱胎换骨”、“凤凰涅檠”,其对传统档案工作的冲击广度、深度和力度是前所未有的。
4、高校档案管理工作具有反馈作用
高校档案管理工作在高校的发展历程中起着很重要的反馈作用。档案管理部门根据收集上来的档案资料能随时发现工作中存在的问题和不足,可以及时反馈给有关部门,力争在最短的时间内获得最有效的解决。这样才能使档案管理工作做到上下结合、左右贯通,发现问题及时解决。
二、高校档案管理工作中存在的问题
1、档案意识不强
长期以来,一些高校的领导认为高校的主要工作是教学、科研。档案工作无足轻重,加上档案自身保密性,利用滞后性等特点,高校师生员工普遍对档案工作缺乏足够的了解和认识。档案意识不强。有些高校在校人数已达万人以上,按照有关文件的规定应设处级管理机构,可是其档案管理机构还是一个非专职的科级单位。致使档案工作的管理不得力;校内各部门也常因归档立卷不及时造成资料积压甚至丢失。这些都使得高校档案工作长期处于地位不高,责任不轻,难度不小的境地。
2、档案管理信息化水平不高
一是信息化建设标准化水平低。由于历史的原因,高校档案馆建设各走各的路。目前研制出的不少档案系统应用软件,都没有遵循国际标准。功能单一、标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。二是数据库建设滞后。各高校档案馆建库缺乏整体性,数据库大多自建自用,建成的数据库规模小,标准化程度低,类型单一,而且大多处于低水平重复建设,数据无规范化控制,商业服务水平差。三是缺乏统一的网络化协调机构。由于受高校管理体制和运行机制的影响,不同的高校隶属于不同的主管部门,这使得高校档案馆形成了条块分割、各自为政、自我完善、自我发展的自给自足的局面。
3、档案管理人员整体素质偏低
一个合格的档案管理人员不仅要掌握档案管理方面的政策、档案工作的基本理论原则和方法,还要懂得现代信息管理技术,熟练地运用计算机进行电子档案信息的制作、维护和管理。同时,还应具备较高的外语水平和法律知识,从而为档案管理实现现代化提供有力的智力支持。目前,高校档案管理人员的素质能达到要求的为数不多,既懂计算机技术、通信技术、网络技术,又精通档案业务的复合型人才缺乏的现象较为突出。首先表现是档案管理人员知识结构比较单一。一个合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养,懂得党和国家关于档案管理方面的政策和法规,懂得档案工作的基本理论和方法。面对高速发展的信息化时代,高校档案队伍中既懂档案管理又懂得现代信息化管理技术的人才奇缺。其次,由于档案管理人员素质不高,直接导致了档案管理的新技术、新方法难以在档案管理工作中使用和推广。当工作中遇到新情况和新问题时,档案管理人员常常感到力不从心。三是档案管理人员学历层次偏低,专业人员偏少,人员变动频繁,这些都严重影响着高校档案管理人员整体素质的提高,妨碍了高校档案事业的持续发展。
三、提升高校档案管理水平的对策
1、加强档案管理的基础建设,做好常规管理工作
首先,加强档案管理制度建设。建立健全学校档案管理的各项规章制度及各级档案管理考核制度;建立档案的收集、整理、预立卷归档、保管、借阅、登记、保密、鉴定销毁、库房管理等制度;学院档案室负责组织和落实档案管理的各项规章制度并监督实施;组织和协调学校各单位兼职档案员做好档案管理工作;定期召开学校档案管理工作会议,解决档案管理工作中存在的问题。
其次,强化高校档案工作的保障机制。为保证高校档案事业的健康可持续发展,为学校和社会提供优质和高水平的服务,《高等学校档案管理办法》强调:高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求;还进一步规定高等学校应当设立专项经费,促进档案信息化建设,加快数字档案馆建设,提高档案工作服务学校和社会的能力。
再次,注重常规管理文件的归档工作。学校常规管理的文件材料主要是各部门在各项工作中形成的材料,是学校开展各项工作的真实记录,是学校的重要信息资源和历史凭证,它对提高学校日常管理质量和工作效率有着重要的参考作用。档案工作应当与党群、行政、教学、科研等各项活动实行“四同步”管理,即下达计划任务的同时提出文件材料的归档要求。
2、加强档案工作队伍建设,提升管理人员素质
首先,要加强档案人员的职业道德教育。档案专业人员的职业道德是根据档案工作职业特点而提出的生活准则和行为规范。塑造良好的职业道德素质是当前高校档案工作的首要任务。高校档案管理人员每天面对的是众多档案文件,所做的工作具体而繁琐。档案工作的服务性和条件性,决定了档案专业人员必须具有较好的职业道德,要牢固树立为利用者提供优质服务的宗旨,从而提高服务质量。
其次,加强专业教育,提高专业素质。针对目前档案管理员素质普遍偏低的现状,我们应分期举办各种专业技能培训,传授档案专业知识,定期进行严格的专业理论与实践测验。经考核合格者持证上岗,不合格者自然淘汰。档案工作者应不断扩展自己的知识,提高学历层次。同时,高校的档案管理人员要努力成为新型的复合型人才:一方面,熟悉档案业务工作的各个环节和各门类档案、各种载体档案的管理方法:另一方面,能掌握档案网络化的新知识,熟练运用计算机技术,并将之运用到实际的档案管理工作中去:再一方面,不仅懂得社会科学知识,而且懂得自然科学知识,既具有较高的人文素养,又具有较高的创新意识和能力。这是档案管理工作本身的需要,也是时代、社会发展对档案管理工作从业人员的特殊要求。每一位高校的档案管理人员都应朝着这一目标而努力。
3、促进档案管理信息化建设
高校档案信息化建设促使档案部门开展网络服务,对于档案部门和利用者来说都是一种革命性的变革,这不仅表现在利用的方式上,更是表现在工作理念上的主要变化。要把档案信息化建设纳入本单位的总体规划,加强档案信息化基础设施建设,推进运用微机管理档案进程,提高校档案馆和各单位档案室计算机和网络技术应用水平,充分发挥档案馆的各项功能和作用。
第一是实行文档管理一体化。充分利用校园网络资源共享的功能,将上级来文和学校及各部门、单位形成的文件直接转换,进入档案馆数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。第二是开展馆藏档案数字化。对馆藏的文书档案、磁带档案、图片档案等进行数字化,形成规范化、系列化的文字、声像等档案数据存入数据库,并按照公开信息、内部信息、保密信息等级分类上网,为不同用户提供相应等级的信息服务。第三是实现档案利用网络化。利用校园网建立档案信息网站,实行新信息上网、电子邮件服务、联机公共目录查询和光盘远程检索服务,同时开展档案信息咨询服务,为用户进行定向、定题的交互式信息咨询,运用现代信息技术对档案信息进行加工、提炼和深层次开发,提供更多二次、三次加工的信息产品,拓展档案的服务功能,提高档案服务质量。
4、创新管理模式,实现档案管理可持续发展
首先,管理思路要创新。长期以来,档案工作者沿袭传统的管理办法,日常工作满足于每年立卷归档多少卷,提供利用多少卷次,依然停留在建档、管档、看家守摊,你查我找的水平上。在市场经济高速发展的今天,服务对象需要哪些方面的档案资料,知之甚少,更谈不上主动超前服务,使得花费大量人力物力,历经千辛万苦得来的档案资料成为“死”信息。高校档案人员要密切联系实际,以开放的视角,在较高层面上来筹划学校档案工作的建设方略,积极寻求档案工作同学校中心工作的结合点与生长点,珍惜机遇,开拓进取,形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的档案管理工作新理念
其次,管理方式的创新。档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定。根据时展的需要,对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏。档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。档案管理人员要面向用户,走向用户。想用户之所想,急用户之所急,馆员与用户之间的配合关系将更加融洽与协调。
第三,服务职能要创新。服务是档案工作的根本职能,要从“保管存留”的目的向“服务利用”的目的转变,就要实现工作模式的转变,而要实现这种工作模式的转变就要有具备“服务创新”的理念。首先在确保各类档案的查准率、查全率的前提下,要做到有预见性的超前服务,有目的地针对服务及有始有终的跟踪服务。它还包括如何培训部门专兼职档案员、如何指导部门档案工作等。档案人员应该充分认识到学校档案馆是学校各项工作管理的信息中心,档案工作人员是这些信息的管理人员;不仅管理档案实体,还要管理这些档案实体反映的各种信息。通过对这些信息进行深入细致的加工、整理、分析,可以从更深层次研究档案所包含的一些实质问题。参与学校各项工作管理,加强服务职能,进而丰富服务的形式,扩大服务的范围,提高服务的效率和质量,充分实现服务的价值。
四、结束语
总之,高校档案管理既是一个重要的系统工作,又是一项幕后的繁琐工程。高等教育的改革和发展,为档案工作的创新开辟了广阔的空间,高校档案管理人员应重视对现代信息技术手段的利用,积极探索新形势下档案管理的创新模式,更好地为学校的发展服务。
参考文献:
高校档案如何管理篇13
1.高等职业院校档案管理工作的重要性
1.1高等职业院校档案记述了高等职业院校的历史面貌
是促进学校发展的历史见证材料高等职业院校档案是高等职业院校在长期教学实践中不断积累起来的具有重要价值的历史资料，是高等职业院校一切工作的综合反映，是高等职业院校过去工作各个方面的实践经验的总结，也是高等职业院校在今后工作中扬长补短，不断继续前进的重要条件。
1.2高等职业院校档案汇集了高等职业院校教学、科研的最新成果
是师生了解学校历史知识的鲜活教材高等职业院校是知识传播地，如果这些成果每年进入高等职业院校档案之中，将成为高等职业院校档案管理中数量最大、内容最丰富的两个门类。尤其是科研成果，它是每个时期完成的最新研究，许多教师便把自己科研成果写入教案，形成了比书本更新的内容，弥补了书籍因出版周期长而影响知识传播速度的不足。
1.3高等职业院校档案凝结了高等职业院校的良好校风
是进行德育教育的模范读本高等职业院校在长期办学实践中沉积形成了带有自身强烈特色的良好校风、学风。这些档案所反映的内容是长期办学实践中形成的，大家共同遵守的、自我约束、自觉追求的准则。各个高等职业院校的档案无论是教学档案、科研档案还是管理类档案无不渗透着表现出学校的良好校风，这无疑是对师生进行德育教育的最好读本。
1.4高等职业院校档案资源是教学评估工作的基础和依据教学评估
是依据一定的教学目标与教学规范标准，通过对学校教与学等教学情况的系统检测与考核，评定其教学效果与教学目标的实现程度，并做出相应的价值判断以期改进的过程。
2.高等职业院校档案管理工作存在的问题
随着高等职业教育的发展需要，高等职业院校档案室也发腱起来了。高等职业院校档案管理工作不仅受到高等职业教育的影响，也受到其一身条件的制约，它的服务对象与月的、信息资源建设、发展方向都应与高等职业教育的需要相适应，更要有自己的室藏特色。与普通高等院校相比较而言，具有与其相似的规律性，但由于高等职业院校绝大多数都是由过去的中等专业学校升格而成，不少高等职业院校档案室规模小、起步晚、投人少、技术设备落后，档案管理工作尚存在较多问题。
2.1档案管理工作重视不够
由于高等职业院校档案工作是一项基础性的工作，同时又是一项服务性工作，因而很难产生明显和直接的经济效益。
2.2档案管理不规范
由于高等职业院校自身的历史原因，档案管理制度不健全，档案管理人员职责不明确，档案符理工作还欠规范。许多档案没有及时归档，部分档案分散在校内各级部门管理，导致基层单位档案长期零乱、不整理、不装订、更严重的导致部分档案损坏或遗失。档案管理人员的保密意识不强，档案借阅、移交手续不清，档案管理工作还没有进入“制度化、规范化、科学化”的管理轨道。
2.3档案管理人员业务素质不高
档案管理人员业务素质，是档案管理“制度化、规范化、科学化”的保证。目前，高等职业院校档案管理专业技术人员人数少，专职档案员中具有专业技术职务的人数比例偏低，特别足能进行档案信息深层次研究和开发的综合型档案管 人才十分缺乏。基层档案管理人员多为兼职，且频繁更换，档案管理人员在档案臀 意识不明晰、专业知识不精通、知识结构小合理、创新意识不突出、业务技能不熟练等诸多问题。
2.4档案管理经费投入少，基础设施建设滞后
高等职业院校正处在发展时期，学校的各方面建设都需要经费投入，由于学校经费紧张，投入的资金很少，所以很难满足档案管理部门现代化发展的需要。这就导致了一些必需的档案设备无法备齐，不少学校档案的管理、利用还停留在原始的手工操作上。缺少必要的硬件支持，将直接影响实现档案的现代化管理目标。
3.推进高等职业院校档案管理工作的有效措施
3.1加强组织领导
强化档案意识首先，学校领导应该认识到档案工作的重要性，将其纳入到学校整体发展的规划中，促进档案工作建设与学校其他工作同步发展，并根据档案工作的主要特点，建立科学管理的层次体系，形成学校领导分管、校办主任主管、专职档案人员负责、兼职档案人员配合的档案工作网络体系。其次，还可以充分利用学校资源和人才优势。
3.2建立健全档案管理工作制度
依法治档管理工作是档案部门一切工作的基础，是发展档案事业的决定性因素，学校档案工作的最终目的是通过科学管理和有效地开发利用档案，促进学校发展。首先，在档案业务建设上，应把档案制度建设放在重要位置，使之有章有循，以促使档案管理制度化、规范化、科学化。
3.3提高业务素质，稳定档案管理队伍
档案管理人员的综合素质是高等职业院校档案事业发展的关键。做好队伍建设，首先，要加强档案管理人员的职业技术培训和提高档案管理人员的专业素质，要建立相应的培训体制，鼓励他们学习新技术、新知识和参加业务培训。其次，要提高档案管理人员的现代化意识，锻炼信息化管理技能，切实加强对档案现代化管理技术的学习和研究，以适应高等职业院校档案信息化建设和发展的要求。同时还要注意稳定档案人员队伍，专职档案管理人员不宜频繁调动。
