档案系统管理篇1
二、档案管理系统的技术基础
第一，数字化技术。档案管理可以利用国际上通用的图像压缩的技术来压缩掉冗余信息，通过该技术可有效节省管理存储空间。如被压缩后25K大小的图书信息，一张lG大小的光盘就能集成该类型图书信息4万页，压缩存储技术能够有效满足大容量档案管理需求。第二，数据库管理技术。数据库是一种般以一个或多个表形式呈现的可查询数据的存储区域。现代网络档案管理系统一般采用的是数据库管理系统进行档案信息管理，如层次数据库，关系数据库和网状数据库。第三，图象压缩处理技术。现代图像压缩技术以分形理论、小波变换理论、视觉仿真理论和人工神经网络理论为基础，对传统信源编码理论进行优化，图象压缩编码逐渐拥有更高的压缩质量和压缩比，能有效管理高达几十万个数量的档案。第四，档案管理和检索技术。档案数据管理和检索技术可以借助特定检索逻辑规则快速从数据库中找到目标档案，并打印出所需要的原件和目录。
三、档案管理系统的实现
建立档案管理系统主要预期是变革低效的人工档案管理模式，实现档案信息的计算机化管理，以提高档案资料查询、检索的效率。整个管理系统以Client/Server架构为基础，档案馆内部网络上运行，并通过扩展实现远程连接客户端的功能，从而保障多级应用与档案数据资源共享。现代档案管理系统利用现代科技手段来提高档案馆的管理效率，可有效保障档案信息的保存和利用。
现代档案系统一般是以OBMS为基础，并利用DBMS中得到广泛运用的关系数据库模型来对档案管理系统中的属性数据进行有效管理。一般档案管理系统设计以用户功能需求为原则。首先，管理系统会提供录入手段，从而将档案原始数据进行分类和入库管理，并对数据进行安全管理；其次，管理系统会提供多种检索和查询档案数据方式；第三，系统会提供数据报表和档案的打印输出功能，并提供档案数据的管理维护功能；最后，系统还会能提供档案设计和规划功能。所有系统提供的功能都是以用户的功能需求为依据的，非常人性化。与档案管理系统功能相对应的系统设计会包括查询检索模块、录入功能模块、打印输出模块和系统管理模块。现代档案管理系统一般会采用最新的数据库服务器联接模式，即只是在人们有信息利用需求的时候（一般系统会设置某个时间段）建立数据库联接，用完后系统马上断开数据库联接，既有利于节省网络带宽，又可保证用户信息安全。而且在使用档案管理系统钱前，用户必须首先经过密码登录环节，这一步进一步保障了数据和系统的安全性。
档案系统管理篇2
一、绪论
档案是各企事业单位在依法行政和开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是各单位的核心信息资源与重要资产，档案管理工作是维护自身经济利益、合法权益的重要工作之一。随着中国移动通信集团吉林有限公司（以下简称“吉林移动”）信息化建设的日益发展应用范围越来越广，文件种类日益繁多电子文件数量剧增，这些变化推动了文件档案管理由传统纸质模式向现代数字档案管理模式的演进。
档案管理系统的开发研制与功能设计严格在国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准指导下，遵循“规范、先进、实用”的原则，针对吉林移动的档案业务管理工作，结合当今计算机技术与网络技术开发一套档案综合信息管理系统。系统提供了基本覆盖档案各项工作的全部功能，包括档案接收、档案管理、档案利用、开放档案鉴定、多全宗管理、特种载体档案管理、全宗检索、查阅利用等功能模块。
二、档案管理系统的设计
（一）档案管理系统技术架构设计
档案管理系统要有不同层面的隔离，实现存储层、数据层、业务层、表现层之间分离。界面层支持Client/Server和Browser/Web Server/RDBMS体系结构，可根据用户要求定制主页及其内容，适合不同单位个性化要求。
（二）档案管理系统安全管理架构设计
档案管理系统是通过内部网络系统构建档案数据中心并配备与之相应的网络管理平台，在数据中心和网络管理基础上，通过将各方面资源的整合构建一个信息完备，资源丰富的资源中心，依托这个档案资源中心可以为各部门提供服务支持并进行信息共享，各部门网络通过浏览器基于B/S模式访问吉林移动档案数据中心的相关资源。
1.档案管理系统安全需求分析
建立完整的系统管理和安全体系是非常复杂的系统工程，这个体系涉及以设备为中心的信息安全，技术涵盖网络系统、计算机操作系统、数据库管理系统和应用软件系统；涉及以用户（包括客户，内部员工和外部相关机构人员）为中心的系统和安全管理，包括用户的身份认证、授权、审批等；涉及信息传输的保密性、完整性、不可抵赖性；涉及计算机病毒的防范等等。为了解决这一复杂的信息系统的安全，必须对其可能涉及的所有系统和安全风险有一个清醒的认识。
2.安全系统设计原则
吉林移动档案管理系统的安全解决方案时应遵循以下原则：
（1）安全可靠原则：吉林移动档案网络系统服务于办公需要，为了保障平台系统的安全运行，必须有一套完整的安全保障措施，确保信息及系统的安全。
（2）易操作性：安全措施要由人来完成，如果措施过于复杂，对人的要求过高，本身就降低了安全性。另外，采用的措施不能影响系统正常运行；
（3）适应性、灵活性：安全措施必须能随着网络性能及安全需求的变化而发展，要容易适应、容易修改；
（4）多重体系保护原则：任何安全保护措施都不是绝对安全的。应建立多重保护系统，各层保护相互补充，当一层保护被攻破时，其它层仍可保护信息安全；
（5）有针对性的适度安全原则：吉林移动档案网络系统具有较高的安全性要求，要尽量考虑安全机制的合理性。对重点信息资源，一定要实现重点保护。在保证安全的前提下，应尽量减少安全机制的规模和复杂性，使之具有可操作性，避免安全措施过于复杂而导致安全制度难以执行。应作到有针对性的等级保护，根据系统的安全级别制定相应的安全保护措施。
三、档案管理系统建设总结
截至目前，吉林移动档案安全管理服务体系一期建设完成省公司机关及直属单位数字档案全宗5个，拥有数字档案12大类34824件，其中档案21972，约占档案总量的63%，月均归档档案约1000件，借阅档案约30件次。通过按照不同门类、不同载体、不同保管期限、不同密级保护进行了科学管理，完善了案卷级、文件级的检索体系同时制定了档案的分类标准，形成了门类齐全、制度完善、网络健全、安全有序的档案安全管理服务体系。
通过建设吉林移动档案安全管理服务体系实现了以下建设成果：
（一）坚持一个原则，服务企业全局
我们在建设吉林移动档案安全管理服务体系时坚持以改善档案管理服务质量，实现档案数字化、规范化、自动化管理为基本原则，通过对公司内部文件、合同、工程等方面的档案管理，着力为公司全局的经营、管理及决策提供准确、高效的服务。
（二）夯实二个基础，促进健康发展
吉林移动的每一个功能出发点都以中华人民共和国《档案法》和《保密法》中相关法律条文为基础，通过认真解读“档案管理”与“档案保密”二者紧密关联而又相辅相成的关系，从而使各项业务服务与安全管理互为补充，推动系统整体向良性、健康、可持续方向发展。
（三）聚焦三大领域，提升支撑能力
档案系统管理篇3
2系统的总体设计
本章首先针对特定的设计目标和需求目标，总体设计了档案信息管理系统，同时分为功能相异的字模块，具体描述了其中关键模块的功能，剖析了系统中的关键业务流程，最终得出档案信息管理系统的总体框架，同时定义了系统各个子模块的功能以及数据库模式。然后重点分析如何设计和实现贵州商业高等专科学校学生档案信息管理系统服务流程管理模块。在体系结构方面，使用的架构是MVC，在实现业务管理层方面，利用的模式是传统的C/S，有效达到学生档案信息管理系统的功能。
以下介绍的是模块的开发框架。档案服务工作步骤包含申清、审核、缴费、调档、录入/修改、校对、打印、通知取件、取件、后台。流程的目标是为了档案馆的社会公共服务功能特别是档案服务、档案交流而设定。涉及服务工作流程的角色依照任务和空间的不同，服务流程划分为客户、超级管理员、借贷专员、录入专员和打印专员。系统的用户管理模块是门户模块，用户登陆用户管理模块之后才可以访问档案信息管理系统。
3系统详细设计
学生档案信息管理系统就是为了解决这种事件的前后排序关系，以满足客户需求。初步设计的系统构架包括4个部分，分别是最底层的windows操作系统，中间层的服务器和数据库，业务管理层和业务表现层。其中中间层的服务器包括IBM，BEAWebLogic，数据库系统SQL。业务管理层面向档案馆的管理人员，包括服务过程管理和学生档案管理两个模块。过程管理模块用于对学生档案服务工作的全程管理，包括数据导入、审核、缴费、调档、校对、打印等。学生档案管理模块的作用主要是对学生档案信息的增加、删除、修改、查找等。
档案系统管理篇4
电子照片档案管理系统一般包括数据采集、统计、检索、和目录打印等五大功能模块。一套优秀的系统应将自动化、智能化与人性化充分体现于上述功能模块中。自动化原则。属性信息和归档信息由软件自动采集,照片号和底片号可根据构成规则自动生成。需要人工操作的主要是内容信息和部分管理信息,约十余项内容。系统为方便用户著录,应提供用户最方便录入、最能提高效率的录入工具,如Txt数据著录模板、Excel数据著录模板。大量内容相同的信息可通过下拉式复制拷贝完成,并可无缝导入电子照片档案数据库。自动化更体现在:只要著录的信息准确、规范,就会自动生成各种统计图表;自动生成各种适合纸质相册的照片说明标签、册内目录;根据利用和编研需要提供各种专题目录,如归档照片分组目录、全引目录、专题目录、摄影者目录、年度目录、内设机构照片目录等。智能化原则。利用数据透视功能,数据质检人员可从多个角度观察数据的准确性和规范化程度,对数据进行清洗、转换和规范。如照片号、底片号的与构成规则,题名、文字说明、年度、摄影者、拍摄日期等内容信息是否为非空字段。档案员可自主地从多个角度进行统计分析,如可选择专题、机构、年度、期限、册号、组号、照片类型等作为维度,照片号作为计数的度量值,进行单项统计分析或组合统计分析。人性化原则。呈现给用户的前端工具是“数码书架”,既形象又美观,非常贴近生活中的书架和相册。用户可建多个书架,每个书架可建多本相册,每本相册根据需要可放置几十张至一百多张照片。相册的封面、背景、芯页均“可换肤”,还设计了背景音乐、书立和密码。最好用的是它的移植性,管理者只需复制和备份Data文件,就可轻松将我们所做的电子照片包括照片说明等信息移植到另一台装有“数码书架”的电脑中。电子照片管理的后台采用Access或SQLServer数据库,只需点击一个按钮,就能将前台的电子照片和数据著录信息传递并显示在后台数据库中。这些数据库中的信息可非常方便地上传到数字档案馆(室)平台,或转成精美的照片陈列网页,到数字档案网站,供多人共享。照片检索提供类似google的模糊检索和高级检索功能。
二、电子档案管理系统的现代化功能
1、数据录入功能档案部门一项重要的工作便对对各种类型的档案(如科技、文书、基建等)进行归档,包括录入完整的工程项目信息、案卷信息及文件信息。一旦档案信息录入了归档库,其他用户即可通过(检索子系统)在网上浏览、查询,以及通过(借阅子系统)借阅所录入的档案。此外,(数据录入子系统)还将完成所录入的电子图纸的批量挂接,以及修改后图纸的重新归档等。档案管理人员可以通过该子系统,在自定义的界面下录入、编辑各种档案数据原件的挂接,可完成项目录入、案卷录入、文件录入等工作,并能对文件进行修改和重新归档。
2、数据检索功能检索子系统安装在终端机上,提供检索数据和浏览图纸等功能。用户登录本系统后,首先选择需要检索的档案类型,再用“数据检索”或“分类检索”检索此类案卷或文件信息,若想用本地机上的系统浏览文件,可用“文件浏览器进行设置,在不同的终端上可以有不同的设置互不干扰。在用户权限允许的条件下,可以直接浏览到所需信息的全文,可以下载到本地机上供检索者利用。检索完毕后,应用“退出系统”关闭检索子系统,防止他人盗用用户的身份和权力。
3、统计报表功能统计报表子系统的功能主要是根据用户的要求选择打印数据和制定报表样式。如:案卷目录、文件目录、案卷封皮、备考表等。
4、数据转换功能受网络建设和存储容量的限制,几年前的档案管理软件主要是管理档案的条目信息,为了进行数据转换,首先需要进行转换关系的定义,即指定原来数据库的字段与本系统中某档案类型数据库字段的对应关系。
三、保障电子档案的安全
为保证电子档案的质量,系统应该提供一系列措施保障电子档案在内容、结构上的安全,如它应该能记录下那些因为隐含安全问题而被拒的请求等,以确保电子档案的真实性。为保障电子档案的真实性、完整性,笔者认为应从电子档案密级设定、保密技术使用、系统备份与恢复三个方面着手。
1、保密技术。保密技术主要用于保证电子档案在系统流转过程中的真实性与有效性。电子签名技术、电子水印技术、电子印章技术都是现在流行的电子档案防伪技术。除此之外,一些适合电子档案长久保存的文件格式也可以防止电子档案被修改,如PDF文件格式。
2、系统备份与恢复。系统备份与恢复用于电子档案管理系统在出现突发性事件时的恢复与备份,这项功能是否运行良好直接影响到整个系统的所有实体与功能。仅对利用实体与电子档案使用者而言,如果用户在交了费用但是还未得到电子档案时发生突发性中断事件,系统备份与恢复将记录下用户的交费行为,并在系统的随后运行中将电子档案发送给用户。
3、电子档案密级设定。电子档案密级设定的主要目的在于将用户的权限与相应级别的电子档案相连。根据我国国家标准DA/T18-1999《档案著录规则》,档案的密级可以分为:绝密级、机密级、秘密级、内部级、国内级、公开级等六个级别。笔者认为,鉴于电子档案管理系统是面向广大群众服务的,服务种类多而且广,系统可以根据服务的种类划分更多电子档案的密级,用户订购了哪种类别的服务,则相应具有哪种电子档案的访问权。
参考文献:
[1]美国国家档案馆.w w w.archives.gov/,2006年6月21日检索
档案系统管理篇5
前言
第一章 为什么要开发一个学生档案管理系统？
第二章 计算机已经成为我们学习和工作的得力助手
1．1 在中小学中用计算机管理学生档案的意义
1．2 为将来学校上网做好准备
1．4 学生档案的设计分析
第三章 怎样开发一个学生档案管理系统？
2．1 编程环境的选择
2．2 关系型数据库的实现
2．3 二者的结合（DBA）
第四章 Windows下的Visual Basic 编程环境简介
3．1 告别“hello world”的年代
3．2 面对对象的编程
3．3 实现菜单选项
3．4 实现工具栏
3．5 帮助
3．6关于系统
第五章 使用Access2000 实现关系型数据库
4．1 数据库的概念
4．2 新建一个数据库
4．3 修改已建的数据库
4．4 实现数据库之间的联系
第五章 系统总体规划
5．1 系统功能
5．2 流程图
第六章 系统具体实现
6．1 用户界面的实现
6．1．1 封面
6．1．2 主界面
6．1．3 帮助系统
6．2 数据库的实现
6．2．1 学籍数据库
6．2．2 学生成绩库
6．2．3 课程库
6．3 与VB的连接
第七章 结束语
第八章 主要参考文献
附录
--------------摘要--------------
学生档案管理系统是典型的信息管理系统(MIS),其开发主要包括后台数据库的建立和维护以及前端应用程序的开发两个方面。对于前者要求建立起数据一致性和完整性强、数据安全性好的库。而对于后者则要求应用程序功能完备,易使用等特点。
经过分析,我们使用 MICROSOFT公司的 VISUAL BASIC开发工具,利用其提供的各种面向对象的开发工具,尤其是数据窗口这一能方便而简洁操纵数据库的智能化对象,首先在短时间内建立系统应用原型,然后,对初始原型系统进行需求迭代,不断修正和改进,直到形成用户满意的可行系统。
关键字：控件、窗体、域。
--------------ABSTRACT--------------
The system of managing student file is a typical application of managing information system （know as MIS）,which mainly includes building up data-base of back-end and developing the application interface of front-end. The former required consistency and integrality and security of data. The later should make the application powerful and easily used.
By looking up lots of datum, we selected Visual Basic presented by Microsoft because of its objective tools in Win32. VB offered a series of ActiveX operating a data-base. It can give you a short-cut to build up a prototype of system application. The prototype could be modified and developed till users are satisfied with it.
Keywords: ActiveX , Form , Field .
--------------前言--------------
学生档案管理系统是一个教育单位不可缺少的部分,它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要,所以学生档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。
随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。
作为计算机应用的一部分,使用计算机对学生档案信息进行管理,具有着手工管理所无法比拟的优点.例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率,也是企业的科学化、正规化管理,与世界接轨的重要条件。
因此，开发这样一套管理软件成为很有必要的事情,在下面的各章中我们将以开发一套学生档案管理系统为例,谈谈其开发过程和所涉及到的问题及解决方法。
--------------------下面就让我们开始正文的介绍
第一章
为什么要开发一个学生档案管理系统？
计算机已经成为我们学习和工作的得力助手：
今天，计算机的价格已经十分低廉，性能却有了长足的进步。它已经被应用于许多领域，计算机之所以如此流行的原因主要有以下几个方面：
首先，计算机可以代替人工进行许多繁杂的劳动；
其次，计算机可以节省许多资源；
第三，计算机可以大大的提高人们的工作效率；
第四，计算机可以使敏感文档更加安全，等等。
在中小学中用计算机管理学生档案的意义
现在我国的中小学校中档案的管理水平还停留在纸介质的基础上，这样的机制已经不能适应时代的发展，因为它浪费了许多人力和物力，在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。
我作为一个计算机应用的本科生，希望可以在这方面有所贡献。改革的总设计师邓小平同志说过“科学技术是第一生产力”，我希望能用我四年的所学编制出一个实用的程序来帮助中小学进行更有效的学籍管理。
归纳起来，好处大约有以下几点：
1． 可以存储历届的学生档案，安全、高效；
2． 只需一到二名档案录入员即可操作系统，节省大量人力；
档案系统管理篇6
人事档案管理系统主要包含职工个人自然情况，工作情况，简历，政治情况等各方面信息，内容比较庞大复杂。同时还综合考虑档案管理工作的性质，总结归纳出所需实现的功能。主要是为人事档案进行服务，对人事的变动、人事资料、以及人事资料的查询，统计等功能。（1）灵活的数据记录编辑功能，可以随时对记录进行增加，修改，更新，删除，浏览等编辑操作。并将查询方式有机溶入编辑界面，可以实现对某项记录定位，再进行编辑，修改，更新。（2）多个数据库表的任意组合条件的查询。便于在实际档案管理操作中的种种情况，多种条件下的人员情况进行统计查看。（3）具备分级用户权限管理设置，以确保档案的保密性和安全性。（4）具有分类统计，使用表格显示的功能，该统计表格可根据数据库中记录情况的变化而变化。（5）具有比较友好的人机界面，各种操作可以在直观的界面上通过人机交互式进行。（6）具有辅助表格管理功能，主要是对“学历”表中的字段“学历”，“部门表”中的字段“部门”，“政治面貌”表中的字段“政治面貌”，“职称”表中的字段“职称”，进行添加，修改，删除操作。
2 各模块功能
2.1 用户管理
整个人事管理系统由多个功能模块组成，不同的模块完成不同的功能，所以可以为不同的职工分配不同的功能，使其具有不同的权限，完成其权限所对应的功能，从而很好地管理好整个系统。可进行如下的操作。（1）增加：增加一用户。可输入新用户的内容，如：用户名称，密码和权限。所输入得登录名一定不能重复。（2）修改：修改用户设置。可修改选中用户的用户名，密码和权限，每一权限对应系统菜单上的一项功能，可为该用户选择任意的权限。用户在使用本系统时，要求输入用户的。口令，为了安全，用户需建立一个只有自己才知道的特殊口令。
2.2 辅助表管理
辅助表管理功能是高级管理员及中级管理员拥有的权限，它的功能是对数据库进行新表的添加。主要是对“学历”表中的字段“学历”，“部门表”中的字段“部门”，“政治面貌”表中的字段“政治面貌”，“职称”表中的字段“职称”，进行添加，修改，删除操作。通过它的这个功能可以有效的对本单位人事部门的扩充进行及时的计算机管理。只要管理员进行简单的数据字段添加即可。
档案编辑中有4个子模块。他们是档案卡片、个人简历、家庭成员、历史档案等功能。这些功能因管理员的权限不同所表示出的功能使用也不同，普通管理员没有数据修改及删除的权利。在这些功能里详细的记录了所有单位员工的资料。（1）档案卡片管理。对全部员工的信息进行浏览；添加记录；对员工的详细资料进行修改；删除员工记录；按编号进行查找，快速查找该员工的详细资料；按某一字段的内容进行筛选，筛选最后的结果是将和所选内容相同的全部找到。（2）个人简历管理。该模块与档案卡片管理类似，但是在界面设计上有―些不同，可以对员工个人简历进行全局浏览。除了浏览信息的功能外，还有―些基本操作的功能，快速查找该员工个人简历的资料。（3）家庭成员管理。对全部员工的家庭成员信息进行编辑，浏览；实现方法同个人简历功能实现的方法一样。（4）历史档案管理。对于一些从档案卡片中删除的员工信息记录，需要存下来以供将来进行统计。此模块的主要功能就是完成对从档案卡片中删除的员工信息记录的保存工作。
2.4 档案查询
对档案卡片的查询功能，包括唯一条件查询和模糊条件查询。该模块的主要分为两部分：一是完成选择要查询的字段、条件操作符等功能；二是用来显示用户进行查询的完整条件及查询、退出按钮。当查询的条件选择完毕，点击确定按钮，在显示部分显示出来后，点击查询按钮才正式完成该模块的查询功能。会调出另外―个窗口来显示用户所要查询符合条件的所有员工的资料。
2.5 档案统计
档案系统管理篇7
传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。ERP系统实行后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，因此为会计档案赋予了许多新的特点。
在传统会计实务理念下，会计记账凭证必须连续编号，《会计基础工作规范》中规定，“填制记账凭证时，应当对记账凭证进行连续编号”。一般将记账凭证与原始凭证一起管理，即记账凭证从系统中打印出来后与原始凭证装订在一起，称为“统一管理”模式。而ERP系统下则产生了与之对应的“分类管理”模式，包含了纵向分类管理和横向分类管理两个方面。首先，由于ERP系统下所有业务按流程管理，因此，一些主要的业务模块产生的记账凭证编号就可以单独分类别连续编号，即纵向分类管理。纵向分类管理为ERP下的复核和审计提供了一个极好的管理平台，使相关人员可以按业务类别对相关凭证进行快速追溯。其次，ERP系统下会计凭证的概念与传统会计实务下会计凭证的概念已有所区别。ERP系统下的会计凭证一般应分为手工原始凭证、电子基础凭证和会计记账凭证，会计记账凭证在计算机中存在的状态也与传统会计实务不太一致。以x厂为例，其现阶段的会计凭证分为集成凭证(计划部门、天然气销售等)、超级用户凭证、财务中心日常业务生成凭证等。ERP系统下的会计记账凭证在计算机中一般不可能仅仅以会计分录的数据形式存在，还包含大量链接信息和集成数据信息，通过这些信息与电子基础凭证进行关联，其中包含大量的企业采购、生产销售等其他经济活动信息。会计记账凭证实际上是企业的经济活动信息在财务上体现的一个链接和集成平台，而这个平台无法打印在纸介上与相关原始凭证一同管理，因此必须将原始凭证从打印的记账凭证下分离出来，单独编号，并通过记账凭证属性项下的编号信息与手工原始凭证进行链接，形成横向分类管理。这种横向分类管理使会计记账凭证的电子存储成为可能。
传统会计实务下的会计账簿和会计报表是一种独立的数据的概念，并不是实时数据，仅仅是对财务数据在一定时点或时期的反映形式，这些数据一旦形成，就不再需要其他数据的支持。即当一定时期的账簿或报表形成后，即使凭证数据转移或丢失，账簿和报表数据依旧存在，而且不会发生任何变动。在这种情况下，会计账簿和报表不但会占用大量的存储空间，而且不利于数据信息的实时更新。而ERP系统下，会计账簿与报表已经与其他各种查询一样成为由基础数据支持的表格输出形式。这种形式下，数据能够实时更新，查询数据及时准确，不存在因缺少个别系统管理步骤而引起查询数据不及时的情况，因此，传统“记账”这一过程也就不复存在。当然，在这种情况下，系统也对数据安全性提出了更高的要求，因为一旦基础数据存在差错或丢失，就会使后续的查询产生连续性差错，从而造成会计信息的失真，并给企业生产经营带来不可估量的损失。
ERP系统下的会计档案有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为企业或部门决策者提供可靠的决策依据；可以分析出本单位、本部门甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势，使决策者在遵循市场经济规律的前提下，制定出适合自身发展的行为规范，改善经营管理，提高经济效益；还可以利用EKP系统下的会计档案的数据设计出有利于管理与决策的数据模型，建立一整套完善的决策支持系统；以实现会计档案的再利用。
档案系统管理篇8
干部信息规范化的需要。在日常的职工档案管理工作中，形成了大量的职工信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可能避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，因而难以满足职工的微观管理和人员群体宏观管理的需要。要改变这种现状，就需要建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理职工信息，从而提高信息的规范程度与利用效率。
合理使用先进的现代化办公设备的需要。随着科技的发展，各级部门都购进了相当的计算机和其他先进的办公自动化设备，计算机应用和信息化工作也取得了一些进展，但也存在着许多问题。例如，软件开发不及时，应用水平较低，现有的设备没有得到充分利用，信息资源没有得到充分共享等，这就迫切需要建立一套现代化的信息管理网络系统，充分利用现有资源，提高应用水平和工作效率，从而不断促进职工工作的科学化和现代化。
2.职工档案管理多媒体信息网络系统的作用
为领导和有关部门提供全方位的职工信息。职工信息数据库及多媒体信息网络系统建立以后，我们不但可以快速准确地获取职工的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询职工诸如日常工作、学习、生活等方面的资料，了解职工全方位的综合信息。利用这套系统，还可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内为领导和部门提供全方位的职工信息，可以从根本上改变过去那种从纸面上静态了解职工的传统方式。
使信息充分得到共享，提高劳动效率与工作质量。职工档案管理多媒体信息网络系统提供了干部管理过程中所需要的全方位的职工信息。通过网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。而且在职工管理工作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过网络随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。信息共享之后，各部门可以从各个侧面，全方位了解每名职工，走出在本部门业务范围内，从一个侧面了解职工的局限性，在信息共享的基础上提高对职工认识的深度和广度。使用这套系统，还可以从根本上改善以前手工管理职工的情况，周期性较长的工作利用这套系统，短时间内就可以高质量地完成，职工的任免审批表、干部简历等常用材料可以自动生成，并可以实现部门之间信函、文件的电子传递，减少手工劳动，提高工作效率与工作质量。
可以使职工任免更加科学化，提高知人识人的深度和广度。以往讨论任免干部，基本上是采取文字材料加口头汇报的传统方式，使用这套系统可以采集职工的工作、学习、深入生产一线的情况，结合干部考核中形成的文字材料，通过网络和各种多媒体设备把动态情况、资料和相应的文字融为一体，并通过情况显示出来。它不仅可以提供被任免干部的自然情况和现实表现方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、气质和口头表达能力等，使领导对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，可以更好地评价和使用干部，提高知人识人的深度和广度，从而拓宽视野，适应社会主义市场经济条件下用人的需要，选拔出各种类型的领导干部和管理人才，让选拔上来的干部真正能够“为官一任，造福一方”。
建立和使用职工档案管理多媒体信息网络系统应注意的几个问题：
要采用规范的应用软件。为了达到信息共享，建立统一的信息系统和使用标准规范的软件是必须的。为此，中央组织部制定和颁发了全国干部人事管理信息系统《信息结构体系》，它是为实现干部信息的标准化及大范围内的信息共享，按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。因此，必须选用中央组织部推行的、建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，否则会造成数据结构混乱，使上下级数据无法沟通与共享。不但是信息体系与软件，系统所涉及到的其他应用项目也应当建立在相关的标准之上。用先进的电子信息技术来构建整个信息系统。建立多媒体信息网络系统要涉及到很多先进的技术，主要包括数据库技术、多媒体技术、网络技术等。
要使职工多媒体信息系统达到最佳的应用效果，使用先进的多媒体技术以及高性能的设备是必要的。从数据源的采集到后期制作都应该保证较高的质量。
网络是实现信息共享的前提条件和物质基础。只有建立一个优质、高效的网络系统，才能实现系统建设的高投入与高产出，为各级领导提供优质、高效和全方位的信息服务。现阶段比较先进的组网技术有ATM和千兆位以太网，在小型局域网中，十兆以太网以较低的价格提供了较高的带宽，具有较好的性能价格比，是一个比较合适的选择。有计划、分步骤、分阶段建设多媒体信息系统。第一，先建成系统的基本框架，包括各种资料数据的采集与录入、应用软件的选用与开发、高速网络系统的建立等。三个环节可以同时进行，其中信息资源的采集是重点，也是基础，职工信息的采集与报送工作应当规范化、制度化，把其当成职工管理工作中的一项经常性的工作来抓。第二，进一步完善、改进和提高整个系统，并将成熟的经验推广、普及，不断提高整体应用水平。第三，进一步加大投入，使整个系统趋于完善，最终满足在职工工作的全面需要。
档案系统管理篇9
Disaster Tolerance System Building in File Management System
Sun Feng
(Minjiang University,Fuzhou 350108,China)
Abstract:This paper introduces the basic principles of disaster recovery systems and technology,and its file management system in the main application,and proposed the construction of the file system disaster recovery system response.
Keywords:Disaster recovery;Off-site backup;Remote replication
一、容灾系统的定义
世界上不可避免会发生各种各样的灾难。在这里，灾难的定义主要是指自然的和人为的灾难，包括系统硬件、网络故障、机房断电甚至火灾地震。随着人类对计算机的依赖越来越强，计算机中的数据在人类的各种活动中起着越来越重要的作用。甚至可以说，丢失了计算机中的业务数据，就失去了生存的基础。容灾系统，指的是利用各种计算机技术，实现灾难条件下系统的业务安全。从技术上看，衡量容灾系统有两个主要指标：RPO（Recovery Point Object）和RTO（Recovery Time Object），其中RPO代表了当灾难发生时允许丢失的数据量，而RTO则代表了系统恢复的时间。RPO与RTO越小，系统的可用性就越高。
二、容灾系统的应用
（一）容灾系统的级别。大体上讲，容灾可以分为三个级别：数据级别、应用级别以及业务级别从对用户整个业务连续性的保障程度来看，它们的高可用级别也逐渐提高。数据级别容灾的关注点在于数据，即灾难发生后可以确保用户原有的数据不会丢失或者遭到破坏。其中，较低级别的数据容灾方案仅需利用磁带库和管理软件就能实现数据异地备份，达到容灾的功效；而较高级的数据容灾方案则是依靠数据复制工具，例如卷复制软件，或者存储系统的硬件控制器，实现数据的远程复制。数据级别容灾是保障数据可用的最后底线，当数据丢失时能够保证应用系统可以重新得到所有数据。应用级容灾是在数据级容灾的基础上，再把执行应用处理能力复制一份，也就是说，在备份站点同样构建一套应用系统。它能提供不间断的应用服务，让服务请求能够透明地继续运行，而感受不到灾难的发生。用户构建了数据级容灾和应用级容灾都是在IT范畴之内，然而对于正常业务而言，仅IT系统的保障还是不够的。用户需要构建最高级别的业务级别容灾。业务级容灾的大部分内容是非IT系统，比如电话、办公地点等。因为当一场大的灾难发生时用户原有的办公场所都会受到破坏，用户除了需要原有的数据、原有的应用系统，更需要工作人员在一个备份的工作场所能够正常的开展业务。
（二）容灾系统的技术。在建立容灾系统时会涉及到多种技术，一类是生产站点与冗余站点的互联技术，一类是进行远端数据复制的远程镜像与快照技术，还有一类是新兴的可实现容灾的存储虚拟化技术。由于容灾涉及到生产站点与冗余站点，因此将它们连接的互联技术在容灾中十分重要。目前，生产站点与冗余站点之间的连接主要有两种方式，一为光纤通道，二是IP互联技术，包括FCIP、iFCP、iSCSI等。数据镜像即把磁盘（或磁盘子系统）中的数据完全复制到另一磁盘（或磁盘子系统）中，数据在两处的存储方式完全相同。数据镜像首先应用于本地操作，由于容灾对距离的要求，便发展成为远程镜像技术，即生产站点与冗余站点的数据存储方式一致。快照是某时间点磁盘系统中数据的扫描（类似一种数据指针集合），它不包含所有数据信息，但是用户通过快照与时间信息可以完全得到该时刻的完整数据。存储虚拟化为容灾提供了一种灵活的解决方案，原因在于虚拟化方案在“虚拟”的各类设备之间可以实现容灾功能。
三、现有档案管理系统中的容灾建设
档案信息是人类知识的结晶，具有不可估量的价值。随着档案信息化水平的提高，国内档案机构已经大量采用计算机进行档案信息的管理，也取得了灾容系统的建设经验。档案信息管理的容灾系统目前主要采用下列方式：
（一）数据级别。灾难发生后可以确保用户原有的数据不丢失或者遭到破坏。如采用离线（Off-line）。备份系统，把数据备份到磁带上去，目前的新技术有LAN-free、Server-free等，这种方式恢复时间比较长，但投资较少。主要是中小型档案机构使用，特点是档案系统用户较少，恢复时间要求不是太高。
（二）应用级别。采用在线（On-line）备份，也称数据复制，即同步数据备份数据，恢复时间非常短。主要采用远程备份，把档案系统的数据和应用存到异地，如遇突发事件，就可以依靠异地系统马上恢复数据并启动应用。目前主要应用于建立了网上在线检索系统的专业档案机构。
（三）业务级别。不仅考虑数据的恢复，同时要求除了需要原有的数据、原有的应用系统，更需要工作人员在一个备份的工作场所能够正常的开展业务。主要针对特定的不允许发生故障的档案系统，如国防、军工等特殊部门。但是，由于资金、人员和技术方面的各种原因，很多档案机构对灾容系统建设的重要性认识不足，或者没有建立这样的系统，或者虽然建立了，但是对其重要性缺乏认识，灾容系统变成了摆设，这都将导致不可估计的严重后果，必须引起注意。
四、档案管理系统中灾容系统建立的对策
（一）主观上重视。一些用户往往对冗余站点存在不够重视的情况，因为灾难发生的概率实在太小了。然而，关键业务需要容灾方案来保障其高可用性，容灾方案及维护成本与受保护资产相比微不足道，数据丢失造成的损失是容灾方案成本的数十倍。
（二）要考虑本单位的运行实际。容灾系统首先涉及到众多技术以及众多厂商的各类解决方案。性能、灵活性以及价格都是必须考虑的因素，更重要的是，档案用户需要根据自己的实际需求量身打造。当用户考虑构建容灾站点时就必须把所有的情况都考虑进来，“选择适合自己的”是构建容灾方案的一条基本准则。
（三）做好日常维护。要一如既往地做好繁琐的日常维护工作，有些看似无关紧要的小事情在关键时刻会影响整个灾难恢复过程。容灾系统仍然是一种在线解决方案，人为因素仍会影响数据安全，用户需要做好基本的备份工作。即使构建了先进的容灾系统，也不能高枕无忧。业务连续性是个无止境的话题，需要经常对现行容灾方案的可行性进行评估和实地演练。
参考文献：
档案系统管理篇10
一、电子档案管理系统中存在的问题及解决措施
（一）问题。在电子档案管理系统中，主要存在以下问题：一是安全性问题。档案信息安全性指得就是信息载体安全性与传输安全性。电子档案载体主要为光盘、磁盘、磁带等，其种类多且较为复杂，由于电子文件的生成、流转与利用都会受到硬软件和网络等构成的技术系统及数字环境的制约，这使得电子文件数字信息难以维持永久存取，导致电子文件性能不稳定，容易出现失真的情况。同时对环境湿度、温度、防磁等条件的要求也非常高，容易被破坏，导致载体不安全。而传输安全性主要为网络安全性，网络黑客与计算机病毒是影响传输安全的主要因素。此外，电子文件非常容易被篡改，并且毫无痕迹，导致数字信息失真。二是电子文件的可识读性问题。与传统纸质档案不同，电子档案载体是依赖系统，借助计算机来完成操作利用，因此不能从载体外表去判定正常与否，极易受整个系统环境等因素的影响，导致储存信息无法识读，因此影响了档案的有效利用。
（二）措施。针对电子档案管理系统问题而言，主要可以采取以下措施：一是加强网络安全建设。在查阅利用档案的过程中，设置通过验证用户信息、输入调阅口令等权限限制访问与阅读，按照国家相关网络安全定级规定对档案馆（室）的数字档案信息利用平台进行安全保护，并对局域网、政务网、互联网进行物理隔离，以此提高档案数据库的安全性。同时，安装较为先进的防火墙、防毒杀毒软件等，以此避免计算机黑客、病毒的恶意攻击入侵，确保档案信息安全。二是强调档案备份。档案部门应对重要档案及电子文件实行异地和异质备份，确保电子文件的长期可读和档案信息资源的绝对安全，异地备份应选择地理距离相距300公里以上，不属于同一江河流域、同一电网、同一地震带地方为宜；异质备份应做好静电复印、翻拍、数字化、缩微、仿真复制等工作，以确保档案信息资源安全。在登记备份的要求上应实行三套式，以满足保存、备份和日常使用。
二、流程管理在电子档案管理系统中的应用
（一）流程管理概念。美国管理学家MichaelHammer指出：流程就是将一个或者多个输入转变成对用户有价值的输出活动；而达文波特教授认为：流程就是一系列结构化的可测量活动的集合，并且为特定市场或者与用户提供特定输出。由此可以看出，两人均认为：流程是以用户（人）为导向（本），并且在输出过程中重视体现用户（人）价值。在某种程度上而言，流程主要包括六个要素：输入资源、活动、结构、输出结果、用户、价值。
（二）流程管理应用。在电子档案管理系统的设计规划与建设实施引入流程管理，具有十分重要的现实意义，即工程庞大、环节众多、复杂、涉及面广。所以，在设计与实施电子档案管理系统的时候，一定要重视流程管理的运用。首先，在电子档案管理系统建设中，应以改善传统档案馆业务流程为新导向。在建设数字档案馆的时候，主要包括三个方面，即收集电子文件与档案资源的数字信息、传统档案的数字化处理、整合与开发利用档案数字资源。一般而言，电子档案管理系统担负着管理任务，需要在建设过程中强化以档案需求者的利用为核心理念，以此保证电子档案管理系统的有序建设。不管是数字信息收集，数字化处理，还是资源整合利用，都是围绕档案利用者的实际需求进行，贯彻落实以人为本的原则，强化档案利用者需求的导向作用。新的需求导向必然会冲击传统档案管理的业务流程，对原有工作职责与形式提出更全面、更高的要求。所以，需要合理调整原有业务流程，对工作流程中的业务关系加以梳理，以此实现和改进档案管理业务流程的目标，规范档案信息资源建设。其次，流程管理可以显著降低建设风险，减少建设成本。
在建设电子档案管理系统的同时，应严格遵照有关国家规范标准进行档案资源数字化与信息资源安全储存，以此实现流程管理控制与电子档案价值鉴定的有效性，否则就会出现电子档案失真、系统安全等风险，影响电子档案管理系统作用的发挥。除此之外，在建设电子档案管理系统的时候，实行前端控制，通过流程管理的引入，使每个业务环节的管理成为不可或缺的统一程序，并且尽量减少管理流程环节，提高管理效能，最大限度地降低建设成本。基于流程管理理论，对电子档案管理系统模型予以设计。在设计模型中，首先收集与选择要纳入管理序列的档案种类、范围、内容、归档时间等信息，并录入系统，自动根据归档日期予以分析，对信息是否需要归档、保管多长时间等予以初步确定；之后由档案管理科室牵头，组建专家鉴定小组，鉴定信息来源，确定不可公布或有限制的文件、档案，列出清单予以报备审批。在审核通过之后，编制数字化档案；然后对档案予以检索设置，并且充分考虑其访问权限设置；最后，重视档案的存储与更新，并且进行合理的备份，确保档案的安全、准确，提高档案利用率。
三、结束语
综上所述，随着电子档案的产生与日益增加，为档案管理带来了新的挑战与机遇。并且随着电子档案的应用与推广，有效提高了档案管理的效率与利用率。为此，在建设电子档案管理系统的时候，为了确保系统的安全、有效，一定要重视流程管理的应用，从而充分发挥电子档案管理系统的作用。
参考文献
[1]潘志立.流程管理在电子档案管理系统中的应用研究[D].中南大学,2013.
档案系统管理篇11
在当今这个知识经济时代，市场竞争越来越激烈，产业结构升级速度较快，知识管理在中国企业当中逐渐得到重视，越来越多的国有企业开始增强公司的知识管理体系，面对着如此紧迫性的改革，要想提高企业的竞争力，需要从知识管理的理念、方法、工具等方面来着手，这样才能在当下如此激烈的市场竞争中取得主导地位。知识管理顾名思义就是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径，它主要是将群体的智慧高度集中，同时增强员工的应变和创新能力，知识管理包括几个方面工作：建立知识库；员工间的知识交流有待增强；企业内部环境要以尊重知识为主；知识和资产同等地位管理。众所周知，在当今这个社会上，在原有的知识基础上进行再创造，已经成为这个时代创新的新标志，这种新的创新型管理模式在国有企业中深受欢迎，它的主要形式表现在原有信息管理上，领导人以及员工进行不断的优化和创新，这样不但可以继承原管理模式的优势，还可以重新确立一套满足于当下社会全新的知识管理体系，确立全新的知识管理思想，它引领员工不断培养自己的创新能力，全面提高员工的综合素养能力，同时，它在保障组织方面关于知识流动性具有很好的促进效应，这在一定程度上实现了知识共享，同时增强了组织间的竞争力，有效的知识管理能够帮助企业提高市场性和博弈性，还能在短时间内为企业树立新的诚信形象，企业诚信决定了一个企业是否能够长远发展，知识管理系统的积极构建，在一定程度上提高了企业甚至是社会的整体知识文化水平。
二、基于知识管理的档案管理系统的重要内容
档案系统管理篇12
一、引言
在档案管理中，大部分单位和企业现在仍然使用的是传统的档案管理方法，通过纸质存储方式为介质，在这种情况下，档案的流通、查阅、保密性等方面就存在诸多的风险和安全隐患，在了避免这些情况的发生，本人提出一种先进的、便于操作的基于RFID的档案管理系统。该系统能使有形文档和资料的管理实现自动化，从而提高文档的使用效率，为档案执行相关使用条例提供强有力的技术手段。
二、RFID简介
RFID（Radio Frequency Identification）技术，又称无线射频识别，是一种通信技术，可通过无线电讯号识别特定目标并读写相关数据，而无需识别系统与特定目标之间建立机械或光学接触。RFID工作的主要原理是用无线电信号实现的，无线电的信号通过调成无线电频率的电磁场，把数据从附着在物品上的标签上传送出去，以自动辨识与追踪该物品。标签包含了电子存储的信息，数米之内都可以识别。与条形码不同的是，射频标签不需要处在识别器视线之内，也可以嵌入被追踪物体之内。
RFID系统一般由三个部分组成，分别是应答器、阅读器和应用软件系统，各部分的功能如下所述。
应答器：由天线，耦合元件及芯片组成，一般来说都是用标签作为应答器，每个标签具有唯一的电子编码，附着在物体上标识目标对象。
阅读器：由天线，耦合元件，芯片组成，读取（有时还可以写入）标签信息的设备，可设计为手持式RFID读写器或固定式读写器。
应用软件系统 ：是应用层软件，主要是把收集的数据进一步处理，并为人们所使用。
三、系统功能
当RFID技术与每件对象（文档、借阅人、电脑、通信器材）等建立捆绑关系后，一个具备新文档登记、自动盘存及定位、自动引导、自动识别、自动追踪、复印和销毁控制、快速查询及报警、统计文档等功能的安全管理系统就建立起来了。各功能如下：
（一）新文档登记：每一个新的文档在入库时都会被黏贴一个RFID标签，通过标签与系统中相应文档的绑定操作，即当以后当扫描到一个文档标签时系统会自动搜索出该文档所有的相关信息。
（二）自动盘存及定位：每个智能文档柜利用读写器内部的程序控制读写器所连接的天线，逐个扫描也就是读取文档柜内标签的过程，确定文档是否存在。
（三）自动引导：一旦得到管理员授权，借阅者只要手持合法的身份卡即可按照指示灯在最短的时间内找到所需要的文档。
（四）自动识别：当借阅者通过文档资源管理子系统查找出自己所需文档的具置，提出借阅申请，在申请得到批准后，凭着自己的合法身份卡，从文档柜中取出需要的资料，系统会对整个行为自动记录。
（五）自动追踪：夹带在衣服、包裹内的文档资料，经过单位出入口时系统会自动发现，对于发现的文档资料，系统自动判断是否报警。
（六）复印和销毁控制：通过在复印机和文档销毁装置上安装RFID读写器和相应天线。当读卡器读到有效卡并查找到有被批准的复印或销毁任务，控制器指示RFID读写器读取RFID标签信号，并核对该文档后来指令复印机是否给予复印或销毁机是否予以销毁。复印和销毁行为结束后，向中心系统发回状态信息。
（七）快速巡查及报警：文档资料的管理人员、领用人员、借用人员均与系统绑定，异常发生后，系统可进行快速巡检并发出报警信号并自动生成相关人员及物品通行记录。
（八）流程管理：安全的个体识别（识别号唯一），可以严格控管文档之借阅及归还、流转等流程，确保文件状态之可视化，实时自动登记。
（九）统计文档功能：管理员可以查看到具体某个时间段的文档外借情况；某一份文档被哪些人外借过；通过文档编号查看到具体的某一份文档等等。
四、系统组成
（一）硬件系统
文档管理和防伪系统的硬件包括：文档柜管理单元、门禁系统、文档标签、文档复印和销毁系统、网络接入系统、数据中心电脑六大部分组成，分别描述如下：
1.文档管理单元：具有RFID读写功能的文档存放装置。文档柜上安装着IC卡读卡器或者口令密码键盘，当有效的卡或口令输入时，柜子的门会自动打开，否则，柜门不会打开，警报系统启动。
2.门禁系统：门禁系统具有RFID监控模块，该模块包括一个RFID读写器，一个RFID天线和一个LED指示灯。该RFID读写器可以是单或多RF接口，模块还包括一个红外探测器模块和一个摄录机，以确保合用户的合法身份。
3.文档标签：文档标签有两种形式：一种是带有条形码被附着于一份文档、书籍或资料上；另一种是通过将一个RFID芯片连接到一张金属镀膜后的纸张、文档、书籍或资料上。
4.复印和销毁控制：通过在复印机和文档销毁装置上安装RFID读写器和相应天线。当读卡器读到有效卡并查找到有被批准的复印或销毁任务，控制器指示RFID读写器读取RFID标签信号，并核对该文档后来指令复印机是否给予复印或销毁机是否予以销毁。复印和销毁行为结束后，向中心系统发回状态信息。
5.网络接入方式：各个模块通过有线或者无线的方式与中央服务器进行数据交换。无线接入方式包括：GPRS、WIFI和蓝牙等目前比较流行的无线通信方式。
6.数据中心电脑：整个RFID硬件部分在后述软件的支持下各司其职，实现了文档资料的高效、安全管理。
（二）软件系统
文档管理系统的软件系统具体包括：（1）应用管理软件（2）中间件。应用管理软件是进行查询、统计、数据库管理、系统设置等操作的管理平台。中间件主要实现硬件与应用管理软件间的数据传递，具体表现为存储数据到date base通道的各模块、实现单元控制的各项指令、文档借阅、带出、复印的各项流程。文档管理系统将各种所提及的系统单元或设备组合为系统，系统由中心系统、单位子中心系统、文档发放机关系统组成。在单位子系统又有机密室子系统、办公室子系统、单位门禁子系统。中心系统包括数据库系统、网络系统、数据安全和应用系统，主要负责文档的CA、文档管理流程的监管、各种事件的记录、文档的盘点等；单位子系统执行中心系统命令，接中心系统管理原则执行文档管理流程，并记录各种事件；文档发放机关系统产生源RFID代码，密钥的设置和文档信息的写入和锁定；机密室子系统包括，文档柜厨系统、文档抽屉系统、文档借还子系统、RFID阅读灯、RFID复印机等系统（其中文档借还子系统由文档盘搭建而成）和区域远距监控系统。办公室系统有办公桌RFID系统（由RFID天线膜和读写器组成）文档托盘系统和区域远距监控系统组成。系统结构图如下所示：
五、系统设计
（一）系统登入设计
系统由系统管理员登入，分配管理员、文档管理员、普通用户角色。把各人员角色分配好后，便可以登入系统。角色不同，操作的功能权限不同。
（二）系统工作流程
1.新文档登记
有新文档要存入文档柜系统时的流程是，首先文档管理员登入系统，把文档信息录入到数据库中（包括：文档编号、文档名、文档柜号、文档来源、文档失效期等），管理员粘贴RFID标签并录入系统，最后文档管理员把此文档放入到登记的文档柜里。
2.文档申请
普通用户拿到系统管理员分配的用户名和密码，可以登录系统，之后可以查看到所有自己有权限看到的文档。
3.管理员审批
管理员登入系统，可以查看文档申请记录。确认通过后，会自动查找所需的档案，并通知用户领取文档。
4.用户取文档
用户接收到同意借阅文档的提示后，当用户刷卡进入。身份确认后到档案存放地点领取文档。
5.文档借阅或带出
用户接收到消息后可以直接去文档柜里取文档，取完文档后，判断用户是否有权限带出该文档，如果无权限带出文档的用户带出了文档，则启动报警系统。
6.文档传送到其他机关
管理员登入系统后，将要传送到其他机关的文档填写好传送地址，点击传送即可，同时会给文档柜和门禁发送相应的指令。
7.申请文档销毁
需要销毁文档时，文档管理员向文档柜和销毁机发送销毁任务，销毁机会读取文档上的RFID标签，如果正确，则销毁此文档，否则销毁机不销毁此文档。
8.错误文档归位
文档存放位置错误时，可通过系统自动给错误文档的文档柜和正确文档的文档柜发送任务。文档管理员可以拿卡到错误文档的文档柜刷卡取出文档放入到正确文档的文档柜内。
9.实时拍照
根据操作，系统可以自动通过Internet形式到拍摄指定文件柜所在室内情况，拍照成功则会在页面上自动显示所拍照片。
10.文档柜开门
管理员进入系统后，点击进入到某个具体的文档柜里时，点击开门按钮时，则会通过Internet形式到相应的文档柜上，文档柜会自动打开。
11.文档柜文档盘点
管理员进入系统后，点击进入到某个具体的文档柜里时，点击盘点时，则会通过Internet形式到相应的文档柜上，自动盘点所有文档柜里的文档，之后把所有盘点的文档显示在页面上。
12.控制门禁开门
管理员进入系统后，点击进入到某个具体的门禁里时，点击开门按钮时，则会通过Internet形式到相应的门禁上，门禁会自动的开门。
13.控制门禁拍照
管理员进入系统后，可以通过Internet形式到相应的门禁上拍照，拍照成功则会在页面上自动显示拍的照片。
14.控制复印机的锁定及复印
用户申请要复印文档时，管理员同意复印，则会给文档柜发送一个任务。此时用户拿这文档可以去复印机处复印文档。
15.控制销毁机的锁定及销毁
在需要销毁档案时，系统通过Internet形式到通知相应的销毁机，销毁机接收到任务后销毁文档。
六、结论
档案系统管理篇13
一、文书档案工作的原则
1.整体性原则
相较于其他管理工作，文书档案管理的一个显著特点就是具有整体性，其工作不是简单地划分至办公室职员和档案部门，文书档案数据资料的收集过程需要各个职能部门的协助，经过归类整合后的资料也不是仅仅服务于哪个部门，而是对整个企事业单位起指导作用和借鉴意义。
2.规范性原则
文书档案管理工作的规范性主要体现在业务和数据两个层面，其中，文书档案工作需要严格的业务流程化管理方式，贯穿于收文管理、发文管理、文件著录、案卷著录、借阅归还、销毁、变更、更正等各个环节，应通过规范性的操作方式和管理模式为文书档案查阅者提供便利，便于查阅者在短时间内获取有效信息，提高单位运转效率。
3.保密性原则
由于文书档案记录了许多单位内部核心技术，在管理过程中，一定要注意保密行为，对于重要程度不同的文书档案采用分类归置，核心文档应妥善保存，管理职责应落实到人，对于重要文书档案的经手人需要进行详细记录核实，确保核心资料的安全。
二、文书档案工作现存问题及档案管理系统的优势
1.目前文书档案工作的主要问题
（1）单位领导对文书档案工作认知不足
意识是行为的基础，只有提高单位高层管理人员对于文书档案工作的重视程度，才能为新型档案管理系统的建立、文书档案工作水平的进步扫清障碍。由于传统档案观念的束缚，部分单位领导依旧认为文书档案工作只是简单的记录收集保存，应付检查的一种无关痛痒的行为，没有意识到档案管理对于单位发展和潜在风险预测的重要意义，进而导致档案管理人力财力投入较少，严重制约了文书档案工作的进一步发展。
（2）文书工作与档案管理脱节现象
在文书档案管理工作中，文书工作与档案管理既密不可分又有着本质的区别，处理好文书工作与档案管理的一体化是做好文书档案管理工作的关键所在。目前实际文书档案管理过程中，常实行一种分体式的管理体系，这种管理制度相对科学合理，却在一定程度上分离了文书工作与档案管理工作，两者在衔接上出现失误的现象时有发生。究其根源，是因为部分文书工作人员缺乏档案意识，在进行信息收集过程中效率低且不能扣住档案主题，而档案专业人员基本不接触文秘工作，从而造成了两者脱节的现象，降低了文书档案管理质量。
（3）文书档案管理工作人员专业素质较低
由于长期对文书档案管理工作的不重视，档案管理人员通常不是专业人才，在档案工作以外往往还兼有其它职位，这就导致其自身的责任感不强，不能将文书档案工作摆在一个正确的工作位置；此外，有些单位的档案管理人员虽然具备专业技能，但由于自身不积极和单位的不重视等原因长期未能接受进一步培训，其管理方法和管理理念极易受陈旧观念桎梏，很难适应新时代的发展要求，从而不利于文书档案工作效力的发挥。
2.运用系统管理文书档案的优势
（1）大幅度提高工作效率
档案系统管理文书档案工作的最大优点就在于档案系统强大的信息处理能力，在传统的档案管理工作中，档案管理工作人员完全依赖于手工操作，耗时费力，工作效率也比较低，手工操作对于某些数据的计算还极易出现错误偏差。档案管理系统为文书档案材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节提供便利，文件材料的移交和借阅利用，都变得简单易行，通过互联网和信息技术，文件材料的转移可以便捷实现，省去了以往的搬运过程，大大提高工作效率。
（2）充分共享档案信息
在传统的档案管理工作中，档案室与各职能部门难以实现信息共享，大量信息闲置在档案库房，不仅给管理和信息查阅带来诸多不便，还造成了资金和资源的浪费。电子技术和网络信息技术简化了信息载体，节省了存储空间，并可便捷地与其他信息系统建立共联，提供局域性网络档案信息的在线移交及借阅，超越了旧管理模式下信息流动的单向性，实现了信息资源的多方共享，极大地提高了档案管理工作的质量和效率。
三、档案管理系统应用于文书档案工作的可行建议
1.提高档案管理系统应用意识
单位高层管理应加强对现代档案管理重要作用的认知，主动将现代化手段引入本单位文书档案管理工作中，加大企业档案管理资金投入，结合单位自身情况和实际需求，配置档案管理系统硬件设备和应用软件，为档案管理系统现代化提供基础保障。同时，也要注意对档案管理人员的培训，增强其管理意识和责任感，提高其档案管理专业知识储备量，还要对其进行现代化信息技术基础培训，使其能自觉将现代化手段运用到档案管理工作中。
2.加强企业档案收集整理力度
企业档案是企业发展的无形资产，也是在现今激烈的市场竞争中占据一席之位重要信息保障。要保证企业档案信息的充足、有效，就要加大对企业档案的收集、整理力度。应建立健全档案管理相关规章制度，对档案信息收集、归类整理工作进行规范，设定统一标准和格式，确保所收集整理的文书档案信息质量，为查阅者提供便利条件。
3.加大档案数字化建设监管力度
首先要加强安全检查防患意识，对于文书档案资料设置密级保护，按照所设标准进行开放级别管理，查阅者获取不同级别信息需要不同权限。秘密级以上的文件材料不予数字化处理，对于重要的文件材料利用图像扫描等进行处理，要保持其原始性和真实性，由领导亲自签署和单位印章报批形成纸质原件；其次，最好设置审查小组，定期对数字化档案管理系统的漏洞进行排查和维护，确保档案信息安全，文书档案能够发挥其效力，为单位可持续发展提供有力支撑。
