档案处理方式篇1
“有序化”是档案信息处理的核心问题。要有序地排列档案实体或者是表征档案的信息线索，采用使档案存储的目的得以实现，使利用存取比较方便。
为了使文件形成过程中的有机联系得以保持，一般会采用分类的方法在实体控制中，有序化的实现一般是直接进行排列组合对档案实体。档案的基本特征在智能控制中形成检索标识来表达通过著录，或者对档案进行主题分析通过标引并且赋予检索标识对结果，有序化通过规则的排列这些形成的信息线索来实现。
外部特征和内部特征是档案基本特征的两个方面，外表显而易见的档案特征是档案的外部特征，保管期限、责任者、题名、文本、文号、密级等文件属性都需要外部特征；主题和对象等在档案内部叙述的内容这是档案的内部特征。一般会采用主题法或分类法对档案信息进行排列组合为了表现档案的内部特征。一般会采用时序法、代码法和字顺法等对档案外部特征进行表现。
按照地区编号系统、图纸编号系统、文件发文编号系统和产品编号系统等的某种代码系统排列就是代码法。按照文件内容涉及的时间或者是文件形成的实际进行的顺序排列就是时序法。按照例如文件责任者的字序等某种特定名词的笔画笔形或者字母顺序排列的就是字顺法。为了对某些档案内部的信息单元之间的互相联系进行表现也会采用这些方法，不只是表达外部特征的时候也会采用这些方法。还会采用这些方法在实体控制中用来进行对特殊载体或者专门档案以及作为副本保存的档案的处理上。
总之，处理档案信息的关键就是有序化。为了使档案信息的作用得到更好的发挥，因为档案信息因处理的目的不同而具有不同的特点所以需要采用的方法也不同。
二、档案信息处理语言
要实现档案信息的有序化，必须借助人工语言来表达档案信息处理的状况。对档案信息根据一定的规则进行组织，其“近期”的目的无论是在实体控制还是在智能控制上都是为了检索、得到这些信息再根据同样的规则。运用一种规范化的语言是必须的为了便于进行这一过程，描述和表达出档案信息的组织状况和排列位置，以便取得所需的信息按照这种语言在检索的时候。
比较表征档案信息的检索标识和情报提问之间的相符性的过程就是所谓的检索。命中文件找到所需的信息就要做到检索标识与情报提问一致；要继续查寻当不一致的时候，直到两者一致为止对已经比较了的标识就必须跳过。一种能够沟通双方思想彼此能够理解的语言就需要在检索人员和档案信息处理人员之间使用为了相符性比较过程的顺利完成。这种对检索人员与信息处理人员的事项进行统一，对档案检索与存储两个过程进行联接对档案信息处理工作用于保障的语言就是档案信息处理语言。他是人工语言根据信息处理的需要说创建的。
由词汇和语法构成档案信息处理语言，是一个符号系统用于思想的交流同自然语言一样。代码、类目或类号、检索词等表达概念的标识词汇是它的主要词汇。往往称为标识把它的语词因为它的语义即书面形式比较重要，在语音和语词方面不太重要。
档案信息处理语言具有以下几项基本功能作为情报检索语言的一个分支：
对特定事物的概念标识和有关规则能够相当专指和唯一表达，加以描述档案内容与某一些外表特征，便于进行相符性比较与检索用语，可以保证顺利实现检索过程的一套符合人们习惯的简明、扼要的用语；对内容相同及相关文件进行集中通过对标识所代表概念之间相互关系进行显示的办法；使文件或信息线索组织化或系统化通过有序排列标识。
三、分类与分类法语言
分类语言是创建的人工语言为了对分类过程与成果进行表述且方便进行检索，也简称分类法。使用最广泛和历史最悠久的检索语言在文献工作中就是分类法。
等级体系分类法和综合分类法是根据不同的构成原理进行区分的。依据概念划分与概括原理构成的是第几体系分类法，依据概念分析与综合原理构成的是综合分类法。体系分类法被用于实体和智能控制在档案工作中。
概念分类是分类法的基础。对概念外延的逻辑方法根据某一标准进行揭示就是分类，也称为划分在逻辑学上。区分和归类是分类包含的两层意思。对事物用某种标准进行细分是区分，把事物集合成类的过程根据事物的特征和性质称为归类。划分标准、分类角度和分类标准就是用以结合与区别不同事物的某种属性。
以下逻辑规则是分类一般应遵守的：1）为了避免各子类自己的相互重叠和交叉只能用一个划分标准进行每次划分时，但可以进行多次划分对事物。2）其母类的外延应该等于各子类的外延之和，并且不小于外延之和。3）划分标准应该符合分类目的属性和事物的本质这样才能是分类的实用性和科学性得以保证。
分类法据以揭示和组织档案信息的基础就是以上规则。
分类法作为概念标识或词语的是类目或类号。对文件的内容或其他特征进行表达和对人们的检索需要进行满足都会运用这些词语，同时编排检索工具和组织档案上架的依据也会用这些词语。
概念等级体现具有秩序井然、层次分明、结构严谨和脉络清晰的特点是分类法按照概念之间的同一、并列、交叉和从属等逻辑关系组织类目而形成的，概念之间的相互关系可以通过同位类的平等排列和上下位的等级排列等手段来显示，还可以用配备类目索引、设立交替类目、注解类目含义和使用方法等手段。等级结构是这些方法中的主要手段，大量的概念隶属关系和相关关系可以明显直接的显示用等级结构，分类法语言的重要特色就是等级机构，这种语言同时还根据这种等级结构别称为等级体现分类言语。
以下优点都是采用分类法组织与初恋档案信息所具有的：因为范围较广适于族性检索。以文件所涉及的事物、问题、学科或专业、形成机构、社会职能和年度为中心集中与之有关的信息是分类法的特点，所以容易快速查找全面许多事物或者是某一方面的有关信息在同一方面；容易死浏览性检索的要求得到满足还可以自由的缩小或扩大检索范围在一定程度上。分类检索标识的网罗能力很大，系统性也非常良好因为它的排列是按照一定的逻辑关系进行的，因此在查寻过程中可以使检索中鸟瞰全面、触类旁通把最符合需要的信息找出来；对于人们“即类求书”的检索习惯很符合，多种功能都具备。不仅组织馆藏可以用，对于档案报道的统计和检索工具的编制工作都可以用这种方法。
四、主题、主题词与主题法语言
一定的内容是任何档案都必须具有的，主题就是出现在这些内容中的对象、概念和想象。词是主题的语言表现形式，一个主题就是一个概念，必须通过词来对概念的内容进行表现。主题词就是用以表达主题概念的词汇。主题词往往可以用来代表或标识档案本身或档案的内容主题。可以根据主题词对档案进行查找将他们进步编排按照字顺。这些概念标识是由名词术语形成的对档案所记载或反映的思物进行了自己表达和描述，这种处理方法对档案信息的编排是依据这些概念标识的字顺关系而进行的。
主题法的基本特征就是描述，分为单元词法、关键词法、标题法和叙词法根据所标识主题词的种类不同。
比较专指、复杂的在概念上一般是标题词，这种主题标识多为词组在字面上。任何一个标题词都可以对一个文件主题进行独立精确的标引是一个完整的标识。手检主题目录及主题索引款目的标目是标题词主要会用到的地方。单元词是在概念上不能再分解的，是最小，最基本的又能对档案主题进行描述的单词。单元词组配成标题要到检索的时候因为只是标题的构件，所以单元词会更加的灵活相比标题词，更容易控制词汇量。叙词是一种后组式的主题标识是在吸收多种情报检索语言优点的基础上发展起来的。叙词弥补了单元词组配“噪音”的缺点，一般有标识特征事物的专有名词和各种基本概念的名词术语组成，可以更为具体的对档案文件的内容进行揭示通过组配。
在组织和检索档案信息方面主题词法有下述优点：方便用于特性检索。主题法揭示和组织与之相关的档案信息主要以文件涉及的具体对象和问题为中心。在集中相同主题档案的同时还可以把与该主题相关的文件头盖骨字顺排列和参照系统联系起来；在对细小概念与新事物方面具有较强的反映能力。主题词法在标识数量上基本不受限制，可以增加比较专指的和对新事物放映的主题词在字顺系统中，对这些概念进行表达时还可以利用原有主题词的组配。在字顺系统中也容易检索因为新旧概念和粗细概念处于同等地位；标识具有较强的直观性。自然语言是主题法的基础，对档案内容用概念标识直接进行表达，用户在检索课题向检索词转化时更加的容易；提供了较多的检索途径。可以分别标引档案涉及的各个主题在主题词法中，还可以用几个主题词的组配来表达在有的时候，往往会赋予较多的标识给每份文件或案卷，因此增多了被查到的机会。
总之，以上方法在档案信息处理工作中都各自有各自的优点，可以互补在实际应用中，综合各自的优点根据实际情况进行综合运用可以取得更好的效果，也可以提高工作效率。所以在实际工作中要多种方法结合，不能有所偏废，应该是相互渗透和吸取，是档案信息的处理朝着一体化和综合化的方向发展。
档案处理方式篇2
随着计算机及其网络技术的不断更新发展以及无纸化资源的出现，使得档案管理模式从手工操作转化为计算机操作，使得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化，从纸质形式转变为电子资源形式；文书档案的归档等操作过程均由计算机进行处理。基于计算机的文书档案管理按件随即整理归档，减轻了档案工作者的劳动量，提高了文书档案管理的效率。另一方面，传统文书档案管理中，在归档整理后若要对文件进行修改处理，就必须对已整理的文书档案进行拆卷重做，这就浪费资源和劳动力，而采用计算机进行文书档案管理根本不会出现该问题，文件的修改只需通过键盘操作就可以，且随时修改显得方便快捷。再且，基于计算机的文书档案处理，使纸质的文书档案转变成电子版的文献信息，加上网络技术应用，使得文书档案资源随时可供检索，大大提高了查准率，这些都是传统管理方式所无法能及的。同时对文档进行计算机化处理也是解决文档分离，实现文档一体化管理的根本办法。
2.电子文件的归档与接收
档案的形成是文件有条件的转化，是具有一定查考利用价值和法律效力的原始记录。文件的收集、接理、鉴定是传统的以纸质档案为主的档案形成的工作起点，也是检验档案真实有效的关键。电子档案主要来源于库存档案的数字化和现行产生的电子文件。库存档案数字化后的电子原件可以构成纸质原件的副本，而电子文件所具有的与传统文件的不同特性，其收集、整理、鉴定等过程是一个交叉操作过程。虽然电子签署，数宅签署等技术是保证电子文件原始性的凭证，但形成后的电子文件在相对离开它的原载体后仍然可以编辑、修改，而且在转化为电子档案时没有文件到档案的明显界定，完全依靠归档人通过网络上传或复制，其真实有效及原始性无法确定。因此电子文件归档的同时还要有附属于每一份电子文件的静态数据信息和动态、数据信息。静态数据信息包括主要满足普通用户查询的原件属性信息以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录.动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用.同时电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人.数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。
3.电子档案的存储与备份
电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件。如：文本文件、图形文件。图像文件、音频视频文件等，应采用通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能；对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力；电子原件的存储方式也是关键，应该提供多种方式。
4.文档一体化
档案处理方式篇3
2 我国目前档案管理的现状及不足
虽然目前我国的现代化和电子化档案管理方法比传统的档案管理方式具有不可比拟的优势，但是这种档案管理方式还是存在着诸多问题。首要面临的问题是规范化问题。我国目前的现代化和电子化档案管理方式不具有规范性。具体表现在工作人员处理电子化档案的方式上面。大家知道电子化档案容量小，方便携带，但是某些工作人员大手大脚，不重视电子档案的安全性和机密性，随意处置档案，这就容易造成档案的遗失和泄露。某些工作人员只知道上传电子档案，但不知道如何规范有效地存储电子档案，重要数据没有备份，这就容易造成一旦电子设备出现故障，那么电子档案就会出现遗失的情况。而且，一旦电子存储有电子档案的设备遗失，就会造成档案泄露，给事业单位和国家造成不必要的损失。因此，提高档案管理人员的综合素质极其迫切和重要，要加强工作人员的培训和学习，确保他们意识到档案管理的重要性，要时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，改变他们传统的档案保存理念，使工作人员能够跟进档案管理的现代化和电子化进程。在这一方面，事业单位需要加强对档案管理人员的培训，让他们学习新的档案管理方法和思路，让他们认识到档案管理不是一项简单的保存档案的工作，而是具有极高的科学性和管理性的工作，只有改变档案管理人员的工作态度，提高档案管理人员的管理水平，才能跟上现代化和电子化档案管理的发展趋势，才能提高事业单位工作的效率。
上面的论述已经提到电子化档案的安全性问题，一是档案管理人员的问题，二是电子技术本身存在的一些问题和漏洞。一些事业单位没有与时俱进的思想理念，没有及时更换老旧的电子存储设备，这就容易导致一旦电子设备出现问题和故障，那么存储在里面的电子档案必然受到损坏和遗失。一些事业单位电脑落后，处理速度慢，这必然影响到档案数据管理的处理效率。另外，计算机的软件没有更新，导致一些档案数据出现错误，给档案管理带来了不必要的麻烦。这就要求相关的事业单位能加强档案管理意识，及时更新电子存储设备，及时维护档案数据，做好必要的备份，保证正常的档案处理管理工作有序稳定进行。
3 提高档案管理水平的途径
首先，我们必须明确即便是再现代化和电子化的档案管理方法，也需要档案管理人员的处理和数据分析。因此，事业单位要把提高档案管理人员的管理水平作为档案管理工作的首要工作来抓。当今社会是信息化和电子化的时代，档案管理也必须加强信息化和电子化。如果档案管理人员没有相应的理念，是不可能适应现代化的档案管理模式的。因此，事业单位应该加强对档案管理人员的培训，提高他们的档案管理水平，转变他们传统的档案管理思想和理念，让他们学会如何应用好电子设备来处理庞大的档案数据，而不是简单地存储档案信息。提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力，是事业单位提高工作效率的首要任务。
档案处理方式篇4
不同特殊载体档案对于温湿度、防尘防霉、防光、防氧化、防磁、防震、防机械损伤的要求都不尽相同，详见表1。由于对保管环境的要求差异较大，必须购置不同的管护设施和设备对特殊载体档案进行专业化保管，这对于一般企事业单位档案馆、档案室而言，人力、物力、财力投入过大，难以实施。
2.分类利用存在不便
不同特种载体档案单独分类、保管，同一特种载体档案一般按照保管期限—年度—问题分类，但是，由于记录、反应同一重要事件活动往往有多个不同载体档案，如照片、摄像、录音等，在利用时，往往容易遗漏。另外，不同特种载体档案一般都需要相应的专业特种设备，遇到设备损坏均影响利用。
3.形成数量较少
特种载体档案一般反映单位的重大活动或事件，因此，形成数量远比纸质档案要少，再加上载体种类不同，每种特种载体档案的形成数量就更少，不利于档案的保管与利用。
二、以数字化为核心的特种载体
档案管理模式目前，随着信息化的快速发展和数码设备的普及，不少特种载体档案已经以数字化的形式采集、存储和利用，这为解决特殊载体档案管理难点提供了解决思路，但如何建立体系化的数字化特种载体档案管理模式，仍有待于研究，下文进行简要分析：
1.建立统一的分类方案按照保管期限
—年度—问题的原则确立分类方案，依照所反映事件活动的重要性确定保管期限，同一问题的不同载体形式档案经过数字化处理后，统一整理、存储。分类方案中的档号标注应采用“保管期限—年度—案卷号—序号—原载体形式”的结构，归档范围应参照国家档案局《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）的规定和本单位的实际工作内容与业务范围。
2.明确数字化处理程序
（1）数字化处理标准
制定具有特殊载体档案特点的、区别于纸质档案数字化的处理标准，明确便于利用的通用数字格式，确定数字化处理信息损耗率低的标准，保证经过数字化处理档案的真实性、完整性和有效性。
（2）数字化处理流程
对于数码设备采集的音频、视频、图像等资料，在保存原数字格式的基础上，转换成通用的、损耗比低的音频、视频、图像数字格式；对于其他设备采集的音频、视频、图像等资料，及时通过专业转换设备生成数字信号，记录并存储，同时转换成通用的、损耗比低的音频、视频、图像数字格式，以方便利用。
（3）数据备份措施
按照分类方案进行数据处理与归档，采用磁盘和光盘双备份形式对数据进行存储与保护，建立防磁、防尘和温湿度控制的档案保管环境，对备份材料进行妥善保管。
3.网络化管理平台建设
建立浏览器—服务器（B-S）构架的特种载体档案管理平台，完善借阅、归档审批流设计，通过有限制的浏览器访问、上传、下载，实现特种载体档案的数字化处理、归档与利用同步，拓宽收集渠道、简化管理流程、提高利用效率。
三、应注意事项
1.把好时间关
由于照片、光盘、磁带等特种载体档案往往是由专门部门或专门人员负责制作的，它不同于文书档案要经过一定的公文处理流程且有文字记述容易理解，如果不及时归档，极易丢失散佚，事后难以追寻。因此，应通过网络化管理平台对特种载体档案及时进行数字化处理与归档，交由档案管理部门集中统一保管。
2.把好质量关
档案处理方式篇5
随着我院管理信息化的逐步推进,在医院各领域产生了大量的电子文件,这些文件反映我院建设与发展,为医院的医疗、教学、科研、管理等各方面提供便利、快捷、准确、可靠的信息资源。档案管理中的信息化处理改变了医院传统的档案管理方式,其使用价值日益彰显。笔者通过近6年的电子档案管理工作经历,逐步总结出其日益凸显的优势。
1 档案信息化有利于保护珍贵的档案原件
将医院的各类档案进行信息化手段处理后,可以有效地保护档案原件,可以避免档案原件被过多地直接使用,或过多借阅、使用原件而造成原件的损坏,以达到保护档案原件的目的;可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险。例如,医院建设和发展过程中,不同时期的某些珍贵的历史资料,包括历史文字资料和照片资料等。将重要、珍贵资料进行信息化处理,应用计算机对原件进行电子扫描,之后以电子文件的形式进行收藏、管理和使用,就可以有效地保护档案原件。再如,某些疑难病例的医学档案是非常珍贵的,具有重要的医疗、教学和科研价值。将其进行信息化处理后,就可以将原件在病案室进行妥善的长期保存,而将其电子文件形式的档案多次重复地应用于各项医疗、教学和科研工作之中。
2 档案信息化使文件的归档方式得到改善
在医院工作中,档案部门要对各类文件进行及时的著录。在纸质文件时代,采用手工操作的方式,档案人员要花相当多的时间和精力埋头于整理档案和登记目录,工作量大。如果遇到信息改动,改动一处就要发生连锁反应,相关的地方都要改动,耗费大量的时间和人力。将档案信息化处理后,可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解放出来,利用计算机软件进行工作,大大改善了工作条件,信息改动时只需输入指令就可以自动完成系统调整,有效地提高了工作效率。
在医院的各类档案文件中,有不少需要完成年度归档工作,需要在年底前对全年的文件和相关资料进行分类整理和登录,造成年底工作特别繁忙。档案信息化处理后,可以利用档案软件提供的统一信息格式,随时进行录入,通过网络进行档案信息的转换和提取,并对其进行档案管理。档案人员可以利用系统检索和排序功能,随时查阅文件的归档情况,发现未及时归档的或不符合归档条件的材料可以及时发出信息,督促和整改,大大改善了档案的归档方式,使档案管理工作更加规范。
3 档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享
档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性,其最终目的是进一步扩大档案资源的使用范围,这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在 [1]。以往在医院的各个不同部门,不同的医疗科室,需要随时调阅有关档案存在一定的不方便因素。将档案信息化处理后,利用医院全院电脑联网,就解决了这一系列问题。电子文件比档案原件更易于导航,可增强对原始档案的应用程度和应用范围;更有利于医院各部门、各医疗科室按需浏览,并保持随机存取,提高了档案原件的利用率,更有利于档案部门充分发挥互联网的潜能,对过网页陈列和导航,向各用户介绍馆藏,进一步促进馆藏档案的利用,最大限度地实现档案信息资源的共享。
4 档案信息化使档案的检索和使用更加快捷方便
以往手工查询档案资料,往往费时费力,有时还不一定能达到目的。将档案信息化处理后,采用了电子目录和电子文档归档,提供快捷的电子信息查询系统,使用时只需输入关键词,相关资料信息就可一一呈现在计算机屏幕上。这种智能化检索方法,检索速度快、效率高、范围广,同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。
在档案的使用上,信息化更让用户感受到方便。首先电子档案的保存年限达到了100年以上,这是纸质档案难以比拟的。其次,医院各部门、各医疗科室,只要有需要,就可以在任何时间、任何一台医院联网的计算机中方便地使用档案信息,获取更为及时、准确、系统的信息。而且查询速度快,一次查询只需几秒钟,就能得到内容全面完整的档案信息。不仅包含档案目录信息,也完整包含了具体的信息内容。再次,它也真正实施了在线,授权使用者可以从全球任何角落访问我院的网站,然后查询到自己所需要的档案资料。以上种种给档案的检索和使用带来了极大的方便,真正实现了“一点通”。
5 档案信息化改善了档案管理模式
在传统的档案归档方式中,档案资料大多是以纸质化的形式存在的。随着时间的推移,档案资料日积月累,数量越来越多,占用了大量的储存空间。另外,由于纸张的特性,档案库房还要按不同季节做好各项温度、湿度控制和防虫工作,在管理模式上存在着管理成本高,使用效率低,原件容易损坏等问题。仅以我院病案室出院病历为例,我院每年的住院病人数达4万人次左右,这就意味着每年要新增4万本出院病案需要保管。而根据有关部门规定,出院病人的住院病历,医院必须保存30年以上。可以想象,随着时间的推移,随着每年住院病人数的不断递增,医院需要多么大的空间来保存这些病案,而妥善保管好这样大量的、逐年递增的病案资料又会给医院增加多么大的困难。所以,推行电子病历成为一种必然的趋势。各类医院档案信息化处理以后,可以极大限度地提高档案的运行效率,使档案信息更加形象、直观,最大限度地方便了档案检索和利用,并且节省了大量的储存空间,节省大量的人力、物力和财力资源,同时又保障了档案的安全备份,真正做到了“有备无患”。
档案处理方式篇6
1.3档案管理信息系统不符合档案管理人员的操作习惯一个符合人们操作习惯的档案管理信息系统能够提升档案处理的效率，而一旦操作系统不符合人们的使用习惯，就会造成使用难度高、操作复杂、操作较慢、易误操作、难恢复信息等状况。很多中小型档案馆信息系统在实际的操作过程中就不符合档案管理人员的操作习惯，造成了实际操作中的这些困难。
2中小型档案管理信息系统需求分析
2.1中小型档案管理信息系统的开发目标通过我们对中小型档案馆进行调查，我们总结出中小型档案管理信息系统的构建目标应该包含以下几个方面。首先，实现档案管理的信息化。我们构建档案管理信息系统的首要目标就是要实现档案管理的信息化以代替过去纸质化、人工化的档案处理方法。其次，实现档案管理和处理的便捷化。通过档案管理信息系统的利用能够方便快速地实现档案分类，档案管理和档案信息提取。最后，实现档案利用的效率化。我们进行档案管理和档案信息处理，就是为了实现档案的高效利用，所以建立中小型档案管理信息系统开发一定要考虑档案的利用，增强档案内容的可提取性，使得档案信息的可利用程度变高。
2.2中小型档案管理信息开发系统的具体需求第一，扩大档案管理信息系统捕获文件的范围。随着现代科技的不断发展，需要捕获的档案格式以及需要到处的档案格式变得多元，这就需要我们在开放档案信息管理系统时扩大档案管理信息系统捕获文件的范围，以提高对信息的捕获和对信息的利用程度，捕获的信息类型应该包括PDF格式的档案、Word类型的档案、电子表格类型的档案、图片类型的档案以及各种新类型的档案等。同时，还应该对来自不同系统的档案进行捕获等。第二，设置档案信息自动捕获程序来获取档案信息。档案信息自动捕获程序需要对档案的内容进行自动识别，从而按照识别的内容来对捕获的程序进行归类和处理。在档案信息自动捕获的过程中，应该通过进行档案监控、对捕获的内容进行检查等方式来控制自动捕获的档案信息的准确性。同时，应该在档案信息捕获的各个环节中设置档案内容修改项，以保障自动捕获的档案内容的准确性。第三，设置人工输入信息的方式来与自动捕获信息系统进行搭配，以在档案信息自动捕获效率低或者档案格式难以被档案管理系统识别时手动输入档案信息，避免档案信息提取效率低下的问题。一些档案信息较为久远，或者存在着这样那样的问题，使得信息自动捕获效率不高，所以在开发管理信息系统时需要设置手动输入项，以弥补档案管理信息系统的不足。第四，设置档案信息批处理功能。批处理能够对同一类信息进行同样的操作，大幅提高信息处理的效率，所以，我们在开发中小型档案管理信息系统时需要设置批处理功能，促进档案处理效率的提高。批处理过程中，要能够对同一类型的档案信息进行提取，然后对提取到的信息进行批处理，最后实现对处理后的信息在原文档的存储。第五，设置档案分类管理功能。在信息系统的开发过程中要能够对不同类型的档案进行自动分类，同时，分类应该坚持多元化，能够按照不同的要求实现分类，类与单个档案之间、类与类之间要保持有机的联系。第六，设置访问控制项，对档案信息的存储、修改、检索和应用进行控制。通过分配给不同类型的用户不同的操作权限来实现对档案信息访问的控制，以保障档案信息的安全。
档案处理方式篇7
隐患一、档案数量多，占用空间大。从改制企业来看：以我区实际为例，共有改制企业319家（不包括乡镇企业），其中国有企业60家；集体企业259家，1999年6月前已改制企业204家。从档案情况看：部分已改制企业档案仍属遗留问题，集体和乡镇企业资产产权变动时，档案的处置如果参照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》执行，那么就会出现档案数量大，质量差的现象。从实际状况看：企业主管部门档案机构面临人员缺乏、库房紧张的现状，不易承担起接收或寄存档案的负荷，这项工作最终将落在档案馆。面对这种状况，档案馆如果无选择地对改制企业档案加以接收或寄存，几十年后，当出现库满为患、爆发库容量危机时，我们又该如何去面对这些寄存的档案呢？是置之不顾，还是退还企业？
隐患二、妨碍馆藏优化建设。丰富馆藏是档案馆的首要任务，它包含两条内容：1、数量充分，质量优化。2、成分充实，结构合理。改制企业的档案多数在改制前没有进行达标或目标管理认定，档案属于自由整理状态，质量较差，企业又往往在改制结束时提出寄存要求，仓促进行；档案馆对寄存档案没有相关的规定，缺乏约束力，导致一些没有保存价值或者重复的档案充塞馆内。此外，按《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定：产权变动后，基建档案、设备档案随其实体归属；产品、科研档案（含专利、商标、专业技术等）按有关政策法规办理；会计档案按《会计档案管理办法》执行；生产技术管理、经营管理档案由双方商定，可移交接收方，亦可随党群工作、行政管理档案移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆。这样移交或寄存档案馆的档案往往是一种与企业权益、经济技术无关的信息，仅仅是为没有去处的档案设置一个比较放心的落脚点，这种种类单调、载体单一的档案实体，自然无法满足优化馆藏的目标。
隐患三、所有权不明确。《档案法（草案）》的审议报告中说："档案的所有权问题，可以适用于民法通则关于财产所有权的一般规定"，《民法通则》第七十一条：财产所有权是指所有人依法对自己的财产享有占有、使用、收益和处分的权利。寄存是一种暂时存放的行为，也就是说这些寄存在档案馆的档案依法属于这些改制后的企业所有，企业对其享有一定的权力。因此，不少企业要求以专柜存放，钥匙由企业保管的形式寄存，那么档案馆能否依据一定的原则和技术，对其进行必要的加工整理、编目、提供信息给社会利用？是否有权对这些档案进行鉴定和销毁？还是仅仅为其提供一个存放的空间。
隐患四、寄存费用难以确定。《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》第十一条规定：国有企业资产与产权变动过程中，档案的整理、鉴定、移交、寄存等工作所需费用，企业或接收单位支付，破权变动档案处置暂?产企业由破产费用中支付。需要向地方国家档案馆寄存档案的，由原企业支付，破产企业由破产费用中支付一次性寄存保管费。但这笔寄存费具体该如何算，算到何时止，也只能是仁者见仁，智者见智了。
隐患五、寄存时间含糊。寄存档案时往往缺乏一定的手续，在档案移档案馆后，企业单位似乎御下一副沉重的担子，对其以后的去向就置之不理，变暂时寄存为长期、永久性存放，档案馆则需要不时投入一定的人力、物力、财力去进行管理，这种被动局面难以摆脱。况且对那些倒闭、破产的企业，这种寄存又要持续到何年何月？又有谁来最终处理它们？都是个未知数。
"寄存"档案既然以法律的形式加以确定，档案馆就应该充分利用这种方式，作为解决档案安全保管和档案管理资源合理配置的有效途径，而不是一种被动、无奈的行为。作为集中管理档案的文化事业机构，档案馆对其分管范围内的档案具有接收、收集、整理、保管和提供利用的责任，也就是说档案行政管理部门、档案馆对改制企业档案的最终流向有着义不容辞的责任。对待企业改制中要求寄存的档案，可以认为是目前状况下的一种权宜之计，是改制中档案的过度阶段。为避免以上隐患的发生，在实际操作中，可以采取以下几项对策：
一、破产、倒闭企业或转为私营企业的档案不存在寄存。破产、倒闭企业的档案除根据产权变化方式的不同去处置档案外，对暂无去处的档案，必须按要求移交档案馆。转为私营或中外合资、合作以及出售给中外合资、合作的企业档案，为防止档案散失，也有必要及时移交档案馆。移交档案按进馆要求做到以下三点：（一）把握好完整性，对具有永久、长期保存价值的各种门类和载体的档案全部接收进馆；（二）控制好质量关，要求分类清楚，鉴定准确，装订坚固；（三）造具移交清册，逐卷清点，方能移交。这样可避免以寄存的形式永久保管档案，确保馆藏档案质量。
档案处理方式篇8
隐患二、妨碍馆藏优化建设。丰富馆藏是档案馆的首要任务，它包含两条内容：1、数量充分，质量优化。2、成分充实，结构合理。改制企业的档案多数在改制前没有进行达标或目标管理认定，档案属于自由整理状态，质量较差，企业又往往在改制结束时提出寄存要求，仓促进行；档案馆对寄存档案没有相关的规定，缺乏约束力，导致一些没有保存价值或者重复的档案充塞馆内。此外，按《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定：产权变动后，基建档案、设备档案随其实体归属；产品、科研档案（含专利、商标、专业技术等）按有关政策法规办理；会计档案按《会计档案管理办法》执行；生产技术管理、经营管理档案由双方商定，可移交接收方，亦可随党群工作、行政管理档案移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆。这样移交或寄存档案馆的档案往往是一种与企业权益、经济技术无关的信息，仅仅是为没有去处的档案设置一个比较放心的落脚点，这种种类单调、载体单一的档案实体，自然无法满足优化馆藏的目标。
隐患三、所有权不明确。《档案法（草案）》的审议报告中说："档案的所有权问题，可以适用于民法通则关于财产所有权的一般规定"，《民法通则》第七十一条：财产所有权是指所有人依法对自己的财产享有占有、使用、收益和处分的权利。寄存是一种暂时存放的行为，也就是说这些寄存在档案馆的档案依法属于这些改制后的企业所有，企业对其享有一定的权力。因此，不少企业要求以专柜存放，钥匙由企业保管的形式寄存，那么档案馆能否依据一定的原则和技术，对其进行必要的加工整理、编目、提供信息给社会利用？是否有权对这些档案进行鉴定和销毁？还是仅仅为其提供一个存放的空间。
隐患四、寄存费用难以确定。《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》第十一条规定：国有企业资产与产权变动过程中，档案的整理、鉴定、移交、寄存等工作所需费用，企业或接收单位支付，破权变动档案处置暂?产企业由破产费用中支付。需要向地方国家档案馆寄存档案的，由原企业支付，破产企业由破产费用中支付一次性寄存保管费。但这笔寄存费具体该如何算，算到何时止，也只能是仁者见仁，智者见智了。
隐患五、寄存时间含糊。寄存档案时往往缺乏一定的手续，在档案移档案馆后，企业单位似乎御下一副沉重的担子，对其以后的去向就置之不理，变暂时寄存为长期、永久性存放，档案馆则需要不时投入一定的人力、物力、财力去进行管理，这种被动局面难以摆脱。况且对那些倒闭、破产的企业，这种寄存又要持续到何年何月？又有谁来最终处理它们？都是个未知数。
"寄存"档案既然以法律的形式加以确定，档案馆就应该充分利用这种方式，作为解决档案安全保管和档案管理资源合理配置的有效途径，而不是一种被动、无奈的行为。作为集中管理档案的文化事业机构，档案馆对其分管范围内的档案具有接收、收集、整理、保管和提供利用的责任，也就是说档案行政管理部门、档案馆对改制企业档案的最终流向有着义不容辞的责任。对待企业改制中要求寄存的档案，可以认为是目前状况下的一种权宜之计，是改制中档案的过度阶段。为避免以上隐患的发生，在实际操作中，可以采取以下几项对策：
一、破产、倒闭企业或转为私营企业的档案不存在寄存。破产、倒闭企业的档案除根据产权变化方式的不同去处置档案外，对暂无去处的档案，必须按要求移交档案馆。转为私营或中外合资、合作以及出售给中外合资、合作的企业档案，为防止档案散失，也有必要及时移交档案馆。移交档案按进馆要求做到以下三点：（一）把握好完整性，对具有永久、长期保存价值的各种门类和载体的档案全部接收进馆；（二）控制好质量关，要求分类清楚，鉴定准确，装订坚固；（三）造具移交清册，逐卷清点，方能移交。这样可避免以寄存的形式永久保管档案，确保馆藏档案质量。
档案处理方式篇9
（二）对档案管理技术的挑战
传统的档案管理上，一般主要是采取人工的方式进行纸质档案的保存，在管理方式上较为粗放。而在大数据时代，则是强调档案的数字化和电子化。当然，这只是大数据时代对档案管理方式最为表象的冲击。而在深层次则是档案管理方式的挑战，即要求档案管理的信息化水平能达到一定水准，在档案的存储和使用上实现信息化。
（三）对档案数据安全的挑战
在传统的档案管理中，对实物档案的保护注重“人防、物防、技防”，可以说，只要实现了这三个方面的保护，就能实现档案安全。但是在大数据时代，则对档案数据的安全提出了较为严重的挑战。由于档案的存储和使用均实现电子化和信息化，因此在两个方面对档案数据安全形成威胁。一是档案数据的存储设备采用的是电子化设备，设备本身存在使用年限和寿命等因素的影响，而对存储的档案数据容易造成损失。二是提供档案信息的客户端，容易受到网络攻击而面临着网络安全问题。
（四）对档案人才的挑战
传统的档案管理模式下，对于档案管理人才一般需要有专业的知识、细心的工作态度。而在大数据时代，对于档案管理人才提出了更高的要求，除了专业的档案管理知识外，还需要掌握一定的计算机应用基础、网络知识以及数据处理知识和分析技术等等。可以说，大数据时代下的档案管理需要复合型的人才。
2 大数据时代背景下医院档案管理模式的改革
在大数据时代背景下，我们应该对医院档案的传统管理模式进行改革，以适应不断变化的时代要求。
（一）转变观念
应在医院的档案管理系统中和管理人员中建立大档案、大数据的思想意识，要实现从传统的档案保存观念转变为档案服务的观念；要把传统观念中的档案纸质储存向电子化、数字化方向转变，把档案的使用查询向档案数据的服务和二次加工转变。
（二）制定档案大数据战略
档案数据的处理和加工使用，对于医院的发展具有一定的支撑作用。应当在医院管理层的领导下制定档案大数据战略，充分利用医院的档案数据资源实现档案数据的二次加工和使用，充分借用医院的人才、科研等优势在更大程度上发挥医院档案数据的作用。
（三）档案大数据采集和处理分析
一是应该实现将医院各个部门的相关档案数据实现电子化和信息化处理，经过整理之后，统一提交医院档案馆进行保存。二是医院档案馆进行大数据清洗，剔除错误数据和不规范数据（如有必要，应当进行二次原始数据采集），去粗存精、去伪存真。三是使用专业的数据软件，对于档案数据进行处理分析，如采用聚类分析等处理方法。
（四）数据归档与保存
档案数据的归档，应注重档案数据的分类和期限。首先要对档案数据进行分类保存，并在保存数据之初就设定保存的期限。同时，在数据的保存方式上可以使用电子存储介质，也可以在确保安全的基础上使用云存储等大数据存储方式。
3 大数据时代背景下医院档案管理工作的优化建议
在大数据时代背景下，我们应该根据时代要求，对医院档案的传统管理模式进行改革，并采取一定的工作措施以配合和实施医院档案管理工作改革。
（一）建立现代化的档案管理理念
在大数据时代背景下，档案管理的模式已经发生了较大的变革，为了适应这种变化趋势，更好地让档案管理工作为医院发展服务，我们需要建立现代化的档案管理理念。
1.做好档案管理的宣传工作
要大力宣传大数据时代下的现代化档案管理工作，重点是宣传大数据时代对档案管理工作的影响，和档案管理在新时期所发生的变化，以及新时期档案管理功能的转变。
2.宣传和普及现代化的档案管理理念现代化的
档案管理理念主要是实现两个功能的转变，即由档案保存功能向为医院发展服务功能转变，由档案保存和使用查询功能向档案数据服务和二次加工功能转变。
（二）推进档案管理信息化建设
在大数据时代背景下，也对医院档案管理的信息化建设提出了新的要求。为了适应这种趋势，也需不断推进档案管理的信息化建设水平。
1.应不断加强对档案管理基础设施的投入
由于电子设备和技术更新换代非常迅速，因此医院应每年安排一定的预算对档案管理的相关设备进行更新、维护和升级等建设。
2.加大对档案信息源的信息化建设
档案馆的档案来源于医院相关部门，因此也应安排一定的资金加大对档案信息源的信息化建设，通过微量而持续的投入不断提高档案信息源的信息化水平。
3.加大对档案服务端的信息化建设
现代化档案管理重要的特征就是强化档案资料的服务和二次加工，因此应加大对档案服务端的信息化建设，如档案查询的相关电子设备、档案专业管理软件及相关的搜索引擎软件等。
（三）建立现代化的档案安全保障系统
1.加强档案管理的网络安全保障
医院的档案管理实现电子化之后，很多电子档案的传输和管理都实现了电子化和网络化。因此，医院档案管理部门应购买专门的网络安全软件，对档案的网络管理提供保障，同时应及时进行安全软件的维护和升级。
2.加强档案服务端的网络安全
在提供档案查询和档案服务的客户端，应重点加强网络安全保障，应当使用专门的网络安全软件并确保有专门的人员进行管理和维护。
（四）加强档案人才队伍建设
大数据时代的现代化档案管理，对档案管理的人才队伍建设提出了新的挑战，一方面原有的档案管理人员面临知识结构急需更新的挑战；另一方面档案管理部门面临急缺网络技术等方面的专业人才。
1.建议医院为档案管理部门引进网络技术等方面的专业技术人员应当说，在传统的档案管理向现代化档案管理转变中，网络技术人才的短缺是我国医院档案管理部门所面临的普遍问题。因此，医院在人才招聘和引进中应重点为档案管理部门配备专门的网络、计算机等方面的专业人才。
2.加强对现有档案管理人员的知识培训
档案处理方式篇10
档案；信息化管理；计算机技术
档案信息的管理工作实质上属于信息处理的范畴，这项工作在目前的信息经济时代显得更加重要，对其进行革新势在必行，而计算机技术的飞速发展为这项工作提供了新思路。并且，计算机技术在档案管理工作中的应用发扬了计算机技术的特有优势。例如档案信息的检索更加方便快捷，数据更加可靠，资料存储量也变得更大等，对于档案管理效率的提高和管理工作的规范化有着重要意义。现今，档案信息化管理已经在世界范围内得到广泛的应用。但是从我国目前的状况来看，档案信息的管理在除金融业、科研单位之外的其他行业仍然没有大规模的应用计算机技术，对档案管理的信息化形成了阻碍。因此，了解档案信息化管理中计算机技术的重要十分有必要，有助于推进档案管理工作的信息化进程，与国际、世界接轨，达到较高的水平。
1采用计算机技术有利于档案工作的现代化发展
上个世纪80年代以来，现代信息技术以计算机为核心取得举世瞩目的发展成就，对各行各业产生了巨大的冲击，改变了绝大多数行业的发展和经营方式，对于档案管理工作来说尤其如此。计算机技术在档案管理的工作中得到了广泛的运用，进而使档案管理工作逐渐步入信息化处理的新阶段。计算机技术在信息处理上与生俱来的优势也被带入到档案管理工作中，最为显著的优势表现在档案信息的检索上，计算机存储了大量的信息，通过档案信息的检索系统能够迅速找到所需的档案资料，提高档案检索的效率。除此之外，更为重要的是档案资料的信息化带来的档案信息化管理模式，具体来说就是利用计算机技术将档案中记录的各类信息录入计算机，构建成档案信息的数据库，将传统的纸质档案管理进行信息化处理，以新的数字档案馆的形式来进行档案管理工作。这种数字档案馆的新形式对传统的档案管理形式形成了十分巨大的冲击，档案载体的变化也改变了各个社会组织如党政机关、商业公司的经营管理方式，在这个过程中电子档案得到了更为广泛的运用。而且相应的电子商务等新形式的办公模式被人们创造出来，以纸质文件为媒介来传递相关信息的传统办公模式被新的方式逐渐取代。计算机和网络被人们用来进行文字书写、信息传递和储存、数据信息的检索和利用等各方面的信息处理工作。电子文件成为最主要的信息处理载体，对电子文件的收集、管理以及开发利用因此变得越来越重要。不论是档案管理的形式还是管理方式的改变都对档案管理人员的计算机技能提出了相对比较高的要求，新时代的档案管理工作人员要在观念和技能各方面与时俱进，努力将计算机技术的应用到平时工作的各项环节中，促进档案管理的现代化发展。
2采用计算机技术有利于档案信息管理
经过近一段时期的发展，档案管理在我国的状况变化极大，档案管理工作人员的素质也得到了很大程度上的提升，但是档案的信息管理对这些发展与变化并没有直接的反映。档案管理的方式只能跟以往一样保管纸质档案的实体、减缓其老化和损毁、维护信息真实。档案管理工作是信息管理服务中的其中一种类型，而计算机技术的优势在数据处理与信息管理这方面体现得十分明显，档案信息化发展的技术方面的保障和最重要物质基础就是计算机技术的应用。所谓档案管理信息化其实就是在原有的档案管理模式中利用现代信息技术来对其进行改造、革新，这种信息化的过程主要体现在档案信息本身的信息化、档案管理模式信息化、档案管理工作目标信息化以及管理方法的信息化这几个方面，所谓的档案数字化管理就是指这个。比如档案的信息化管理通过计算机网络技术和相应的档案管理软件系统来实现。在档案管理中发挥计算机技术的积极作用，使计算机信息处理与档案信息的管理开发进行有机的结合，引导和推动档案管理人员的专业能力和档案信息化的建设。
3采用计算机技术有利于增强档案管理者的现代化意识
档案信息化管理要求档案管理人员在管理工作中大量应用计算机技术，因此对档案管理人员的计算机意识的培养十分重要。这里的计算机意识就是指在生产生活中遇到问题时，首先积极思考是否能够通过计算机的应用来分析并解决问题的一种思维方式。在这种思维方式下，计算机成为人们发展最重要的工具。计算机技术为代表的现代技术已经深刻地改变了这个世界，因此要想在新时期取得好的发展，就要从观念到知识、能力方面与时俱进，把握时代脉搏。在这样的背景下，档案管理这一信息管理的分支，它只有利用信息技术才能拓展其工作对象，更新其工作手段。但是现实情况却与此不同，档案管理工作人员的计算机意识不够强，对其重要性的认识严重不足，没有发现其在档案管理方面的强大生命力。现行的档案管理工作还是采用传统的手工管理的方式，工作效率不高，更谈不上对档案信息的合理开发利用。除机制、经费等原因的限制外，这种情况产生的根源之一，就是有些档案管理工作的相关领导对在档案管理中计算机的重要性不够清楚，没有运用计算机进行档案管理的意愿。档案管理的工作人员队伍中意识落后、理论技能不合格的人员比较多，这样的状况严重阻碍了档案管理工作的进步和发展。这些事实说明，档案管理的相关工作人员的现代化意识以及运用高科技手段的意识对于推动档案管理的信息化进程有着深刻的意义。这种意识关系着档案管理工作的新形势和新进展。然而要培养这种意识需要多种方式并用，并经历一个比较长的时期才有可能实现。而对档案管理工作者进行计算机信息管理技能方面的培训是一个比较有效的方法，也是未来发展的趋势。这种做法可以有效地强化档案管理工作人员的现代化意识，使其关注档案管理工作的现代化转变，从而使得档案管理工作取得更大的发展。
4采用计算机技术有利于提高档案管理工作者的素质
随着现代社会日新月异的变化，档案管理工作面临着各种新的挑战。但是如何在信息网络时代中发挥档案管理工作自身的作用，仍然是摆在当前最为主要的任务，它关系着能否向社会各界提供全面、高效的档案信息服务，要完成这项任务必须着力进程档案管理工作者的素质提高和意识培养工作。部分专业技能不足、知识结构滞后的档案管理工作人员仍然在信息观念无比清晰，新知识、新技术、新事物等层出不穷的市场经济环境中不思进取。这样的档案工作者只有经常学习和掌握新的知识与技能才能适应新环境下的工作业务转型，而且能够起到相应的促进作用，从而摆脱仅凭原有的知识技能和经验无法处理有新技术应用的现有工作的尴尬局面。档案管理的现代化是不可逆转的趋势，而档案管理工作者的知识素养与职业能力仍然是现代化管理产生的基础，无论相关的技术如何进步，作为技术使用主体的人依然对构建信息环境起着不可替代的重要作用，属于决定性的因素。因此，档案管理工作人员的各方面的素质的提高和信息时代环境下相关工作意识的培养可以说是档案信息化进程顺利推进的必备条件。在此条件下，档案管理工作人员计算机技能整体上的提升，不仅对于档案专业教育的革新与改进，调整人才的培养方式和方向以适应时代需求有着积极地促进作用，还有利于促进档案管理队伍中每个人员的知识结构的调整和优化，以及增强档案管理工作人员的不断学习意识和现代化的意识。在目前的档案管理工作中，对相关的工作人员的要求，不仅仅是各项素质过硬和档案管理各项业务的精通，还对档案信息管理系统的开发、档案信息保护的技术和外语水平以及创新能力有一定要求。与此同时，档案管理人员在工作中还应当培养高效使用各种新型现代化手段解决问题的思维意识和习惯，改变传统的档案业务型人才向着符合时代要求的多元和复合知识型人才的方向进行提升改造，即所谓的一职多能。因此，专业的技能和新型信息技术应用的能力培训对于档案管理人员来说是十分有必要的，档案部门要努力创造条件定期进行培训工作，使档案管理工作人员不仅熟练掌握档案专业知识与技能，而且不断学习来对自身的知识结构进行更新和优化，适应信息社会对信息处理能力的高要求。只有通过这些手段培养出一支高素质的专业管理队伍，才能妥善地处理电子形式的档案信息管理工作，并提供优质的服务，提高管理工作的质量和效率。因为以计算机技术为基础的科技进步速度远超人们的想象，而且档案管理工作信息处理的本质与计算机技术的天然联系，所以计算机技术在档案管理工作中的应用和普及是符合时展需要的，只有满足这种需要，档案管理工作才能取得更好的发展。
5结语
计算机技术在档案信息化管理中的重要性无法忽视，而且计算机技术在档案管理工作中的应用已经成为档案管理工作进一步发展的关键环节。因此，计算机技术在档案管理工作的各环节的应用和普及，适应了当前科学技术发展特点，能够起到加快档案管理的现代化的积极作用，也是当前档案管理工作中档案管理者最重要的任务和发展目标。同时，档案管理部门还要借助各种手段来培养高素质高技能的档案管理人才队伍和档案管理学科的带头人，并实现知识结构的优化改善和相关知识的更新，从而使档案管理工作者适应新时期档案管理工作的要求以及档案管理事业发展需求，以便更快速有效地实现现代化的档案管理。
参考文献
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[2]张婧.档案信息化管理中计算机技术的重要性[J].信息通信,2015，(05).
档案处理方式篇11
档案利用信息反馈是指“在档案利用这一连续活动中，档案工作者和档案利用者将发现的问题和情况、提出的要求、意见、评价和效益等，以信息的方式反过来传输给档案部门，档案部门据此来调节档案工作诸环节，使其逐步完善，在满足利用者需求的过程中不断提高档案管理的水平”。
档案利用信息反馈不仅包括信息的收集、处理，还包括信息的反馈控制，即根据利用者反馈的信息，对档案工作中的偏差或不足及时进行改进，制定出新的科学决策，并及时地再次反馈给社会，因此，档案利用信息反馈是一项连续性、循环性的工作，需要各行为主体积极参与。在对档案利用信息反馈相关概念进行系统梳理的同时，国内外学术界也开始探讨档案信息反馈的重要性。
2 目前档案利用信息反馈存在的问题
2.1 缺乏制度保障。
虽然，国家和各级档案部门制定了有关档案利用方面的法律规范，如《档案法》、《开放利用档案办法》等法律条例，为档案利用提供了一定的制度保障，但总体来说，还未有一部系统性的有关档案利用信息反馈的标准制度规范。由于缺乏有效的监督机制和规范管理，没有严格的反馈登记手续及处理时间上的规定，档案工作者很可能将反馈信息随手搁置，更谈不上有效利用了。因此，这项工作对于档案工作者来说就变得可有可无，而档案利用者本身似乎也没有义务进行信息的反馈，这样一来，就造成了档案利用信息反馈的主要来源：档案利用者和档案工作者反馈动力欠缺，信息反馈工作带有浓厚的被动性色彩。
2.2 反馈模式单一。
通过借鉴相关领域的反馈模式，我们可以将档案利用信息反馈模式概括为三种：直接反馈模式、间接反馈模式及复合反馈模式。直接反馈模式主要由利用者承担，它是指利用者在利用档案过程中对服务的要求、意见或建议直接反馈给档案工作者的模式，这种模式的优点是：直接、方便，有针对性，利用者大多可以通过这种方式表达自己的要求和目的。缺点是：内容单一，价值有限。间接反馈模式可以看作是一种延时的信息反馈，它的反馈来源包括档案利用者、档案工作者、档案行政管理部门等，反馈内容来自档案利用者利用档案后所取得的效益，档案工作者在工作中遇到的各种问题以及学者的研究等。这种反馈模式的优点是，避免直接反馈有可能给档案工作者带来的尴尬局面；信息来源广泛，真实性、可靠性大；经过过滤后的信息价值较大，且较容易执行。缺点是：时效性差、回收率低。复合反馈模式是直接反馈模式和间接反馈模式的结合体，兼具两者的共同特点。
目前，大部分档案馆采用的还是直接反馈模式，社会大众利用完档案后会对档案馆的资源建设、服务质量等提出口头意见或建议，或现场填写“档案利用效果登记表”，构成了档案利用信息反馈内容的主体。档案工作人员作为联系档案馆和利用者的桥梁，他们在工作中会遇到一些决策者无法预想到的问题，这部分信息往往具有很大的参考价值；相关学者的理论研究、社会环境、国家政策对档案利用工作的影响等方面间接信息对于做好档案利用信息反馈工作、提高档案馆的服务质量和水平、提高社会大众满意度意义重大，但是，这部分信息往往容易被忽视。
2.3 信息反馈枢纽机构欠缺。
档案利用信息反馈工作具有综合性和协调性的特点，它的贯彻落实需要多个部门参与，比如，法规处首先要制定档案利用信息反馈的相关规定，由利用处负责反馈信息的收集，编辑处定期将收集的典型事例进行汇编，由对外宣传处负责宣传，等等。但目前来看，各处大都各自为政，缺少必要的沟通和交流。档案利用信息反馈工作主要由利用处承担，其工作主要局限在反馈信息的收集方面，至于如何处理、如何更好地发挥作用还未落实到具体的部门。
3 提高档案利用信息反馈的对策
3.1 加强制度建设。
要做好档案利用信息反馈工作，首先必须建立健全档案利用信息反馈的制度体系，使档案工作者在进行反馈信息的收集、处理、归档等基础性工作时有章可循，使档案利用信息反馈真正成为档案工作者和利用者的一项责任和义务。
作为国家来讲，首先，应对档案利用工作予以高度重视，把握档案实践的发展变化，在宏观上对档案利用实践进行指导和监督，配套制定相关的管理机制和标准。定期或不定期地进行工作指导和监督，为档案利用信息反馈工作的开展提供一个良好的环境。各级档案部门作为提供档案服务的直接主体，应根据档案利用的相关规定，结合本馆实际情况制定具有较强操作性的规章制度，力求将档案利用信息反馈工作纳入本馆的日常工作轨道，使该工作合理、有序、规范地进行，同时吸收借鉴同行的工作经验，避免走“弯路”。
3.2 建立复合反馈模式。
无论是直接反馈模式还是间接反馈模式都有其可取之处，但是，都存在一定的缺陷。复合反馈模式兼具直接反馈模式和间接反馈模式的双重特点，兼二者之长，既可以通过直接反馈及时获取第一手信息，又能通过间接反馈动态地把握好档案工作的变化发展规律。在社会快速发展的今天，复合反馈模式应成为未来档案馆收集反馈信息的主要模式。
3.3 完善信息反馈机构。
在档案馆内，应专门设立一个档案利用信息反馈的调研部门，负责对反馈信息进行收集、调查；定期或不定期地向本馆利用部门提供资料，作为预测利用需求，改善服务质量的依据。这样，不仅可以保证档案利用信息反馈工作的连续性、稳定性，还能使该工作责任归属明确；在人员的配备上，可以从各处选出一位责任心强、业务水平高的人兼任，在完成本职工作的基础上进行信息的收集、调查、汇编。
档案处理方式篇12
0 引言
随着1999年我国高校开始扩大招生规模，高校毕业生数量迅速增加，高等教育正实现着跨越式大发展。新疆高校也在从外延发展向内涵发展的转变过程中积极探索新型管理模式，而有效提升学生档案管理工作的效能已逐渐成为提高高校管理质量的重要增长点，高校学生档案管理工作涉及面较广，关系到每一位学生的切实利益，关系到高等教育发展和学校稳定。本文立足于新疆高校学生档案管理的实际状况，对新疆大学、新疆师范大学、石河子大学、新疆农业大学、新疆财经大学和新疆警官高等专科学校进行了详实而全面的调研，阐析了新疆高校学生档案管理现状和存在的问题，并对如何解决这些问题做出理性的选择。
1 高校学生档案管理的价值分析
学生档案是高校档案群中的一个分支，也是学生个人成长过程中人事档案的重要组成部分。它以独特的形式和内容，在学生队伍的建设中发挥着无可替代的作用，越来越引起人们的关注。高校学生在学生管理中的主体地位，决定了抓好学生队伍建设，是办好一所大学的关键。而学生管理又与高校学生档案管理密切相联。高校学生档案真实地记载了一个学生从高中到大学整个学习期间德、智、体、美、劳等各方面的情况，反映了每一位学生学习成绩优劣、水平高低、能力大小，既方便又实用，不论在质方面还是量方面都有较强的可比性，为学生入党、毕业就业等方面都提供了具有科学性和准确性的依据，避免了凭印象、听反映、靠关系等日常管理中的弊端。高校学生档案的建立，对充分调动学生的积极性，提高学生队伍的整体素质。培养学生的竞争意识，激励学生奋发向上，不断进取，以丰硕的成果来书写自己的历史，充实了自己学生时代的档案，起到积极的促进作用。
2 新疆高校学生档案管理的现状透视
2.1 学生档案的基本特点
2.1.1 过渡性 高校学生档案材料反映的是学生在校学习的过程，以及伴随这一过程而产生的品德表现和身体健康状况等，如因考试作弊而受到处分；因身体健康状况的休学、复学等，这些变化都是今后形成完整档案的基础。与此同时，随着学生的毕业就业，最终其学生档案将移交就业单位等部门。因此，学生档案具有过渡性。
2.1.2 周期性 高校学生档案随学生毕业就业而去，在学校仅存放3或4年，最长不超过6年。学制越长，学生在校时间也越长，学生档案流动的周期就长，相反，学制越短，学生在校时间就越短，学生档案就流动得较快，周期就短。可见，学制决定了学生档案的周期性。
2.1.3 私密性 每份档案都记载了学生的很多个人情况，如家庭情况、成绩记载、奖惩情况等，这些都属于个人隐私，必须要按照国家有关规定严格管理，在一定的范围内需要保密。所以，学生档案具有私密性。
2.1.4 频繁性 在实际工作中，学生档案的使用非常频繁，学生报考研究生、参加就业、出国留学、参军入警、报考公务员等，均需利用在校期间的档案。因而，学生档案的运用非常频繁，使用率较高。
2.1.5 多样性 就生源而言，主要来源于以下几类学生：即普通高校招生、自主招生、保送生、小语种招生、单招、高水平运动员、体育特长生、艺术特长生等。学生的来源丰富，同时生源地区的多样性和差异性决定了高校学生档案的多样性。
2.2 档案管理的基本模式 新疆各高校的学生档案管理机制不同，主要有以下几种模式：①校院两级共同管理模式。学生档案管理工作由学生处宏观管理和调控，负责学生各类归档材料的最终审核工作，各学院（系部）对学生档案进行集中管理。这种模式有效地将学生档案管理工作系统化、责任化。石河子大学自2008年起开始采取这种管理模式。②职能部门联合管理模式。学生档案由学生处和招生就业处共同管理。其中，在校生档案的材料归档工作主要由学生处负责管理，毕业生档案的发送及留存毕业生档案的调取和服务工作由招生就业处负责管理。新疆农业大学就采取了这种管理模式。③学管部门集中管理模式。由学生处负责在校生和毕业生档案的全程管理工作，学生各类档案材料的归档、整理、调阅等工作都由学生处的学生档案管理工作人员责任。如：新疆师范大学、新疆财经学院、昌吉学院的管理模式都属于此类。
2.3 毕业档案的发送保存 新疆各高校毕业生档案的发送和保存方式各不相同。各高校对应届毕业生的档案管理原则上是按照就业方案发送，在此基础上，对毕业生档案的转递和存留方式不尽相同，主要为：
档案处理方式篇13
企业建立财务共享模式必然导致企业财务体系、企业会计档案管理环境发生变化，引导企业会计基础工作、特别是企业会计档案管理工作进行变革。
一、会计档案管理环境：基于财务共享模式下的变化分析
一般认为，财务共享是成立专门内部机构（即财务共享服务机构，Financial Shared Service Center，以下简称 “FSSC”），在企业内部提供标准化、高效率的财务服务――基于企业集中处理规模化交易的成本效应。吴一平（2009）进一步认为，除了提供基于规模成本效应的事务性处理功能为主的服务外，财务共享所提供的服务内容还应包括以提高价值为主的专业建议，如税务、资金管理等。财务共享模式的运用具有广泛意义，其最基本的作用在于降低成本；除此以外，还可以使企业集团优化资源配置、提高系统效率、提高客户满意度并强化核心能力等（张瑞君、陈虎、胡耀光、常艳，2008）。
2005年，由于急剧扩张带来的管理压力，国内大企业集团中兴通信等开始推行财务共享模式，财务共享服务理念开始风行。财务共享模式在企业财务组织中的推行，为会计基础工作，特别是会计档案管理――环境带来重要变化。
1.从会计档案的管理体系上看，财务共享模式的建立往往导致财务管理体制重心从原来依赖经营实体的属地化财务管理体系变迁到依赖FSSC构筑的标准化管理体系，在新体系尚不完善的情况下，推行财务共享模式可能会对传统的属地化财务管理体系、特别是属地化会计档案管理体系形成冲击。
2.国内大部分FSSC建立的财务共享模式大多借鉴西方模式，即依赖建设影像系统远程提供的影像资料（电子会计档案）进行操作，纸质会计档案在形成影像资料后受重视程度降低，其收集、整理、保管方式及时间安排，以及与FSSC生成的记账凭证是否匹配装订等问题既受国内相关法规管理，也受企业建立共享模式后的成本预算约束。财务共享模式下的会计档案管理在完整性、合规性方面受到考验。
3.从会计档案形成过程上看，会计档案形成链条正在加长。推行财务共享模式的大企业集团财务管理模式从横向的属地化财务管理体系过渡到纵向的FSSC标准化流程管理体系，会计档案的形成从单纯在属地变成从属地一直延伸到FSSC，过程长、环节多、链条长，其间介入多种岗位角色如收集、影像化、审核、传递、稽核、归档、整理、成档等岗位增多，而各岗位和职责可能分别隶属于FSSC或属地主体，存在交叉现象，使原来基于属地主体的管理责任开始模糊，甚至随着财务变革和共享模式建立过程出现缺失。属地化管理可以轻易发现剔除的风险问题往往到会计档案归档或归档环节后才发现，甚或一直无法发现。
4.会计基础工作、会计档案质量控制和责任主体发生变化，FSSC作为会计档案质量控制的最终主体参与到会计档案形成过程中，并对会计档案质量承担整体责任，会计档案质量控制已经成为FSSC加强内部控制并满足外部监管要求的重要环节。
5.除纸质媒介外，会计档案的形成、保管、调阅环节还出现了电子媒介会计档案。生成电子会计档案可以为会计档案信息存储、利用等方面创造条件，但也产生了诸如新内控防范点设置、会计档案完全数据化（影像化）难度、电子文档存储利用合法合规性、大量自动或半自动生成的过多集成、系统、清账凭证等新问题。
二、环境变迁条件下会计档案管理工作的特点与内涵
（一）会计档案管理环境发生的变迁，导致财务共享模式下的会计档案管理工作呈现以下特点
1.从工作地点上看，由于财务共享模式建立是变横向的属地财务管理体系为纵向的FSSC标准化流程管理体系，为符合《会计基础工作规范》的会计档案装订、完整性等要求，并满足企业基于共享模式下纸质和电子会计档案并行情况的内控要求，纸质和电子会计档案会从属地流向FSSC所在地，完成其空间转移过程，无论其转移发生时间是会计档案发生当期还是以后各期。
2.从工作范围上看，财务共享模式下的会计档案从属地流向FSSC所在地的过程还伴随发生会计档案收集整理、数据化（影像化，扫描）、流转过程管理、质量管理、风险控制、成档等多项工作。会计档案管理的工作范围与从前局限在成档后的纸质会计档案管理相比，又向前延伸到会计档案成档前的多个环节；从以前仅仅局限于某属地，进一步延伸到FSSC提供财务共享服务的全范围。
3.从工作内容上看，财务共享模式下的会计档案管理不仅仅是事后收集整理，以及由此延伸出来的标准制订和执行监督工作，还包括组织、协调会计档案流转各个环节对会计档案中可能体现、包含的各种风险进行甄别、处理、控制，包括会计档案信息的整合及多角度、全方位、长距离的充分、有效利用，包括会计档案存储保管模式、标准的研制与革新。
4.从政策条件配合上看，财务共享模式下的会计档案管理对管理观念、归档手段、存储方式等的改革要求与现行相对滞后的法律法规要求存在一定差距，仍需要一定时期的磨合；政策方面对财务共享模式下的会计档案管理工作的内涵、方式、范围、观念、要求等方面缺乏认识，短期内难以突破和创新。
5.会计档案介质从传统的纸质媒介为主转向纸质和电子媒介并重，从属地化纸质会计档案流转走向纸质和电子会计档案流转并行且日趋分离。由于财务共享模式下工作的流程化、标准化，日趋分离的会计档案并行流转流程实际上成为会计稽核体系和会计档案管理工作重构的客观条件。
（二）财务共字模式下，会计栏案管理工作的内涵
根据对财务共享模式下会计档案管理环境变迁的认识，以及会计档案管理工作的特点，笔者认为会计档案管理工作的内涵已经发生了实质变化。财务共享环境下的会计基础工作应该跳出传统会计档案管理观念，从会计档案的纵向流程和成档链条上的多环节、多岗位角度考虑，从风险控制、质量保证和会计档案基础服务三方面重新确定会计档案管理工作的内涵。
1.财务共享模式下，原来属地财务管理体系下的会计稽核责任被取消并由FSSC取而代之，FSSC核算会计依赖影像系统会计资料进行局部会计稽核，进入FSSC的各种纸质会计档案的真实性，其与相关影像资料是否保持一致，是否遵循统一的法律法规或内部规定，对原来不相一致的业务处理和会计档案标准重新标准化等问题成为财务共享模式下需要面对的新的内控防范点，不加以防范可能会影响核算整体质量并造成支付风险。
因此，风险控制成为财务共享模式下会计档案管理工作内涵的第一项，主要解决随会计档案流转进入FSSC的外部风险。
2.财务共享模式是基于流程化、标准化的基础业务规模化处理，以求节约成本。大量存在均衡性、标准化差异的会计档案进入FSSC进行处理，其处理结果和质量是否能保持基本一致、并且在对外输出时不影响核算质量及内控监管成为需要考虑的重要问题。质量保证就是希望通过标准化、专业化手段控制在FSSC内部流转的会计档案的加工处理质量，防止处理偏差，防范自身操作失误可能带来的风险，最终保证财务共享整体服务质量。
因此，质量保证是财务共享模式下会计档案管理工作内涵的第二项，主要解决FSSC内部会计档案处理质量瑕疵、失误或不一致性的风险。值得一提的是，财务共享模式下出现的纸质和电子会计档案并存情形，使保证双方品质和一致性并得到政府行业管理部门认可成为日后推广以电子会计档案调阅为主、纸质会计档案调阅为补充的档案使用模式的基础。
3.剔除和控制会计档案外部风险和内部质量问题后需要考虑的是集中化管理会计档案服务质量和感知如何提升、延伸和革新会计档案基础和规范管理等问题，具体包括纸质和电子会计档案存储、备份、日常保管、调阅及远程调用、整合利用，以及原有存储模式革新和低碳化问题等。
会计档案基础服务属于传统会计档案管理工作范围，但结合会计档案管理工作电子化、低碳化、远程调阅和决策支撑等行业变化新趋势，这项工作被赋予新的内涵。
究其实质，财务共享模式下的会计档案管理工作其实就是财务共享实施过程中各类会计档案信息的标准化、数字化及档案信息综合利用，是基于会计档案生成、流转等环节形成的会计稽核和内控系统。
三、未来之路：基于共享模式的判断
20世纪80年代，西方经济发展缓慢，为追求成本节约，福特汽车在欧洲设立第一个财务共享服务中心。从那时起，财务共享模式成为全球绝大多数跨国公司、500强企业节约成本的重要工具，经济全球化及网络经济推动了这一趋势不断增强。
中国企业推行财务共享模式对节约企业成本、增强企业集团财务管控力度等方面也有很大好处，但由于传统管理理念以及特殊的发票管理体制等原因，中国企业推行财务共享模式的同时也面对国家对会计基础工作、特别是会计档案工作更加严格的管理，构成了中国推行财务共享模式不可避免的成本。
既然不可避免，就要努力转化。可能路径有：
（一）扩大处理规模
在财务共享的基本模式下，进一步整合与会计档案各环节相关联的会计基础工作，在综合平衡寄送、存储、沟通的成本基础上，建设统一的会计档案标准化、数字化处理平台，通过规模效应平衡与会计档案处理工作相关的会计基础工作成本；而在规模基础上的标准化形成国家及行业标准后，大型企业FSSC会计档案基础处理能力甚至可以考虑对外承接更多会计档案标准化、数据化处理工作，加快回收建设FSSC所投入的成本。
（二）增加处理事项
在财务共享的基本流程上，综合利用会计档案的生成、流转等环节增加提取或处理审计、风险控制、其它业务管理等部门所需要的基础信息或事项并进行初步加工，作为上述部门日常管理和发现问题的数据来源，减少上述部门日常基础检查工作成本及频繁调用会计档案导致的成本。比如在档案形成后进行档案稽核，不仅可以检查以前环节会计基础工作质量和存在的问题，还可以通过统计手段和标准化方式提取、记录、整理会计档案中体现的、不同业务处理可能存在的问题、瑕疵或征兆，寻找业务风险点，并定期出具检查结果报告提供给相关职能部门进行共享。
在中国特定国情下推行的财务共享模式，企业会计档案管理工作从原来横向、属地化处理特征转化为纵向、流程化处理特征，并与纵向处理流程各环节进一步融合。无论从形式还是内涵上看，会计档案管理工作都已发生变化，需要以新的眼光审视和积极把握。在财务共享模式刚刚起步的今天，最需要的就是尽快探索并推出基于新环境、新内涵的会计档案基础工作行业标准。
【参考文献】
［1］ 上海国家会计学院.成为胜任的CFO
